Auxiliar Financeiro

Servios de apoio Financeiro

Instrutora: Roselaine Paixo

Servio de Apoio Financeiro

Esta disciplina visa apresentar o cenrio financeiro de uma instituio e maneiras de como um

auxiliar administrativo pode contribuir na organizao e planejamento do departamento

financeiro, apresentando alguns exemplos de ocorrncias dirias, bem como estratgias e

conhecimentos tcnicos para serem aplicados na prtica.

Introduo

A Gesto Financeira de uma organizao seja ela qual for est diretamente interligada com as

demais reas da empresa e mostra a importncia para a gesto de recursos de cada parte,

para a melhoria do resultado total. A preocupao com finanas se deve ao fato que a todo o

momento novas decises so tomadas, e seria no mnimo uma irresponsabilidade gerencial

tomar decises sem mensurar os efeitos financeiros.

Estaremos conhecendo as rotinas utilizadas pela empresa dentro da rea Financeira para

controle de suas finanas: Controle de Contas a Receber, Controle de Contas a Pagar e Fluxo

de Caixa.

CONTAS A PAGAR

O que Contas a Pagar?

Certamente j ouvimos alguns conceitos erroneos sobre este setor vital de uma organizao,

tais como:

No se discute.

Paga-se, pois o gasto j foi realizado.

O setor de Contas a Pagar o ltimo vago do trem de compras. No h o que contestar.

No vencimento, caso a empresa no possua caixa suficiente, deve-se fazer um emprstimo

para pagar o valor vencido.

Administrar pagamentos se configura uma tarefa complexa, mas no impossvel.

Gerenciar compromissos financeiros assumidos funo nobre e de vital importncia nas

empresas (algumas delas no do o reconhecido valor!).

Todos os compromissos legalmente constitudos, autorizados e consumados devero ser

pagos. Como e quando pagar pode ser a diferena, em termos de produtividade;

Conceito:

a arte de honrar os compromissos (compras de materiais e servios), devidamente

constitudos e autorizados pela empresa, com o maior prazo possvel e menor custo

empresarial.

Objetivos, funes e responsabilidades

Compete aos profissionais da rea de Contas a Pagar as seguintes funes e

responsabilidades:

Montar o processo de pagamento antes da data de vencimento, detectando e corrigindo

eventuais divergncias;

Controlar todos os contratos firmados que requeiram pagamentos em datas

predeterminadas, inteirando-se dos seus clculos e atualizaes;

Manter sistemtico contato com fornecedores internos e externos, de forma a facilitar a

comunicao (geralmente, a grande vantagem nas negociaes de encargos financeiros

se consegue neste nvel, ou no nvel imediatamente superior);

Preparar, para a Tesouraria, posio diria e semanal dos compromissos a liquidar, para

efeito do fluxo de caixa operacional;

Estar sempre atento para as vantagens financeiras estratgicas em pagar ou postergar

determinado compromisso.

Principais objetivos so:

Confrontao do contas a pagar;

Efetivao do pagamento;

Organograma

Fases do Contas a Pagar

1 Fase: CONTRATAO fase em que, pela emisso da Autorizao de Fornecimento

(pedido de compra) ou emisso de contrato, a compra ou servio se formaliza entre as partes

contratantes (empresa x fornecedor).

2 Fase: EFETIVAO corresponde ao momento no qual o fornecedor entrega o

material ou conclui a prestao do servio, junto com a emisso do documento fiscal (nota fiscal,

nota fiscal de servio ou conhecimento de frete).

3 Fase: VALIDAO a fase em que o setor de recebimento de materiais ou a rea

solicitante do servio contratado confirma a efetivao da compra de acordo com as condies

da contratao ou com a conferncia dos produtos entregues, considerando os aspectos

quantitativos, financeiros, fsico-qumicos, entre outros.

4 Fase: PROCESSAMENTO DE CONTAS A PAGAR etapa em que se confronta os

dados do documento de contratao (pedido de compra, contratos) com as informaes dos

documentos de efetivao (notas fiscais, conhecimento de frete), comparando-os com a

respectiva validao (nota de recebimento, atestado de execuo dos servios).

5 fase: PAGAMENTO aqui a Tesouraria efetua o pagamento para, posteriormente,

anexar o comprovante ao processo, ou seja, a duplicata quitada ou o recibo.

Importncia do Contas a Pagar

O profissional da rea de Contas a Pagar (administrao de pagamentos) dever ter

sempre presente que, do rigor na execuo das atividades do seu dia-a-dia de trabalho,

depender o sucesso da organizao que representa, em alcanar as metas financeiras

estabelecidas.

Empresas que contam com profissionais de Contas a Pagar despreparados perdem

receitas, sem, contudo se aperceber disso, dado o volume financeiro movimentado diariamente.

Da, porque, a facilidade em afirmar com tanta segurana que o sistema de Contas a Pagar bem

estruturado fundamental em qualquer organizao.

INTERAO DO CONTAS A PAGAR COM OUTRAS REAS DA EMPRESA

Exemplo 1

Exemplo 2

Documentao e conferncia de crditos a fornecedores

O setor de contas a pagar o ltimo a verificar se os procedimentos foram cumpridos

como o determinado e estabelecidos pela organizao.

Portanto de suma importncia a conferencia dos documentos, das autorizaes e

reviso dos clculos.

Tipos de documentos

Existem vrios documentos a serem observados pelo contas a pagar, mas

imprescindvel destacarmos dois tipos, os hbeis e no-hbeis:

Hbeis So os documentos previstos na legislao comercial/fiscal e servem de suporte

(comprobatrios) para a contabilidade, exemplos: notas fiscais, recibos, notas promissrias

etc.

No-hbeis So os documentos no aceitos pela legislao comercial/fiscal e no servem

como suporte para a contabilidade. Exemplos: Nota de dbito, nota de crdito, etc..

Documentos a serem observados

Pedido de compras;

Documento emitido pelo departamento de compras com as caractersticas e prazos

firmados entre as partes.

Nota fiscal / DANFE;

Documento emitido pela empresa (contratada) com a descrio do produto ou servios

executados ou entregues.

Fatura / Duplicata;

Documento emitido juntamente com a nota fiscal, caracterizando a venda, por ocasio da

entrega.

Nota de debito;

Documento emitido pelo setor financeiro, visando evidenciar valores a serem deduzidos

do total a pagar.

Autorizao de pagamento

Documento emitido pelos departamentos da organizao com a funo de validar o

pagamento a ser efetuado (documento essencial e indispensvel ao contas a pagar).

Ainda na autorizao de pagamento no podemos deixar de comentar sobre os limites de

aladas.

Mtodo esse muito utilizado pelas empresas a fim de agilizar os procedimentos internos,

porm este deve ser verificado com frequncia pelo contas a pagar.

Recibo de Pagamento de Autnomo (RPA)

Tpico esse muito importante ao setor de contas a pagar, pois muito comum o

pagamento dos profissionais atravs desse meio.

Porm o setor de contas a pagar dever ser muito mais criterioso na verificao desse

dos documentos emitidos nesta condio e observar algumas condies:

a) descontos de impostos e contribuies;

b) manuteno e guarde desse documento como um pagamento comum sem desrespeitar a

legislao previdenciria;

c) documentao pessoal do autnomo:

c.1) carteira de identidade;

c.2) registro no rgo profissional ou de classe ( no caso de profisses regulamentadas CRA,

CREA, CRC etc).

c.3) inscrio na prefeitura;

c.4) inscrio no INSS;

c.5) cadastro de pessoa fsica CPF;

OBS: Importante lembrar que atualmente o RPA um importante instrumento de comprovao

de pagamento, porm ele onera o respectivo servio em mais 20% (vinte por cento) que devero

ser recolhidos ao INSS.

Elaborao de Relatrios:

Relatrio de Compromissos Pagos

Relatrio de Compromissos em Aberto

Relatrio de Compromissos em Atraso

Relatrio de Fornecedores

Fundo de Caixa Fixo

Deve ser utilizado para pagamento de pequenos gastos. No necessita de prvia

autorizao, por se tratar de pequenos valores. A pessoa que ficar responsvel, dever assinar

um termo de responsabilidade especificando que no usar para fins pessoais. Neste termo

constar o valor recebido, e dever ser prestado contas em certa periodicidade (mensal,

semanal ou quinzenal).

Modelo de Controle do Contas a Pagar

Liquidao eletrnica de pagamentos

Os bancos disponibilizam servios automatizados de contas a pagar, oferecendo agilidade,

segurana e comodidade.

A empresa poder enviar os compromissos assumidos ou agendar pagamentos futuros nas

seguintes modalidades: fornecedores, salrios, dividendos, benefcios etc.

A empresa poder efetuar os pagamento, utilizando as seguintes formas:

Documento de Ordem de Crdito (DOC);

Crdito em Conta de Pagamento (C/C);

Bloquete de Ficha de Compensao;

Captura Automtica de Cobrana.

Nota de dbito

Para os seguintes eventos devem ser emitidas notas de dbito:

1 - adiantamento a fornecedores;

2 - devoluo de mercadorias (neste caso, uma via pode servir de nota de dbito);

3 - diferenas de quantidade, de preo unitrio, preo total, mercadoria faltante que impliquem

um valor a ser descontado da cobrana do credor;

4- fornecimento de refeies, alojamento, energia eltrica etc a empresa contratada.

Adiantamento a fornecedores

Somente dever autorizar o adiantamento aps receber da rea de compras ou da

administrao de contratos, vias do pedido ou do contrato, em que conste, expressamente,

como est contratada e a condio de pagamento.

Compras vista

Geralmente so materiais adquiridos para uso especifico, com freqncia espordica, de baixo

valor e no destinada a reposio dos estoques. Normalmente para estes casos, a rea de

compras dispe de um fundo fixo, que mantm os recursos necessrios para as aquisies a

vista.

Obs.: na nota fiscal de compra dever constar um carimbo com a observao de COMPRA A

VISTA, em seguida toda documentao (nota fiscal e recibo), dever ser encaminhada ao

contas a pagar.

Compras em emergncia

As rotinas para compras em emergncia:

1. Emisso imediata do pedido de compra,

2. Prioridade do processamento nas reas de contas a pagar e tesouraria,

3. Nveis de aprovaes especiais quanto ao valor e ao tipo de material, bem ou servio a

ser comprado;

4. Justificativa para se efetuar a compra em emergncia.

Ttulos protestados e avisos de cartrio:

O contas a pagar poder enfrentar duas situaes desagradveis e de consequncias

imprevisveis para a imagem da empresa:

ter conhecimento, por intermdio de jornal ou de terceiros

ter conhecimento, por meio de um aviso de cartrio, que o ttulo ser protestado se no

for pago at determinada data.

Providncias:Ttulos j Protestados

Procurar quit-lo e obter carta de anuncia do fornecedor, alm de certido negativa do

cartrio de protesto;

Se o protesto for indevido, por erro do banco ou do fornecedor, obter carta de anuncia

deste, e certido negativa do cartrio de protesto.

Ttulo em Processo de Protesto:

Se o ttulo se relacionar realmente a uma divida,dever efetuar o pagamento ao cartrio,

de modo a evitar o protesto;

Se o aviso de protesto no for efetivamente de uma divida, precisar agir rapidamente

com o fornecedor, visando a baixa do ttulo e recorrendo, se necessrio, ao auxilio do

corpo jurdico da empresa

Pagamento a fornecedores por conta de depsito em conta-corrente:

Dever ser pedido ao fornecedor:

Carta, em papel timbrado assinada pelo representante legal, com firma reconhecida,

solicitando que o pagamento das suas faturas sejam efetuados mediante crdito em conta

corrente, citando o nome do banco, agncia e nmero da conta.

O envio de recibo correspondente a fatura ou a nota fiscal paga aps cada depsito

efetuado.

Obs.: certificar-se de que a conta-corrente esteja em nome da empresa em questo.

CHEQUE

Um cheque uma ordem de pagamento vista expedida contra um banco sobre fundos

depositados na conta do emitente, para pagamento ao beneficirio do cheque. Pode ser

recebido diretamente na agncia em que o emitente mantm conta ou depositado em outra

agncia, para ser compensado e creditado na conta do correntista. Ao emiti-lo, lembre-se que

ele poder ser descontado imediatamente.

Formas de emisso de Cheque:

Cheque Ao portador

O cheque s pode ser emitido ao portador (sem a indicao do beneficirio) at o valor de R$

100,00.

Cheque Nominal

A partir de R$ 100,00, o emitente obrigado a indicar o nome do beneficirio (pessoa ou

empresa a quem est efetuando o pagamento). O cheque nominal s poder ser pago pelo

banco mediante identificao do beneficirio ou de pessoa por ele indicada no verso do cheque

(endosso), ou ainda atravs do sistema de compensao, caso seja depositado.

Cheque Cruzado

Tanto o cheque ao portador quanto o nominal podem ser cruzados, com a colocao de dois

traos paralelos, em sentido diagonal, na frente do documento. Nesse caso, s ser pago

atravs de depsito em conta corrente.

Cheque Especial

Assim denominado porque o banco concedeu ao titular da conta um limite de crdito, para saque

quando no dispuser de fundos. O cheque especial concedido ao cliente mediante contrato

firmado previamente.

Cheque pr-datado

Pela lei, um cheque pagvel quando for apresentado ao banco, mesmo que tenha sido emitido

com data posterior. Assim, se um cheque pr-datado for apresentado para pagamento antes do

dia previsto, o banco ter de pag-lo ou devolv-lo por falta de fundos. Caso isso ocorra, o

correntista poder ser prejudicado.

Cheque pr-datado s deve ser dado quando houver certeza de que o credor ir deposit-lo nas

datas combinadas. Lembre-se de controlar esses cheques em seu oramento, anotando os

valores e respectivas datas.

Roubo, perda e extravio de cheques

Comunicar a ocorrncia ao banco o mais rapidamente possvel e pedir cancelamento, se

estavam em branco quando se verificou a ocorrncia, ou sustao, se j haviam sido

preenchidos.

Para cancelar cheques roubados, furtados ou extraviados, o cliente deve apresentar ao

banco boletim de ocorrncia fornecido pela polcia.

Cheque sem Fundo

O cheque poder ser devolvido quando o emitente no tiver fundos suficientes para o seu

pagamento.

ABATIMENTOS DE IMPOSTOS E CONTRIBUIES

Um dos principais pontos a serem observados pelo contas a pagar referente aos abatimentos

de impostos e contribuies.

A no observncia desse ponto trar a empresa conseqncias da responsabilidade solidria

(INSS) pela no reteno e pagamentos dessa contribuio.

Sem contar com o custo operacional e o desgaste dessas operaes.

Reteno de impostos

Obrigao que as empresas tomadoras de servios tem de efetuar o desconto dos tributos por

ocasio do respectivo pagamento.

PIS/COFINS E CSLL - RETENES

Esto sujeitas reteno na fonte as receitas provenientes da prestao de servios e do

fornecimento de bens efetuados por pessoa jurdica de direito privado para o PIS/PASEP e da

COFINS (art. 31, 1, da Lei 10.833/03).

Servios de Limpeza, conservao, manuteno, segurana, vigilncia, transporte de

valores e locao de mo-de-obra, assessoria creditcia, mercadolgica, gesto de crdito,

seleo e riscos, administrao de contas a pagar e a receber, bem como pela remunerao de

servios profissionais.

As empresas optantes pelo Simples Nacional esto dispensadas da reteno, para estas

contribuies.

dispensada a reteno quando o seu valor for igual ou inferior a R$ 10,00, ou seja, qualquer

nota fiscal com valor inferior a R$215,05 no deve sofrer a reteno.

ALQUOTAS DE RETENO

PIS / PASEP.................................0,65%

COFINS........................................3,00%

CSLL.............................................1,00%

TOTAL..........................................4,65%

RECOLHIMENTO

Os valores retidos devero ser recolhidos ao Tesouro Nacional, de forma centralizada, pelo

estabelecimento matriz da pessoa jurdica que efetuar a reteno.

O recolhimento das importncias retidas dever ser efetuado at o ltimo dia til do segundo

decndio do ms subsequente quele ms em que tiver ocorrido o pagamento pessoa

jurdica prestadora do servio.

RETENES - INSS

A empresa contratante de servios prestados mediante cesso de mo-de-obra ou

empreitada, inclusive em regime de trabalho temporrio, dever reter 11% do valor bruto da nota

fiscal, da fatura ou do recibo de prestao de servios e recolher Previdncia Social a

importncia retida.

SERVIOS SUJEITOS RETENO - CESSO DE MO DE OBRA OU EMPREITADA

Estaro sujeitos reteno, se contratados mediante cesso de mo-de-obra ou

empreitada, os servios de:

I - limpeza, conservao ou zeladoria, que se constituam em varrio, lavagem, enceramento ou

em outros servios destinados a manter a higiene, o asseio ou a conservao de praias, jardins,

rodovias, monumentos, edificaes, instalaes, dependncias, logradouros, vias pblicas,

ptios ou de reas de uso comum;

II - vigilncia ou segurana, que tenham por finalidade a garantia da integridade fsica de

pessoas ou a preservao de bens patrimoniais;

III - construo civil, que envolvam a construo, a demolio, a reforma ou o acrscimo de

edificaes ou de qualquer benfeitoria agregada ao solo ou ao subsolo ou obras

complementares que se integrem a esse conjunto, tais como a reparao de jardins ou passeios,

a colocao de grades ou de instrumentos de recreao, de urbanizao ou de sinalizao de

rodovias ou de vias pblicas;

A RETENO NOS CASOS DE CONSTRUO CIVIL

Na construo civil, quando os servios abaixo relacionados forem executados com

equipamentos mecnicos, no constando no contrato o valor referente a equipamento, dever

ser discriminada a respectiva parcela na Nota Fiscal, fatura ou recibo, no podendo a

importncia relativa aos servios em relao ao valor bruto ser inferior a:

Drenagem 50% (cinqenta por cento);

Obras de arte (pontes e viadutos) 45% (quarenta e cinco por cento);

Pavimentao asfltica 10% (dez por cento);

Terraplenagem / Aterro Sanitrio 15% (quinze por cento);

Demais servios com utilizao de meios mecnicos 35% (trinta e cinco por cento).

RECOLHIMENTO

A falta de recolhimento das importncias retidas, no prazo legal, configura, em tese, crime

contra a Seguridade Social nos termos da alnea "d" do artigo 95 da Lei n 8.212/91, ensejando

representao fiscal para fins penais.

" Art. 95. Constitui crime:

d) deixar de recolher, na poca prpria, contribuio ou outra importncia devida

Seguridade Social e arrecadada dos segurados ou do pblico".

IRRF-PJ - Imposto de Renda Retido na Fonte

Pessoa Jurdica

Texto do RIR/99:

Art. 647. Esto sujeitas incidncia do imposto na fonte, alquota de 1,5% (um e meio

por cento), as importncias pagas ou creditadas por pessoas jurdicas a outras pessoas

jurdicas, civis ou mercantis, pela prestao de servios caracterizadamente de natureza

profissional.

Os servios de limpeza, conservao, segurana, vigilncia e por locao de mo-de-

obra, esto sujeito a reteno, a alquota de 1% (um porcento) conforme art. 649 RIR/99.

ISSQN IMPOSTO SOBRE SERVIOS DE QUALQUER NATUREZA

ISS A Lei Complementar 116/03, define que para alguns servios o ISS ser devido no

local de prestao de servios e alguns e ainda por conta dessa mesma Lei e legislaes

municipais devero ser retidos na fonte tal percentual de 2 a 5%.

Alquota de ISS em Camaari: 3% geral e 5% Construo Civil

CONTAS A RECEBER

Para uma eficiente gesto financeira na empresa necessrio implantar alguns controles

gerenciais, que forneam sistema gerador de informaes que possibilite a efetivao do

planejamento de suas atividades e controle de seus resultados.

Contato com o cliente

O primeiro contato com o cliente pode ocorrer por iniciativa do cliente, quando ele necessita de

um produto ou servio ou por iniciativa da empresa, quando esta divulga seus produtos.

Emisso do Pedido de Vendas

Depois do contato inicial preciso formalizar a venda. Esta formalizao feita com a emisso

do Pedido, caso de trate de um produto ou mercadoria em uma empresa comercial ou industrial.

Caso a venda efetuada seja de um servio, a formalizao deve ser feita por meio de contrato

de prestao de servios.

No pedido devero constar as informaes do cliente como:

Dados da empresa; Razo Social, Nome Fantasia, CNPJ, Inscrio Estadual ou Municipal, Endereo de

Entrega e Endereo de Faturamento, Responsvel pela Compra;

Quanto ao Produto; Especificao dos produtos, preo, quantidade, Condies de pagamento ( vista ou a

prazo), Prazo de Entrega.

Anlise para Concesso do Crdito

A anlise de Crdito a etapa em que a empresa verifica se o seu potencial cliente tem

condies de adquirir seus produtos a prazo.

O dicionrio Michaelis diz o seguinte:

Crdito: 1 Confiana que inspiram as boas qualidades duma

pessoa. 5 Com Confiana na solvabilidade de algum. 6 Prazo para

pagamento:Comprar a crdito. 7 Dinheiro posto disposio de algum numa casa

bancria ou comercial. 9 Facilidade em obter dinheiro por emprstimo ou de abrir

conta em casas comerciais. 10 Direito de receber o que se emprestou. 11Quantia a

que corresponde este direito.

Objetivo da Anlise de Crdito

Avaliao da condio financeira e creditcia do cliente, observando o risco.

O que se busca nesta anlise?

Verificar se o devedor tardar para pagar;

Avaliar se no pagar e quais contas e valores, possivelmente no sero pagos;

Observar sua capacidade de recursos para o pagamento. Se o cliente j possui parte de

sua renda comprometida, haver maiores possibilidades do no pagamento;

Identificar se existem outros credores;

Observar como feito o planejamento da empresa em relao as suas vendas, despesas

e fluxo de caixa.

A anlise de crdito deve ser minuciosa diminuindo ao mximo os riscos de inadimplncia.

Anlise do Crdito Os Cs

Conglomerado: Refere-se anlise de crdito feito de todas as empresas coligadas,

controladas ou interligadas.

Consistncia: Est ligada a escolha do alvo certo de mercado.

Comunicao: Refere-se a gil coleta de informaes e anlises destas informaes

cadastrais, contbeis, estruturais, etc

Controle: O controle deve ocorrer antes da concesso do crdito e aps a concesso,

observando o cumprimento dos prazos;

Concorrncia: necessrio que o credor conhea a concorrncia do seu cliente, para que o

mesmo disponha o produto ou servio que o cliente realmente necessita para permanecer na

disputa.

Custos: O cliente deve ter uma boa administrao e controle dos custos.

Caixa: Deve observar a capacidade que o cliente tem de gerar caixa, suportando todos os

gastos.

Qual o prazo deve ser dado ao cliente?

Conceder crdito ao cliente, dentro de um estudo e de bom planejamento, trar benefcios a

Empresa vendedora e tambm a compradora, j que o resultado ser o aumento nas vendas e

isso significa mais entradas para empresa.

No entanto, a inadimplncia um fator que pode comprometer sensivelmente o lucro da

empresa, por isso, aqui se deve ter muito cuidado.

Documentos utilizados no Contas a Receber

Nota Fiscal

Fatura

Duplicata

Cheque

Nota promissria

Contrato

Carn de pagamentos

Nota promissria

um ttulo de crdito que representa uma promessa de pagamento. Trata-se de uma garantia

para o credor, que pode ser protestado em cartrio caso falte o pagamento.

Contrato

um acordo de vontades entre duas partes com o fim de adquirir, extinguir e modificar direitos.

Para que um contrato seja vlido preciso que o mesmo seja assinado por duas testemunhas.

Depois que feito, s poder ser desfeito antes do prazo mediante outro acordo de vontades

chamado de distrato.

Carn de pagamentos

mais usado quando se trata de pessoa fsica, como os carns de lojas. Mas pode ser usado

tambm por empresas. Nesse caso, normalmente, haver outro ttulo de crdito assinado

previamente, para que em caso de inadimplncia possa ser executado ou protestado.

Boleto

outro documento comumente usado para o pagamento de compromissos.

No considerado um ttulo de crdito, portanto para que seja protestado deve existir outro ttulo

de crdito por trs ou um contrato que estabelece esta possibilidade.

Faturamento

Etapa onde sero emitidos os documentos que daro respaldo a venda que so:

Nota fiscal de venda ou de servios;

Fatura, duplicata ou boleto bancrio

O recebimento das duplicatas a receber pode ser feito em carteira ou por intermdio de servios

bancrios.

Entrega da mercadoria ou produto

Assinatura do canhoto da nota fiscal, que servir de comprovante de entrega da mercadoria ou

dos servios adquiridos;

Ser fundamental no caso, de que seja necessrio o protesto da duplicata gerada nesta venda.

Proviso do contas a receber

preciso realizar controles dirios para que a empresa saiba exatamente os valores recebidos e

os valores que ainda faltam receber.

Acompanhar o Envio de border de cobranas ou outro arquivo de duplicatas enviado ao Banco.

Controle do Contas a Receber

O controle das Contas a Receber fornece informaes para tomada de decises sobre um dos

ativos mais importantes que a empresa dispe os crditos a receber originrios de vendas a

prazo

O controle de contas a receber possibilita a identificao de elementos como:

A data e o montante dos valores a receber, os descontos concedidos, e os juros

recebidos;

Os clientes que pagam em dia; o montante dos crditos j vencidos e os perodos de

atraso;

As providncias tomadas para a cobrana e o recebimento dos valores em atrasos;

Identificar os principais clientes, o grau de concentrao das vendas, e a qualidade e a

regularidade dos clientes;

Acompanhamento da regularidade dos pagamentos, e programar as aes para

cobrana administrativa ou judicial;

Fornecer informaes para elaborao do fluxo de caixa.

Conciliao contbil;

Modelo de Controle de Contas a Receber

Controle Analtico de Clientes

Para a implantao do controle de contas a receber:

Modelos em papel (ficha);

Planilhas em excel;

Softwares.

Casos de inadimplncia

Deve-se tomar providncia de cobrar ao cliente;

Somente quando um ttulo considerado incobrvel que estes valores so baixados;

Deve-se esgotar todos os recursos de cobrana antes da baixa;

O cliente jamais deve ser exposto ao ridculo (Cdigo de defesa do consumidor).

Aes e procedimentos de cobrana

Sistema, acompanhamento e controle das contas a receber dos principais clientes.

Efetuar as penalidades financeiras,multas e juros estipuladas em contratos de crdito

ao consumidor.

Verificar sempre o atraso mximo permitido, a partir do qual as aes de cobrana

sero iniciadas.

Sempre adotar os critrios e parmetros para a renegociao da dvida.

Registro do cliente inadimplente nos rgos de proteo ao crdito.

Estipular prazo e forma de comunicao aos fiadores ou avalistas.

Ficar atento s medidas extrajudiciais e judiciais a serem tomadas.

Sempre respeitar o Cdigo de Defesa do Consumidor no que se refere cobrana de

dvidas.

Como exemplo, algumas aes de cobrana que so implementadas a partir do atraso do

pagamento por parte do cliente:

Primeira Ao:

Aps o vencimento da parcela de financiamento, a empresa envia uma carta ou faz

contato por outro meio lembrando ao cliente de sua conta vencida.

Se o cliente tem um motivo aceitvel para o atraso e demonstrar inteno em quitar o

dbito, um novo acordo pode ser feito.

Segunda Ao:

Se a conta no for paga, feito um segundo contato, comunicando tratar-se da ltima

tentativa de negociao para evitar o registro do cliente em rgo de proteo ao crdito.

Terceira Ao:

A empresa efetua o registro em rgo de proteo ao crdito e feita uma notificao

extrajudicial.

Quarta Ao:

O ttulo encaminhado para protesto ou acionado o Juizado Especial de pequenas causas.

Negociao

Deve-se questionar o motivo do atraso, ouvir suas alegaes e utilizar argumentos para a

quitao do dbito imediatamente.

Se o cliente no puder pagar de uma s vez, acerte uma nova data para pagamento ou

negocie um novo parcelamento da dvida.

Anote as razes alegadas pelo cliente, a renegociao feita e o novo vencimento da

parcela em atraso.

Condicione a liberao de novas vendas a prazo ao cumprimento do acordo estabelecido.

Flexibilidade

A empresa deve ser flexvel na hora de cobrar, apresentando alternativas negociais que

visem facilitar a recuperao dos crditos, e no utilizar parmetros rgidos que podem

inviabilizar o recebimento.

Se a situao financeira do devedor muito difcil e se a operao de crdito no tiver

garantia pessoal ou real, proponha formas alternativas de pagamento.

Respeito ao Cliente

Os clientes podem estar na condio de inadimplentes pelas mais diversas razes, que

vo desde questes simples, como esquecimento, desorganizao ou descontrole

financeiro momentneo, at motivos mais srios, como desemprego ou doena na

famlia.

Se forem bem conduzidas as etapas de cadastro e concesso de crdito, a tendncia

de que apenas pequena parcela da inadimplncia seja devida a questes mais graves,

como falta de carter e irresponsabilidade do cliente.

Por isso, o respeito pessoa deve ser observado na abordagem a ser feita aos clientes

em atraso.

O objetivo principal das aes de cobrana recuperar o crdito sem causar

constrangimento e conflitos desnecessrios.

Uniformidade

Uma das grandes vantagens de se padronizar os procedimentos de cobrana a garantia

de que sero utilizados mecanismos uniformes nesse trabalho, fazendo com que os

clientes sejam atendidos da mesma forma e com os mesmos critrios por todos os

colaboradores.

Inscrio em rgos de Proteo ao Crdito

Ao associar-se a essas entidades, os comerciantes comprometem-se a cumprir um

conjunto de procedimentos para obterem informaes sobre pretendentes a crdito em

suas empresas e para denunciarem inadimplncia dos seus clientes.

Notificao extrajudicial

A notificao extrajudicial o expediente que pode ser adotado pelo credor quando, por

advogado ou oficial de cartrio, comunica ao devedor que ele est inadimplente e que,

dentro de determinado prazo, deve regularizar seu dbito sob pena de encaminhamento

de cobrana judicial, com acrscimo dos encargos pertinentes, alm de honorrios

advocatcios.

Protesto

O protesto pblico de instrumentos de crdito, como duplicatas, cheques e notas

promissrias, que comprovam o compromisso assumido pelo devedor, feito em cartrio

prprio para esse fim.

.Essa medida pode ser tomada por pessoas fsicas ou jurdicas. um direito de todos os

cidados, o qual preserva a credibilidade e evita a impunidade e atitudes de m-f.

No caso de micro e pequenas empresas, uma boa alternativa acionar o Juizado

Especial de pequenas causas para tentar o recebimento dos dbitos a um custo menor.

FLUXO DE CAIXA

Fluxo de Caixa a demonstrao das entradas e sadas de caixa da empresa previstas para

perodos futuros.

Pode ser elaborado de duas formas:

Entradas e Sadas de Caixa Projetadas ou

Entradas e Sadas de Caixa Realizadas

O Fluxo de Caixa uma ferramenta de gesto operacional. Pode ser utilizado como ferramenta

de gesto estratgica.

Essa previso deve ser feita com base nos dados levantados nas projees econmico-

financeiras atuais da empresa, levando porm em considerao a memria de dados que

respaldar essa mesma previso.

Objetivo do Fluxo de Caixa

O principal objetivo dessa previso fornecer informaes para a tomada de decises, tais

como:

prognosticar as necessidades de captao de recursos bem como prever os perodos em

que haver sobras ou necessidades de recursos;

aplicar os excedentes de caixa nas alternativas mais rentveis para a empresa sem

comprometer a liquidez.

Para que serve o Fluxo de Caixa?

Planejar e controlar as entradas e sadas de caixa num perodo de tempo, normalmente

um ms ou vrios meses;

Auxiliar o empresrio ou gestor de pequenos negcios a tomar decises antecipadas

sobre o fluxo financeiro da empresa;

Demonstrar a situao do caixa da empresa de forma antecipada, permitindo eventuais

ajustes quando necessrios;

Verificar se a empresa est trabalhando com aperto ou folga financeira.

Planejar melhores polticas de prazos de pagamento e recebimentos;

Avaliar a capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos.

Avaliar se o recebimento das vendas suficiente para cobrir os gastos assumidos e

previstos no perodo considerado.

Avaliar o melhor momento para efetuar as reposies de estoque em funo dos prazos

de pagamento e da disponibilidade de caixa;

Avaliar o momento mais favorvel para realizar promoes de vendas visando melhorar o

caixa do negcios.

Como elaborar o Fluxo de Caixa?

Para a montagem da projeo do fluxo de caixa devemos considerar os seguintes dados:

- Entradas

a) contas a receber

b) emprstimos

c) dinheiro dos scios

- Sadas

a) contas a pagar

b) despesas gerais de administrao (custos fixos)

c) pagamento de emprstimos

d) compras vista

Movimentaes que aumentam o Caixa

Aporte de capital por parte dos scios;

Emprstimos bancrios e financiamentos;

Venda de itens do imobilizado

Venda vista e recebimentos de duplicatas, cheques pr-datado, fatura de carto de

crdito

Outras entradas como juros recebidos de clientes e rendimentos de aplicao financeira

Movimentos que diminuem o Caixa

Distribuio de lucros para scios

Pagamento de juros para credores

Aquisio de itens do imobilizado

Comprar vista e pagamentos de fornecedores

Pagamento de despesas operacionais

Amortizao de dvidas

MODELO FLUXO DE CAIXA PREVISTO E REALIZADO

No relatrio foi adotado como modelo o perodo semanal, apenas como demonstrao, sendo

usual e recomendado o perodo dirio.

Saldo Inicial: o valor constante no caixa no incio do perodo considerado para a elaborao do

Fluxo. composto pelo dinheiro na gaveta mais os saldos bancrios disponveis para saque.

Entradas de Caixa: correspondem s vendas realizadas vista, bem como a outros

recebimentos, tais como duplicatas, cheques pr-datados, faturas de carto de crdito etc.,

disponveis como dinheiro na respectiva data.

Sadas de Caixa: correspondem a pagamentos de fornecedores, pr labore (retiradas dos

scios), aluguis, impostos, folha de pagamento, gua, luz, telefone e outros, entre eles alguns

descritos em nosso modelo.

Saldo Operacional:representam o valor obtido de entradas menos as sadas de caixa na

respectiva data. Possibilita avaliar como se comportam seus recebimentos e gastos

periodicamente, sem a influncia dos saldos de caixa anteriores.

Saldo Final de Caixa: representa o valor obtido da soma do Saldo Inicial com o Saldo

Operacional. Permite constatar a real sobra ou falta de dinheiro em seu negcio no perodo

considerado e passa a ser o Saldo Inicial do prximo perodo.

O que fazer quando faltam recursos?

Melhorar o sistema de cobrana

Trabalhar com estoques mnimos

Reduzir os prazos de pagamentos das vendas

Programar o pagamento das compras em funo dos recebimentos das vendas

Negociar prazos de pagamento com credores

Vender bens e equipamentos ociosos

O que fazer quando sobram recursos financeiros...

Aumentar o nvel dos estoques com cautela

Investir em ativo fixo com bastante critrio

Aplicar a sobra de caixa no mercado financeiro

Antecipar compromissos com fornecedores

CAPITAL DE GIRO