apoio a reuniao

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Artigo de apoio a gestão de reun

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  • 1. Diretrizes para Reunies Produtivas
  • 2. Situao Problema difcil conseguirem-se reunies produtivasporque poucos so os que conhecem as regrase as tcnicas necessrias. De fato, melhorarconstantemente as reunies pode ser umameta to difcil para equipe quantos as metasde melhoria estabelecidas no projeto. Omelhor modo de realizar reunies produtivas seguir as diretrizes dadas a seguir desde noincio do projeto.
  • 3. Regras Usar pautas As pautas devem conter: Os tpicos da pauta; Os apresentadores; Uma estimativa de tempo; O tipo do item, se o item requer discusso ou deciso, ou apenas um aviso; A pauta geralmente enumera as seguintes atividades: Aquecimento: atividades curtas (cinco a dez minutos), para liberar a mente das pessoas do mundo exterior e faz-las concentrar-se na reunio; Rpida anlise da pausa; Intervalo quando a reunio for longa; Avaliao da reunio.
  • 4. Regras Ter um facilitador As principais responsabilidades do facilitador so: Manter a discusso concentrada no tpico, e progredindo sempre; Intervir, se a reunio se dispersar em conversas mltiplas; Impedir, com muito tato, que qualquer pessoa domine ou seja desconsiderada; Levar a discusso a um fim.
  • 5. Regras Fazer atas Toda reunio deve ter um membro da equipe encarregado de registrar os assuntos importantes e principais questes levantadas, decises tomadas (incluindo quem concordou em fazer o qu e quando), e itens que o grupo concordou em abordar novamente nessa reunio ou no futuro; A responsabilidade pela ata dever ser feita em regime de rodzio.
  • 6. Regras Esboar a prxima pauta Ao fina da reunio, esboce uma pauta para a prxima reunio; Avaliar a reunio Analisar e avaliar cada reunio, mesmo que outros itens da pauta excedam o tempo. Incluir decises sobre o que ser feito para melhorar a reunio da prxima vez e algum feedback til para o facilitador.
  • 7. Regras Respeitar a regra das 150 quilometros Uma vez comeada a reunio, todos devem dedicar-lhe ateno total. Ningum deve ser chamado para fora da reunio, a menos que seja por algo to importante que poderia interromp-la mesmo quando estivesse a 100 milhas de distncia do local de trabalho.
  • 8. Tcnicas para Discusses Eficazes
  • 9. Como Estabelecer Sistemas de Registros Bons registros de projetos so teis por vrias razes: Bons registros ajudam os novos membros a se interarem e os antigos a se manterem informados dos desenvolvimentos; Registros e ilustrados ajudam a educar e conquista o apoio das pessoas da organizao, que podem no ter tempo de ler ou ouvir longos relatrios; Frequentemente fazem-se circular amplamente apresentaes sobre um projeto bem-sucedido, pelo companhia, a indstria ou empresas locais. Registros atualizados tornam mais fcil a preparao dessas apresentaes
  • 10. Como Estabelecer Sistemas de Registros Bons registros de projetos so teis por vrias razes: medida que o projeto progride, a equipe pode precisar analisar os passos anteriores para rastrear problemas ou erros. Bons registros tornam isso mais fcil.
  • 11. Registros da Reunio Pautas Lista de aes: relembra os itens a fazer decididos durante a reunio, anotando quem concordou em fazer o que e para quando; Lista de aes futuras: relembra os itens para ao ou discusso que a equipe concorda serem importantes, mas que devem ser tratados mais tarde. Colocando os itens nesta lista saberemos que eles no sero perdidos ou esquecidos e pode ser ressuscitados em uma futura reunio.
  • 12. Registros da Reunio Atas da Reunies da Equipe de Projeto So importantes pois relembram os pontos de discusso, tarefas a ser executadas entre as reunio, decises tomadas e responsabilidades atribudas. Ajudam tambm os gerentes a compreender as questes e desafios que a equipe do projeto enfrenta. Por serem um registro histrico do progresso da equipe, as atas podem fornecer informaes teis para as futuras equipes que faro outras melhorias no mesmo processo. As atas devem conter: data, hora, nomes dos participantes, tpicos discutidos, procedimentos usados, principais pontos decididos, ao, tarefas a serem executadas, itens adiados,etc.
  • 13. Registros da Reunio Formulrio Alternativo para Registros de Reunies O preenchimento de um formulrio de registro de reunies uma alternativa prtica s atas convencionais. As equipes de projeto podem us-la ao invs de lavrar atas em cada reunio.
  • 14. Registros da Reunio Modelo do Livro Ilustrado Documento o projeto por meio de figuras e grficos descritivos acompanhados de um texto simples; Fcil de usar, manter e ler, e ajuda a equipe a ter presente as fases mais marcantes que o projeto passou; Construdo na forma de fluxograma, com uma srie de informaes em blocos nos quais esto inseridos as decises ou etapas importantes do processo; Apresenta os dados, concluses ou planos correspondentes.
  • 15. Registros da Reunio Modelo do Livro Ilustrado Funcionamento O lder da equipe de projeto deve comear esse tipo de relatrio antes da primeira reunio, preenchendo os trs primeiros blocos nome do projeto, por que foi selecionados e metas para a melhoria; Na primeira reunio, distribuir as cpias desses blocos, para ajudar a explicar a misso da equipe. A medida que o projeto progride, acrescentar blocos sintetizando cada fase por que passa a equipe ou cada informao importante que ela descobre.
  • 16. Metas das Primeiras Reunies As metas da primeira reunio da equipe so construdas em torno de trs temas: Construir o relacionamento entre os membros da equipe; Aprender sobre o movimento de qualidade; Comear a trabalhar sobre a melhoria desejada Dica: Evite a tentao de mergulhar diretamente no projeto ser melhor, no longo prazo, que voc tenha gasto, no incio, aproximadamente o mesmo tempo em todos os trs aspectos . Concentrar-se primeiramente na criao da equipe muitas equipes dedicam 3 reunies ou mais inteiramente s atividades de criao da equipe.
  • 17. Metas das Primeiras Reunies As Metas de Criao da Equipe Travar conhecimento uns com os outros: conhecer preferncias, qualificao, passado e descobrir o jeito de cada um quanto ao aprendizado e trabalho. Trocar elogios sem acanhamento e discordar sem receio; Aprender a trabalhar como equipe: quando a equipe heterognea, preciso dar certo tempo para que o grupo se torne uma equipe. Deve-se descobrir os modos de usar as foras de cada um; Discutir as questes de tomada de decises: discutir como sero tomadas as decises. As decises importantes cabem a equipe toda e todos os membros devem aprovar as decises que afetam o curso dos trabalhos da equipe; Determinar os servios de apoio: xerox, materiais para a reunio;cc
  • 18. Metas das Primeiras Reunies As Metas de Criao da Equipe Estabelecer as regras bsicas para as reunies: Assiduidade: as equipes devem ter alta prioridade s reunies, encarando-se quase como sagradas. Discutir as razes aceitveis para faltar a uma reunio e estabelecer um procedimento para informar o lder sobre a ausncia de um membro a uma reunio; Pontualidade: comear e terminar na hora certa, pois facilita a programao do tempo de todos e evita desperdcio de tempo; Horrio e local das reunies: