aplicações integradas

IEFP - ISG

Aplicaes de Gesto Integradas Guia do Formando

Ficha Tcnica

Coleco MANUAIS PARA APOIO FORMAO EM CINCIAS EMPRESARIAIS

Ttulo Aplicaes de Gesto Integradas

Suporte Didctico Guia do Formando

Coordenao e Reviso Pedaggica IEFP Instituto do Emprego e Formao Profissional - Departamento de Formao Profissional

Coordenao e Reviso Tcnica ISG Instituto Superior de Gesto

Autor Gualter e Heitor Agrocho/ISG

Capa IEFP

Maquetagem ISG

Montagem ISG

Impresso e Acabamento ISG

Propriedade Instituto do Emprego e Formao Profissional, Av. Jos Malhoa, 11 1099-018 Lisboa

Edio Portugal, Lisboa, Dezembro de 2004

Tiragem 1000 exemplares

Copyright, 2004 Todos os direitos reservados ao IEFP

Nenhuma parte deste ttulo pode ser reproduzido ou transmitido, por qualquer forma ou processo sem o conhecimento prvio, por escrito, do IEFP

NDICE GERAL IEFP

Aplicaes de Gesto Integradas Guia do Formando Guia do Formando

ndice Geral

I. FACTURAO, GESTO DE VENDAS E CLIENTES .................................................... 1

1. Nota Introdutria.............................................................................................................................................. 4 2. Documentao e Circuitos .............................................................................................................................. 5 3. Processamento da Facturao ..................................................................................................................... 10 4. Gesto de Vendas e Clientes........................................................................................................................ 13 5. Oramento de Vendas .................................................................................................................................. 15 6. Anlise estatstica das vendas...................................................................................................................... 17 7. Gesto de Clientes........................................................................................................................................ 19

Resumo .................................................................................................................................................... 21

Questes e Exerccios ............................................................................................................................. 22

Resolues............................................................................................................................................... 23

II. GESTO DE COMPRAS E FORNECEDORES ............................................................. 25

1. A Funo Aprovisionamento, Stocks e Materiais.......................................................................................... 28

2. A procura, os Custos e os Prazos................................................................................................................. 30

3. A Gesto e Organizao Fsica dos Stocks.................................................................................................. 33

4. Gesto e Organizao Administrativa dos Stocks ........................................................................................ 35

5. Gesto Econmica dos Stocks ..................................................................................................................... 38

6. Ponto de Encomenda.................................................................................................................................... 40

7. A Funo Compra ......................................................................................................................................... 43

Resumo .................................................................................................................................................... 46

Questes e Exerccios ............................................................................................................................. 47

Resolues............................................................................................................................................... 48

IEFP NDICE GERAL

Guia do Formando Aplicaes de Gesto Integradas

III. GESTO DE PESSOAL E SALRIOS...........................................................................51

1. Consideraes Introdutrias ..........................................................................................................................54

2. A Gesto de Pessoal .....................................................................................................................................55

3. Prticas da Gesto de Pessoal......................................................................................................................58

4. Segurana SOCIAL........................................................................................................................................62

5. IRS Imposto Sobre o Rendimento das Pessoas Singulares ......................................................................64

6. IVA Imposto Sobre o Valor Acrescentado ..................................................................................................67

7. Factores que Influenciam o Processamento de Salrios ..............................................................................68

8. Procedimentos Burocrticos e Documento Obrigatrios...............................................................................70

Resumo.....................................................................................................................................................72

Questes e Exerccios ..............................................................................................................................73

Resolues ...............................................................................................................................................74

IV. CONTABILIDADE GERAL E ANALTICA .....................................................................77

1. Noes Gerais................................................................................................................................................80

2. Classificao das Contas...............................................................................................................................83

3. Plano Oficial de Contabilidade (POC)............................................................................................................88

4. Balano e a Demonstrao de Resultados................................................................................................. 111

5. Contabilidade Analtica ............................................................................................................................... 119

6. Estrutura do Plano de Contas ..................................................................................................................... 121

Resumo.................................................................................................................................................. 133

Questes e Exerccios ........................................................................................................................... 134

Resoluo .............................................................................................................................................. 136

V. GESTO DE IMOBILIZADO .........................................................................................143

1. Imobilizado .................................................................................................................................................. 146

2. Decreto Regulamentar n. 2/90, de 12 de Janeiro...................................................................................... 151

3. Amortizaes............................................................................................................................................... 163

4. Valorimetria ................................................................................................................................................. 166

5. Outras amortizaes especficas ................................................................................................................ 167

6. Mais-valias e menos-valias ......................................................................................................................... 171

7. Reavaliao do imobilizado ........................................................................................................................ 173

Resumo.................................................................................................................................................. 177


Resolues ............................................................................................................................................ 179

NDICE GERAL IEFP


VI. GESTO DE TESOURARIA........................................................................................ 181

1. A Estrutura Financeira Da Empresa ........................................................................................................... 184

2. A Liquidez.................................................................................................................................................... 188

3. Os Oramentos de Tesouraria e Financeiros ............................................................................................. 194

4. Noes de capital, juros e taxas de juros ................................................................................................... 197

5. A Documentao de e para a Tesouraria ................................................................................................... 200

Resumo .................................................................................................................................................. 203


Resolues............................................................................................................................................. 205

VII. GESTO DE STOCKS ............................................................................................... 209

1. Stocks.......................................................................................................................................................... 212

2. Organizao fsica dos stocks..................................................................................................................... 215

3. Organizao administrativa dos stocks....................................................................................................... 222

4. Inventrio Fsico .......................................................................................................................................... 224

5. Rcios e Conceitos relacionados com stocks............................................................................................. 225

Resumo .................................................................................................................................................. 228


Resolues............................................................................................................................................. 230

VIII. MAILING .................................................................................................................... 233

1. Mailing ......................................................................................................................................................... 236

2. Mailing Interno - Comunicaes Internas:................................................................................................... 237

3. Mailing Interno - Ordens de Servio............................................................................................................ 240

4. Mailing Externo Cartas, Fax, etc .............................................................................................................. 244

5. Mailing como instrumento comercial ........................................................................................................... 252

Resumo .................................................................................................................................................. 253


Resolues............................................................................................................................................. 255

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA....................................................................................... 257

GLOSSRIO..................................................................................................................... 259

APLICAESDE

GESTO INTEGRADA

I. FACTURAO, GESTO DE VENDAS E CLIENTES

I. FACTURAO , GESTO DE VENDAS E CLIENTES IEFP


I 3

Objectivos:

Identificar documentos e circuitos (fluxos) internos e externos gerados pela actividade da empresa e competncias de processamento p/departamentos;

Aprender quando e como desempenhar tarefas de processamento de uma factura, venda a dinheiro ou nota de crdito;

Identificar o mercado alvo de uma empresa e conhecer o porqu da sua repartio por canais de distribuio e zonas de aco individuais;

Conhecer e saber para que serve um Oramento de Vendas;

Adquirir conhecimentos genricos de como gerir uma equipa de vendas e clientes.

Temas:

1. Nota introdutria;

2. Documentao e circuitos;

3. Processamento da facturao;

4. Gesto de vendas e clientes;

5. Oramento de vendas;

6. Anlise estatsticas de vendas;

7. Gesto de clientes;

Resumo;

Questes e Exerccios;

Resolues.

IEFP I. FACTURAO , GESTO DE VENDAS E CLIENTES


I 4

1. NOTA INTRODUTRIA

Uma empresa um todo dinmico, permanentemente em aco, utilizando as estratgias superiormente definidas pela Administrao/Gerncia, na persecuo dos seu objectivo final que o de alcanar a melhor rentabilidade dos meios de que dispe e, consequentemente, o lucro que justifique todo o investimento realizado quer no aspecto financeiro quer material. Este todo , sumariamente, constitudo pelos meios financeiros aplicados pelos scios (capital), pelos meios materiais afectos actividade (equipamento industrial, distribuio, administrativo, etc.) e pelos meios humanos contratados (pessoal distribudo pelas diversas funes).

Facilmente se compreender a necessidade dos colaboradores interagirem entre si, em funo das tarefas que cada um desempenha, dando sequncia lgica dinmica da empresa, desde a compra das matrias primas utilizadas no processo de fabrico, passando pela produo dos produtos acabados, armazenamento, venda e distribuio, at cobrana da sua facturao. , por isso, importante, que cada colaborador integrado em qualquer departamento empresarial conhea minimamente quais so os objectivos da empresa, que produtos produz e comercializa, que tipo de estratgias devem ser utilizadas desde o processo produtivo at abordagem ao seu mercado alvo, conforme for o caso, actuando sempre, mas sempre, numa ptica de rentabilizar o melhor possvel o tempo e os custos inerentes a cada operao realizada. Resumindo, o colaborador deve saber o que fazer, quando fazer e como fazer em qualquer circunstncia no mbito das competncias que lhe esto conferidas.

Por tudo isto imperioso que o colaborador a quem compete a responsabilidade da facturao seja conhecedor dos produtos que so vendidos pela empresa (ex: materiais de construo civil, produtos alimentares, veculos automveis, etc), a unidade de venda utilizada (ex: unidade, litro, quilo, tonelada, etc), preos unitrios respectivos e condies de comercializao (ex: descontos por quantidade, promoes pontuais , descontos de pronto pagamento, prazos de pagamento, etc.), devendo ser sua preocupao, caso no lhe seja facultada, procurar ter em seu poder como ferramenta de trabalho, uma listagem completa que preste a informao necessria realizao do seu trabalho (Anexo A1).



I 5

2. DOCUMENTAO E CIRCUITOS

Independentemente do seu posicionamento estratgico/comercial no mercado alvo que lhe interessa, seja via televenda, Internet, catlogo ou com uma equipa de vendas (a esmagadora maioria das empresas opta por esta ltima via), a abordagem ao mesmo mercado faz-se com recurso a dois tipos de actuao distintos:

PR-VENDA

ou

AUTO-VENDA

Na Pr-Venda os vendedores recolhem antecipadamente as encomendas dos clientes para posterior entrega, utilizando para o efeito a chamada Nota de Encomenda (NEAnexo A3) a qual ser entregue em duplicado Direco Comercial (DC). A cada cliente dever corresponder uma NE. Uma vez confirmada a validade da mesma pelo respectivo director ou outro colaborador em quem este delegue tal responsabilidade, o original da NE seguir para o Armazm de Produtos Acabados (APA) para processamento da correspondente carga e transporte at ao cliente final. O duplicado da NE fica arquivado na DC aguardando confirmao de entrega da encomenda.

Uma vez recebido o original da NE no Armazm de Produtos Acabados, processar-se- aqui estiva e carga em camio apropriado dos produtos encomendados, os quais sero acompanhados por uma Guia de Remessa (GR-Anexo A4) em triplicado, onde se registam a designao social do cliente, endereo, NIF, descrio dos produtos transportados, quantidades, matrcula e hora de sada do camio. Aps a assinatura da Guia de Remessa pelo recepcionista da carga dos produtos no cliente, o original fica em poder do cliente e o duplicado e triplicado regressam Direco Administrativa e Financeira (DAF) e ao APA para, respectivamente, no primeiro caso dar origem factura e no segundo caso registar o abate dos produtos sados do stock do armazm.

Este tipo de actuao, pr-venda e distribuio, ocorre geralmente na relao comercial com as grandes superfcies, supermercados, armazenistas e retalhistas.

Circuito documental dos documentos referidos:



I 6

6-Factura (em duplicado)

5-Guia Remessa (Duplicado) 3- Produtos + Guia Remessa (em triplicado) 4-Guia Remessa (Duplicado+Triplicado)

2-Nota Encomenda (Original)

1-Nota de Encomenda (em duplicado)

Na Auto-Venda, tambm designada por venda directa, o vendedor sai da empresa com o objectivo de cumprir uma rotina diria pr-definida, isto , sabendo antecipadamente quais os clientes que vai visitar e o tipo de produtos que habitualmente compram. Este regime de Auto-Venda geralmente utilizado na venda a pronto pagamento de bens de consumo imediato, perecveis, para reposio de stocks no armazm do cliente (ex: cervejas, cafs, snacks, gelados, etc).

As tcnicas de venda e transporte so diferentes, sendo a viatura carregada em funo dos produtos que o vendedor estima poder vender nos clientes a visitar, diferindo de dia para dia. A viatura que lhe est atribuda nem mais nem menos que uma extenso do Armazm de Produtos Acabados, constituindo a sua carga diria um stock que ser reposto no final do dia quando regressar empresa. A carga diria dever ser acompanhada de uma Guia de Transporte (GT-Anexo A5) em triplicado, em tudo semelhante no seu contedo Guia de Remessa, excepto no circuito do documento como verificaremos de seguida.

Assim sendo, a Guia de Transporte preenchida pela totalidade dos produtos carregados na viatura diariamente, devendo o seu stock no final do dia corresponder s quantidades referidas na GT menos os produtos vendidos no mesmo dia atravs das Vendas a Dinheiro (VD-Anexo A6) elaboradas em quadruplicado. Como se poder verificar totalidade ou parte dos produtos constantes na Guia de Transporte, corresponder uma ou mais Vendas a Dinheiro.

2. Clientes 3. Armazm

4. Produtos Acabados

Direco Comercial

1. Clientes

Direco Administrativa

Financeira



I 7

Nos clientes o vendedor far entrega dos produtos e das Vendas a Dinheiro em duplicado. Regressado empresa no final do dia compete-lhe fazer entrega do stock que traz na viatura, entrega do original e duplicado da GT e quadruplicado das VD no Armazm de Produtos Acabados. O triplicado das VD ser entregue na DAF juntamente com os cheques e/ou dinheiro dentro de bolsas adequadas para o efeito. A rotina destas tarefas repete-se diariamente.

Esta tcnica de venda desenvolve-se exclusivamente junto do mercado Horeca,

mais propriamente perante os hotis, restaurantes, snack-bares, pastelarias,

empresas de catering, etc.


6-V.Dinheiro+ 3-Produtos+ G.Transporte (em duplicado) G.Transporte 7V.Dinheiro(Trip.)+Cheques+Dinheiro (em Triplicado) 2-Pedidos Carga

1-Definio das rotinas dirias

4-Produtos+ 5-Cheques+ V.dinheiro Dinheiro (em duplicado)

Ocorrendo ocasionalmente devoluo de produtos por parte dos clientes e um vez aceite a justeza tcnica dessa devoluo, avaliada pelo Controlo de Qualidade (CQ), os mesmos sero devolvidos pelos clientes acompanhados de uma Nota de Devoluo (ND-Anexo A7) em triplicado, ficando, aps conferncia pelo Armazm de Produtos Acabados, o duplicado em seu poder para movimentao e registo dos stocks, o original na Direco Administrativa e Financeira para processamento da respectiva Nota de Crdito (NC-Anexo A8) e o triplicado retornar ao cliente.

5 Armazm Produtos Acabados

6.

7. Viatura

8. Vendedor

Direco Comercial

Direco Administrat. Financeira

9. Clientes



I 8


1-Aceitao da Devoluo )

2-Produtos

Devolvidos+ 3-Nota Devoluo 5-Nota Crdito (em duplicado)

N.Devoluo (Triplicado)

(em triplica)

4-Nota Devoluo (Original)

Exerccio

O cliente ABC, Ld comprou TOP VENDAS, Ld, atravs da NE n 67, diversos produtos com prazo de entrega previsto de uma semana e pagamento a 30 dias. Que procedimentos devem ser desenvolvidos no seio da empresa para corresponder ao pedido do cliente?

Resoluo: 1. Verificar na ficha do cliente se as condies por ele propostas so exequveis. Afirmativo.

2. DC remete ao APA original da Nota Encomenda;

3. O APA prepara a encomenda para ser entregue na prxima semana;

4. No dia indicado pelo cliente o APA carrega o camio e executa a respectiva GR em quadruplicado;

5. Sada do camio com destino ao cliente acompanhado da respectiva Guia de Remessa em triplicado;

6. No final do dia regressa camio com duplicado e triplicado da Guia de Remessa devidamente rubricadas;

7. O APA remete duplicado da Guia de Remessa para DAF para ser processada a factura correspondente;

8. Com base no triplicado da Guia de Remessa o APA movimenta o stock e arquiva o documento;

9. A DAF processa a factura e remete-a ao cliente em duplicado; 10. Passados trinta dias o cliente remete cheque para a TOP VENDAS, Ld; 11. DAF faz depsito bancrio do cheque. De seguida processarecibo e remete-o ao

cliente.

Clientes 10. Direco

Comercia Direco Administrativa

Direco Administrat Financeira

Armazm Produtos Acabados



I 9

Exerccio No decorrer da sua rotina diria de auto-vendas o vendedor da TOP VENDAS, Ld foi confrontado, no cliente Mar da Prata, Ld, com uma situao de devoluo de produtos cuja embalagem de 500 Grs. se encontrava deteriorada. Em sua opinio tal devoluo no se justificava e no aceitou a mesma, comprometendo-se, contudo, a dar conhecimento do assunto ao seu superior hierrquico. Apesar de bom cliente e dos protestos do mesmo, o vendedor realizou a sua venda habitual.

Acha correcta a atitude do vendedor sob pena de perder este cliente? Que procedimentos adoptou?

Resoluo: 1. O vendedor agiu correctamente pois as normas internas da TOP VENDAS, Ld no lhe

conferem autoridade para aceitar devolues, independentemente da importncia relativa de cada cliente, limitando-se a tomar nota da ocorrncia;

2. Realizou a venda dos produtos habituais e processou a correspondente Venda a Dinheiro em quadruplicado, tendo entregue ao cliente o original e duplicado da mesma;

3. Recebeu o cheque pelo valor da VD, cumprimentou o cliente e seguiu a sua rotina diria;

4. No final do dia, chegado empresa, fez novo pedido de carga ao APA e entregou a a Guia Transporte desse dia mais as Vendas Dinheiro (quadruplicado);

5. Conferncia das V. Dinheiro (triplicado) com os valores cobrados e colocao destes em pasta prpria que depositou na DAF;

6. O vendedor elaborou o relatrio no qual registou a sua actividade diria, fazendo referncia ocorrncia descrita. Aps isso entregou-o ao respectivo chefe.

Exerccio No seguimento do exerccio anterior o Director Comercial da TOP VENDAS, Ld confirmou a no aceitao da devoluo pretendida pelo cliente, dando razo ao vendedor. Porm, numa outra situao anteriormente colocada pelo mesmo vendedor, em que o cliente SNACK-BAR BRASIL, Ld pretendia devolver 50 kg de um produto por troca com 100 Kg de outro produto, o Director Comercial aceitou a proposta e encarregou o vendedor de proceder em conformidade.

O que fazer nesta situao?

Resoluo: 1. No dia destinado pela rotina diria o vendedor passou pelo SNACK-BAR BRASIL, Ld e fez

entrega dos 100 Kg do produto solicitado na troca, processando de imediato a Venda a dinheiro;

2. Entregou ao cliente a VD em duplicado e recebeu o cheque pelo valor indicado naquela;

3. Recolheu os 50 Kg do produto a trocar levando consigo a Nota de Devoluo do cliente em duplicado, tendo este ficado imediatamente com o triplicado em seu poder, assinado pelo vendedor;

4. Chegado empresa no final do dia, o vendedor fez entrega ao APA dos 50 Kg do produto devolvido e da ND em duplicado. Mais entregou ao APA novo pedido de carga, a Guia de Transporte diria mais as VD (quadruplicado);

5. O APA remeteu DAF o original da ND. De seguida fez movimentao de stocks atravs do duplicado da ND tendo arquivado a mesma;

6. A DAF processou a Nota de Crdito com base nos elementos descritos no original da ND e remeteu-a ao cliente para descontar no prximo negcio.



I 10

3. PROCESSAMENTO DA FACTURAO

Uma vez conhecidos os documentos e circuitos que registam o movimento dos produtos na relao comercial entre a nossa empresa e os seus clientes, chegado o momento de falarmos e aprofundarmos a problemtica da facturao, das suas implicaes legais e dos fluxos financeiros que origina.

Uma Factura (Anexo 9) um dbito emitido por cada transmisso de bens ou prestao de servios, bem como pelos pagamentos antecipados correspondentes a essa transmisso, se for caso disso, conforme preconizado na alnea b) do n. 1 do Art. 28. do Cdigo do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA). Tambm em conformidade com o referido no Art. 35 do CIVA, no seu n. 1 se determina que A factura ou documento equivalente devem ser emitidos o mais tardar no 5. dia til seguinte ao do momento em que o imposto devido..., acrescentamos ns, a contar da data da Guia de Remessa que a/o originar, enquanto no seu n. 5 se descrevem as regras de processamento a que devem obedecer estes documentos: As facturas ou documentos equivalentes devem ser datados, numerados sequencialmente e conter os seguintes elementos:

a) Os nomes, firmas ou denominaes sociais e a sede ou domiclio do fornecedor de bens ou prestador de servios e do destinatrio ou adquirente, bem como os correspondentes nmeros de identificao fiscal dos sujeitos passivos do imposto;

b) A quantidade e denominao usual dos bens transmitidos ou dos servios prestados, com especificao dos elementos necessrios determinao da taxa aplicvel; as embalagens no efectivamente transaccionadas devero ser objecto de indicao separada e com meno expressa de que foi acordada a sua devoluo;

c) Preo, lquido de imposto, e os outros elementos includos no valor tributvel;

d) As taxas aplicveis e o montante de imposto devido;

e) Motivo justificativo da no aplicao do imposto, se for caso disso.

Destaquemos, portanto, os seguintes pontos a que deve obedecer a elaborao de uma Factura ou uma Nota de Dbito:

Deve ser processada at ao 5. dia til a contar da data da entrega efectiva dos bens/produtos ou servios;

Deve identificar quer a entidade vendedora quer a entidade compradora dos bens/produtos ou servios;

Deve identificar os bens/produtos ou servios fornecidos, o preo unitrio e o seu valor global sobre o qual incidir o clculo da taxa do IVA;

Deve identificar a taxa do IVA correspondente.

As taxas do IVA aplicadas na actualidade sobre a transaco de bens ou prestao de servios so as seguintes:

Taxa reduzida 5% sobre os produtos referidos na lista I anexa ao CIVA;



I 11

Taxa intermdia 12% sobre os produtos referidos na lista II anexa ao CIVA; e

Taxa normal 19% aplicvel a todos os bens ou servios no constantes nessas listas.

Para produtos como o petrleo, o ouro, o tabaco, etc, o CIVA estabelece regimes prprios de tributao para cada um deles.

A Venda a Dinheiro (Anexo 6) , semelhana da factura, um dbito ao cliente como resultado de uma venda imediata e a pronto pagamento. A sua configurao documental pode ser igual ou diferente da factura, desde que respeitadas as regras descritas no CIVA para este documento.

A Venda a Dinheiro processada pelo vendedor no local de venda e imediatamente aps a venda dos produtos.

A Nota de Dbito (Anexo 10) tem um uso relativo e utilizada para debitar a terceiras entidades, sejam clientes, fornecedores, bancos, etc, pequenas despesas que ocasionalmente ocorrem margem da principal actividade da empresa, tais como:

Dbito de juros por atraso no pagamento das facturas;

Dbito por despesas de transporte no includas no circuito normal da distribuio;

Dbito por despesas bancrias ocorridas com desconto de letras;

Dbito por despesas de expediente, telefone, fax, fotocpias, etc, etc, etc.

Esta Nota de Dbito processada pela DAF quando for caso disso.

A Nota de Crdito (anexo 8) como que o inverso da uma factura uma vez que corresponde a uma devoluo de produtos por parte do cliente. tambm utilizada para corrigir erros de facturao. As regras do CIVA descritas para a factura so tambm aplicveis a este documento.

A Nota de Crdito processada na DAF com base nos elementos registados no original da Nota de devoluo.

Exerccio O cliente Realsuper, Ld realizou a seguinte Nota de Encomenda a crdito (30 dias): 2.000Kgs de Ervilhas embaladas em sacos de 500 Gr; 500 Kgs de Favas embaladas em sacos de 1 Kg e 200 Kgs de Brcolos embalados em sacos de 1 Kg. Consultando a tabela de preos da Top Vendas, Ld, e considerando a taxa de IVA a 12% (taxa intermdia), calcule o valor do imposto a cobrar.

Resoluo: Ervilhas.......................... 4.000 x 1,25 = 5.000

Favas............................. 500 x 2,10 = 1.050

Brcolos........................ 200 x 2,50 = 500

Valor lquido ... .. 6.550

Valor do IVA a cobrar: 6.550 x 12% = 786



I 12

Exerccio

Em continuao do Exerccio anterior, o REALSUPER, Ld devolveu 50 kgs de Brcolos por considerar que o produto apresentava uma cor amarelada, provavelmente queimado pelo frio. Analisado o problema pelo Controlo de qualidade a DC aceitou a reclamao do cliente.

Quais as operaes originadas por esta situao concreta? Qual o valor da Nota de Crdito?

Resoluo:

O APA recolhe o produto e rubrica a Nota de Devoluo do cliente, uma vez que a situao j havia antecipadamente sido aceite pelo CQ e pela DC, ficando com o original e o duplicado. O triplicado vai para o cliente.

O APA movimenta o stock de produtos para abate (duplicado da ND), dando entrada deste produto em local apropriado, aguardando a oportunidade da sua destruio definitiva;

De seguida o APA remete DAF o original da ND;

A DAF processa a respectiva Nota de Crdito em triplicado e remete ao cliente o original e duplicado. O triplicado segue para a Contabilidade.

Clculo do valor da NC:

Brcolos................... 50 x 2,50 = 125

IVA (12%) = 15

Total da Nota de crdito 140

Exerccio

Perante as ocorrncias descritas nos exerccios 4 e 5, quanto dever pagar efectivamente o cliente no final do prazo de 30 dias?

Resoluo: Valor da factura.......................... 7.336

Valor da Nota de crdito............ 140

Total a pagar.... ............... 7.196



I 13

4. GESTO DE VENDAS E CLIENTES

Com este tema pretendemos dar uma ideia resumida das tarefas e competncias da Direco Comercial, esperando que o nosso contributo seja elucidativo para quem, no sendo especialista, possa eventualmente integrar outro departamento da empresa e tenha interesse na matria. Pretende-se dar a conhecer o que :

Definir o mercado alvo;

Como repartir esse mercado entre pr-venda e auto-venda e que meios lhes so afectos;

Definir o oramento de vendas para o ano seguinte e respectivas regras de comercializao;

Como controlar a actividade dos vendedores;

Anlise estatstica das vendas.

Definio do mercado alvo Na base de todo o trabalho do Director Comercial est a problemtica da definio do seu mercado alvo, em termos latos, ou nichos de mercado especficos se for caso disso. No exemplo pelo qual optmos, sendo esta uma empresa vocacionada para a produo e comercializao de produtos hortcolas congelados, interessa-nos um vasto mercado especializado onde se integram todos os potenciais clientes que disponham de cmaras frigorficas ou pequenas ilhas ou vitrines verticais refrigeradas.

Assim sendo, podemos incluir neste potencial leque de clientes os armazenistas e cashs vocacionados para a venda e distribuio de produtos congelados, os hipermercados, supermercados e pequenos comerciantes a retalho que disponham de capacidade de armazenamento em frio, os restaurantes e snack-bares com arcas congeladoras.

Perante isto, foi inicialmente realizado um trabalho exaustivo de levantamento dos potenciais clientes e identificados e registados todos os elementos de carcter informativo a eles referentes, mediante inqurito elaborado para o efeito. Na sequncia deste trabalho foi feita uma seleco dos que pelos critrios da empresa melhor poderiam responder aos nossos anseios e iniciadas as negociaes para uma eventual parceria comercial.

Terminadas as negociaes, a empresa passou a contar com 18 clientes a norte, 14 no centro e 20 no sul do pas. Na zona correspondente cidade de Lisboa e periferia foram identificados uma infinidade de pequenos retalhistas disponveis para comprarem os nossos produtos.

Repartio do mercado Sendo opo da Gerncia da TOP VENDAS, Ld cobrir com a sua equipa de vendas todo o mercado nacional, o Director Comercial estabeleceu o seguinte critrio de repartio:

1. Trabalhar o mercado retalhista da rea metropolitana de Lisboa pela via da auto-venda;

2. Trabalhar o mercado nacional pela via da pr-venda.

A rea metropolitana de Lisboa foi dividida em 4 zonas de trabalho distintas, sendo afectados a cada uma das 4 zonas 1 vendedor/motorista, 1 ajudante de motorista e uma viatura de distribuio em caixa isotrmica;

Estas 4 zonas so coordenadas por um Supervisor de Vendas.

Mercado nacional foi dividido em 3 zonas de trabalho:



I 14

Zona Norte, do Minho a Aveiro;

Zona Centro, de Aveiro a Leiria; e

Zona Sul, de Leiria ao Algarve.

A cada uma destas zonas foi afectado um vendedor que recolhe antecipadamente as encomendas e uma viatura ligeira para as suas deslocaes.

A distribuio nestas zonas faz-se posteriori pela via de 2 camies pesados equipados com caixa isotrmica e 1 motorista para cada camio.

Estas 3 zonas de trabalho so coordenadas por 1 Supervisor de Vendas.

Eis o esquema da estrutura funcional da Direco Comercial:

O mercado uma realidade dinmica, isto , todos os dias encerram e abrem novos clientes, todos os dias h clientes a mudar de fornecedores por uma razo ou outra, com frequncia surgem novos produtos ou nova imagem dos mesmos produtos, etc.

Neste sentido compete equipa de vendas estar atenta s movimentaes geradas e s razes das mudanas para:

Garantir um grau elevado de satisfao dos seus clientes e a sua fidelidade empresa;

Realizar prospeco do mercado e angariar novos clientes em fase de abertura ou por motivo de insatisfao com a concorrncia;

Estar atento s tendncias dos consumidores propcias ao aparecimento de novos produtos e design das embalagens;

Dedicar especial ateno s aces da concorrncia no seu mercado em geral (produtos, preos, promoes, descontos, etc) e, em particular, junto dos nossos prprios clientes.

Direco Comercial

11. Director

Canal Distrib. Pr-Venda

12. Supervisor

Canal Distrib. Auto-Venda

13. Supervisor

14. Vendedor Zona Norte

16. Vendedor Zona 1

20. Distribuio Viatura 1

Vendedor Zona 2

19. Vendedor Zona 3

18. Vendedor Zona 4

17. Vendedor Zona Sul

15. Vendedor Zona Centro

Distribuio Viatura 2



I 15

5. ORAMENTO DE VENDAS

O Oramento de Vendas (OV-Anexo A11) um dos elementos componentes do Oramento Previsional de Explorao de uma empresa para o ano seguinte, geralmente elaborado no decorrer do ms de Outubro. Nele devem ser reflectidas todas as estratgias definidas superiormente pela Administrao/Gerncia no que concerne venda dos produtos, bem como informaes complementares recolhidas junto dos outros departamentos da empresa, ou, inclusiv, vindas do exterior.

O Oramento de Vendas uma ferramenta de trabalho importante para os colaboradores que integram a Direco Comercial, servindo de guia orientador das tarefas a realizar ao longo do ano, porquanto define previsionalmente:

Objectivo de vendas repartido por meses, produtos, e valores globais;

Objectivo de vendas repartido por meses, zonas, vendedor e valores individuais;

Os volumes de vendas mensais (e nalguns casos at semanais) tendo em considerao a sazonalidade prpria dos produtos;

Os descontos a conceder (seja por pronto pagamento, seja por quantidade), bem como as aces de promoo a desenvolver durante o ano e os timings respectivos;

As regras de atribuio de comisses em funo dos objectivos traados para cada vendedor.

Nesta conformidade, toda a aco desenvolvida pelos diversos departamentos da empresa est dependente do evoluir do cumprimento (ou no) do Oramento de Vendas. Esta a batalha diria de toda a fora de vendas porque simplesmente h que cumprir o objectivo traado! Facilmente se compreender que para vendermos um qualquer produto necessrio se torna t-lo disponvel, competindo assim...

Direco de Aprovisionamentos (DA) assegurar a compra das matrias primas e embalagens em tempo oportuno, sem prejuzo do respeito pela sazonalidade das mesmas (se a houver);

Direco de Recursos Humanos (DRH) providenciar pela admisso de novos trabalhadores no momento certo (por vezes a sazonalidade da produo a isso obriga) caso se justifique;

Direco de Produo processar o fabrico e embalamento dos produtos acabados, tendo em conta os timings de disponibilidade previstos pela DC;

Ao Armazm de Produtos Acabados assegurar o espao fsico, as melhores condies de armazenamento e o respeito pelos prazos de validade quando for caso disso;

Direco Administrativa e Financeira assegurar a disponibilidade dos meios financeiros para honrar os compromissos da empresa (pagamentos a fornecedores) em tempo til.



I 16

Sobre as regras de comercializao, tambm elas reflectidas no Oramento de Vendas, diremos que podem ser definidas de diversas formas, tendo sempre por objectivo auxiliar a equipa de vendas a vender mais e mais produtos. A ttulo de exemplo referimos algumas delas bem conhecidas do pblico em geral:

Diversos produtos alimentes, nomeadamente bebidas, so vendidos ao pblico em determinados perodos do ano, durante 15 dias ou um ms, em packs de 4 ou 6 unidades, no gnero leve 4 e pague s 3 unidades;

Uma marca de veculos automveis promove a venda de novas unidades oferecendo em troca a retoma dos veculos usados por um valor mnimo de 2.500 uros;

Uma entidade bancria, para captar novos clientes pela via do crdito habitao, oferece um determinado valor em uros destinado compra de mobilirio, dependendo esse valor do montante global do emprstimo;

Quase todos os dias, sem excepo, as nossas caixas de correio so inundadas por catlogos de supermercados, mobilirio, informtica, detergentes, produtos de higiene pessoal, livros, etc, todos eles oferecendo as melhores condies de venda dos seus produtos, semelhana do que se passa nos diferentes canais de televiso.

O que significa tudo isto? So simples conceitos de comercializao, cada um sua maneira, com o objectivo ltimo de vender mais produtos.

Controle da Actividade da Equipa de Vendas Como princpio bsico de gesto deve-se assumir que um trabalhador s pode ter um chefe hierrquico directo e um s! No caso em referncia, o vendedor tem como seu chefe directo o Supervisor que coordena a sua equipa de trabalho, embora reporte, tambm, funcionalmente, ao Director Comercial conforme vimos no anterior organograma.

o Supervisor quem lhe transmite as ordens que devem ser executadas, quem lhe diz como deve fazer e quando fazer, quem controla a sua actividade diria. Compete-lhe, portanto:

Ouvir as questes apresentadas pelo vendedor e solucionar um ou outro problema que se enquadre no seu mbito de competncias;

Acompanh-lo periodicamente na sua rotina diria para auscultar o comportamento deste perante o mercado e corrigir eventuais erros de actuao se for caso disso;

Analisar o relatrio dirio (RD) do vendedor para dar seguimento imediato a qualquer referncia nele contido;

Conferir semanal ou mensalmente as vendas realizadas com as vendas previstas no Oramento e tomar medidas imediatas para corrigir desvios eventualmente ocorridos;

Conferir junto da Tesouraria a fiabilidade entre valores facturados e valores depositados (no caso da auto-venda).

Porque tudo o mais depende das vendas realizadas e a realizar, obrigatoriamente deve ser dispensado pelo Supervisor grande parte do seu tempo dirio no exerccio do controle das vendas, ajudando inclusiv o(s) vendedor(es) em maior dificuldade quanto ao cumprimento do objectivo que lhe foi atribuido. A melhor forma de o fazer acompanh-lo na sua rotina diria (caso da auto-venda) ou na sua rotina semanal (caso da pr-venda).

Semanalmente o Supervisor reune com o Director Comercial onde dar nota das ocorrncias da semana, dos principais problemas surgidos e o tipo de soluo adoptado, bem como das vendas reais realizadas no perodo.



I 17

6. ANLISE ESTATSTICA DAS VENDAS

A anlise estatstica das vendas ocorre periodicamente (semana, ms, trimestre) e tem por objectivo acompanhar o evoluir das vendas reais face s vendas previstas no Oramento. J referimos anteriormente a importncia relativa desta anlise e repetimos a ideia, pois que, ocorrendo desvios significativos por menos vendas eventualmente realizadas, a Administrao/Gerncia da empresa poder assumir uma atitude drstica de reviso integral de todo o Oramento Previsional de Explorao em vez de uma simples correco pela via de uma qualquer estratgia de marketing. Muita ateno a esta componente da gesto!

A realizao desta anlise processa-se atravs de mapas prprios elaborados para o efeito e actualizados permanentemente como no pode deixar de ser. Assim, para um acompanhamento integral de todas as situaes, estes mapas desdobram-se da seguinte forma:

Mapa previsional de vendas global, com carcter anual, sub-dividido por meses e por reas de zonas de interveno da fora de vendas (Anexo A13);

Mapa previsional de vendas (pr-venda), com carcter anual, subdividido por meses, zonas e vendedores (Anexo A14);

Mapa previsional de vendas (auto-venda), com carcter anual, subdividido por meses, zonas e vendedores;

Todos eles referenciando os desvios negativos ou positivos ocorridos, pois so estes que podem determinar aces que exijam correco imediata.

Claro est que, desvios negativos no significativos, na casa dos 5, 10%, merecem ateno e um esforo da equipa de vendas que conduza recuperao das vendas; um desvio negativo entre os 10, 25%, merece logicamente maior ateno, e um esforo grande que envolva a redefinio das estratgias de marketing (mais publicidade, mais promoes, maiores descontos, etc); um desvio negativo acima dos 25% obriga interveno directa da Administrao/Gerncia na redefinio das correces pois j podemos estar perante uma situao de catstrofe financeira para a empresa, podendo essas correces implicar, por exemplo, a diminuio ou anulao de contratos de compras de matrias primas, dispensa de pessoal, etc.

Com desvios positivos todo o mundo gosta de lidar. Podemos, no entanto, estar perante uma m elaborao do Oramento de Vendas e a sua anlise resultar enganadora. , porm, mais fcil de corrigir comprando mais matrias primas se as houver disponveis no mercado e admitir mais pessoal se for necessrio.

Exerccio Utilizando como exemplo o caso em estudo (Top Vendas, Ld), como foi elaborada a repartio do seu mercado e como foram distribudas as suas zonas de influncia?

Resoluo:

A repartio do mercado foi concretizada do seguinte modo: mercado retalhista (auto-venda) na rea da grande Lisboa e mercado das grandes superfcies e armazenistas (pr-venda) em todo o continente;

Na rea de Lisboa foram criadas 4 zonas de interveno, cada uma com o seu vendedor e, no pas em geral, foram criadas 3 zonas de actuao (norte, centro e sul), cada uma delas com um vendedor.



I 18

Exerccio

Tendo em conta o organograma apresentado no respectivo tema, a quem reporta hierarquicamente o vendedor? E o Supervisor? Porque razo deve a equipa de vendas estar atenta ao mercado? D dois exemplo dessa preocupao.

Resoluo:

vendedor reporta ao Supervisor e este ao Director Comercial;

Porque o mercado dinmico e est permanentemente em mudana. Os exemplos escolhidos so: estar atento s aces da concorrncia e satisfazer as necessidades dos nossos clientes para os fidelizar.

Exerccio

Com que objectivo se elabora um Oramento de Vendas? Que elementos devem ser registados nesse Oramento? E como?

Resoluo:

Oramento de Vendas tem por objectivo dar nota da previso de vendas para o ano seguinte e serve como guia orientador para a compra das matrias primas e embalagens, a admisso de pessoal quando necessrio e garantir os meios financeiros para realizar os pagamentos em tempo oportuno.

No Oramento de Vendas devem registar-se: os produtos, as quantidades, os preos unitrios e o valor global de vendas estimados

Deve ser constitudo por um mapa global que refira igualmente os produtos com descontos ou outras aces de markting.

EXERCCIO

Com que objectivo se realiza a anlise estatstica das vendas? Que tipo de mapas se utilizam habitualmente?

Resoluo:

Objectivo principal da anlise de vendas o de acompanhar a evoluo das vendas reais versus previso, apurar os desvios e saber quais os vendedores que cumprem e os que no cumprem os seus objectivos com vista a corrigir esses desvios.

Os mapas geralmente utilizados so:

Mapa de vendas anual dividido por meses, zonas e vendedores para a auto-venda;

Idem, para a pr-venda; e

Um mapa global que o somatrio do dois anteriores.



I 19

7. GESTO DE CLIENTES

A gesto dos clientes tem incio a partir do momento em que a equipa de vendas se movimenta no mercado em trabalho de prospeco e angariao de novos clientes e levada prtica quando aberta a Ficha de Cliente.

Convm definir em que tipo de perfil se enquadra o novo cliente para, em conformidade com o quadro seguinte, conhecermos algumas das condies de comercializao pr-definidas:

Ao longo da relao comercial fornecedor/cliente, estabelece-se uma componente de relaes humanas a desenvolver pela equipa de vendas, nomeadamente pelo vendedor, passando tambm por contactos espordicos via telefone e escritos com outros colaboradores da empresa integrados na DAF ou APA, devendo pautarem-se esses contactos pelo respeito mtuo e cordial, tendo em conta os superiores interesses da companhia.

Eventuais consultas de clientes sobre negcios pontuais, fora do mbito das condies comerciais antecipadamente definidas obedecem a estudo complementar e devero ser objecto de uma resposta escrita (carta, fax) e valoradas como Proposta de Oramento (PO-Anexo A16).

A tarefa de analisar, na perspectiva do cliente, a evoluo das vendas e respectivos pagamentos, assume uma relevncia extremamente importante neste conceito de gesto. dessa anlise que resultam, no raras vezes, surpresas desagradveis que colocam questes do gnero: por que razo est este cliente a comprar menos produto do que habitual?, por que razo aquele outro cliente no paga as suas facturas dentro do prazo estabelecido? Este tipo de questes devem ser abordadas com o cliente preferencialmente, num contacto pessoal, no primeiro caso (menos

Perfil Parmetros Condies * Cliente novo ou at < 3 anos * Pronto pagamento ou

pagamento at A * Cliente auto-venda 30 dias

* Desconto pronto pagamento....... 2% * Limite de crdito......5.000

* Cliente activo > 3 e < 5 anos * Prazo pagamento.....30/45 dias B Volume negcios anual contratado * Desconto pronto

pagamento 3% > 25.000 * Limite de crdito........15.000

C * Cliente activo > 5 anos * Prazo pagamento.....45/60 dias * Volume negcios anual contratado * Desconto pronto

pagamento.........4% > 50.000 * Limite de crdito ..30.000



I 20

vendas) e contacto escrito, no segundo (atraso no pagamento), utilizando para o efeito um modelo tipo para estas situaes (Anexo A17).

Face s expectativas de sucesso que se criam, o lanamento de novos produtos, a alterao da sua imagem ou at das especificaes tcnicas dos mesmos, merece um tratamento cuidado quanto ao modo como se faz chegar essa mensagem ao vasto leque de clientes da empresa. de todo o interesse traduzir a nova informao de forma sucinta mas inteligvel, se possvel ilustrada com imagens (catlogo) ou circular informativa. O resto uma questo de persistncia e alguma tenacidade.

Exerccio

Qual o tipo de perfil que deve ser atribudo a um cliente activo e uma antiguidade de 6 anos, constante numa das rotinas de venda directa (auto-venda) ? E se for um novo cliente com um volume de negcios contratado no valor de 30.000 ?

Resoluo:

No primeiro caso aplica-se a classificao A;

No segundo caso aplica-se a classificao B.

Exerccio

Qual , na sua opinio, o melhor mtodo de controle de gesto dos seus clientes?

Resoluo:

Atravs da anlise das vendas e da anlise dos pagamentos por parte dos clientes.



I 21

Resumo

A empresa como um todo dinmico (capital, equipamento e pessoal), tende a adaptar-se s necessidades manifestadas pelo seu mercado alvo;

processamento e circulao da documentao obedece, em primeiro lugar, legislao especfica se a houver e, em segundo lugar, s regras internas estabelecidas pela empresa. Importa conhecer os documentos de trabalho e os circuitos que correspondem a cada um e a cada via;

Conhecer o mercado alvo da empresa e saber enquadrar cada cliente nas zonas de aco comercial pr-definidas;

Gerir a equipa de vendas com recurso a tcnicas de gesto como ocorre com a anlise estatstica das vendas;

Gerir os clientes em conformidade com a estratgia comercial superiormente definida pela Administrao ou Gerncia.



I 22

Questes e Exerccios

1. Uma vez recolhida pelo vendedor uma Nota de Encomenda num cliente, especifique qual o tratamento interno a seguir e que documentos esta origina at o produto ser pago.

2. Em que circunstncias se verifica a necessidade de processar uma Nota de Crdito? A quem compete esse processamento?

3. Qual o prazo mximo legal para processamento de uma factura? Refira trs registos obrigatrios que devam constar numa factura.

4. Em que circunstncias usual utilizar-se uma Venda a Dinheiro?

5. Tendo a Top vendas, Ld vendido 10.000 Kg de Ervilhas congeladas, embaladas em sacos de 500 gr. e sabendo-se que o seu preo unitrio de 1,25 /embalagem, calcule o valor total da factura. A taxa de incidncia do IVA de 12%.

6. Como definiria um Oramento de Vendas e que implicaes tem ele na estratgia global da empresa?

7. Em sua opinio como analisado o desempenho do vendador?



I 23

Resolues

1.

A DC remete ao APA o original da NE;

APA envia produto e GR, em triplicado, para o cliente;

Cliente recebe produto e devolve ao APA duplicado e triplicado da GR;

APA movimenta stocks com base no triplicado da GR e remete DAF o duplicado da mesma GR;

DAF processa factura em triplicado e remete original e duplicado ao cliente. O triplicado vai para a Contabilidade;

Cliente envia cheque para a empresa (DAF).

2. A Nota de Crdito processa-se quando ocorre uma devoluo justificada de produtos por parte dos clientes ou quando h um erro na facturao favorvel ao cliente; processamento da Nota de Crdito compete DAF.

3.

Prazo mximo para processar uma factura de 5 dias a contar da data de entrega da GR;

Denominao social, domiclio e NIF do fornecedor e do cliente;

Taxa do IVA aplicvel;

Designao, quantidades e preos unitrios dos produtos vendidos.

4. A Venda a Dinheiro usada pelos vendedores que trabalham em regime de auto-venda aps a ocorrncia da respectiva venda de produtos.

5.

10.000 Kg de Ervilhas = a 20.000 embalagens

20.000 x 1,25 = 25.000

IVA (12%) = 3.000

Total da factura ....... 28.000



I 24

6.

Um Oramento de Vendas uma previso de vendas de produtos, quantidades e valores para o ano seguinte, sub-dividido por zonas de influncia comercial e por vendedor;

A sua existncia implica na prtica que o DA assegure a compra das matrias primas e embalagens, que a DRH assegure os meios humanos necessrios, que o APA disponibilize espao de armazenamento e a DAF assegure os meios financeiros para a empresa pagar a fornecedores;

Serve ainda para a DC executar a anlise estatstica das vendas e controle da actividade da equipa de vendas.

7. O desempenho do vendedor analisado pelo controle directo do Supervisor quando o acompanha no seu trabalho junto dos clientes; pela nmero de novos clientes angariados; pela estatstica das vendas realizadas nos seus clientes; e pelo volume de pagamentos de clientes, em atraso.

II. GESTO DE COMPRAS E FORNECEDORES

APLICAESDE

GESTO INTEGRADA

II. GESTO DE COMPRAS E FORNECEDORES IEFP


II 27

Objectivos:

Distinguir materiais/matrias primas;

Adquirir uma noo da funo aprovisionamento e de stocks;

Conhecer a organizao fsica e administrativa dos stocks e perceber os circuitos de documentao gerados;

Apreender conhecimentos de gesto econmica dos stocks;

Conhecer a funo compras.

Temas:

1. A funo Aprovisionamento, stocks e materiais;

2. A Procura, os Custos e os Prazos;

3. Gesto e organizao fsica dos stocks,

4. Gesto e organizao administrativa dos stocks;

5. Gesto econmica dos stocks;

6. Ponto de encomenda;

7. A funo Compra;

Resumo;

Questes e Exerccios;

Resolues.

IEFP II. GESTO DE COMPRAS E FORNECEDORES


II 28

1. A FUNO APROVISIONAMENTO, STOCKS E MATERIAIS

Compete Direco de Aprovisionamentos (DA) assegurar que todos os materiais e servios necessrios ao funcionamento da empresa estejam sua disposio em tempo til, na quantidade e qualidade desejadas e ao mais baixo custo.

A funo aprovisionamento o conjunto de tarefas desenvolvidas no seio da Direco de Aprovisionamentos, desde a consulta ao mercado fornecedor at recepo, conferncia e armazenamento no Armazm de Matrias Primas dos produtos requisitados. Nestas tarefas enquadram-se a programao, a contratao, as compras, a gesto dos materiais, a recepo e armazenagem.

Gerir bem esta funo pode significar para a empresa maior competitividade face concorrncia, como factor de reduo de custos quer ao nvel das compras das matrias-primas, quer ao nvel de um menor perodo de armazenamento das existncias e um factor diferenciador da qualidade dos produtos ao seleccionar os fornecedores mais qualificados.

O organograma relativo Direco de Aprovisionamentos, na Top Vendas, Ld, o seguinte:

Os stocks so o conjunto de materiais consumveis, mercadorias ou produtos, armazenados em local apropriado, aguardando utilizao prxima para fornecimento aos seus utilizadores.

Os stocks, uma vez classificados e valorizados, so tambm designados por existncias.

Numa empresa industrial, como o exemplo em estudo, os materiais so divididos em dois tipos distintos:

Materiais de input (recursos materiais), necessrios ao processo de fabrico, subdivididos em:

Co$nsumveis que so objecto de processamento interno (matrias primas, matrias subsidirias, embalagens, etc) e tm uma vida til curta/meses.

ma$teriais de utilizao permanente que no so utilizados no processo de fabrico, constituindo o imobilizado da empresa (mquinas, computadores, secretrias, viaturas, etc) e tm uma vida til longa/anos.

Materiais de output (produtos acabados) destinados a satisfazer as necessidades do mercado.

Gerncia

Direco Aprovision

Tcnico Administra.

Tcnico Compras

rea Agrcola

Armazm Mat.Primas



II 29

Os stocks so, geralmente, classificados do seguinte modo:

Matrias primas materiais utilizados no fabrico dos produtos acabados (ex: ervilhas, favas, feijo verde, etc);

Produtos em curso produtos que se encontram ainda em fase de fabrico (ex: pimentos na fase de corte antes de serem congelados);

Semiacabados produtos que j foram objecto de transformao e aguardam finalizao em produto acabado (ex: fava congelada em vias de entrar na fase de embalamento);

Subprodutos produtos no incorporados no produto acabado, resultantes do processo fabril (ex: folhas e cascas de ervilhas e favas) e vendidos a baixo preo;

Matrias subsidirias materiais necessrios ao fabrico mas no incorporados no produto acabado (ex. peas do equipamento, lubrificantes para as mquinas, etc);

Embalagens materiais necessrios ao acondicionamento e transporte dos produtos (ex: manga em plstico para embalagem, caixas de carto canelado, etc).

A gesto administrativa dos stocks implica:

Determinar quais as quantidades ptimas a encomendar, obedecendo s especificaes tcnicas exigidas;

Acordar prazos de entrega das encomendas em funo dos timings em que efectivamente os materiais se tornam necessrios;

Estabelecer as regras de organizao administrativa para movimentao dos produtos e regras de armazenamento fsico dos stocks no espao a eles destinados.

Considerando os elevados custos inerentes a estas operaes, compete ao gestor dos aprovisionamentos gerir de forma econmica os stocks que esto afectos sua responsabilidade directa. Assim, o volume dos stocks deve ser reduzido e mantido ao nvel mnimo exigvel, sem pr em causa as necessidades internas da empresa e, em especial, todo o processo de fabrico. Esta opo minimiza, na prtica, o custo de posse dos stocks, a necessidade de meios financeiros e um menor risco de perda por deteriorao ou obsolescncia. Porm, reduz a capacidade do gestor em discutir as melhores condies de compra, obriga a um maior risco de ruptura dos stocks, implica mais tarefas de recepo e acondicionamento dos produtos.

At aqui, temos vindo a tomar conhecimento com alguns factores que devem ser considerados na gesto dos stocks. De entre eles destacamos, pela sua relevncia, os trs principais:

A procura;

Os custos;

Os prazos.



II 30

2. A PROCURA, OS CUSTOS E OS PRAZOS

A procura

A procura uma expresso que reflecte uma dinmica do mercado que tende a responder s necessidades qualitativas e quantitativas dos consumidores, desejosos de adquirir um determinado produto. As necessidades numa empresa manifestam-se pela maior ou menor procura dos seus produtos, activando deste modo maiores ou menores fluxos de informao e movimentao na consulta e compra de matrias primas a nvel da Direco de Aprovisionamentos. (ex: se os clientes da Top Vendas, Ld comprarem mais ervilhas ou mais pimentos, para alm do inicialmente previsto, ocorre de imediato uma reaco da DA na procura e compra de mais matrias primas, embalagens, etc).

Convm colher uma ideia do ciclo de vida de um produto. Sabe-se que um produto nasce, desenvolve-se, atinge a maturidade e morre. Ora, o ciclo de vida de um produto o perodo que decorre ao longo destas quatro fases referidas, conforme ilustramos na figura seguinte:

Volume de vendas

do produto

0 Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Tempo

Fase 1 concepo e lanamento

Fase 2 desenvolvimento/crescimento

Fase 3 maturidade

Fase 4 declnio

Consideram-se como principais os trs tipos de procura que se seguem:

1. Procura aleatria se as vendas se dispersam nos locais de venda e no tempo, sem modelo estatstico aplicvel, ocorrendo em especial na fase de lanamento do produto;

2. Procura uniforme se as vendas j permitem definir um modelo estatstico da sua evoluo ao longo do tempo, podendo classificar-se de: tendncia crescente (fase de crescimento de um produto); tendncia constante (fase de maturidade)e, tendncia decrescente (fase de declnio);

3. Procura sazonal se as vendas tm maior expresso em certa poca do ano e menor expresso fora dela (ex: artigos de moda, turismo, alguns produtos alimentares, etc).



II 31

Os Custos

Como j referimos anteriormente, gesto dos stocks esto sempre associados custos, podendo-se considerar vrios tipos:

Custo de posse associado manuteno do stock:

Custo de armazenagem;

Custo dos seguros;

Custo de obsolescncia e deteriorao;

Custo do capital imobilizado.

Custo de processamento das encomendas custo administrativo do processamento;

Custo de compra do material custo dos produtos, transporte, seguros, etc, at sua recepo na empresa;

Custo de fabricao custo de todo o material encomendado internamente, mo-de-obra, energia, etc;

Custo de rotura dos stocks custo inerente no satisfao das requisies internas na empresa e, no satisfao das encomendas dos clientes.

Os Prazos

O principal prazo a considerar o prazo de aprovisionamento, isto , o prazo que decorre entre a procura do produto e a sua disponibilidade em armazm.

Este prazo de aprovisionamento comporta quatro fases a saber:

Prazo de preparao e lanamento da encomenda;

Prazo de recepo da encomenda;

Prazo de entrega pelo fornecedor;

Prazo de recepo e armazenagem na empresa.

Exerccio

Como definiria a funo aprovisionamento? Que tarefas lhe esto afectas?

Resoluo:

A funo aprovisionamento o conjunto de tarefas desenvolvidas pelos trabalhadores enquadrados na DA e vai desde a consulta ao mercado at ao armazenamento dos produtos no AMP.

As tarefas que se desenvolvem so: a programao, a contratao, a compra, a gesto dos materiais, a recepo e a armazenagem.



II 32

Exerccio

Como se classificam os stocks?

Resoluo:

Os stocks so classificados em: matrias primas, produtos em curso de fabrico, semiacabados, subprodutos, matrias subsidirias e embalagens

Exerccio

Quais os principais factores a serem considerados na gesto de stocks? Descreva sumariamente o que a procura.

Resoluo: - Os principais factores a considerar na gesto de stocks so:

- A procura

- Os custos e

- Os prazos

- todo o trabalho que desenvolvido perante o mercado fornecedor para responder s necessidades quantitativas e qualitativas dos consumidores que pretendem adquirir um produto.

Exerccio

Indique trs tipos de custos que conhea e descreva dois deles.

Resoluo:

custo de posse, custo de compra de material e custo de fabricao;

custo de posse o que resulta da manuteno do stock, incluindo o custo de armazenagem, o custo com seguros, o custo de deteriorao e o custo do capital imobilizado.

custo de fabricao o custo de todos os materiais incorporados no processo de fabrico, mais o custo da mo-de-obra, o custo da energia, etc.



II 33

3. A GESTO E ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS

As principais tarefas a desenvolver no mbito da gesto fsica dos stocks, so:

A recepo dos produtos a armazenar;

Armazenamento e conservao das existncias; e

A expedio dos produtos armazenados,

Competindo assegurar que as referidas tarefas sejam realizadas ao menor custo e em tempo oportuno.

Executar uma gesto fsica dos stocks de forma eficiente, implica:

Uma eficaz recepo dos materiais e matrias primas, em espao apropriado e com boas condies de descarga (ex: no caso da TOP VENDAS, Ld existe uma toneladora para onde se realiza a descarga dos camies com caixa basculante e, a partir da, o produto movimentado em tapetes rolantes);

Disponibilidade de meios e espao adequado ao armazenamento, tendo em ateno as condies de temperatura recomendada, o grau de humidade, prateleiras amplas, corredores interiores largos e pavimentao em bom estado (ex: no caso em estudo existem cmaras frigorficas espaosas e em estado novo);

Facilitar a sada rpida dos produtos armazenados, pouca exigncia de burocracia, identificao rpida dos produtos, fcil deslocao nas prateleiras, contagem rpida;

Atender s condies de segurana de pessoas e bens, contando para o efeito com bons sistemas de proteco contra acidentes e sistemas de sinalizao no interior e exterior dos armazns.

Na funo armazenagem, por via da qual h que preservar em boas condies os produtos armazenados e expedir com rapidez a nas melhores condies os mesmos produtos, devemos ter ainda em considerao os factores que a condicionam, nomeadamente:

A rotatividade dos materiais

A ordem de entrada e sada

Volume e o peso

Valor

A embalagem e o seu acondicionamento

Grau de fragilidade ou robustez

A perecividade.



II 34

Posto tudo isto, podemos classificar os armazns como:

Armazns industriais, inseridos no permetro da unidade fabril, desde os armazns de matrias primas aos do produto acabado;

Armazns de distribuio, inseridos especialmente em reas geogrficas estratgicas para a distribuio, em zonas de maior incidncia das vendas;

Entrepostos, que so espaos de armazenagem localizados em pontos estratgicos rodovirios, ferrovirios, martimos e aeroporturios, alugados temporariamente no todo ou em parte a terceiras entidades.

No seio destes armazns desenvolvem-se actividades de movimentao, arrumao, conservao, expedio e seleco dos produtos deteriorados ou obsoletos (monos) para destruio ou venda a baixo preo e posterior abate ao stock.

O equipamento afecto ao armazm, considerando as caractersticas dos produtos a armazenar e a capacidade volumtrica total necessria, o seguinte:

Instalaes adequadas, com p direito alto e o mnimo de colunas de suporte do tecto no seu interior;

Prateleiras metlicas com trs ou quatro alturas de arrumao perfiladas e com corredores entre si suficientemente largo para as manobras do monta cargas;

Paletes com estrutura adequada ao empilhamento, peso e dimenses das caixas de transporte;

Empilhadores (monta cargas) equipados com torre de elevao com alcance prateleira mais alta e capazes de suportarem o peso mximo das paletes;

Porta paletes necessrios deslocao horizontal dos produtos paletizados;

Outros equipamentos entendidos por necessrios, face especificao prpria de cada produto.

A arrumao dos produtos no armazm (prateleiras) deve ser realizada por forma a que o primeiro produto entrado seja o primeiro a sair. Isto tanto mais importante quanto no caso dos produtos alimentares em que o prazo de validade curto (ex: iogurtes), o no respeito por esta regra pode deitar a perder a produo total de um dia.

A expedio dos produtos para os destinatrios internos ou externos empresa deve ser cuidada e realizada por forma a garantir o melhor acondicionamento durante o transporte e descarga no local de entrega, prevenindo a ocorrncia de deteriorao de embalagens.

Periodicamente, conforme estabelecido pela Administrao/Gerncia, ocorrer um saneamento das existncias em armazm com o objectivo de vender a baixo custo produtos obsoletos ou proceder destruio de outros que estejam deteriorados ou com prazos de validade ultrapassados.



II 35

4. GESTO E ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS

A gesto administrativa dos stocks obedece ao conhecimento permanente dos movimentos de entrada e sada dos armazns e das quantidades e respectivos valores.

Para tanto torna-se necessrio conhecer igualmente o cdigo, a designao, a dimenso, volume e peso das embalagens, o preo unitrio e as principais especificaes tcnicas dos produtos.

Exemplo de produto acabado:

Produto: Ervilhas congeladas

Cdigo: 221300

Embalagem: 500 gr

Caixa Transporte: 5 kg

Preo unitrio: 1,25

Especificaes: grau A

A principal ferramenta de trabalho para uma boa execuo da gesto administrativa de stocks a criao de um ficheiro de produtos e um Mapa de Stocks (Anexo B1), existindo tantos mapas quantos os armazm da empresa.

Este mapa movimentado pelas entradas dos produtos entregues pelos fornecedores e devolues dos clientes e sadas dos produtos pelas requisies internas e entregas aos clientes, atravs dos registos das respectivas Guias de Remessa, Guias de Transporte, Notas de Devoluo ou requisies internas.

Esquematicamente teremos:

GR + GT

GR + GT ND

N.Fornecim.Interno

ND

GT

A

R

M

A

Z

M

Clientes

Fornecedores.

Servios Internos

Abates

Fornecedores

Clientes



II 36

A movimentao das existncias no interior da empresa faz-se acompanhada de uma Nota de Fornecimento Interno (Anexo B2). Este movimento especialmente relevante no que concerne s requisies da Direco de Produo pois gera fluxos de quantidade de produtos e valores.

Assim, aps recebido o produto requisitado, a DP anexar Folha de Obra o original da Nota de Fornecimento Interno e remete estes elementos, aps o encerramento da FO , DAF-Contabilidade. O armazm movimenta o seu stock pela via do duplicado que manter arquivado em seu poder.

A movimentao das existncias de e para entidades exteriores empresa, a montante (fornecedores) e a jusante (clientes) faz-se, no primeiro caso, como segue:

2-Produtos +GR (em triplicado) 3- GR (triplicado)

1-N Encomenda 4-GR (original) 5-Factura (em duplicado) 6-GR (original)+Factura (em duplicado/conferida) 7-Meio de pagamento (cheque, letra, transf.bancria)

E, no segundo caso, conforme descrito anteriormente na unidade temtica Facturao, Gesto de Vendas e Clientes.

Os documentos utilizados por qualquer empresa so, no essencial, semelhantes aos anexos que temos vindo a ilustrar.

Resumindo este tema teremos que, na, prtica, o empregado administrativo do armazm trabalha com:

Ficheiro de produtos

Mapa de stocks

Guias de Remessa

Guias de Transporte

Notas de Devoluo

Notas de Fornecimento Interno

Forneced. Armazm Matrias Primas

Direco Aprovisio

Direco Administ. Financeira



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Na actualidade as aplicaes informticas permitem-nos obter informao a qualquer momento, resultando daqui que o Mapa de Inventrio das existncias em armazm, devidamente actualizado, deva chegar s mos do director de aprovisionamentos diariamente.

O inventrio fsico dos stocks consiste na comparao dos materiais registados por via administrativa no mapa de stocks e a contagem fsica das existncias em armazm, num dado momento.

O inventrio fsico pode ser:

Permanente, quando se contam diariamente todos os produtos que foram movimentados nesse dia;

Intermitente, quando se encerra periodicamente o armazm para se fazer a contagem fsica dos stocks;

Rotativo, quando, semelhana do anterior, se faz a contagem fsica do produto A com periodicidade semanal, do produto B com periodicidade mensal e do produto C com periodicidade trimestral, por exemplo.



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5. GESTO ECONMICA DOS STOCKS

A gesto econmica dos stocks obedece a um conjunto de regras de deciso e mtodos com vista a manter existncias econmicas e, tem por objectivo, determinar quanto e quando reaprovisionar um produto.

Porque ao longo da nossa vida profissional iremos ouvir falar de algumas expresses tcnicas, convm ficarmos com uma ideia base do que efectivamente significam.

O stock mdio (Sm) a quantidade fsica mdia dos materiais (ou produtos) em stock, num determinado espao de tempo.

A existncia mdia (Em) o valor mdio (em uros) das existncias num determinado espao de tempo.

Estas expresses matemticas aplicam-se a perodos que podero ser mensais, trimestrais, semestrais, ou qualquer outro entendido por mais conveniente.

O custo unitrio (u) de um produto o valor a que esse produto deve ser contabilizado entrada do armazm.

O consumo previsto (S) a previso, em unidades fsicas, de utilizao de um produto num determinado espao de tempo, dependente da sua procura nessa perodo.

O consumo previsto (S) igual variao negativa do stock de um produto numa unidade de tempo (dia, semana, ms, etc).

Considerando S o consumo mdio, e p um determinado prazo, ento teremos que:

Somatrio dos stocks mensaisSm = 12

Somatrio das existncias mensais Em(anual) = 12

Encargos totais da compra u = Preos compra (factura) + Q (quantidade comprada)

S S = p



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O consumo C (em unidades monetrias) no prazo p, de um produto cujo preo mdio u, ser:

e o consumo mdio (C) ser:

Posto isto, importa conhecer ainda a definio de algumas outras variveis da gesto econmica dos stocks, tais como:

Quantidade (Q) o nmero de unidades fsicas a comprar.

Quantidade econmica de encomenda (Qee) a quantidade de um artigo a comprar que minimiza o seu custo anual.

Stock de segurana (SS) o stock que tende a prevenir oscilaes de consumo, por sobrecargas de fabrico ou atrasos nas entregas por parte dos fornecedores.

Prazo de segurana (Ps) o intervalo de tempo coberto pelo stock de segurana.

Prazo de aprovisionamento (Pa) o prazo que demora a reabastecer um stock.

Prazo total (Pt) o tempo que um produto demora a ser consumido at esgotar o seu stock.

A reposio do nvel de stocks define-se como um conjunto de regras e mtodos de aco e registo que visa assegurar a disponibilidade fsica contnua do stock de um produto.

C = S xu

C = S x u

Pt = Ps + Pa



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6. PONTO DE ENCOMENDA

O mtodo mais frequentemente utilizado o do Ponto de Encomenda (Pe). Este mtodo faz desencadear uma encomenda quando o stock de um produto atinge certo nvel, conforme veremos pelo seguinte grfico:

Stock

Qee Ponto de Pe encomenda (a)

Stock de SS Segurana (b)

to t1 t2 t3 tempo

Podemos ento perceber que:

ou

E, finalmente definir que o ponto de encomenda (Pe) ser a quantidade do stock de segurana adicionada que se prev consumir enquanto decorre o prazo de aprovisionamento, num determinado momento.

H rotura de stock em armazm quando uma encomenda no pode ser integralmente satisfeita.

O ndice de cobertura mdia (Icm) indica-nos o nmero de meses em que se prev consumir qualquer stock, em funo dos consumos mdios mensais.

O mtodo de aprovisionamento mais eficaz o definido por Pareto, conhecido por mtodo ABC, pois assegura-nos um esforo reduzido de manuteno dos stocks mdios.

Pe = (a)+ (b) Pe = (Pa + Ps) x S

Sm Icm= S



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Este mtodo classifica os produtos em trs grupos distintos:

Grupo A, constitudo por 20% dos stocks em armazm, os quais representam 80% do valor do consumo anual;

Grupo B, constitudo por 30% dos stocks em armazm, os quais representam 15% do valor do consumo anual;

Grupo C, constitudo por 50% dos stocks em armazm, os quais representam 5% do valor do consumo anual.

Seguindo este mtodo de trabalho o gestor obriga-se a dedicar maior ateno aos produtos classificados no grupo A por representarem 80% do valor do consumo anual e, definir mais facilmente os nveis mdios dos stocks e do nmero de encomendas anuais a realizar.

Exerccio

O que compete fazer ao trabalhador que tem a seu cargo a responsabilidade da armazenagem e que factores condicionam esta funo?

Resoluo:

Compete manter em boas condies os produtos armazenados e fazer a expedio dos mesmos com rapidez e nas melhores condies de acondicionamento;

Os factores que devemos ter em conta nesta funo so:

A ordem de entrada e sada;

A rotatividade dos produtos;

volume, o peso e o valor;

A embalagem;

Grau de fragilidade ou robustez;

Perecividade.

Exerccio

Quais so os documentos mais utilizados pelo armazm? Como podemos definir inventrio fsico permanente?

Resoluo:

Os documentos mais utilizados so: o ficheiro dos produtos, o mapa de stocks, as guias de remessa, as guias de transporte, as notas de devoluo e as notas de fornecimento interno;

inventrio fsico permanente a comparao diria dos materiais registados no mapa de stocks com a contagem fsica dos produtos movimentados em cada dia.



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Exerccio

Como definir o stock mdio? Sabendo que o somatrio dos stocks mensais de um produto, durante o primeiro semestre, foi de 9.138 unidades, qual o respectivo stock mdio nesse perodo?

Resoluo:

stock mdio a quantidade mdia de produtos em stock durante um determinado perodo;

Sm = 9.138 / 6 = 1.523 unidades

Exerccio

O que considerado por ponto de encomenda e para que serve? Sabendo que o consumo mdio de 100 unidades, o prazo de aprovisionamento de 20 unidades e o prazo de segurana de 15 unidades, calcule o respectivo ponto de encomenda.

Resoluo:

Ponto de encomenda o momento em que deve ser accionada a compra de um produto quando o seu stock atinge um valor, em unidades fsicas, iguais s que seriam consumidas no decurso dos prazos de aprovisionamento e de segurana juntos. Quando o stock do produto atinge o ponto de encomenda dever ser desencadeado o processo de reaprovisionamento desse produto.

Pe = (20+15) x 100 = 3.500 unidades.



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7. A FUNO COMPRA

A compra

aplicações integradas

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