aplicação do excel integrado ao ms- project em uma empresa do
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APLICAÇÃO DO EXCEL INTEGRADO
AO MS- PROJECT EM UMA EMPRESA
DO RAMO DA CONSTRUÇÃO CIVIL
LOCALIZADA NO MUNICÍPIO DE
MARABÁ-PA
DARLEM MARINHO SAMPAIO (UEPA )
Mateus Braga Bressan (UEPA )
Tassio Felipe Alves de Oliveira (UEPA )
Joao Antonio Soares Vieira (UEPA )
Winicius de Souza Oliveira (UEPA )
Este artigo se baseia em um estudo de caso que teve como objetivo
propor a implantação de um sistema de PCP em Excel integrado com o
MS Project em uma empresa com a finalidade de realizar uma gestão
da produção eficiente sem a necessidade dde grandes investimentos. A
pesquisa foi realizada na região sudeste do Pará, no município de
Marabá, em uma empresa do ramo de construção civil. O mercado
dessa empresa vem se verticalizando freneticamente devido à grande
rapidez e qualidade com que as novas tecnologias estão surgindo,
obrigando um maior investimento das empresas do ramo para se
tornarem competitivas no mercado. Na empresa estudada foi
desenvolvido e implantado um sistema de auxílios computacionais
(PCP) no gerenciamento de um projeto de construções de habitações
populares, softwares de baixo custo de aquisição e manutenção. A
pesquisa realizada demostrou resultados alcançados satisfatórios, no
qual os programas apresentaram dados quantitativos e qualitativos
importantes no gerenciamento da obra. O MS-Project revelou o valor
de cada residência de 28 (vinte e oito) mil reais, o tempo de duração
do projeto que foi de 90 (noventa) dias e o mapa estratégico a ser
seguido com 15 (quinze) atividades críticas.
Palavras-chave: Construção civil; Planejamento e Controle da
Produção; MS-Project.
XXXVI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCÃO Contribuições da Engenharia de Produção para Melhores Práticas de Gestão e Modernização do Brasil
João Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016.
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1. Introdução
No mercado atual a utilização de programas para elaboração de projetos, lançamento de
novos produtos, gerenciamento da construção civil e outras áreas se tornou um pré-requisito
para garantir a competitividade das empresas. No setor de construção civil, no qual ocorrem
constantes mudanças e avanços, é exigido que os gestores das empresas desse ramo estejam
atentos à quantidade e velocidade das informações que são disponibilizadas, visando o
desenvolvimento de seus planejamentos e controle da produção.
Saber planejar e executar o que foi planejado é um grande diferencial competitivo para a
empresa, uma vez que através do planejamento e controle de qualquer sistema de produção é
possível mensurar e reduzir variáveis importantes como custo e tempo. Falando
especificamente no estudo de caso, os custos e tempos envolvidos na construção de casas
populares, a qual foi possível mensura e analisar detalhadamente por atividade as duas
variáveis envolvidas, possibilitando uma maior visão e controle na realização da obra.
O objetivo deste estudo foi elaborar um planejamento de produção em uma construção de
habitações populares que contivesse a data de início e termino da execução do projeto, com os
devidos cálculos de custo de materiais, auxiliando concomitantemente na tomada de decisão
no decorrer da obra, com a finalidade de reduzir custos e otimizar a produção de acordo com a
identificação e eliminação dos gargalos, reduzindo consequentemente o prazo de entrega do
empreendimento.
A pesquisa é importante, pois mostra de forma detalhada as vantagens de fazer o uso de
ferramentas, neste caso a mescla dos programas Excel e MS-Project, para obtenção das
informações necessárias, chamando a atenção na relação custo/benefício, pois verificou-se
que é possível obter informações de qualidades e eficientes sem grandes investimentos com o
uso dessas duas ferramentas computacionais, a fim de se estabelecer todo um planejamento
e controle da produção de habitações populares no Município de Marabá, localizado no
estado do Pará.
2. Revisão Teórica
2.1. Gestão de Projetos
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Correa et. al. (2014) afirmam que projetar é “planejar um futuro que seja diferente do
passado, por causas sobre as quais se tem controle”. Através do planejamento inicial, se torna
possível controlar e organizar as variáveis de um processo produtivo.
A gestão de projetos é, portanto, uma nova concepção de gerenciamento empresarial de
forma a assegurar a permanência da organização num mercado de alta competitividade. É
definida como o planejamento, programação e controle de uma série de tarefas integradas de
forma a atingir seus objetivos com êxito (Kerzner, 2002).
2.2. Construção Civil
A Construção Civil é definida como o conjunto de atividades produtivas da construção
que envolvem a instalação, reparação, equipamentos e edificações de acordo com as obras a
serem realizadas (OLIVEIRA & OLIVEIRA, 2012). A construção civil está diretamente
ligada ao cotidiano, visto que ela é fonte de lazer e proteção para todos os indivíduos, e ainda
representa uma grande fonte econômica geradora de renda e emprego.
A construção civil e o desenvolvimento econômico de uma região estão intrinsecamente
ligados, pois a indústria da construção civil “promove incrementos capazes de elevar o
crescimento econômico” (TEIXEIRA, 2O1O). O autor complementa o pensamento afirmando
que essa relação tem como base o efeito multiplicador de renda e sua interdependência
estrutural.
No Brasil, a construção civil é crescente e infere o desenvolvimento econômico para o
setor e a geração de emprego, portanto, é uma atividade que está relacionada a diversos
fatores que contribuem para o desenvolvimento regional. Esse desenvolvimento toma a forma
de geração de empregos e mudanças para a economia, elevando o PIB devido seu
considerável nível de investimentos e seu efeito multiplicador sobre o processo produtivo. A
Figura 1 mostra a relação entre a construção civil e sua importância no cenário econômico
nacional, revelando o nexo que existe entre essas duas variáveis na economia brasileira.
FIGURA 1- gráfico comparativo entre o PIB nacional e o PIB gerado pela Construção Civil.
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Fonte: IBGE (2013).
2.3. Planejamento e Controle da Produção (PCP)
O Planejamento e Controle da Produção (PCP) é o elemento central da gestão de um
Sistema de Produção (SP) que auxilia na tomada de decisões priorizando os níveis estratégico
e tático de uma empresa (TUBINO, 2007). Para que a decisão tomada seja a melhor possível,
faz-se necessário a aplicação do PCP que auxilia a empresa a evitar falhas e perdas.
O sistema de PCP tem como objetivo gerenciar todos os fluxos de materiais e a utilização
de recursos (equipamentos e pessoas), respondendo as necessidades do cliente com base na
capacidade produtiva da empresa, dos fornecedores e até mesmo dos clientes (VOLLMANN
et al, 2006).
É de suma importância que todos os sistemas de produção passem primeiramente por um
planejamento para que sejam executadas as suas funções. Para Corrêa et al (2014) planejar é
entender como a consideração conjunta da situação presente e da visão de futuro influencia as
decisões tomadas no presente para que se atinjam determinados objetivos no futuro.
O PCP exerce suas atividades em todos os níveis hierárquicos da organização: curto
(operacional), médio (tático) e longo prazo (estratégico). No período de longo prazo, o PCP
está mais voltado para a estratégia da empresa por meio do planejamento estratégico da
produção, com base na estimativa de vendas e nas disponibilidades de recursos financeiros e
produtivos, realizando o planejamento baseado em grupos (famílias) de produtos. No médio
prazo o PCP atua através do Plano Mestre de Produção (PMP), onde o planejamento já é bem
mais detalhado e baseado nas previsões de vendas e nos pedidos já confirmados, além de
levar em consideração os produtos finais. No período de curto prazo é realizada a
programação da produção, administração dos estoques, sequenciamento, emissão e liberação
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de ordens de compras, fabricação e montagem, assim como o acompanhamento e controle da
produção e o desenvolvimento do relatório de avaliação e desempenho. (TUBINO, 2007).
De acordo com Tubino (2007) o objetivo do acompanhamento e controle da produção é
realizar uma ligação entre o planejamento e a execução das atividades operacionais,
identificando os desvios do programado para fornecer ao responsável pela produção as
informações necessárias para realizar as correções devidas.
No controle da produção a coleta e a análise de dados são fundamentais para a produção
de produtos, conforme com os padrões do mercado, influenciando diretamente na velocidade
de detecção de produtos não conformes e na sua devida correção (RODRIGUES e INÁCIO,
2009).
2.4. MS-Project
O MS-Project é uma ferramenta criada pela Microsoft para a gestão e otimização de
projetos através da gestão de recursos, materiais e custos. É utilizado para planejar, programar
e acompanhar a execução de projetos, permitindo o controle de custo, tempos, cronogramas e
cargas de trabalho de maneira detalhada ou resumida.
Segundo Barra et al (2013), o MS-Project é uma ferramenta computacional que possibilita
“organizar a informação sobre a atribuição de tempos as tarefas e a associação de custos, tanto
de mão de obra quanto de materiais”. Desse modo é possível realizar o gerenciamento dos
prazos, sem exceder o orçamento, com o objetivo de alcançar as metas propostas para o
projeto. Conforme Vargas e Rocha (2013), o MS-Project cobre todas as etapas de uma gestão
de projetos, permitindo desde o planejamento e acompanhamento até a execução e
fechamento.
3. Metodologia
O método de pesquisa utilizado neste trabalho foi o estudo de caso, que segundo Lakatos
(2010), se caracteriza como um tipo de pesquisa cujo objeto é uma unidade que se analisa
profundamente. Esse tipo de pesquisa visa o exame detalhado de um ambiente, de um simples
sujeito ou de uma situação em particular, sendo o levantamento de um determinado caso sob
todos os seus pontos de vista. A pesquisa caracteriza-se como quantitativa na qual o
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pesquisador expressa relações entre as variáveis e identifica o fato estudado, visando à
precisão e controle.
O estudo foi desenvolvido em uma empresa de médio porte de construção civil, com mais
de 10 anos de existência localizada na cidade de Marabá-PA, a qual foi encarregada na
execução do empreendimento de habitações populares.
A pesquisa foi realizada com base em um estudo exploratório, analisando detalhadamente
os dados do planejamento da obra da empresa construtora estudada. Esses dados se tornaram
disponíveis aos pesquisadores a partir de uma visita técnica realizada à empresa na qual foi
recolhido o máximo de dados e informações a respeito da obra, além de um diálogo formal
(entrevista) com o Engenheiro de Produção responsável pelo planejamento estratégico e
controle da obra.
Durante a pesquisa foi observado que a empresa em questão, não trabalhava com a
ferramenta computacional, MS PROJECT, dificultando os processos de gestão da construção
das casas populares. A empresa trabalhava apenas com datas iniciais de execução do projeto,
sendo a data de termino uma incógnita.
4. Estudo do Caso
A pesquisa faz inferência à construção de diversas habitações populares, o procedimento
foi padronizado para as 50 residências construídas, sendo realizada a programação da
produção através do Excel integrado ao MS-Project para uma habitação que serviu como base
no desenvolver das outras habitações.
Por se tratar de um empreendimento e planejamento complexo, trabalhou-se
concomitantemente o Excel e o MS-Project, agilizando e facilitando alcançar os objetivos,
metas e estratégias. O planejamento foi realizado trimestralmente de acordo com o produzido
a fim de facilitar a manipulação dos dados e informações, assim como proporcionar um
melhor entendimento das atividades do projeto. O custeio da mão-de-obra utilizada foi
realizado separadamente através da modelagem matemática e mensuração no Excel, seguida
pela inserção desses dados no MS-Project para manipulação.
A obra é constituída por uma equipe de funcionários, qualificados e capacitados para
entregar a mesma no menor prazo possível e com uma boa qualidade, engenheiros civis,
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engenheiros de produção, técnicos em edificação, mestre de obras, pedreiros, pintores,
eletricistas e serventes de obras. A construção da obra custa em torno de 28 mil, cada
habitação, considerando a remuneração paga aos funcionários de maneira separada dos custos
dos materiais e atividades da obra, cuja forma de pagamento foi feita por medição, ou seja,
pelo o que foi produzido por cada funcionário. A sua medição era construída a partir do valor
da metragem imposta por cada profissional, com valores compatíveis com os mercados.
Utilizando o Excel, foi feito o cálculo matemático do valor da metragem padrão do
funcionário vezes a metragem produzida.
Ao iniciar programação foi realizada a explanação dos dados, informações e processos
produtivos no Excel, gerando um relatório com as atividades necessárias e obrigatórias que
devem ser cumpridas ao longo do projeto. Por se tratar de uma planilha eletrônica com
diversas funções de cálculo, essa ferramenta foi de suma importância na realização da
modelagem matemática do valor que seria pago aos funcionários mensalmente, de acordo
com o produzido e horas trabalhadas, na tabela a seguir entende-se melhor o controle do
pagamento da mão de obra dos funcionários.
TABELA 1- Informações do custo da mão de obra utilizada.
Habitações Populares/Custo de Mão de Obra
Funcionário Tipo
Unidade de
Medida Iniciais Qtd.
Taxa
Padrão Total/dia Total/mês
Pedreiros Trabalho Horas/dia P 8 R$ 11,25 R$ 90,00 R$ 2.340,00
Pintores Trabalho m² P 250 R$ 5,50 R$ 52,88 R$ 1.375,00
Eletricistas Trabalho peça /tomada E 13 R$ 45,00 - R$ 585,00
Serventes Trabalho Horas/dia S 8 R$ 5,50 R$ 44,00 R$ 1.144,00
Mestre de Obra Trabalho Horas/dia M 8 - - -
Tec. Edificação Trabalho Horas/dia T 8 - - -
Eng. De Produção Trabalho Horas/dia E 8 - - -
Eng. Civil Trabalho Horas/dia E 8 - - -
Fonte: Autores (2015)
A tabela1 realizada em Excel faz um levantamento e controle dos custos envolvidos com
a mão de obra utilizada na construção das habitações populares, revelando o valor pago aos
funcionários por mês de acordo com o produzido, sendo que alguns não foram revelados por
questão de ética profissional. Todavia o Excel é um software limitado na alocação das
atividades de maneira sistemática seguindo restrições, prioridades e uma linha temporal de
duração das atividades.
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Tendo em vista a grande dificuldade da manipulação das informações no Excel, foi
necessária a integração com o MS-Project. Por serem softwares desenvolvidos pela mesma
empresa, foi verificada uma compatibilidade entre as planilhas dos dois programas,
facilitando a importação das tarefas que iriam ser programadas e que foram geradas pelo
Excel.
O MS-Project é um gerenciador de projetos eficiente que acompanha, controla e mensura
o custo e o tempo do projeto, contendo diversas sub-ferramentas que auxiliam na
programação e monitoramento da obra, tais como relatórios de atividades, de custos e
gráficos.
Inicialmente foi realizada a configuração do calendário utilizado no projeto, estipulando
os dias úteis, horas de trabalho e dias atípicos (i.e. exceções ao que foi programado). Além
disso, é também inserida uma data de início do projeto no qual será gerado automaticamente
uma data de término de acordo com alocação das atividades, podendo assim definir as
atividades, predecessoras (sequenciamento ordenado das tarefas), prioridades, duração e
custos das mesmas.
O programa disponibiliza diversas funções como relatórios das atividades, custos por
atividade, carga de trabalho, utilização dos recursos, caminhos críticos e tempo de realização
do projeto, sendo observada uma duração de 90 dias para cada residência construída, de
acordo como mostra a figura 2. Os recursos do MS-Project facilitam o melhor entendimento
das informações da obra, os resultados da inserção de todas as atividades do projeto no MS-
Project estão apresentados na Figura 2.
FIGURA 2- Informação das atividades no MS Project.
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Fonte: Autores (2015).
Uma das ferramentas mais importantes e úteis disponibilizadas pelo MS-Project é o
gráfico de Gantt, que representa graficamente todas as atividades, vinculando-as às
respectivas atividades predecessoras. Esta ferramenta permite uma visualização mais
abrangente da programação da produção, além de apresentar de maneira clara e direta as
informações de cada tarefa, possibilitando verificar a porcentagem concluída, o tempo gasto e
os recursos necessários de cada atividade. A Figura 3 apresenta a aplicação do gráfico de
Gantt no projeto estudado
FIGURA 3- Informações do gráfico de Gantt.
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Fonte: Autores (2015).
O projeto é composto por diversas atividades, com algumas consideradas essenciais, i.e.
fazem parte do caminho crítico. O caminho crítico representa o conjunto sequencial de tarefas
que representam o trajeto mais longo na rede de atividades (i.e. o de maior duração), podendo
ser alterado ao longo do projeto de acordo com as necessidades. As atividades que compõem
o caminho crítico se destacam por não possuir folgas, indicando que essas atividades
merecem maior monitoramento já que qualquer atraso nas mesmas atrasará o projeto como
um todo.
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A análise do gráfico de Gantt das atividades indicou como caminho crítico da obra
estudada um conjunto de quinze atividades consideradas as primordiais para o
desenvolvimento do projeto e que merecem um maior monitoramento a fim de evitar gargalos
durante a construção. A Figura 4 mostra as atividades que formam o caminho crítico e o seu
sequenciamento.
FIGURA 4- Atividades do Caminho Crítico.
Fonte: Autores (2015)
A utilização do gráfico de Gantt, presente no MS-Project, tal qual visto na Figura 3,
apresenta uma das diversas ferramentas que podem auxiliar na tomada de decisões das
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atividades a serem executadas de modo a fazer da maneira mais correta, além de se mostrar
mais prático e eficiente que o Excel.
Na Tabela 2 são apresentadas as mudanças com a aplicação dos Softwares, comparando-
as com situações anteriores de cada processo de planejamento e controle da produção.
TABELA 2 – Comparativa dos projetos sem e com auxílio dos programas MS-Project e Excel
PROCESSO SITUAÇÃO ANTERIOR SITUAÇÃO ATUAL RESULTADO
ESPERADO
Explanação dos
processos e
atividades do
projeto
Realizada no Word, sem definir
prioridades, tempo, caminho
crítico e nem custos por
atividades.
Realizada no MS-Project,
gerando um mapa
estratégico a ser seguido,
com prioridades, tempo e
custo de cada atividade e
revelando o caminho
crítico e duração do
projeto.
Visão mais detalhada
das informações,
possibilitando ter uma
maior eficiência nas
tomadas de decisões e
realização da obra.
Controle de
custos
Realizados no Excel de maneira
simplificada sem o
detalhamento das atividades
Destrinchado nos dois
softwares, realizando o
custo com os funcionários
e encargos extras no Excel,
e no MS-Project o controle
detalhado dos custos por
atividade.
Controle absoluto e
detalhado dos custos do
projeto e melhor
nitidez na observação
de gastos excessivos,
facilitando possíveis
reduções dos mesmos.
Fonte: Autores (2015).
A tabela 2, representa bem as transformações ocorridas com a utilização dos softwares,
pois com a explanação dos processos e atividades no MS-Project foi possível calcular com
maior certeza o tempo de realização da obra para uma residência sendo de 90 dias, de acordo
com a figura 2, coluna Duração. Foi gerado o mapa estratégico a ser seguido para a realização
das atividades se tornando mais fácil entendimento das informações pelos funcionários.
O programa revelou o custo de uma residência que foi de 28 mil reais, pois o programa
possibilita a alocação dos custos das atividades de forma detalhada e sistemático, como
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mostra a figura 2 na parte de serviços preliminares o custo dessa etapa da obra foi de 1,4 mil,
desta forma, é possível controlar e fazer uma gestão eficiente das atividades do projeto.
Anteriormente não se tinha o controle detalhado dos custos, portanto muitas atividades tinham
gastos excessivos e desnecessários, aumentando significativamente o custo da obra.
5. Considerações finais
A pesquisa realizada demostra resultados alcançados satisfatórios, no qual os programas
apresentaram dados quantitativos e qualitativos importantes no gerenciamento da obra. O MS-
Project revelou o valor de cada residência de 28 mil reais, o tempo de duração do projeto que
foi de 90 dias (ao contrário de antes do uso do programa, em que o tempo de termino era uma
incógnita ou apenas uma suposição), a identificação das 15 atividades do caminho crítico e o
controle detalhado dos custos por atividades, sendo que no Excel foi de suma importância na
explanação das atividades e controle dos custos com a mão de obra utilizada na construção do
empreendimento.
Os softwares MS-Project e Excel mostraram-se eficientes no auxílio do planejamento e
controle da produção e na tomada de decisão, sendo que os mesmos são softwares de baixo
custo que auxiliam a programação da produção, uma vez que o pilar para êxito da empresa
está ligado diretamente às formas hierárquicas de planejamento (estratégico, tático e
operacional).
No trabalho, foi realizada a programação da construção das habitações populares a partir
da integração dos softwares MS-Project e Excel. Desse modo, foi possível gerar o cronograma
estratégico a ser seguido e possibilitou a gestão e o controle eficiente nos custos e tempos por
atividades. Outro ganho foi à visualização do caminho crítico, culminando em um tempo total
de realização da obra de 90 dias, e de um resumo de toda a programação exposta no gráfico de
Gantt.
Ficou evidente o avanço da eficiência do PCP, com a junção dos softwares, visto que
anteriormente o mesmo era feito de maneira simplificada no editor de texto Word e cálculos
simples no Excel.
Este estudo serve como base para a busca e exploração de novas possibilidades de
melhorias do planejamento e controle da produção como:
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i. Realizar estudos com foco na capacitação e qualificação dos profissionais, a fim que
eles possam desenvolver as atividades em um espaço de tempo menor, reduzindo desta forma
o tempo de realização do projeto.
ii. Inserir um controle de qualidade ao sistema, para gerar prestações de serviços com
uma maior qualidade.
Como trabalhos futuros o desenvolvimento de uma corrente crítica, levando em
consideração os pontos determinísticos da obra.
REFERENCIAS
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2014.
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do software ms project: um estudo de caso. In: XXXIII ENEGEP, 2013, Salvador-Bahia.
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RODRIGUES, M.D.; INÁCIO, R. de O. Planejamento e Controle da Produção: Um estudo de caso em uma
empresa metalúrgica. In: Emepro, 5, 2009, Viçosa.
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e do desenvolvimento regional. UNINDU, Congresso Internacional de Cooperação Universidade-Industria,
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TUBINO, D.F. Planejamento e Controle da Produção: Teoria e Prática. São Paulo: Atlas, 2007.
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