TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PORTARIA-TCU Nº 121, DE 27 DE ABRIL DE 2004.

Aprova o Manual de Procedimentos Operacionais do Projeto de Apoio à Modernização do TCU.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas competências legais e regimentais,

considerando o diversificado conjunto de investimentos programados no âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU, parcialmente financiado com recursos oriundos do Banco Interamericano de Desenvolvimento - BID;

considerando que a implementação dos investimentos previstos no Projeto requer a participação direta e indireta de diferentes unidades do Tribunal, bem como de outros órgãos da Administração Federal e de entidades internacionais;

considerando a necessidade de padronizar a atuação das unidades do Tribunal envolvidas no Projeto, identificando-se atribuições e responsabilidades, de modo a resguardar a boa execução das ações previstas;

considerando, finalmente, a conveniência de conferir aos processos de trabalho de que trata esta Portaria o atributo da impessoalidade, resolve:

Art. 1º  Fica aprovado, na forma do Anexo desta Portaria, o Manual de Procedimentos Operacionais do Projeto de Apoio à Modernização do TCU, com vistas a balizar a atuação dos servidores deste Tribunal em trabalhos vinculados ao mencionado Projeto.

Art. 2º  Compete à Unidade de Coordenação do Projeto - UCP, instituída pela Portaria nº 197, de 9 de setembro de 2002, manter atualizado o Manual aprovado por esta Portaria, bem como esclarecer eventuais dúvidas e receber sugestões para o aperfeiçoamento que se fizer necessário.

Art. 3º  Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

VALMIR CAMPELOPresidente

ANEXO ÚNICO

PROJETO DE APOIO À MODERNIZAÇÃO DO TCU

MANUAL DE PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS

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Índice

REALIZAR PLANEJAMENTO DE ATIVIDADE 4

REALIZAR PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO 6

REALIZAR EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA- FINANCEIRA 8

ELABORAR PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA DAS ATIVIDADES 10

PROMOVER CONTRATAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS - CPL 12

REALIZAR PROCESSO DE PRÉ QUALIFICAÇÃO - PNUD 17

PROMOVER CONTRATAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS - PNUD - PF 20

PROMOVER CONTRATAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS - PNUD - FIRMAS PRÉ - QUALIFICADAS 25

PROMOVER CONTRATAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS - PNUD - LC ABERTA 30

PROMOVER CONTRATAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS - PNUD - ABERTA NACIONAL 36

PROMOVER CONTRATAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS - PNUD - ABERTA INTERNACIONAL 42

ACOMPANHAR EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES DO PROJETO 47

ACOMPANHAR EXECUÇÃO FÍSICA DOS CONTRATOS – UT´S 49

PROCEDER ENCERRAMENTO DE CONTRATO 51

AUTORIZAR ATIVIDADE DE CONTRATO SUJEITO À ORDEM DE SERVIÇO 53

AUTORIZAR REPASSE DE RECURSOS AO PNUD 55

LIBERAR PAGAMENTO DE CONTRATADOS 57

PRESTAR CONTAS DE ADIANTAMENTOS DE RECURSOS DO TESOURO 60

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PROCEDIMENTO

Realizar Planejamento de Atividade

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as ações a serem realizadas para oplanejamento das atividades do Projeto de Apoio à Modernização do TCU.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Coordenação de Projetos (UCP) e àsUnidades Técnicas do Tribunal de Contas da União (UT/TCU).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Plano de Atividades elaborado pela UCP;b) Plano de Aquisições do Projeto de Apoio à Modernização do TCU,c) Fluxograma - Realizar Planejamento de Atividades.

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Coordenar e participar de reuniões para discutir ajustes no Plano de Aquisições.b) Formalizar alterações no Plano de Aquisições.c) Reprogramar atividades do Project.d) Atualizar Cronograma de Desembolso Financeiro do Projeto.

4.1.2 Compete à UT/TCUa) Participar de reuniões para discutir ajustes no Plano de Aquisições.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Com base no Plano de Aquisições do Projeto de Apoio à Modernização do TCU, semestralmente, o Gerente da UCP deve coordenar reuniões para discussão de ajustes no Plano, juntamente com a participação dos Coordenadores Técnico, de Aquisições e Administrativo-Financeiro da UCP e das UT´s/TCU.

Nota: O planejamento das atividades do Projeto de Apoio à Modernização do TCU pode ser realizado eventualmente, sempre que houver uma demanda das UT´s/TCU ou caso a UCP, com base na evolução dos processos licitatórios e/ou da execução do projeto como um todo, sinta necessidade de promover o replanejamento das mesmas.

5.2 Realizadas as reuniões para discussão e ajuste do Plano de Aquisições, oCoordenador de Aquisições da UCP formaliza as alterações no arquivo do Plano de Aquisições.

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5.3 Efetuadas as alterações no arquivo do Plano de Aquisições, o Coordenador Técnico da UCP reprograma as atividades registradas no arquivo de Controle de Atividades do projeto, no MS Project.

5.4 Com o Plano de Atividades definido (reprogramado), o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP atualiza o arquivo do Cronograma de Desembolso Financeiro do projeto, que servirá de instrumento para a para a realização do Processo Realizar Planejamento Orçamentário. Paralelamente, devem ser realizadas as atividades descritas nos seguintes Processos:Promover Contratação de Bens e Serviços – CPL,Realizar Processo de Pré-Qualificação – PNUD;Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Pessoa Física;Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Firmas Pré-Qualificadas;Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Lista Curta Aberta;Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Licitação Aberta Nacional; ePromover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Licitação Aberta Internacional.

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PROCEDIMENTO

Realizar Planejamento Orçamentário

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as ações a serem realizadas para arealização do planejamento orçamentário para o Projeto de Apoio à Modernização do TCU.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Coordenação de Projetos (UCP) e Secretaria de Orçamento e Finanças do tribunal de Contas da União (SECOF/TCU).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Cronograma de Desembolso Financeiro do Projeto;b) Plano de Aquisições do Projeto de Apoio à Modernização do TCU,c) Fluxograma - Realizar Planejamento Orçamentário.

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Levantar informações sobre andamento das aquisições e dos contratos e asnecessidades de recursos orçamentários.b) Consolidar necessidade de recursos orçamentários.c) Encaminhar informações de necessidade de recursos para orçamentação.

4.1.2 Compete à SECOF/TCUa) Incluir necessidade de recursos na Proposta Orçamentária do TCU e enviar para aprovação.b) Enviar Proposta Orçamentária TCU para SOF.

4.1.3 Compete ao Plenário do TCUa) Aprovar Proposta Orçamentária do TCU.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Com base no Cronograma de Desembolso Financeiro do Projeto, gerado conforme descrito no Processo Realizar Planejamento de Atividades, anualmente, os Coordenadores Técnico e de Aquisições da UCP levantam informações sobre oandamento das aquisições e necessidade de recursos orçamentários através deconsultas ao Plano de Aquisições do Projeto de Apoio à Modernização do TCU.Paralelamente, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP levanta informações sobre o andamento dos contratos e necessidade de recursos orçamentários para esta finalidade, através de consultas à Sistemática Interna de Acompanhamento Contábil e Financeiro (Excel) para verificar atividades executadas e a serem executadas.

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5.2 Levantadas as necessidades de recursos orçamentários para as aquisições e para a execução de contratos, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP consolida as necessidades de recursos orçamentários no arquivo Demonstrativo de Necessidade de Recursos Orçamentários (por Fonte e Natureza de Despesa), no Excel.

5.3 Consolidada a necessidade de recursos orçamentários, o Gerente da UCP prepara um memorando de encaminhamento do Demonstrativo de Necessidade de Recursos Orçamentários (por Fonte e Natureza de Despesa) e os envia à SECOF/TCU para orçamentação.

5.4 Recebido o Demonstrativo de Necessidade de Recursos Orçamentários (por Fonte e Natureza de Despesa), a SECOF/TCU inclui a necessidade de recursos orçamentários para o Projeto de Apoio à Modernização do TCU na Proposta Orçamentária do TCU e a envia para aprovação pelo Plenário do TCU.

5.5 Aprovada a Proposta Orçamentária do TCU pelo Plenário do TCU, a SECOF/TCU envia a proposta para a Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF), que consolida as propostas orçamentárias dos órgãos federais e procede os ajustes necessários. Consolidada a Proposta Orçamentária, a SOF prepara Projeto de Lei, que é encaminhado ao Congresso Nacional para aprovação. Aprovada e publicada a Lei de Orçamento Anual (LOA), a SOF libera os recursos orçamentários do TCU e informa a SECOF/TCU a liberação. A Secretaria do Tesouro Nacional (STN) envia à SECOF/TCU o Cronograma de Desembolso Financeiro (anual) e esta informa à UCP.

5.6 Quando da liberação dos recursos orçamentários pela SOF, a SECOF realiza a descentralização dos mesmos para as UG´s, inclusive a da UCP.

5.7 Quando do recebimento dos recursos financeiros da Secretaria do Tesouro Nacional (STN), a SECOF realiza a descentralização dos mesmos para as UG´s, inclusive a da UCP.

5.8 Com os recursos orçamentários liberados e com o Cronograma de Desembolso Financeiro informado à UCP, devem ser realizadas as atividades previstas nos Processos Realizara Execução Orçamentária-Financeira e Elaborar Programação Financeira das Atividades, sempre que necessário.

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PROCEDIMENTO

Realizar Execução Orçamentária-Financeira

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as ações a serem realizadas para arealização da execução orçamentária-financeira do Projeto de Apoio à Modernização do TCU.

2 CAMPO DE APLICAÇÃOEste procedimento se aplica à Unidade de Coordenação de Projetos (UCP), Secretaria de Orçamento e Finanças do Tribunal de Contas da União (SECOF/TCU) e Presidência do Tribunal de Contas da União.

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Cronograma de Desembolso Financeiro do Projeto;b) Plano de Aquisições do Projeto de Apoio à Modernização do TCU;c) Fluxograma - Realizar Execução Orçamentária-Financeira.

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Propor adequações das atividades (postergação da execução) previstas no Plano de Aquisições e no Project.b) Simular desembolsos com base nas propostas de adiamento das atividades deaquisição previstas e das atividades já contratadas.c) Emitir e aprovar Demonstrativo de Necessidade de Recursos.d) Aprovar Proposta Interna de Execução das Atividades e enviar para SECOF.e) Adequar Plano de Aquisição e o Project com dados da proposta aprovada.

4.1.2 Compete à SECOF/TCUa) Emitir Minuta da Portaria de Limitação de Empenho e enviar para Presidência do TCU para assinatura.

4.1.3 Compete à Presidência do TCUa) Assinar e publicar Portaria de Limitação de Empenho.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Projeto de Lei Orçamentária publicado e recursos orçamentários liberados pela SOF e informados à UCP pela SECOF/TCU, conforme descrito no Processo Realizar Planejamento Orçamentário, e/ou havendo contingenciamentos orçamentários (eventuais, ao longo do ano), os Coordenadores Técnico e de Aquisições da UCP propõem adequações das atividades previstas no Plano de Aquisição e no arquivo de Controle de Atividades do Projeto, no MS Project, identificando as aquisições e as atividades já contratadas que podem ser postergadas em função do orçamento disponível.

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5.2 Realizadas as adequações no Plano de Aquisições do Projeto e no Controle de Atividades do projeto (Project), o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP simula, no arquivo Sistemática Interna de Acompanhamento Contábil e Financeiro os desembolsos com base nas propostas de postergação apresentadas pelos Coordenadores Técnico e de Aquisições da UCP. Caso a proposta não seja suficiente para atender ao orçamento disponível, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP solicita aos Coordenadores Técnico e de Aquisições da UCP que apresentem nova proposta de adiamento de atividades do Projeto.

5.3 Caso a proposta atenda ao orçamento disponível, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP prepara o Demonstrativo da Necessidade de Recursos (por Fonte e Natureza de Despesa) e emite um Memorando e os encaminha para o gerente para aprovação.

5.4 Recebido o Demonstrativo da Necessidade de Recursos, o Gerente da UCP o analisa e assina o Memorando de encaminhamento, enviando-os à SECOF/TCU.

5.5 Aprovado o Demonstrativo da Necessidade de Recursos pelo Gerente da UCP, os Coordenadores Técnico e de Aquisições da UCP realizam as adequações no arquivo do Plano de Aquisições do Projeto, no Excel e no Controle de Atividades do Projeto (Project), respectivamente.

5.5.1 Recebido o Demonstrativo da Necessidade de Recursos da UCP, a SECOF/TCU emite Minuta da Portaria de Limitação de Empenho e a encaminha através de Memorando à Presidência do TCU para assinatura e providência de publicação.

5.6 Adequados os arquivos de Plano de Aquisições do Projeto e de Controle deAtividades do Projeto e publicada a Portaria de Limitação de Empenho, devem serrealizadas as atividades previstas no Processo Elaborar Programação Financeira das Atividades.

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PROCEDIMENTO

Elaborar Programação Financeira das Atividades

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as ações a serem realizadas para aelaboração da programação financeira das atividades o Projeto de Apoio à Modernização do TCU.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Coordenação de Projetos (UCP), Secretaria de Orçamento e Finanças do Tribunal de Contas da União (SECOF/TCU), Presidência do Tribunal de Contas da União Unidades Técnicas do Tribunal de Contas da União (UT/TCU) e Secretaria do Tesouro Nacional (STN).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Cronograma de Desembolso Financeiro do Projeto;b) Plano de Aquisições do Projeto de Apoio à Modernização do TCU;c) Fluxograma - Elaborar Programação Financeira das Atividades.

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Levantar os contratos assinados no período.b) Consolidar dados da programação financeira.c) Analisar e aprovar programação financeira das atividades.d) Enviar programação financeira das atividades para SECOF

4.1.2 Compete à SECOF/TCUa) Consolidar programação financeira do TCU e emitir Minuta de Portaria deDesembolso Financeiro Anual.b) Alimentar o SIAFI com dados da programação financeira do TCU.c) Solicitar à STN adiantamento de recursos, se necessário.d) Informar à UCP a liberação do adiantamento de recursos pela STN.

4.1.3 Compete à Presidência do TCUa) Assinar e providenciar publicação da Portaria de Desembolso Financeiro Anual.

4.1.4 Compete à UT/TCUa) Fornecer, à UCP, informações sobre previsão de execução física das atividades.

4.1.5 Compete à STNa) Analisar solicitação de adiantamento de recursos.b) Transferir recursos para Conta Específica.

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5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Com os recursos orçamentários liberados pela SOF e o Cronograma de Desembolso Financeiro informa À UCP, conforme descrito no Processo Realizar Planejamento Orçamentário e com o Plano de Aquisições e o Project atualizados e a Portaria de Limitação de Empenho publicada, conforme descrito no processo Realizar Execução Orçamentária-Financeira, as UT´s/TCU fornecem, à UCP, informações sobre a previsão de execução física das atividades contratadas através de e-mail.

5.1.1 Paralelamente, o Coordenador Técnico da UCP informa ao CoordenadorAdministrativo- Financeiro os contratos assinados no período, com base em consulta aos dados do arquivo de Controle das Atividades do Projeto (Project).Nota: este processo é realizado anualmente, havendo possibilidade de reprogramações ao longo do ano, sempre que necessárias.

5.2 Recebidas informações sobre previsão de execução física das atividades contratadas UT´s/TCU e sobre os contratos assinados no período do Coordenador Técnico da UCP, o Coordenador Administrativo- Financeiro consolida os dados de programação financeira, utilizando-se do arquivo da Sistemática Interna de Acompanhamento Contábil e Financeiro (Excel). Consolidada a programação financeira, ele emite um documento com os dados da previsão de execução financeira, por fonte e por natureza de despesa e envia ao Gerente da UCP.

5.3 Recebido o documento com os dados da previsão de execução financeira, por fonte e por natureza de despesa, o Gerente da UCP o analisa e aprova, preparando um Memorando de encaminhamento do mesmo à SECOF/TCU.

5.4 Recebido o Memorando da UCP, a SECOF/TCU consolida a programação financeira do TCU e emite a Minuta da Portaria de Cronograma de Desembolso Anual, a qual é enviada à Presidência do TCU através de Memorando.

5.5. Recebida a Minuta da Portaria de Cronograma de Desembolso Anual, a Presidência do TCU assina e providencia a publicação da mesma.

5.6 Publicada a Portaria de Cronograma de Desembolso Anual, a SECOF/TCU alimenta o SIAFI com os dados da programação financeira do TCU e verifica se a programação em questão é a anual ou se é eventual. Se for programação anual, dado que o SIAFI foi atualizado com as informações da programação financeira do TCU, a STN libera automaticamente os recursos financeiros, conforme previsto na Portaria.

5.6.1 Caso a programação seja eventual, a SECOF/TCU solicita à STN o adiantamento de recursos financeiros.

5.7 Recebida a solicitação de adiantamento de recursos financeiros da SECOF/TCU, a STN analisa o pedido, o aprova e transfere os recursos para Conta Específica.

5.8 Transferidos os recursos para Conta Específica, a SECOF/TCU informa à UCP o adiantamento dos recursos.

5.9 Transferidos os recursos para a Conta Específica e estando a UCP informada do adiantamento, devem ser realizadas as atividades previstas nos Processos Liberar

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Pagamentos de contratados e Autorizar Repasse de Recursos ao PNUD, sempre que necessárias.

PROCEDIMENTO

Promover Contratação de Bens e Serviços – CPL

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as atividades referentes à contratação de bens e serviços para o TCU, por intermédio da Comissão de Permanente de Licitação (CPL).

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Coordenação de Projetos (UCP), Unidades Técnicas do Tribunal de Contas da União (UT/TCU), àComissão de Permanente de Licitação (CPL) e ao Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Plano de Atividades elaborado pela UCP;b) Plano de Aquisições do Projeto de Apoio à Modernização do TCU;c) Fluxograma - Promover Contratação de Bens e Serviços – CPL.

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Elaborar e enviar para UT Memorando para início do processo de aquisição.b) Atualizar Project com informações de:início do processo licitatório;recebimento dos documentos de aquisição preparados;

envio do Edital de Licitação ao BID para não objeção;envio do Edital de Licitação para CPL;

divulgação do Edital de Licitação;sessão de abertura dos Documentos de Habilitação;sessão de Abertura das Propostas Técnicas;sessão de Abertura das Propostas Comerciais;divulgação da proposta vencedora; eassinatura Contrato.

c) Verificar se documentos de aquisição estão de acordo com o Plano de Aquisição.d) Solicitar à UT ajustes nos documentos de aquisição.e) Enviar Edital de Licitação ao BID para Não Objeção.f) Enviar Edital para CPL.g) Verificar se o contrato envolve financiamento do BID.h) Informar BID assinatura do contrato.i) Enviar Processo de Fiscalização para UT para acompanhamento da execução.

4.1.2 Compete à UT/TCU

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a) Preparar documentos para licitação.b) Enviar documentos de aquisição para SEGEDAM para envio à CPL.c) Analisar Propostas Técnicas das Licitantes juntamente com CPL.

4.1.3 Compete à CPLa) Solicitar a SECOF verificação de disponibilidade de recursos orçamentários.b) Preparar Edital de Licitação.c) Enviar Edital de Licitação para parecer jurídico.d) Verificar necessidade de envio do Edital ao BID.e) Providenciar divulgação do Edital de Licitação de Bens e/ou Serviços.f) Realizar Sessão de Abertura da Habilitação das Licitantes.g) Analisar documentos de habilitação das Licitantes e preparar Relatório deAcompanhamento do Processo Licitatório.h) Realizar Sessão de Abertura das Propostas Técnicas das Licitantes.i) Analisar Propostas Técnicas das Licitantes juntamente com UT/TCU e atualizarRelatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.j) Realizar Sessão de Abertura das Propostas Comerciais das Licitantes.k) Realizar escolha da proposta vencedora e atualizar Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.l) Divulgar escolha da proposta vencedora.

4.1.4 Compete ao BIDa) Analisar Edital de Licitação e emitir Não Objeção.b) Registrar novo contrato no sistema do BID.c) Informar número do registro de contrato no PRISM à UCP.

4.1.5 Compete à SECOF/TCUa) Informar disponibilidade de recursos orçamentários e reservas de recursos à UCP.

4.1.6 Compete ao CONJURa) Realizar análise e emitir parecer sobre o Edital de Licitação.

4.1.7 Compete à SEMATa) Preparar contrato, obter assinaturas e abrir Processo de Fiscalização.b) Enviar Processo de Fiscalização (com cópia do contrato) à UCP.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Com base nas definições do Plano de Atividades, definido conforme descrito no Processo Realizar Planejamento de Atividades, e no Plano de Aquisições do Projeto, o Coordenador de Aquisições da UCP elabora Memorandos para as UT´s/TCU solicitando a elaboração dos documentos para início do processo de licitação, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado às mesmas.

5.2 Enviados os Memorando para as UT´s/TCU, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de início do processo licitatório, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.2.1 Ao receber o Memorando da UCP, as UT´s/TCU elaboram o TOR, os Critérios de Avaliação (CA´s) e Projeto Básico, preparam um Memorando de encaminhamento destes documentos e os enviam à UCP.

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5.3 Ao receber o Memorando das UT´s/TCU com o TOR, os CA´s e Projeto Básico, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de recebimento dos documentos de aquisição preparados pelas UT´s/TCU, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Coordenador de Aquisições da UCP revisa os documentos e caso não estejam de acordo com o Plano de Aquisições, os devolve, através de Memorando assinado pelo Gerenteda UCP à UT/TCU para adequações.

5.4 Caso o TOR, os CA´s e Projeto Básico estejam de acordo com o Plano deAquisições, o Gerente da UCP os envia para a SEGEDAM, através de Memorando para encaminhamento à CPL.

5.4.1 Ao receber o TOR, os CA´s e Projeto Básico, a CPL solicita à SECOF/TCU, através de Memorando, verificação de disponibilidade de recursos orçamentários para a realização do processo licitatório.

5.5 Recebida o Memorando da CPL, a SECOF/TCU informa, através de Memorando, a disponibilidade ou não de recursos.

5.5.1 Se houver disponibilidade de recursos orçamentários, a CPL prepara osdocumentos para a licitação (Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos) e os encaminha, através de Memorando à CONJUR para parecer.

5.5.2 Ao receber o Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos, a CONJUR os analisa, emite parecer e solicita, à CPL, adequações, caso necessárias.

5.6 Se o Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos estiverem emconformidade, a CPL verifica se há necessidade de envio do Edital e seus anexos ao BID para não objeção.

5.6.1 Se não houver necessidade, a CPL providencia a divulgação do Edital e então devem ser realizadas as atividades descritas a partir do item 5.9 deste procedimento.

5.6.2 Se houver necessidade de envio ao BID, a CPL encaminha, através de Memorando para UCP para envio ao BID. O Gerente da UCP encaminha o Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos ao BID através de Ofício para não objeção.

Nota: Existe necessidade de envio do Edital e seus anexos ao BID, caso seja a primeira vez que o tipo e modalidade de licitação estiver ocorrendo.

5.7 Enviados os documentos ao BID, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de envio do Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos ao BID, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.7.1 Ao receber da UCP o Ofício juntamente com o Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos, o BID os analisa e emite documento de não objeção, devolvendo à UCP o Edital acompanhado do documento de não objeção e de um Ofício de encaminhamento.

5.8 Ao receber o documento de não objeção do BID, o Gerente da UCP o enviaacompanhado de um Memorando à CPL solicitando a abertura do processo licitatório.

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5.9 Enviado o Memorando de solicitação de abertura do processo licitatório à CPL, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com esta informação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.9.1 Ao receber o Ofício de solicitação de abertura do processo licitatório da UCP, a CPL providencia a divulgação do Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos.

5.10 Publicado o Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos, osinteressados prepararam seus documentos de habilitação e suas propostas técnica e comercial e as entregam à CPL no prazo estabelecido.

5.11 Recebidas as propostas dos interessados na data estabelecida, a CPL realiza a Sessão de Abertura da Documentação de Habilitação dos interessados e o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da realização da Sessão de Abertura da Documentação de Habilitação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.5.11.1 Realizada a Sessão de Abertura das Documentações de Habilitação dosinteressados, a CPL procede a análise das mesmas e prepara um Relatório deAcompanhamento do Processo Licitatório, com o resultado desta etapa do processo licitatório.

5.12 Conhecidos os classificados para a próxima etapa do processo licitatório, a CPL realiza a Sessão de Abertura das Propostas Técnicas dos interessados e o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da realização da Sessão de Abertura das Propostas Técnicas, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.12.1 Abertas as Propostas Técnicas dos interessados classificados na etapa dehabilitação, a CPL, juntamente com a UT/TCU solicitante e com a participação doCoordenador de Aquisição e o Gerente da UCP, procedem à análise das mesmas, de tal modo que o resultado desta etapa do processo é registrado pela CPL no Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.

5.13 Conhecidos os classificados para a última etapa do processo licitatório, a CPL realiza a Sessão de Abertura das Propostas Comerciais dos interessados e oCoordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da realização da Sessão de Abertura das Propostas Comerciais, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.14 Abertas as Propostas Comerciais dos interessados classificados na etapa daproposta técnica, a CPL realiza a escolha da proposta vencedora, conforme amodalidade em questão e atualiza o Relatório de Acompanhamento do ProcessoLicitatório.

5.15 Concluído o processo licitatório, a CPL providencia a divulgação da escolha da proposta vencedora.

5.16 Publicado resultado do processo licitatório, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de divulgação, para

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posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.16.1 Paralelamente, a SEMAT/TCU prepara o contrato, providencia a assinatura do mesmo pelas partes envolvidas e providencia a abertura do Processo de Fiscalização. Assinado o contrato, a SEMAT/TCU envia o Processo de Fiscalização à UCP.

5.17 Recebido o Processo de Fiscalização, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de assinatura do contrato, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.17.1 Paralelamente, o Coordenador de Aquisições verifica se o contrato envolvefinanciamento do BID. Se não envolver, ele envia o Processo de Fiscalização à UT/TCU solicitante para acompanhamento da execução do contrato.

5.17.2 Se o contrato envolver financiamento do BID, o Coordenador de Aquisiçõesprepara Ofício informando a formalização da contratação, o qual é assinado pelo Gerente e enviado ao BID juntamente com a cópia do contrato assinado.

5.18 Ao receber o Ofício informando a formalização da contratação da UCP, o BIDregistra o contrato no sistema PRISM e informa à UCP o número de registro do mesmo.

5.19 Registrado o contrato no sistema do BID e recebida o Processo de Fiscalização pela UT/TCU gestora, devem ser realizadas as atividades previstas nos Processos Autorizar Atividade de Contrato sujeito à Ordem de Serviço, Acompanhar Execução das Atividades do projeto e/ou Acompanhar Execução Física do Contrato – UT´s, conforme necessidade.

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PROCEDIMENTO

Realizar Processo de Pré Qualificação – PNUD

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as atividades referentes Pré Qualificação de Empresas para participação em Processos Licitatórios.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Coordenação de Projetos (UCP), aorepresentante do Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) e ao Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Plano de Atividades elaborado pela UCP;b) Plano de Aquisições do Projeto de Apoio à Modernização do TCU;c) PRODOC.;d) Fluxograma - Realizar Processo de Pré Qualificação –PNUD.

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Identificar áreas temáticas a serem contempladas na pré – qualificação.b) Atualizar Project com informações de:início do processo de pré – qualificação;envio do Edital de Pré – Qualificação ao BID;divulgação do Edital de Pré – Qualificação;sessão de abertura dos Documentos de Habilitação;envio do Relatório de Pré – Qualificação ao BID; enão Objeção do BID.c) Enviar Ofício para PNUD para elaboração do Edital de Pré – Qualificação.d) Enviar ao BID Edital de Pré – Qualificação.e) Encaminhar documentos para o PNUD para realização do Processo de Pré –Qualificação.f) Enviar Relatório de Acompanhamento do Processo de Pré – Qualificação ao BID.g) Solicitar ao PNUD providências para regularização de pendências.

4.1.2 Compete ao PNUDa) Elaborar Edital de Pré – Qualificação.b) Divulgar Edital de Pré – Qualificação em jornais locais e DB.c) Realizar Sessão de Abertura da Habilitação das Licitantes.d) Analisar documentação de habilitação das interessadas.e) Emitir Relatório de Acompanhamento do Processo de Pré – Qualificação.f) Regularizar pendências apontadas pelo BID.

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4.1.3 Compete ao BIDa) Examinar e aprovar Relatório de Acompanhamento do Processo de Pré –Qualificação.b) Solicitar regularização de pendências identificadas no Relatório de Acompanhamento do Processo de Pré – Qualificação.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Com base nas definições do Plano de Atividades, definido conforme descrito no Processo Realizar Planejamento de Atividades, no Plano de Aquisições do Projeto, no orçamento aprovado para o TCU, no Marco Lógico, no Cronograma de Trabalho e no Acordo de Empréstimo BID – Governo Brasileiro, o Coordenador de Aquisições da UCP identifica as áreas temáticas a serem contempladas no processo de pré-qualificação de empresas para processos licitatórios no âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU.

5.2 Identificadas as áreas temáticas a serem contempladas no processo de préqualificação de empresas para processos licitatórios, o Gerente da UCP prepara um Ofício e o encaminha para o PNUD para elaboração do Edital de Pré-Qualificação.

5.2.1 Paralelamente, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de início do processo de pré-qualificação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.3 Ao receber o Ofício, o PNUD prepara os documentos para a licitação (Edital de Pré-Qualificação) e os encaminha, através de Ofício à UCP.

5.4 Ao receber do PNUD o Ofício juntamente com o Edital de Pré-Qualificação, o Gerente da UCP prepara um Ofício e o encaminha para o BID para não objeção.

5.4.1 Paralelamente, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de envio de Edital de pré-qualificação ao BID para não objeção, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.5 Ao receber da UCP o Ofício juntamente com o Edital de Pré-Qualificação, o BID o analisa e emite documento de não objeção, devolvendo à UCP o Edital acompanhado do documento de não objeção e de um Ofício de encaminhamento.

5.6 Ao receber o documento de não objeção do BID, o Gerente da UCP o enviaacompanhado de um Ofício ao PNUD solicitando a abertura do Processo de Pré-Qualificação.

5.7 Enviado o Ofício de solicitação de abertura do Processo de Pré-Qualificação ao PNUD, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com esta informação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.8 Ao receber o Ofício de solicitação de abertura do Processo de Pré-Qualificação da UCP, o PNUD providencia a divulgação do Edital de Pré-Qualificação em jornais locais e no DB.

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5.9 Publicado o Edital de Pré-Qualificação, os interessados prepararam seus documentos de habilitação e os entregam ao PNUD no prazo estabelecido.

5.10 Recebidas os documentos de habilitação dos interessados na data estabelecida, o PNUD realiza a Sessão de Abertura da Documentação de Habilitação dos interessados e o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da realização da Sessão de Abertura da Documentação de Habilitação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito noProcesso Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.11 Realizada a Sessão de Abertura das Documentações de Habilitação dosinteressados, o PNUD procede a análise das mesmas, prepara um Relatório deAcompanhamento do Processo de Pré-Qualificação com o resultado desta etapa do processo e o encaminha à UCP.

5.12 Recebido o Relatório de Acompanhamento do Processo de Pré-Qualificação, o Gerente da UCP prepara um Ofício, informando o resultado do processo e o envia ao BID juntamente com cópia do Relatório pelo PNUD.

5.16 Ao receber o Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório elaborado pelo PNUD, o BID o analisa.

5.16.1 Se estiver de acordo, emite documento de não objeção, encaminhando-o à UCP, através de Ofício. Ao receber o documento de não objeção do BID, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de recebimento do referido documento, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.16.2 Se o processo de pré-qualificação não for aprovado, o BID informa à UCP, através de Ofício, que solicite ao PNUD regularização da situação.

5.17 Recebido o Ofício do BID, o Gerente da UCP prepara e encaminha ao PNUD um Ofício solicitando a regularização das pendências.

5.18 Recebido o Ofício da UCP, o PNUD providencia a regularização das pendências apontadas pelo BID

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PROCEDIMENTO

Promover Contratação de Bens e Serviços - PNUD –Pessoa Física

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as atividades referentes à contratação de bens e serviços para o TCU, por intermédio do PNUD, na modalidade Pessoa Física.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Coordenação de Projetos (UCP), Unidades Técnicas do Tribunal de Contas da União (UT/TCU), ao representante do Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) e ao Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Plano de Atividades elaborado pela UCP;b) Plano de Aquisições do Projeto de Apoio à Modernização do TCU;c) PRODOC.;d) Fluxograma - Promover Contratação de Bens e Serviços - PNUD – Pessoa Física.

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Elaborar e enviar para UT Memorando para elaboração de TOR e CA.b) Atualizar Project com informações de:início do processo licitatório;recebimento dos documentos de aquisição preparados;envio ao PNUD dos documentos de contratação;publicação de aviso de convocação de interessados;Conclusão da fase de análise de CV’s;

divulgação da proposta vencedora;envio PNUD para contratação; e

assinatura Contrato.c) Analisar viabilidade de contratação de Pessoa Física não prevista no Plano deAquisições.d) Consultar SEREC (RH do TCU) se existe funcionário que possa realizar o serviço a ser contratado.e) Revisar documentos de contratação elaborados pelas UT´s e enviar ao PNUD.f) Informar à UT solicitante a existência de funcionário interno para realizar serviço.g) Informar não viabilidade de contratação de Pessoa Física à UT solicitante.h) Adequar Aviso de Convocação e enviar para SEGEDAM/SEMAT para publicação.i) Verificar se há necessidade de informar o resultado do processo licitatório ao BID.j) Informar BID resultado do processo licitatório, se necessário.k) Solicitar adjudicação do Processo Licitatório ao PNUD.

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l) Emitir e enviar Ofício de solicitação de contratação ao PNUD.m) Enviar cópia do contrato para UT para acompanhamento.n) Informar BID assinatura do contrato.

4.1.2 Compete à UT/TCUa) Consultar UCP sobre viabilidade de contratação de Pessoa Física não prevista no Plano de Aquisições.b) Preparar Termo de Referência e critérios de avaliação.c) Analisar documentos, escolher vencedor e solicitar contratação à UCP.

4.1.3 Compete ao PNUDa) Analisar documentação de aquisção e Emitir Minuta Aviso de Convocação deInteressados (PF).b) Divulgar escolha do vencedor.c) Preparar contrato e obter assinaturas.

4.1.4 Compete ao BIDa) Analisar resultado do Processo Licitatório e emitir Não Objeção.b) Registrar novo contrato no sistema do BID.c) Informar número do registro de contrato no PRISM à UCP.

4.1.5 Compete à SEMAT/SEGEDAMa) Publicar Aviso de Convocação de Interessados (PF) no DOU e Jornal de circulação nacional.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Este processo tem duas entradas possíveis:a) Contratação de Pessoa Física (PF) prevista no Plano de Aquisições; oub) Contratação de Pessoa Física (PF) não prevista no Plano de Aquisições.

5.1.1 Se a contratação de Pessoa Física (PF) estiver prevista no Plano de Aquisições, com base nas definições do Plano de Atividades, definido conforme descrito no Processo Realizar Planejamento de Atividades, e no próprio Plano de Aquisições do Projeto, o Coordenador de Aquisições da UCP elabora Memorandos para as UT´s/TCU solicitando a elaboração do Termo de Referência (TOR) e dos Critérios de Avaliação das Propostas (CA), o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado às mesmas. O prosseguimento do processo está descrito a partir da atividade 5.2 deste procedimento. 5.1.2 Se a contratação de Pessoa Física (PF) não estiver prevista no Plano de Aquisições, a UT/TCU interessada realiza consulta à UCP sobre a viabilidade de contratação de PF, através de e-mail.

5.1.2.1 Recebido o e-mail de consulta da UT/TCU interessada, os CoordenadoresTécnico e de Aquisições da UCP analisam a viabilidade da contratação, verificando se o serviço em questão se enquadra em algum componente do Plano de Aquisições, no PRODOC e se existem recursos disponíveis para a esta contratação. Se existir viabilidade, o Gerente da UCP informa à UT/TCU interessada, através de Memorando, a viabilidade e solicita a preparação do TOR e dos critérios de avaliação. O prosseguimento do processo está descrito a partir da atividade 5.2 deste procedimento.

5.1.2.2 Se não houver viabilidade, o Gerente da UCP informa à UT/TCU interessada, através de e-mail, a não viabilidade de contratação de Pessoa Física não prevista no Plano de Aquisições.

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5.2 Enviados os Memorando para as UT´s/TCU, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de início do processo licitatório, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.2.1 Ao receber o Memorando da UCP, as UT´s/TCU elaboram o TOR e os CA´s,preparam um Memorando de encaminhamento destes documentos e os enviam à UCP.

5.3 Ao receber o Memorando das UT´s/TCU com o TOR e os CA´s, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de recebimento dos documentos de aquisição preparados pelas UT´s/TCU, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Coordenador de Aquisições da UCP consulta a SEREC/TCU, através de e-mail, para verificar se existe funcionário interno (do TCU) que possa realizar o serviço solicitado pela UT/TCU.

5.3.1 Se houver funcionário interno disponível para atender à demanda da UT/TCU, o Gerente da UCP envia um e-mail à ela comunicando a não realização do processo de contratação em função da existência de funcionário interno disponível para executar o serviço.

5.3.2 Se não houver disponibilidade de funcionário interno, o Coordenador de Aquisições da UCP revisa os documentos de contratação e caso não estejam de acordo com os critérios do PNUD, os devolve, através de Memorando assinado pelo Gerente da UCP à UT/TCU para adequações.

5.4 Caso o TOR e os CA´s estejam de acordo com os critérios do PNUD, o Gerente da UCP os envia para o PNUD, através de Ofício de encaminhamento. Paralelamente, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de envio dos documentos de aquisição (TOR e CA`s) ao PNUD, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.5 Ao receber o Ofício juntamente com o TOR e os CA´s, o PNUD prepara a Minuta do Aviso de Convocação de Interessados e o encaminha, através de Ofício, à UCP.

5.6 Ao receber do PNUD a Minuta do Aviso de Convocação de Interessados, oCoordenador de Aquisições da UCP o completa com os dados pertinentes à realização do processo e encaminha a Minuta, através de e-mail para a SEMAT/SEGEDAM para providência de publicação.

5.7 Ao receber o e-mail da UCP, a SEMAT/SEGEDAM providencia a divulgação do Aviso de Convocação de Interessados no Diário Oficial da União (DOU) e em jornais de circulação nacional.

5.8 Publicado o Aviso de Convocação de Interessados, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da publicação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, os interessados prepararam seus CV´s e os entregam à UT/TCU solicitante no prazo estabelecido.

5.9 Recebidos os CV´s dos interessados na data estabelecida, a UT/TCU solicitante os analisa, escolhe o vencedor dentro dos critérios de avaliação pré-determinados, prepara um Relatório

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do Processo de Avaliação dos CV´s e solicita a contratação, através de Memorando à UCP, encaminhando o Relatório, juntamente com os CV´s dos 6 (seis) classificados e o diploma do vencedor.

5.9.1 Paralelamente, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de conclusão da fase de análise dos CV´s, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.10 Solicitada a contratação, o Coordenador de Aquisições da UCP verifica se hánecessidade de informar ao BID o resultado do Processo. Se não houver necessidade, prepara um Ofício, solicitando a adjudicação do processo licitatório, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado para ao PNUD; e então devem ser realizadas as atividades descritas a partir do item 5.13 deste procedimento.

5.10.1 Se houver necessidade de comunicar ao BID o resultado do Processo Licitatório, o Coordenador de Aquisições da UCP prepara um Ofício, informando o resultado do processo licitatório, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado para o BID juntamente com cópia do Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório elaborado pelo PNUD.

Nota: Existe necessidade de informar o resultado do processo licitatório ao BID, caso seja a primeira vez que o tipo de licitação estiver ocorrendo.

5.11 Ao receber o Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório elaborado pelo PNUD, o BID o analisa e emite documento de não objeção, encaminhando-o, através de Ofício à UCP.

5.12 Ao receber o documento de não objeção do BID, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de recebimento do referido documento, para posterior acompanhamento das atividades,conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Coordenador de Aquisições da UCP prepara um Ofício, solicitando a adjudicação do processo licitatório, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado para ao PNUD.

5.13 Ao receber o Ofício da UCP solicitando a adjudicação do processo licitatório, o PNUD providencia a divulgação do vencedor.

5.14 Publicado resultado do processo licitatório, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de divulgação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Gerente da UCP emite um Ofício de solicitação de contratação e o envia ao PNUD para providências.

5.15 Enviado o Ofício de solicitação de contratação ao PNUD, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de envio, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.15.1 Recebido o Ofício de solicitação de contratação da UCP, o PNUD prepara ocontrato e providencia a assinatura do mesmo pelas partes envolvidas. Assinado ocontrato, o PNUD envia uma cópia do mesmo à UCP.

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5.16 Recebida cópia do contrato assinada, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de assinatura do contrato, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.16.1 Paralelamente, o Coordenador de Aquisições envia uma cópia do contrato à UT/TCU solicitante para acompanhamento da execução do contrato e prepara Ofício informando a formalização da contratação, o qual é assinado pelo Gerente e enviado ao BID juntamente com a cópia do contrato assinado.

5.17 Ao receber o Ofício informando a formalização da contratação da UCP, o BIDregistra o contrato no sistema PRISM e informa à UCP o número de registro do mesmo.

5.18 Registrado o contrato no sistema do BID e recebida a cópia do contrato pelaUT/TCU gestora, devem ser realizadas as atividades previstas nos Processos Autorizar Atividade de Contrato sujeito à Ordem de Serviço, Acompanhar Execução das Atividades do projeto e/ou Acompanhar Execução Física do Contrato – UT´s, conforme necessidade.

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PROCEDIMENTO

Promover Contratação de Bens e Serviços - PNUD –Firmas Pré Qualificadas

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as atividades referentes à contratação de bens e serviços para o TCU, por intermédio do PNUD, na modalidade Firmas Pré-Qualificadas.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Coordenação de Projetos (UCP), Unidades Técnicas do Tribunal de Contas da União (UT/TCU), ao representante do Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) e ao Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Plano de Atividades elaborado pela UCP;b) Plano de Aquisições do Projeto de Apoio à Modernização do TCU;c) PRODOC,d) Fluxograma - Promover Contratação de Bens e Serviços - PNUD – Firmas PréQualificadas.

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Elaborar e enviar para UT Memorando para elaboração de TOR, CA e Lista Curta.b) Atualizar project com informações de:início do processo licitatório;recebimento dos documentos de aquisição preparados;envio ao PNUD TOR e CA;envio da SDP ao BID para Não Objeção;envio de ofício ao PNUD para abertura de processo licitatório;sessão de Abertura das Propostas Técnicas;sessão de Abertura das Propostas Comerciais;

negociação da proposta vencedora;não Objeção do BID;

divulgação da proposta vencedora;envio PNUD para contratação; e

assinatura Contrato.c) Revisar TOR e Critérios de Avaliação das propostas.d) Enviar ao PNUD TOR e Critérios de Avaliação das propostas.e) Verificar se há necessidade de envio de Solicitação de Proposta e seus anexos – SDP ao BID.f) Enviar Edital de Licitação ao BID para Não Objeção.g) Enviar Ofício ao PNUD para abertura de Processo Licitatório.

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h) Participar de Sessão de Abertura das Propostas Técnicas das Licitantes.i) Participar de análise das Propostas Técnicas das Licitantes.j) Participar da Sessão de Abertura das Propostas Comerciais das Licitantes.k) Participar da negociação para ajuste da proposta.l) Informar BID do resultado do Processo Licitatório.m) Solicitar adjudicação do Processo Licitatório ao PNUD.n) Emitir e enviar Ofício de solicitação de contratação ao PNUD.o) Enviar cópia do contrato para UT para acompanhamento.p) Informar BID assinatura do contrato.

4.1.2 Compete à UT/TCUa) Elaborar TOR, Critérios de Avaliação das Propostas e Lista Curta.b) Analisar Propostas Técnicas das Licitantes e juntamente com PNUD.

4.1.3 Compete ao PNUDa) Preparar documentos para licitação.b) Enviar SDP para Firmas da Lista Curta.c) Realizar Sessão de Abertura das Propostas Técnicas das Licitantes.d) Analisar Propostas Técnicas das Licitantes juntamente com UT/TCU e atualizarRelatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.e) Realizar Sessão de Abertura das Propostas Comerciais das Licitantes.f) Realizar escolha da proposta vencedora e atualizar Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.g) Realizar negociação para ajuste da proposta escolhida e atualiza Relatório deAcompanhamento do Processo Licitatório.h) Divulgar escolha da proposta vencedora.i) Preparar contrato e obter assinaturas.

4.1.4 Compete ao BIDa) Analisar SDP e emitir Não Objeção.b) Analisar resultado do Processo Licitatório e emitir Não Objeção.c) Registrar novo contrato no sistema do BID.d) Informar número do registro de contrato no PRISM à UCP.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Com base nas definições do Plano de Atividades, definido conforme descrito no Processo Realizar Planejamento de Atividades, e no Plano de Aquisições do Projeto, o Coordenador de Aquisições da UCP elabora Memorandos para as UT´s/TCU solicitando a elaboração do Termo de Referência (TOR), dos Critérios de Avaliação das Propostas (CA) e Lista Curta, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado às mesmas.

5.2 Enviados os Memorando para as UT´s/TCU, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de início do processo licitatório, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.2.1 Ao receber o Memorando da UCP, as UT´s/TCU elaboram o TOR, os CA´s e a Lista Curta, preparam um Memorando de encaminhamento destes documentos e os enviam à UCP.

5.3 Ao receber o Memorando das UT´s/TCU com o TOR, os CA´s e Lista Curta, oCoordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de recebimento dos documentos de aquisição preparados pelas UT

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´s/TCU, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Coordenador de Aquisições da UCP revisa os documentos e caso não estejam de acordo com os critérios do PNUD, os devolve, através de Memorando assinado pelo Gerente da UCP à UT/TCU para adequações.

5.4 Caso o TOR, os CA´s e Lista Curta, estejam de acordo com os critérios do PNUD, o Gerente da UCP os envia para o PNUD, através de Ofício de encaminhamento. Paralelamente, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de envio dos documentos de aquisição (TOR, CA`s e Lista Curta) ao PNUD, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.5 Ao receber o Ofício juntamente com o TOR, os CA´s e Lista Curta, o PNUD prepara os documentos para a licitação (Solicitação de Proposta e seus Anexos - SDP) e os encaminha, através de Ofício à UCP.

5.6 Ao receber do PNUD o Ofício juntamente com a Solicitação de Proposta e seus Anexos - SDP, o Coordenador de Aquisições da UCP verifica se há necessidade de envio da SDP ao BID para não objeção.

5.6.1 Se não houver necessidade, o Gerente da UCP os envia acompanhado de um Ofício ao PNUD solicitando a abertura do processo licitatório e então devem ser realizadas as atividades descritas a partir do item 5.9 deste procedimento.

5.6.2 Se houver necessidade de envio ao BID, o Gerente da UCP a encaminha, através de Ofício para não objeção.

Nota: Existe necessidade de envio da SDP ao BID, caso seja a primeira vez que o tipo de licitação está ocorrendo ou se o valor envolvido for maior que US$ 200 mil para contratação de serviços ou maior que US$ 350 mil para bens.

5.7 Enviados os documentos ao BID, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de envio da Solicitação de Proposta e seus Anexos - SDP ao BID, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.7.1 Ao receber da UCP o Ofício juntamente com a Solicitação de Proposta e seus Anexos - SDP, o BID os analisa e emite documento de não objeção, devolvendo à UCP a SDP acompanhada do documento de não objeção e de um Ofício de encaminhamento.

5.8 Ao receber o documento de não objeção do BID, o Gerente da UCP o enviaacompanhado de um Ofício ao PNUD solicitando a abertura do processo licitatório.

5.9 Enviado o Ofício de solicitação de abertura do processo licitatório ao PNUD, oCoordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com esta informação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.9.1 Ao receber o Ofício de solicitação de abertura do processo licitatório da UCP, o PNUD envia a SDP às empresas da Lista Curta.

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5.10 Recebida a SDP, os interessados prepararam suas propostas técnica e comercial e as entregam ao PNUD no prazo estabelecido.

5.11 Recebidas as propostas dos interessados na data estabelecida, o PNUD realiza a Sessão de Abertura das Propostas Técnicas dos interessados e o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da realização da Sessão de Abertura das Propostas Técnicas, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.12 Abertas as Propostas Técnicas dos interessados, o PNUD, juntamente com aUT/TCU solicitante e com a participação do Coordenador de Aquisição e o Gerente da UCP, procedem à análise das mesmas, de tal modo que o resultado desta etapa do processo é registrada pelo PNUD no Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.

5.13 Conhecidos os classificados, o PNUD realiza a Sessão de Abertura das Propostas Comerciais dos interessados e o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da realização da Sessão de Abertura das Propostas Comerciais, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.13.1 Abertas as Propostas Comerciais dos interessados classificados na etapa da proposta técnica, o PNUD realiza a escolha da proposta vencedora, conforme amodalidade em questão e atualiza o Relatório de Acompanhamento do ProcessoLicitatório.

5.14 Escolhida a proposta vencedora, o PNUD, com a participação do Coordenador de Aquisição e o Gerente da UCP, procedem à fase de negociações junto ao representante da empresa vencedora para ajuste da proposta escolhida e acordados os termos entre as partes, o PNUD atualiza o Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.

5.15 Concluída a fase de negociações, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de conclusão desta fase, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.15.1 Paralelamente, o Coordenador de Aquisições da UCP verifica se há necessidade de informar ao BID o resultado do Processo Licitatório. Se não houver necessidade, prepara um Ofício, solicitando a adjudicação do processo licitatório, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado para ao PNUD; e então devem ser realizadas as atividades descritas a partir do item 5.18 deste procedimento.

5.15.2 Se houver necessidade de comunicar ao BID o resultado do Processo Licitatório, o Coordenador de Aquisições da UCP prepara um Ofício, informando o resultado do processo licitatório, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado para o BID juntamente com cópia do Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório elaborado pelo PNUD.

Nota: Existe necessidade de envio da SDP ao BID, caso seja a primeira vez que o tipo de licitação está ocorrendo ou se o valor envolvido for maior que US$ 200 mil para contratação de serviços ou maior que US$ 350 mil para bens.

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5.16 Ao receber o Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório elaborado pelo PNUD, o BID o analisa e emite documento de não objeção, encaminhando-o, através de Ofício à UCP.

5.17 Ao receber o documento de não objeção do BID, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de recebimento do referido documento, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Coordenador de Aquisições da UCP prepara um Ofício, solicitando a adjudicação do processo licitatório, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado para ao PNUD.

5.18 Ao receber o Ofício da UCP solicitando a adjudicação do processo licitatório, o PNUD providencia a divulgação da proposta vencedora.

5.19 Publicado resultado do processo licitatório, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de divulgação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Gerente da UCP emite um Ofício de solicitação de contratação e o envia ao PNUD para providências.

5.20 Enviado o Ofício de solicitação de contratação ao PNUD, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de envio, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.20.1 Recebido o Ofício de solicitação de contratação da UCP, o PNUD prepara ocontrato e providencia a assinatura do mesmo pelas partes envolvidas. Assinado ocontrato, o PNUD envia uma cópia do mesmo à UCP.

5.21 Recebida cópia do contrato assinada, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de assinatura do contrato, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.21.1 Paralelamente, o Coordenador de Aquisições envia uma cópia do contrato à UT/TCU solicitante para acompanhamento da execução do contrato e prepara Ofício informando a formalização da contratação, o qual é assinado pelo Gerente e enviado ao BID juntamente com a cópia do contrato assinado.

5.22 Ao receber o Ofício informando a formalização da contratação da UCP, o BIDregistra o contrato no sistema PRISM e informa à UCP o número de registro do mesmo.

5.23 Registrado o contrato no sistema do BID e recebida a cópia do contrato pelaUT/TCU gestora, devem ser realizadas as atividades previstas nos Processos Autorizar Atividade de Contrato sujeito à Ordem de Serviço, Acompanhar Execução das Atividades do projeto e/ou Acompanhar Execução Física do Contrato – UT´s, conforme necessidade.

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PROCEDIMENTO

Promover Contratação de Bens e Serviços - PNUD -Lista Curta Aberta

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as atividades referentes à contratação de bens e serviços para o TCU, por intermédio do PNUD, na modalidade Lista Curta Aberta.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Coordenação de Projetos (UCP), Unidades Técnicas do Tribunal de Contas da União (UT/TCU), ao representante do Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) e ao Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Plano de Atividades elaborado pela UCP;b) Plano de Aquisições do Projeto de Apoio à Modernização do TCU;c) PRODOC;d) Fluxograma - Promover Contratação de Bens e Serviços - PNUD – Lista Curta Aberta

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Elaborar e enviar para UT Memorando para elaboração de TOR, CA e Lista Curta Aberta.b) Atualizar Project com informações de:início do processo licitatório;recebimento dos documentos de aquisição preparados;envio ao PNUD TOR e CA;envio da SDP ao BID para Não Objeção;envio de ofício ao PNUD para abertura de processo licitatório;sessão de abertura dos Documentos de Habilitação;

sessão de Abertura das Propostas Técnicas;sessão de Abertura das Propostas Comerciais;negociação da proposta vencedora;não Objeção do BID;divulgação da proposta vencedora;envio PNUD para contratação; eassinatura Contrato.c) Revisar TOR e Critérios de Avaliação das propostas.d) Enviar ao PNUD TOR e Critérios de Avaliação das propostas e lista curta aberta.e) Verificar se há necessidade de envio de documentos ao BID.f) Enviar SDP ao BID para Não Objeção.g) Enviar Ofício ao PNUD para abertura de Processo Licitatório.

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h) Participar de Sessão de Abertura das Propostas Técnicas das Licitantes.i) Participar de análise das Propostas Técnicas das Licitantes.j) Participar da Sessão de Abertura das Propostas Comerciais das Licitantes.k) Participar da negociação para ajuste da proposta escolhida.l) Verificar se há necessidade de comunicar resultado do Processo Licitatório ao BID.m) Informar BID do resultado do Processo Licitatório, se necessário.n) Solicitar adjudicação do Processo Licitatório ao PNUD.o) Emitir e enviar Ofício de solicitação de contratação ao PNUD.p) Enviar cópia do contrato para UT para acompanhamento.q) Informar BID assinatura do contrato.

4.1.2 Compete à UT/TCUa) Elaborar TOR e Critérios de Avaliação das Propostas e Lista Curta Aberta.b) Analisar Propostas Técnicas das Licitantes juntamente com PNUD.

4.1.3 Compete ao PNUDa) Preparar documentos para licitação.b) Enviar SDP para firmas da Lista Curta aberta.c) Realizar Sessão de Abertura da Habilitação das Licitantes.d) Analisar documentos de habilitação das Licitantes e preparar Relatório deAcompanhamento do Processo Licitatório.e) Realizar Sessão de Abertura das Propostas Técnicas das Licitantes.f) Analisar Propostas Técnicas das Licitantes juntamente com UT/TCU e atualizarRelatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.g) Realizar Sessão de Abertura das Propostas Comerciais das Licitantes.h) Realizar escolha da proposta vencedora e atualizar Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.i) Realizar negociação para ajuste da proposta escolhida e atualiza Relatório deAcompanhamento do Processo Licitatório.j) Divulgar escolha da proposta vencedora.k) Preparar contrato e obter assinaturas.

4.1.4 Compete ao BIDa) Analisar SDP e emitir Não Objeção.b) Analisar resultado do Processo Licitatório e emitir Não Objeção.c) Registrar contrato no sistema do BID.d) Informar número do registro de contrato no PRISM.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Com base nas definições do Plano de Atividades, definido conforme descrito no Processo Realizar Planejamento de Atividades, e no Plano de Aquisições do Projeto, o Coordenador de Aquisições da UCP elabora Memorandos para as UT´s/TCU solicitando a elaboração do Termo de Referência (TOR), dos Critérios de Avaliação das Propostas (CA) e Lista Curta Aberta, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado às mesmas.

5.2 Enviados os Memorando para as UT´s/TCU, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de início do processo licitatório, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

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5.2.1 Ao receber o Memorando da UCP, as UT´s/TCU elaboram o TOR, os CA´s e a Lista Curta Aberta, preparam um Memorando de encaminhamento destes documentos e os enviam à UCP.

5.3 Ao receber o Memorando das UT´s/TCU com o TOR, os CA´s e Lista Curta Aberta, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de recebimento dos documentos de aquisição preparados pelas UT´s/TCU, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Coordenador de Aquisições da UCP revisa os documentos e caso não estejam de acordo com os critérios do PNUD, os devolve, através de Memorando assinado pelo Gerente daUCP à UT/TCU para adequações.

5.4 Caso o TOR, os CA´s e Lista Curta Aberta, estejam de acordo com os critérios do PNUD, o Gerente da UCP os envia para o PNUD, através de Ofício de encaminhamento. Paralelamente, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de envio dos documentos de aquisição (TOR, CA`s e Lista Curta Aberta) ao PNUD, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.5 Ao receber o Ofício juntamente com o TOR, os CA´s e Lista Curta Aberta, o PNUD prepara os documentos para a licitação (Solicitação de Proposta e seus Anexos - SDP) e os encaminha, através de Ofício à UCP.

5.6 Ao receber do PNUD o Ofício juntamente com a Solicitação de Proposta e seus Anexos - SDP, o Coordenador de Aquisições da UCP verifica se há necessidade de envio da SDP ao BID para não objeção.

5.6.1 Se não houver necessidade, o Gerente da UCP os envia acompanhado de um Ofício ao PNUD solicitando a abertura do processo licitatório e então devem ser realizadas as atividades descritas a partir do item 5.9 deste procedimento.5.6.2 Se houver necessidade de envio ao BID, o Gerente da UCP a encaminha, através de Ofício para não objeção.

Nota: Existe necessidade de envio da SDP ao BID, caso seja a primeira vez que o tipo ou modalidade de licitação está ocorrendo.

5.7 Enviados os documentos ao BID, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de envio da Solicitação de Proposta e seus Anexos - SDP ao BID, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.7.1 Ao receber da UCP o Ofício juntamente com a Solicitação de Proposta e seus Anexos - SDP, o BID os analisa e emite documento de não objeção, devolvendo à UCP a SDP acompanhada do documento de não objeção e de um Ofício de encaminhamento.

5.8 Ao receber o documento de não objeção do BID, o Gerente da UCP o enviaacompanhado de um Ofício ao PNUD solicitando a abertura do processo licitatório.

5.9 Enviado o Ofício de solicitação de abertura do processo licitatório ao PNUD, oCoordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com esta informação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

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5.9.1 Ao receber o Ofício de solicitação de abertura do processo licitatório da UCP, o PNUD envia a SDP às empresas da Lista Curta Aberta.

5.10 Recebida a SDP, os interessados prepararam seus documentos de habilitação e suas propostas técnica e comercial e as entregam ao PNUD no prazo estabelecido.

5.11 Recebidas as propostas dos interessados na data estabelecida, o PNUD realiza a Sessão de Abertura da Documentação de Habilitação dos interessados e o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da realização da Sessão de Abertura da Documentação de Habilitação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.11.1 Realizada a Sessão de Abertura das Documentações de Habilitação dosinteressados, o PNUD procede a análise das mesmas e prepara um Relatório deAcompanhamento do Processo Licitatório, com o resultado desta etapa do processo licitatório.

5.12 Conhecidos os classificados para a próxima etapa do processo licitatório, o PNUD realiza a Sessão de Abertura das Propostas Técnicas dos interessados e o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da realização da Sessão de Abertura das Propostas Técnicas, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.12.1 Abertas as Propostas Técnicas dos interessados classificados na etapa dehabilitação, o PNUD, juntamente com a UT/TCU solicitante e com a participação do Coordenador de Aquisição e o Gerente da UCP, procedem à análise das mesmas, de tal modo que o resultado desta etapa do processo é registrada pelo PNUD no Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.

5.13 Conhecidos os classificados para a última etapa do processo licitatório, o PNUD realiza a Sessão de Abertura das Propostas Comerciais dos interessados e o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da realização da Sessão de Abertura das Propostas Comerciais, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.13.1 Abertas as Propostas Comerciais dos interessados classificados na etapa da proposta técnica, o PNUD realiza a escolha da proposta vencedora, conforme amodalidade em questão e atualiza o Relatório de Acompanhamento do ProcessoLicitatório.

5.14 Escolhida a proposta vencedora, o PNUD, com a participação do Coordenador de Aquisição e o Gerente da UCP, procedem à fase de negociações junto ao representante da empresa vencedora para ajuste da proposta escolhida e acordados os termos entre as partes, o PNUD atualiza o Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.

5.15 Concluída a fase de negociações, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de conclusão desta fase, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

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5.15.1 Paralelamente, o Coordenador de Aquisições da UCP verifica se há necessidade de informar ao BID o resultado do Processo Licitatório. Se não houver necessidade, prepara um Ofício, solicitando a adjudicação do processo licitatório, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado para ao PNUD; e então devem ser realizadas as atividades descritas a partir do item 5.18 deste procedimento.

5.15.2 Se houver necessidade de comunicar ao BID o resultado do Processo Licitatório, o Coordenador de Aquisições da UCP prepara um Ofício, informando o resultado do processo licitatório, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado para o BID juntamente com cópia do Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório elaborado pelo PNUD.

Nota: Existe necessidade comunicar ao BID o resultado do Processo Licitatório, caso seja a primeira vez que o tipo ou modalidade de licitação está ocorrendo.

5.16 Ao receber o Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório elaborado pelo PNUD, o BID o analisa e emite documento de não objeção, encaminhando-o, através de Ofício à UCP.

5.17 Ao receber o documento de não objeção do BID, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de recebimento do referido documento, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Coordenador de Aquisições da UCP prepara um Ofício, solicitando a adjudicação do processo licitatório, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado para ao PNUD.

5.18 Ao receber o Ofício da UCP solicitando a adjudicação do processo licitatório, o PNUD providencia a divulgação da proposta vencedora.

5.19 Publicado resultado do processo licitatório, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de divulgação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Gerente da UCP emite um Ofício de solicitação de contratação e o envia ao PNUD para providências.

5.20 Enviado o Ofício de solicitação de contratação ao PNUD, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de envio, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.20.1 Recebido o Ofício de solicitação de contratação da UCP, o PNUD prepara ocontrato e providencia a assinatura do mesmo pelas partes envolvidas. Assinado ocontrato, o PNUD envia uma cópia do mesmo à UCP.5.21 Recebida cópia do contrato assinada, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de assinatura do contrato, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.21.1 Paralelamente, o Coordenador de Aquisições envia uma cópia do contrato à UT/TCU solicitante para acompanhamento da execução do contrato e prepara Ofício informando a formalização da contratação, o qual é assinado pelo Gerente e enviado ao BID juntamente com a cópia do contrato assinado.

5.22 Ao receber o Ofício informando a formalização da contratação da UCP, o BID

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registra o contrato no sistema PRISM e informa à UCP o número de registro do mesmo.

5.23 Registrado o contrato no sistema do BID e recebida a cópia do contrato pelaUT/TCU gestora, devem ser realizadas as atividades previstas nos Processos Autorizar Atividade de Contrato sujeito à Ordem de Serviço, Acompanhar Execução das Atividades do projeto e/ou Acompanhar Execução Física do Contrato – UT´s, conforme necessidade.

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PROCEDIMENTO

Promover Contratação de Bens e Serviços - PNUD –Licitação Aberta Nacional

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as atividades referentes à contratação de bens e serviços para o TCU, por intermédio do PNUD, na modalidade Licitação Aberta Nacional.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Coordenação de Projetos (UCP), Unidades Técnicas do Tribunal de Contas da União (UT/TCU), ao representante do Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) e ao Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Plano de Atividades elaborado pela UCP;b) Plano de Aquisições do Projeto de Apoio à Modernização do TCU;c) PRODOC.;d) Fluxograma - Promover Contratação de Bens e Serviços - PNUD – Licitação Aberta Nacional

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Elaborar e enviar para UT Memorando para elaboração de TOR e CA.b) Atualizar project com informações de:início do processo licitatório;recebimento dos documentos de aquisição preparados;envio ao PNUD TOR e CA;envio da SDP ao BID para Não Objeção; envio de ofício ao PNUD para abertura de processo licitatório;

sessão de abertura dos Documentos de Habilitação;sessão de Abertura das Propostas Técnicas;sessão de Abertura das Propostas Comerciais;negociação da proposta vencedora;não Objeção do BID;divulgação da proposta vencedora;envio PNUD para contratação; eassinatura Contrato.c) Revisar TOR e Critérios de Avaliação das propostas.d) Enviar ao PNUD TOR e Critérios de Avaliação das propostas.e) Verificar se há necessidade de envio do Edital de Licitação ao BID.f) Enviar Edital de Licitação ao BID para Não Objeção.g) Enviar Ofício ao PNUD para abertura de Processo Licitatório.

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h) Participar de Sessão de Abertura das Propostas Técnicas das Licitantes.i) Participar de análise das Propostas Técnicas das Licitantes.j) Participar da Sessão de Abertura das Propostas Comerciais das Licitantes.k) Participar da negociação para ajuste da proposta, juntamente com o PNUDl) Verificar necessidade de comunicar ao BID o resultado do Processo Licitatório.m) Solicitar adjudicação do Processo Licitatório ao PNUD.n) Emitir e enviar Ofício de solicitação de contratação ao PNUD.o) Enviar cópia do contrato para UT para acompanhamento.p) Informar BID assinatura do contrato.

4.1.2 Compete à UT/TCUa) Elaborar TOR e Critérios de Avaliação das Propostas.b) Analisar Propostas Técnicas das Licitantes juntamente com PNUD.

4.1.3 Compete ao PNUDa) Preparar documentos para licitação.b) Divulgar Edital em jornais locais.c) Realizar Sessão de Abertura da Habilitação das Licitantes.d) Analisar documentos de habilitação das Licitantes e preparar Relatório deAcompanhamento do Processo Licitatório.e) Realizar Sessão de Abertura das Propostas Técnicas das Licitantes.f) Analisar Propostas Técnicas das Licitantes juntamente com UT/TCU e atualizarRelatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.g) Realizar Sessão de Abertura das Propostas Comerciais das Licitantes.h) Realizar escolha da proposta vencedora e atualizar Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.i) Realizar negociação para ajuste da proposta escolhida e atualiza Relatório deAcompanhamento do Processo Licitatório.j) Divulgar escolha da proposta vencedora.k) Preparar contrato e obter assinaturas.

4.1.4 Compete ao BIDa) Analisar Edital e emitir Não Objeção.b) Analisar resultado do Processo Licitatório e emitir Não Objeção.c) Registrar novo contrato no sistema do BID.d) Informar número do registro de contrato no PRISM à UCP.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS5.1 Com base nas definições do Plano de Atividades, definido conforme descrito no Processo Realizar Planejamento de Atividades, e no Plano de Aquisições do Projeto, o Coordenador de Aquisições da UCP elabora Memorandos para as UT´s/TCU solicitando a elaboração do Termo de Referência (TOR) e dos Critérios de Avaliação das Propostas (CA), o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado às mesmas.

5.2 Enviados os Memorando para as UT´s/TCU, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de início do processo licitatório, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.2.1 Ao receber o Memorando da UCP, as UT´s/TCU elaboram o TOR e os CA´s,preparam um Memorando de encaminhamento destes documentos e os enviam à UCP.

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5.3 Ao receber o Memorando das UT´s/TCU com o TOR e os CA´s, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de recebimento dos documentos de aquisição preparados pelas UT´s/TCU, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Coordenador de Aquisições da UCP revisa os documentos e caso não estejam de acordo com os critérios do PNUD, os devolve, através de Memorando assinado pelo Gerente da UCP à UT/TCU para adequações.

5.4 Caso o TOR e os CA´s estejam de acordo com os critérios do PNUD, o Gerente da UCP os envia para o PNUD, através de Ofício de encaminhamento. Paralelamente, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de envio dos documentos de aquisição (TOR e CA`s) ao PNUD, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.5 Ao receber o Ofício juntamente com o TOR e os CA´s, o PNUD prepara osdocumentos para a licitação (Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos) e os encaminha, através de Ofício à UCP.

5.6 Ao receber do PNUD o Ofício juntamente com o Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos, o Coordenador de Aquisições da UCP verifica se há necessidade de envio do Edital e seus anexos ao BID para não objeção.

5.6.1 Se não houver necessidade, o Gerente da UCP os envia acompanhado de um Ofício ao PNUD solicitando a abertura do processo licitatório e então devem ser realizadas as atividades descritas a partir do item 5.9 deste procedimento.

5.6.2 Se houver necessidade de envio ao BID, o Gerente da UCP os encaminha, através de Ofício para não objeção.

Nota: Existe necessidade de envio do Edital e seus anexos ao BID, caso seja a primeira vez que o tipo de licitação estiver ocorrendo ou que o valor da licitação em questão seja maior que US$ 200 mil para contratação de serviços ou maior que US$ 350 mil para bens ou obras.

5.7 Enviados os documentos ao BID, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de envio do Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos ao BID, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.7.1 Ao receber da UCP o Ofício juntamente com o Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos, o BID os analisa e emite documento de não objeção, devolvendo à UCP o Edital acompanhado do documento de não objeção e de um Ofício de encaminhamento.

5.8 Ao receber o documento de não objeção do BID, o Gerente da UCP o enviaacompanhado de um Ofício ao PNUD solicitando a abertura do processo licitatório.

5.9 Enviado o Ofício de solicitação de abertura do processo licitatório ao PNUD, oCoordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com esta informação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

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5.9.1 Ao receber o Ofício de solicitação de abertura do processo licitatório da UCP, o PNUD providencia a divulgação do Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos em jornais locais.

5.10 Publicado o Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos, osinteressados prepararam seus documentos de habilitação e suas propostas técnica e comercial e as entregam ao PNUD no prazo estabelecido.

5.11 Recebidas as propostas dos interessados na data estabelecida, o PNUD realiza a Sessão de Abertura da Documentação de Habilitação dos interessados e o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da realização da Sessão de Abertura da Documentação de Habilitação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.11.1 Realizada a Sessão de Abertura das Documentações de Habilitação dosinteressados, o PNUD procede a análise das mesmas e prepara um Relatório deAcompanhamento do Processo Licitatório, com o resultado desta etapa do processo licitatório.

5.12 Conhecidos os classificados para a próxima etapa do processo licitatório, o PNUD realiza a Sessão de Abertura das Propostas Técnicas dos interessados e o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da realização da Sessão de Abertura das Propostas Técnicas, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.12.1 Abertas as Propostas Técnicas dos interessados classificados na etapa dehabilitação, o PNUD, juntamente com a UT/TCU solicitante e com a participação do Coordenador de Aquisição e o Gerente da UCP, procedem à análise das mesmas, de tal modo que o resultado desta etapa do processo é registrada pelo PNUD no Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.

5.13 Conhecidos os classificados para a última etapa do processo licitatório, o PNUD realiza a Sessão de Abertura das Propostas Comerciais dos interessados e o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da realização da Sessão de Abertura das Propostas Comerciais, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.13.1 Abertas as Propostas Comerciais dos interessados classificados na etapa da proposta técnica, o PNUD realiza a escolha da proposta vencedora, conforme amodalidade em questão e atualiza o Relatório de Acompanhamento do ProcessoLicitatório.

5.14 Escolhida a proposta vencedora, o PNUD, com a participação do Coordenador de Aquisição e o Gerente da UCP, procedem à fase de negociações junto ao representante da empresa vencedora para ajuste da proposta escolhida e acordados os termos entre as partes, o PNUD atualiza o Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.

5.15 Concluída a fase de negociações, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de conclusão desta fase, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

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5.15.1 Paralelamente, o Coordenador de Aquisições da UCP verifica se há necessidade de informar ao BID o resultado do Processo Licitatório. Se não houver necessidade, prepara um Ofício, solicitando a adjudicação do processo licitatório, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado para ao PNUD; e então devem ser realizadas as atividades descritas a partir do item 5.18 deste procedimento.

5.15.2 Se houver necessidade de comunicar ao BID o resultado do Processo Licitatório, o Coordenador de Aquisições da UCP prepara um Ofício, informando o resultado do processo licitatório, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado para o BID juntamente com cópia do Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório elaborado pelo PNUD.

Nota: Existe necessidade de informar o resultado do processo licitatório ao BID, caso seja a primeira vez que o tipo de licitação estiver ocorrendo ou que o valor da licitação em questão seja maior que US$ 200 mil para contratação de serviços ou maior que US$ 350 mil para bens ou obras.

5.16 Ao receber o Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório elaborado pelo PNUD, o BID o analisa e emite documento de não objeção, encaminhando-o, através de Ofício à UCP.

5.17 Ao receber o documento de não objeção do BID, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de recebimento do referido documento, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Coordenador de Aquisições da UCP prepara um Ofício, solicitando a adjudicação do processo licitatório, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado para ao PNUD.

5.18 Ao receber o Ofício da UCP solicitando a adjudicação do processo licitatório, o PNUD providencia a divulgação da proposta vencedora.

5.19 Publicado resultado do processo licitatório, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de divulgação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Gerente da UCP emite um Ofício de solicitação de contratação e o envia ao PNUD para providências.

5.20 Enviado o Ofício de solicitação de contratação ao PNUD, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de envio, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.20.1 Recebido o Ofício de solicitação de contratação da UCP, o PNUD prepara ocontrato e providencia a assinatura do mesmo pelas partes envolvidas. Assinado ocontrato, o PNUD envia uma cópia do mesmo à UCP.

5.21 Recebida cópia do contrato assinada, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de assinatura do contrato, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.21.1 Paralelamente, o Coordenador de Aquisições envia uma cópia do contrato à UT/TCU solicitante para acompanhamento da execução do contrato e prepara Ofício informando a

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formalização da contratação, o qual é assinado pelo Gerente e enviado ao BID juntamente com a cópia do contrato assinado.

5.22 Ao receber o Ofício informando a formalização da contratação da UCP, o BIDregistra o contrato no sistema PRISM e informa à UCP o número de registro do mesmo.

5.23 Registrado o contrato no sistema do BID e recebida a cópia do contrato pelaUT/TCU gestora, devem ser realizadas as atividades previstas nos Processos Autorizar Atividade de Contrato sujeito à Ordem de Serviço, Acompanhar Execução das Atividades do projeto e/ou Acompanhar Execução Física do Contrato – UT´s, conforme necessidade.

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PROCEDIMENTO

Promover Contratação de Bens e Serviços - PNUD –Licitação Aberta Internacional

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as atividades referentes à contratação de bens e serviços para o TCU, por intermédio do PNUD, na modalidade Licitação Aberta Internacional.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Coordenação de Projetos (UCP), Unidades Técnicas do Tribunal de Contas da União (UT/TCU), ao representante do Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) e ao Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Plano de Atividades elaborado pela UCP;b) Plano de Aquisições do Projeto de Apoio à Modernização do TCU;c) PRODOC;d) Fluxograma - Promover Contratação de Bens e Serviços - PNUD – Licitação Aberta Internacional.

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Elaborar e enviar para UT Memorando para elaboração de TOR e CA.b) Atualizar project com informações de:início do processo licitatório;recebimento dos documentos de aquisição preparados;envio ao PNUD TOR e CA;envio da SDP ao BID para Não Objeção;envio de ofício ao PNUD para abertura de processo licitatório;sessão de abertura dos Documentos de Habilitação;sessão de Abertura das Propostas Técnicas;sessão de Abertura das Propostas Comerciais;negociação da proposta vencedora;não Objeção do BID;divulgação da proposta vencedora;envio PNUD para contratação; eassinatura Contrato.c) Revisar TOR e Critérios de Avaliação das propostas.d) Enviar ao PNUD TOR e Critérios de Avaliação das propostas.e) Enviar Edital de Licitação ao BID para Não Objeção.f) Enviar Ofício ao PNUD para abertura de Processo Licitatório.

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g) Participar de Sessão de Abertura das Propostas Técnicas das Licitantes.h) Participar de análise das Propostas Técnicas das Licitantes.i) Participar da Sessão de Abertura das Propostas Comerciais das Licitantes.j) Participar da negociação para ajuste da proposta, juntamente com o PNUD.k) Informar BID do resultado do Processo Licitatório.l) Solicitar adjudicação do Processo Licitatório ao PNUD.m) Emitir e enviar Ofício de solicitação de contratação ao PNUD.n) Enviar cópia do contrato para UT para acompanhamento.o) Informar BID assinatura do contrato.

4.1.2 Compete à UT/TCUa) Elaborar TOR e Critérios de Avaliação das Propostas.b) Analisar Propostas Técnicas das Licitantes juntamente com PNUD.

4.1.3 Compete ao PNUDa) Preparar documentos para licitação.b) Divulgar Edital de Contratação de Bens e Serviços em jornais locais e DB.c) Realizar Sessão de Abertura da Habilitação das Licitantes.d) Analisar documentos de habilitação das Licitantes e preparar Relatório deAcompanhamento do Processo Licitatório.e) Realizar Sessão de Abertura das Propostas Técnicas das Licitantes.f) Analisar Propostas Técnicas das Licitantes juntamente com UT/TCU e atualizarRelatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.g) Realizar Sessão de Abertura das Propostas Comerciais das Licitantes.h) Realizar escolha da proposta vencedora e atualizar Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.i) Realizar negociação para ajuste da proposta escolhida e atualizar Relatório deAcompanhamento do Processo Licitatório.j) Divulgar escolha da proposta vencedora.k) Preparar contrato e obter assinaturas.

4.1.4 Compete ao BIDa) Analisar Edital e emitir Não Objeção.b) Analisar resultado do Processo Licitatório e emitir Não Objeção.c) Registrar novo contrato no sistema do BID.d) Informar número do registro de contrato no PRISM à UCP.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Com base nas definições do Plano de Atividades, definido conforme descrito no Processo Realizar Planejamento de Atividades, e no Plano de Aquisições do Projeto, o Coordenador de Aquisições da UCP elabora Memorandos para as UT´s/TCU solicitando a elaboração do Termo de Referência (TOR) e dos Critérios de Avaliação das Propostas (CA), o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado às mesmas.

5.2 Enviados os Memorando para as UT´s/TCU, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de início do processo licitatório, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.2.1 Ao receber o Memorando da UCP, as UT´s/TCU elaboram o TOR e os CA´s,preparam um Memorando de encaminhamento destes documentos e os enviam à UCP.

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5.3 Ao receber o Memorando das UT´s/TCU com o TOR e os CA´s, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de recebimento dos documentos de aquisição preparados pelas UT´s/TCU, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Coordenador de Aquisições da UCP revisa os documentos e caso não estejam de acordo com os critérios do PNUD, os devolve, através de Memorando assinado pelo Gerente da UCP à UT/TCU para adequações.

5.4 Caso o TOR e os CA´s estejam de acordo com os critérios do PNUD, o Gerente da UCP os envia para o PNUD, através de Ofício de encaminhamento. Paralelamente, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de envio dos documentos de aquisição (TOR e CA`s) ao PNUD, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.5 Ao receber o Ofício juntamente com o TOR e os CA´s, o PNUD prepara osdocumentos para a licitação (Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos) e os encaminha, através de Ofício à UCP.

5.6 Ao receber do PNUD o Ofício juntamente com o Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos, o Gerente da UCP os encaminha, através de Ofício, ao BID para não objeção.

5.7 Enviados os documentos ao BID, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com informação de envio do Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos ao BID, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.7.1 Ao receber da UCP o Ofício juntamente com o Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos, o BID os analisa e emite documento de não objeção, devolvendo à UCP o Edital acompanhado do documento de não objeção e de um Ofício de encaminhamento.

5.8 Ao receber o documento de não objeção do BID, o Gerente da UCP o enviaacompanhado de um Ofício ao PNUD solicitando a abertura do processo licitatório.

5.9 Enviado o Ofício de solicitação de abertura do processo licitatório ao PNUD, oCoordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com esta informação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.9.1 Ao receber o Ofício de solicitação de abertura do processo licitatório da UCP, o PNUD providencia a divulgação do Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos em jornais locais e no DB.

5.10 Publicado o Edital de Contratação de Bens e Serviços e seus Anexos, osinteressados prepararam seus documentos de habilitação e suas propostas técnica e comercial e as entregam ao PNUD no prazo estabelecido.

5.11 Recebidas as propostas dos interessados na data estabelecida, o PNUD realiza a Sessão de Abertura da Documentação de Habilitação dos interessados e o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da realização da Sessão de Abertura da Documentação de Habilitação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

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5.11.1 Realizada a Sessão de Abertura das Documentações de Habilitação dosinteressados, o PNUD procede a análise das mesmas e prepara um Relatório deAcompanhamento do Processo Licitatório, com o resultado desta etapa do processo licitatório.

5.12 Conhecidos os classificados para a próxima etapa do processo licitatório, o PNUD realiza a Sessão de Abertura das Propostas Técnicas dos interessados e o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da realização da Sessão de Abertura das Propostas Técnicas, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.12.1 Abertas as Propostas Técnicas dos interessados classificados na etapa dehabilitação, o PNUD, juntamente com a UT/TCU solicitante e com a participação do Coordenador de Aquisição e o Gerente da UCP, procedem à análise das mesmas, de tal modo que o resultado desta etapa do processo é registrada pelo PNUD no Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.

5.13 Conhecidos os classificados para a última etapa do processo licitatório, o PNUD realiza a Sessão de Abertura das Propostas Comerciais dos interessados e o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data da realização da Sessão de Abertura das Propostas Comerciais, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.13.1 Abertas as Propostas Comerciais dos interessados classificados na etapa da proposta técnica, o PNUD realiza a escolha da proposta vencedora, conforme amodalidade em questão e atualiza o Relatório de Acompanhamento do ProcessoLicitatório.

5.14 Escolhida a proposta vencedora, o PNUD, com a participação do Coordenador de Aquisição e o Gerente da UCP, procedem à fase de negociações junto ao representante da empresa vencedora para ajuste da proposta escolhida e acordados os termos entre as partes, o PNUD atualiza o Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório.

5.15 Concluída a fase de negociações, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de conclusão desta fase, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Coordenador de Aquisições da UCP prepara um Ofício, informando o resultado do processo licitatório, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado para o BID juntamente com cópia do Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório elaborado pelo PNUD.

5.16 Ao receber o Relatório de Acompanhamento do Processo Licitatório elaborado pelo PNUD, o BID o analisa e emite documento de não objeção, encaminhando-o, através de Ofício à UCP.

5.17 Ao receber o documento de não objeção do BID, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de recebimento do referido documento, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Coordenador de Aquisições da UCP prepara um Ofício, solicitando a adjudicação do processo licitatório, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e enviado para ao PNUD.

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5.18 Ao receber o Ofício da UCP solicitando a adjudicação do processo licitatório, o PNUD providencia a divulgação da proposta vencedora.5.19 Publicado resultado do processo licitatório, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de divulgação, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Gerente da UCP emite um Ofício de solicitação de contratação e o envia ao PNUD para providências.

5.20 Enviado o Ofício de solicitação de contratação ao PNUD, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de envio, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.20.1 Recebido o Ofício de solicitação de contratação da UCP, o PNUD prepara ocontrato e providencia a assinatura do mesmo pelas partes envolvidas. Assinado ocontrato, o PNUD envia uma cópia do mesmo à UCP.

5.21 Recebida cópia do contrato assinada, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto, no MS Project, com a data de assinatura do contrato, para posterior acompanhamento das atividades, conforme descrito no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.21.1 Paralelamente, o Coordenador de Aquisições envia uma cópia do contrato à UT/TCU solicitante para acompanhamento da execução do contrato e prepara Ofício informando a formalização da contratação, o qual é assinado pelo Gerente e enviado ao BID juntamente com a cópia do contrato assinado.

5.22 Ao receber o Ofício informando a formalização da contratação da UCP, o BIDregistra o contrato no sistema PRISM e informa à UCP o número de registro do mesmo.

5.23 Registrado o contrato no sistema do BID e recebida a cópia do contrato pelaUT/TCU gestora, devem ser realizadas as atividades previstas nos Processos Autorizar Atividade de Contrato sujeito à Ordem de Serviço, Acompanhar Execução das Atividades do projeto e/ou Acompanhar Execução Física do Contrato – UT´s, conforme necessidade.

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PROCEDIMENTO

Acompanhar Execução das Atividades do Projeto

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as ações a serem realizadas para aacompanhamento das atividades do Projeto de Apoio à Modernização do TCU.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Coordenação de Projetos (UCP), Unidades Técnicas do Tribunal de Contas da União (UT´s/TCU), ao Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) e ao Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Fluxograma - Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Emitir Relatório de Acompanhamento das Atividades do Projeto (atividades em atraso) e enviá-lo aos gestores responsáveis.b) Atualizar Project com Informações recebidas dos gestores sobre as tarefasapresentadas no Relatório.c) Registrar desvios e suas causas apresentadas para cada atividade.d) Atualizar acompanhamento do Marco Lógico.e) Tomar medidas cabíveis para solucionar desvios e registrá-las no Project.

4.1.2 Compete à UT/TCUa) Prestar informações sobre as tarefas apresentadas no Relatório de Acompanhamento das Atividades do Projeto (atividades em atraso).

4.1.3 Compete ao PNUDa) Prestar informações sobre as tarefas apresentadas no Relatório de Acompanhamento das Atividades do Projeto (atividades em atraso).

4.1.4 Compete ao BIDa) Prestar informações sobre as tarefas apresentadas no Relatório de Acompanhamento das Atividades do Projeto (atividades em atraso).

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 O arquivo de Controle das Atividades do Projeto (Project) é atualizadosistematicamente, pelo Coordenador Técnico da UCP, com informações geradas nos Processos:a) Promover Contratação de Bens e Serviços – CPL;b) Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Pessoa Física;

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c) Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Firmas Pré-Qualificadas;d) Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Lista Curta Aberta;e) Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Licitação Aberta Nacional;f) Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Licitação Aberta Internacional;g) Realizar Pré-Qualificação – PNUD;h) Liberar Pagamento de Contratados; ei) Autorizar Atividades de Contrato sujeito à Ordem de Serviço.

5.2 Com o arquivo de Controle das Atividades do Projeto (Project) atualizado e com os contratos registrados no sistema do BID e a cópia do contrato enviada á UT/TCU gestora do mesmo, conforme descrito nos Processos mencionados nas alíneas “a” a “f” do item 5.1 deste procedimento, o Coordenador Técnico da UCP, mensalmente, emite um Relatório de Acompanhamento das Atividades do Projeto, através do MS Project, o qual aponta todas as atividades em atraso até o momento. Emitido o Relatório, o mesmo é encaminhado, via e-mail, ao Gerente da UCP para ciência.

5.3 Recebido o Relatório de Acompanhamento das Atividades do Projeto, o Gerente da UCP toma conhecimento e o envia, por e-mail, ao responsáveis pelas atividades em atraso (UT/TCU, PNUD ou BID) para esclarecimentos.

5.4 Os responsáveis, ao receberem o e-mail com o Relatório de Acompanhamento das Atividades do Projeto, com as atividades em atraso sob sua coordenação, preparam um comunicado (e-mail) à UCP, apresentando os motivos que levaram aos atrasos e os novos prazos previstos para a conclusão das atividades em questão.

5.5 Recebidos os e-mails dos responsáveis com os motivos e novos prazos de execução, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto (Project) com as informações.

5.6 Atualizado o Controle das Atividades do Projeto (Project), o Coordenador Técnico da UCP registra os desvios identificados no período e as causas apontadas pelos responsáveis no arquivo de Análise de Desempenho das Atividades (Word), que servirá de subsídio posteriormente para a atualização do Marco Lógico.

5.7 Semestralmente, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo do Marco Lógico com as informações do arquivo de Análise de Desempenho das Atividades (Word).

5.8 Com o Marco Lógico atualizado, o Coordenador Técnico e o Gerente da UCPanalisam a situação e tomam as medidas cabíveis para solucionar os desviosidentificados. Os desdobramentos destas medidas, devem ser registrados no arquivo de o Controle das Atividades do Projeto (Project) pelo Coordenador Técnico da UCP, para que possam ser realizadas as atividades descritas no Processo Acompanhar Desempenho do Projeto de Apoio à Modernização do TCU.

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PROCEDIMENTO

Acompanhar Execução Física dos Contratos – UT´s

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as atividades de acompanhamento da execução física dos contratos assinados no âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica às Unidades Técnicas do Tribunal de Contas da União (UT´s/TCU).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Contratos de Fornecimento de Bens ou Prestação de Serviços assinado no âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU;b) Fluxograma - Acompanhar Execução Física dos Contratos – UT´s.

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UT/TCUa) Acompanhar a execução física do contrato.b) Verificar conformidade do bem/serviço entregue pelo fornecedor/prestador com as especificações do contrato.c) Solicitar ao fornecedor/prestador regularização de pendência, caso necessário.d) Atestar recebimento de bem/serviço na fatura/NF.e) Preencher Memorando de Solicitação de Pagamento da Contratada.f) Verificar se objeto do contrato foi cumprido (entrega do último produto).g) Informar a UCP cumprimento do objeto.h) Encaminhar Memorando de solicitação de pagamento juntamente com documentação para UCP.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Registrados os Contratos de Fornecimento de Bens ou Prestação de Serviçosassinado no âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU no sistema do BID e recebidas as cópias dos Contratos, conforme descrito nos Processos:a) Promover Contratação de Bens e Serviços – CPL;b) Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Pessoa Física;c) Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Firmas Pré-Qualificadas;d) Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Lista Curta Aberta;e) Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Licitação Aberta Nacional;f) Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Licitação Aberta Internacional;

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As UT´s/TCU gestoras devem acompanhar a execução física dos contratos sob suas responsabilidades.

5.2 Ao receber dos fornecedores ou prestadores de serviços os produtos previstos no contrato, a UT/TCU gestora verifica a conformidade do bem ou serviço entregue com as especificações contratadas. Caso o produto (bem/serviço) apresente alguma não conformidade, a UT/TCU gestora deve solicitar ao fornecedor/prestador a regularização da pendência para dar prosseguimento ao processo.

5.3 Caso o produto (bem/serviço) esteja em conformidade com as especificações do contrato, a UT/TCU gestora atesta o recebimento do bem/serviço na fatura/nota fiscal ou relatório de atividades (pessoa física) recebido do fornecedor/prestador e prepara um Memorando de encaminhamento do documento à UCP, mencionando as seguintes informações: data de recebimento do produto e data de aceite (“atesto”) do produto.

5.4 Antes do envio dos documentos (Memorando e fatura/nota fiscal ou relatório de atividades (pessoa física)) á UCP para providências de pagamento, a UT/TCU deve verificar se com o recebimento do produto (bem/serviço) em questão o objeto do contrato foi concluído, isto é, se o produto é o último previsto em contrato.

5.4.1 Caso o objeto do contrato tenha sido cumprido (último produto), a UT/TCU deve registrar no Memorando mencionado no item 5.3 o cumprimento do objeto e enviá-lo, juntamente com o documento do fornecedor/prestador para pagamento, à UCP. Paralelamente, a UT/TCU deve realizar as atividades descritas no Processo Proceder Encerramento de Contrato.

Nota: Caso a contratação tenha sido realizada pela SEMAT/TCU, a UT/TCU deveencaminhar, à UCP, o Memorando e o documento para pagamento através do Processo de Fiscalização.

5.4.2 Caso o produto (bem/serviço) seja intermediário, a UT/TCU envia ao Gerente da UCP o Memorando com o documento do fornecedor/prestador para pagamento.

Nota: Caso a contratação tenha sido realizada pela SEMAT/TCU, a UT/TCU deveencaminhar, à UCP, o Memorando e o documento para pagamento através do Processo de Fiscalização.5.5 Recebido Memorando da UT/TCU com o documento do fornecedor/prestador para pagamento (fatura/nota fiscal ou relatório de atividades (pessoa física)), a UCP deve realizar as atividades descritas no Processo Liberar Pagamento de Contratos.

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PROCEDIMENTO

Proceder Encerramento de Contrato

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as atividades para encerramento decontratos assinados no âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Controle de Projetos (UCP), às Unidades Técnicas do Tribunal de Contas da União (UT´s/TCU), ao Programa das Nações Unidades para o Desenvolvimento (PNUD) e à SEMAT/TCU.

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Contratos de Fornecimento de Bens ou Prestação de Serviços assinado no âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU;b) Fluxograma - Proceder Encerramento de Contrato.

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Verificar se o contrato foi financiado pelo BID e se sim, comunicar ao BID o seuencerramento.b) Arquivar documentação pertinente ao contrato.

4.1.2 Compete à UT/TCUa) Enviar para UCP documentação pertinente ao contrato para arquivo.b) Tomar providências para encerramento de contrato.c) Comunicar conclusão de providências à UCP.

4.1.3 Compete ao PNUDa) Emitir Atestado de Conclusão do Contrato e enviar à contratada.

4.1.4 Compete à SEMAT/TCUa) Emitir Atestado de Conclusão do Contrato e enviar à contratada.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Caso o objeto do contrato assinado no âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU tenha sido cumprido (último produto), conforme descrito no Processo Acompanhar Execução Física dos Contratos – UT´s, a UT/TCU envia toda documentação pertinente ao contrato à UCP para arquivamento e toma as providências cabíveis, se necessárias, para encerramento do

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contrato, tais como: recolher crachás de terceirizados, liberar salas disponibilizadas para trabalho de terceiros, solicitar cancelamento de acesso de terceiros à rede do TCU, ect.

5.2.1 Tomadas as providências cabíveis, a UT/TCU comunica a conclusão das mesmas à UCP, através de e-mail ao Gerente da área.

5.2.1.1 Recebido o e-mail da UT/TCU com informação de conclusão de providências para encerramento do contrato, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto (Project) com a data de encerramento.

5.2.2 Recebida a documentação pertinente ao contrato e registrado o pagamento do último produto, conforme descrito no Processo Liberar Pagamento de Contratados, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP verifica se o contrato foi financiado pelo BID. Em caso negativo, a documentação do contrato é arquivada na UCP.

5.2.2.1 Caso o contrato tenha sido financiado pelo BID, o Gerente da UCP comunica ao BID, através de Ofício, o encerramento do contrato assinado no âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU e providencia o arquivamento da documentação do contrato na UCP.

5.3 Efetuado o pagamento, o PNUD e/ou a SEMAT/TCU emitem o Atestado deConclusão do Contrato e o enviam à contratada.

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PROCEDIMENTO

Autorizar Atividade de Contrato sujeito àOrdem de Serviço

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as ações para autorização de atividades de contratos assinados no âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU, que estejam sujeitas à Ordem de Serviço.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Controle de Projetos (UCP) e às Unidades Técnicas do Tribunal de Contas da União (UT´s/TCU).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Contratos de Fornecimento de Bens ou Prestação de Serviços assinado no âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU.

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Verificar disponibilidade de recursos financeiros, para execução de atividade sujeita à OS.b) Verificar possibilidade de reforçar programação financeira.c) Informar à UT disponibilidade ou indisponibilidade de recursos para contrato sujeito à OS.d) Atualizar Project.

4.1.2 Compete à UT/TCUa) Consultar UCP sobre disponibilidade de recursos para contrato sujeito à OS.b) Autorizar execução da atividadec) Comunicar à UCP emissão de Ordem de Serviço.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Registrados os Contratos de Fornecimento de Bens ou Prestação de Serviçosassinado no âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU no sistema do BID e recebidas as cópias dos Contratos, conforme descrito nos Processos:a) Promover Contratação de Bens e Serviços – CPL;b) Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Pessoa Física;c) Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Firmas Pré-Qualificadas;d) Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Lista Curta Aberta;e) Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Licitação Aberta Nacional;f) Promover Contratação de Bens e Serviços – PNUD – Licitação Aberta Internacional;

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As UT´s/TCU gestoras devem, caso a atividade do contrato esteja sujeita à Ordem de Serviço (OS), consultar à UCP, através de e-mail, para saber se há disponibilidade de recursos para sua execução.

5.2 Recebido o e-mail de consulta da UT/TCU, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP verifica a disponibilidade de recuro para a execução da atividade sujeita à OS.

5.2.1 Caso haja recurso disponível, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP informa à UT/TCU solicitante, através de e-mail, a disponibilidade de recursos para execução da atividade sujeita à OS.

5.2.2 Caso não haja recurso disponível, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP verifica a possibilidade de reforçar a programação financeira. Em caso negativo, ele informa à UT/TCU solicitante, através de e-mail, a indisponibilidade de recursos para execução da atividade sujeita à OS.

5.2.2.1 Caso haja possibilidade de reforçar a programação financeira, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP informa à UT/TCU solicitante, através de e-mail, a disponibilidade de recursos para execução da atividade sujeita à OS.

5.3 Informada a disponibilidade de recursos, a UT/TCU autoriza a execução da atividade, emitindo a respectiva OS. Emitida a OS, a UT/TCU informa à UCP, através de e-mail, a data da emissão da OS.

5.4 Comunicada a data da emissão da OS, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto (Project) com a informação, a fim de permitir a realização das atividades descritas no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

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PROCEDIMENTO

Autorizar Repasse de Recursos ao PNUD

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as atividades para autorização de repasse de recursos ao PNUD, âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Controle de Projetos (UCP), às Unidades Técnicas do Tribunal de Contas da União (UT´s/TCU) e à Secretaria de Orçamento e Finanças do Tribunal de Contas da União (SECOF/TCU).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Fluxograma – Autorizar Repasse de Recursos ao PNUD

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Verificar necessidade de repasse de recursos para o PNUD.b) Elaborar Memorando de solicitação de repasse de recursos ao PNUD e enviá-lo à SECOF/TCU.

4.1.2 Compete à UT/TCUa) Fornecer informações sobre previsão de execução física das atividades.

4.1.3 Compete à SECOF/TCUa) Efetuar repasse de recursos para o PNUD.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Com os recursos transferidos pela STN para a Conta Específica e a liberação destes recursos informada pela SECOF/TCU à UCP, conforme descrito no Processo Elaborar Programação Financeira das Atividades, a UT/TCU, semanalmente, fornece informações sobre a previsão de execução física as atividades contratadas, através de e-mail, à UCP.

5.2 Recebido o e-mail das UT´s/TCU com a previsão de execução física as atividades contratadas, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP verifica se há necessidade de repasse de recursos para o PNUD. Se não houver, o processo é finalizado.

5.3 Se houver necessidade de repasse de recursos para o PNUD, o Coordenador

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Administrativo-Financeiro da UCP elabora um Memorando de solicitação de repasse de recursos para o PNUD, o qual é assinado pelo Gerente da UCP e encaminhado à SECO/TCU para providências.

5.4 Recebido o Memorando de solicitação de repasse de recursos ao PNUD, aSECO/TCU efetua a transferência dos mesmos, através do SIAFI, possibilitando arealização das atividades descritas no Processo Liberar Pagamento de Contratados.

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PROCEDIMENTO

Liberar Pagamento de Contratados

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as atividades para liberação de pagamento de contratados no âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Controle de Projetos (UCP), Secretaria de Orçamento e Finanças do Tribunal de Contas da União (SECOF/TCU) e ao Programa das Nações Unidade para o Desenvolvimento (PNUD).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Fluxograma – Liberar Pagamento de Contratados.

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Atualizar Project com informações de:data do recebimento do Bem/Serviço;data do “Atesto” pela UT;data de autorização de pagamento; edata do pagamento.b) Verificar o tipo de contrato para encaminhamento.c) Lançar dados do pagamento no sistema do PNUD (sistema SAP/R3).d) Certificar pagamento no sistema SAP/R3.e) Autorizar pagamento no sistema SAP/R3.f) Solicitar a contratada regularização de pendência para pagamento.g) Verificar regularidade da documentação em relação ao contrato.h) Preparar memorando solicitando à SECOF/TCU pagamento à contratada.i) Informar data de autorização de pagamento à Coordenador Técnico para atualizar Project.j) Autorizar recolhimento de INSS à SECOF/TCU.k) Acompanhar informações de pagamento.l) Realizar registro contábil específico referente aos pagamentos efetuados.m) Informar data de pagamento ao Coordenador Técnico para atualizar Project.

4.1.2 Compete à SECOF/TCUa) Efetuar recolhimento de INSS e aguardar documentação para pagamento.b) Efetuar pagamento da contratada.c) Devolver Processo de Fiscalização à UCP.

4.1.3 Compete ao PNUD

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a) Efetuar pagamento à contratada.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Recebido Memorando de solicitação de pagamento juntamente com a documentação do fornecedor/prestador (fatura/nota fiscal ou Relatório de Atividades se for Pessoa Física), conforme descrito no processo Acompanhar Execução Física do Contrato – UT´s, o Coordenador Técnico da UCP atualiza o arquivo de Controle das Atividades do Projeto (Project) com as informações da data de recebimento do bem/serviço e data de aceite (“atesto”) dos mesmos, permitindo a realização das atividades do Processo AcompanharExecução das Atividades do Projeto. Paralelamente, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP verifica o tipo de contratação para dar o encaminhamento correto ao processo.

5.2 Se o contrato foi realizado entre o PNUD e a contratada, o Coordenador Técnico ou o Coordenador de Aquisições da UCP lança os dados referentes ao pagamento, constantes do memorando enviado pela UT/TCU gestora) no sistema do PNUD (SAP/R3).

5.2.1 Registrados os dados de pagamento no sistema SAP/R3, o CoordenadorAdministrativo-Financeiro da UCP certifica o pagamento no sistema e o Gerente da UCP o aprova também no sistema do PNUD.

5.2.3 Autorizado o pagamento no sistema SAP/R3, o Gerente da UCP informa a data da autorização do pagamento ao Coordenador Técnico para que ele procede atualização do arquivo de Controle das Atividades do Projeto (Project) com esta informação. Atualizado o Project, devem ser realizadas as atividades descritas no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.2.3.1 Paralelamente à autorização do pagamento no SAP/R3 e tendo sido efetuado o repasse de recursos ao PNUD, conforme descrito no Processo Autorizar Repasse de Recursos ao PNUD, o PNUD efetua o pagamento empresa contratada.

5.2.4 Efetuado o pagamento, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP,responsável pelo acompanhamento dos pagamentos, ao identificar o pagamento no sistema SAP/R3, realiza o registro contábil específico no arquivo de Sistemática Interna de Acompanhamento Contábil e Financeiro (Excel), com base no qual devem ser realizadas as atividades descritas no Processo Prestar Contas de Adiantamento de Recursos do Tesouro.

5.2.4.1 Paralelamente, devem ser realizadas as atividades descritas no ProcessoProceder Encerramento de Contrato, caso o pagamento efetuado seja correspondente à entrega do último produto previsto no contrato. Além disso, deve informar a data do pagamento ao Coordenador Técnico para que ele procede atualização do arquivo de Controle das Atividades do Projeto (Project) com esta informação. Atualizado o Project, devem ser realizadas as atividades descritas no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.3 Se o contrato foi realizado entre a SEMAT/TCU e a contratada, o CoordenadorAdministrativo-Financeiro da UCP verifica a regularidade da documentação em relação ao contrato, isto é verifica as Certidões CND e FGTS/CEF. Caso sejam identificadas pendências, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP solicita à contratada, através de e-mail, a regularização das mesmas e aguarda retorno da empresa para dar prosseguimento ao processo de pagamento.

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5.3.1 Apesar de existirem pendências, o Gerente da UCP autoriza o recolhimento de INSS, através de Memorando à SECO/TCU, enviando o Processo de Fiscalização para esta área para providências.

5.3.1.1 Recebido o Processo de Fiscalização da UCP, a SECOF/TCU efetua orecolhimento de INSS da contratada e aguarda recebimento da documentação para pagamento.

5.3.2 Caso a documentação esteja em conformidade com as cláusulas do contrato, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP prepara um Memorando de autorização de pagamento, o qual deve ser assinado pelo Gerente da UCP e enviado, através do Processo de Fiscalização, à SECOF/TCU para providências.

5.3.3 Assinado o Memorando, o Gerente da UCP informa a data da autorização dopagamento ao Coordenador Técnico para que ele procede atualização do arquivo de Controle das Atividades do Projeto (Project) com esta informação. Atualizado o Project, devem ser realizadas as atividades descritas no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

5.3.4 Recebido o Processo de Fiscalização com o Memorando de solicitação depagamento e a documentação do fornecedor/prestador (fatura/nota fiscal ou Relatório de Atividades se for Pessoa Física) e tendo sido liberados e transferidos os recursos para a Conta Específica pela STN, conforme descrito no Processo Elaborar Programação Financeira das Atividades, a SECOF/TCU efetua o pagamento à empresa contratada e devolve o Processo de Fiscalização à UCP.

5.3.5 Ao receber o Processo de Fiscalização, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP, responsável pelo acompanhamento dos pagamentos, realiza o registro contábil específico no arquivo de Sistemática Interna de Acompanhamento Contábil e Financeiro (Excel), com base no qual devem ser realizadas as atividades descritas no Processo Prestar Contas de Adiantamento de Recursos do Tesouro.

5.3.5.1 Paralelamente, devem ser realizadas as atividades descritas no ProcessoProceder Encerramento de Contrato, caso o pagamento efetuado seja correspondente à entrega do último produto previsto no contrato. Além disso, deve informar a data do pagamento ao Coordenador Técnico para que ele procede atualização do arquivo de Controle das Atividades do Projeto (Project) com esta informação. Atualizado o Project, devem ser realizadas as atividades descritas no Processo Acompanhar Execução das Atividades do Projeto.

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PROCEDIMENTO

Prestar Contas de Adiantamentos de Recursos do Tesouro

1 OBJETIVO

Este procedimento tem por objetivo descrever as atividades relativas à prestação de contas de adiantamento de recursos do Tesouro (Secretaria do Tesouro Nacional – STN), no âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este procedimento se aplica à Unidade de Controle de Projetos (UCP) e à Secretaria de do Tesouro Nacional (STN).

3 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

a) Fluxograma – Prestar Contas de Adiantamento de Recursos do Tesouro

4 CONDIÇÕES GERAIS

4.1 Atribuições e Responsabilidades

4.1.1 Compete à UCPa) Elaborar Prestação de Contas de Adiantamento de Recursos do Tesouro e enviá-la à STNb) Regularizar pendências, se solicitado pela STN.

4.1.2 Compete à STNa) Analisar Prestação de Contas de Adiantamento de Recursos do Tesouro.

5 CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

5.1 Com base nos registros contábeis, no arquivo de Sistemática Interna deAcompanhamento Contábil e Financeiro (Excel), dos pagamentos efetuados no âmbito do Projeto de Apoio à Modernização do TCU, conforme descrito no Processo Liberar Pagamentos de Contratados, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCP elabora a Prestação de Contas de Adiantamento de Recursos do Tesouro e envia para o Gerente para apreciação.

5.2 Recebida a Prestação de Contas de Adiantamento de Recursos do Tesouro, oGerente da UCP analisa e a envia para a STN, através de Ofício.

5.3 Recebidos o Ofício da UCP juntamente com a Prestação de Contas de Adiantamento de Recursos do Tesouro, a STN analisa o documento. Caso esteja de acordo, o processo é finalizado.

5.3.1 Caso sejam identificadas pendências na Prestação de Contas, a STN solicita, através de Ofício, a regularização das mesmas à UCP.

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5.4 Recebido Ofício da STN, o Coordenador Administrativo-Financeiro da UCPprovidencia os ajustes necessários na Prestação de Contas e envia para o Gerente da UCP que a reencaminha para a STN.

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