2ª Conferencia da AMAI

ESTRATÉGIAS DE PREVENÇÃO E DE COMBATE DE FRAUDES NAS

ORGANIZAÇÕES

Ângelo António Macuácua

Departamento de Contabilidade e Finanças

Faculdade de Economia

UNIVERSIDADE EDUARDO MONDLANE

Enfoque Temático

• Enfoque à fraude ao nível das organizações (em rigor designada fraude ocupacional)

• A seriedade do problema da fraude e da forma como ela afecta a sociedade.

• Os pilares da fraude ocupacional.• As várias formas pelas quais as fraudes

são perpetradas nas organizações.• As abordagens estratégicas de prevenção e

combate à fraude.

Objectivos da Apresentação

Partilhar informações e conhecimentos. Sensibilizar os participantes sobre a

seridade da problemática da fraude. Fortalecer a capacidade dos membros de

prevenirem e combaterem a fraude. Informar sobre parte do trabalho preparatório

que a FE-UEM está a fazer para criar um núcleo de estudo da fraude ocupacional.

Nota Prévia

O conteúdo desta apresentação é uma sistematizatização da literatura e informação do domínio público.

O uso de exemplo de EUA para demonstrar a seriedade real é baseada apenas na mera disponibilidade pública da informação.

A apresentação e caracterização dos tipos de fraude visa apenas denuncia-los e ajudar os gestores e auditores internos na sua identificação.

Natureza da Fraude

A Fraude representa elevados custos económicos para a sociedade (nos Estados Unidos representa cerca de 5% do PIB);

A fraude reduz os lucros operacionais e aumenta os custos de operação;

A fraude influi negativamente a qualidade dos produtos e serviços prestados;

A fraude provoca perda de confiança junto dos pareceiros;

Apesar de menos traumática e menos mediática a fraude provoca mais prejuizos que o roubo com recurso a força bruta e física.

Natureza da Fraude (Cont.)

A fraude desestalibiliza o sistema de poder e de comando na organização, deslocando-o dos dirigentes formais para os agentes da fraude.

A fraude baralha a afectação racional de recursos dentro da organização, reduzindo a competitividade das empresas.

Estudos indicam que em média, 31% dos Americanos são desonestos, 40% são situacionisticamente honestos e apenas 30% são honestos a todo o tempo.

Natureza da Fraude (Cont.)

A fraude neutraliza os esforços de implementação de novas tecnologias de produção e de gestão nas organizações, o que inibe o crescimento das empresas.

A fraude fragiliza o funcionamento das indústriais com base em regras normais de funcionamento das indústrias e dos mercados.

A fraude priva a organização de dispor dos melhores recursos mesmo que para isso tivesse capacidade de investimento e de financiamento.

Tipos de Fraude por Agentes de fraude

Desfalque dos empregados Fraude dos gestores Trapaças de investimentos Fraude de fornecedores Fraude de clientes

Desfaque dos empregados

Fraude ocupacional mais frequente. Os trabalhadores apossam-se ilegalmente dos

activos da empresa. Desfalque directo - os trabalhadores tomam dinheiro,

ferramentas, máquinas e outros activos ou a organização pague por algo não recebido ou recebido bens & serviços de qualidade inferior.

Desfalque indirecto – quando em conluio com estranhos à organização, o trabalhador permite prática de preços de venda baixos, paga preços exagerados nas compras, pague por algo não recebido ou recebido bens & serviços de qualidade inferior.

Fraude dos Gestores

Geralmente envolve a manipulação das demonstrações financeiras pela alta administração (Wordcom, Waste Management, Enron, etc.).

Inclui igualmente a prestação de informações falsas sobre a organização com vista a obter vantagens ilícitas.

Vitima os accionistas, credores, e todos os confiam nas demonstrações financeiras para tomar decisões (investidores, autoridades fiscais, bancos, trabalhadores, etc.).

Trapaças de investimentos

A principal vitima desta fraude são os investidores;

Trata-se da venda de um investimento a um preço bastante superior ao seu valor a investidores inocentes;

Pode revestir a forma de aliciar investidores a entrar para um negócio fantasma.

Fraude de Fornecedores

Trata-se de empresas que defraudam outras empresas nas transacções comerciais;

Os fornecedores podem actuar sozinhos ou em conluio com empregados na organização;

Consiste na sobre-facturação dos bens e serviços, remessas de bens de qualidade inferior, não remessa de bens e pagamentos de fornecimentos inexistentes.

Fraude de Clientes

Trata-se de clientes que defraudam a organizam por: Não pagarem a totalidade ou parte dos bens

ou serviços fornecidos; Facturação de bens de segunda qualidade e

entrega de bens da primeira qualidade; A principal vítima desta fraude é a

organização.

Tipos de Fraudes por Natureza

Tipos de Fraudes

Roubo de DinheiroRoubo Mercadorias

e Outros ActivosCorrupção

Na boca de caixa

Já dentro do Sistema

Por pagamentos fraudulentos

Furto

Uso abusivo

Suborno

Conflito de interesses

Extorção económica

Presentes Ilegais

Demonstrações Fraudulentas

Contas Anuais

Outras Demonstrações

Roubo de Dinheiro

Desvio de dinheiro no ponto de entrada, antes de registo no sistema contabilístico.

Levantamento de dinheiro sem o consentimento do empregador.

Desembolsos fraudulentos

Desvio de dinheiro no ponto de entrada

Levantamento de dinheiro proveniente de vendas, antes do registo.

Vendas e cobrança de dinheiro, registando um desconto maior ou inexistente, apropriando-se indevidamente do dinheiro.

Apropriação indevida do dinheiro da cobrança de créditos e registar o crédito como incobrável;

Apropriação indevida do dinheiro da cobrança de um cliente, creditando esse cliente quando o próximo cliente paga.

Conluio com o devedor para que pague menos ou mais tarde.

Furto de dinheiro que esta no sistema.

Ocorre quando o trabalhador tem acesso ao dinheiro.

O furto de dinheiro ocorre geralmente através do furto de numerário ou do dinheiro a depositar.

Os autores deste furto tem mais sucesso quando subtraem pequenos montantes ao longo do tempo.

Furto através de pagamentos fraudulentos

Os pagamentos fraudulentos podem ser divididos em cinco grandes categorias:o Esquema de Facturaçãoo Esquema de Chequeso Esquema de Folha de salárioso Esquema de Despesaso Esquema de Registo de desembolsos

Pagamentos Fraudulentos - Cheques

O empregado prepara um pagamento fraudulento a seu favor e/ou;

O empregado intercepta o pagamento a um fornecedor e converte o cheque em benefício próprio.

O autor submete documentos falsos (sobre bens ou serviços que não foram recebidos) à empresa vítima, solicitando reembolso.

Pagamentos Fraudulentos – Registo de Desembolsos

Processamento de reembolsos de dinheiro a clientes por devoluções que nunca ocorreram;

Processamento de reembolso de dinheiro a clientes por montante superior ao valor da mercadoria devolvida;

Cancelamento fictício de vendas realizadas, anexando VD e apoderando-se dos montantes de vendas.

Pagamentos Fraudulentos - Facturação

Constituição de empresas fantasmas que emitem facturas para as organizações vítimas;

Alteração ou pagamento duplicado de facturas; Realização de compras pessoais com fundos da

organização; Pagamento intencional a um vendedor incorrecto e

solicitar que o vendedor devolve os fundos, e; Pagamento intencional acima do devido a um

fornecedor, solicitando depois a devolução do dinheiro.

Pagamentos Fraudulentos - Despesas

Caracterização errônea de despesas. Sobreindicação das despesas. Submissão de facturas e recibos de

despesas fictícias. Submissão de facturas e recibos de

despesas mais do que uma vez.

Pagamentos Fraudulentos – Folha de Salários

Empregados fantasmas Salários e horas de trabalho falsos Esquema sobre comissões

Falsificação das vendasAumento da taxa de comissões Imputação de vendas do outro vendedor

Falsos pedidos de compensação.

Apropriação Indevida de Mercadorias e Outros Activos

Uso indevido Uso de viatura, materiais, equipamentos,

computadores, etc. em benefício próprio. Uso destes meios no local de trabalho para

fazer trabalhos pessoais. Muitas dos trabalhos pessoais são do tipo de

negócio que a empresa realiza, criando concorrência desleal.

Apropriação Indevida de Mercadorias e Outros Activos

Roubo varia desde uma simples “subtração física” até

esquemas mais complicados de falsificação de documentose registos.

Os roubos são perpetrados por empregados do armazém, conferentes e outros empregados que tem acesso aos activos.

Nos roubos complexos usam-se requisições e outros formulários para mover activos de um lugar para outro.

Uso de funções de compra e recepção para adquirir bens para uso pessoal, apropriação indevida de bens comprados para a organização, validação de entregas de qualidade inferior, “recepção” de encomendas não entregues, etc.

Corrupção

Trata-se da chamada fraude mais antiga dos “colarinhos brancos”.

Define-se tradicionalmente como o pagamento a um oficial ou agente público para obter um tratamento especial.

Os actos de corrupção podem ser desdobrados nas seguintes categorias:o Subornoo Conflito de interesseso Extorsão económicao Presentes ilegais

Suborno

Envolve oferta, entrega, recebimento ou solicitação de algo valioso para influenciar ou acto oficial.

Um dos infames casos de suborno mais conhecidos na história é o do Judas Iscariot, o descíplo que traiu Jesus Cristo.

Muitos esquemas de fraude ocupacional envolvem corrupção comercial, semelhante a que é praticada pelos oficiais e agentes do Estado.

Os esquemas de suborno agrupam-se em duas categorias:o Kickback (pontapé para trás)o Bid-Rigging (Manipulação de concursos)

Suborno - Kickback

Consiste no pagamento feito pelo fornecedor aos agentes de compra da organização, com o objectivo de:o Aliciar o empregado para sobrefacturação;o Obter um negócio extrao Deslocar o centro de decisão de compras para o

fornecedor. Do Kickback resulta em compras substanciais

desnecessárias, baixa qualidade dos materiais ou serviços e preços altos.

Em alguns casos os vendedores submetem facturas fraudulentas ou com preços empolados e o trabalhador corrupto assegura o pagamento da factura falsa.

O pagamento do kickback pode ser em dinheiro, desconto em compras pessoais, emprego de familiares, férias pagas, promessa de emprego futuro, etc.

Suborno – Bid-rigging

O empregado fraudulento assiste o vendedor a ganhar o curso.

Um concurso bastante competitivo pode ser um ambiente apropriado para este tipo de suborno.

O trabalhor corrupto exerce uma influência interna, assegurando que o fornecedor ganha o contracto.

Os potenciais trabalahores alvos são os agentes de Compras, juristas envolvidos nos contratos, enginheiros e técnicos de produção, controladores de qualidade, etc.

Conflito de Interesses

Ocorre quanto numa transação o gestor, o director ou um trabalhador tem interesse económico ou pessoal não revelado que afecta adversamente a empresa.

O conflito de interesses também envolve o exercício da influência de um empregado em detrimento da companhia.

o gestor, o director ou um trabalhador beneficiam um amigo ou amigo, apesar de não receber um benefício material na transacção.

O elemento essencial do conflito de interesses é a existência de dupla lealdade que não está reveada ou é ignorada pela organização.

Outras Formas de Corrupção

Extorção económica – O empregado demanda um pagamento do fornecedor para fazer uma decisão favorável.

Presesntes ilegais – Feitos após o fecho do contrato, visam recompensar o trabalhador por ter feito uma decisão favorável.

Quem e porquê comete fraude

A maior parte dos empregados, clientes, gestores, vendedores reune o profile de perpectradores de fraude, podem e são capazes de fraude;

É impossível predizer que empregado, cliente, gestor ou vendedores que se tornará desonesto.

Muitas vezes a fraude é cometida por pessoas de máxima confiança e aparentemente insuspeitos.

O triangulo do Fogo

Os bombeiros sabem que o fogo pode ser extinguido eliminando um dos seus três elementos: Calor, Oxigênio e Combustível. Combustível – construindo linhas de fogo ou

quebra fogo ou através do furro dos depositos.

Oxigênio – usando químicos apropriados ou causando explosões.

Calor – colocando agua sobre o fogo. Note-se que os três elementos interagem

ums com os outros.

Os três Pilares da Fraude Pressão

Pressão financeira Vício Pressão de trabalho Outras pressões

Oportunidade Fragilidade de mecanismos da prevenção Incapacidade de julgar a qualidade Quebra de disciplina aos perpetradores Fraco acesso à informação Ignorância, apatia e incapacidade Fraca auditoria e verificações independentes

Racionalização Uso de justificaçõess sociais para o comportamento fraudulento

Ambiente de Trabalho Favorável a Fraude

Gestores que não prestam atenção aos valores éticos; Sistema de remunerações inadequado; Falha no reconhecimento do desempenho; Imposição de orçamentos ideais; Desigualdades percebidas; Contas de despesas inadequadas; Gestão autocrática e ditorial; Baixa lealidade à organização; Foco do negócio para o curto prazo; Feedback negativo Regras rígidas Repressão das diferenças Poucas oportunidades de promoção

Ambiente de Trabalho Favorável a Fraude (Cont.) Alta rotação de empregados e absentismo; Ambiente trabalho hostil; Problemas de fluxos de caixa; Gestão mais reactiva do que proactiva; Estilo de gestão impulsivo, insensativo, emocional e

dominante; Relações de rivalidade do que de apoio; Treinamento pobre; Pouca clareza das responsabilidades de cada um; Comunicação pobre.

Elementos da Fraude e Sua Neutralização Elementos da Fraude

Desvio Encobrimento Gasto do dinheiro

Neutralização Procedimento Básicos de Controlo Sistema Contabílisto forte Enfoque na prevenção Estratégias de eliminação da fraude

Os 5 Procedimentos Básicos de Controlo

Segregação de deveresSistema de autorizaçõesVerificação independenteProtecção físicaDocumentos e registos

Sistema Contabilístico Robusto

Um bom sistema contabilístico dificulta o desvio e facilita a descoberta do encobrimento.

Para desempenhar este papel o sistema contabilístico deve assegurar que os registos contabilísticos são: Válidos Autorizados Completos Apropriadamente classificados Reportados no período devido Apropriadamente avaliados Correctamente sumarizados

II. Prevenção da Fraude

Actividades Fundamentais de combate: Criação e manutenção da cultura de honestidade,

abertura e assistência Recrutamento de pessoal honesto e dar formação

sobre fraude. Criação de ambiente de trabalho positivo (código de

conduta, política de porta aberta,redução da atmosfera de fraude).

Assistência aos trabalhadores ajudando-os a lidar com pressão.

Avaliação do risco de fraude e desenvolvimento duma resposta concreta para mitigar riscos e eliminar oportunidades de fraudes.

Estratégias para Eliminar a Fraude

Criação de um bom sistema de controlo interno; Desencorajamento do conluio entre empregados e com

clientes e fornecedores; Informação clara aos fornecdores e outras partes

externas sobre as políticas da organização contra a fraude;

Monitoria aos empregados; Criação de um sistema de denúncias anónimas; Criação de expectativas de punição; Condução da auditoria de fraude proactiva.

Bom sistema de controlo interno

Bom ambiente de controlo Bom sistema contabilístico (registos das transações,

Válidos, Autorizados, Completos, Apropriadamente classificados, Reportados no período devido, Apropriadamente avaliados, Correctamente sumarizados)

Bons procedimentos de controlo (políticas e práticas que asseguram o controlo físico dos activos, autorizações, segregação de funções, verificações idendependentes

Monitoria Bom sistema de informação e comunicação.

Desencorajamento do conluio entre empregados e outros A preparação da fraude por conluio é mais demorada, ela

pode ser prevenida com férias compulsivas e através da rotação do pessoal;

O risco de conluio é muito maior no caso de: Natureza complexa do negócio (empregados de

confiança actuam isoladamente o que favorece esquemas);

Aumento de aliança com fornecedores, tal que o papel chega a ser substituido pelo acordo verbal.

Maior risco de fraude quando os trabalhadores são responsáveis sozinhos por grandes contratos.

Tópicos de um Código de Conduta

Presentes Pagamentos ilegais Uso impróprio dos activos da empresa Registos contabilísticos Informação interna Informação confidencial Invenções, desenvolvimentos e melhorias Aborrecimento

Tópicos de um Código de conduta (Cont.) Segurança Reporte Governamental Diversidade Práticas de emprego éticas Acção disciplinar Etc.

Monitoria aos Empregados

Muitos empregados usam os fundos retirados fraudulentamente para suportar hábitos despendiosos ou pagar dívidas;

Verificação da conistência entre o nível de vida e de rendimento;

Pode inibir o cometimento da fraude porque o trabalhador sabe que há alguem que está a observar.

Criação de um sistema de denúncias anónimasPara que a linha de denúncia possa funcionar

efectivamente deve: Ser anónima, assegurando e garantindo que o

denunciante não sofrerá represália; Indepedente, reportando para uma entidade que

não está directamente ligado à organização. Acessivel, criando diferentes canais para reportar as

má condutas. Seguimento, resolvendo os casos reportados e

tomando as medidas necessárias.

Criação de expectativas de punição

Um dos grandes desincentivos da fraude é o medo de punição;

Necessidade de criar a expectativa de que o fraudulento será punido;

Num ambiente laboral dinámico a mera rescisão do contrato de trabalho não é uma punição suficiente (o trabalhador inventa uma justificação moral, mas falsa, para justificar a quebra do contrato);

A punição real envolve a informação à família e amigos do trabalhador sobre as causas reais.

Condução de uma auditoria de fraude proactiva Muitas organizações realizam auditorias financeiras,

operacionais e outras e investigam a fraude quando há suspeitas de fraude.

As organizações que proactivamente fazem auditoria de fraude criam a consciência de que os actos dos empregados podem ser revistados a qualquer momento;

Elevando o sentimento de que pode ser descoberto, a auditoria proactiva da fraude reduz o comportamento fraudulento.

Condução de uma auditoria de fraude proactiva (Cont.) Uma auditoria da fraude envolve os seguintes

passos: Identificação dos riscos de exposição; Identificação dos sintomas de cada

exposição; Desenho do programa para proactivamente

actuar sobre os sintomas e as exposições; Investigação dos sintomas de fraude

identificados.

A Terminar

MUITO OBRIGADO A TODOS!