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ANEXO II – RESOLUÇÃO Nº 43/PGJ-2012

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL – TTD/MP/RN

OBSERVAÇÕES SOBRE OS CAMPOS

1. Código: número correspondente à classificação para fins de arquivamento.

2. Espécie Documental: documento ou item da atividade a ser classificado.

3. Destino: primeiro destino de cada via das espécies documentais.

3.1 setor competente é aquele que tem competência regimental para tratar do assunto;

3.2 unidade geradora é o setor que produziu o documento;

3.3 setores interessados são os demais setores da instituição ou pessoas físicas/jurídicas (servidores, empresas prestadoras de serviço, tribunais, receita federal, bancos, etc.).

3.4 O destino poderá ser também um outro processo (assentamento funcional, procedimento extrajudicial ou administrativo, prontuário médico, etc).

4. Arquivo Corrente: prazo de guarda/retenção de cada via do documento no arquivo corrente. Além do prazo em anos ou dias, poderá ser considerada a vigência do documento (validade do contrato, do concurso, do seguro, do credenciamento, do aluguel, etc.) ou até o encerramento de algum fato/evento (até a aposentadoria ou desligamento, até a atualização da versão, até a quitação da dívida, até a alienação do bem, após o encerramento do livro, enquanto permanecer a ocupação, até a informatização, após a devolução da guia, após o julgamento pelo TCE, etc.). Se o destino é um procedimento ou processo, o prazo é o do respectivo procedimento ou processo. O prazo começa a contar da data de produção do documento.

5. Arquivo Intermediário: prazo de guarda/retenção de cada via do documento no arquivo intermediário.

6. Destinação Final: após o cumprimento dos prazos no arquivo corrente e arquivo intermediário, o documento poderá ser eliminado ou recolhido ao Arquivo Permanente, obedecendo aos procedimentos estipulados pelas comissões e grupos permanentes de avaliação.

Deve ser considerado que o original do documento seguirá o rito, temporalidade, destinação e vigência conforme vínculo com o procedimento extrajudicial, processo judicial ou procedimento administrativo. Os documentos cujas informações possam originar contenciosos administrativos ou judiciais serão classificados nos assuntos correspondentes ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos na tabela. Caso necessário, poderá ser consultado o Glossário localizado no final da tabela de temporalidade documental.

(REFERENTE À RESOLUÇÃO Nº 043/2012 – PGJ )

DESCRIÇÃO CÓDIGO DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE-MEIO

CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL

SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

GRUPO 010.1 APOIO À ADMINISTRAÇÃO

DESCRIÇÃO CÓDIGOESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZO DE GUARDA (em anos) DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÃO

SUBGRUPO 010.1.1 Corrente Intermediário Arquivo Permanente Eliminação

Controle de Compromissos Oficiais

Controle de Compromissos Oficiais

010.1.1.1 Agenda de compromissos oficiais 5 X

Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente.

Se o original do documento integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito, temporalidade e vigência deste.


010.1.1.2 Ata de reunião 2 1 X010.1.1.3 Ata de Sessão 2 1 X

010.1.1.4Atos, Portaria, Resolução, Instrução Normativa, Recomendação, Norma, Ordem de Serviço e Editais

Enquanto vigorar 5 X

010.1.1.5 Audiências, despachos, reuniões 1 5 X

010.1.1.6 Carta de representação Enquanto vigorar X

010.1.1.7 Cédula de votação de conselheiro 2 X

010.1.1.8 Comunicado agendando audiência Enquanto vigorar X

010.1.1.9 Convite recebido Enquanto vigorar X

010.1.1.10 Mala direta Enquanto vigorar X

010.1.1.11 Ofício / Memorando 2 6 X

010.1.1.12 Pauta de reunião e compromissos Enquanto vigorar X

010.1.1.13 Processo de Sindicância e/ou Processo Administrativo


010.1.1.14 Regimentos, Regulamentos, Estatutos, Organogramas e Estruturas


010.1.1.15 Registros de convites recebidos 2 X



OBSERVAÇÃO


Publicidade de atos oficiais

010.1.2.1 Formulário de encaminhamento de matéria para publicação no Diário Oficial do Estado - DOE

Enquanto vigorar X


010.1.2.2 Lista de códigos de identificação e/ou autorização

Enquanto vigorar X

010.1.2.3Matéria para publicação no Diário Oficial do Estado Enquanto

vigorar X



SUBCLASSE 020 COMUNICAÇÃO SOCIAL

GRUPO 020.1 ASSESSORIA DE IMPRENSA



OBSERVAÇÃO


Compilação de notícias sobre a Instituição

020.1.1.1 Clipping (clipagem) Enquanto vigorar X

Se o original do documento integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito, temporalidade e vigência deste



OBSERVAÇÃO


Divulgação das ações da Instituição

020.1.2.1 Artigo, nota e notícia de revista, TV/Rádio ou periódicos 2 X Os documentos cujas

informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente.


020.1.2.2 Campanhas institucionais, publicidade 2 2 X020.1.2.3 Divulgação interna de informações 2 X020.1.2.4 Livro, Periódico, Informativo ou Revista 2 X020.1.2.5 Pauta para a imprensa 1 X020.1.2.6 Release e sinopse 2 3 X

020.1.2.7 Site institucional Enquanto vigorar X



OBSERVAÇÃO


Editoração e programação visual 020.1.3.1 Modelo de diagramação para matérias Enquanto

vigorar XO documento será eliminado quando substituído por outro atualizado.



OBSERVAÇÃO


Produção de registros de imagem e som

020.1.4.1 Banco de imagem Enquanto vigorar X Os documentos cujas


020.1.4.2 Registro fotográfico 2 2 X020.1.4.3 Registro sonoro 2 2 X

020.1.4.4 Vídeo Institucional, peça ou Campanha publicitária




OBSERVAÇÃO


Planejamento e controle de atividades de publicidade

020.1.5.1 Cadastro de despesas com comunicação Até aprovação das contas 1 X



020.1.5.3 Parecer ou termo de especificação técnica Enquanto vigorar 1 X

020.1.5.4 Peça ou vídeo de campanha publicitária Enquanto vigorar X

020.1.5.5 Plano de mídia Enquanto vigorar 2 X




GRUPO 020.2 ORGANIZAÇÃO E EXECUÇÃO DE EVENTOS



OBSERVAÇÃO


Organização de eventos ou cerimônias oficiais

020.2.1.1 Agenda de eventos 1 X

Os discursos, palestras e conferências proferidos por autoridades da Administração Superior e por técnicos, refletem, respectivamente, a orientação política do órgãos e o seu funcionamento.

Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente.Se o original do documento integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito, temporalidade e vigência deste

020.2.1.2 Cadastro de autoridades Enquanto vigorar X

020.2.1.3 Discurso, palestra ou conferência 2 2 X020.2.1.4 Expediente de solenidade rotineira 1 2 X

020.2.1.5 Folheto, catálogo ou cartaz de divulgação de evento


020.2.1.6 Lista de presença em evento Enquanto vigorar 2 X

020.2.1.7 Livro de assinaturas de autoridades Enquanto vigorar 2 X


020.2.1.9 Procedimento ou Processo do evento Enquanto vigorar 1 X

020.2.1.10 Programa de solenidade, recepção oficial ou evento 1 X

020.2.1.11 Relação de convidados par eventos ou solenidades oficiais 2 2 X




GRUPO 020.3 PRODUÇÃO EDITORIAL



OBSERVAÇÃO


Publicação oficial e coedição

020.3.1.1 Livro, periódico, folheto, revista 2 XOs documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente.

A vigência esgota-se com a publicação

Um exemplar de cada publicação oficial ou coedição, inclusive em meio magnético ou óptico, deve ser encaminhado a Biblioteca do MP-RN.

020.3.1.2 Projeto gráfico Enquanto vigorar X

020.3.1.3 Prova do projeto gráfico Enquanto vigorar X



SUBCLASSE 030 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

GRUPO 030.1 PLANEJAMENTO E FORMULAÇÃO DE POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS



OBSERVAÇÃO


Elaboração de estudos e pesquisas

030.1.1.1 Processo ou procedimento de estudo 2 2 X Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente.

030.1.1.2 Processo ou procedimento de planejamento 2 2 X030.1.1.3 Processo ou procedimento de propostas 2 2 X

030.1.1.4 Relatório técnico Enquanto vigorar 1 X



OBSERVAÇÃO


Classificação e cadastramento de cargos e funções

030.1.2.1 Atos de fixação, extinção ou relotação de postos de trabalho

Enquanto vigorar 3 X Os documentos cujas

informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente.Se o original do documento integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito, temporalidade e vigência deste.


030.1.2.3 Organograma funcional Enquanto vigorar 3 X

030.1.2.4Processo ou procedimentos de criação, extinção, identificação, classificação ou transformação de cargos ou função


030.1.2.5 Quadro anual de pessoal, de cargos criados, providos ou vagos


030.1.2.6 Relatório mensal de cargos e funções 1 2 XDESCRIÇÃO CÓDIGO DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE-MEIO



GRUPO 030.2 SELEÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE RECURSOS HUMANOS

DESCRIÇÃO CÓDIGO ESPÉCIE DOCUMENTAL PRAZO DE GUARDA (em anos)

DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO


Recrutamento e Seleção

Recrutamento e Seleção

030.2.1.1 Currículo de candidato a emprego público 2 X

Se o original do documento integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito deste

Decreto Federal nº 5.452/43 (CLT, art. 443)

Lei Federal nº 9.601/98Constituição Federal, art. 37, III;

Lei Federal nº 10.406/2002 (Código Civil), art. 205-A.

030.2.1.2 Ficha de inscrição de candidato a emprego público 2 X

030.2.1.3 Livro de registro de concurso público Enquanto vigorar 2 X


030.2.1.11 Processo de abertura de concurso público Enquanto vigorar 5 X

030.2.1.12Processo de aproveitamento de remanescentes de concurso público, concurso interno ou recrutamento


030.2.1.13 Processo seletivo de concurso interno ou recrutamento


030.2.1.14

Provas e gabaritos de concurso público ou processo seletivo, exames de seleção, constituição de bancas examinadoras, teste, psicotécnicos, exames, editais e exemplares de provas.


030.2.1.15 Relação das admissões por concurso Até aprovação das contas 5 X

030.2.1.16 Relação das contratações por tempo determinado

Até aprovação das contas 5 X

030.2.1.17 Relação dos servidores e funcionários cedidos Até aprovação das contas 5 X



OBSERVAÇÃO


Capacitação eaperfeiçoamento funcional

Capacitação e aperfeiçoamento funcional

030.2.2.1 Atestado de frequência em curso 2 2 X Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente.

Se o original do documento integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito,

030.2.2.2 Cadastro de instrutores e instituições especializadas em ensino e treinamento

Enquanto vigorar X

030.2.2.3 Calendário de cursos, eventos e estágios Enquanto vigorar 3 X

030.2.2.4 Cronograma de cursos Enquanto vigorar 2 X

030.2.2.5 Ofício / Memorando 2 6 X030.2.2.6 Plano de atividades de desenvolvimento e

capacitaçãoEnquanto vigorar

5 X

temporalidade e vigência deste

030.2.2.7 Procedimento ou Processo de cursos Enquanto vigorar 5 X

030.2.2.8 Processo de autorização de curso Enquanto vigorar 5 X

030.2.2.9 Processo de capacitação de recursos humanos Enquanto vigorar 5 X

030.2.2.9 Processo de concessão de bolsa de estudo Enquanto vigorar 5 X

030.2.2.10 Relatório de avaliação de curso de capacitação ou qualificação técnica 2 3 X

030.2.2.11 Relatório de custos com cursosAté a

aprovação das contas

5 X

030.2.2.12 Relatório de desempenho de participantes de cursos 2 3 X




GRUPO 030.3 EXPEDIENTE DE PESSOAL



OBSERVAÇÃO


Elaboração e Registro de atos relativos à vida funcional

030.3.1.1 Cadastro dos Dependentes Enquanto vigorar 5 60 X



Os documentos serão transferidos ao arquivo intermediário após a saída ou aposentadoria do Membro ou Servidor do órgão. (Em média: 35 anos de atividade laboral mais 60 anos de guarda = 95 anos).

Os documentos relativos ao Servidor ou Membro devem ser guardados em conjunto com os assentamentos funcionais.

030.3.1.2 Formulário para o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED


030.3.1.3 Livro de posse de Servidores ou Membros Enquanto vigorar 5 X

030.3.1.4 Planilha de progressão funcional Enquanto vigorar 3 X

030.3.1.5 Processo de acumulação de cargo ou função/atividade


030.3.1.6 Processo de mobilidade funcional Enquanto vigorar 5 X

030.3.1.7 Processo de promoção ou remoção Enquanto vigorar 2 X

030.3.1.8 Prontuário do Estagiário Enquanto vigorar 2 X

030.3.1.9

Prontuário funcional, assentamentos funcionais ou Identificação Funcional (inclusive carteira, cartão, crachá, credencial) ou Prontuário Médico do Servidor ou Membro

Enquanto o Membro ou

Servidor permanecer

ativo

60 X

030.3.1.10 Relatório de movimentação funcional Enquanto vigorar 5 X



OBSERVAÇÃO


Elaboração de expedientes para posse, preenchimento de função atividade, provimento de cargo, vacância e substituição

030.3.2.1 Comunicado 2 X



Os documentos relativos ao Servidor ou Membro devem ser guardados em conjunto aos assentamentos funcionais.

Lei Federal nº 9.601/98

030.3.2.2 Pedido de prorrogação de prazo para posse ou exercício do cargo 1 2 X

030.3.2.3

Processo de Admissão, aproveitamento, contratação, nomeação, readmissão, readaptação, recondução, reintegração, reversão ou falecimento do Servidor ou Membro.


030.3.2.4 Processo de dispensa de função/atividade Enquanto vigorar 10 X

030.3.2.5 Processo de exoneração do cargo Enquanto vigorar 10 X

030.3.2.6 Processo de preenchimento de função/atividadeAté a


5 X

030.3.2.7 Processo de substituição de ocupante de cargo ou função/atividade


030.3.2.8 Processo para provimento de cargoAté a


5 X

030.3.2.9 Relação das substituições remuneradasAté a


5 X



OBSERVAÇÃO


Elaboração de contratos de trabalho

030.3.3.1 Comunicado de dispensa, desligamento ou exclusão de pessoal 2 1 X Os documentos relativos ao

Servidor ou Membro devem ser guardados em conjunto com os assentamentos funcionais.

Constituição Federal art. 7º, XXIX.Decreto Federal nº 5.452/43 (CLT), art. 41

030.3.3.2 Livro de registro de pessoalAté o

preenchimento

2 X

030.3.3.3 Processo de Contratação de trabalho Enquanto vigorar 2 X

030.3.3.4 Processo ou termo de admissão, demissão ou rescisão contratual


030.3.3.5 Recibo de entrega de comunicado de dispensa ou requerimento do seguro-desemprego

5 X

Lei Federal nº 8.212/91, art. 46

030.3.3.6 Relatório de débito Enquanto vigorar 2 X

030.3.3.7 Termo aditivo de contrato de trabalho Enquanto vigorar 1 X



OBSERVAÇÃO


Concessão de direitos, vantagens e benefícios

030.3.4.1 Ofício / Memorando 2 6 X Os documentos relativos ao Servidor ou Membro devem ser guardados em conjunto com os assentamentos funcionais.


Para o caso de transação, próprias das ações de alimentos.

030.3.4.2 Processo de afastamento ou licenças Enquanto vigorar 5 X

030.3.4.3 Processo de aposentadoria Enquanto vigorar 60 X

030.3.4.4 Processo de concessão de benefícios, vantagens ou direitos


030.3.4.5 Processo de requerimento de férias Enquanto vigorar 60 X

030.3.4.6 Processo de requerimento de pensão ao beneficiário do Servidor / Membro


030.3.4.7 Recibos 1 5 X

030.3.4.8 Relação de Servidores, Funcionários e Membros afastados 1 5 X

030.3.4.9 Relatório de auxílio alimentação 2 3 X



OBSERVAÇÃO


Avaliação de desempenho e incentivo funcional

030.3.5.1 Ata de reunião dos responsáveis pela avaliação de desempenho 2 1 X



030.3.5.2 Ato normativo de avaliação de desempenho Enquanto vigorar 60 X

030.3.5.3 Boletim de desempenho ou procedimento ou processo de avaliação de desempenho 2 3 X

030.3.5.4 Formulário de avaliação de desempenho Enquanto vigorar 5 X

030.3.5.5 Manual de avaliação de desempenho Enquanto vigorar 2 X

030.3.5.6 Processo administrativo de avaliação de desempenho ou estágio probatório


030.3.5.7 Relatório avaliativos ou plano de desempenho de metas




OBSERVAÇÃO


Contencioso disciplinar

030.3.6.1 Pedido de reconsideração de decisão em procedimento administrativo disciplinar



LCE nº 122/94, art. 142

LCE nº 141/96, art. 228/266

030.3.6.2 Processo Administrativo Disciplinar- PAD Enquanto vigorar 5 X

030.3.6.3 Processo de revisão de Processo Administrativo Disciplinar ou Sindicância para apurar falta disciplinar


030.3.6.4 Processo de Sindicância Enquanto vigorar 5 X



OBSERVAÇÃO


Recolhimento de encargos sociais e contribuições

030.3.7.1 Comprovante de encaminhamento da Relação Anual de informações Sociais - RAIS 1 10 X Lei Federal nº 8.212/91, art.

32, parágrafo único; art. 45, parágrafo único e art. 46

Decreto – Lei Federal nº 2.052/83, art. 3º e 10

Decreto Federal nº 76.200/75, art. 360

030.3.7.2 Processo de recolhimento de contribuição para o Plano de Seguridade Social 1 10 X

030.3.7.3 Processo de recolhimento de contribuição sindical 1 5 X

030.3.7.4 Processo de recolhimento do PIS/PASEP 1 10 X

030.3.7.5 Relação de contribuição sindical, associativa, assistencial e confederativa 1 5 X




GRUPO 030.4 CONTROLE DE FREQUENCIA



OBSERVAÇÃO


Registro de frequência

030.4.1.1 Horário de expediente (inclusive escala de plantão)

1 60 X Se o original do documento integrar algum processo ou

procedimento, seguirá o rito, temporalidade e vigência deste.


030.4.1.2 Processo de convocação de serviço extraordinário e/ou horas extras


030.4.1.3Registro de controle de frequência ou ponto (Livros, cartões, folha de ponto, abono de faltas, cumprimento de horas extras, mapa de horas)





GRUPO 030.5 PAGAMENTO DE PESSOAL



OBSERVAÇÃO


Elaboração de expedientes para a folha de pagamento

030.5.1.1 Autorização para desconto não previsto em lei Enquanto vigorar 5 X



030.5.1.2 Boletim informativo para elaboração da folha de pagamento



030.5.1.4Processo de incorporação de vantagens pecuniárias, pagamento, ressarcimento, dispensa, revisão ou reposição de vencimentos


030.5.1.5 Processo de pagamento de auxílio-funeral 1 5 X

030.5.1.6 Processo de pagamento de pensão alimentícia, especial ou auxílio-doença


030.5.1.7 Processo de renuncia de vencimento Enquanto vigorar 60 X

030.5.1.8 Processo judicial, de compensação previdenciária ou de auditoria


030.5.1.9 Recibos 1 5 X

030.5.1.10 Requerimento, Formulário e Guia para a elaboração da folha de pagamento




OBSERVAÇÃO


Elaboração da folha de pagamento 030.5.2.1 Declaração de encargos de dependentes para fins

de Imposto de Renda 2 5 X Se o original do documento integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito, temporalidade e vigência deste.

Os documentos relativos ao Servidor ou Membro devem ser guardados em conjunto

030.5.2.2 Extrato do INSS para fins de complementação da aposentadoria 2 5 X

030.5.2.3 Ficha financeira de pagamento de servidores, inativos e pensionistas


030.5.2.4 Folha de pagamento 1 35 X030.5.2.5 Ordem de crédito complementar individual Enquanto

vigorar1 X

com os assentamentos funcionais.

030.5.2.6 Ordem de crédito da folha de pagamento 1 1 X

030.5.2.7 Planilha de concessão de incorporação de gratificação ou representação


030.5.2.8 Processo de pagamentos não efetuados Enquanto vigorar 5 X

030.5.2.9 Relatório anual da folha de pagamento 1 5 X

030.5.2.10 Relatório de auditoria da folha de pagamento Enquanto vigorar 10 X

030.5.2.11 Relatório de ordens de crédito 1 1 X

030.5.2.12 Relatório de pagamento de substituição de função, dos vencimentos e dos descontos


030.5.2.13 Relatório do histórico funcional 1 1 X

030.5.2.14 Relatório resumido de Consolidação de Despesa da Folha de pagamento - CLD 1 5 X

030.5.2.15 Requerimento de isenção de contribuição previdenciária




SUBCLASSE 040 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS

GRUPO 040.1 CONTROLE DE COMPRAS, SERVIÇOS E OBRAS



OBSERVAÇÃO


Licitação e Administração de contratos

040.1.1.1 Contratos Enquanto vigorar 12 X Se o original do documento

integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito, temporalidade e vigência deste

Lei Federal nº 2848/40 – Código Penal, art. 109

Lei Federal nº 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H

Lei Federal nº 8.666/93, arts. 89 ao 98

040.1.1.2 Pedido de inclusão ou reabilitação ao cadastro de impedimentos

Até a aprovação das

contas5 X

040.1.1.3 Pedido de relativo aos trabalhos da Comissão Permanente ou Especial de Licitação


040.1.1.4 Relação de contratos e atos jurídicos análogos e seus aditamentos


contas5 X

040.1.1.5 Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade de licitação


contas5 X

040.1.1.6 Relação de licitações por modalidadeAté a


5 X



OBSERVAÇÃO


Registros de preços040.1.2.1 Cadastro de registro de preços Enquanto

vigorar 5 X Lei Federal nº 8.666/93, arts. 15, § 3º., III040.1.2.2 Processo ou procedimento de registro de preços Enquanto

vigorar 5 X



OBSERVAÇÃO


Cadastro de fornecedores e prestadores de serviços

040.1.3.1 Cadastro de fornecedores e prestadores de serviços

Enquanto vigorar 5 X Permitido a digitalização,

como forma de substituição do suporte de papel para o digital.

Lei Federal nº 8.666/93, arts. 34

040.1.3.2 Cadastro de serviços terceirizados Enquanto vigorar 5 X

040.1.3.3 Processo de registro cadastral Enquanto vigorar 5 X



OBSERVAÇÃO


Aquisição de bens materiais e patrimoniais

040.1.4.1 Processo de aquisição de bens de informática e automação


contas12 X

Se o original do documento integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito , temporalidade e vigência deste

Lei Federal nº 2848/40 – Código Penal, art. 109


Lei Federal nº 8.666/93, arts. 14 ao 16 e arts. 89 ao 98

040.1.4.2 Processo de aquisição de material de consumoAté a


12 X

040.1.4.3 Processo de aquisição de material permanenteAté a


12 X

040.1.4.4 Processo de aquisição de outros materiaisAté a


12 X



OBSERVAÇÃO


Contratação de serviços e obrasContratação de serviços e obras

040.1.5.1 Processo de contratação de obra públicaAté a


12 X

040.1.5.2 Processo de contratação de serviço de informática e automação


contas12 X

040.1.5.3 Processo de contratação de serviço técnico profissional especializado


contas12 X

040.1.5.4 Processo de contratação de serviço técnico profissional generalizado


contas12 X

040.1.5.5 Processo de contratação de serviços comunsAté a


12 X

040.1.5.6 Processo de contratação de serviços terceirizados


contas

12 X

040.1.5.7 Processo de credenciamento de pessoalAté a


10 X




GRUPO 040.2 CONTROLE DE BENS PATRIMONIAIS



OBSERVAÇÃO


Cadastro e Chapeamento (tombamento) de bens patrimoniais

040.2.1.1 Inventário físico de bens patrimoniaisAté a


5 X

Permitido a digitalização, como forma de substituição do suporte de papel para o digital.

040.2.1.2 Inventário físico-financeiro de bens patrimoniaisAté a


5 X

040.2.1.3 Livro de controle de chapa patrimonialAté a


5 X



OBSERVAÇÃO


Defesa de bens patrimoniais

040.2.2.1 Certificado de garantia Enquanto vigorar X

Lei Federal nº 8.666/93, arts. 6, II arts. 89 ao 98040.2.2.2 Processo de contratação de seguro para bens

patrimoniais


contas12 X

040.2.2.3 Processo de sindicância relativa à defesa de bens patrimoniais




OBSERVAÇÃO


Locação de bens patrimoniais 040.2.3.1 Processo de locação de máquinas e

equipamentos


contas12 X Lei Federal nº 8.666/93, arts. 6,

II arts. 89 ao 98



OBSERVAÇÃO


Registro da movimentação de bens patrimoniais

040.2.4.1 Comunicação de transferência de bens patrimoniais 1 5 X

Lei Federal nº 10.406/2002 (Código Civil, art. 205A)

040.2.4.2 Processo de alienação de bens patrimoniaisAté a


12 X

040.2.4.3 Processo de permuta de bens patrimoniais Enquanto vigorar 10 X

040.2.4.4 Processo de transferência de bens patrimoniais 1 5 X

040.2.4.5 Termo de responsabilidade pelo uso de bens patrimoniais

Enquanto vigorar X



OBSERVAÇÃO


Registro da movimentação de bens patrimoniais

040.2.5.1 Ata de inutilização de bens 2 1 X

Se o original do documento integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito , temporalidade e vigência deste

040.2.5.2 Processo de arrolamento de bens excedentes, inservíveis ou em desuso


contas5 X

040.2.5.3 Recibo de doação de remanescentes de inutilização


contas5 X




GRUPO 040.3 CONTROLE DE ALMOXARIFADO



OBSERVAÇÃO


Verificação de estoque e distribuição

040.3.1.1 Balanço de material e almoxarifadoAté a


5 XSe o original do documento integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito , temporalidade e vigência deste040.3.1.2 Boletim de saída de material 1 X

040.3.1.3 Comunicado de irregularidades no fornecimento de material 1 X

040.3.1.4 Formulário de previsão de consumo de material 1 X040.3.1.5 Formulário de requisição de material 1 X

040.3.1.6 Inventário físico-financeiro de material de almoxarifado


contas5 X

040.3.1.7 Lista de material de almoxarifado Enquanto vigorar X

040.3.1.8 Nota de fornecimento 1 X

040.3.1.9 Relação de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso 1 X



OBSERVAÇÃO


Formação de estoque ou reposição de material

040.3.2.1 Atestado de recebimento de material 1 X Se o original do documento integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito, temporalidade e vigência deste

040.3.2.2 Nota fiscal(cópia) 1 1 X

040.3.2.3 Pedido de aquisição de material 1 X



OBSERVAÇÃO


Arrolamento e baixa de materiais 040.3.3.1 Processo de arrolamento de materiais

excedentes, inservíveis ou em desuso


contas5 X





GRUPO 040.4 CONTROLE DE PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO



OBSERVAÇÃO


Aquisição de imóveis

040.4.1.1 Escritura pública de imóveis Enquanto vigorar X


040.4.1.2 Planta de imóveis Enquanto vigorar X

040.4.1.3 Processo de aquisição de imóvelAté a


12 X



OBSERVAÇÃO


Cadastramento de imóveis

040.4.2.1 Cadastramento do patrimônio imobiliário Enquanto vigorar X Permitido a digitalização,

como forma de substituição do suporte de papel para o digital.040.4.2.2 procedimento ou processo de imóvel próprio do

EstadoEnquanto vigorar X



OBSERVAÇÃO


Defesa de bens imóveis

040.4.3.1 Processo de contratação de seguro para imóveisAté a


12 XLei Federal nº 10.406/2002 (Código Civil, art. 205A)

Lei Federal nº 10.028/2000, arts. 359-A


040.4.3.2 Processo de reintegração de posse de imóvel Enquanto vigorar 10 X

040.4.3.3 Processo de restauração de imóvelAté a


12 X



OBSERVAÇÃO


Vistoria de imóveis040.4.4.1 Laudo de avaliação de imóvel 3 X040.4.4.2 Relatório de visita de imóvel 3 X040.4.4.3 Termo de inspeção de imóvel 3 X



OBSERVAÇÃO


Locação de imóveis

040.4.5.1 Processo de locação de imóvel para o EstadoAté a


12 XLei Federal nº 10.406/2002 (Código Civil, art. 205A)



040.4.5.2 Processo de loação de imóvel próprio do EstadoAté a


12 X



OBSERVAÇÃO


Alienação de imóveis 040.4.6.1 Processo de alienação de imóveis Enquanto

vigorar 12 X



OBSERVAÇÃO


Administração de uso de imóveis 040.4.7.1 Processo de autorização de uso de imóvel Enquanto

vigorar 10 X Lei Federal nº 2.848/40 (Código Penal)

Lei Federal nº 10.406/2002 040.4.7.2 Processo de cessão de uso de imóvel Enquanto

vigorar10 X

(Código Civil, art. 205A)


Lei Federal nº 8.666/93, arts.

040.4.7.3 Processo de concessão de uso de imóvel Enquanto vigorar 10 X

040.4.7.4 Processo de empréstimo de imóvel Enquanto vigorar 10 X

040.4.7.5 Processo de permissão de usos de imóvel Enquanto vigorar 10 X

040.4.7.6 Processo de permuta de imóvel Enquanto vigorar 10 X

040.4.7.7 Processo de transferência de imóveis Enquanto vigorar 10 X



OBSERVAÇÃO


Elaboração de projetos de edificação

040.4.8.1 Processo de aprovação de edificaçãoAté a


5 X



OBSERVAÇÃO


Regularização e registro dos imóveis

040.4.9.1 Processo de registro de incorporação imobiliáriaAté a


5 X Se o original do documento integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito, temporalidade e vigência deste040.4.9.2 Projeto de edificação Enquanto

vigorar X




GRUPO 040.5 CONTROLE DE TRANSPORTES INTERNOS



OBSERVAÇÃO


Fixação da frota

040.5.1.1 Marco relativo à fixação da frota Enquanto vigorar X

040.5.1.2 Processo de fixação da frota Enquanto vigorar 5 X

040.5.1.3 Proposta de fixação da frota 1 X



OBSERVAÇÃO


Aquisição de veículos



040.5.2.2 Parecer sobre aquisição de veículo Enquanto vigorar 2 X

040.5.2.3 Processo de aquisição de veículoAté a


12 X

040.5.2.4 Programa de renovação da frota 2 2

040.5.2.5 Resolução para incorporação de veículo doado na frota 1 X



OBSERVAÇÃO


Cadastramento de veículos 040.5.3.1 Quadro demonstrativo da frota Enquanto

vigorar 5 X



OBSERVAÇÃO


Contratação de seguro de veículos 040.5.4.1 Processo de contratação de seguro para veículo

oficial


contas12 X



OBSERVAÇÃO


Registro de movimentação de veículos

040.5.5.1 Processo de transferência de veículo 1 5 X



OBSERVAÇÃO


Readequação da frota

040.5.6.1 Decreto de remanejamento, ou ampliação, ou redução da frota 1 X


040.5.6.2 Processo de remanejamento, ou ampliação, ou redução de vagas na frota


040.5.6.3 Proposta de remanejamento, ou ampliação, ou redução de vagas na frota 1 X



OBSERVAÇÃO


Controle de guarda e do uso de veículos

040.5.7.1 Autorização para uso de veículo 1 X Se o original do documento integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito , temporalidade e vigência deste

LCE 122/94, art. 142

040.5.7.2 Boletim de ocorrência em veículo Enquanto vigorar X

040.5.7.3 Certificado de registro e licenciamento de veículo oficial

Enquanto vigorar X

040.5.7.4 Ficha de controle de tráfego de veículos 1 X

Até o trânsito em julgado do processo administrativo ou multa.

040.5.7.5 Normas de serviços de transportes internos Enquanto vigorar 2 X

040.5.7.6 Notificação de multa de trânsito Enquanto vigorar 1 X


040.5.7.8 Ordem de serviço para guarda de veículos em outras garagens 1 X

040.5.7.9 Planilha de uso de veículo oficial Enquanto vigorar 1 X

040.5.7.10 Processo de autorização para funcionário ou servidor dirigir veículo oficial


040.5.7.11 Processo de sindicância de acidente de veículo Enquanto vigorar 5 X

040.5.7.12 Processo de sindicância de multa de trânsito Enquanto vigorar 5 X

040.5.7.13 Processo relativo ao uso irregular de veículo oficial


040.5.7.14 Registro de ferramentas e acessórios sobressalentes 1 X

040.5.7.15 Registro de ocorrências com veículo oficial 1 X040.5.7.16 Termo de inspeção de veículo 1 X



OBSERVAÇÃO


Controle de consumo de combustível

040.5.8.1 Formulário de agendamento para uso de veículo oficial 1 X


040.5.8.2 Processo de aquisição de veículoAté a


12 X

040.5.8.3 Processo de fixação de cota de combustível Enquanto vigorar X

040.5.8.4 Quadro demonstrativo mensal de consumo de combustível 1 X

040.5.8.5 Registro de quilometragem e de consumo de combustível, mensal, semestral ou anual 1 X



OBSERVAÇÃO


Manutenção de veículo

040.5.9.1 Ficha de controle de substituição de peças e acessórios 1 X



040.5.9.3 Ordem de liberação ou de serviço de manutenção ou conserto de veículo 1 X

040.5.9.4Quadro demonstrativo de quantidades ou de manutenção de veículos ou quilometragem percorrida

1 X



OBSERVAÇÃO


Arrolamento e baixa de veículos 040.5.10.1 Processo de arrolamento de veículos excedentes,

inservíveis ou em desuso


contas5 X



OBSERVAÇÃO


Alienação de veículos

040.5.11.1 Processo de alienação de veículosAté a


12 X Lei Federal nº 10.406/2002 (Código Civil, art. 205A)


Lei Federal nº 8.666/93, arts. 17 e 89 ao 98

040.5.11.2 Processo de alienação de veículo por venda direta


contas12 X

040.5.11.3 Processo de permuta de veículoAté a


12 X



SUBCLASSE 050 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA FINANCEIRA

GRUPO 050.1 PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO



OBSERVAÇÃO


Fixação de diretrizes da política orçamentária e financeira

050.1.1.1 Lei de diretrizes orçamentárias, plano plurianual, orçamentária anual





OBSERVAÇÃO


Normalizaçãoorçamentária

050.1.2.1 Decreto institucional Enquanto vigorar 5 X


050.1.2.2 Instruções do grupo de Pesquisa e Desenvolvimento Orçamentário - GPDO


050.1.2.3 Portaria de remanejamento Enquanto vigorar 5 X

050.1.2.4 Tabela de classificação funcional Enquanto vigorar 5 X



OBSERVAÇÃO


Elaboração de propostas orçamentárias


050.1.3.2 Proposta orçamentária Enquanto vigorar 5 X



OBSERVAÇÃO


Consolidação e formalização de projetos de lei

050.1.4.1 Projeto de lei de diretrizes orçamentárias, do plano plurianual, orçamentário anual





SUBCLASSE 050 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA FINANCEIRA

GRUPO 050.2 EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA



OBSERVAÇÃO


Normalização da execução orçamentária e financeira

050.2.1.1 Decreto de execução orçamentária Enquanto vigorar X Permitido a digitalização,

como forma de substituição do suporte de papel para o digital.050.2.1.2 Portaria conjunta de execução orçamentária 1 5 X



OBSERVAÇÃO


Elaboração de alterações orçamentárias

050.2.2.1 Decreto de alteração orçamentária 1 X

050.2.2.2 Processo de alteração orçamentáriaAté a


5 X



OBSERVAÇÃO


Distribuição de recursos orçamentários

050.2.3.1 Nota de créditoAté a


5 X

050.2.3.2 Nota de dotação Até a aprovação das

contas

5 X

050.2.3.3 Nota de lançamento de quota mensalAté a


5 X



OBSERVAÇÃO


Acompanha-mento de execução orçamentária e financeira

050.2.4.1 Programação da despesa orçamentáriaAté a


5 X


050.2.4.2 Programação financeira de desembolsoAté a


5 X

050.2.4.3 Tabela de reprogramação financeiraAté a


5 X



OBSERVAÇÃO


Reserva de recurso, empenho e liquidação da despesa

050.2.5.1 Nota de empenhoAté a


5 X

050.2.5.2 Nota de lançamento de liquidação da despesaAté a


5 X

050.2.5.3 Nota de reservaAté a


5 X

050.2.5.4 Ordem bancáriaAté a


5 X

050.2.5.5 Programação de desembolsoAté a


5 X



OBSERVAÇÃO


Adiantamento de despesa

050.2.6.1 Balancetes de despesa com adiantamentoAté a


5 X

050.2.6.2 Ficha de controle de adiantamentos 1 X

050.2.6.3 Processo de adiantamentoAté a


5 X

050.2.6.4 Recibo de adiantamentoAté a


5 X

050.2.6.5 Relação de adiantamentos concedidosAté a


5 X



OBSERVAÇÃO


Prestação de contas e controle interno

050.2.7.1 Processo de prestação de contas de adiantamento


contas

5 X

Lei Federal nº 2.848/40 (Código Penal)



LC 101/2000, art. 48 e54

050.2.7.2 Relatório de gestão fiscalAté a


12 X

050.2.7.3 Relatório e pareceres relativos à auditoria e controle interno


contas12 X

050.2.7.4 Relatório para consulta das prestações de contas 2 X

050.2.7.5 Relatório resumido da execução orçamentáriaAté a


12 X

050.2.7.6Relatório de prestação de contas referentes as diárias e passagens recebidas pelo Servidor ou Membro, inclusive as devoluções de numerários.


contas 12 X



OBSERVAÇÃO


Pagamento de despesas específicas

050.2.8.1 Planilha de pagamento de diárias e ajuda de custo 1 5 X

Lei Federal nº 10.406/2002 (Código Civil, art. 205-A)

Decreto -Lei Federal nº 2.052/83, arts. 3º e 10


050.2.8.2 Processo de empenho para pagamento de pessoal e reflexos


contas5 X

050.2.8.3 Processo de pagamento ao PASEPAté a


10 X

050.2.8.4 Processo de pagamento de anuidade de órgãos ou entidades de classe


contas10 X

050.2.8.5 Processo de pagamento de constas de utilidade pública


constas5 X

050.2.8.6 Processo de pagamento de despesas inscritas em restos a pagar


contas5 X

050.2.8.7 Processo de pagamento de diárias e ajuda de custo


contas5 X

A prescrição do direito de ação do FGTS é trintenária, conforme previsto no parágrafo 5º, do art. 23, da Lei n. 8.036/90.


050.2.8.8 Processo de pagamento de FGTSAté a


30 X

050.2.8.9 Processo de pagamento de gratificação de representação


contas30 X

050.2.8.10 Processo de pagamento de honoráriosAté a


5 X

050.2.8.11 Processo de pagamento de impostos e taxasAté a


5 X

050.2.8.12 Processo de pagamento de indenizaçãoAté a


5 X

050.2.8.13 Processo de pagamento de INSSAté a


5 X



OBSERVAÇÃO


Controle da receita

050.2.9.1 Demonstrativo mensal de arrecadaçãoAté a


5 X

050.2.9.2 Processo de aplicação financeiraAté a


5 X



OBSERVAÇÃO


Controle de contabilidade 050.2.10.1 Balancete analítico


contas5 X

Lei Federal nº 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195

Lei Federal 8.212/91, arts. 32, parágrafo único e 33

Lei complementar Federal nº 87/96, arts. 23, parágrafo único

050.2.10.2 Balanço financeiroAté a


5 X

050.2.10.3 Balanço orçamentárioAté a


5 X

050.2.10.4 Balanço patrimonialAté a


5 X

050.2.10.5 Boletim de caixa e de bancosAté a


5 X

050.2.10.6 Extrato bancárioAté a


5 X

050.2.10.7 Guia de Recolhimento de COFINS 1 10 X050.2.10.8 Guia de recolhimento de contribuição sindical 1 5 X

050.2.10.9 Guia de recolhimento de FGTS 1 30 X



OBSERVAÇÃO


Controle da contabilidade

050.2.11.1 Guia de recolhimento de Renda 2 5 X

Lei Federal nº 5.172/66 (Código Tributário Nacional), arts. 173, 174 e 195

Lei Federal 8.212/91, arts. 32, parágrafo único e 33

Decreto -Lei Federal nº 2.052/83, arts. 3º e 10

050.2.11.2 Guia de recolhimento de INSS 1 10 X050.2.11.3 Guia de recolhimento do PIS/PASEP 1 10 X

050.2.11.4 Relatório contábilAté a


5 X

050.2.11.5Relatório das atividades desenvolvidas com exposição sobre as demonstrações contábeis e seus resultados


contas5 X

050.2.11.6 Relatório de conciliação bancáriaAté a


5 X

050.2.11.7 Relatório de conciliação contábil 1 5 X050.2.11.8 Relatório do ativo imobilizado 1 5 X

050.2.11.9 Relatório em ordem cronológica de pagamentosAté a


5 X



SUBCLASSE 060 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES

GRUPO 060.1 COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA



OBSERVAÇÃO


Normalização das atividades de arquivo

060.1.1.1 Instrução normativa sobre arquivos e documentos



060.1.1.2 Publicação de matérias no Diário Oficial do Estado


contas5 X

060.1.1.3 Regimento Interno Enquanto vigorar 5 X



OBSERVAÇÃO


Autuação e protocolo

060.1.2.1 Despacho 1 5 X



060.1.2.2 Livro de controle interno de documentos Enquanto vigorar 2 X

060.1.2.3 Livro de protocoloAté o

preenchi-mento

2 X

060.1.2.4 Livro de registro de entrada de documentos avulsos


060.1.2.5 Livro de registro de processos Enquanto vigorar 2 X

060.1.2.6 Processo de Sindicância e/ou Processo Administrativo




OBSERVAÇÃO


Classificação de documentos 060.1.3.1 Plano de classificação da tramitação Enquanto

vigorar 5 X




OBSERVAÇÃO


Distribuição e acompanha-mento dotrâmite

060.1.4.1 Ficha de controle da tramitação 1 X060.1.4.2 Relação de remessa de documentos 1 X

060.1.4.3

Requisição, guia de tramitação ou comprovante de remessa 1 X



OBSERVAÇÃO


Arquivamento060.1.5.1 Cadastro de ingresso de documento Enquanto

vigorar X Permitido a digitalização, como forma de substituição do suporte de papel para o digital.060.1.5.2 Relação de recolhimento de documentos 2 2 X

060.1.5.3 Relação de transferência de documentos 2 2 X



OBSERVAÇÃO


Avaliação e destinação de documentos

060.1.6.1 Processo relativo aos trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo

Enquanto vigorar X

060.1.6.2 Tabela de temporalidade de documentos Enquanto vigorar X



OBSERVAÇÃO


Descrição de acervos arquivístico, bibliográfico,

060.1.7.1 Ficha catalográfica Enquanto vigorar X Os documentos cujas


060.1.7.2 Ficha matriz Enquanto vigorar

X

museológico ou artístico

060.1.7.3 Guia, inventários, catálogo, índice Enquanto vigorar X

060.1.7.4 Relação de documentos e códigos de assuntos Enquanto vigorar X



OBSERVAÇÃO


Controle de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico

060.1.8.1 Cadastro de usuários Enquanto vigorar X


060.1.8.2 Ficha de tombo Enquanto vigorar X

060.1.8.3 Formulário Enquanto vigorar 1 X

060.1.8.4 Mapa de transferência de acervos Enquanto vigorar 2 X


060.1.8.6 Processo de aquisição de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico


contas12 X

060.1.8.7 Processo de empréstimo de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico


060.1.8.8Processo de transferência de acervos arquivístico, bibliográfico, museológico ou artístico


060.1.8.9 Quadro de substituição e cancelamento de títulos 5 X

060.1.8.10 Relação de obras bibliográficas submetidas à doação

Enquanto vigorar X

060.1.8.11 Relação de peças do acervo encaminhadas à conservação


060.1.8.12 Termo de compromisso de manutenção de sigilo de documentos


060.1.8.13 Termo de doação 1 X

DESCRIÇÃO CÓDIGO ESPÉCIE DOCUMENTAL PRAZO DE GUARDA (em anos)

DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO


Expedição de certidão e transcrição de documentos

060.1.9.1 Cadastro de certidões expedidas Enquanto vigorar X Se o original do documento

integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito, temporalidade e vigência deste

A correspondência interna que veicula conteúdos rotineiros, em geral não implica em continuidade administrativa

060.1.9.2 Certidão 1 X060.1.9.3 Circular, Aviso, Comunicado, Comunicação

Interna, Carta, moção ou voto, abaixo-assinado 2 2 X

060.1.9.4 Convite

Enquanto vigorar

X

060.1.9.5 Cópia certificada 1 X



SUBCLASSE 060 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES

GRUPO 060.2 GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO



OBSERVAÇÃO


Desenvolvi-mento, implementação e controle de sistemas de informática

060.2.1.1 Base de dados Enquanto vigorar X

Lei Federal nº 9.610/98, art. 87. A destinação das bases de dados está condicionada ao valor de suas informações para a Administração. Das bases de dados consideradas de valor histórico, informativo ou probatório deverão ser providenciadas cópias anuais para guarda permanente.

Lei Federal nº 2.848/40 (Código Penal), art. 109, IV;

Lei Federal nº 9.609/98, art. 12, § 1º., A vigência compreende o tempo de utilização do programa, bem como de todos as suas atualizações

060.2.1.2 Plano diretor de informática Enquanto vigorar 5 X

060.2.1.3 Projeto de atualização ou modernização tecnológica


060.2.1.4 Projeto de desenvolvimento de programa de computador


060.2.1.5 Projeto de implantação de rede Enquanto vigorar 5 X

060.2.1.6 Projeto de informatização Enquanto vigorar 5 X

060.2.1.7 Relatório de acompanhamento de projeto Enquanto vigorar 5 X

060.2.1.8 Relatório de desenvolvimento de programa de computador


060.2.1.9 Relatório de estatística de acesso 1 5 X

060.2.1.10 Relatório de resumo de dados 1 5 X



OBSERVAÇÃO


Vistoria e controle da integridade de sistemas de informática

060.2.2.1 Dicionário de dados Enquanto vigorar 10 X Lei Federal nº 2.848/40 (Código

Penal), art. 109, V e 325, que define o crime e a pena para a violação de sigilo funcional

060.2.2.2 Relatório técnico de vistoria 5 X

060.2.2.3 Termo de concessão e controle de senha de acesso




OBSERVAÇÃO


Manutenção de equipamentos e instalação de programas

060.2.3.1 Cadastro de requisição de serviços Enquanto vigorar 5 X

060.2.3.2 Certificado de autenticidade de programa de computador


060.2.3.3 Contrato de licença de uso de programa de computador


060.2.3.4 Ficha de inventário de programa de computador Enquanto vigorar X

060.2.3.5 Prospectos e catálogos de equipamentos e de programas de computador


060.2.3.6 Registro de programa de computador Enquanto vigorar 5 X

060.2.3.7 Relatório de revisão técnica 1 5 X060.2.3.8 Relatório geral de equipamento 1 5 X

060.2.3.9 Relatório técnico de serviço Enquanto vigorar 5 X

060.2.3.10 Requisição de serviços técnicos Enquanto vigorar 5 X

060.2.3.11 Termo de garantia de equipamentos e de programas de computador




OBSERVAÇÃO


Acompanha-mento da elaboração e da execução de contratos de informática

060.2.4.1 Circular, Aviso, Comunicado, Comunicação Interna ou Carta 2 2 X Permitido a digitalização,

como forma de substituição do suporte de papel para o digital.060.2.4.2 Parecer técnico de equipamento ou de programa

de computadorEnquanto vigorar 2 X



SUBCLASSE 070 GESTÃO DE ATIVIDADES COMPLEMENTARES

GRUPO 070.1 VIGILÂNCIA E MANUTENÇÃO DO PRÉDIO



OBSERVAÇÃO


Vigilância do edifício, das instalações e equipamentos

070.1.1.1 Livro de ocorrências relacionadas à segurança e portaria

Até o preenchi-

mento2 X

070.1.1.2 Relatório do uso de dependências (Auditório) 2 X



OBSERVAÇÃO


Manutenção, conservação do edifício, das instalações e dos equipamentos

070.1.2.1 Circular, Aviso, Memorando, Comunicado, Comunicação Interna, Ordem de Serviço 2 2 X



OBSERVAÇÃO


Execução dos serviços de copa 070.1.3.1 Solicitação, Memorando ou ordem de serviço de

copa 2 2 X



OBSERVAÇÃO


Execução dos serviços de

reprografia e/ou digitalização

070.1.4.1Requisição de cópia, memorando, formulário ou ordem de serviço de digitalização de documentos

2 2 X



OBSERVAÇÃO


Execução dos serviços postais

070.1.5.1 Contas telefônicas Até aprovação das contas 5 X

070.1.5.2 Listas telefônicas internas Enquanto vigorar 5 X

070.1.5.3 Mensagem de correio eletrônico (e-mail) 1 4 X

070.1.5.4 Serviço postal Enquanto vigorar 5 X

070.1.5.5 Serviços de coleta, transportes e entrega de correspondência ou malote

Até aprovação das contas 5 X

DESCRIÇÃO CÓDIGO DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE-FIM

CLASSE 100 ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR

SUBCLASSE 110 INSTITUCIONAL / ÓRGÃO DE EXECUÇÃO - 1º OU 2º GRAU

GRUPO 110.1 COORDENAÇÃO E APOIO ADMINISTRATIVO



OBSERVAÇÃO


Recebimento de notícia e atendimento ao público

110.1.1.1 Avisos e comunicados Enquanto vigorar 2 X

Se o original do documento integrar ou se vincular a algum processo ou procedimento extrajudicial, seguirá o rito, temporalidade e vigência deste.

110.1.1.2 Certidão 1 11 X110.1.1.3 Ficha de atendimento ao público 2 2 X

110.1.1.4 Pauta de audiência de atendimento ao público Enquanto vigorar 2 X

110.1.1.5 Representação ou documentos entregues pelo público 2 10 X

110.1.1.6 Termo de declaração 2 2 X



OBSERVAÇÃO


Registro e controle de documentos de atividades administrativas internas e institucionais

110.1.2.1 Ata de audiência ou reunião ou sessão 2 3 XSe o original do documento integrar ou se vincular a algum processo ou procedimento extrajudicial, seguirá o rito, temporalidade e vigência deste

O livro deverá permanecer na unidade até a lavratura do Termo de encerramento.

110.1.2.2Atos, Portaria, Resolução, Instrução Normativa, Recomendação, Norma, Ordem de Serviço e Editais


110.1.2.3 Avisos e comunicados Enquanto vigorar

2 X

110.1.2.4 Despacho 2 2 X

110.1.2.5 Escala de comparecimento às sessões, Escala dos plantões ou Escala de férias

Enquanto vigorar

2 X

110.1.2.6 Livro de Protocolo Até o preenchi-

mento

2 X

Os documentos cujas informações reflitam a política e atuação do órgão são de guarda permanente.

110.1.2.7 Livro de registro de instauração de procedimentos extrajudiciais

Até o preenchi-

mento2 X

110.1.2.8 Livro de registro de instauração de procedimentos judiciais

Até o preenchi-

mento2 X

110.1.2.9 Livro de registro únicoAté o

preenchi-mento

2 X

110.1.2.10 Ofício / Requisição / Memorando 2 6 X

110.1.2.11 Ordens e solicitações escritas de serviço Até o cumprimento 1 X

110.1.2.12 Parecer técnico ou circunstancial 2 2 X

110.1.2.13 Regimentos, Regulamentos, Estatutos, Organogramas e Estruturas


110.1.2.14 Relação de remessa de documentos 2 2 X110.1.2.15 Relatório circunstanciado de atividades 2 2 X



OBSERVAÇÃO


Fiscalização e acompanha-mento das atividades internas da instituição

110.1.3.1 Processos de autorização para residência fora da Comarca

Enquanto vigorar 1 X A autorização para residência

fora da Comarca é concedida por meio de Portaria do PJG.

A homologação da promoção ou permuta é registrada em ata de sessão do CSMP.

110.1.3.2 Processos de promoção ou remoção ou permutaAté a

homologa-ção em Ata

5 X

110.1.3.3 Processos Administrativos Disciplinar com membro do MP


110.1.3.4 Sindicância contra membro do MP Enquanto vigorar 5 X

110.1.3.5 Relatório de Atividades de Membros 10 50 X110.1.3.6 Relatório para o CNMP 10 50 X

110.1.3.7 Processo de Avaliação em estágio probatório de membro do MP


110.1.3.8 Pedidos de providências Enquanto vigorar 5 X

110.1.3.9Controle de participação em Mutirões de processos ou procedimentos e sessões do Tribunal do Júri


110.1.3.10 Processo de vitaliciamento Enquanto vigorar

5 X

110.1.3.11 Processo de revisão de processo administrativo disciplinar



CLASSE 200 ATUAÇÃO CIVEL

SUBCLASSE 210 INTERVENÇÃO CIVEL E PROCESSUAL CIVEL

GRUPO 210.1 ÓRGÃO DE EXECUÇÃO DE 2º GRAU



OBSERVAÇÃO



210.1.1.1 Despacho do órgão de execução 2 2 XConstituição Federal, art. 129


210.1.1.2 Ficha de atendimento ao público 2 X210.1.1.3 Notificação 2 4 X210.1.1.4 Ofício / Requisição / Memorando 2 6 X


210.1.1.6 Termo de atendimento 2 1 X210.1.1.7 Termo de declaração 2 2 X



OBSERVAÇÃO


Diligências e intervenção ministerial

210.1.2.1 Alegações finais Enquanto vigorar

2 XSe o original do documento integrar algum processo ou procedimento, seguirá o rito, temporalidade e vigência deste

O original do Parecer Ministerial deverá integrar o procedimento judicial, e seguirá o rito, temporalidade e vigência deste.

210.1.2.2 Ata de audiência judicial 2 2 X

210.1.2.3 Ata de Reunião ou Ata de Sessão ou Ata de Audiência 2 1 X

210.1.2.4 Carta precatória 2 2 X210.1.2.5 Cota 2 1 X210.1.2.6 Despacho do órgão de execução 2 2 X210.1.2.7 Ementa de acórdão 5 2 X210.1.2.8 Ementa de parecer ou acórdão 5 2 X210.1.2.9 Exceção de suspeição 2 2 X210.1.2.10 Habeas Corpus Enquanto

vigorar5 X


O original do Parecer de 2ª instância (Procurador) deverá integrar os autos judiciais, os quais estarão sob a guarda do Poder Judiciário.

Quando tratar-se de cópias, os originais seguem no procedimento extrajudicial ou processo judicialPermitida a digitalização dos documentos


Ação Civil Pública acerca do ressarcimento ao erário é imprescritível – CF, Art. 37, parágrafo 5º e Lei nº 8.429/1992, art. 23.

Na promoção de arquivamento do procedimento extrajudicial deve ser verificado a data e o termo de arquivamento da ata homologada pelo CSMP.

210.1.2.11 Homologação da promoção de arquivamento (CSMP) 2 20 X

210.1.2.12 Mandado ou Intimação 2 2 X210.1.2.13 Notificação 2 4 X210.1.2.14 Ofício / Requisição / Memorando 2 6 X210.1.2.15 Oposição de impedimento 2 2 X210.1.2.16 Parecer Ministerial (2ª instância) 3 30 X

210.1.2.17 Pedido de arquivamento ou extinção do processo 2 20 X

210.1.2.18 Pedido de providências 2 10 X

210.1.2.19

Petição inicial (incluem-se a Ação Civil Pública, Denúncia, Contestação, Habeas Corpus, Impugnação aos embargos, provas, Mandado de Segurança, Peças processuais, Perícias, Processo Judicial, pedidos de providências e outros)


210.1.2.20 Petição, denúncia ou aditamento 2 10 X

210.1.2.21 Portaria de instauração de procedimento extrajudicial


210.1.2.22

Procedimento Extrajudicial (Inquérito Civil, Procedimento Preparatório, Peças de Informação, Investigatório Criminal, etc) - referente a objeto de investigação COM DANO OU RESSARCIMENTO AO ERÁRIO.


210.1.2.23

Procedimento Extrajudicial (Inquérito Civil, Procedimento Preparatório, Peças de Informação, Investigatório Criminal, etc) - referente a objeto de investigação SEM DANO OU RESSARCIMENTO AO ERÁRIO.


210.1.2.24 Promoção de arquivamento 2 20 X

210.1.2.25Recurso processual judicial (minuta, contrarrazões, agravo, memorial, embargos, razões de recursos, contraminuta, etc)

2 2 X

210.1.2.26 Relatório de visita e diligência 2 2 X

210.1.2.27 Termo de Acordo de Homologação ou Termo de Conciliação


210.1.2.28 Termo de ajustamento de conduta - TAC Enquanto vigorar 5 X

210.1.2.29 Termo de audiência 2 1 X


CLASSE 200 ATUAÇÃO CIVEL

SUBCLASSE 210 INTERVENÇÃO CIVEL E PROCESSUAL CIVEL

GRUPO 210.2 ÓRGÃO DE EXECUÇÃO DE 1º GRAU



OBSERVAÇÃO










OBSERVAÇÃO




2 X


O original do Parecer Ministerial deverá integrar o procedimento judicial, e



210.2.2.4 Carta precatória 2 2 X210.2.2.5 Cota 2 1 X210.2.2.6 Despacho do órgão de execução 2 2 X210.2.2.7 Ementa de acórdão 5 2 X210.2.2.8 Ementa de parecer ou acórdão 5 2 X210.2.2.9 Exceção de suspeição 2 2 X



seguirá o rito, temporalidade e vigência deste.


Quando tratar-se de cópias, os originais seguem no procedimento extrajudicial ou processo judicial

Permitida a digitalização dos documentos




210.2.2.10 Habeas Corpus Enquanto vigorar 5 X


210.2.2.12 Indeferimento de representação para instauração de Procedimento Extrajudicial 2 5 X




210.2.2.20






210.2.2.23

Procedimento Extrajudicial (Inquérito Civil, Procedimento Preparatório, Peças de Informação, Investigatório Criminal, etc) - referente a objeto de investigação COM DANO OU RESSARCIMENTO AO ERÁRIO.


210.2.2.24




210.2.2.26 Recomendação Enquanto vigorar 5 X


2 2 X







210.2.2.32 Termo de oitiva (inclusive criança e adolescente) Enquanto vigorar 5 X



OBSERVAÇÃO


Fiscalização de fundações, órgão ou entidade de interesse social

210.2.3.1 Ata de eleição de órgãos da Fundação 2 X

Lei nº 10.406/2002, art. 66 .


210.2.3.2 Autorização de registro ou averbação de documentos da Fundação 2 10 X

210.2.3.3 Balanço contábil ou prestação de contas de Fundação 2 10 X

210.2.3.4 Balanço contábil ou prestação de contas de Fundação Pública 2 2 X

210.2.3.5 Despacho do órgão de execução 2 2 X210.2.3.6 Escritura pública de extinção de fundação 2 10 X

210.2.3.7 Estatuto de Fundação Enquanto vigorar 4 X

210.2.3.8 Notificação 2 4 X210.2.3.9 Ofício / Requisição / Memorando 2 6 X

210.2.3.10 Portaria de instauração de procedimento extrajudicial de fundação


210.2.3.11 Procedimento Extrajudicial de fiscalização de Fundação


210.2.3.12 Relatório de visita ou inspeção de estabelecimento 2 X

210.2.3.13 Relatório ou documentos entregues pelo Fundação 2 10 X


CLASSE 300 ATUAÇÃO PENAL

SUBCLASSE 310 INTERVENÇÃO PENAL E PROCESSUAL PENAL

GRUPO 310.1 ÓRGÃO DE EXECUÇÃO DE 1º GRAU OU 2º GRAU



OBSERVAÇÃO










OBSERVAÇÃO





310.2.1.1 Alegações finais Enquanto vigorar 2 X Decreto Lei nº 13.689/41

(CPP), arts. 03, 406 e 500.


O original do Parecer Ministerial deverá integrar o procedimento judicial, e seguirá o rito, temporalidade e vigência deste.




Se o original do documento integrar algum processo ou










310.2.1.20






310.2.1.23 Procedimento Extrajudicial (Inquérito Civil, Procedimento Preparatório, Peças de Informação, Investigatório Criminal, etc) - referente a objeto de investigação COM DANO OU RESSARCIMENTO AO ERÁRIO.

Enquanto vigorar

20 X

procedimento, seguirá o rito, temporalidade e vigência deste.



Lei Federal nº 9.099/95, art. 76 e 89


310.2.1.24




310.2.1.26 Proposta da transação penal, suspensão condicional do processo




2 2 X








CLASSE 400 ATUAÇÃO ELEITORAL

SUBCLASSE 410 INTERVENÇÃO ELEITORAL E PROCESSUAL ELEITORAL

GRUPO 410.1 ÓRGÃO DE EXECUÇÃO DE 1º GRAU OU 2º GRAU



OBSERVAÇÃO


Recebimento e notícia e atendimento ao público








OBSERVAÇÃO


Diligências e intervenção


2 XDecreto Lei nº 13.689/41 (CPP), arts. 03, 406 e 500.


O original do Parecer




ministerial



Ministerial deverá integrar o procedimento judicial, e seguirá o rito, temporalidade e vigência deste.






Na promoção de arquivamento





410.2.1.18 Pedido de arquivamento ou extinção do processo eleitoral 2 20 X


410.2.1.20






410.2.1.23

Procedimento Extrajudicial (Inquérito Civil, Procedimento Preparatório, Peças de Informação, Investigatório Criminal, etc) - referente a objeto de investigação de crimes eleitorais - COM DANO OU RESSARCIMENTO AO ERÁRIO.


410.2.1.24

Procedimento Extrajudicial (Inquérito Civil, Procedimento Preparatório, Peças de Informação, Investigatório Criminal, etc) - referente a objeto de investigação de crimes eleitorais - SEM DANO OU RESSARCIMENTO AO ERÁRIO.



410.2.1.26 Proposta da transação penal, suspensão condicional do processo




2 2 X


do procedimento extrajudicial deve ser verificado a data e o termo de arquivamento da ata homologada pelo CSMP.

Lei Federal nº 9.099/95, art. 76 e 89





410.2.1.32 Termo de audiência2 1 X


OBSERVAÇÃO FINAL:

OS CÓDIGOS DE NÚMEROS 500, 600, 700, 800 E 900 PERMANECEM AINDA VAGOS. TAIS CÓDIGOS SERÃO UTILIZADOS CONFORME ALTERAÇÕES E MODIFICAÇÕES NA PRESENTE TABELA DE TEMPORALIDADE, BEM COMO NO CASO DO SURGIMENTO DE OUTRAS ATRIBUIÇÕES LEGAIS DO MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE.

anexo ii – resoluÇÃo nº 43/pgj-2012 tabela de ... · anexo ii – resoluÇÃo nº 43/pgj-2012...

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