FACULDADE CENECISTA DE CINCIAS DE OSRIO

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FACULDADE CENECISTA DE CINCIAS DE OSRIO

ANLISE E PROPOSTA DE UM SISTEMA DE INFORMAES PARA A EMPRESA MARKTUR

Adriel da Silva Barbosa

Osrio, junho de 2005

FACULDADE CENECISTA DE CINCIAS DE OSRIO

ANLISE E PROPOSTA DE UM SISTEMA DE INFORMAES PARA A EMPRESA MARKTUR

ADRIEL DA SILVA BARBOSA

Trabalho de Concluso do Curso de Bacharelado em Administrao de Empresas

Orientador: Prof. Alessandra Carla Ceolin

Osrio, junho de 2005

Sumrio6Lista de figura

Lista de tabelas7Agradecimentos9Resumo11Introduo131. Caracterizao da empresa151.1 Histrico151.2 Organograma da MARKTUR171.3 Organograma da MARKTRAVEL182. Problema ou oportunidade192.1. Justificativa202.2. Viabilidade212.3. Oportunidade222.4. Importncia223. Objetivos243.1. Objetivo Geral243.2. Objetivos Especficos244 Reviso de literatura254.1 Sistema264.2 Sistema de Informao264.3 Tipos de Sistemas de Informaes294.3.1 Sistemas de Processamento de Transaes (SPT)294.3.2. Sistema de Informao Gerencial (SIG)314.3.3. Sistema de Apoio Deciso (SAD)344.4 Relacionamentos entre os Sistemas de Informao364.5 Deciso374.6 Conceitos Bsicos Referentes a Sistemas de Informao384.6.1. Dado e Informao384.6.2. Banco de dados394.6.4 Data Warehousing404.6.5. Data Marts404.6.6. Data Mining414.7 Sistemas Integrados424.7.1 Benefcios dos sistemas integrados434.7.2 Desafios dos sistemas integrados435. Metodologia445.1 Delineamento445.2 Incidente Crtico456. Anlise de dados476.1 Pontos Fortes e Fracos do Sistema Atual496.1.1 Pontos Fortes versus Pontos Fracos Levantados no Sistema Atual.516.2 Percentual de usurios do sistema (No usurios versus Usurios)526.3 Anlise do Sistema Atual e solues encontradas586.8 Novo Sistema606.5 Novas Funcionalidades do Sistema que Ser Implantado626.6 Estratgias para Implantao do Novo Sistema:646.6.1 Gesto da mudana656.6.2 Administrao do Sistema656.6.3 Usurios do sistema666.6.4 Mudanas tecnolgicas666.6.5 Mudanas nas tcnicas de gesto e processos de trabalho676.6.6 Mudanas nas habilidades e capacidades requeridas das pessoas676.7 Implantao e Migrao68Concluso69Bibliografia71ANEXO 1. Questionrio aplicado aos funcionrios da MARKTUR para anlise do Sistema de Informaes atravs de Incidente Crtico73

Lista de figura

figura n1- Organograma da MARKTUR .......................................................... 17

figura n2- Organograma da MARKTRAVEL................................................... 18

figura n3- Pontos fortes e Pontos fracos ........................................................... 51figura N4- Percentual de usurios do Sistema .................................................. 52figura n5- Tela de dados pessoais do sistema saturno ...................................... 54figura n6- Tela de dados comerciais do sistema saturno................................... 56figura n7- Tela de observaes do sistema saturno .......................................... 57figura n8- Tela de edio de cadastro do novo sistema .................................... 60Lista de tabelas

Tabela n1- Pontos fortes e fracos do sistema atual........................................ 49Tabela n2- Descrio dos campos da figura n8............................................ 61Este trabalho dedicado aos meus pais e meu irmo que acreditaram em mim, deram apoio e abdicaram de suas prioridades pra que eu pudesse realizar este objetivo.

Agradecimentos

Agradeo a minha famlia pela fora nos momentos crticos deste trabalho.

Agradeo a minha professora orientadora Alessandra Carla Ceolin, pela orientao, pacincia, esforo, amizade e dedicao, que me deu apoio nos momentos mais difceis, incentivando-me a continuar a faculdade, e concluir o trabalho de concluso, agradeo tambm pela confiana depositada.

Agradeo a diretoria da Marktur, pela confiana depositada e pelo apoio incondicional para a realizao deste trabalho.

Agradeo ao professor Joo Antonio, pela amizade dentro e fora da faculdade, ao professor Gilcelmar Oliveira, pela confiana e amizade, aos colegas Gederson e Rafael pela amizade e coleguismo.

Agradeo em especial minha amiga Ana Paula Freitas que me deu fora e esteve do meu lado nos momentos mais difceis e decisivos desta jornada, o meu muito obrigado.

As estradas se bifurcavam num bosque e eu...eu tomei a menos usada. E isso fez toda a diferena.

Robert Frost

Resumo

Este trabalho procura apresentar as caractersticas do Sistema de Informao da empresa MARKTUR, bem como a transio de dados para a nova plataforma que est sendo desenvolvida.

A empresa h algum tempo vem sofrendo com problemas relacionados rea da informao. Verificou-se que o sistema de informao atual apresenta deformidades, no atende as necessidades, no funcional e no pode ser atualizado. Problemas com a empresa fornecedora do software, tambm impactaram na deciso de troca do sistema.

Conforme proposto, foi realizado um estudo aprofundado no sistema atualmente utilizado pela empresa, aplicando a metodologia do Incidente Crtico no qual foi possvel relacionar quais os principais pontos fortes e pontos fracos do sistema.

Posteriormente, puderam-se avaliar as funcionalidades do novo sistema, e a proposio do mesmo para a empresa. Sendo assim, o novo sistema da MARKTUR passar a incorporar novas funcionalidades e processos relacionados ao seu negcio, atendendo aos padres tecnolgicos e de qualidade no exerccio de suas atividades.

Desta forma, o novo sistema que est sendo desenvolvido atender a todas as especificidades da empresa e resolver problemas voltados tecnologia e funcionalidades. Este trabalho prope melhorias ao sistema atual da empresa, que foram incorporados ao trabalho aps o levantamento de dados e a anlise realizada no sistema. Todas as sugestes de melhorias foram inseridas programao e faro parte do novo sistema.

De acordo com a bibliografia pesquisada, um sistema de informao nada mais do que uma ferramenta de trabalho que deve atender as necessidades da empresa. A construo de um sistema adequado far com que a MARKTUR tenha a disposio uma importante ferramenta de informao gerencial mais completa e fcil de manusear.

Foi feito uma anlise da transio dos dados para a nova plataforma, com isso foi possvel avaliar a real falha apresentada na programao do antigo sistema e na base de dados. Sero importados/migrados somente dados importantes para o novo sistema.

Introduo

Com a evoluo da tecnologia de informao e o crescimento do uso de computadores interconectados, praticamente todas as empresas de mdio e grande porte esto utilizando sistemas informatizados para realizar seus processos mais importantes, o que com o passar do tempo acaba gerando uma enorme quantidade de dados relacionados aos negcios, mas no relacionados entre si. Os sistemas convencionais de informtica no so projetados para gerar e armazenar as informaes estratgicas, o que torna os dados vagos e sem valor para o apoio ao processo de tomada de decises da organizao.

Estas decises normalmente so tomadas com base na experincia dos administradores, quando poderiam tambm ser baseadas em fatos histricos que foram armazenados pelos diversos sistemas de informao utilizados pela organizao.

A MARKTUR vem atuando no mercado de turismo a mais de quinze anos, o que sugere que a empresa possui alm de vasta experincia e credibilidade no mercado, um nmero elevado de informaes essenciais ao desempenho de suas atividades. A direo da empresa acredita que no esteja fazendo uso adequado de todos os dados e tambm que nem todos os dados so armazenados e recuperados de forma confivel. Sbio no desperdiar esses dados, e com esse objetivo, a MARKTUR esta trocando o seu Sistema de Informao para que contenha todas as informaes necessrias ao desempenho das atividades da empresa nos nveis operacionais, tticos e estratgicos.

A finalidade desse estudo analisar o procedimento de escolha do novo Sistema de Informao capaz de atender as necessidades da empresa, alm de contribuir na indicao de novas funcionalidades e migrao de dados do sistema atual para o novo sistema de informao.

Sabe-se, atravs de carncias relatadas do sistema atual, que o novo sistema necessita conter ferramentas para a criao de modelos para auxiliar o processo decisrio, tendo, portanto, como objetivo principal permitir ao gerente criar seus modelos, fazer consultas e emitir relatrios de forma amigvel e rpida de modo que as decises sejam baseadas em dados confiveis.

1. Caracterizao da empresa

1.1 Histrico

A Mark Viagens e Turismo Ltda., MARKTUR, fundada em 10 de maio de 1986, est situada na Rua Anita Garibaldi n 60 sala 11, em Florianpolis, Santa Catarina. Desde ento, vem atuando no mercado turstico, buscando atender a toda e qualquer demanda no setor.

H mais de dezoito anos atuando no mercado turstico, a MARKTUR oferece, alm dos tradicionais servios de reservas e emisses de passagens areas, reserva de hotis, locao de automveis, emisso de passes de trem, visto e seguros de viagem. Atua tambm, atravs da MARKTRAVEL, representando as mais famosas operadoras do mundo, embarcando vrios grupos por ano aos Santurios da Europa e Terra Santa.

Diferentes acontecimentos na poltica, economia, e na cultura, influenciaram mudanas na estrutura da empresa; que este ano completa dezenove anos de atividades no ramo do turismo. Logo que iniciou suas atividades na empresa o Sr. Paulo Csar da Silva que comeou suas atividades como freelancer na empresa, e com muito trabalho tornou-se scio e em pouco tempo proprietrio, observou a necessidade de montar grupos de viagens para a Terra Santa, seu produto mais importante at hoje, isso tem se manifestado em suas ltimas iniciativas.

Devido a mudanas no comportamento do consumidor, a MARKTUR vem realizando tambm excurses de peregrinao, misses de trabalho ou estudos e passeios culturais, desde 1990. Com a demanda e exigncia cada vez maior por parte dos clientes, sempre h a necessidade de novos roteiros, pacotes e grupos de viagens, agregando valor ao seu produto.

A MARKTUR oferece outros servios aos seus clientes: como reservas em companhias areas nacionais e estrangeiras, com conseqente emisso de passagens. Podendo proporcionar uma gama variada de servios conjugados s reservas areas, como: hotis, eventos, automveis, alm da marcao de assentos e dieta alimentar especfica.

Passagens de trem, locao de automveis, cruzeiros martimos, encaminhamento de visto para todos os pases onde so exigidos, os seguros de viagens tambm esto disposio dos clientes, assistncia em viagens internacionais com atendimento em portugus, 24 horas por dia. Assistncia mdica, seguro de acidentes pessoais, medicamentos de emergncia, seguro bagagem, so outros servios oferecidos pela empresa.

Buscando a cada dia novos clientes, a MARKTUR levada a criar novos grupos e iniciativas, e criar novos roteiros a cada novo ano. A empresa trabalha em parceria com outras empresas de renome internacional como a AeroSur, tap Air Portugal, Alitalia, europe by air.com Flight Pass e Trans Hotel reservas On-Line, que oferecem aos clientes da empresa os melhores servios disponveis no mercado.

Para controlar todas estas atividades, a empresa conta com oito funcionrios na agncia de turismo, cinco funcionrios da operadora MARKTRAVEL e ainda conta com o suporte de um sistema de informaes de controle operacional, chamado Saturno.

Com a criao da MARKTRAVEL houve a necessidade de montar um grupo para administrar as duas empresas, tanto pela complexidade, quanto pelo mbito de trabalho. O Grupo Mark trabalha como uma holding, espcie de domnio que controla e administra a MARKTUR agncia de turismo e a MARKTRAVEL operadora de turismo, bem como todos os empreendimentos do grupo.

1.2 Organograma da MARKTUR

Figura 1.

Fonte: Empresa

1.3 Organograma da MARKTRAVEL

Figura 2.

Fonte: Empresa

A MARKTRAVEL foi criada para auxiliar a MARKTUR, com o propsito de adquirir um registro internacional chamado IATA que corresponde a uma comunidade internacional do ramo turstico.

IATA (The International Air Transport Association) uma associao de mbito mundial, fundada em Havana, Cuba, no ano de 1945, com a finalidade de cooperao entre empresas promotoras, agncias de turismo, hotis, financeiras, e consumidores de todas as partes do mundo que utilizam estes servios na rea de turismo. Com 270 membros filiados em mais de 140 pases em toda parte do globo. www.iata.org, 2004

2. Problema ou oportunidade

Os processos de deciso dentro das empresas dependem fortemente do conhecimento que os tomadores de deciso tm da realidade com que trabalham (mercados, clientes, etc.). Muito desse conhecimento pode ser retirado dos dados resultantes da atividade normal da empresa, e que so continuamente acumulados pelo sistema de informao.

A transformao eficiente e eficaz desses dados em informao que possam resultar em conhecimento qualificado para melhorar o desempenho da empresa, passa pelo domnio de tcnicas de anlise de dados, especialmente direcionados para a extrao de conhecimento, a partir de grandes volumes de dados que servem para apoiar a tomada de deciso.

Com o aumento da demanda por novos mercados e clientes, a empresa pouco se importou com a quantidade de dados que armazenou nem, como os armazenou. Porm, com o advento da informtica houve a necessidade de informatizar a empresa, o que no incio foi uma tarefa no muito fcil, pois havia a necessidade de transpor todos os dados para o sistema informatizado. Com o passar dos anos, a quantidade de dados aumentou e a necessidade de transform-los em informaes ficou cada dia mais ntida para a direo da empresa, bem como a necessidade de atualizar o sistema j existente.

O sistema de informao atual baseado em uma plataforma windows e foi construdo em Delphi e foi elaborado no ano de dois mil, mas como foi construdo com falhas na programao, tornou-se instvel e invivel sua utilizao e atualizao, comprovada com a falta de informaes confiveis aos valores da empresa, apresentando como exemplo a duplicao de dados nos diversos nveis.

Hoje, a empresa conta com um sistema de informao nada confivel, o que vem trazendo um grande aborrecimento para a direo da mesma. De acordo com os dados levantados, espera-se definir quais sero os dados do sistema de informao que sero transacionados e aplicados ao novo Sistema de Informao da empresa. Ento, como determinar se o Sistema de Informao o mais adequado s necessidades da empresa MARKTUR?

2.1. Justificativa

A informao um recurso vital, ao mesmo nvel que os recursos humanos ou os financeiros. De forma simples, o sistema de informao deve ser capaz de ajudar a empresa a atingir os seus objetivos.

Para uma empresa do ramo turstico que trabalha internacionalmente e possui uma gama variada de clientes e fornecedores poder controlar informaes administrativas fortalecer-se no mercado.Escrever mais sobre o trabalho... Existe por parte da empresa o interesse nos dados coletados junto aos clientes e consequentemente transforma-los em informaes. O sistema de informao da empresa apresenta muitas falhas e causa perda de dados importantes. Este trabalho importante, pois a direo tem a necessidade de descobrir se o novo sistema qualificado para suprir as necessidades da empresa junto ao sistema de informao.2.2. Viabilidade

Independentemente do porte, da atividade e do resultado financeiro de uma organizao, sabe-se da importncia da mesma utilizar ferramentas de apoio s decises. Destaca-se, assim, relevncia abordagem sobre as ferramentas utilizadas pelos gestores das empresas, tanto das micro e pequenas empresas quanto das grandes corporaes para auxiliar o processo decisrio.

O estudo tornou-se vivel graas colaborao da empresa, de seu proprietrio e funcionrios, que concordaram em fornecer todas as informaes necessrias, com algumas restries, mas que no prejudicaram a realizao e desenvolvimento deste trabalho. Contando com a experincia do diretor da empresa na rea administrativa e no uso da tecnologia envolvida no processo, pde-se avaliar a necessidade da atualizao e ampliao do sistema atual para moderniz-lo.

2.3. Oportunidade

Existe por parte da empresa o interesse em manter em seus bancos de dados informaes confiveis visto que a mesma trabalha em um setor da economia que exige muito conhecimento. Tendo o dever de conhecer o mercado em que atua para poder analisar seu perfil e planejar a tomada de deciso mais conveniente s suas necessidades e satisfazer assim seus clientes.

O sistema de Informao envolve uma srie de atividades, e estas acarretam em benefcios para as empresas. No caso da MARKTUR Viagens e Turismo LTDA, o controle de informaes das atividades da Administrao, tais como controle dos pedidos de reservas de passagens, confirmao dos pagamentos, controle de embarque de clientes, etc., contribui e muito para a segurana operacional da empresa.

2.4. Importncia

Esta anlise do Sistema de Informao de grande importncia, j que visa otimizao dos procedimentos operacionais, tticos e estratgicos da empresa, facilitando assim o controle das atividades e buscando a melhoria da eficincia, da produtividade, da qualidade de seus servios e da lucratividade acima de tudo.

3. Objetivos

3.1. Objetivo Geral

Analisar o processo de migrao de Sistema de Informao e da base de dados da empresa MARKTUR.

3.2. Objetivos Especficos

Definir processos do Sistema de Informao atual;

Analisar a abrangncia do Sistema de Informao atual;

Analisar a abrangncia do Sistema que ser implantado;

Avaliar os processos do Sistema de Informao que devem ser utilizados no sistema a ser implantado;

Propor melhorias ao novo sistema, adequando fundamentos e tendncias da bibliografia atual em Sistema de Informao.

4 Reviso de literatura

Este trabalho procura fornecer um embasamento terico sobre algumas caractersticas do Sistema de Informao Gerencial (SIG), igualmente como sua arquitetura, pessoas envolvidas e seus nveis de tecnologia.

H alguns anos atrs surgiu o fenmeno Downsizing, muitas empresas acabaram mergulhando de cabea em processos de reestrutura sem saber sua real necessidade e capacidade, no sentido de confirmar a adequao do processo como soluo de problemas.

Hoje, o fenmeno da moda chama-se Sistema de Informaes. Acredita-se que possam resolver problemas decisrios da maioria das empresas. Certamente que se o seu desenvolvimento no for adequado e orientado, estes sistemas tornam-se caros e difceis de serem implementados.

4.1 Sistema

De acordo com Chiavenato (1993, p. 481) Um sistema pode ser definido como um conjunto de elementos organizados entre si por cadeias de correspondncias de modo a constituir um todo sistemtico.

4.2 Sistema de Informao

Podem dar-se vrias definies de Sistemas de Informao, mas, mais importante do que um rtulo fixo, importante compreender do que que fala-se sobre esta realidade, presente nas organizaes e nas empresas, sejam elas grandes ou pequenas e mdias empresas. Trata-se de um conjunto, composto por vrias componentes como computadores, pessoas, processos, etc., que permite produzir, recolher e armazenar dados. E esses dados constituem a informao que essencial para a grande maioria das tomadas de deciso, nomeadamente quando se est a gerir uma empresa.

Hoje, todos admitem que conhecer Sistemas de Informao essencial para os administradores, porque a maioria das organizaes precisa deles para sobreviver e prosperar. Esses sistemas podem auxiliar as empresas a estender seu alcance a locais distantes, oferecer novos produtos e servios, reorganizar fluxos e tarefas e trabalho e, talvez, transformar radicalmente o modo como conduzem os negcios. (Laudon e Laudon, 2004).

Um sistema de informao pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informaes destinadas a apoiar a tomada de decises, a coordenao e o controle de uma organizao. Alm de dar suporte tomada de decises, coordenao e ao controle, esses sistemas tambm auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. (Laudon e Laudon, 2004).

No caso, informao quer dizer dados apresentados em uma forma significativa e til para os seres humanos. Dados, ao contrrio, so correntes de fatos brutos que representam eventos que esto ocorrendo nas organizaes ou no ambiente fsico, antes de terem sido organizados e arranjados de uma forma que as pessoas possam entende-los e usa-los. (Laudon e Laudon, 2004).

De acordo com (Laudon e Laudon, 2004), administradores no podem ignorar os Sistemas de Informao porque estes desempenham um papel fundamental nas organizaes atuais. Os sistemas de hoje afetam diretamente o modo como os administradores decidem, planejam e gerenciam seus funcionrios e cada vez mais determina quais produtos sero produzidos e onde, quando e como, por conseguinte, a responsabilidade pelos sistemas no pode ser delegada a tomadores de decises tcnicas.

Os Sistemas de Informao so o meio pelo qual o executivo visualiza a empresa, permitindo assim atingir seus objetivos. As informaes geradas por esses sistemas apiam a organizao em um contnuo processo de desenvolvimento e mudana. Muitas vezes, a no utilizao das informaes como recursos estratgicos, leva o executivo a administrar por impulso, e modismos.

H como compreender um sistema de informao avaliando os diversos componentes no qual ele se estabelece, sendo eles, hardware: todos os equipamentos informticos que permitem recolher, tratar e armazenar os dados; falando-se essencialmente do conjunto de computadores da empresa.

Software: o conjunto de programas informticos que permitem, por um lado, tratar os dados presentes, transformando-os em informao e, por outro lado, funcionar com os equipamentos, com os componentes do computador; organizao: tambm pode e deve ser considerada como um componente do sistema de informao j que um fator essencial; representa a maneira como so organizados os processos e as pessoas para o recolhimento, o tratamento e armazenagem da informao.

Pessoas: fazem parte dos Sistemas de Informao na medida em que so os recursos humanos que esto vocacionados para tudo o que tem a ver com a informao (recolhimento, tratamento utilizao), no seio da organizao, ou seja, so todos os colaboradores; output: trata-se do produto final, depois das fases de recolha, de tratamento e de armazenagem dos dados, ou seja, a informao, arrumada de forma lgica e til para a empresa e tambm de fcil acesso.

Segundo VIDAL (1995, p.14), os sistemas de informao, em geral, so utilizados para orientar a tomada de deciso em trs nveis diferentes na administrao de uma empresa: o operacional, o ttico e o estratgico.

O sistema de informao todo e qualquer sistema que tem dados como entrada visando gerar informaes de sada. A perspectiva de se obter tais informaes, para satisfazer determinadas necessidades, corresponde ao objetivo geral dos Sistemas de Informao de toda e qualquer organizao.

4.3 Tipos de Sistemas de Informaes

Pode-se classificar os Sistemas de Informao de acordo com as funcionalidades que este ter para a empresa, ou ainda pelo nvel da tomada de deciso. O mais usual classific-lo pelo suporte que este dar aos nveis operacionais, ttico e estratgico.

4.3.1 Sistemas de Processamento de Transaes (SPT)

De acordo com STAIR (1998), o principal objetivo de qualquer SPT capturar, processar e armazenar transaes e produzir uma variedade de documentos relacionados s atividades comerciais rotineiras. Estas atividades comerciais podem estar direta ou indiretamente relacionadas venda de produtos e servios a clientes. O processamento de pedidos, aquisio de materiais, controle de estoques, cobrana a clientes, pagamento a fornecedores e empregados so atividades comerciais que so um resultado dos pedidos dos clientes. Essas atividades resultam em transaes que so processadas pelo SPT.

O corao da maior parte das organizaes empresariais o sistema de processamento de transaes (SPT), que d apoio monitorao da realizao das negociaes de uma organizao que gera e armazena dados sobre estas negociaes.

Outro objetivo do SPT garantir que todos os dados e informaes armazenados nos bancos de dados computadorizados da empresa estejam exatos, atuais e apropriados. Os processos de verificao e edio tambm so usados para conferir se os dados so exatos e atuais antes de serem armazenados.

Ainda de acordo com STAIR (1998), o processamento de transaes empresariais foi a primeira aplicao dos computadores para a maioria das organizaes. Uma transao qualquer troca relacionada com negcios, como pagamentos a empregados, vendas a clientes e pagamentos a fornecedores. Um sistema de processamento de transaes (SPT) um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispositivos usados para registrar transaes de negcios completas, como folha de pagamento.

4.3.2. Sistema de Informao Gerencial (SIG)

O Sistema de Informao Gerencial corresponde a um conjunto integrado de subsistemas, os quais so organizados juntamente com as linhas funcionais de organizao.

O propsito bsico de um SIG ajudar a empresa a alcanar suas metas, fornecendo a seus gerentes detalhes sobre as operaes regulares da organizao, de forma que possam controlar, organizar e planejar com mais efetividade e com maior eficincia. Em suma, um SIG prov aos gerentes, no s informao e suporte para a efetiva tomada de deciso, bem como as respostas s operaes dirias, agregando assim, valor aos processos da organizao.

De acordo com Oliveira (1997), SIG o processo de transformao de dados em informaes que so utilizadas na estrutura decisria da empresa, bem como proporcionam a sustentao administrativa para otimizar os resultados esperados.

Os Sistemas de Informao gerenciais atendem ao nvel gerencial da organizao, munindo os gerentes de relatrios ou de acesso on-line aos registros de desempenho corrente e histrico da organizao.

Segundo laudon e laudon (2004, p.44)

Os SIGs resumem e relatam as operaes bsicas da empresa. Os dados bsicos de transaes obtidos dos SPTs so comprimidos e comumente apresentados em longos relatrios produzidos segundo uma programao peridica. Em geral do respostas a perguntas rotineiras que foram especificadas anteriormente e cujo procedimento de obteno de respostas pr-definido.

Sistemas de Informaes Gerenciais (SIG) o processo de transformao de dados em informaes que so utilizadas na estrutura decisria da empresa, bem como proporcionam a sustentao administrativa para otimizar os resultados esperados. (Oliveira, 2001)

De acordo com Stair e Reynolds 2002, pg 278.

A fonte interna mais significativa de dados para um SIG so os vrios Sistemas de Processamento de Transaes da organizao. Uma das maiores atividades do SPT consiste em capturar e armazenar os dados resultantes das contnuas transaes do negcio e atualizar os bancos de dados da organizao. Dessa forma, os SIGs podem capturar esses dados que representam todo o operacional da empresa e aps analis-los com a ajuda de um SIG tomar decises gerenciais de controle e de planejamento das atividades.

Para STAIR (1998), um sistema de informao gerencial (SIG) um agrupamento organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispositivos usados para oferecer informaes de rotina aos administradores e tomadores de deciso.

Ainda de acordo com Stair e Reynolds 2002, pg. 278,

Um SIG prov suporte aos gerentes para alcanar sus metas corporativas, suprindo-os com fedback e informaes para entender melhor as operaes regulares da organizao. Possibilita a comparao de resultados para se estabelecer as metas da companhia e a identificao de reas com problemas e oportunidades de aprimoramento. Com esta compreenso e percepo melhoradas, os gerentes so capazes de controlar, organizar e planejar com mais eficincia e eficcia. Dessa forma um SIG efetivo pode fornecer a uma organizao uma vantagem competitiva e, no mnimo, uma margem temporria sobre outra organizao carente de tal tipo de sistema.

Outros autores definem o (SIG) como processo de transformao de dados em informaes que utilizadas de forma eficiente podem contribuir e muito na tomada de deciso, bem como proporcionam a sustentao administrativa para otimizar os resultados esperados.

4.3.3. Sistema de Apoio Deciso (SAD)

Para STAIR (1998, p.232), um sistema de Apoio Deciso (SAD) um grupo organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispositivos usados para dar apoio tomada de deciso referente a problemas especficos.

O Sistema de Apoio Deciso gera informaes que sustentam a tomada de deciso atravs de um banco de dados, verificando qual o melhor caminho a ser seguido, auxiliando assim o gerente a tomar a deciso mais conveniente para a tomada de deciso na empresa.

Sistemas de Apoio Deciso tambm atendem ao nvel de gerncia da organizao, ajudam os gerentes a tomar decises no usuais, que alteram com rapidez e que no so facilmente especificadas com antecedncia. Abordam problemas cujo procedimento, para chegar a uma soluo, pode ter sido totalmente predefinido. Freqentemente recorrem a informaes de fontes externas, tais como valor corrente de aes ou os preos dos produtos concorrentes. (Laudon e Laudon, 2004).

Os Sistemas de Apoio Deciso possuem ainda funes especficas, que permitem aos administradores buscar informaes na base de dados existentes na empresa e deles retirar subsdios para o processo de tomada de deciso.

O SAD utiliza um mecanismo de gerao de cenrios, onde variveis de entradas fornecidas pelo usurio promovem simulaes da realidade. Os cenrios so gerados tanto para problemas estruturados quanto para problemas no estruturados. Uma vez que seu objetivo dar suporte ao tomador de deciso o SAD deve ser de fcil utilizao, com uma interface adaptada ao usurio. Outra grande caracterstica do SAD, manipular pequenos ou grandes volumes de dados e de diferentes fontes, tanto internas, quanto externas.

4.3.4. Sistema de Suporte Executivo

Os Sistemas de Suporte Executivo (SSE), tambm so conhecidos como EIS ou SIE.

De acordo com LAUDON e LAUDON (1999, p360) os Sistemas de Suporte Executivo (SSE) foram desenvolvidos para atender as necessidades de informao dos gerentes dos nveis mais altos da organizao.

Os SSE diferem de diversas maneiras dos SIG e SAD. Os SSE so projetados explicitamente visando alta administrao, significando que so utilizados pela alta administrao sem auxlio intermedirio, eles combinam dados de fontes internas e externas para auxiliar a alta administrao a solucionar problemas no-estruturados, contm dados estruturados e no-estruturados, utilizam o que h de mais moderno em tecnologia de grficos, texto e comunicaes. (LAUDON e LAUDON,1999)

Os Sistemas de Suporte Executivo (SSE) atendem ao nvel estratgico da organizao e abordam decises no rotineiras que exigem bom senso, avaliao e percepo, uma vez que no existe um procedimento previamente estabelecido para se chegar a uma soluo. (Laudon e Laudon, 2004).

Um sistema de informao executivo SSE pode ser definido como um sistema computadorizado que fornece ao executivo um fcil acesso a informaes internas e externas que so relevantes para os fatores crticos de sucesso de seu trabalho. Os SSE devem ser personalizados, desenvolvidos para usurios executivos individualmente. Eles devem extrair, filtrar, comprimir e localizar dados crticos, prover acesso a status em tempo real, anlise de tendncias, relatrios de exceo, acesso e integrao a uma vasta amplitude de dados externos e internos. Eles tambm devem ser amigveis ao usurio e requerem um mnimo ou nenhum treinamento para utilizao, devem ser usados diretamente por executivos sem intermedirios e apresentar grficos, tabulaes e/ou informaes textuais.

4.4 Relacionamentos entre os Sistemas de Informao

Os sistemas de informao atendem a diferentes nveis da organizao e se relacionam uns com os outros. Os SPTs so, comumente, a fonte mais importante de dados para outros sistemas, ao passo que os SSEs so principalmente recebedores de dados vindos de sistemas de nveis inferiores, os SIGs e SAD alimentam ou do suporte aos SSEs. Os outros tipos de sistemas tambm podem trocar dados entre si. (Laudon e Laudon, 2004).

4.5 Deciso

Na Teoria comportamental da Administrao, a organizao considerada como um sistema de decises em que cada pessoa participa racional e conscientemente, escolhendo e tomando decises a respeito de alternativas mais ou menos racionais de comportamento. A organizao um complexo sistema de decises.

(Chiavenato 1993, Pg. 217) diz que: Deciso o processo de anlise e escolha entre as alternativas disponveis de cursos de ao que a pessoa dever seguir.

Ainda, para Chiavenato existem seis elementos comuns deciso, so eles o tomador de deciso que quem faz uma escolha ou opo entre vrias alternativas de ao.

Os objetivos que so as aspiraes que o tomador de deciso pretende alcanar com suas aes; as preferncias sendo os critrios que o tomador de deciso usa para fazer a escolha, a estratgia que o caminho que o decisor escolhe para melhor atingir o objetivo, a situao que so os aspectos ambientais envolvendo o decisor e o resultado conseqente de uma dada estratgia.

Ainda de acordo com Chiavenato existem dois tipos de deciso: decises programadas e decises no programadas.

Decises programadas so as caracterizadas pela rotina e repetitividade e as decises no programadas so as caracterizadas pela no estruturao e basicamente, pela novidade.

Num ambiente favorvel, a informtica pode tornar-se til para a tomada de deciso, pois informaes concisas com atributos e rapidez podem at sugerir novos caminhos empresa.

4.6 Conceitos Bsicos Referentes a Sistemas de Informao

Pode-se identificar as vrias fases da informatizao, conforme tipos de Sistemas de Informao definidos na bibliografia pesquisada.

4.6.1. Dado e Informao

Dado qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si s no conduz a uma compreenso de determinado fato ou situao. (Oliveira, 1997 pg.34)

A informao o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decises. (Oliveira, 1997 pg.34)

A informao, como um todo o recurso vital da empresa e integra, quando devidamente estruturada, os diversos subsistemas e, portanto, as funes das vrias unidades organizacionais da empresa.

O propsito bsico da informao o de habilitar a empresa a alcanar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponveis, nos quais se inserem pessoas, materiais, equipamentos, tecnologia, dinheiro, alm da prpria informao.

4.6.2. Banco de dados

Um banco de dados uma coleo de dados armazenados de maneira organizada. Os bancos de dados existiam antes dos computadores.

O banco de dados ideal fornece acesso rpido para dados. Alm disso, conserva a integridade, promove a independncia, evita a redundncia, garante a segurana e fornece procedimentos para a manuteno dos dados.

Sistemas de banco de dados requerem que a organizao reconhea o papel estratgico da informao e comece a gerenciar e a planejar a informao como um recurso corporativo. Isso significa que a organizao precisa desenvolver uma funo de administrao de dados com poder de definir as necessidades da empresa como um todo e com acesso direto da gerncia.

4.6.4 Data Warehousing

Um Data Warehouse um arquivo de informaes coletadas em diversas fontes que possibilita gerao de consultas de suporte deciso atravs de uma interface nica e acesso a dados histricos, uma vez que armazena informaes por um longo perodo de tempo.

Um Data Warehouse um banco de dados que armazena dados correntes e histricos de potencial interesse dos gerentes de toda a empresa. (Laudon e Laudon, 2004).pg. 240.

O Data Warehouse oferece os fundamentos e os recursos necessrios para um Sistema de Apoio Deciso (SAD) eficiente, fornecendo dados integrados e histricos que servem desde a alta direo, que necessita de informaes mais resumidas, at as gerncias de baixo nvel, onde os dados detalhados ajudam a observar aspectos mais tticos da empresa. Nele, os executivos podem obter de modo imediato respostas para perguntas que normalmente no possuem respostas em seus sistemas operacionais e com isso, tomar decises com base em fatos.

4.6.5. Data Marts

So tipos especiais de Data Warehouse, contendo dados especficos para uma rea ou departamento da empresa. um subconjunto dos dados empresariais que contm dados teis apenas para uma unidade de negcio especfica ou departamento. Os dados podem ser obtidos diretamente dos sistemas informticos operacionais ou do Data Warehouse da empresa, e as anlises tambm so orientadas para reas de interesse apenas daquela unidade ou departamento.

De acordo com STAIR e REYNOLDS (2002 p.156) data marts um subconjunto do data warenhouse. Os data marts trazem o propsito do data warenhouse- anlise on-line de vendas, os estoques e outros dados corporativos vitais, recolhidos de sistemas transacionais.

4.6.6. Data Mining

o processo de analisar dados por diferentes perspectivas e resumi-los em informao aproveitvel, que poder ser utilizada para melhorar os ingressos, reduzir custos ou outras aes teis para a empresa.

Tecnicamente, Data Mining o processo de encontrar correlaes ou padres entre milhares de campos em grandes bases de dados.

Para HIRJI apud LAUDON e LAUDON (2004) O Data Mining utiliza uma variedade de tcnicas para descobrir modelos e relaes ocultas em grandes repositrios de dados e, a partir da, inferir regras para prever comportamento futuro e orientar a tomada de decises.

Esses sistemas podem realizar anlises de alto nvel, mas tambm podem explorar mais detalhes quando necessrio. (Laudon e Laudon, 2004).pg. 241.

4.7 Sistemas Integrados

Organizaes tm processos de negcios e fluxos de informao internos que tambm podem se beneficiar de uma integrao mais estreita.

Muitas organizaes agora esto montando sistemas integrados, tambm conhecidos como sistemas de planejamento de recursos empresariais (Enterprise Resource Planning _ ERP), para resolver esse problema. Aplicativos desse tipo de sistema modelam e automatizam muitos processos de negcios, como preencher um pedido ou programar uma expedio com a finalidade de integrar a informao e eliminar links complexos e dispendiosos entre sistemas de computadores em diferentes reas da empresa.

O sistema integrado coleta dados dos principais processos de negcios e os armazena em um nico arquivo de dados abrangente, e podem ser usados por outros setores da empresa. (Laudon e Laudon, 2004). pg. 61 2004

4.7.1 Benefcios dos sistemas integrados

Prometem promover grandes alteraes em quatro dimenses da empresa: estrutura, processo de gerenciamento, plataforma de tecnologia e capacidade. Empresas podem usar sistemas integrados para apoiar estruturas organizacionais que antes no era possvel apoiar ou para criar uma cultura organizacional mais disciplinada.

O principal benefcio o de reunir diversos processos de negcio em uma nica e integrada arquitetura de informao.

4.7.2 Desafios dos sistemas integrados

Embora os sistemas integrados possam melhorar a coordenao, eficincia e tomada de decises organizacionais, provaram ser difceis de implementar, pois requerem no somente grandes investimentos em tecnologia, mas tambm alteraes fundamentais no modo de operao das empresas. (Laudon e Laudon, 2004, p. 62).

5. Metodologia

A metodologia utilizada neste trabalho a metodologia do Incidente Crtico. A presente anlise aplicada a MARKTUR Viagens e Turismo Ltda., na rea de sistemas de informao.

Em organizaes pequenas, ou pequenas unidades gerenciais, no h um nmero de indivduos suficientes para produzir uma validade interna no experimento atravs de outras metodologias comumente utilizadas. Com isso, para desenvolver este trabalho ser conveniente aplicao do mtodo do incidente crtico.

5.1 Delineamento

O delineamento da pesquisa nada mais do que tornar o problema vivel para ser pesquisado e especificar como a amostra ser extrada, quais subgrupos dever conter, quais comparaes sero feitas, se sero necessrios grupos de controle, quais variveis sero mensuradas e como estas medidas sero relacionadas a eventos externos ou internos.

5.2 Incidente Crtico

Incidente corresponde a toda a atividade humana observvel para que atravs dela se possam fazer indues ou previses sobre o sujeito que realiza a ao. Para ser crtico deve dar-se numa situao tal que o fim ou inteno da ao tenha determinado significado para o observador, ou seja, que dependa da forma como este o percebe que por sua vez determinada pela cultura, valores e experincias.

Em um incidente crtico um fenmeno ocorre, observado e registrado, o que permite a descrio do que aconteceu no contexto onde ocorreu. No contexto de superviso, a capacidade de resoluo do incidente vai depender da anlise da experincia pessoal do incidente, da anlise dos principais dilemas ou contradies subjacentes, anlise dos valores individuais e conflitos expressos Site Web.A existncia de um portiflio permitiria a seleo e organizao de um conjunto de eventos. Este documento constituiria o primeiro contedo susceptvel de anlise, nomeadamente de uma auto-anlise, com a finalidade de encontrar solues para a resoluo do incidente a partir do qual se poderia construir um espao reflexivo e interpretativo sempre que tal fosse necessrio.

O objetivo desta metodologia descobrir os principais pontos fortes e fracos de um determinado sistema e ou organizao.

Sero entrevistados tanto o gestor da empresa, bem como os funcionrios e usurios relacionados com as atividades estudadas. Para tanto, foi aplicado um questionrio, anexo A, para cada nvel hierrquico da empresa.

6. Anlise de dados

De acordo com a gerncia, o sistema de informao da empresa vem passando por problemas h algum tempo, e conforme sugesto da direo, foi cancelada a utilizao do sistema em quase todos os departamentos. Como a empresa necessita de um rigoroso controle sobre as informaes, buscou em empresas especializadas o apoio necessrio para manuteno do sistema atual ou criao e implementao do novo sistema.

Apresentando problemas em sua elaborao e programao, a empresa tem buscado melhorar o sistema atual desde o ano de 2003, j que vem de diversas tentativas de reformas e alteraes e como no houve concordncia entre a direo da MARKTUR e a empresa responsvel pelo suporte do sistema, a mesma optou por buscar outra alternativa, trocando assim o sistema e seu fornecedor.

O suporte dado ao sistema atual denominado Saturno, era deficiente, o tcnico s comparecia para cobrar e realizar pequenas correes. Quando necessria alguma alterao na programao, um funcionrio da MARKTUR tinha que ficar a disposio do tcnico explicando o que deveria ser feito em cada etapa do servio e os resultados no eram obtidos a contento da direo.

A empresa vem trabalhando com suporte em Microsoft Excel nos diversos departamentos. Como as especificaes das operaes da empresa apresentam caractersticas especficas natureza da atividade, a MARKTUR resolveu contratar uma empresa para desenvolver um software que desse apoio a estas atividades ao invs de comprar softwares prontos.

Desta forma, a soluo mais adequada a substituio deste sistema por outro mais moderno, confivel e que retrate a necessidade da empresa e por conseqncia de suas reas. Pensando nisso, a empresa vem analisando os seus dados e propostas de novos sistemas desde 2003. Este sistema deve ser integrado para evitar redundncia de dados e desperdcios em geral, e para fornecer informaes aos nveis gerenciais e estratgicos da empresa. Uma anlise do processo de definio emigrao do sistema de informao e da base de dados da empresa definido a seguir.

O primeiro passo para o desenvolvimento de um Sistema de Informao que seja adequado s necessidades e a realidade de qualquer empresa, analisar seus processos de trabalho. Dessa forma, inicialmente foi analisado o sistema atual com objetivo de relatar os principais pontos fortes e fracos do sistema, visto que no seria necessrio iniciar pela construo dos fluxos dos processos, uma vez que j existe esta definio e um software implantado na empresa.

6.1 Pontos Fortes e Fracos do Sistema Atual

Abaixo esto listados os pontos fortes e fracos do Saturno, atual sistema de informao utilizado.

Tabela 1. Pontos Fortes e Fracos do Sistema Atual.

Caractersticas sistemasPonto fracoPonto forte

Manuteno A manuteno do sistema realizada pelo tcnico, que no resolve o problema em sua totalidade.

Treinamento Todos os funcionrios forma treinados e sabem utilizar o sistema.

Interface Difcil manuseio e atendimento s necessidades. Interface no funcional.

Informaes gerenciaisNo conta com informaes gerenciais.

Funcionamento em redeNo totalmente integrado, mono usurio e apresenta problemas com mais de um usurio.

Emisso de chequesConfirmada a viagem, o sis-tema autoriza o pagamento da viagem com o Cheque viagem.

Emisso de faturasConfirmada a venda, a fatura emitida atravs do boleto. O sistema registra e armazena estas informaes.

Lanamento de vendasAps a confirmao das vendas o lanamento feito em relatrios explicando o total vendido para cada grupo.

Controle de recebveisO sistema s possibilita a confirmao de recebveis aps a concluso dos mesmos, mas necessrio duplicar a venda para registr-la no sistema correndo o risco de perder a informao.

Controle de pagamentos a fornecedoresDe acordo com o departamento financeiro, difcil aplicar o financiamento das contas ao sistema, tornando difcil seu controle atravs do mesmo.

Impresso de bloquetos simplesmente a impresso realizada pelo departamento financeiro.

Tabelas de caixasPara tornar completo o relatrio final, necessrio criar um segundo cadastro do mesmo cliente no sistema ou inventar um, e isto causa uma duplicao na informao.

Relatrio Final de CaixaSo incompletos, pois no apresentam os campos de moeda estrangeira, formas de pagamento, relatrios com suporte a vrias reas que mostrem integrao de informao.

Relatrio de vendasO sistema atual replica as vendas, pois s aceita uma forma de pagamento.

Formas de pagamento dos clientes e fornecedores

Cadastro de cmbioA empresa disponibiliza aos seus clientes inmeras formas de pagamentos, mas o sistema s aceita uma, sendo assim necessrio replicar a venda tantas forem as formas de pagamento, o sistema no aceita diferentes tipos de moeda.

Financiamento de gruposEsta forma de financiamento conta com prazo e o sistema teria novamente que ser enganado, com a modificao do cadastro, colocando um nmero aps o nome, sendo assim um novo cliente.

Cadastro de clientes/ fornecedoresO sistema de informao atual no aceita a alterao de condio do cadastro, ou seja, o fornecedor no pode se tornar um cliente.

Fonte: Coleta de dados

6.1.1 Pontos Fortes versus Pontos Fracos Levantados no Sistema Atual.

Figura 3. Pontos Fortes e Pontos Fracos.

Fonte: Coleta de dados

Estas informaes foram relatadas pelos operadores do sistema. Atualmente, somente a rea financeira utiliza parcialmente o sistema. Os demais operadores de outras reas abandonaram o uso do sistema por falta de facilidade de uso de confiabilidade nas informaes, de relatrios necessrios, de suporte tcnico, etc.

6.2 Percentual de usurios do sistema (No usurios versus Usurios)

Figura 4. Percentual de Usurios do Sistema.

Fonte: Coleta de dados

O sistema atual operado por apenas 25% dos usurios do sistema, que corresponde ao departamento financeiro da empresa, sendo o nico departamento que oferece suporte as demais atividades, concentrando assim, um grande nmero de tarefas e atividades no departamento. Como no h integrao entre os departamentos, as informaes gerenciais e diretivas no so informadas, ou seja, mostradas pelo sistema.

O novo sistema deve se preocupar em manter os pontos fortes e eliminar os pontos crticos levantados na anlise deste sistema. Tambm deve ter algumas vantagens que no simplesmente a correo de problemas relatados.

6.3 Anlise dos dados cadastrais do sistema saturno

Como apresentado na figura 5. Tela de Dados Pessoais do Sistema Saturno, os dados inseridos ao sistema no so adicionados de forma competente. Nesse caso, apesar de apresentar um cdigo nico para cada cliente (campo chave desta tela), ocorrem duplicaes de um mesmo cliente devido a problemas de especificao de programao ou em outros cadastros. Outro exemplo seria, sempre que for inserido um novo cliente, as informaes colhidas pelo sistema acusam a existncia do registro caso um nome semelhante esteja no cadastro. Sendo assim as informaes no so aproveitadas, o cadastro no suporta registros com o mesmo nome, mesmo que a natureza da atividade seja outra, como exemplo um cliente tornar-se um fornecedor.

Figura 5. Tela de Dados Pessoais do Sistema Saturno.

Fonte: Empresa

No item informaes pessoais so registrados o cdigo, que registrado pelo operador em tabela externa ao sistema, o nome do cliente, o tipo de cliente, pessoa fsica ou jurdica, e atividade exercida pelo cliente, como exemplo, agente de viagens, atividades estas inseridas no sistema pelo operador apresentando um cone de atalho ao banco de dados.

No item endereo completo so solicitadas as seguintes informaes: o logradouro, bairro, cidade, UF, CEP, telefone, bem como um cone com logradouros pr-includos no sistema.

No item dados de documentos esto inclusos neste sistema, como RG, CPF, CNPJ, data de nascimento, data de cadastro, nmero de Passaporte, data de expedio, data de expirao e e-mail.

Apresenta ainda, outro item nesta mesma aba, com o nome de informaes extra-cadastrais que so inseridas no cadastro sendo elas: nmero de dependentes, emissor, com um cone de contatos pr-estabelecidos pelos operadores do sistema e Grupos, finalizando a primeira aba da tela de cadastro de clientes.

A segunda aba Dados Comerciais, apresentada na figura 6, so registrados os campos: nome do cliente, e opo para endereo de correspondncias, residencial ou comercial, somente marcar, no tendo opo para outro endereo.

Figura 6. Tela de Dados Comerciais do Sistema Saturno.

Fonte: Empresa

O endereo comercial do cliente mostra um campo destinado empresa em que trabalha; endereo; bairro; cidade; UF; CEP; telefone e fax. Ainda na mesma tela aparece a opo de registro de Informaes Contbil/Financeiras que conta com porcentagem de desconto; grau de crdito; classe e Dados Bancrios dos clientes.

A terceira aba, que apresentaria os dados de marketing no foi cedida pela empresa, pois, seria uma das disfunes do sistema apresentando erros. Sempre que requisitado pelo operador, a tela no abria indicando uma mensagem de erro de servidor.

A quarta aba apresenta uma constituio simples, porm importante, pois aborda observaes e informaes relevantes ao efetivo trabalho da empresa. Sendo assim, um exemplo seria onde o cliente uma outra agncia de turismo comprando vagas em um vo, ou adquirindo os servios oferecidos pelos parceiros da MARKTUR, a empresa pode listar os clientes, dietas especficas, ou qualquer outro tipo de informao relevante.

Figura 7. Tela de Observaes do Sistema Saturno.

Fonte: Empresa

O campo de pesquisa apresentado em todas as janelas do sistema, e a qualquer momento pode ser utilizada. Para pesquisar, no entanto necessrio digitar toda a informao, o sistema no intuitivo e de auto preenchimento tornando difcil a busca por pessoas no sistema.

Apesar de parecer ser completo, o sistema no atende as necessidades. Segundo anlise dos usurios, somente um novo sistema pode atender e suprir a carncia de informaes desse sistema.

6.3 Anlise do Sistema Atual e solues encontradas

O sistema atual possui os seguintes pontos fortes, ou seja, pontos que devem ser mantidos no desenvolvimento do novo sistema: Emisso de cheques, Emisso de faturas, Lanamento de vendas e Impresso de bloquetos. Estas funcionalidades devero ser mantidas no sistema novo, mas com pequenas melhorias. No sistema atual, as telas e o banco de dados no so integrados, ou seja, funcionavam apenas como um repositrio de dados no consolidados e nem estruturados.

Para a captura e aplicao dos dados, so necessrias pesquisas nas diversas janelas. Com os melhoramentos sendo aplicados, o novo sistema passar a ser integrado, ou seja, as informaes podem ser capturadas em qualquer tela do sistema sem ser necessrio parar as atividades realizadas at o presente momento, o que ocorre hoje.

No novo sistema todas as informaes sero inseridas uma nica vez, o sistema acessar a informao em todos os campos de todas as telas que necessitarem da mesma.

Os seguintes pontos foram identificados pelos funcionrios que operam o sistema Saturno atualmente, apenas vinte e cinco por cento (25%) dos funcionrios da Agncia MARKTUR.

A manuteno efetuada no sistema deficiente, pois o suporte tcnico dado pela empresa que produziu o software no regular, sendo assim necessrio quando detectado um problema ou necessria alguma alterao o funcionrio responsvel, ligar para a central de relacionamento e chamar o tcnico que no resolve todos os problemas.

Para isso, a empresa encontrou uma soluo, montou um contrato de prestao de servio e apresentou algumas exigncias, contatou algumas empresas que fazem engenharia de softwares e em reunio colocou os pontos abordados, fez ainda tomada e seleo de preos, aps minuciosa anlise com a gerncia optou por um fornecedor de Florianpolis/SC. O novo fornecedor est de acordo com o contrato de manuteno estabelecido conforme as exigncias da empresa.

A interface outro ponto abordado, os funcionrios demonstram insatisfao ao trabalhar com o atual sistema. Muitas vezes acabavam perdendo dados pela mudana de telas e bugs do sistema. Argumentaram tambm que o sistema no intuitivo e de fcil utilizao.

Para o novo sistema, conforme contratado, a empresa responsvel pela programao deve apresentar prottipos a cada mdulo desenvolvido para aprovao dos usurios. Algumas telas j esto prontas e os usurios aprovaram-nas antes de sua programao, com o objetivo de que o novo sistema relate as necessidades latentes da empresa e seja de fcil utilizao para os funcionrios e direo da empresa.

6.8 Novo Sistema

A imagem abaixo definida como a incluso de registro do novo sistema. Com uma interface amigvel se torna simples a sua funcionalidade. Corrigidas as falhas do sistema atual, o novo sistema apresenta espaos especficos para os seguintes dados.

Figura 8. Tela de Edio de Cadastro do Novo Sistema.

Fonte: Empresa

Tabela 2. Descrio dos Campos da Figura 8.

NomeDescrio

Tipo de clientePessoa fsica ou Jurdica.

Razo socialNome da empresa como registrado na fazenda, municipal, estadual e/ou federal.

Nome fantasiaNome fantasia ou marca da empresa.

CEPUm cone com CEPs pr definidos no sistema.

EndereoNome da rua onde o cliente ou empresa esta estabelecido.

BairroComplemento relativo ao endereo.

CidadeCidade de origem do cliente/ empresa.

EstadoInserir a sigla do estado, referente ao endereo, possui um cone relativo s siglas, quando escolhida uma um campo de auto preenchimento mostra o nome do estado.

Telefone 1, Telefone 2Apresenta duas opes para cadastrar telefones.

e-mailCampo para cadastrar um e-mail de cadastrado.

Passaporte Campos destinados data de expedio, validade, e um campo destinado para observaes.

CdigoReferente a cdigos pr estabelecidos pela empresa.

Data de cadastroDeve-se inserir a data do preenchimento do cadastro

Fundao S deve ser preenchida em caso de cadastro de empresas.

C.N.P.JPreenchimento do Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas.

Inscrio EstadualPreencher com dados numricos, a inscrio estadual da empresa.

Atividade

Possui um cone de auto preenchimento com atividades cadastradas no sistema anteriormente.

CategoriaConta com seis tipos diferentes, como cliente, fornecedor, funcionrio, teste, emissor e promotor, podendo ser selecionada mais de uma categoria.

Fonte: Coleta de dados

Outra diferena bsica que o novo sistema, que por enquanto est sendo chamado de maxAgncia, apresenta todas as informaes necessrias incluso de registro em uma nica tela, e o sistema Saturno, apresenta uma tela com quatro abas distintas,sub-divididas em: dados pessoais, dados comerciais, dados de marketing e observaes.

O novo sistema ainda conta com a opo de inserir o registro internacional do cliente ou fornecedor atravs do cone IATA. O antigo sistema no continha essa informao e agora com essa funo possvel evitar a memorizao ou armazenamento destes dados em fontes externas, dificultando as atividades do operador, causando demora na hora de efetivar os pacotes e aprontar os relatrios.

Porm, infelizmente o novo sistema no est pronto, as telas no foram construdas, pois o processo de construo do software envolve vrias etapas, tratando-se de um processo longo e demorado, requerindo ateno e controle em cada etapa. Sendo assim a nica tela disponvel no momento a de edio de novo cadastro.

6.5 Novas Funcionalidades do Sistema que Ser Implantado

O novo sistema contar com um mtodo prtico para localizao de informaes, com uma janela de navegao, semelhante s utilizadas para acessar a internet, e de fcil manuseio e entendimento. Para buscar qualquer informao no sistema, basta digitar no campo localizar e o sistema comea a busca automaticamente, tendo como referncia os dados inseridos em tempo real. Por exemplo: se o operador pretende localizar o cliente Paulo Csar da Silva, mas no lembra do nome todo, somente Paulo, o sistema comea a busca assim que o operador comear a digitar, localizando todas as informaes que comearem com P, em seguida A, e conseqentemente at que o sistema mostre o nome completo na tela.

Assim, basta o operador clicar em cima do nome e est aberta a tela de cadastro, bem como qualquer outra informao requerida pelo usurio, basta clicar na mesma logo que o sistema apresentar na janela de busca. O campo destinado pesquisa facilita a busca de qualquer informao contida no sistema, at mesmo o nmero do vo de determinado cliente, aceitando qualquer critrio como requisito de busca.

Uma caracterstica do novo sistema que possui o banco de dados nico que permite a integrao entre os diversos setores da empresa e permite ainda o acesso fcil e imediato s informaes, automatiza ainda vrias tarefas administrativas, garantindo maior controle dos gestores e possibilita melhor gerenciamento das informaes.

O novo sistema possui emisso de relatrios mais completos que o atual e ainda atende no somente ao nvel operacional, mas toda a estrutura hierrquica da empresa, atravs de permisses de acesso diferenciadas em cada nvel. Sendo assim, possvel o gerente ter acesso a todas as informaes em qualquer terminal da empresa.

Como o sistema est sendo projetado em mdulos, a empresa optou por padronizar as reas funcionais onde sente-se mais falta de um Sistema de Informao. Aps a estabilizao destes mdulos sero incorporados mdulos para tratar do relacionamento e fidelizao de clientes, bem como quaisquer outros mdulos que a empresa achar necessrio.

6.6 Estratgias para Implantao do Novo Sistema:

H inmeras variveis a serem consideradas nesse processo, como o impacto no processo de negcios da empresa, a necessidade de flexibilidade no atendimento dinmica do mercado, os custos envolvidos na implantao e o domnio tecnolgico da nova ferramenta.

No processo de avaliao do software, foi contratado um fornecedor de sistemas atuante no mercado de Santa Catarina, a fim de diminuir a distncia entre a empresa e o suporte tcnico. Houve uma srie de apresentaes para o corpo tcnico e gerencial da MARKTUR, de forma que pudessem ser feitas anlises iniciais do nvel de abrangncia, aderncia e atendimento das necessidades da empresa.

O escopo inicial do sistema compreende a implantao dos mdulos Cadastrais, Financeiros, Contbil e Controle, totalmente integrados e padronizados. Posteriormente, a empresa pretende desenvolver outros mdulos para o sistema.

O projeto prev a implementao do sistema de informao na MARKTUR em fases, comeando pelo departamento financeiro em maio de 2005 e em seguida nos demais setores at que seja implantado totalmente na companhia em novembro de 2005.

6.6.1 Gesto da mudana

Um dos fatores mais crticos na gesto da mudana lidar com a resistncia dos empregados quanto a tudo que novo, todo o processo de implementao do novo sistema passa por uma espcie de reengenharia dos processos da empresa. Existe uma preocupao da diretoria da MARKTUR para que o novo sistema no encontre substanciais resistncias para sua implantao, como as identificadas no sistema atual que no utilizado em sua totalidade.

A maior dificuldade a resistncia por parte dos funcionrios, pois contam hoje com o suporte do departamento financeiro, sendo o nico setor da empresa que utiliza ainda partes do sistema Saturno, todos os outros departamentos utilizam apenas planilhas auxiliares. Outra barreira e dificuldade a implantao do projeto de forma adequada.

6.6.2 Administrao do Sistema

O treinamento do projeto atualmente denominado maxAgncia ser crucial e significativo. necessrio treinar pelo menos um funcionrio no novo sistema, que ser aproveitado para o desenvolvimento e implantao da soluo.

Este trabalho est sendo desenvolvido pelo departamento financeiro de empresa, que conta com o apoio de um profissional qualificado para esta tarefa e o suporte de um tcnico em programao. Uma soluo bem eficiente foi a definio de um usurio multiplicador. Esse usurio deve possuir profundo conhecimento dos processos, experincia funcional e disponibilidade para absoro e repasse de conhecimento, e ser treinado pela empresa que desenvolve o software.

6.6.3 Usurios do sistema

Um ponto preocupante assiste no treinamento dos funcionrios da empresa MARKTUR nas alteraes do sistema, em torno de quinze usurios finais, pois muitos funcionrios foram admitidos pela empresa aps o cancelamento parcial do sistema antigo.

Ser necessrio treinamento aos futuros usurios para abandonar tabelas auxiliares (do Microsoft Excel) e passarem a usar somente o novo sistema. O objetivo disso a integrao de dados e consultas gerenciais e estratgicas.

6.6.4 Mudanas tecnolgicas

A implantao de um novo Sistema de Informao Gerencial representa uma melhoria tecnolgica, contudo esse tipo de melhoria possui uma perspectiva mais abrangente. Mudana na Tecnologia de Informao e na qualidade da informao em termos de plataforma tecnolgica torna necessria uma atualizao de hardware.

Pessoas que antes no tinham contato com o Sistema passam a utilizar a ferramenta, inclusive em nvel operacional, e passam a perceber a mudana na qualidade da informao disponvel. Com a unificao das informaes, a duplicao de dados pode ser evitada. H mais informaes disponveis para todos os departamentos, o que permite maior conhecimento sobre os processos e os resultados organizacionais, em nvel gerencial.

6.6.5 Mudanas nas tcnicas de gesto e processos de trabalho

Os processos esto sendo redesenhados e racionalizados, ou seja, h uma unificao de processos fragmentados, eliminao de redundncias, outra caracterstica do novo sistema a possibilidade de rastrear os processos, controlando a montagem dos pacotes de viagens a qualquer momento pela internet. Sendo assim, a identificao de erros e problemas mais rpida, uma vez que a rea com problema detectada.

6.6.6 Mudanas nas habilidades e capacidades requeridas das pessoas

Aumenta as exigncias relacionadas s habilidades e atitudes das pessoas dado o momento em que a capacidade de trabalhar em grupo passa a ser mais valorizada, maior interao, rapidez nos processos de trabalho. As pessoas precisam estar mais comprometidas e mais geis, pois as informaes esto disponveis em tempo real.

A empresa passa a perceber que a troca do sistema apresenta amplo espectro de melhorias. Essas melhorias podem ser agrupadas em evoluo da base tecnolgica, integrao entre os departamentos da empresa, impacto no controle e gesto da empresa, impacto na administrao de recursos da empresa.

6.7 Implantao e Migrao

De acordo com a direo da empresa, h a possibilidade de migrao de dados posteriormente. A nica objeo feita em relao ao aproveitamento efetivo de tais dados, que devem ser analisados e consistidos para evitar importao de dados redundantes e sem importncia para o novo sistema. Por determinao do diretor da empresa o sistema atual ser mantido por tempo indeterminado em um terminal remoto para eventuais consultas e apoio, at mesmo aps a implantao e validao completa do novo sistema. A diretoria da empresa est fazendo reunies com a empresa produtora do software para definir se haver migrao dos dados, quais dados sero migrados, qual informao realmente necessria entre outros.

Concluso

De acordo com a bibliografia, um sistema de informao deve ser funcional e ajudar o profissional a racionalizar os servios e atividades da empresa. Conforme a anlise realizada, o sistema de informao da empresa no funcional e nem adequado aos processos de negcio. Com isso, a direo optou pela modificao da ferramenta atualmente utilizada.

Aps diversas anlises, verificou-se que o sistema de informao da empresa deveria ser modificado, pois, apresentava diversas falhas e bugs. Foi ento proposto modificao da ferramenta pela direo.

Embora, a empresa soubesse que tal empreendimento necessitaria de um grande planejamento e envolveria um alto custo, a mesma considerou essencial modificao urgente do sistema, dando prioridade a este processo. Foi contratada uma empresa da regio para prestar o servio de anlise e construo de Software, buscando, com isso racionalizar o processo, controlar e gerenciar a proposta do sistema de informao, diminuir os riscos e evitar as falhas e dvidas na programao.

O primeiro passo foi avaliar as funcionalidades do sistema atual buscando ressaltar os principais pontos fortes do sistema a fim de mant-los e ignorar as falhas e pontos francos do sistema.

O segundo passo foi auxiliar na descoberta de novas funcionalidades e atender aos objetivos do novo sistema. Procurou-se especificar todas as novas telas e relatrios necessrios a tomada de deciso nos nveis operacionais, ttico e estratgico. Foi avaliada a possibilidade de migrao de dados do sistema atual para o novo. Foram ouvidos usurios de todos os nveis.

E, por ltimo, foram propostas as melhorias e funcionalidades adequando as necessidades da empresa. O novo sistema foi desenvolvido em uma nova plataforma (Windows e Delphi) muito amigvel e estruturado, atendendo aos objetivos propostos. Este sistema de informao pode ser considerado verdadeiramente um SIG, pois apresenta caractersticas de integrao e inter-relao de processos e nveis organizacionais.

Ao estudar a rea de Sistemas de Informao e definio de processos para o software, percebeu-se que a empresa apresenta algumas falhas na estrutura organizacional, impactando diretamente na construo e manuteno de sistemas. sugerido neste trabalho, um estudo aprofundado pela rea Organizaes e Mtodos, a qual apresenta uma enorme influncia nas organizaes e em conseqncia em suas estruturas.

Bibliografia

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IATA. International Air Transport Association. Disponvel em . Acesso em 16 mar. 2005.

ANEXO 1. Questionrio aplicado aos funcionrios da MARKTUR para anlise do Sistema de Informaes atravs de Incidente Crtico

Questionrio

Este questionrio tem como finalidade a identificao de pontos crticos e pontos fortes do Sistema de Informao de empresa MARKTUR, para a realizao de um trabalho de concluso do curso de Bacharelato em Administrao da Faculdade Cenecista de Osrio.

Por favor, responda e retorne para funcionria Silvana at o dia 09/03/2005.

Funo:

rea/ Departamento:

Permisses e acessos ao sistema:

Na sua concepo cite os principais pontos fortes do sistema:

Na sua concepo cite os principais pontos fracos do sistema:

EMBED OrgPlusWOPX.4

_1176476535.xls

_1176476612.xls

_1017055229.bin