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Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 1

WorkshopDescrição Arquivística e Arquivos de Fotografia

Descrição arquivística e arquivos de fotografia

Tópicos em análiseNormalização da descrição em arquivoObjectos e objectivos da descrição arquivísticaDescrição multinível, níveis de descrição, autoridades arquivísticas, conceitos e questões associadasPrincipais instrumentos de descriçãoModelos de descrição e aplicações informáticas: ODA, Sepiades, Digitarq

Normalização da descrição em arquivo: Como aparece?

imposição da informáticadesenvolvimento das tecnologias da comunicaçãotradição bibliográficaracionalização dos processos

Normalização da descrição em arquivo: Porquê a aplicação de normas?

Garantem consistência à informação disponibilizadaRepresentam consenso dos profissionais sobre as melhores práticasIncentivam a racionalização dos processosPermitem e potenciam a troca de informaçãoGarantem a permanência da informação contra a obsolescência tecnológica

Normas internacionais de descrição arquivísticaISAD(G)2 – International standard for archivaldescription (general) – 2000ISAAR(CPF)2 – International standard for archivalauthorithy records (corporate bodies, persons andfamilies) – 2004Guidelines for the preparation and presentation offinding aids – 2001ISDF – International standard for describing functions– 2007ISIAH - International standard for institutions witharchival holdings – em elaboração

Em Portugal:

Orientações para a descrição arquivística(ODA)

I – Documentação (ISAD) - 2006II – Autoridades Arquivísticas (ISAAR) - 2007III – Escolha e construção de pontos de acesso normalizados para pessoas colectivas, pessoas singulares, famílias e entidades geográficas - 2007

Definição de Descrição arquivísticaISAD(G)Elaboração de uma representação exacta de

uma unidade de descrição e das suas partes, através da recolha, análise, organização e registo da informação que sirva para a identificar, gerir, localizar e explicar a documentação, o contexto e o sistema de arquivo que a produziu.

Documento Da catalogação…

objecto da descrição

física conteúdo

…à descrição arquivísticaDocumentação de arquivo (todo e partes)

Autoridades (instituição, pessoa, família)Funções

Objecto da descriçãoidentificardescrever conteúdocontextualizarrelacionarcontrolarligar

Descrição arquivísticaIntegrada no processo de tratamento arquivístico

Organização• Classificação- Definir classes• Ordenação - Dispor numa ordem (numérica,

cronológica, alfabéticaDescrição

Descrição arquivística - O que se descreve

Documentação de arquivovários níveis

Autoridades arquivísticasPessoas colectivas, pessoas singulares, famíliasProdutores, autores, coleccionadores, custo-diantes

Descrição arquivística - O que se descreve

Funções e actividadesDesempenhadas por pessoas colectivasAssociadas à produção e utilização documental

Entidades detentoras de documentação de arquivo

Descrição arquivística – O que se descreve(cont.)Relações

Entre a documentaçãoEntre a documentação e as autoridades Entre autoridades arquivísticasEntre autoridades e outros recursosEntre a documentação e a funçãoEntre a função e as autoridades arquivísticasEntre a documentação e as entidades detentoras

Torre do Tombo

Comunicação social

RAASociedade Nacional

de Tipografia

RAAJoshua Benoliel

O SéculoFundo

Documental

O SéculoFundo

Fotográfico

fotofoto

CentroPortuguês de Fotografia

Descrição arquivística FunçãoA

utoridades arquivísticasDocumentação

Objectivos das normas de descrição:Assegurar a produção de descrições consistentes, apropriadas e auto-explicativas;Facilitar a recuperação e troca de informação sobre documentos de arquivo;Possibilitar a partilha de dados de autoridade;Tornar possível a integração de descrições provenientes de diferentes entidades detentoras num sistema unificado de informação

Princípios da descrição arquivística:

Respeito pela proveniência e pela ordem originalReflexo da organização da documentaçãoEstrutura-se em níveis hierárquicosNíveis de organização determinam níveis de descrição

Princípios da descrição arquivística: (cont.)

Aplica-se a toda a documentação de arquivo, independentemente da sua forma e suporte;Aplica-se a todas as fases de vida da documentação de arquivoAplica-se a toda a documentação de arquivo, independentemente do tipo de produtor

Descrição arquivística e arquivos de fotografiaNíveis de descrição (ISAD)

Vantagens da definição de níveis de descrição:

Facilita o intercâmbio de informaçõesPermite o tratamento uniforme de arquivos similaresPossibilita reconstituir fundos dispersosImprime fiabilidade à descrição

Nível de Descrição:Posição de uma unidade de descrição na

hierarquia de um fundo.

quais as unidades?quais as diferenças?em que nível ?

Proposta de níveis de descrição nas ODA:Fundo / Subfundo

Secção / SubsecçãoSérie / Subsérie

Documento compostoDocumento simples

Grupo de FundosColecçãoUnidade de instalação

FUNDOConjunto de documentosQualquer forma ou suporteOrganicamente produzido, acumulado e utilizadoProdutor: organismo, pessoa ou famíliaTestemunha actividades e funções

SUB-FUNDOSubdivisão administrativa subordinadaElevado grau de autonomiaSubdivisão familiarConj. doc. de organismo precedente, filial, adquirido

• Visão minimalista ou maximalista

• Delimitação do fundo

SECÇÃOSub-divisão do fundo ou subfundoDivisões administrativas não autónomasDivisão funcional, geográfica, cronológicaResultante da organização por classes ou rúbricas de quadro de classificação

SUB-SECÇÃOSub-divisão da secçãoSub-divisõesadministrativasSub-classes ou sub-rúbricas de quadro de classificação

• Facilita a adaptação de quadros de classificação

• Tendência a multiplicar

SÉRIEConjunto de documentosOrganizados de acordo com um sistemaMesmo processo de acumulaçãoExercício da mesma actividadeMesma tipologia

SUB-SÉRIESub-divisão sistemática da sérieEtapa do processo de acumulaçãoTipologia documentalSuporte

• Não é ordenação da série

DOCUMENTO COMPOSTOUnidade organizada de documentosMesmo assunto, actividade ou transacção

• Pluralidade• Processo, dossier

informativo, documento não linear

DOCUMENTO SIMPLESMais pequena unidade arquivística Intelectualmente indivisível

• Indivisibilidade• carta, acta ...

UNIDADE DE INSTALAÇÃOUnidade físicaBase de cotação, instalaçãoBase de inventariação das unidades arquivísticasCaixa, maço, livro, disquete, pasta, CD...

Divisão artificial sem conceito lógico associadoUtilizado abaixo da série

• Profundidade de descrição média

• A excluir com a descrição de DC e DS

COLECÇÃOReunião artificial de documentos Em função de conteúdo, assunto ou suporteIndependentemente da proveniência

Considerada na ISAD(G) como unidade de descriçãoSitua-se ao nível fundo

• Oposto ao conceito de fundo

Descrição Multinível → Hierarquia das descrições

Regras:Descrição do geral para o particularInformação relevante para o nível de descriçãoLigação entre descriçõesNão repetição da informação

EXAUSTIVIDADEquantidade de

informação disponibilizada

Elementos obrigatórios

Elementos opcionais

PROFUNDIDADEquantidade de níveis

utilizados

Fundo – Produtor

Documento - Autor

AUTORIDADES ARQUIVÍSTICAS

Âmbito de aplicação:Descrever:

Pessoa colectivaPessoa singularFamília

Enquanto:produtorcoleccionadorautorcustodiantequalquer outro tipo de relação com a documentação de arquivo

Registos de autoridade arquivística servem para:descrever uma pessoa colectiva, pessoa singular ou família como unidades inseridas num sistema de descrição arquivísticacontrolar a criação e utilização de pontos de acesso nas descrições arquivísticasdocumentar as relações entre produtores de arquivos e entre estas entidades e os documentos de arquivo por elas produzidos e/ou outros recursos relacionados

Registos de autoridade arquivística permitem:o acesso a arquivos através do seu contexto de produção, ligada às descrições dos documentos de arquivo fisicamente dispersos;aos utilizadores a compreensão do contexto subjacente à produção e utilização dos arquivos, para interpretarem o seu sentido e significado;a identificação precisa dos produtores, das relações entre eles, e suas transformaçõeso intercâmbio destas descrições entre instituições, sistemas e / ou redes

Instrumentos de descrição

Qualquer instrumento que descreve e/ou referencia as unidades arquivísticas, quantifica as respectivas unidades de instalação, com vista ao controlo administrativo ou intelectual dos documentos de arquivo, podendo ser elaborada pelo produtor da documentação ou por uma entidade detentora ou serviço de arquivo.

Instrumentos de descrição: tiposNíveis de descrição

Instrumentos de descrição

Fundo Guia

Série

UI, DC

DS Catálogo

CatálogoInventário

Guia de fundos e colecções do CPFProfundidade de descrição – FundoExaustividade de descrição – Que elementos de informação? Qual o detalhe?Quais os modelos para a estruturação e apresentação? ODA? Sepiades? Outra?Que metodologia?Autoridades arquivísticas - Descrição dos produtores?Que descrições já existem? A que nível?

Especificidade dos arquivos de fotografia

Em que elementos de informação tem repercussão?Qual o modelo a seguir?A aplicação informática suporta a especificidade?Mapeamento entre ODA/Digitarq/Sepiades

Orientações para a descrição arquivísticaÂmbito de aplicação:

Orientações geraisTodas as fases de vida do documentoNão contempla doc. electrónicos, fotografia, audiovisuais…Orientações e não regrasCada serviço de arquivo define a política de descrição

Orientações para a descrição arquivística

Partes:I - Documentação: F DSII - Autoridades arquivísticas: produtores, coleccionadores, autoresIII - Escolha e construção de pontos de acesso normalizados: pessoas colectivas, pessoas singulares e famílias, nomes geográficosApêndices: Exemplos completos, Glossário, Bibliografia, Abreviaturas utilizadas

Estrutura:

Zonas = ISAD e ISAARElementos de informação = ISAD e ISAARA – Orientações GeraisB – Orientações específicas para níveisC – Fontes de informaçãoD – Apresentação da informaçãoE – Exclusões

Elementos de informação:

Obrigatoriedade de preenchimento ≠ ISAD e ISAARGrau de exaustividadeEstruturação da informaçãoApresentação da informaçãoAdequação da informação ao nível de descrição

Elementos de informação obrigatórios – Fundo

IDENTIFICAÇÃOCódigo de referênciaTítuloDatasNível de descriçãoDimensão e suporte

CONTEXTONome do produtor

CONTEÚDO E ESTRUTURAÂmbito e conteúdoSistema de organização

CONDIÇÕES DE ACESSOInstrumentos de descrição

CONTROLO DA DESCRIÇÃONota do arquivistaRegras ou convençõesData das descrições

Ele/ de informação obrigatórios – Pessoa colectiva

IDENTIFICAÇÃOTipo de entidadeForma autorizada do nome

DESCRIÇÃODatas de existência/actividadeHistória

LugaresFunções, ocupações e actividadesEstrutura interna / GenealogiaContexto Geral

CONTROLOIdentificador do RAAIdentificador da instituiçãoRegras e/ou convençõesDatas de criação, revisão ou eliminação

RELAÇÕES DA PC COM A DOCUMENTAÇÃOIdentificador e título do recurso relacionadoTipo de recurso relacionadoNatureza das relaçõesDatas do recurso e/ou relação

Orientações para a descrição arquivísticaRelação ISAAR (CPF) e ISAD (G)

Forma autorizada nome

Outras formas do nome

Datas de existência

Hist. admin./biog.

Identificador recurso relac.

Código de referência

Título

Nome do produtor

Hist. admin./biog.

Nota do arquivista

Orientações para a descrição arquivística: documentação

IDENTIFICAÇÃO - Código de referência

Obrigatório em todos os níveis

Identificar, de forma unívoca, a unidade de descrição e estabelecer uma ligação com a descrição que a representa

BD: estruturar a hierarquia de níveis

ConstruçãoPT = PortugalTT = Entidade detentoraF = Sigla ou acrónimoSC = AlfabéticoSR, UI, DC, DS = Numérico

Sintaxe de separação de níveis

PT/TT/JC/A/1/1

Sintaxe de separação de sub-níveis

PT/TT/JC-MBCM

FontesISO 3166Codificação normalizada do nome dos municípios e freguesiasLista das entidades detentorasLista de códigos de referência de cada ED

IDENTIFICAÇÃO – Código de referência

AtençãoCoincidência e coexistência com cotaNão usar zeros à esquerda nos nºSecção – A, AA, ou A a Z, ZAOrdenação dentro de cada nívelCódigos simples

IDENTIFICAÇÃO – Título

Obrigatório em todos os níveisDenominar a unidade de descriçãoTipos:

FormalAtribuídoParaleloControlado

Hierarquia de preferênciasÚltimo formalFormal + conhecidoAtribuído consagrado pelo usoAtribuído

FundoRegistar o nome da pessoa singular, da família ou da pessoa colectiva ≠ nome do produtorEvitar: fundo, arquivo, espólioOutras denominações: Hist. adm/biog/fam ou Outras formas do nome

IDENTIFICAÇÃO – TítuloApresentação da informação

“título formal” – UI, DC, DStítulo atribuído= título paraleloLongo abreviarOrtografia e pontuação actualizarAbreviaturas e acrónimos desenvolver

IDENTIFICAÇÃO – TítuloAtenção

1 só título outros títulos em NotasNão deve reflectir evolução outras designações em Hist. adm/biog/fam, Âmbito e conteúdoOrtografia e pontuação originais NotasAutor material, escrivão, notário, operador Âmbito e conteúdo

IDENTIFICAÇÃO – Datas

Obrigatório em todos os níveisIdentificar e registar as datas da unidade de descrição Tipos:

Produção ou Acumulação Singular, extrema, exacta, predominante ou críticaTópica

FundoDatas extremasDatas de acumulação < ou = datas de existência produtor

IDENTIFICAÇÃO – DatasApresentação da informação

ISO 8601 = NP EN 28601AAAA-MM-DD, hh:mm:ssDatação actualOutras datas, sistemas datação Notas[s.a.]; [s.m.]; [s.d.]; [s.l.][___?]; [c. ]; [ant. ]; [post. ]; [___-]; [__--];

[__-?]; [___--?]

AtençãoRegistar tipoPossibilidade de vários tiposUnidades abertas registar datasDatas predominantesLacunas

IDENTIFICAÇÃO – Nível de descrição

Obrigatório em todos os níveisIdentificar o nível de organização arquivística da unidade de descriçãoTipos:

Fundo, Secção, Série, DC, DSGrupo de fundos, colecção, unidade de instalação

IDENTIFICAÇÃO – Dimensão e suporte

Obrigatório em todos os níveis

Identificar a dimensão física ou lógica e o suporte da unidade de descrição.

AtençãoEspecificidade da fotografia

IDENTIFICAÇÃO – Dimensão e suporteDimensão física = metragemDimensão lógica = quantidadeSuporte = papel, pergaminho, película, magnético, óptico...Designação genérica = doc. textuais, iconográficos, cartográficos, técnicos e arquitectónicos, audiovisuais, sonoros, não-lineares

CONTEXTO – Nome do produtor

Obrigatório F e SF Obrigatório se aplicável SC, SR, DC, DS

(se ≠ F)Identificar o produtor da unidade de descrição

+ de 1 produtor registar

CONTEXTO – Nome do produtor

AtençãoProdutor ≠ coleccionador, autorLigação ao Registo de autoridade arquivística – Parte IIPonto de acesso normalizado – Parte III

Sintaxe e pontuação próprias

CONTEÚDO E ESTRUTURA – Âmbito e conteúdoObrigatório FPermitir avaliar a potencial relevância da u. d.

F, SC, SRÂmbito = períodos cronológicos, áreas geo-gráficas, topónimosConteúdo = tipologias e tradição documen-tais, assuntos, cargos, funções, actividades, procedimentos administrativos, eventos, pes-soas colectivas, singulares e famílias

CONTEÚDO E ESTRUTURA – Âmbito e cont.Atenção:

Importância dos critérios de redacçãoExaustividade – definir política de descriçãoLinguagens controladasTexto narrativo / texto estruturadoDelimitação da informação em relação a: Histadmin /biog /fam, Hist custodial e arquivísti-ca, Avaliação, selecção e avaliação, Sistema de organização, Instrumentos de descrição

CONTEÚDO E ESTRUTURA – Sistema de organização

Obrigatório FF, SC

estrutura interna, classificação e ordenação da u.d. (de origem; reconstituída)Características ou critérios (orgânico, funcio-nal, orgânico-funcional)Fornecer o plano ou quadro de classificação

CONDIÇÕES DE ACESSO – Instrumentos de descrição

Obrigatório F, obrigatório se aplicável SRIdentificar os instrumentos de descrição relativos àunidade de descrição Tipo de idd: Guia, inventário, catálogo, índice, lista de u.i.Registo, guia de remessa, plano/quadro de classificação

Completo, parcialTipo de suporteQuem e quandoForma de recuperar

AtençãoOrientações para a preparação e apresentação de iddNP 405

CONTROLO DA DESCRIÇÃO – Nota do arquivista

Obrigatório F Explicitar como, ou seja, com base em que fontes, e por quem, foi elaborada a descrição ou a respectiva revisão ou revisõesQuem e elaborouFontes utilizadas

CONTROLO DA DESCRIÇÃO – Nota do arquivista

Atenção

NP 405

CONTROLO DA DESCRIÇÃO – Regras ou convenções

Obrigatório FIdentificar as regras ou convenções em que se baseia a descrição

AtençãoNP 405

CONTROLO DA DESCRIÇÃO – Data

Obrigatório FIndicar a data em que a descrição foi elaborada e/ou revista

AtençãoISO 8601 = NP EN 28601

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