sistema de gestÃo de recursos humanos -...
Post on 12-Dec-2018
217 Views
Preview:
TRANSCRIPT
SISTEMA DE GESTÃO
DE RECURSOS
HUMANOS
MANUAL DE PROCEDIMENTOS II
MÓDULO DE INTEGRAÇÃO
Revisão: 07 Versão: 7.9.109
JM Soft Informática
Março, 2015
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 3 de 31
SUMÁRIO
MÓDULO DE INTEGRAÇÃO ............................................................................................... 5
1 MENU CADASTROS ........................................................................................................... 5
1.1 PARÂMETROS ................................................................................................................... 6
1.2 EMPRESAS ......................................................................................................................... 6
1.3 CADASTRO DOS ESTABELECIMENTOS ...................................................................... 7
1.4 GERAIS ................................................................................................................................ 7
1.4.1 Cadastro de Países ........................................................................................................... 7
1.4.2 Cadastro de Estados ........................................................................................................ 8
1.4.3 Cadastro de Cidades ........................................................................................................ 8
1.4.4 Cadastro de Bancos ......................................................................................................... 8
1.4.5 Situações do Funcionário ................................................................................................ 9
1.4.6 Vínculo Empregatício ...................................................................................................... 9
1.4.7 C.B.O .............................................................................................................................. 11
1.4.8 Sindicatos ........................................................................................................................ 12
1.4.9 Estado Civil .................................................................................................................... 12
1.5 LOTAÇÕES ....................................................................................................................... 12
1.5.1 Área de Atuação ............................................................................................................ 12
1.5.2 Níveis ............................................................................................................................... 12
1.5.3 Turnos ............................................................................................................................. 13
1.5.4 Lotações .......................................................................................................................... 13
1.6 IMPORTAÇÕES ................................................................................................................ 15
1.6.1 Layout de Arquivos ....................................................................................................... 15
1.7 INDICAÇÕES .................................................................................................................... 17
1.7.1 Indicação de Gestor por Funcionário .......................................................................... 17
1.7.2. Indicação de Gestor por Lotação ................................................................................ 17
1.7.3. Indicação de Gestor Colaborativo .............................................................................. 18
2 MENU INTEGRAÇÃO ...................................................................................................... 19
2.1 EQUIVALÊNCIA DE EMPRESAS .................................................................................. 19
2.2 INTEGRAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS ............................................................................. 20
2.3 EXCLUSÃO DE FUNCIONÁRIOS .................................................................................. 23
2.4 INTEGRAÇÃO DE GESTORES ....................................................................................... 24
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 4 de 31
2.5 INTEGRAÇÃO DE HISTÓRICO...................................................................................... 24
2.6 INTEGRAÇÃO DE HORAS TRABALHADAS .............................................................. 25
2.7 CARREGAR ARQUIVOS DE E-MAIL ........................................................................... 25
2.8 EXPORTAÇÃO BASE DE DADOS 8.0 ........................................................................... 25
2.9 IMPORTAÇÃO DE MAPAS ............................................................................................. 26
2.10 IMPORTAÇÃO DE MAPAS DE CARREIRA ............................................................... 26
2.11 CURSOS ........................................................................................................................... 26
3 MENU RELATÓRIOS ....................................................................................................... 26
3.1 PARÂMETROS ................................................................................................................. 26
3.2 GERAIS .............................................................................................................................. 27
3.3 LOTAÇÕES ....................................................................................................................... 27
3.4 TROCA DE GESTOR EFICÁCIA .................................................................................... 28
3.5 INDICAÇÕES .................................................................................................................... 28
3.5.1 Indicações de Gestor ...................................................................................................... 28
4.1 ATUALIZAÇÕES DE GESTOR DA AVALIAÇÃO DE EFICÁCIA ............................. 29
4.2 IMPORTAÇÃO QUADRO DE LOTAÇÃO ..................................................................... 29
4.3 CORREÇÕES DO HISTÓRICO DE FUNCIONÁRIOS .................................................. 29
ANEXOS ................................................................................................................................. 30
LAYOUT FOLHA DE PAGAMENTO ................................................................................ 30
LAYOUT DE INTEGRAÇÃO DOS CARGOS ................................................................... 31
LAYOUT DE INTEGRAÇÃO DA ESTRUTURA DE LOTAÇÃO .................................. 31
LAYOUT DE INTEGRAÇÃO DE E-MAILS ..................................................................... 31
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 5 de 31
MÓDULO DE INTEGRAÇÃO
O Módulo de Integração carrega informações da folha de pagamento e atualiza os
dados da base Analisa RH.
Este módulo é, assim como o módulo de usuários, um dos "alicerces" do ANALISA,
pois é no módulo de integração que são mantidos os cadastros básicos para o correto
funcionamento dos demais módulos.
1 MENU CADASTROS
Antes de descrever o funcionamento das rotinas, será apresentada a barra de botões e
campo de novo registro/pesquisa registro, que compõem as telas do módulo de integração,
com as informações básicas de funcionamento de cada botão:
BOTÃO GRAVAR: Grava as informações inseridas ou alteradas da tela;
BOTÃO VOLTAR: Permite voltar para a tela inicial;
BOTÃO EXCLUIR: Permite excluir um registro;
BOTÃO FECHAR: Fecha a tela;
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 6 de 31
BOTÃO ENVIAR: Envia o relatório por e-mail;
BOTÃO LIMPAR: Limpa as informações digitadas na tela;
BOTÃO FILTRAR: Filtra as informações;
BOTÃO VISUALIZAR: Emite o relatório;
BOTÃO EXPORTAR: Exporta as informações do relatório para um arquivo Excel;
BOTÃO PROCESSAR: Processa as informações da tela;
BOTÃO SELECIONAR: Seleciona as informações escolhidas da tela.
1 - CAMPO CÓDIGO: Neste campo será visualizado o código dos registros.
2 - BOTÃO PESQUISA: Ao clicar neste botão será exibida a tela de pesquisa dos registros
inseridos no sistema;
3 - BOTÃO NOVO: Esse botão possibilita a inserção de um novo registro no sistema;
4 - CAMPO DESCRIÇÃO: Neste campo será visualizada a descrição do registro.
1.1 PARÂMETROS
Na tela de parâmetros serão configurados e definidos os parâmetros do sistema para o
módulo de integração.
1.2 EMPRESAS
Realiza o cadastro das empresas.
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 7 de 31
1.3 CADASTRO DOS ESTABELECIMENTOS
Realiza o cadastro dos estabelecimentos.
1.4 GERAIS
Nos cadastros gerais estão contidos os cadastros básicos para o módulo.
1.4.1 Cadastro de Países
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 8 de 31
1.4.2 Cadastro de Estados
1.4.3 Cadastro de Cidades
1.4.4 Cadastro de Bancos
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 9 de 31
1.4.5 Situações do Funcionário
Nesta tela é realizado o cadastro da situação do funcionário, possuindo os tipos:
Funcionário Normal: Funcionário que está ativo;
Funcionário de Férias;
Funcionário Afastado;
Funcionário Demitido.
1.4.6 Vínculo Empregatício
Nesta tela são cadastrados os vínculos empregatícios do funcionário. Também pode
ser configurada nessa tela a opção do funcionário participar ou não da avaliação de
competências e se o funcionário conta ou não como um funcionário ativo.
OBS: O campo descrição deverá ser preenchido sempre em português e é um campo
obrigatório. Já o campo Descrição em espanhol não é obrigatório. Deve ser preenchido caso
seja necessário rodar o Analisa na versão espanhol;
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 10 de 31
Cadastro de Estagiários no Analisa
Para realizar o cadastramento de estagiário, podemos cadastrá-los com matrículas
negativas. Assim eles terão os mesmos dados cadastrais de um funcionário registrado e como
não constam na folha, ao serem cadastrados com matrícula negativa, seus dados não serão
perdidos quando há uma nova importação.
Um detalhe importante é que eles não são diferenciados nos relatórios. Sendo assim,
eles constarão em todos os relatórios do analisa.
Um exemplo disso é no relatório de horas de treinamento. Caso haja um estagiário que
participou de um treinamento, as horas realizadas por ele constarão no relatório, e não tem
como diferenciar dos funcionários cadastrados normalmente com matricula positiva.
Para realizar esse cadastro, primeiramente deve-se criar o vínculo empregatício para os
estagiários. Na tela de Vínculo Empregatício, deve-se criar um novo registro. Para que o
estagiário tenha as mesmas configurações de um trabalhador CLT, deve-se selecionar os
campos “participa da avaliação de competências?” e “É contado como funcionário ativo?”,
conforme figura abaixo:
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 11 de 31
Após configurar o vínculo, deve-se ir ao módulo de Gestão de Pessoas – Gestão de
Pessoas – Funcionários e na tela de manutenção de funcionários cadastrar um novo
funcionário. Esse cadastro deve ser realizado com uma matrícula negativa, para que os dados
desse funcionário não sejam perdidos em uma nova importação. No cadastro, deve-se
preencher os dados e o campo vínculo deve ser preenchido com o vínculo criado
anteriormente no módulo de integração, conforme figura abaixo:
Após criação de um novo cadastro de funcionário, deve-se realizar a integração do
gestor com esse novo funcionário, no Módulo de Integração- Integração de Gestores.
1.4.7 C.B.O
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 12 de 31
1.4.8 Sindicatos
1.4.9 Estado Civil
1.5 LOTAÇÕES
1.5.1 Área de Atuação
Nessa tela são cadastradas as áreas de atuação da organização.
1.5.2 Níveis
Nesta tela, criam-se os níveis hierárquicos da estrutura de gestão organizacional.
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 13 de 31
1.5.3 Turnos
Nessa tela são cadastrados os horários dos turnos disponíveis na empresa.
1.5.4 Lotações
Nesta tela é possível visualizar toda a estrutura organizacional, dividida e organizada
pelos níveis hierárquicos e quantidade de pessoas existentes em cada um.
Para inserir uma lotação, deve-se clicar no botão “Novo”. Irá surgir a tela de cadastro
da lotação. Esta tela é dividida em três abas: Lotação, Centro de Custo e Código de
Integração.
Lotação: Nessa aba estarão as características da lotação que está sendo criada, como seu
nome (Descrição), Área de atuação, Nível da lotação, Lotação Pai (onde esta nova lotação
estará ligada e aos quais os funcionários irão se reportar).
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 14 de 31
Centro de Custos: Nessa aba é registrado(s) o(s) centro(s) de custo da lotação.
Códigos de Integração: Nessa aba é identificada a lotação pelo código de integração. O
código de integração é um dado presente no arquivo da folha de pagamento.
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 15 de 31
Após o preenchimento dos campos, deve-se clicar no botão Gravar, salvando assim as
informações. Uma mensagem de “Lotação gravada com sucesso” irá surgir na tela. Para
visualizar a nova lotação, deve-se verificar a lotação pai na árvore de lotações. Abaixo dela
estará a lotação criada.
1.6 IMPORTAÇÕES
1.6.1 Layout de Arquivos
Realiza a verificação do local aonde a base da folha de pagamento tem que estar para
realizar a importação das informações para o analisa.
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 16 de 31
Layout de Folha de Pagamento – Anexo 4.1
Layout de Integração dos Cargos – Anexo 4.2
Layout de Integração da Estrutura de Lotação – Anexo 4.3
Clicando sobre as linhas do campo descrição, irá abrir uma janela para configuração do
campo:
OBS: Esta configuração deverá estar de acordo com o arquivo gerado pelo sistema da folha
de pagamento
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 17 de 31
1.7 INDICAÇÕES
1.7.1 Indicação de Gestor por Funcionário
Essa rotina é utilizada para indicar manualmente um gestor para avaliar um ou mais
colaboradores. Depois de feito este procedimento é necessário executar uma Atualização de
Gestores (2.6).
1.7.2. Indicação de Gestor por Lotação
Essa rotina é utilizada para indicar manualmente um gestor para avaliar uma ou mais
lotações. Depois de feito este procedimento é necessário executar uma Atualização de
Gestores (2.6).
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 18 de 31
1.7.3. Indicação de Gestor Colaborativo
Esta configuração faz com que o gestor colaborativo escolhido tenha a mesma
visualização dos gestores adicionados na lista, assim o gestor colaborativo poderá visualizar a
própria equipe mais a equipe dos outros gestores também.
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 19 de 31
2 MENU INTEGRAÇÃO
2.1 EQUIVALÊNCIA DE EMPRESAS
Nessa tela é realizado o link entre a empresa cadastrada no Analisa e o código da empresa
cadastrada na folha de pagamento.
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 20 de 31
2.2 INTEGRAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS
Após criação da estrutura de lotação, é necessário realizar a importação de funcionários.
Na tela de integração de funcionários, clica-se no botão “Novo”, localizado na barra de
pesquisa Integração. Nos campos, selecionar o layout de integração.
Após esses passos, clicar no botão importar.
Após o término da importação, os campos Equivalências de Cargos e Estrutura de Gestão
serão preenchidos com as inconsistências encontradas no sistema. Neste caso, deve-se clicar
no botão Processar, para visualizar quais foram os erros ocorridos.
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 21 de 31
Situação de Cargos: O sistema Analisa, nos permite conferir as informações antes de
atualizar o sistema, para evitar problemas. Clicando na opção “Processar” abre uma nova tela
com as inconsistências de cargos. Ex: na folha de pagamento esta cadastrada uma
nomenclatura e no Analisa outra. Neste momento é que é possível alinhar os dois sistemas.
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 22 de 31
Caso houver alguma alteração de cargo na folha, será visualizada a alteração do lado direito
da tela.
Situação de Lotação: Os colaboradores presentes nessa tela estão com divergência na sua
lotação. O colaborador pode ter sido trocado de lotação ou ser um novo funcionário.
Para adicionar o colaborador na lotação a qual pertence, deve-se:
1 - Selecionar a lotação clicando sobre ela, na árvore de lotação;
2 – Selecionar o colaborador clicando sobre o quadrado da coluna Sel.;
3 – Clicar no Botão Adicionar.
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 23 de 31
Após adicionar o colaborador, ele aparecerá na tela superior (Funcionários), juntamente com
os demais colaboradores da lotação.
2.3 EXCLUSÃO DE FUNCIONÁRIOS
Essa tela permite excluir um funcionário da importação. Os funcionários inseridos nessa
tela não serão atualizados na integração.
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 24 de 31
2.4 INTEGRAÇÃO DE GESTORES
Atualiza a estrutura de gestores.
2.5 INTEGRAÇÃO DE HISTÓRICO
Essa rotina é necessária para as empresas que não possuem integração com a folha de
pagamento. Ao executar essa rotina, serão geradas informações para o histórico. Como não há
integração com a folha, é aconselhado realizar essa rotina pelo menos uma vez ao mês.
OBS: Executar essa rotina apenas empresas que não possuem integração com folha de
pagamento.
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 25 de 31
2.6 INTEGRAÇÃO DE HORAS TRABALHADAS
Esta rotina realiza a integração das horas trabalhadas através de um arquivo de integração.
2.7 CARREGAR ARQUIVOS DE E-MAIL
Essa rotina realiza a carga de e-mails para os funcionários, conforme a matrícula, através de
um arquivo de importação.
Layout de Importação do Arquivo de E-mail – Anexo 4.4
2.8 EXPORTAÇÃO BASE DE DADOS 8.0
Essa rotina realiza a exportação da base de dados do Analisa.
No campo “Arquivo que está sendo gerado” é o caminho onde estará o arquivo exportado
após a finalização da rotina.
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 26 de 31
2.9 IMPORTAÇÃO DE MAPAS
Realiza a importação dos mapas.
2.10 IMPORTAÇÃO DE MAPAS DE CARREIRA
Realiza a importação dos mapas de carreira.
2.11 CURSOS
Esta rotina realiza a integração de cursos para alunos externos.
3 MENU RELATÓRIOS
3.1 PARÂMETROS
Possibilita o usuário definir a ordem de impressão dos relatórios.
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 27 de 31
3.2 GERAIS
A tela de relatórios gerais traz os relatórios as informações cadastrais dos Estados,
Cidades, Bancos e Situações dos Funcionários.
3.3 LOTAÇÕES
A tela de Relatório de Lotações traz as informações de Grupo, Níveis, Turnos e Lotações.
Nela é possível visualizar e imprimir os dados cadastrados referentes às Lotações.
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 28 de 31
3.4 TROCA DE GESTOR EFICÁCIA
Este relatório traz todas as trocas de avaliações de eficácia, ou seja as avaliações que
estavam pendentes e passaram para o novo gestor.
3.5 INDICAÇÕES
3.5.1 Indicações de Gestor
Este relatório traz todas as indicações que foram feitas, tanto de gestor para lotação,
quanto de gestor para funcionário.
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 29 de 31
4 FERRAMENTAS
4.1 ATUALIZAÇÕES DE GESTOR DA AVALIAÇÃO DE EFICÁCIA
Esta rotina quando executada transfere as avaliações de eficácia que estão abertas para
o gestor anterior, para o gestor atual.
4.2 IMPORTAÇÃO QUADRO DE LOTAÇÃO
4.3 CORREÇÕES DO HISTÓRICO DE FUNCIONÁRIOS
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 30 de 31
ANEXOS
Layout Folha de Pagamento
Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos
Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109
Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 31 de 31
Layout de Integração dos Cargos
Layout de Integração da Estrutura de Lotação
Layout de Integração de E-mails
top related