rotinas da fiscalização administrativa · contratos administrativos todos os contratos firmados...

Rotinas da Fiscalização Administrativa

Instrutor:

1° Ten QCO Cont Roberto da Silva Junior

Chefe da Seção de Contabilidade - 2ª ICFEx

Objetivo

Colaborar para a Eficiência na gestão patrimonial e financeira das Unidades Gestoras Vinculadas do Comando Militar do Sudeste

Colaborar para a Eficiência na gestão patrimonial e financeira das Unidades Gestoras Vinculadas do Comando Militar do Sudeste

Orientar sobre as Melhores Práticas

Redução de Restrições Contábeis

RoteiroContextualização

O Fiscal Administrativo

Suporte Técnico da ICFEx

Gestão Orçamentária e Financeira

Planejamento e Execução

Contratos Administrativos e Garantias Contratuais

Despesas de Exercícios Anteriores (DEA)

Restos a Pagar (RP)

Gestão Patrimonial

Registros Patrimoniais

Controle Patrimonial

Gestão de Custos

Atores do Sistema de Custos da UG

Gestão e Controle das Informações de Custos

Prestação de Contas

Contextualização

Ordenador de Despesas

Ordenador de Despesas

Agente DiretorAgente Diretor Administração Patrimonial

Administração Patrimonial

Administração Orçamentária e Financeira

Administração Orçamentária e Financeira

"Art. 30. O Fiscal Administrativo é o agente executor direto, responsável pelo assessoramento do Agente Diretor nos assuntos de administração patrimonial e do Ordenador de Despesas na administração orçamentaria e, no que couber, nas administrações financeiras e patrimonial."

"Art. 30. O Fiscal Administrativo é o agente executor direto, responsável pelo assessoramento do Agente Diretor nos assuntos de administração patrimonial e do Ordenador de Despesas na administração orçamentaria e, no que couber, nas administrações financeiras e patrimonial."

Contextualização

EMPENHO LIQUIDAÇÃO PAGAMENTO

Execução da Depesa

O Fiscal Administrativo como "principal" agente executor direto, coordena "na prática" todo o processo de execução orçamentária, financeira e patrimonial da OM.

Contextualização

Para tornar possível o cumprimento dessa importante missão, a Fiscalização Administrativa deve atuar em sinergia com os outros agentes diretos, assim como os indiretos.

TesoureiroTesoureiroEnc Set MatEnc Set MatSALCSALC

Fiscal Administrativo

Fiscal Administrativo ConformadorConformador

Contextualização

Contextualização

Chefe da 2ª ICFExChefe da 2ª ICFEx

SubChefeSubChefe

1ª Seção - Apoio Técnico e

Treinamento

1ª Seção - Apoio Técnico e

Treinamento

2ª Seção - Auditoria e Fiscalização

2ª Seção - Auditoria e Fiscalização

3ª Seção - Contabilidade

3ª Seção - Contabilidade

4ª Seção - Apoio Administrativo

4ª Seção - Apoio Administrativo

UG 160541 (Setorial) UG 160497

Contextualização

Treinamentos

Orientação e Suporte Técnico

Análise ContábilConformidade Contábil

Auditoria e Fiscalização

UGVUGV

Contextualização

Suporte Técnico da 2ª ICFEx

A Seção de Contabilidade da 2ª ICFEx, exercendo suas atribuições de Setorial Contábil de UG, tem dois principais objetivos:

Suporte ContábilSuporte Contábil Conformidade Contábil

Conformidade Contábil

Evidenciar ocorrências contábeis

Orientar as UGV na execução contábil

Contextualização

Apontar "erros"Apontar "erros" Evidenciar "erros"Evidenciar "erros"

Contextualização

Macro Função 020315 – Conformidade Contábil:

"A Conformidade Contábil dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial consiste na certificação dos demonstrativos contábeis gerados pelo Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (Siafi). (...)

(...) o objetivo do registro é evidenciar as ocorrências que necessitam de regularização, ajuste de rotina ou de sistema." g.n

Contextualização

O Conformador Contábil evidencia os "erros" com o objetivo de apontar o que deve ser regularizado ou ajustado pelo gestor, certificando, assim, a qualidade da informação contábil.

Qualidade da informação

Qualidade da informação RelevânciaRelevância Tomada de

DecisãoTomada de

Decisão

Gestão Orçamentária e FinanceiraGestão Orçamentária e Financeira

MonitoramentoMonitoramento

Gestão Orçamentária e Financeira

Como assessor direto do Ordenador de Despesas em matéria Orçamentária e Financeira, o Fiscal deve acompanhar, diretamente ou por meio de sua equipe, todo o processo de planejamento, execução e monitoramento dos recursos da OM.

PlanejamentoPlanejamento ExecuçãoExecução

Gestão Orçamentária e Financeira

PlanejamentoPlanejamento

Verificações NECESSÁRIAS ao planejamento da utilização de recursos:

O que comprarO que comprar

Como ComprarComo Comprar

Com Recursos de Quem

Com Recursos de Quem

Tipo de Despesa: Material (Consumo ou Permanente), Serviço.

Forma de Aquisição: Dispensa, Pregão, Adesão.

Quem Gerencia os Recursos: DGO, DEC, COLOG.

Gestão Orçamentária e Financeira

• Levantamento de Necessidades

• Justificativas

• Pesquisa de Preços

• Adequação às Orientações

Específicas

PlanejamentoPlanejamento

Gestão Orçamentária e Financeira

o Classificação da Despesa

o ND e Subitem previstos (MOAA / PDR Log)

PlanejamentoPlanejamento

ATENÇÃO:

As UG não estão autorizadas a utilizar Subitens (SI) de despesas

diferentes das definidas nas OAA 2020. Caso haja alguma necessidade

específica, solicitar autorização à DGO via Msg SIAFI.

Gestão Orçamentária e Financeira

o Classificação da Despesa

o ND e Subitem previstos (MOAA / PDR Log)

o SERVIÇO OU MATERIAL?

o PERMAMENTE OU CONSUMO?

o SERVIÇO OU OBRA?

PlanejamentoPlanejamento

Gestão Orçamentária e Financeira

Gestão Orçamentária e Financeira

Gestão Orçamentária e Financeira

Gestão Orçamentária e Financeira

A classificação orçamentária, o controle patrimonial e o reconhecimento do ativo seguem critérios distintos, devendo ser apreciados individualmente.

Classificação OrçamentáriaClassificação Orçamentária Controle PatrimonialControle Patrimonial Reconhecimento do

AtivoReconhecimento do

Ativo

• Consumo x Permanente

• Material x Serviço

• Nº Patrimônio

• Relação Carga

• Geração de benefícios

econômicos

Gestão Orçamentária e Financeira

ExecuçãoExecução

Observações IMPORTANTES:

Os créditos (DGO) serão recebidos, normalmente, na ND 339000 ou 449000

Alocação, conforme objeto/finalidade, por meio da transação DETAORC

PERMITIDO:

Da ND 339000 para a 339030, 339039 e/ou

339047 e vice-versa

Da ND 449000 para a 449052.

PERMITIDO:

Da ND 339000 para a 339030, 339039 e/ou

339047 e vice-versa

Da ND 449000 para a 449052.

PROIBIDO:

• Alterar ND recebida diferente de 339000 e

449000

• Alterar Grupo de Despesa (de 339000 para

449000)

• Alterar PI, Modalidade de Aplicação, Fonte e

UGR.

PROIBIDO:

• Alterar ND recebida diferente de 339000 e

449000

• Alterar Grupo de Despesa (de 339000 para

449000)

• Alterar PI, Modalidade de Aplicação, Fonte e

UGR.

Gestão Orçamentária e Financeira

ExecuçãoExecução

Atenção para o nível de detalhamento da NDAtenção para o nível de detalhamento da ND

Gestão Orçamentária e Financeira

o Processo Licitatório

o Justificativas de Contratação

o CATMAT / CATSERV

o Gestão de Atas (Caronas)

o Empenho da Despesa

o Exercício / RP / DEA

o Campo Observação

o Descumprimentos

o Documentar (Oficiar Fornecedor) e anexar ao processo

o Anulação do Empenho (Processo Adm / Contraditório / Ampla Defesa)

ExecuçãoExecução

Gestão Orçamentária e Financeira

o Recebimento do Material ou Serviço

o Conferência, conforme Empenho

o Registro Contábil

o Utilização da VPD correta

o Compatibilização com o SISCOFIS

o Pagamento da Despesa

o Recebimento de Numerário (Entesouramento)

ExecuçãoExecução

Gestão Orçamentária e Financeira

MonitoramentoMonitoramento

É extremamente importante o acompanhamento da Fisc Am em cada fase da execução da despesa, pois permite a correção / ajuste de possíveis inconsistências.

Gestão Orçamentária e Financeira

Consulta simplesConsulta simples

Contratos Administrativos

Todos os CONTRATOS firmados pela OM devem ser registrados no SICON, subsistema do SIASG.

Segundo a Lei 4.320/64:

“Art. 87. Haverá controle contábil dos direitos e obrigações oriundos de ajustes ou

contratos em que a Administração Pública for parte.” g.n

As contas para controlar contabilmente os atos potenciais (CONTAS DE CONTROLE) oriundos de contratos registrados são:

81231.01.01 - Contratos de Seguros81231.02.01 – Contratos de Serviços81231.03.01 – Contratos de Aluguéis81231.04.01 – Contratos de Fornecimento

Os fiscais de contrato devem fazer esse controle, para que o saldo das contas reflita a realidade. O Fisc Adm faz o monitoramento, determinando ajustes / correções necessários.

Contratos Administrativos

REGISTRO DO

CONTRATO

REGISTRO DO

CONTRATO

EXECUÇÃO DO

CONTRATO

EXECUÇÃO DO

CONTRATO

BAIXA DO CONTRATOBAIXA DO

CONTRATO

LDV011 - ASSINATURA DE CONTRATOS DE DESPESALDV011 - ASSINATURA DE CONTRATOS DE DESPESA

Liquidação (apropriação) da despesa, no qual se preenche o campo “ Tem Contrato?” com a opção “SIM”.Liquidação (apropriação) da despesa, no qual se preenche o campo “ Tem Contrato?” com a opção “SIM”.

Utilizou "NÃO" = LDV012 - REGISTRO DA EXECUÇÃO DE CONTRATO DE DESPESAUtilizou "NÃO" = LDV012 - REGISTRO DA EXECUÇÃO DE CONTRATO DE DESPESA

LDV015 - REGISTRO DA BAIXA DE CONTRATO DE DESPESALDV015 - REGISTRO DA BAIXA DE CONTRATO DE DESPESA

Contratos Administrativos

ATENÇÃOATENÇÃO

O valor total do contrato deverá ser registrado no SICON, independente do valor do crédito recebido.

Contratos AdministrativosO empenho poderá ser reforçado até o final do exercício e o seu saldo referente a DEZEMBRO poderá ser inscrito em RP.

Os valores recebidos no ano seguinte serão empenhados no SIASG, utilizando, no SISME, a opção EMPCOMPLEM - EMPENHO DE CONTRATO CONTINUADO, referenciando o Empenho original, emitido no ano anterior.

Obs: Nos casos de ADESÃO (CARONA), atentar para a quantidade de itens solicitados e para os prazos, uma vez que, quando não há mais limite na ata ou esta venceu, não é possível Empenhar.

Contratos Administrativos

Orientações aos Agentes da Administração 2020

"5.4 Mandamentos do Apoio Administrativo em Contratos Administrativos

(...)

4) INFORMAR À DGO SOBRE O REGISTRO DO CONTRATO NO SIASG/SICON, TÃO

LOGO O CONTRATO SEJA CADASTRADO.

(...)

6) DESIGNAR EM BOLETIM INTERNO O FISCAL DE CONTRATO PARA O SEU

ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO.

7) VERIFICAR O ANDAMENTO DAS LIQUIDAÇÕES E PAGAMENTOS DOS

CONTRATOS NAS REUNIÕES DE PRESTAÇÕES DE CONTAS.

8) PROVIDENCIAR A RENOVAÇÃO OU SUBSTITUIÇÃO DO CONTRATO, COM A

DEVIDA ANTECEDÊNCIA, POR OCASIÃO DO TÉRMINO DE SUA VIGÊNCIA, DE FORMA

DE EVITAR QUE A EMPRESA CONTRATADA CONTINUE A PRESTAR O SERVIÇO SEM

QUE TENHA SIDO RENOVADO O SEU CONTRATO.

(...)" g.n

Garantias ContratuaisA critério da autoridade competente, em cada caso, e desde que

prevista no instrumento convocatório (Edital), poderá ser exigida

prestação de garantia nas contratações de obras, serviços e compras.

(Art. 56 da Lei 8666/93);

Se estiver prevista, deve ser cobrada do contratado e registrada no

SIAFI.

Caberá ao contratado optar por uma das seguintes modalidades de garantia:

o caução em dinheiro (CEF) ou em títulos da dívida pública;o seguro-garantia;o fiança bancária.

Garantias Contratuais

Contas Contábeis utilizadas para o controle das Garantias

Contratuais:

8.1.1.1.1.01.04 - FIANÇA A EXECUTAR

8.1.1.1.1.01.10 - SEGURO GARANTIA A EXECUTAR

8.1.1.1.1.01.13 - CAUCÃO A EXECUTAR

As contas registram dois movimentos, REGISTRO e BAIXA da

garantia.

Restos a Pagar

O cancelamento de RP em caso de inadimplência contratual por parte

do fornecedor deve ser precedido de:

a) Abertura de Processo Administrativo;

b) sanção ao fornecedor (advertência, multa, impedimento de licitar,

etc…)

c) registro no SICAF.

Todo cancelamento de RP realizado pela UG, deverá ter a

justificativa (dentro dos parâmetros estabelecidos pela D Cont)

registrada no Relatório de Prestação de Contas Mensal.

- A falta de justificativa ou sua insuficiência pode ensejar em registro

de ocorrência na conformidade contábil.

Restos a Pagar

Orientações aos Agentes da Administração 2020

"4.11 Inscrição em Restos a Pagar

(...)

Nesse contexto, a título de exemplo, seguem algumas particularidades quanto ao

custeio das despesas com energia elétrica:

(...)

Assim, esta Diretoria, como gestora dos recursos do Apoio Administrativo para

fazer face a essas demandas com características particulares, orienta quanto ao

empenho oportuno dos créditos descentralizados, e entende ser razoável que

eventuais saldos de Notas de Empenho a liquidar ao final do exercício

financeiro sejam inscritos em RPNP para fins de atendimento da fatura do

mês de janeiro ou, até mesmo, do mês de fevereiro."

Despesas de Exercícios Anteriores (DEA)

"Despesas de Exercícios Anteriores são aquelas referentes a exercícios encerrados, para os quais o orçamento respectivo consignava crédito próprio, com saldo suficiente para atendê-las, mas que não tenham sido processados na época própria.

Representam, ainda, os Restos a Pagar com prescrição interrompida e os compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente, que poderão ser pagos à conta de dotação específica consignada no orçamento, discriminada por elementos, obedecida, sempre que possivel, a ordem cronológica (art. 37, Lei no 4.320, de 17 de marco de 1964)." (MOAA) g.n

A elaboração do processo de DEA está previsto na Portaria Ministerial no 1.054, de 11 de dezembro de 1997 – Normas para o pagamento de Despesas de Exercícios Anteriores.

Despesas de Exercícios Anteriores (DEA)

Orientações Importantes:

• As Despesas de Exercícios Anteriores (DEA) não poderão ser empenhadas com crédito do exercício;

• Com o crédito na "tela", antes de Empenhar, será necessário o registro no SIAFIWEB de documento Hábil do tipo "PA", para que haja o lançamento na conta Ajuste de Exercícios Anteriores;

• A falta do registro da "PA", acarretará em erro no momento do empenho (conta sem saldo);

• Na emissão do empenho, deve-se atentar para preenchimento da opção com PASSIVO ANTERIOR "SIM", assim como a correta conta de PASSIVO;

• Não haverá impacto nas contas de VPD (Despesa).

Gestão PatrimonialGestão Patrimonial

Gestão Patrimonial

Consiste no acompanhamento dos registros contábeis dos bens

móveis/imóveis, identificando possíveis divergências, de modo a

manter a contabilidade patrimonial conciliada.

Gestão Patrimonial

ENTRADASENTRADAS

SAÍDASSAÍDAS

PATRIMÔNIO DA UGPATRIMÔNIO DA UG

• Aquisições pela UG (nota fiscal de mercadoria);

• Recebimento pelos OP (guia de fornecimento);

• Transferência de Outra UG (guia de transferência);

• Doações (Termo de doação PJ / PF);

• Material encontrado em “excesso” ( B Adm , BI ou BAR);

• Material da Receita Federal ( Recibo ou qq doc comprobatório).

• Aquisições pela UG (nota fiscal de mercadoria);

• Recebimento pelos OP (guia de fornecimento);

• Transferência de Outra UG (guia de transferência);

• Doações (Termo de doação PJ / PF);

• Material encontrado em “excesso” ( B Adm , BI ou BAR);

• Material da Receita Federal ( Recibo ou qq doc comprobatório).

• Baixas (desrelacionamento / consumo) de Material de Consumo;

• Baixas (descarga) de Materiais Permanentes;

• Transferência para outras UG (guia de transferência);

• Baixas (desrelacionamento / consumo) de Material de Consumo;

• Baixas (descarga) de Materiais Permanentes;

• Transferência para outras UG (guia de transferência);

Gestão Patrimonial

Relatório de Movimentação de Almoxarifado (RMA) - demonstra o

material de consumo em Almoxarifado, e também o material permanente

não distribuído, em reparo ou inservível

Relatório de Movimentação de Bens Móveis (RMB) - demonstra o

material permanente em uso nas dependências da OM.

Relatório Sintético de Depreciação de Bens (RSD) - demonstra o saldo

acumulado da depreciação dos bens móveis.

* Esses 3 (três) relatórios devem ser enviados mensalmente à ICFEX,

até o dia 5 do mês subsequente.

Unificação Patrimonial

A UG deve realizar a unificação patrimonial de materiais e bens adquiridos na UG secundária (167).

Material em Trânsito

• A Fisc Adm deve acompanhar a existência de saldo em contas

transitórias (bens de estoque / bens móveis a receber /

enviados), por prazo superior a 30 dias.

• Valores em trânsito por mais de 30 dias sem apropriação no SIAFI

devem constar no RPCM com as justificativas.

• Valores transferidos a OM fora do estado de SP, passados 30 dias

sem apropriação, a UG deverá informar à ICFEx para providências

junto à ICFEx de vinculação da OM de destino.

Baixa de Material de Consumo

A Diretoria de Contabilidade orienta que a baixa (desrelacionamento) deve ser registrada no SIAFI, semanalmente, evidenciando uma informação contábil útil e relevante, que espelhe a realidade dos fatos de forma fidedigna e tempestiva.

Material recebido em Doação

É obrigatória a lavratura do Termo de Doação, com a justificativa da

doação, bem como a descrição do material e valor, e o estado do

material (novo ou usado).

- O Termo de Doação deverá ser transcrito e publicado em Boletim

Interno.

- A doação pode ser feita por Pessoa Física ou Jurídica.

Bens para Manutenção

Todos os lançamentos serão realizados pela OM de origem do

material, cabendo à OM de manutenção, apenas, o envio da

documentação de manutenção.

123110803 – Bens Móveis a Reparar123110803 – Bens Móveis a Reparar

123110804 – Bens em Reparo

123110804 – Bens em Reparo

897111300 – Bens em Manutenção

897111300 – Bens em Manutenção

Manutenção em outra OM ou Empresa

Manutenção na própria OM

Depreciação

Depreciação - É a redução do valor dos bens tangíveis pelo desgaste ou perda

de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência.

Valor bruto contábil - É o valor do bem registrado na contabilidade, em uma

determinada data, sem a dedução da correspondente depreciação,

amortização ou exaustão acumulada.

Valor líquido contábil - É o valor do bem registrado na contabilidade, em

determinada data, deduzido da correspondente depreciação, amortização ou

exaustão acumulada, bem como das perdas acumuladas por redução ao valor

recuperável.

Depreciação

Depreciação

CONTÁBILValor Bruto do

Bem

CONTÁBILValor Bruto do

Bem

DEP ACUMSomatório das Depreciações

DEP ACUMSomatório das Depreciações

LIQ CONTValor Lquido do Bem

LIQ CONTValor Lquido do Bem

Não pode ser NEGATIVONão pode ser NEGATIVO

Descarga de Material Permanente

Os motivos gerais para descarga de material são:

• inservibilidade – TEAM

• perda ou extravio - SINDICÂNCIA

• furto ou roubo - IPM

o Valor > 1.000,00o Material Controladoo Não atingiu o tempo mínimo de

uso (1 ano)

o Valor > 1.000,00o Material Controladoo Não atingiu o tempo mínimo de

uso (1 ano)

No processo de descarga, é imprescindível que a UG faça a apuração do valor líquido contábil por meio da baixa da depreciação, caso contrário o valor da conta de bens móveis será evidenciado com erro no balancete.

Ativo Intangível

Aquisiçao de Software será registrado como Intangível ou

Imobilizado?

IMOBILIZADO – Quando faz parte de uma máquina que não funciona

sem esse software específico.

EX: Sistemas operacionais (WINDOWS, LINUX)

INTANGÍVEL – Quando o software não é integrante do equipamento.

Ele é comprado para executar tarefa específica.

EX: AUTOCAD, WINDOWS SERVER, ANTI-VÍRUS

Gestão de CustosGestão de Custos

Gestão de Custos

• Registrar informações contábeis resultantes da aplicação dos recursos.

• Identificar o custo das atividades no âmbito do Comando do Exército,

como também, dos programas do governo.

• Proporcionar aos dirigentes, nos seus respectivos níveis, as informações

gerenciais referentes aos custos apropriados nas diferentes atividades

(produtos e serviços) e programas de governo afetos ao Comando do

Exército.

• Realizar o acompanhamento gerencial das OM.

• Disponibilizar informações, em tempo hábil, para auxiliar no processo

decisório.

• Permitir ajustes no planejamento, para uma gestão eficiente, eficaz e

efetiva dos recursos disponibilizados ao Comando do Exército.

OBJETIVOS DO MONITORAMENTO DE CUSTOSr text

Gestão de Custos

Gestor (Gerente) de Custos: É o responsável pela orientação, coordenação

e fiscalização dos dados de custeio da OM.

o Fiscal Administrativo, pelas responsabilidades inerentes ao seu cargo,

será Gerente de Custos da OM.

Realiza o cadastramento de operadores do Sistema.

Realiza a conformidade mensal do SIGA (1ª semana de cada mês). Caso

esse procedimento não seja realizado, todos os usuários da OM serão

bloqueados (perderão seus perfis);

O Gestor de Custos (Gerente) é o responsável pela seleção dos CC.

Gestão de Custos

Operador de Custos: É o responsável pelo lançamento e

atualização dos dados de custeio no Sistema de Custos.

o Alocação de pessoal no CC;

o Cadastramento de equipamentos elétricos;

o Lançamentos das faturas de telefonia fixa e móvel;

o Apropriação de custos na liquidação de serviços, diárias e ajuda

de custo;

o Apropriação de custos na baixa de material de consumo e

depreciação de bens móveis.

Gestão de Custos

Prestação de Contas Mensal

• Execução de Restos a Pagar Processados e Não Processados

justificando os cancelamentos;

• Acompanhamento dos Contratos de Despesa da UG;

• Divergências no RMA, RMB e RSD: Será registrada a restrição

contábil para as inconsistências de qualquer valor, exceto as de

arredondamento, devidamente motivadas.

1° Ten QCO Cont Roberto da Silva Junior

Chefe da Seção de Contabilidade - 2ª ICFEx

e-mail: s3@2icfex.eb.mil.br

Telefone: 2195-6707

61 – 98535-0924

Obrigado a Todos