profissionalização (ii curso de atualização scielo-scholarone)

PROFISSIONALIZAÇÃO

Alex Mendonçaalex.mendonca@scielo.org

AGENDA• Nova página inicial (Homepage) e confirmação de publicação em Acesso Aberto• Menu superior• Relatório “Manuscripts in Process”• Filtro de manuscritos atrasados• Outras opções de filtro...• CrossRef Similarity Check• Mesclagem de usuários• ORCID – mudanças atuais e futuras• Controle de fascículos (Issue Management)• Submissões duplicadas (Duplicate Submission Check)• Adicionando uma flag a um usuário• Definindo preferências de busca• Informações de contato• Botão de voltar do navegador• Uso incorreto da Decisão Imediata (Immediate Decision)• Dicas e boas práticas

v4.19NOVA PÁGINA INICIAL (HOMEPAGE)

CONFIRMAÇÃO DE PUBLICAÇÃO EM ACESSO ABERTO• A partir de agora, autores deverão autorizar a

publicação em Acesso Aberto no último passo do processo de submissão:

v4.19MENU SUPERIOR• Permite navegar entre os papéis de forma contínua,

ao invés de retornar para o Menu Principal antes– Menos cliques, mais agilidade.

• Usuários vêem somente os papéis dos quais eles possuem.

• Variações do menu:– Home page (anteriormente “Main Menu”) – Página inicial.– Author – Centro do Autor– Review – Centro do Parecerista– Manage – Centros do Admin e Editores (Chefe e Associados)– Support – Configuração e suporte (disponível apenas para

SciELO)

RELATÓRIO “MANUSCRIPTS IN PROCESS”• Lista todos os manuscritos em tramitação no

momento.• Manuscritos em tramitação = Sem decisão.• Permite uma ideia geral do fluxo de trabalho.• Aponta possíveis manuscritos “esquecidos”.

RELATÓRIO “MANUSCRIPTS IN PROCESS”• Localizado em:

– Manuscript Status and Summary Reports -> Standard Reports -> Manuscripts in Process.

RELATÓRIO “MANUSCRIPTS IN PROCESS”

• Relatório objetivo e direto• Sem configuração de filtros

Data da submissão (versão atual)Dias em tramitação

(versão atual)Pareceres recebidos

(versão atual)

Exportar o relatório para Excel permite manipular os dados, como por ex: classificar por quantidade de dias em tramitação (mais antigo para o mais recente).

Gostaria de receber esse relatório toda segunda-feira pela manhã?Salvar como visualização de relatórios é o primeiro passo.Defina um nome para o relatório

e o local a ser salvo (padrão: diretório virtual “Minhas Pastas”)

Você encontrará o relatório salvo aqui

Ou aqui! Na seção “Reports” do painel do seu usuário.

Localize o relatório e clique em “Planejamento”

Certifique-se de que você está na guia “Minhas pastas”. Lembre-se: você salvou o seu relatório aqui!

Frequência de envio (data, hora etc)

Formato (HTML, PDF, Excel etc)

Aqui é possível configurar:

Certifique-se de habilitar a opção “Substituir os valores padrão”

Entrega (quem irá receber o email?)

Clique em “Editar as opções...”

FILTRO DE MANUSCRITOS ATRASADOS• Filtro da busca avançada que retorna todas os

manuscritos atrasados, independente da tarefa.

FILTRO DE MANUSCRITOS ATRASADOS

“Only show overdue papers” (somente mostrar submissões atrasadas)

DICA: Salve essa busca para usá-la sempre que quiser.

FILTRO DE MANUSCRITOS ATRASADOS

Os resultados trarão apenas as submissões em atraso, permitindo focar-se nos casos que merecem mais atenção.

OUTRAS OPÇÕES DE FILTRO...• Situação:

– Um avaliador é convidado para avaliar um artigo mas não responde ao convite. Dias depois, o avaliador entra em contato dizendo que não encontra o e-mail para informar a sua resposta.

– Como encontrar o artigo que ele foi convidado para reenviar o convite ou registrar a sua disponibilidade?

CROSSREF SIMILARITY CHECK• Acordo entre SciELO e CrossRef permite o uso da

ferramenta CrossRef Similarity Check.• Necessário que o prefixo do DOI seja fornecido por

SciELO.

• Análises automáticas ou manuais.

• Configuração de acordo com papéis.

• Sem custos para integração via sites SciELO.

CROSSREF SIMILARITY CHECK

• Valor unitário por análise:– Até 2.000 análises: US$ 0.92 (US$ 0.75 + 22% de impostos)– Mais de 2.000 análises: US$ 0.80 (US$ 0.65 + 22% de

impostos)

• Para a faturação, é levado em consideração o total de análises conjunta de todos os periódicos que utilizam a ferramenta.

• Pagamento pré ou pós uso, em reais para o SciELO (emitimos Nota Fiscal).

• Os valores estão disponíveis em: http://www.crossref.org/crosscheck_fees.html

PLAGIARISM DETECTION

Manuscritos são analisados contra 50 bilhões de páginas na web e 130 milhões de itens de conteúdo, incluíndo 40 milhões de trabalhos dos 590 publishers que participam do CrossCheck

CROSSREF SIMILARITY CHECK• Qual é a porcentagem máxima de similaridade

permitida?

• Quem deve ser autorizado a executar as análises?

• Quando é o melhor momento a se fazer?

MESCLAGEM DE USUÁRIOS

• Necessário para manter uma lista “saudável” e atualizada.

• Estatísticas são unificadas.• Menor incidência de atrasos.• Lista de usuários mais concisa.

Expandir resultados: melhor visualizaçãoOpções de filtro

MESCLAGEM DE USUÁRIOSDicas:• Oriente-se pelos campos

“Account History” e “Journal and Roles”. A data do último acesso (“Last in”) pode indicar a conta de preferência pelo usuário.

• E-mails incorretos ou inválidos apontam qual conta deve ser a primária.

• Dê preferência por definir como conta primária aquelas que estiverem mais completas: afiliação, áreas de atuação.

MESCLAGEM DE USUÁRIOS• Homônimos existem! Compare as instituições de

contas “suspeitas” para ter certeza de que se tratam da mesma pessoa.Navegue facilmente entre os resultados da busca

MESCLAGEM DE USUÁRIOS• Certifique-se de que você esteja mesclando as

contas corretas.– No passado, já foi possível desfazer contas mescladas por

engano, embora não sabemos até que ponto essa ação pode ser reversível. É melhor prevenir do que remediar.

• Na dúvida, entre em contato com o usuário informando a existência de uma ou mais contas duplicadas e solicite-o que o informe qual a conta de sua preferência.

MESCLAGEM DE USUÁRIOS• Embora pareça uma atividade trabalhosa, vale a

pena o investimento.• Se a sua lista de contas duplicadas for muito

grande, procure fazer a mesclagem em partes: um pouco por dia/semana.

• Estabeleça metas e logo sua lista de usuários estará mais sucinta.

• Para manter uma lista atualizada, esse procedimento deve ser realizado periocamente.

ORCID – MUDANÇAS ATUAIS E FUTURAS• Alterações em vigor desde a v4.19 (Junho/2016).• Visam atender as boas práticas e recomendações do

ORCID para publishers:– Requerer ORCID ID do autor de correspondência, pelo menos;– Coletar ORCID ID por meio de API de forma que os autores

não precisem digitar o número do seu ORCID ID (Autenticação);

– Exibir os ORCID IDs no artigo publicado online e (quando houver) versão impressa; embutir o ORCID ID nos metadados do artigo;

– Conectar/Sincronizar o ORCID ID dos autores nos metadados do CrossRef, para que a atualização automática (Auto-update) ocorra.

ORCID – REQUERER

• Tags nos rodapés dos e-mails relacionados a contas incentivam os usuários a vincularem seus ORCID IDs aos seus perfis no sistema;

• “Deep link”;• Todos os sites SciELO

estão configurados dessa forma.

ORCID – REQUERER

ORCID – COLETAR• Coletar ORCID ID por meio de API de forma que os

autores não precisem digitar o número do seu ORCID ID (Autenticação);

• Desde o lançamento da versão v4.19, a possibilidade de digitar livremente o número do ORCID ID foi completamente removida;

• Como ficou após essas mudanças?

ORCID – COLETAR• Autores submissores

não podem mais incluir o ORCID ID para os co-autores;

• Co-autores poderão vincular o seu ORCID ID através dos “deep links” fornecidos nos e-mails ou logando-se em suas contas.

ORCID – COLETAR

• Possibilidade dos Admins de incluir livremente o ORCID ID ao criar ou modificar uma conta foi removida.

• Essa possibilidade também foi removida do cadastro de revisores “on the fly”.

ORCID – EXIBIR

• Exibir os ORCID IDs no artigo publicado online e (quando houver) versão impressa; embutir o ORCID ID nos metadados do artigo.

• O ScholarOne inclui todos os metadados necessários para exibir o ORCID ID de maneira apropriada a quem utilizar os XMLs exportados pelo sistema – não se aplica aos periódicos SciELO.

ORCID – CONECTAR

• Por meio da troca de dados via API do ORCID, em versões futuras do sistema será possível publicar metadados referente às atividades dos revisores em seus respectivos perfis no ORCID.– Artigos revisados para um determinado periódico;– Reconhecimento do trabalho prestado à comunidade

científica.

CONTROLE DE FASCÍCULOS (ISSUE MANAGEMENT)• O uso do Controle de Fascículos (Issue Management) permite

rastrear em qual fascículo os seus artigos aceitos aparecem. Você pode utilizá-lo antes ou depois que um artigo for publicado.

CONTROLE DE FASCÍCULOS (ISSUE MANAGEMENT)

POR QUE FAZÊ-LO?

- Melhor visualização nos resultados de busca- Emissão de relatórios de estatísticas

SUBMISSÕES DUPLICADAS (DUPLICATE SUBMISSION CHECK)• Localizada na guia “Manuscript Information” da submissão,

essa ferramenta analisa título e autores para identificar possíveis submissões duplicadas

SUBMISSÕES DUPLICADAS (DUPLICATE SUBMISSION CHECK)• A relevância é calculada com base em um algoritmo complexo

que leva muitos fatores em consideração• É calculada com base em fatores numéricos dentre um grupo

isolado de resultados: o resultado com mais proximidade recebe um valor de 100% de relevância

• Artigos em rascunho (draft) e arquivados (withdrawn) não são levados em consideração

• Serve apenas como orientação e requer uma análise cuidadosa dos resultados obtidos

ADICIONANDO UMA FLAG A UM USUÁRIO• Cada Flag pode ser configurada para um significado específico e

a legenda será visível apenas quando o mouse estiver sob a Flag.

• As Flags podem ser alteradas na guia Account information, em Person Details.

ADICIONANDO UMA FLAG A UM USUÁRIO• Exemplos:

DEFININDO PREFERÊNCIAS DE BUSCA

O AE pode definir preferências de busca de

Pareceristas

PREFERÊNCIAS

INFORMAÇÕES DE CONTATO• Admin Center -> Admin Tools -> Setup -> Configuration Settings

-> Set E-mail Contacts

• Popula grande parte dos e-mails templates

• Manter sempre atualizado

##EMAIL_CONTACT_ADMIN_CENTER_EMAIL####EMAIL_CONTACT_ADMIN_CENTER_NAME##

##EMAIL_CONTACT_EIC_CENTER_NAME####EMAIL_CONTACT_EIC_CENTER_EMAIL##

BOTÃO DE VOLTAR DO NAVEGADOR

Isso pode fazer com que você saia do sistema e lhe colocar em uma versão “cacheada” do sistema.

Não utilize o botão de voltar do seu navegador

USO INCORRETO DA DECISÃO IMEDIATA (IMMEDIATE DECISION)

• Disponível na guia “Manuscript Information” da submissão, serve para o Editor-Chefe tomar uma Decisão Editorial independente do andamento da avaliação por pares

USO INCORRETO DA DECISÃO IMEDIATA (IMMEDIATE DECISION)

• Entretanto, não deve ser utilizada quando há pareceres disponíveis

• Quando há pareceres, sempre deve-se utilizar a tarefa “Make Decision”

Caso a tarefa não esteja disponível, altere o número de pareceres (Reviews) necessários

DICAS E BOAS PRÁTICAS - PRAZOS

• Quando uma revisão expirar, é possível prorrogar o prazo:

Disponível no quadro Peer Review Milestones

Isso sempre deverá ser feito na versão mais recente da submissão, verifique o quadro Version History.

DICAS E BOAS PRÁTICAS – BUSCAS

• Um atalho bastante útil para realizar uma busca avançada no sistema está localizado na busca simples, na barra de navegação:

É possível acessar a busca avançada de manuscritos e usuários na maioria das telas por meio desse atalho.

DICAS E BOAS PRÁTICAS - NAVEGAÇÃO

• Uma forma mais fácil de acessar diretamente os manuscritos de uma fila é clicando no número de trabalhos da fila:

Clicando no número o Sistema abrirá o primeiro trabalho da fila.

DICAS E BOAS PRÁTICAS - NAVEGAÇÃO

• É possível também navegar entre registros por meio das setas em vários momentos do sistema:

Assim, pode-se transitar entre os manuscritos de uma fila específica facilmente.É possível ainda fazer isso em

buscas de usuários, navegando entre os detalhes das contas dos usuários apresentados na busca.

DICAS E BOAS PRÁTICAS - ARQUIVOS

• É importante que quando arquivos forem atualizados na guia Manuscript Files, um novo pdf seja gerado:

Os arquivos podem ser atualizados no ícone da seta, na coluna Edit Details.

Lembre-se de salvar as alterações para que o pdf seja atualizado.

Lembre-se também de limpar os arquivos temporários do navegador (cache) para que seja possível visualizer o novo pdf.

DICAS E BOAS PRÁTICAS - E-MAILS

• Na guia Audit Trail (Histórico), é possível filtrar os registros para mostrar apenas os e-mails enviados:

Basta clicar na opção Letters Only.Isso ajuda a localizar mais facilmente um e-mail que tenha sido enviado em qualquer uma das etapas do processo.

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