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Prof. Adm. Esp. Patrícia Barreto CRA PA/AP 07856

e-mail: pasb-ap@bol.com.br 1

Organização, Sistemas e Métodos

LAYOUT

Organização, Sistemas e MétodosLAYOUT

LAYOUT

O estudo do arranjo físico de móveis e equipamentos em qualquer local de trabalho é de importância indiscutível, pois disso dependem o bem-estar e, conseqüentemente, o melhor rendimento das pessoas. Uma boa disposição de moveis e equipamentos facultam, maior eficiência aos fluxos de trabalho e uma melhoria na própria aparência do local.

ObjetivosProporcionar um fluxo de comunicação entre as unidades

organizacionais de maneira eficiente, eficaz e efetiva.Proporcionar melhor utilização da área disponível na

empresa.Proporcionar um fluxo de trabalho eficiente.Proporcionar facilidade de coordenação.Proporcionar redução de fadiga do funcionário no

desempenho da tarefa, incluindo o isolamento contra ruídos.

Proporcionar situação favorável a clientes e visitantes.Proporcionar flexibilidade em caso de modificações nas

tecnologias dos processos.Facilitar a limpeza do ambiente.Facilitar supervisão e comunicação.

Para a determinação de um arranjo físico ideal, torna-se aconselhável o seguinte roteiro:

a)Informar-se sobre as atividades a serem desenvolvidas em certo espaço disponível.

b)Informar-se sobre as dimensões e características dos moveis e equipamentos necessários às operações que ali serão desenvolvidas, bem como sobre o numero de empregados que serão ali lotados e suas respectivas condições e fluxos de trabalho.

c)Preparar uma planta baixa e plantas de perfis dos vários ângulos do local, confrontando a área disponível.

d) Tentar encontrar uma disposição ótima, levando em conta os fatores organizacionais, ecológicos de ambientação e físicos.

e) Testar a solução encontrada, dispondo os moveis e equipamentos numa maquete.

f) Levar à apreciação dos usuários e, finalmente, da Direção Superior a solução encontrada.

Princípios básicos para elaboração de um Layout:

Dispor próximas as Unidades Organizacionais (UO’s) que tenham um grande fluxo recíproco de informações ou documentação.

Dispor as unidades de trabalho de modo a permitir rápida e eficiente supervisão dos funcionários.

Colocar as unidades de atendimento ao público próximo à entrada.

Alocar arquivos, armários, máquinas e outros utensílios, perto das pessoas ou unidades que delas façam uso mais freqüente.

Dispor, na medida do possível, as pessoas, os móveis e os equipamentos no mesmo sentido dos processos.

Agrupar, no térreo, as unidades que operam grandes máquinas e equipamentos.

Atentar para uma eficiente sinalização.

Guardadas as proporções, o mesmo critério aplica-se à análise de layout já existente, podendo-se realocar pessoas, moveis e equipamentos; solicitar novos móveis e equipamentos ou até excluir peças que não estejam tendo qualquer utilidade. O mesmo estudo poderá chega à conclusão de que o espaço é inadequado ao desenvolvimento das atividades pretendidas.

Finalidades do Arranjo Físico

As finalidades principais do arranjo físico são:

conseguir a eficiência no fluxo de documentos; facilitar a supervisão por parte das chefias; melhorar o desempenho dos empregados; otimizar a utilização de máquinas, equipamentos, móveis

e espaço físico.

Tais finalidades são de vital importância, e a concretização é missão do analista de OSM.

Finalidades do Arranjo Físico

As finalidades principais do arranjo físico são:

conseguir a eficiência no fluxo de documentos; facilitar a supervisão por parte das chefias; melhorar o desempenho dos empregados; otimizar a utilização de máquinas, equipamentos, móveis

e espaço físico.

Tais finalidades são de vital importância, e a concretização é missão do analista de OSM.

Fatores Ecológicos: ou de ambientação, destacam-se a iluminação, o nível de ruído, as cores, a ventilação e a temperatura, entre outros.

Iluminação:Experiências já comprovaram que a produtividade aumenta à medida que melhoram as condições de iluminação do local. A qualidade dos produtos está, de igual forma, relacionada com a intensidade da luz.

Harry Miller sugere, quanto à iluminação, os seguintes parâmetros:

nos corredores 25wattsnas salas 50wattsnas áreas de digitação de arquivos 75wattsnas áreas de contabilidade 100wattsnas áreas de desenho 125watts

Uma das características da boa iluminação é não provocar ofuscamento, o que se obtém eliminando superfícies polidas, brilhosas, espelhadas e vitrificadas.

Ruídos :

A presença de ruídos é um dos fatores que mais perturbam o bom andamento dos trabalhos, afetando a concentração e, por conseguinte, a produtividade. Os ruídos podem ter origem externa, em decorrência do transito ou de outros barulhos, como também interna, proveniente de máquinas em funcionamento, de campainhas e sirenes, ou movimentação de pessoas.

Harry Miller sugere algumas formas para eliminar os ruídos, entre as quais destacamos:

Substituição de campainhas por sinais óticosColocação de fechaduras automáticas nas portas e lubrificação das fechaduras e dobradiçasForração do piso com linóleo ou carpeteEmprego de material acústicoabafamento parcial das campainhas de telefonesuso de guarnição de borracha nos pés das cadeiras;

Som Ambiente: Pesquisas realizadas mostram que a maioria dos entrevistados manifestou-se favoravelmente ao som ambiente de trabalho. As empresas especializadas apresentaram diversas teorias sobre o beneficio do mesmo. Quando insistimos sobre o que representa, de fato, a música que ele ouve, vem logo a resposta: “Se a música não me agrada, ela me irrita; se me agrada, faço uma viagem ouvindo-a”. É claro que, irritado ou viajando, a produção se desnivela, gerando insatisfação e baixa produtividade nas organizações.

Os estudos mostraram que o som ambiente é totalmente desaconselhável para ambientes de trabalho que exijam um grau mínimo de concentração.

Cores : É inquestionável o efeito psicológico que as cores dos moveis e cômodos causam às pessoas. Além disso, elas são meios auxiliares na criação de efeitos de ilusão de ótica que, às vezes são necessários, em decorrência de alguma disfunção estrutural do local.

Há livros e estudos específicos que podem ser encontrados nesta área. Todos são unânimes em aconselhar, como mais ideais para ambientes de escritório, as cores frias, como branco, creme, tonalidades claras do azul, do verde e do cinza.

A psicodinâmica das cores merece um estudo mais aprofundado a respeito. Sabemos da importância que a cor exerce na produção e no bem-estar das pessoas. O peso aparente dos objetos aumenta ou diminui de acordo com sua cor. As cores claras proporcionam a sensação de menor peso.

Segundo a ABNT, as cores padronizadas para uso nos postos de trabalho, NB. 76 são:

Vermelho , Alaranjado , Amarelo , Verde , Azul , BrancoBranco , , Preto

Vermelho: Usada para distinguir e indicar perigo (caixa de alarme, extintores etc.)

Alaranjado: Identifica partes móveis e perigos de máquinas e equipamentos.

Amarelo: É cor usada no sentido de perigo, para indicar cuidado (parte baixa de escadas portáteis, corrimão etc. )

Verde: Caracteriza segurança, identifica caixas de equipamentos de socorro de urgência, boletins, avisos de segurança etc.

Azul: Indica cuidado, exemplificando: elevadores, entradas de caixas subterrâneas, tanques, tornos, caldeiras etc.

BrancoBranco: Empregado para assinalar passadiços e corredores de circulação por meio de faixas etc.

Preto: Identifica coletores de resíduos. Usado também para substituir o branco, quando as condições locais exigirem.

Ventilação: A ventilação é sem dúvida, outro importante fator ligado à produtividade humana.

A ventilação adequada pode ser obtida de duas formas, como veremos:

Ventilação Natural – é obtida pela instalação de janelas e aberturas que possibilitem a circulação do ar.

Às vezes, não há possibilidade de ventilação natural ou a circulação de ar é insuficiente para proporcionar uma sensação agradável.

Pode haver inconvenientes, como poeira, ruídos externos e freqüentes períodos de chuva que venham a desaconselhar a ventilação natural.

Ventilação Artificial – é obtida por meios mecânicos; os mais comuns são os ventiladores, os circuladores de ar, os compressores e os condicionadores e/ou centrais de ar.

A ventilação artificial faz-se necessária quando se utilizam na empresa, maquinas ou computadores que exijam uma certa preparação do ar em nível de umidade, pureza e temperatura.

Temperatura: Com relação à temperatura, sabemos que tanto os homens como as máquinas são sensíveis aos seus efeitos. Há estudos que associam a temperatura à produtividade humana.

Nogueira de Faria aconselha que, para atingir-se o máximo de rendimento humano as temperaturas devem ser entre 18º e 20ºC para trabalhos muito ativos e entre 20º e 22ºC para trabalhos de escritório.

Layout – existente com falhas (Fig 1)

Arquivo Arquivo

Estante1 Estante2

Na Fig. 1 o layout apresenta falhas, que a seguir relacionamos:

A disposição dos móveis.A iluminação natural obstruída por uma estante.A distância entre o chefe e os funcionários.A posição de cada funcionário, em relação ao fluxo de trabalho, é inadequada.A distância dos fichários em relação aos usuários.A iluminação artificial é insuficiente, considerando ser composta apenas de duas lâmpadas comuns.

Podemos verificar, na Fig. 1, os resultados práticos de um layout mal-elaborado.

Após a definição da disposição dos móveis, maquinas ou equipamentos, o layout reformulado deverá ser desenhado em papel vegetal e, posteriormente, reproduzindo em cópia heliográfica para integrar a proposta de modificação, elaborada pelo órgão de OSM, a ser encaminhada ao solicitante do estudo.

Concluído o estudo preliminar, o analista já pode definir o novo layout. Seguindo o nosso exemplo, a sala ilustrada, podem ser notadas, na Fig 2, estas mudanças feitas no layout:

o fluxo de trabalho foi racionalizado (veja a identificação dos funcionários e o fluxo citado);

o posicionamento dos arquivos;

a iluminação natural;

a iluminação artificial;

a distância entre as mesas e entre o chefe e os funcionários;

os pontos de luz e o telefone.

Layout – reformulado (Fig 2)

Arquivo

Estante 1

ESTANTE2

Arquivo

Tipos de Layout / Arranjo Físico

Com relação à divisão do espaço, existem dois tipos básicos de arranjo físico: o arranjo com divisórias e o arranjo sem divisórias.

Arranjo com divisórias – Como se diz o próprio nome, este tipo de arranjo caracteriza-se por separar as posições ou setores de trabalho por meio de divisórias, armários, paredes ou outros meios de separação total ou parcial (meia altura).

É recomendável, principalmente, para os trabalhos que exijam a formação de equipes de especialistas. Como vantagem, ele oferece alto nível de especialização e de concentração no trabalho e uma criação de laços sólidos de amizade entre os membros do grupo, sendo bastante usado em escritórios, de um modo geral.

Como desvantagem, a utilização de divisórias encarece o projeto e representa uma maior perda do espaço físico aproveitável. Além disso, a ligação intensa dos membros do grupo pode gerar sectarismos, criando barreiras ao relacionamento com o grupo maior de toda a organização.

Organização, Sistemas e MétodosLAYOUTArranjo sem divisórias: Bastante usado em bancos e fábricas, não

apresenta divisórias, consistindo, às vezes, em um salão único onde todas as funções são desempenhadas, sem separação física. Os defensores deste tipo aconselham-no, principalmente, para os trabalhos que não exijam muita concentração.

Sua vantagem está na facilidade criada para a supervisão geral e no relacionamento mais intenso e abrangente das pessoas de toda a organização.

Como desvantagem não satisfaz a contento a necessidade humana de status, deixando as chefias sem grandes destaques e as pessoas menos à vontade, pelo fato de se sentirem “vigiadas” de vários ângulos, inclusive pelo próprio público externo.

TIPOS DE LAYOUTEm Linha: Também denominada por produto, onde todas as máquinas e os processos necessários são agrupados juntos e seqüenciais.Ex: Montagem de automóveis, programa de vacinação em massa, restaurante self-service.

Funcional – Também denominado por processo, onde todas as máquinas que intervém num mesmo trabalho ou função estão agrupadas juntas (industrial). Ex: Hospital (RX, laboratório); Supermercado (comida congelada e laticínios); Biblioteca.

Layout Posicional Fixo: O produto ou o sujeito do serviço é muito grande para ser movido ou estar em estado muito delicado para ser deslocado.

Ex. Cirurgia de coração aberto o paciente não pode ser removido, Rodovia e Restaurante de alta classe.

Layout Celular – Baixos estoques intermediários, menor movimentação de materiais, utiliza o conceito de grupo operacional, dificuldade de balanceamento da capacidade das máquinas.

Ex. Célula: dois ou mais postos de trabalho distintos localizados proximamente, nos quais um número limitados de peças ou modelos é processado utilizando Fluxos lineares.Pode ser arranjada como um layout por processo ou por produto.

Layout posicional Flexível – Neste caso a linha de produção é rearranjada rapidamente, de acordo com os produtos e as quantidades produzidas.

OBS: Com relação á divisão de espaço, existem dois tipos de layout: o layout com divisórias e o layout sem divisórias.

INDICADORES DE PROBLEMAS NO LAYOUT

Demora excessiva no desenvolvimento do processo de trabalho

Mau fluxo de trabalho Excessiva acumulação (formação de filas, clientes,

mercadorias) Perda de tempo para se deslocar de uma unidade para

outra Estocagem desnecessária de materiais

LAYOUT MAL ELABORADO

LAYOUT DE ARMAZÉM

LAYOUT DE ESCRITÓRIO

Bibliografia

CURY, Antônio. Organização e Métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2000.

ARAÚJO, Luis César G. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. São Paulo: Atlas, 2001.

CRUZ, Tadeu. Organização, sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, 2002.

D`ASCENÇÃO, Luiz Carlos M. Organização, sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, 2001.

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