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Gestão do Projetos

Robledo Castellano

Apresentações

� Nome

� Formação

� Experiências Profissionais

� Expectativas

Programa da Disciplina

� Conceitos Gerais

� Metodologias de Gestão de Projetos

� Conceitos Básicos de Projetos, Portfólios e Programas

� Grupos de Processos dos Projetos

� Áreas de Conhecimento e seus Processos

� Integração, Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, RecursosHumanos, Comunicações, Riscos, Aquisições eStakeholders.

Metodologia de Trabalho

� Aulas expositivas sobre a parte conceitual

� Leitura e análise de casos e vídeos

� Discussão sobre os temas apresentados

� Dinâmicas de grupo

� Troca de experiências em gestão de projetos

Objetivo do Curso

� Visão Geral sobre os conceitos do Gerenciamentode Projetos, utilizando a metodologia do PMI.

Bibliografia � PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de

projetos. Guia PMBOK 5ª. Ed. – EUA: Project ManagementInstitute, 2013.

� VERZUH, Eric. MBA Compacto: Gestão de ProjetosDescomplicando Conceitos Soluções Dinâmicas IdeiasInovadores e Dicas que Realmente Funcionam – Campus. Riode Janeiro, 2000.

� VARGAS, Ricardo V. Manual prático do plano de projeto. 4ª.Ed. – Rio de Janeiro – Brasport, 2009.

� VARGAS, Ricardo V. Gerenciamento de Projetos:Estabelecendo Diferenciais Competitivos. 6ª Edição. Rio deJaneiro: Brasport, 2005.

� MULCAHY, Rita. Preparatório para o Exame de PMP. 8ª Ed.RMC PUBNS INC

Introdução

Evolução do Gerenciamento de Projetos

Ambiente Atual

Ambiente Atual

� Passado

� Empresas eram mais fáceis de gerenciar

� Ambiente menos complexo

� Existiam poucas as variáveis de controle.Ex. Finanças

� Hoje

� Difícil gerenciamento, alta complexidade

� Muitas variáveis de controle

� Ex.: Clientes, RH, Finanças, Qualidade, etc.

Ambiente Atual

Por que desenvolvemos projetos?

� Executar o Planejamento e alcançar as metasestabelecidas

Ex.: PPA, Contrato de Gestão

� Exigência de Padrões de QualidadeEx.: Coleta de Lixo, Tratamento de Água, Tratamento de Esgoto

� Solicitações da PopulaçãoEx.: Demandas OP (Ruas, Creches, etc)

� Necessidades OrganizacionaisEx.: Marcos Legais, Alterações de Estrutura

� Avanços TecnológicosEx.: Informatização, EPM, CEIC

� Exigências LegaisEx.: Nota Fiscal Eletrônica, Portal de Transparência

O que precisamos?

Metodologia!

Metodologia

� Metodologia é uma palavra derivada de “método”,

do Latim “methodus” cujo significado é “caminho ou

a via para a realização de algo”.

� Metodologia é o campo em que se estuda

os melhores métodos praticados em determinada

área para a produção do conhecimento.

Metodologias

Metodologias

� O Project Management Institute (PMI®)

é a principal associação mundial de

gerenciamento de projetos.

� O PMI foi fundado em 1969 no Georgia Institute of Technology

em Atlanta, Geórgia, EUA, mas o grupo constituiu oficialmente a

associação na Pensilvânia, EUA.

� Associação profissional sem fins lucrativos que visa promover e

fomentar a maturidade na competência da gerência de projetos.

Metodologias

� Existem atualmente cerca de 450 mil

portadores da credencial de PMP

certificado em todo o mundo.

� A designação PMP é universalmente reconhecida e aceita

porque significa experiência, realização educacional e

conhecimento profissional - as verdadeiras bases para uma

prática competente como gerente de projetos.

Metodologias

Média de crescimento de 6.7% no ano!

Metodologias

� Project Management Body of

Knowledge (PMBOK) é o guia oficial

publicado pelo Project Management

Institute (PMI) que congrega as boas

práticas reconhecidas em Gestão de

Projetos, agrupando-as em áreas de

conhecimento e grupos de processos.

� Passa por revisões a cada 4 anos,

baseadas em contribuições dos seus

membros.

Metodologias

Conceitos Básicos de Projetos

O que é um Projeto?

� Projeto é um esforço temporárioempreendido para criar um produto,serviço ou resultado único.

� Por temporário entende-se que teminício e fim definidos.

Definição

:::Numa organização::::::Na vida pessoal::: :::Na Sociedade:::

Exemplos

Projeto NÃO é uma rotina ou um Processo!

Produtos

Serviços

Resultados� Redução de 15% nos

gastos com HorasExtras.

� Aumento das arrecadaçõesem 50%.

� Serviço de Call Center 156.

� Serviço de Atendimento aoconsumidor (SAC).

� Viaduto� Hospital� Escola

Classes de Projetos

Características dos Projetos

Características dos Projetos

“Não se preocupe, eu vou pensar em algo...”Indiana Jones

Projetos x ProcessosProjetos

� Inicio e fim definidos

� Temporário

� Produz um só produto, serviços ou resultado

� Recursos são exclusivos para o projeto

� Encerramento definido por critérios específicos

� Constituído por Pessoas

Processos

� Inicio e fim definidos continuamente

� Continuo

� Produz o mesmo produto interruptamente

� Recursos exclusivos para os processos

� Cotidiano é continuo

� Automação

Por que os Projetos Fracassam?

Dificuldades no Setor Público

Contratações Alternânciano Poder

ProcessosIndefinidos Cultura Organizacional

“Projeto Bem Sucedido é aquele

realizado conforme o Prazo, Custo

e Escopo Planejado.”

Sucesso em Projetos

�O Gerenciamento de Projetos é a aplicação deconhecimentos, habilidades e técnicas para a execuçãode projetos de forma eficiente e eficaz.

Gerenciamento de Projetos

A eficiência consisteem fazer certo ascoisas : operaçõescom menosrecursos, menostempo, menororçamento, menospessoas, menosmatéria-prima, etc.

A eficácia consisteem fazer as coisascertas.

Gerenciamento de Projetos

� Para evitar surpresas durante a execução dos trabalhos.

� Para antecipar riscos e situações desfavoráveis que

poderão ser encontradas.

� Para agilizar as decisões, já que as informações estão

estruturadas e disponibilizadas.

� Para facilitar e orientar as revisões do projeto.

� Para otimizar a alocação de pessoas.

� Para documentar e facilitar estimativas para futuros

projetos.

Por que Gerenciar Projetos?

Resultados obtidos com Gestão de Projetos

� A cultura brasileira não destina tempo suficiente para

o planejamento, mas sempre obtém dinheiro para

refazer. (Gerdau, 2003).

Gestão de Projetos

� Fazer gerenciamento de projetos deve ser uma atitude

natural. Gerenciar projetos é em essência gerenciar

pessoas (Ricardo Vargas, 2006).

Gestão de Projetos

� Identificação de necessidades.

� Estabelecer objetivos claros e alcançáveis.

� Balancear as demandas conflitantes.

� Adaptar as especificações, os planos e a abordagem das

diferentes preocupações e das expectativas das diversas

partes interessadas (stakeholder).

� Significa acompanhar o progresso e medir o

desempenho do projeto por meio da comparação entre

o realizado e o planejado, tomando ações corretivas,

conforme necessário.

Atividades da Gestão de Projetos

Custo Tempo

Escopo

Qualidade

Tripla Restrição

Nós oferecemos três tipos de serviços:BOM – BARATO – RÁPIDO

Você pode escolher dois:Serviço BOM e BARATO não vai ser RÁPIDOServiço BOM e RÁPIDO não vai ser BARATOServiço RÁPIDO e BARATO não vai ser BOM

� Conceito

� É um plano antecipado do que deve ser feito a longo prazo(PPA – 4 anos), médio prazo (Revisão PPA, quando

necessário) e curto prazo (LDO e LOA - anual) e envolvetomada de decisões que envolvem riscos. A estratégia tempor objetivo o crescimento e/ou evolução das organizaçõespúblicas e privadas.

Planejamento Estratégico

Mapa Estratégico

Mapa Estratégico ObjetivosObjetivos 12

Programas12

Programas Ação (PPA)Ação (PPA)Projetos(s) (Escopo da

Ação)

Projetos(s) (Escopo da

Ação)

Níveis Estratégicos

� Os projetos são, portanto, frequentemente utilizados comoum meio de atingir o plano estratégico de uma organização.

Planejamento Estratégico

ALTA ADMINISTRAÇÃO

TÁTICA

GERENTE, LÍDER DE AÇÃO,COORD. MACRO PROC.

OPERACIONAL

LÍDER DE ETAPA, RESPONSÁVEL

PELA TAREFA

PREFEITO, VICE, SECRETÁRIOS

Projetos e Planejamento Estratégico

O que foi Planejado

Com Metodologia Sem Metodologia

Projetos e Planejamento Estratégico

Gestão de ProjetosProgramas

� Grupo de ProjetosRelacionados, gerenciados demodo coordenado para aobtenção de benefícios econtrole que não estariam sefossem gerenciadosindividualmente.

� Um projeto pode ou não fazerparte de um programa, mas umprograma sempre terá projetos.

Portfólio

� Conjunto de Projetos ouProgramas e outros trabalhosagrupados para facilitar ogerenciamento eficaz dessetrabalho a fim de atender aosobjetivos estratégicos denegócios.

� Os projetos ou programas podemnão ser diretamente relacionadosou interdependentes.

Programas

Portfólio

PMPA

Finalizado

� É uma unidade organizacional que centraliza e coordena o

gerenciamento de projetos sob seu domínio.

� O PMO se concentra no planejamento, na priorização e na

execução coordenados de projetos e subprojetos vinculados aos

objetivos gerais de negócios da matriz ou do cliente.

� É no PMO que ocorre a identificação e

desenvolvimento de metodologia,

melhores práticas e normas de

gerenciamento de projetos.

Escritório de Projetos

Gerente de ProjetosVocê considera a figura do GP importante?

Quais as habilidades necessárias para um bom Gerente de Projetos?

Gerente de Projetos

Gerente de Projetos� Comunicação Eficaz: A troca de informações Influencia sobre a

organização. A capacidade de “fazer com que as coisas aconteçam”.

� Liderança: Desenvolver uma visão e uma estratégia e motivar aspessoas para que alcancem essa visão e essa estratégia. Servir deexemplo, ser visionário, delegar, ser otimista.

Gerente de Projetos

� MoGvação: Estimular as pessoas para que alcancem altos níveis dedesempenho e superem as barreiras que impedem as mudanças.

Gerente de Projetos

� Negociação e Gerenciamento de Conflitos: Conversar com outraspessoas para chegar a um entendimento ou um acordo.

Gerente de Projetos

� Resolução de Problemas: A combinação entre definição do problema, iden[ficação e análise de alternativas e tomada de decisões.

Gerente de Projetos

Deficiências

Se alguém está envolvido nas atividades operacionais, quem gerencia o projeto?

� Alto foco e conhecimento nas atividades técnicas

� Baixo foco e conhecimento em gerenciamento e relações interpessoais

� Baixo foco e conhecimento nas atividades técnicas

� Alto foco e conhecimento em gerenciamento e relações interpessoais

Técnico Gerente Projetos

� Influenciadores: Pessoas ou grupos

que não estão diretamente

relacionados a aquisição ou produto do

projeto, mas que podem influenciar

positiva ou negativamente o projeto.

� Patrocinador (Sponsor): Pessoa ou grupo que fornece os recursos

financeiros ao projeto.

� Cliente/Usuário: Pessoa ou organização que vai usar o produto do projeto.

� Membros da Equipe do Projeto: Grupo que está executando o trabalho do

projeto.

Partes Interessadas

Funcional� Autoridade do Gerente do Projeto: Pouca

� Papel do Gerente do Projeto: Tempo Parcial

� Disponibilidade de Recursos (Equipe) : Pouca ou Nenhuma

� Gerenciamento do Orçamento: Gerente Funcional é quem faz

58

Estrutura Organizacional

Estrutura Organizacional

59

Matriz Fraca� Autoridade do Gerente do Projeto: Baixa

� Papel do Gerente do Projeto: Tempo Parcial

� Disponibilidade de Recursos (Equipe) : Baixa

� Gerenciamento do Orçamento: Gerente Funcional é quem faz

60

Estrutura OrganizacionalMatriz Forte

� Autoridade do Gerente do Projeto: Moderada a Alta

� Papel do Gerente do Projeto: Tempo Integral

� Disponibilidade de Recursos (Equipe) : Moderada a Alta

� Gerenciamento do Orçamento: Gerente do Projeto

61

Estrutura OrganizacionalProjetizada

� Autoridade do Gerente do Projeto: Alta a quase total

� Papel do Gerente do Projeto: Tempo Integral

� Disponibilidade de Recursos (Equipe) : Alta a quase total

� Gerenciamento do Orçamento: Gerente do Projeto

Estrutura OrganizacionalResumo

Ciclo de Vida

Processos dos Projetos

� Definição: Processo é um conjunto de ações inter-relacionadas

que são executadas para se obter um conjunto pré-especificado

de produtos, resultados ou serviços.

O PMBOK

identifica 47

Processos

em 10 Áreas de

Conhecimento!

Processos dos Projetos

Processos dos Projetos

� Estuda a viabilidade de realizar um projeto.

� Identificação dos objetivos e as metas que o projeto deve

alcançar.

� Identificação das expectativas dos envolvidos no projeto

(Stakeholders).

� Definição do escopo preliminar do projeto.

� Identificação de algumas premissas, restrições e riscos do

projeto.

� Indicação dos primeiros integrantes da equipe do projeto.

� Formalização da constituição do projeto.

Processos de Iniciação

� Detalhamento do escopo do projetoem termos de resultados, prazo e recursos.

� Listagem das atividadesnecessárias paraalcançar os objetivosdo projeto.

� Seqüenciamento de atividades eficiente.

� Elaboração de um cronograma e um orçamento viável para alocar recursos

às atividades necessárias para concluiro projeto.

� Obtenção da aprovação dos envolvidos e interessados no projeto.

Processos de Planejamento

Processos de Execução� Envolve a coordenação das pessoas e dos

recursos, além da integração e da

realização das atividades do projeto de

acordo com o plano de gerenciamento do

projeto.

� Gerenciamento da equipe do projeto.

� Comunicação com as partes interessados

no projeto.

� Solução de conflitos ou problemas que surgem durante a

execução.

� Assegurar os recursos necessários para executar o projeto

aprovado.

Processos de Monitoramento e Controle

� Monitorar os desvios do que foi programado.

� Ações corretivas para harmonizar o trabalho realizado xprogramado.

� Avaliar as solicitações de alterações do projeto queenvolvam escopo, prazo e custo.

� Quando necessário, reprogramar o projeto.

� Quando necessário, ajustar o nível de recursos.

� Proceder os ajustes necessários e obter a aprovação dospatrocinadores do projeto.

Processos de Encerramento

� Encerrar as atividades e apreender

com a experiência vivenciada no

projeto (lições aprendidas).

� Avaliar os resultados finais do

projeto com a equipe e os demais

envolvidos no projeto.

� Entregar o produto.

� Redigir o relatório final e dissolver a

equipe do projeto.