gestão eletrônica de documentos - pasta obras
Post on 20-Jul-2015
178 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Gestão eletrônica de
documentosPadronização da estrutura da pasta obras no servidor interno da TC Engenharia Ltda.
Plano organizacional
• Definição dos parâmetros necessários para umaespecificação completa e relevante de ummodelo de armazenamento de documentos.
3. Obras – conteúdo da pasta
• 1. Relatório de viabilidade▫ Relatório Final (Viabilidade – Kick off)
• 2. Projetos ▫ Em PDF e somente com a última revisão e planilha de controle
• 3. Qualidade▫ Documentos do Planejamento em PDF pertinentes à obra;▫ Relatórios e registros de acompanhamento digitalizados – Data
book.• 4. Especificações Civis
▫ Em PDF – Procedimentos executivos, documentos e normas e somente a última revisão
• 5. Especificações Eletromecânico▫ Em PDF – Procedimentos executivos, documentos e normas e
somente com a última revisão
3. Obras – conteúdo da pasta
• 6. Planejamento Físico▫ Cronograma Físico em MS Project – inicial e os
re-planejados
• 7. Planejamento financeiro▫ Planilha aplicada no UAU! – fluxo de caixa
• 8. Planejamento mensal▫ Programação mensal
• 9. Planejamento de equipe▫ Histograma de mão de obra – inicial e os re-
planejados
3. Obras – conteúdo da pasta
• 10. Planejamento de máquinas e equipamentos
▫ Histograma de máquinas e equipamentos– inicial e os re-planejados
• 11. RDO
▫ Relatório diário da obra – planilha
• 12. Levantamentos
▫ Planilha resumo com levantamento de quantitativos (planilha não tem padrão desenvolvido)
3. Obras – conteúdo da pasta
• 13. Logística▫ Romaneios;▫ Plano de logística.
• 14. Pedidos▫ Planilha de pedido;▫ Pedidos do UAU! – PDF
• 15. Ordem de compra▫ OC do UAU! – PDF
• 16. Notas Fiscais▫ Digitalização de notas – PDF
3. Obras – conteúdo da pasta
• 17. DP e RH▫ Digitalizações de:
Documentos p/ admissão; Documentos p/ demissão; ASO (admissão e demissional); Documentos pessoais; Ficha de registro; Certificados; Treinamentos; Documentos p/ mudança de função.
▫ Formulários em geral – intranet.tceng.com.br
3. Obras – conteúdo da pasta
• 18. SMS
▫ Digitalizações do ASO (admissão e demissional);
▫ Certificados da área de segurança;
▫ Ordem de serviço;
▫ Formulários em geral;
▫ Relatórios e auditorias.
3. Obras – conteúdo da pasta
• 19. Atas de reuniões
▫ Com clientes internos e externos;
• 20. Jurídico
▫ Ídem planejamento ou somente documentos que seja pertinente à obra;
▫ Contratos locais durante a obra.
• 21. Medições
▫ Planilha e memoriais.
3. Obras – conteúdo da pasta
• 22. Aditivos
▫ Registro de diário ou semana
• 23. Fotos
▫ Registro de diário ou semanal;
▫ Registro de marcos;
▫ Registro de treinamentos e ect
• 24. Entrega
▫ Vistoria com check list;
▫ Formalizar a entrega juridicamente.
Comentário
• As informações são o maior patrimônio de uma empresa.
• Gerencia-las de modo eficiente e simples, faz toda a diferença para uma organização.
Parametrização de armazenamento de
documentos na pasta Obras• Como nomear e armazenar documentos.
1. Usar letras MAIUSCULAS;
2. Separar textos distintos por under line “_”;
3. Nomear conforme descrição apresentadas no decorrer deste documento;
4. Descrição dos arquivos de forma enxuta; pode ser usado siglas, quando for aplicável;
5. Inserir revisões de documentos: R01, R02, e etc., quando aplicável.
Parametrização de armazenamento de
documentos na pasta Obras• Como nomear e armazenar documentos.
6. A sigla PLANDES se refere aos arquivos editáveis que estará armazenado na pasta Planejamento;
7. A sigla OBRAS se refere aos arquivos editáveis que estará armazenado na pasta Obras;
8. Arquivos da pasta Planejamento armazenados na pasta Obras devem ser em arquivos PDF;
9. Arquivos da pasta Obras armazenados na pasta Planejamento devem ser em arquivos PDF.
Gestão eletrônica de documentos - GED
• Padronização da estruturação de pastas das obrasno servidor interno da TC Engenharia Ltda.
▫ Estrutura de pastas e subpastas de forma maisaberta e nomeação autoexplicativa;
▫ Para o usuário não precisar ficar abrindo paraolhar o conteúdo;
▫ Melhorar a desempenho do sistema a fim deagilizar as consultas pelo usuário e a emissão derelatórios.
Gestão eletrônica de documentos - GED
• Possibilitar o rastreamento das atividades,mantendo os históricos e a padronização de novosnegócios;
• A organização terá como base o formato e não noconteúdo;
• Organização dos dados tirando melhor proveitopara alcançar metas
▫ Oferecer aos gerentes e aos tomadores de decisãoa informação correta no momento que necessita.
2. PROJETOS
• Nomear com:
637_NOMENCLATURA DO CLIENTE_REVISÃO_DESCRIÇÃO
As pasta Obras terá apenas os arquivos com a última revisão em
formato PDF;
Na pasta Planejamento terá os arquivos com a última revisão em
formato DWG. Em cada subpasta referente terá uma pasta
chamada obsoleto, onde ficará as revisões anteriores.
4. ESPECIFICAÇÕES CIVIS
• Nomear com:
▫ NOMENCLATURA DO CLIENTE_REVISÃO_DESCRIÇÃO
▫ NOMENCLATURA DA TC_REVISÃO_DESCRIÇÃO
5. ESPECIFICAÇÕES ELETROMECÂNICA
• Nomear com:
▫ NOMENCLATURA DP CLIENTE_REVISÃO_DESCRIÇÃO
▫ NOMENCLATURA DA TC_REVISÃO_DESCRIÇÃO
6. PLANEJAMENTO FÍSICO
• Nomear com:
▫ OBRA 637_OBRAS_CRONOGRAMA_mês-ano (REVISÃO) A sigla OBRAS se refere ao cronograma editável que será atualizado
mensalmente pelo gerente da obra.
7. PLANEJAMENTO FINANCEIRO• Nomear com:
▫ OBRA 637_PLAN_PLANEJAMENTO_mês-ano Este arquivo é em PDF, pois o editável consta na pasta
planejamento e desenvolvimento, por isso a siglaPLANDES.
8. PLANEJAMENTO DE EQUIPE
• Nomear com:
▫ OBRA 637_PLAN_HISTOGRAMA-MO_INICIAL
▫ OBRA 637_OBRAS_HISTOGRAMA-MO_mês-ano
9. PLANEJAMENTO DE MÁQ. E EQUIP
• Nomear com:
▫ OBRA 637_PLAN_HISTOGRAMA-MÁQ.EQUIP_mês-ano
▫ OBRA 637_OBRAS_HISTOGRAMA-MÁQ.EQUIP_mês-ano
10. PLANEJAMENTO MENSAL
• Nomear com:
▫ OBRA 637_PROGRAMAÇÃO MENSAL_mês-ano
11. RDO
• Nomear com:
▫ OBRA 637_RDO_mês-ano
12. LEVANTAMENTOS
• Nomear com:
▫ OBRA 637_LEVANTAMENTO_mês-ano_Revisão
13. LOGÍSTICA• Nomear com:
▫ OBRA 637_ LOG_ROM. Nº 001_Segurança
▫ OBRA 637_ LOG_ROM. Nº 001_Almox
▫ OBRA 637_ LOG_ROM. Nº 001_SE Usina
15. ORDEM DE COMPRA
• Nomear com:
▫ OBRA 637_OC NºXX – COTAÇÃO XX
▫ EX.: OBRA 637_OC Nº198 - COTAÇÃO 8340
16. NOTAS FISCAIS
• Nomear com:
▫ OB 637_NF-NOME FORNECEDOR-NºXXX
▫ EX.: OBRA 637_NF-AMAZON AÇO-Nº18271
▫ EX.: OBRA 637_NF-AMAZON AÇO-Nº18271+BOLETO
17. DP E RH
• Nomear com:
▫ EX. P/ 1-2-3: NOME DA PASTA: NOME FUNC._MATRÍCULA
ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_823-1
ARQUIVOS ARMAZENADOS:
DP_MATRICULA_NOME FUNC_descrição do arquivo
DP_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_CTPS 01
DP_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_Doctos 01
DP_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_FICHA DE REGISTRO
▫ EX. P/ 4: OBRA 637_CONTRA CHEQUE_mês-ano
18. SMS
• Nomear com:
▫ EX. PARA SESMT:
ARQUIVOS ARMAZENADOS: Seg_Matrícula_Nome Func_descrição do arquivo
SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_ASO 03.09.2010
SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_ASO_CARTÃO DE VACINA
SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_CERT. NR 10_2009
SEG_823-1_ALEX SANDRO BATISTA DA SILVA_ORDEM DE SERVIÇO.
• Nomear com:
▫ MEIO AMBIENTE
OBRA 637_MA_DESCRIÇÃO
▫ SAÚDE
OBRA 637_SAÚDE_DESCRIÇÃO
19. ATAS DE REUNIÃO
• Nomear com:▫ OBRA 637_JURÍDICO_CONTRATO NºXX-ANEXO
▫ OBRA 637_JURÍDICO_DESCRIÇÃO
20. JURÍDICO
• Nomear com:
▫ OBRA 637_ATA DE REUNIÃO_dia-mês-ano
▫ OBRA 637_ATA DE REUNIÃO_dia-mês-ano-conteúdo enxuto
21. MEDIÇÕES• Nomear com:
▫ OBRA 637_MEDIÇÃO_Nº00_dia-mês-ano
22. ADITIVOS
• Nomear com:
▫ OBRA 637_ADITIVO_MEMORIAL
▫ OBRA 637_ADITIVO_MEDIÇÃO 00
▫ OBRA 637_ADITIVO_REGISTRO_DESCRIÇÃO
Pensamento
• "O desempenho de uma empresa ébaseado em soluções e problemas: sefor um problema, tem solução! Se nãotem solução, então não deve ser umproblema. Não existe um caminhonovo. O que existe de novo é o jeito decaminhar, e é bom saber que a gentetropeça sempre nas pedras pequenas,porque as grandes a gente enxerga delonge, e saber administrar essassituações é o que caracteriza umcomportamento otimista e deprosperidade." (Autor Desconhecido)
top related