etapas para organização de acervo

ETAPAS PARA ORGANIZAÇÃO DE ACERVO

Técnicas organizacionais

Recepção e Registro;

Higienização;

Avaliação/Identificação;

Classificação/Arranjo;

Acondicionamento;

Descrição;

Disseminação.

HIGIENIZAÇÃO

Todos os documentos recebidos por um Arquivo Permanente devem

passar pelo processo de higienização.

Neste processo sujidades, como acúmulo de poeira, grampos e clips

metálicos e outros materiais nocivos aos documentos, deverão ser

retirados.

Para higienização de documentos textuais, o responsável pelo processo

de higienização, deverá utilizar trinchas macias e demais equipamentos

para remoção de partes metálicas.

O Arquivo deverá contar com uma sala específica para este trabalho.

As organizações devem contar com uma sala de triagem, onde são

armazenados os arquivos e coleções que aguardam o processo de

avaliação e registro. Em seguida os documentos são higienizados e

recebem um acondicionamento provisório para aguardar o processo de

arranjo.

HIGIENIZAÇÃO

AVALIAÇÃO“Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.” (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.41)

“Seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo”. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, p.16)

Em arquivos correntes, avaliação consiste em um trabalho interdisciplinar para “identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.”

(Bernardes, 1998, p.14)

Na fase de arquivo corrente a avaliação deve ser realizada paralelamente ao trabalho de classificação, visando evitar a acumulação desordenada de documentos.

COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO

“Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade”

(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.53)

PLANO DE DESTINAÇÃO

“Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.”

(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.133)

“Conjunto de instrumentos de destinação de documentos”.

(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, p.60)

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA

Na fase de arquivo corrente a avaliação objetivaRedução da massa documental;

Agilidade na recuperação dos documentos e das informações;

Eficiência Administrativa;

Melhor conservação dos documentos de guarda permanente;

Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite);

Liberação de espaço físico;

Incremento à pesquisa.

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO VALOR PRIMÁRIO: “refere-se ao valor do documento

para atender aos fins pelo qual foi produzido, sejam esses fins de caráter administrativo, legal ou fiscal. Os documentos apenas com valor primário devem ser eliminados após o cumprimento do prazo de guarda

CLASSIFICAÇÃO“Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo

com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo”.

(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.49)

A classificação e/ou arranjo “constitui-se numa seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo.”

Viviane Tessitore

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO5.5 ESPORTES, LAZER E TURISMO (SUBGRUPO FUNCIONAL)

5.5.01 Planejamento do Esporte, Lazer e Turismo (Função)

Séries Documentais

5.5.01.00.01 Plano Plurianual para o Esporte e Lazer.

5.5.01.00.02 Plano Anual da Secretaria de Esportes e Lazer.

5.5.01.00.03 Plano de atividades dos departamentos de atividades comunitárias, esportes e lazer.

Histórico da pessoa física e/ou jurídica produtora e/ou acumuladora dos documentos.

Este processo de pesquisa é fundamental para se conhecer a trajetória do produtor dos documentos. Recomenda-se, também, conhecer os principais temas relacionados à instituição e/ou vida pública e privada (pessoa física), bem como o período abrangido pelos documentos.

Excetuando-se os casos de arquivos permanentes que recebem documentos já classificados na idade corrente (sistema de arquivos já implantado), na maioria das vezes, os acervos chegam para os arquivos permanentes e/ou centros de documentação totalmente desorganizados.

É tarefa do técnico especializado estudar e elaborar a melhor forma de arranjo objetivando recuperar a lógica do acervo, facilitando o posterior acesso pelo pesquisador.

O arranjo segue os mesmos passos da classificação. Para a definição da estrutura do arranjo (número de grupos, séries, sub-séries e dossiês) deve-se levar em consideração a quantidade de espécies e tipos documentais do acervo, assim como sua quantidade física.

Acervos pequenos seguem como norma de organização o arranjo por séries - divisão atribuída a um arquivo, a partir de critérios de conteúdo e/ou espécie documental, e havendo necessidade dividí-la em sub-séries e dossiês.

NUMERAÇÃO DOS DOCUMENTOSPara se evitar o extravio de documentos de um

dossiê, depois de ordenados cronologicamente, deve-se numerar todos os documentos.

A numeração, utilizando-se algarismos arábicos, deve ser feita seqüencialmente no canto inferior direito dos documentos.

Quando o dossiês contiver pastas, as mesmas receberão números seqüenciais romanos. Exemplo: numeração do quarto documento da terceira pasta: III-4

ACONDICIONAMENTO“Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu

manuseio”

Dicionário de Terminologia Arquivística

. “Embalagem ou guarda de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou família.”

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

Mais do que simplesmente “embalar” o documento visando sua proteção e conservação, o processo de acondicionamento deve levar em conta o suporte do documento.

Arquivos deslizantes são os mais recomendados tanto para preservação quanto para racionalizar o uso do espaço.