entendendo a tabela de temporalidade de documentos...2014/11/07  · decreto 48.897/2004: dispõe...

2º ENCONTRO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA

COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO

Centro de Gestão de Documentos

Entendendo a Tabela de Temporalidade

de Documentos

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE 1986

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE RODÍZIO ESTADUAL

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE RECICLAGEM

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE INSTITUTO GEOLÓGICO

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

FONTES HISTÓRICAS

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DOCUMENTOS PESSOAIS

24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

LEGISLAÇÃO

Decreto 29.838/1989: Dispõe sobre a constituição de Comissão de Avaliação de

Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado e dá outras providências.

Decreto 42.593/1997: Institui o Programa de Recuperação de Bens Históricos,

Artísticos, Culturais e Ambientais do Estado de São Paulo e dá providências

correlatas.

Decreto 48.897/2004: Dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de

arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de

Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, define normas

para avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivos.

Decreto 48.898/2004: Aprovou o Plano de Classificação e a Tabela de

Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo:

Atividades – Meio.

Resolução SMA 6/2007: Aprovou o Plano de Classificação e a Tabela de

Temporalidade de Documentos da Secretaria do Meio Ambiente: Atividades-Fim.

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POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS

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NORMAS

DIRETRIZES

MÉTODOS

PROCEDIMENTOS FÁCIL ACESSO

PRESERVAÇÃO

GESTÃO

CADA

PROTOCOLO

ARQUIVO

SIC

INTEGRANTES:

POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS

CADA

NEIDE – CA/CGD

ROSANGELA - IG

DOMINGOS - IBT

BUCCI - IF DAVIDSON – CA/DOF

DAVIDSON – DOF

IGOR - GSTIC

MARCELO - CG

THEREZINHA - CBRN

VANESSA - CPLA

BIANCA - CEA

ELAINE - CFA

GLORIA – CA/GAB

CPU

RESOLUÇÃO SMA 47/2012 CADA

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GESTÃO DOCUMENTAL

Gestão Documental é o conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de

todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final.

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INSTRUMENTOS DA GESTÃO DOCUMENTAL

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PLANO DE

CLASSIFICAÇÃO

TABELA DE

TEMPORALIDADE

SISTEMA

INFORMATIZADO MANUAL DE

NORMAS E

PROCEDIMENTOS

Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial ...

IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais;

DOCUMENTOS = PATRIMÔNIO CULTURAL

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ENTENDENDO A TABELA DE TEMPORALIDADE DE

DOCUMENTOS - TTD

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ELABORAÇÃO DA

TABELA DE TEMPORALIDADE

CLASSIFICAÇÃO

consiste em reconstituir, mediante

pesquisa na legislação, a origem e evolução da

estrutura organizacional e funcional do órgão

produtor dos documentos

LEVANTAMENTO:

realização de entrevistas com

funcionários, para identificar as séries

documentais geradas nos exercícios de suas

competências e atividades.

AVALIAÇÃO:

identificar valores para os documentos

(imediato: administrativo, legal e

fiscal e mediato: histórico, probatório,

informativo) e analisar seu ciclo de vida, com

vistas a estabelecer prazos para sua guarda

ou eliminação.

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ATIVIDADES - MEIO ATIVIDADES - FIM

ATIVIDADES

24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO: Todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou

acumulados pelos órgãos.

ATIVIDADE: a ação, o encargo ou o serviço decorrente do exercício de uma função.

SUBFUNÇÃO: o agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma modalidade da respectiva função.

FUNÇÃO: Atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos.

CLASSIFICAÇÃO

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ATIVIDADES - MEIO

1 Organização Administrativa

2 Comunicação Institucional

3 Gestão de Recursos Humanos

4 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais

5 Gestão Orçamentária e

Financeira

6 Gestão de Documentos e Informações

7 Gestão de Atividades

Complementares

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ATIVIDADES-FIM

FUNÇÃO:

11 – Gestão da Política Ambiental do Estado

11.1 Conservação, proteção e melhoria do meio ambiente

11.2 Formação e capacitação em meio ambiente

11.3 Criação, regulamentação, reenquadramento e gestão das unidades de conservação e proteção

11.4 Promoção do manejo da biodiversidade e preservação do patrimônio natural e cultural

11.5 Licenciamento, regularização de atividades e fiscalização ambiental

11.6 Gestão de riscos ambientais

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CLASSIFICAÇÃO

DOCUMENTAL

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TIPOS DE

DOCUMENTOS

• Documentos em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por elas consultados.

CORRENTE

• Documentos com uso pouco frequente que aguardam prazos de prescrição e precaução nas unidades que tenham atribuições de arquivo nas Secretarias de Estado.

INTERMEDIÁRIO

• Documentos com valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

PERMANENTE

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PLANO DE CLASIFICAÇÃO

TABELA DE TEMPORALIDADE

• Instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

• instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.

TABELA DE TEMPORALIDADE

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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DECRETO 48.898/2004

24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO RESOLUÇÃO SMA 6/2007

24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

TABELA DE TEMPORALIDADE DECRETO 48.898/2004

24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

TABELA DE TEMPORALIDADE DECRETO 48.898/2004

24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

TABELA DE TEMPORALIDADE RESOLUÇÃO SMA 6/2007

24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

ÍNDICE DECRETO 48.898/2004

24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

ÍNDICE RESOLUÇÃO SMA 6/2007

Centro de Gestão de Documentos

FUNÇÃO: Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais SUBFUNÇÃO: Controle de compras, serviços e obras ATIVIDADE: Aquisição de bens materiais e patrimoniais SÉRIE DOCUMENTAL: Processo de aquisição de material de consumo DATAS-LIMITE: 1987 / 1991 QUANTIDADE: 100 caixa (14,0 m/l) OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES: 10 PROCESSOS Total de caixas: 100 caixas Total de metros lineares: 14,0 m/l

RELAÇÃO DE

ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Racionalização do espaço, redução da massa

documental

Racionalização da produção e do fluxo de

documentos

Agilidade na recuperação dos documentos e das

informações

Eficiência administrativa

Preservação da memória

OBJETIVOS

24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

94.310

PROCESSOS

5.371

CAIXAS

DE ARQUIVO

132

ESTANTES

750 M

2 VOLTAS E MEIO NO ESTÁDIO

DO MARACANÃ

16.205 Kg

17 CARROS FIAT UNO

ELIMINAÇÃO DE

DOCUMENTOS

24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

ENQUANTO NÃO HÁ MUDANÇA DE

COMPORTAMENTO, NÃO HOUVE

APRENDIZAGEM.

24/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

OBRIGADA

Maria Geruseneide Silva de Jesus

Contatos:

mgeruseneide@sp.gov.br

Fone: 3133-3965

apresentação e legislação disponível em:

www.ambiente.sp.gov.br/ca

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