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Sur Occidental n Ecovia • EPMTP Trove 1 1 Sur Oriental Central Norte
VERSION: 1.0
SISTEMA:
Interno EPMTPQ: no existe Externo: SERCOP- SOCE (Sistema Operativo de Compras Estatales)
RESPONSABLE: Administrador de Contrato
FECHA: 30 de octubre de 2014.
PROCESO: GESTIÓN DE ADQUISICIONES
ALCANCE:
Desde: Firma de suscripción de Contrato Hasta: Finalización del Contrato (Cumplimiento o incumplimiento, terminación unilateral)
INSTRUCTIVO DE TRABAJO
EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO
INSTRUCTIVO DE ADMINISTRADOR DE CONTRATO
CiUÍTO
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N° TAREA HERRAMIENTA/EQUIPO/
DOCUMENTACIÓN
Recibir y dar lectura al contrato suscrito, así como a la documentación adicional vinculante.
Equipo de Computación Contrato y Documentación
2
Coordinar con el área de Adquisiciones el registro del contrato suscrito y garantías correspondientes en el sistema de compras públicas del SERCOP.
Luego coordinar con el área de Adquisiciones el ingreso de la información del contrato suscrito y requisitos necesarios en el sistema de compras públicas de la SERCOP.
Equipo de computación Documentación digitalizada
3 Coordinar con el proveedor la forma de entrega del bien, obra o servicio, de acuerdo al cronograma establecido en el contrato.
Equipo de Computación Contrato y documentación
4
En el caso de bienes: elaborar acta(s) entrega-recepción parcial o definitiva de acuerdo al contrato.
En el caso de obras y servicios: el Administrador de Contrato debe receptar los informes de fiscalización correspondientes / Libro de obra de ser el caso.
De ser necesario realizar el pago parcial correspondiente de acuerdo al contrato. Este proceso debe ser coordinado con la Coordinación de Adquisiciones y la Gerencia Administrativa Financiera, una vez entregada toda la
Equipo de Computación Contrato y documentación
documentación habilitante.
5 Elaborar y registrar el acta (s) entrega-recepción parcial o definitiva en el sistema de compras públicas del SERCOP.
Equipo de Computación Contrato y documentación
6 En el caso de ser necesario, subir al sistema de compras públicas del SERCOP la renovación de las garantías.
Equipo de Computación Contrato y documentación
7
De presentarse incumplimientos por parte del contratista, el Administrador de Contrato coordinará con Asesoría Jurídica las acciones pertinentes de acuerdo a la normativa legal vigente y a lo estipulado en el contrato.
Equipo de Computación Contrato y documentación
8
Una vez cumplido el cronograma de ejecución y lo estipulado en el contrato por parte del contratista, el Administrador de Contrato procederá a la elaboración de un Informe Final y el Acta Entrega definitiva correspondiente, para proceder a la finalización (cierre del proceso) en el sistema de compras públicas y la liquidación del mismo.
Equipo de Computación Contrato y documentación
Fin del procedimiento
COPIA C
ONTROLADA
EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO auno
INSTRUCTIVO DE TRABAJO
INSTRUCTIVO DE ADMINISTRADOR DE CONTRATO
Trole n Sur Oriental ❑ Central Norte
❑ Sur Occidental n Ecovia
❑ EPMTP
ASPECTOS RELEVANTES FIGURAS
El Administrador de Contrato para solicitar el pago o liquidación del contrato debe presentar a la Coordinación de Adquisiciones y a la Gerencia Administrativa Financiera la siguiente documentación:
Documentos generales 1. Copia del Contrato; 2. Copia de Resolución de Aprobación de
Pliegos; 3. Copia de Resolución de Aprobación de
Adjudicación; 4. Copia Informe de Compromiso
Presupuestario (CPM); 5. Acta(s) entrega recepción parcial o definitiva,
e informe final; 6. Memorando de solicitud de pago; 7. Memorando del (Check List) por parte de
Adquisiciones; 8. Factura (correctamente Ilenada);y, 9. De ser necesario el ingreso a la bodega o
registro de bienes, libro de obra y/o documentos que justificaren el cumplimiento del contrato.
POLÍTICAS GENERALES
P1.- El Administrador de Contrato es responsable de cumplir con la normativa legal vigente, así como las responsabilidades establecidas en el contrato.
P2.- El Administrador de Contrato tiene la responsabilidad de coordinar y registrar toda la documentación y requisitos necesarios en el sistema de compras públicas del SERCOP.
P3.- El Administrador de Contrato contará con una clave para ingresar al sistema de compras públicas del SERCOP y velará por su correcta utilización.
P4.- Para iniciar el proceso de ingreso de información y requisitos en el sistema de compras públicas del SERCOP, el estado del proceso debe encontrarse como "Adjudicado — Registro de Contratos".
P5.- Una vez suscrito el contrato, el mismo deberá ser cargado en el sistema de compras públicas SERCOP, en los cinco primeros días posteriores a su adjudicación.
P6.- El Administrador de Contrato es el encargado de recibir y coordinar la recepción de bienes, obras o servicio de acuerdo al cronograma y fechas establecidas en el contrato. En el caso de bienes, deberá coordinar con los responsables de bodega su correcta recepción, registro y ubicación.
P7.- El Administrador del Contrato deberá elaborar el Acta (s) de Entrega — Recepción Parcial o Definitiva necesarias de los bienes, obras o servicios, de acuerdo a la normativa legal vigente y lo estipulado en el contrato.
P8.- El Administrador de Contrato debe realizar supervisiones periódicas y tomará las acciones necesarias •ara verificar el correcto cum•limiento e ecución del contrato •or •arte del contratista.
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Tiempo estándar de trabajo: Tiempo determinado en cada contrato
Número de personal que realizan el trabajo: Promedio de 2 personas, dependiendo del contrato.
INSUMOS
DESCRIPCIÓN
CÓDIGO BODEGA UNIDAD CANTIDAD N/A N/A N/A N/A
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
'N/A. - No aplica
COPIA C
ONTROLADA
INSTRUCTIVO DE TRABAJO
EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO
INSTRUCTIVO DE ADMINISTRADOR DE CONTRATO
auno
Eco. Nasly Zambrano Gerenta Administrativa
Financiera
Trole n SurOriental E Central Norte Fi Sur Occidental n Ecovia EPMTP • P9.- El Administrador del Contrato es el responsable de solicitar el pago(s) a la Coordinación de Adquisiciones, adjuntando los documentos habilitantes requeridos.
a
APROBADO
Lcdo. Sebastián Robelly Coordinador de Desarrollo
Institucional
/REVISADO
/Paulina C. st-nte Coordinadora de Adquisiciones
Ing. Cristian Cárdenas Especialista de Planificación
y Procesos
Ing. Bernarda Zumárraga Coordinadora Financiera
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COPIA C
ONTROLADA
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