como a organizaÇÃo aprende

COMO A ORGANIZAÇÃO APRENDE

O processo de Aprendizagem Organizacional na Engenharia da PETROBRAS

MAGES e LIÇÕES APRENDIDAS

MÁRCIA BISSANI

2000 Agenda de Mudança: Projeto 7 - Gestão do Conhecimento

2003 Criação da Gerência Corporativa de Gestão do Conhecimento na Gerência Executiva de Desenvolvimento de Sistemas de Gestão

2003 Criação da Gerência de Gestão do Conhecimento na Gerência Executiva da Engenharia

2007 Comissão de Gestão do Conhecimento do Sistema Petrobras

2010 Gestão do Conhecimento passou a integrar a Gerência Executiva de Recursos Humanos

HISTÓRICO

A ENGENHARIA

3

Uma iniciativa estratégica da Engenharia!!!

"Implementar empreendimentos e prestar serviços de engenharia, em condições pactuadas com as áreas de negócios, consolidando o conhecimento de gestão de

empreendimentos acumulado na Companhia.”

Plano Básico de Organização da Petrobras, 20/10/2000

4

FINALIDADE DA ENGENHARIA

DESAFIOS DA ENGENHARIA

5

Evolução da Realização Financeira (US$ Bilhões)

1,28

1,14

2,11

2,51

3,51

4,73

7,03

12,7

17,49

22,65

23,04

24,81

20,92

15,30

Maio 20117,48

DESAFIOS DA ENGENHARIA

6

Força de Trabalho da Engenharia

10531198

1357

1557

2053

2383

2718

30353114 3120

Total da força de trabalho:

+ de 8000 colaboradores

75% em Empreendiment

os

25% nas unidades de

sede 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011*

DESAFIOS DA ENGENHARIA

7

Atuação nacional da Engenharia

Atuação nacional da Engenharia

Como reter o conhecimento e a experiência de empregados que estão se aposentando ou deixando a empresa e acelerar o aprendizado dos novos empregados ?

Como incorporar e disseminar rapidamente o conhecimento e a experiência de novos empregados?

Como utilizar a experiência de especialistas no acompanhamento de projetos, vistos a dispersão geográfica e o número crescente de projetos ?

Como registrar, compartilhar e utilizar as lições aprendidas na execução dos processos ou na condução de projetos (acertos e erros) ?

Como desenvolver uma cultura de disseminação, compartilhamento seguro de conhecimentos e de colaboração ?

REFLEXÃO

Uma organização que aprende é aquela habilitada a criar, adquirir, interpretar, transformar e reter

conhecimento e, propositadamente, modificar seu

comportamento para refletir novos conhecimentos.

David Garvin

REFERENCIAL

Levar o conhecimento certo à

pessoa certa no projeto certo.

PRINCIPAL DESAFIO

Tácito

Socialização

Tácito para Explícito

Externalização

Explícito para Tácito

Internalização

Explícito

Disseminação

Adaptado de Nonaka e Takeuchi (1997)

GESTÃO DO CONHECIMENTO

Análise

Força de

Trabalho

Explícito para Tácito

RE

GIS

TR

O D

E C

ON

HE

CIM

EN

TO

Tácito para Explícito Conhecimento Tácito Conhecimento Explícito

Consulta /

Interação

RegistroDe

ExperiênciaSinapse

Relatórios Documentos

Portal Sistemas

Diretrizes contratuais

Rotinas de Fiscalização

Listas deVerificação Treinamento

Normas Técnicas

Petrobras

Manual de Gestão

Instruções deTrabalho

Procedimentos

MODELO DA ENGENHARIA

INSTRUMENTOS

DesafiosAprendizagem organizacional

Gestão do Conhecimento

DesafiosAprendizagem organizacional

Gestão do Conhecimento

MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA

Preservação do Conhecimento

Preservação do Conhecimento em Implementação de Empreendimentos

... que estão refletidos no MAGES.

Prestação de Serviços de Engenharia

Na Reestruturação da Petrobras (2000), foram mapeados os 4

principais processos da Engenharia...

Volume 3Prestação de Serviços de Engenharia

Implementação de Empreendimentos

Gestão da Engenharia

Volume 2Implementação de Empreendimentos

Volume 1Gestão da Engenharia

O MAGES é um documento de natureza gerencial que contém as diretrizes relacionadas aos processos da ENGENHARIA.

MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA

Principais Referências:

• Experiência de mais de 35 anos da Engenharia• Antigo Manual de Gerência do SEGEN (MAGES)• PMBOK – Project Management Institute• ABNT ISO/TR 10013 – Diretrizes para a documentação de sistema de

gestão da qualidade• Critérios de Excelência – FNQ• Conjunto de Normas e Procedimentos existentes

MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA

O MAGES atende às necessidades de:

• Estabelecer e consolidar diretrizes estratégicas• Gerenciar uma maior carteira de projetos• Orientar ações gerenciais da Engenharia• Incorporar “Melhores Práticas” aos processos• Sistematizar processos• Consolidar e atualizar base de conhecimento• Explicitar e preservar o conhecimento tácito da força de trabalho

MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA

• Desenvolver a cultura de uso do MAGES;

• Apoiar as equipes na realização das atividades descritas nos capítulos do Volume 2 do MAGES – Implementação de Empreendimentos;

• Apoiar e atuar em programas de desenvolvimento e treinamento relacionados ao MAGES;

• Apoiar a Gestão do Empreendimento;

• Atuar na criação de documentos e na utilização de procedimentos descritos nos Volumes do MAGES;

• Participar na solução de problemas específicos da Implementação de Empreendimentos;

• Estimular a melhoria e atualização dos processos e do conteúdo descrito no MAGES.

DISSEMINAÇÃO

DesafiosAprendizagem organizacional

Gestão do Conhecimento

BASE DE CONHECIMENTO

O INÍCIO...

IDE

NT

IFIC

AÇ

ÃO

DE

CO

NH

EC

IME

NT

O /

E

XP

ER

IÊN

CIA

S R

EL

EV

AN

TE

S

Força de

Trabalho

Consulta a Fontes

Diretrizes contratuais

Rotinas de Fiscalização

Listas deVerificação Treinamento

Normas Técnicas

Petrobras

Manual de Gestão

Instruções deTrabalho

Procedimentos

Mudança Comportamental = Aprendizado

BPPA

LA

Disponibilização de

experiências

Análise

Validação e Aprovação de

Itens de Conheciment

o

Registrosde

ExperiênciaSinapse

Relatórios Documentos

Intranet Sistemas

SINAPSE Base de Itens de

Conhecimento

C

OL

ET

A D

E I

TE

NS

DE

C

ON

HE

CIM

EN

TO

BASE DE CONHECIMENTO

Conhecimento adquirido através de experiências relevantes e/ou inovadoras cujos resultados,

positivos ou negativos, sirvam como orientação para revisão e melhoria dos

processos organizacionais, a partir de acertos que devam ser repetidos ou erros que devam

ser evitados.

Lição Aprendida

Implica mudanças de documentos formais

Não trata de situações sobre as quais não se pode agir

Não é opinativa, deve se basear em fatos e apontar ações efetivas

Não visa à busca de culpados para os acontecimentos dos projetos

Não deve referir-se a não conformidade ou descumprimento de rotinas

ITENS DE CONHECIMENTO

Não implicam mudanças de documentos formais

Aplicação de uma prática, técnica ou

metodologia que provou ter valor ou efetividade, com resultado positivo na área onde foi usada, que possa ser implantada ou

adaptada para outras unidades organizacionais em situações semelhantes.

Boa Prática

Experiência Positiva

Tem que ter ocorrido, Não é uma sugestão

Pode ser repetida

Alerta sobre os resultados obtidos no cumprimento, ou não, de procedimentos

organizacionais ou aviso sobre ações que exijam atenção especial na sua execução.

Ponto de Atenção

Experiência Positiva ou Negativa

Pode ou não ter ocorridoÉ uma comunicação alertando sobre o

que pode acontecer caso um determinado procedimento não seja

seguido ou indicando orientação para melhor resultado

ITENS DE CONHECIMENTO

Coleta Disseminação

Captura ePré-análise

Análise

Consultae

Disseminação

Registro

Validação

Validação/Análise

Eventos de Coleta Grupos Temáticos Disseminação

PROCESSO

Enfatizar a importância do processo de LA para os gerentes

Estimular a participação das pessoas

A maioria das coletas ocorre ao final dos projetos

O longo ciclo de vida, a complexidade e o tamanho dos projetos tornam difícil acompanhar as pessoas e o registro de seu conhecimento e experiências.

Coleta

Força de Trabalho

Força de Trabalho

PONTOS CRÍTICOS

Identificar os validadores;

Garantir que os validadores e os GTTs iniciassem, de fato, seu trabalho;

Garantir tempo da reunião dos GTTs para a análise e implementação das LA, em meio às outras atribuições dos GTTs;

Diferentes níveis de maturidade dos GTTs no acompanhamento do processo.

Análise

GTTsGTTs

PONTOS CRÍTICOS

É necessária uma mudança cultural: a consulta ao SINAPSE deve ser feita antes do início das diferentes fases dos projeto;

Identificar qual o conhecimento é relevante para quem e em que momento;

Encontrar a melhor maneira de disseminar o conhecimento (eventos, base de dados, emails, intranet...)

Disseminação

Equipes dos Projetos

Equipes dos Projetos

PONTOS CRÍTICOS

5. Se a área estiver em um nível inicial de maturidade na GC, fortaleça a organização da documentação técnica e da gestão da informação antes de iniciar o processo de lições aprendidas;

6. Se a área não estiver em um nível inicial de maturidade na GC e a documentação técnica já estiver organizada, desenvolva o glossário e a taxonomia antes de iniciar o processo de lições aprendidas.

DICAS IMPORTANTES

5. Se a área estiver em um nível inicial de maturidade na GC, fortaleça a organização da documentação técnica e da gestão da informação antes de iniciar o processo de lições aprendidas;

6. Se a área não estiver em um nível inicial de maturidade na GC e a documentação técnica já estiver organizada, desenvolva o glossário e a taxonomia antes de iniciar o processo de lições aprendidas.

DICAS IMPORTANTES

1. O patrocínio é crucial para a implementação do processo de lições aprendidas e para a participação dos validadores. Consiga o patrocínio gerencial antes de começar;

2. A análise e a implementação representam a etapa mais crítica do processo. Dê atenção especial a esta etapa assim que possível;

3. Algumas áreas podem levar muito tempo para começar a validação de fato. O patrocínio é crucial novamente. Consiga esse patrocínio nos diferentes níveis gerenciais;

4. Use a mesma taxonomia para:- Fóruns e comitês- CoPs- Lições Aprendidas- Manuais, etc.

DICAS IMPORTANTES

5. Se a área estiver em um nível inicial de maturidade na GC, fortaleça a organização da documentação técnica e da gestão da informação antes de iniciar o processo de lições aprendidas;

6. Se a área não estiver em um nível inicial de maturidade na GC e a documentação técnica já estiver organizada, desenvolva o glossário e a taxonomia antes de iniciar o processo de lições aprendidas.

DICAS IMPORTANTES

• Mais de 8.000 itens de conhecimento submetidos e cerca de 2.200 validados;

• Mais de 100 documentos foram modificados;

• Documentos criados: - 420 listas de verificação para utilização nos empreendimentos;

- 36 rotinas de fiscalização para utilização nos empreendimentos; - 53 procedimentos executivos para as indústrias.

RESULTADOS

Painel de Desempenho da Engenharia

RESULTADOS

88

107

97

141

341

397

174

806

765

144

1089

1004

Pontos de Atenção

Boas Práticas

LAs em andamento*

2008 2009 2010 2011*

Itens de conhecimento

RESULTADOS

111

0

20

40

60

80

100

120

Abr

/08

Mai

/08

Jun/

08

Jul/0

8

Ago

/08

Set

/08

Out

/08

Nov

/08

Dez

/08

Jan/

09

Fev

/09

Mar

/09

Abr

/09

Mai

/09

Jun/

09

Jul/0

9

Ago

/09

Set

/09

Out

/09

Nov

/09

Dez

/09

Jan/

10

Fev

/10

Mar

/10

Abr

/10

Mai

o/10

Jun/

10

jul/1

0

Ago

/10

set/1

0

out/1

0

nov/

10

dez/

10

jan/

11

fev/

11

mar

/11

abr/

11

mai

/11

jun/

11

jul/1

1

ago/

11

set/1

1

Lições Aprendidas Implementadas - Valores Acumulados

RESULTADOS

Obrigada!

Márcia Bissani Petrobras

Engenharia/AG/NORTEC-GCmbissani@petrobras.com.br

(21) 3229-3848