abrantes, 21 outubro 2005 – carla gonçalves pereira siadap – sistema integrado de avaliação...

Abrantes, 21 Outubro 2005 – Carla Gonçalves Pereira

SIADAP – Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho na Administração Pública

REFLEXÃO

Apresentação da SInASEConsultores desde 1968

Qualidade, Ambiente, Segurança,

Responsabilidade SocialCertificação NP EN ISO 9001:2000; Acreditação NP EN ISO 17025:2000;NP EN ISO 14001:1999 e Regime EMASOHSAS 18001:1999 e NP 4397:2001SA 8000

Acreditação HospitalarJoint Commission International

CAF / EFQMEstrutura Comum de Avaliação – Administração Pública

Avaliação do DesempenhoSIADAP e PCI-SIGA; Gestão por Objectivos

Sistemas de Gestão

Projectos Co-FinanciadosPOEFDS, Eixo III – Administração Pública, PORLVT,

POSAÚDE XXI, FORAL, PRODEP, POSI

Projectos de Formação Diagnóstico de necessidades, Planos de Formação e

Avaliação da Formação. E-Learning, Blended Learning

Projectos

de Investimento e Formação

PARCERIA SInASE & BUROTECRede de Serviços

Asturias

Valladolid

Salamanca

C. Real

Toledo

GranadaMálaga

Murcia

Sevilla

Cáceres

PontevedraLa Coruña

Barcelona

ValênciaCuenca

Madrid

Cádiz

Castellón

Zaragoza

Navarra

S. SebastiánSantanderBilbao

Orense

Lisboa

Porto

Apresentação da SInASEReferências

www.sinase.pt

Ministério das Finanças:Secretaria Geral; Departamento de Prospectiva e Planeamento, Direcção Geral dos Assuntos Europeus e Relações Internacionais; Direcção-Geral de Estudos e Planeamento; Serviços Sociais.

Ministério da Administração Interna:Secretaria-Geral; Gabinete de Estudos e Planeamento de Instalações; Governo Civil de LisboaGoverno Civil de FaroGoverno Civil do PortoGoverno Civil de CoimbraDirecção Geral de ViaçãoServiço Nacional de Bombeiros e Protecção Civil

Ministério do Ambiente, Ordenamento do Território Desenvolvimento Regional:Secretaria-Geral

Ministério da Defesa Nacional: Secretaria Geral; Direcção Geral do Armamento e Equipamentos de Defesa

Ministério da Agricultura do Desenv. Rural e das Pescas:Secretaria-Geral

Ministério da Cultura:Instituto do Cinema, Audiovisual e MultimédiaGabinete de Relações Internacionais Culturais

Ministério da Educação:Secretaria-Geral

Ministério do Trabalho e Solidariedade Social: Secretaria GeralCaixa de Previdência do Pessoal dos TLPDirecção Geral da Segurança Social, Família e CriançaSecretariado Nacional para a Reabilitação e Integração de Pessoas com Deficiência

Ministério da SaúdeIPO FG CROL – Lisboa;IPO FG CROC – Coimbra;Hospital Garcia da Orta;Hospital Pulido Valente;Centro Hospitalar do Alto Minho – Viana do Castelo;Centro Hospitalar da Cova da Beira – Covilhã;Centro Hospitalar do Baixo Alentejo - BejaHospital de São Teotónio – Viseu;Hospital de São João de Deus – FamalicãoHospital Distrital da Figueira da FozHospital de Nossa Sra. Rosário – BarreiroHospital de Sto. André - LeiriaCentro Hospitalar das Caldas da RainhaCentro Hospitalar de CascaisHospital de São Marcos de BragaHospital Sousa Martins – GuardaHospital Dr. José Maria Grande – PortalegreHospital Distrital de FaroHospital Reynaldo dos Santos – Vila Franca XiraMaternidade Dr. Alfredo da CostaInstituto Nacional de Saúde Dr. Ricardo JorgeInstituto da Qualidade em Saúde

AssociaçõesAPAH – Ass Portuguesa dos Administradores HospitalaresAPMCG – Ass. Portuguesa dos Médicos de Clínica GeralATAM – Ass. Técnicos Administrativos Municipais

1ª ReflexãoO que o SIADAP “diz”…

Sistema de AVALIAÇÃO

Instrumento de GESTÃOGestão por Objectivos

Mede RESULTADOS

do desempenho do Serviço em relação à Missãodo contributo das Pessoas

O EnquadramentoDesafios na Administração Pública

POAP CAF / EFQM / SGQ

Plano de Melhorias

SIADAP

Gestão por Objectivos

Revisão das Atribuições e Orgânica

Melhoria da Qualidade

Formação e Valorização

Áreas de Actuação Operacional

Instrumentos e Metodologias

Processo de Avaliação do Desempenho Componentes

Ferramenta de GestãoAuxiliar nas decisões da organização e gestão das pessoas;

Gestão por ObjectivosMobilizar os colaboradores em torno da Missão essencial do Serviço, orientando a actividade em

função dos Objectivos;Permitir uma clarificação do contributo individual para a prossecução dos objectivos da Equipa e do

Grupo;

Cultura de MeritocraciaReconhecer o mérito, assegurando a diferenciação e valorização dos diversos níveis de

desempenho;

Desenvolvimento das PessoasFomentar o desenvolvimento profissional dos colaboradores através da elaboração de um Plano de

Formação, que vá ao encontro das reais necessidades de desenvolvimento identificadas.

ProcessoÉ necessário planear, coordenar, motivar, responsabilizar, envolver e desenvolver.

Funcionários públicos: regime geral

Regulamentos de Adaptação- Funcionários, agentes e demais trabalhadores da administração local através de decreto regulamentar (Art 2º)- Carreiras de Regime especial e Corpos especiais (Art 21º)

Todos os colaboradores, independentemente do tipo de vinculo laboral

•Adaptação das competências comportamentais;•Requisitos de progressão/promoção;•Outras especificidades

Art 21º nº 1 da Lei nº 10/2004O sistema de avaliação do desempenho estabelecido na presente lei poderá ser adaptado …. desde que observados os princípios e objectivos constantes da presente lei e as regras essenciais ao controlo e normalização de procedimentos.

ANO 2004ANO 2005

Art 7º DR nº 19-A/2004A adaptação desta escala a corpos especiais e carreiras de regime especial não pode prever ponderação inferior a 40% no caso dos objectivos, ou inferior a 30% no caso das competências.

Sistema de Avaliação do Desempenho Aplicação

ANO 2004 ANO 2005

Sistema de Avaliação do Desempenho Aplicação - Orientações

Fonte: Sessão de Esclarecimentos da DGAP (18 Fev 2005 – IDN)

Orientações da Secretária de Estado da Administração Pública que serão objecto de consagração legislativa

Os funcionários que não tenham tido objectivos fixados para o 2º semestre de 2004 não serão avaliados, sendo que a nota que venham a obter em 2005 valerá para 2004.

Os funcionários que não tenham tido avaliação relativamente ao ano de 2004 e que em 2005 venham a reunir os requisitos de tempo para promoção ou progressão deverão requerer o suprimento da avaliação consoante o caso, ao júri de concurso ou ao dirigente máximo do Serviço.

Os funcionários que tenham tido objectivos fixados para o 2º semestre do ano de 2004 serão objecto de avaliação nos termos do SIADAP podendo, no entanto, fazer substituir essa nota pela que vierem a obter na avaliação do ano de 2005.

CIRCULAR Nº 1 / DGAP/ 2005 (29 de Março)

Não obstante, muitos organismos e serviços da Administração Pública não fixaram ainda os objectivos para o corrente ano de 2005, o que inviabiliza a futura avaliação do desempenho dos seus trabalhadores e dirigentes intermédios.

Encarrega-me Sua Excelência o Senhor Secretário de Estado da Administração Pública de  reafirmar que o SIADAP se encontra em vigor e que é imprescindível dar-lhe completa e cabal execução.

CIRCULAR Nº 3 / DGAP/ 2005 (27 de Maio)

O Decreto Regulamentar nº 19-A/2004, de 14 de Maio, diploma que regulamenta o SIADAP, instituiu no nº 5 do seu artº 41º um prazo para a adaptação do sistema de avaliação do desempenho nos serviços que dispusessem de um sistema de avaliação específico, prazo esse que, encontrando-se nalgumas situações ultrapassado, não deverá inviabilizar a aplicação do sistema de avaliação no corrente ano.

Processo de Avaliação do Desempenho SIADAPSistema Integrado de Avaliação do Desempenho da Administração Pública

Harmonização (entre 21 e 31 Jan)

Conselho de Coordenação da Avaliação

Avaliação Prévia (entre 5 e 20 Jan)

Avaliador

Auto-Avaliação (a partir de 5 Jan)

Avaliado

Processo de Avaliação do Desempenho – Lei nº 10/2004

Factores influentes para a realização dos objectivos; Destacar as competências; Identificar oportunidades de desenvolvimento pessoal

Monitorização e ControloRelatório anual de actividades e Relatório Síntese

Conhecimento dos parâmetros, objectivos e impacto da avaliação; atribuição dos níveis da escala de avaliação

Harmonização das avaliações; Apreciação global; Diferenciação de desempenhos; Validação das propostas de avaliação final (Quotas - muito bom (20%) e excelente (5%))

Entrevista (Fevereiro)

Avaliador e avaliado

Analisar a auto-avaliação do avaliado; Dar conhecimento da avaliação feita; Estabelecer objectivos; Acordar o plano de formação

Homologação (até 15 Mar)

Dirigente máximo do Serviço

Aprovação do Dirigente, em caso de discordância com a classificação poderá recusar através de despacho fundamentado

Reclamação / Recurso(Decisão 15 dias úteis apósreclamação/recurso)

Possibilidade de reclamação por escrito (5 dias após homologação); Parecer do CCA;

Recurso hierárquico para o membro do governo (5 dias após decisão de reclamação)

Auditorias

Publicitação (Encerramento a 30 Abril)Pelo Serviço/Organismo

Sistema Informático de Apoio (SGU)

Gestão por

objectivos?Como poderemos demonstrar desempenho?Medindo…Se quiser alguma coisa, meça-a, se não conseguir medir, esqueça-a!

Peter Druker

2ª ReflexãoMetodologia…

Plano de Actividades

Programa 1

Programa 2

Programa …

Objectivos dos Serviços (Unidade Orgânica)

Grelha de Indicadores/Objectivos

Registos de monitorização

Resultados do Desempenho

Ciclo Anual de Gestão

Objectivos Estratégicos

Objectivos Individuais: Equipas/Colaboradores

Objectivos em Cascata

Relatório de Actividades

Gestão EstratégicaCiclo Anual de Gestão (SIADAP)

Processo de Avaliação do Desempenho Tipologia dos Indicadores

Âmbito de Avaliação

O que faz: objectivos

Resulta-dos

Como faz: compe-tências

METAS

Produtividade e Gestão da

Despesa

Qualidade de Serviço e Impacto na Sociedade

Tableau de Bord de Indicadores

Objectivos das Unidades Orgânicas (3 a 5)

Quantitativos e QualitativosRelacionados com os resultados do Serviço

Objectivos da Instituição (3 a 5)

Quantitativos ou QualitativosRelacionados com a estratégia – Plano de Actividades

Competências Comportamentais (4 a 6)

QualitativosRelacionados com o conjunto de comportamentos, capacidades e atitudes

Motivação e Gestão de Recursos Humanos

Objectivos Individuais (3 a 5)

Quantitativos – relacionados com as actividades

Competências

?A competência é o saber em acção

Competências Comportamentais (SIADAP)

Orientação para resultados e qualidade do serviço Capacidade de liderança e orientação de pessoas Capacidade de promover a mudança e melhoria contínua Capacidade de análise, planeamento e organização Capacidade de desenvolvimento e motivação das pessoas Visão estratégica

Aptidões e conhecimentos especializados Capacidade de realização e orientação para resultados Capacidade de adaptação e melhoria contínua Espírito de equipa e capacidade de coordenação

DirigentesTécnicos

Sup e Técnicos

Técnicos Profissionais e Administrativos

Auxiliares Operários

Responsabilidade e compromisso com o serviço Capacidade de organização e concretização Espírito de equipa

Capacidade de coordenação Capacidade de realização

O que faz

Avaliação dos Objectivos – o que foi alcançado

Como faz

Avaliação de Competências e Atitude Pessoal - refere-se à forma COMO o colaborador actua.

Processo de Avaliação do Desempenho Avaliação de Objectivos e Competências

A avaliação do desempenho é um instrumento que mede a eficiência e eficácia dos colaboradores.

Avaliação dos Resultados do Desempenho na concretização da Missão

3ª ReflexãoO Papel do Avaliador…

SIADAP Conservadores - Especificidades

AVALIADOR (DR nº 19-A)

Nº1 Art 12º A avaliação é da competência do superior

hierárquico imediatos ou do funcionário que possua responsabilidades de coordenação sobre o avaliado, cabendo ao avaliador:

a) Definir objectivos dos seus colaboradores directos de acordo com os objectivos fixados para o organismo e para a respectiva unidade orgânica.

b) Avaliar anualmente os seus colaboradores directos, cumprindo o calendário da avaliação

Nº3 Art 12º Nos casos em que não estejam reunidas as

condições previstas no número anterior é avaliador o superior hierárquico de nível seguinte ou, na ausência deste, o conselho coordenador da avaliação.

Nº1 Art 14º Para efeitos de aplicação do presente diploma,

considera-se dirigente máximo do serviço o titular do cargo de direcção superior de 1º grau ou outro dirigente responsável pelo serviço ou organismo directamente dependente do membro do Governo

Art 21º DL nº 519-F2/79Considera os conservadores e os notários pessoal dirigente…inaplicabilidade tout court… assumem a direcção da repartição de que são titulares, cabendo-lhes a orientação e fiscalização de todo o serviço

Art 2º Lei nº 2/2004São cargos dirigentes, os cargos de direcção, gestão, coordenação e controlo dos serviços e organismos público abrangidos pela presente leiArt 5º Lei nº 2/2004Os titulares dos cargos dirigentes devem promover uma gestão orientada para resultados, de acordo com os objectivos anuais a atingir, definindo os recursos a utilizar e os programas a desenvolver, aplicando de forma sistemática mecanismos de controlo e avaliação dos resultadosArt 7º Lei nº 2/2004Compete aos titulares dos cargos de direcção superior de 1º grau, no âmbito da gestão geral do respectivo serviço ou organismo a) elaborar os planos anuais e plurianuais de actividades, com identificação dos objectivos a atingir pelos serviços, os quais devem contemplar medidas de desburocratização, qualidade e inovaçãoArt 8º Lei nº 2/2004Compete aos titulares dos cargos de direcção intermédia de 1º grau a) definir os objectivos da unidade orgânica que dirigem tendo em conta os objectivos gerais estabelecidos

Processo de Avaliação do Desempenho Aspectos relevantes a considerar

Análise conjunta dos factores considerados para a avaliação e da auto-avaliação (entrevista anual)

AVALIADO AVALIADOR

Direito Dever

Proceder à auto-avaliação Dever

OS DIRIGENTES DOS SERVIÇOS são responsáveis pela aplicação e divulgação em tempo útil do sistema de avaliação, garantindo o cumprimento dos princípios e a diferenciação do mérito

É garantida a divulgação dos objectivos, fundamentos, conteúdo e sistema de funcionamento e de classificação

É garantido o direito à reclamação e recurso

Todos os intervenientes à excepção do avaliado, ficam obrigado ao dever de sigilo sobre a matéria

A atribuição de percentagens máximas deve ser do conhecimento de todos os avaliados

Direito

Direito

Dever

Direito

Nota: As Fichas de Avaliação constituem um documento confidencial pelo que o acesso deverá ser reservado. Propõe-se que os originais sejam mantidos na área de Recursos Humanos/Pessoal

Todos devem estar bem conscientes de

quais as regras!

A mensagem a passar, deve ser clara e

compreendida por todos, ou...

Processo de Comunicação

Objectivos SMART

ESPECIFICOS

Concretos, claros e precisos

MENSURÁVEIS

Associados a formas de medição – indicadores

AMBICIOSOS

Difíceis de atingir, criando desafios, inovação e melhoria

REALISTAS

Possíveis de atingir

TEMPORIZADOS

Associados a períodos de tempo, prazos

Submeter os resultados da Avaliação prévia ao CCA

Realizar a Avaliação prévia dos colaboradores

Processo de Avaliação do Desempenho Avaliação Prévia por parte do Avaliador

AVALIADOR

1. Nº colaboradores avaliados/não avaliados;

2. Necessidades de formação (Temáticas, nº horas/colaborador);

3. Resultado global das avaliações:

% Insuficiente

% Necessita de desenvolvimento

% Bom

% Muito Bom e fundamentação que evidencie os factores que contribuíram para o resultado final

% Excelente e identificar os contributos relevantes para o serviço, tendo em vista a sua inclusão na base de dados sobre boas práticas

CCA

Analisar os resultados da Avaliação prévia dos colaboradores: Factores de diferenciação apresentados e HarmonizaçãoCCA aprova?

Apresenta o resultado da Avaliação ao colaborador

Sim

Não

Alteração do resultado da

avaliação

Processo de

MudançaNão se pode gerir a mudança.

Só se pode antecipá-la ou liderá-la. A mudança é coisa para empreendedores, não para gestores.

Peter Drucker

4ª ReflexãoComo desenvolver…

Sistema de Avaliação do Desempenho ESTRATÉGIA

Qual é a Missão da Conservatória?

Em alinhamento com a DGRN / MJ

Em função do Plano de Actividades

Em função das necessidades da comunidade

Em conformidade com os recursos disponíveis (instalações, materiais, equipamentos, pessoas e competências)

Estratégia de Melhoria?Quais as prioridades?

Quais os factores externos?

Quais as condicionantes?

Qual a evolução esperada? (estrutura evolutiva da comunidade, tecnologia, competências)

Quais as necessidades de suporte organizacional?

Objectivos orientados para resultado, não para a tarefa

Objectivos partilhadosNecessidade de coordenação e comunicação entre serviços

Definição de IndicadoresNecessidade de conhecer o ponto de partida e estabelecer comparação; Cultura e registo;Benchmarking para melhoria.

Cultura de evidênciaNecessidade de registar a evolução dos indicadores, os factores críticos e as acções correctivas

Compromisso entre Avaliado, Avaliador e Instituição

Sistema de Avaliação do Desempenho DEFINIÇÃO DE OBJECTIVOS

Análise inicial:

Quais as actividades chave?

Quais as dificuldades?

Qual o nível de cumprimento?

1.Corrigir

Análise de melhoria:

Quais as expectativas em relação ao serviço?

Qual a envolvente?

Quais as necessidades?

2.Melhorar

Sistema de Avaliação do Desempenho MONITORIZAÇÃO DE INDICADORES

Definição dos objectivos

Selecção dos indicadores

Recolha dos dados

Registo e análise periódica da informação

A evolução é positiva?

Desenvolvimento de medidas de melhoria

NãoSim

Registos dos resultados monitorização

Avaliação dos objectivos - Resultados

Melhoria do Desempenho

MONOTORIZAÇÃO PERMANENTEAVALIAÇÃO ANUAL

Sistema de Avaliação do Desempenho - InstrumentosOBJECTIVOS DA UNIDADE ORGÂNICA

Qualidade de Serviço e Impacto na Sociedade

Tipologia Objectivos Metas Indicadores de Medida

Produtividade e Gestão da Despesa

Motivação e Gestão de Recursos Humanos

1. Melhorar a qualidade dos serviços através da aplicação de instrumentos de Melhoria da Qualidade

1.1 Cumprimento do plano de melhorias em 80%

1.2 Redução das reclamações em 5%

1.1.1 Nº acções desenvolvidas e Tx de desvio ao planeamento

1.2.1 Nº reclamações e % redução

2. Implementação do Programa de Gestão Informática.

3. Aumento da capacidade de resposta nos actos de registo predial

2.1 Garantir a implementação a 100%

3.1 Diminuição de 5% no tempo de resposta

2.1.1 Nº acções desenvolvidas; Tx de Implementação; Análise comparativa dos resultados/custos

3.1.1 Tempo médio por acto; % diminuição

4. Assegurar a concretização do plano de formação, conforme as necessidades identificadas

5. Promover reuniões mensais sobre a melhoria das actividades e respectivas iniciativas

4.1 Cumprimento de 70% das acções propostas

5.1 Controlo e tratamento de 60% dos aspectos críticos

3.1.1 Nº acções formação propostas vs realizadas; Nº horas

3.2.1 Tx participação; Nº iniciativas concretizadas vs aspectos críticos identificados

Desdobramento dos Objectivos Estratégicos e Plano de Actividades

Acompanhamento Jan-Fev Mar-Abr Mai-Jun Jul-Ago Set-Out Nov-Dez

Meta 10 10 10 7 7 7

Indicador 1 5 6 6 2 4 3

Indicador 2 4 4 4 2 4 4

Total 9 10 10 4 8 7

Desvio -1 0 1 -3 1 0

Acção ACP12   ACP13 ACP14    

Tableau de Bord

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

1 2 3t 4 5 6

Meta

Pré-analitica

Analitica

Pós-analitica

Total

Registos

Sistema de Avaliação do Desempenho - InstrumentosOBJECTIVOS INDIVIDUAIS

Objectivos e Indicadores de Medida Competências

20%

20%

20%

20%

20%

40%

30%

30%

Garantir a capacidade média de resposta aos actos de registo predial em 9 dias

Coordenar a aplicação do sistema de informação, garantindo o cumprimento de 80% do planeamento previsto

Garantir o controlo das reclamações, assegurando a análise mensal da evolução do processo

Desdobramento dos Objectivos da UO

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Objectivo 1

Objectivo 2

Objectivo 3

9 7 15 8 9 9 9 8 10 11 9 9

1 1 1 + 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Legenda: Cumpriu Superou Não Cumpriu

Registos

Avaliação do Desempenho – Registo de Informação (DGAP) SGU – Sistema de Informação: www.siadap.gov.pt

1º Preenchimento/Actualização BDAP – Base de Dados da Administração Pública

2º Pedido de Password – Administrador SIADAP (Informática e/ou RH)

3º Preenchimento da estrutura do Organismo

4º Interligação de informação BDAP-SGU

5º Pedido de Password para Avaliadores – registo dos dados da avaliação

6º Pedido de Password para Avaliados – consulta dos dados da avaliação

Uma Organização aprendente é uma Organização capaz de criar, adquirir e transferir conhecimentos e modificar o seu comportamento para que este reflicta novos conhecimentos e saberes.

David A. Garvin

Informar,

formar,

Esclarecer a abordagem da avaliação do desempenho de modo claro e aberto

Formação dirigida aos avaliadores sobre métodos e instrumentos de avaliação

para ajudar a mudar…

Auto-avaliação CAF - Diagnóstico

Acções de Melhoria Organizacional – Sistema Gestão

Auto-Avaliação CAF - Avaliação de Desempenho: resultados

organizacionais

Priorização das Acções de Melhoria

Ciclo Anual de Gestão

Objectivos Estratégicos

Objectivos por funcionário

Avaliação de Desempenhos

Relatório de Actividades

Objectivos Operacionais Unidades Orgânicas

SIADAPCAF/EFQM

Plano de Melhorias

5ª ReflexãoMelhoria do Desempenho…

Agradecemos a Colaboração!

Rua da Estrela, 211200-668 Lisboa Tel: 21 397 09 70www.sinase.ptContacto: Dr. Paulo Aguiar - paguiar@sinase.pt

Sem medição não há controlo, sem controlo não há evolução,

sem avaliação não há melhorias. Juran