alternativas de governanca de processos do cadastro

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Autor: Eduardo Lanna Alternativas para Governança de processos do Cadastro de Clientes e Fornecedores Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED, mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!! www.keysupport.com.br revisado: 15/jul/2014 visite: www.keyconsultasweb.com.br O Portal de Serviços: O Sistema de Automação de Consultas:

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Visite nosso site em www.keyconsultasweb.com.br. Compare o uso do Portal KeyCosultas-web e seu módulo de Pré-cadastramento com o uso de recursos do Webservice de Consultas Automatizadas integrado ao ERP, e avalie a melhor alternativa para criar seu processo de Governança da base cadastral de Clientes e Fornecedores.

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Page 1: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Autor: Eduardo Lanna

Alternativas para Governança de processos do Cadastro de Clientes e Fornecedores

Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED,

mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!!

www.keysupport.com.br revisado: 15/jul/2014

visite: www.keyconsultasweb.com.br

O Portal de Serviços: O Sistema de Automação de Consultas:

Page 2: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Como manter a Governança do Cadastro

Inclusões de novos registros (ex.: ocorre diariamente);

Alteração de dados existentes pelo usuário, ou reativação de registro

antigo (ex: semanalmente);

Saneamento Cadastral: periódico, integral ou parcial (ex.: mensal);

Validação “on line” em “real time” nas operações diárias evitam riscos:

Emissão de NFe, ou Aprovação de Pedido de Vendas

Orçamentos de Compras, ou Colocação de pedido a Fornecedor.

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Cadastramento Inicial

Fase operacional do Cadastro:

- Relacionamento comercial

- Emissão de documentos

Dados para o Fisco:

SPED NFe / CTe

EFD e ECD

Qualidade dos dados do Cadastro no seu ciclo de vida

Page 3: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Conceito de Consulta e de Saneamento

Consulta de dados cadastrais é uma TAREFA:

Tarefa inicial do Saneamento, para buscar dados em websites oficiais, em lotes ou unitariamente.

Retorna os dados obtidos como constam nas bases oficiais consultadas;

Não implica em tratamento dos dados de retorno.

Tarefa totalmente automatizável por sistemas terceiros.

Saneamento de dados cadastrais é um PROCESSO:

Ocorre como fase seguinte à tarefa de Consulta de dados;

Dados obtidos são comparados com dados da base;

Ocorre tratamento e manipulação dos dados (higienização);

Processo parcialmente automatizado: análise requer intervenção humana (tomada de decisão) pelo Contribuinte.

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Page 4: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Opções de Governança oferecidas Consulte-nos sobre a mais recomendada ao seu caso

Portal KeyConsultas-web

• Saneamento em lotes de registros existentes;

• Pré-cadastramento de registros novos;

• Licenciamento de uso mensal definido por volume de registros consultados.

• Programa usuário de um Webservice de Consultas externo (infra do provedor)

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Sistema KeyConsultas-webservice

• Plataforma de Automação de Consultas na web;

• Integra-se a Sistemas Usuários externos (ERP, CRM, etc);

• Licenciamento de uso mensal por volume de consultas (infraestrutura do provedor);

• Opcional Licenciamento de uso anual para instalação na infra da Contratante.

Page 5: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

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Uso do Portal KeyConsultas-web

Saneamento periódico em Lotes de Registros;

Pré-cadastramento de novos registros na base;

Consultas para reativação ou atualização do registro;

Atualização de dados da base por “upload” de arquivo

atualizado pelo usuário.

Page 6: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Uso do Portal KeyConsultas-web Saneamento em lotes de registros (serviço padrão)

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Consulta Básica CNPJ inclui: Receita Federal,

Sintegra Estadual e Cod.IBGE do Municipio.

Page 7: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Sites consultados pelo KeyConsultas-web

Consultas de registro de Empresas pelo CNPJ:

Receita Federal, Sintegra Estadual e IBGE (Cod. Municipio);

Simples Nacional, Suframa;

PMSP, IBAMA (Cert. Técnico, e registro em área de embargo);

CND do INSS, CND Divita Ativa, e Regularidade com o FGTS

Consultas de registros de Pessoas Físicas pelo CPF:

Receita Federal, End. Correio (CEP), e IBGE (Cod. Municipio);

Sintegra de Produtor Rural pelo CPF e pela IE;

IBAMA: registro de Produtor Rural em áreas de embargo

Processos de governança suportados:

Saneamento periódico da base original em lotes de registros;

Consultas de Pré-cadastramento de novos registros, e consultas para reativar cadastros inativos/antigos. (transferência de arquivos)

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Page 8: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Uso do Portal KeyConsultas-web Portal do Pré-cadastro de novos registros

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Page 9: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Características do Portal KeyConsultas-web

Contratação mensal, como um serviço via web;

Custo fixo mensal para até 05 usuários, e pacote de volume de consultas mensais (lote e pré-cadastro);

Utiliza uma plataforma de infraestrutura externa via webservice para requisitar as consultas;

Gera arquivos dos registros para importar dados na base local (excel ou XML): menor custo de integração com ERP.

Consulta de lotes antes da emissão de NFe é Operacional: requer janela de tempo viável para processar os registros.

Não requer alto custo de integração no ERP, e nem o custo de “user account” no ERP;

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Page 10: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

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Integração com o ERP via Webservice:

Pode atender a todos os processos do cadastro, ou

apenas alguns mais críticos;

Requer mapeamento de processos que disparam as

consultas manuais ou dinâmicas;

Page 11: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Processos que disparam Consultas cadastrais Recomendado mapear o fluxo no ERP

Entrada de novo registro de Cliente ou Fornecedor *

Alteração/Reativação de registro cadastral existente

Entrada de novo Pedido de Cliente

Autorização do Pedido para faturamento/NF-e

Solicitação de Orçamento de COMPRAS para Fornecedor

Emissão de Pedido de COMPRAS para Fornecedor

Consulta de chave de XML de NF-e recebida

Consulta de chave da DANFe no recebimento de mercadoria

Consulta de chave de NF-e recebida após 7 dias

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Page 12: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Integração com Sistemas de Gestão (ERP) Uso do Sistema KeyConsultas-webservice

O Webservice pode ser integrado a qualquer sistema de

gestão do mercado (ERP).

Um maior grau de integração exige customizar telas no

ERP para incluir novas funcionalidades, interferindo nos

processos:

Botão de Consultas para atualização ou reativação de registro

inativo;

Botão de Consultas de revalidação de status de um registro

existente;

Consultas de dados para entrada de novo registro cadastral;

Validação cadastral antes de gerar NFe, na aprovação do pedido;

Importação de dados da consulta para atualizar base no ERP.

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Page 13: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Arquitetura do Sistema Webservice Ambiente Genérico

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WS

Webservice

Distribuidor

Pool de Robôs

(VMs ou Cloud)

Sistema no Data Center Internet

https

Conexão

com ERP

REST e

JSON

Websites alvo das Consultas

Consultas

Certificados

Page 14: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Características do KeyConsultas-webservice

Contratação mensal, como um serviço via web;

Custo fixo mensal para a faixa de volume de consultas estimada

na contratação.

O Webservice gerencia um pool de robôs instalado em outros

servidores (ou em VM) para fazer as consultas;

Gera um arquivo de RETORNO de cada consulta contendo os

dados principais mapeados (tags), e uma cópia do HTML.

Consulta antes da emissão de NFe pode ser on line, mas

requer janela de tempo viável para evitar problema operacional.

Usuário Gestor do contrato tem acesso a painel para relatórios

de uso do Sistema

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Page 15: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Requisitos para Infraestrutura do Sistema Webservice Distribuidor

Requisitos mínimos para o Webservice Distribuidor:

01 Servidor: Dual Core de 2GHz ou superior (local, Cloud ou Hosting dedicado)

4GB de RAM, e HD de 100GB – RAID 0 ou 1

Banco de Dados: instalar na mesma maquina MySQL ou PostgreSQL.

Para os Robôs do Pool (mínimo 02 na mesma infra do Webservice):

Cloud minimo 768KB de RAM e 1 vCPU na VM

Ao optar por VM em máquina local, considerar capacidade da CPU e Memoria

Um IP público por Robô, preferencialmente range Brazil (para o Sintegra)

Sistema Operacional Linux: Ubuntu 12.04 LTS, CentOS 6.0, RedHat, etc.

Banco de Dados: MySQL, PostgreSQL, ou os comerciais SQL Server, Oracle.

Requisitos de Rede: Mínimo de 01 IP público por Robô, e 1Mbps de banda por IP, e 01 IP para o WS Distribuidor.

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Page 16: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Arquitetura do Sistema KeyConsultas-WS Opção 1: Sistema completo na Infra da Contratante

Websites alvo das Consultas

Webservice

Distribuidor

Pool de Robôs

(VMs locais)

Data Center da Contratante Internet

https

Interfaces do

Usurio

Sistema Usuário

ERP Suite

Data

Base

webservice

REST

JSON

Consultas

Certificados

Recomendado: uso de NewRelic ou Zabbix para monitorar recursos do servidor (CPU e Banco

de Dados, etc.).

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Page 17: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Websites alvo das Consultas

Arquitetura do Sistema KeyConsultas-WS Opção 2: Webservice na Contratante e Robôs no Cloud

Webservice

Distribuidor

Pool de Robôs

(Cloud externo)

Data Center da Contratante Internet

https

Interfaces do

Usuário

Sistema Usuário

ERP Suite

Data

Base

webservice

REST

JSON

Consultas

Certificados

Cloud Externo

https

Recomendado: uso de NewRelic ou Zabbix para monitorar recursos do servidor (CPU e Banco

de Dados, etc.).

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Page 18: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Websites alvo das Consultas

Arquitetura do Sistema KeyConsultas-WS Opção 3: Uso externo na Infra do Provedor

Webservice

Distribuidor

Pool de Robôs

(VMs ou Cloud)

Data Center

da Contratante

Internet

https

Sistema Usuário

ERP Suite

Data

Base

webservice

http ou https

Cloud do Provedor

Certificados

Consultas

REST

JSON

Interfaces do

Usuário

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Page 19: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

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Comparativo das opções de Governança

Uso do Portal KeyConsultas-web

ou

Uso do Webservices integrado ao ERP

Page 20: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Comparativo das opções de Governança

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Processos da Governança Uso do Portal KeyConsultas-web Integração do ERP via Webservices

Pré-cadastramento de novos

registros

SIM - operacional

Roda fora do ERP, e transfere arquivo.

SIM - dinâmico

Roda integrado ao ERP

Consulta de situação de

registro inativo/existente

SIM - operacional

Roda fora do ERP, e transfere arquivo.

SIM - dinâmico

Roda integrado ao ERP

Consulta antes de emitir NF-

e mercantil

Operacional PARCIAL:

Requer janela de processamento do lote

SIM - dinâmico

ERP dispara consulta no curso do processo

Saneamento periódico em

Lotes de registros SIM - tarefa padrão operacional

Requer tarefa de processamento batch

pelo ERP antes da análise operaconal.

Manutenção e integração

com a base cadastral do ERP

- Custo BAIXO de integração, e usuários.

- MENOS complexo.

- Custo ALTO de integração, e usuários.

- Um pouco MAIS complexo

Modelo de contratação: Uso mensal como um serviço.

Opcional aquisição do Portal.

Uso mensal como um serviço.

Opcional aquisição do Sistema e infra.

Page 21: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Conclusões sobre as opções de Governança

Sobre o uso do Portal KeyConsultas-web:

Atende melhor aos processos de entrada de novos registros, e saneamento em periódico integral da base (lotes em batch)

Menor custo de integração, licença de usuários, e manutenção;

Sobre o uso do Webservices integrado ao ERP

Atende melhor aos processos de consultas dinâmicas, relacionados com a emissão da NFe e o SPED, no curso dos processos internos.

Maior custo de integração para fazer tudo, além de custo de usuários no ERP, e manutenção.

Aquisição para uso local atende a todos os processos, mas tem maior custo de propriedade, com a infraestrutura e manutenção.

Conclusão sobre o melhor caso de uso (sugerido):

Uso do Portal KeyConsultas-web para o saneamento em lotes de registros, e para o Pré-Cadastramento;

Uso do Webservice integrado ao ERP para consultas dinâmicas antes de emitir NFe ou comprar de fornecedor.

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Page 22: Alternativas de Governanca de processos do Cadastro

Autor: Eduardo Lanna

Obrigado! Entre em contato conosco.

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Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED,

mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!!

Provedor do Sistema KeyConsultas

www.keyconsultasweb.com.br

www.keysupport.com.br

Tel: +(11) 3382-1505 Atend. Coml.

Direto: +(11) 2778-8040

[email protected]