alinhamento de processos com a estratÉgia da...

ALINHAMENTO DE PROCESSOS COM A

ESTRATÉGIA DA ANTT

“Nenhum vento sopra a favor de quem não sabe aonde ir.” Sêneca

novembro 2012

Agenda

• Apresentação do escopo do projeto

• Metodologia

• Gestão de Processos

• Análise da Estrutura Organizacional

• Situação Atual

Escopo do Projeto

• Elaboração e implantação de programa de

reestruturação institucional da ANTT, incluindo remodelagem de processos, com vistas ao desenvolvimento de soluções organizacionais, tecnológicas e humanas necessárias à eficaz e eficiente atuação da Agência.

Etapas do Projeto

• Definição da Cadeia de Processos da ANTT

• Priorização e reprojeto de até 50 (cinquenta) processos de trabalho

• Avaliação da Estrutura Organizacional Atual

• Estruturação do Sistema de Tomada de Decisões da Nova estrutura Organizacional

• Estrutura Organizacional e Recursos Humanos

Metodologia

A metodologia base utilizada foi a Gestão Matricial de Resultados, que consiste sinteticamente em cruzar, como numa matriz, elementos da Agenda Estratégia com elementos da arquitetura organizacional, a fim de permitir a identificação imediata da contribuição de cada equipe de trabalho, unidade organizacional ou processo à estratégia e, a partir disso, promoverem-se as readequações necessárias.

Governo Matricial

Pro

ce

ss

o 1

Pro

ce

ss

o 2

Pro

ce

ss

o n

Gestão de Processos - Etapas

Alinhamento entre processos e estratégia

Desenho da Cadeia de Valor

Mapeamento dos processos

Análise e identificação de oportunidades de

melhoria

Desenvolvimento de propostas de melhoria e

redesenho de processos

Estruturação de sistemática de monitoramento e

avaliação

Implementação da gestão de processos

Alinhamento entre Processos e Estratégia

A gestão de processos iniciou-se com o alinhamento

entre os processos e a estratégia da organização

O resultado desse alinhamento orientou-se no

sentido de sincronizar as atividades para criar

sinergia e alcançar resultados expressivos

Para isso, a metodologia utilizada estabeleceu a

Cadeia de Valor da ANTT

Cadeia de Valor

Com a definição da Cadeia de Valor foram identificados

7 macroprocessos finalísticos e 1 macroprocesso de

suporte organizacional, que inclui outros 15

macroprocessos relacionados a atividades-meio,

congregando aproximadamente 70 a 80 processos de

trabalho.

Cadeia de Valor

Assegurar aos usuários

adequada prestação de serviços de transporte terrestre e exploração

de infraestruturarodoviária e ferroviária

outorgada

MMA

Autorizações

Congresso

Legislação

Entes federados

Apoio operacional

PRF

Relacionamento entes do setor

Pessoas

Força de Trabalho

Consultores

Estudos e pesquisas

Abrati

Demandas da sociedade

Fornecedores

Compras e aquisições

Demais Órgãos reguladores

Normas

Contran

Legislação

MT

Congresso

Sociedade

Iniciativa Privada

Federações de comércio e indústria

Entes federados

Universidades

Organismosinternacionais

Órgãos reguladores de outros países

DNIT

CONIT

Garantir a adequada atuação do mercado regulado

Garantir o atendimento às demandas do usuário

Ampliar Conhecimento do Mercado Regulado

Ampliar o conhecimento do mercado regulado

Ampliar o reconhecimento da Agência pela Sociedade

DNIT


MT


Empresas

Informações

CONIT


Aperfeiçoar o Marco Regulatório

Aperfeiçoar os instrumentos de outorga

Fornecedores Processos Objetivos estratégicos e Missão Clientes

Regulamentação de serviços e infra-estrutura

Regulamentação de serviços e infra-

estrutura

Outorga de concessão e permissão

Elaboração do Plano de Outorga

Execução de outorgas de permissão e concessão

Gestão de Concessão e Permissão

Gestão dos contratos de outorga de passageiros

Gestão dos contratos de outorga de infraestrutura

ferroviária

Gestão dos contratos de outorga de infraestrutura

rodoviária

Gestão da Fiscalização

Planejamento da fiscalização

Gestão do resultado da fiscalização

Processamentos de autos de infração

Execução da fiscalização

Gestão de PD&I

PD&I em gestão e conhecimento

PD&I em tecnologia e infraestrutura

Gestão de Informações

Gestão de informações para o

governo

Gestão de informações para a

sociedade

Processos Finalísticos

Macroprocessos de Suporte Organizacional

Auditoria dos processos

internos de gestão

Assessoramento jurídico

Gestão estratégica

Gestão da fiscalização de

atividades funcionais

Gestão de Ouvidoria

Gestão de Relações

institucionais e

parlamentares

Gestão da Comunicação Organizacional

Gestão documental

Gestão das unidades regionais

Gestão de Tecnologia da informação e comunicação

Gestão de pessoas

Gestão do Planejamento Orçamentário-

Financeiro

Gestão Financeira e

contabil

Gestão de infraestrutura

e logística

Gestão de compras e

contratações

Promover ações de P&D gerados de inovações tecnológicas

Mapeamento dos Processos

Após a definição da Cadeia de Valor foi necessário priorizar os

processos a serem trabalhados, para então seguir com o

mapeamento dos processos em si.

Para cada um dos processos foram conduzidas avaliações de

duas naturezas:

avaliação de seu impacto sobre a estratégia por meio da

atribuição de pesos aos fatores-chave e da avaliação da

intensidade da correlação

avaliação da qualidade de seu desempenho em função do

atendimento às expectativas e necessidades

Priorização dos Processos

Urgência

Aprimorar

Adequar

Melhorar

Desempenho do processo

Imp

acto

so

bre

a E

stra

tégi

a

Ótimo Bom Ruim Crítico

1

2

3

4

Mapeamento dos Processos A plotagem dos processos no quadrante deu-se em oficina com a participação do Diretor-Geral e Superintendentes, a partir de definição de pesos para cada um deles, conforme o impacto sobre a estratégia e o desempenho do processo.

Mapeamento dos Processos

Para o Mapeamento e Redesenho dos Processos foram

realizadas cerca de 160 oficinas de trabalho, que envolveram mais

de 140 componentes do corpo técnico e gerencial da ANTT, com

amplo debate e construção participativa do conteúdo que irão

subsidiar o processo de reestruturação em andamento.

Oficina 1 – Elaboração do Mapa do processo

Oficina 2 – Identificação e priorização dos problemas do

processo

Oficina 3 – Identificação e priorização das causas dos

problemas do processo

Oficina 4 – Elaboração do(s) Cenário(s) de Redesenho(s)

Oficina 5 – Elaboração do Plano de Implementação

Framework da Metodologia

Desempenho do processo

Imp

acto

so

bre

a E

stra

tégi

a

Ótimo Bom Ruim Crítico

1

2

3

4

Problema

Alinhar e priorizar os processos

Mapear o processo

Identificar e priorizar as causas

Cenários de Redesenho

Plano de Implementação

Identificar e priorizar os problemas

Problema 1

Ação 1

Ação 2 Ação 3

Cronograma

Indicadores

Processo

Principais mudanças do processo

Descritivo

Implantação da Gestão de Processos

Para assegurar a efetiva implantação das melhorias propostas, o

monitoramento e a avaliação sistemáticos dos processos mapeados, com

foco na melhoria contínua foram adotadas as seguintes medidas:

• Instituição de Gestores e Chefes de Processos, responsáveis

pelas atividades necessárias à implantação, melhoria e

acompanhamento do desempenho dos processos;

• Criação do Escritório de Projetos e Processos – EPP, no

âmbito do Núcleo de Gestão Corporativa, com o objetivo de

apoiar a implantação de melhores práticas e difundir a cultura

de gerenciamento de projetos e processos na Agência;

• Implantação do Sistema Informatizado de Gestão Estratégica

– GesANTT, que se constitui em ferramenta fundamental ao

registro e sistematização dos dados pertinentes aos

indicadores de desempenho, projetos estruturantes e

processos organizacionais priorizados.

Modelo de Operação EPP

• Atribuições

• Garantir o alinhamento dos projetos e processos com o planejamento estratégico da ANTT

• Estabelecer padrões metodológicos e acompanhar o desenvolvimento dos projetos estratégicos e processos prioritários

• Atuar como unidade de apoio à gestão e execução de projetos e processos

• Implementar e manter uma base de conhecimento de melhores práticas de gestão e garantir sua disseminação

• Viabilizar a implantação de uma cultura voltada para resultados


• Áreas de Serviços do EPP


• Modelo de Governança

•Características

• Patrocínio do Dirigente da Organização

• Capacidade de Articulação da Equipe Responsável


• Papéis e Funções

• Diretoria Colegiada: Acompanhar o desempenho da

estratégia, projetos e processos da ANTT, promover a avaliação

da estratégia da ANTT e direcionar a atuação dos Gestores de

Projetos e Processos;

• Núcleo de Gestão Corporativa: Acompanhar o desempenho

do portfólio de Projetos e Processos da ANTT, elaborar

relatórios sobre o desempenho para os Gestores e Alta

Administração, orientar sobre metodologia de gestão de

projetos e processos e disseminar e fomentar melhores

práticas;


• Papéis e Funções

• Gestor do Projeto ou Processo: Acompanhar o desempenho

do portfólio sob sua responsabilidade, apoiar a resolução de

problemas dos processos e projetos junto aos Chefes,

direcionar o trabalho dos chefes dos processos para ganho de

desempenho e participar dos Ciclos de Monitoramento e

Avaliação Trimestrais

• Chefe de Projeto ou Processo: Liderar a equipe de

participantes do projeto e processo, promover reuniões de

acompanhamento do desempenho e implementação das

ações, realizar reports sobre problemas para o Gestor do

Projeto e Processo, utilizar a metodologia do Escritório de

Projetos e Processos e fornecer feedback ao Escritório de

Projetos e Processos


• Monitoramento e Avaliação

Monitoramento & Avaliação

Mensal

Gestores de Processos e Projetos

Chefes de Processos e Projetos

Núcleo de Gestão Corporativa

Trimestral

Diretoria Colegiada

Estrutura Organizacional

Para a proposição do novo arranjo organizacional da

ANTT foram ainda considerados:

• Análise do trabalho de mapeamento de processos

• Entrevistas com Superintendentes e responsáveis por

áreas críticas da Agência

• Levantamento nas áreas de informações relativas a sua

produção (volume, carga horária, quantidade de

profissionais envolvidos, etc)

• Estudos da legislação atual da ANTT, das deliberações

da Diretoria Colegiada e dos relatórios de informações

existentes na Agência.


Análise de estrutura organizacional atual


A análise da estrutura organizacional da ANTT foi

composta de :

• Avaliação do papel e funções da ANTT

• Diagnóstico do Modelo de Departamentalização

• Alinhamento Matricial da Estratégia

• Desenho da Estrutura

• Desenho (ou revisão) dos Processos de Trabalho

• Avaliação da Força de trabalho

• Identificação dos Sistemas Informacionais

Análise da Estrutura Organizacional

DIRETORIA COLEGIADA

DIREITOR GERAL

PRG

OUVIDORIA

COREG

COMISSÕES DEOUTORGAS

GAB

ASCOM

ASPAR

CEDOC

COESP

SEGER AUDITORIA

GESIC

GEAUD

SUP GESTÃO ESTRATÉGICA (SUDEG)

GER INOVAÇÃO E MODERNIZAÇÃO

GER PLANEJ.E ORÇAMENTO

GER FINANÇAS E CONTABILIDADE

GER GESTÃO DE PESSOAS

GER LICITAÇÕES E CONTRATOS

GER RECURSOS LOGÍSTICOS

GER TEC. DA INFORMAÇÃO

GER GESTÃO DE PESSOAS

URRJ

URMG

URSP

URCE

URRS

URMA

URBA

SUP EXECUTIVA (SUEXE)SUP MARCOS

REGULATÓRIOS (SUREG)

GER ATOS NOR E OUTORGAS

GER DEF. US. E CONCORRÊNCIA

GER AVAL. ECO. E FINANCEIRA

SUP ESTUDOS E PESQUISAS (SUEPE)

GER DE ESTUDOS

GER DE PESQUISA

SUP TRANSPORTES DE PASSAGEIROS (SUPAS)

GER FRETADO PASSAGEIROS

GER REGULAR PASSAGEIROS

GER REGULAÇÃO E OUTORGA

SUP TRANSPORTES DE CARGAS (SUCAR)

GER TRANSP AUTORIZADO

GER FERROVIÁRIO

GER REGROD CARGAS

SUP FISCALIZAÇÃO

GER DE INTELIGÊNCIA

GER FISCALIZAÇÃO

GER FISC CONTATIVOS FER

SUP EXPLORAÇÃO DA INFRAEST. DE RODOVIAS

GER REG . OUT. RODOVIAS

GER FISC. CONT. OPERACIONAL

GER ENG. E INVESTIMENTO

GER REG. OUT. FERROVIÁRIAS

Perspectiva Matricial de Áreas e Funções

GESTÃO

PESQUISA

REGULAÇÃO

FISCALIZAÇÃO ??

PASSAGEIROS INFRAESTRUTURA CARGAS T.A.V ? FISCALIZAÇÃO ??

FU

NÇ

ÃO

ÁREAO modelo matricial precisa de um arranjo coerente entre

funções e áreas

Situação Atual

• Gestão de Processos - o EPP realizou um ciclo

de apoio assistido a todos os processos prioritários,

revendo o desenho, indicadores e planos de

implementação. As atualizações estão sob análise

do EPP, que prepara normativo de redefinição dos

processos a serem acompanhados.

• Estrutura Organizacional - foi solicitado aos

Ministérios de Transportes e Ministério do

Planejamento, Orçamento e Gestão a ampliação do

quantitativo de cargos comissionado para viabilizar a

implantação da nova estrutura proposta.

Elisabeth Braga

Superintendente de Gestão - SUDEG

Agência Nacional de Transportes Terrestres – ANTT

[email protected]

mailto:[email protected]

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