aleph 500.18.01

Aleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008

APRESENTAÇÃO DO MÓDULO AQUISIÇÕES / PERIÓDICOS

Alda GuimarãesInês Barroso

UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01

TABELA DE CONTEÚDOSO que mudou na versão 18.01?

A interface GUI do Módulo de Aquisições

A interface GUI do Módulo de Aquisições /PP

Diagrama do processamento dos periódicos

Diagrama do processamento dos periódicos no SIBUL

Fluxo do processamento dos periódicos

Criar / Seleccionar Registo bibliográfico

Módulo de Aquisições

• Registo de fornecedor

•Registo de assinatura

•Registo de periodicidade

•Registo de entrada de exemplares

• Reclamações

2

UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 O que mudou na versão 18.01?

• Versão 15.02

• Versão 18.01

O que mudou relativamente aos PP?

• A funcionalidade Pesquisa passou a integrar os módulos de AQU,

CAT e EMP.

• Os periódicos passaram a constituir uma secção do módulo de

Aquisições.

• As funções de gestão anteriormente executadas no módulo ADMIN,

passaram a integrar o módulo de AQU na secção Administração.

• O Gestor de tarefas passou a integrar o módulo de AQU, sendo

acessível a partir da Barra de ferramentas do módulo.

CAT AQU EMP EIB ALEPHADM

Barras de ferramentas:

3

A interface GUI do Módulo de Aquisições

• Pesquisa • Periódicos• Pesquisa de encomendas• Administração • Facturas • Encomendas

A barra de navegação tem 6 separadores indicativos das diferentes funcionalidades do módulo:

UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01

4

A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP

UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01

Barra de encomendaBarra do PP

Barra do título

Painelsuperior

Árvore denavegação

Painelinferior

Barra de operaçõesPainel de navegação

Barra detarefas

5

Na secção periódicos há dois modos de trabalho:

• Funcional (1) onde se processa o trabalho de gestão dos

PP

• Resumo (2) que corresponde, grosso modo, ao módulo de

navegação da versão anterior, pois permite redireccionar o PP

activo no separador periódicos para outros separadores

(pesquisa, aquisições, exemplares) ou para outros

módulos (catalogação, empréstimos, EIB) (3)

1

32

UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP

6

• O mapa de navegação (1)no modo funcional apresenta–se sob a forma de árvore com raízes e nós:

•As raízes da árvore, representadas a negrito, (2) correspondem a diferentes etapas do processamento dos PP;

•Os nós ( 3) correspondem a acções desenvolvidas no âmbito das respectivas raízes.

UL, Fevereiro 2008


Modo Funcional

1

2

22

2

2

2

22

3

3

31

2

22

2

3

3

2

2

22

3

1

2

22

2

3

3

2

2

22

3

1

2

22

2

3

3

2

2

22

3

1

2

22

2

3

3

7

UL, Fevereiro 2008


Modo Funcional[O] ControlLista as bases adm a que se quer restringir a entrada de exemplares.

[K] Check InMétodo recomendado para registo de entrada de novos exemplares do PP. A selecção de um item na listagem de exemplares reflecte-se na raíz [E] e respectivos nós.[P] GrupoMétodo alternativo para registo de entrada de exemplares.PadrõesMétodo de previsão de periodicidade através dos campos 853 e 853X.PeriodicidadeMétodo alternativo de previsão de chegada de exemplares. Corresponde ao formulário de exemplares da versão anterior.

8

UL, Fevereiro 2008


Modo Funcional [L] Lista Assinaturas

Contém informações sobre as assinaturas existentes relativas

ao PP seleccionado.

[S] Assinatura

Oferece informação sobre a assinatura seleccionada

em [L]

[N] Padrões

(Ver: nó Padrões sob a raíz [O] Control)

[G] Histórico

É o diário da assinatura seleccionada em [L] .Regista as

intervenções relacionadas com a encomenda e assinatura do

PP.

[I] Exemplares

Contém a listagem de todos os exemplares ligados à

assinatura seleccionada em [L].

[C] Reclamações

[R] Lista circulação

9

UL, Fevereiro 2008


Modo Funcional

[M] Lista de exemplares

Listagem de todos os exemplares do PP, independentemente da

assinatura a que estejam anexados.

[A] Todos Exemplares

Regista os empréstimos, reservas e alterações respeitantes a

todos os exemplares do PP.

[E] Exemplares

Contém informações sobre o exemplar anteriormente

seleccionado em qualquer das listagens [K], [I] ou [M].

[H] Histórico

Regista os empréstimos, reservas e alterações respeitantes ao

exemplar anteriormente seleccionado.

[Z] Histórico Empréstimos

[U] Sumário Empréstimos

Reclamações

10

Funcionalidade comum a todas as raízes e nós:

Cabeçalhos parametrizáveis em todos os tipos de listagens:

Clicar com o lado direito do rato num cabeçalho de uma lista (1) abre uma

janela (2) com uma lista de atributos disponíveis para esse cabeçalho,

que se podem adicionar ou subtrair, conforme for mais conveniente;

Clicar sobre a linha divisória das colunas e arrastando o rato é possível

alterar a largura das colunas.

UL, Fevereiro 2008


2

1

11

12

Diagrama do processamento dos periódicosAleph 500.18.01

AQUAQUCIRCCIRC CATCAT

REGFornecedores

REGAssinatura

REGPeriodicidade

REGExemplares

Pesquisa ULB01Pesquisa ULB01

Seleccionar REG.BIBSeleccionar REG.BIB

Criar REG BIBCriar REG BIB

CatalogaçãoCatalogaçãoAquisições/Periódicos

Facturas PPEncomendas PesquisaPesquisa deencomendas

ADM

UL, Fevereiro 2008

UL, Fevereiro 2008

Diagrama do processamento dos periódicos no SIBULAleph 500.18.01

REGISTO BIBLIOGRÁFICO

REGISTO ADM REGISTO ADM

BASE ADM

ULB63

BASE ADM

ULB63

ULB63 ULB63

REG. Fornecedor

63CDE 63CDE

REG. Assinatura

REG. Periodicidade

REG. Exemplares

REG. Fornecedor

REG. Assinatura

REG. Periodicidade

REG. Exemplares

BASE ADMULB…

BASE ADMULB…

13

REGISTO BIBLIOGRÁFICO

REGISTO ADM REGISTO ADM

BASE ADM

ULB63

BASE ADM

ULB63

ULB63 ULB63

REG. Fornecedor

63CDE 63CDE

REG. Assinatura

REG. Periodicidade

REG. Exemplares

REG. Fornecedor

REG. Assinatura

REG. Periodicidade

REG. Exemplares

BASE ADMULB…

BASE ADMULB…

Bases ADM

Criar / Seleccionar registo de fornecedor

Criar registo de assinatura

Criar registo de periodicidade

Criar registo de exemplar

Aleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008

Fluxo do processamento dos periódicos

Base ULB01

Criar / Seleccionar registo bibliográfico

14

Aleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008

Pesquisar registo bibliográfico a partir do módulo de aquisições

• Clicar em Pesquisa (1)• Seleccionar Percorrer (2)• Escolher o índice pretendido (3)• Efectuar a pesquisa (4)

2

1

43

43

2

1

43

2

1

43

Módulo de Aquisições -

Seleccionar registo bibliográfico

15

• Visualizar registo seleccionado (5), caso exista na ULB01

1

2

5


Seleccionar registo bibliográficoAleph 500.18.01

UL, Fevereiro 200816

• Seleccionar Ficheiro na barra de navegação superior e seleccionar base ADM (6); seleccionar Periódicos no painel inferior (7)


Seleccionar registo bibliográficoAleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008

6

7

17

Aleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008

Se não existir na base ULB01 o registo bibliográfico:• Seleccionar Ficheiro (1)• Seleccionar mudar de módulo (2)• Escolher Executar catalogação (3)

1

32


Seleccionar registo bibliográfico

18

1. Seleccionar Catalogação na barra de navegação superior

2. Seleccionar a opção Abrir template

Módulo de Catalogação -

Criar registo bibliográficoAleph 500.18.01


3. Seleccionar o template de publicação periódica:

pp.mrc (ulb01)




4. Abrir o template seleccionado

5. Catalogar o periódico

6. Enviar para o servidor






UL, Fevereiro 2008

7. Clicar em Ficheiro

8. Seleccionar base ADM

9. Voltar a Ficheiro

10. Seleccionar Mudar módulo

11. Escolher Aquisições/Periódicos

22

Ambiente de Trabalho

• Na secção Administração (1) escolher Fornecedores (2)


Registo de fornecedorAleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008

1

2

23

• Verificar se o fornecedor existe na base administrativa (em qualquer das suas sub-bibliotecas)






UL, Fevereiro 2008

Se já existir na base ADM mas tiver sido criado por outra sub-

biblioteca:• Clicar em Adicionar no painel superior (1)• Seleccionar a nova sub-biblioteca (2)• Clicar em OK na janela Adicionar nível (3)

31

2

31

25



UL, Fevereiro 2008

• Clicar em Adicionar no painel inferior (4)

• Verificar no painel superior se o fornecedor passou a constar na sub- biblioteca a que o adicionámos. (5)

4

55

4

Painel superior

26



UL, Fevereiro 2008

Se não existir na base ADM: • Clicar em Adicionar no painel superior (1)• Preencher o formulário no painel inferior (2)• Clicar em Adicionar (3)

2

3

111

27


Registo de assinaturaAleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008

Ambiente de Trabalho• Na secção Periódicos seleccionar o modo Funcional (1)• Seleccionar Ficheiro e ligar à base ADM (2)• No ícone Periódicos escolher o índice para chamar o registo a que se

quer ligar uma assinatura (3)• Seleccionar Lista Assinaturas (4)

4

1

4

23

1

28

Ambiente de Trabalho



UL, Fevereiro 2008

Adiciona assinaturas à lista

Abre um novo ciclo deperiodicidadepara umaassinatura

Adiciona manifestações a uma assinaturaGrava as modificações

feitas no registo de assinatura

Painelsuperior

Painelinferior

Abre um novo ciclo deperiodicidadepara umaassinatura

Adiciona manifestações a uma assinaturaGrava as modificações

feitas no registo de assinatura

Painelinferior

29

Se não existir assinatura na base ADM

No painel superior clicar em Adicionar (1) para abrir no painel

inferior o formulário (2) para o registo da assinatura



UL, Fevereiro 2008

1

2

30

• Preencher os campos do formulário no painel inferior (3)

• Clicar em Adicionar no painel inferior (4)



UL, Fevereiro 2008

3

4

31



UL, Fevereiro 2008

A assinatura criada pela sub-biblioteca ULB63 para o PP constitui a cópia 1 na base ADM

32

Se já existir assinatura na base ADM



UL, Fevereiro 2008

1. Seleccionar no painel superior a assinatura pretendida

2. Clicar Adicionar / Duplicar no painel superior

33



UL, Fevereiro 2008

3. Alterar no formulário os campos considerados necessários4. Clicar Adicionar no painel inferior

34



UL, Fevereiro 2008

A assinatura criada pela sub-biblioteca 63CDE para o mesmo PP constitui a cópia 2 na base ADM.

O registo BIB 518314 tem quatro registos de assinatura associados:• os três primeiros são manifestações da cópia 1, pertencente à ULB63,

referenciados sequencialmente pelo mesmo número 1•O quarto é a única manifestação da cópia 2, pertencente à 63CDE,

referenciado sequencialmente pelo número 2

35



UL, Fevereiro 2008

Adicionar outra assinatura ao PP na mesma sub-bibliotecaAdicionar outra assinatura ao PP na mesma sub-biblioteca• Seleccionar a assinatura pretendida• Clicar em Adicionar/Duplicar no painel superior• Proceder às alterações no formulário• Clicar em Adicionar no painel inferior

A ULB63 tem 3 assinaturas para o mesmo PP (identificadas pelos nºs 1, 3 e 4 na sequência;A 63CDE continua a ter só uma assinatura para o mesmo PP (com duas manifestações)

36

Para corrigir ou modificar um campocorrigir ou modificar um campo do registo de assinatura :

• Seleccionar a assinatura a modificar no painel superior (1)• Proceder às alterações no painel inferior (2)• Clicar no botão Gravar (3)

1

2

3




O Aleph contempla dois modos de predição dos intervalos

de publicação dos PP:

• Padrões Padrões (Baseado nos campos 853/853X)(Baseado nos campos 853/853X)

• PeriodicidadePeriodicidade (Baseado num formulário)

O mesmo registo BIB pode estar associado a estes dois tipos de registo de periodicidade desde que eles provenham de bases ADM diferentes

Dentro da mesma base ADMmesma base ADM, todas as sub-bibliotecas têm

que optar por umum destes dois tipos de registo de periodicidade


Registo de periodicidadeAleph 500.18.01


1

3

2

3

5

4

Criar registo deCriar registo de periodicidade periodicidade PadrõesPadrões

• Seleccionar separador PP (1)• Seleccionar modo Funcional (2)• Seleccionar Padrões (Aceder em Control ou Assinatura) (3)• Seleccionar separador Padrões (4)• Clicar em Adicionar (5)

Aleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008


Registo de periodicidade

39

67

9

8

67

9

8

Aleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008



Criar registo deCriar registo de periodicidade periodicidade PadrõesPadrões

• Seleccionar separador 3. Padrão no painel inferior (6)• Clicar em Template (7)• Seleccionar um template da lista (8)• Clicar em Adicionar (9)

40

• Seleccionar o separador Nível XNível X no painel superior (10)

• Clicar em Adicionar no painel superior(11)

Aleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008



10

11

Adaptar o Padrão à especificidade do PPAdaptar o Padrão à especificidade do PP

41

• Escolher a assinatura a que se quer aplicar o padrão (12)• Preencher os campos de enumeração e cronologia

definidos pelo padrão escolhido, de acordo com as

especificidades do PP (13)• Clicar em Adicionar no painel inferior (14 )

Aleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008



13

1312

1314

13

42

• Clicar em Periodicidade para visualizar e validar o ciclo de

periodicidade gerado (15)• Clicar em Modificar para corrigir um Padrão: o registo é

enviado para o módulo de catalogação (16)• Clicar em Abrir para gerar um novo ciclo de periodicidade (17)

Aleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008



17

1617

43

Criar registo deCriar registo de periodicidade periodicidade FormulárioFormulário

• Seleccionar registo bibliográfico (1)• Seleccionar Periodicidade (2)• Preencher formulário (3)• Clicar em Adicionar no painel superior (4)

3

5

4

2

3

Aleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008



5

4

2

3

4

3

1

2

4

3

1

2

44

Criar registo deCriar registo de periodicidade periodicidade FormulárioFormulário• Verificar no painel inferior se o perfil gerado corresponde

ao pretendido(6)• Proceder às eventuais alterações no formulário e clicar

gravar(7) • Clicar Abrir(8)

6

86

8

7

Aleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008



45

O controlo de exemplares pode ser efectuado de dois modos:

Check InCheck In

Método recomendado para dar entrada a novos exemplares.

Vantagem: Permite a restrição por sub-biblioteca.

GrupoGrupo

Método alternativo para registo de entrada de exemplares.

Vantagem: Permite fundir exemplares (entrada de nºs duplos).


Registo de entrada de exemplaresAleph 500.18.01


Check InCheck In

• Seleccionar base ADM (1)• Seleccionar registo pretendido (2)• Seleccionar Control (3)• Seleccionar a sub-bibloteca que

possui a(s) assinatura(s) do PP (4)

e clicar botão Gravar à direita• Seleccionar Check In (5)



UL, Fevereiro 2008

5544

33

22

11

47



UL, Fevereiro 2008

• Seleccionar o (s) exemplares a recepcionar

• Clicar recepcionar

Check InCheck In

48

• Clicar chegada

• Clicar Sair



UL, Fevereiro 2008

Check InCheck In

49

Painel superior: apresenta em cada linha o nºde cópias de

cada exemplar

Painel inferior: apresenta o registo do exemplar

seleccionado

O filtro por sub – biblioteca não se aplica à vista Grupo



UL, Fevereiro 2008

GrupoGrupo

50

Os separadores no painel superior seleccionam diferentes possibilidades de visualizar os exemplares do grupo



UL, Fevereiro 2008

GrupoGrupo

51

Painel inferior

Verificar/corrigir dados do

exemplar

Painel superior

Seleccionar exemplare(s) a

recepcionar

Clicar em Recepcionar

1

2

1 2

1

32



UL, Fevereiro 2008

GrupoGrupo

Janela Lista Check-in

Clicar em Chegada

3

52

Recepção de nºs duplos / GrupoGrupo

Seleccionar os exemplares que se pretende juntar

• Clicar em Juntar

• Corrigir os campos no registo aberto no painel inferiorde acordo com os dados de publicação (enumeração e descrição)

• Clicar em Actualizar




Recepção de nºs duplos / Check InCheck In• Seleccionar e apagar um dos exemplares (painel superior)

• Seleccionar o outro exemplar e proceder às alterações de acordo com os dados de publicação (painel inferior)

• Clicar em Gravar (painel inferior)




Recepção de nºs extraordinários / GrupoGrupo



UL, Fevereiro 2008

• Clicar Adicionar ou Duplicar• Actualizar campos de numeração e cronologia (Separador 2 no painel inferior)• Apagar o campo Descrição • Clicar Adicionar para acrescentar o novo nº (painel inferior)• Clicar Recepcionar (painel superior)

55

Recepção de nºs extraordinários / Check InCheck In



UL, Fevereiro 2008

• Clicar em Adicionar ou Duplicar (painel superior)

• Actualizar os campos de numeração e cronologia: Separador 3 do painel inferior (Níveis Periódico)

• Apagar o campo Descrição

• Clicar em Adicionar para acrescentar o novo número

56

• Existência de um registo de periodicidaderegisto de periodicidade onde constem todos os exemplares esperados e respectivas datas de chegada

• Existência de um registo de assinaturaregisto de assinatura onde se assinale a opção “sim” relativamente ao envio de reclamações (separador 3 – Info Assinatura(2) do formulário de assinatura)

• Existência de um registo de fornecedorregisto de fornecedor onde se estabeleça a forma de envio da reclamação

Aleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008


Reclamações

Pré-requisitos para processamento automático das reclamações:

57

Métodos:

• Através do botão ReclamarReclamar em [K] Check InCheck In

• Através da opção ServiçosServiços da barra de ferramentas do

módulo Aquisições/PP:

• Orders and ClaimsOrders and Claims (Claim Report for SerialsOrders acq-Claim Report for SerialsOrders acq-

1919) aplicável a novas encomendas de PP cujo(s)

exemplar(es) não chegaram na data prevista;

• SerialsSerials (Print Claim Letters/Report serial-44):(Print Claim Letters/Report serial-44): aplicável a

todos os exemplares que não chegaram nas datas previstas

Aleph 500.18.01

UL, Fevereiro 2008


Reclamações

58

Módulo de Aquisições - ReclamaçõesAleph 500.18.01


aleph 500.18.01

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