Administrativo

Significado do 5SSignificado do 5S

UtilizaçãoUtilização, Seleção, Descarte, Classificação, Organização

OrdenaçãoOrdenação, Arrumação, Organização

LimpezaLimpeza, Inspeção, Zelo

SaúdeSaúde, Padronização, Higiene, Asseio, Bem-estar

AutodisciplinaAutodisciplina, Disciplina, Autocontrole, Respeito

SSEIRIEIRI

SSEITONEITON

SSEISOEISO

SSEIKETSUEIKETSU

SSHITSUKEHITSUKE

整理整頓清掃清潔躾

5S ADMINISTRATIVOFundamentos Básicos

5S como um processo educacional 5S como ferramenta para eficácia

administrativa (escritórios como “Fábrica de Informações”)

5S voltado para o ambiente administrativo (Etapa 1) e para a função administrativa (Etapa 2)

Busca contínua de padrões de referência mundial

5S ADMINISTRATIVOEstratégia de Implantação

Parte 1 - 5S do Ambiente3S nos ambientes físicos

Combate ao desperdício de recursos materiais Combate à bagunça e ao desperdício de tempo Combate à sujeira em ambientes coletivos

5S nos ambientes físicos Manutenção dos 3S nos ambientes físicos Criação de um ambiente de trabalho saudável Práticas de Atitudes de qualidade

SEIRIÉ saber utilizar sem desperdiçar.

Vamos combater o desperdício de recurso! Analise cada recurso que você mantém no ambiente. Retire todas as

coisas e documentos das gavetas, armários e outros compartimentos. Coloque de volta apenas o que você usa. Mantenha próximo de você apenas o que você usa com muita freqüência e na quantidade adequada. O que você usa de vez em quando, deixe em um local mais afastado e que possa ser usado por outras pessoas. Aquilo que você não usa mais, descarte-o do ambiente, enviando-o para possíveis interessados ou colocando-o no lixo. Verificar se o histórico de consumo justifica a manutenção da quantidade observada no local.

Evite excessos. Tenha somente o necessário e na quantidade necessária.

Evite descartar aquilo que ainda pode ser usado. Evite manter no local de trabalho objetos ou documentos pessoais que

você não usa com freqüência. Mantenha as instalações e os recursos em boas condições de uso, de

forma que não gerem riscos ou perdas.

SEITONÉ saber organizar para facilitar o acesso e a reposição.

Vamos combater a bagunça e o desperdício de tempo!

Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar. Defina o local de guarda de cada recurso móvel, visando a facilidade de acesso, a reposição, a segurança, o conforto e a preservação. Isto inclui objetos pessoais como bolsa, pasta, casaco, paletó, sobretudo, guarda-chuva, sapatos, etc.

Guarde os recursos de forma que seja fácil a sua localização visual. Recursos colocados por trás, muito acima ou muito abaixo da linha de visão do usuário na posição de pé, obrigando-o a inclinar-se ou subir em um suporte (banco ou escada), dificultam a localização visual.

Evite misturar recursos de características muito diferentes ou largar os recursos úteis diretamente no piso ou sobre armários.

Identifique e sinalize recursos, locais e postos de trabalho para evitar perda de tempo e riscos para você e para outras pessoas que freqüentam o ambiente ou utilizam os recursos.

SEISO

É saber usar sem sujar. Vamos combater a sujeira!

A melhor pessoa para manter o ambiente limpo é você. A limpeza feita pelo próprio usuário do ambiente contribui para a redução da sujeira, o combate à fonte de sujeira, a identificação e eliminação de locais de difícil acesso, a identificação de problemas de conservação, a identificação de malefícios provocados pela sujeira e a melhoria do ambiente de trabalho.

Mesmo quando a limpeza do ambiente é feita por pessoal especializado, cabe a você evitar a geração de sujeira e indicar os pontos onde a sujeira se esconde.

Use adequadamente os locais de uso coletivo. Sempre que sair destes locais, deixe-os limpos e organizados, adequados para serem usados por outros.

Analise se as lixeiras e outros coletores de recursos inúteis ao ambiente facilitam a manutenção da limpeza e a remoção do material descartado (quantidade, localização, conservação, higiene, tipo, tamanho, sinalização, identificação, freqüência de retirada do lixo e prática da coleta seletiva. Dê sugestões de melhorias.

SEIKETSU

É saber cuidar da saúde física e mental. Vamos criar um ambiente de trabalho saudável!

Identifique os recursos de acordo com um padrão. Caso ainda não existam alguns deles, dê sugestões.

Discuta com a equipe as Regras de Convivência para os comportamentos que incomodam algumas pessoas, até chegar a um consenso.

Tenha uma preocupação efetiva e pró-ativa com relação à saúde e higiene do trabalho. Verifique se existem problemas de ergonomia. Se há desconfiança, solicite um estudo de um especialista.

Invista na sua saúde física e mental. Exemplos: Cuide da higiene pessoal (limpeza das roupas e calçados, barba, cabelo, higiene bucal, etc.); Pratique exercícios de relaxamento; Previna e/ou elimine doenças contraídas fora do trabalho (obesidade, dependência química, câncer, stress, sedentarismo, etc.); Crie o hábito de se integrar com outros colegas de trabalho (confraternizações, torneio de jogos, etc.); Discuta com a equipe uma decoração adequada para o seu ambiente (quadros, plantas, fotos e outros elementos ornamentais), etc.

SHITSUKE

É cumprir rigorosamente o estabelecido. Vamos ter atitudes de qualidade!

Honre a sua palavra. Ela é sagrada. Cumpra rigorosamente todos os compromissos assumidos na data e horário definidos. Na impossibilidade, faça contato o mais rapidamente possível com as pessoas afetadas, tentando contornar o atraso e até estabelecendo um novo acordo, quando for o caso. Evite repetir impontualidades.

Cumpra rigorosamente os acordos, normas e regras independente de cobranças. Aquilo que você não concorda, apresente sugestões aos responsáveis, mas respeite o que foi consensado e/ou definido.

Analise se as suas atitudes estão prejudicando outras pessoas, direta ou indiretamente. Seja humilde e tente mudar a forma de agir quando a sua consciência reconhece isto. Peça o apoio das pessoas mais próximas, pois não é fácil mudar uma hábito adquirido e praticado ao longo de toda a sua vida.

5S ADMINISTRATIVOEstratégia de Implantação

Parte 2 - 5S da Função5S no Computador

Estruturação do tratamento das informações virtuais Autodisciplina no tratamentos das informações

virtuais

5S nas Funções Administrativas Posto de trabalho como fábrica de informações

5S no Computador As 10 Regras de Ouro para fazer o seu computador

uma Fábrica Virtual de Excelência!1. O acesso aos arquivos virtuais deve obedecer a mesma lógica que os

arquivos físicos.

2. Dedique um dia para analisar todos os documentos de rede, e-mail e CPU. Exclua aqueles que você não usa. Para facilitar, coloque-os em ordem cronológica e suspeite daqueles mais antigos.

3. Verifique se os arquivos úteis estão salvos com denominações facilmente compreensíveis e se estão guardados nos diretório apropriados.

4. Dê uma denominação aos arquivos virtuais de forma que sejam reconhecidos sem precisar abri-los.

5. Separe os arquivos particulares dos arquivos da sua função em diretórios diferentes.

5S no Computador As 10 Regras de Ouro para fazer o seu

computador uma Fábrica Virtual de Excelência!

6. Defina um padrão de denominação para todos os arquivos e diretórios compartilhados.

7. Acostume-se em não guardar arquivos desnecessariamente; em não acumular e-mail em caixas de entrada; em esvaziar a lixeira; em não passar "correntes"; em não enviar cópias desnecessariamente e em não arquivar, em dois lugares, os anexos recebidos.

8. Dê um destino efetivo no primeiro contato com o e-mail. Lembre-se que este é o momento mais adequado para você tratá-lo. Faça uma crítica quando receber e-mails desnecessários e carregados de figuras em que nada acrescentam.

9. Estabeleça um período para fazer uma análise dos arquivos guardados buscando eliminar os desnecessários.

10. Evite deixar para o dia seguinte a resposta para os e-mail recebidos hoje.

5S na Função As 10 Regras de Ouro para fazer do seu

Escritório uma Fábrica de Informações!1. Identifique para que (objetivo) e para quem (processo

seguinte) você realiza cada uma de suas atividades de rotina, iniciando por aquelas que mais consomem o seu tempo.

2. Verifique com o processo seguinte quais as necessidades dele (como ele precisaria ser atendido) e de que forma você está atendendo atualmente, levando em consideração os seguintes aspectos: qualidade, meio de informação e prazo.

5S na Função As 10 Regras de Ouro para fazer do seu

Escritório uma Fábrica de Informações!3. Planeje uma forma de atendê-lo atuando nas causas que

atualmente dificultam o atendimento. Exemplo: Falta de recursos – Providencie os recursos adequados. Se

necessário, discuta com o seu líder; Falta de conhecimento ou habilidade – Planeje uma forma de

corrigir esta deficiência com auto-aprendizagem, com outros colegas e, se necessário, participando de um curso específico;

Deficiência de outras áreas ou pessoas – Comporte-se como um cliente interno, apresentando às outras áreas e/ou pessoas as suas necessidades (qualidade, meio de informação e prazo).

Falta de tempo – Desconfie do tempo que você perde por não praticar o 5S ou por ser afetado por pessoas que não o pratica. Lembre-se que o somatório de pequenas perdas poder representar uma grande perda no final do dia, da semana e do mês. Esteja seguro de que você está realmente sobrecarregado antes de argumentar para o seu líder.

5S na Função As 10 Regras de Ouro para fazer do seu

Escritório uma Fábrica de Informações!4. Procure simplificar ao máximo o seu dia-a-dia, evitando acumular

pendências e sendo eficaz na comunicação, utilizando o meio mais apropriado (contato pessoal, contato telefônico, documento físico e documento virtual).

5. Seja eficaz nas reuniões. Seja seletivo, verificando a necessidade real da reunião, da sua participação, da duração e das informações necessárias. Resista a comparecer a reuniões marcadas em cima da hora. Seja pontual e cobre pontualidade no início e no final. Critique a cultura de se marcar um horário para se começar em outro e de se estender a reunião além do horário previsto.

6. Seja cordial, mas objetivo, nas consultas e nos contatos. Não permita que as pessoas roubem, com muita facilidade, um de seus recursos mais preciosos: o tempo.

5S na Função As 10 Regras de Ouro para fazer do seu

Escritório uma Fábrica de Informações!7. A sua mente obedece ao seu hábito. Acostume-se a

dimensionar o seu tempo para 80% do horário de trabalho. Estabeleça compromissos em horários de saída do trabalho (curso, esporte, encontros sociais, etc.).

8. Dedique parte de seu tempo para atividades estratégicas e de melhorias.

9. Dedique parte de seu tempo para atividades de descontração (cafezinho, almoço, confraternização no trabalho, etc.).

10. Evite levar trabalho para casa.

Metodologia de ImplantaçãoSensibilização da alta e da média gerências

Auditoria

Plano de Ação

Ações de Melhorias

Consolidação dos 3 primeiros “S”?

Estruturação do Comitê Treinamentos com ênfase nos 3 primeiros “S”

3S

Lançamento do 5S e ações sistemáticas de descarte, ordem e limpeza

Discussão de Metas

Ações sistemáticas de saúde, padronização e autodisciplina

5S

Treinamentos com ênfase no 2 últimos “S”

Certificação

Consolidação do 5S?

Benefícios do 5S Descarte de documentos e recursos obsoletos, alguns podendo ser

aproveitados em outros locais Disponibilização dos excessos e manutenção de quantidade estritamente

necessária Utilização adequada dos recursos e materiais de consumo, combatendo o

desperdício Compartilhamento de recursos utilizados com pouca freqüência Conservação das instalações e dos recursos produtivos e de apoio Acesso à recursos e aos documentos com rapidez e conforto Layout adequado Manutenção sobre a mesa de documentos que serão processados no

próprio dia Ordem de locais fechados (gavetas, armários, arquivos, etc.) Ordem dos recursos no ambiente promovendo bem-estar e uma imagem

positiva.

Manutenção da limpeza no posto de trabalho através da cultura de não sujar e de atacar as fontes de sujeira.

Manutenção da ordem e da limpeza em ambientes de uso coletivo (banheiro, copa, copiadora, corredores, salas de reunião, etc.).

Descarte adequado do papel e do lixo. Definição de regras de convivência Ambientes ergonômicos e exercícios de relaxamento físico e/ou mental Padronização de identificações e móveis Tratamento adequado de arquivos e comunicações por meio virtual Otimização do tempo pela pontualidade em reuniões e cumprimento de

prazos Respeito mútuo, independente do nível hierárquico Cumprimento voluntário ao que for acordado, incluindo às regras de

convivência Menor informalidade e burocracia Menor sobrecarga de e-mails Redução do “stress”

Benefícios do 5S

5S - Fatores de Fracasso

• Falta de entendimento dos conceitos, principalmente pelas lideranças

• Falta de um plano estratégico• Acreditar que o “dia da grande limpeza”

consolida o 5S• Ter pressa na execução • Fazer o 5S para os outros (clientes e

auditores)

5S - Fatores de Sucesso

• Liderança do Número 1

• O homem como o fim. O ambiente como o meio.

• 5S como um processo estratégico

• Participação de toda a Organização

• Promoção contínua

• Escolha da estratégia correta (usar lideranças para a condução no dia-a-dia)

O Papel das Lideranças

• Realizar visitas periódicas às instalações com o foco para o 5S

• Inserir o 5S como pauta de reuniões periódicas • Fazer avaliação nos pontos críticos (realização de

treinamentos, realização do lançamento de 5S, análise das avaliações)

• Introduzir o padrão de 5S na análise de resultados das instalações sob responsabilidade de cada um dos profissionais de nível imediatamente inferior

• Participar ativamente de eventos relacionados ao 5S• Dar o exemplo

CONCLUSÃO

5S é um processo educacional 5S é um processo participativo (não é

voluntário) 5S é um termômetro do gerenciamento 5S é o melhor vendedor 5S é a Base para a excelência de gestão.