administração de materiais

FESPICSP

INSTITUTO DE CINCIAS SOCIAIS DO PARAN Mantenedora: Fundao de Estudos Sociais do Paran CGC/MF: 76.602.895/0001-04 Inscr. Estadual: Isento Rua General Carneiro, 216 - Fone/Fax (041)264.3311 CEP 80060-150 - Curitiba Pr Internet: http://www.fesppr.br

CURSOS ADMINISTRAO HOSPITALAR COMRCIO EXTERIOR

CONTEDO PROGRAMTICO

DISCIPLINA: ADMINISTRAO DE MATERIAIS E RECURSOS PATRIMONIAIS DOCENTE: ANTONIO CARLOS MOROZOWSKI CARGA HORRIA: 108 horas/aula SRIE: 3 EMENTA: Introduo. Evoluo e conceitos de administrao de materiais. Funes e objetivos da administrao de materiais. Localizao e alcance da administrao de materiais nas organizaes. Normalizao e qualidade. Armazenamento de materiais. Movimentao de materiais. Agente comprador. Classificao de Compras. Determinao das exigncias. Agrupamento de materiais. Classificao, estoques, armazenagem, gesto econmica dos estoques, racionalizao dos estoques, inventrio dos estoques. Classificao dos materiais. Mtodos de controles.

OBJETIVOS

Objetivo geral Fornecer ao aluno uma viso sistmica da administrao de materiais, capacitando-o a utilizar instrumentos de organizao, controle e gesto para a determinao de pontos de controles e tomadas de decises. Possibilitar ao aluno conhecer mtodos de anlise de gesto de materiais e recursos patrimoniais, aplicando-os na Anlise Crtica da realidade organizacional.

Objetivos especficos: Com os contedos abordados no programa dessa disciplina espera-se que o aluno possa: Desenvolver a capacidade analtica e prescritiva dos alunos para que possam compreender na prtica a utilidade e aplicabilidade dos elementos de controles e de gesto de materiais como recursos metodolgico para anlise racional de processos empresariais e das rotinas administrativas da administrao de materiais.

METODOLOGIA DE ENSINO

Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski

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A metodologia de ensino baseia-se em aulas expositivas com uso de recursos audiovisuais; seminrios e debates; discusso dirigida; exerccios prticos, anlises/ estudos de caso, exerccios prticos, trabalhos extra-classe, favorecendo a articulao teoria versus prtica.

RECURSOS Recursos de hardware necessrios: Projetor de imagem direta do computador; retroprojetor convencional; microcomputador compatvel; agenda eletrnica; acesso a internet; intranet. b) Recursos de software necessrios: Pacote Office da Microsoft (word, excel, access, powerpoint); controle de projeto da Microsoft; editor de fluxogramas e diagramas (flow-chart); editor de layout.

AVALIAES O desempenho individual o aluno ser medido por 1 (uma) prova individual a cada bimestre e uma segunda avaliao relativa a Participao em Sala obtida atravs de processos de micro-avaliaes (exerccios prticos, trabalhos de campo, alm de outros meios que sejam acordados no decorrer de cada bimestre ); Como regra geral e, para efeito de avaliao de eventuais trabalhos fora de sala, somente tero direito a nota mxima (valor integral) os alunos que entregarem os trabalhos acadmicos nas datas previamente estipuladas para a entrega ou realizao das micro - avaliaes.

BIBLIOGRAFIA 1. BSICA

MARTINS, Petrnio Garcia, Paulo Renato Campos Alt. Administrao de materiais e recursos patrimoniais. So Paulo: Saraiva, 2000. 2. DIAS, Marco Aurlio P. Administrao de materiais: uma abordagem logstica. - 4 ed. - So Paulo: Atlas, 1993. 3. FERNANDES, Jos Carlos de F. Administrao de material: um enfoque sistmico. Rio de Janeiro: LTC, 1981 4. POZO, Hamilton. Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais - uma abordagem logstica. - So Paulo: Atlas, 2001. COMPLEMENTAR 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. ARAJO, Jos Serqueira. Administrao de compras e armazenamento. So Paulo: Atlas, 1978. Ballou, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organizao e logstica empresarial. 4. Ed. - Porto Alegre: Bookman, 2001. CHING, Hong Yuh. Gesto de estoques - supply chain. So Paulo: Atlas, 1999. MOURA, Reinaldo A. Armazenamento e distribuio fsica. So Paulo: IMAM, 1997 POZO, Hamilton. Administrao de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logstica. - So Paulo: Atlas, 2001. Revista Exame. Revista HSM Management. Apostila do Prof. Antonio Carlos Morozowski.

PROGRAMA - 108 horas / aula Aula n 01 02 03 04 Assunto Abordado Introduo Introduo Introduo Enfoque Sistmico2


05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65

Enfoque Sistmico Enfoque Sistmico Enfoque Sistmico Subsistemas especficos Subsistemas especficos Informao Sistmica Organizao e Estrutura do Sistema de Adm. Materiais Polticas de Adm. de Materiais Terminologias empregadas na Adm. Materiais Terminologias empregadas na Adm. Materiais Terminologias empregadas na Adm. Materiais Terminologias empregadas na Adm. Materiais Terminologias empregadas na Adm. Materiais Terminologias empregadas na Adm. Materiais Terminologias empregadas na Adm. Materiais Gesto Econmica dos Estoques Gesto Econmica dos Estoques Gesto Econmica dos Estoques Natureza / Anlise e Previso Informaes Quantitativas e Qualitativas Tcnicas de Previso de Estoques Tcnicas de Previso de Estoques Tcnicas de Previso de Estoques Tcnicas de Previso de Estoques Exerccios Tericos / Prticos - Correo - Explicao Exerccios Tericos / Prticos - Correo - Explicao Controle de Estoques Controle de Estoques Custos na Adm. Materiais Custos na Adm. Materiais Custos na Adm. Materiais Taxa de Estocagem / Estoque Mdio Taxa de Aquisio / Faixa Econmica Lote Econmico / Faixa Econmica Lote Econmico / Faixa Econmica Exerccios Exerccios Exerccios Exerccios Exerccios Determinao Simplificada de Freqncia Classificao ABC dos Estoques Classificao ABC dos Estoques Classificao ABC dos Estoques Classificao ABC dos Estoques Classificao ABC dos Estoques Classificao ABC dos Estoques Classificao ABC dos Estoques 1 Avaliao 1 Avaliao Apresentao dos Requisitos para Elaborao de Trabalho Estoque de Proteo / Segurana / Mnimo Estoque de Proteo / Segurana / Mnimo Estoque de Proteo / Segurana / Mnimo Estoque de Proteo / Segurana / Mnimo Estoque de Proteo / Segurana / Mnimo Estoque de Proteo / Segurana / Mnimo Estoque de Proteo / Segurana / Mnimo Estoque de Proteo / Segurana / Mnimo Mtodos de Valorizao de Estoques Mtodos de Valorizao de Estoques3


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Mtodos de Valorizao de Estoques Mtodos de Valorizao de Estoques Mtodos de Valorizao de Estoques Mtodos de Valorizao de Estoques Mtodos de Valorizao de Estoques Exerccios Exerccios Exerccios Exerccios Compras - Organizao e Sistemas Compras - Organizao e Sistemas Compras - Organizao e Sistemas Compras - Organizao e Sistemas Compras - Organizao e Sistemas Compras - Organizao e Sistemas Compras - Organizao e Sistemas Compras - Organizao e Sistemas Compras - Organizao e Sistemas Compras - Organizao e Sistemas Compras - Organizao e Sistemas Compras - Organizao e Sistemas Compras - Organizao e Sistemas Compras - Organizao e Sistemas Palestra Palestra Compras - Organizao e Sistemas Compras - Organizao e Sistemas Compras - Organizao e Sistemas Armazenagem Armazenagem Necessidade de Espao Fsico Localizao de Depsitos Inventrio fsico Inventrio Fsico Embalagem e Manuseio Recursos Patrimoniais Classificao e Codificao Depreciao Vida Econmica dos Recursos Patrimoniais MRP - Just in Time - Kanban - Kaizen MRP - Just in Time - Kanban - Kaizen MRP - Just in Time - Kanban - Kaizen MRP - Just in Time - Kanban - Kaizen 2 Avaliao 2 Avaliao

FESP - INSTITUTO DE CINCIAS SOCIAIS DO PARAN CURSO DE ADMINISTRAO DE EMPESAS HABILITAO EM COMRCIO EXTERIOR ADMINISTRAO DE MATERIAIS E RECURSOS PATRIMONIAIS 1. INTRODUO


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A atividade de material existe desde a mais remota poca, atravs das trocas de caas e de utenslios at chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revoluo Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias algo to antigo quanto a existncia do ser humano. A Revoluo Industrial, meados dos sc. XVIII e XIX, acirrou a concorrncia de mercado e sofisticou as operaes de comercializao dos produtos, fazendo com que compras e estoques ganhassem maior importncia. Este perodo foi marcado por modificaes profundas nos mtodos do sistema de fabricao e estocagem em maior escala. O trabalho, at ento, totalmente artesanal foi em parte substitudo pelas mquinas , fazendo com a produo evolusse para um estgio tecnologicamente mais avanado e os estoques passassem a ser vistos sob um outro prisma pelas administraes. A constante evoluo fabril, o consumo, as exigncias dos consumidores, o mercado concorrente e novas tecnologias deram novo impulso Administrao de Materiais, fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e uma cincia das mais importantes para o alcance dos objetivos de uma organizao, seja ela qualquer que fosse. Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais devem ser administrados cientificamente foi, sem dvida, as duas grandes guerras mundiais, isso sem contar com outras desejos de conquistas como, principalmente, o empreendimento de Napoleo Bonapart. Em todos os embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se constituiu em elemento de vital importncia e que determinou o sucesso ou o insucesso dos empreendimentos. Soldados e estratgias por mais eficazes que fossem, eram insuficientes para o alcance dos resultados esperados. Munies, equipamentos, vveres, vesturios adequados, combustveis foram, so e sero necessrios sempre, no momento oportuno e no local certo, isto quer dizer que administrar materiais como administrar informaes: quem os tm quando necessita, no local e na quantidade necessria, possui ampla possibilidade de ser bem sucedido. Para refletir: Nos dias de hoje - Qual ser a importncia da Administrao de Materiais no projeto de um nibus espacial ? 2. ENFOQUE SISTMICO A Administrao de Materiais moderna conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas prprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administrao dos meios necessrios ao suprimento de materiais imprescindveis ao funcionamento da organizao, no tempo oportuno, na quantidade necessria, na qualidade requerida e pelo menor custo.


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A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretar, em regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organizao. Por outro lado, a providncia do suprimento aps esse momento poder levar a falta do material necessrio ao atendimento de determinada necessidade da administrao. Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas conseqncias: quantidades alm do necessrio representam inverses em estoque ociosos, assim como, quantidades aqum do necessrio podem levar insuficincia de estoque, o que prejudicial eficincia operacional da organizao. Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessria, acarretam, se mal planejados, alm de custos financeiros indesejveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de quaisquer das situaes assinaladas. Da mesma forma, a obteno de material sem os atributos da qualidade requerida para o uso a que se destina acarreta custos financeiros maiores, retenes ociosas de capital e oportunidades de lucro no realizadas. Isto porque materiais, nestas condies podem implicar em paradas de mquinas, defeitos na fabricao ou no servio, inutilizao de material, compras adicionais, etc. Os subsistemas da Administrao de Materiais, integrados de forma sistmica, fornecem, portanto, os meios necessrios consecuo das quatro condies bsicas alinhadas acima, para uma boa Administrao de material. Decompondo esta atividade atravs da separao e identificao dos seus elementos componentes, encontramos as seguintes subfunes tpicas da AM, alm de outras mais especficas de organizaes mais complexas: a.1 - Subsistemas Tpicos: 1. Controle de Estoques 2. Classificao de Material 3. Aquisio / Compra 4. Armazenagem 5. Movimentao de Material 6. Inspeo de Recebimento 7. Cadastro e Diligenciamento a.2 - Subsistemas Especficos:


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1. Inspeo de Suprimento 2. Padronizao e Normalizao de Material 3. Transporte de Material 4. Alienao de Material Todos estes subsistemas no aparecem configurados na Administrao de Material de qualquer organizao. As partes componentes desta funo dependem do tamanho, do tipo e da complexidade da organizao, da natureza e sua atividade - fim, e do nmero de itens do inventrio. Cada uma das subfunes tem um objetivo pr - determinado dentro do Sistema de AM, a saber: a.1 - Subsistemas Tpicos - descrio: a.1.1 - Controle de Estoque - subsistema responsvel pela gesto econmica dos estoques, atravs do planejamento e da programao de material, compreendendo a anlise, a previso, o controle e o ressuprimento de material. a.1.2 - Classificao de Material - subsistema responsvel pela identificao (especificao), classificao, codificao, cadastramento e catalogao de material. a.1.3 - Aquisio / Compra de Material - subsistema responsvel pela gesto, negociao e contratao de compras de material atravs do processo de licitao. a.1.4 - Armazenagem - subsistema responsvel pela gesto fsica dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservao, embalagem, recepo e expedio de material, segundo determinadas normas e mtodos de armazenamento. a.1.5 - Movimentao de Material - subsistema encarregado do controle e normalizao das transaes de recebimento, fornecimento, devolues, transferncias de materiais e quaisquer outros tipos de movimentaes de entrada e de sada de material. a.1.6 - Inspeo de Recebimento - subsistema responsvel pela verificao fsica e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificao dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade. a.1.7 - Cadastro e Diligenciamento - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e diligenciamento das compras. a.2 - Subsistemas Especficos - descrio:


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a.2.1 - Inspeo de Suprimentos - subsistema de apoio responsvel pela verificao da aplicao das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da AM em toda a organizao, analisando os desvios da poltica de suprimento traada pela administrao e proporcionando solues. a.2.2 - Padronizao e Normalizao - subsistema de apoio ao qual cabe a obteno de menor nmero de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificao e especificao dos mesmos, propondo medidas de reduo de estoques. a.2.3 - Transporte de Material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela poltica e pela execuo do transporte, movimentao e distribuio de material. a.2.4 - Alienao de Material - subsistema de apoio responsvel pelo estudo e proposio de alienao por venda, doao, permuta e canalizao de itens inservveis, obsoletos e irrecuperveis da organizao. A integrao destas subfunes funciona como um sistema de engrenagens que aciona a Administrao de Material e permite a interface com outros sistemas da organizao. Assim, quando um item de material recebido do fornecedor, houve, antes, todo um conjunto de aes inter-relacionadas para esse fim: o subsistema de Controle de Estoque aciona o subsistema de Compras que recorre ao subsistema de Cadastro e Diligenciamento etc. Quando do recebimento, do material pelo almoxarifado, o subsistema de Inspeo acionado, de modo que os itens aceitos pela inspeo fsica e documental so encaminhados ao subsistema de Armazenagem para guarda nas unidades de estocagem prprias e demais providncias, ao mesmo tempo que o subsistema de Controle de Estoque informado para proceder aos registros fsicos e contbeis da movimentao de entrada. O subsistema de Cadastro e Diligenciamento tambm informado, para encerrar o dossi de compras e processar as anotaes cadastrais pertinentes ao fornecimento. Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeo so devolvidos ao fornecedor. A devoluo providenciada pelo subsistema de Aquisio que aciona o fornecedor para essa providncia aps ser informado, pela Inspeo, que o material no foi aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro informado do evento para providenciar o encerramento do processo de compra e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes. Quando o material requisitado dos estoques, este evento comunicado ao subsistema de Controle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este procede baixa fsica e contbil, podendo, gerar com isso, uma ao de ressuprimento. Neste caso, emitida pelo subsistema de Controle de Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material seja comprado


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de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto organizao pelo subsistema de Cadastro e Diligenciamento. Aps a concretizao da compra, o subsistema de Diligenciamento acionado para que providencie, junto aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo, novamente, por ocasio do recebimento de material . 3. INFORMAO SISTMICA No enfoque sistmico, toda ao libera outras que vo se desencadeando, ou vo sendo causa de outros acontecimentos. Configura este processo administrativo um sistema de informaes que transmite, acumula, processa e armazena dados, propiciando, desta forma, meios para o estabelecimento da comunicao entre as partes componentes do Sistema de Administrao de Materiais e sua interface com outros sistemas. Os dados, todavia, no passam de informaes em potencial, at o momento em que sejam projetados para informar e comunicar, provendo, assim, as necessidades de conhecimento e de controle da administrao. Projetar, no caso, significa configurar um sistema de informaes, em que os documentos do sistema de AM - formulrios padronizados e relatrios gerenciais e de controle - so os condutos por onde transitam as informaes que o sistema utiliza. A comunicao estabelecida por meio dos procedimentos administrativos padronizados pelas normas da organizao, segundo a poltica de suprimento previamente determinada pela administrao. Os formulrios padronizados e os procedimentos definidos atravs das rotinas administrativas possibilitam a integrao e o inter-relacionamento dos subsistemas que exercem funes definidas dentro do Sistema de Administrao de Material. Cada uma das subfunes gera, conforme visto, um tipo de ao que aciona outras sob a forma de Processo e/ou Realimentao. - Sistema de Materiais ( Representao Grfica ) ENTRADASRequisio de Material Requisio de Compras Coleta de Preos Recebimento de Materiais Notas Fiscal


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ELEMENTOS DE CONTROLEPoltica de Compras Poltica de Armazenagem Especificaes Tcnicas Normas de Procedimentos

PROCESSOSClassificao de Materiais Cadastro de Fornecedores Controle de Estoque Aquisio / Compra Recebimento de Materiais Armazenamento F E E D B A C K

M E M R I A

SADASOrdem de Fornecimento Entrega de Materiais Relatrios de Estoques Relatrio de Compras Contabilizao

Traduzindo o grfico, o constante relacionamento dos subsistemas da Administrao de Materiais manifesta-se atravs de entradas ( insumos ou input ) e sadas ( produto ou output ) do sistema considerado de per si. As entradas constituem-se , basicamente, das informaes e dados constantes em: requisies de material recebidas pelos almoxarifados; requisies de compra de material entradas (recebimento) fsicas e contbeis de materiais nos almoxarifados informaes trazidas pelo feedback do sistema. As sadas constituem-se das informaes e dados processados e que se resumem, em regra, nos seguintes produtos, entre outros: fornecimento de materiais aos usurios transferncia de material entre os almoxarifados solicitao de cadastramento de materiais dados de custos para a rea financeira dados para escriturao pela rea contbil dados oramentrio para a rea econmico-financeira lista e catlogos de materiais dados e estatstica de movimentao de material.Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 10

O processo do sistema de AM resume-se na execuo das atividades ou funes tpicas da Administrao de Material. Finalmente, temos a realimentao do sistema de AM que corresponde ao retorno de informaes e dados que podem influir no ajustamento do sistema como um todo, alterando os padres de seus insumos, dos produtos e do prprio processo. O feedback que pode constar de informaes que influam na reformulao de: mtodos e normas estabelecidas (estocagem, programao, codificao) polticas de estoques e/ou compras especificaes de materiais, e outros. O feedeback, no sentido de ao e reao, o processo que envolve toda a seqncia que vai desde o ponto em que uma ao desencadeada, at o ponto em que j possvel avaliar as reaes resultantes desta ao. Isto representa a idia de que o feedback e a avaliao ocorrem junto, tanto dentro de (intra) e entre (inter) cada fase de desenvolvimento do sistema, como tambm continuam ao longo do funcionamento do sistema, ou melhor, durante ele prprio. 4. ORGANIZAO DA ATIVIDADE DE AM Em todas as empresas algum deve tomar as decises e se responsabilizar pela atividade da Administrao de Materiais. Os objetivos da AM interrelacionam-se com os objetivos de outras unidades da empresa ( Financeiro, Produo, Vendas etc. ), assim desejvel atribuir a uma nica pessoa, autoridade sobre todas as atividades concernentes a esta funo, de outro modo, ningum, exceto o presidente da companhia, poder ser responsabilizado pelas decises tomadas quanto a materiais. A inexistncia de um nico responsvel pela Administrao de Material poder acarretar em: problemas de diviso de responsabilidade duplicao de esforos falta de representao


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5. ESTRUTURA DO SISTEMA O conjunto dos subsistemas representa a fisiologia do Sistema de Administrao de Material, e os formulrios e procedimentos sistematizados, em forma de rotinas administrativas ou operacionais, correspondem aos elos de ligao entre essas subfunes. A anatomia do Sistema de AM seria, portanto, uma estrutura orgnica compatvel com o bom funcionamento e entrosamento destas subfunes. Do ponto de vista organizacional, os subsistemas refletem-se em atividades diferenciadas no organograma. E so apoiadas, portanto, em uma estrutura funcional sob a qual o Sistema de Material poder assumir configuraes mais ou menos, amplas e desenvolver todas as atividades , ou apenas algumas delas. Tipicamente, o seguinte desenho de uma estrutura organizacional de uma rea de material normalmente encontrado em organizaes de pequeno porte.Administrao de Material

Compras

Almoxarifado

Note-se que, nesta configurao, existem duas reas representando as atividades de Aquisio de Material e Armazenagem, aparecendo normalmente, neste tipo de estrutura, os subsistemas de controle de estoque, movimentao de material e outros englobados nas atividades de desenvolvimento pelo almoxarifado. No instante, por exemplo, em que a determinao e a programao das necessidades de material a serem introduzidas nos estoques se tornarem mais complexas em funo do crescimento da organizao, o organograma passa para:Administrao de Material

Compras

Almoxarifado

Previso e Contr. de Estoque

Nessa estrutura funcional, a atividade responsvel pela programao e pela determinao de material j aparece alinhada as outras duas atividades. Isto porque o Controle de Estoque adquiriu importncia como subfuno perfeitamente definida e autnoma.


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Na situao anterior, certamente o Controle de Estoque existia dentro das atividades do Almoxarifado, porm, com pouca expresso como subfuno. Diversos so os fatores que influem na formulao de uma estrutura orgnica: natureza regime jurdico fase histrica que a organizao est vivendo abrangncia geogrfica universo de itens de materiais a serem manipulados etc. Desse modo, nem todos os subsistemas aparecem representados no organograma, podendo uma ou mais atividades aparecerem englobadas em uma denominao departamental genrica ou aparecer como subfuno de outra mais caracterstica. Assim, por exemplo, se o nmero de itens em estoque numa organizao aumentar quantitativamente e em diversidade, acarretando dificuldades na identificao, na codificao e na catalogao dos materiais, talvez justifique dotar o subsistema de Classificao de Material de estrutura prpria autnoma. Dificilmente existir uma estrutura padronizada para um conjunto de atividades de Material, uma vez que uma organizao no apresenta as mesmas condies e caractersticas de outra. Porm, uma coisa certa: os sete primeiros subsistemas apresentados no incio desta lio, em maior ou menor abrangncia, aparecem, em regra, em grande parte das organizaes, estruturadas em rgos prprios e autnomos, ou no. Dentre os Critrios de Departamentalizao, os encontrados com maior freqncia, na Administrao de Materiais so: a. Organizao por Funo: as tarefas devem ser organizadas de modo a promover a mxima especializao das atividades.Administrao de Material

Compras

Armazenag.

Transporte

Ctr.Mat

Importao

Exportao


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o trabalho global de administrao delegado por suas funes principais e a diviso do trabalho no terceiro nvel tambm , geralmente, funcional. Por exemplo, o trabalho do administrador de materiais dividido funcionalmente entre os elementos de compras, armazenagem, controle de materiais etc.

b. Organizao por Localizao quando existem funes similares em reas afastadas entre si, desejvel a diviso por local, em certos nveis da organizao. Grandes empresas, que possuem muitas fbricas, ou uma nica fbrica, porm com necessidades de atender determinadas reas com exclusividade, deve aplicar o critrio de departamentalizao por Localizao geogrfica, pois cada fbrica ou unidade requer uma organizao de materiais e, pelo menos, uma parte desta deve estar ali fisicamente localizada.Compras

Fbrica A

Fbrica B

Fbrica C

c. Organizao por Produto tendo em vista que a organizao de materiais existe para ajudar a fabricar produtos ou realizar servios de forma mais lucrativa, a diviso de atividades de materiais por produto lgica. Cada grupo de materiais classificado em relao a um produto ou grupo de materiais.Compras

Produto A

Produto B

Produto C

d. Organizao por Estgio de Fabricao


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neste caso, existem estruturas para atender a cada fase de elaborao do produto, assim, a cada mudana, a cada etapa cumprida, teremos novos responsveis por materiais na elaborao do produto.Armazenagem

Produo

Montagem

Embalagem

6. ORGANIZAO DESCENTRALIZADA A organizao da Administrao de Materiais deve ser flexvel e perfeitamente adaptvel as circunstncias, a fim de bem servir a empresa, quer seja ela, com fins lucrativos ou sem objetivo de lucro. A forma organizacional adotada deve poder se expandir quase que indefinidamente, visando ajustar-se as necessidades das instituies, pequenas ou grandes. A descentralizao resolve os problemas decorrentes do tamanho das empresas, com a criao de unidades divisionais menores, cada uma das quais funcionando como unidades semiindependentes. A descentralizao apresenta algumas vantagens a saber: aproxima os gerentes dos objetivos do negcio permite maior controle dos custos estimula a melhoria dos produtos e mtodos. Porm, a descentralizao cria um dos principais problemas da Administrao de Material: a diluio do poder de compras.

O poder de compras permite que se obtenha concesses quanto ao preo, prazo, e qualidade. Normalmente, as grandes empresas operam de forma centralizada. Como regra geral, as empresas que usam materiais idnticos ou similares em um certo nmero de fbricas, tendem a ter uma organizao centralizada, a fim de explorarem o seu poder de compra . 7. DEFINIO DE ADMINISTRAO DE MATERIAIS A Administrao de Materiais definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou no, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessrios ao desempenho normal das respectivasAdministrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 15

atribuies. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos rgos requisitantes, at as operaes gerais de controle de estoques etc. Em outras palavras: A Administrao de Materiais visa a garantia de existncia contnua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compem, sem tornar excessivo o investimento total . 8. RESPONSABILIDADE E ATRIBUIES suprir, atravs de Compras, a empresa, de todos os materiais necessrios ao seu funcionamento; avaliar outras empresas como possveis fornecedores; supervisionar os almoxarifados da empresa; controlar os estoques; aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando Estoques Mnimos, Lotes Econmicos e outros ndices necessrios ao gerenciamento dos estoques, segundo critrios aprovados pela direo da empresa; manter contato com as Gerncias de Produo, Controle de Qualidade, Engenharia de Produto, Financeira etc. estabelecer sistema de estocagem adequado; coordenar os inventrios rotativos e anuais . 9. OBJETIVOS PRINCIPAIS DA ADMINISTRAO DE MATERIAIS E REC. PATRIMONIAIS Preo Baixo - este o objetivo mais bvio e, certamente um dos mais importantes. Reduzir o preo de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade. Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilizao do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro. Baixo Custo de Aquisio e Posse - dependem fundamentalmente da eficcia das reas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras. Continuidade de Fornecimento - resultado de uma anlise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produo, expedio e transportes so afetados diretamente por este item.


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Consistncia de Qualidade - a rea de materiais responsvel apenas pela qualidade de materiais e servios provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou servios constituem-se no nico objetivo da Gerncia de Materiais. Despesas com Pessoal - obteno de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa - em ambos os casos o objetivo obter maior lucro final. As vezes compensa investir mais em pessoal porque pode-se alcanar com isto outros objetivos, propiciando maior benefcio com relao aos custos . Relaes Favorveis com Fornecedores - a posio de uma empresa no mundo dos negcios , em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores. Aperfeioamento de Pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptido de seu pessoal. Bons Registros - so considerados como o objetivo primrio, pois contribuem para o papel da Administrao de Material, na sobrevivncia e nos lucros da empresa, de forma indireta. 10. TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA AM Artigo ou Item - designa qualquer material, matria-prima ou produto acabado que faa parte do estoque. Unidade - identifica a medida, tipo de acondicionamento, caractersticas de apresentao fsica ( caixa, bloco, rolo, folha, litro, galo, resma, vidro, pea, quilograma, metro, .... ). Pontos de Estocagem - locais aonde os itens em estoque so armazenados e sujeitos ao controle da administrao Estoque - conjunto de mercadorias, materiais ou artigos existentes causar interrupes s unidades funcionais da organizao. Estoque Ativo ou Normal - o estoque que sofre flutuaes quanto a quantidade, volume, peso e custo em conseqncia de entradas e sadas. Estoque Morto ou Inativo - no sofre flutuaes, esttico. fisicamente no

almoxarifado espera de utilizao futura e que permite suprir regularmente os usurios, sem


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Estoque Empenhado ou Reservado - quantidade de determinado item, com utilizao certa, comprometida previamente e que por alguma razo permanece temporariamente em almoxarifado. Est disponvel somente para uma aplicao ou unidade funcional especfica. Estoque de Recuperao - quantidades de itens constitudas por sobras de retiradas de estoque, salvados ( retirados de uso atravs de desmontagens - canibalismo ) etc., no em condies de uso, mas passveis de aproveitamento aps recuperao, podendo vir a integrar o Estoque Normal ou Estoque de Materiais Recuperados, aps a obteno de sua condies normais. Estoque de Excedentes, Obsoletos ou Inservveis - constitui as quantidades de itens em estoque, novos ou recuperados, obsoletos ou inteis que devem ser eliminados. Constitui um Estoque Morto. Estoque Disponvel - a quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para uso. Estoque Disponvel = Estoque Ativo - Estoque Empenhado Estoque Terico - o resultado da soma do disponvel com a quantidade pedida, aguardando o fornecimento. ETerico = EDisponvel + QPedida Estoque Mnimo, de Segurana, de Proteo, ou de Reserva a menor quantidade de um artigo ou item que dever existir em estoque para prevenir qualquer eventualidade ou emergncia ( falta ) provocada por consumo anormal ou atraso de entrega. Estoque Mdio, Operacional considerado como sendo a metade da quantidade necessria para um determinado perodo mais o Estoque de Segurana.Q EMd EMn

Q

EMn

t

t

Estoque Mximo

Q

EMx


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- a quantidade necessria de um item para suprir a organizao em um perodo estabelecido mais o Estoque de Segurana. Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto de Ressuprimento a quantidade de item de estoque que ao ser atingida requer a anlise para ressuprimento do item. Normalmente obtida atravs do resultado da soma do Estoque Mnimo com o produto do Consumo Mdio, em um perodo, pelo Tempo de Reposio. Pr = EMn + ( CMd x Tr ) Ponto de Chamada de Emergncia a quantidade que quando atingida requer medidas especiais para que no ocorra ruptura no estoque. Normalmente igual a metade do Estoque Mnimo. Ruptura de Estoque - ocorre quando o estoque de determinado item zera ( E = 0 ) A continuao das solicitaes e o no atendimento a caracteriza. Freqncia - o nmero de vezes que um item solicitado ou comprado em um determinado perodo. Quantidade a Pedir - a quantidade de um item que dever ser fornecida ou comprada. Tempo de Tramitao Interna o tempo que um documento leva,Compra Q Pr EMn EMn

t

t

Q EMn PCE

t

Q E= 0

t

Emisso

desde o momento em que emitido at o momento em que a compra formalizada.

Prazo de Entrega tempo decorrido da data de formalizao do contrato

Recebimento


19

bilateral de compra at a data de recebimento da mercadoria. Tempo de Reposio, Ressuprimento tempo decorrido desde a emisso do documento de compra ( requisio ) at o recebimento da mercadoria.

Compra

Emisso

Recebimento

Compra

Requisio ou Pedido de Compra - documento interno que desencadeia o processo de compra. Coleta ou Cotao de Preos - documento emitido pela unidade de Compras, solicitando ao fornecedor Proposta de Fornecimento. Esta Coleta dever conter todas as especificaes que identifiquem individualmente cada item. Proposta de Fornecimento - documento no qual o fornecedor explicita as condies nas quais se prope a atender ( preo, prazo de entrega, condies de pagamento etc. ) Mapa Comparativo de Preos - documento que serve para confrontar condies de fornecimento e decidir sobre a mais vivel. Contato, Ordem ou Autorizao de Fornecimento - documento formal, firmado entre comprador e fornecedor, que juridicamente deve garantir a ambos ( fornecimento x pagamento ). Custo Fixo - o custo que independe das quantidades estocadas ou compradas ( mo-de-obra, despesas administrativas, de manuteno etc. )CF

R$

R$ CF

Q

NP

Custo Varivel - existe em funo das variaes de quantidade e de despesas operacionais.

Custo de Manuteno de Estoque, Posse ou Armazenagem so os custos decorrentes da existncia do item ou artigo no estoque. Varia em funo do nmero de vezes ou da quantidade comprada.20


R$ CP N de Pedidos

R$ CP Quantidade

Custo de Obteno de Estoque, do Pedido ou Aquisio constitudo pela somatria de todas as despesas efetivamente realizadas no processamento de uma compra. Varia em funo do nmero de pedidos emitidos ou das quantidades compradas.R$ R$

CAN de Pedidos

CAQuantidade

Custo Total - o resultado da soma do Custo Fixo com o Custo de Posse e o Custo de Aquisio.R$ Custo Total CA CP CF N de Pedidos R$ Custo Total CP

CA CF Quantidade

Custo Ideal - aquele obtido no ponto de encontro ou interseo das curvas dos Custos de Posse e de Aquisio. Representa o menor valor do Custo Total.R$ Custo Ideal CA CP CF N de Pedidos R$ Custo Ideal CP

CA CF Quantidade

11. GESTO ECONMICA DOS ESTOQUES 11.1 - NATUREZA DA GESTO DE ESTOQUE


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A gesto de estoque , basicamente, o ato de gerir recursos ociosos possuidores de valor econmico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material , numa organizao. Os investimentos no so dirigidos por uma organizao somente para aplicaes diretas que produzam lucros, tais como os investimentos em maquinas e em equipamentos destinados ao aumento da produo e, consequentemente, das vendas. Outros tipos de investimentos, aparentemente, no produzem lucros. Entre estes esto as inverses de capital destinadas a cobrir fatores de risco em circunstncias imprevisveis e de soluo imediata. o caso dos investimentos em estoque, que evitam que se perca dinheiro em situao potencial de risco presente. Por exemplo, na falta de materiais ou de produtos que levam a no realizao de vendas, a paralisao de fabricao, a descontinuidade das operaes ou servios etc., alm dos custos adicionais e excessivos que, a partir destes fatores, igualam, em importncia estratgica e econmica, os investimentos em estoque aos investimentos ditos diretos. Porm, toda a aplicao de capital em inventrio priva de investimentos mais rentveis uma organizao industrial ou comercial. Numa organizao pblica, a privao em relao a investimentos sociais ou em servios de utilidade pblica. A gesto dos estoques visa, portanto, numa primeira abordagem, manter os recursos ociosos expressos pelo inventrio, em constante equilbrio em relao ao nvel econmico timo dos investimentos. E isto obtido mantendo estoques mnimos, sem correr o risco de no t-los em quantidades suficientes e necessrias para manter o fluxo da produo da encomenda em equilbrio com o fluxo de consumo. 11.2 - NATUREZA DOS ESTOQUES Os estoques podem ser entendidos, de forma generalizada, como certa quantidade de itens mantidos em disponibilidade constante e renovados, permanentemente, para produzir lucros e servios. So lucros provenientes das vendas e servios, por permitirem a continuidade do processo produtivo das organizaes. Representam uma necessidade real em qualquer tipo de organizao e, ao mesmo tempo, fonte permanente de problemas, cuja magnitude funo do porte, da complexidade e da natureza das operaes da produo, das vendas ou dos servios. A manuteno dos estoques requer investimentos e gastos muitas vezes elevados. Evitar sua formao ou, quando muito, t-los em nmero reduzido de itens e em quantidades mnimas, sem que, em contrapartida, aumente o risco de no ser satisfeita a demanda dos usurios ou dos


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consumidores em geral, representa um ideal conflitante com a realidade do dia-a-dia e que aumenta a importncia da sua gesto. A incerteza de demanda futura ou de sua variao ao longo do perodo de planejamento; da disponibilidade imediata de material nos fornecedores e do cumprimento dos prazos de entrega; da necessidade de continuidade operacional e da remunerao do capital investido, so as principais causas que exigem estoques permanentemente mo para o pronto atendimento do consumo interno e/ou das vendas. Isto mantm a paridade entre esta necessidade e as exigncias de capital de giro. essencial, entretanto, para a compreenso mais ntida dos estoques, o conhecimento das principais funes que os mesmos desempenham nos mais variados tipos de organizao, e que conheamos as suas diferentes espcies. Ter noo clara das diversas naturezas de inventrio, dentro do estudo da Administrao de Material, evita distores no planejamento e indica gesto a forma de tratamento que deve ser dispensado a cada um deles, alm de evitar que medidas corretas, aplicadas ao estoque errado, levem a resultados desastrosos, sobretudo, se considerarmos que, vezes, considerveis montantes de recursos esto vinculados a determinadas modalidades de estoque. Cada espcie de inventrio segue comportamentos prprios e sofre influncias distintas, embora se sujeitando, em regra, aos mesmos princpios e s mesmas estruturas de controle. Assim, por exemplo, os estoques destinados venda so sensveis s solicitaes impostas pelo mercado e decorrentes das alteraes da oferta e procura e da capacidade de produo, enquanto os destinados ao consumo interno da empresa so influenciados pelas necessidades contnuas da produo, manuteno, da oficinas e dos demais servios existentes. J outras naturezas de estoque podem apresentar caractersticas bem prprias que, no esto sujeitas a influncia alguma. o caso dos estoques de sucata, no destinada ao reprocessamento ou beneficiamento e formados de refugos de fabricao ou de materiais obsoletos e inservveis destinados alienao e canibalizao e outros fins. Em uma indstria, estes estoques podem vir a formar-se aleatoriamente, ao longo do tempo, caracterizando-se como contingncias de armazenagem. Acabam representando, mesmo, para algumas organizaes, verdadeiras fontes de receitas ( extra-operacional ), enquanto os estoques destinados ao consumo interno constituem-se, to somente, em despesas. Entretanto, esta diviso por si s, pode trazer dvidas a partir da definio da natureza de cada um destes estoques. Se entendermos por produto acabado todo material resultante de um processo qualquer de fabricao, e por matrias-primas todo elemento bruto necessrio ao fabrico de alguma coisa, perdendo as suas caractersticas fsicas originais, mediante o processo de transformao a que foi submetido, podemos dizer, por exemplo, que a terra adubada, oAdministrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 23

cimento, a areia de fundio preparada com a bentonita, o melao e outros produtos que so misturados a ela para dar maior consistncia aos moldes que recebero o ao derretido para a confeco de peas constituem-se em produtos acabados para seus fabricantes, e em matriasprimas para seus consumidores que os utilizaro na fabricao de outros produtos. Do mesmo modo, a terra, a argila, o melao e a areia, em seu estado natural, podem constituir-se em insumos bsicos de produo ou em produtos acabados, dependendo da finalidade ou do uso destes itens para a empresa. As porcas, as arruelas, os parafusos etc., empregados na montagem de um equipamento, por exemplo, so produtos semi-acabados para o montador, mas, para o fabricante que os vendeu, trata-se de produtos-finais. Diante dos exemplos apresentados, surge, naturalmente, outra classificao: estoques de venda e de consumo interno. Para uma indstria, os produtos de sua fabricao integraro os estoques de venda e, para outra, que os utilizar na produo de outro bem, integraro os estoques de material de consumo. Por sua vez, o estoque de venda pode desdobrar-se em estoque de varejo e de atacado. O estoque de consumo pode subdividir-se em estoque de material especfico e geral. Este ltimo pode desdobrar-se, ainda, em estoque de artigos de escritrio, de limpeza e conservao etc. Temos assim, diferentes maneiras de se distinguir os estoques, considerando a natureza, finalidade, uso ou aplicao etc. dos materiais que os compem. O importante, todavia, nestas classificaes, que procuram mostrar os diferentes tipos de estoque e o que eles representam para cada empresa, que elas servem de subsdios valiosos para a (o): configurao de um sistema de material; estruturao dos almoxarifados; estabelecimento do fluxo de informao do sistema; estabelecimento de uma classificao de material poltica de centralizao e descentralizao dos almoxarifados; dimensionamento das reas de armazenagem; planejamento na forma de controle fsico e contbil. 11.3 - ANLISE E PREVISO PARA OS ESTOQUES 11.3.1 - INTRODUO


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Toda teoria dos estoques est pautada na previso do consumo do material. A previso de consumo ou da demanda estabelece estas estimativas futuras dos produtos acabados comercializados pela empresa. Estabelece, portanto, quais produtos, quanto desses produtos e quando sero comprados pelos clientes. A previso possui algumas caractersticas bsicas que so: o ponto de partida de todo planejamento empresarial; no uma meta de vendas; e sua preciso deve ser compatvel com o custo de obt-la. As informaes bsicas que permitem decidir quais sero as dimenses e a distribuio no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser classificadas em duas categorias: quantitativas e qualitativas. a. Quantitativas evoluo da vendas no passado; variveis cuja evoluo e explicao esto exemplo: criao e venda de produtos infantis. variveis de fcil previso, relativamente ligadas s vendas ( populao, renda, PNB ); e influncia da propaganda. b. Qualitativas opinio dos gerentes; opinio dos vendedores; opinio dos compradores; e pesquisa de mercado. As Tcnicas de Previso de Consumo podem ser classificadas em trs grupos: a) Projeo: so aquelas que admitem que o futuro ser a repetio do passado ou as vendas evoluiro no tempo; segundo a mesma lei observada no passado, este grupo de tcnicas de natureza essencialmente quantitativa.Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 25

ligadas diretamente s vendas. Por

b) Explicao: procura-se explicar as vendas do passado mediante leis que relacionam as mesmas com outras variveis cuja evoluo conhecida ou previsvel. So basicamente aplicaes de tcnicas de regresso e correlao. c) Predileo: funcionrios experientes e conhecedores de fatores influentes nas vendas e no mercado estabelecem a evoluo das vendas futuras. Quando da Previso do Consumo importante considerar os seguintes fatores, que podem alterar o comportamento do mesmo: influncias polticas; influncias conjunturais; influncias sazonais; alterao no comportamento dos clientes; inovaes tcnicas; tipos retirados da linha de produo; e preos competitivos dos concorrentes.

11.3.2 - TCNICAS QUANTITATIVAS PARA CALCULAR A PREVISO DE CONSUMO a. MTODO DO LTIMO PERODO Este modelo mais simples e sem base matemtica consiste em utilizar como previso para o perodo seguinte o valor ocorrido no perodo anterior. b. MTODO DA MDIA MVEL Este mtodo uma extenso do anterior, em que a previso para o prximo perodo obtida calculando-se a mdia dos valores de consumo nos n perodos anteriores. A previso gerada por este modelo geralmente menor que os valores ocorridos se o padro de consumo for crescente . Inversamente , ser maior se o padro de consumo for decrescente.Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 26

Se n for muito grande, a reao da previso diante dos valores atuais ser muito lenta. Inversamente, se n for pequeno, a reao ser muito rpida. A escolha do valor de n arbitrria e experimental. Para melhor simplificar e compreender, vejamos: CM = Consumo Mdio C n = Consumo nos perodos anteriores = Nmeros de perodos

CM =

C1 + C2 + C3 + ..... + Cn n

Nota: Para clculo do consumo mdio varivel, toma-se por base os 12 ltimos meses, e cada novo ms, adiciona-se o mesmo soma e despreza-se o 1 ms utilizado. - Desvantagens: a. as mdias mveis podem gerar movimentos cclicos, ou de outra natureza no existentes nos dados originais; b. as mdias mveis so afetadas pelos valores extremos; isso pode ser superado, utilizando-se a mdia mvel ponderada com pesos apropriados ( vide c. ). c. as observaes mais antigas tm o mesmo peso que as atuais, isto , 1/n; e d. exige a manuteno de um nmero muito grande de dados. - Vantagens: a. simplicidade e facilidade de implantao; e b. admite processamento manual. Exemplo 1 - Supondo que, para certo material, existe o seguinte histrico dos consumos mensais: 100 (jan), 90 (fev), 110 (mar), 120 (abr), 105 (mai), 150 (jun), 140 (jul), 200 (ago), 130 (set), 160 (out), 190 (nov) e 210 (dez), o consumo previsto para o 13 ms seria: D13 =100 + 90 + 110 + ..... + 210 12

D13 = 142

Exemplo 2 - O consumo em quatro anos de uma pea foi de: 1999 = 72, 2000 = 60, 2001 = 63 e 2002 = 66 Qual dever ser o consumo previsto para 2003, utilizando-se o mtodo da mdia mvel simples, com n igual a 3 ? D2003 = ( 60 + 63 + 66 ) : 3 D2003 = 6327


c. MTODO DA MDIA MVEL PONDERADA Este mtodo uma variao do modelo anterior, no qual atribu-se pesos diferenciados aos diversos perodos. Os pesos so decrescentes a partir dos perodos mais recentes para os mais distantes. Este mtodo elimina alguns inconvenientes do mtodo anterior. A determinao dos pesos, ou fatores de importncia, deve ser de tal ordem que a soma perfaa 100%, como no exemplo a seguir: Perodo 1 2 3 4 5 6 7 Peso 5% 10% 10% 15% 20% 40% 100% Consumo 350 70 800 200 150 500 364,5 = 365 Quantidade Ponderada 17,5 7,0 80,0 30,0 30,0 200,0

Exemplo de Aplicao: Utilizando o exemplo 2, do item anterior, qual ser o consumo previsto para 2003, se considerarmos os seguintes pesos: - para 1999 = ( desconsiderar - n = 3 ) - para 2000 = 20% de 60 = 12,0 - para 2001 = 30% de 63 = 18,9 - para 2002 = 50% de 66 = 33,0 D2003 63,9 = 64,0

d. MTODO DA MDIA C/ PONDERAO EXPONENCIAL Este mtodo elimina muitas desvantagens dos mtodos da mdia mvel e da mdia mvel ponderada. Alm de dar mais valor aos dados mais recentes, apresenta menor manuseio de informaes passadas. Apenas trs valores so necessrios para gerar a previso para o prximo perodo: a previso do ltimo perodo; o consumo ocorrido no ltimo perodo; e uma constante que determina o valor ou ponderao dada aos valores mais recentes.Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 28

Este modelo procura prever o consumo apenas com a sua tendncia geral, eliminando a reao exagerada a valores aleatrios. Ele atribui parte da diferena entre o consumo atual e o previsto a uma mudana de tendncia e o restante a causas aleatrias. Suponhamos que para determinado produto tenhamos previsto um consumo de 100 unidades. Verificou-se, posteriormente, que o valor real ocorrido foi de 95 unidades. Precisamos prever agora o consumo para o prximo ms. A questo bsica a seguinte: Quanto da diferena entre 100 e 95 unidades pode ser atribudo a uma mudana no padro de consumo e quanto pode ser atribudo a causas puramente aleatrias ? Se a nossa previso seguinte for de 100 unidades, estaremos assumindo que toda diferena foi devida a causas aleatrias e que o padro de consumo no mudou absolutamente nada. Se for de 95 unidades, estaremos assumindo que toda diferena deve ser atribuda a uma mudana no padro de consumo ( mtodo pelo ltimo perodo ). Neste mtodo apenas parte da variao considerada como mudana no padro de consumo. Vamos supor que, no exemplo anterior, decidimos que 20% da diferena devem ser atribudos a alteraes de padro de consumo e que 80% devem ser considerados como variao aleatria. Levando-se em considerao que a previso era de 100 unidades e ocorreu na realidade 95 e que 20% do erro ( 100 - 95 ) igual a 1, a nova previso dever ser de 99 unidades. Resumindo, podemos escrever: Prxima previso = Previso anterior + Constante de amortecimento x Erro de previso; ou X t = X t-1 + a ( X t - X t-1 ) assim: Xt = X t + ( 1 - ) . Xt-1 A determinao do valor pode ser feita por intermdio de sofisticadas tcnicas matemticas e estatsticas. Nos casos mais comuns a determinao verificada empiricamente, os valores mais comumente utilizados esto compreendidos entre 0 e 1, usando-se normalmente de 0,1 a 0,3. A mdia estimada ( Xt ) suavizada para descontar os efeitos das variaes aleatrias. Por exemplo, tomando-se = 0,2 na equao acima: Xt = 0,2 Xt + ( 1 - 0,2 ) .Xt-1 assim: Xt = 0,2 Xt + ( 1 - 0,2 ) Xt-129

e 0 a 1


estabelece que a mdia estimada Xt no perodo t, determinada pela adio de 20% do novo consumo Xt e 80% da mdia estimada para o perodo anterior Xt-1. Assim, 80% das variaes aleatrias possveis includas em Xt so descontadas. O mtodo da mdia com ponderao exponencial no deve ser utilizado quando o padro de consumo contm somente flutuaes aleatrias em torno de uma mdia constante, quando o padro de consumo possui tendncia crescente ou decrescente ou quando o padro de consumo for cclico. Dever apenas ser utilizado quando o padro de consumo for varivel com mdias variando aleatoriamente em intervalos regulares.

Exemplo de Aplicao: O nvel de consumo de um item mantm uma oscilao mdia. A empresa utiliza o clculo de mdia ponderada exponencial. Em 2001, a previso de consumo era de 230 unidades, tendo o ajustamento um coeficiente de 0,10. Em 2002 o consumo foi de 210. Qual a previso de consumo para 2003? Xt = . Xt + ( 1 - ). Xt-1 = 0,10; Xt = 210; e Xt-1 = 230 Xt = 0,10 . 210 + ( 1 - 0,10 ) . 230 Xt = 21 + 207 Xt = 228 unidades. e. MTODO DOS MNIMOS QUADRADOS Este mtodo usado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais perto de todos os dados coletados , ou seja, alinha de melhor ajuste que minimiza as diferenas entre a linha reta e cada ponto de consumo levantado. ( - p )2 = mnimo; onde: = Valor real30

Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 11 - FESP - Administrao de Materiais - 4 ano - Prof. Antonio Carlos Morozowski

p = Valor dos mnimos quadrados Uma linha reta est definida pela equao: = a + bx.

Nas sries temporais, o valor previsto em um tempo x medido em incrementos, tais como anos, a partir do ano-base. O objetivo determinar a, o valor de e b, a inclinao da reta. Usam-se duas equaes para determinar a e b. Obtemos a primeira multiplicando a equao da linha reta pelo coeficiente a e somando os termos. Sendo o coeficiente a igual a 1 e sabendo-se que N o nmero de pontos, a equao se modifica para: = N . a + bX A segunda equao desenvolvida de maneira semelhante. O coeficiente de b X. Ao multiplicarmos os termos por X e som-los, teremos: X = aX + bX2 Estas duas equaes so denominadas equaes normais. As quatro somas necessrias resoluo das equaes , X, X e X2 so obtidas de forma tabular, tendo em vista que X igual ao nmero de perodos a partir do ano-base. Depois da obteno das quatro somas, estas so substitudas nas equaes normais, onde os valores de a e b so calculados e substitudos na equao da linha reta para a obteno da frmula de previso: p = a + bx Vamos exemplificar: determinada empresa quer calcular qual seria a previso de vendas de seu produto W para o ano de 2003. As vendas dos 5 anos anteriores foram: 1998 = 108 1999 = 119 2000 = 110 2001 = 122 2002 = 130, - fazendo a tabulao : ANO 1998 1999 2000 Y 108 119 110 X 0 1 2 X2 0 1 4 X.Y 0 (ano-base) 119 22031


2001 2002

122 130 589

3 4 10

9 16 30

366 520 1.225

De onde resultam as equaes normais: 589 = 5a + 10b 1.225 =10a + 30b - resolvendo-as simultaneamente, obteremos: a = 108,4 e b = 4,7 A previso para 2003 est 5 anos a frente de 1998, logo: Yp = 108,4 + 4,7 . X Yp = 108,4 + 4,7 . 5 Yp = 131,9 132 QUESTES: 1. Faa uma anlise comparativa entre as previses quantitativas e qualitativas. 2. Na soluo de um problema de previso, compare os resultados encontrados pelo mtodo da mdia mvel com o resultado da mdia de mnimos quadrados. 3. Analise por que as mdias exponenciais sofrem o efeito de todos os consumos do passado. 4. Voc est precisando de uma previso de consumo de uma matria-prima. O clculo pode ser realizado pelo mtodo dos mnimos quadrados; mdia mvel simples; exponencial ou ponderada. Qual destas alternativas voc escolheria para que o resultado seja o mais prximo possvel do real? Porque? EXERCCIOS: 1. O consumo nos oito ltimos meses foi, respectiva- mente 500, 580, 520, 630, 510, 590, 570 e 560. Calcule, pelo mtodo dos mnimos quadrados, o consumo previsto para os prximos dois meses.


32

2. Um item teve um consumo , em 2002, de 200 unidades, com um ajustamento mdio de tendncia de 0,90 e tinha sido previsto um consumo de 220 unidades. Qual a previso de consumo para 2003? 3. Uma loja tem a seguinte tabulao de vendas: 1997 = 87 2000 = 107 1998 = 90 2001 = 113 1999 = 100 2002 = 123

Estabelea uma previso para 2003: a) pelo mtodo da mdia mvel; b) decrescente: pelo mtodo da mdia mvel ponderada com os seguintes pesos em ordem 5%, 10%, 10%, 15%, 20% e 40%.

4. O consumo por trimestre de determinada pea no apresenta grandes variaes. A previso feita por ajustamento exponencial. No terceiro trimestre de 2002, a previso para o trimestre seguinte foi de 220 peas; e o ajustamento mdio de 1,0. Ao terminar o quarto trimestre, o consumo real foi de 228 peas. Calcule a previso para o primeiro trimestre de 2003, usando o coeficiente de ajustamento entre 0,01; 0,10; 0,20; 0,25; e 0,30, de acordo com as caractersticas da previso. 5. O consumo de um cabo eltrico ocorrido nos ltimos dez meses foi: 750, 680, 740, 710, 690, 670, 720, 700 e 660. Calcule, pelo mtodo dos mnimos quadrados, a previso de consumo para o 11 ms. 11.3.3 - CONTROLE DE ESTOQUES O objetivo bsico do controle de estoques evitar a falta de material sem que esta diligncia resulte em estoque excessivos s reais necessidades da empresa. O controle procura manter os nveis estabelecidos em equilbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos da decorrentes.Funo do Controle nos EstoquesInput - Entrada ESTOQUE Output Sada Para mantermos - este nvel de gua, no tanque, preciso que a abertura ou o dimetro do

ralo permita vazo proporcional ao volume de gua que sai pela torneira. Se fecharmos com o ralo destampado, interrompendo, assim, o fornecimento de gua, o nvel, em unidades volumtricas, chegar, aps algum tempo, a zero. Por outro lado, se a mantivermos aberta e fecharmos o ralo, impedindo a vazo, o nvel subir at o ponto de transbordar. Ou, se o dimetro do raio permite a sada da gua, em volume maior que a entrada no tanque, precisaremos abrirAdministrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 33

mais a torneira, permitindo o fluxo maior para compensar o excesso de escapamento e evitar o esvaziamento do tanque. De forma semelhante, os nveis dos estoques esto sujeitos velocidade da demanda ( output ) e das entradas ( input ) de material no almoxarifado. Se a constncia da procura sobre o material for maior que o tempo de ressuprimento, ou estas providncias no forem tomadas em tempo oportuno, a fim de evitar a interrupo do fluxo de reabastecimento, teremos a situao de ruptura ou de esvaziamento do seu estoque, com prejuzos vizveis para a produo, manuteno, vendas etc. Se, em outro caso, no dimensionarmos bem as necessidades do estoque, poderemos chegar ao ponto de excesso de material ou ao transbordamento dos seus nveis em relao demanda real, com prejuzos para a circulao de capital. O equilbrio entre a demanda e a obteno de material, onde atua , sobretudo, o controle de estoque, um dos objetivos da gesto. Seguindo com o exemplo do tanque, se a torneira ench-lo ( obteno ) at o nvel ideal, em 6 horas, e o ralo esvazi-lo ( demanda ) em 10 horas, precisaremos de 15 horas para que o tanque fique cheio ( ressuprimento ) com a torneira e o ralo abertos simultneamente. O tempo que leva para ficar cheio com o fornecimento contnuo de gua e, ao mesmo tempo, com a sada constante, equivale, por analogia, ao tempo que leva a gesto a providenciar e obter a quantidade de material necessria manuteno do nvel do estoque estabelecido, enquanto as sadas se sucedem ao longo do perodo de ressuprimento. A fim de manter este objetivo que o reabastecimento contnuo feito para manter os nveis no ponto desejado, em funo da demanda ocorrida e dos parmetros determinados. decidir quando e quanto comprar. O quando comprar determinado segundo um dos seguintes critrios: a. sempre que a quantidade em estoque atingir determinado nvel prefixado, providenciada a compra do material; b. sempre que a quantidade em estoque atingir determinada data prefixada, providenciada a compra do material. A diferena, portanto, entre os dois sistemas clssicos de controle que, em um, o momento da compra determinado quando o estoque atinge um nvel estabelecido e, no outro, determinado por datas, independentemente do nvel de estoque.Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 34

O quanto comprar depende do critrio escolhido. Caso optemos pelo primeiro, a quantidade de ressuprimento fixa, isto , no varia. sempre a mesma. O que varia a data ou poca de colocao do pedido. Este sistema mais adequado quando a demanda do material instvel, razo pela qual tambm til para o controle dos itens mais caros em estoque. No segundo sistema, a quantidade de ressuprimento varivel, em funo da disponibilidade total existente no momento da colocao do pedido e da cobertura de estoque para o perodo subsequente, expressos em unidades de consumo. Neste, a data de aquisio fixa, isto , os intervalos de compras so regulares, como veremos mais adiante. Este modelo mais adequado para o controle de itens de consumo mais regular e de pequeno valor. Podemos, ento, resumir a diferena entre estes dois sistemas, dizendo que o primeiro considera a quantidade ideal de compra e o segundo a freqncia ideal de compra. Antes de abordarmos, em particular, cada um destes modelos de estoque, iremos discorrer sobre os elementos que intervm sobre a Teoria dos Estoques e que esto diretamente interligados ao desenvolvimento destes sistemas: - Custos; - Estoque Mdio; - Lote Econmico de Compra; - Periodicidade Econmica de Compra; Estoque Mnimo ou de Segurana etc.

12. CUSTOS DE ESTOQUES 12.1 - Introduo Todo e qualquer armazenamento de material gera determinados custos que so:Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 35

* juros; * depreciao; * aluguel; * equipamentos de movimentao; * deteriorao; * obsolescncia; * seguros; * salrios; * conservao. Todos eles podem ser agrupados em diversas modalidades: * custos de capital ( juros, depreciao ); * custos com pessoal ( salrios, encargos sociais ); * custos com edificao ( aluguel, impostos, luz, conservao ) * custos residenciais ( deteriorao, obsolescncia, equipamento ). Existem duas variveis que aumentam este custo, que so a quantidade em estoque e o tempo em que permanece em estoque. Grandes quantidades em estoque somente podero ser movimentadas com a utilizao de mais pessoal ou, ento, com o maior uso de equipamentos, tendo como conseqncia a elevao destes custos. No caso de um menor volume em estoque, o efeito exatamente ao contrrio. Todos estes custos relacionados podem ser chamados de custo de armazenagem. So calculados baseados no estoque mdio e geralmente indicados em % do valor em estoque ( Fator Armazenagem ). Os custos de armazenagem so proporcionais quantidade e ao tempo que uma pea permanece em estoque. Determinam-se esses custos por meio de frmulas e modelos matemticos, e, uma vez calculado o seu valor, transforma-se o mesmo em valor percentual em relao ao estoque analisado. Este passa a ser o Fator de Armazenagem, que veremos adiante. Vamos agora detalhar como calcular o Custo de Armazenagem e seus diversos componentes. 12.2 - Custo de Armazenagem ou Manuteno de Estoques ( i ) Para calcular o custo de armazenagem de determinado material, podemos utilizar a seguinte expresso:Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 36

CA = Q/2 x I x P onde: Q = Quantidade de material em estoque no tempo considerado P = Preo unitrio do material I = Taxa de armazenagem, expressa geralmente em termos de porcentagem do custo unitrio Para que esta expresso seja vlida, torna-se necessria a verificao de duas hipteses: 1. O custo de armazenagem proporcional ao estoque mdio. Na figura abaixo temos uma justificativa da hiptese tomada. Com efeito, no ponto X, ou seja, quando o estoque mximo, o custo de armazenagem mximo. No ponto Y, quando o estoque zero, o custo de armazenagem mnimo ( matematicamente ele seria zero, mas na realidade existem despesas fixas que fazem com que ele seja diferente de zero). Estoque Mximo X Estoque Mdio 0 Y Custo de Armazenagem

2. O preo unitrio deve ser considerado constante no perodo analisado. Se no for, deve ser tomado um valor mdio. ....................................................................................... A posse dos estoques, em uma empresa, implica encargos financeiros anuais, constitudos de despesas fixas e outras tantas variveis. As despesas fixas so aquelas que no se alteram com as variaes sofridas pelo inventrio. Independem, portanto, do tamanho ou do valor do estoque, diferentemente de outros componentes do custo que oscilam com as alteraes que possam vir a ocorrer. Como em qualquer depurao de custos, o levantamento dos valores das despesas que gravam os estoques requer, em grande parte, o concurso da contabilidade, com exceo dos custos de natureza econmica, tais como os mencionados nos itens considerados pelo fisco como custos tributveis. O trabalho em si consiste na identificao destes componentes de custo e totaliz-los pelos valores de cada um, registrados nas rubricas correspondentes. E com base neste montante e no valor mdio do estoque calculado o ndice da taxa de custo ( i ). Os principais gravames dos estoques so:Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 37

2, 3 e 10 que so

1. Mo-de-obra

- computam-se tambm sobre este custo o valor dos encargos sociais e

trabalhistas. As despesas anuais com o pessoal de almoxarifado constituem-se em encargos fixos. 2. Juros de Capital - Despesas variveis representadas pelos juros de financiamento de estoque. Pode tambm ser considerado, conforme o critrio, o valor da remunerao do capital taxa de juros correntes. 3. Seguro - corresponde aos prmios de seguros pagos. Constitui-se em uma despesa varivel, em funo do valor dos estoques. 4. Aluguel - despesas fixas de arrendamento da rea ou do prdio que serve o almoxarifado e o seu escritrio 5. Taxas e Impostos - os encargos decorrentes do imposto predial e das taxas de luz e telefone. Geralmente, as despesas de iluminao so obtidas atravs de rateio das despesas gerais com luz, proporcional rea ocupada pelo almoxarifado. Trata-se de um custo fixo. 6. Obsolescncia - valor residual e intrnseco das possveis perdas sofridas com material sem mais utilidade para a empresa, devido a este fator. Trata-se de um custo dificilmente considerado entre o elenco de gastos, devido a dificuldade de clculo ou registro. 7. Expedio - refere-se aos gastos incorridos com o transporte e embalagem de material e frete. 8. Recebimento - representa as despesas com frete, inspeo e outros gastos decorrentes. 9. Movimentao - as despesas efetuadas com a manuteno e manuseio dos equipamentos de movimentao de cargas. 10. Imobilizao - refere-se quantia que a empresa, supostamente, deixa de ganhar com a imobilizao de capital. 11. Despesas Diversas - gastos referentes a material de expediente, despesas alfandegrias, gastos de combustveis com os veculos disposio do almoxarifado, com a manuteno do prdio etc.


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Alm deste rol de custos, outros podem ser acrescentados, como tambm alguns dos mencionados podem deixar de ser considerados, de acordo com o critrio escolhido. Segundo alguns, os componentes de custos que devem ser computados so os que variam em funo do aumento ou da reduo do estoque mdio. No nosso exemplo, consideramos tanto os custos fixos como os variveis. O essencial que saibamos que os estoques acarretam determinadas despesas que crescem ou diminuem conforma as variaes neles incorridas. 1.- Clculo daTAXA DO CUSTO DE POSSE,

considerando-se um valor mdio do estoque da % 5,26 2,40 0,70 7,87 2,08 4,81 2,62 4,26 30,00

ordem de R$ 4.573.333,30, por exemplo: Custos Mo - de obra Juros Pagos Seguros Aluguel Luz e Telefone Transporte, Embalagem e Fretes Diversos Outros Total Logo: I = 1.372.000,00 : 4.573.333,30 Valor 240.000,00 110.000,00 32.000,00 360.000,00 95.000,00 220.000,00 120.000,00 195.000,00 1.372.000,00 assim:

I = 0,30 ou 30%

A decomposio destes custos no chega a constituir-se em dificuldade maior. O problema, no entender de uns, a escolha do critrio para determinao do valor do inventrio mais correto, para fins especfico do clculo da taxa de armazenagem. 2.- ESTOQUE MDIO ( Q / 2 ) Matematicamente, podemos representar o estoque mdio terico de um material, dentro do lote econmico de compra, como o resultante da expresso: [ Emin + ( Q : 2 )] ou Q / 2 onde: Q a quantidade ( lote ) que ser adquirida para ser consumida ou vendida ao longo do perodo T. No momento t0, o estoque igual quantidade Q, que varia de um mnimo zero a um mximo Q. Logo, o valor mdio do intervalo (0 + Q)/2 que se reduz expresso Q/2.Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 39

Q

Q

Qm t0 perodo t Q/2 t0 perodo t

12.3 - Custo de Obteno de Estoques ( A ) Tambm o ato de comprar implica determinado nus que encarece o processo de compra do material. A emisso de uma ordem de compra representa determinado custo para a empresa, expresso, basicamente, pelos seguintes elementos: 1. Mo-de-obra - O valor total dos salrios dos empregados lotados no rgo de compras, mais os encargos sociais e trabalhistas que incidem sobre a folha de pagamento. 2. Impostos e Taxas - As despesas pagas com luz, telefone, imposto predial e outros. 3. Aluguel - Representa as despesas pagas com aluguel do escritrio. Caso o aluguel do almoxarifado e do escritrio se constitua em nico valor, este custo deve ser achado pr rata s reas usadas. 4. Correio e Telgrafo - Os encargos pagos pela emisso de cartas-convites, ordens de compra, editais, anncios, avisos etc. 5. Dirias - Referem-se aos gastos efetuados, eventualmente, com estadias e locomoo necessrios compra de material. 6. Despesas Gerais - Referentes s despesas realizadas com material de expediente, livros tcnicos, peridicos e jornais, limpeza e conservao e outros.

Exemplificando: a. Nmero anual de ordens de compra emitidas no perodo = 3.245. b. Despesas b.1 - Mo - de obra b.2 - Despesas com luz, correio e outros b.3 Aluguel b.4 - Despesas Gerais b.5 Taxas Total Logo, A = 649.000,00 : 3.245 ou A = 200,0040

310.000,00 50.000,00 200.000,00 40.000,00 49.000,00 649.000,00


12.4 - LOTE ECONMICO E FREQUNCIA ECONMICA DE COMPRA

O Lote Econmico ( Le ) o resultado de um procedimento matemtico, atravs do qual a empresa adquire o material necessrio s suas atividades pelo seu custo mais baixo. Essa prtica torna possvel diluir os custos fixos entre muitas unidades e portanto reduzir o custo unitrio. Isso, porm, no se consegue de graa: - estoques so criados e custam dinheiro. Portanto, no se deve levar tal procedimento muito longe, pois se as ordens de reposio se tornam muito grandes, os estoques resultantes crescem alm de certos limites e, os custos tanto de capital como de manuseio, excedem as possveis economias em custos de transporte, produo e administrao. Deve-se procurar um tamanho de lote que minimize o custo total anual. Os elementos que influenciam essa determinao so: I A P D Taxa de custo ou de posse Custo de aquisio ou de compra Preo unitrio do item Demanda anual

A frmula, a seguir, se encontra deduzida em vrios livros: Le = 2.D.A / P.I

Se tivermos a demanda anual ( D ) e a quantidade ( Q ) adquirida a cada pedido, encontramos facilmente a freqncia econmica de compra ( Ne ):

N=D/Q

A freqncia econmica ( Ne ) obtida atravs da seguinte frmula: Ne = D.P.I. / 2.A ou Ne = D / Le

Exemplo: A = R$1.000,00 D = 250.000 un. P = R$1,00


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I = 20% ou 0,20

Le = 2 . D . A / P . I Le = 2 x 250.000 x 1.000 / 1,00 x 0,20 Le = 500.000.000 / 0,20 Le = 2.500.000.000 Le = 50.000 un.

Ne = D x P x I / 2 x A Ne = 250.000 x 1,00 x 0,20 / 2 x 1.000 Ne = 25 Ne = 5 ( cinco compras p/ ano )

Considerando: 1. Le = 50.000 unidades, e Ne = 5 compras p/ ano, - os mesmos corresponderiam a 2,4 meses de consumo ou 72 dias.

2. CA ( Custo de Aquisio ) = ( D x A ) / Q; CA = 1.000 x 250.000 / Q CA = 250.000.000 / Q

CE ( Custo de Estocagem ) = ( Q x I x P ) / 2 e CE = Q x 0,20 x 1,00 / 2 CE = 0,10 x Q CT ( Custo Total ) = 2 x D x A x P x I

O Custo Total Anual poder considerar o valor total das mercadorias compradas, para tanto, dever ser somado ao valor obtido pela soma dos custos de aquisio e de estocagem, o produto da demanda anual ( D ) com o preo unitrio do produto ( P ).

CTg = CA + CE + ( D x P )Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 42

Utilizando-se dos dados anteriores, das frmulas e estabelecendo-se as quantidades do lote, podemos determinar os custos, que possibilitam a escolha do lote e a amplitude econmica de compra.

Lote ( Q )

Custo Aquisio (CA)

Custo Estocagem ( CE )

Custo Total Anual ( CTg )

5.000 10.000 20.000 40.000 50.000 60.000 80.000 100.000 250.000

50.000 25.000 12.500 6.250 5.000 4.167 3.125 2.500 1.000

500 1.000 2.000 4.000 5.000 6.000 8.000 10.000 25.000

300.500 276.000 264.000 260.250 260.000 260.167 261.125 262.500 276.000

Nota-se pela tabela, que o ponto mnimo no destacado. Realmente entre comprar 40.000, 50.000 ou 60.000 unidades de cada vez, a diferena no vai alm de R$250,00 em R$260.000,00, ou seja, menos de 0,1 %, da se pode concluir que no devemos pensar em Lote Econmico e sim em Faixa Econmica de Compra.

Restries ao Lote Econmico de Compra .

1. Espao de Armazenagem - uma empresa que passa a adotar o mtodo em seus estoques, pode deparar-se com o problema de falta de espao, pois, s vezes, os lotes de compra recomendados pelo sistema no coincidem coma capacidade de armazenagem do almoxarifado . 2. Variaes do Preo de Material - Em economias inflacionarias, calcular e adquirir a quantidade ideal ou econmica de compra, com base nos preos atuais para suprir o dia de amanh, implicaria, de certa forma, refazer os clculos tantas vezes quantas fossem as alteraes de preos sofridas pelo material ao longo do perodo, o que no se verifica , com constncia, nos pases de economia relativamente estvel, onde o preo permanece estacionrio por perodos mais longos. 3. Dificuldade de Aplicao - Esta dificuldade decorre, em grande parte, da falta de registros ou da dificuldade de levantamento dos dados de custos. Entretanto, com referncia a


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este aspecto, erros, por maiores que sejam, na apurao destes custos no afetam de forma significativa o resultado ou a soluo final. So poucos sensveis alteraes razoveis nos fatores de custo considerados. Estes so, portanto, sempre de preciso relativa. 4. Natureza do Material - Pode vir a se constituir em fator de dificuldade. O material poder tornar-se obsoleto ou deteriorar-se. 5. Natureza de Consumo - A aplicao do lote econmico de compra, pressupe, em regra, um tipo, de demanda regular e constante, com distribuio uniforme. Como isto nem sempre ocorre com relao boa parte dos itens, possvel que no consigamos resultados satisfatrios ou esperados com os materiais cujo consumo seja de ordem aleatria e descontnua. Podemos, nestas circunstncias, obter uma quantidade pequena que inviabilize a sua utilizao.

Exerccios:

1. Suponhamos que um item de material apresenta demanda anual de 1.080 unidades e seu preo unitrio de R$2,00. A empresa em questo trabalha com um custo de compra na ordem de R$200,00 e com taxa de armazenagem em torno de 30%. Calcule o valor do Custo Total, considerando que as compras podem ser feitas: anual; semestral; quadrimestral; trimestral; bimestral; c/ 45 dias; mensal; quinzenal e semanal. 2. Sero compradas durante um ano 2.000 unidades de uma pea. O Custo do pedido de R$50,00, e o custo de armazenagem de 10%, o preo de compra de R$3,00. Qual ser o custo total se as peas forem compradas em lotes de 200; 500; 1.000 e 2.000unidades? 3. Uma empresa que compra matria-prima cinco vezes ao ano; o custo total anual de pedidos de R$6.250,00. Qual o custo de pedido?

4. Calcule o Lote Econmico e Freqncia Econmica. Dados: Demanda Anual = 1.080 unidades Custo de Aquisio = R$2,00 Preo Unitrio = R$200,00 Custo de Posse = 30%

12.5 - DETERMINAO DA FREQUNCIA DE COMPRA EM FUNO DA DEMANDA ANUAL.Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 44

O que se busca uma forma de determinar o perodo N de ressuprimento que no provm do perodo timo, mas que venha facilitar e simplificar os clculos necessrios sua determinao sem que haja diferenas de custo significativas. Este mtodo desenvolvido a partir do conhecimento da demanda valorizada DAV, resultante do produto da demanda anual pelo preo unitrio do material, de modo que, ao invs de determinarmos a freqncia econmica de compra de cada um dos itens do estoque, o que resulta em clculos laboriosos, determinamos a periodicidade comum a determinados limites ou faixas de DAVs, onde esto compreendidos diversos itens de material, a partir de uma freqncia - base arbitrada. Atravs de estudos desenvolvidos, determinou-se que as freqncias que permitem uma faixa de erro no superior a 5%, que o percentual aceitvel, em relao ao custo total timo de cada um dos itens compreendidos so: Nmero de Compras 1 2 3 6 12 22 Freqncia de Compra anual semestral quadrimestral bimestral mensal a cada 16 dias

De posse destas freqncias, podemos, estabelecer as faixas das demandas valorizadas e limitadas por uma a uma destas periodicidades, a partir da frmula: DAV = ( 2A / I ) x Nsup x N inf DAV = Demanda anual valorizada ( D x P ); A = Custo Unitrio de Compra; I = Taxa de Estocagem; Nsup = Freqncia Superior; Ninf = Freqncia Inferior. Exemplo: Dados: A = R$200,00; I = 30% ; e N = Freqncias preestabelecidas;

D = 1080 unidades

P = R$2,00

2A / I = 2 x 200 / 0,30 = 1.333,33, assim:


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a. DAV22 = 1.333,33 x 22 x 12 = 352.000,00 b. DAV12 = 1.333,33 x 12 x 12 = 192.000,00 c. DAV6 = 1.333,33 x 12 x 6 = 96.000,00 d. DAV3 = 1.333,33 x 6 x 3 = 24.000,00 e. DAV2 = 1.333,33 x 3 x 2 = f. DAV1 = 1.333,33 x 2 x 1 = 8.000,00 2.667,00

Concluso:

Limites das Demandas Anuais Valorizadas At R$ 2.667,00 De R$ 2.667,00 a R$ 8.000,00 De R$ 8.000,00 a R$ 24.000,00 De R$ 24.000,00 a R$ 96.800,00 De R$ 96.800,00 a R$ 352.000,00 Acima de R$ 352.000,00

Modalidades de Compra anual semestral quadrimestral bimestral mensal a cada 16 dias

13. MATERIAIS A SE ADMINISTRAR 13.1 - Classificao de Acordo com a Utilizao: a. Materiais Diretos ou Produtivos Entende-se por materiais diretos aqueles que normalmente so incorporados ao produto e que chegam s mos do consumidor. Exemplificando, no caso de aparelhos eletrodomsticos temos como materiais produtivos, embalagem; fios; nodos (que do origem as peas cromadas); borrachas etc.


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So estes materiais que mais preocupam a direo de uma empresa, uma vez que devido ao seu grande volume, correspondem a um grande valor em termos de capital investido. b. Materiais Indiretos ou Improdutivos So aqueles materiais que no saem com o produto, mas que colaboram para a obteno dos mesmos. Utilizando o mesmo exemplo dos eletrodomsticos, temos como materiais indiretos, a areia da fundio; refratrios dos fornos; rebolos; ferramentas de corte; catalisadores de cromao; equipamentos de polimento etc. 13.2 - Classificao de Acordo c/ o Reaprovisionamento: a. Materiais de Estoque So materiais que, pela sua continuidade de uso so mantidos em estoque e, como tal, controlados e codificados. Para estes materiais deve existir um sistema automtico de reaprovisionamento que determine quando e quanto comprar. Este sistema o de Ponto de Pedido e Lote Econmico. b. Materiais de Dbito Direto So materiais de uso eventual e comprados de acordo com a necessidade de determinado setor da produo. No so controlados atravs de fichas de estoque. As compras de materiais de dbito direto so feitas de acordo com as necessidades do setor interessado. Caso haja sobras de materiais, eventualmente, podero ser guardados no almoxarifado, sem que isto os caracterize como materiais de estoque. 13.3 - Classificao de Acordo com o Valor ( ABC ) O objetivo do mtodo identificar os itens mais significativos para a gesto financeira e, a partir desta constatao imprimir um gerenciamento por exceo, que consiste, basicamente, na realizao de medidas e controles mais apurados e constantes sobre poucos itens, ao invs da administrao preocupar-se, da mesma forma e na mesma medida, com todo o conjunto do inventrio. O mtodo permite a introduo de tratamentos diferenciados para cada item ou grupo de materiais, quanto a natureza e extenso dos controles necessrios.Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais - ICSP / FESP - Prof. Antonio Carlos Morozowski 47

Atravs de estudos em diversas empresas, nas quais se analisou o valor dos diversos componentes de um estoque, chegou-se concluso de que o mesmo pode ser dividido em trs grupos, denominados A, B e C e que apresentaram aproximadamente os seguintes percentuais: Grupo A B C Itens 10 % 30 % 60 % Valor do Estoque 70 % 20% 10%

Em resumo a Classificao ABC nos d uma medida da importncia que cada componente tem no estoque. Ajuda a classificar o mais importante em primeiro lugar e a ter o mximo de controle com uma quantidade mnima de controle. Portanto: - Grupo A = contm poucos itens que correspondem aos maiores valores em estoque; - Grupo B = so os de importncia secundria; - Grupo C = so os itens mais numerosos, mais baratos e representam a menor parte do investimento. Para se obter a Classificao ABC de um estoque deve-se: 1. Escolher os itens que faro parte da amostra a ser analisada ( Esta amostra dever ser significativa, quando a classificao no se d atravs da anlise de todo estoque ). 2. Multiplicar o custo unitrio pelo consumo ou demanda no perodo ( anual ou mensal ), de cada item; 3. Ordenar, em ordem decrescente, o consumo valorizado; 4. Colocar de maneira ordenada o valor do consumo valorizado acumulado; 5. Determinar as percentagens com relao ao valor total; 6. Determinar as percentagens de cada item, com relao ao total ( visa auxiliar na determinao ABC ); 7. Determinar os itens A; B e C. Este procedimento pode ser mais facilmente entendido atravs do seguinte exemplo:


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-

Uma empresa possui dez itens em estoque. Classificar em A, B e C os itens L1 a L10. TABELA INICIAL Material L1 L2 L3 L4 L5 L6 L7 L8 L9 L10 R$ Unitrio 25,00 16,00 50,00 100,00 0,15 0,01 8,00 2,00 70,00 5,00 Consumo Anual 200 5.000 10 100 200.000 100.000 1.000 20.000 10 60 R$ Consumo 5.000,00 80.000,00 500,00 1.000,00 30.000,00 1.000,00 8.000,00 40.000,00 700,00 300,00

TABELA ORGANIZADA POR VALOR DE CONSUMO: Material L2 L8 L5 L4 L7 L1 L6 L9 L3 L10 Valor Consumo 80.000 40.000 30.000 10.000 8.000 5.000 1.000 700 500 300 Valor Acumulado 80.000 120.000 150.000 160.000 168.000 173.000 173.000 174.700 175.200 175.500 % s/ Acumulado Total 45,58 68,31 85,47 91,16 95,72 98,57 99,14 99,54 99,82 100,00 % de cada Material 45,58 22,73 17,16 5,69 4,56 2,85 0,57 0,40 0,28 0,18

Em funo dos percentuais obtidos, classificamos como: . Classe A, os itens L2; L8 e L5, onde: 30% dos itens = 85,47% do valor de estoque. . Classe B, os itens L4; L7 e L1, onde:


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30% dos itens = 13,10% do valor de estoque. . Classe C, os itens L6; L9; L3 e L10, onde: 40% dos itens = 1,43% do valor de estoque. Evidentemente que nos casos reais onde o nmero de itens muito maior, este

procedimento seria antieconmico devido ao grande nmero de operaes matemticas a se executar, salvo, evidentemente, se pudermos utilizar o processamento de dados. O procedimento mais aconselhvel de se classificar os itens segundo uma amostragem daqueles mais significativos ( quer seja quanto ao valor unitrio, quer seja quanto ao consumo ). Efetua-se, entretanto, uma curva, no para percentagens acumuladas, mas para percentagens diretas com relao ao valor total do consumo, neste caso, consumo de todos os itens existentes em estoque e no somente sobre o consumo da amostragem. Assim, se considerarmos que os itens L1 a L10, representam a amostra do total dos itens e, o valor total do consumo seja igual a R$250.000,00, estabelecer os novos percentuais para todo o estoque: Material L2 L8 L5 L4 L7 L1 L6 L9 L3 L10 Ln Valor Consumo 80.000 40.000 30.000 10.000 8.000 5.000 1.000 700 500 300 250.000 % item 32,00 16,00 12,00 4,00 3,20 2,00 0,40 0,28 0,20 0,12 100,00

Assim, para sabermos qual a classe a que um determinado item pertence, determina-se qual o valor do consumo e a percentagem com relao ao valor total. Depois compara-se com os percentuais abaixo e se classifica o item em A; B ou C. - Classe A = de 12,00% acima. - Classe B = de 2,00 % a 11,99%. - Classe C = abaixo de 2,00%.


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Exerccio: a. Item L20 b. Valor unitrio = R$5,00 c. Consumo Anual = 10.000 d. Valor do Consumo = R$50.000,00 e. % com relao ao total do consumo = 20% - O item L20 um item de Classe A. ( maior que 12% ) Observao Prtica: A Classificao ABC baseia-se friamente em percentuais. Entretanto, comum encontrarse alguns itens cujo valor relativo se situaria numa classe B ou C, mas que se deseja, por outros motivos, aplicar-lhes um controle mais rigoroso. Podemos ter peas de grande valor unitrio, de difcil aquisio, propenso a roubo ou ento so itens de grande volume ou alta deteriorabilidade. Assim sendo, nada impede que esses itens sejam promovidos de sua classificao automtica e trazida Classe A, onde se sabe, de antemo que o controle ser justificadamente mais atento e a quantidade em estoque mantida nmero menor. Vantagens do Mtodo ABC: - Diminui o investimento em estoques; - Baixa o Custo de Aquisio, porque a c

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