administraÇao de controle de estoques
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FACULDADE CAPIXABA DE NOVA VENÉCIA ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS COM ÊNFASE EM ANÁLISE DE SISTEMAS
CÍNTIA PAULA OLIVEIRA SOSSAI
LUCIANA DA SILVA SANTOS
ADMINISTRAÇÃO DE CONTROLE DE ESTOQUE: ESTUDO DE CASO NA FARMÁCIA FARMAVIN DE MONTANHA – ES NO ANO DE 2009
NOVA VENÉCIA 2009
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CÍNTIA PAULA OLIVEIRA SOSSAI LUCIANA DA SILVA SANTOS
ADMINISTRAÇÃO DE CONTROLE DE ESTOQUE: ESTUDO DE CASO NA FARMÁCIA FARMAVIN DE MONTANHA – ES NO ANO DE 2009
Trabalho de Estágio Supervisionado IV apresentado ao programa de Graduação em Administração de Empresas com ênfase em Análise de Sistemas, da Faculdade Capixaba de Nova Venécia, como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração de Empresas. Professor/Orientador: Ms. André dos Santos Moreira.
NOVA VENÉCIA 2009
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Catalogação na fonte elaborada pela Biblioteca PE. Carlos Furbetta/UNIVEN
S715a Sossai, Cíntia Paula Oliveira
Administração de controle de estoque: estudo de caso na Farmácia Farmavin de Montanha-ES no ano de 2009 ./ Cíntia Paula Oliveira Sossai, Luciana da Silva Santos – Nova Venécia: UNIVEN/ Faculdade Capixaba de Nova Venécia, 2009.
59f. : enc.
Orientador: Ms André dos Santos Moreira
Monografia (Graduação em Administração de empresas com ênfase em analise de sistemas) UNIVEN / Faculdade Capixaba de Nova Venécia 2009.
1. Administração de materiais 2. Controle de estoque I. Santos, Luciana da Silva II. Moreira, André dos Santos III. UNIVEN / Faculdade Capixaba de Nova Venécia V. Título.
CDD. 658.7
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CÍNTIA PAULA OLIVEIRA SOSSAI LUCIANA DA SILVA SANTOS
ADMINISTRAÇÃO DE CONTROLE DE ESTOQUE: ESTUDO DE CASO NA FARMÁCIA FARMAVIN DE MONTANHA – ES NO ANO DE 2009
Trabalho de Estágio Supervisionado IV apresentado ao programa de Graduação em Administração de Empresas com ênfase em Análise de Sistemas, da Faculdade Capixaba de Nova Venécia, como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração de Empresas.
Aprovada em 27 de Novembro de 2009.
COMISSÃO EXAMINADORA _____________________________________________ Ms. André dos Santos Moreira Faculdade Capixaba de Nova Venécia Orientador
_____________________________________________ Prof. Michela Cosme Faculdade Capixaba de Nova Venécia
Membro
_____________________________________________
Prof. Gean Breda Queiroz Faculdade Capixaba de Nova Venécia
Membro
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Dedicamos aos nossos pais, irmãos e irmãs, por toda paciência e
compreensão, proporcionando-nos a realização de nossos sonhos.
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Agradecemos a Deus, por todas as bênçãos
dadas nos momentos mais difíceis desta longa caminha.
Aos nossos Pais pelo amor, carinho
e dedicação.
Aos Irmãos pela força e incentivo. Aos amigos, pela vontade mútua de vencer
todas as barreiras nesta trajetória.
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RESUMO O objetivo deste trabalho é analisar, descrever e identificar um modelo de controle de estoque que facilite no desempenho das atividades diárias, e qual a importância de um controle de estoque para a empresa Farmavin do município de Montanha – ES no ano de 2009. Para tanto foi realizada uma pesquisa exploratória e de estudo de caso com a aplicação de questionários juntamente aos funcionários da empresa Farmavin LTDA. A empresa atualmente trabalha com o sistema manual de controle para seus estoques e a pesquisa nos proporciona como resultado que o controle de estoque é um fator extremamente importante para a empresa e que influencia diretamente nos seus resultados.
PALAVRAS-CHAVE: Controle; Estoque; Administração; Organização
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LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 – CURVA ABC...................................................................................... 27
FIGURA 2 – SISTEMA DE DUAS GAVETAS........................................................ 29
FIGURA 3 – SISTEMA MRP.................................................................................. 31
FIGURA 4 – SISTEMA JUST IN TIME................................................................... 33
FIGURA 5 – SISTEMA KANBAN........................................................................... 36
FIGURA 6 – SISTEMA KANBAN........................................................................... 36
FIGURA 7 – SISTEMA KANBAN........................................................................... 37
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LISTA DE TABELAS
TABELA 1 - PERFIL DO FUNCIONÁRIO – SEXO................................................ 45
TABELA 2 - PERFIL DO FUNCIONÁRIO – FAIXA ETÁRIA.................................. 45
TABELA 3 - PERFIL DO FUNCIONÁRIO – ESCOLARIDADE.............................. 45
TABELA 4 - PERFIL DO FUNCIONÁRIO – ESTADO CIVIL................................. 46
TABELA 5 - NÚMERO DE FUNCIONÁRIOS DA EMPRESA............................... 46
TABELA 6 - SE A EMPRESA POSSUI ALGUM CONTROLE DE ESTOQUE...... 46
TABELA 7 - COMO É FEITO O CONTROLE DE ESTOQUE............................... 46
TABELA 8 - VANTAGENS E DESVANTAGENS DO CONTROLE ADOTADO
VANTAGENS.........................................................................................................
TABELA 8 - VANTAGENS E DESVANTAGENS DO CONTROLE ADOTADO
DESVANTAGENS.................................................................................................
47
47
TABELA 9 - OS MATERIAIS NECESSÁRIOS ESTÃO SEMPRE DISPONÍVEIS. 47
TABELA 10 - GRAU DE IMPORTÂNCIA DE UM SISTEMA DE CONTROLE....... 47
TABELA 11 - SE NA IMPLANTAÇÃO DE UM SITEMA DE ESTOQUE TRARÁ
ALGUM BENEFÍCIO..............................................................................................
48
TABELA 12 - O FORNECIMENTO DE MATERIAIS PARA O CONTROLE DA
EMPRESA..............................................................................................................
48
TABELA 13 - O CONHECIMENTO DE ALGUM TIPO DE CONTROLE DE
ESTOQUE..............................................................................................................
48
TABELA 14 - O CONTROLE DE ESTOQUE UTILIZADO INFLUENCIA NOS
RESULTADOS.......................................................................................................
49
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO....................................................................................... 12
1.1 JUSTIFICATIVA DO TEMA...................................................................... 14
1.2 DELIMITAÇÃO DO TEMA......................................................................... 15
1.3 FORMULAÇÃO DO PROBLEMA.............................................................. 15
1.4 OBJETIVOS .............................................................................................. 15
1.4.1 OBJETIVO GERAL......................................................................................... 15
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................... ......... 15
1.5 HIPÓTESE.............................................................................................. 16
1.6 METODOLOGIA........................................................................................ 16
1.6.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA...................................................................... 16
1.6.2 TÉCNICAS PARA COLETA DE DADOS............................................................. 17
1.6.3 FONTES PARA COLETA DE DADOS................................................................ 17
1.6.4 CARACTERIZAÇÃO DA AMOSTRA PESQUISADA.............................................. 18
1.6.5 INSTRUMENTO PARA COLETA DE DADOS....................................................... 18
1.6.6 POSSIBILIDADE DE TRATAMENTO E ANÁLISE DE DADOS................................ 19
2 REFERENCIAL TEÓRICO ................................................................ 20
2.1 ORGANIZAÇÃO........................................................................................ 20
2.1.1 CONCEITO................................................................................................... 20
2.2 ESTOQUES............................................................................................... 21
2.2.1 TIPOS DE ESTOQUES ................................................................................... 21
2.2.2 CUSTOS DE ESTOQUES................................................................................. 22
2.3 CONTROLE DE ESTOQUES.................................................................... 23
2.3.1 FUNDAMENTOS DO CONTROLE DE ESTOQUES................................................. 24
2.4 MODELOS DE CONTROLE DE ESTOQUES .......................................... 25
2.4.1 SISTEMA ABC ............................................................................................ 25
2.4.2 SISTEMA DE DUAS GAVETAS ........................................................................ 28
2.4.3 SISTEMA MRP (MATERIAL REQUERIMENTS PLANNING) ..................... 30
2.4.4 SISTEMA JUST IN TIME (JIT) .......................................................................... 32
2.4.5 SISTEMA KANBAN ..................................................................................... 34
2.5 ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES.......................................................... 38
11
2.5.1 OBJETIVOS E FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES............................. 38
2.6 A IMPORTÂNCIA DA ADMINISTRAÇÃO E DO CONTROLE DE
ESTOQUES NAS EMPRESAS FARMACEUTICAS..................................
39
2.7 PLANEJAMENTO DE ESTOQUES........................................................... 41
2.8 SISTEMA GERENCIAL DE ESTOQUES.................................................. 42
3 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS.............................. 44
3.1 APRESENTAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA....................... 44
3.2 APRESENTAÇÃO DOS DADOS............................................................... 45
3.2.1 PERCEPÇÃO DOS ENTREVISTADOS................................................................ 45
3.3 ANÁLISE DOS DADOS............................................................................. 50
4 CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES........................................... 52
4.1 CONCLUSÃO............................................................................................ 52
4.2 RECOMENDAÇÕES................................................................................. 54
5 REFERÊNCIAS..................................................................................... 55
APÊNDICE
APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO DE PESQUISA................................................ 58
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1 INTRODUÇÃO
Uma das maiores preocupações dentro de uma organização é definir como se
devem estocar seus produtos de uma maneira que haja um maior aproveitamento
dos recursos, onde maximize os lucros e diminua os prejuízos ou desperdícios.
Controlar um estoque é de grande importância para uma empresa, atingindo os
objetivos propostos e ocorrendo o gerenciamento de todos os materiais, produtos
em processo e produtos acabados com a melhor qualidade.
Para uma boa administração de estoques é preciso otimizar os investimentos em
estoque e minimizar a necessidade de capital investido com o mesmo. Tudo que
uma empresa proporciona vem de uma boa administração de estoques, onde elas
possam administrar a cada vez melhor seus recursos e investimentos, sem
esquecer de manter a qualidade no atendimento de seus clientes e de seus
produtos.
Dentro de uma organização para que se consiga manter uma boa relação com a
política de compras e armazenamento de materiais, pode resultar em custos
desnecessários. Sendo que o estoque é muito importante para a área da
administração financeira de uma empresa.
A administração de estoques determina vários fatores e técnicas que foram
desenvolvidos para sua melhor compreensão, manuseio e resultados: o Sistema
ABC, Sistema MRP, Sistema Just In Time, Sistema de Duas Gavetas, Sistema
Kanban dentre outros.
O objetivo deste trabalho é identificar a importância do controle de estoque para a
empresa, destacando suas vantagens, desvantagens e benefícios que uma boa
utilização de todas as ferramentas oferecidas pode trazer a uma organização.
Para a organização é necessário um sistema de gerenciamento de dados e
arquivos onde com a existência de um software que atenda a sua necessidade de
implementação de um sistema de ERP – planejamento de recursos empresariais –
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dando suporte na tomada de decisões, planejamento e controle dos negócios da
organização.
A utilização da tecnologia da informação se torna maior a cada dia e a necessidade
das organizações ou empresas também, onde a atualização para o mundo
informatizado é característica do mundo real. Com a informatização da organização
os objetivos organizacionais se tornam mais amplos e fáceis de serem executados
pois ela disponibiliza de maiores recursos .
No atual mundo globalizado, as grandes organizações estão encontrando êxito nos
negócios a partir da coleta de informações importantes a cerca do processo de
trabalho utilizado. Sendo assim, a informação passou a ser um diferencial de
mercado e lucratividade. Sendo cada vez mais dependente de informações e de
toda a infra-estrutura tecnológica que permite o gerenciamento de enormes
quantidades de dados.
A Farmácia Farmavin estabelecida no município de Montanha – ES, é uma
empresa privada que atua na atividade de compra, venda e manipulação de
medicamentos. Qualquer empresa necessita conhecer e manter um bom controle
de seus produtos.
Cada empresa deve utilizar ferramentas adequadas para ter bons resultados na
sua gestão de estoques, onde atenda a suas necessidades de demanda e oferta.
Observando a implementação das ferramentas adequadas de acordo com seu tipo
de estoque.
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1.1 JUSTIFICATIVA DO TEMA
A administração de estoque esta preocupada em definir o tamanho, modelo e
segurança de seus estoques, buscando a organização de seus produtos e
atendendo a necessidade de seus clientes, permitindo uma otimização de grande
parte dos seus investimentos.
Um estoque funciona como um amortecedor entre os vários estágios da produção
ate a venda final do produto. Observa-se que os administradores têm valorizado
este trabalho na área de controle de estoques como influência na produtividade e
no crescimento da empresa.
Planejar e controlar custos são mecanismos que podem garantir a sobrevivência
das organizações, desta forma surge assim à importância do gerenciamento dos
estoques de medicamentos.
Na empresa Farmavin, encontra-se com um estoque meio flagelado, onde os
medicamentos estão estocados de forma organizada e com facilidade para o seu
encontro, separados por ordem alfabética e tipos, que são os similares e genéricos.
Encontra-se somente aos medicamentos controlados cadastrados no sistema
gerencial da empresa, deixando a empresa sem disponibilização para o controle de
entradas e saídas de medicamentos e suas faltas, pois o controle é feito a olho nu.
Os gerentes de produção usualmente têm uma atitude ambivalente em relação a
estoques. Por um lado, eles são custosos e representam riscos, mas por outro
lado, proporcionam certo nível de segurança em ambientes complexos e incertos.
Portanto o objetivo da Farmivin é garantir o uso seguro e racional dos remédios
pré-escritos pelo profissional médico, sendo assim eles passam por um processo
de estocagem mais rígida atendendo às demandas das necessidades de
medicamentos de pacientes.
Com base no contexto acima justificamos este tema para uma boa observação e
analise da organização aos possíveis meios de controles que podem ser adotados
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pela empresa para melhor vistoria de seus produtos, não deixando faltar e nem
exceder os seus medicamentos, sendo que dentro desta organização encontra-se
cerca de 10% de perca de seus produtos.
1.2 DELIMITAÇÃO DO TEMA
Este projeto de pesquisa delimita-se a verificar a forma de controle de estoque da
Farmácia Farmavin, situada no município de Montanha – ES no decorrer do ano de
2009.
1.3 FORMULAÇÃO DO PROBLEMA
Como é realizado o controle de estoque adotado pela Farmácia Farmavin em
Montanha - ES no segundo semestre do ano de 2009, observando o seu controle e
sua informatização?
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 OBJETIVO GERAL
Verificar a administração de estoque da Farmácia Farmavin – Montanha – ES, no
segundo semestre do ano de 2009.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Verificar como é feita a estocagem dos produtos da Farmavin;
Identificar o grau de importância do controle de estoque da empresa;
Verificar se há desperdício de materiais adquiridos pela empresa;
Coletar informações sobre o método utilizado em seu controle de estoque;
Identificar o interesse da organização na implementação de um software
para a organização de seu estoque.
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1.5 HIPÓTESE
De acordo com estudos e observações, hipóteses são afirmações que serão
testadas através de analises da evidência dos dados empíricos, representando
uma antecipação de fatos.
Por isso, fica claro que o primeiro passo em uma pesquisa é a formulação do
problema, cujo melhor modo de solução é uma pesquisa, ou pode ser resolvido por
meio de processo cientifico.
Portanto visando observar como é realizado o controle de estoque da Farmácia
Farmavin, a pesquisa poderá identificar a seguintes hipóteses:
Se a empresa apresenta um controle de estoque adequado, que com o qual
evite prejuízos e desperdícios, gerando um grau de qualidade em seus
estoques;
Se a empresa utiliza sistemas de informática para administrar seus
estoques, e quais os resultados ela obtém com essa administração;
Se a empresa dispõe um software para o cadastramento de seus clientes e
produtos farmacêuticos.
1.6 METODOLOGIA
1.6.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA
Com base em Gil (1996, p. 45 e 46):
As pesquisas podem ser classificadas em Exploratória, Descritiva e Explicativa. A pesquisa Exploratória “tem como objetivo proporcionar maior familiaridade com o problema, com vista a torná-lo mais explicito ou a construir hipóteses”. A pesquisa Descritiva “salientasse no objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento de relações entre variáveis”. A pesquisa Explicativa “tem como preocupação centro identificar os fatores que determinam ou que contribuem para a ocorrência os fenômenos. Este é o tipo de pesquisa que mais aprofunda o conhecimento da realidade, porque explica a razão, o porquê das coisas”.
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Sendo assim com a observação feita conclui-se que a pesquisa identifica-se como
Descritiva pela necessidade de descrever as características do controle de estoque
da Farmácia Farmavin em Montanha – ES e Exploratória pela necessidade de
maior familiaridade com o problema de forma que um estudo mais detalhado possa
ser feito com maior precisão e compreensão dos dados.
1.6.2 TÉCNICAS PARA COLETA DE DADOS
Nesta pesquisa foram coletadas informações através de processos que atendam a
necessidade da pesquisa com técnicas de pesquisa bibliográfica e estudo de caso
que proporcionará maior correlação para atingir os objetivos propostos.
Marconi e Lakatos (1992, p.43), afirma que:
A pesquisa identifica-se como bibliográfica por ser considerado um procedimento formal com método de pensamento reflexivo que requer um tratamento científico e se constitui no caminho para se conhecer a realidade ou descobrir verdades parciais.
O estudo de caso de acordo com Gil (1996, p.59) pode ser visto como técnica
psicoterápica, como método ou como método de pesquisa. Podendo ser definido
como:
... um conjunto de dados que descrevem uma fase ou a totalidade do processo social de uma unidade, em suas varias relações internas e nas suas fixações, culturais, quer seja essa unidade uma pessoa, uma família, um profissional, uma instituição social, uma comunidade ou uma nação. (Young, 1960, p. 269).
1.6.3 FONTES PARA COLETA DE DADOS
Neste trabalho foram coletadas informações utilizando as fontes primárias e
secundárias.
Para Marconi e Lakatos (1992, p. 43 e 44) :
Fontes primárias – são aquelas de primeira mão, provenientes dos próprios
órgãos que realizaram as observações. Englobam todas as matérias, ainda não
elaborados, escritos ou não que podem servir como fonte de informação para a
pesquisa.
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Fontes secundárias – trata-se de levantamento de toda bibliografia já publicada
em forma de livros, revistas, publicações avulsas e imprensa escrita. Sua finalidade
é colocar o pesquisador em contato direto em tudo aquilo que foi escrito sobre
determinado assunto, com o objetivo de permitir ao cientista “o reforço paralelo na
analise de suas pesquisas ou manipulação de suas informações” (trujillo, 1974:
230).
1.6.4 CARACTERIZAÇÃO DA AMOSTRA PESQUISADA
A pesquisa foi efetuada com os 7 funcionários da farmácia, o que compreendeu
100% da pesquisa, tendo um nível de confiança de 98%, uma margem de erro de
2% e uma probabilidade de sucesso e fracasso de 50%, respectivamente.
A pesquisa para a coleta de dados foi realizada na Farmácia Farmavin, situada em
Montanha, no período de 05 a 10 de outubro de 2009.
1.6.5 INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS
Para Gil (1996, p. 90): A coleta de dados nos levantamentos é utilizada as técnicas de interrogação:o questionário, a entrevista e o formulário. Por questionário entende-se um o conjunto de questões que são respondidas por escrito pelo pesquisado. Entrevista, por sua vez pode ser entendida como a técnica que envolve duas pessoas numa situação “face a face” e em que uma delas formula questões e a outra responde. Formulário, por fim, pode ser definido como a técnica de coleta de dados em que o pesquisador formula questões previamente elaboradas e anota as respostas .
Entretanto para este trabalho será utilizada a técnica de entrevista através de uma
serie de perguntas e informações, possibilitando identificar todos os pontos falhos e
procedimentos adotados no controle de estoque pela empresa.
1.6.6 POSSIBILIDADE DE TRATAMENTO E ANÁLISE DOS DADOS
Segundo Gil (1996, p. 169), “para a análise de interpretação dos dados fez-se
necessário a codificação e tabulação”.
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Para Gil (1996, p. 170), “a codificação é o processo pelos quais os dados brutos
são transformados em símbolos que possam ser tabulados”.
Gil (1996, p. 171), afirma que:
“A tabulação é o processo de agrupar e contar os casos que estão nas varias categorias de análise”. Segundo ele, existem duas maneiras de tabular os dados, a manual e a eletrônica, sendo a primeira ferramenta utilizada neste trabalho, uma vez que, o numero de entrevistados é pequeno para usar a tabulação eletrônica.
Portanto, observa-se que os dados são submetidos à codificação e posteriormente
a tabulação manual para a obtenção de informações que subsidiam a elaboração e
a possíveis emissões de pareceres conclusivos a respeito do problema em
questão.
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2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 ORGANIZAÇÃO
2.1.1 CONCEITO
As organizações têm grande importância na sociedade e em nossas vidas, onde
inúmeros cientistas se dedicaram a estudá-las. Como exemplo de organização
pode-se citar o governo do estado que se integra como uma organização maior,
são organizações dentro de outras organizações. Se tornando cada vez mais
comum em nosso cotidiano.
Segundo Maximiano (1995, p. 25):
Uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidades realizar propósitos coletivos. Além de pessoas, as organizações utilizam outros recursos, como maquinas e equipamentos, dinheiro, tempo, espaço e conhecimentos.
De acordo com Hampton (1992, p.80):
Uma organização é uma combinação intencional de pessoas de tecnologia para atingir um determinado objetivo. Uma empresa é uma organização. Também é uma visão, é um departamento ou seção dentro de uma organização maior. [...]
Kotler (1998, p. 75) “a organização de uma empresa consiste de sua estrutura,
políticas e cultura corporativa que tendem a tornarem-se disfuncionais em um
ambiente de negócios rapidamente mutante”.
As mudanças dentro de uma organização são muito comuns, pois podem trazer
grandes modificações no ambiente organizacional, inovando os fatores internos e
externos que tem grande influência dentro da organização, trazendo uma grande
competitividade entre as empresas e fazendo com que elas estejam sempre
buscando um melhoramento continuo.
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2.2 ESTOQUES
Observando o conceito de estoque segundo Arnold (1995, p. 265) “são materiais e
suprimentos que uma empresa ou instituição mantém, seja pra vender ou para
fornecer insumos ou suprimentos para o processo de produção. A boa
administração de estoques é essencial”.
O setor de estocagem de uma empresa é fundamental para seu funcionamento. O
estoque deve estabelecer regras de decisão e armazenagem, atendendo sempre a
necessidade de seus clientes.
Slack (1997, p. 383):
O estoque é definido como a acumulação armazenada de recursos materiais em sistema de transformação. Também é usado para descrever qualquer recurso armazenado. Apesar dos custos e de outras desvantagens associadas à manutenção de estoques, eles de fato facilitam a acomodação entre fornecimento e demanda.
Dias (1997, p. 14) diz que:
O estoque é necessário para que o processo de produção – vendas da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nível de estoque e o investimento financeiro envolvido.
Cada organização deve utilizar tipos e métodos de controle de estoque,
observando a sua necessidade e analisando a melhor forma para atender a
demanda e manter um equilíbrio no fluxo de entradas e saídas do estoque da
empresa. Os estoques ajudam a maximizar o atendimento aos clientes protegendo
a empresa da incerteza, devendo sempre assim manter estoques extras.
2.2.1 TIPOS DE ESTOQUES
As empresas podem utilizar diferentes tipos de estoques, observando assim como
a empresa estoca seus produtos e insumos.
Para Slack (1997, p. 383) “as várias razões para desequilíbrio entre a taxa de
fornecimento e de demanda em diferentes pontos de qualquer operação leva a
diferentes tipos de estoque”.
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Arnold (1999, p. 264) observa que “existem muitas maneiras de classificar
estoques. Uma classificação freqüentemente utilizada se relaciona ao fluxo de
materiais que entra, em uma organização, passa por ela e dela sai”.
Os principais tipos de estoques dentro de uma empresa são:
Matéria – prima: são itens comprados e recebidos que ainda não entram
no processo de produção;
Produtos em processo: matérias – primas que já entraram no processo
de produção e estão em operação;
Produtos acabados: são os produtos que saíram do processo de
produção e aguardam para serem vendidos como itens completos.
As empresas devem atribuir uma importância muito variada aos tipos de estoques.
Sendo eles essenciais para o funcionamento de qualquer empresa. Eles buscam
minimizar os investimentos dentro dos estoques, observando as suas
necessidades onde ele possibilita que sejam atendidos de forma satisfatória os
processos por ele realizados.
2.2.2 CUSTOS DE ESTOQUES
Dentro de uma empresa apartir do momento que um material é estocado atribui-se
a ele custos que são como:
Juros;
Depreciação;
Aluguel;
Equipamentos de movimentação;
Seguros;
Salários;
Conservação.
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De acordo com Dias (1997, p. 44):
Existem duas variáveis que aumentam estes custos, que são a quantidade em estoque e o tempo que o material permanece armazenado, quando maior o estoque mais pessoas e material para movimentação serão necessários. No caso de um menor volume em estoque, o efeito é exatamente ao contrário.
Desta forma deve-se haver uma boa administração de estoques. O controle de
estoque balanceia os custos de manutenção de estoques, de aquisição e de faltas.
Quanto maiores às atividades estocadas, maiores os custos de manutenção.
Segundo Slack (1997, p. 387) “na tomada de decisão de quanto comprar, a
administração tenta identificar os custos que serão afetados por sua decisão”.
Podendo então notar a importância de um controle de estoque, onde sendo bem
realizado contribui para a diminuição dos custos total dos estoques. Afirmando que
os custos estão sempre relacionados a uma boa estocagem, onde devem ser
criteriosamente analisados, contribuindo para os investimentos de seu estoque seja
mais viável e rentável.
2.3 CONTROLE DE ESTOQUES
Bowersox (2000, p. 35):
Controle de estoque é procedimento rotineiro necessário ao cumprimento de uma política de estoques. O controle abrange as quantidades disponíveis numa determinada localização e acompanha suas variações ao longo do tempo. Sendo as principais diferenças velocidade, precisão e custo.
O processo de controle de estoques é indispensável dentro de uma organização,
pois sem estoque é impossível uma empresa trabalhar, sendo que ele funciona
como um amortecedor entre os vários estágios existentes na produção de um
produto, minimizando as necessidades de capital investido em estoques e
aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa.
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De acordo com Moreira (1999, p. 470):
Um sistema de controle e estoque é fundamentalmente um conjunto de regras e procedimentos que permite responder a algumas perguntas e tomar decisões sobre os estoques. Onde ele deve responder quando e quanto se deve adquirir de cada mercadoria, chamados funções básicas do sistema – não sendo únicas.
Para que haja excelência nos resultados no controle de estoques é necessário um
planejamento, onde haja metas e objetivos que ajudem e possibilitem a utilização
das ferramentas necessárias para todo o processo de controle de estoques.
2.3.1 FUNDAMENTOS DO CONTROLE DE ESTOQUES
Segundo Maximiano (2000, p. 455) há três tipos de fundamentos do controle:
Primeiro é obter informação sobre os resultados de uma atividade ou
processo;
Segundo é compará-la com informação sobre os objetivos;
Terceiro é implementar alguma ação para assegurar a realização dos
objetivos.
Os fundamentos possibilitam a empresa um levantamento de informações geradas
com os resultados da produção, e sendo comparado com o que foi planejado
tomando a decisão necessária onde os objetivos traçados sejam alcançados.
Na visão de Kwasnicka (1995, p. 214) observa-se que o controle deve ser inserido
tanto no meio organizacional como no meio operacional em ocasiões,
caracterizado como momento de controlar que são classificados em três tipos:
PRÉ-CONTROLE – qualquer técnica que possibilite identificar o problema
antes de ocorrer é considerado pré-controle. Tais como lançamento de
orçamento de caixa, previsão de vendas;
CONTROLE CONTÍNUO – mede os desvios à medida que eles ocorrem.
Apesar de não ser tão ideal como o pré-controle ele pode evitar grandes
danos;
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CONTROLE HISTÓRICO – a grande maioria dos valores avalia os
resultados após a ocorrência do fato. Se alguma ação corretiva necessita
de ser tomada ela será em função de evitar que os erros ocorram
novamente.
Para que o fundamento do controle de estoques se desempenhe é necessário que
as ferramentas identifiquem os problemas e possíveis falhas antes que elas
possam ocorrer, possibilitando e contribuindo para melhores resultados.
2.4 MODELOS DE CONTROLE DE ESTOQUES
Para Slack (1997, p. 380):
Os gerentes de produção usualmente têm uma atitude ambivalente em relação a estoques. Por um lado, eles são custosos e algumas vezes empatam considerável quantidade de capital. Também são arriscados porque itens mantidos em estoque podem deteriorar, tornarem-se obsoletos ou apenas perder-se e, além disso, ocupa espaço valioso a produção. Por outro lado, proporcionam alguma segurança em um ambiente complexo e incerto. Sabendo disso, mantêm-se itens em estoque, para o caso de consumidores ou programas de produção os demandar; É uma garantia reconfortante contra o inesperado.
De fato, para ter um bom controle de estoques, as organizações utilizam sistemas
disciplinados para reduzir seus custos e atender a demanda instantaneamente,
com qualidade perfeita e sem desperdícios, observando a seguir os cincos
principais modelos de controle de estoques: Sistema ABC, Sistema de Duas
Gavetas, Sistema MRP, Sistema Just In Time e Sistema Kanban.
2.4.1 SISTEMA ABC
De acordo com Ballou (1993, p. 97):
A curva ABC deriva da observação dos perfis de produtos em muitas empresas – que a maior parte das vendas é gerada por relativamente poucos produtos da linha comercializada – e do principio conhecido como curva de Paretto.
A curva ABC tem sido usada para administração de estoques, para definição de
políticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programação da
produção e uma serie de outros problemas usuais na empresa.
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Sendo um dos métodos mais utilizados para controlar o estoque Arnold (1999, p.
283) afirma que o controle de estoques é exercido pelo controle itens individuais,
chamado unidades para armazenamento em estoques. No controle de estoques,
quatro devem ser respondidas :
1. Qual a importância do item do estoque;
2. Como os itens são controlados;
3. Quantas unidades devem ser pedidas de cada vez;
4. Quando um pedido deve ser emitido.
O sistema de classificação ABC de estoques responde as primeiras duas
perguntas, determinando a importância dos itens permitindo assim diferentes níveis
de controle baseados na importância relativa dos itens.
Dias (1997, p. 85):
A curva ABC é um importante instrumento para o administrador;ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequado quanto a sua administração. Obtém – se a curva ABC através da ordenação dos itens a sua importância relativa.
De acordo com Dias (1997, p. 86) após os itens terem sido ordenados pela
importância relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes
maneiras:
Classe A: grupo de itens mais importante que devem ser tratados com uma
atenção bem especial pela administração;
Classe B: grupo de itens em situação intermediaria entre as classes A e C;
Classe C: grupo de itens menos importantes que justifica pouca atenção por parte
da administração.
27
Figura 1: Curva ABC: Porcentagem de valor versus Porcentagem de itens. Fonte: Arnold (1999, p. 287)
Na visão de Moreira (1999, p. 468):
Observa-se que uma pequena parte dos itens é responsável pela maior parte dos investimentos assim, será provável que pelo menos 20% dos itens respondam por ate 70/80% do investimento. Há uma classe intermediaria de itens, onde aproximadamente 20% dos itens por 20% dos investimentos e, finalmente, há uma classe, contendo a maior parte dos itens (60 a 70%) que contribuem com cerca de 10% dos investimentos total.; esses números podem variar, e de fato fazem, de forma mais ou menos livre. Devem ser tomados apenas como uma ilustração. De qualquer forma, se os itens forem colocados em ordem da proporção ou porcentagem do investimento total que representam, ou seja, ao item 1 corresponder à maior porcentagem, ao item 2 a segunda maior parte e assim por diante, é possível construir o diagrama conhecido como Curva ABC.
Arnold (1999, p. 286) verifica que existem duas regras gerais para a utilização de
uma abordagem ABC:
1. Ter grande número de itens de baixo valor. Os itens C correspondem cerca
de 5% do valor total do estoque. Manter um estoque extra de itens C
acrescenta pouco ao valor total do estoque. Os itens C são realmente
28
importantes apenas se houver a falta de um deles – quando se torna
extremamente importante, portanto, deve ser mantido sempre um estoque
disponível;
2. Utilizar o dinheiro e o esforço de controle economizado para reduzir o
estoque de itens de alto valor. Os itens A representam cerca de 20% dos
itens e aproximadamente 80% do valor do estoque. São extremamente
importantes e merecem controle mais cerrado e a revisão mais freqüente.
É indispensável à aplicação do sistema ABC dentro de uma organização, pois a
maioria das empresas utiliza para manter um controle com melhores qualidades e
conhecer o custo de seus produtos. Alem de administrar seu estoque há uma
diferenciação, pois ele separa seus itens de acordo com sua importância relativa
estabelecendo regras de decisão sobre os itens do estoque, de modo que toda a
organização desempenhe suas funções de controle de estoque de modo eficiente.
2.4.2 SISTEMA DE DUAS GAVETAS
O sistema de duas é um modo simples de manter controle de itens do estoque,
sendo outra maneira de controlar os estoques de uma organização.
Arnold (1999, p. 334):
Uma quantidade de um item igual à quantidade do ponto de pedido é reservada (freqüentemente em uma caixa ou gaveta separada, ou segunda gaveta) e não se toca nela até que o estoque principal esteja exaurido. Quando esse segundo estoque precisa ser utilizado, o controle de produção ou o departamento de compras é notificado e um pedido de reposição é emitido.
Dias (1997, p. 126):
Esse método é o mais simples para controlar os estoques. Por sua simplicidade é recomendável a utilização para as peças classe C. tem seu uso bastante difundido em revendedores de autopeças e no comércio varejista de pequeno porte.
29
Para melhor controle dos itens C, as organizações utilizam o sistema de duas
gavetas, onde ela administra toda a composição de seu estoque.
Caixa A Caixa B
Figura 2: Sistema Duas Gavetas Fonte: Dias (1997, p. 127)
Dias (1997, p. 127):
A caixa A tem uma quantidade de material suficiente para atender ao consumo durante o tempo de reposição, mais o estoque de segurança. A caixa B possui um estoque equivalente ao consumo previsto no período. As requisições de material que chegam ao almoxarifado são atendidas pelo estoque da caixa B; quando esse estoque chega à zero (caixa vazia), isso indica que deverá ser providenciada uma reposição de material, pedido de compra.
Dias (1997, p. 128) “nesse intervalo deverá ser recebido o material comprado
quando a caixa B foi a “zero”, deve-se então completar o nível de estoque da caixa
A, e o saldo completar a caixa B, voltando-se a consumir o estoque da caixa B”.
O processo de execução do sistema de duas gavetas é bem simples, pois ele
atende a demanda da organização consistindo com uma vantagem substancial a
redução do processo burocrático de reposição de material.
30
2.4.3 SISTEMA MRP (MATERIAL REQUERIMENTS PLANNING)
Moreira (1999, p. 529) “é uma técnica para converter a previsão de demanda de
um item de demanda independente em uma programação das necessidades das
partes componentes do item”.
Sendo um plano de fabricação e compra de componentes utilizados para o
desenvolvimento de itens, ele estabelece quantos componentes e peças serão
necessários para fabricar cada item do produto acabado.
Dias (1997, p. 131) “é um sistema que estabelece uma serie de procedimentos
regra de decisão, de modo a atender as necessidades de produção numa
seqüência de tempo logicamente determinada para cada item componente do
produto final”.
Corrêa e Gianesi (2001, p. 137):
O objetivo do MRP é ajudar a produzir e comprar apenas o necessário, visando eliminar estoques, gerando uma serie de “encontros marcados” entre componentes de um mesmo nível, para operações de fabricação ou montagem.
O MRP é um sistema capaz de replanejar todo o processo de necessidades de
materiais na programação de produção, preocupa-se necessariamente com o
dimensionamento correto dos estoques. Ele define a quantidades necessárias e o
tempo exato para utilização dos materiais .
Dias (1997, p. 132) podemos apresentar os objetivos do MRP como sendo:
Garantir a disponibilidade de materiais, componentes e produtos ara
atendimento ao planejamento da produção e as entregas dos clientes;
Manter os inventários ao nível mais baixo possível;
Planejar atividades de manufatura, de suprimento e de programação de
entrega.
31
Dias (1977, p.132 e 133) fala sobre os elementos relacionados ao MRP, tais como:
Programa-mestre de produção: baseado na carteira de pedidos dos
clientes e nas previsões de demanda, também chamado MPS (Master
Production Schedule), é quem orienta todo o sistema MRP;
Lista de materiais: fazendo uma analogia a preparação de um bolo,
podemos dizer que a lista de materiais é a receita que especifica os
“ingredientes” para a preparação do MRP;
Registros de inventários: permitem e identificação, em qualquer momento,
das posições de estoque e pedidos em aberto, de modo que se possam
obter as necessidades líquidas de materiais;
Programa MRP: baseado nas necessidades do produto final especificadas
no programa-mestre de produção e nas informações provenientes das listas
de materiais, o programa MRP transforma a demanda do produto final em
necessidades brutas para cada item ou componente;
Relatórios e Dados de Saída: completado o ciclo do programa MRP, o
sistema produz alguns relatórios e informações, úteis no gerenciamento do
processo logístico e de manufatura.
.
Figura 3: Sistema MRP Fonte: Dias (1997, p. 132)
32
Dias (1997, p. 138) verifica as vantagens e limitações do MRP, caracterizando-o
como um método de “empurrar” estoques, preferencialmente aplicável a partes e
componentes cuja demanda dependa da demanda de outro produto. E responde
rapidamente a alterações na demanda do produto final, ou seja, os componentes
são recalculados e processo é refinado. Destacamos assim algumas vantagens:
Manutenção de níveis razoáveis de estoque de segurança e minimização ou
eliminação de inventários quando for possível;
Possibilidade de identificação de problemas nos processos;
Adequação a produção por lotes ou processos de montagens.
As limitações são resumidas da seguinte forma:
Sistema não muito sensível as flutuações de curto prazo de demanda;
Processamentos computacionais pesados e de difícil interferência quando
em operação;
Em algumas situações, o sistema torna-se muito complexo e não funciona
como esperado.
Com o sistema MRP observa-se a qualidade de todos os produtos acabados e o
cumprimento dos prazos de entrega dos pedidos dos clientes, o planejamento das
compras e produção de itens ocorrendo somente nas quantidades e momentos
necessários, sempre na hora certa, nem antes e nem depois. Isso porque ele nos
permite observar antes que efetue o processo de produção, atendendo assim a
demanda dos pedidos ofertados pela organização.
2.4.4 SISTEMA JUST IN TIME (JIT)
O sistema JIT (Just In Time) se caracteriza como uma filosofia relacionada ao
modo como uma empresa fabricante organiza e opera seu negocio. Ele se define
de varias formas no aprimoramento da eliminação de desperdício, juntamente
observando a continua atualização da produtividade. Ele tipo de sistema tem como
enorme vantagem a competitividade no mercado.
33
Dias (1997, p. 143):
Um dos fundamentos básicos para o sistema JIT é trabalhar com a meta de estoque “zero”. O JIT é comumente associado a algumas expressões como, por exemplo, produção sem estoques, eliminação do desperdício, melhoria continua de processos etc. Ele caracteriza-se como um sistema de “puxar” a produção ao longo do processo, de acordo com a demanda, diferente de outros sistemas de produção.
Dias (1997, p. 143):
O JIT também favorece o questionamento das normas estabelecidas, isto é, não convive passivamente com “níveis aceitáveis” de estoque seja de matérias-prima, produtos em processo ou acabados, de disponibilidade de maquinas, de retrabalho, de refugo, de reclamação de clientes etc. Também considerado um sistema ativo. Dentro da filosofia JIT, falhas são utilizadas como uma proveitosa fonte de informações para evitar sua repetição.
No sistema JIT também é possível observar determinadas especificações. Para
Arnold (1999, p. 451) a engenharia de produção deve projetar um processo para
fabricar o produto. Os usuários não estão interessados nos custos para o
fabricante, apenas com preço que deverão pagar e com o valor que recebem. O
ciclo se completa quando o produto é entregue ao cliente. Se alguma parte da
cadeia não acrescenta valor para o cliente, existe desperdício. Na figura a seguir
observa-se o ciclo de forma esquemática.
Figura 4: Sistema Just In Time Fonte: Arnold (1999, p. 451)
34
Dias (1997, p. 143) destaca alguns objetivos do sistema JIT:
Minimização dos prazos de fabricação dos produtos finais, mantendo-se
inventários mínimos;
Redução continua dos níveis de inventario através do enfrentamento dos
problemas da manufatura.
Os objetivos podem ser entendidos através da expressão “eliminação de
desperdício”. Para se alcançar os objetivos descritos, o JIT não possui uma
metodologia específica, entretanto se relaciona alguns elementos importantes:
Eliminação de defeitos; evitar o retrabalho;
Aproveitamento máximo nos processos produtivos;
Tamanho de lote igual à unidade;
Diversificação da capacidade: operários polivalentes;
Redução da movimentação através de plantas compactas;
Desenvolvimento de fornecedores com as mesmas idéias.
O sistema JIT é de fácil absorção, ele possui certa dificuldade na administração de
sincronização de operações e nas restrições de capacidade de processamento,
possuindo como barreiras de implementação a confiabilidade e flexibilidade. Ele
procura eliminar desperdícios de materiais fabricados e estocados, sem esquecer,
da qualidade no atendimento de seus clientes de acordo com suas necessidades.
2.4.5 SISTEMA KANBAN
Este modelo de sistema apresenta diferentes tipos de cartões e regras de seu
funcionamento. Ele subdivide em sistemas com dois cartões ou com um cartão e
sistemas com fornecedores. Dias (199, p. 148) “Ele ajuda na obtenção para atingir
a meta do JIT, sendo um instrumento que utiliza como filosofia os conceitos do JIT.
Tendo como sentido de se reduzir os tempos de partida de maquina e os tamanhos
dos lotes e produzir apenas as quantidades necessárias a alimentação da
demanda”.
35
Slack (2002, p. 494) o controle Kanban é um método de operacionalizar o sistema
de planejamento e controle puxado. Kanban é uma palavra japonesa para cartão
ou sinal, que controla a transferência de material de um estágio a outro da
operação. Há diferentes tipos de Kanban:
O Kanban de movimentação ou transporte: é usado para avisar o
estagio anterior que o material pode ser retirado do estoque e
transferido para sua destinação especifica;
O Kanban de produção: é sinal para um processo produtivo de que ele
pode começar a produzir um item para que seja colocado em estoque;
O Kanban fornecedor: são usados para avisar ao fornecedor que é
necessário enviar materiais ou componentes para um estagio da
produção.
O sistema Kanban é um tipo de controle que orienta a empresa para suprir a
quantidade de materiais na hora certa da produção com um monitoramento fácil
que necessita somente da observação dos funcionários para repor os materiais.
Tubino (2000, p. 194):
O sistema Kanban foi desenvolvido com o objetivo de tornar simples e rápidas as atividades de programação, controle e acompanhamento de sistema de produção em lotes. Ele busca movimentar e fornecer os itens dentro da produção apenas nas quantidades necessárias e momento necessário.
O sistema Kanban, como dito acima é dividido em sistema com dois cartões,
sistema com um cartão e sistema com fornecedores, sendo descritos abaixo.
Tubino (2000, p. 204):
O sistema Kanban com dois cartões, um de produção e outro de requisição ou movimentação, é empregado em situações em que o fornecedor está situado longe do seu cliente, obrigando-os a se comunicarem com o cartão de movimentação.
36
Figura 5: Sistema Kanban Fonte: Tubino (2000, p. 205)
O sistema Kanban com um cartão é diferentemente do sistema Kanban com dois
cartões, este sistema com um cartão, o cartão de produção é empregado me
situações em que o fornecedor está situado perto de seu cliente, não havendo
necessidade de se comunicarem com um cartão Kanban de movimentação,
fazendo eles mesmos a tarefa antes delegada ao movimentador de cartões, se
dando esta forma a seqüencia ao sistema de puxar a produção. A figura a seguir
identifica o funcionamento deste sistema mais simples.
Figura 6: Sistema Kanban Fonte: Tubino (2000, p. 207)
37
O sistema kanban com fornecedores nos mostra como deve ser entendido em sua
forma mais ampla para que o sistema seja realmente eficiente, tanto para o cliente
quanto para o fornecedor, não basta que o fornecedor faça suas entregas
freqüentes em pequenos lotes na fabrica do cliente, mais que ele sincronize seu
processo produtivo a essa freqüência de entregas, reduzindo os custos totais da
cadeia produtiva.
De acordo com a figura a seguir se utiliza para explicar sua lógica de
funcionamento, considerando apenas a visão do que ocorre dentro das instalações
do cliente, como a maioria das aplicações do sistema kanban com fornecedores se
dar no modo convencional.
Figura 7: Sistema Kanban Fonte: Tubino (2000, p. 208)
Seu sistema de funcionamento é bastante simples, estes cartões Kanban de
fornecedores autorizam o transportador a trazer as matérias-primas equivalentes,
fechando assim o ciclo de comunicação entre as empresas dentro da ótica de
puxar a produção.
38
2.5 ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES
Os estoques representam a maior parte de uma organização, onde ele tem função
de suprir a necessidades de demanda, sendo responsável pela definição do
planejamento de controle de estoques.
Arnold (1999, p. 29):
Estoques são materiais e suprimentos disponíveis tanto para a venda quanto para o processo produtivo. São partes do processo de planejamento e fornece uma reserva intermediaria para dar conta de diferenças na s taxas de demanda e de produção.
De acordo com Tubino (2000, p. 103):
Para administrar os estoques, há a necessidade de diferenciá-los quanto a suas importâncias relativas, definir tamanhos de lotes de reposição, estabelecer modelos que permitam operacionalizar seus controles e dimensionar estoques de segurança.
Os estoques devem representar uma grande vantagem dentro da organização se
bem administrados, exigindo todas as atividades envolvidas sejam integradas e
controladas num sistema em quantidades e valores, ou seja, uma interação entre
todos os setores.
2.5.1 OBJETIVOS E FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES
Dias (1997, p.19) “a função de administrar estoques é maximizar o efeito
lubrificante no feedback de vendas e o ajuste do planejamento da produção”.
A administração de estoques tem como objetivo o gerenciamento do conjunto de
atividades, onde seu principal papel é regular a velocidade do fluxo de entradas e
saídas de material e também proporcionar determinada economia na produção,
buscando também o equilíbrio entre consumo e estoque.
Para Arnold (1999, p. 271) uma empresa que deseja maximizar seu lucro terá no
mínimo os seguintes objetivos:
Excelência no atendimento aos clientes;
Operação de fábrica de baixo custo;
39
Investimento mínimo em estoque.
Para Arnold (1999, p. 268) a real função dos estoques na produção por lotes, seu
propósito básico dos estoques é separar o suprimento da demanda. O estoque
serve como um armazenamento intermediário entre:
Oferta e Demanda;
Demanda dos clientes e produtos acabados;
Produtos acabados e disponibilidade dos componentes;
Exigências de uma operação e resultado da operação anterior;
Peças e materiais necessários ao inicio da produção e fornecedores de
materiais.
As funções de um estoque são inúmeras para a sua administração, podendo ser
classificado de acordo com as funções que nele se desempenha. Onde uma
organização aprimora-se cada vez mais seus recursos e investimentos, mantendo
sempre a qualidade de seus produtos e o atendimento de seus clientes.
2.6 A IMPORTÂNCIA DA ADMINISTRAÇÃO E DO CONTROLE DE ESTOQUES
NAS EMPRESAS FARMACEUTICAS
Assim como a administração de estoques e o controle de estoques é de
fundamental importância dentro de uma organização, para as empresas
farmacêuticas não é diferente, pois elas exigem de forma substancial o controle de
seus produtos e administração dos mesmos.
Como base no que descrito no corpo deste contexto destacamos alguns pontos
primordiais que não devem ser esquecidos ou observados para a boa qualidade
dos produtos de uma empresa farmacêutica.
Objetivos da farmácia:
Garantir o uso seguro e racional dos medicamentos prescritos;
Responder à demanda das necessidades de medicamentos dos
Pacientes.
40
Observamos que para um bom controle de estoques de uma farmácia é necessário
saber o quanto e quando ressuprir seu estoque. O ponto de ressuprimento ou
ponto de pedido é a quantidade de itens em estoque, que quando atingida dá
partida ao processo de reposição do item em uma quantidade pré-estabelecida.
Caracteriza-se por intervalos variáveis de ressuprimento (em função do quantitativo
consumido ao longo do tempo), mas pelo seu reabastecimento em quantidades
sempre fixas.
A Demanda é a quantidade que os consumidores desejam adquirir de determinado
produto por alguma unidade de tempo. Essa demanda é influenciada por uma série
de fatores que se estendem desde as condições macroeconômicas até questões
operacionais, como a disponibilidade do produto e preço no ponto-de-venda.
As técnicas de previsão da demanda podem ser divididas em qualitativas e
quantitativas. Nas técnicas qualitativas a previsão é baseada em dados subjetivos,
como a opinião e julgamento de pessoas que estejam diretamente relacionadas
com o processo produtivo. Nas técnicas quantitativas utilizam-se modelos
matemáticos para projetar as demandas futuras, que podem estar relacionadas
com o tempo (previsões baseadas em séries temporais), ou associadas com uma
ou mais variáveis que tenham relação com a demanda do produto (previsões
baseadas em correlações).
De acordo com o que foi dito acima, observamos que um controle de estoque ou
administração de estoque para qualquer empresa é de fundamental importância,
pois com ele identificamos a hora certa de comprar e vender os produtos. Percebe-
se também uma grande influencia para o setor financeiro da organização ou da
empresa, visando à qualidade do atendimento e os desperdícios ocorridos durante
os processos de armazenamento e utilização dos mesmos.
41
2.7 PLANEJAMENTO DE ESTOQUES
De acordo com Corrêa e Gianesi (2001, p. 37) é necessário que se tenha algum
tipo de “visão” a respeito do futuro para que hoje se possam tomar as decisões
adequadas que produzam os efeitos desejados no futuro. Duas definições podem
auxiliar o conceito:
Planejar é entender como a consideração conjunta da situação presente e
da visão de futuro influencia as decisões tomadas no presente para que se
atinjam determinados os objetivos no futuro;
Planejar é projetar um futuro que é diferente do passado, por causas sobre
as quais se tem controle.
Um planejamento de estoques deve ser feito para traçar todos os objetivos dos
processos a serem executados, onde envolva todos os aspectos relacionados a
estoques, com o objetivo de impedir que ocorram transtornos durante o
atendimento da demanda.
Bowersox (2000, p. 223):
Sem um estoque adequado a atividade de marketing poderá detectar perdas de vendas e declínio da satisfação dos clientes. O planejamento de estoque também tem papel para a produção. Faltas de matérias-primas podem parar linhas de produção ou alterar programações da produção, o que, por sua vez, aumenta os custos e possibilidade de falta de um produto acabado. O estoque excessivo também gera problemas: aumenta os custos e reduz a lucratividade, em razão de armazenagem mais longa, imobilização de capital de giro, deterioração, custos de seguro e obsolescência.
O planejamento de estoques atende a um nível importante dentro da organização,
observando a manutenção periódica para o ressuprimento dos materiais. Para que
se alcancem os objetivos é necessário que haja uma boa gestão de estoque e dos
demais setores envolvidos nos processos da organização. Um estoque mal
planejado pode gerar conflitos internos no sistema de materiais. Sendo ele
necessário para obter bons resultados em todas as etapas de manutenção do
estoque.
42
2.8 SISTEMA GERENCIAL DE ESTOQUES
Administração de sistemas é a aplicação dos conhecimentos administrativos ao
projeto e a criação de um sistema ou software. Tendo como premissas a definição
de metas, a geração criativa de soluções alternativas e a coordenação e o controle
das diversas tarefas necessárias para criar-se um software que atenda a
necessidade da organização.
Segundo Martins (2006, p. 40):
O controle de estoque pode ser totalmente informatizado: quando as mercadorias chegam, o leitor ótico registra no sistema. Quando elas são vendidas, o leitor também manda esse dado para o controle de mercadorias vendidas e de estoque, analisando as vendas do mês, comparando-as com outros setores e períodos, e fazendo novos pedidos quando estoque atinge o nível mínimo estipulado.
Uma organização deve montar um bom planejamento de recursos empresariais
(ERP) que provê a informação básica necessária para gerenciar o dia-a-dia.
Incorporam com mais facilidades, novos conhecimentos e mais velocidades nas
operações, ganhando um espaço cada vez maior dentro de uma organização ,
além de controlar melhor seu estoque de produtos. Onde esse sistema é composto
por um hardware e um software.
De acordo com Martins (2006, p 37) “hardware é todo equipamento utilizado na
coleta, processamento e distribuição da informação e software são os programas,
em linguagens especificas, sem os quais os computadores nada fazem”.
Vollmann (2008, p. 121):
O tremo ERP pode ter vários significados diferente dependendo do ponto de vista do administrador. O ERP representa uma abordagem de software amplo par suportar as decisões concorrentes com o planejamento e controle dos negócios. São tipicamente muito eficientes em manusear as muitas transações que documentam as atividades da empresa.
Vollmann (2008, p. 123) as considerações-chave que se deve observar para a
escolha de um software ERP são:
A complexidade do negócio, o grau de integração vertical e o nível de
operações internacionais;
43
O tamanho do negócio;
O escopo de funcionalidade necessária – a tomada de decisões é
razoavelmente rotineira ou é necessária uma complexa otimização;
O dinheiro disponível para implementar o sistema. Mudanças radicais no
processo são necessárias;
A disponibilidade de computadores e telecomunicações. A infra-estrutura
existente é compatível? Onde a empresa se vê no futuro? Para onde a
industria está indo?.
Para se obter um bom resultado com esse sistema a empresa deve definir um
conjunto abrangente de indicadores de desempenho juntamente com as políticas e
objetivos que correspondem a esses indicadores ou necessidades organizacionais
e sempre que possível mudar os processos antes da tecnologia. O gerenciamento
da mudança eficaz e o treinamento dos usuários são essenciais para adaptar as
pessoas aos novos papéis, responsabilidades e sistemas de mensuração de
dados.
44
3 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS 3.1 APRESENTAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA
Situada na Avenida Antônio Paulino em Montanha – ES, a Farmácia Farmavin foi
criada no ano de 1999, no distrito de Vinhático como um posto de medicamento a
fim de atender a comunidade local.
Com um propósito de ampliar suas instalações, no ano de 2006, a Farmavin
comprou a Farmácia Central, que ficava situada em na Avenida Antônio Paulino
em Montanha – ES. Em 2007 mudou-se o nome da empresa, que passou a
chamar “Farmácia Farmavin”, como é conhecida atualmente pela população.
A Farmavin tem como missão: trabalhar em equipe para assim atender seus
clientes de forma satisfatória. Sua meta é de: ampliar suas instalações para outros
municípios, como Pedro Canário e São Mateus, no ano de 2010,
Hoje a Farmavin conta com uma equipe de 7 funcionários. Todos os medicamentos
e clientes estão cadastrados em um programa de controle próprio da empresa,
chamado “DIGIFARMA”. O gerente da farmavin tem planos de futuramente fazer
uma ligação entre as duas farmácias via internet, para ter o acesso de
medicamentos e clientes cadastrados, tendo um controle total em relação ao
estoque e clientes das empresas.
45
3.2 APRESENTAÇÃO DOS DADOS
3.2.1 PERCEPÇÃO DOS ENTREVISTADOS
Na pesquisa junto aos sete funcionários da Farmácia Farmavin em Montanha – ES
no ano de 2009, encontram-se os seguintes resultados:
TABELA 1 - PERFIL DO FUNCIONÁRIO – SEXO
Perfil Quantidade Freqüência (%)
Masculino Feminino
5 2
70 30
Total 7 100
De acordo com a tabela 1, na Farmácia Farmavin em Montanha – ES, 70% dos
funcionários são do sexo “masculino”, enquanto que 30% são do sexo “feminino”.
TABELA 2 - PERFIL DO FUNCIONÁRIO – FAIXA ETÁRIA
Perfil Quantidade Freqüência (%)
18 a 25 anos 26 a 32 anos
Acima de 32 anos
4 2 1
60 30 10
Total 7 100
Verificou-se na tabela 2, que a Farmavin possui 60% dos funcionários com faixa
etária de “18 a 25 anos”, 30% com faixa etária de “26 a 32 anos” e 10% com faixa
etária “acima de 32 anos”.
TABELA 3- PERFIL DO FUNCIONÁRIO – ESCOLARIDADE
Perfil Quantidade Freqüência (%)
Ensino Médio Curso Superior
Curso Superior Incompleto
4 1 2
60 10 30
Total 7 100
Conforme a tabela 3, o grau de escolaridade dos funcionários é 60% que tem
“ensino médio”, 10% que tem “curso superior” e 30% que tem “curso superior
incompleto”.
46
TABELA 4- PERFIL DO FUNCIONÁRIO – ESTADO CIVIL
Perfil Quantidade Freqüência (%)
Solteiro Casado
6 1
90 10
Total 7 100
De acordo com dados apresentados na tabela 4, 90% dos funcionários são
“solteiros”, enquanto 10% são “casados”.
TABELA 5 – NÚMERO DE FUNCIONÁRIOS DA EMPRESA
Perfil Quantidade Freqüência (%)
04 a 07 7 100
Total 7 100
Através da pesquisa identificou-se que 100% dos entrevistados responderam que a
empresa possui de “04 a 07” funcionários.
TABELA 6 – SE A EMPRESA POSSUI ALGUM CONTROLE DE ESTOQUE
Perfil Quantidade Freqüência (%)
Não Sim
0 7
0 100
Total 7 100
A pesquisa expôs que 100% dos entrevistados responderam que “sim”, a Farmavin
possui um controle de estoque.
TABELA 7 – COMO É FEITO O CONTROLE DE ESTOQUE
Perfil Quantidade Freqüência (%)
Conferência dos medicamentos
Armazenamento dos medicamentos
7
0
100
0
Total 7 100
De acordo com os entrevistados, após o recebimento das mercadorias é feito a
conferência dos mesmos, com data de validade, lote juntamente com a nota
fornecida pela empresa, fazendo o lançamento da nota fiscal e armazenado em
arquivo específico. O controle de medicamentos da Farmavin é somente realizado
com os remédios psicotrópicos.
47
TABELA 8 – VANTAGENS E DESVANTAGENS DO CONTROLE ADOTADO
VANTAGENS
Perfil Quantidade Freqüência (%)
Elaboração de pedidos A validade e o controle dos
produtos
5 2
70 30
Total 7 100
DESVANTAGENS
Perfil Quantidade Freqüência (%)
Periodicidade dos medicamentos
7 100
Total 7 100
Na visão dos entrevistados, as vantagens adquiridas com sistema de controle de
estoque adotado são: facilidade para a elaboração de pedidos, a validade dos
produtos, o controle das vendas. As desvantagens são: fazer um relatório de
medicamentos que venceram e que estão a vencer.
TABELA 9 – OS MATERIAIS NECESSÁRIOS ESTÃO SEMPRE DISPONÍVEIS
Perfil Quantidade Freqüência (%)
Totalmente Maior parte
5 2
70 30
Total 7 100
Identificou-se que dos entrevistados 70% responderam que “totalmente” os
materiais necessários estão sempre disponíveis e 30% responderam que “maior
parte” dos materiais necessários estão sempre disponíveis.
TABELA 10 – GRAU DE IMPORTÂNCIA DE UM SISTEMA DE CONTROLE
Perfil Quantidade Freqüência (%)
Pouco importante Suma importância
0 7
0 100
Total 7 100
A tabela mostra que 100% dos entrevistados responderam que o grau de
importância de um sistema de controle de estoque é de “Suma importância” para
uma empresa.
48
TABELA 11 – SE NA IMPLANTAÇÃO DE UM SITEMA DE ESTOQUE TRARÁ ALGUM BENEFÍCIO
Perfil Quantidade Freqüência (%)
Benefícios Adequados Benefícios Inadequados
7 0
100 0
Total 7 100
De acordo com a visão dos entrevistados um sistema de controle de estoque trará
vários benefícios: todo o manejo do medicamento desde a entrada até a saída,
organização de quantidade, controle de validade, elaboração de pedidos, faltas,
lotes, sendo um controle total dos mesmos.
TABELA 12 – O FORNECIMENTO DE MATERIAIS PARA O CONTROLE DA EMPRESA
Perfil Quantidade Freqüência (%)
Adequado Inadequado
7 0
100 0
Total 7 100
De acordo com a tabela, 100% dos entrevistados responderam que o fornecimento
de materiais é “adequado” para o controle da empresa.
TABELA 13 – O CONHECIMENTO DE ALGUM TIPO DE CONTROLE DE ESTOQUE
Perfil Quantidade Freqüência (%)
Sistema ABC Sistema de Duas Gavetas
Sistema JIT Sistema Kanban
Nenhum
0 0 0 0 7
0 0 0 0
100
Total 7 100
Observou-se na tabela que dos entrevistados, 100% responderam que não
conhece “nenhum” tipo dos controles de estoques citados, pois a Farmavin possui
o seu próprio programa de controle chamado “DIGIFARMA” que é utilizado pela
empresa atualmente.
49
TABELA 14 – O CONTROLE DE ESTOQUE UTILIZADO INFLUENCIA NOS RESULTADOS
Perfil Quantidade Freqüência (%)
Positivamente Negativamente
7 0
100 0
Total 7 100
Dos entrevistados indicou-se que 100% responderam que o controle de estoque
utilizado influência positivamente nos resultados.
50
3.3 ANÁLISE DOS DADOS
Analisando os dados apresentados através da pesquisa verifica-se que o quadro
de funcionários desta empresa é composto por pessoas com idade superior a 18
anos de idade (100%), onde 70% dos funcionários são homens e 30% mulheres,
não havendo um equilíbrio entre o sexo masculino e feminino, 10% são casados e
30% possuem curso superior.
Quanto à existência de um controle de estoque, 100% da empresa informam que
possui um programa de controle, onde são cadastrados somente os medicamentos
psicotrópicos e os clientes da empresa, sendo chamado de “DIGIFARMA”. Tendo
como vantagens o controle de entrada e saída de medicamentos e a validade dos
mesmos, observando também a quantidade existente no estoque e quais e quando
deve ser feito uma nova requisição dos mesmos. Desvantagens adquiridas com
este controle é que somente os medicamentos controlados são analisados para os
demais medicamentos, a empresa faz um controle a olho nu, observando validade,
quantidade, lote, sendo feito um formulário para a aquisição de novos
medicamentos e os demais requisitos necessários para o controle dos
medicamentos e todos os outros produtos existentes dentro da organização.
Foi constatado que a empresa tem um grau de 100% de necessidade de um
controle de estoque informatizado para a melhor visualização dos medicamentos
desde a sua necessidade pelo consumidor a saída do produto da empresa. E com
a implantação de um controle de estoque dentro da organização trará vários
benéficos a empresa, pois ela terá um controle total de produtos e maior facilidade
e agilidade na execução de suas tarefas diárias.
A pesquisa mostra que 100% dos funcionários afirmam que o controle de estoque
adotado pela empresa e um controle informatizado para todos os produtos,
influencia e influenciará positivamente nos resultados da empresa. Quanto à
necessidade dos materiais necessários 70% afirmam que os matérias estão
sempre disponíveis e de fácil acesso a todos e 30% diz que nem sempre todos os
materiais necessários para o dia-a-dia estão sempre disponíveis.
51
Dentre as resposta obtidas pelo questionário aplicado na empresa Farmavin,
verifica-se a necessidade de implementação de um controle de estoque
informatizado, onde facilitará a execução das tarefas realizada no dia-a-dia da
empresa. A empresa deve de certa forma estar avaliando a necessidade dos
materiais necessários, pois devem estar sempre disponíveis para os seus
funcionários utilizaram no dia-a-dia.
52
4 CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES
4.1 CONCLUSÃO
Para a apresentação das considerações finais da pesquisa, inicialmente será
retornado os objetivos propostos, apresentando as conclusões. Em seguida, serão
relacionadas algumas recomendações para futuros estudos na área.
O controle de estoque é de suma importância para a empresa, pois esta
diretamente ligada nos processos produtivos tendo um grau de importância
elevado para a disponibilização de capital.
Com a ajuda da Farmavin foi possível responder os objetivo geral e os objetivos
específicos como qual foi proposto para este trabalho.
O objetivo geral é: verificar a administração de estoque da farmácia Farmavin em
Montanha – ES no segundo semestre de 2009. Este objetivo nos traz como analise
o desenvolvimento da organização no processo de informatização para o controle
de estoque mais adequado e que supra a necessidade da organização na área
administrativa, sendo completada com as perguntas 3, 4 e 6 do questionário
aplicado na organização.
Iniciando a conclusão dos objetivos específicos, o primeiro procura verificar como é
feita a estocagem dos produtos da Farmavin. Os funcionários sabem da
importância e dos cuidados que se deve ter com os produtos adquiridos pela
empresa, onde todos os produtos são estocados de forma que esteja de fácil
acesso a todos, os medicamentos são organizados primeiramente por tipo logo
após por ordem alfabética.
O segundo objetivo é identificar o grau de importância do controle de estoque da
empresa. O controle de estoque da empresa é feito de forma simples, onde a
pergunta 3 do questionário responde este objetivo, onde são analisados somente
os medicamentos psicotrópicos.
53
Já o terceiro objetivo é verificar se há desperdício de materiais adquiridos pela
empresa. De acordo com a entrevista feita com os funcionários da organização
conclui que há um desperdício de 10% dos medicamentos ocorrido pela falta de
um controle de estoque adequado para uma farmácia.
O quarto objetivo, coletar informações sobre o método utilizado em seu controle de
estoque. O método de controle de estoque é avaliado de forma como se é efetuado
pela organização, observando que a empresa não possui um controle de estoque
propício para a organização, sendo respondido pela pergunta 3 do questionário.
O quinto e último objetivo, identificar o interesse da organização na implementação
de um software para a organização de seu estoque. Avaliando a necessidade de
um controle de estoque informatizado a organização vê a necessidade da
implantação de um software para melhor controlar os seus produtos a partir da
entrada até a saída.
Quanto às hipóteses abordadas pode-se conclui a partir da pesquisa feita, que a
Farmavin possui um programa de controle chamado de “DIGIFARMA”, um
programa adotado pela própria farmácia, no qual não é um sistema mais adequado
para a farmácia, pois controla somente os medicamentos psicotrópicos, fazendo
com que a primeira hipótese seja falsa, pois se há um controle somente dos
medicamentos psicotrópicos, conseqüentemente os outros medicamentos que não
são cadastrados podem vencer sem que os funcionários percebam e fazendo com
a farmácia tenha prejuízos e perdas, gerando uma péssima qualidade de seu
estoque.
A pesquisa constituiu a direcionar a farmácia a conhecer de forma mais
aprofundada os tipos de controle existentes, para que assim ela possa buscar
melhorias no seu controle, para que futuramente não tenha perdas e nem prejuízos
tanto em seus medicamentos quanto financeiramente.
54
4.2 RECOMENDAÇÕES
De acordo com os resultados obtidos na pesquisa, pode-se citar algumas
recomendações que são de suma importância para a Farmavin:
Implantação de um novo sistema de controle de estoque, que possam ter
organização de todos os medicamentos por lotes, validade, entrada/saída e
elaboração de pedidos;
Ampliação do espaço físico do almoxarifado, para que melhor possam
dividir os seus medicamentos.
55
5 REFERÊNCIAS 1. ARNOLD, J. R. Tony. Administração de Materiais. 1. ed. São Paulo: Atlas, 1999.
2. BALLOU, Ronald H. Logística Empresarial. São Paulo: Atlas, 1993.
3. BOWERSOX, Donald J. Logística: O processo de integração da cadeia de
suprimentos. São Paulo: Atlas, 2000.
4. CORREA, Henrique I. GIANESI, Irineu G. Planejamento, Programação e
Controle da Produção. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2001.
5. DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: uma abordagem logística.
4. ed. São Paulo: Atlas, 1997.
6. GIL, Antônio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1996. 7. HAMPTON. David R. Administração Contemporânea. 3. ed. São Paulo: Mc
Graw-Will, 1992.
8. KOTLER, Philip. Administração de Marketing: análise, planejamento,
implantação e controle. 5. ed. São Paulo: Atlas, 1998.
9. KWASNICKA, Eunice Lavaca. Introdução a administração. 5. ed. São Paulo:
Atlas, 1995.
10. LAKATOS, Eva Maria. MARCONI, Marina de Andrada. Metodologia do
Trabalho Cientifico. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1992.
11. MARTINS, Petrônio Garcia. Administração de Materiais e Recursos
Patrimoniais. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2006.
12. MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Introdução a Administração. 4. ed. São
Paulo: Atlas, 1995.
56
13. _______ . Teoria Geral da Administração: Da escola científica à
competitividade na economia globalizada. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2000.
14. MOREIRA, Daniel Augusto – Administração da Produção e operações. 4.
ed. São Paulo: Pioneira, 1999.
15. SLACK, Nigel et al. Administração da Produção. 1. ed. São Paulo: Atlas,
1997.
16. _______. Administração da Produção. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2002.
17. TUBINO, Dalvio Ferrari. Manual de Planejamento e Controle da Produção.
2. ed. São Paulo: Atlas, 2000.
18. www.administradores.com.br. Página da Internet acessada em 21/08/2009.
19. www.gelog.ufsc.br. Página da Internet acessada em 15/05/2009.
20. www.vcneg.org. Página da Internet acessada em 29/05/2009.
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APÊNDICE
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APÊNDICE I – QUESTIONÁRIO DE PESQUISA COM FUNCIONÁRIOS
PERFIL DO FUNCIONÁRIO
Sexo: ( ) Masculino ( ) Feminino
Faixa Etária ( ) 18 a 25 anos ( ) 26 a 32 anos ( ) Acima de 32 anos
Escolaridade ( ) Ensino Médio ( ) Curso Superior ( ) Curso Superior Incompleto
Estado Civil: ( ) Solteiro ( ) Casado ( ) Divorciado ( ) Outros
1 – Qual o número de funcionários da empresa?
( ) 01 à 03 ( ) 08 à 11
( ) 04 à 07 ( )12 à 15
2 – Sua empresa possui algum tipo de controle de estoque?
( ) Não ( ) Sim
3 – Como é feito o controle de estoque da empresa?
4 – Quais vantagens e desvantagens adquiridas pelo sistema de controle
adotado pela empresa?
5 – Todos os materiais necessários para o dia-a-dia estão sempre disponíveis
e de fácil alcance?
( )Totalmente ( ) Parcialmente
( ) Maior parte ( ) Nem sempre
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6 – Qual o grau de importância de um sistema do controle de estoque para
sua empresa?
( )Pouco importante ( )Importante
( )Suma importância ( )Sem importância
7 – Caso for implantado algum sistema informatizado de controle de estoque
na empresa, isso lhe trará algum benefício? __________________
Quais?_________________________________________________________
8 – Como você avalia o fornecimento de materiais para o controle de estoque
da empresa?
( ) Adequado ( ) Há falta de organização
( ) Inadequado para a empresa
9 – Dentre os itens abaixo você conhece algum tipo de sistema de controle de
estoques?
( )Sistema ABC ( )Sistema JIT
( )Sistema de Duas Gavetas ( )Sistema KANBAN
( ) Nenhum
10 – Na sua visão o controle de estoque utilizado pela empresa influencia nos
resultados administrativos?
( ) Positivamente ( ) Negativamente
( ) Não influencia