ORGANIZACIÓN

DIFERENTES SIGNIFICADOS DE ORGANIZACIÓN

ORGANIZACION

Organización Formal

Organización Informal

ORGANIZAR: Es ordenar, agrupar, los recursos y actividades estructuradas para alcanzar los fines establecidos creando e integrando órganos encargados debidamente coordinados con funciones, autoridad, responsabilidad y nivel jerárquico buscando la realización de los fines que la propia empresa persigue con su máxima eficiencia posible.

ORGANIZACION: Organización es una entidad o unidad social

en que las personas interactúan para alcanzar objetivos

comunes.

LAS CONCLUSIONES DE ORGANIZACIÓN DEL SIMPOSIO DE MICHIGAN DEL‘59

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“Un sistema continuo de actividades humanas diferenciadas y coordinadas, utilizando, transformando y uniendo un conjunto específico de individuos, materiales, capitales, ideas y recursos naturales en un todo único de resolución de problemas con el fin de satisfacer necesidades humanas y recursos del medio.

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

Estructura.

Implica el establecimiento en el que habrá de operar el grupo social, estableciendo la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

Sistematización.

Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Jerarquía. Origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Agrupación y asignación de actividades y

responsabilidades. Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

Simplificación de funciones. Establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

ORGANIZACIÓN FORMAL

Es aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.

Es la organización planeada; la que está en el papel.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

TRAMO DE CONTROL ADMINISTRATIVO

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Tiene que ver con la cantidad de personas y departamentos que se puede manejar efectivamente para lograr los objetivos de la organización.

Es la cantidad de personas y departamentos que dependen, directamente, de un gerente específico.

Este tramo se da como resultado de haber dividido el trabajo, creado los departamentos respectivos e identificado a las personas en función de sus competencias y capacidades para las tareas operativas y administrativas.

El tramo puede influir en las relaciones laborales y el grado de dirección y control que reciben los subordinados

ORGANIZAR

IMPORTANCIA DE ORGANIZAR:

Establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones y responsabilidades.

rganizar

mportacia

de

FACTORES BÁSICOS PARA ORGANIZAR

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División del Trabajo: Es dividir la carga de

trabajo entera en tareas que permitan

ser realizadas, en forma lógica y cómoda.

Jerarquía: En sí es el

diseño de la integración

organizacional, es definir los deberes

y responsabilidades de cada miembro.

Departamentalización: Es la agrupación de miembros y tareas en forma lógica y

eficiente ya que toma en cuenta las capacidades

del personal.

Coordinación: Es el proceso

de integración entre actividades y departamentos que permitan dar

efectividad a la organización a través

de la comunicación efectiva.

EMPOWERMENT

administradores

y equipos de todos los niveles de la organización

empleados

EMPOWERMENT significa que los:

tienen el poder para

tomar decisiones sin tener que requerir la autorización de sus superiores.

La idea en la que se basa el Empowerment es que quienes se hallan directamente relacionado con una tarea son los más indicados para tomar una decisión al respecto, en el entendido que poseen las aptitudes requeridas para ello.

¿Cómo Organizar? Por ejemplo: Manuales Administrativos

Son documentos que sirven como medio

de comunicación y coordinación que

permiten registrar, mantener y transmitir

en forma detallada, ordenada y

sistemática la información de una

organización.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Fines Manuales Administrativos

Compartir conocimientos

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Aumentar la eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

Servir de consulta y orientación al personal de nuevo ingreso y al que labora actualmente, para conocer la organización y funcionamiento interno de la institución.

Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicación de esfuerzos.

Facilitar y servir de documento básico de referencia para la realización de las Auditorias y la evaluación del control interno

Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento continuo de los sistemas, procedimientos y métodos.

Comunicación de la Información.

FINES DE LOS

MANUALES

ADMINISTRATIVOS

LIMITACIONES

Constituyen una herramienta, pero no una solución para todos los problemas administrativos

Su mala o poca cuidadosa preparación pueden generar serios inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las operaciones

El costo de su elaboración y revisión pueden ser altos

Son en general poco flexibles

Incluyen solo los aspectos formales de la organización

Muy sintéticos carecen de utilidad, muy detallados, pequeños cambios los convierten en obsoletos.

Manual de Organización

Manual de Procedimientos

Manual de Procesos

Manual de Compras

Manual de Cargos

Manual de Finanzas

Manual de Progr. y Pto

Manual de Producción

RELACIÓN DE MANUALES

Manual de Políticas

Manual de Tareas

Manual de Normas

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

,

Es un instrumento administrativo que contiene en forma detallada, ordenada y sistemática, información

referente al

Directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, políticas, estructuras, objetivos

y funciones de las

unidades administrativas que integran la organización, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación

así mismo

contiene los organigramas que describen en forma gráfica la estructura de la organización.

OBJETIVOS

Presentar una visión de conjunto de la organización.

Presentar la estructura, objetivo y funciones asignadas a cada unidad administrativa.

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

Es el mejor método para mostrar a clientes actuales y potenciales, la organización, sus compromisos con la calidad y la manera de operar internamente.

OBJETIVOS

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y/o clientes de la organización.

Servir de documento rector, porque describe en forma general las políticas y los objetivos de la organización, además de las responsabilidades de los integrantes, para cumplir con esas políticas y objetivos trazados.

DESAFÍOS DE GESTIÓN

Ajustar la tecnología y la organización

Adaptar la ti al plan de negocio, la política estratégica de la alta dirección, y los procedimientos estándares del negocio.

El plan de negocio puede resulta obsoleto o incompatible con la tecnología.

Necesidad de adaptar tanto la organización como la tecnología.

Dificultades para gestionar el cambio

Inercia de las organizaciones: retrasa el adaptar el cambio a través de los sistemas de información y las tecnologías de la información.

Organizaciones y entorno cambian: la dirección debe buscar los mecanismos de adaptación DESAFIOS

DE GESTION