Novo processo de adiantamentosAté agora as empresas lançavam um pendente de adiantamento recebidos de clientes, ou pagos a fornecedores em contas correntes que não era baseado numa fatura. No entanto, devido às recentes alterações legais que passaram a ser obrigatórias em Portugal o registo de um adiantamento de cliente requer uma fatura muitas vezes designada de fatura de adiantamento. Nos novos requisitos as empresas precisam emitir e receber faturas que incluem imposto (ou IVA) para adiantamentos feitos ou recebidos. Essas faturas de adiantamento são posteriormente compensadas com faturas parciais ou finais.

Para aderir ao novo novo processo o cliente terá de fazer duas pequenas modificações:

Criar ou, se já existe, marcar os tipos de contas correntes (em Tabelas | Tesouraria | Pagamentos / Recebimentos | Tipos de Conta) cujos pendentes representam um adiantamento.

Criar o tipo de documento que representa a denominada "Fatura de Adiantamento". Trata-se de um documento financeiro, que liga ao módulo de tesouraria cuja natureza a integrar em contas correntes deve ser inversa ao da fatura que a vai usar. No caso das vendas deve representar um crédito e nas compras um débito.

Verificar se já tem definido o documento que vai ser usado para regularizar a fatura de adiantamentos (em Plataforma | Logística e Tesouraria | Parâmetros da Empresa | Tesouraria | Pagamentos e Recebimentos | Outros). Este documento deve conseguir tratar as contas correntes definidas no primeiro passo.

A partir daqui, caso o cliente tenha o aviso de adiamentos em conta corrente (Administrador | Logística e Tesouraria | Compras ou Vendas | Editor | Aviso de Adiantamento em conta corrente) o sistema vai alertar sempre que a entidade no editor tem valores pendentes nas contas marcadas de adiantamento.

A janela da seleção do adiantamento foi totalmente renovada assemelhando-se agora à janela de operações sobre contas correntes. Desta forma dá-se ao utilizador ferramentas para lidar com volumes elevados de adiantamentos, bem como filtrar de forma mais efetiva os adiantamentos existentes. Por exemplo podemos procurar os adiantamentos de um projeto.Destaca-se no novo processo a possibilidade de selecionar:

Pendentes lançados em entidades associadas Pendentes lançados noutras moedas que não a da fatura

Em termos de processo, podemos identificar as seguintes etapas (exemplo das vendas, no caso das compras deve-se inverter a natureza na coluna de contabilidade):

Operação Contas Correntes Tesouraria Contabilidade

Fatura de Adiantamento

Gera pendente pelo valor adiantado

Gera Movimento

Credita Conta corrente Adiantamentos

Credita IVA adiantamentos Debita Conta Caixa/Bancos

Fatura com referência ao adiantamento

Lança a fatura

Regulariza o adiantamento com o valor da fatura

n.a. Debita a conta corrente de adiantamentos

Debita IVA adiantamentos Debita a conta corrente de

clientes pela diferença entre a fatura e o adiantamento.

Credita o IVA da fatura

Credita a conta de vendas

Liquidação da fatura

Liquidação do valor pendente

Gera movimento pelo valor pendente

Credita a conta corrente de clientes

Debita a conta de caixa/bancos

Para que a contabilização passe seja possível foram acrescentados novos tokens para o tratamento de diferenças cambiais. O token ADI, quando usado de forma isolada e desde que o cliente tenha o editor da contabilidade preparado para lançar a moeda linha a linha, é lançado na moeda original.

Esta novo processo de lançamento de adiantamentos garante a correta visualização das contas correntes do cliente e de adiantamentos mesmo quando vistas de forma isolada. No processo anterior a conta corrente de adiantamentos nunca podia ser vista de forma isolada.

Configuração do tipo de conta

Seleção do adiantamento