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Adaptado de Administração – Princípios e Tendências – Francisco Lacombe – Editora Saraiva, HFS Administração – Princípios e Tendências – Francisco Lacombe – Editora Saraiva Capítulo 24 APERFEIÇOAMENTO DOS PROCESSOS PARTE 9

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Capítulo 24

APERFEIÇOAMENTO DOS PROCESSOS

PARTE 9

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Todo trabalho importante realizado nas empresas faz parte de algum processo (Graham e LeBaron, 1994).

Não existe um produto ou um serviço oferecido por uma empresa sem um processo empresarial.

PROCESSOS

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PROCESSOS

Processo:Qualquer atividade (ou conjunto) que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico.

utilizam os recursos da organização para oferecer resultados objetivos aos clientes (Harrington, 1991).

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PROCESSOS

Mais formalmente,

Grupo de atividades realizadas numa seqüência lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes (Hammer e Champy, 1994).

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PROCESSOS

Conjunto de atividades ou açõesInputs Valor

agregado

Proporcionam vantagens competitivas

TI

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O ambiente empresarial e tecnológico mudamA empresa cresce Novos componentes são inseridos Antigos componentes são adaptados

A definição dos processos é dinâmica

http://serraneves.locaweb.com.br/ProcEmpres.ppt

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Estrutura organizacional por processos

• OrtogonalidadePesquisa de

Mercado Protótipo

Logística de Entrada

Logística de Saída

Vendas e Marketing

Assistência Técnica

Operações Entrada

Elos

Depto de Compras

Depto de Produção

Depto de Distrib.

Depto de Vendas

Mkt

Depto de Pós-Venda

http://serraneves.locaweb.com.br/ProcEmpres.ppt

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Escopo do PDP

desenvolver produtos

planejamento estratégico

desenvolver produtos

produção

alta cúpula marketing engenharia manufatura

novo escopo

produçãoplanejamentoestrategico

pessoas de diversas áreas

situ

ação

trad

icio

nal

desenvolver produtosdesenvolver produtos

planejamento estratégico

planejamento estratégico

desenvolver produtos

desenvolver produtos

produçãoprodução

alta cúpula marketing engenharia manufaturaalta cúpula marketing engenharia manufatura

novo escopo

produçãoproduçãoplanejamentoestrategico

planejamentoestrategico

pessoas de diversas áreaspessoas de diversas áreas

situ

ação

trad

icio

nal

http://www.fasc.com.br/ds/upload/upload/801Slides.ppt

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Customer Relationship ManagementGestão da relação com o cliente

Supply Chain ManagementGestão da Cadeia de SuprimentosSupplier Relationship Management Gestão de relações com fornecedores

Enterprise Resource PlanningPlanejamentode recursos empresariais

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REENGENHARIA

“É o repensar fundamental e a reestruturação radical dos processos empresariais que visam a alcançar drásticas melhorias em indicadores críticos e contemporâneos de desempenho, tais como custos, qualidade, atendimento e velocidade.”

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REENGENHARIA

FUNDAMENTAL

Deve-se questionar tudo

1. Por quê fazemos isto?

2. O que deveríamos fazer no lugar disto?

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REENGENHARIARADICAL

Tudo pode ser mudado

DRÁSTICA

Mudanças por saltos e não evolução

PROCESSO

Ênfase nos processos

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POR QUE É NECESSÁRIA A REENGENHARIA?

A concorrência e a necessidade de qualidade; 

O poder do cliente; 

A velocidade das mudanças; 

A necessidade de redução de custos.

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http://www.abepro.org.br/biblioteca/ENEGEP2005_Enegep0903_0477.pdf

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TI: IMPACTOS E EXPLICAÇÕES

IMPACTO EXPLICAÇÃO

Automacional Diminuição do trabalho humano

Informacional Captação on-line da informação sobre o processo

Seqüencial Modifica a seqüência de processo, ou possibilita o parelelismo

Acompanhamento Monitoramento rigoroso da situação do processo

analítico Melhora a análise da informação e tomada de decisão

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IMPACTO EXPLICAÇÃO

Geográfico Coordenação dos processos à distância

Integrativo Coordenação entre tarefas e processo

Intelectual Captação e disseminação de bens intelectuais

Desintermediação Eliminação de intermediários num processo

TI: IMPACTOS E EXPLICAÇÕES

Fonte: DAVENPORT, T.H. Reengenharia de processos: como inovar por meio da tecnologia

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PRINCÍPIO BÁSICO DA REENGENHARIA

O princípio básico da reengenharia é a organização do trabalho em torno dos processos.

 PROCESSO

 “É uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, e inputs e outputs claramente identificados: uma estrutura para ação.”

Thomas Davenport

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TIPOS DE ATIVIDADES NUMA ORGANIZAÇÃO

Aquelas que: Adicionam valor ao produto ou serviço;

 

Não adicionam valor (são necessárias) exemplo: coordenação e de controle.;

 

São inúteis (não trazem vantagem) requeridas, por força do hábito, ou para satisfazer a

pessoas que compõem a organização.

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O USO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Um ponto importante da reengenharia é o uso intensivo da tecnologia da informação.

TI – as unidades individuais autônomas,

Organização desfruta da economia de escala propiciada pela centralização.

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O USO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Trabalho mais diversificado, requerendo profissionais mais preparados e com conhecimentos mais abrangentes.

Em compensação, será possível prestar melhores serviços com menos pessoas.

 A tecnologia da informação permite não apenas que as formas de trabalho

sejam aperfeiçoadas, mas principalmente a introdução de novas formas e

novos processos de trabalho.

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ETAPAS DA REENGENHARIA DE PROCESSOS

Ponto de partida: seleção dos processos; 

Apoio e participação do pessoal de topo; 

Repensar a empresa a partir do zero; 

Equipe de implantação; 

Metodologia de mudança.

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CONDIÇÕES PARA UMA REENGENHARIA BEM SUCEDIDA

Estabeleça uma meta agressiva de desempenho; 

Destine de 20% a 50% do tempo do principal executivo ao projeto;

 Conduza uma revisão abrangente das necessidades do cliente, pontos de equilíbrio econômico e tendências do mercado;

 Indique um executivo de alto nível para ser responsável pela implantação;

 Faça um teste piloto abrangente do novo projeto.

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QUATRO FORMAS DE FRACASSAR

Indique para o projeto pessoas com desempenho médio;

 Controle apenas os resultados finais do plano;

 Contemporize em favor do status quo;

 Não dê importância às comunicações.

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REENGENHARIACaracterísticas da

ReengenhariaOnde estavam anteriormente

Foco no cliente Trabalhos do Peter DruckerQualidade Total

Organização por processo Organização e MétodosAmpliação do trabalho

Uso da Telemática Análise de sistemasInformações gerenciais

Líder do processo Estrutura matricial(só projetos com prazo)

Pensar a empresa a partir do zero Orçamento-base-zero Mudança radical da organização Desenvolvimento

organizacional

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MÉRITOS E PROBLEMAS DA REENGENHARIA

MÉRITOS:Definição do “dono” (responsável pelo processo, que pode ser um processo permanente);Esforço metodológico para juntar conceitos existentes e aplicá-los de forma coerente e consistente;Sinalização da importância das atividades que agregam valor ao produto e que devem ser privilegiadas.

 

DEFEITOS:Diminuição da lealdade e do compromisso dos empregados em relação às empresas;Riscos de aplicação inadequada do processo, causando desconfianças não só no método como na própria empresa.

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RESULTADOS DAS REFORMULAÇÕES

A reorganização dos trabalhos em torno dos processos produz várias conseqüências:

eliminação de passagens de tarefas de um órgão e de uma pessoa para outra, com diminuição de erros, atrasos e reparos;

maior necessidade de delegar decisões aos níveis de execução, isto é, maior descentralização;

maior necessidade de qualificação do pessoal.

Isto pode requerer retreinamento e, às vezes, necessidade de outras pessoas para executar o trabalho. A tendência é no sentido de se implantarem serviços mais complexos após a reengenharia, mas também mais desafiadores e mais gratificantes do ponto de vista profissional e pessoal. Substituem-se trabalhos simples que requerem muitas coordenações e geram processos complexos por trabalhos mais complexos que requerem menos coordenações e geram processos mais simples.

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CRÍTICA DE HILMER E DONALDSON

A reengenharia foi a mais significativa boa/má notícia dos últimos 100 anos. A parte boa é que ajudou as organizações a ver o quão ineficientes eram e a redesenhar os processos para melhorá-los. A má notícia é que destruiu lealdade e o compromisso. Em longo prazo, são fatores mais importantes do que a reengenharia dos processos... A reengenharia propiciou o surgimento de um ambiente no qual o comprometimento das pessoas com as companhias caiu. E muitas organizações incentivam a idéia de que você não vai estar trabalhando lá nos próximos cinco anos. Quanta estupidez! Que tipo de comprometimento um funcionário vai ter comigo, se afirmo que daqui a cinco anos ele não vai estar mais empregado? Com o sucesso de quem estará comprometido? Não o da companhia, mas apenas o seu próprio.

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DOWNSIZINGReduzir o tamanho de uma organização,

especialmente pela redução planejada do número de empregados e de níveis hierárquicos, para reduzir custos e aumentar a flexibilidade e adaptabilidade da organização.

Este procedimento pode trazer vantagens em relação a este objetivo, mas, se o processo for levado a extremos, pode causar problemas com a perda do espírito de equipe e da “memória” da organização, isto é, perda de pessoal experiente, que domina o “know-how” e o conhecimento do negócio.