IDENTIDADE INSTITUCIONAL Misso Garantir o controle externo da gesto dos recursos pblicos, mediante orientao, scalizao e avaliao de resultados, visando qualidade dos servios, em benefcio da sociedade. Viso Ser a referncia em controle externo no Brasil. Valores Agilidade: Agir com dinamismo nas aes do controle externo; Compromisso: Cumprir e respeitar os pilares da identidade organizacional; tica: Agir conforme os princpios da moralidade, legalidade e impessoalidade; Inovao: Promover aes inditas nos processos institucionais; Qualidade: Garantir a ecincia e eccia do controle externo; Transparncia: Dar publicidade e clareza aos atos do controle externo.

CONSELHEIROS Presidente Conselheiro Valter Albano da Silva Vice-presidente Conselheiro Antnio Joaquim Corregedor Geral Conselheiro Jos Carlos Novelli Ouvidor Geral Conselheiro Alencar Soares Filho Conselheiros Humberto Bosaipo Waldir Jlio Teis Domingos Neto Auditores Substitutos de Conselheiros Luiz Henrique Lima Isaias Lopes da Cunha Luiz Carlos Azevedo Costa Pereira MINISTRIO PBLICO DE CONTAS Procurador Geral Alisson Carvalho de Alencar Procurador Geral Substituto Getlio Velasco Moreira Filho Procuradores de Contas Gustavo Coelho Deschamps William de Almeida Brito Jnior

Sumrio

Apresentao........................................................................................................................... 5 O momento atual da Contabilidade Pblica .................................................................... 7 O objetivo da Contabilidade Pblica .................................................................................... 7 As grandes mudanas e o impacto da Nova Contabilidade Pblica ........................... 9 O oramento e o patrimnio ................................................................................... 10 Evidenciao contbil do valor real ....................................................................... 10 Registro dos bens de uso comum ............................................................................ 13 Responsabilidades de gestores, administradores e contadores .................................. 14 Regularizao patrimonial........................................................................................ 14 Inventrio anual de bens mveis e imveis ........................................................... 15 Atualizao de valores............................................................................................... 16 Momento de atuao da equipe de Contabilidade................................................ 17 Relao da Contabilidade com outros setores ....................................................... 18 Responsabilidade pela evidenciao do patrimnio ............................................. 19 Obrigaes para 2011, 2012 e 2013 .................................................................................. 20 Regularizao e evidenciao dos bens mveis e imveis ............................................ 22 Regularizao dos inventrios ................................................................................. 22 Baixa contbil de bens patrimoniais ....................................................................... 23 Ajuste do valor contbil ao valor justo ................................................................... 23 Data de corte .............................................................................................................. 25 Atualizao constante .............................................................................................. 25 Novas aquisies ........................................................................................................ 26 Referncias ............................................................................................................................ 28

Tribunal de Contas de Mato Grosso, 2011. Tiragem: Arquivo digital disponvel para download no Portal do TCE (www.tce.mt.gov.br). permitida a reproduo total ou parcial dos textos dessa obra, desde que citada a fonte.

PRODUO DE CONTEDO SECRETARIA GERAL DE CONTROLE EXTERNO Superviso Risodalva Beata de Castro Secretria Geral de Controle Externo CONSULTORIA TCNICA Elaborao Ronaldo Ribeiro de Oliveira (Coordenao) Secretrio Chefe da Consultoria Tcnica Bruno Anselmo Bandeira Consultor de Orientao ao Jurisdicionado Edicarlos Lima Silva Consultor de Estudos e Normas Jeane Ferreira Rassi Carvalho Assistente da Consultoria Tcnica Bruna Henriques de Jesus Zimmer Tcnico de Controle Pblico Externo Renato Maral de Mendona Tcnico de Controle Pblico Externo Maria Edileuza dos Santos Metello Tcnico de Controle Pblico Externo Helder Augusto Pompeu de Barros Daltro Tcnico de Controle Pblico Externo PRODUO EDITORIAL ASSESSORIA ESPECIAL DE COMUNICAO Superviso Dora Lemes Assessora Especial de Comunicao Projeto Grco e Capa Foto da Capa Imagens Reviso Doriane Miloch Gerente de Publicidade Jocil Serra (Agncia Phocus) Stock.xchang Cristina Campos

Rua Conselheiro Benjamin Duarte Monteiro, s/n Edifcio Marechal Rondon Centro Poltico e Administrativo CEP: 78049-915 Cuiab-MT (65) 3613-7500 tce@tce.mt.gov.br www.tce.mt.gov.br Horrio de atendimento: 8h s 18h, de segunda a sexta-feira

Apresentao

O mundo passa por uma necessidade premente de obter informaes que subsidiem as tomadas de deciso. Nesse contexto, a contabilidade pblica tem um papel fundamental ao interpretar, registrar e demonstrar aspectos oramentrios, financeiros, patrimoniais e situaes potenciais. Mas, para que a informao tenha utilidade, precisa ser comparvel, representativa, confivel e tempestiva. E por isso que a contabilidade pblica est mudando, de forma a refletir, no momento correto e na extenso adequada, os bens patrimoniais, os5

direitos, as obrigaes, as receitas e as despesas patrimoniais, por meio de registros e demonstraes contbeis. A ideia, hoje, que a contabilidade pblica, com seus registros e demonstraes, seja utilizada no s pelos contadores e rgos de controle, mas principalmente por gestores, administradores e pela sociedade. Contribuir para a compreenso da relevncia desse instrumento de gesto e de controle o propsito da presente publicao.

Conselheiro Valter Albano Presidente do TCE-MT

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O momento atual da Contabilidade Pblica

Com a globalizao, tornou-se necessria a comparabilidade, no tempo e espao, das informaes contbeis, para que organismos internacionais e entidades diversas conheam a situao fiscal e patrimonial das entidades e rgos da Administrao Pblica. Neste contexto, o Brasil busca a convergncia com os padres internacionais da contabilidade pblica, visando adequar conceitos, registros e demonstraes.7

E mais do que isso. No somente pela exigncia formal de adequao a um padro internacional que os diversos setores da administrao pblica federal, estadual e municipal se empenham para mudar dcadas de cultura, mas principalmente porque necessrio e til ao Brasil ter uma contabilidade pblica que reflita todo um contexto, evidenciando a exata dimenso do patrimnio pblico, de forma tempestiva.

O objetivo da Contabilidade Pblica O objetivo da contabilidade pblica fornecer informaes sobre o que foi planejado, executado e os resultados alcanados, incluindo os aspectos oramentrios, financeiros, econmicos e patrimoniais das entidades do setor pblico, em apoio tomada de deciso, adequada prestao de contas e ao controle social.

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As grandes mudanas e o impacto da Nova Contabilidade Pblica

As mudanas so significativas e trazem grande repercusso para diversos setores e segmentos da Administrao Pblica. Com o reconhecimento inequvoco da aplicao dos Princpios da Contabilidade s entidades da Administrao Pblica, com destaque para os Princpios da Competncia e da Oportunidade, ganha corpo a evidenciao das variaes patrimoniais com base e no momento do fato gerador, independentemente da execuo do oramento.9

O oramento e o patrimnio O oramento continua a ser registrado e evidenciado pela contabilidade pblica, mas agora de forma paralela viso patrimonial. Nessa linha, a execuo de uma despesa sem previso oramentria, ainda que ilegal, deve ser evidenciada pela contabilidade patrimonial, afetando o resultado do exerccio, de forma a espelhar a realidade dos fatos. A separao dos mundos oramentrio e patrimonial fica clara em exemplos de ocorrncia de variaes patrimoniais que afetam o patrimnio e o resultado das entidades pblicas e que independem da execuo do oramento, a exemplo de depreciao, reavaliao e proviso para obrigaes.

Evidenciao contbil do valor real Em outro exemplo, o reconhecimento patrimonial de um direito a receber, proveniente de uma receita de IPTU,10

deve coincidir com o momento do fato gerador, ou seja, no incio do ano, os municpios devem reconhecer e evidenciar, por meio da contabilidade patrimonial, esse direito a receber, com base em informaes e suporte documental provenientes de setores responsveis pelo cadastro/arrecadao, mesmo que a receita oramentria ingresse nos cofres pblicos nos meses subsequentes. Com o intuito de evidenciar adequadamente o patrimnio pblico, os bens mveis e imveis devem ser apresentados pelo seu valor real e justo, ou seja, se um veculo ambulncia foi adquirido h quatro anos por R$ 30.000,00, hoje, com certeza, valer bem menos que esse valor, e a contabilidade deve demonstrar o seu real valor, de mercado, o justo, e no o valor pago anteriormente. Nessa mesma linha, os bens patrimoniais devem ser reavaliados quando apresentarem valores de mercado acima dos registrados inicialmente pela contabilidade. O que

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importa e deve ser demonstrado so os seus valores atuais, e no os de quando foram comprados, em anos anteriores. Ou seja, a contabilidade pblica passa a utilizar os institutos de depreciao, amortizao, exausto, reavaliao, reduo ao valor recupervel e provises, entre outros. O objetivo demonstrar por meio de registros e demonstraes contbeis o valor real, e no momento correto, dos bens, direitos e obrigaes. Essa ideia tambm vale para o reconhecimento das obrigaes potenciais. Imagine aes judiciais reivindicando direitos trabalhistas de servidores pblicos ou o reconhecimento de direitos patrimoniais e civis da populao, em desfavor de rgos e entidades pblicas. Nessas situaes, desde que tecnicamente estimveis e seja provvel a perda da demanda judicial, deve a contabilidade pblica reconhecer, entre seus passivos, uma proviso para fazer frente a esses compromissos, antes mesmo do trnsito em julgado da ao

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judicial, com base em informaes e suporte documental fornecidos ao setor contbil pelo jurdico da entidade pblica. O importante que os registros e demonstraes contbeis apresentem, para todos os usurios, a verdadeira composio do patrimnio, incluindo bens mveis e imveis, direitos, obrigaes e as respectivas variaes patrimoniais ativas e passivas.

Registro dos bens de uso comum Os bens de uso comum de vida til determinvel, que sejam mensurveis, absorvam recursos pblicos e gerem benefcios, a exemplo de pavimentao asfltica em ruas, devem ser registrados no ativo imobilizado das entidades pblicas e, alm disso, ser depreciados, a fim de se reconhecer constantemente o seu desgaste, deteriorao fsica e perda de valor.

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Responsabilidades de gestores, administradores e contadores

Como visto anteriormente, as mudanas so significativas e demandam uma reaprendizagem e mudana de cultura, com consequente incorporao de novas tcnicas e procedimentos, impactando no s os profissionais da rea contbil, mas tambm os diversos setores e agentes pblicos.

Regularizao patrimonial Percebe-se, com muita clareza, que a regularizao patrimonial aspecto fundamental nesse novo conceito, e que essa atribuio inerente aos mais diversos setores da Administrao Pblica. A descrio dos bens mveis e imveis, a definio de valores e localizao fsica, assim como a designao14

de equipes so atribuies e responsabilidades inerentes a gestores, administradores, secretrios, chefes de patrimnio e de inventrios. Ou seja, no o setor contbil que controla os bens mveis e imveis. A contabilidade apenas registra, em momentos diversos, a incorporao e as respectivas alteraes.

Inventrio anual de bens mveis e imveis Tome-se, por exemplo, o inventrio anual de bens mveis e imveis. A responsabilidade desse levantamento fsico e financeiro de uma comisso designada pelo gestor pblico. Aos contabilistas cabe, to-somente, o registro contbil do valor dos bens no balano patrimonial, com base no inventrio.15

Por outro lado, mesmo no sendo o contabilista quem faz o inventrio, este deve certificar-se, por meio de suporte documental e indagaes, da coerncia e confiabilidade do valor total desses bens mveis e imveis, que teve por base o inventrio. Deve lanar em notas explicativas, junto s demonstraes contbeis, informaes que esclaream eventuais inconsistncias de valores ou at mesmo que apontem a ausncia do inventrio anual.

Atualizao de valores Alm de toda essa regularizao, existe ainda a atualizao de valores desses bens mveis e imveis, por meio dos institutos da depreciao, amortizao, exausto, reavaliao e reduo a valor recupervel, que deve ser realizada16

constantemente pelos servidores das entidades pblicas. So os servidores pblicos da administrao, portanto, sem a necessidade da atuao de agentes externos, que devem, por exemplo, depreciar mensalmente ou reavaliar anualmente os bens mveis e imveis, elaborar suas tabelas de depreciao de acordo com a realidade local e a necessidade especfica de uso de cada um de seus bens.

Momento de atuao da equipe de Contabilidade Num momento posterior a todas essas fases que haver a atuao dos profissionais da rea contbil, mediante registro contbil das depreciaes e reavaliaes, dentre outros. Ou seja, a responsabilidade inicial de todos os atos de regularizao e de atualizao do patrimnio cabe aos diversos setores, e somente numa fase posterior que haver atuao dos contabilistas.

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Relao da Contabilidade com outros setores Em outros exemplos que demonstram a necessidade de haver inter-relacionamento entre os demais setores da Administrao Pblica e a contabilidade, tem-se o registro mensal das obrigaes a pagar 13 e frias, das provises de obrigaes diversas ou ainda do direito a receber de impostos. So situaes em que setores de recursos humanos, jurdico, tributao e outros devem fornecer informaes aos contabilistas para registros, em tempo hbil, de acordo com o fato gerador de cada situao.

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Responsabilidade pela evidenciao do patrimnio muito importante separar as reas e o momento de atuao. A responsabilidade pela evidenciao do patrimnio do contabilista, mas os atos que daro base a essa evidenciao, como elaborao de inventrio, depreciaes, reavaliaes, levantamento de passivos, obrigaes, valores mensais de frias, entre outros, so atribuies de setores especficos e de comisses designadas especificamente para esses fins, sob a responsabilidade dos administradores e gestores pblicos. igualmente importante que os gestores pblicos, administradores, ordenadores de despesas, secretrios e demais agentes pblicos tenham a noo exata do atual momento, e que as decises sejam tomadas numa viso macro, dos rgos de gesto para os de execuo.

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Obrigaes para 2011, 2012 e 2013

Nesse cenrio de adaptao s mudanas estruturais e procedimentais, fundamental estabelecer uma sequncia de atividades e atribuies, assim como definir o que obrigatrio de imediato e o que deve ser cumprido em anos posteriores. As alteraes dos fundamentos e procedimentos tiveram incio com os normativos da Secretaria do Tesouro Nacional (STN), no exerccio de 2008, na forma dos Manuais da Receita e da Despesa e, posteriormente, com atualizaes em 2009. Mais recentemente, com a Portaria Conjunta STN/SOF n 4/10, e Portarias STN de nmeros 664/10 e 665/10, tem-se conso20

lidada parte da convergncia aos padres internacionais em uma base slida de conceitos e procedimentos. Com base nesses normativos, a Administrao Pblica federal, estadual e municipal deve aplicar de imediato, j em 2011, os Princpios da Contabilidade, com destaque para os da Competncia e Oportunidade, separando os mundos oramentrio e patrimonial e reconhecendo ativos, passivos, receitas e despesas patrimoniais pelo fato gerador, com consequente reconhecimento, evidenciao e atualizao do patrimnio, mediante depreciao, exausto, amortizao, reavaliao e provises, dentre outros. Ou seja, deve a Administrao Pblica adotar, j no exerccio de 2011, os procedimentos contbeis especficos, patrimoniais e oramentrios, ficando obrigatrio em 2012 para a Unio e os estados e, em 2013, para os municpios apenas o novo plano de contas e os novos modelos de demonstraes contbeis.

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Regularizao e evidenciao dos bens mveis e imveis

Regularizao dos inventrios Tendo em vista a tempestividade e a integridade do registro patrimonial, e considerando que historicamente h um descontrole da situao e do registro dos bens patrimoniais na Administrao Pblica, mediante ausncia de inventrios anuais, divergncias entre registros contbeis e inventrios, e at no-localizao de bens, torna-se imprescindvel, num primeiro momento, regularizar a situao dos bens mveis e imveis. Essa regularizao deve ocorrer com a realizao de inventrios anuais, de22

forma a localizar os bens fisicamente e definir os respectivos valores e os responsveis.

Baixa contbil de bens patrimoniais Num momento posterior, os bens no localizados, inutilizados ou inservveis devem sofrer a consequente baixa contbil do patrimnio, mediante o devido suporte documental proveniente de processos administrativos oriundos dos setores responsveis.

Ajuste do valor contbil ao valor justo A partir de ento, possvel regularizar o valor dos bens mveis e imveis. Nessa fase, os diversos setores responsveis devem apurar o valor justo de cada bem,23

considerando o valor que praticado no mercado ou o custo de produo, para que a contabilidade ajuste, portanto, o valor contbil a esse valor justo, para mais ou para menos. A identificao do valor justo uma fase de extrema importncia, em que os servidores pblicos pertencentes aos quadros da administrao apuram o valor de mercado, por exemplo, de seus veculos, mediante o uso de tabela FIPE, ou o valor de imveis, com base no valor do metro quadrado praticado na regio, ou mesmo em outros critrios.

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Data de corte Nessa fase de regularizao dos valores contbeis, deve-se estipular uma data de corte, em que a contrapartida dos ajustes do valor contbil ao valor justo, para mais ou para menos, deve ocorrer diretamente no patrimnio lquido da entidade contbil, em conta de ajuste de exerccios anteriores, por tratar-se de mudana de critrio contbil.

Atualizao constante A partir de ento, as entidades pblicas tm condies de dar continuidade atualizao do valor contbil de seus respectivos bens mveis e imveis, e de forma constante, me-

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diante depreciao, amortizao, exausto, reavaliao e reduo ao valor recupervel, concomitantemente ao fato gerador, que poder ser mensal ou anual.

Novas aquisies Tratando-se de bens mveis e imveis adquiridos a partir da data de corte e considerando-se as novas aquisies, o tratamento a ser dado o da atualizao constante desse valor contbil, a partir da data em que o bem comea a ser utilizado, gerando benefcios entidade pblica. O importante que os registros e as demonstraes contbeis refli-

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tam constantemente o valor real dos bens, a verdadeira situao dos direitos e obrigaes, considerando os atos potenciais que podem afetar a Administrao Pblica e as suas variaes patrimoniais.

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RefernciasBRASIL. Lei Complementar n 101. Lei de Responsabilidade Fiscal. 2000. _____. Portaria STN n 664. Parte II. Procedimentos Contbeis Patrimoniais. 3 edio. 2010. _____. Resoluo CFC n 1.128. Aprova NBC T 16.1 Conceituao, Objeto e Campo de Aplicao. 2008. _____. Resoluo CFC n 1.129. Aprova NBC T 16.2 Patrimnio e Sistemas Contbeis. 2008. _____. Resoluo CFC n 1.135. Aprova NBC T 16.8 Controle Interno. 2008. _____. Resoluo CFC n 1.132. Aprova NBC T 16.5 Registro Contbil. 2008.

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