a importancia do controle interno nas empresas
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UNIVAG – CENTRO UNIVERSITÁRIO
GRUPO DE PRODUÇÕES ACADÊMICAS DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO NAS EMPRESAS
DE PEQUENO PORTE - ESTUDO DE CASO:
MR3 MINERAÇÃO LTDA EPP.
Jaqueline Maria da Silva1
Professor Esp. João Santana de Proença2
RESUMO
O Controle Interno Compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotadas pela empresa para proteger seu patrimônio, alem de planejar, organizar e supervisionar informações. Por favorecer e auxiliar o processo de gestão nas empresas é uma ferramenta de planejamento que alem de detectar falhas também as previne. Diante disso, este artigo tem como objetivo verificar a atuação e existência do Controle Interno na Empresa MR3 Mineração Ltda EPP. Trata-se de um estudo descritivo com abordagem de um método quantitativo e qualitativo dos dados e fontes fornecidos pela entidade. Serão analisados todos os procedimentos desenvolvidos pela empresa para assim buscar soluções e melhorias para a execução de suas atividades. Conclui-se que apesar da importância do controle Interno, ainda há deficiências ao executar e desenvolver essa ferramenta de gestão, constatando-se que alguns dos procedimentos que compõe a estrutura do Controle Interno que vem garantir um desenvolvimento harmônico com maior eficiência nas operações, não estão sendo utilizadas de maneira eficaz, impossibilitando o reconhecimento financeiro e social determinado na sua visão. Palavras-chave: Controle Interno. Pesquisa. Empresa.
1 UNIVAG – Centro Universitário. Grupo de Produções Acadêmicas de Ciências Sociais Aplicadas. Curso de Ciências
Contábeis. Aluno da disciplina elaboração de projetos, turma CIC 08/1. E-mail –[email protected].
2 UNIVAG – Centro Universitário. Grupo de Produções Acadêmicas de Ciências Sociais Aplicadas. Curso de Ciências
Contábeis. Orientador Prof. Esp. João Santana de Proença.
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INTRODUÇÃO
A competitividade dos negócios e as constantes mudanças nos ambientes
empresariais exigem maior controle e planejamento de gestão, com eficiência e
eficácia na realização de suas atividades. Para essa condição favorável, nortear
todas as áreas da empresa é necessário adotar ferramentas, que possibilitam uma
visão ampla e concreta da real situação gerencial.
O controle interno consiste num conjunto de políticas e procedimentos que
são desenvolvidas e operacionalizadas para garantir certeza a cerca da
confiabilidade, que pode ser depositada nas demonstrações financeiras, garantindo
que foram preparadas e elaboradas de acordo com os princípios da contabilidade. O
sistema de controle pode evidenciar um conjunto de atividades que envolvam
recursos da entidade, salvaguardando o equilíbrio das contas, alertando o
surgimento de irregularidades e sanando-as em tempo hábil de forma a permitir uma
competente gestão (QUEIROZ; QUEIROZ, 2007).
A MR3 Mineração Ltda. EPP. É uma empresa ligada a construção civil, de
extração de areia, cascalho e beneficiamentos associados, tem por objetivo atuar
em parceria com a sociedade, impulsionando o progresso de maneira sustentável e
responsável, na busca de soluções e aprimoramentos no seu processo
administrativo, foram feitas avaliações no seu controle interno.
Toda empresa possui metas a serem alcançadas, os gestores e proprietários
visam lucratividade, crescimento e estabilidade, valores esses que correspondam ao
reconhecimento e sucesso empresarial, Empresas de pequeno porte são inovadores
e empreendedoras e na função de garantir a proteção do patrimônio, é importante
verificar e analisar a existência e atuação do Controle Interno como meio de
visualizar todos os procedimentos desenvolvidos internamente na empresa, para
que através dessa análise possa ser traçados novos caminhos e investimentos.
A importância do Controle Interno se dá pelo acompanhamento da eficácia e
eficiência das operações, da fidedignidade das informações contábeis e financeiras
e da conformidade dos atos com as leis e normas estabelecidas. Nesse contexto,
surge a pergunta que orientará este trabalho: O sistema de Controle Interno existe
efetivamente na Empresa MR3 Mineração LTDA EPP? A implantação desse sistema
está atendendo com eficiência todos os departamentos da empresa?
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O contador como conhecedor terá uma visualização geral econômica da
aplicação do controle interno como ferramenta de gestão, pois através de auditorias
e avaliações somente esses profissionais terão capacidade de interpretar e avaliar a
utilização e aplicação do controle interno na análise de ameaças e oportunidades
identificando também pontos fortes e pontos fracos.
Na busca de respostas as pergunta levantadas, foi desenvolvido esta
pesquisa cientifica com base nas informações e dados oferecidos pela entidade e
traçando objetivos específicos, levantou informações, averiguou a atuação do
Controle Interno, e auxiliou os gestores para tomadas de decisões.
CONTROLE INTERNO
Historicamente a palavra controle surgiu do francês controle, que sempre
esteve ligada as finanças e consiste em averiguar se as atividades efetivas estão de
acordo com as atividades e projetos originais.
Oliveira (2005, p. 427), explica que controlar é comparar o resultado das
ações, com padrões previamente estabelecidos, com a finalidade de corrigi-las se
necessário. Na contabilidade, o controle tem extrema importância, pois possuem
funções básicas de apoio nas tomadas de decisões.
Para Castro (2008, p. 27):
O vocábulo controle tem origem no latim rotulum, que designava a relação dos contribuintes. Era a partir dessa lista que se contratava a operação do cobrador de impostos. Incorporando em definitivo pelos diversos idiomas, o vocábulo controle tem sentido amplo, podendo significar dominação (hierarquia\subordinação), direção (comando), limitação (proibição), vigilância (fiscalização continua), verificação (exame), registro (identificação). (CASTRO, pag.27, 2008)
A origem do controle interno foi determinada por fatos econômicos que
repercutiu também na política, através de ações de permanecia continua que
influenciou no padrão de vida da sociedade.
Entre os anos de 1808 a 1919 foram expostos diversos textos legais que
recomendava a adoção de uma contabilidade organizada originando assim o método
das partidas dobradas, sustentando a teoria de que para cada transação financeira é
registrada em pelo menos duas contas, débito e crédito.
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Em 1914, quando o ministro da Fazenda não teve condições de oferecer
garantias aos empréstimos e incapacidade de realizar operações de crédito aos
banqueiros ingleses devido à inexistência de uma contabilidade organizada que
oferecesse confiabilidade nas informações e sobre a real situação financeira,
econômica e patrimonial da entidade, porque, a contabilidade existente nesse
período se resumia na escrituração de livro caixa.
A partir desse momento se viu a necessidade do governo e da sociedade civil
se unir para a implantação de novas técnicas contábeis que garantiria uma
padronização nos registros e controle das atividades de gestão. Foram criados e
aprovadas leis especificas que possibilitou a atuação do controle interno no país,
através da contabilidade.
Conceitos
Ao buscar definições e conceitos de controle interno identificou-se
inexistência de conhecimentos específicos e aprofundados do que se deve entender
de controle interno. Através disso selecionaram se alguns conceitos que informam a
origem teórica da presente pesquisa.
A importância desse mecanismo é tão relevante que a sua aplicação se
estende a vários setores, a INTOSAI, (international Organization of Supreme Audit
Institutions, p.295, 1991) definiu controle interno como todo sistema de controles
financeiros e de qualquer outra natureza da entidade, Incluindo a estrutura
organizacional, os métodos, os procedimentos a auditoria interna, estabelecidos
pelos administradores segundo os objetivos da entidade, que contribuem para que
ela seja regularmente administrada de forma econômica, eficiente e eficaz,
garantindo assim, a observância das políticas determinadas pela administração,
salvaguardando bens e recursos, assegurando a fidedignidade e integridade dos
registros contábeis e produzindo informações financeiras e gerenciais confiáveis e
tempestivas.
De acordo com Attie (2000):
O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotadas pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração. (ATTIE, 2000, p. 110.).
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Sendo assim podemos verificar que o controle interno não é somente
destinado a área contábil mais também ligada as áreas operacionais da entidade,
estando presente em qualquer ambiente empresarial interno quanto externamente.
Já Roncalio et al (2009):
Portanto, o controle interno deve atuar nas instituições de forma preventiva, fiscalizando e detectando erros e falhas para que, em tempo hábil, seja tomadas medidas que evitem, reduzam ou corrijam atos que possam comprometer o alcance das metas e objetivos da organização (RONCALIO; ALBERTON; AMARAL, p. 32, 2009).
O Controle interno compreende todos os meios planejados numa empresa
para dirigir, restringir, governar e conferir suas várias atividades com o propósito de
fazer cumprir os seus objetivos. Os meios de controle incluem mais não se limitam a:
forma de organizações, políticas, sistemas, procedimentos, instruções, padrões,
comitês, plano de contas, estimativas, métodos, projetos, segregação de funções,
sistema de autorização e aprovação, conciliação, formulários, manuais de
procedimentos etc. (ATTIE, 1998).
Pela definição de controle interno acima exposto, pode-se observar os
diversos meios de atuação que inclui uma série de procedimentos. A avaliação
deve-se as atividades desenvolvidas em todas as áreas e testando a sua eficácia,
pois o controle interno irá governar as informações, restringir o acesso as mesmas e
conferi-la para que haja total confiabilidade das informações geradas.
Pela definição do Commitee of Sponsoring Organizations (Ferreira 2003, p.
35)
Controle interno é um processo, desenvolvido para garantir, com razoável certeza, que sejam atingidos os objetivos da empresa, nas seguintes categorias: eficiência e efetividade operacional, confiança nos registros
contábeis financeiros e conformidade com leis e normativas aplicáveis à entidade e sua área de atuação. (FERREIRA, pag.35, 2003).
Através disso, se evidencia que o controle interno, tem um papel fundamental
para as empresas, pois garante que seus objetivos sejam alcançados de forma
eficiente que a estabelecerá no mercado financeiro.
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A importância do controle interno
A importância do controle interno fica evidente no momento em que se torna
impossível criar e desenvolver uma empresa que não tenha nenhum controle sob
seus bens, procedimentos e garanta informações precisas e confiáveis.
O tema Controle interno é um destaque na mídia, entidades reguladoras e
outros formadores de opiniões, aparentemente por ser vinculada com excessiva
ênfase em fraude. Na verdade o Controle interno tende a favorecer o processo de
gestão nas empresas e uma dessas ajudas é a prevenção de fraudes, mas não
unicamente, pois é uma ferramenta de planejamento alem de corrigir falhas também
as previne, assegurando que os objetivos da empresa sejam alcançados.
Para Attie (2000, p. 113), O controle interno é parte integrante de cada
segmento da organização e cada procedimento corresponde a uma parte do
conjunto do controle interno. Correia (2004) diz que “todos são responsáveis pelo
correto funcionamento do controle interno”.
Segundo o autor Boynton, (2002, p.113) temos a seguinte definição:
Controles internos são um processo operado pelo conselho de administração, pela administração e outras pessoas, desenhado para fornecer segurança razoável quanto à consecução de objetivos nas seguintes categorias: a) confiabilidade de informações financeiras; b) obediência (compliance) às leis e regulamentos aplicáveis; eficácia e eficiência de operações. (BOYNTON, pag113, 2002).
Diante desses conceitos, pode-se evidenciar que o controle interno envolve
todas as rotinas e atividades, de natureza administrativa e contábil, com a intenção
de preparar a empresa para que desde os colaboradores até a alta administração
compreendam e respeitem as políticas traçadas; os bens e direitos estejam
protegidos e por fim que todas as informações sejam eficientes com total
fidedignidade nos registros contábeis.
Objetivo do Controle Interno
O controle interno envolve uma imensa gama de procedimentos e praticas ,
por isso necessita de entendimentos quanto aos seus objetivos, preferencialmente é
caracterizado por ter caráter preventivo.
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Para Attie (2000, p.114):
Um sistema de controle interno bem desenvolvido pode incluir o controle orçamentário, custos padrão, relatórios operacionais periódicos, análises estatísticas, programas de treinamento de pessoal e, inclusive, auditoria interna. Pode também, por conveniência, abranger atividades em outros campos, como, por exemplo, estudo e tempos e movimentos, e controle de qualidade. (ATTIE, pag.114, 2000).
Entende-se que um controle interno eficiente e bem desenvolvido irá
influenciar positivamente os mais variados setores da empresa, qualificando e
aprimorando, procedimentos até então ineficientes, para a garantia de qualidade e
segurança das atividades desenvolvidas em busca de resultados.
Para Almeida (2003, p. 65) Os objetivos principais deste Controle Interno são:
Proteger os bens e direitos das entidades;
Estimular a obediência às normas internas da organização;
Motivar os empregados à eficiência operacional;
Conferir a qualidade e exatidão do fluxo de informações.
O Controle interno desenvolve através da auditoria interna, sistema de
informações gerenciais, e até mesmo a controladoria como ápices na avaliação de
relatórios e controles desenvolvidos pelos responsáveis pela divisão e organização
do trabalho da auditoria que expressão através do parecer contábil, opiniões e
recomendações aos gestores a cerca das áreas auditadas, que abrirá possibilidades
de melhoras e adequações.
De acordo com Attie (2000, p.118), é de extrema necessidade destacar um
cuidado no momento da analise dos aspectos e estrutura do controle interno. A
preocupação está em relacionar os riscos que a empresa poderá correr, no âmbito
financeiro, legal, de crédito e de liquidez.
Os planos de ação do controle interno, deverá envolver todos os funcionários,
esclarecendo e delimitando suas atribuições, dividindo setores internos que devem
claramente atender a necessidade da empresa traçando metas e manuais internos
para melhor fixação e compreensão de todos.
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Estrutura Organizacional do Controle Interno
O sistema de controle interno é formado por outros subsistemas que por sua
vez trabalha de forma coordenada e harmoniosa que garante maior eficiência e
eficácia das informações.
Todo o processo de organização do Controle Interno contempla uma estrutura
organizacional, política de recursos humanos, segregação de funções e ética que
têm por objetivo proteger a organização de riscos que possam impossibilitar ou
dificultar a sua gestão (TINOCO, 2005).
O controle interno apresenta uma estrutura formada por preceitos básicos
necessários que determinam diretamente a solidez das suas informações e que
possibilita aos gestores a observância de que o mesmo possui falhas que conduzem
ao erro ou fraudes.
Na figura 1, observa-se sua estrutura e áreas envolvidas, conforme a atuação
do controle interno na empresa:
Figura 1 – Diagrama da PECI de 2005
Fonte: IMONIANA E NOHARA, pag.41, 2005
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A amplitude das áreas e sistemas envolvidos para o desenvolvimento
eficiente do controle interno é extensa, são sistemas e áreas interligadas para a
obtenção de resultados favoráveis a entidade, atingindo o resultado esperado e
planejado.
No sentido de demonstrar a amplitude do sistema de controle interno foi
desenvolvido um gráfico explanando sentidos e interligando os sistemas, gráfico
esse elaborado pelo conselheiro corregedor do Tribunal de contas do Estado do
Paraná, Fernando Augusto Mello Guimarães (FIEP 27 nov 2006) propondo o
seguinte gráfico:
Figura 2 - Sistemas de Controle interno
Fonte: CASTRO, pag.11, 2006
Nesse sentido podem-se verificar os diversos sistemas envolvidos, entre eles
o sistema de controle patrimonial, Sistemas de controle de orçamentos, sistemas de
recursos humanos entre outros. O importante entre a composição desse gráfico foi a
ligação entre os sistemas voltados para a implantação e eficiência do controle
interno mantendo um nível de suporte gerencial elevado que possibilita enxergar o
que foi orçado, planejado e desenvolvido pela entidade.
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O sistema de controle interno envolvem uma série de procedimentos,
orientações e medidas a serem adotadas, não existe pré estabelecido um manual
pronto a ser implantada, qualquer entidade certamente encontraria dificuldades para
segui-lo, devido a necessidade e detalhes específicos que são distintos e inerentes a
cada empresa. Porém existem princípios básicos de controle interno que seguirá
uma linha de controle padronizada e coerente a qualquer atividade desenvolvida.
As ferramentas utilizadas para auxiliar o cumprimento dos objetivos do
controle são chamadas de Princípios Básicos do Controle Interno. Entre os diversos
princípios os que se destacaram para os autores (QUEIROZ ET AL., 2008 apud
VALE,2004,P.19) são:
Adequação: que todo o controle deve ser adequado aos objetivos
definidos pela entidade e também adequado para objetivos específicos
de sua implantação;
Universalidade: O controle interno tem que abranger todo o universo do
seu objeto;
Simplicidade: o quanto mais simples for o controle maior a sua
eficiência, pois será compreensível para todos.
Aglutinação: Sempre que possível todas as informações, aspectos e
elementos devem ser reunidos num só controle;
Funcionalidade: a estrutura funcional de um controle deve permitir a sua
fácil e eficiente operacionalização, tanto por quem o executa quanto para
quem o utiliza;
Revisão: todo o controle deve ser periodicamente revisto para que se
posso adequá-lo a realidade e evitar que se torne total ou parcialmente
obsoleto e inadequado;
Segurança: os procedimentos e registros do controle devem ser
escolhidos e implantados de forma a preservar com a máxima
segurança possível as informações essenciais sobre o objeto controlado.
Boynton, WC; Johnson, R.N; Kell, W.G (2002, p. 113) ainda definem:
Controle Interno é um processo operado pelo conselho de administração e outras pessoas, desenhado para fornecer segurança razoável quanto à
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consecução de objetivos nas seguintes categorias: confiabilidade de informações financeiras; “obediência as leis e regulamentos aplicáveis; - eficácia e eficiência de operações”. (BOYNTON, 2002, p.113).
Pela definição de controle anteriormente mencionado, observa-se que a uma
extensão dos objetivos de tê-la como ferramenta administrativa e gerencial, é a
garantia de qualidade e resultados para a empresa. O controle inclui uma série de
procedimentos bem definidos que possibilita uma fluidez e planejamento necessário
para o alcance dos objetivos propostos.
Dentro da visão empresarial compreende-se que mesmo tendo um
estruturado e eficiente sistema de planejamento e controle, é essencial se dispor de
um quadro de pessoal adequadamente qualificada e motivada para a conquista do
resultado almejado.
Attie (1998), ainda diz que o controle interno compreende todos os meios
planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar e conferir suas várias
atividades com o propósito de fazer cumprir os seus objetivos. Para ATTIE (2007),
os objetivos do Controle Interno, como a salvaguarda dos interesses da empresa, a
precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros ou
operacionais, o estimulo à eficiência operacional e as aderências às políticas
existentes envolvem uma imensa gama de procedimentos e práticas que
possibilitam a consecução do seu fim: o controle.
A confiabilidade dos informes e relatórios contábeis se dá pela garantia do
meio de extração das informações, salvaguardar interesses refere-se à proteção do
patrimônio e a total certeza de que não existe possibilidade de fraudes e
irregularidades. As entidades possui um leque de opções e atividades que requerem
conhecimentos para que perdas e riscos sejam minimizados.
Os meios que podem dar suporte às entidades para salvaguardar seu
patrimônio e favorecer seus interesses de acordo com Attie, (2007), são:
Segregação de funções: estabelece a independência das funções em
que ninguém deve ter sob sua inteira responsabilidade todas as fases
inerentes a uma operação;
Rotação de funcionários: com o rodízio dos funcionários designados a
cada função, reduzem-se as oportunidades de fraudes e resulta em
novas idéias de trabalho para essas funções;
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Legislação: correspondem a atualização permanente sobre a legislação
vigente, visando diminuir riscos e não expor a empresa às contingencias
fiscais e legais pela não obediência aos preceitos atuais vigentes
(ATTIE, 2007).
As informações adquiridas para serem fiéis aos princípios devem ser
baseadas em dados verídicos, confiáveis e oportunos. Para dar suporte a
fidedignidade dessas informações é necessária estar seguindo procedimentos que
irão avaliar as origens e a validade das informações.
Attie, (2007) ainda elenca esses procedimentos de suporte, que são:
Conciliação: indica a precisão ou diferenças existentes entre as
diversas fontes de informações, visando à eliminação tempestiva de
possíveis pendências.
Plano de Contas: compreende a classificação dos dados da entidade
dentro de uma estrutura formal de contas. As existências de um
manual de Contabilidade, acrescido do procedimento de uso das
contas, fomentam a classificação e a utilização adequada de cada
conta.
Equipamento mecânico: a utilização de equipamentos mecânicos visa
facilitar e agilizar o registro das transações, auxiliando na divisão de
trabalho. A adoção de meios de registros mecânicos ou eletrônicos
deve ser feita de acordo com a característica e necessidade da
entidade (ATTIE, 2007).
O Controle interno tem uma grande utilidade para as avaliações gerenciais,
nos princípios citados é notável a apresentação de aspectos administrativos e
econômico-financeiro que cria uma vinculo entre o controle interno e administração
empresarial. A contabilidade é um ponto forte na gestão, para manter o controle na
geração e valores além de ser um facilitador na administração.
O controle interno foi estruturado para diferenciá-lo de controles originados
dentro ou pela própria organização. Nesse contexto podemos visualizar o controle
interno como:
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Figura 3 - Controle interno X Controle externo
Fonte: Adaptado pela Audibra/ 1992.
No ambiente empresarial os processos internos se sobressaem pela sua
importância e a sua atuação, os resultados gerados de benefícios econômico-
financeiros são alavancados por busca de resultados.
Assim exemplificou que ainda que haja objetivos sutilmente diferentes, as
definições tendem a se interligar, porém demonstra que a gestão precisa ser
amparada por um sistema de controle interno eficiente para garantir o êxito nos
resultados. Vale ressaltar que um bom sistema de controle interno não é uma
garantia absoluta contra fraudes ou qualquer outras irregularidades, porem um
eficaz sistema de controle interno previne essas ocorrências, porque ele ajuda a
detectar erros, fraudes e irregularidades intencionais ou não.
O controle interno é resultado de uma análise feita pelo agente controlador da
própria administração da empresa, já o externo é efetuado por órgão, ente ou
instituição exterior à estrutura da administração.
O Controle Interno nas Empresas de Pequeno Porte (EPP)
A empresa de médio e pequeno porte,vem desempenhado um papel
importante na economia, pois está minimizando o problema do desemprego, e
também como modelo flexível de ação empresarial, favorecendo a economia do
país. Essas empresas são origens de grandes empresas, de novas possibilidades
aos empresários de realizar seus sonhos, de abrir seu próprio negócio.
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De acordo com a lei 9.317 de 05 de dezembro de 1996, art. 2° as empresas
de médio e pequeno porte se caracterizam como:
Para os fins do disposto nesta lei, considera-se:
I – microempresa a pessoa jurídica que tenha auferido, no ano calendário,
receita bruta igual ou inferior a R$240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais);
(redação dada pela lei n° 11.196, de 2005)
II – A empresa de pequeno porte a pessoa jurídica que tenha auferido, no ano
calendário, receita bruta superior a R$ 240.00,00 (duzentos e quarenta mil
reais) e igual ou inferior a R$ 2.400.000,00 (dois milhões e quatrocentos mil
reais); (redação dada pela lei n° 11.196, de 2005).
Toda empresa está sujeita a correr riscos, atualmente à competitividade está
voltada não só externamente mais também ameaças internas que influenciam na
qualidade e na obtenção dos resultados através das atividades desenvolvidas. Com
a implantação do controle interno a empresa estará prevenindo e minimizando a
possibilidade de erros e fraudes.
As empresas de pequeno porte possuem fragilidade em termos de
organização de atividades e gestão, geralmente os responsáveis são os
empresários e os proprietários, que muitas vezes não possuem treinamento e
conhecimento suficiente para saber controlar, organizar e supervisionar as
atividades desenvolvidas.
De acordo com Casarotto (2010, p.207), recomenda-se que as empresas de
pequeno porte analisem o ambiente externo para se identificar oportunidades e
ameaças. Depois, analisar o seu ambiente interno para se verificar os pontos fortes
e pontos fracos. Diante dessa afirmação, se estabelece como ferramenta
verificadora de analise o controle interno, que irá analisar internamente e reconhecer
os pontos a serem melhorados em cada setor da empresa.
Como conceituação de empresa de pequeno porte, os EUA (estados Unidos),
foram os primeiros a definir, segundo FILION (1996,p. 21-22), estabeleceu os
seguintes critérios:
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1. Sua posição no comércio ou industria da qual faz parte não seja
dominante;
2. O numero de empregados não seja superior a 500;
3. Seja possuída e operada independentemente.
Sendo assim, essas empresas precisam atender alguns critérios para se
enquadrarem como Pequeno porte, além de possuírem características próprias,
porém devem buscar o crescimento de forma continua e equilibrada.
Estudo de Caso: MR3 Mineração LTDA- EPP: Na avaliação do controle interno
nos departamentos administrativos.
A norma aplicada na avaliação do controle interno está voltada para as
normas de auditoria geralmente aceitas, onde estabelece e determina a natureza,
época e extensão dos procedimentos avaliativos.
A execução desta avaliação se deve ao auditor independente, segundo
Almeida (1996, p.51), que devem seguir os critérios abaixo:
Levantar o sistema de controle interno;
Verifica se o sistema levantado é o que está sendo seguido na pratica;
Avalia a possibilidade de o sistema revelar de imediato erros e
irregularidades;
Determina tipo, data e volume dos procedimentos de auditoria
Diante dos critérios apresentados se podem avaliar e fazer reformulações dos
procedimentos da empresa. Um eficiente sistema de controle interno serve como
detector de erros e irregularidades.
As empresas de modo geral sofrem com a desorganização no modo
administrativo e de gestão, pois as atividades são executadas por funcionários que
muitas vezes agem de modo criminoso.
Empresa Pesquisada
A empresa estudada, MR3 Mineração Ltda. EPP. atua no mercado desde
1996, oriundo do crescimento demográfico e expansão populacional, em função de
sanar as necessidades da população com a extração e beneficiamento de seus
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produtos, a partir dessa idéia iniciou um comércio no ramo da construção civil o qual
se obteve um bom crescimento nos seus primeiros dez anos.
A sua missão é produzir e desenvolver produtos de qualidade de forma
responsável atendendo as necessidades de clientes e cooperando para o
desenvolvimento da sociedade. A descrição do futuro desejado pela empresa é ter
excelência no ramo de mineração no Estado de Mato Grosso segmentando seus
produtos e serviços no ramo da construção civil, para obter um diferencial em
relação a seus concorrentes;
A empresa investe periodicamente na qualidade de seus produtos, sendo o
seu principal a Areia Lavada, que é retirada do rio Cuiabá através de barcos de
dragagem, atividade que exige altos investimentos, sendo indispensável licenças e
requerimentos dos órgãos fiscalizadores que legaliza a realização da atividade e
ainda executa analises e estudos periódicos para evitar a escassez da área de
extração. Assim após a retirada do produto ela é separada pela sua granulometria e
após comercializada através de lojistas, construtoras, engenharias e consumidores
individuas.
Coleta e Análise dos Dados
A pesquisa foi realizada nos departamentos administrativo, acompanhando
sua rotina, desde o primeiro contato com o cliente, maneiras de atendimento e como
se deu as distribuições de funções até o fechamento da venda, no setor de compras
observou se os procedimentos executados e como se da às relações interpessoais e
comunicação entre os colaboradores.
Na coleta de dados foram consideradas as atividades desenvolvidas
diariamente nestes setores. Esta que ocorreu em Junho/2011 até Setembro/2011.
As informações foram obtidas através de entrevistas com os responsáveis e com
acompanhamento na empresa.
Análise das Informações
Está análise aborda a situação encontrada na empresa pesquisada.
Inicialmente comenta-se as rotinas dos setores de vendas, compras e faturamento e
posteriormente a avaliação da aplicabilidade do controle interno nos mesmos.
Observa-se que os movimentos realizados pelos profissionais, são
ineficientes e não correspondem com necessidade da empresa, não existem
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autorizações e nem limitações aos que possuem acesso as transações, o que não
garantem a eficácia e idoneidade para salvaguardar os direitos da empresa, todas
as atividades executadas em qualquer setor da empresa requer atenção e exige
comprometimento de todos os envolvidos.
A empresa MR3 Mineração apresenta um bom conhecimento em relação ao
seu mercado, sempre realizando visitas a clientes e pesquisas de mercado da
concorrência, porém, as maiores dificuldades estão em relação ao ambiente interno
na execução das atividades de vendas, compras e pessoal, apresenta ainda uma
má distribuição na designação das funções.
É dividida em setores, essa distribuição se dá pela necessidade de organizar
e designar as atividades conforme a capacidade e conhecimento dos envolvidos. Os
departamentos existentes são:
Vendas
Compras e
Faturamento (pagamentos e recebimentos)
Diante dessa distribuição foram feitas avaliações da execução das rotinas de
cada setor e a atuação do controle interno para a resolução dos procedimentos.
Análise das informações do setor de vendas
Na figura 5 abaixo se descreve o fluxograma das operações de vendas na
empresa pesquisada.
Figura 5 – Fluxograma setor de vendas
Fonte: Organizado pelo autor/ 2011.
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Na figura 5, descreve o procedimento de vendas feito pela empresa MR3
Mineração. Constatam se, todos os movimentos realizados pelos profissionais
atuantes na área de vendas. Nestas atividades observa-se a falta de procedimentos
básicos para a aprovação da venda, a empresa recebe os pedidos por telefone ou
via fax, sem nenhum estudo de concessão do crédito ao cliente, e logo dá
andamento a venda, faturando e enviando as informações para a contabilidade
sendo que o produto já teria sido entregue ao cliente. A atividade de venda fica
prejudicada na sua contabilização, pois a empresa não possui contabilidade própria,
serviços esses executados por empresas terceirizadas
No questionário abaixo apresenta as respostas obtidas por meio da entrevista
realizada com o responsável do setor de vendas e que compara com as normas de
controle interno.
Quadro 1 – Questionário de avaliação do controle interno do setor de vendas
N Questionário Vendas
Normas de Controle Interno
MR3 Mineração
SIM NÃO SIM NÃO
1
È feito um estudo para a concessão do crédito ao cliente antes de ser processada a
X
X vendas a prazo ( a fim de minimizar as perdas de contas a receber com clientes duvidosos)?
2 As informações nas notas fiscais são conferidas de forma a reduzir a possibilidade de erros?
X
X
3 Existem controles que assegurem que todas as vendas sejam imediatamente contabilizadas?
X
X
4 As notas fiscais são enumeradas seqüencialmente? X
X
5 As notas fiscais são emitidas por ocasião da venda? X
X
6 Uma cópia das notas fiscais é enviada para a contabilidade? X
X
7 Os custos das vendas são registrados de forma a não permitir que uma venda seja X
X
Contabilizadas sem seu custo correspondente?
8 Os custos das vendas são contabilizados concomitantemente ao lançamento de vendas?
X
X
9 O Lucro bruto por mercadoria é analisada em base mensal? X
X
Fonte: Adaptado de Almeida (1996, p.62).
Na análise dos dados no setor de vendas verifica-se que a maioria das rotinas
operacionais da empresa MR3 Mineração, apresentam irregularidades e estão em
desacordo com as normas de auditoria, como por exemplo, a não existência da
tempestividade nas operações sem atender o princípio da oportunidade.
19
Outras atividades que se destacam pela imprudência e a inconformidade com
as normas é a falta de buscar estudar a concessão de crédito ao cliente, que
minimizaria as perdas das contas a receber com clientes duvidosos, além de não
analisarem mensalmente o lucro bruto das mercadorias, o que contribuiria para a
visão econômica e gerencial da empresa. A não execução dessas tarefas
comprometeria a detectação de erros e irregularidades por parte do controle interno
atuante.
Os custos referentes às vendas não são contabilidades de acordo com os
lançamentos contábeis, as notas fiscais não são emitidas por ocasião da venda, o
que prejudica a organização e controle das atividades que acarretam lucro e visam a
sustentabilidade da empresa.
Através disso segue resultado da avaliação e aplicabilidade do controle
interno no setor de vendas da empresa MR3 Mineração.
Gráfico 1- avaliação setor de vendas
Fonte: Elaborado pela autora -2011
Conforme o gráfico exemplificado acima, se destaca que no setor de vendas
somente 33% das atividades executadas atendem as normas de auditoria, sendo
sua maioria de 67% das atividades estão em desacordo com os padrões e objetivos
do controle interno, facilitando o descontrole e ineficiência nas operações essenciais
para a estabilidade da empresa no mercado.
Através do estudo realizado, foi evidente a falta da atuação e conhecimento
da importância do controle interno, pois para se obter o crescimento desejado está
muito alem apenas de ter uma direção presente e dedicada, é necessário a criação
de culturas organizacionais, que vem a impor rotinas administrativas e novas
Controle interno
atuante
33%
Controle interno
não atuante
67%
Vendas
20
tendências de gestão a fim de responsabilizar todos os envolvidos para que se
obtenha um controle interno eficaz.
Visando a melhora nesses índices de atuação do controle interno, é
importante a empresa adotar um novo procedimento, que fornecerá suporte e auxilio
aos gestores para a organização e controle das notas fiscais emitidas, das
atividades de vendas, conhecimentos básicos de contabilidade por parte dos
envolvidos, e um responsável conhecedor e capaz de avaliar e aplicar o controle
interno para que em todos os processos de vendas sejam conferidos, possuindo
informações confiáveis para o envio à contabilidade.
2.2.1.1. Análise das informações do setor de Compras
Na figura 6 abaixo se descreve o fluxograma das operações de compras na
empresa pesquisada.
Figura 6 – Fluxograma do setor de compras
Fonte: Desenvolvido pelo autor/ 2011.
Na análise da figura 6 nota-se os movimentos realizados para a realização
das compras na empresa MR3 Mineração, porém existem falhas quanto a
segurança e controle destas compras, pois a empresa não possui controles
inerentes a autorizações de compras nas melhores condições financeiras de
21
mercado, além de não possuir Controles físicos sobre os ativos existentes, não
apresentam contagens e inventários sobre os bens comprados.
A formalização da compra se deve a emissão por escrito de uma requisição
autorizando a compra, porém há incompatibilidade da função de aprovação, porque
a mesma pessoa responsável pela cotação de preços junto aos fornecedores é a
mesma que aprova e emite a Ordem de compra, apresentando assim falha em uns
dos princípios do controle interno que é a segregação de funções.
O questionário abaixo apresenta às respostas obtidas por meio da entrevista
realizada na empresa no setor de compras e comparadas as normas de controles
internos.
Quadro 2 – Questionário de avaliação do controle interno do setor de vendas
N Questionário Compras
Normas de Controle Interno
MR3 Mineração
SIM NÃO SIM NÃO
1
O Sistema de controles assegura que sejam formalizadas apenas as compras previamente X
X
aprovadas e nas melhores condições de mercado?
3 Os setores internos da empresa emitem requisição de bens ou
serviços pré - enumeradas e devidamente aprovadas e a remete ao setor de compras
X
X
O setor de compras tem um cadastro de fornecedores atualizado por
natureza de bem ou serviço? X
X
4 È feita cotação de preços junto aos fornecedores a fim de obter
melhores condições comercias? X
X
5 A formalização da compra é realizada por escrito (Ordem de compra,
contrato, Etc.)? X
X
6
Os controles internos garantem que os bens que passam a ser de prioridade da empresa ou os
X
X serviços prestados a ela sejam obrigações e imediatamente
contabilizados?
7 Existe centralização no recebimento das notas fiscais dos
fornecedores? X
X
8 No momento da chegada do bem ou serviços é dada a nota fiscal uma
seqüencia numérica? X
X
9 As seqüências numéricas nas notas fiscais são conferidas pelo
responsável pelo setor de compra? X
X
Fonte: Adaptado de Almeida (1996, p.63).
Na analise dos dados no setor de compras, verifica-se que a maioria das
atividades está de acordo com as normas do controle interno. Porém constata-se
que na empresa MR3 Mineração, existem algumas transações internas que estão
em desacordo com as normas estabelecidas, isto pela falta de estrutura e
22
planejamento para capacitação dos colaboradores no sentido de executarem suas
atividades e atender de forma coerente e prestativa as normas de controle interno e
auditoria.
Mesmo utilizando-se de ferramentas gerenciais a falta de treinamentos e
cursos aos seus funcionários impossibilita que os resultados sejam maiores.
O questionário apresenta questões que merecem correções, dentre elas a
realização do orçamento e pesquisa no mercado para a obtenção de produtos de
qualidades e com preços baixos, não há reconhecimento de prioridades nas
compras e falta de organização na entrada das notas para pagamento.
Através desses fatos a melhor possibilidade para reverter essa situação é a
revisão da distribuição das atividades nesse setor e estabelecer regras quanto a
realização das mesmas, para que de modo geral todos os envolvidos sejam capazes
e proativos a atender a essas normas de maneira eficaz.
O gráfico abaixo representa a dimensão da atuação do controle interno no setor de
compras.
Gráfico 2 – avaliação setor de compras
Fonte: Elaborado pelo autor -2011
Ao inverso do departamento de vendas o setor de compras apresenta maior
aplicação nas atividades, o uso da ferramenta gerencial, como base para a
execução de seus procedimentos. Com Isso garante a eficiência e evita os erros e
fraudes. O gráfico acima representa a porcentagem da atuação do controle neste
departamento que são 67% de aplicabilidade do controle interno e 33% representa a
sua não atuação, portanto, no setor de compras o controle interno é mais efetivo,
porém merecem ajustes na execução por parte dos responsáveis, buscando
Controle interno
não atuante
33%
Controle interno
atuante
67%
Compras
23
oferecer treinamentos aos profissionais para melhor execução das atividades no
setor de compras.
2.2.1.2. Análise das informações do setor de Financeiro
Na figura 7 abaixo se descreve o fluxograma das operações de financeiro na
empresa pesquisada, que envolve pagamentos e recebimentos.
Figura 7– Fluxograma setor de financeiro
Fonte: Elaborado pelo autor -2011
Conforme demonstrada na figura 7, nota-se as atividades que envolvem
pagamentos e recebimentos da empresa MR3 Mineração. Atividades essas que
merecem destaques, pois são nessas transações que ocorrem saídas de dinheiro da
empresa, e é comum os fraudadores terem facilidade e interesse para manipular
informações ilícitas a seu favor. Nota-se que os pagamentos e recebimentos estão
alocados no mesmo departamento, pela empresa não possuir o setor de
contabilidade essas tarefas ficam alocadas no mesmo setor. Toda a contabilização é
feita por uma empresa terceirizada, mas antes das informações chegarem a mesma
é necessário que todas as atividades de recebimento e pagamentos estejam
corretas sem erros, o que prioriza a importância do controle interno para a
fidedignidade dessas informações.
O questionário abaixo apresenta às respostas obtidas por meio da entrevista
realizada na empresa no setor de financeiro, que abrange recebimentos e
pagamentos, comparados as normas de controles internos.
RECEBIMENTO/ PAGAMENTO
FATURAMENTO
CONTAS A RECEBER
BAIXA
CONTAS A PAGAR
PAGAMENTO BAIXA
24
Quadro 3 – Questionário de avaliação do controle interno do setor de faturamento/recebimentos
N Questionário Recebimentos
Normas de Controle Interno
MR3 Mineração
SIM NÃO SIM NÃO
1 Os controles atuais asseguram que sejam tomadas providencias para as contas a receber em atraso? X
X
2 É limitado o acesso dos funcionários aos recebimentos? X
X
3 São segregadas as funções de manuseio de recebimentos e registros contábeis?
X
X
4 Os cheques recebidos são imediatamente cruzados para depósito?
X
X
5 Os controles atuais garantem que os recebimentos sejam contabilizados na época devida?
X
X
6 São utilizadas caixas registradoras observáveis pelos clientes ou recibos pré numerados?
X
X
7
Os controles existentes garantem que os recebimentos de vendas a prazo sejam imediatamente depositados na conta corrente da empresa
X
X
8 Existem controles adequados sobre as vendas a vista? X
X
9 Os recibos pré enumerados ou fitas de caixas registradoras são enviados para a contabilidade?
X
X
Fonte: Adaptado de Almeida (1996, p.62).
As falhas apresentadas nos recebimentos abrangem a falta de segregação de
funções nos lançamentos de contas a receber, a tempestividade nas ações de
recebimentos e falta de controle de entrada de dinheiro em caixa, fatos esses que
comprometem a fidedignidade dos numerários existentes em caixa e banco. É
importante também ter um levantamento completo de todos os clientes, as provisões
para devedores duvidosos e índices de inadimplência, o que facilitara uma melhor
visão das receitas e sua aplicação nos investimentos a longo prazo.
25
O quadro 4 – Questionário de avaliação do controle interno do setor de faturamento/pagamentos
N Questionário Pagamento
Normas de Controle Interno
MR3 Mineração
SIM NÃO SIM NÃO
1
Existe segurança de que somente as compras efetivamente recebidas e de acordo com seus X
X
Instrumentos formalizadores são liberadas para pagamento?
2 È dada evidencia no verso da nota fiscal e que o bem foi recebido ou de que o serviço foi prestado?
X
X
3 Existe um setor de contas a pagar, cujo objetivo é habilitar notas fiscais para pagamento?
X
X
4 Os controles internos asseguram que os documentos sejam pagos na época devida?
X
X
5 A área financeira controla a seqüência numérica dos vouchers? X
X
6 Os talonários de cheques são mantidos em lugar seguro? X
X
7
Os documentos comprobatórios de pagamentos (ordem de compra, nota fiscal, fatura, evidência do
X
X recebimento do bem ou prestação de serviço) acompanham os cheques quando de sua assinatura?
8 Os controles internos asseguram os pagamentos sejam contabilizados - período de competência?
X
X
9 Todo o processo de pagamento é enviado para a contabilidade? X
X
Fonte: Adaptado de Almeida (1996, p.64).
No setor de pagamentos observa-se que as maiorias das suas atividades não
estão de acordo com as normas de controle interno, dentre elas estão à falta de
controle de recebimentos dos produtos e serviços das respectivas notas fiscais
recebidas, a empresa não possui um setor excluso de contas a pagar que habilita as
notas fiscais para pagamento alem de não ser devidamente contabilizado os
pagamentos no período de competência.
Evidencia-se a necessidade de possuir conferencias de ordens de compras
em relação aos centros de custos individuais, alem de autorização de pagamentos, o
que restringe a possibilidade de manipulação indevida das duplicatas,
Nesse setor é importante a atuação do controle interno de forma intensa para
garantir a fidedignidade dos lançamentos. Na analise das rotinas do contas a pagar
é observável que a empresa MR3 Mineração possui transações internas que estão
em desacordo com o que é proposto nas normas do controle interno, pois existem
possibilidades de mudanças de datas de vencimentos sem a devida autorização, a
inclusão de contas indevidas para o pagamento e a conciliação contábil , tarefas
26
essas que são realizadas pelo responsável do setor financeiro, caracterizando assim
a falta de segregação de função.
Diante dos questionários apresentados de avaliação do controle interno nos
departamentos de recebimentos e pagamentos que estão alocados no setor de
financeiro da empresa MR3 Mineração, observa-se a predominância de atividades
executadas sem seguir os padrões da auditoria, especificadamente o controle
interno.
Segue gráfico avaliativo do setor de faturamento que envolvem recebimentos
e pagamentos conforme norma de auditoria.
Gráfico 3 – setor de faturamento
Fonte: Elaborado pelo autor -2011
No Financeiro a avaliação do controle interno inclui-se os recebimentos e
pagamentos, nos levantamentos feitos nesses dois campos chegou-se a conclusão
de que 27,78% das atividades desenvolvidas estão de acordo com as normas de
auditoria, e 72,22% não estão de acordo, conforme exemplificado no gráfico acima.
Portanto o controle interno atual da empresa MR3 Mineração não está sendo
seguido corretamente ou é ineficiente, não atendendo as necessidades da empresa.
O que justificará o reajuste ou uma nova implantação de um controle interno eficaz e
treinamentos aos responsáveis para que em todos os setores sigam os preceitos do
controle interno nas atividades executadas, garantindo a alavancagem social e
econômica da empresa.
Dentre o estudo realizado e as comparações feitas da sua atuação na
empresa MR3 Mineração, pode-se analisar e constatar que é essencial um
aperfeiçoamento na execução do controle interno. Os pontos negativos
Controle interno
atuante
27,78%
Controle interno
não atuante
72,22%
Faturamento
27
apresentados no estudo podem ser solucionados através da exposição dos
resultados e da efetivação do controle interno, que anulará as possibilidades de
erros, fraudes e estagnação.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Através da pesquisa realizada foi possível verificar a atuação do controle
interno na Empresa MR3 Mineração Ltda. EPP, bem como sua estrutura
organizacional, a sua relevância para auxiliar os gestores nas tomadas de decisões.
Durante a realização do estudo observou-se a dificuldade de se aplicar e
aperfeiçoar os mecanismos existentes de acordo com normas estabelecidas de
controle interno, o que demonstra que apesar da importância que lhe é agregado
não é devidamente aplicado tanto no trabalho de auxilio da eficácia dos objetivos
quanto no trabalho de suporte para a realização de tarefas.
Ao analisar as rotinas administrativas da empresa MR3 Mineração de cada
setor foi possível notar de imediato a falta de conhecimento, participação e
motivação dos colaboradores na realização das atividades, que acaba por influenciar
nos resultados da empresa e na execução eficiente do controle interno, pois mesmo
possuindo um eficiente sistema de procedimentos e planejamento é essencial dispor
de um quadro de pessoal adequadamente qualificado e motivado para se alcançar
os objetivos propostos.
O entendimento do controle interno ferramenta essa de gestão, é possível
através do conhecimento dos sistemas contábeis, procedimentos internos, a
observação da rotina e execução nas atividades desenvolvidas, levando em
consideração a natureza e os riscos das operações realizadas. Cada empresa
possui seu próprio sistema de controle interno, porém todas devem possuir o mesmo
objetivo.
Conforme proposto no início desta pesquisa, foram feitas perguntas que
foram respondidas no decorrer do estudo, mais que valem ressaltá-las devida a
importância do seu entendimento, A empresa MR3 Mineração possui um controle
interno, porém precisam adequá-lo as suas necessidades, sabendo utilizá-lo como
ferramenta de apoio de gestão, o que atualmente não está sendo feito, o que vem a
evidenciar a deficiência de sua atuação para desenvolver o que lhe é destinado.
28
O Controle interno da empresa MR3 Mineração apresenta falhas de ordem de
conhecimento e planejamento gerencial, responsáveis por avaliá-lo e utilizá-lo como
ferramenta importante para as tomadas de decisões. Conforme estatísticas, vem se
destacando o aumento de riscos inerentes aos fatores de competitividade e má
gestão, resultando em prejuízos para a empresa, o que ocasionou a destinação de
maior atenção para o controle e proteção dos seus ativos.
A recomendação dada aos gestores da empresa MR3 Mineração é rever a
execução de suas atividades de modo a garantir que o controle interno execute e
atue na reformulação dos procedimentos e rotinas, é necessário um responsável
capaz de aplicá-lo e avaliá-lo, profissionais capazes para o entendimento do sistema
de controle interno e interessados no crescimento da empresa.
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