9 ferramentas por vanessa imbertti (ebook grátis)

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Este eBook traz, GRÁTIS, a compilação de 9 FERRAMENTAS da Qualidade e dos Métodos Ágeis aplicadas à Arquitetura e Urbanismo, a fim de otimizar os processos de produção de projetos.

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Page 1: 9 Ferramentas por Vanessa Imbertti (eBook grátis)

9 FERRAMENTAS

GRATIS !

Um guia estratégico para otimizar sua produção em Arquitetura e Urbanismo

VANESSA IMBERTTI

Facilitadora da causa

r

ARQUITETURAQUALIDADE

MÉTODOS ÁGEIS

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VANESSA IMBERTTI

9 FERRAMENTAS

Um guia estratégico para otimizar sua produção em

Arquitetura e Urbanismo

Um produto

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Dedico este e-book grátis a

todos os arquitetos

urbanistas e seus

facilitadores.

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---------- Agradecimentos ----------

Este e-book foi um dos materiais mais gostosos de

produzir da minha vida! Tenho dedicado muita energia para

concretizar a minha maior vontade profissional, de realização,

e este conteúdo faz parte do processo.

Sempre que alguém me procura a fim de encontrar

maneiras de otimizar suas tarefas, sinto um prazer muito

grande em compartilhar os conhecimentos que adquiri até

então, aprender mais ainda com esta troca e fazer fluir a

questão. Por isso, agradeço, primeiramente, a todos que

confiam a mim as soluções para suas questões truncadas.

Continue trazendo problemas e, com muito prazer, eu

oferecerei opções de solução alternativas e inteligentes.

Abdicar de alternativas seguras e estáveis é muito

desafiador. Encarar meu sonho de realização profissional

exige clareza de propósito, dedicação e foco. Para determinar

tudo isso, foi preciso buscar muito, muitas informações e, nesta

busca, muita gente disponibilizou chaves importantíssimas. À

minha cunhada, Christiane Martins, por todas as análises

críticas e ferramentas de coaching e ao meu irmão-mentor,

Henrique Imbertti Jr., eu agradeço por todo o conteúdo

conquistado em sua vida pessoal e profissional que é

transmitido a mim com tanto profissionalismo e carinho, ao

mesmo tempo, e por todas as indicações de feras nos assuntos

que “você deveria estudar” (e continuo estudando!). É um

privilégio tê-lo em meu caminho.

Page 5: 9 Ferramentas por Vanessa Imbertti (eBook grátis)

Além dele, ao meu pai que está sempre apoiando,

mesmo sem saber direito onde vão dar todas as ideias

mirabolantes e desafiadoras da aquariana autêntica que sou.

Da mesma forma, a minha mãe e irmã que contribuem com

um toque especial a tudo o que desenvolvo. Ao Gustavo M.

pelos passeios que reabastecem minhas energias. À Stephanie

Ribeiro, parceira arquiteta urbanista, que topa ensaiar assuntos

muito além da nossa área de formação e está sempre disposta

a ser entusiasta da inovação por um mundo melhor. Por todas

as revisões de texto, alertas, dicas e conversas longas e de

muita produtividade nas tardes curitibanas!

A todos os amigos e parceiros que acompanham o

trabalho FAZER FLUIR nas redes sociais com feedbacks valiosos

e de grande incentivo à melhoria contínua deste projeto,

especialmente à equipe ZMT Arquitetos Associados por abrir

espaço para a aplicação dos cursos que desenhei com tanto

empenho, mesmo eles estando em fase de teste.

Para encerrar, agradeço àquilo entorno do qual eu

desenhei meu propósito de vida e é responsável por todas

minhas características mais profundas, inclusive, a grande

vontade de ajudar aos outros: meu Ser, com quem eu procuro

estar conectada instante a instante. Gratidão! _/\_

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---------- Sumário ----------

Apresentação p. 6

Capítulo 01 – Métodos Ágeis p. 8

O que são Métodos Ágeis? p. 9

Princípio 01: Cliente p. 10

Princípio 02: Equipe p. 11

Princípio 03: Mudanças p. 13

Capítulo 02 – Missão e Propósito p. 15

O que são Missão, Visão e Valores? p. 16

Qual é a importância da missão/propósito? p. 17

A missão e o propósito estão claros ou não? p. 19

Capítulo 03 – Habilidades p. 21

Quais habilidades são necessárias para resolver o problema?

p. 22

Resumindo p. 24

Sobre a Autora p.27

Referências Bibliográficas p.28

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---------- Apresentação ----------

Este e-book traz, GRÁTIS, a compilação de 9

FERRAMENTAS da Qualidade e dos Métodos Ágeis aplicadas

à Arquitetura e Urbanismo, a fim de otimizar os processos de

produção de projetos.

1) Manifesto Ágil

2) Brainstorming 3) Stand-up meeting 4) 3 Ps – Gerenciamento de Projetos

5) Missão

6) Visão

7) Valores

8) Habilidades

9) Workshop

Algumas perguntas para você entrar no clima:

1) O que são Métodos Ágeis?

2) A missão e o propósito estão claros ou não?

3) Quais habilidades são necessárias para resolver o

problema?

Essas são algumas questões iniciais de grande importância

quando o assunto é “otimizar os processos”. Neste material,

você tem as respostas para esses questionamentos a partir de

informações consistentes, buscadas em fontes confiáveis e

transmitidas através de um design colorido que foi pensado

especialmente para o seu entretenimento.

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A motivação maior para escrever este conteúdo se deu

quando eu comecei a aprender técnicas da Tecnologia da

Informação (TI) e associei à necessidade de ferramentas de

auxílio às equipes de produção de projetos que identifiquei

nos escritórios de Arquitetura e Urbanismo durante um período

de aproximadamente 10 anos consecutivos de análise. Resolvi

juntar tudo o que eu aprendi e distribuir para meus

companheiros arquitetos urbanistas. Aproveite, pois este

conteúdo foi preparado com muito carinho.

Conheça, também, a versão estendida deste e-book! São 6

capítulos a mais. Fique por dentro:

Cap. 4) O que é um time? Quais são as 5 principais

disfunções de um time?

Cap. 5) O que é um processo? Quais são as fases de um

processo?

Cap. 6) Busque aliados! Como encontrar aliados?

Cap. 7) Kanban pela comunicação!

Cap. 8) MASP pelos processos!

Cap. 9) Coaching: o que é isso, de fato, e como utilizá-lo a

seu favor?

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Capítulo 01

MÉTODOS

ÁGEIS

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---------- O que são Métodos Ágeis? ----------

Os Métodos Ágeis correspondem a uma forma de

gestão de desenvolvimento de software criada em 2001,

baseada em processos empíricos. Um grupo de profissionais

se reuniu, interessadas em saber quais eram a eficiência e a

eficácia dos processos de produção de software até então e

descobriu que existia muito desperdício. E que, muitas vezes,

o time levava um tempão fazendo um produto que não era o

que o cliente queria e quando era testado não funcionava

direito.

Esse grupo lançou o Manifesto Ágil com dicas para

que houvesse a redução dos riscos. A ideia central é fazer o

lançamento de produtos o mais rápido possível, porém sem

que eles estejam na sua melhor versão (startup1), mas que se

alcance o feedback (retorno) do cliente o mais rápido possível

e aí, sim, façam-se alterações e modificações de maneira mais

assertiva.

O Manifesto Ágil – sobre o qual você pode obter mais

informações diretamente no site

1 Startup é um termo em inglês cuja tradução literal, segundo o Google Translate é "comece”. É um termo muito usado atualmente para definir “uma empresa nova, embrionária ou em fase de constituição, que conta com projetos promissores ligados à pesquisa, investigação e desenvolvimento de ideias inovadoras”. (SEBRAE, 2011).

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VANESSA IMBERTTI

http://www.agilemanifesto.org/ - é composto por diversos

valores e por 12 princípios. Mas, não é necessário aplicar

todos eles para fazer o uso dos métodos ágeis em Arquitetura

e Urbanismo. Com a aplicação de, pelo menos, 3 princípios

são garantidos a melhoria da qualidade dos projetos e o

desempenho da equipe de produção.

---------- Princípio 01: Cliente ----------

Entre os 12 princípios, destacam-se 3 como sendo os

de maior relevância. O primeiro deles está relacionado

ao CLIENTE. A colaboração com o cliente sendo mais

importante do que a negociação de contratos.

Muitas vezes, há grande preocupação com a

negociação dos prazos de entrega e a análise do motivo das

alterações cai no esquecimento. É preciso saber que as

mudanças acontecem porque existe uma necessidade muitas

vezes determinada pelo mercado, não pelo cliente. Sobre isto,

uma dica é:

Dividir o problema em problemas menores, em produtos

menores

Fazer mais entregas de um produto que se desenvolveu

menos, porém para o qual é possível acompanhar mais de

perto as mudanças solicitadas pelo cliente. Assim, tanto a

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equipe quanto o cliente ficam satisfeitos, pois veem o

desenvolvimento do projeto em um caminhar assertivo.

Muitas vezes, os arquitetos urbanistas fazem

exatamente o que os desenvolvedores de softwares faziam: um

produto detalhado demais na etapa preliminar, porém sem

atender ao que o cliente quer. Se os profissionais de TI, que

dominam a tecnologia alcançam resultados satisfatórios

através dos métodos ágeis, porque não em Arquitetura e

Urbanismo também? É possível, desde que haja disposição

para transformação de hábitos antigos e ineficientes em

hábitos novos e eficientes.

---------- Princípio 02: Equipe ----------

O segundo princípio está relacionado à EQUIPE. O

investimento na interação da equipe deve ser maior que o

investimento em processos e em ferramentas. Por quê? Porque

um time em sintonia rende muito mais resultados, independente

das ferramentas que utiliza. O time deve se conhecer e deve

haver confiança mútua entre os participantes. É possível

incentivar a interação deles através de reuniões objetivas e

brainstorms 2, por exemplo. O objetivo geral é fazer a equipe

2 Numa tradução literal, segundo o Google Translate, brainstorm significa chuva de ideias. “É uma técnica grupal ou individual para

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VANESSA IMBERTTI

ter ideias novas e pensar, em conjunto, em alternativas para

resolver o problema.

Ramos (2016) contribui detalhando as fases de um

brainstorm:

1) Definir o facilitador. Ele definirá o objetivo final.

2) Formar grupos de até 10 pessoas.

3) Escolher um local estimulante, com papel, caneta

e demais objetos que incentivem a geração das

ideias.

4) Determinar um prazo de 10 minutos para os

participantes fornecerem suas ideias, que devem

ser acolhidas por cada membro de maneira

receptiva e sem preconceitos.

5) Revisar cada ideia, debatendo-as entre os

participantes.

6) O facilitador deve registrar as ideias em um local

visível a todos (quadro negro, cartaz, TV, entre

outros).

7) Mesclar as ideias duplicadas.

8) Eliminar as ideias que fogem do objetivo final.

9) Em consenso com todos os participantes,

selecionar, entre as ideias restantes, as que são

mais viáveis.

explorar o potencial de ideias de um grupo de maneira criativa e com baixo risco de atitudes inibidoras” (LIMA, 2016), com a finalidade de resolver problemas específicos.

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As stand-up meetings, propostas pelo método Scrum3,

também são ferramentas para incentivar a interação da

equipe. O que é isso? São reuniões diárias, de 15 minutos,

com os participantes de pé, para que as pessoas falem dos 3

Ps do gerenciamento de projetos e definam uma interação

constante da equipe:

P1) Progressos do dia anterior

P2) Problemas do dia

P3) Planos (ou formas) com as quais pretendem resolver esses

problemas hoje.

---------- Princípio 03: Mudanças ----------

O terceiro princípio está relacionado às MUDANÇAS.

Trata-se de a equipe aceitar que as mudanças existem ao

longo do projeto e que é mais importante responder a elas de

maneira rápida do que seguir um plano. 3 Desenvolvido por Ken Schwaber e Jeff Sutherland, o Scrum é uma estrutura para o desenvolvimento e a sustentação de produtos adaptativos complexos. Porém, através de um guia produtivo, criativo e que forneça produtos de maior valor possível. (SCRUM, 2014)

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VANESSA IMBERTTI

Muitas vezes, no início do projeto, o conceito criado

é consistente, conciso, muito legal e a equipe acredita nele de

verdade, mas acaba ficando engessada. E, é importante estar

flexível às mudanças, saber que elas fazem o projeto se

desenvolver. Por isso, é muito desperdício de tempo, de

esforço e de recursos detalhar um estudo preliminar como um

anteprojeto ou um projeto legal, por exemplo. O estudo

preliminar deve ser um estudo. Assim, quando o seu cliente

solicitar uma alteração, haverá menos problemas para

resolver. Se o projeto está no nível correto, é possível atender

às mudanças mais rapidamente, entregar o produto, ter o

feedback do cliente e definir alterações finais assertivas.

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Capítulo 02

MISSÃO E

PROPÓSITO

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VANESSA IMBERTTI

---------- O que são Missão, Visão e Valores? ----------

O que a empresa (ou você mesmo) se propõe a

fazer e para quem?

A resposta desta questão será a sua MISSÃO! A sua,

enquanto empresa ou a sua, enquanto ser humano, cidadão,

indivíduo.

Basicamente, para definir a missão é preciso responder:

1) Por que a empresa existe?

2) O que a empresa faz?

3) Para quem são destinados seus produtos?

A VISÃO, no entanto, trata-se do futuro desejado.

No que a empresa (ou você mesmo) quer se

tornar?

Algumas questões instigantes para elaboração da visão,

são:

1) Onde a empresa quer estar?

2) O que a empresa quer ser?

3) Em que direção a equipe deve apontar seus esforços?

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4) A equipe está trabalhando para construir o que?

5) Os recursos investidos estão levando a empresa para

onde?

São questionamentos sempre considerando o futuro.

Percebe?

Já os VALORES estão relacionados às crenças e aos

princípios a serem seguidos por cada integrante da empresa.

Quais são as características éticas e morais?

Algumas questões instigantes para a definição dos valores,

são:

1) Quais são regras básicas que norteiam os

comportamentos e atitudes da equipe?

2) Quais são as regras do jogo para que, executando a

Missão, se alcance a Visão?

---Qual é a importância da missão/propósito? ---

Diante do surgimento muito acelerado de novas tecnologias, o ser humano se vê mergulhado em mudanças cada vez mais rápidas e complexas. Isto faz com que as pessoas se obriguem a conviver com

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VANESSA IMBERTTI

a efemeridade dos produtos que duram cada vez menos, e não só deles, mas das relações também.

Com tanta informação jogada na mente de todos os lados, parece que há cada vez menos tempo para analisar e formar posturas a respeito dos temas discutidos, dos produtos lançados. É muito rápido! Quando você começa a analisar, já chegou uma coisa nova e você ficou para trás, com um sentimento de frustração e impotência. Não é?

Informações em excesso e pouca atitude geram pessoas cada vez mais superficiais, sem pontos de vista aprofundados sobre as questões da vida, sem propósito e infelizes! Ou seja, pessoas paisagem.

Conhece a história da Alice no País das Maravilhas (Figura 01, a seguir)? É um ótimo exemplo sobre a importância da missão e do propósito, pois se você não sabe aonde quer chegar, qualquer resultado vai te servir! E, esta não é a característica de uma pessoa de sucesso.

Figura 1 – Alice no País das Maravilhas. Fonte: LEMOS, 2016.

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É bom parar um pouco, desacelerar a roda da vida por alguns instantes e definir posturas pessoais.

É animador e instigante quando vou a algum café e observo alguma pessoa com opinião sobre as coisas. Admiro muito isso! Afinal, a maioria das pessoas não tem tempo de ter opinião e acabam reproduzindo aquilo que alguém disse sem refletir a respeito. Admiro quem propaga um conhecimento experienciado, quem enfrenta o monstro do julgamento e experimenta a vida para ter opinião sobre ela.

Sobre a missão e o propósito, o primeiro item a ser considerado diz respeito à sua vida pessoal. Se você não sabe qual é a sua missão neste planeta, é hora de investir tempo refletindo sobre isso. Quem não sabe o que faz aqui, provavelmente nunca conseguirá ter foco e estará sempre infeliz, reclamando dos outros. Afinal, como focar em algo que não existe? Portanto, o primeiro passo é definir a sua MISSÃO pessoal, a sua VISÃO (aonde você quer chegar? Quando?) e os seus VALORES (quais princípios são importantes para você?). E, isso está relacionado com o seu Ser, a sua Alma, àquilo que te realiza lá no fundo do peito. Já parou para observar o que e como você se sente quando está feliz?

---A Missão e o Propósito estão claros ou não? ---

Em se tratando de um time, uma equipe, um grupo

coeso, é de extrema importância que a missão e o propósito,

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VANESSA IMBERTTI

ou seja, o objetivo final esteja claro para que as tarefas

desenvolvidas por cada indivíduo sejam eficazes e eficientes.

Sobre este assunto, é importante conhecer claramente

três escalas de grande importância: o indivíduo, o time e a

empresa (Figura 2, a seguir). Quando estas três esferas estão

em alinhamento, o sucesso da maior delas (a empresa) é certo!

O quesito fundamental neste caso é que a equipe e,

consequentemente, cada indivíduo compre a ideia, vista a

camisa da causa maior! Se o seu parceiro ou o seu

colaborador acredita na missão, ele irá trabalhar

automaticamente, ou seja, você não gastará tanta energia

moldando suas atitudes. Com certeza, é mais fácil, mais

barato e mais rentável investir na definição da missão e em

seu aceite pelos indivíduos do que em treinamentos forçados.

Figura 2 – Três escalas de grande importância. Fonte: IMBERTTI, 2013.

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Capítulo 03

HABILIDADES

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VANESSA IMBERTTI

Quais habilidades são necessárias para resolver o

problema?

Depois de conhecer os princípios ágeis (Capítulo 01) e a

importância da missão (Capítulo 02), chega a hora de colocar

na ponta do lápis o que é necessário para fazer a missão

acontecer. Se existe uma missão, consequentemente, existe

uma DEMANDA de solução para algum PROBLEMA

específico.

Nesta etapa, quando a equipe4 já está coesa e quer

trabalhar por um objetivo em comum, vale considerar a visão

de Shinyashiki (2011) sobre “problema”. Segundo o autor,

“tem sucesso quem sabe trabalhar para resolver os problemas

dos outros, sejam eles seus clientes, seus superiores ou seus

colaboradores”. Neste ponto de vista, portanto, um problema

não é apenas um problema, e sim uma oportunidade para:

Ajudar as pessoas

Poder se sentir importante e útil

Conseguir realizar sua missão

Ou seja, uma grande oportunidade de melhorar-se como

profissional, conforme o relato:

Na verdade, as pessoas se tornam mais competentes à

medida que elas resolvem problemas. E passam a ser

4 sf (fr équipe) 1 Conjunto de dois ou mais indivíduos que, juntos, tomam parte em uma competição esportiva. 2 Grupo de pessoas organizado para um serviço determinado; quadro, pessoal. (MICHAELIS, 2016)

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procuradas quando os outros percebem que elas superam

desafios. Cada vez que você resolve uma situação difícil,

descobre competências que nem imaginou possuir. Aí o

reconhecimento dos outros acontece. (SHINYASHIKI,

2011, p. 37)

Uma técnica eficaz e interativa para determinar as

habilidades necessárias condiz em:

1) Definir um facilitador.

2) Convidar cada membro da equipe a listar suas

habilidades.

3) Compartilhar as listas com o grupo de forma visível.

4) Agrupar as habilidades próximas.

5) Discutir a importância de cada uma delas e priorizar

as dez mais importantes.

6) Convidar cada membro da equipe a fazer uma auto

avaliação listando:

O que sabe O que NÃO sabe O que quer

aprender O que NÃO quer

aprender O que quer ensinar

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VANESSA IMBERTTI

7) Montar um workshop5 com quem sabe, quem quer

ensinar e quem quer aprender.

---------- Resumindo ----------

Lembre-se:

01

Se a equipe trabalhar com pelo menos 3 princípios

ágeis, fluirá muito mais e os resultados serão muito

mais satisfatórios!

Einstein teve muito sucesso quando disse que a “insanidade

é fazer sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes”.

Permita-se experimentar novas técnicas, novos hábitos e novos

resultados!

Para refletir: Como estão os resultados da sua EQUIPE

hoje? Como estão os resultados da sua EMPRESA hoje?

5 Workshop significa uma aula ou um curso prático sobre alguma

atividade ou assunto específico. Alguns sinônimos são: um ateliê e

oficina. (PRIBERAM, 2016)

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Em uma análise sistêmica, alterar a forma de produzir

pode ser a chave para alcançar os resultados almejados. “A

consciência é o primeiro passo para a melhoria”. Foque a

consciência do time naquilo que se quer melhorar e as

melhorias serão alcançadas.

02

O que a empresa (ou você mesmo) se propõe a

fazer e para quem?

No que a empresa (ou você mesmo) quer se

tornar?

Quais são as características éticas e morais?

Estabeleça a Missão, a Visão e os Valores e fique tranquilo

em relação a sua equipe, pois ela trabalhará com gosto para

alcançar o objetivo final, com foco e de acordo com diretrizes

morais e éticas pertinentes.

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VANESSA IMBERTTI

03

Enxergue os problemas como oportunidades e

incentive a equipe a trabalhar com colaborações mútuas entre

os indivíduos, fornecendo espaço para que se conheçam e

criem confiança uns nos outros.

Prepare-se para o sucesso!

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SOBRE A AUTORA

Vanessa Imbertti é Arquiteta Urbanista pela

Universidade Federal do Espírito Santo e tecnologanda (gostei

desta palavra!) em Gestão da Qualidade pela Universidade

Federal do Paraná. Sempre gostou de otimizar a comunicação

das equipes de trabalho e após quase 10 anos atuando no

mercado da construção civil – com prestação de serviços nas

mais variadas escalas de projeto (estudos, anteprojetos,

executivos, obras, 3Ds) –, criou a FAZER FLUIR a fim de resolver

a demanda dos processos de produção em Arquitetura e

Urbanismo, que são complexos e recorrentemente apresentam

problemas. Vanessa também é técnica em Edificações pelo

Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do

Paraná, entusiasta de marketing digital, empreendedora, além

de chef vegetariana e turista de parques nas horas vagas.

Saiba mais em:

Vanessa Imbertti /fazerfluir

[email protected]

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VANESSA IMBERTTI

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

IMBERTTI, Henrique J. Conheça o seu time. 2013. Disponível

em: <http://pt.slideshare.net/imbertti/conheca-o-seu-time>

Ùltimo acesso em 19 de fevereiro de 2016.

LEMOS, Marcos. Os 3 passos que todo blogueiro de

sucesso segue e você precisa conhecer! Disponível em: <

http://www.ferramentasblog.com/2016/01/os-3-passos-

que-todo-blogueiro-de-sucesso-segue-e-que-voce-precisa-

conhecer.html> Ùltimo acesso em 19 de fevereiro de 2016.

LIMA, H. Gustavo F. Brainstorming. Disponível em:

<http://heuberlima.files.wordpress.com/2011/08/senai-

requisitos-aula3-brainstorming.pdf>. Ùltimo acesso em 19 de

fevereiro de 2016.

MICHAELIS, Dicionário. Equipe. Disponível em: <

http://michaelis.uol.com.br/moderno/portugues/index.php

?lingua=portugues-portugues&palavra=equipe>. Ùltimo

acesso em 19 de fevereiro de 2016.

PRIBERAM, Dicionário. Workshop. Disponível em:

<http://www.priberam.pt/dlpo/workshop>. Ùltimo acesso

em 19 de fevereiro de 2016.

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9 FERRAMENTAS

Um guia estratégico para otimizar sua produção em Arquitetura e Urbanismo

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RAMOS, Rogério. Brainstorm. Disponível em: <

http://www.infoescola.com/administracao_/brainstorming/

>. Ùltimo acesso em 19 de fevereiro de 2016.

SCRUM Alliance. Definition of Scrum. 2014. Disponível em:

< https://www.scrumalliance.org/why-scrum/scrum-guide>.

Ùltimo acesso em 19 de fevereiro de 2016.

SEBRAE. Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de

Minas Gerais. O que é uma startup? 2011. Disponível em:

<https://www.sebraemg.com.br/atendimento/bibliotecadig

ital/documento/texto/o-que-e-uma-empresa-startup>. Ùltimo

acesso em 19 de fevereiro de 2016.