78_suprimento de fundos - um estudo bibliografico legal e pratico (1)

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O Suprimento de Fundos (Adiantamento) como instrumento legal e contbil da despesa pblica: Um estudo realizado na Contabilida

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Suprimento de Fundos: Um estudo Bibliogrfico, Legal e Prtico.

Israel de Oliveira Barros*

Luiz Gustavo Cordeiro da Silva**

Joaquim O. Liberalquino Ferreira ***

Marluce Maria Carvalho de Souza ****

Palavras Chave: Suprimentos de Fundos (Adiantamentos), Finanas Pblicas, Contabilidade Governamental, Controle Interno, Prestao de Contas.

Resumo

O objetivo deste estudo foi realizar um estudo bibliogrfico da abordagem financeira e oramentria dos diversos autores da rea pblica, no tocante aos Suprimentos de Fundos ou Regime de Adiantamento da Despesa Pblica, demonstrando as particularidades desse regime de exceo da despesa, comparando-o com a questo legal e pesquisando na prtica, como esto sendo contabilizados esses fenmenos.

A tcnica utilizada foi a da pesquisa bibliogrfica dos diversos estudiosos da Contabilidade Pblica, da legislao federal, estadual e municipal, quando disponveis, bem como os procedimentos adotados na contabilizao desses fatos, pela Unio, Estados e Municpios, tendo sido aplicado questionrios e entrevistas, nos diversos rgos, das trs esferas governamentais, configurando-se no mtodo dedutivo histrico bibliogrfico com nfase na anlise.

A concluso do estudo indica que a diferena de abordagem terica muito pequena entre os diversos autores, todavia, como alguns concentram seus estudos em determinadas esferas governamentais, com nfase especfica, seria importante complementar as obras com alguns procedimentos normativos ou destacar que aquele procedimento refere-se a experincia de um Estado ou Municpio, em particular. Assim possvel identificar aqueles mais afetos a legislao federal (Piscitelli, Diana Vaz, etc); a legislao estadual (Lino Martins, Heilio Kohama, etc); e a legislao municipal (Joo Anglico e outros). No tocante a contabilizao dos Suprimentos de Fundos a grande diferena a utilizao de aplicativos diferentes, visto que a rea federal utiliza o SIAFI Sistema Integrado de Administrao Financeira e alguns estados usam o SIAFEM - Sistema Integrado de Administrao Financeira para Estados e Municpios, enquanto as totalidades dos municpios, no Estado de Pernambuco, utilizam outros aplicativos, desenvolvidos por empresas particulares ou pela prpria instituio, como o caso do Municpio de Recife, fato que torna a contabilizao do Suprimento Individual diferente.

Como sntese do trabalho recomendada a implantao do SIAFEM para Estados e Municpios, como forma de garantir a transparncia e o controle das despesas pblicas, bem como a padronizao de procedimentos contbeis, devendo na fase de transio, ser adotada a sistemtica esboada no presente estudo.

REA TEMTICA: GE Gesto Econmica e Financeira*Mestre, Contador e Professor do Departamento de Cincias Contbeis da Universidade Federal de Pernambuco UFPE E-mail: israel53@bol.com.br.

**Doutorando, Contador e Professor do Departamento de Cincias Contbeis da Universidade Federal de Pernambuco UFPE E-mail: luiz.silva@sefaz.pe.gov.br.

***Mestre, Contador e Professor do Departamento de Cincias Contbeis da Universidade Federal de Pernambuco UFPE E-mail: jolf@truenet.com.br

****Contadora e Auditora Geral da Universidade Federal de Pernambuco UFPE. E-mail: audint@ufpe.com.br

Introduo

A Administrao Pblica estabelece, em algumas situaes, procedimento especial para execuo de despesas que por sua especificidade ou urgncia, no possam subordinar-se ao processamento normal da despesa, ou seja, o empenho, a liquidao e o pagamento, denominado de Suprimento de Fundos, Suprimento Individual, ou ainda de Adiantamento.

Esse tratamento especial tem o objetivo de simplificar o processamento de despesas de pequeno vulto, urgentes ou de carter sigiloso que ocorre durante a execuo oramentria, assemelhando-se ao Fundo de Caixa, utilizado nas empresas privadas, sendo de grande importncia para a resoluo de pequenos problemas ou gastos do dia-adia.

Embora o regime de execuo da despesa seja simplificado, o procedimento padro, consiste na entrega de numerrios a servidor pblico, devidamente precedido de empenho na dotao prpria, para realizao de gastos autorizados por lei, para posterior prestao de contas. Por tratar-se de bem pblico em poder de terceiros, a concesso, aplicao e prestao de contas desses valores, devem atender a diversas exigncias, regras, controles internos e contbeis, como forma de garantir a transparncia e a sua correta utilizao.

2. Estudo Bibliogrfico

Para Lima. [et.al...] (2000: 30/32)Denomina-se Suprimento de Fundos a modalidade de pagamento de despesa permitida em casos excepcionais e somente quando a realizao dessa despesa no possa subordinar-se ao processo normal de atendimento por via de ordem bancria.

Os Autores citados, afirmam com base na legislao que podero ser atendidas as seguintes despesas por meio de Suprimento de Fundos:

a. com servios que exijam pronto pagamento em espcie; b. que devam ser feitas em carter sigiloso, adotando-se o mesmo grau de sigilo, conforme se classifica em regulamento; e c. de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor no ultrapasse os limites estabelecidos em lei (5% dos limites de compras e servios e 50% do limite de execuo de obras estabelecidos em processo licitatrio, por meio da modalidade convite.

Continuando suas observaes sobre essa modalidade de despesa na Administrao Pblica, atestam que:

O ato de concesso do Suprimento de Fundos dever conter: a indicao do exerccio financeiro; a classificao da despesa a ser atendida; o nome, CPF, cargo ou funo do servidor a quem ser entregue o numerrio, bem como a indicao da unidade oramentria ou administrativa de sua lotao; a importncia a ser utilizada; o perodo de aplicao e o prazo de comprovao; e o enquadramento da concesso.

Segundo Piscitelli...[et.al.](2002:153/55) O Suprimento de Fundos, a modalidade de realizao de despesa atravs de adiantamento concedido a servidor, para prestao de contas posterior, quando no for realizvel o pagamento utilizando-se os servios da rede bancria. O ordenador de despesa autoridade competente para conceder Suprimento de Fundos, fixando-lhe o valor.

Baseado na legislao de que trata o Suprimento de Fundos, os autores relacionam os casos em que o ordenador pode conceder Suprimentos ou Adiantamentos: I servios especiais que exijam pronto pagamento em espcie; II quando a despesa deva ser feita em carter sigiloso, conforme se classifica em regulamento; e III para atender despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, no ultrapassar limite estabelecido em Portaria do Ministrio da Fazenda.

Afirmam ainda que o Suprido obrigado a apresentar a Prestao de Contas do recurso aplicado atravs de suprimento de fundos, devendo integrar essa prestao de contas, os seguintes documentos abaixo mencionados: a) cpia do ato de concesso do suprimento; b) 1 via da nota de empenho da despesa; c) extrato da conta bancria, se for o caso; d) demonstrao de receitas e despesas; e) comprovantes, em original, das despesas realizadas, devidamente atestados e emitidos em data igual ou posterior da entrega do numerrio e dentro do perodo fixado para aplicao, em nome do rgo emissor do empenho; no caso de compra de material e de prestao de servios, respectivamente; ou no caso de prestao de servios/pessoa fsica recibo comum ou recibo de pagamento a autnomo (RPA), sendo o beneficirio, neste ltimo caso, inscrito no INSS Instituto Nacional da Seguridade Social; f) comprovante de recolhimento do saldo, se for o caso.

Apoiados na norma legal descrevem as proibies ou restries para as concesses: a) a responsvel por dois suprimentos; b) a servidor que tenha a seu cargo a guarda ou a utilizao do material a adquirir, salvo quando no houver na repartio outro servidor; c) a responsvel por suprimento de fundos que, esgotado o prazo, no tenha prestado contas de sua aplicao; e d) a servidor declarado em alcance.

De acordo com Silva ( 2002:132/135) O regime de adiantamento aplicvel aos casos de despesas expressamente definidas em lei e consiste na entrega de numerrio a servidor devidamente credenciado, sempre precedida da emisso da nota de empenho na dotao prpria, para fim de realizar despesas que no possam subordinar-se ao processo normal de aplicao.Como proibio ou restries s concesses, o autor cita algumas situaes que impedem a liberao de recursos: a) em alcance; b) responsvel por dois adiantamentos a comprovar; c) no esteja em efetivo exerccio; d) esteja respondendo a inqurito administrativo.Cita tambm os casos onde os suprimentos de fundos devem ser aplicados: a) com diligncias policiais; b) eventuais de gabinete; c) midas de pronto pagamento; d) extraordinrias e urgentes; e) de carter secreto ou reservado.Silva adianta alguns aspectos interessantes quanto a competncia de autorizao e a requisio para concesso, a aplicaes e a comprovao dos suprimentos de fundos. Quanto a competncia, essa diz respeito a concesso de adiantamento, estando sujeita a autorizao por parte dos ordenadores de despesa principais ou secundrios.

Alm da autorizao acima, o ordenador deve determinar o tipo de licitao a que obedecer a aplicao ou a sua dispensa.

Salienta que a concesso estabelece que na requisio de adiantamento dever constar: a) indicao do exerccio financeiro no qual o adiantamento requisitado; b) classificao funcional programtica da despesa; c) nome, cargo ou funo e matrcula do servidor a quem dever ser entregue o adiantamento; d) indicao em algarismo e por extenso da importncia a ser entregue; e) prazo para aplicao do adiantamento; f) indicao do tipo de licitao ou de sua dispensa; g) finalidade do adiantamento.

Os comprovantes de despesa (notas fiscais ou faturas) sero expedidos em