7530 - anexo i - manual de gestão do portfólio de projetos de tic · 2017-01-09 · poder...

PODER JUDICIÁRIO

JUSTIÇA DO TRABALHO

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 4.ª REGIÃO

Modelo de Gestão de Portfólio de Projetos de TIC

Versão 3.1

Dezembro de 2016

Porto Alegre

© Tribunal Regional do Trabalho 4ª Região

Av. Praia de Belas, 1.100

CEP 90110-903 Porto Alegre www.trt4.jus.br

Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta obra poderá ser reproduzida ou

transmitida por qualquer forma e/ou quaisquer meios (eletrônico ou mecânico, incluindo

fotocópia ou gravação) ou arquivada em qualquer sistema de banco de dados sem a

permissão escrita do TRT4.

Diretora da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações Natacha Moraes de Oliveira

Coordenador de Gestão de TIC Alberto Daniel Muller

Assistente Chefe do Escritório de Projetos de TIC Deise Alexandra Koerber Albino

Gerente de Projetos Cintia Frigo Petuco

Versão 3.1

Sumário

1.

1.INTRODUÇÃO .................................................................................................................................... 6

1.1.Siglas e Acrônimos ........................................................................................................................ 6

1.2.Referências ..................................................................................................................................... 6

1.3.Premissa ......................................................................................................................................... 7

1.4.Não escopo ..................................................................................................................................... 7

2.NOÇÕES BÁSICAS SOBRE A GESTÃO DE PORTFÓLIO ............................................................. 7

3.PAPÉIS E RESPONSABILIDADES .................................................................................................... 8

4.PROCESSO DA GESTÃO DE PORTFÓLIO DE PROJETOS DE TIC.............................................. 9

4.1.Constituição do Portfólio ............................................................................................................... 9

4.1.1Registrar Solicitação de projeto ............................................................................................. 11

4.1.2Avaliar Solicitação de projeto ................................................................................................ 11

4.1.3Avaliar Lista Anual de Projeto ............................................................................................... 12

4.1.4Criar Proposta de Projeto ....................................................................................................... 12

4.1.5Avaliar Proposta de Projeto .................................................................................................... 12

4.1.6Sugerir Priorização ................................................................................................................. 13

4.1.7Adicionar Proposta na Lista de Projeto .................................................................................. 15

4.1.8Autuar / Manter Processo Administrativo .............................................................................. 15

4.1.9Avaliar/Ajustar Proposta de Projeto ....................................................................................... 15

4.1.10Avaliar/Realizar recomendações sobre o Projeto ................................................................. 16

4.1.11Avaliar Projeto ..................................................................................................................... 16

4.1.12Autorizar/Priorizar Projeto ................................................................................................... 16

4.1.13Comunicar Reprovação ........................................................................................................ 17

4.1.14Comunicar Autorização/Priorização .................................................................................... 17

4.1.15Comunicar Autorização do Projeto ...................................................................................... 17

4.2.Monitoramento do Portfólio ......................................................................................................... 18

4.2.1Atualizar o Portfólio de Projetos de TIC ................................................................................ 18

4.2.2Disponibilizar Informações Gerenciais .................................................................................. 18

SOLICITAÇÃO DE PROJETO ............................................................................................................. 21

PROPOSTA DE PROJETO ................................................................................................................... 22

LISTA DE PROJETO ............................................................................................................................ 27

PAINEL GERENCIAL DO PORTFÓLIO DE TIC ............................................................................... 27

PAINEL FINANCEIRO DO PORTFÓLIO DE TIC ............................................................................. 29

Índice de Quadros

Quadro 1 – Siglas e Acrônimos ...................................................................................... 6

Quadro 2 – Definição de projeto, programa e portfólio ................................................. 7

Quadro 3 – Papéis e responsabilidades ........................................................................... 9

Quadro 4 – Critérios para classificação da solicitação ................................................. 12

Quadro 5 – Critérios de priorização .............................................................................. 14

Índice de Figuras

Figura 1 – Estrutura do portfólio .................................................................................... 7

Figura 2 – Macro processo da Gestão de Portfólio ......................................................... 9

Figura 3 – Fluxo do processo Constituição de Portfólio de TIC .................................. 10

Figura 4 – Fluxo do processo de Monitoramento do Portfólio ..................................... 18

PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA DO TRABALHO


Página 5

1. INTRODUÇÃO

O Modelo de Gestão de Portfólio de Projetos de Tecnologia e Informação (TIC) do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª. Região tem como objetivo apresentar o fluxo de processos desde o surgimento de uma solicitação, passando pela classificação em Demanda ou Projeto, avaliação, priorização, autorização dos projetos e o monitoramento e gestão do portfólio de projetos.

Mesmo que se alcance a excelência na forma como se faz o gerenciamento de cada projeto, com todos os seus requisitos de escopo, custo, prazo e qualidade alcançados, não há garantia de que estes sejam, de fato, os projetos que vão materializar as estratégias que foram definidas a partir do planejamento estratégico do Tribunal.

Então, mais do que possuir boas práticas em gerenciamento de projetos é importante ter um modelo de gestão que objetive conectar e alinhar a execução dos projetos, programas e iniciativas aos objetivos estratégicos, utilizando para isto ferramentas e técnicas de seleção, priorização e gestão de projetos. Estas definições e alinhamento ficam a cargo da Gestão de Portfólio.

A Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações (SETIC), como responsável por apoiar a autorização e priorização dos projetos junto à Comissão de Informática e Presidência e acompanhar a execução do portfólio de projetos de TIC, possui a necessidade de definir e instituir um processo para Gestão do Portfólio de seus projetos.

Para isto, esta metodologia determina os principais papéis e responsabilidades e as práticas comuns que devem ser seguidas para todas as necessidades encaminhadas a SETIC a fim de manter-se um padrão institucional, facilitar o entendimento, a comunicação e o processo de tomada de decisões.

Desta forma, o público alvo deste manual é qualquer profissional envolvido com o portfólio de projetos da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região.

A metodologia aqui definida está aderente à cultura e a realidade do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região e às particularidades da SETIC, com foco na aplicabilidade e simplicidade, evitando os procedimentos burocráticos e desnecessários.

1.1. Siglas e Acrônimos



Página 6

Siglas e Acrônimos Significado

CSJT Conselho Superior da Justiça do Trabalho

EP Escritório de Projetos de TIC da SETIC

PDTI Plano Diretor da Tecnologia da Informação

PMI® Project Management Institute

SETIC Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação

SISP Sistema de Administração de Recursos de Tecnologia da Informação

TRT4 Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região

TIC Tecnologia da Informação e Comunicação

Quadro 1 – Siglas e Acrônimos

1.2. Referências

Os conceitos utilizados aqui estão alinhados com os apresentados no Padrão para Gerenciamento de Portfólio–Terceira Edição do PMI. O conhecimento do guia ou sua leitura não são obrigatórios para a compreensão deste manual. A utilização do padrão do PMI como base para a elaboração deste manual deu-se em razão de ser reconhecido tanto na comunidade internacional quanto na brasileira, como um dos mais importantes guias de conhecimentos e boas práticas em processos para o gerenciamento de portfólio de projetos.

Importante destacar que o embasamento no padrão do PMI não significa a reprodução dos processos previstos no documento, mas sim a adequação destes mediante a necessidade e capacidade do Tribunal, ou seja, alguns processos foram agrupados, renomeados e até mesmo eliminados, visando simplificação e adequação à realidade da SETIC.

1.3. Premissa

É premissa fundamental deste Modelo de Gestão de Portfólio de Projetos de TIC que todo e qualquer projeto que venha a ser executado na SETIC tenha a sua origem numa Solicitação de Projeto, devidamente cadastrada e formalizada.

1.4. Não escopo

Não faz parte deste documento o mapeamento dos processos de Gerenciamento de Projetos e a elaboração dos respectivos templates, que será tratado no Manual de Gerenciamento de Projetos de TIC do TRT4, bem como a definição do processo de Gestão de Demandas.



Página 7

2. NOÇÕES BÁSICAS SOBRE A GESTÃO DE PORTFÓLIO

As organizações públicas têm realizado esforços no sentido de aumentarem sua eficiência e qualidade e oferecerem melhores serviços para os seus clientes, sejam eles internos ou externos à organização. Para cumprimento de sua missão, as organizações apostam, por muitas vezes, na definição de seu Planejamento Estratégico Institucional, o qual identifica os objetivos e metas a serem atingidas a curto, médio e longo prazo.

Na área de Tecnologia da Informação e Comunicação, o Planejamento Estratégico Institucional é desdobrado no Planejamento Estratégico de TIC, cujo objetivo é garantir que as metas e objetivos da TIC estejam totalmente vinculados aos objetivos do negócio e às metas da organização.

Estes objetivos e metas, por sua vez, são traduzidos em projetos, programas e planos de ação no Plano Diretor de Tecnologia da Informação – PDTI, que é um instrumento de gestão para a execução das ações de TI da organização, possibilitando justificar os recursos aplicados em TI, minimizar o desperdício, garantir o controle e aplicar recursos naquilo que é considerado mais relevante.

Entretanto, tão importante quanto definir a estratégia e seus projetos e plano de ação, é executá-la, e este trabalho comumente é realizado por meio de projetos que por sua vez necessitam de alocação de parte significativa dos recursos da organização para serem viabilizados. Estes recursos sejam humanos, materiais e financeiros, em geral possuem caráter finito e devem, portanto, ser empregados nos projetos prioritários de cada organização.

A Gestão de Portfólio é um meio de proporcionar maior alinhamento entre a estratégia e os projetos, realizando a alocação de recursos conforme o direcionamento estratégico pretendido pela organização, priorização e autorização dos projetos a serem executados. O quadro a seguir apresenta as definições e principais características dos elementos que compõe o portfólio.

DEFINIÇÃO (PMBoK,2013) CARACTERÍSTICAS

Projeto Um projeto é um esforço

temporário empreendido para

criar um novo produto, serviço

ou resultado exclusivo.

• Escopo e entregas específicas.

• Sucesso mensurado em razão do

cumprimento do prazo, escopo e custo.

• Estilo de liderança focado em realização das

atividades.

Programa Um grupo de projetos

relacionados gerenciados de

modo coordenado para a

obtenção de benefícios e

• Escopo abrangente e que pode sofrer

modificações para atender as necessidades

do negócio.



Página 8

DEFINIÇÃO (PMBoK,2013) CARACTERÍSTICAS controle que não estariam

disponíveis se fosse gerenciados

individualmente.

• Sucesso mensurado em retorno de

benefícios e novas capacidades.

• Liderança focada em gerenciamento de

relacionamentos, conflitos e aspectos

políticos.

Portfólio Agrupamento de projetos ou

programas ou outros trabalhos

que em conjunto visa tornar

mais eficiente e eficaz o

gerenciamento e atender aos

objetivos estratégicos das

organizações.

• Possui escopo de negócios que acompanha a

estratégia da organização.

• Gerentes de Portfólio monitoram

continuamente as mudanças do ambiente.

• Estilo de liderança focada na adição de valor

às decisões do portfólio.

Quadro 2 – Definição de projeto, programa e portfólio

O Gerenciamento do Portfólio envolve:

• Selecionar, priorizar e suportar os projetos e programas adequados para atingir os mesmos objetivos estratégicos;

• Revisar e priorizar a alocação de recursos para os programas e projetos.

Figura 1 – Estrutura do portfólio

Características de um portfólio:

• Representam investimentos feitos, em curso ou planejados;

• Estão alinhados com as metas e objetivos estratégicos;

• São quantificáveis e, portanto, podem ser medidos, classificados e priorizados.



Página 9

A gestão de portfólio possui três grandes objetivos: o alinhamento dos projetos com a estratégia, a maximização do valor do portfólio levando em consideração os recursos disponíveis e o balanceamento entre projetos. Estes objetivos se desdobram em:

• Garantir o alinhamento entre a estratégia da organização e a execução dos projetos buscando a maximização de valor;

• Evitar que projetos não prioritários consumam recursos da organização;

• Garantir que os projetos selecionados tenham andamento;

• Aprimorar a transparência na contabilização de benefícios e valor agregado;

• Manter a visibilidade das informações dos projetos;

• Garantir a revisão e adequação do portfólio quando ocorrerem mudanças na estratégia;

• Melhorar a alocação de recursos, equacionando o balanceamento do trabalho;

• Avaliar o retorno que os projetos implementados estão trazendo para a organização;

• Obter lições aprendidas para aperfeiçoar o ciclo de gestão de portfólio.

3. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

O quadro abaixo descreve os papéis e responsabilidades dos envolvidos no processo de Gestão de Portfólio de Projetos de TIC do TRT4.

PAPÉIS RESPONSABILIDADES

Solicitante Solicitam demandas ou projetos no Tribunal.

São responsáveis por registrar as informações com detalhamento sobre a

sua necessidade na Solicitação de Projeto.

Devem estar disponíveis para os esclarecimentos e complementações

durante o processo.

Coordenador de

TIC

Responsável por:

• Realizar uma análise preliminar da solicitação, complementando a

Proposta de Projeto;

• Designar o Gerente do Projeto;

• Apoiar o Escritório de Projetos na avaliação das Propostas de



Página 10

PAPÉIS RESPONSABILIDADES Projetos;

• Comunicar o Gerente do Projeto quanto a autorização de início.

Gerente de Projeto Responsável por dar início ao projeto após a sua autorização. Pode

participar da complementação da proposta do projeto.

Diretor da SETIC Responsável por:

• Avaliar a Lista Anual de Projetos e as Solicitações de Projeto;

• Apoiar a autorização e priorização dos projetos junto à Comissão de

Informática e Presidência;

• Comunicar as reprovações ou autorizações e priorizações dos

projetos;

• Acompanhar a execução do portfólio de projetos de TIC.

EP-TIC Desempenha o papel de Gerente do Portfólio e, portanto deverá prover

apoio e suporte durante todas as fases do processo de gestão de portfólio.

Também é responsável por manter o processo e a integração entre as áreas

envolvidas, coletando lições aprendidas para o aperfeiçoamento e

constante melhoria do processo.

O EP possui as seguintes responsabilidades no processo de gestão de

portfólio do TRT4:

• Manter e aplicar os critérios, as regras e os procedimentos para a

gestão do portfólio de modo a avaliar, selecionar e propor priorização

dos projetos e programas que deverão compor o portfólio de projetos

de TIC;

• Encaminhar ao Diretor da SETIC a lista com as sugestões de

priorização;

• Reportar ao Diretor e Coordenadores da SETIC as avaliações de

desempenho dos programas e projetos do portfólio, por meio dos

Painéis Gerenciais;

• Autuar ou manter os Processos Administrativos com as informações

dos projetos priorizados e autorizados;

• Garantir comunicação adequada e consistente junto ao Diretor da

SETIC, Coordenadores e Gerentes dos Projetos sobre o progresso,

impactos e mudanças de forma a garantir o necessário suporte para os

programas e projetos;

• Prover suporte às áreas envolvidas na gestão de portfólio.

Comissão de

Informática

Desempenha as seguintes responsabilidades:

• Apoiar a autorização e priorização dos projetos junto à Presidência;

• Recomendar ao Presidente do Tribunal projetos de TIC, que



Página 11

PAPÉIS RESPONSABILIDADES contribuam com o Planejamento Estratégico de TIC;

• Assessorar a autorização e priorização dos projetos de TIC

relacionados ao Plano Diretor de Informática.

Presidente do

Tribunal

Tem como atribuição a autorização e priorização formal dos projetos de TIC.

Quadro 3 – Papéis e responsabilidades

4. PROCESSO DA GESTÃO DE PORTFÓLIO DE PROJETOS DE TIC

O processo é iniciado a partir das solicitações de projetos e dos objetivos estratégicos do TRT4 derivados do PDTI. No processo de constituição do portfólio, os projetos são identificados, avaliados, selecionados, priorizados e aprovados, considerando o seu alinhamento às estratégias, os limites orçamentários e os riscos operacionais, e durante todo o ciclo de vida, são monitorados a fim de garantir que ainda estejam alinhados às estratégias e dentro das restrições existentes. O Macro fluxo da Gestão de Portfólio de Projetos é apresentado na figura abaixo.

Figura 2 – Macro processo da Gestão de Portfólio

4.1. Constituição do Portfólio

Este processo agrupa os subprocessos de Identificação, Seleção e Aprovação e Autorização e Execução, conforme apresentado na figura a seguir.



Página 12

Figura 3 – Fluxo do processo Constituição de Portfólio de TIC

4.1.1 Registrar Solicitação de projeto

Responsável Solicitante

Participantes NA

Modelo de Documentos Template de Solicitação de Projeto

Entradas Ferramentas/Técnicas Saídas



Página 13

Informações da Solicitação Registrar Solicitação Solicitação registrada

Nesta atividade o Solicitante deverá registrar a solicitação de projeto incluindo todas as informações consideradas mínimas e obrigatórias para o atendimento da Solicitação. Tanto as solicitações pontuais que surjam durante o ano, quanto as decorrentes da pesquisa anual terão uma solicitação registrada.

4.1.2 Avaliar Solicitação de projeto

Responsável Diretor da SETIC

Participantes Coordenador de TIC (opcional)

Modelo de Documentos Template de Solicitação de Projeto


Informações da Solicitação Avaliar a solicitação Solicitação classificada

O Diretor da SETIC avaliará a solicitação recebida e, se necessário, solicitará o auxílio do Coordenador de TIC. Esta avaliação visa avaliar se as características da Solicitação são de Demanda ou Projeto.

Caso a solicitação tenha características de demanda, será encaminhada para ser tratada pelo processo de Gestão de demandas, que trata da solicitação, acompanhamento e encerramento das demandas solicitadas. Algumas destas demandas poderão ser consideradas Ações Estratégicas, isto é, solicitações que não se enquadram como projeto mas que possuem uma importância para a organização, ou que necessitem de um acompanhamento especial em relação ao seu andamento e aos seus resultados. Essas Ações Estratégicas terão suas informações de acompanhamento fornecidas pelos Coordenadores de TIC e consolidadas periodicamente pelo Escritório de Projetos. O detalhamento desse processo não é escopo desse documento.

Caso tenha características de projeto, ele encaminha a solicitação para o coordenador de TIC. Esta avaliação normalmente é feita de forma subjetiva, sem critérios objetivos que gere uma classificação mais homogênea. A seguir são relacionadas as características que auxiliam nesta classificação.

ASPECTO CARACTERÍSTICA

DEMANDA PROJETO

Prazo A solicitação pode ser iniciada e

concluída a qualquer tempo.

Existe a necessidade de ter a

solicitação atendida, mas não

A solicitação tem início e término

programados e bem definidos. A

data de término é uma restrição



Página 14

ASPECTO CARACTERÍSTICA

DEMANDA PROJETO

há restrições formais quanto a

data de conclusão.

da solicitação.

Serviço A solicitação é algo rotineiro,

presente no catálogo de serviço

e há processos e profissionais

destacados que atendem a esta

necessidade.

O serviço ou produto que

atenderá a solicitação não é

rotineiro e não pode ser atendido

pela Gestão de Demandas.

Multidisciplinaridade A solicitação pode ser atendida

por apenas uma unidade e/ou

um profissional, pois envolve o

conhecimento e aplicação de

técnicas de apenas uma

disciplina.

O serviço ou produto a ser

produzido é a reunião de

competências de diversas

disciplinas e conhecimentos

específicos a serem trabalhados

simultaneamente, destinando-se

a um sistema de um só nível e de

objetivos únicos.

Resultado Exclusivo A característica rotineira da

solicitação exige que o seu

resultado seja padronizado

tanto no aspecto da solução

dada, quanto da qualidade

envolvida.

O resultado da solicitação é algo

novo e de certa forma

desconhecido, envolve um grau

de incerteza.

Somente Aquisição Como regra geral não será considerada nem uma demanda, nem um

projeto. Será tratado como um processo de aquisição, segundo os

processos e artefatos da Resolução no. 182/2013 do CNJ

Quadro 4 – Critérios para classificação da solicitação

4.1.3 Avaliar Lista Anual de Projeto


Participantes Coordenador de TIC

Modelo de Documentos Template de Lista de Projeto


Lista de Projeto Avaliar os projetos da lista Indicação de projetos

Nesta atividade o Diretor da SETIC, com a participação do Coordenador de TIC, irá avaliar a lista anual consolidada dos projetos que ainda não foram concluídos, ou seja, aqueles que estiverem com o status “não iniciados”, “suspensos”, “em planejamento” e “em



Página 15

execução”, com o objetivo de retomar os projetos que estavam contidos no PDTI do ano anterior e que ainda necessitam de esforços da equipe da TI, a fim de reavaliá-los, sugerindo a sua continuidade ou eventualmente, seu cancelamento/suspensão.

4.1.4 Criar Proposta de Projeto

Responsável Coordenador de TIC

Participantes Solicitante e Gerente do Projeto (opcional)

Modelo de Documentos Template de Proposta de Projeto


Solicitação de Projeto Obter informações Proposta de Projeto

A criação da Proposta do Projeto é uma atividade de responsabilidade do Coordenador de TIC e visa criar a proposta a partir da solicitação preenchida pelo solicitante (parte I do documento), adicionando as informações relativas à área da TI (parte II do documento), a qual traduz a necessidade do Solicitante para a proposta de atendimento, seja em formato de formulário único ou de planilha consolidada.

Neste momento o Coordenador de TIC designará o Gerente do Projeto, que poderá participar da complementação da proposta do projeto. Pode ser necessário que o Coordenador de TIC envolva também o Solicitante em busca de esclarecimentos e entendimentos. Esses contatos podem ser informais (telefonemas, conversas presenciais) ou formais (reunião e e-mail).

A Proposta de Projeto é o documento que apresenta em duas seções distintas as informações do solicitante e da sua necessidade, e a proposta de atendimento informada pela SETIC, com características principais para fins de priorização e autorização.

4.1.5 Avaliar Proposta de Projeto

Responsável EP


Modelo de Documentos Template da Proposta de Projeto


Proposta de Projeto Avaliar a Proposta Proposta avaliada

A avaliação das propostas de projeto executada pelo Escritório de Projetos tem como



Página 16

objetivo verificar a consistência metodológica do documento e principalmente a coerência entre as características da solicitação e as estimativas. Todas as propostas de projetos, independente de terem surgidas pontualmente ou durante o processo anual, deverão ser avaliados de forma objetiva a fim de receberem notas que permitam sua ordenação no portfólio de TIC.

Caso o Escritório de Projetos identifique a necessidade de ajustes e complementações, solicitará ao Coordenador de TIC juntamente com as orientações necessárias. Se não necessitar de ajustes, o Escritório de Projetos procederá a aplicação dos critérios de priorização a fim gerar uma lista ordenada dos projetos.

4.1.6 Sugerir Priorização

Responsável EP




Proposta de Projeto Sugerir priorização Priorização sugerida

Neste processo, o Escritório de Projetos irá aplicar critérios objetivos visando sugerir a ordem de priorização da lista de projeto. Os critérios abaixo apresentados foram baseados na versão 1.0 da Metodologia de Gerenciamento de Portfólio de Projetos do SISP.

CRITÉRIO AVALIAÇÃO VALOR

Importância Estratégia

Alta 2000

Média 1000

Baixa 500

Abrangência dos Resultados

do Projeto

Traz mudança para muitas áreas 1000

Traz mudança para poucas áreas 250

Traz mudanças para uma área somente 125

Urgência do Projeto

Alta 1000

Média 500

Baixa 250

Tempo Estimado do Projeto Curto 500



Página 17

CRITÉRIO AVALIAÇÃO VALOR

Médio 250

Longo 125

Tendência

Irá piorar rapidamente 1000

Irá piorar em curto prazo 500

Não irá piorar 125

Quadro 5 – Critérios de priorização

O valor da priorização equivale ao somatório dos critérios. Quanto maior o valor, mais prioritário será o projeto para o Tribunal.

• Importância Estratégica

Representa o impacto nos objetivos estratégicos previstos no PETI. O impacto é o critério que avalia qual a representatividade de um projeto para cada um dos objetivos estratégicos ao qual ele se vincula. O Coordenador de TIC definirá na Proposta de Projeto o percentual de contribuição do projeto ao objetivo estratégico ao qual está alinhado. Um impacto igual ou superior a 70% é considerado Alto, entre 40% e 70% é considerado Médio e o impacto inferior a 40% é classificado como Baixo.

Cabe ressaltar que, na avaliação anual, a soma do percentual total de importância dos projetos de um mesmo objetivo estratégico será de 100%, visto que a análise será feita de forma conjunta. No entanto, para as análises de projetos pontuais, a inclusão ou retirada de projetos que atendam a um mesmo objetivo, irá alterar essa soma de 100%. Nesse caso, o que irá definir a pontuação do projeto será sua importância estratégica em comparação com os demais projetos do mesmo grupo, sendo permitido que a soma total seja diferente de 100%, e não necessitando a revisão da pontuação dos demais projetos.

• Abrangência dos Resultados

A abrangência dos resultados não diz respeito apenas a capilaridade dos resultados, mas também a sua relevância para o Tribunal.

o Traz mudanças para muitas áreas, resultados abrangem mais de uma secretaria

ou é de extrema relevância.

o Traz mudanças para poucas áreas, resultados abrangem uma secretaria e áreas

subordinadas ou possui relevância média.



Página 18

o Traz mudanças para uma área somente, resultados abrangem apenas um núcleo,

uma seção ou uma coordenadoria ou possui relevância pequena.

• Urgência do Projeto

o Alta: resultados em menos de 3 meses após o término do projeto ou durante a

execução do projeto.

o Média: resultados entre 3 meses e 6 meses após o término do projeto.

o Baixa: resultados a partir de 6 meses após o término do projeto.

• Tempo Estimado do Projeto

o Curto: duração estimada inferior a 6 meses.

o Médio: duração estimada superior a 6 meses e inferior a 12 meses.

o Longo: duração estimada superior a 12 meses.

• Tendência

o Irá piorar rapidamente: se nada for feito, a situação vai piorar em até 3 meses.

o Irá piorar em curto prazo: se nada for feito, a situação vai piorar em até 6 meses.

o Não irá piorar: se nada for feito, a situação vai piorar em até 12 meses ou poderá

até melhorar.

Além da aplicação dos critérios definidos acima, a sugestão de priorização visa garantir o equilíbrio entre as necessidades do Tribunal e os recursos limitados na execução do projeto. Não serão sugeridas regras quantitativas para equilibrar o portfólio de projetos de TIC. As atividades a serem realizadas neste processo envolvem revisar a lista de projeto, levando em conta a Área e a Seção responsáveis pela execução do projeto

O Escritório de Projetos poderá obter com o Coordenador de TIC, informações adicionais para embasar a sugestão de priorização. Munido destas informações aconselhará o Diretor da SETIC nos aspectos relacionados a priorização dos projetos.

4.1.7 Adicionar Proposta na Lista de Projeto

Responsável EP



Página 19


Modelo de Documentos Template da Lista de Projeto


Proposta de Projeto Incluir informações Ordenar lista Lista de Projeto

Esta atividade tem como objetivo transcrever, para uma lista cumulativa, as informações das propostas de projetos de TIC avaliadas. A lista final deverá ser ordenada pelo campo nota de forma decrescente, gerando então a lista ordenada. O posicionamento do projeto diz respeito à sua ordem de prioridade no portfólio em relação aos demais projetos. Esta lista deverá ser encaminhada ao Diretor da SETIC sempre que uma proposta de projeto nova seja inserida.

4.1.8 Autuar / Manter Processo Administrativo

Responsável EP




Proposta de Projeto Autuar ou Manter o Processo Administrativo Processo Administrativo

Após a análise da proposta, verificando sua coerência e consistência, o Escritório de Projetos deverá autuar ou manter atualizado o Processo Administrativo que neste aspecto referem-se à sucessão encadeada de atos, juridicamente ordenados, destinados todos à obtenção de um resultado final. Caso seja a primeira lista gerada no ano, o EP autuará PA com a lista. Caso já exista um PA com a lista do ano, o EP irá inserir os detalhes da proposta de projeto e a lista atualizada no PA anual. Após a autuação ou inclusão, o EP encaminhará o PA para o Diretor da SETIC. O PA autuado na Gestão de Portfólio representará o PDTI de um exercício.

4.1.9 Avaliar/Ajustar Proposta de Projeto


Participantes NA




Página 20


Lista de Projeto Avaliar proposta de projetos Aprovação ou Solicitação de ajustes

O Diretor da SETIC irá avaliar o PA. Após a avaliação, o Diretor da SETIC poderá solicitar ajustes acerca das propostas de projetos ou encaminhar para a Avaliação da Comissão de Informática.

4.1.10 Avaliar/Realizar recomendações sobre o Projeto

Responsável Comissão de Informática

Participantes NA



Lista de Projeto Avaliar projetos Recomendações

A Comissão de Informática irá avaliar o PA a fim de realizar as recomendações acerca dos projetos propostos. Após avaliação, encaminhará PA para a Presidência, recomendando os projetos.

4.1.11 Avaliar Projeto

Responsável Presidência

Participantes Diretor da SETIC e Comissão de Informática (opcionais)



Lista de Projeto Avaliar os projetos propostos

Projetos que necessitam de

ajustes, Projetos aprovados e

Projetos reprovados

Nesta atividade a Presidência avaliará o PA, com a lista de projeto propostos. Esta avaliação poderá indicar que a Proposta de Projeto:

• Necessita de ajustes, neste caso solicitará ajustes para o Diretor da SETIC;



Página 21

• Está aprovada, neste caso a proposta estará apta a ser priorizada e autorizada;

• Está reprovada, neste caso será encaminhada para o Diretor da SETIC para que seja comunicado aos envolvidos.

4.1.12 Autorizar/Priorizar Projeto

Responsável Presidência

Participantes Diretor de TIC e Comissão de Informática



Lista de Projeto Aprovar ou Retificar a ordem de priorização sugerida Autorizar o início dos projetos

PA com projetos priorizados e

autorizados

Nesta atividade, para os projetos aprovados, a Presidência, baseada na lista de projeto sugerida e nas informações complementares aprovará ou retificará a ordem de priorização sugerida, e autorizará o início dos projetos baseado na capacidade de execução da SETIC, da liberação dos recursos financeiros, quando for o caso, ou a dependência de outros projetos. A priorização e autorização serão formalizadas por meio do encaminhamento do PA ao Diretor da SETIC

4.1.13 Comunicar Reprovação


Participantes EP e Coordenadores de TIC

Modelo de Documentos PA


Lista de Projeto Comunicar projetos reprovados Comunicação

Nesta atividade o Diretor da SETIC comunicará os projetos que foram reprovados aos principais envolvidos, obrigatoriamente ao Escritório de Projetos e Coordenadores de TIC.



Página 22

4.1.14 Comunicar Autorização/Priorização


Participantes EP e Coordenadores de TIC



Lista de Projeto Comunicar projetos priorizados e autorizados Comunicação

Nesta atividade o Diretor da SETIC comunicará os projetos que foram priorizados e autorizados ao Escritório de Projetos e Coordenadores de TIC.

4.1.15 Comunicar Autorização do Projeto

Responsável Coordenador de TIC

Participantes Gerente do Projeto



Lista de Projeto Comunicar projetos autorizados

Comunicação Gerente do Projeto Formalizado

De acordo com a prioridade do projeto e a alocação da equipe, o Coordenador TIC formalizará o gerente do projeto, e emitirá comunicação com orientações de quando o projeto deverá ser iniciado, para que o processo de gerenciamento de projetos aconteça. Após a comunicação, inicia-se o processo de Gerenciamento de Projetos, que trata da solicitação, acompanhamento e encerramento dos projetos. O mesmo está documentado no “Manual de Gerenciamento de Projetos e Programas de TIC”.

4.2. Monitoramento do Portfólio

O processo de monitoramento e controle ocorre durante todas as fases do processo de gestão de portfólio, inclusive durante a execução dos projetos que o compõe. Seu objetivo é reunir indicadores de desempenho, gerar relatórios e painéis gerenciais e promover a revisão periódica do portfólio para garantir o alinhamento entre a estratégia organizacional e a utilização efetiva dos recursos, conforme apresentado no fluxo abaixo.



Página 23

Figura 4 – Fluxo do processo de Monitoramento do Portfólio

4.2.1 Atualizar o Portfólio de Projetos de TIC

Responsável EP

Participantes

Modelo de Documentos Templates utilizados na Fase de Constituição do Portfólio


Listas de Projetos

Inclusão, alteração ou exclusão de Propostas de Projeto

Atualizar Portfólio Portfólio atualizado

Este processo tem como objetivo atualizar o Portfólio de Projetos de TIC, por meio da inserção, alteração ou exclusão de propostas de projetos ou projetos; ou pela alteração de alguns de seus itens.

Para realizar esta atividade, alguns processos de Constituição do Portfólio podem ser executados visando analisar a Proposta de Projeto, Avaliar e Priorizar as novas propostas ou as alterações de propostas.

Algumas das etapas realizadas neste processo são:

• Receber as alterações dos projetos;

• Entender o impacto destas alterações nas propostas de projetos ou nos projetos do

documento, buscando maiores informações se necessário;

• Atualizar o portfólio com as alterações.



Página 24

4.2.2 Disponibilizar Informações Gerenciais

Responsável EP

Participantes Diretor da SETIC

Modelo de Documentos Template do Painel Gerencial do Portfólio de TIC


Informações dos Projetos Atualizar e disponibilizar o Painel Gerencial do Portfólio

Painel Gerencial do Portfólio de TIC

Este processo tem como objetivo disponibilizar as informações gerenciais para os principais envolvidos com a Gestão de Portfólio. O Painel Gerencial do Portfólio apresenta as informações consolidadas suficientes para o acompanhamento gerencial do portfólio.

O status apresenta a fase na qual o projeto se encontra e pode ter as seguintes classificações:

• Não iniciado: projeto não autorizado ou autorizado, porém ainda não iniciado.

• Em planejamento: projeto que se encontra em planejamento.

• Em execução: projeto que se encontre já em execução.

• Suspenso: projeto que, após iniciado, teve sua execução suspensa.

• Cancelado: projeto que, após autorizado, foi cancelado.

• Concluído: projeto que já produziu seus resultados e já teve seu encerramento

formalizado.

Além do status do projeto, este painel apresenta a situação do Plano do Projeto que pode estar em elaboração, em aprovação, aprovado ou em revisão.



Página 25

ANEXO A – TEMPLATES DOS DOCUMENTOS

Em anexo a este Manual encontram-se os seguintes templates de documentos:

• Solicitação de Projeto

• Proposta de Projeto

• Lista de Projeto

• Painel Gerencial do Portfólio de TIC

• Painel Financeiro do Portfólio de TIC



Página 26

2. SOLICITAÇÃO DE PROJETO

REVISÕES

Data Versão Autor Alterações

1. IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO

ID Número da solicitação (interna)

Data da Solicitação Data da solicitação de projeto

Título Título que identifica a solicitação

Autor do documento Nome do autor do documento

Solicitante Nome do Solicitante

Unidade Organizacional

Unidade Organizacional do Solicitante

Áreas Beneficiadas Descrição das áreas beneficiadas pelo projeto

Objetivo Estratégico Institucional

Descrição do Objetivo Estratégico Institucional ao qual o projeto possui maior alinhamento e/ou contribuição.

2. PROBLEMA A SER RESOLVIDO

Descrever as dificuldades ou oportunidades que justifiquem a solicitação do projeto. Qual o problema a ser solucionado? Como é feito atualmente? Quais as consequências se não for feito?

3. SUGESTÃO DE SOLUÇÃO

Como o problema descrito acima poderia ser resolvido?

4. BENEFÍCIOS ESPERADOS

Descrever os benefícios e se possível quantificá-los, como por exemplo, os beneficiados, áreas, público-alvo, se haverá redução de custos ou pessoas envolvidas no trabalho ou redução de tempo, melhoria da qualidade e etc.

3. PROPOSTA DE PROJETO



Página 27

REVISÕES

Data Versão Autor Alterações

PARTE I – INFORMAÇÕES DO SOLICITANTE DE PREENCHIMENTO EXCLUSIVO DO SOLICITANTE Estas informações serão transcritas da Solicitação de Projeto

1. IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO

ID Número da solicitação (interna)

Data da Solicitação Data da solicitação de projeto

Título Título que identifica a solicitação

Autor do documento Nome do autor do documento

Solicitante Nome do Solicitante

Unidade Organizacional

Unidade Organizacional do Solicitante

Áreas Beneficiadas Descrição das áreas beneficiadas pelo projeto

Objetivo Estratégico Institucional


2. PROBLEMA A SER RESOLVIDO

Descrever as dificuldades ou oportunidades que justifiquem a solicitação do projeto. Qual o problema a ser solucionado? Como é feito atualmente? Quais as consequências se não for feito?

3. SUGESTÃO DE SOLUÇÃO

Como o problema descrito acima poderia ser resolvido?

4. BENEFÍCIOS ESPERADOS

Descrever os benefícios e se possível quantificá-los, como por exemplo, os beneficiados, áreas, público-alvo, se haverá redução de custos ou pessoas envolvidas no trabalho ou redução de tempo, melhoria da qualidade e etc.

PARTE II – INFORMAÇÕES DA SETIC DE PREENCHIMENTO INTERNO EXCLUSIVO DA SETIC

5. OBJETIVO E BENEFÍCIOS ESPERADOS PARA O NEGÓCIO



Página 28

Objetivo: Descrever o que se pretende realizar para resolver o problema central ou explorar a oportunidade identificada. Um objetivo completo tem as seguintes características:

Específico: Deve ser redigido de forma clara, concisa e compreensiva;

Verificável: Ao final do projeto deve ser possível avaliar se o objetivo foi atingido;

Acordado: Deve ser negociado entre as partes interessadas;

Realista: Deve estar centrado na realidade, no que é possível de ser feito considerando as premissas e restrições existentes;

Duração definida: Deve ter um prazo determinado para sua finalização.

Exemplo: Projeto BI - Substituição do Discoverer. Objetivo: Dotar a área administrativa de uma ferramenta que permita flexibilidade para o cruzamento de informações, dando melhor suporte aos processos de tomada de decisões. Isso será feito por meio do desenvolvimento dos relatórios relevantes na ferramenta de BI, adotada pelo TRT para análise de dados estatísticos como o e-Gestão.

Benefícios: Relacionar os resultados mensuráveis, qualitativos e/ou quantitativos, que o usuário e/ou cliente obterá com o produto/serviço produzido pelo projeto.

Exemplo: Projeto BI - Substituição do Discoverer. Benefícios: A abrangência dos benefícios envolvem a área administrativa e presidência. Os benefícios esperados são: Possibilitar ambiente organizado e possiblidade de cruzamento de informações de maneira simplificada, também para a área administrativa do TRT, Substituir a ferramenta atual, tecnicamente defasada e Padronização da ferramenta utilizada no TRT - adoção do sistema do mesmo sistema de BI por todas as áreas.

6. JUSTIFICATIVA

Descrever o problema ou a oportunidade que justifica o desenvolvimento deste projeto. Pode conter uma breve descrição da situação atual. Lembre-se de contextualizar a importância do projeto para organização e, caso julgue necessário, explique os impactos deste projeto caso não seja executado. Se o projeto é derivado de demanda legal ou solicitado pela alta administração, essa informação deve ser ressaltada, pois impacta na prioridade do projeto.

A justificativa do projeto deve responder às seguintes questões: Por que o projeto é necessário?, Quais os motivos que geraram a sua necessidade?

Exemplo: Projeto BI - Substituição do Discoverer. Justificativa: Atualmente a área administrativa utiliza a ferramenta Discoverer para produção de relatórios. Devido a limitações técnicas da mesma e a forma de uso adotada, os quase dois mil relatórios existente são de difícil utilização, não atendendo necessidade de informações para tomada de decisões por parte da administração.

7. ALINHAMENTO ESTRATÉGICO

Área Identificação da Coordenadoria de TIC que executará o Projeto

PDTI Ano do PDTI

Objetivo Estratégico TIC

Descrição do Objetivo Estratégico de TIC ao qual o projeto possui maior alinhamento e/ou contribuição.

% de Contribuição Percentual de contribuição do projeto ao objetivo estratégico ao qual possui maior alinhamento

Projetos Relacionados Relacionar outros projetos que, de alguma forma, dependem ou fornecem dados, produtos e/ou serviços para o projeto.



Página 29

Determinação Legal Inserir o número da lei, portaria, ofício que comprova a determinação legal.

8. ESTIMATIVAS INICIAIS

Duração Prazo em meses

Data Início Expectativa de início Data Término Restrição de Término

Custo Estimado Custo em R$ Previsão Orçamentária Previsão em R$

Observação

9. RECURSOS NECESSÁRIOS PARA EXECUÇÃO

Relacionar os recursos humanos que desempenharão atividades no projeto.

Área/Unidade Perfil/Servidor Atividade/Entrega Período

10. PONTOS DE ATENÇÃO

Relacionar as ameaças e oportunidades identificadas.

11. CRITÉRIOS DE PRIORIZAÇÃO

Assinale a opção referente aos critérios de priorização.

CRITÉRIO AVALIAÇÃO OPÇÃO

Importância

Estratégia

Alta – Contribuição ao objetivo estratégico igual ou superior a

70%

Média - Contribuição ao objetivo estratégico entre 40% e 70%

Baixa - Contribuição ao objetivo estratégico inferior a 40%

Abrangência

dos Resultados

Traz mudança para muitas áreas - Resultados abrangem mais

de uma secretaria ou é de extrema relevância



Página 30

CRITÉRIO AVALIAÇÃO OPÇÃO

do Projeto Traz mudança para poucas áreas - Resultados abrangem uma

secretaria e áreas subordinadas ou possui relevância média

Traz mudanças para uma área somente - Resultados

abrangem apenas um núcleo, uma seção ou uma

coordenadoria ou possui relevância pequena

Urgência do

Projeto

Alta - Resultados em menos de 3 meses após o término do

projeto ou durante a execução do projeto

Média - Resultados entre 3 meses e 6 meses após o término

do projeto.

Baixa - Resultados a partir de 6 meses após o término do

projeto.

Tempo

Estimado do

Projeto

Curto - Duração estimada inferior a 6 meses.

Médio - Duração estimada superior a 6 meses e inferior a 12

meses

Longo - Duração estimada superior a 12 meses.

Tendência

Irá piorar rapidamente - Se nada for feito, a situação vai piorar

em até 3 meses.

Irá piorar em curto prazo - Se nada for feito, a situação vai

piorar em até 6 meses.

Não irá piorar - Se nada for feito, a situação vai piorar em até

12 meses ou poderá até melhorar.

Priorização Valor final da Priorização

12. CONSIDERAÇÕES FINAIS



Página 31

4. LISTA DE PROJETO

ID PROJETO

S

OBJETIVO ESTRATÉGICO INSTITUCIONA

L

OBJETIVO ESTRATÉGIC

O DE TIC

ÁREA/SEÇÃO SETIC

CRITÉRIOS DE PRIORIZAÇÃO

N O T R I DATA DE PRIORIZAÇÃ

DATA DE

IMP

OR

TÂ

NC

IA

EST

RA

TÉ

GIC

A

AB

RA

NG

ÊN

CIA

R

ESU

LT

AD

O

UR

GÊ

NC

IA

TE

MP

O

TE

ND

ÊN

CIA

COMENTÁRIOS

Identificação do Projeto

Nome do Projeto Proposto


Descrição do Objetivo Estratégico de TIC ao qual o projeto possui maior alinhamento e/ou contribuição.

Identificação da Coordenadoria de TIC e Seção (equipe) que executará o Projeto

2000

1000

1000 500

1000

5500

1

Data de início

real do projeto

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0



Página 32

5. PAINEL GERENCIAL DO PORTFÓLIO DE TIC

ID PROJETO ÁREA GERENTE

DO PROJETO

SITUAÇÃO PLANO DO PROJETO

OBSERVAÇÃO OBJETIVO

ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

OBJETIVO ESTRATÉGICO

DE TIC STATUS

PR

IOR

IDA

DE

DA

TA

IN

ÍCIO

P

RE

VIS

TA

D

AT

A T

ÉR

MIN

O

PR

EV

IST

A

DA

TA

IN

ÍCIO

R

EA

LIZ

AD

A

DA

TA

TÉ

RM

INO

R

EA

LIZ

AD

A

%

PR

OG

RE

SSO

CU

STO

E

STIM

AD

O

CU

STO

R

EA

LIZ

AD

O

IDE

IEP

IDC

IEP

IAM

STATUS DAS ENTREGAS

Identi ficado

r

Nome do Projeto

Área da SETIC

que atende o projeto

Nome do Gerente do

Projeto

Em elaboração, Em aprovação, aprovado, em

revisão

Observação Geral sobre o projeto

Descrição do Objetivo

Estratégico Institucional

Descrição do Objetivo

Estratégico de TIC

Não iniciado, em

planejamento, em execução,

suspenso, cancelado ou

concluído.

Custo total

planejado

Custo total

realizado

Entregas e seus status

(não iniciado, iniciado,

concluído, etc.)



Página 33

6. PAINEL FINANCEIRO DO PORTFÓLIO DE TIC

ID PROJETO OBJETIVO

ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

OBJETIVO ESTRATÉGICO

DE TIC STATUS

TIPO DO

CUSTO

% PROGRESSO

CUSTO ESTIMADO

CUSTO REALIZADO ID

C

COMENTÁRIOS

TOTAL

7.

7530 - anexo i - manual de gestão do portfólio de projetos de tic · 2017-01-09 · poder...

Documents