6 e 6 a modelo de sistemas

Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004

Marcelo Lessmann 1Parte 3

Estruturas organizacionais

e Fluxo de Informação

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O QUE É UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO?

• Conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações.

James A. O’Brien



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Sistemas de Informação Baseados em Computador

• Para entender sistemas de informação deve-se entender os problemas para os quais eles foram projetados, seus elementos arquiteturais e de projeto, e os processos organizacionais que levaram a essas soluções.

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Os Sistemas de Informação vistos de uma Perspectiva de Negócios

• Numa perspectiva gerencial e de negócios, um sistema de informação é uma solução organizacional e administrativa, baseada na Tecnologia da Informação, para desafios e problemas criados num ambiente de negócios.



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Os Sistemas de Informação vistos de uma Perspectiva de Negócios

Organização (processos)

TIAdministração (pessoas)

SI

(Tecnologia da Informação)

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Organização - Introdução

• Sistemas de Informação são parte da organização

• Elementos-chave de uma organização:– pessoas, – estrutura, – procedimentos, – políticas e – cultura.



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Organização - Introdução

• Uma Organizações formal é composta por diferentes níveis e especialidades– sua estrutura revela uma clara divisão do

trabalho - os níveis mais altos envolvem trabalhos gerenciais, profissionais e técnicos e os níveis mais baixos envolvem trabalhos operacionais

– especialistas são contratados e treinados para diferentes funções

Organização - Principais Funções Organizacionais

• Vendas e Marketing– vender os produtos e serviços da organização

• Fabricação / produção– produzir produtos e serviços



Organização - Principais Funções Organizacionais

• Finanças– administrar os recursos financeiros da

organização (dinheiro, estoque, hipotecas, etc )• Contabilidade

– manter os registros financeiros da organização• Recursos Humanos

– atrair, desenvolver e manter a força de trabalho da organização

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Organização - Procedimentos de Operações Padrões

• Procedimentos de Operações Padrões são regras formais para a realização de tarefas

• As regras orientam os empregados em vários procedimentos



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Organização - Procedimentos de Operações Padrões

• Muitos procedimentos são formalizados e escritos, muito outros são práticas informais de trabalho

• Muitos Procedimentos de Operações Padrões de uma organização são incorporados em Sistemas de Informação

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Organização - Cultura

• Cultura: conjunto fundamental de suposições, valores e maneiras de fazer as coisas, que foram aceitos pela maioria dos membros da organização.

• Parte da cultura da organização pode ser encontrada embutida em seus sistemas de informação (Ex: dar prioridade aos serviços dos clientes pode ser encontrado em um sistema de acompanhamento de pacotes da empresa)



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Organização - Política

• Diferentes níveis e especialidades em uma organização criam diferentes interesses e pontos de vista.

• Essas visões conflitam freqüentemente. Esses conflitos são a base para as políticas organizacionais.

• Os Sistemas de Informação resultam de conjunto de diferentes perspectivas, conflitos, compromissos e acordos que são parte natural de toda organização

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Administração (pessoas) - Introdução

• Os gestores percebem os desafios de negócio no ambiente; apresentam as estratégias organizacionais para responder a esses desafios e alocam recursos financeiros e humanos para atingir a estratégia e coordenar o trabalho

• Os gestores têm também a responsabilidade de liderança



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Administração (pessoas) - Introdução

• Os gestores devem criar novos produtos, serviços e até re-criar a organização de tempos em tempos

• Os gestores devem direcionar trabalhos criativos usando novo conhecimento e informação.

• A tecnologia da informação tem um papel importante no redirecionamento e reprojeto da organização.

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Administração (pessoas)

• A interação dos componentes de TI com o componente humano é que traz funcionalidade e utilidade para os sistemas informatizados.

• As pessoas devem estar capacitadas e conscientes de sua participação na utilização dos SI.



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Tecnologia da Informação- Introdução

• Tecnologia da Informação é uma das principais ferramentas disponíveis aos gerentes para enfrentar as mudanças.

• Tecnologia da Informação é o instrumento que mantém a organização unida– hardware– software – tecnologia de armazenamento– tecnologia de comunicações

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• Conhecer como os computadores e softwares trabalham é importante no projeto de soluções para os problemas organizacionais

• Mas TI é apenas parte de um Sistema de Informação

• A TI é a infra-estrutura dos Sistemas de Informação, mas sozinha não pode produzir a informação para as necessidades particulares de uma organização

Tecnologia da Informação



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Abordagens Contemporâneas para SIs

• Abordagem Técnica:– abordagem matemática e modelos normativos– disciplinas: ciência da computação, ciência do

gerenciamento e pesquisa operacional

• Abordagem Comportamental:– problemas comportamentais que não podem

ser expressos com modelos normativos– disciplinas: sociologia, ciência polílica e

psicologia

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Sistemas de Informação(Desenvolvimento)



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Desenvolver um SI

• Não existe um único modo certo de se projetar um sistema.

• Os sistemas de informação diferem em termos de tamanho, tecnologia e complexidade.

• As empresas diferem em termos das habilidades do seu pessoal de informática, experiência e infra-estrutura computacional instalada.

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Alternativas de desenvolvimento

• Equipe interna = funcionários de TI

• Contratação de terceiros para desenvolvimento de um sistema específico

• Aquisição de pacotes de sistemas prontos

• Desenvolvimento pelo usuário final



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Independente do método escolhido, os objetivos da análise de sistemas são:

• Definir os objetivos gerais do sistema;• Identificar a operação e os problemas

do(s) sistema(s) existente(s);• Identificar os requerimentos e objetivos do

novo sistema;• Identificar áreas que requerem mudança

organizacional.

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Como solucionar os Problemas organizacionais com os SI

• Cinco estágios do processo de solução de problemas:

1. Definir e analisar o problema2. Investigar e compreender o problema3. Selecionar a melhor opção4. Projetar a solução5. Implementar a solução



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Solução de Problemas

Definir e

analisar

Investigare

Compre-ender

Selecio-nar

ProjetarImple-mentar

Avaliar os ResultadosSoluções Possíveis

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Análise e Projeto de Sistemas

1. Analisar o problema� Identificar o problema� Identificar questões de pessoal,

tecnológicas e da organização2. Compreender o problema

�Reunir informações� Identificar causas e histórico

3. Tomar Decisão�Especificar os objetivos da solução�Avaliar soluções alternativas�Selecionar a melhor solução

Análise



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Análise e Projeto de Sistemas

4. Projetar a solução� Projeto lógico� Projeto físico

5. Implementar a solução� Implementar o plano� Modificar os procedimentos (se

necessário)� Avaliar a solução

Projeto

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Manter o Sistema

• Manutenção– Correções de erros (bugs)– Melhorias de performance– Atendimento a legislação

• Customizações / melhorias

• Custos ?!



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Tipos de Sistemas de Informação

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Relação

Sist Processamento Transações (SPT)

Sist Inf. Gerenciais (SIG)Sist Apoio Decisão (SAD)

Operacional

Conhecimento

Gerenciamento

Estratégico

Organização

Sist AutomaçãoEscritório (SAE)

Sistemas Informações Executivas (EIS)



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Aplicações-Chaves na Organização

• Sistemas Nível-Operacional: suporte aos gerentes organizacionais no desenvolvimento de atividades elementares e transacionais na organização

• Sistemas Nível-Conhecimento: suporte ao negócios para integrar novos conhecimentos e auxiliar a organização controlar o fluxo de papéis

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Aplicações-Chaves na Organização

• Sistemas Nível-Gerenciamento: suporte ao monitoramento, controle, tomada de decisões e atividades administrativas de gerentes middle

• Sistemas Nível-Estratégico: auxiliam gerentes sêniors manipular e situar questões estratégicas e tendências de longo-prazo, ambas na organização e no ambiente externo.



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Principais Tipos de SIs

• EIS (Sistemas de Informações Executivas)

• SIG (Sistemas de Informações Gerenciais)

• SAD (Sistemas de Apoio a Decisão)

• SAE (Sistemas de Automação de

Escritório)

• SPT (Sistemas de Processamento de

Transações)

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SPT - Sistemas de Processamento de Transações

Definições:

• Executam operações rotineiras • São a base para os demais sistemas de

informação• Demandam grande quantidade de entrada

de dados e produzem grande quantidade de saída, sem exigir processamento complexo ou sofisticado



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Métodos de Processamento de Transações:

• Processamento em lotes• Processamento on-line• Entrada on-line com processamento

posterior

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Objetivos:

• Aumentar a eficiência do trabalho• Ajudar a fornecer mais e melhores serviços• Processar dados gerados pelas e sobre as

transações• Manter um alto grau de precisão• Assegurar a integridade e a precisão dos

dados e informações• Produzir documentos e relatórios com

pontualidade



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Exemplo de Aplicação:

• Sistemas de Processamento de Pedidos(Entrada do pedido; Configuração das vendas; Planejamento da entrega; Execução da entrega; Controle de estoque de produto acabado; Faturamento; Interação com o cliente; Planejamento da logística de entrega e agendamento)

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SAE - Sistemas de Automação de Escritório

Definições:

• São sistemas destinados a aumentar a produtividade dos trabalhadores da informação nos escritórios.

• São sistemas que dão suporte às atividades de gerenciamento de documentos, cronogramas, comunicações, gerenciamento de dados e de projetos.



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Definições:

• Compreendem sistemas de edição de textos, sistemas baseados em redes de comunicação, sistemas de agenda eletrônica e groupware, sistemas de gerenciamento de projetos, sistemas de tratamento de imagens (scanners, ...).

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Exemplos de aplicações:

• Workflow eletrônico de aprovação de despesas de viagens.

• Gerenciamento eletrônico de documentos para controlar e gerenciar a revisões e aprovações de normas internas da empresa.



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SIG - Sistemas de Informações Gerenciais

Definições:

• São sistemas onde os dados são disponibilizados aos gerentes numa forma em que possam ser analisados efetivamente.

• Ajudam os gerentes a desenvolver planos mais eficientes, tomar decisões melhores e ter maior controle sobre as operações da empresa.

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Definições:

• Possibilitam a comparação de resultados para estabelecer as metas da companhia.

• Permitem a identificação de áreas com problemas e oportunidades de aprimoramento.

• O SIG precisa fornecer a informação certa, para a pessoa certa, do modo certo e na hora certa.



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Saídas:

• Relatórios agendados, indicadores-chave, de demanda e de exceção

Subsistemas de Informações Gerenciais:

• SIG Financeiro• SIG Industrial• SIG de Marketing• SIG de Recursos Humanos• SIG Contábil

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Exemplos de Aplicações:

• Relatórios do SIG Financeiro:– Relatórios de fluxo de caixa e provisões– Relatórios de lucros e perdas– Relatórios de custos– Relatórios de auditoria interna e externa

• Relatórios do SIG Produção:– Relatórios de indicadores e controle de qualidade– Planejamento de recursos da produção– Controles de estoque



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SAD - Sistemas de Apoio à Decisão

Definições:

• São sistemas que dão suporte à tomada de decisões relacionadas a um problema específico.

• Focam problemas empresariais desestruturados ou semi-estruturados.

• Não substituem os tomadores de decisão.

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Definições:

• Sistemas responsáveis para rodar diversas vezes em um dia afim de corresponder às mudanças de condições

• Maior poder analítico do que outros sistemas:– constrói uma variedade de modelos de análise

de dados• Permite usuários iniciar e controlar a entrada e/

ou a saída (atingir metas)• Oferece flexibilidade, adaptabilidade e respostas

rápidas



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Recursos de um SAD:

• Suporte às fases de solução de problemas.• Suporte a diferentes situações de decisão.• Suporte a diferentes estruturas de

problema.• Suporte a várias etapas do processo de

tomada de decisão.

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Exemplos de Aplicações:

• Definição de aplicação em mercado financeiro de acordo com as características definidas pelo usuário, analisando as taxas e rentabilidade, baseado numa expectativa de rendimento

• Aprovação de financiamento de acordo com as regras e dados de entrada



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EIS - Sistema de Informações Executivas

Definições:

• Dão suporte especializado para tomada de decisões estratégicas.

• Permitem aos executivos de alto nível um meio de acompanhar os fatores críticos de sucesso.

• Projetados para incorporar dados sobre eventos externos.

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Características dos EIS’s:

• Feitos sob medida para executivos específicos.

• Fáceis de usar.• Recursos para fazer a estratificação de

dados.• Ajudam em situações com alto grau de

incertezas.



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Recursos de um EIS:

• Suporte à formação de uma visão sistêmica.

• Suporte ao planejamento estratégico.• Suporte estratégico para organização e

recursos humanos.• Suporte ao controle estratégico.• Suporte à administração de crises.

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SIs: Tabela Comparativa

Tipo de sistema

Informações Entrada

ProcessamentoInformações Saída

Usuários

EISDados agregados, internos e externos

GráficosComparações previsto/ realizado

Alto escalão e gerencia

SIGAlto volume de dados; modelo simples

Análise de baixo nível; relatórios

Sumários e relatórios de exceções

Gerencia

SADBaixo volume dados; modelos analíticos

Interativo; simulações

Análise de decisões; relatórios especiais

Gerencia e nível de staff

SAEDocumentos; dados não estruturados; cronogramas

Gerenciamento atividades; troca de dados

Atas; e-mail; desenhos; documentos

Área administrativa; gestores

SPTTransações; eventos

Listagem; atualização; ordenação

Listas; relatórios detalhados

Pessoal operacional



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Sistemas de InformaçãoGestão de Processos

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As organizações esperam que gerentes não somente usem sistemas mas também:

1. Saibam como usar a tecnologia da informação para projetar organizações competitivas e eficientes;

2. Participem no projeto da arquitetura de informação e sistemas de sua empresa;

3. Administrem os recursos de informação da organização;

4. Participem da definição e aquisição das tecnologias da informação;



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As organizações esperam que gerentes...

5. Entendam sobre padrões de hardware e software de modo a garantir que os mesmos sejam compatíveis e possam operar em conjunto;

6. Escolham entre opções de telecomunicações alternativas;

7. Gerenciem e controle a influência dos sistemas nos empregados e no cliente;

8. Sugiram novos usos para os sistemas de informação.

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Mudanças no Processo de Gerenciamento: Organizações e SI

• Crescente interdependência entre organização e SI:

• Relacionamento de SI e organizações resultante da crescente complexidade e escopo dos sistemas e aplicações

•Estratégias de negócio•Regras•Procedimentos

•Softwares •Hardware•Dados•Telecomunicações



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• Crescente poder e declínio do custo da Tecnologia de Informação

• Sistemas e aplicações mais fortemente relacionados com atividades fundamentais

• Formação de uma Arquitetura de Informação

Mudanças no Processo de Gerenciamento: Organizações e SI

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Mudanças no Processo de Gerenciamento: Questões-Chaves

1. Mudança nos Negócios Estratégicos: Como os negócios usam tecnologia de informação para projetar organizações que são competitivas e efetivas?

2. Mudança na Globalização: como as organizações podem entender o negócio e requisitos de sistema de um ambiente de economia global?

3. Mudança na Arquitetura de Informação: como as organizações podem desenvolver uma arquitetura de informação que suporte seus objetivos de negócio?



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Mudanças no Processo de Gerenciamento: Questões-Chaves

4. Mudança no Investimento em SI: como as organizações determinam o valor do negócio do SI?

5. Mudança de Controle e Responsabilidade:como a organização pode projetar sistemas onde as pessoas possam controlar e entender? Como a organização pode ter certeza que seus SIs são usados de maneira socialmente ética e responsável?

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Cinco Componentes-Chave do Negócio



Os desafios das organizações que implementam um SI:

O primeiro desafio é o GO LIVE, ou seja, colocar o sistema “no ar”.

O segundo é realizar a transformação viabilizada pela TI e utilizar todo o potencial do Sistema

Desafios dos SI

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A visão de processos

• As operações empresariais não são ilhas funcionais isoladas, pelo contrário, os processos empresariais perpassam por toda a estrutura organizacional, do momento em que são iniciados pelo cliente até o ponto em que o cliente recebe como retorno o produto de sua solicitação.



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Revendo processos

O gerenciamento de funções busca otimizar partes, baseando-se no pressuposto de que se cada um fizer bem sua parte, o todo será ótimo.

Meu Presidente

Meu Diretor O outro DiretorO diretor dos

outros

Meu Gerente O outro Gerente

Meu chefe O outro chefeO chefe

dos outrosO chefe

dos outros

O outro Gerente

Um outro chefe Um outro chefe

O gerenciamento de processos parte da crença de que organizações onde já foram feitas racionalizações entre áreas, só podem ser otimizados considerando-se o conjunto (processos) e não apenas as partes (áreas organizacionais).

Meu Presidente

Meu Diretor O outro DiretorO diretor dos

outros

Meu Gerente O outro Gerente

Meu chefe O outro chefeO chefe

dos outrosO chefe

dos outros

O outro Gerente

Um outro chefe Um outro chefe

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Os setes fatores críticos de Sucesso de TI

1. Uma visão do topo que inclua a TI2. Redesenho de Processos Operacionais e de

Suporte3. Redesenho de Processos Gerenciais4. Liderança da Gerência da linha no uso da TI5. Um CIO orientado para o Negócio6. Compromisso em investir em TI7. Gestão Eficaz da Mudança



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Os setes fatores críticos de Sucesso de TI

1. Uma visão do topo que inclua a TI2. Redesenho de Processos Operacionais e de

Suporte3. Redesenho de Processos Gerenciais4. Liderança da Gerência da linha no uso da TI5. Um CIO orientado para o Negócio6. Compromisso em investir em TI7. Gestão Eficaz da Mudança

Como traduzir esses fatores para minha empresa ?

Como justificar os investimentos em TI ?

Como a TI agrega valor aos negócios ?

O papel do usuário na obtenção dos resultados ?

O papel do gestor no uso da TI para administrar ?

6 e 6 a modelo de sistemas

Technology