Superintendncia de Acompanhamento e Avaliao do Sistema Educacional SUPAV Coordenao de Gesto Descentralizada - CGD

Coordenao de Aes Participativas CAP Coordenao de Modernizao Organizacional - CMO

Manual

SISTEMA ESCOLAR

Guia COLEGIADO

Subguias Reunio e Evento

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1. APRESENTAO A Secretaria da Educao da Bahia utiliza o Sistema Escolar, como ferramenta desenvolvida em

tecnologia Web que interliga o rgo Central, Diretorias Regionais de Educao (DIREC) e

Unidades Escolares (UE) com o objetivo de registrar e armazenar dados legais, administrativos,

funcionais e financeiros referentes ao funcionamento das unidades escolares da rede estadual,

Frente necessidade de acompanhar, apoiar e desenvolver aes para implementao das novas

atribuies legais dos colegiados escolares, a Superintendncia de Acompanhamento e

Avaliao do Sistema Educacional (SUPAV) se articulou com a Coordenao de Modernizao

(CMO), com o intuito de customizar o Sistema Escolar tornando-o apto para acolher e sistematizar

o fluxo de dados e informaes oriundos do processo eletivo e atuao dos colegiados.

A criao da Guia Colegiado no Sistema Escolar, constitui-se um marco estruturante para gesto

e avaliao da Poltica de Fortalecimento dos Conselhos Escolares a partir do rgo Central,

alm de contribuir com as unidades escolares como instrumento estratgico para a publicizao,

transparncia e legalidade da gesto democrtica.

No perodo de 2009 a 2011 os procedimentos de insero de dados referentes aos Colegiados

Escolares ficaram sob a responsabilidade das Direc. A proposta inicial de descentralizao se

concretiza tendo em vista a interlocuo entre as instncias do sistema educacional, bem como

uma maior condio para o monitoramento a ser realizado pelas Direc nas escolas de sua

circunscrio.

Dessa forma, este manual orienta os colegiados escolares (gestor e presidente do colegiado)

quanto s funcionalidades e procedimentos necessrios para insero e atualizao das Sub-

Guias REUNIO e EVENTOS do Sistema Escolar Colegiado. Esse mecanismo permitir a

transparncia e apropriao das escolas sobre as rotinas e atividades a serem desenvolvidas

pelos colegiados escolares, em perfeita sintonia com as determinaes legais.

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2. ACESSO AO SISTEMA ESCOLAR

O Sistema Escolar Colegiado trabalhado em formato web net, com o navegador INTERNET EXPLORER e encontra-se disponvel no seguinte endereo: http://www.sec.ba.gov.br/siig/sistemaescolar/home.asp para usurios devidamente cadastrados junto Coordenao de Aes Participativas - CAP. Ao acessar a pgina, aparece a seguinte tela.

Coordenao de Aes Participativas (71) 3115-9180/1352

Nesta tela inicial, o usurio (presidente do Colegiado e/ou Diretor da Unidade Escolar) dever inserir login (Cdigo da Escola no MEC) e a senha inicial sec123. Logo aps o primeiro acesso, a senha inicial dever, obrigatoriamente, ser modificada pelo usurio por uma senha alfanumrica contendo de 6 (seis) a 10 (dez) dgitos.

Clique no boto para que o sistema seja acessado, conforme tela a seguir Obs.: se o usurio no alterar a sua senha no primeiro acesso, esta s poder ser alterada por meio de solicitao de seu coordenador para o endereo eletrnico: colegiado.escolar@educacao.ba.gov.br.

2.1 Acesso Guia COLEGIADO

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Ao clicar na Guia Colegiado aparecer as sub-guias DADOS, ATUAL e HISTRICO para visualizao:

3. ORGANIZAO E DESCRIO DAS SUBGUIAS 3.1. Acesso e visualizao da subguia DADOS

Ao clicar nesta subguia, visualiza-se os seguintes dados, conforme tela a seguir:

3.2. Acesso e visualizao da subguia ATUAL

Ao clicar nesta subguia, visualiza-se a composio atual dos membros do colegiado escolar, conforme dados a seguir:

3.3. Acesso e visualizao da subguia HISTRICO

Ao clicar nesta subguia, permitido o acesso aos dados de composio do colegiado de mandatos

anteriores. Identifique a data incio e data fim, clique no cone (lupa) e acesse a composio do colegiado do mandato escolhido, conforme figura a seguir:

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O processo de descentralizao dos registros de dados das Subguias REUNIO e EVENTOS consiste na utilizao do Sistema Escolar Colegiado pela Unidade Escolar, com acesso aos procedimentos de insero e/ou atualizao das referidas subguias, conforme detalhamento de procedimentos a seguir

3.4. Acesso e insero/alterao de dados na subguia Reunio 3.4.1. Cadastro (insero) do CRONOGRAMA DE REUNIES

Para cadastrar o cronograma de reunies ordinrias mensais, clique na subguia Reunio, e o sistema exibir a tela a seguir:

Digite as datas previstas para realizao das (10) dez reunies ordinrias, Obs.: O cronograma deve contemplar reunies com datas previstas a partir do ms de maro.Para finalizar este procedimento clique em e o sistema exibir a tela a seguir:

Finalizado o procedimento de lanamento do Cronograma de Reunies, o passo seguinte inserir os dados e informaes referentes a cada reunio ordinria.

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3.4.2. Cadastro (insero/lanamento) de REUNIO

Para cadastrar cada reunio ordinria, clique no boto , (radio buton) localizado ao lado

esquerdo da data que deseja fazer o cadastro (ver tela anterior). Em seguida, clique em e aparecer a seguinte tela, onde devem ser digitados os dados.

Cadastre todos os dados referentes reunio:

Data da reunio Inserir a data de realizao da reunio

Nmero de participantes Inserir o nmero de participantes presentes reunio

Participantes clicar no boto (rdio Button) localizado ao lado do nome de cada participante presente reunio;

Pauta Inserir de forma resumida os itens da pauta

Sntese das deliberaes inserir de forma resumida sntese das deliberaes de acordo com a ata

Observaes inserir registro de encaminhamentos e/ou informao considerada relevante e deliberada na reunio;

Aps o preenchimento de todos os campos, clique no boto . O sistema exibir a tela a seguir: Para cadastrar uma Reunio Extraordinria ou Assembleia, realize os mesmos procedimentos relacionados a insero de dados para as reunies ordinrias.

Cadastre todos os dados referentes Reunio Extraordinria ou Assembleia, depois clique no boto . Para listar histrico de todas as reunies e assembleias realizadas no colegiado, clique no boto

. O sistema exibir a tela:

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Para retornar tela inicial da guia Reunio, clique em .

3.5. Acesso e insero/alterao de dados na subguia EVENTOS

Para cadastrar um evento, clique na guia Eventos. O sistema exibir a tela:

Para cadastrar um evento clique no boto . O sistema exibir a tela:

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Cadastre todos os dados referentes ao Evento:

Data incio do evento Inserir a data de incio do evento.

Data final do evento Inserir a data final do evento.

Natureza do evento Informar a natureza do evento, de acordo com as opes a seguir: Encontro; palestra; jornada; gincana; festividades; feiras; frum, torneios esportivos, atividades artsticas e culturais, cursos.

Ttulo Informar o ttulo do evento.

Pblico alvo Informar o pblico participante do evento, de acordo com as opes: aluno; professor; servidor; pais; comunidade escolar; comunidade local.

Observaes inserir qualquer tipo de informao considerada relevante relacionada ao evento.

Para finalizar a insero dos dados clique no boto . Para alterar os dados de um evento j cadastrado, clique no boto .

Para visualizar os dados de um evento j cadastrado, clique no boto .

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Para retornar tela inicial da guia Eventos, clique no boto .

4. SADA DO SISTEMA

Para sair do sistema a qualquer momento que o usurio estiver navegando, ele poder clicar na opo Sair, que est localizado no centro superior da tela, conforme destacado pela circunferncia vermelha da tela a seguir:

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5. ROTEIRO PARA CONSOLIDAO DE DADOS NO SISTEMA Tendo em vista a necessidade de encerramento das atividades do colegiado no Sistema

Escolar/COLEGIADO em 2011 e a abertura do Sistema para lanamento de dados referentes ao

ano de 2012, necessrio que cada U.E. avalie a situao dos registros de dados no Sistema

Escolar/COLEGIADO e realize os procedimentos adequados conforme orientaes a seguir:

Situao 1 - Unidade Escolar sem registro do CRONOGRAMA DE REUNIES

1. Acesse o Sistema Escolar conforme Item 2 e subitem 2.1

2. Acesse Subguia REUNIO conforme Subitem 3.4

3. Insira o cronograma de reunies ordinrias mensais, conforme Subitem 3.4.1

Nota: Caso a UE no tenha cronograma referente 2011 deve-se inserir datas fictcias para cada ms.

Situao 2 - Unidade Escolar sem registro de REUNIES

1. Acesse o Sistema Escolar conforme Item 2 e subitem 2.1

2. Acesse Subguia REUNIO conforme Subitem 3.4

3. Insira a sntese da Reunio Ordinria mensal, conforme Subitem 3.4.2

Caso a UE no tenha registro da reunio prevista ou recm-inserida (Situao 1) no Sistema, deve-se proceder conforme procedimento a seguir:

Procedimento 1 quando a reunio no foi realizada

1. Acesse o Sistema Escolar conforme Itens 2 e subitem 2.1

2. Acesse Subguia REUNIO conforme Subitem 3.4.2

Preencha os campos correspondentes conforme o modelo:

DATA DA REUNIO Repetir a data prevista para a reunio

NMERO DE PARTICIPANTES

Digitar 0 (zero)

PARTICIPANTES No clicar no boto (rdio Button) localizado ao lado do nome de cada participante, em virtude da no realizao da reunio

PAUTA Digitar REUNIO NO REALIZADA

SNTESE DAS DELIBERAES

Digitar REUNIO NO REALIZADA

OBSERVAES Digitar REUNIO NO REALIZADA

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Procedimento 2 quando a reunio foi realizada, a U.E. possui registros mas no foram lanados no Sistema

1. Acesse o Sistema Escolar conforme Item 2 e subitem 2.1 do Manual

2. Acesse Subguia REUNIO conforme 3.4.2

Preencha os campos correspondentes conforme o modelo:

DATA DA REUNIO Repetir a data prevista para a reunio

NMERO DE PARTICIPANTES

Digitar o nmero de participantes

PARTICIPANTES Clicar no boto (rdio Button) localizado ao lado do nome de cada participante

PAUTA Digitar sntese da pauta

SNTESE DAS DELIBERAES

Digitar sntese das deliberaes

OBSERVAES Digitar qualquer informao considerada relevante

Procedimento 3 quando a reunio foi realizada mas no foi lanada no Sistema e a U.E. no possui registro da reunio.

1. Acesse o Sistema Escolar conforme Item 2 e subitem 2.1 do Manual

2. Acesse Subguia REUNIO conforme 3.4.2

Preencha os campos correspondentes conforme o modelo:

DATA DA REUNIO Digitar ou repetir a data prevista para a reunio

NMERO DE PARTICIPANTES

Digitar o nmero de participantes

PARTICIPANTES Clicar no boto (rdio Button) localizado ao lado do nome de cada participante

PAUTA Digitar REUNIO SEM REGISTRO

SNTESE DAS DELIBERAES

Digitar REUNIO SEM REGISTRO

OBSERVAES Digitar REUNIO SEM REGISTRO

Observaes: (1) Fazer a leitura prvia do Manual de Orientaes buscando conhecer as subguias e solucionar

as dvidas com a Direc. (2) Aplicar/utilizar os procedimentos acima descritos em funo da situao vivenciada por cada

UE/Colegiado Escolar. (3) Caso haja registros de EVENTOS, realizar a insero de dados conforme Subitem 3.5 do

Manual. (4) Telefones SUPAV/CGD/CAP: (71) 3115-9180 ou 3115-1352. Email: colegiado.escolar@educacao.ba.gov.br