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  Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 1 e Patrim ôni o Ge st ão de A l m oxari fado

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Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 1

e Patrimônio

Gestão de Almoxarifado

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Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 2

SUMÁRIO

1. FATORES QUE INTERFEREM NA POLÍTICA DE AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DEBENS PATRIMONIAIS ........................................................ ............................................................... .............. 2

1.1. FONTES DE INFORMAÇÃO ......................................................... .......................................................21.2 CONCEITOS BÁSICOS ........................................................ ............................................................... ...3ORGANIZAÇÃO POLÍTICO-ADMINISTRATIVA DO BRASIL ...................................................................3ENTIDADES COMPONENTES ............................................................. .......................................................3 Conceitos : ....................................................................................................................................................3 ORIENTAÇÃO OU REGULAMENTAÇÃO E CONTROLE DO SERVIÇO PÚBLICO ................................3 SISTEMA DE CONTABILIDADE FEDERAL - SICON ....................................................... .......................4 1.3. SOBERANIA DAS CARACTERÍSTICAS DOS MATERIAIS ..................................................................6 1.4. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS .......................................................................... .........................7 1.5. CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS .................................................................................................... .101.7. DA CARGA E IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS ........................................................ .....................131.8. DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO ....................................................... ..........................................141.9. COMPRAS E SUA PREVISÃO ....................................................... .....................................................15Quanto pedir  – qual o volume do lote econômico (as quantidades de materiais que compõem o pedido)? ....................................................... ............................................................... ................................18Quando pedir  – Em que momento ou nível de estoque o pedido deve ser colocado? .................................18Como controlar o sistema – Que procedimentos e rotinas devem ser implantados para ajudar atomar essas decisões? ...................................................... ............................................................... ............181.10. FORNECEDORES ............................................................. ............................................................... .191.11. CONTRATOS .....................................................................................................................................201.12. DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO ................................................................ ................................221.13. DA ARMAZENAGEM ........................................................ ............................................................... .24

Em alguns casos: ........................................................................................................................................25 Embalagem ................................................................................................................................................25  Montagem de kits ............................................................. ............................................................... ............25 Controle de temperatura e umidade. ..........................................................................................................25 1.14. SANEAMENTO DE MATERIAL .............................................................. ..........................................26 1.15. CUIDADOS ESPECIAIS ...................................................................................................................27 1.16. CONTROLE E RENOVAÇÃO DE ESTOQUES ............................................................ .....................281.17. DOS INVENTÁRIOS .......................................................... ............................................................... .30

NOMEAÇÃO DE COMISSÃO; ..................................................... .......................................................... ......32 

LEVANTAMENTO, ARROLAMENTO, AVALIAÇÃO E REGISTRO DO PATRIMÔNIO; ............... 32 

GERAR RELATÓRIO DO INVENTÁRIO E ENVIÁ-LO PARA TCM; .................................................. 32 

 Lança dados do Inventário no Balanço Patrimonial; ............................................................ .....................32 1.18. DO DESFAZIMENTO .......................................................................................................................331.19. A RESPONSABILIDADE SOBRE O PATRIMÔNIO .........................................................................35

REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFIAS ......................................................... ..................................................... 38

ANEXOS .........................................................................................................................................................40

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1.  FATORES QUE INTERFEREM NA POLÍTICA DE AQUISIÇÃO EADMINISTRAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS

A Unidade de Patrimônio de uma Empresa, seja estatal ou não, é de grandeimportância, visto que é dentro dela que se processa toda a política de aquisição,controle, conservação e distribuição de bens, agindo assim em uma inter-relação comoutros seguimentos internos e externos à empresa em sua totalidade.

Em consonância com a dimensão de suas atividades, necessária se faz a demandapor maior qualidade com menor custo, a fim de atender não apenas às necessidades dasociedade como também às exigências legais que norteiam estas ações.

Nesta assertiva, é que, a seguir, procurou-se destacar alguns fatores relevantes a fimde bem delinear a prática da política de aquisição e administração de Bens Patrimoniais.

1.1. FONTES DE INFORMAÇÃO

O gestor de patrimônio como todo o bom profissional, deve estar sempre bematualizado no que se refere ao desempenho do seu trabalho, seja no que diz respeito àssuas próprias atividades, como também sobre as tendências futuras, a fim de que possaadequar a sua rotina bem como a de todos aqueles que interagem nesse sentido,evitando um direcionamento que venha causar prejuízos à organização que representaou a terceiros.

Pode-se dizer que o conhecimento das fontes de informação representa aatualização e a consolidação das informações disponíveis nas organizações.

A seguir algumas fontes de informação foram selecionadas, notadamente,aquelas que estão disponíveis na Internet. Entre as mais importantes neste sentido,destacam-se:

www.senado.gov.br/portal - base de pesquisa legislativa atrelada ao SenadoFederal. Permite a procura por tipo de documento, data de publicação, bemcomo o acompanhamento de propostas de legislação, inclusive alterações, em

andamento;

www.comprasnet.gov.br - trata exclusivamente das compras do governofederal, com informações disponíveis sobre legislação, fornecedores eatualidades de interesse para os gestores de patrimônio público estadual;

www.planejamento.gov.br - traz todas as informações sobre as atividadesdesenvolvidas a cargo do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão doGoverno Federal;

www.interlegis.gov.br - é outra base de dados legislativos do Governo Federal;

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www.redegoverno.gov.br - traz informações sobre a estrutura e as competênciasde cada unidade do Governo Federal, e ainda, as formas de contato com osresponsáveis em cada uma destas. É bastante útil quando se deseja saber ondeobter informações a respeito de assuntos específicos relacionados ao Poder

Público.

1.2 CONCEITOS BÁSICOS

A Administração pública tem suas características próprias, diante disso, vamos citaralgumas dessas que possam servir de apoio para o desenvolver do tema.

ORGANIZAÇÃO POLÍTICO-ADMINISTRATIVA DO BRASIL

ENTIDADES COMPONENTES

A União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios, são entidades autônomas.Cabe  a União exercer a soberania do Estado Brasileiro perante o contextointernacional; exercer os poderes que garanta: a soberania e defesa nacional; acidadania; os direitos individuais; a boa relação internacional; o bem-estar sócio-econômico do povo; administrar e legislar, entre outras atividades.Cabe a União, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios competênciascomo: conservar o patrimônio público; proteger os bens históricos, as paisagensnaturais e sítios arqueológicos, o meio ambiente e da poluição; a saúde e

assistência pública; e sociedade em geral.Cabe a União, aos Estados, e ao Distrito Federal (art. 24 da CF/88) legislar enormatizar sobre matérias específicas, como: direito tributário, financeiro,econômico, orçamentário, trabalhista etc. 

SERVIÇO PÚBLICO NO BRASIL

Conceitos :

a)  De  Diogo de Figueiredo Moreira Neto: Serviço Público é uma atividade deAdministração que tem por fim assegurar, de modo permanente, contínuo egeral, a satisfação de necessidades essenciais ou secundárias da sociedade, assimpor lei considerados, sob as condições impostas unilateralmente pela própriaAdministração.

ORIENTAÇÃO OU REGULAMENTAÇÃO E CONTROLE DO SERVIÇO PÚBLICO

Cabe ao Poder Público da Administração Pública a responsabilidade pelaregulamentação e o controle, ao serviço público concedido, ou permitido ou autorizado,mesmo nos casos de haver delegação de poderes a terceiros.

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Nota: Observar que os serviços públicos ou de utilidade pública de qualquer natureza,tem por objetivo principal de servir a coletividade social (a sociedade pública) e, emsegundo, o de produzir renda para aquele que o explora, e que toda a sociedade sejabeneficiada com um serviço de qualidade pelo Estado.

Sistemas de Gestão

a) SIDOR: sistema integrado de dados orçamentários, conjunto de informações sobrea estrutura orçamentária, as provisões de receitas, despesas, distribuição de receitaspúblicas etc, alimentando dados e elementos para a comissão mista pertencente aocongresso nacional (senadores e deputados) para examinarem e emitirem parecer sobreos planos e programas nacionais, regionais e setoriais, acompanhar e fiscalizar oorçamento previsto a atingir o objetivo do estado;

b) SIAFI: sistema integrado de administração financeira do governo federal, conjuntode sistemas da administração orçamentária e financeira dos recursos da União,centraliza e processa eletronicamente os dados, que é oferecido como suporte aosórgãos centrais, setoriais e executores, da gestão pública, tornando segura acontabilidade da união, sob supervisão do Tesouro Nacional;

SISTEMA DE CONTABILIDADE FEDERAL - SICON

Sistema que tem por objetivo evidenciar, registrar e controlar a situação orçamentária,financeira e patrimonial da União, apontar os atos e fatos relacionados com aAdministração financeira, orçamentária e patrimonial, através do Sistema de

Contabilidade Federal (Constituição Federal de 1988, no Titulo IV, Capítulo I, SeçãoIX, art. 70 ao 75; capítulo II seção I, art.163 e 164; seção II art. 165 ao 169; e, Lei nº8.112 de 11/12/90) com vistas à elaboração de demonstrações contábeis.

As operações de que resultem débitos e ou créditos de natureza financeira nãocompreendida na execução orçamentária serão, também, objeto de registro e evidêncianos registros contábeis.

PATRIMÔNIO PÚBLICO

Todos os anos o poder público em suas diversas esferas, seja federal, estadual ou

municipal, destina significativa parcela de recursos à aquisição de materiais que serãoutilizados com as mais diferentes finalidades, visando o atendimento da população.

Todo esse conjunto de materiais adquiridos com recursos públicos custoudinheiro, valem dinheiro e devem ser tratados como se dinheiro fossem. Assim,integram importante parcela do patrimônio público.

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O dicionário Aurélio1 traz, em sua página 1282, uma precisa definição depatrimônio: “complexo de bens, materiais ou não, direitos e ações, posse e tudo o mais

que pertença a uma pessoa ou empresa e seja suscetível de apreciação econômica”.  

Cabe ao gestor de patrimônio público uma série de atividades que envolva os

bens sob seus cuidados ou mesmo antes, quando da aquisição destes para o atendimentodas diversas necessidades da população, conforme fora frisado anteriormente. Podefazer parte de sua rotina a elaboração de orçamentos e o controle das respectivas contaspúblicas, a guarda e conservação desses materiais, além de sua distribuição para osrequerentes. Para isso deverá exercer atividades de planejamento e controle.

Como planejamento pode-se definir a tomada de todas as providênciasrequeridas, em termos de verificação das necessidades (seja de pessoal, de materiais, deequipamentos etc.) e para o atendimento dessas necessidades, para que um dado projetoou objetivo possa ser realizado ou alcançado. Pode-se dizer que é o caminho a serseguido para assegurar que todas as expectativas e demandas possam ser atendidas.

O controle é a contínua verificação do planejamento, corrigindo os desvios entreo que está sendo efetivamente obtido e aquilo que se deseja ou se espera.

Então, o planejamento e o controle do patrimônio material na empresa públicaenvolvem atividades antes de sua entrada na organização, durante a sua presença nestae, também, para a sua saída dos registros desta.

Como material pode-se definir todo o conjunto de bens tangíveis, isto é, móveise imóveis que compõem o patrimônio de uma organização.

Bens imóveis é todo o conjunto de edificações e espaços, terrenos etc. que nãopodem ser deslocados de seu local de instalação. Por sua vez, os bens móveis têm essacaracterística de mobilidade potencial. Estas definições são importantes para o controlefísico desses bens e sua respectiva avaliação.

Para fins de elaboração e controle dos orçamentos e das contas públicas duasdefinições são fundamentais. Material de consumo e material permanente.

Por material de consumo, pode-se definir aquele que, em razão de seu usocorrente e de definição da Lei n°. 4.320/64, perde sua identidade física e/ou tem sua

utilização limitada em dois anos. São definidos como despesas de custeio, da categoriaeconômica despesas correntes.

Por sua vez, material permanente pode ser entendido como aquele que,igualmente em razão de seu uso corrente e de definição legal, não perde a suaidentidade física, mesmo quando incorporado a outro bem e/ou tem uma durabilidadesuperior a dois anos. São definidos como despesas de investimento, da categoriaeconômica despesas de capital.

1 FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo dicionário da língua portuguesa. 2ª. ed. Rio deJaneiro: Nova Fronteira, 1986. 36ª. reimpressão.

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Na classificação de despesa orçamentária, para a identificação do material permanenteou de consumo são adotados os parâmetros abaixo, caso se enquadre em algum deles omaterial será considerado de consumo.

Durabilidade – quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suascondições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;

Fragilidade – quando a estrutura do material está sujeita à modificação, por serquebradiço ou deformável, caracterizando-o pela perda e/ou irrecuperabilidadede sua identidade;

Perecibilidade  – quando o material está sujeito a modificações em sua natureza(química ou física), sendo passível de deterioração ou perda de suascaracterísticas normais de uso;

Incorporabilidade – quando o material for destinado a ser incorporado a outrobem. Assim, este não pode ser retirado sem prejuízo das características doprincipal;

Transformabilidade –  quando adquirido para fins de transformação, produçãoou fabricação de partes, elementos ou de outros bens completos.

A observação de que a decisão de classificar o material em consumo oupermanente é para alertar para o fato de que a classificação de um dado material,exclusivamente, em função de sua natureza pode ensejar erros de planejamento e

controle desse material. Por exemplo: se considerar um copo de vidro por sua natureza,a decisão será a de colocá-lo como material de consumo, devido à fragilidade. Por outrolado, se observar a função desse bem junto ao patrimônio poder-se-á classificá-lo comomaterial permanente. Explica-se: o copo de vidro pode ser uma peça de museu e comotal integrará um patrimônio duradouro. Ainda que, para o seu registro e controle nãoseja efetuada qualquer aposição de etiqueta ou similar. Ainda que seja apenas um bemrelacionado.

Tal alerta serve para indicar que, antes da natureza e do material, propriamentedito, com que foi fabricado um dado bem, a sua função para a sociedade é que deveservir de indicador para a sua classificação e esta para as atividades de planejamento econtrole associadas a este patrimônio material.

1.3. SOBERANIA DAS CARACTERÍSTICAS DOS MATERIAIS

Se possível fosse resumir em uma única frase toda a filosofia da gestão de patrimônio e material na empresa pública, certamente consistiria em dizer que: “As

características dos materiais são soberanas!”.

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Isto significa que, para o gestor de patrimônio desempenhar adequadamente suasfunções é de fundamental importância que ele seja conhecedor das características dosmateriais sob seus cuidados, visto que elas nortearão a tomada de decisões.

O patrimônio material custa e vale dinheiro. Segundo a Lei 6.404/76 os estoques

são classificados como ativo circulante, que rapidamente pode ser transformado emcapital; e pela Lei 4.320/64, em ativo permanente, devendo, portanto, ser tratado comose dinheiro fosse. Servem, por vezes, como garantia de empréstimos aplicados para odesenvolvimento local. Daí, a necessidade de bem conhecê-los para o seu usoadequadamente.

Com o crescimento da consciência da profissionalização do gerenciamento dosrecursos públicos, destaca-se que não há mais espaço para uma subvalorização dasatribuições relativas a estoques ou patrimônio público de maneira geral.

O reconhecimento de um profissional não está relacionado à função quedesempenha na sociedade, mas pela forma como ele a desempenha. Afinal, a todos osprofissionais tornam-se necessária a convivência harmoniosa da sociedade, sem a qualseria quase impossível a própria existência dela.

O conhecimento de como e, em que condições adquirir, transportar, e armazenare, quais os cuidados necessários nestes procedimentos, bem como a importância de cadamaterial para os processos produtivos de sua organização e das unidades que esta deveprover, em outras organizações públicas, traduz um pouco da amplitude do trabalho,que deve ser desempenhado por este profissional.

Afinal, sem a sua presença certamente haveria a falta de materiais, o que poderiasignificar a interrupção de atividades nas organizações públicas e, também, a máaplicação de recursos na busca de seu suprimento.

Isto tudo caracteriza a importância desses profissionais nas organizações e anecessidade de sua valorização!

1.4. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS

O gestor de materiais pode ordenar, adequadamente, os seus conhecimentossobre os materiais e as suas características utilizando uma sistemática que resulte emuma lógica para a diferenciação destes e do tratamento que deve ser dispensado a cadaum.

Tal instrumento para a estruturação dessa diferenciação pode ser obtido atravésdo cadastramento de materiais.

Através de um exemplo de solicitação de materiais a um gestor de patrimônio,poder-se-á explicar esta sistemática.

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Severino (S) precisa de materiais e se dirige a Agenor (A) que é o responsávelpelo patrimônio material de seu órgão. Veja como será o diálogo entre eles e o que sepoderá aprender:

S – Bom dia, Agenor Preciso de papel!

 A – Bom dia, Severino. Verei como posso atendê-lo. 

E se dirige para o interior do almoxarifado. Em seguida, volta para o balcão sem nadanas mãos.

 A – Severino, não posso atender você. Existem muitos tipos de papel no almoxarifado etambém existe uma ordem expressa de que não serão aceitas devoluções. Ajude-me anão errar no que pede!

S –   Por que não disse logo. Preciso de papel tipo “off - set” para impressão.

Agenor se dirige novamente para o interior do almoxarifado. Outra vez, volta para obalcão sem nada nas mãos.

 A  –  Severino, ainda não posso atender você. Existem muitos tipos de papel noalmoxarifado. Ajude-me a não errar no que pede!

S –   Preciso de papéis “off - set” em folhas. 

 A – Ah, bom! Tem também papel em bobinas, rolos de todos os tamanhos!

S – Isso, você também me ajudou a pedir melhor Quero folhas no formato ofício!

E Agenor se dirige mais uma vez para o interior do almoxarifado. Em seguida, retornaao balcão sem nada nas mãos.

S – O que foi dessa vez, Agenor?!?

 A – Tem papel azul, verde, branco, amarelo e até rosa...

Antes que Agenor conclua o que estava dizendo, Severino o interrompe.

S –   Preciso de papel “off - set”, em folhas, no formato ofício e brancas. Ah, antes que me

esqueça, duas resmas, 75 de gramatura, por favor!

Disse Severino em tom irritado, querendo a todo custo ter o seu pedido atendido.

E lá vai Agenor para o interior do almoxarifado e... retorna com as duas resmas de papel “off -set”, formato ofício, em folhas branquinhas e de 75g/m2.

 A – Se você tivesse pedido assim logo da primeira vez eu já o teria atendido...

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Olhou para a fila que já se formava atrás de Severino. E continuou...

 A – Enquanto eu tivesse qualquer dúvida sobre o que realmente você precisava, eu não poderia atendê-lo. E isso serve para qualquer um de vocês aí na fila!...

Foi logo aproveitando a oportunidade para dar a lição a todos os que se encontravamesperando a vez. E concluiu...

 A – E é bom dizer para todos que pretendem vir aqui buscar material, que só atendo a pedidos quando não houver qualquer chance de errar no que se pede. Para não haver erros vocês têm que fazer o pedido através da correta especificação do material!Entenderam?!?

Vamos recapitular o que Agenor ensinou a Severino e aos outros que seencontravam próximos:

quando Severino disse que precisava de papel, ele apresentou apenas adenominação principal do material. Agenor teve dúvidas e não pôde atendê-lo.

quando Severino disse que precisava de papel “off -set”, ele acrescentou ao

pedido a referência básica do material. Agenor continuou com dúvidas e nãopôde atendê-lo.

quando Severino acrescentou a informação “ em folhas”, ele informou a

forma de apresentação do material de que necessitava. Agenor ainda tevedúvidas e não pôde atendê-lo.

mas quando ele disse que queria no formato ofício, ele informou asdimensões do material desejado.

assim, quando ele disse que queria folhas brancas e de gramatura 75 (ou75g/m2), apresentou outras especificações que ainda se faziam necessáriaspara a perfeita caracterização de seu pedido e de sua necessidade. Destaforma, Agenor, pôde finalmente atendê-lo.

O cadastramento de materiais, através de suas especificações, dá meios ao gestorde patrimônio a fim de que possa diferenciar os materiais uns dos outros e, dessa forma,para distinguir os cuidados específicos para cada um destes.

Tem como níveis:

1.  Denominação principal2.  Referência básica3.  Forma de apresentação4.  Dimensões

5. 

Outras formas de especificação.

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Mas será que todas as vezes que apresentar um pedido terá que relacionar todasas características dos materiais, através de suas especificações?

Claro que não! Se o cadastramento dos materiais for bem feito, poderá utilizar

códigos que representarão o conjunto de características de cada material. Para nãoocorrer à possibilidade de erros, entende-se que cada material somente poderá serdemonstrado por um código que, por sua vez, representará um único material. Umarelação de um para um!

1.5. CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS

Os materiais, através do cadastramento, podem ser organizados em classes oucategorias.

Esta divisão dará origem ao sistema de codificação, que servirá como um meiorápido e eficiente de recuperar o conjunto de especificações que caracteriza cadamaterial. Nesta assertiva, quando qualquer característica for relevante na diferenciaçãode dois materiais, implica dizer que estes são distintos no tratamento a ser dispensado eque, portanto, devem ter códigos diferentes.

Em resumo, o código será a melhor forma de comunicação para a apresentaçãodas características de um dado material.

Entre os principais sistemas de codificação de materiais destacam-se:

1.1.  Sistema alfabético  – utiliza o conjunto de algarismos do alfabeto para adiferenciação de um conjunto de materiais. Por exemplo, RM pode significar régua demadeira. RMA poderá significar régua de madeira de 30 cm. RMB poderá significarrégua de madeira de 50 cm e assim por diante. Tem como principais restrições: apossibilidade de erros de transcrição e o reduzido número de variações que podem serobtidas a partir da combinação das letras. (Além do fato da difícil memorização de umnúmero elevado de códigos e do agrupamento de novos materiais similares a outros jácadastrados e que venham a ser inseridos posteriormente na relação geral de

patrimônio).

1.2.  Numérico  –  podem-se tecer considerações semelhantes. Por exemplo,material da classe 1000 pode significar régua de madeira. Material 1030 poderásignificar régua de madeira de 30 cm. Material 1050 poderá significar régua de madeirade 50 cm e assim por diante. Tem como principais restrições: a possibilidade de erros detranscrição e a eventual dificuldade do agrupamento de novos materiais similares aoutros já cadastrados e que venham a ser inseridos, posteriormente, na relação geral depatrimônio.

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1.3.  Alfanumérico  –  numa tentativa de ampliar as vantagens dos doismétodos, anteriormente descritos, foi criado o sistema alfanumérico, agregando letras enúmeros. RM30 poderá significar régua de madeira de 30 cm. RM50 poderá significarrégua de madeira de 50 cm e assim por diante. Contudo, apesar do ganho evidente naspossibilidades deste novo sistema de codificação, as desvantagens dos sistemas

originais ainda permanecem.

1.4.  Como forma de ampliar a utilidade da codificação, pela estratificaçãodos materiais em grupos, classes e categorias, surgiu o sistema decimal simplificado ouuniversal que tem a seguinte estrutura em três chaves: 1ª . 2ª . 3ª ,sendo a primeira aglutinadora, a segunda individualizadora e a terceira descritiva.

Tomando, por exemplo, os seguintes números de matrícula de universitários:

871.11.283 – 871 estará presente em todo o conjunto de matrículas do ano de 1987, paraalunos que foram aprovados para o 1 semestre letivo; 11 – por exemplo, significaengenharias, estará em todos os códigos de alunos aprovados para as engenharias; 283,por sua vez, identificará um aluno em questão, apesar de todos os outros alunosaprovados, para aquele semestre, terem matrícula iniciando com 871 e mesmo os alunosdas engenharias desse ano que tenham matrícula 871.11.XXX.

Agora a matrícula 921.11.320. O que se pode dizer a respeito? Sabe-se que oaluno foi aprovado para o 1 semestre do ano de 1992, pertence à área de engenharia

e... O que mais? Os últimos três números o diferenciam dos demais alunos dessainstituição, em todos os tempos. Afinal, cada elemento da relação geral, somente serárepresentado por um código e este representará apenas um, e somente um elemento

dessa relação.

Nesta estrutura de codificação, XX.11.XXX representa uma semelhança paraconjunto de alunos, por área de conhecimento, independentemente do ano de ingressona instituição. Por isto, estará presente em todas as matrículas de alunos dos cursos deengenharia.

Os três últimos dígitos podem representar um conjunto de informaçõessuplementares e que serão necessárias para a perfeita identificação do aluno na relaçãogeral dos discentes, seja o seu curso e engenharia mecânica, elétrica ou civil, entreoutras. O grau de seu curso, se graduação ou pós-graduação, e assim por diante.

1.5.  O sistema de codificação por barras, para o controle de patrimônio ematerial, foi introduzido, visando facilitar o levantamento e a localização dos bens,durante a realização de um inventário.

Este sistema permite a identificação do código por meio de equipamentos deleitura ótica. Seu princípio baseia-se na transformação dos dígitos do código em umarepresentação binária (de combinações de dois algarismos – zeros e uns, o que permite asua utilização por meio informatizado). Quando um feixe de luz incide sobre as barras,o leitor percebe a existência de combinações de dois grupos de barras. As barrasrefletivas ou “brancas” (zeros) e as barras não refletivas ou “escuras” (uns).  

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Em realidade, o sistema de codificação por barras é utilizado para fins diversosem automação. Seja para o controle de acesso (como em crachás), seja na áreacomercial (como em produtos que se adquire em supermercados e outros produtoscomerciais em geral), controle de cargas (como na aviação comercial), na prestação de

serviços em geral (como na identificação de exames clínicos), entre outros usos.

1.6.  Os produtos comerciais brasileiros utilizam um sistema de codificaçãochamado EAN-13 e que tem 13 dígitos, assim distribuídos em quatro chaves:

1ª . 2ª . 3ª - 4ª .

1.1.  A primeira com três dígitos, conhecidos como bandeira ou “flag”

(bandeira em inglês), representa a origem ou país de origem do produto.

1.2.  A segunda indica o fabricante. Assim, todos os produtos fabricados pelomesmo fabricante terão a mesma segunda chave, ainda que confeccionados em paísesdistintos (diferenciação pela bandeira). Unidades distintas de um mesmo fabricante emum mesmo país terão dígitos de identificação de fabricante distintos. Tal medida é parapermitir a rastreabilidade do produto, ou seja, saber a sua origem desde a sua produção eaté a sua chegada ao consumidor final, bem como em caminho inverso – do consumidoraté a unidade que o produziu.

1.3.  A terceira chave serve para diferenciar os vários produtos produzidos porum mesmo produto A lógica do sistema é a mesma do exemplo do sistema decimalanteriormente descrito (matrículas dos alunos).

1.4.  A quarta chave é uma proteção do sistema. Serve para verificar se umcódigo percebido pelo leitor ótico realmente corresponde à representação numéricaequivalente. É um dígito verificado Sua função é a mesma daqueles dois últimos dígitosda identificação de pessoas junto à Receita Federal (o nosso CPF, que tem formatoXXX.XXX.XXX-AA), onde AA são os dígitos verificadores e os demais são dígitos deinformação. Estes últimos servem, tão somente, para verificar se o conjunto dos demais,realmente, corresponde a um registro válido e são formados a partir de uma combinaçãoespecífica destes.

Para produtos que têm pequenas dimensões é utilizada uma versão reduzida

chamada de EAN-8 e que tem apenas oito dígitos. O sistema EAN é utilizado em todomundo. Nos Estados Unidos (EUA) e Canadá, e também nos países que mantêmestreitas relações comerciais com estes. É comum um outro sistema de codificação porbarras, chamado de UPC, que guarda os mesmos princípios, e tem formatos diferentespara grandes e pequenas embalagens. Por força da integração dos mercados mundiaisestes sistemas  –  EAN e UPC  –  estão passando por um processo de integração queresultará, em breve, no sistema UCC-EAN já em testes.

Uma dúvida comum dos gestores de patrimônio é quanto à utilização interna decódigos de barras para o controle do patrimônio material na empresa. Pode-se dizer queexistem sistemas de codificação comercial, unificados em todo o país, e que existem

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outros internos às empresas. Atualmente, os leitores óticos já conseguem processar asleituras, fazendo as conversões de um para outro sistema, sem perda de eficiência.Assim, não há a necessidade da duplicidade de listagens para conversão e controle sobos códigos comerciais externos e internos da empresa.

1.6 . DA AQUISIÇÃO DOS BENS

Há várias formas de aquisição de bens pelo Poder Público. Elas são regidas pelo:Direito Privado  –  compra e venda, recebimento de bens de doação, permuta,herança, usucapião, invenção (achado de coisa perdida) etc.Direito Público – desapropriação, aquisição por força de lei ou processo judicial(Execução), investidura, etc.

Os bens públicos são adquiridos através de desapropriação, de processo deExecução, ou outros tipos de aquisição de natureza privada (compra e venda,recebimento de bens de doação, permuta, herança, usucapião, invenção (achado de coisaperdida) e por força de dispositivo constitucional ou legal.

1.7. DA CARGA E IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS

Quando um material passa a integrar o patrimônio de uma organização uma das

primeiras atividades, após a verificação de sua regularidade (física e fiscal), é o seuregistro na relação geral de patrimônio, anotando-se a data e o valor de suaincorporação, a forma e a documentação de sua origem, a sua destinação, bem como onúmero pelo qual deverá ser localizado nessa relação (o seu cadastro ou registropropriamente dito).

Ao verificar a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de um material, afirma-se que foi estabelecida a carga do bem. Sendo o mesmo transferido, anotam-se os dadose as condições dessa responsabilidade pelo novo consignatório. Desta forma, constata-se que ocorreu a descarga do material, em relação ao primeiro, com a respectiva cargapara o segundo.

Toda transferência de materiais, em uma organização, deve dar origem a umnovo termo de carga, quando houver a mudança de responsabilidade sobre estes. Pode-se dizer que a carga é condição obrigatória para esta transferência, sendo que, para a suarealização, o bem deverá estar perfeitamente caracterizado e avaliado, quanto ao seuestado ou condição de uso, bem como, devidamente, valorado, a fim de que se possaestabelecer a dimensão da responsabilidade que assume o novo consignatário.

A descarga também ocorrerá quando o material se tornar irrecuperável pelasperdas de sua funcionalidade, por consumo e demais transferências (cessão, venda,

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permuta, doação, inutilização e abandono) e, ainda, por furto ou roubo, observadas asparticularidades do caso.

Eventualmente, partes ou peças de um conjunto podem ter a sua descargaisolada, fazendo-se as devidas anotações no registro patrimonial, e, ainda, a atualização

do valor desse bem.

- O método mais comum utilizado para identificar o bem patrimonial é o daoposição de plaquetas. Porém, existem outros, tais como: gravação ou tatuagem(animais, bens metálicos, plásticos...); aposição de anéis, colares ou similares (animais),tarja magnética, carimbos (livros), etc.

Um dos problemas mais comuns é a perda da seqüência da numeração deplaquetas. Vale lembrar que a numeração deve seguir uma ordem cronológica. Assim,será errado efetuar hoje o registro de um bem com uma placa de número 10 e amanhãproceder ao registro de outro cuja placa for menor que 10. A origem mais comum desseerro é reservar placas para um pedido ainda não entregue ou produtos que aindaaguardam inspeção para o seu recebimento final. Não agir assim, contribuirá para aredução deste erro. Também não é correto usar uma placa que, porventura, tenha sido“pulada”. A ação correta é dar baixa nessa numeração, através de processo específico

para tal fim.

1.8. DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO

Uma das funções do gestor de patrimônio é tomar todas as providências quecontribuam para o pleno atendimento das necessidades dos vários requisitantes demateriais sob seus cuidados. Cabe a ele verificar a consistência dos pedidos, apossibilidade de seu atendimento e a condução dos materiais cujas necessidades deveme podem ser atendidas. Este processo de encaminhamento dos materiais aos seusrespectivos requisitantes é o que se chama de distribuição.

Para que o material chegue ao solicitante, em perfeitas condições, em termos dequantidade e qualidade, o gestor deverá tomar uma série de providências que envolvam,entre outras medidas, a escolha do meio de transporte do mesmo até o local onde é

esperado (que pode ser diferente daquele do solicitante), das proteções requeridas paragarantir a sua integridade durante este transporte (embalagens), a seleção dotransportador, bem como a contratação de seguros, quando pertinente.

Certamente, a maior fonte de erros e atrasos na entrega de materiais solicitados éa divergência entre a linguagem utilizada para a caracterização dos materiais.

A fim de que o pedido corresponda fielmente às necessidades de consumonecessário se faz que o solicitante e quem vai distribuir o material estejam “falando”

sobre a mesma coisa. Isto é, que a descrição do material esteja em perfeita sintonia paraambos. A causa mais comum disto é a inexistência de um cadastro único de materiais,com sua respectiva codificação, para todas as unidades do Estado. Por isso, com

absoluta prioridade, deve ser adotado o método descritivo, que consiste na especificação

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técnica do conjunto de características do material. O método referencial que consiste nouso de meios auxiliares (fotos, figuras, amostras até mesmo, embalagens de comprasou entregas anteriores etc.) para a caracterização do material desejado, pode resultar emproblemas na sua entrega ou aquisição. Estes problemas podem ocorrer porque, porexemplo, a amostra utilizada caracterizava apenas referência de fabricação e não de

marca, o que, na maioria dos casos, não é permitido quando se tratar de aquisições peloPoder Público.

Um outro problema muito comum quando da compra ou solicitação defornecimento por referência é a possibilidade de caducidade desta, ou seja, atrelar-se auma alternativa obsoleta de um produto, quando podem já existir produtos de melhordesempenho, inclusive a preços menores no mercado, como no caso de equipamentosde informática.

A fim de minimizar ainda mais essa possibilidade, cabe ao gestor de materiaisestar sempre em busca de atualização sobre os materiais disponíveis no mercado.

Para a distribuição dos materiais nas organizações, dois processos defornecimento podem ser utilizados. O primeiro, ou por pressão, consiste nofornecimento de quantidades uniformes em intervalos de tempo determinados, uma vezque as características da demanda ao longo do tempo já são bem definidas, nãohavendo, desta maneira, a mínima possibilidade de falhas no atendimento. Mesmosendo os materiais bastante simples não requerem a apresentação de requisição a cadafornecimento (copos de água e café, por exemplo).

O segundo processo é aquele em que o fornecimento é realizado após aapresentação de cada requisição, quer seja pela variabilidade do material de consumo,

que não permite uma distribuição uniforme, o que possibilitaria perdas porobsolescência, inatividade ou ociosidade, quer seja pelo valor mais expressivo, fazendo-se necessário um controle mais rigoroso de sua distribuição.

Convém, finalmente, destacar que sempre caberá ao gestor, realizar julgamentosobre o que lhe é apresentado como solicitação. Nenhum material deverá ser distribuídosem que a devida solicitação tenha sido encaminhada. Mesmo para produtosdistribuídos sob pressão, em algum momento deve ter havido a previsão de seuconsumo e seus respectivos consumidores, bem como, a autorização para estadistribuição.

1.9. COMPRAS E SUA PREVISÃO

Em muitas organizações públicas, as atividades relacionadas ao planejamento decompras (planejamento das quantidades, seleção e avaliação de fornecedores,negociação etc.) estão dissociadas das atividades relativas ao processamento dessascompras (atividades de licitação, documentação e registro), bem como, de seurecebimento. Tal fato, por muitas vezes, gera problemas entre as reais necessidades dosolicitante e do que efetivamente é entregue à organização. A falta de entrosamento

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entre estas atividades (compras, licitação e almoxarifado) pode comprometer osuprimento de materiais para a empresa.

Nesta ótica, pode-se resumir o parágrafo anterior em uma única frase: “As

compras representam a porta de saída da maior parte dos recursos de uma organizaçãoou a sua plena capacidade de operação”. Com a escassez de recursos públicos, uma boacompra é condição fundamental para a manutenção dos níveis de atendimento que oEstado pode oferecer aos cidadãos.

Uma boa compra, então, é aquela que atende, ao mesmo tempo, as exigênciastécnicas do solicitante e de quem vai recebê-la (que devem estar expressas comoespecificações), os requisitos legais de sua aquisição (licitação, por exemplo) e de suaentrega (locais, prazos e datas). Para que isso possa ser alcançado necessário se faz, queas pessoas, que exercem atividades associadas a tais funções trabalhem de formaintegrada, diferentemente, do que ainda acontece hoje em muitas organizações públicas,conforme fora falado no início deste tema.

Então:

Compra bem feitaQuando uma compra é bem feita resulta:

•  Preço de custo mais baixo•  Controle do fluxo de caixa•  Inexistência de empréstimos, doações, perdas etc.•  Não há excessos nem faltas.•  Ela atende a:

 –  Exigências técnicas do solicitante –  Requisitos de sua solicitação (licitação) –  Requisitos de sua entrega (locais, prazos e datas)

Compra ruimQuando uma compra é ruim resulta:

•  Aumento dos custos•  Descontrole do fluxo de caixa•  Constantes empréstimos, doações, perdas etc.•  Há excessos e/ou faltas.

Para que o planejamento de compras seja bem realizado, é importante que oresponsável por esta função busque ao máximo introduzir em sua rotina oestabelecimento de previsões. Antecipar-se sobre possíveis necessidades de materiais edas necessidades associadas a esta (área e condições requeridas à sua armazenagem,pessoal para a distribuição, recursos, à sua aquisição, entre outras) é de fundamentalimportância para o pleno funcionamento da empresa pública. Todavia, nem sempre épossível ter previsões confiáveis sobre determinadas necessidades. Por outro lado,também podem ocorrer imprevistos que alterem a regularidade das compras.

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Previsões podem ser entendidas como expectativas acerca de um futuro, porvezes, incerto. Assim, quanto mais conhecimento o gestor de patrimônio tiver sobre ascompras (do consumo dos materiais, do intervalo entre compras sucessivas, dosfornecedores, da variação de preços no mercado, do tempo decorrido entre o pedido e adisponibilidade do material ao solicitante etc.), maiores chances terá para minimizar as

incertezas desse futuro e com mais segurança poderá realizar o seu trabalho e, assim,contribuir para a maximização do desempenho de sua organização.

Como regra básica, as compras devem ser regulares, o que significa umplanejamento estruturado (com as suas respectivas previsões) e um bom funcionamentodo setor. A ocorrência de compras emergenciais dará elementos para o gestor depatrimônio repensar o seu planejamento, seja pela identificação e levantamento defalhas ocorridas neste, seja porque “imprevistos” apontaram potenciais fragilidades ou

despreparo do setor para lidar com estes. Uma vez, devidamente autorizado, emconformidade com a previsão orçamentária e a disponibilidade financeira, o gestor depatrimônio também poderá antecipar suas compras, visando obter ganhos deoportunidades (ofertas de mercado ou pela tendência de alta dos preços do produto), oque em empresas privadas poder-se-ia chamar de compras especulativas. Por fim,quando são necessárias compras, devido à obsolescência de materiais, pode-se dizer queocorreram falhas anteriores no planejamento, resultando aquisições de quantidadesdesnecessárias ou excessivas.

Conclui-se, então, que é através do planejamento de compras, que a organizaçãobusca estabelecer a maximização da utilização dos recursos disponíveis em atendimentoàs demandas.

Como elementos do planejamento de compras, é necessário estabelecer asquantidades, os locais e as datas para as entregas de cada um dos materiais a seremadquiridos, bem como o processo de seleção e avaliação de fornecedores, o conteúdo deinformações para a negociação junto a estes e, ainda, o conjunto de rotinas edocumentos necessários para a operação do sistema interno. Também, caberá adefinição de critérios para a racionalização da aquisição orientada pelos requisitos deconservação dos materiais, vez que é comum a realização de compras para asubstituição de materiais que perderam, precocemente, suas características(deterioração) devido à sua inadequada armazenagem.

Assim, para evitar a perda dos materiais adquiridos, por deterioração, é

importante que o responsável pelas compras conheça as condições disponíveis para aarmazenagem, pois que este poderá decidir sobre as embalagens e sobre os meios detransporte, o que poderá contribuir para a redução dessas perdas.

A fim de melhor estabelecer as previsões, o gestor de patrimônio poderá se valerdo histórico das compras (observando sua variação ao longo do tempo), bem comorecorrer ao auxílio de outros profissionais, que detenham maiores conhecimentos sobrea variação da demanda e dos preços praticados no mercado.

A demanda e a oferta de materiais podem concentrar em certos períodos do ano,ou terem um comportamento irregular. Então, o gestor deverá adotar estratégias de ação

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específica para cada situação, de modo que, apesar da ausência de estabilidade nademanda e na oferta, o que seria ideal para o seu trabalho, ele consiga aplicaradequadamente os recursos disponíveis e assegurar o atendimento das necessidades dematerial em sua organização. Quanto mais conhecimentos o gestor detiver sobre o seupapel, estará melhor preparado para lidar com esta variação de situações. Isto implica

em dizer que a melhoria de seu desempenho e do resultado que seu trabalhorepresentará para a sua organização, dependerá de sua contínua atualização profissionalobtida pela constante leitura e pela troca de experiência com outros profissionais do seuramo de atividades.

Principais decisões de compra!

Quanto pedir  –  qual o volume do lote econômico (as quantidades de materiais quecompõem o pedido)?

Quando pedir – Em que momento ou nível de estoque o pedido deve ser colocado?

Como controlar o sistema  – Que procedimentos e rotinas devem ser implantados paraajudar a tomar essas decisões?

Quanto pedir?

Para saber quanto pedir os responsáveis devem avaliar os custos que estão envolvidoscom o pedido e manutenção do estoque, são eles:

 –  Custo de colocação do pedido –  Custo de desconto de preços –  Custo de falta de estoque –  Custo de capital de giro –  Custo de armazenagem –  Custo de obsolescência

Deve-se valer de: –  Histórico das compras –  Recorrer a profissionais que detenham o conhecimento da demanda e do

preço.

Quando pedir?

•  De forma geral as compras devem ser regulares, o que significa umplanejamento estruturado e um bom funcionamento do setor.

•  Para saber o momento certo é necessário acompanhar os níveis de estoque ehistórico de consumo.

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Obs. A ocorrência de compras emergências são um sinal para o gestor repensar seuplanejamento.

1.10. FORNECEDORES

 Não existe verdade maior do que dizer que: “O problema do seu fornecedor 

hoje, poderá tornar-se seu no amanhã!”. Falhas técnicas ou mesmo administrativas de

seu fornecedor podem comprometer o funcionamento de sua organização. Assim, emalguns casos, melhor que os abandonar ou trocá-los, será desenvolvê-los!

Não basta que o fornecedor tenha a capacidade de apresentar um bom produto.Mas, necessário se faz que tenha condições de fazê-lo através de um bom fornecimento,que envolva: preços, prazos, condições de pagamento, regularidade e pontualidade deentrega, entre outros aspectos relevantes.

A qualidade técnica de um fornecedor representa a competência em fornecer umbom produto e deve ser verificada através da qualificação do seu quadro profissional e,em alguns casos, da tecnologia disponível na empresa. Por sua vez, a qualidadeadministrativa diz respeito à competência com que a empresa é gerenciada, sendopossível que esta influencie de forma negativa ou positiva na qualidade técnica.

Para evitar problemas indesejáveis é interessante que a organização mantenhaem seu poder um cadastro atualizado sobre potenciais fornecedores. Assim, poderá em

pouco tempo ter informações sobre estes e proceder a um julgamento justo sobre asalternativas disponíveis para o fornecimento, quando pertinente. Esta condição mínimapara que uma empresa possa se candidatar a fornecedor denomina-se qualificação. Porsua vez, a ordem de prioridade para o fornecimento entre aqueles consideradoshabilitados intitula-se de classificação.

A fim de evitar abusos, por parte de fornecedores, cada unidade poderáformalizar sanções relativas a falhas ou problemas em fornecimentos sucessivos. Deacordo com a gravidade das falhas (atrasos, trocas no material entregue, faltas nasquantidades, etc), podem ser estabelecidos pontos negativos (ou deméritos) e ao total deuma quantidade limite de deméritos para um certo intervalo de tempo (20 pontos

acumulados em um ano, por exemplo) estará, devido a esse conjunto de falhas, proibidode concorrer ao fornecimento por um certo período ou, ainda, poderá ser desqualificado,o que implicará efetivamente na impossibilidade de fornecimento. Tal providência podeser executada, através do condicionamento de cada fornecimento, à qualificação prévia.Uma opção, para tanto, é exigir, quando cabível, a qualificação do pretenso fornecedor

 junto ao Cadastro Geral de Contribuintes do Estado, ou, ainda, junto ao Cadastro deFornecedores do Ministério de Planejamento (Sistema de Cadastramento Unificado deFornecedores - SICAF), que faz parte de um sistema integrado de informações relativasa compras disponibilizadas na Internet (www.comprasnet.gov.br).

Complementam este sistema o Cadastro de Materiais e Serviços (SICAM) e aDivulgação Eletrônica de Compras (SIDEC).

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1.11. CONTRATOS

Uma das definições clássicas de contrato é que este “é a convenção estabelecida

entre duas ou mais pessoas para constituir, regular ou extinguir entre elas uma relação jurídica”. Esta definição é bem interessante, porque coloca em poucas linhas aorientação sobre todos os elementos que devem constar em um contrato bem elaborado.São eles:

1.1.  a qualificação das partes envolvidas e de seus representantes legais paraaquele efeito;

1.2.  o objeto – que apresenta a motivação da elaboração do contrato, aquilo quedeverá ser buscado ou atingido;

1.3.  a constituição  –  que formaliza os interesses de cada uma das partes, aduração e os meios necessários para tanto;

1.4.  a regulação  –  que estabelece os direitos e obrigações de cada uma daspartes em relação ao outro e a terceiros, bem como orientações para aresolução de conflitos que, porventura, venham a se estabelecer;

1.5.  a extinção  – que determina os motivos para o encerramento do contrato,seja pelo atingimento de seus propósitos, seja pelo descumprimento dostermos da regulação ou, ainda, pela limitação de tempo prevista em suaconstituição.

Quando o contrato envolve, como uma das partes, o poder público, este recebe onome de contrato administrativo e se caracteriza pela predominância deste em relaçãoàs demais partes, face à finalidade do atendimento de interesses públicos.

O gestor de patrimônio ou o responsável pela elaboração dos contratosadministrativos, como representante do poder público, no momento da contratação daaquisição de bens e serviços, deve sempre considerar que estes contratos têm comoprincipais características:

1.6.  licitação prévia  –  visa maximizar a utilização do recurso público (ou a

seleção da proposta mais vantajosa para o Estado), e que, para tanto, deveser realizado o processo com a respectiva documentação necessária;

1.7.  publicidade  –  dar a mais ampla ciência a possíveis interessados noprocesso de licitação e, também, para caracterizar a transparência e aisenção do agente público, em relação a esta, o que garantirá o princípio deisonomia de direitos;

1.8.  prazo determinado – que todos os contratos tenham um prazo de vigênciadefinido, visando criar a oportunidade de novas ofertas ao Estado e, assim,otimizar os recursos empregados na contratação, bem como impossibilitar a

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transferência de responsabilidades sobre esta, com o advento da Lei deResponsabilidade Fiscal (Lei Complementar 101, de 04/05/2000);

1.9.  prorrogabilidade – apesar do que reza o parágrafo anterior, haverá ocasiõesonde o contrato poderá ser prorrogado, visto que a sua continuidade se

constituirá como vantagem adicional, através da obtenção de preços econdições mais vantajosas. Todavia, tal condição deverá ser previstaquando da contratação inicial, assim como limitações de tempo emconformidade com o item acima;

1.10. cláusulas exorbitantes – são aquelas que caracterizam a predominância dopoder público neste tipo de contrato. Entre elas mencionam-se:

1.1.  Modificação e rescisão unilateral dos contratos  –  em nome dointeresse público, há a possibilidade da alteração das quantidades,inicialmente, previstas para o fornecimento, dentro de limitesprevistos na legislação e mesmo do encerramento do anteriormentecontratado por aquele;

1.2.  Fiscalização  –  compete aos representantes do poder públicorealizar a fiscalização das competências técnica e administrativa doscontratados, bem como do próprio fornecimento de materiais eserviços. Cabe ressaltar que cláusulas, referentes à fiscalização,devem constar do termo de contrato, inclusive quanto à extinçãodeste;

1.3.  Aplicação de sanções – decorrente da atribuição de fiscalização, aaplicação de sanções representa uma forma de coibir a inobservânciado acordado, bem como uma forma de educar o fornecedor público arespeito dos aspectos constantes neste acordo;

1.4.  Ocupações provisórias de móveis e imóveis  –  prerrogativaespecífica do interesse público face à propriedade privada;

1.5.  Inaplicabilidade de exceção de contrato não cumprido  –  aindaque o poder público, por intermédio de seus representantes, nãocumpra o que cabe a este no contratado, não há de imediato a extinção

deste. Tal condição obrigaria o fornecedor a arcar com todas as suasobrigações independente do fato do poder público cumprir com assuas.Visando coibir o uso abusivo desta prerrogativa, restrições quanto aofornecimento de materiais e serviços, fazem constar da Lei deResponsabilidade Fiscal.

Entre outras características do contrato administrativo destaca-se a possibilidadede ser cobrado do fornecedor, além das exigências formais para a sua qualificação, queeste apresente ou deposite uma garantia de até 5% do valor do contrato, sendo aceitos

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caução em dinheiro e títulos da dívida pública, bem como seguro-garantia e fiançabancária.

Para a sua efetiva validade, os contratos devem ter seus termos previamentepublicados, para amplo conhecimento dos interessados, e, após o seu estabelecimento,

os prazos previstos na legislação, de acordo com o tipo de processo em execução.

1.12. DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO

Uma das mais importantes etapas do trabalho do gestor de patrimônio é orecebimento dos materiais em sua organização. Para tanto, uma série de pré-requisitosdevem ser observados. O primeiro deles, diz respeito à competência para esterecebimento: significa dizer que o gestor de materiais, sozinho ou em equipe, teráplenas condições de julgar a conformidade daquilo que lhe é entregue. Este julgamentotem duas dimensões: o aspecto quantitativo e o qualitativo, ou seja, as quantidades e ascaracterísticas ou especificações do material em recebimento.

Além disso, deve ser observada a regularidade desse material, no que se refereaos aspectos fiscais, (documentação emitida pelo fornecedor, nota fiscal ou similar) e àcompatibilidade do que é entregue com a documentação que originou o pedido(licitação, empenho, autorização de despesa etc.).

A fim de evitar julgamentos diferentes para um mesmo produto, por diferentes

recebedores ou por um mesmo, em datas diferentes, faz-se necessário que se estabeleçaum procedimento padrão, contendo as formas de inspecionar o material a ser recebido,bem como verificar sobre quais os aspectos este deve ser avaliado (pontos de inspeçãono produto).

A elaboração de uma relação geral sobre os itens a ser verificada evitaria essavariação avaliativa, bem como o esquecimento de algum ponto a ser avaliado, tem-semostrado um instrumento adequado. Adicionalmente, justificam-se a elaboração delistas de verificação e a sua adoção formal pelos órgãos públicos, vez que permite que oconhecimento sobre os materiais possa estar disponível para todos na organização,diminuindo a dependência do conhecimento centrado nas pessoas.

Assim, quando o titular de uma função sair de férias ou, por algum motivo, nãopuder exercer suas atribuições, outra pessoa poderá assumi-las, sem maiores perdas dedesempenho.

Outrossim, a existência de procedimentos escritos servirá de memória técnica daevolução desse conhecimento na organização; ou seja, a contínua revisão e redação deprocedimentos permitirão a melhoria desses a cada nova edição, resultando assim emum trabalho mais ágil e eficiente para o gestor de materiais.

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Um dos problemas mais comuns do gestor de patrimônio é a assinatura docanhoto de recebimento, sem a prévia conferência das características do produto querecebe. Agir dessa forma, a princípio significa atestar a condição do material entregue.

A justificativa mais comum para tal atitude é que, por vezes, a quantidade de

material a receber é bastante grande, não havendo como verificar a totalidade domaterial entregue.

Porém, algumas providências podem e precisam ser tomadas para a minimizaçãode oportunidades de conflitos entre o fornecedor e o recebedor, neste caso, os gestoresde patrimônio. Uma das medidas mais simples é o estabelecimento de uma normainstituindo o recebimento provisório de todos os materiais entregues. É claro que talcondição deva ser colocada ao conhecimento dos fornecedores, no respectivodocumento, que apresenta a necessidade de fornecimento (edital, autorização de despesaetc.).

Assim, o gestor de patrimônio poderá ter algum tempo a mais para a verificaçãodas condições em que um dado material lhe é entregue.

Vale ressaltar que, também, deve constar da publicação, anteriormente citada,que a liberação da autorização de pagamento somente será efetuada após a inspeçãorealizada nesse recebimento provisório.

A fim de que o material em recebimento não seja utilizado, indevidamente,enquanto uma parte do lote recebido ainda esteja em verificação, recomenda-se asegregação (separação física) dessa parcela do estoque, em uma área reservada, pois que

o consumo de parte do material entregue poderá implicar na aceitação de todo o lote.

Igualmente, os materiais que foram recebidos e se verificados que não estão emcondições de uso, também devem ser segregados e convenientemente sinalizados paraque não ocorra o seu consumo indevidamente ou, que sejam posteriormente agregados aum outro lote que já tenha sido aprovado para o consumo, resultando daí em trabalhoextra para o gestor de patrimônio e sua equipe.

Vale afirmar que, quando aplicável, pois nem todos os materiais podem passarpor recepção provisória, é sempre favorável ao patrimônio a recepção, após a qual, seráconsiderado como recebido, em definitivo, o material entregue.

O local de entrega dos materiais, em regra geral, deve ser o almoxarifado daunidade. Todavia, nem sempre será possível fazer o depósito dos mesmos, no referidoespaço. Neste caso, o gestor de patrimônio deve dirigir-se até o local (canteiro de obras,unidade agrícola etc.) para onde o material foi encaminhado e, somente, após a suaautorização, é que este deve ser liberado para uso.

O recebimento dos materiais poderá ser feito pelo almoxarife ou gestor depatrimônio, isoladamente, ou com o auxílio de outros profissionais, de reconhecidacompetência técnica ou domínio do conhecimento, sobre as características dosmateriais, formando assim uma comissão de recebimento.

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Ressalta-se, então, que não há nenhum desmerecimento em buscar auxílio deoutros profissionais. Afinal, é praticamente impossível que uma única pessoa detenhaconhecimentos sobre a totalidade de materiais, que podem ser entregues em umpatrimônio. Pelo contrário, será sinal de maturidade e consciência profissional,

reconhecer a importância desse auxílio, quando necessário.

Deve-se, também, lembrar que existem outras formas de recebimento demateriais no patrimônio além das compras regulares, tais como: por cessão, doação,permuta, transferências, produção interna e, ainda, pelo pagamento de dívidas para como Estado. Em cada uma dessas situações existirão os documentos pertinentes quedeverão ser, devidamente, verificados para a carga do patrimônio e a devida atualizaçãode seu valor (termo de cessão ou doação, declaração de permuta, guia de remessa ounota de transferência e guia de produção, conforme o caso).

1.13. DA ARMAZENAGEM

A armazenagem é demasiadamente importante para a disponibilidade dosmateriais, em atendimento às demandas. É, através dela, que se busca manter aintegridade das características dos materiais. Para tanto, se faz necessário que os locaisreservados para esta função  – os almoxarifados  – tenham as condições necessárias, ouseja, se possível, tenham sido edificados para tal propósito ou adequadamente

adaptados. Caso contrário, a tarefa de conservar as características dos materiais poderáser prejudicada colocando-os em risco para a finalidade a que se destinam.

Junto à função de armazenar os materiais em um almoxarifado, também cabe aogestor tomar todos os cuidados requeridos para a preservação do patrimônio. Destemodo, todas as unidades deverão contar com programas de manutenção e conservação.A realização contínua dessas atividades contribuirá para que o patrimônio público sejatransferido, em boas condições, às gerações futuras. Para que tal expectativa sejaalcançada, é necessário que o material possa ser, prontamente, localizado noalmoxarifado; isto é, possa ser identificado dentre os demais, em pouco tempo, o queimplica a adequada organização dos espaços destinados para este fim.

Os cuidados na armazenagem, que se iniciam com a perfeita localização dosmateriais, devem-se estender aos aspectos de segurança que, no trato com os materiais,assume dois caminhos.

1.1.  O primeiro diz respeito à própria segurança das pessoas, quetrabalham no almoxarifado, nas atividades de movimentação de materiais, devendo paraisso serem observadas regras como: materiais pesados devem ser armazenados no pisoou nas prateleiras inferiores, visando reduzir a possibilidade de quedas destes, quandoda sua movimentação; materiais de maior volume serem estocados próximo à entradado almoxarifado, para facilitar a sua retirada; a compatibilidade entre materiais (porexemplo, não estocar inflamáveis junto a combustíveis); os cuidados necessários para o

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trato de materiais tóxicos ou venenosos (por exemplo, o uso de equipamentos deproteção – luvas, máscaras, botas etc.); existência de material de socorro e um plano deação na ocorrência de acidentes, além de haver pessoal habilitado na equipe para atuarem caso de emergência,;existência de uma listagem de substâncias químicasarmazenadas, contendo sua descrição (composição) e forma de atuação em caso de

vazamento ou contato acidental; entre outras medidas de segurança para o própriogestor, de sua equipe e de pessoas que, esporadicamente, possam visitar a unidade.

1.2.  O segundo aspecto refere-se à segurança das pessoas, que usarão omaterial, após a sua armazenagem. Se o produto for deteriorado, durante umaarmazenagem inadequada, poderá ocorrer um acidente, quando de seu uso. Porexemplo: imaginem o que poderá acontecer com um policial que utilizar muniçãoindevidamente armazenada. Do mesmo modo e que acontecerá com escolares, querecebam merenda deteriorada?

Diante destas indagações, pode-se afirmar como se torna fundamental aobservância destes dois aspectos, por parte da equipe de armazenagem.

O gestor de materiais poderá ser responsabilizado pelos danos que possam vir aocorrer por falta de adequada conservação dos materiais. Poderá responder pela perdados materiais em si e pelos danos decorrentes de seu uso em condições deterioradas, oque pode ensejar complicações de maior gravidade.

Assim, é dever do gestor de patrimônio exigir condições adequadas para aexecução das atribuições que lhe competem.

Sintetizando podemos dizer que as atividades do gestor de patrimônio emateriais referentes a armazenagem são:

Atividades de Armazenagem

•  Recebimento do material•  Descarregamento, inspeção e separação•  Movimentação•  Segurança•  Picking•  Consolidação/quebra/mistura de cargas•  Paletização•  Expedição•  Resolução de problemas de documentação•  Carregamento•  Em alguns casos:

 –  Embalagem –  Montagem de kits –  Controle de temperatura e umidade.

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1.14. SANEAMENTO DE MATERIAL

Ainda é comum nos almoxarifados, das organizações públicas, a presença demateriais sem serventia, que foram adquiridos há muito tempo atrás e que, por algum

motivo, não foram consumidos. Estão lá e representam capital público empatado e que,de certa forma, desvaloriza-se dia após dia. Entre as prováveis explicações que sepodem buscar, para tal descontrole, estão o superdimensionamento de compras e a faltade controle físico do material em estoque.

Quanto ao problema das compras superdimensionadas pode-se apontar, comocausa fundamental, a falta de planejamento na aquisição de origem diversa. Por outrolado, o controle da presença física de materiais na organização, que também contribuipara o planejamento, não sendo regularmente realizado, também contribui para oagravamento da situação acima descrita. São atividades que devem ser executadas emconjunto.

No controle de estoques, uma das falhas mais freqüentes é o fato de os gestoresde patrimônio, comumente, entenderem que almoxarifado é sinônimo de estoque.Assim, acreditam, que a simples verificação dos saldos de materiais, nos almoxarifados,representam os estoques destes na empresa. Neste aspecto, reside uma das principaisorigens para o superdimensionamento de estoques.

Almoxarifado é o local reservado para a guarda e a conservação de materiais, ouseja, um local que, em princípio, foi estruturado para assegurar o atendimento dessasfunções.

Estoque, por sua vez, é toda e qualquer presença de materiais na empresa. Deve-se, inclusive, considerar como estoque os materiais em trânsito, sejam aqueles, queestão em processo de recebimento, bem como, os que foram distribuídos para os váriossetores da empresa e, ainda, não foram consumidos.

Exemplificando-se: como o gestor de patrimônio, em um hotel, deve apresentarseu relatório de inventário de materiais ao gerente? Devem-se considerar apenas osmateriais no almoxarifado central? ou deverá acrescentar a estes, toda a presença demateriais similares distribuídos nos quartos, cozinhas, bares e demais dependências dohotel? Imagine, então, que alguém deseje levantar as quantidades de bebidas, sendo que

seus estoques estejam distribuídos pelo almoxarifado central, pelos bares e restaurantes,nos frigobares dos quartos, nas copas e também nos carrinhos para reabastecimento doquarto. Em quantos locais encontrará “latas” ou “garrafas” de bebidas a contar? As

quantidades encontradas, em cada um desses locais, representam, em conjunto, oestoque de bebidas desse hotel. Se limitasse a verificar apenas as quantidades noalmoxarifado, estaria cometendo um erro muito grande. E pior, estaria fornecendoinformações erradas a pessoas, que precisariam de informações confiáveis para a boaexecução de seu trabalho. Imaginem o prejuízo que o hotel teria caso adquirisse umaquantidade de bebidas, pensando que dispusesse, apenas, de uma parte menor do queem realidade a tem. De igual forma deve-se pensar o que ocorre com as organizações

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públicas. Esta é uma das funções do gestor de patrimônio público: minimizar osdesperdícios de recursos, através da aquisição indevida de materiais.

A atividade de otimizar as quantidades em estoque, verificando-as no seurespectivo estado ou condição de uso, chama-se saneamento de material. Visa também,

à liberação de áreas nos almoxarifados e dos materiais considerados inativos, cujoestoque na organização for muito superior às necessidades de consumo, ou seja, o seugiro é muito baixo, incorrendo ao risco de que o mesmo perca a sua validade, sedeteriore ou se torne obsoleto, porque não haverá consumo suficiente para asquantidades estocadas.

Ressalta-se que o gestor de materiais deverá executar, rotineiramente, aatividade de classificar em ativos ou inativos os materiais em estoque. Esta atividade éde fundamental importância, para o correto planejamento das futuras aquisições.

1.15. CUIDADOS ESPECIAIS

O gestor de patrimônio tem como função primeira manter a integridade dopatrimônio público, ou seja, preservá-lo. Para tanto deverá realizar ações, visando àconservação das características dos materiais, equipamentos e imóveis sob os seuscuidados, estruturar programas de conservação de cada um desses bens, observadas asparticularidades individuais e, também, fornecer subsídios para a tomada de decisão a

respeito da recuperação dos mesmos, quando a sua funcionalidade puder ser restaurada.Tal decisão deve ser orientada, em princípio, pela viabilidade econômica darecuperação.

Serão considerados bens antieconômicos, quando o custo de sua recuperaçãosuperar 50% de seu valor, depois de recuperado. Entretanto, existem bens, cujos custossobre sua perda podem trazer prejuízos ao patrimônio público, superiores àqueles de suarecuperação, por maiores que sejam. É o caso, por exemplo, de bens de valor histórico.

A responsabilidade do gestor de patrimônio sobre os bens a seus cuidados ensejatrês níveis de obrigações, por danos causados a estes:

1.1.  o primeiro é a reposição do bem e da funcionalidade que esterepresenta, ou seja, o atendimento da demanda social, a que o bem se destina, deve sermantida sem prejuízo à população;

1.2.  o segundo é a recuperação do bem para assegurar o atendimento dademanda;

1.3.  o terceiro diz respeito à indenização ou ao ressarcimento do valor que obem representa no patrimônio público.

Deve-se ressaltar que a legislação estabelece essa ordem para asresponsabilidades do gestor, em relação ao patrimônio que estiver a seu encargo.

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1.16. CONTROLE E RENOVAÇÃO DE ESTOQUES

Após o devido registro do bem no patrimônio, com a respectiva atualização deseu valor, cabe ao gestor o contínuo acompanhamento desse material, bem como o de

seus similares, verificando todos os eventos relativos a estes (entradas e saídas),isoladamente ou em conjunto, enquanto pertencentes à organização.

Esse controle é fundamental para que não ocorram excessos ou falta de materiaisde qualquer natureza. A otimização da relação, entre a disponibilidade dos materiais e ocusto desta, também é obtida por esse controle. A compra ou renovação de estoques,igualmente, deve ser orientada por seu controle.

Existem dois métodos básicos de acompanhamento e controle de estoques,segundo os quais o gestor realizará avaliações das quantidades disponíveis:

1.1.  O método periódico que consiste na avaliação do estoque em intervalosregulares de tempo (semanal, mensal, semestral ou outra freqüência apropriada para ascaracterísticas do material), independente das movimentações realizadas no período.

Este método tem como vantagem o fato de concentrar a atividade de avaliaçãodo estoque em datas únicas, servindo para o planejamento das datas e da duração dessaavaliação, bem como para o estabelecimento dos recursos necessários para tanto(pessoas e meios).

Todavia, em função da quantidade de itens a serem avaliados (variedade ou

diversidade), este método pode representar concentração significativa de esforços. Talsituação é muito comum, na realização de inventários anuais, quando não houver aatualização dos saldos e valores do estoque. Apresenta ainda a desvantagem de darmargem a uma maior probabilidade de falta de materiais, vez que estes serãoverificados apenas em datas fixas. Isto pode sinalizar um grande risco de paralisaçãodas atividades da organização, em função da importância do material para os processosprodutivos desta.

A seguir, um demonstrativo para melhor ilustração:

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MÉTODO DE CONTROLE PERIÓDICO: Representação Gráfica:

Quantidade

em estoque

Tempo

t1

t2

t3

( F ) 

Intervalo entre levantamento dos estoques (t1 = t2 = t3 = ... = tn).

Os inventários são feitos em intervalos de tempo regulares (constantes), o quepode resultar em faltas ( F ) como no intervalo 3.

1.2.  O método de controle por níveis de estoques, em que o gestor utiliza,como elemento de tomada de decisão, quantidades, que lhe servirão como referências,independente de quanto tempo levem para ser atingidas.

A utilização deste método implica na dispersão de esforços desse controle aolongo do período, podendo resultar num elevado número de aquisições e custo decompras pela colocação de sucessivos pedidos, o que não ocorre quando do controle porperíodos fixos.A seguir, um demonstrativo para melhor ilustração:

MÉTODO DE CONTROLE POR NÍVEIS DE ESTOQUE:

Representação Gráfica: 

Quantidadeem estoque

( f )( c )

( b )

( a )( d ) ( e )

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Legenda:(a)  – Estoque mínimo ou de segurança.(b)  – Ponto de pedido.(c)  – Estoque máximo.

(d)  – Tempo de reposição ou de ressuprimento.(e)  – Intervalo entre reposições consecutivas.(f)  – Lote de compras ou de encomenda.

Conclui-se, então, que existem vantagens relativas de um e outro método. Nestecontexto, deve-se conjugá-los, unindo as vantagens, buscando minimizar asdesvantagens.

Convém ressaltar que, de forma alguma, as fichas de acompanhamento demovimentação de materiais (fichas de prateleira) devam ser abolidas, ainda que ocontrole de estoques da unidade utilize recursos de informática. Nunca é demais ter àdisposição um elemento extra de controle, que possa demonstrar sua serventia, quandoda ocorrência de falhas nesse recurso informatizado (microcomputador ou seusprogramas).

1.17. DOS INVENTÁRIOS

Inventário é o ato de arrolar e descrever, coordenadamente, todos os bens e

valores do Patrimônio, num determinando instante. O resumo do inventário é registradono Balanço Patrimonial da Contabilidade do ente público.

A atualização das informações dos estoques facilita a rotina do gestor depatrimônio, sendo, inclusive, a única forma efetiva de evitar a concentração dessasatividades, em curto período de tempo, o que comumente acontece em organizações,que não mantêm esse hábito. Além disso, é conveniente que se lembre, de que alegislação coloca a obrigatoriedade da apresentação do inventário anual, como forma deo Estado manter controle sobre a variação de seu patrimônio, ano após ano,representado pelas quantidades de materiais e seus respectivos valores individuais e/ouem conjunto.

Qual a finalidade do Inventário Público Anual?

O objeto do inventário é apurar o valor exato e real dos bens e valores doPatrimônio num determinado momento.

Nas Administrações Públicas o objeto dos Inventários Públicos Anuais épossibilitar a fiscalização dos seus bens patrimoniais, além de delegar aos agentes aresponsabilização pelos respectivos materiais. A tomada de contas desses agentes terápor base os inventários anuais.

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O Inventário Anual deverá abranger os bens (móveis e imóveis), créditos eimportâncias constantes no Ativo Permanente e Realizável. No estudo vamos aterapenas ao Inventário Anual dos Bens Públicos.

Também existem outras situações que ensejam a necessidade da realização de

inventários de quantidades e valores.

São elas:

Quando do início de atividades de um órgão ou unidade de patrimônio(visando ao adequado estabelecimento de seu patrimônio e das responsabilidades emrelação a este);

Quando da transferência de responsabilidade (pela mudança do gestor dopatrimônio da unidade ou, de seus superiores). Tal medida é fundamental, pois, vem dar

suporte ao devido estabelecimento de responsabilidades, no que se refere ao patrimônioe à comprovação do cumprimento pleno das expectativas, por parte daquele que deixa afunção;

Quando da extinção ou transformação da unidade  –  similarmente aoparágrafo anterior, contribui para a verificação do cumprimento das expectativas no quediz respeito à função e ao estabelecimento das responsabilidades;

Situações eventuais como a ocorrência de sinistros (incêndios, enchentes,furtos etc.) também podem provocar a realização de inventários para o estabelecimentode perdas e a verificação das quantidades, servindo ao ajuste do patrimônio e à tomada

de providências, que se fizerem necessárias.

Realizam-se os inventários, a fim de uma verificação integral ou parcial dascaracterísticas dos materiais, no que tange à sua totalidade ou apenas parte do estoque,em razão dos objetivos a que este visa atender. Podem, de acordo com esses objetivos,ser realizados pelo próprio gestor ou por uma equipe especialmente designada.

Como realizar o inventário anual dos bens públicos?

Como dito acima, o Inventário Anual deverá abranger: os bens móveis(materiais de consumo e matérias permanentes) e os bens imóveis.

O gestor deverá realizar Inventários distintos para os materiais de consumo emateriais permanentes.

Bens Móveis

Para proceder à realização do Inventário Anual dos Bens Móveis (materiaispermanentes ou material de consumo) o Gestor deverá cumprir, em regra, quatro etapasa saber:

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Nomeação de Comissão;Levantamento, Arrolamento, Avaliação e Registro do Patrimônio;Gerar Relatório do Inventário e enviá-lo para TCM;Lança dados do Inventário no Balanço Patrimonial;

O que fazer com os dados do inventário?

O resultado do inventário deverá ser registrado no Balanço Patrimonial,seguindo, para tanto, as diretrizes dispostas na Lei n.º 4.320/64.

Isto, porque, como dito acima, o patrimônio público é bens e direitos, de valoreconômico, que pertencem à União, a um Estado, a um Município, a uma autarquia ouempresa pública. Para tanto, devem ser registrados na Contabilidade a título de controlee fiscalização.

O patrimônio público e sua variação ao longo do tempo é registradocontabilmente através dos Balanços Patrimoniais, disciplinados pela Lei n.º 4.320/64. Oconjunto de bens e direitos menos as obrigações, compreende o patrimônio líquido deum ente federado a saber: 

ATIVO PASSIVOBens- Móveis- Imóveis- Bens de Natureza Industrial

( - ) Obrigações- Dívidas- Débitos

Direitos- Créditos- Valores

(=) Patrimônio Líquido

O patrimônio público líquido de um ente federado poderá ser positivo ounegativo. Se o conjunto de bens e direitos for maior que as obrigações, o patrimôniolíquido será positivo (Ativo Real Líquido). Se a soma das obrigações, entretanto,superar o valor dos bens e direitos, o passivo será negativo (Passivo Real a Descoberto).

Por que é necessário fiscalizar e controlar o uso do patrimônio público?

Para evitar a prática de atos lesivos ao patrimônio público e a conseqüentenulidade, evitando o desvio de finalidade pública, a má conservação dopatrimônio público e o desperdício dos recursos públicos, com prejuízo paratoda a população.

Para garantir a preservação dos recursos públicos, sobrando dinheiro parainvestir em obras e programas importantes para a sociedade.

Buscando evitar a responsabilização do gestor, através de ações de natureza

penal e civil, ou fruto de Ação de Improbidade Administrativa movida pelo

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Ministério Público em decorrência da prática de atos lesivos ao patrimôniopúblico.

Quais as sanções para quem se apropria ou causa lesão ao patrimônio público?

Todo aquele que, por ação ou omissão, gera lesão ao patrimônio público, ouainda, de forma ilícita, se apropria do mesmo, está sujeito a responder pelo crime deImprobidade administrativa, previsto na Lei n.º 8.429/92.

Assim, ocorrendo lesão ao patrimônio público, por ação ou omissão, a pena é oressarcimento integral do dano.

Havendo, por sua vez, apropriação ilícita de patrimônio público o responsávelestará sujeito, sem prejuízo de outras sanções penais, civis e administrativas, à (ao):

• Perda dos bens acrescidos ilicitamente e da função pública;• Suspensão dos direitos políticos de cinco a oito anos; • Pagamento de multa e proibição de contratar com o Poder Público pelo prazo

cinco anos.

1.18. DO DESFAZIMENTO

Os bens de uso comum e de uso especial, em regra, são inalienáveis, já que osmesmos encontram-se afetados a uma finalidade pública específica. Esta regra,entretanto, não é absoluta. Se os mesmos perderem a destinação pública, poderão passarà categoria de bens dominicais, podendo ser desafetados em decorrência de lei.

Os bens dominicais, entretanto, uma vez que não são afetados a uma finalidadepública específica, podem ser alienados a qualquer tempo, através dos institutos dedireito privado (compra e venda, doação, permuta) ou de direito público (investidura,retrocessão, etc.).

O gestor público poderá desfazer de bens públicos (móveis ou imóveis), desdeque haja interesse público devidamente justificado e o valor esteja de acordo com o

preço de mercado (avaliação prévia). Devem-se observar ainda as seguintes regras, nocaso de:

Imóveis  – adquirir autorização legislativa e realizar licitação na modalidade deconcorrência. Em se tratando de alienação de imóveis, a licitação é dispensadanos casos de dação em pagamento, doação ou venda para outro órgão ouentidade da administração pública, permuta com outro imóvel, etc.

Móvel  –  realizar licitação, normalmente na modalidade leilão, salvo nos casosde doação para fins de uso de interesse social, venda para outro órgão ouentidade da administração pública, permuta, etc. em que é dispensado o

processo licitatório. É comum a alienação de bens móveis na administração

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Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 35

pública, sobretudo de bens considerados inservíveis, aqueles que não prestammais ao serviço público, em decorrência do desgaste natural do tempo.

A alienação de bens móveis e imóveis é tratada nos Arts. 17 a 19 da Lei

n.º8.666/93 que disciplina o processo de alienação dos bens móveis e imóveis.

É vedada a aplicação de receita de capital proveniente da venda de bens edireitos para financiamento de despesas correntes, salvo disposições legais contrárias. Ovalor advindo da venda de um bem deve, pois, ser investido na aquisição de outros bens(despesas de capital) ou destinado por lei ao regime de previdência. (Art. 44 da LeiComplementar n.º 101/00)

As guias de receita referentes à alienação de bens do patrimônio público, oprocesso licitatório e a autorização legislativa deverão ser juntadas aos documentos daprestação de contas mensal a serem enviados ao TCM, tal como determina a Resoluçãon.º 1.060/05.

Ocorrendo a alienação de bens públicos é necessário proceder à imediata baixano inventário, mantendo o mesmo sempre atualizado.

Da mesma forma que o gestor é responsável pela documentação e registro daentrada de materiais na organização, também está sob a sua responsabilidade a tomadade providências para a regularização das saídas no patrimônio. Estas podem ocorrer porconsumo, no caso de materiais, ou pelo desfazimento desse patrimônio, quando se tratarde material ou bem de outra natureza.

O desfazimento pode acontecer em três situações:

1.1.  pela transferência do bem a uma outra unidade, caracterizando atransferência das obrigações e responsabilidades para outras do Poder Público;

1.2.  pela cessão a outra unidade, para que esta possa fazer uso do bem, mascom a manutenção da posse pelo órgão original;

1.3.  pela alienação, que consiste na transferência do poder sobre o bem, paranovos proprietários externos ou não ao Poder Público.

Entre as formas de desfazimento destacam-se:

1.4.  a venda (que pode ser realizada por concorrência, leilão ou convite);

1.5.  a permuta;

1.6.  a doação;

1.7.  a inutilização e o abandono, cada uma destas com suas especificidadesprocessuais.

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Consideram-se motivos para inutilização do bem, a sua contaminação poragentes patológicos (que podem causar doenças nos homens, animais ou plantas), ainfestação por insetos nocivos, contaminação por radioatividade, natureza tóxica ouvenenosa (embalagens de agrotóxicos, inseticidas, por exemplo) e o perigo de utilização

fraudulenta (como no caso de modelos e cópias de formulários, carimbos e outroselementos que podem dar origem a falsificações).

Torna-se importante destacar que, em razão da natureza dos materiais a sereminutilizados, por vezes, haverá a necessidade da contratação de empresas especializadase de reconhecida competência para a execução dos serviços, face à possibilidade dedanos ambientais e à saúde de pessoas que, por ventura, tenham contato com estes.

Por outro lado, também, em razão da natureza dos materiais, existe a previsãolegal do abandono, que caracteriza a simples renúncia ao direito de propriedade.

Convém lembrar que, somente após a conclusão dos devidos processos, é que sepoderá verificar o respectivo ajuste patrimonial com a anotação das baixas e aatualização dos valores devidos.

1.19. A RESPONSABILIDADE SOBRE O PATRIMÔNIO

Quem deve cuidar do patrimônio público?

Quando o patrimônio estiver vinculado a um determinado ente federado - União,a um Estado ou a um Município - a ele cabe, através dos seus agentes públicos, emprimeiro lugar, adotarem todas as providências necessárias à sua preservação econservação.

Não se pode perder de vista, as responsabilidades indiretas de toda a população,em relação ao cuidado com o patrimônio público. Isto porque, sendo o patrimôniopúblico pertencente ao povo – a todos cabe por ele zelar, preservando-o e defendendo-o,inclusive judicialmente, através de Ação Popular. (Art. 1º, Lei 4.717/65).

A responsabilidade do gestor de patrimônio vai além de suas atribuições diretascom os materiais, sob os seus cuidados. Sua atenção deve-se estender também aospossíveis impactos, que o trato inadequado destes pode causar ao meio ambiente eassim, à própria humanidade.

Cuidados com as embalagens, a armazenagem e a disposição final dos materiais,entre outras atividades do cotidiano desse gestor, devem ser orientadas nesse sentido.

Suas ações têm, por princípio, ser orientadas quanto à redução da geração deresíduos, a fim do reaproveitamento e da reciclagem dos materiais.

Muito embora cresça a consciência da população em geral, no que se refere aquestões ambientais e, por conseqüência, às exigências dos cidadãos concernentes a

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estas, muitos desses gestores ainda não conseguem compreender, adequadamente, aimportância de seu papel neste contexto. Acredita-se que, tal fato, venha emdecorrência, em grande parte, da omissão de uma política ambiental estruturada, queenvolva todos os escalões dos órgãos públicos.

Felizmente, as últimas ações do Conselho Nacional do Meio Ambiente(CONAMA) sinalizam que tal situação deverá ser alterada em um futuro próximo.Assim, convém aos gestores de patrimônio antecipar e implementar, entre outrasmedidas exigíveis da dimensão ambiental de seu trabalho, programas de coleta seletiva,que darão suporte à reciclagem de materiais, que, por sua vez, poderão gerar recursospara o Estado, igualmente aos que existem em andamento nas empresas privadas.

Poder-se-ão também traçar estratégias, objetivando melhorar a condiçãoambiental de seus fornecedores, com a inclusão de exigências referentes aolicenciamento ambiental pertinente, com vistas à sua qualificação, enquanto fornecedor

do Estado, bem como o estabelecimento de responsabilidades sobre o retorno deprodutos e de suas embalagens, após o seu uso.

Todas essas providências podem resultar em significativas contribuições paraum Estado mais responsável, quanto às questões ambientais, cujas organizações sirvamde exemplo para toda a população, favorecendo a economia de recursos e melhorando avida dos seus habitantes, em geral, através de um meio-ambiente de melhor qualidade.

Informações adicionais podem ser buscadas junto às representações estaduais doMinistério do Meio-Ambiente, dos Recursos Renováveis e da Amazônia Legal e nosórgãos estadual e local, quando houver.

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CONCLUSÃO 

Senhores (as) Gestores(as) de Patrimônio Público, espera-se que o conteúdodestas breves páginas tenha atingido o seu objetivo de servir como ponto de partida parao adequado desenvolvimento de suas atividades.

Àqueles (as) já detentores de conhecimentos prévios, que este instrumento sirvade norteador à recapitulação e à retirada de algumas dúvidas que, porventura aindaexistam. Caso não forem completamente sanadas, a equipe de elaboração coloca-se aodispor para as respostas necessárias.

Àqueles que, pela primeira vez tomaram contato com o assunto, espera-se que o

texto tenha sido convidativo e consiga despertar interesse em continuar, cada vez mais,estudando e aprofundando-se nesta temática.

A todos os que tomarem contato com este instrumento, espera-se que ele sejacapaz de revelar a importância do gestor de patrimônio para o Estado, reconhecendo osseus esforços.

Aos dirigentes fica a expectativa desse reconhecimento e de que a condiçãorequerida para o bom desempenho desses gestores seja através de sua capacitaçãoconstante, através da disponibilidade, ou das condições estruturais dos ambientes ondedesenvolverão suas atividades.

Este é um trabalho sem maiores pretensões. Por isso mesmo deve ser sempreconsiderado factível de análises e adequações, inclusive, porque a sua própriaconcepção já prevê a realização e a edição de revisões periódicas.

Pelo papel que cabe aos gestores de patrimônio, espera-se, também, enfatizarque em “coisa pública” não há mais espaço para meros servidores ou não-profissionaispúblicos. O servidor público tem uma função específica na sociedade na qual estáinserido. É servidor porque deve servir à sociedade com o seu profissionalismo,conquistado através de sua habilitação. Esta é a melhor forma de serví-la e, por isto,

deve se orgulhar!

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFIAS

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PIRES, João Batista Fontes de Souza. Contabilidade Pública  –  teoria e prática. 6ª. ed.Franco e Fortes, 2001.

MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. 22ª. ed. MalheirosEditores Ltda, atualizada por Eurico de Andrade Azevedo, Délcio Balestero Aleixo eJosé Emmanuel Burle Filho, 1997.

MENDES, Renato Geraldo. Lei de Licitações e Contratos Anotada. 3ª. ed. Znt, 1998.

FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo Dicionário da Língua Portuguesa. 2ª.ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1986. 36ª. Impressão.

DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella – Direito Administrativo. 19 ª Edição, SãoPaulo:Editora Atlas, 2006.

BOTELHO, Milton Mendes – Manual Prático de Controle Interno naAdministração Pública Municipal. 1ª Ed., 2 ª Tir., Curitiba: Editora Juruá,2006.

Manual de Procedimentos de Controle Patrimonial do Estado do Paraná, 1991.

Lei nº. 4.320/64 de 17/03/1964.

Lei nº. 8.666/93 de 21/06/1993.

Lei nº. 8.883/94 de 08/06/1994.

Lei de Responsabilidade Fiscal – Lei Complementar nº. 101 de 04/05/2000.

Lei Complementar nº. 04 de 15/10/1990 –  Estadual/MT.

Decreto-Lei nº. 200 de 25/02/1967.

Decreto nº. 83.937 de 06/09/1979.

Decreto nº. 99.184 de 15/03/1990.

Decreto nº. 99.658 de 30/10/1990.

Decreto nº. 99.509 de 05/09/1990.

Decreto nº. 1.094 de 23/03/1994.

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Decreto nº. 3.555 de 08/08/2000.

Decreto nº. 3.693 de 20/12/2000.

Decreto nº. 3.697 de 21/12/2000.

Decreto nº. 3.722 de 09/01/2001.

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Anexo

DÚVIDAS MAIS FREQÜENTES E SUAS RESPOSTAS

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DÚVIDAS MAIS FREQÜENTES E SUAS RESPOSTAS

As atividades do Patrimônio, Materiais e Serviços estão disciplinadas por umavasta legislação específica exigindo do gestor constantes leitura e reflexões bem como aatualização de seu conhecimento sobre a temática.

Devido à natureza de sua rotina diária e a complexidade e dinâmica das normaslegais pertinentes, torna-se impraticável a busca em compêndios, a fim de sanar dúvidasmomentâneas.

Neste contexto, visando auxiliar o desempenho das atividades do gestor depatrimônio, foram selecionadas algumas das dúvidas mais freqüentes, para as quais seapresentam as respectivas respostas.

1.  Com quais setores da organização o setor de compras se relaciona commaior freqüência?

Compras são de fundamental importância para a organização e através de suasatribuições ou necessidades, relaciona-se com os setores de planejamento, almoxarifadoe licitação, contábil e financeiro, bem como com as demais atividades fim da empresapública.

2.  Quais as vantagens da centralização e da descentralização do setor decompras?

Centralização:Oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais;

Homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos;Controle de materiais e estoques.

Descentralização:Distância geográfica;Tempo necessário para a aquisição de materiais;

Facilidade de diálogo.

3.  Como se dá a operação do setor de compras?Em princípio, as compras não podem ser realizadas por iniciativa própria do gestor depatrimônio. Isto é, devem ser provocadas pela necessidade de algum setor queencaminhará uma comunicação interna a apresentando. Assim, caso não haja adisponibilidade imediata do material a ser entregue, o gestor providenciará aapresentação de fornecimento ou pedido de compras. Para investimentos e benspermanentes deverá ser formalizado o pedido prévio de autorização para estas despesas.Em seguida, conforme o caso, são tomadas as providências relativas à licitação, que

encerra o ciclo de atividades relacionadas a compras pela qualificação e classificação defornecedores.

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4.  Que elementos fazem parte das condições de compra?Fazem parte das condições de compras, além das quantidades e preços contratados, asformas e prazos de pagamento, inclusive quanto ao recebimento de outros bens comoparte do capital devido, o local e a programação das entregas (seqüência e datas), bem

como as informações pertinentes às embalagens, meios (rodoviário, ferroviário, aéreo,etc.), frete e demais elementos referentes ao transporte dos materiais dos fornecedoresaté as unidades do Poder Público.

5.  Como avaliar bem os fornecedores?Os fornecedores devem ser avaliados segundo dois aspectos: o técnico e oadministrativo. A qualidade técnica de um fornecedor representa a competência defornecer um bom produto e deve ser verificada através da qualificação do seu quadroprofissional e, em alguns casos, da tecnologia do fornecedor. Por sua vez, a qualidadeadministrativa diz respeito à competência com que a empresa é gerenciada (preços,regularidade e entregas de acordo com o que foi pedido etc.), sendo possível que esta

influencie negativamente a qualidade técnica.

6.  Como a organização pública pode obter redução de custos através dosetor de compras?

Compras bem realizadas significa que o recurso de capital foi bem empregado. Comouma organização pública não visa lucro com a aquisição de bens e serviços, não hácomo recuperar o capital desperdiçado em compras mal realizadas, o que implica apremente necessidade da maximização do recurso público utilizado em suas compras.Compras, então, contribuirá com tal finalidade através de seu adequado planejamento enegociação com fornecedores visando a obtenção do fornecimento mais vantajoso aointeresse público.

7.  Quais as prioridades ou métodos para aquisição e conservação demateriais inflamáveis?

Devido às suas características, o material inflamável exige cuidados especiais para a suaguarda e conservação. Por isso, não é recomendada a sua aquisição em quantidadesacima da capacidade de estocagem segura, tampouco por unidades que não disponhamde condições adequadas para tal finalidade. Devem ser observadas recomendações parao trato de materiais inflamáveis (assim como para explosivos, conforme o caso)relativas à segurança do trabalho. Orientações específicas sobre as características dassubstâncias podem ser obtidas junto ao Corpo de Bombeiros e/ou junto a instituições

como Universidades ou Institutos de pesquisa. Nunca é demais acrescentar que opessoal dessas unidades deve estar preparado para a intervenção no caso de sinistros,como princípios de incêndios, e que estas devem ter um plano de contingências(indicando que providencias tomar, a quem comunicar fatos, como socorrer vítimas etc)para possíveis ocorrências desses sinistros.

8.  Quais as medidas a serem tomadas na aquisição, em casos deemergências?

Compra direta, tendo as justificativas dentro das medidas legais.

9.  Na aquisição, quais as principais formas para a descrição de bens?

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Descritiva: identifica com absoluta clareza, vez que caracteriza o bem,através de suas especificações (técnica, estética, histórico-cultural, etc).Referencial: identifica, indiretamente, o item (nome, símbolo, etc).

10. Na aquisição, com Recurso Próprio, qual a legislação a ser seguida:Federal ou Estadual?Deverá ser seguida a Legislação Federal.

11. Como proceder para a aquisição de semoventes?A aquisição de animais segue as mesmas orientações da aquisição de outros bens. Paratanto, é necessário solicitar opinião técnica especializada, se verificar a finalidade doórgão, bem como a formalização prévia da necessidade e a observação dos atestados desanidade dos animais e, ainda, quando pertinente, obter certificado de linhagem(registro genético, por exemplo, para melhoramento de plantel ou outro caso onde talinformação seja requerida).

12.  A aquisição nas Empresas da Administração Direta e Indireta deveser feita pela própria empresa ou por uma Comissão de Licitação do Estado, que éunidade centralizada para este fim?Quando for recurso próprio é pela própria empresa. Quando for recurso do Tesouro épela unidade centralizada.

13. Quais as modalidades de licitação para aquisição de materiais eserviços?

Carta Convite  – modalidade de licitação mais simples, visa à contratação de pequenosvalores referentes à aquisição de materiais e serviços, bens ou obras. Devem serbuscadas, pelo menos, ofertas de três fornecedores.

Valores: materiais e serviços – de R$ 8.000,00 a R$ 80.000,00; obras e serviçosde engenharia – até R$ 150.000,00.

Tomada de preços  –  licitação junto a fornecedores, previamente, cadastrados(qualificados), publicação no Diário Oficial e em jornal de grande circulação.

Valores: materiais e serviços  –  até R$ 650.000,00; obras e serviços deengenharia – até R$ 1500.000,00.

Concorrência  –  licitação que admite a participação de quaisquer interessados,

previamente, cadastrados ou não.Valores: materiais e serviços  –  acima de R$ 650.000,00; obras e serviços deengenharia – acima de R$ 1500.000,00

Concurso  –  permite a seleção e a escolha de trabalho técnico ou artístico, onde apredominância é a intelectualidade.

Leilão – utilizada especificamente na venda de bens móveis e imóveis.

Pregão  –  É uma modalidade de licitação em que a obtenção pelo fornecimento de bens eserviços comuns, é realizada em sessão pública, por meio de propostas de preços

escritos e verbais, que garantam por meio de pleito justo entre os interessados, a compramais econômica, segura e eficiente.

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Nas autorizações de despesas referentes a serviços, materiais, bens ou obras, antesdo ato de empenhar faz-se necessário enquadrá-las, no que prescreve os artigos 14, 15 e16 da Lei nº. 8.666/93, de 21 de junho de 1.993, alterada pela Lei 9.648/98, de 27 de

maio de 1.998, que rege as Licitações e Contratos Administrativos no Brasil.

14. Quais os critérios para a habilitação de fornecedores?Probidade administrativa, habilitação jurídica, qualificação técnica, econômico-financeira e regularidade fiscal.

15. Quais os documentos necessários para participar de uma licitação?Todos os documentos citados nos art. 27 a 32 da Lei 8.666/93, sendo os principais: CPF- se pessoa física ou CNPJ - se pessoa jurídica; Inscrição Estadual  –  para material e,Inscrição Municipal  – para serviços; Certidão de Regularidade Fiscal - CRF (emitidopela Receita Federal), Estadual (emitido pela SEFAZ) e Municipal (emitido pela

Prefeitura); certidão de regularidade do FGTS (emitido pela Caixa Econômica Federal);inscrição na entidade profissional competente.

16. Quando a licitação poderá ser dispensada?Com valor inferior a R$ 8.000,00; em caso de emergências, sinistro ou calamidadepública, conforme previsto no art. 24 da Lei 8.666/93, incisos I a XXIV. Sempre seapresentando a justificativa pertinente no respectivo processo.

17. Quais os períodos mínimo e máximo de duração de um contrato?Ficará adstrita à vigência dos respectivos créditos orçamentários; exceto: aos projetoscujos produtos estejam contemplados nas metas estabelecidas no plano plurianual, osquais poderão ser prorrogados, desde que isso tenha sido previsto no ato convocatório.A prestação de serviços a serem executados, de forma contínua, está limitada a 60meses.

18. Quais as principais prerrogativas do contrato?Segurança ao contratante e contratado, em caso de não cumprimento de uma das partes.

19. Quais garantias e exigências podem ser cobradas num contrato?Objetos e seus elementos;Execução e forma de fornecimento;

Preços e condições de pagamentos;Prazos de início e conclusão da execução;Créditos da dispensa e da categoria econômica;Garantias exigidas para execução;Responsabilidade das partes;Casos de rescisão;Reconhecimento dos direitos em caso de rescisão;Condições de importação, data e taxa de câmbio para conversão, quando for o caso;Vinculação ao edital de licitação, ao convite e à proposta do licitante vencedor;Legislação aplicável à execução do contrato e, especialmente, aos casos omissos;Obrigação do contratado em manter, durante toda a execução do contrato, a

compatibilidade com as obrigações por ele assumidas.

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20. A partir do momento em que os serviços não estão de acordo com ocontrato, nem sendo satisfatório, qual procedimento tomar?

Rescisão do contrato, conforme o que preceituam os arts. 77 e 78 da Lei 8.666/93.

21. Como deve ser o julgamento de uma proposta num processo de Licitação?E se houver empate qual o critério usado para o desempate?O julgamento, conforme dispõe o art. 45 da lei 8.666/93, será objetivo, devendo aComissão de Licitação ou o responsável pelo Convite realizá-lo de acordo com o tipo delicitação e os critérios estabelecidos no ato da convocação; quanto à ocorrência doempate, deverá ser obedecido o disposto no § 2º., do art. 3º, que estabelece igualdade decondições entre os participantes, tendo assegurada para critério de desempate apreferência aos bens e serviços produzidos ou prestados por empresas brasileiras decapital nacional; produzidos no país; produzidos ou prestados por empresas brasileiras,persistindo o desempate a classificação será feita obrigatoriamente por sorteio, em atopúblico, para qual todos os licitantes deverão ser convocados, sendo vedado qualquer

outro processo de desempate.

22. Na modalidade convite, quando um dos participantes pode pedir anulaçãoda Licitação?

Quando houver irregularidades, do tipo: benefício.

23. Quais medidas a serem tomadas quando uma determinada quantidade dosprodutos adquiridos apresentarem defeitos?

Existem duas possibilidades para a detecção desses defeitos. A primeira quando omaterial é entregue. Ou seja, uma parte está adequada para consumo imediato e a outranão (a que apresentou defeitos). Para a devida solução desse problema recomenda-seadotar a recepção provisória para a conferência da qualidade e da quantidade dosprodutos entregues. Tal condição deve estar previamente estabelecida no edital defornecimento. A outra oportunidade é quando se percebe o defeito algum tempo após aentrega e já tendo sido consumida parte do material recebido. Nesta última, acomprovação de uma possível má intenção do fornecedor pode ficar prejudicada devidoà, entre outros fatos, armazenagem indevida, mistura entre lotes oriundos de diferentesfornecedores etc. Sempre que possível, deve-se verificar amostras do produto entreguena presença do fornecedor e fazer constar cláusulas sobre penalidades para ofornecimento de materiais defeituosos, inclusive com a restrição de fornecimento ou daparticipação de certames licitatórios.

24. Poderão ser exigidas prestação de garantia nas contratações de obras,serviços e compras?

A critério da autoridade competente, dependendo do caso, e desde que prevista noinstrumento convocatório, caberá ao contratado optar por uma das seguintesmodalidades de garantia: caução em dinheiro ou títulos da dívida pública; seguro-garantia; fiança bancária.Obs.: não poderá exceder a 5% do valor do contrato. A garantia será liberada ourestituída após a execução do contrato e, quando em dinheiro, atualizada

monetariamente (art. 56, § 1º. da Lei 8.666/93).

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O contrato poderá ser modificado?Unilateralmente, para melhor adequação às finalidades de interesse público, respeitadosos direitos do contratado (art. 58. Inciso I da Lei nº. 8.666/93).

25. Quais os critérios para ser “pregoeiro”? Assim como para ser “leiloeiro” há a necessidade de habilitação específica, para ser 

“pregoeiro” o servidor deve realizar capacitação para que possa exercer esta função.

Portanto, não é possível ser pregoeiro pela simples designação por seus superiores.

26. Numa licitação, quando houver um fornecedor com “Melhor Preço” (com

qualidade inferior) e outro com “Melhor Técnica” (com preço superior);

qual procedimento adotar para justificar a decisão que indicará o vencedordo certame? Que argumentos poderão ser usados?

Somente ocorrerão dúvidas dessa natureza quando no edital não forem previamente

definidos todos os critérios para a seleção do fornecimento, o que poderá causartranstornos de diversas naturezas. Se as regras não forem estabelecidas comantecedência qualquer decisão tomada pela comissão de licitação poderá serquestionada, independente da argumentação utilizada como justificativa. Ao serpublicado um edital e verificada qualquer pendência a melhor providencia é a suarepublicação para a inclusão do aspecto em falta ou para a devida correção.

27. Qual o objetivo do pregão?A modalidade pregão destina-se a garantir, por meio de pleito justo entre osinteressados, a compra mais econômica, segura e eficiente.

28. Como proceder no caso de bens em regime de cessão de uso em que foramleiloados pelo cessionário?

O cessionário não é o proprietário do bem, logo não poderia se desfazer deste. O queimplica o descumprimento das cláusulas do contrato, ficando ele, sujeito a execução dassanções previstas a ao ressarcimento do bem de origem.

29. O que são bens e serviços comuns?São aqueles cujos padrões, desempenho e qualidade possam ser concisos e, claramentedefinidos no objetivo do edital, em perfeita conformidade com as especificações usuaispraticadas no mercado.

30. O que é inventário físico?É a tomada de todas as providências, visando obter a avaliação ou valoração dosestoques. Para isso, devem ser levantados as quantidades e o estado (condição de uso ouconservação dos materiais em análise), para a sua posterior avaliação individual ou emconjunto.

31. O inventário deve ter data programada para o início e fim de suasatividades?

Sim, deve ser em datas programadas, visando a contribuir para o seu melhorplanejamento e execução.

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32. Qual o procedimento para receber materiais adquiridos através de convite,quando seus valores forem superiores ao estabelecido no art. 23, da Lei n°8.666/93?

O recebimento deverá ser confiado a uma comissão composta de, no mínimo, 03 (três)

pessoas, observadas as disposições do art. 15, § 8°, da Lei n° 8.666/93.

33. O que se exige para participar de modalidade de pregão?Habilitação jurídica;Qualificação técnica e econômico-financeira;Regularidade fiscal, com base na legislação em vigor.

34. Qual o procedimento a ser adotado com os bens inativos, consideradosociosos?

Inicialmente deve ser procurada a sua destinação para outra unidade a fim de que possafazer uso imediato deste (disponibilizado para cessão ou permuta). Se não for possível,

deverá ser colocado à venda (na tentativa de tentar recuperar parte do capital empregadoem sua aquisição). E, por último, deverá ser disponibilizado para doação.

35. Que orientações a seguir quando da realização de inventários?Oportunidade  –  os inventários devem ser realizados em época planejada,oportuna, visando a não causar transtornos ao andamento normal das atividades daunidade;Uniformidade  –  os procedimentos de avaliação devem ser uniformes, depreferência padronizados e realizados, integralmente, pela mesma equipe, visandoa assegurar os mesmos critérios e resultados similares para materiais emcondições semelhantes;Instantaneidade  –  itens similares devem ser avaliados em um menor espaço detempo entre o início e o final de sua contagem e valoração, se possível, nasmesmas datas, com vistas a assegurar que o tempo não influirá nessa avaliação eresultará em diferenças sensíveis para o conjunto;Integridade  –  preferencialmente, deve ser avaliada a totalidade dos itens emestoque. Todavia, por dificuldades de ordem econômica, de tempo ou de pessoalpodem ser tomadas, como expressão da realidade, aproximações como aamostragem;Especificação  – os materiais devem ser identificados e avaliados pelo conjunto decaracterísticas que formam a sua especificação.

36. O que é inventário analítico?É a forma de controle em que se devem figurar todas as informações necessárias para aperfeita identificação e caracterização do material.

37. Quais são as providências do gestor de patrimônio, caso o Órgão possuaestoque de materiais comprovado fisicamente como suficiente para atendera uma demanda de 3 meses, mais o encarregado de compras ou ordenadorde despesas determinar a abertura de novas licitações?

Verificar, antes de tudo, o estado do material, observando as suas características

(perecibilidade, prazo de validade etc). Em seguida, comunicar a posição do estoque ao

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setor de compras ou ordenador de despesas, incluindo opinião sobre a possibilidade deemprego indevido de recursos públicos.

38. Os inventários gerenciais devem ser feitos por um gestor apenas?

Não, devido às suas características em ter uma finalidade específica (verificação desaldos e qualidades, identificação de desvios etc.), deverão ser efetuados por umacomissão, especialmente, designada.

39. Quais os prazos máximo e mínimo para a entrega do material?Os prazos mínimos e máximos deverão estar fixados em Edital.

40. O que é recebimento de material e quais as particularidades que se devedestacar neste ato administrativo?

O recebimento é o ato pelo qual o material é entregue ao órgão público no localpreviamente designado, não implicando em aceitação, transfere apenas a

responsabilidade pela guarda e conservação do fornecedor ao órgão. Deve-se observar aespecificação técnica, a quantidade e a documentação do material (nota fiscal, empenhoetc.).

41. Todo o material deverá ser entregue no almoxarifado?Sim, salvo quando o produto não possa ou não deva ser estocado ou recebido. Nestescasos a entrega far-se-á nos locais designados. Qualquer que seja o local derecebimento, o registro de entrada deverá ocorrer no almoxarifado.

42. Quais as penalidades para o gestor, quando ocorrer o desaparecimento demateriais sob os seus cuidados?

Caracterizado o fato, o gestor estará sujeito à pena de substituição, reparação ouindenização, de acordo com o caso, respondendo, administrativamente e, apósmanifestação do Ministério Público, poderá, inclusive, ser julgado criminalmente.

43. Quando é que se deve considerar irrecuperável um material?Quando estes perder suas características funcionais.

44. Qual o objetivo do planejamento e controle de estoques?Otimizar a relação entre a disponibilidade dos materiais e o seu custo.

45. De que forma deve ser feito o controle de um estoque?Através das requisições, de maneira periódica e pelo acompanhamento de cadamovimentação (entradas e saídas na ficha de prateleira).

46. Como calcular o tempo de reposição de um material?Seleção e avaliação de fornecedor, trâmites legais;Fabricação;Transporte;Inspeção de recebimento, etc., o que for pertinente, conforme cada caso, levandoem consideração o tempo decorrido, entre a colocação de um pedido, sendo

tomadas todas as providências para o seu atendimento até a sua disponibilizaçãopara uso do solicitante.

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47. O que é estoque de segurança ou mínimo?É uma quantidade de materiais reservada para fazer face aos possíveis aumentos noconsumo ou no tempo de reposição ou, ainda, de ambos (consumo e tempo dereposição), que é a situação mais desfavorável.

48. De quem é a responsabilidade dos bens existentes no setor?Do gestor de cada ambiente ou unidade de trabalho.

49. Quais as informações obrigatórias nas notas fiscais, que deverão serobservadas pelo gestor quando do recebimento de materiais?

Data de emissão;Descrição do material;Quantidades;Unidades de medida (dúzia, quilo, etc.);Preços (unitários e total);

Bem como o destaque das alíquotas dos impostos (ICMS e IPI);Caracterização do fornecedor (CGC, inscrições estadual e municipal, entre outras).

50. O exame qualitativo de um material deverá ser feito somente pelo gestor doalmoxarifado?

Não, deverá ser realizado por uma comissão, na qual ele deverá tomar parte.

51. O almoxarifado poderá receber pedido fracionado (entregas por etapas)?Em princípio não, mas entre as finalidades das atividades do gestor está a de colocar àdisposição da população os materiais necessários ao seu atendimento, cuja necessidadede demanda, por vezes pode-se caracterizar como mais importante do que o própriocapital, que aquele bem ou material representa. Assim, em algumas ocasiões, podem ser

 justificados os recebimentos fracionados.

52. Como proceder no controle de materiais e quais métodos deverão seraplicados?

O controle de materiais é uma atividade de grande importância para o gerenciamento dopatrimônio. É através dele que o gestor verifica continuamente o saldo, o estado e asmedidas requeridas para a manutenção dos materiais prontamente disponíveis para oatendimento às necessidades de consumo das unidades com as quais o seu setor serelaciona. Para tanto, deve realizar tal função através de atividades periódicas (controle

periódico ou por intervalos de tempo fixos) e de acordo com a variação do consumoocorrida ao longo do tempo (o que resulta no controle por quantidades de referência oupor níveis de estoques).

53. O que é armazenagem e quais os cuidados que se deve ter com oarmazenamento dos materiais?

A armazenagem compreende a guarda, conservação, segurança e preservação domaterial adquirido, a fim de suprir, adequadamente, falhas operacionais das unidadesintegrantes da estrutura do órgão ou entidade.

Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros são:

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Os materiais devem ser resguardados contra furto ou roubo, e protegido contra aação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animaisdaninhos;Os materiais estocados há mais tempo, devem ser fornecidos em primeiro lugar

(primeiro a entrar, primeiro a sair  –  PEPS), com a finalidade de evitar oenvelhecimento do estoque;Os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e umrápido inventário;Os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar defácil acesso e próximo das áreas de expedição; o material que possui pequenamovimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição;Os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. É precisoutilizar corretamente os acessórios de estocagem para protegê-los;A disposição dos materiais não deve prejudicar o acesso às partes de emergência,aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combatê-lo

(Corpo de Bombeiros);Os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fimde facilitar a movimentação e inventário;Os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores dasestantes e porta-estrados, a fim de eliminar os riscos de acidentes e avarias,facilitando a movimentação;Os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos,quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da suautilização;A disposição dos materiais deve ser feita de modo a manter, a face de embalagem(ou etiqueta), voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem, contendo amarcação do item de modo a permitir a fácil e rápida leitura da identificação e dasdemais informações registradas;Quanto ao material a ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura daspilhas, a fim de não afetar sua qualidade e o seu arejamento (distância de 70 cmaproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes), pelo efeito dapressão decorrente.

54. No momento da recepção provisória do material, qual o prazo, no caso deproduto defeituoso, para a devolução ou troca?

Os prazos para troca e devolução do produto defeituoso devem constar do respectivo

edital de aquisição.

55. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material?Sim, como qualquer outro cuidado indevido (embalagem, deslocamento etc.), aarmazenagem pode levar o material a perder as suas características e, assim, seu valor(total ou parcialmente). Pode haver deterioração, por exemplo, quando as condiçõesambientais (umidade, temperatura, insolação, iluminação etc) alterarem as suascaracterísticas físicas ou químicas. Ainda poderão haver danos aos materiais quandonão for observada a orientação sobre empilhamento máximo dos volumes (não éobservada a capacidade da embalagem suportar carga e, por isto, ocorrem danos aomaterial em seu interior).

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56. Quem é o responsável pela guarda e conservação de materiais permanentesem manutenção?

Como toda movimentação de materiais, salvo expressão em contrário, o responsável porela o é, também, pela guarda e conservação do bem. Se houver a mudança da

responsabilidade, durante a atividade específica de manutenção, deverá ser emitido umnovo termo de carga.

57. Como proceder a armazenagem de materiais de grande movimentação?Materiais de consumo elevado devem, observadas as restrições, devido a outrascaracterísticas, ser colocados à entrada do almoxarifado, visando a facilitar o seudeslocamento e o trânsito em seu interior.

58. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material?Sim, como qualquer outro cuidado indevido (embalagem, deslocamento etc.), aarmazenagem pode levar o material a perder as suas características e, assim, seu valor

(total ou parcial).

59. Quem deverá atestar as Notas Fiscais, para liberar os pagamentos?Será feita pelo gestor de almoxarifado, e na sua ausência o servidor por ele designado.

60. Onde se armazenarão os materiais permanentes comprados sem destinaçãoe quem se responsabilizará por eles?

Deverão ficar armazenados no almoxarifado, sob a responsabilidade do gestor depatrimônio.

61. Quais os principais sistemas de estocagem?Sistema de estocagem:

Fixa onde se determina número de áreas de estocagem para um tipo de material,definindo-se, assim, que somente material deste tipo poderá ser estocado noslocais marcados.

Sistema de estocagem livre  –  em o qual não existem locais fixos dearmazenagem, a não ser, é óbvio, para materiais de estocagem especial.

62. Quais as formas de classificação de estoques?

São as seguintes:Estocagem de matéria-prima – que pode ser armazenagem centralizada, onde facilitao planejamento da produção, pois que permite um melhor controle sobre as peças ouprodutos defeituosos, tornando o ato de rejeição mais simples.

A armazenagem descentralizada - possibilita um inventário mais rápido, por meiosvisuais, e, por estar localizada junto aos pontos de utilização, minimiza os atrasosocasionados, por enganos no envio de materiais a outros locais, que não o deutilização.Estocagem intermediária - que também pode ser centralizada ou descentralizada é aestocagem de materiais ou produtos já transformados, processados ou fabricados

parcial ou totalmente que entram na etapa seguinte da produção.

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Estocagem de produtos acabados – é aquela realizada para atender ao usuário, seja oda entrega imediata, seja o de encomendas sob pedido.

63. Quais os principais cuidados a serem tomados na recepção de materiais?

A conferência da mercadoria, por ocasião do ato da entrega, é operação importante e,antes de ser dada quitação, assinando a respectiva nota fiscal, deve-se proceder a umaconferência rigorosa, conforme as indicações abaixo:

•  Antes de abrir os volumes, deve-se verificar se as indicações contidasnas notas de entrega, endereços, números, marcas, etc., constantes dosvolumes, conferem;

•  Obtida a certeza de que os volumes mencionados nas notas fiscais sãoaqueles que estão sendo conferidos, deve-se também, ter o cuidado deabrir os volumes na presença do representante da firma fornecedora, quepoderá ser o entregador ou outra pessoa, devidamente, credenciada;

•  Confronto de tipos: encomendado e recebido;

•  Conferência quanto à quantidade: quebras, faltas;

•  Conferência quanto à qualidade: apresentação, boa ou má;

•  Conferência quanto ao peso: certo ou errado.

Outros aspectos poderão ser examinados e confrontados. Constatando alguma falta oualgum defeito, deve-se, imediatamente, comunicar este detalhe ao representante, ou, nafalta deste, ao entregador, declarando no verso do canhoto os motivos por que deixou deacusar o recebimento total e, ainda comunicar, as razões através de ofício, à firmafornecedora, a fim de que a ocorrência fique perfeitamente documentada.

64. Qual a diferença entre estoque e almoxarifado?Estoque  –  é toda e qualquer presença de materiais na instituição,

inclusive aqueles em trânsito, seja os que estão em processo de recebimento,como aqueles que foram distribuídos.

Almoxarifado  –  é o local reservado para a guarda e a conservação de

materiais, isto é, um local que, em princípio, foi estruturado para assegurar oatendimento dessas funções.

65. Qual a finalidade do layout do almoxarifado?Cercar o projeto de todas as condições, que possibilitem uma operação, dentro de umótimo de economia e rendimento. Ele ocorre quando da implantação de um depósito, eestá presente desde a fase inicial do projeto até a etapa de operacionalização, influindona seleção do local, projeto de construção, localização de equipamentos e estações detrabalho, seleção do equipamento de transporte e movimentação de materiais,estocagem, expedição de dezenas de detalhes, que vão desde a topografia do terreno atéa presença ou número de janelas.

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66. Quais os principais cuidados na estocagem de alimentos?Em razão de suas características e aplicações, os alimentos, sejam para consumohumano ou animal, devem receber atenções especiais desde a sua aquisição até a sualiberação para uso. Devem ser observados os requisitos ambientais (umidade,

temperatura, ventilação, insolação, iluminação etc) visando garantir a integridade desuas características, bem como os prazos para o seu consumo (validade) e forma depreparo, se pertinente. Devem também ser tomadas todas as providências para que nãohaja absorção de odores ou vapores e, ainda, que os alimentos não fiquem expostos ainsetos ou roedores que podem contribuir para a sua contaminação ou deterioração.

67. O que é rotação ideal de estoques?Rotação de estoques pode ser entendida como uma relação entre as entradas e saídas deum dado material, levando-se em conta as quantidades estocadas e o tempo necessáriopara o seu consumo (ou taxa de cobertura). Essa relação orienta o gestor no tocante ao

planejamento das aquisições, bem como ao dimensionamento dos níveis de estoquedaquele material (em razão de seu consumo e do tempo para a sua reposição). Essarelação deve ser tão próxima quanto possível de 1:1, que é a condição ideal. Ou seja,tudo o que entra, sai. Não havendo acúmulos (excessos) ou falta de materiais,mantendo-se, também, uma condição ótima de taxa de cobertura.

68. Qual a legislação relativa ao aspecto segurança na armazenagem emanuseio de materiais?

No aspecto segurança do trabalho para o trato manual de cargas deve ser observada asorientações da Norma Regulamentadora n° 11 (NR-11), da Portaria 3.214/78, doMinistério do Trabalho e Emprego.

69. Quais as principais formas de identificação de materiais em estoque?Podemos nos valer dos meios de armazenamento (sejam prateleiras, caixas, paletes etc.)como formas de identificação dos materiais, pela associação da identificação de cadaum destes ao seu conteúdo, marcando-os com códigos numéricos e alfanuméricos, pelouso combinado de cores, figuras geométricas e símbolos, que servem, inclusive, para ademarcação de áreas reservadas para cada material, segundo suas características.

70. Como deveremos estabelecer a distribuição de um produto?

Antes de distribuir um material solicitado, o gestor de patrimônio tem por obrigaçãoavaliar a real necessidade de seu fornecimento para o solicitante. Uma vez verificada anecessidade daquele usuário, o gestor deverá decidir pelo fornecimento do materiallevando em conta não apenas aquele consumidor específico, mas todo o conjunto depotenciais consumidores do produto em sua organização, de modo que o atendimentoem questão não venha a trazer prejuízos para outro solicitante ou à sua organização emconjunto. Isto verificado, escolherá o meio mais adequado para fazer chegar o material aquem o solicita. Para tanto, deverá tomar como elementos de decisão as característicasdo pedido (quantidade, volume e massa do material a ser deslocado, urgência, prazos deatendimento, locais de entrega desse e de outros pedidos, os requisitos de segurançapara a integridade do material e de quem o conduzirá, etc.), visando atendê-lo e a outros

pedidos a um menor custo para a organização.

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71. Qual a finalidade da ficha de prateleira?É fornecer a posição exata dos saldos dos materiais em estoque, servindo como ummeio de controle adicional aos demais controles da organização. Deve assegurar oregistro de toda a movimentação dos materiais (entradas e saídas), pois está junto aos

locais em que estes se encontram depositados.

72. Como é feita a saída de bens de consumo do almoxarifado, cuja entrada nãoexiste registro?

Há a obrigação do registro patrimonial de todos os bens públicos, ainda que pelosimples relacionamento. Um bem não registrado, formalmente, não existe e, portanto,não integra o patrimônio. Logo, não haverá a possibilidade de registros relativos asaídas, enquanto não houver a entrada ou registro patrimonial do bem.

73. Qual o procedimento a ser adotado pelo almoxarifado, quando a saída de

mercadorias para governos estrangeiros?A autorização para fornecimento de materiais no intuito de ajuda humanitária agovernos estrangeiros, sobretudo para municípios ou cidades próximas a fronteirasobedecerá autorização ou legislação específica para tal fim.

74. Como se deve ocorrer à saída de material do almoxarifado, se o mesmoestiver disponível para permuta?

Se o mesmo for considerado como parte de pagamento de um outro bem a seradquirido, deverá constar da adequada publicação.

75. Como proceder à saída de mercadoria, onde a fabricação é interna?Ainda que os produtos sejam obtidos por fabricação ou produção interna, deverá havero respectivo registro de sua entrada no patrimônio público. A guia de produção é odocumento hábil para tal finalidade. Após a formalização de sua entrada, esses materiaispodem ter a sua baixa normalmente.

76. O almoxarifado pode dar saída em mercadoria, cuja nota fiscal ainda seencontra a pagar no setor financeiro?

Como orientação geral o gestor de patrimônio deverá observar a liquidação daaquisição, que consolida a plena propriedade do bem pelo Estado. Todavia, a emissão

de empenho implica em assumir responsabilidades sobre a aquisição, de onde, deacordo com a Lei de Responsabilidade Fiscal, após a entrega do material e sua entradano patrimônio público, se caracteriza a impossibilidade do cancelamento da operação.Ou seja, esta despesa consta, obrigatoriamente, do orçamento anteriormenteestabelecido e da programação para a sua execução associada à disponibilidadefinanceira.

77. Como proceder a baixa no estoque do almoxarifado?Através da distribuição feita aos setores requerentes, por meio de requisições.

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78. Quando ocorre a Saída Parcial de um material?Quando não se pode atender ao pedido por completo, se caracterizado o baixo nível deestoque de um determinado material, ocorre a possibilidade do atendimento parceladoda aquisição.

79. Pode-se proceder à saída de um material, em virtude do desfazimento ourenúncia?Sim, desde que comprovada a inutilização ou abandono do material considera-sedesfazimento.

80. O almoxarifado deve emitir mensalmente inventários, informando àcontabilidade, a real situação do estoque?Sim, para que a contabilidade possa acompanhar a movimentação de estoque (entrada esaída).

81. Qual o procedimento a ser adotado pelo setor de almoxarifado para saídade mercadorias, quando o Órgão tiver cronograma de encerramento para aelaboração do movimento de almoxarifado?A maioria dos problemas relacionados à gestão de estoques está relacionada com a faltado estabelecimento prévio de condições para a sua entrega e recebimento. Ou seja,ainda na contratação do fornecimento. Para que sejam sanados estes problemas ocontrato deve prever claramente quais as condições necessárias para que o fornecimentoseja realizado de modo a atender todas as expectativas do órgão ou unidade a(o) qual sedestina. Para evitar problemas numa unidade que tiver que apresentar mensalmenterelatórios de movimentação, devem ser adotados procedimentos como o recebimento deentregas no máximo até o 2° dia útil anterior ao final do mês (ou outra antecedência,conforme necessidade da unidade) e recebimento prévio para posterior processamento,seguindo as mesmas diretrizes de quaisquer outros fornecimentos com esta condição.

82. Em que consiste o inventário rotativo?Consiste no levantamento contínuo e seletivo dos materiais existentes em estoques oudaqueles permanentes, distribuídos para uso, feito de acordo com uma programação, apermitir que todos os itens sejam recenseados ao longo do exercício.

83. Quando um material é considerado antieconômico?Quando o custo de sua recuperação superar a 50% de seu valo

84. Que destinação deve ser dada aos materiais obtidos, através de convênio,após o término deste?Em regra, deverão ser destinados para a respectiva entidade, salvo expresso, de outraforma, no próprio convênio.

85. Qual o método de avaliação a ser adotado para a atualização do valor dopatrimônio?Os materiais deverão ser avaliados pela média ponderada das compras e osequipamentos e materiais permanentes pelo custo de aquisição ou construção, conformedetermina o art. 106, da Lei n° 4.320/64.

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86. Como proceder para a valoração de itens do patrimônio obtidos porprodução interna?Preferencialmente, com base no valor de similares do mercado. Se não for possível,devem ser valorados pelo seu custo de produção.

87. O que é inventário por amostragem?Consiste no levantamento das características de uma parcela dos materiais em estoque,buscando, a partir dos resultados obtidos, o comportamento dessas características norestante do grupo em análise. Pode-se ocorrer em intervalos regulares de tempo, porexemplo, mensal, ou, segundo uma finalidade específica.

88. Como deve ser feita a depreciação de equipamentos e material permanentee de quantos em quantos anos?Deverá ser feita, anualmente, atualizando o valor de cada item do patrimônio, fazendo-aconstar do inventário anual da unidade. Para cada tipo de equipamento e material

permanente, deve ser consultada a Norma de Execução 06/93 (publicada no DOU de30/12/93), onde se extraiu a tabela abaixo:

TAXA ANUAL2.  Aeronaves 5 %3.  Aparelhos de medição 10 %4.  Aparelhos e equipamentos de Comunicação 10 %5.  Aparelhos e equipamentos de Medicina, Odontologia e

Laboratórios Hospitalares10 %

6.  Aparelhos e equipamentos para Esportes e Diversões 10 %7.  Aparelhos e utensílios domésticos 10 %

8.  Armamentos 10 %9.  Bandeiras, flâmulas e insígnias 20 %10. Coleções e material bibliográfico 10 %11. Embarcações 5 %12. Equipamentos de manobra e patrulhamento 10 %13. Equipamentos de proteção, patrulhamento e socorro 10 %14. Instrumentos musicais e artísticos 10 %15. Máquinas e equipamentos de natureza industrial 10 %16. Máquinas e equipamentos energéticos 20 %17. Máquinas e equipamentos gráficos 10 %18. Equipamentos para áudio, vídeo e foto 20 %19. Máquinas, utensílios e equipamentos diversos 10 %20. Equipamentos de processamento de dados 20 %21. Máquinas, instalações e utensílios de escritório 10 %22. Máquinas, ferramentas e utensílios de oficina 10 %23. Equipamentos hidráulicos e elétricos 20 %24. Máquinas e equipamentos agrícolas e rodoviários 20 %25. Mobiliário em geral 10%26. Obras de arte e peças de museu 5 %27. Semoventes e equipamentos de montaria 20 %28. Veículos diversos 20 %

29. Veículos ferroviários 20 %30. Peças não incorporáveis a imóveis 10 %

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Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 58

31. Veículos de tração mecânica 20 %32. Carros de combate 20 %33. Equipamentos, peças e acessórios aeronáuticos 10 %34. Equipamentos, peças e acessórios de proteção de vôo 20 %

35. Equipamentos de mergulho e salvamento 20 %36. Equipamentos, peças e acessórios marítimos 10 %37. Equipamentos sobressalente de máquinas e motor de navios

e esquadra20 %

38. Outros materiais permanentes 10 %

89. O que é inventário anual?Entende-se como inventário anual, o levantamento de todos os bens numa determinadadata, em geral, correspondente ao fim de ano fiscal, com o detalhamento dos materiais e

dos bens, com a respectiva indicação das quantidades e valores de cada item, em razãode seu estado ou qualidade (conforme sua depreciação). Os resultados desse inventáriodevem ser analisados, em conjunto, pelos setores de patrimônio e de contabilidade daunidade.

90. Como podem ser classificados os inventários?Podem ser classificados em:Inicial  –  quando do início das atividades de uma unidade de patrimônio, servindo debase para o estabelecimento do valor dos bens e das responsabilidades em relação aestes;De transferência de responsabilidade  –  quando da mudança do gestor da unidade de

patrimônio ou do próprio órgão a que está subordinado;Encerramento de atividades – quando ocorre o encerramento de atividades por extinçãoou incorporação da unidade de patrimônio;Anual ou de encerramento de exercício  –  aquele exigido para o controle interno eexterno, que permite a comparação da movimentação de entradas e saídas do estoque eo seu controle físico/financeiro.

91. O que é fornecimento por pressão?Processo, através, do qual se entrega o material ao usuário, mediante a apresentação deuma solicitação, não obedecendo às condições pré-estabelecidas.

92. O que é vida útil física (VUF) e vida útil econômica (VUE) de máquinas eequipamentos?VUF e VUE são dois conceitos associados à substituição de máquinas e equipamentos.VUF diz respeito ao período da vida útil dos materiais em que o seu desempenho écompatível com o desempenho para o qual foi adquirido ou projetado.VUE diz respeito ao período da vida útil do material em que o seu custo operacional oude funcionamento é compatível com o de similares encontrados no mercado, para umdado desempenho tomado como referência.

93. Como estabelecer adequadamente a classificação da divisória de ambientespara efeito de baixa?Classificar como material de consumo devido à fragilidade do mesmo. Sugere-se ainclusão dessa alteração na classificação orçamentária, manual técnico de orçamento,visando uniformizar tal procedimento por todos os gestores de patrimônio do Estado.

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94. Como efetuar a baixa de um bem encaminhado para leilão?Proceder à baixa mediante termo de transferência para o órgão responsável pelo leilão,que assumirá a carga do bem.

95. Como dar saída de um bem, que existe, fisicamente, mas que pela falta decontrole não se sabe a origem deste, pois, o mesmo não foi localizado na relaçãogeral de bens do patrimônio?Proceder avaliação para em seguida, dar entrada no patrimônio e baixar conforme valoravaliado.

96.  Em caso de comodato, como proceder à baixa, quando o comodatário nãomais tem o objeto em seu poder, não oficiou o comodante a falta do referido bemou comunicou o seu extravio?Elaborar memorando para os superiores informando:

da não existência ou da não localização dos bens;

propor a formalização de processo para efetuar a baixa dos bens nãolocalizados, notificando o comodatário, inclusive, com a publicação dacitação para esclarecimentos a respeito do fato;

comunicar o fato à Superintendência do Sistema de Patrimônio, Materiaise Serviços (SAD) para a apuração de responsabilidades, conformecláusulas do contrato.

97. Como dar a saída de livros técnicos extraviados em uma unidade, quando o

órgão não possui informações sobre a aquisição destes, em seu patrimônio?Bens que não foram devidamente registrados como integrantes do patrimônio públicoficam mais susceptíveis a extravio, furto ou outras formas de perda. Todavia, oresponsável por este patrimônio poderá responder, administrativamente, caso comprovea existência de omissão por sua parte, não procedendo aos devidos registros, em tempohábil.

98. Bens públicos foram colocados à venda através de leilão, sendo arrematadosao final do exercício fiscal de um ano. Todavia, a documentação comprobatória daoperação, somente, chegou à unidade de patrimônio no exercício seguinte. Comoproceder a baixa?

A baixa acontecerá no exercício atual, tomando por base a documentação, mesmo queesta seja de períodos anteriores.

99. Como efetuar a baixa de material de distribuição gratuita, quando o órgãonão possui registro desses materiais?Em razão das características do material deve haver procedimentos específicos para asua distribuição e, por meio desta, sua baixa. Em caso de dúvidas sobre a destinação e oatendimento dos propósitos a que se destinaria o material, formar comissão paralevantamento dos fatos.

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100.  Como efetuar, adequadamente, a baixa de bens quando o órgão nãotem referência do seu valor histórico? 

A unidade somente perde a referência de valor de um bem, quando esta não cumpre,adequadamente, as suas finalidades entre as quais está a de manter atualizado o valor

do patrimônio aos seus cuidados. Para a regularização da situação e a adequada baixado material do patrimônio, este deverá estar, devidamente valorado, seja poravaliação técnica de especialista ou por intermédio de uma comissão de avaliação(equipe de especialistas).

101.  Quando que os bens se tornam obsoletos?Bens se tornam obsoletos principalmente por dois motivos.

•  a aquisição de quantidades desnecessárias superiores às necessidades deconsumo da unidade.

quando o gestor de materiais está desatualizado, em relação aos materiaisexistentes no mercado e, mesmo que não adquira quantidades excessivas, podeadquirir materiais que possam perder a sua funcionalidade, onerando, tambémassim, o patrimônio publico.

102.  Como proceder a baixa de bens semoventes por morte?Obter atestado ou certidão emitida por profissional habilitado (veterinário) ou, quandonão for possível, buscar o atestado de veracidade dos fatos junto à, pelo menos, trêstestemunhas. (Art. 63, inciso 5 da Por  taria SAD n 426, de 17/12/80).

 103.  Como proceder à saída de bens, que serão dados em permuta por

outro, de forma a realizar os ajustes no sistema de patrimônio?Os bens somente poderão ter sua baixa realizada após a formalização da permuta,inclusive, quando dados em pagamento por outro, fato este que deve estar corretamenteregistrado, nos processos e publicações pertinentes.

104.  Quais os procedimentos legais para a baixa de um bem que foi dadoem pagamento?Após a execução da dívida, atualizar o valor do bem incorporando-o ao patrimônio eproceder a baixa normalmente.

105.  Se um órgão entregar um bem em garantia de dívidas, como dar a

baixa?Após findar-se o processo de execução da dívida. Enquanto isso não acontece, o bemcontinuará de propriedade do Órgão de origem.

106.  Como fazer a baixa de um bem cedido para um órgão público semcontrato de cessão de uso?Nenhuma movimentação de materiais deverá ser feita sem o devido registro eautorização competente. Há a necessidade de se estabelecer um processo deresponsabilidade pela inobservância dos requisitos formais.

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107.  Como proceder a baixa de um veículo roubado na residência ou empoder de um servidor?Proceder o registro policial da ocorrência e comunicar o fato às instâncias competentesda unidade de patrimônio, à qual o bem está vinculado para a tomada das providências

pertinentes, se a posse do veículo estiver, devidamente, autorizada para o servidor.

108.  Como proceder a baixa de arma de fogo considerada bem inativo?Armas e munições necessitam de procedimentos específicos para o seu desfazimento,somente após o que poderá ser realizada a devida baixa. Se, em condições de uso,deverá destiná-la a outra unidade (prioritariamente para as Secretarias de Justiça ou deSegurança), procedimento similar dever-se-á adotar para outros materiais.

109.  Como proceder a baixa de medicamento com validade vencida?Medicamento é um tipo de material, que exige cuidados específicos para o seudesfazimento, visto que colocam em risco a população e o meio ambiente. No que se

refere a sua baixa, deve-se relacionar os que se encontram vencidos e suas respectivasquantidades, obter a autorização do gestor da unidade para a sua liberação e posteriorencaminhamento a uma unidade de reconhecida competência visando ao seu tratamentoou destinação final. Uma outra opção seria buscar auxílio junto, à representação doórgão ambiental de sua localidade.

110.  Como proceder a saída de material considerado antieconômico?Através de doações a instituições de utilidade pública, por ex.: PROSOL, Associaçõesde Pequenos Produtores Rurais, etc.

111.  Como proceder a baixa de materiais contaminados, por agentespatológicos ou radioativos?O gestor do órgão deve solicitar através de ofício, laudo da vigilância sanitária, que iráorientar o processo, para a devida baixa.

112. Quais são as penalidades para o gestor de patrimônio que não obedecer aosprocedimentos para levantamento de inventários mensais, a fim de atender àsprestações de contas mensais do governo?Como qualquer servidor, estará sujeito às penalidades administrativas e até mesmo àperda das funções.

113. Quais os critérios para doação?Quando, está inativo ou obsoleto, deve ser doado para outro Órgão governamental ouEntidade Filantrópica.

114. Quando se utiliza a modalidade concurso?Para contratação de trabalho técnico, científico ou artístico.

115. Em que caso deve ser aplicada a inutilização de materiais?A inutilização se faz, quando do desfazimento ou renúncia ao direito de propriedade equando a sua existência se caracteriza como de risco. Por exemplo, materiaiscontaminados, tóxicos ou venenosos, formulários e carimbos, que podem ser utilizados

de forma fraudulenta. Nestes casos, o desfazimento deve seguir procedimentosespecíficos.