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ASUG Impact Awards, 2014 Página 1 de 20

ASUG Brasil

Impact Awards 2014

Primarização processo silvicultura florestal com SAP ECC e Mobilidade

Juliano Santos Analista de negócios – TI Florestal

[email protected] 42 3271 5128 / 42 9978 8526

Klabin SA Julho / 2014


Conteúdo Carta de apresentação .............................................................................................................. 3

Resumo ........................................................................................................................................ 4

Institucional .................................................................................................................................. 5

O SAP na Klabin ......................................................................................................................... 7

Necessidades estratégicas do negócio ................................................................................... 8

Objetivos motivacionais ......................................................................................................... 8

Premissas ................................................................................................................................ 8

Definição e escolha ................................................................................................................ 8

Estruturação do projeto .............................................................................................................. 9

Metodologia ............................................................................................................................. 9

Equipe ....................................................................................................................................... 9

Organograma ........................................................................................................................ 10

Cronograma ........................................................................................................................... 11

Descrição da solução ............................................................................................................... 11

Gestão orçamentária por projetos ...................................................................................... 11

Estrutura de investimentos: ............................................................................................. 11

Definição dos projetos de silvicultura e restrição orçamentária: ............................... 12

Primarização – 1ª fase: ........................................................................................................ 16

Primarização – 2ª fase ......................................................................................................... 17

Mobilidade .............................................................................................................................. 17

Resultados ................................................................................................................................. 19

Redução de custos das atividades de silvicultura ........................................................... 19

Implantação do cenário de mobilidade .............................................................................. 20


Carta de apresentação

São Paulo, 15 de julho de 2014 Á ASUG Impact Awards 2014

A Klabin SA submete à Comissão Avaliadora do ASUG Impact Awards 2014 o projeto Primarização processo silvicultura florestal com SAP ECC e Mobilidade, para avaliação e julgamento conforme regulamento desta premiação.

Em tempo, autorizamos além da participação neste concurso, também sua publicação no portal ASUG Brasil (em formato PDF), na Revista ASUG News, assim como a participação na grade de palestras da 17ª Conferência Anual da ASUG. Atenciosamente. José Artemio Totti Diretor Florestal


Resumo Caracterizado como projeto inovador no setor florestal no tocante à

utilização de tecnologias, funcionalidades e ferramentas SAP de forma integrada para apontamento, controle e gestão de atividades e desembolsos com silvicultura.

Silvicultura é a área responsável e especializada em plantar e manter florestas, atuando desde o preparo do terreno até o plantio e tratos culturais posteriores (combates à pragas, limpezas, etc). Como a atividade fim desta área é formar ativos florestais, os valores empregados nestas atividades são considerados como investimentos. Estes valores representam grande e significativa parte dos investimentos do negócio florestal e da companhia e em função disto devem ser muito bem gerenciados.

A motivação estratégica para a execução deste projeto foi aprimorar a gestão e reduzir os valores desembolsados nestas atividades, ou seja, controlar e gerenciar melhor as operações para reduzir o “custo do hectare plantado” e otimizar as atividades operacionais em campo, resultando em aumento de produtividade de madeira. Aliado à isto, as questões trabalhistas e pressões para internalização de atividades core da empresa.

Além destas questões operacionais o projeto teve como premissa o desenho de uma solução tecnológica para gestão e controle de forma à registrar, gerenciar e viabilizar os resultados propostos.

A utilização dos módulos e ferramentas da SAP foi ampla e abrangente, partindo da definição de investimentos em IM, transitando este orçamento pela gestão orçamentária das atividades silviculturais estruturadas em projetos no PS, integrados com o módulo de produção em conjunto com o módulo de MM para respectivamente registros das atividades e gestão, armazenagem e consumo de insumos, tendo-se desta forma os custos previstos e realizados para cada atividade, talhão e projeto, considerando mão de obra, equipamentos e insumos.

De forma pioneira e inovadora, para garantir agilidade, confiabilidade e segurança em todo este processo com foco estratégico na redução de custos foi implantada a mobilidade. Todos os registros de atividades e eventos em campo são feitos utilizando-se dispositivos móveis.


Institucional A Klabin, maior produtora e exportadora de papéis do Brasil, produz

papéis e cartões para embalagens, embalagens de papelão ondulado e sacos industriais, além de comercializar madeira em toras. Com 16 unidades industriais – 15 no Brasil e uma na Argentina – a empresa foi fundada em 1899 e tem capital 100% brasileiro.

A companhia está dividida em três áreas de negócio:

- Florestal: matéria-prima para produção de celulose e comercialização de toras de madeira para serrarias e laminadoras

- Papel: papel kraft e papelcartão

- Conversão: embalagens de papelão ondulado e sacos industriais

A Klabin exporta seus produtos para mais de 70 países e é a única fornecedora de cartões para líquidos na América Latina, além de ser líder em todos os mercados em que atua.

Os produtos da Klabin estão presentes no dia a dia das pessoas. Tanto seus papéis e cartões para embalagem, quanto as embalagens já convertidas em papelão ondulado e sacos industriais, oferecem proteção e segurança a alimentos, bebidas, produtos de higiene e limpeza, eletroeletrônicos, cimento, sementes, farinha de trigo, produtos químicos e outros.

A gestão da empresa está orientada para o desenvolvimento sustentável, buscando crescimento integrado e responsável, que une rentabilidade, desenvolvimento social e compromisso ambiental. Em 2014, a Klabin integra, pela primeira vez, o Índice de Sustentabilidade Empresarial (ISE), da BM&F Bovespa. Também é signatária do Pacto Global da ONU e do Pacto Nacional para Erradicação do Trabalho Escravo, buscando fornecedores e parceiros de negócio que sigam os mesmos valores de ética, transparência e respeito aos princípios de sustentabilidade.

Pioneira na adoção do manejo florestal em forma de mosaico – sistema que mescla florestas plantadas de pinus e eucalipto e matas nativas preservadas –, a companhia possui as áreas abaixo (informações em hectares):


Área Plantada Áreas de preservação

Própria 175.322 Própria 153.966

Arrendada 36.801 Arrendada 38.521

Total 212.123 Total 192.487

A empresa foi a primeira no setor de celulose e papel no Hemisfério Sul a obter, em 1998, a certificação FSC® - Forest Stewardship Council®, que atesta uma gestão que conserva os recursos naturais, proporciona condições justas de trabalho e estimula boas relações com a comunidade.

A companhia conta ainda com um programa de Fomento Florestal, iniciativa que busca ampliar e diversificar a renda nas comunidades em que atua a partir da formação de florestas plantadas em propriedades rurais. A atividade auxilia na fixação dos agricultores na terra, promovendo a recuperação da vegetação e o estabelecimento de diferentes tipos de cultivos. O programa já beneficiou 19 mil produtores rurais e distribuiu mais de 160 milhões de mudas.

O cuidado com seus colaboradores também é uma das prioridades da companhia. Com cerca de 14 mil colaboradores (diretos e indiretos), a Klabin realiza investimentos constantes no desenvolvimento de pessoas, com foco nas competências de seus negócios, além da preocupação em promover o bem-estar e a segurança de todos.

O respeito às comunidades é, por fim, o valor norteador da Klabin em todas as regiões em que atua. Ter critérios claros de governança, dar transparência a todos os seus atos e promover o engajamento dos públicos locais são preocupações permanentes da companhia na gestão dos impactos sociais de suas atividades.


O SAP na Klabin A Klabin iniciou o projeto de implantação do SAP em 1998, efetivando

em março de 1999 com a versão 4.0B. Na ocasião, por decisão estratégica e pela falta de conhecimento das consultorias, a fim de uma solução voltada para florestas, decidiu-se a implantação somente para os processos produtivos industriais e processos de apoio e controle. Os processos do negócio florestal permaneceram nos sistemas legados, tendo somente uma interface contábil, financeira e fiscal. Posteriormente foi efetivado a migração de versão, partindo da 4.0B para a 4.6C.

Em 2000, a Klabin efetivou a compra da Igaras Papéis e Embalagens Ltda, que também já possuía a versão 4.0B instalada e também gerenciava o negócio florestal em sistemas legados.

Na seqüência houve a unificação dos ambientes, no sentido de migrar os processos para o ambiente Klabin, sem foco na revisão ou padronização dos processos. A prioridade era migrar a gestão efetivando a compra e o comando da nova empresa.

Em 2006, a partir de uma iniciativa da TI com foco em implementar uma solução moderna para o negócio florestal, abandonando definitivamente os sistemas caseiros, conseguiu-se justificar o projeto de “Revisão de processos” para toda a empresa, que contemplou a reavaliação de todos os processos da Klabin com foco na modernização e otimização conceitual e tecnológica e principalmente na padronização dos processos entre todas as unidades. Neste projeto também ocorreu a padronização e implantação dos processos do negócio florestal utilizando a plataforma standard do SAP. Todo o projeto foi concebido na plataforma da versão 6.0 do ECC da SAP e seu go live foi em novembro de 2007.

Atualmente, a Klabin possui 2.020 usuários SAP e por decisão estratégica adotou esta ferramenta como padrão para a gestão dos seus negócios. Adota como premissa a construção de processos utilizando primordialmente as soluções baseadas nas funcionalidades standard de seus módulos.


Necessidades estratégicas do negócio

Objetivos motivacionais Primarização das atividades silviculturais na unidade de Monte Alegre, em Telêmaco Borba, no Paraná, com vistas à:

- Redução dos investimentos anuais para custeio destas operações;

- Manter e superar o padrão atual de qualidade da silvicultura, com possibilidade de mecanização gradual da operação, reduzindo assim a necessidade de mão de obra rural;

- Aumentar a gestão efetiva sobre a equipe operacional, de forma à flexibilizar ajustes necessários em função da variação do número de trabalhadores durante o ano – com a terceirização a Klabin não tem esta possibilidade o que implica muitas vezes em ter que pagar por esta

desmobilização;

Premissas - Abastecimento da frota de veículos e máquinas: realizado pela própria Klabin, da forma como já ocorre em outras áreas;

- Estimativa de contratação de 520 novos colaboradores, gradativamente ao longo do período de implantação do projeto e conforme a demanda da silvicultura;

- O projeto foi estruturado para 5 anos e foi configurado para cumprir 12.000 hectares por ano, sendo 5.000 de pinus e 7.000 de eucalipto;

Definição e escolha A estratégia e políticas internas da TI da Klabin SA definem que prioritariamente devem ser utilizados módulos, funcionalidades e ferramentas standard da SAP, para maximizar e potencializar o uso destas ferramentas. Tendo como base esta premissa, todo cenário foi implementado dentro dos módulos standard do ECC, como IM, PS, PP, MM, SD, também utilizando a solução da SAP de mobilidade, o SMP versão 2.3.

No tocante à mobilidade, buscamos no mercado parceiros que tivessem know how de implantação deste tipo de projeto. Nesta busca dentre outras empresas foi escolhida a consultoria ITST para conosco conduzir este projeto.


Estruturação do projeto

Metodologia O projeto foi conduzido baseado nos conceitos e ferramentas do PMI, definindo e destacando a equipe participante (desde os patrocinadores até os executores) o escopo, cronograma e custos do projeto.

Seguindo a política da empresa, buscou-se maximizar o uso dos módulos standard do ECC bem como ferramentas da própria SAP.

Equipe Sponsors:

Darlon Souza Gerente de planejamento florestal

José Artemio Totti Diretor florestal

José Geraldo Antunes CIO

Marcos Paulo Conde IVO Gerente de controladoria florestal

Gerente do projeto:

Edésio Bortolas Gerente de silvicultura

Execução:

Silvicultura:

Maria Aparecida Souza Assistente administrativo

Silvia de Jesus Proença Assistente administrativo

Vanessa Romão de Lara Assistente administrativo

Controladoria:

Edinei Rodrigues Silva Analista de controladoria

Cristiano Pereira Coordenador de controladoria florestal

TI:

Alvaro Augusto Fernandes Analista de negócios

Jean Figueredo Coordenador de TI


Juliano Santos Analista de negócios

Parceiro de implementação:

www.itst.com.br

A implementação do projeto no tocante às funcionalidades do ECC foi feita pela equipe interna do Centro de Competências da TI da Klabin. Para o cenário de mobilidade a Klabin contou com a ITST para implementação, configurações e desenvolvimentos.

A equipe da ITST que participou do projeto foi:

Fabricio Cordeiro ITST

Gilberto Lisboa ITST

Kenyon TU ITST

Organograma


Cronograma

Descrição da solução A solução adotada pela Klabin foi 100% SAP, utilizando de forma

integrada vários módulos e funcionalidades standard. Houveram desenvolvimentos com objetivo de “aceleração”, validação e consistências, sem com isso recriar nenhuma funcionalidade que o standard possa atender. De forma macro, a solução inicia-se com a definição dos investimentos do período corrente, a distribuição deste orçamento em projetos à medida que os mesmos são planejados e criados, a execução em campo das atividades previstas (assim como as não previstas) e por conseqüência a utilização deste orçamento.

Gestão orçamentária por projetos

Estrutura de investimentos: Anualmente é composto e defendido o orçamento de custos e investimentos da companhia por todas as suas respectivas áreas para o exercício seguinte. A silvicultura funciona desta mesma forma, no entanto, seus “custos operacionais” são todos liquidados para investimento. Isto posto, anualmente é definido o orçamento de investimento para a silvicultura. Esse orçamento é aprovado pelo conselho de administração da companhia e posteriormente é alocado na sua respectiva estrutura em IM para posterior distribuição, alocação e liberação nos projetos da área.


Estrutura de investimentos Klabin até o nível de silvicultura da unidade de MA

Definição dos projetos de silvicultura e restrição orçamentária: Havia uma dificuldade intrínseca ao processo de silvicultura trazida à tona pela gestão florestal que era a de se ter a visão dos desembolsos por projetos ou por grupo de talhões à serem trabalhados. O orçamento para silvicultura era definido anualmente, conforme já exposto, no entanto, havia muita variação entre o previsto e o realizado, de forma que o realizado sempre era superior ao previsto em termos financeiros o que exigia todo ano a solicitação e defesa de suplementação de verba para a silvicultura. Partindo desta necessidade a gestão florestal solicitou que as atividades de silvicultura fossem agrupadas em projetos, que deveriam passar por aprovação. Nestes projetos deve ser conhecida a área à ser trabalhada (em hectares) e o orçamento necessário para sua execução. Caso um projeto custe mais que o previsto, suplementações podem ser realizadas, desde que justificadas e embasadas.

No decorrer do exercício atual são compostos e criados projetos para realização de atividades silviculturais. Estes projetos nascem no PS, com orçamento global previamente definido e detalhado por PEPs, que são os grupos de atividades à serem executadas (preparo de solo, adubação, plantio, combate à pragas, etc). Este projetos utilizam orçamento alocado em IM na fase anterior.

Os projetos são aprovados desde a alçada de coordenação até a alçada de diretoria florestal para que possam ser efetivados (sem isso, não é possível lançar nenhuma atividade para nenhum dos talhões do projeto).

Para silvicultura, um projeto é um grupo de talhões e as respectivas operações e insumos que serão realizadas / consumidas. Para registrar as


atividade são utilizadas ordens de produção, em PP. As ordens são criadas para os respectivos talhões onde as atividades ocorrem. Cada talhão à ser trabalhado pela silvicultura no ECC está representado em PP através de uma área MRP e no PM através de um local de instalação. Em seu cadastro o talhão possui informado qual projeto que faz parte. Os custos das ordens (mão de obra, máquinas e insumos) são comprometidos nestes projetos, de forma que o projeto agora é o restritor e balizador orçamentário. Se todo seu orçamento já foi comprometido, novas ordens de produção não podem ser abertas até que o mesmo seja suplementado.

Foi criado no BI um cubo para tratar destas informações operacionais de ordens, operações, talhão onde foi executada, insumos utilizados, custos, etc. Desta forma, tem-se a visão gerencial e operacional das atividades e respectivos projetos.

Os projetos nascem durante o exercício em questão, à medida que blocos de talhões para silvicultura são formados.

Definida esta premissa, a equipes administrativas, de operação e gestão de silvicultura se estruturaram e se organizaram para que o orçamento dos projetos possa ser o mais assertivo possível, de forma à minimizar os desvios (excesso ou falta de orçamento). À partir desta atitude, os resultados já começaram à serem alcançados, pois isto deu melhor visão dos desembolsos permitindo que estes fossem otimizados.

Exemplo de um projeto para novos plantios de PINUS em 2014


Ordem de produção com elemento PEP associado

Orçamento previsto da ordem

Detalhe do projeto, elemento PEP, ordem relacionada e seu respectivo

orçamento realizado (efetivo)


O ciclo de vida de um projeto está detalhado abaixo:

Para atender e cobrir todo o escopo de trabalho da silvicultura, foi necessário organizar e dividir os projetos de acordo com sua natureza. Esta divisão, da forma como foi realizada além proporcionar um controle operacional mais assertivo, também dar a visão gerencial das informações. Os projetos foram organizados e divididos conforme abaixo:

Operacionais:

Subdivididos em:

Ampliação:

São projetos para plantios em áreas novas, que foram recém adquiridas, ou de alguma forma, entraram somente agora no programa de plantios (podem ser áreas vindas de pesquisa etc).

Reposição:

São projetos para plantios em áreas onde já haviam reflorestamento anteriormente. Por este motivo são considerados plantios de “reposição”.


Administrativos:

Subdivididos em:

Arrendamento:

São despesas provenientes de arrendamentos – áreas de terceiros que são utilizadas pela Klabin mediante contratos firmados com os proprietários.

ITR:

Imposto territorial rural: projeto único, definido anualmente para contemplar despesas com estes impostos;

Custos fixos:

Projeto único, definido anualmente, composto por todas as despesas consideradas como custos fixos da área de silvicultura apropriadas nos seu(s) respectivo(s) centros de custos. Os custos neste(s) centro(s) de custos passam à ser distribuídos para os projetos e são liquidados para investimento.

“Fora de lista técnica”:

São projetos destinados àquelas atividades as quais sabe-se que deverão ser executadas no exercício corrente, no entanto não é conhecido com exatidão onde serão (em que talhões). Desta forma, os custos relativos à estas atividades não podem ser direcionados à projetos “operacionais”. No orçamento destes projetos está considerado orçamento para atividades contingenciais e/ou esporádicas.

Primarização – 1ª fase: Nesta fase foram internalizadas (primarizadas) atividades de preparo de solo e equipe de desenvolvimento operacional. A decisão de primarizar apenas parte das atividades foi motivada por ter-se um benchmarking fruto da comparação dos custos, prós e contras de atividades realizadas por terceiros e atividades realizadas com mão de obra própria.


Primarização – 2ª fase Na segunda fase do projeto de primarização, foram internalizadas todas as demais atividades silviculturais que haviam ficado de fora na primeira fase. Esta fase representou maior esforço e investimento, suportado pelos resultados alcançados na primeira fase e em estudos de viabilidade do projeto.

Mobilidade Após todo escopo operacional da silvicultura ter sido coberto pela equipe própria, foi vislumbrada a possibilidade de utilizar mobilidade para agilizar, garantir confiabilidade e segurança aos processos e informações, além de otimizar as estruturas.

Este projeto foi conduzido pela TI sob demanda da silvicultura e o parceiro para a implementação foi a empresa de consultoria ITST. O projeto teve duração de 7 meses, à um custo total de R$ 200.000,00 (considerando equipamentos, consultoria, licença e demais despesas).

A plataforma utilizada foi o SMP versão 2.3 da SAP, utilizando Agentry e Java para desenvolvimento. Os equipamentos adquiridos foram baseados na plataforma Android.

Foram considerados e testados outros equipamentos, com outros sistemas operacionais, no entanto os equipamentos adquiridos apresentaram a melhor relação custo x benefício.

Como o nível de instrução e de “alfabetização tecnológica” da equipe que utiliza os equipamentos (tablets) em campo não é alto, uma premissa estabelecida neste projeto foi o de simplificação e “usabilidade”. As telas e a navegação pelo aplicativo são extremamente simples e funcionais, de forma a minimizar os impactos culturais e adaptação à nova realidade em campo.


Tela do aplicativo mobile

A mobilidade nos processos de silvicultura foi implementada para coletar informações:

- Produção:

- Data e talhão onde a operação foi realizada, equipes e máquinas que trabalharam para realizar, insumos consumidos, quantidade de área realizada.

- Disponibilidade e eficiência mecânica e operacional:

- Para cada a combinação de talhão e operação, coletar os eventos que ocorreram durante os turnos, que não foram produção, tais quais: chuvas e eventos climáticos que impediram a operação, quebra de máquina, máquina aguardado peças e/ou mecânico, refeição, falta de insumo, acidentes, etc. O objetivo é saber o que ocorreu, onde e por quais motivos e com isso ter uma base para gestão, permitindo efetivar as ações necessárias para correção ou mitigação.

O fluxo de informações do sistema de mobilidade é que segue:

- Equipe administrativa no escritório cria as ordens de produção referentes às atividades previstas, no SAP

- Os tablets são sincronizados com SAP, de forma que as ordens criadas são carregadas para dentro deles;

- Os supervisores apanham o coletor com a equipe administrativa. Em campo, o eles têm duas alternativas:

- Apontar as ordens já criadas – quando se tratar de atividades previstas, aquelas criadas pela equipe administrativa;

- Criar novas ordens e apontar as atividades – quando se tratar de uma atividade excepcional e/ou não prevista;

- Após a coleta, em intervalos pré-estabelecidos, os supervisores, de posse dos tablets vão até um escritório da Klabin (onde haja sinal wireless da rede corporativa) e sincronizam novamente o tablet, descarregando para o SAP os apontamentos realizados em campo e carregando para o tablet novas ordens de produção, caso tenham sido criadas;

Vale ressaltar que para a aplicação ser utilizada em campo, não é

preciso haver conexão com a rede. A coleta é feita toda off line.


Resultados

Redução de custos das atividades de silvicultura Considerando plantio anual de 12 mil hectares, temos:

Em síntese:

- Redução do custo do hectare plantado em R$ 914,00,

representando redução de R$ 9,8 milhões / ano;

- Payback em menos de um ano: 0,7 anos;


Implantação do cenário de mobilidade Iniciativa que permitirá alavancar e dar mais segurança e confiabilidade nas informações coletadas em campo. Este projeto impulsionará novos projetos desta magnitude dentro da companhia, pois trouxe muitas lições aprendidas.

A execução das atividades em campo são registradas em sua maioria em formulários e blocos de papel, em função de diversas realidades: custo operacional, maturidade dos processos, priorização de outros investimentos, etc. Este modus operandi acaba criando fontes de erros e retrabalho, visto que a informação é coletada em papel no campo, deve ser digitalizada (normalmente digitada em planilhas e arquivos diversos) e por fim, registrada no ECC.

Esta coleta de informações em campo, quando o cenário era terceirizado era de responsabilidade do prestador de serviços, que já encaminhava à Klabin as informações tabuladas. Os supervisores de campo (funcionários Klabin) deveriam apenas dar seu “aceite”, sua aprovação das atividades executadas e na seqüência o pessoal administrativo registrava as informações no ECC.

Com o advento da primarização toda coleta, controle e tratamento das informações, desde quando nascem em campo, até quando são registradas no ECC passam à ser responsabilidade da Klabin. Isso acabou por elevar ainda mais a carga de trabalho de digitação de informações para a equipe de silvicultura. O volume de informações é muito grande e pelo exposto, existe muito retrabalho e fonte de erros.

Desta forma, a mobilidade foi vislumbrada neste cenário para reduzir significativamente ou até mesmo acabar com fontes de erro e retrabalho, de forma que a informação é coletada em campo e posteriormente quando oportuno é integrada ao ECC, sem nenhum passo ou intervenções intermediários. Com isso, além dos erros e do retrabalho serem reduzidos, as informações se tornam mais confiáveis, mais integras.

Na Klabin Florestal a área de silvicultura foi pioneira no tocante à mobilidade, de forma que este projeto tem influenciado na decisão de outras áreas à seguirem este mesmo caminho. Percebe-se claramente que outras áreas já começam à considerar mobilidade de forma mais efetiva em seus processos em função dos resultados até agora obtidos.

Estima-se que o principal benefício em adotar a mobilidade seja a possibilidade da área focar em análise e gestão de suas atividades e respectivos custos, ao invés de gastar energia, tempo e dinheiro em controles e registros, pois tira boa parte da carga de trabalho da equipe responsável.

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