30/01/2019 · página 21 do livro arquivo teoria e prática. 30/01/2019 18 arquivos pÚblico art....

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Arquivologia

Prof. Lino Madureira

linomadureira.wordpress.com

Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

ARQUIVO

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SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO

Material Conteúdo


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Material Conteúdo


DOCUMENTO + ATIVIDADE = DOCUMENTO DE ARQUIVO


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Departamento Pessoal Controle de Frequência



Cartão de

Ponto

Departamento Pessoal Controle de Frequência



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CONJUNTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO = ARQUIVO

É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

(Lei 8.159, Art. 1º)

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ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO - Bibliotecas (estudo, pesquisa, consulta, fins acadêmicos) - Museus (peças e objetos de valor cultural, histórico)

- Arquivos (funcional, servir à administração)

- Os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais.

- Os documentos são produzidos e conservados com objetivos culturais.

ARQUIVO BIBLIOTECA

ORIGEM

PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO

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- Os documentos não são objetos de coleção; provêm das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. - Os documentos são produzidos num único exemplar, ou limitado em número de cópias. - Há uma significação orgânica entre os documentos.

- Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. - Os documentos existem em numerosos exemplares. - A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si.

ARQUIVO BIBLIOTECA

AQUISIÇÃO / CUSTÓDIA


-Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas. - Os julgamentos são finais e irrevogáveis. - A documentação não raro existe em via única.

-Aplica-se a unidades isoladas. - O julgamento não tem caráter irrevogável. - O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total.

ARQUIVO BIBLIOTECA

MÉTODO DE AVALIAÇÃO


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Aplica-se a unidades isoladas. - O julgamento não tem caráter irrevogável. - O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total.

ARQUIVO BIBLIOTECA


AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

- Identificar Valor (Valor Primário e Valor Secundário)

- Definir Prazo de Guarda

- Definir Destinação Final (Guarda Permanente ou Eliminação)



-Aplica-se a unidades isoladas. - O julgamento não tem caráter irrevogável. - O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total.

ARQUIVO BIBLIOTECA



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-Estabelece classificação específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades. - Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.

-Utiliza métodos predeterminados. - Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar.

ARQUIVO BIBLIOTECA

MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO


-Aplica-se a conjuntos documentais. - As séries são consideradas unidades para fins de descrição.

-Aplica-se a unidades documentais. -As séries (anuários, periódicos,...) são unidades isoladas para catalogação.

ARQUIVO BIBLIOTECA

MÉTODO DESCRITIVO


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Os documentos de arquivo são produzidos e (ou)

recebidos para o atendimento de objetivos culturais

e históricos.

Os documentos de arquivo são produzidos e (ou)

recebidos para o atendimento de objetivos culturais

e históricos.

ERRADO

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11

A gestão de documentos, reconhecida inclusive na

legislação arquivística brasileira, visa garantir que

os arquivos sejam instrumentos de apoio à

administração, à cultura, ao desenvolvimento

científico e elementos de prova e informação.

A gestão de documentos, reconhecida inclusive na

legislação arquivística brasileira, visa garantir que

os arquivos sejam instrumentos de apoio à

administração, à cultura, ao desenvolvimento

científico e elementos de prova e informação.

CERTO

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12

Os arquivos de uma organização pública podem ser

constituídos de documentos originários das atividades

meio e fim e produzidos em variados suportes

documentais, inclusive o digital.

Os arquivos de uma organização pública podem ser

constituídos de documentos originários das atividades

meio e fim e produzidos em variados suportes

documentais, inclusive o digital.

CERTO

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13

Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes

órgãos de documentação, precisamente por tratarem

de documentos com características físicas e funções

distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos

gêneros documentais sob sua responsabilidade.

Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes

órgãos de documentação, precisamente por tratarem

de documentos com características físicas e funções

distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos

gêneros documentais sob sua responsabilidade.

ERRADO

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14

O método descritivo, no caso dos

arquivos, é aplicado ao conjunto de

documentos.

O método descritivo, no caso dos

arquivos, é aplicado ao conjunto de

documentos.

CERTO

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15

O arquivo do Departamento de Polícia Federal

compõe-se de documentos colecionados

referentes a assuntos de interesse dos

servidores desse órgão.

O arquivo do Departamento de Polícia Federal

compõe-se de documentos colecionados

referentes a assuntos de interesse dos

servidores desse órgão.

ERRADO

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16

- Públicos Federal Estadual Distrito Federal Municipal - Privados Pessoa Física Pessoa Jurídica

CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS

Executivo Legislativo Judiciário

- Públicos Federal Estadual Distrito Federal Municipal - Privados Pessoa Física Pessoa Jurídica

CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS

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Página 21 do livro Arquivo teoria e prática.

Página 21 do livro Arquivo teoria e prática.

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ARQUIVOS PÚBLICO Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os

conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

Lei 8.159

ARQUIVOS PÚBLICO Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os

conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

Lei 8.159

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A informação sob a guarda do Estado é sempre pública, devendo o acesso a ela ser restringido apenas em casos específicos.

Lei 12.527

Prazos para o Repasse da Informação A resposta deve ser dada imediatamente, se estiver disponível, ou em até 20 dias, prorrogáveis por mais 10 dias:

A Lei 12.527/2011 prevê exceções à regra de acesso para dados pessoais e informações classificadas por autoridades como sigilosas. Informações sob a guarda do Estado que dizem respeito à intimidade, honra e imagem das pessoas, por exemplo, não são públicas (ficando protegidas por um prazo de cem anos). Elas só podem ser acessadas pelos próprios indivíduos e, por terceiros, apenas em casos excepcionais previstos na Lei.

LEI 12.527 – LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO

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As informações podem ser classificadas como: -Ultrassecreta prazo de segredo: 25 anos (renovável uma única vez)

-Secreta prazo de segredo: 15 anos

- Reservada prazo de segredo: 5 anos

INFORMAÇÃO PESSOAL RESTRIÇÃO AO ACESSO INFORMAÇÃO SIGILOSA (*classificada)

LEI 12.527 – LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO

Os documentos considerados sigilosos são

classificados em

ultrassecretos, secretos e reservados.

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Os documentos considerados sigilosos são

classificados em

ultrassecretos, secretos e reservados.

CERTO

TEORIA DAS 3 IDADES

EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO

1ª Idade – Corrente / Ativo Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

2ª Idade – Intermediário / Semi-Ativo Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

3ª Idade – Permanente / Inativo Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

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Corrente

Intermediário

Permanente

Valor Primário

Imediato (Administrativo)

Valor Secundário

Mediato

TEORIA DAS 3 IDADES EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO

- Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO

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- Gerais / Centrais São os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO

- Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

Arquivos Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle e conservação. Arquivos Especializados Tem sob sua guarda documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem.

- Documento Especial Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica.

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS

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Conforme suas características os documentos podem ser

classificados de acordo com os seguintes elementos:

suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo.

CARACTERÍSTICAS

DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS

SUPORTE

“Material sobre o qual as informações são registradas”

- Acetato - Papel - Disco Magnético - Fita Magnética - Disco Óptico - Filme

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FORMATO

“Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado”

- Cartaz - Livro - Planta - Folhas avulsas


FORMA

“Estágio de preparação e de transmissão de documentos”

- Rascunho / Minuta - Original - Cópia

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GÊNERO

“Configuração que assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo”

Textual Iconográfico Cartográfico Audiovisual Sonoro Micrográfico Informático

GÊNERO Textual: Texto

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GÊNERO Iconográfico: Imagem Estática (fotografia, desenhos, gravuras, slides, diapositivos)

GÊNERO Cartográfico: Desenhos Técnicos (mapas, plantas)

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GÊNERO Audiovisual: Imagem em Movimento (com ou sem som)

GÊNERO Sonoro: Áudio (apenas o som)

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GÊNERO Micrográfico: Microfilmes

GÊNERO Informático: Documentos Digitais

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ESPÉCIE “Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”

-Boletim - Certidão - Relatório - Ata - Contrato

TIPO “Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”

- Boletim Meteorológico - Boletim Escolar - Boletim Médico -Contrato de Prestação de Serviço -Contrato de Locação

CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO Espécie Atividade

Os arquivos de uma organização podem conter

diversos gêneros documentais, como o textual,

o audiovisual e o cartográfico.

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Os arquivos de uma organização podem conter

diversos gêneros documentais, como o textual,

o audiovisual e o cartográfico.

CERTO

PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

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Fundo Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo • Fundo Aberto ≠ Fundo Fechado

Empresa

A

Manutenção Contab.

Tesouraria Dep. Pessoal

Fundo A

Empresa

B



Fundo B

Princípio da Proveniência Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

Empresa

A



Fundo A

Empresa

B



Fundo B

Dep. Pessoal

Não Misturar A com B!

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Atividade

Documento

Princípio da Organicidade Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.

Empresa

A



Controle de

Frequência

Atividade

Princípio da Unicidade Os documentos são únicos em decorrência de sua gênese.

Empresa

A



Controle de

Frequência

Momento da Produção

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Princípio da Ordem Original Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

Princípio da Pertinência Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.

Princípio da Ordem Original Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

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A significação orgânica entre os documentos é

característica fundamental dos arquivos, de modo

que um documento destacado de seu conjunto

pode perder valor.

A significação orgânica entre os documentos é

característica fundamental dos arquivos, de modo

que um documento destacado de seu conjunto

pode perder valor.

CERTO

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GESTÃO DE DOCUMENTOS (Lei 8.159) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

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Empresa

A



Atividade Controle

de

Frequência Documento

Ficha de Frequência

Empresa

A



Atividade Controle

de



1.000 Funcionários = 1.000 Fichas de Frequência por Mês 12.000 Fichas de Frequência por Ano 5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência

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Empresa

A



Atividade Controle

de



120 Resmas

60 Caixas

2 Estantes de 6 Prateleiras

Ambiente adequado

Definição de Metodologia

Recursos Humanos

1.000 Funcionários = 1.000 Fichas de Frequência por Mês 12.000 Fichas de Frequência por Ano 5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência

DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS Análise das informações básicas (quantidade, localização, estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, freqüência de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades.

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PRODUÇÃO: Elaboração do Documento UTILIZAÇÃO: Estrutura DESTINAÇÃO: Avaliação

OS TRÊS MOMENTOS (FASES) DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Produção Elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. O arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias; sugerir a criação e a extinção de modelos e formulários; participar da seleção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas arquivísticas e afins.

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Utilização Inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação da informação.

Destinação Análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando, quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados.

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AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - Preservação Documental - Redução da massa documental - Liberação de espaço físico - Melhor conservação dos documentos de guarda permanente - Incremento à pesquisa - Agilidade na recuperação dos documentos e das informações - Racionalização da produção e do fluxo de documentos (tramite) - Eficiência administrativa

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AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Valor – Prazo – Destinação



Corrente

Intermediário

Permanente

Valor Primário

Valor

Secundário

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Corrente

Intermediário

Permanente

Valor Primário

Valor

Secundário

VALOR PRIMÁRIO Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. VALOR SECUNDÁRIO Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.

Valores – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

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Valor Administrativo Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.


Valor Fiscal Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.

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Valor Legal Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.


Valor Probatório Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal.

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Valor Intrínseco Valor que um documento possui em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua produção, de suas assinaturas ou selos.


Valor Informativo

Valor que um documento possui pelas informações nele contidas,

independentemente de seu valor probatório.

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Valor Permanente Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também chamado valor arquivístico ou valor histórico.

PRAZOS

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Prazo de Vigência Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.

Empresa

A



Atividade Controle

de



-Realizar o

pagamento

-Avaliação anual

de desempenho

Ex: 2 Anos

Prazo de Prescrição Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado. Prescrição: Extinção dos prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).

Empresa

A



Atividade Controle

de


Ficha de Frequência -utilizar o

documento

em processo

trabalhista

Ex: 5 Anos

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Prazo de Precaução Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.

Empresa

A



Atividade Controle

de


Ficha de Frequência -Margem de

segurança

Ex: 2 Anos

Destinação Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação

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TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

Eliminação 47 Anos 5 Anos LICENÇAS

- Acidente em

serviço

Atividade política

- Capacitação

profissional

- Gestante

- Paternidade

É opcional a seleção

por amostragem das

provas dos candidatos,

segundo critérios

estabelecidos pela

Comissão Permanente

de Avaliação.

Guarda

Permanente

5 Anos 6 Anos RECRUTAMENTO

E SELEÇÃO

- Editais;

- Exemplares

únicos de provas;

- Gabaritos;

- Resultados

- Recurso

Destinação

Final

Intermediário Corrente

Observações Tempo de arquivamento e Destinação

Final

Item Documental

Data / / Responsável

Folha Nº Área

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TRANSFERÊNCIA Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). RECOLHIMENTO Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. -Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística).

Corrente

Intermediário

Permanente

Recolhimento

Transferência

QUESTÕES DE PROVA

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Resultado do processo de avaliação dos

documentos de arquivo, a tabela de

temporalidade é um instrumento de gestão

arquivística.

Resultado do processo de avaliação dos

documentos de arquivo, a tabela de

temporalidade é um instrumento de gestão

arquivística.

CERTO

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53

A tabela de temporalidade é instrumento que

possibilita a eliminação segura e responsável dos

documentos de arquivo, visto que nela se

especificam os prazos de guarda desses

documentos bem como sua destinação final.

A tabela de temporalidade é instrumento que

possibilita a eliminação segura e responsável dos

documentos de arquivo, visto que nela se

especificam os prazos de guarda desses

documentos bem como sua destinação final.

CERTO

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54

A tabela de temporalidade de documentos é

instrumento de gestão aprovado por autoridade

competente que permite gerenciar a massa

documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a

destinação final dos documentos produzidos ou

recebidos por uma instituição.

A tabela de temporalidade de documentos é

instrumento de gestão aprovado por autoridade

competente que permite gerenciar a massa

documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a

destinação final dos documentos produzidos ou

recebidos por uma instituição.

CERTO

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55

O Departamento de Polícia Federal deve utilizar a

tabela de temporalidade de documentos de arquivo

elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos,

para avaliar os documentos de arquivo produzidos

e(ou) recebidos pela sua atividade-meio.

O Departamento de Polícia Federal deve utilizar a

tabela de temporalidade de documentos de arquivo

elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos,

para avaliar os documentos de arquivo produzidos

e(ou) recebidos pela sua atividade-meio.

CERTO

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56

Definir a destinação final de determinado

documento de arquivo é estabelecer o seu prazo

de guarda nos arquivos corrente e intermediário.

Definir a destinação final de determinado

documento de arquivo é estabelecer o seu prazo

de guarda nos arquivos corrente e intermediário.

ERRADO

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57

Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo

de guarda nos arquivos correntes, devem ser

transferidos para o arquivo permanente.

Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo

de guarda nos arquivos correntes, devem ser

transferidos para o arquivo permanente.

ERRADO

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58

Consoante a legislação arquivística, estará sujeito a

responsabilização penal, civil e administrativa

aquele que destruir documentos de valor

permanente ou que sejam considerados de

interesse público e social.

Consoante a legislação arquivística, estará sujeito a

responsabilização penal, civil e administrativa

aquele que destruir documentos de valor

permanente ou que sejam considerados de

interesse público e social.

CERTO

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59

Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por

uma instituição pública ou privada, com valor

administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte

do arquivo intermediário dessa instituição, são também

considerados de valor secundário.

Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por

uma instituição pública ou privada, com valor

administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte

do arquivo intermediário dessa instituição, são também

considerados de valor secundário.

ERRADO

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CLASSIFICAÇÃO O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos.

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CONTABILIDADE

RECURSOS

HUMANOS

Cadastro de

Funcionários

Treinamento

Benefícios

Transporte

Alimentação

Vale

Alimentação

Ticket Refeição

Relação de

Funcionários

Recibo de

Entrega

PESSOAL FINANCEIRO

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

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QUADRO DE ARRANJO Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades do gerador e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes.

O Plano de Classificação pode seguir o critério ESTRUTURAL, ou o critério FUNCIONAL.

Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo Critério Funcional: que tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora do arquivo

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Estrutural

Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo

Funcional

Critério Funcional: que tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora do arquivo

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Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg):

Simplicidade

Flexibilidade

Expansibilidade

Um Plano de Classificação deve possuir

três características (Schellemberg):

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ORDENAÇÃO Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo.

Dep. Pessoal Atividade

Controle de



5 Anos de Atividades = 60.000 Fichas de Frequência

ORDENAÇÃO Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo.

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A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos:


•Número •Data •Local •Nome

Para a definição do critério de ordenação devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento.

Dep. Pessoal

Atividade Controle

de Frequência

Documento


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MÉTODOS BÁSICOS ALFABÉTICO GEOGRÁFICO NUMÉRICOS Simples Dígito Terminal Cronológico IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal unitermo

MÉTODOS PADRONIZADOS VARIADEX

* AUTOMÁTICO * SOUNDEX * MNEMÔNICO * RÔNEO

*Métodos sem aplicação prática nos arquivos brasileiros e obsoletos

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO






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O método ALFANUMÉRICO não é considerado básico nem

padronizado.

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Sistema Direto a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado. Sistema Indireto para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código.

* Semi Indireto – Método Alfanumérico

Sistema Direto a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado. Sistema Indireto para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código.

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Recursos Humanos Tesouraria

Contas a

Pagar

Contas a

Receber

Cad. Func.

A-E

Cad. Func.

F-K

Cad. Func.

L-R

Cad. Func.

S-Z

SISTEMA DIRETO

PASTAS – Dossiês de Funcionários

41737

40072

30095

30021

20241

SISTEMA INDIRETO

30/01/2019

71


41737

40072

30095

30021

20241

ÍNDICE ALFABÉTICO

Aguiar, Antonio - 40072

Caldas, Luis Henrique - 30095

Guerra Filho, George - 41737

Magalhães, João - 20241

Tenório, Edilson – 30021

SISTEMA INDIRETO

ORDENAÇÃO ALFABÉTICA

30/01/2019

72


Lino / Paulo / Ana


Lino / Paulo / Ana

Ana Lino Paulo

30/01/2019

73


LETRA por LETRA Considera cada letra como

elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras).

Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai





30/01/2019

74









30/01/2019

75









30/01/2019

76









30/01/2019

77









30/01/2019

78


- PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como

elemento de ordenação. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro




30/01/2019

79







30/01/2019

80





PALAVRA por PALAVRA Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Negro Monte Sinai Monteiro Montenegro

LETRA por LETRA Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Negro Monte Sinai

30/01/2019

81




Para ambos os casos as partículas não devem ser consideradas no momento da ordenação (de, da, e,...) Universidade Federal Fluminense Universidade Federal de Pernambuco





30/01/2019

82





MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o NOME

30/01/2019

83

NOME: LINO MADUREIRA FERREIRA


PRENOME + SOBRENOME LINO MADUREIRA FERREIRA



30/01/2019

84




Último Sobrenome




Último Sobrenome

FERREIRA, LINO MADUREIRA

30/01/2019

85

FERREIRA, LINO MADUREIRA

Regras de Alfabetação

30/01/2019

86

1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

José Antunes Andrade

1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

José Antunes Andrade

Andrade, José Antunes

30/01/2019

87

2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.

João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes

2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.

João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes

Antunes, Aníbal Antunes, João Antunes, Paulo

30/01/2019

88

3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam.

Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos

3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam.

Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos Montes Claros, Marcelo Costa Villa-Lobos, Heitor

30/01/2019

89

4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam.

Luis Carlos da Silva São Bento

4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam.

Luis Carlos da Silva São Bento São Bento, Luis Carlos da Silva

30/01/2019

90

5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão.

Carlos de Almeida Filho


Carlos de Almeida Filho Almeida Filho, Carlos de

30/01/2019

91



Almeida Sobrinho, André de Almeida Filho, Carlos de



Almeida Sobrinho, André de Almeida Filho, Carlos de Almeida Sobrinho, Carlos de

30/01/2019

92


Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Carlos de

Almeida Sobrinho, André de Almeida Filho, Carlos de Almeida Sobrinho, Carlos de

6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses.

Prof. José Cláudio de Souza

30/01/2019

93

6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses.

Prof. José Cláudio de Souza Souza, José Claudio de (Prof.)

7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno.

Carlos del Prado Morales

30/01/2019

94





del Pacifico

Oviedo y Baños

Llosa

30/01/2019

95


Carlos del Prado Morales Prado Morales, Carlos del


Carlos del Prado Morales Prado Morales, Carlos del

Jose Morales del Prado Morales del Prado, Jose

30/01/2019

96

Particula que antecede o sobrenome de inversão grafada com letra maiúscula

Sebastian Von Sohsten



Von

Van

Di

De

30/01/2019

97



Sohsten, Sebastian Von

ou

Von Sohsten, Sebastian

8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão

Tsutomo Kato

30/01/2019

98

8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão

Tsutomo Kato Tsutomo Kato

9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.

Fundação Joaquim Nabuco

O Boticário

30/01/2019

99

9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.

Fundação Joaquim Nabuco Fundação Joaquim Nabuco

O Boticário Boticário (O)

A. J. Distribuidora A. J. Distribuidora

10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses.

II Conferência de Saúde Quarto Encontro de Turismo 3º Congresso de Direito Penal

30/01/2019

100


II Conferência de Saúde Quarto Encontro de Turismo 3º Congresso de Direito Penal


II Conferência de Saúde Conferência de Sáude (II) Quarto Encontro de Turismo Encontro de Turismo (Quarto) 3º Congresso de Direito Penal Congresso de Direito Penal (3º)

30/01/2019

101

MÉTODO GEOGRÁFICO

Utiliza informações do aspecto geográfico do documento.

Local de Origem / Local de Procedência / Local do Correspondente

MÉTODO GEOGRÁFICO

Utiliza informações do aspecto geográfico do documento.

Local de Origem / Local de Procedência / Local do Correspondente

3 (três) formas de arquivamento

ESTADO – CIDADE CIDADE – ESTADO

PAÍS – CIDADE

30/01/2019

102

1ª Forma: ESTADO – CIDADE


Pernambuco – Recife Pernambuco – Brejinho Pernambuco – Caruaru Pernambuco – Limoeiro Pernambuco – Olinda Rio Grande do Norte – Natal Rio Grande do Norte – Brejinho Rio Grande do Norte – Caicó Rio Grande do Norte – Mossoró

Os documentos são agrupados por Estados

30/01/2019

103







Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital

30/01/2019

104





Após a capital vem as demais cidades em ordem alfabética






30/01/2019

105

2ª Forma: CIDADE – ESTADO


Os documentos são agrupados por Cidade em ordem alfabética

Brejinho Brejinho Caicó Limoeiro Mossoró Natal Olinda Recife

30/01/2019

106


Os documentos são agrupados por Cidade em ordem alfabética

Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence

Brejinho – Pernambuco Brejinho - Rio Grande do Norte Caicó - Rio Grande do Norte Limoeiro – Pernambuco Mossoró - Rio Grande do Norte Natal - Rio Grande do Norte Olinda – Pernambuco Recife - Pernambuco

3ª Forma: PAÍS – CIDADE

30/01/2019

107


Os documentos são agrupados por País

França – Paris França – Lion França – Lorena Portugal – Lisboa Portugal – Coimbra Portugal – Porto




30/01/2019

108




Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, ficando a primeira subdivisão para CAPITAL






30/01/2019

109






MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

30/01/2019

110

O Método numérico simples considera um número já existente no documento (ex: nº de matrícula do funcionário) ou o receptor do documento pode atribuir um número ao documento. Importante: Controle da numeração para não atribuir o mesmo número para dois itens diferentes. O método numérico simples é um método indireto, pois exige a utilização de um índice alfabético para a realização de uma busca.

MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES


41737

40072

30095

30021

20241

Números Ordenados por Lista

20241

30021

30095

40072

41737

30/01/2019

111

41737

40072

30095

30021

20241

ÍNDICE ALFABÉTICO







41737

40072

30095

30021

20241

ÍNDICE ALFABÉTICO







30/01/2019

112

A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos

em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita

para a esquerda, separando os pares com hífen. O primeiro par

da direita é denominado grupo primário, seguido pelo grupo

secundário, e o grupo terciário.

Decompondo o número 829319 82 – 93 – 19

Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo

secundário 93, e do grupo terciário 82.

Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário

deverá ser complementado com um número 0 (zero).

56212 05-62-12

MÉTODO DÍGITO-TERMINAL











56212 05-62-12


30/01/2019

113






Decompondo o número 829319 19





56212 05-62-12












56212 05-62-12


30/01/2019

114











56212 05-62-12












56212 05-62-12


30/01/2019

115











56212 05-62-12












56212 05-62-12


30/01/2019

116











56212 05-62-12












56212 05-62-12


30/01/2019

117






Leitura da Direita para a Esquerda 82 – 93 – 19





56212 05-62-12


Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

30/01/2019

118

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Separar os pares da direita

para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Ordenar a partir do

grupo primário

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89

30/01/2019

119

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Ordenar a partir do

grupo primário

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89

DÍGITO-TERMINAL EM ORDEM

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Ordenar a partir do

grupo primário

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


21-87-03

30/01/2019

120

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Ordenar a partir do

grupo primário

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


21-87-03

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Ordenar a partir do

grupo primário

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


21-87-03

30/01/2019

121

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Ordenar a partir do

grupo primário

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


21-87-03

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Ordenar a partir do

grupo primário

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


21-87-03

05-62-12

30/01/2019

122

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Ordenar a partir do

grupo primário

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


21-87-03

05-62-12

08-62-12

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Ordenar a partir do

grupo primário

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


21-87-03

05-62-12

08-62-12

30/01/2019

123

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Ordenar a partir do

grupo primário

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


21-87-03

05-62-12

08-62-12

09-42-17

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Ordenar a partir do

grupo primário

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


21-87-03

05-62-12

08-62-12

09-42-17

30/01/2019

124

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Ordenar a partir do

grupo primário

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


21-87-03

05-62-12

08-62-12

09-42-17

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Ordenar a partir do

grupo primário

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


21-87-03

05-62-12

08-62-12

09-42-17

97-26-89

30/01/2019

125


21-87-03

05-62-12

08-62-12

09-42-17

97-26-89

67-27-89

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Ordenar a partir do

grupo primário

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89

Numérico

Simples

56212

86212

94217

218703

672789

972689

Ordenar a partir do

grupo primário

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


para esquerda

05-62-12

08-62-12

09-42-17

21-87-03

67-27-89

97-26-89


21-87-03

05-62-12

08-62-12

09-42-17

97-26-89

67-27-89

30/01/2019

126

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO

Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo.

INFORMAÇÃO CRONOLOGICA



30/01/2019

127



ANO

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014




MÊS

Janeiro / Jan. / 01

Fevereiro / Fev. / 02

Março / Mar. / 03

Abril / Abr. / 04

Maio / Maio / 05

Junho / Jun. / 06

Julho / Jul. / 07

Agosto / Ago. / 08

Setembro / Set. / 09

Outubro / Out. / 10

Novembro / Nov. / 11

Dezembro / Dez. / 12


30/01/2019

128



DIA

1

2

3

4

5

...

26

27

28

29

30

31




ANO

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

MÊS

Janeiro / Jan. / 01


Março / Mar. / 03

Abril / Abr. / 04

Maio / Maio / 05

Junho / Jun. / 06

Julho / Jul. / 07

Agosto / Ago. / 08


Outubro / Out. / 10



DIA

1

2

3

4

5

...

26

27

28

29

30

31


30/01/2019

129

Sequência da

Ordenação



ANO

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

MÊS

Janeiro / Jan. / 01


Março / Mar. / 03

Abril / Abr. / 04

Maio / Maio / 05

Junho / Jun. / 06

Julho / Jul. / 07

Agosto / Ago. / 08


Outubro / Out. / 10



DIA

1

2

3

4

5

...

26

27

28

29

30

31


Sequência da

Ordenação

1º Ano 2º Mês 3º Dia



ANO

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

MÊS

Janeiro / Jan. / 01


Março / Mar. / 03

Abril / Abr. / 04

Maio / Maio / 05

Junho / Jun. / 06

Julho / Jul. / 07

Agosto / Ago. / 08


Outubro / Out. / 10



DIA

1

2

3

4

5

...

26

27

28

29

30

31


30/01/2019

130

Sequência da

Ordenação




ANO

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

MÊS

Janeiro / Jan. / 01


Março / Mar. / 03

Abril / Abr. / 04

Maio / Maio / 05

Junho / Jun. / 06

Julho / Jul. / 07

Agosto / Ago. / 08


Outubro / Out. / 10



DIA

1

2

3

4

5

...

26

27

28

29

30

31


ANO

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

MÊS

Janeiro / Jan. / 01


Março / Mar. / 03

Abril / Abr. / 04

Maio / Maio / 05

Junho / Jun. / 06

Julho / Jul. / 07

Agosto / Ago. / 08


Outubro / Out. / 10



DIA

1

2

3

4

5

...

26

27

28

29

30

31


Sequência da

Ordenação




30/01/2019

131

ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO

Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética. ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE ENTRADA NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA TESTE DE ADMISSÃO

MÉTODOS POR ASSUNTO ALFABÉTICOS

ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO

Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL. CONTABILIDADE Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de entrada nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão


30/01/2019

132

ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO

Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética. ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE ENTRADA NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA TESTE DE ADMISSÃO

ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO

Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL. CONTABILIDADE Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de entrada nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão


ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX

CONTABILIDADE 1 PESSOAL 2

Os assuntos são divididos em classes e sub-classes. O método permite a criação ilimitada de classes, o que exige cuidado para que não sejam criadas pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas. Para cada assunto principal é atribuído um número

30/01/2019

133

Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões

CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2

Dentro das subdivisões podem ocorrer novas subdivisões.

CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 Conta de Água 1-1-1 Conta de Luz 1-1-2 NOTAS FISCAIS 1-2 Nota Fiscal de Entrada 1-2-1 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 Nota Fiscal de Saída 1-2-3

Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões

CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2

30/01/2019

134

Para a utilização do método duplex é fundamental utilizar um plano de classificação (que contém toda estrutura numérica utilizada) + índice (para identificação do código numérico que deverá ser utilizado com base no assunto).

1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de Água 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Entrada 1-2-2 Nota Fiscal de Saída

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

1-1-1 1-1-2 1 1-1 1-2-1 1-2-2 1-2

Conta de Água Conta de Luz CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída NOTAS FISCAIS

ÍNDICE

1-2-2

1-2-1

1-2

1-1-2

1-1-1

1-1

1

30/01/2019

135

1-2-2

1-2-1

1-2

1-1-2

1-1-1

1-1

1

1-1-1

1-1-2

1

1-1

1-2-1

1-2-2

1-2

Conta de Água

Conta de Luz

CONTABILIDADE

CONTAS DE CONSUMO

Nota Fiscal de Entrada

Nota Fiscal de Saída

NOTAS FISCAIS

ÍNDICE

O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey – Classificação Decimal de Dewey (CDD). Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima reservada para assuntos gerais. 0 – Obras Gerais 1 – Filosofia 2 – Religião 3 – Ciências Sociais 4 – Filologia 5 – Ciências Puras 6 – Ciências Aplicadas 7 – Belas Artes 8 – Literatura 9 – História e Geografia

ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL

30/01/2019

136

O número de classificação é composto por uma parte inteira formada por três dígitos, podendo ou não ter uma parte decimal. 100 110 111 111.1 Após o ponto podem existir quantos números forem necessários. Lembrando que cada novo número é um nível de especificidade e detalhamento maior do assunto. Importante: Não há uma classificação universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espécie de documento produzida e recebida por uma entidade. Da Classificação de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a técnica e não o sistema de classificação.

PESSOAL 200

CONTABILIDADE 100

30/01/2019

137

PESSOAL 200

NOTAS FISCAIS 120

CONTAS DE CONSUMO 110

CONTABILIDADE 100

PESSOAL 200

Nota Fiscal de Saída 122

Nota Fiscal de Entrada 121

NOTAS FISCAIS 120

Conta de Telefone 113

Conta de Luz 112

Conta de Água 111


CONTABILIDADE 100

30/01/2019

138

PESSOAL 200



NOTAS FISCAIS 120

Celular 113.2

Fixo 113.1


Conta de Luz 112

Conta de Água 111


CONTABILIDADE 100

PESSOAL 200



NOTAS FISCAIS 120

Claro 113.23

Oi 113.22

Tim 113.21

Celular 113.2

Fixo 113.1


Conta de Luz 112

Conta de Água 111


CONTABILIDADE 100

30/01/2019

139

PESSOAL 200



NOTAS FISCAIS 120

Claro 113.23

Oi 113.22

Pós Pago 113.212

Pré Pago 113.211

Tim 113.21

Celular 113.2

Fixo 113.1


Conta de Luz 112

Conta de Água 111


CONTABILIDADE 100

Método Unitermo Indexação Coordenada

- Ordenação dos documentos pelo método numérico simples

- Criação de assunto com a indicação dos números dos documentos

30/01/2019

140

Apostila de

Arquivologia Apostila de

Informática Prova de

Arquivologia

Apostila de

Arquivologia Apostila de

Informática Prova de

Arquivologia

001

002 003

30/01/2019

141

003 002 001

Ordenação pelo método Numérico Simples

003 002 001


30/01/2019

142

003 002 001


Indexação Arquivologia

003 002 001


Indexação Arquivologia

001 003

30/01/2019

143

003 002 001


Indexação Apostila

002 003

Apostila de Arquivologia?

30/01/2019

144

Apostila

002 003

Arquivologia

001 003


Apostila

002 003

Arquivologia

001 003


30/01/2019

145

Apostila

002 003

Arquivologia

001 003


Apostila de

Arquivologia

Apostila de

Informática

Prova de

Arquivologia

001 002

003

MÉTODO VARIADEX

Utiliza uma combinação do Método Alfabético com Cores associando uma cor a segunda letra do nome ou a abreviação

LETRAS CORES

A,B,C,D e abreviações ouro

E,F,G,H e abreviações rosa

I,J,K,L,M,N e abreviações verde

O,P,Q e abreviações azul

R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações palha

30/01/2019

146

Guilherme Siqueira

Lino Madureira Ferreira

A. J. Transportes S/A

Universidade Federal de Pernambuco

LETRAS CORES






Guilherme Siqueira

Lino Madureira Ferreira



LETRAS CORES






Siqueira, Guilherme

Ferreira, Lino Madureira



30/01/2019

147

Siqueira, Guilherme




LETRAS CORES






Siqueira, Guilherme




LETRAS CORES






30/01/2019

148


Siqueira, Guilherme



Siqueira, Guilherme




ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

Arranjo

Notação

Guia Fora

30/01/2019

149

ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

Arranjo Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.

Notação

30/01/2019

150

Notação Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a código de referência.

121

Numérica Notação Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a código de referência.

30/01/2019

151

Ferreira, Luiz

121

Numérica

Alfabética


Ferreira, Luiz Contrato 123

121

Numérica

Alfabética Mista


30/01/2019

152

Guia Fora

125

124

123

122

121

Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma.

30/01/2019

153

125

124

122

121

123


125

124

122

121

123

Guia Fora


30/01/2019

154

125

124

Guia Fora

122

121

123

Indica o local de onde um documento foi retirado


125

124

Guia Fora

122

121

123

Facilita o Rearquivamento


30/01/2019

155

124

123

122

121


INSTRUMENTOS DE PESQUISA

30/01/2019

156

Guia

Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre

fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos.

FUNDAÇÃO JOAQUIM

NABUCO

(2.500.000 documentos)

JOAQUIM

NABUCO

JOSUÉ DE

CASTRO

BENÍCIO

DIAS

FRANCISCO

RODRIGUES

Funcionamento: endereço,

horário, telefone, e-mail, ...

Atividades: pesquisa,

reprodução, orientação, visita

guiada, visita técnica, estágio

Fundos

Inventário Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.

JOSUÉ DE

CASTRO

Fundo

Correspondências – 5.000

Fotografias – 650

Recortes – 15.000

Descrição Sumária

Descrição Analítica

Correspondências Ativas e

Passivas de 1964 a 1973, referente

ao período do exílio na França,

sendo:

Correspondência Ativa – 1.375

Correspondência Passiva – 3.625

30/01/2019

157

Catálogo Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica.

EXEMPLO - CATÁLOGO ONOMÁSTICO (por nome) PIMENTEL, Sancho de Barros. Carta a Joaquim Nabuco tecendo considerações sobre o próximo governo feminino em que diz “... considero a viagem do Imperador um erro gravíssimo para ele e um mal imenso para a filha...” Refere-se ao artigo de Nabuco no jornal “A Reforma”. Aracaju, 23 de abril de 1871. DOC_009 PIMENTEL, Sancho de Barros. Carta a Joaquim Nabuco informando-o da reunião que houve entre os chefes liberais, depois da votação da comissão, para resolverem sobre a aceitação do poder. Aracaju, 26 de maio de 1871. DOC_010

Repertório Instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos.

30/01/2019

158

Índice Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização.

EXEMPLO - ÍNDICE POR ASSUNTO PARTIDOS Conservador: DOC_004; DOC_005; DOC_006; DOC_012; DOC_013; DOC_029; DOC_030; DOC_032. Liberal: DOC_001; DOC_004; DOC_005; DOC_010; DOC_012; DOC_015; DOC_016; DOC_017; DOC_018; DOC_022

EXEMPLO - ÍNDICE ONOMÁSTICO (por nome) PIMENTEL, Sancho de Barros. DOC_001; DOC_002; DOC_005; DOC_007; DOC_008; DOC_009; DOC_010; DOC_012; DOC_013; DOC_015; DOC_017; DOC_018; DOC_022; DOC_0123.

Tabela de Equivalência Instrumento que estabelece uma correspondência entre notações diferentes.

Notação Notação Original Nova P001_001 JC001 P001_002 JC002 P001_003 JC003 P002_001 JC004 P002_002 JC005 P002_003 JC006 P002_004 JC007 P003_001 JC008 P003_002 JC009

30/01/2019

159

PROTOCOLO - Atividade do Arquivo Corrente a) Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. b) Serviço encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Também referido como unidade protocolizadora. c) Marilena Leite Paes considera as seguintes atividades de protocolo: Recebimento e Classificação; Registro e Movimentação.

Recebimento; Registro; Classificação; Movimentação.

Recebimento; Registro; Classificação; Distribuição; Controle da tramitação e expedição de documentos; Autuação.

Recebimento; Registro; Classificação; Distribuição; Controle da tramitação e expedição de documentos.

C) MLP B) RES. 14 A) DBTA

* Recebimento, Análise, Triagem, Registro e Distribuição

30/01/2019

160

http://www.educima.com/dibujo-para-colorear-carta-p22465.jpg


30/01/2019

161

- Não Abre

- Não Registra

Encaminha - Não Abre

- Não Registra





http://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=boneco+de+palito&source=images&cd=&cad=rja&docid=h4c7akAXd4mKcM&tbnid=HJrSqvHESq90WM:&ved=0CAUQjRw&url=http%3A%2F%2Fmediumdebonecos.blogspot.com%2F2012%2F09%2Fmedium-de-bonecos.html&ei=-njMUfCIGYia9QSOxoHoDg&bvm=bv.48572450,d.dmQ&psig=AFQjCNEiqNwucdR27rcZOMmo14PUWI3HPg&ust=1372441164770794

30/01/2019

162


- Não Registra


- Não Registra

- Não Abre

- Registra








30/01/2019

163

Encaminha


- Não Registra

- Não Abre

- Registra

Encaminha


- Não Registra

- Não Abre

- Registra











30/01/2019

164

Encaminha


- Não Registra

- Não Abre

- Registra

- Não Abre

- Registra

Encaminha

Encaminha


- Não Registra

- Não Abre

- Registra

- Não Abre

- Registra














30/01/2019

165

Encaminha

Encaminha


- Não Registra

- Não Abre

- Registra

- Não Abre

- Registra

- Abre

- Registra

Encaminha

Encaminha

Encaminha


- Não Registra

- Não Abre

- Registra

- Não Abre

- Registra

- Abre

- Registra


















30/01/2019

166

TECNOLOGIAS PARA MUDANÇA DE SUPORTE DA INFORMAÇÃO

Microfilmagem Foco na preservação

Digitalização Foco na acessibilidade

* Documento produzido Digital ≠ Documento Digitalizado Sistema Híbrido = Microfilmagem + Digitalização

30/01/2019

167


Microfilmagem Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

Microfilme O resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº 1.799 de 30/01/1996) Filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio de leitor de microformas. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

Microforma Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens.

ROLO

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168


MICROFICHA


JAQUETA

30/01/2019

169

LEITOR DE MICROFILMES

Microfilmagem Substituição (eliminação de documentos) Preservação (documentos permanentes)

30/01/2019

170

Microfilmagem - Vantagens Integridade das informações: Segurança contra fraudes e arquivamento incorreto, facilidade de pesquisas através de Leitores de Microfilme. Segurança: Duas vias de microfilme, original e cópia, proporcionando à Microfilmagem total segurança. Rapidez de acesso: Fácil pesquisa, com auxílio de índices em banco de dados, busca das informações em poucos minutos e cópias em papel se necessário. Redução do espaço ocupado: até 98% de redução de espaço físico dos arquivos. Confiabilidade: Através do microfilme obtém-se total durabilidade de arquivo. Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislação própria. (Lei 5.433 e Decreto 1.799) Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível com as mídias magnéticas e ópticas.


Digitalização

Foco na acessibilidade

* Documento produzido Digital ≠ Documento Digitalizado

30/01/2019

171


Documento Digital: Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. Digitalização: Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.

Resolução 31 do Conarq

Digitalização: Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.

• Contribuir para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia da Informação e Comunicação; • Permitir o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas; • Promover a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do formato original; • Incrementar a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais que estão em outros suportes não digitais, por restringir seu manuseio.

30/01/2019

172

Preservação Digital

Migração Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais serem acessados face às mudanças tecnológicas. A migração consiste na transferência de um objeto digital: a) de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado; c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para uma outra mais moderna.

Emulação Estratégia de preservação digital que se baseia na utilização de recursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as características de uma obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas.

Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos


Considerações

Análise do valor legal

Análise da relação custo / benefício

Necessidade de organização da documentação

30/01/2019

173

PRESERVAÇÃO

Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.

É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

Norma Cianflone Cassares





30/01/2019

174

PRESERVAÇÃO









CONSERVAÇÃO

Promoção da preservação e da restauração dos documentos.

É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento).



30/01/2019

175

CONSERVAÇÃO

Promoção da preservação e da restauração dos documentos.

É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento).



Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.

É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.



RESTAURAÇÃO

30/01/2019

176

Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.

É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.



RESTAURAÇÃO

PRESERVAÇÃO

CONSERVAÇÃO

RESTAURAÇÃO

D

E

S

I

N

F

E

S

T

A

Ç

Ã

O

L

I

M

P

E

Z

A

A

L

I

S

A

M

E

N

T

O

+

Decisões Administrativas e

Políticas

30/01/2019

177

PRESERVAÇÃO

CONSERVAÇÃO

RESTAURAÇÃO

D

E

S

I

N

F

E

S

T

A

Ç

Ã

O

L

I

M

P

E

Z

A

A

L

I

S

A

M

E

N

T

O

+

Decisões Administrativas e

Políticas

- Estrutura (controle ambiental)

- Climatização Temperatura 20º / Umidade 50%

- Luminosidade Luz natural e artificial

- Qualidade do Ar

- Prevenção e Combate a Agentes Biológicos

- Segurança

- Acondicionamento Invólucros (envelopes, pastas, caixas)

Fatores de Preservação

30/01/2019

178

PROCEDIMENTOS TÉCNICOS

Acondicionamento Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.


Climatização Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à preservação dos documentos.

30/01/2019

179


Controle Ambiental Conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente de armazenamento propício à preservação, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como prevenção de infestação biológica, procedimentos de manutenção, segurança e proteção contra fogo e danos por água.


Desacidificação Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um mínimo de 7, com vistas à sua preservação.

30/01/2019

180


Desinfecção Processo de destruição ou inibição da atividade de microorganismos.


Desinfestação Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos.

30/01/2019

181


Desumidificação Redução da umidade relativa do ar em áreas determinadas, por meio de processos mecânicos ou químicos.


Encapsulação Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas.

30/01/2019

182


Fumigação Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros microorganismos.


Higienização Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação dos documentos.

30/01/2019

183


Laminação Processo de restauração que consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo natural, semi-sintético ou sintético, por meio de diferentes técnicas, manuais ou mecânicas.


Planificação Aplainamento mediante pressão, de documentos dobrados, enrolados ou amarrotados.

30/01/2019

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Reencolagem Encolagem que visa restituir ao papel a substância adesiva original perdida.


Secagem a Vácuo Tratamento de documentos molhados mediante gradual retirada de ar e elevação de temperatura.

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Secagem por Congelamento Tratamento de documentos molhados por congelamento e subseqüente secagem mediante vácuo e gradual elevação de temperatura. Também chamado liofilização ou secagem a frio.


Umidificação Procedimento em que documentos quebradiços e ressecados são colocados numa atmosfera úmida para readquirirem flexibilidade pela absorção gradual do vapor d'água.

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Velatura Processo de restauração que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer face de uma folha.

30/01/2019 · página 21 do livro arquivo teoria e prática. 30/01/2019 18 arquivos pÚblico art....

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