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DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS E QUALIDADE

TREINAMENTO Tutorial do Portal do

Fornecedor

Suprimento de Meios

TUTORIAL DO PORTAL DO FORNECEDOR

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CÓDIGO DATASUL 2126

Suprimento de Meios Responsáveis: An dré Souza / Ramon Mattos / Luciana / Letícia Data: 14/12/09

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SUMÁRIO

1. TUTORIAL DO PORTAL DO FORNECEDOR ................ .........................................3

1.1. Acessar o Portal Isuppiler.................... ........................................................................................3

1.2. Acessar o EBS Oracle .......................... ........................................................................................3

1.3. Home – Funções da tela inicial ................ ...................................................................................4

1.4. Ordens de Compra – Consultar Ordens de Compra . ................................................................8

1.5. Entregas – Consultar Entregas ................. ................................................................................14

1.6. Financeiro - Consultar dados Financeiros...... .........................................................................21

1.7. Admin. – Alterar Dados Cadastrais............. ..............................................................................22

2. MRS_FORNECEDOR_SOURCING – COTAÇÃO............... ...................................24

2.1. Acessar as Notificações....................... ......................................................................................24

2.2. Acessar as Cotações........................... .......................................................................................25

2.3. Esquecimento de Usuário/Senha................. .............................................................................38


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1. Tutorial do Portal do Fornecedor

1.1. Acessar o Portal Isuppiler

1.1.1. Acessar o site da MRS www.mrs.com.br

1.2. Acessar o EBS Oracle

1.2.1. Em seguida, digitar o usuário no campo “Nome do Usuário ”

1.2.2. Digitar no campo “Senha ”, a senha que foi recebida por e-mail após realização do cadastro no site da MRS.


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1.2.3. Como resultado, aparecerá a tela Inicial do “Portal do Fornecedor ”.

1.2.4. Clicar em “MRS_Portal_Fornecedor ”, para acessar as responsabilidades gerais.

1.2.5. Como resultado aparecerá à tela principal do Portal.

Nota: a) Sempre que a palavra estiver grifada de azul é um link, que pode se clicado para

trazer maiores informações.

1.3. Home – Funções da tela inicial

O Portal do Fornecedor é composto por sete guias para facilitar as consultas necessárias. A guia inicial é a “Home ”, e dentro desta existe uma tela que dá acesso a todas as outras funcionalidades, entretanto, será apresentada cada uma das guias separadamente.

1.3.1. Em “Notificações ”, aparecerão avisos referentes a alguma ação a ser tomada pelo Fornecedor, como por exemplo, aprovar Ordens de Compra, Notificações de início e fim de Cotação, avisos de informações solicitadas pelo Comprador, etc.

1.3.2. Clicar em “Lista Completa ” dentro de Notificações para buscar todas as Notificações

em aberto.


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1.3.3. Como resultado, aparecerá a seguir caso não tenha nenhuma “Notificação ” pendente.

1.3.4. No campo “Verificar ”, selecionar algum tipo de filtro para visualizar as Notificações, por

exemplo, “Todas as Notificações ”.

1.3.5. Como resultado, o sistema trará todas as Notificações já recebidas, independente se a ação já foi concluída.

1.3.6. Nesta tela aparecerá quem (“De”) da MRS enviou a Notificação, o “Tipo ” de Notificação, o “Assunto ” da Notificação, a Data “Enviada ”, o “Vencimento ”, caso necessário, e o “Status ” da Notificação. Conforme exemplo citado, o Fornecedor não possui nenhuma Notificação em aberto, portanto o Status de todas listadas é “Fechado ”.


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1.3.7. Clicar em “Selecionar Tudo ” para alguma ação simultânea para todas as Notificações, como por exemplo, visualizar todas detalhadamente.

1.3.8. Depois de selecionado todas as Notificações, clicar no botão “Abrir ”.

1.3.9. Como resultado aparecerá a tela com detalhes das Notificações selecionadas. Em seguida clicar em “Próximo ” para visualizar.


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1.3.10. Retornar à tela “Home ”. Caso necessite visualizar detalhadamente a Notificação, independente de seu Status, clicar em “Assunto ” na Notificação desejada.

1.3.11. Como resultado aparecerá à tela a seguir.

1.3.11.1. A tela de detalhes traz todas as informações referentes à “Notificação ”.

1.3.12. Clicar em “Detalhes da Resposta ” no exemplo supracitado, para visualizar mais detalhes da ação em questão.

1.3.13. Pode-se marcar a opção “Exibir minha próxima notificação após minha respost a”, para que a próxima notificação só chegue após solucionada a ação pendente.

1.3.14. Clicar em “Lista Completa ” dentro de “Visão Geral das Ordens ”.

1.3.15. Como resultado, o sistema trará todas as Ordens de Compra existentes, independente do Status da mesma.


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1.4. Ordens de Compra – Consultar Ordens de Compra

Na aba “Ordens ” pode-se, entre outras funcionalidades, consultar as Ordens de Compra, solicitar alterações ou verificar histórico de alterações.

1.4.1. Caso seja necessário filtrar as Ordens de Compra que se deseja visualizar, clicar no

campo “Verificar ”, selecionar uma das opções listadas para o filtro e clicar em “Ir”.

1.4.2. Como resultado aparecerá a tela com todas as “OC” emitidas.

1.4.3. A aba “Ordens ” é dividida em Menus específicos para facilitar a busca dentro do portal. Conforme exemplo, esta tela é a de “Ordens de Compra ” em geral que está em negrito destacando-se das demais. 1.4.3.1. Para detalhes a respeito de contato do Comprador, clicar no “Nome ” do

Comprador desejado.


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1.4.3.2. Para informações adicionais das Ordens de Compra, clicar na coluna “Nr da

OC“.

1.4.3.3. Como resultado aparecerá a tela com os detalhes da “Ordem de Compra ”.

1.4.3.4. Dentro da Ordem de Compra existe o campo “Ações ” com funcionalidades diversas referentes a alguma ação que o Fornecedor queira tomar relativa a Ordem de Compra em questão.

1.4.3.5. “Solicitar Alteração ”: caso o Fornecedor queira realizar alguma alteração na

Ordem de Compra, deve-se selecionar esta opção e clicar em “Ir”, pois desta forma o Comprador irá receber uma mensagem com a solicitação.


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1.4.3.6. A caixa em branco na parte inferior da tela é na qual deve ser descrita a alteração desejada. Esta mensagem irá para o Comprador para que o mesmo realize a análise e retorne ao Fornecedor.

1.4.3.6.1. Clicar em “Cancelar ” para desfazer a solicitação de alteração. 1.4.3.6.2. Clicar em “Verificação Imprimível ” para imprimir página

detalhada. 1.4.3.6.3. Clicar em “Verificar Histórico de Alteração ” para visualizar as

alterações já realizadas nesta Ordem de Compra. 1.4.3.6.4. O botão “Exportar ”, tem funcionalidade de exportar o arquivo

demonstrado no Oracle para o Excel. 1.4.3.6.5. Depois de realizada a alteração solicitada, clicar em “Submeter ”,

que tem como finalidade submeter para aprovação do Comprador responsável.

1.4.3.6.6. Como resultado, surgirá a tela de confirmação de “Solicitação de Alteração ”, e a mesma cairá novamente para aprovação dentro da MRS.


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1.4.3.6.7. “Solicitar Cancelamento ”: para solicitar o cancelamento da Ordem de Compra ou de alguma linha da mesma, clicar em “Solicitar Cancelamento ”.

1.4.3.6.8. Como resultado, aparecerá à tela a seguir.

1.4.3.6.9. Descrição dos botões:

a) “Cancelar ”: cancelar a linha da Ordem de Compra. b) “Cancelar Ordem Inteira ”: solicitar cancelamento da ordem

inteira. c) “Verificar Histórico de Alteração ”: visualizar o histórico das

alterações realizadas nesta Ordem de Compra. d) “Verificação Imprimível ”: para exibir a Ordem de Compra

no formato de PDF. e) “Exportar ”: exportar as informações da Ordem de Compra

para uma planilha Excel. f) “Submeter ”: submeter o cancelamento à aprovação do

Comprador responsável.

1.4.3.6.10. Links disponíveis em “Informações Relacionadas ”:

a) “Recebimentos ”: Para visualizar os recebimentos referentes a esta ordem de compra.

b) “NFFs”: Demonstra todas as Notas Fiscais pagas referentes a esta Ordem de Compra, com as informações gerais, número da NF, data e etc.

c) “Pagamentos ”: Apresenta detalhadamente todos os pagamentos realizados desta Ordem de Compra.

Nota: a) Os Recebimentos, NFFs, e Pagamentos podem ser buscados

com mais opções de filtros na aba “Financeiro ”, conforme citado no item 1.6.

b) As entregas podem ser exibidas através da aba “Entregas ”, com maiores opções de busca, conforme 1.5.


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1.4.4. Na aba “Ordens ”, o menu para busca de “Ordem de Serviço ” tem as mesmas funcionalidades do menu de busca de “Ordem de Compra ”, contudo, o primeiro está voltado para Fornecedores que prestam serviços para a MRS. O principal objetivo dele é facilitar o sistema de busca pelas Ordens de Compra de Serviços existentes, que deverão estar vinculadas à Ordens de Produção. O usuário poderá localizar as ordens por qualquer um dos campos de filtro apresentados.

1.4.5. O menu “Acordos ” traz os Acordos em aberto do Fornecedor, que são os Contratos com a MRS. Nesta aba o usuário terá acesso aos seguintes campos para pesquisa:

a) “Nr da OC ”: Digitar “%” para buscar todos os acordos em aberto, ou digitar o

número do Acordo específico e clicar em “Ir” para buscar as informações. b) “Global ”: A opção “Sim ”, não será aplicada nos nossos Contratos. c) “Data de Efetivação – De/Até ”: Informar a data Inicio e Fim planejada no

Contrato. d) “Pesquisa Avançada ”: Para realizar uma busca mais minuciosa.

1.4.13.1 Na parte inferior da tela, o sistema trará o resultado da pesquisa, com os

seguintes campos:

a) “Nr. da OC ”: Número do documento pesquisado. b) “Revisão ”: Apresenta quantas revisões o Acordo já teve. Pode-se clicar

no número da revisão para ter informações mais detalhadas a respeito da mesma.

c) “Quantia Acordada ”: Valor do Contrato. d) “Quantia Liberada ”: Valor total de todas as liberações já ocorridas para o

Contrato. e) “Data de Efetivação – De/Até ”: Data Inicio e Fim do Contrato. f) “Status ”: Informa o Status do documento. g) “Anexos ”: Informa se existe algum anexo no documento.


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1.4.6. Através do Menu “Histórico da Compra ” o usuário poderá visualizar o histórico de todas as alterações que já ocorreram na Ordem de Compra.

1.4.14.1 Ao clicar no Menu, o sistema trará a tela de pesquisa de Ordens de

Compra, conforme abaixo.

1.4.14.2 Após selecionar a OC desejada, clicar no seu número.

1.4.14.3 O sistema trará a tela abaixo com o histórico das alterações efetuadas na ordem selecionada, o número da revisão, a linha alterada, o item ou Ordem de Produção, a Data de Entrega, a Organização, o campo alterado e a alteração feita.


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1.4.7. O Comprador pode a qualquer momento, através do recurso Entregáveis, demandar alguma tarefa para o Fornecedor, estabelecendo data para cumprimento da mesma, ou emitir avisos com prazo de execução. O Menu “Materiais para Distribuição ” é utilizado para controlar os entregáveis caso sejam definidos pelo Comprador.

1.4.7.1. Ao clicar no Menu, o sistema trará a tela de pesquisa abaixo para que o

usuário possa localizar os entregáveis.

1.5. Entregas – Consultar Entregas

Através da aba “Entregas ”, pode-se realizar as mais variadas consultas para verificar o andamento da entrega de suas Ordens de Compra, contendo diferentes janelas que reflitam os resultados desejados. Todas as informações relacionadas a uma entrega, podem ser obtidas na janela Entregas, por exemplo, a data que em que foi entregue, o cronograma das entregas, se houve devolução de algum item. Pode-se, ainda, criar Avisos de Entrega, que é uma forma de criar um aviso para alertar seu Comprador das próxima entregas por exemplo.

1.5.1. Programação de Distribuição

O Menu “Programação de Distribuição ” é a melhor opção para obter uma visão geral das entregas, uma vez que esta é uma consulta completa, com os dados pertinentes para controle das Ordens de Compra.


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1.5.1.1 Pode-se realizar a Pesquisa através de diversos critérios, conforme opções apresentadas na tela, de acordo com o resultado que se pretende obter. Por exemplo, é possível realizar uma relação com as entregas para Horto Florestal mediante o filtro.

1.5.1.2 No campo “Local para Entrega ” selecionar no filtro o local “Horto Florestal ”.

1.5.1.3 Como resultado será exibida na tela as informações referentes às entregas para

o Horto Florestal.

1.5.2. Avisos de Entrega

Caso o fornecedor porventura necessite antecipar uma entrega, o iSupplier disponibiliza uma ferramenta de “Aviso de Entrega Antecipada ”, que gera uma Notificação ao Comprador responsável.


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Nota : a) As antecipações só podem ser realizadas se estiverem de acordo com a Política de

Entrega da MRS, ou deve ser autorizada formalmente pelo Comprador responsável. O não cumprimento desta poderá implicar em recusa do material.

1.5.2.1 Dentro da guia “Entregas ”, clicar em “Avisos de Entrega ”. 1.5.2.2 Como resultado aparecerá à tela a seguir.

1.5.2.3 Clicar em “Criar Avisos de Entrega Antecipada ”.

1.5.2.4 Como resultado abrirá a tela para visualizar as Entregas em andamento.

1.5.2.5 No campo “Verificar ” há duas opções para buscar as Entregas: as da semana ou todas as entregas.

1.5.2.6 Pode-se ainda realizar consultas através da “Pesquisa Avançada ”. Selecionar

a opção desejada de consulta e clicar em “Ir”.

1.5.2.7 Como resultado será gerado tela com a relação das entregas conforme consulta. A consulta traz diversas informações referentes à Ordem de Compra em questão.

Nota : a) Observar que, nas consultas de Ordem de Compra, o nome do Local está

sempre em azul, o que indica que há mais informações que podem ser visualizadas. Ao clicar no mesmo, pode-se consultar os dados do Inventário que deve ser entregue o material ou do local que será prestado o Serviço, como endereço, telefone e etc.

1.5.2.8 Depois de gerada a consulta selecionar a OC que deseja antecipar na coluna

“Selecionar ”.


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Nota: a) Atentar-se para a coluna da “Linha ” que indica qual a Linha da OC está

sendo selecionada. b) Verificar a Coluna Quantidade Solicitada e Quantidade Recebida, e

certificar-se que há entrega pendente e quantas unidades ainda faltam para ser entregue.

1.5.2.9 Em seguida clicar em “Adicionar ao Aviso de Entrega ”.

1.5.2.10 Como resultado abrirá a tela para que sejam imputadas as informações

necessárias relacionadas ao Aviso de Entrega. 1.5.2.11 Clicar no botão “Mostrar ”.

Nota :


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a) Caso a OC tenha mais de uma linha e as informações preenchidas na Região Detalhes forem iguais para as demais linhas clicar em “Deafult para Todas as Linhas ”, desta forma as informações serão copiadas para as demais linhas.

1.5.2.12 Como resultado aparecerão novos campos informativos, cujo preenchimento

não será necessário para Fornecedores Nacionais. 1.5.2.13 Preencher o campo “Quantidade Entregue ” com a quantidade que está sendo

antecipada. 1.5.2.14 Clicar na aba “Cabeçalho da Entrega ”.

1.5.2.15 Na tela a seguir preencher o Nr da Entrega no campo correspondente.

1.5.2.16 Para informar a “Data da Entrega ”, clicar no ícone de calendário ao lado.

1.5.2.17 Como resultado aparecerá um “Calendário ” no qual deverá ser informada a data que o material será entregue e, no campo “Data de Recebimento Esperada ”, informar a data que consta na OC para a entrega deste material.


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1.5.2.18 Para concluir o processo clicar em Submeter.

Nota : a) Os demais campos são voltados para importação, não sendo necessário o

preenchimento.

1.5.2.19 Feito isto, o aviso será gerado ao Comprador e o mesmo receberá uma “Notificação ” informando a antecipação, conforme tela a seguir.

Nota : a) “Aviso de Entrega ” tem funcionalidade exclusivamente informativa. O

Comprador não irá responder a Notificação, e conforme supracitado, a antecipação tem que estar de acordo com a Política de Entrega da MRS.

1.5.3. Recebimentos


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Na opção “Recebimentos ” é gerado um relatório com as informações a respeito do recebimento dos itens.

1.3.1.1 Clicar no número do “Recebimento ” para informações mais detalhadas 1.5.4. Devoluções

Na janela “Devoluções ” pode ser verificado os itens que foram recusados e devolvidos pela MRS, trazendo algumas informações relevantes em relação a devolução.

1.5.5. Recebimentos Vencidos

Em “Recebimentos Vencidos ” é apresentada uma relação com as entregas em atraso.


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Notas : a) relatório gerado pode ser classificado pela “Data de Vencimento ”, de forma

Crescente ou Decrescente, sendo necessário apenas clicar no título para alterar. b) Atentar-se para “Quantidade Solicitada ” e a “Quantidade Recebida ”, pois algumas

vezes a Ordem pode constar como atraso por estar faltando apenas uma parte da entrega.

1.6. Financeiro - Consultar dados Financeiros

O Portal do ISupplier dispõe de uma consulta exclusiva para acompanhar os recebimentos, data de entrada das NFF (Nota Fiscal de Faturamento), número das mesmas, valor e outras informações. Os filtros para a Pesquisa são os mais diversos, visando atender qualquer demanda de consulta para busca de NFF. A aba “Financeiro ” é composta de dois Menus: “Verificar NFF ” e “Verificar Pagamentos ”.

1.6.1 Verificar NFF

Composta de diversos filtros para consultar as NFF relativas às entregas realizadas. Utilizada principalmente para os casos em que a o pagamento não tiver sido efetuado, ou quando o dado que se tem é referente a NFF.


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1.6.2 Verificar Pagamentos

Em “Verificar Pagamentos ” é possível criar consultas específicas do pagamento, trazendo todos os detalhes relativos ao mesmo, inclusive a NFF nos casos em que o pagamento já tiver sido efetuado.

1.7. Admin. – Alterar Dados Cadastrais

A aba “Admin ” é o local onde estão armazenados os dados cadastrais da empresa. Para realizar qualquer alteração cadastral, clicar na aba “Admin ” e alterar o que for necessário. Em seguida, será emitido um aviso de solicitação de alteração para área de cadastro da MRS que irá validar ou não sua alteração. Maiores detalhes estão disponíveis no Tutorial de Cadastro de Fornecedor.


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2. MRS_Fornecedor_Sourcing – Cotação

Através desta opção, é possível acessar as Notificações e as solicitações de Cotação enviadas ao Fornecedor.

2.1. Acessar as Notificações

2.1.1 Clicar em “Home ”.

2.1.2 Selecionar a opção “MRS_FORNECEDOR_SOURCING”.

2.1.3 Em “Origem ” clicar em “Lista de Trabalho ” para verificar as pendências referentes à Cotação.

2.1.4 Como resultado aparecerá a tela “Lista de Trabalho ” com as Notificações em aberto para o Fornecedor, conforme abaixo.

2.1.5 Através do campo “Verificar ”, pode-se selecionar uma outra opção para filtrar as Notificações. No exemplo, iremos selecionar “Todas as Notificações ”.

2.1.6 Como resultado, aparece à tela, com todas as Notificações recebidas, referentes à

Cotação.


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2.2. Acessar as Cotações

2.2.1 Após clicar em “MRS_FORNECEDOR_SOURCING”. 2.2.2 Em “Origem ” clicar em “Home Page do Sourcing ”.

2.2.3 Como resultado aparecerá a tela inicial do Sourcing.

2.2.4 Em “Convites em Aberto da Sua Empresa ” aparecerá às cotações em que o Fornecedor foi convidado a participar e ainda não respondeu.

2.2.5 Clicar no “Número da Negociação ” que está em aberto.


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2.2.6 Como resultado, aparecerá à tela para responder a negociação.

2.2.6.1 A aba “Cabeçalho ” é utilizada para verificar as informações gerais da Cotação.

2.2.6.2 Após verificar o interesse em participar, no comando “Ações ”, selecionar a

opção “Confirmar Participação ” e clicar em “Ir”, mesmo que mais tarde vá declinar na Cotação.


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2.2.6.3 Como resultado aparecerá a tela “Negociação ” abaixo.

2.2.6.4 Pode-se ainda escrever uma “Mensagem ” para o Comprador, que será enviada junto com a Cotação.

2.2.6.5 Escolher a opção desejada, “Sim ” ou “Não”, e clicar em aplicar.

2.2.6.6 Feito isso, o sistema retornará para a tela anterior.

2.2.6.7 Quando for desejar responder a cotação clicar em “Criar Cota ”. 2.2.6.8 Como resultado será gerada a tela seguinte, com o “Termos e Condições da

Negociação ”, que é um documento que funciona como regras gerais de Cotação e possui informativos de como acessar e cotar pelo portal da MRS.

2.2.6.9 Para dar continuidade ao Processo de Cotação clicar em “Aceitar ”.


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2.2.6.10 Em “Cota Válida Até ”, inserir a data limite de validade dos preços cotados.

2.2.6.11 O ícone “Nr. de Referência ” poderá ser utilizado para controle interno do Fornecedor, caso o mesmo queira informar o número de sua proposta comercial.

2.2.6.12 No campo “Aviso ao Comprador ” pode-se digitar qualquer mensagem que se

queira enviar ao Comprador.

2.2.6.13 Clicar na aba “Linhas ” para visualizar os itens que estão sendo cotados.


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2.2.6.14 Para obter detalhamento dos itens a serem fornecidos ou dos serviços a serem Contratos dê um clique no nome do item.

2.2.6.15 Em “Valor da Cota Unidade ” inserir o valor unitário do item.

2.2.6.16 Caso tenha quantia mínima a ser vendida do item, especificar o valor mínimo

em “Quantia Mínima de Liberação de Cota ”.

2.2.6.17 Para exportar para Excel e cotar através de planilha, clicar em “Cotar por Planilha ”.

2.2.6.17.1 Como resultado aparecerá a tela seguinte. 2.2.6.17.2 Clicar em “Exportar ”.

2.2.6.17.3 Como resultado aparecerá a seguinte tela “Aviso de Segurança ” com o seguinte questionamento: “Deseja salvar ou abrir este arquivo?”

2.2.6.17.4 Clicar em “Abrir ”.


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2.2.6.17.5 Como resultado aparecerá a seguinte tela. Clicar no arquivo ExportdLinesRFQ93011.xls. Abrirá a tela “DD ou know ”.

2.2.6.17.6 Clicar em “Close ”.


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2.2.6.17.7 Como resultado aparecerá a Planilha Excel: “ExportdLinesRFQ93011.xls .”

2.2.6.17.8 Após preenchimento da planilha, “Salvar ” em seu computador.

2.2.6.17.9 Em seguida, voltar na tela do Oracle e clicar em “Importar ”.

2.2.6.17.10 Clicar em “Procurar ” e buscar pela planilha preenchida. Com isso as informações serão automaticamente trazidas para o EBS Oracle.

2.2.6.18 Algumas cotações podem ter “Exigências ”, que é um método de diferencial de pontuação para a escolha do Fornecedor.

2.2.6.18.1 Em “Foco Título ”, estará a condição criada pelo Comprador,

como no exemplo da tela, que o “Foco Título ” é Garantia.


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2.2.6.18.2 O “Valor de Destino ” é o resultado que o Comprador almeja obter do Fornecedor em sua exigência, para que a partir desta meta o Fornecedor tenha um parâmetro do que é esperado, e busque atender as necessidades do Comprador. O “Valor de Destino ” pode vir preenchido ou não pelo Comprador.

2.2.6.18.3 Em “Valor da Cota ” preencher a resposta para a Exigência, esta

pode ser através de preenchimento manual, ou seleção das opções listadas pelo Comprador, conforme exemplo.

2.2.6.18.4 Em “Peso ”, estará o peso das exigências para que o Fornecedor

possa priorizar suas exigências de acordo com o peso informado pelo Comprador.

Notas: a) Em caso de Contratos de serviços, verificar Acordo de Compra anexo com

detalhamentos da Cotação; b) Para itens com a descrição completa extensa, a mesma virá em anexo. c) É importante verificar sempre o anexo, pois todo o detalhamento do serviço

bem como a composição do custo estará em anexo a Cotação. A Composição de Custo deverá estar anexa à Cotação.

2.2.6.19 Para busca de Negociações em andamento, selecionar forma de filtro desejado, digitar no espaço a frente, a informação solicitada, e clicar em “Ir”.


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Nota : a) Caso a Cotação tenha sofrido alguma alteração e for reenviada pelo

Comprador, aparecerá um alerta de “Mensagem ” indicando que houve alteração.

2.2.6.20 Clicar no “Nr da Resposta ”.

2.2.6.21 Como resultado aparecerá a mensagem de aviso da Emenda, ou seja, o número da resposta gerado ao responder a Negociação indicada no “Número da Negociação ”.

2.2.6.22 Para prosseguir a Cotação clicar em “Sim ”.


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2.2.6.23 Como resultado, aparecerá tela detalhando a solicitação de Cotação que foi

enviada ao Fornecedor. 2.2.6.24 Em “Ações ” clicar em “Verificar Histórico da Cota ” para visualizar o

andamento da Cotação.

2.2.6.25 Como resultado aparecerá a tela “Negociações ” contendo o “Histórico da Cota ”.

2.2.6.26 Clicando em “Cota ”, trará novamente a tela anterior discriminando a Cotação. 2.2.6.27 Clicar em “Discussões On-line ”, que pode ser selecionado em ações ou

dentro da tela de Histórico da Cota. Este recurso tem a funcionalidade de enviar mensagens, questionamentos, e/ou comentários a respeito da Cotação.

2.2.6.28 Como resultado aparecerá a seguinte tela “Negociações ” contendo “Discussões On-line ”.


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2.2.6.29 Para escrever a mensagem desejada clicar em “Nova Mensagem ”.

2.2.6.30 Como resultado aparecerá a seguinte tela “Negociação ” - “Criar Nova Mensagem ”.

2.2.6.31 Preencher conforme necessário e clicar em “Enviar ”, para que a mensagem

seja enviada para o Comprador.

2.2.6.32 Feito isto, a tela anterior irá aparecer a “Discussão On-line ”.


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2.2.6.33 Depois de respondida pelo Comprador o Fornecedor irá receber a resposta, que aparecerá nas Notificações conforme tela a seguir.

2.2.6.34 Clicar no “Assunto ” descriminado na Notificação.

2.2.6.35 Será gerada a tela a seguir, descriminando a resposta dada pelo Comprador, e a “Mensagem ” que foi enviada pelo Fornecedor.

2.2.6.36 Pode-se ainda ao invés de clicar no “Assunto ” para visualizar a mensagem da

Discussão On-line, voltar em “Home_Page_do_Sourcing ” em “Negociações ”. A resposta aparecerá ainda dentro da “Cota ” em destaque conforme tela a seguir.

2.2.6.37 Clicar no “Nr da Negociação ” desejado para abrir o detalhamento da mesma.


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2.2.6.38 Como resultado aparecerá a tela a seguir. 2.2.6.39 Clicar em “1 Mensagem Não Lida ” para abrir a mensagem.

2.2.6.40 Como resultado será gerado a tela com o histórico da discussão on-line, e a nova mensagem recebida.

2.2.6.41 A mensagem que chegou estará com Status de “Não lido ”, e o Remetente será

a MRS Logística, ou um Comprador específico.


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2.2.6.42 Clicando na mensagem aparecerá a seguinte tela “Negociações ” contendo “Mensagem ”.

2.2.6.43 Clicar em “Responder ” para dar continuidade à discussão on-line.

2.3. Esquecimento de Usuário/Senha

2.3.1. Em caso de esquecimento do Usuário ou Login para acessar ao Portal, clicar em “Assistência de Login ” na página inicial do EBS Oracle.


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2.3.2. Como resultado será gerado a tela “Assistente de Login ” para solicitação de novo Usuário/Senha.

2.3.3. Em caso de esquecimento de Senha, digitar o Usuário que utiliza para acessar o

sistema, e clicar em “Esqueci a Senha ”. Desta forma, será enviada uma nova senha para o e-mail cadastrado no EBS Oracle.

2.3.4. Para esquecimento de Usuário, digitar o e-mail utilizado para receber informações do

Oracle, pois é o e-mail cadastrado no qual deverá receber um novo Usuário para acesso.


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DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS E QUALIDADE

TREINAMENTO Tutorial para Cadastro

de Fornecedor


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SUMÁRIO

1. CADASTRO DE FORNECEDORES NA MRS................. .......................................42

1.1. Solicitação da Ficha de Cadastro de Fornecedor ...................................................................42

1.2. Aprovação do Cadastro ......................... ....................................................................................43

1.3. Acesso ao Portal do Fornecedor ................ ..............................................................................44

1.4. Inclusão de Dados Cadastrais.................. .................................................................................45


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1. Cadastro de Fornecedores na MRS

Com a implantação do novo sistema EBS Oracle, a MRS Logística mudou seu procedimento de

Cadastro de Fornecedores. Agora, para se cadastrar na MRS o Fornecedor interessado deverá solicitar através do E-mail

[email protected] a Ficha de Cadastro de Fornecedor, efetuar o preenchimento e reenvia-lo. Qualquer Fornecedor poderá fazer a solicitação, entretanto, este passará por um filtro de acordo com a demanda de necessidade de Suprimentos em relação à área de atuação do mesmo. Em seguida, será submetido a uma avaliação das condições de fornecimento, para que, então, a ficha torne-se um cadastro aprovado. Após verificação da área de Cadastro e da área de Suprimentos, o Fornecedor receberá uma notificação informando se seu cadastro foi validado ou recusado.

Está disponível no site, o termo de Condições Gerais de Contratação, este treinamento e m forma de consulta e o termo de aceitação de realiza ção do mesmo, estes documentos foram publicados e validados pela MRS e disponibilizados . É indispensável que a Empresa interessada leia atentamente estes documentos antes de realizar o preenchimento da Ficha de Cadastro de Fornecedor.

1.1. Solicitação da Ficha de Cadastro de Fornecedor

1.1.1. Enviar E-mail para [email protected] a solicitação da Ficha de Cadastro.

1.1.2. Efetuar o preenchimento de todos os campos. Nos campos citados abaixo, seguir

orientação:

1.1.2.1. No campo “Tipo de Fornecedor ”, informar:

a) Material/Serviço : No caso de fornecer Material e Serviço para MRS. b) Material : Para fornecimento de Material. c) Serviço : Para fornecimento de Serviço. Nota: � Para realização do cadastro é necessário escolher a filial ou uma matriz, e

apenas um membro desta para inserir os dados. Após a aprovação do cadastro, podem-se inserir os demais contatos e endereços.

1.1.2.2. No campo “Área de Atuação ”, informar a área de atuação da Companhia. A

Categoria que é selecionada no cadastro influenciará em todo Processo de Compras, portanto deve ser preenchida corretamente e com atenção para que todas as Categorias sejam confirmadas e validadas com o Comprador. As Categorias estarão sujeita aprovação interna.

a) Especialidade : Informar a especialidade Macro da área de atuação, e a

partir desta seleção abrirá as Sub_especialidades. b) Sub_especialidades : Dentro do universo da Especialidade marcada, serão

disponíveis algumas sub_especialidades para ampliar o filtro, que por sua vez, depois de selecionadas, acarretarão, então, nas Categorias dentro destas Sub_especialidades.

c) Categorias: As Categorias são o ponto específico da área de atuação. Exemplo: • Especialidade : Via Permanente • Sub_Especialidade : Construção e Manutenção da Via Permanente • Categoria : Construção da Via Permanente

Nota:


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� O número de Categorias e especialidades é ilimitado. 1.1.2.3. Para os campos:

a) E-mail : informar o E-mail da pessoa de contato na Empresa. b) Nome : Informar nome da pessoa de contato. c) Sobrenome : Informar sobrenome da pessoa de contato. d) Código de Área : Informar o código de área do telefone do contato

cadastrado, de acordo com a localidade da Companhia cadastrada. e) Nr. Telefone : Informar o número do telefone da Companhia. f) Ramal do Telefone : Informar ramal do contato. g) Webpage : Informar se for o caso o site da Companhia. h) Inscrição Estadual : Informar o número da Inscrição Estadual se for o

caso. i) Inscrição Municipal : Informar o número da Inscrição Municipal se for o

caso.

Nota: � O preenchimento dos campos “Inscrição Municipal e Estadual ” é

obrigatório para as Empresas que possuam estes dados, caso contrário haverá divergência na conferência do cadastro da área Tributária.

1.2. Aprovação do Cadastro

1.2.1. Após o preenchimento dos dados, encaminhar a ficha de cadastro para [email protected]

a solicitação de cadastro irá para a área responsável da MRS, na qual será validado o cadastro. Em seguida, será enviada uma mensagem de aviso caso o cadastro tenha sido recusado na análise. Caso seja aprovado, receberá um E-mail informando um usuário e senha para acessar o Portal iSupplier conforme tela a seguir:


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1.2.2. Em seqüência à aprovação do pré-cadastro, entrar no site da MRS para acessar o

“PORTAL ISUPPLIER ”.

1.3. Acesso ao Portal do Fornecedor

1.3.1. Ao clicar no ícone “Acesso ao Portal ”, aparecerá a tela inicial do EBS Oracle para

entrar no Portal iSupplier.

1.3.2. Digitar o “Login ” e a “Senha ” disponibilizados no E-mail de confirmação de aprovação do cadastro.

1.3.3. Digitar o login no campo “Nome do Usuário ” e a senha no campo “Senha ” e clicar no

botão “Efetuar Login ”

1.3.4. Conforme informado no E-mail de aprovação de registro, efetuar a troca de senha que será solicitada no primeiro cadastro.


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1.3.5. Para que a senha seja validada, clicar em “Submeter ”. A partir de então, sempre que acessar o sistema deverá ser informado o login disponibilizado por E-mail e a nova senha escolhida na alteração.

1.3.6. Em seguida, estará dentro do Portal do Fornecedor.

1.4. Inclusão de Dados Cadastrais

1.4.1. Clicar em “Supr. iSupplier – Portal Fornecedor ”.


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1.4.2. Como resultado aparecerá à tela de base de dados geral.

1.4.3. Clicar na aba “Admin ” para complementar o cadastro.

1.4.3.1. Ao clicar na aba “Admin ” o sistema trará a tela abaixo com os dados cadastrais de sua Empresa.

Notas: a) Sempre que necessário realizar alguma alteração nas informações

cadastrais, acessar esta mesma janela “Admin .” b) As informações preenchidas no pré-cadastro já estarão preenchidas no

Portal.

1.4.3.2. Na região “Anexos ” serão apresentados os anexos que forem incluídos no cadastro. Para incluir um anexo, clicar em “Adicionar Anexo ”.


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1.4.3.3. Para anexar arquivos do computador, inserir caminho do mesmo, e criar um

título para que ele apareça da forma desejada no cadastro do mesmo.

1.4.3.4. Em caso de anexos de URL, colar o site ou link desejado, e alterar título se necessário.

1.4.3.5. A região de Anexos, além de mostrar os anexos inseridos no cadastro,

apresenta diversas outras informações relativas ao anexo, como a matrícula do responsável pela inclusão do mesmo, Data da Inclusão e Tipo do Anexo, diz se é um link ou um documento.

1.4.3.6. Em “Pesquisa ” de Anexos digitar o nome do arquivo no campo “Título ” e

clicar no botão “Ir”.

Nota: a) A tela inicial “ Geral ” trará algumas informações básicas da Companhia

digitadas no pré-cadastro.

1.4.4. Perfil da Empresa

1.4.4.1. Trará a tela “Organização ” informar os dados internos da Empresa conforme a seguir:


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a) Estrutura Legal : Informar se a Empresa é S/A, LTDA, Cooperativa, etc. b) Ano Estabelecido : Informar o ano de criação da Empresa c) Ano da incorporação : Em caso de Empresas que juntaram com outra,

informar o ano de incorporação. d) Demonstrativo de Missão : Caso a Empresa possua uma missão,

informar a mesma. e) Informar Nome do Diretor Executivo . f) Título do Diretor Executivo : Sr, Sra, Dr...

1.4.4.2. Em “Total de Funcionários ”, informar:

a) Total da Organização : Nº de funcionários da Organização. b) Tipo total da Organização : Se o número informado for real, é preciso

selecionar “Real”, se for um número estimado selecionar a opção “Estimado ”.

c) Total Corporativo : Nº de funcionários no Administrativo da Empresa. d) Tipo Total da Corporação : Se o número informado for real, é preciso

selecionar “Real”, se for um número estimado selecionar a opção “Estimado ”.

1.4.4.3. Preencher os campos contidos em “Informações de Impostos e

Financeiras ”.

1.4.5. Catálogo de Endereço

1.4.5.1. Em seguida, clicar em “Catálogo de Endereços ”.


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Notas: a) Endereço cadastrado é base para as Notas Fiscais, Entregas e etc.

Muitos Fornecedores têm diversas filiais e diferentes endereços, portanto deve-se ter cuidado para vincular sempre o endereço correto de acordo com seu respectivo CNPJ.

b) Para inclusão de novos endereços, clicar no botão “Criar ”.

1.4.5.2. O endereço informado no pré-cadastro estará registrado, porém é necessário entrar através do ícone “Atualizar ” para complementar dos dados.

1.4.5.3. Selecionar o “Idioma ”: “Português do Brasil ”.

1.4.5.4. É indispensável, que sejam marcados os flags em “Objetivo do Endereço ”, conforme exemplo nos campos “Compra ” e “Pagamento ”. Caso contrário, o Comprador não conseguirá realizar pagamentos ou gerar Ordens de Compra.


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1.4.5.5. Finalizado o preenchimento dos dados do endereço clicar no botão

“Continuar ”.

1.4.6. Diretório de Contatos

1.4.6.1. Cadastrar o Contato da Empresa. Nesta etapa é definido o usuário que irá acessar o sistema, o E-mail para o qual serão enviadas as OC´s, Cotações, e Notificações em geral, o contato das pessoas que serão responsáveis pelo atendimento à MRS, e números de fax e telefone de contato do respectivo Fornecedor.

1.4.6.2. Para inserir outros contatos da Companhia clicar na opção “Diretório de

Contatos ” e em seguida clicar no botão “Criar ” para iniciar a inserção dos dados referente ao contato desejado.

1.4.6.3. Preencher os campos solicitados na tela a seguir: a) Nome: Inserir nome do responsável por atender a MRS. b) Título do cargo: Selecionar cargo da pessoa responsável cadastrada. c) E-mail: Digitar E-mail referente ao contato cadastrado, ou o E-mail da

Empresa em caso de E-mails comunitários. d) Código de área: DDD do número de telefone do Fornecedor, de acordo

com sua localidade. e) Nr. Telefone: Digitar número do telefone principal do Fornecedor. f) Ramal do Telefone: Digitar o ramal referente ao contato cadastrado. g) Cód. Área Fax: DDD do número de fax do Fornecedor, de acordo com

sua localidade. h) Nr. Do fax : Digitar número do fax do responsável cadastrado.


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Notas: a) Não há limite para o Cadastro de Contatos, ou seja, uma mesma organização

pode ter diversos funcionários cadastrados como contato. O Comprador irá selecionar entre os cadastrados qual dos contatos irá utilizar em cada situação.

b) O campo “Atualizar ” (ícone do “Lápis ”) é utilizado para alterar algum dado de um contato já criado.

1.4.7. Classificações Comerciais

1.4.7.1 Para controle da documentação exigida pela Empresa clicar em “Classificação Comercial ”.

1.4.7.2 Trará a tela com a listagem de documentação, na qual deverá ser

preenchido o campo “Aplicável ” para o documento cobrado.

a) Número do Certificado: caso o documento anexado tenha alguma numeração diferenciada.

b) Agência de Certificação: órgão responsável pela emissão do documento. Ex: Governo, Instituto Nacional de Seguridade Social, Inmetro, Ibama...

c) Data de Expiração : a data em que o documento perderá a validade.


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d) Status: quando o documento já foi anexado, selecionar o “Aprovado ”, caso contrário “Pendente ”.


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1.4.8. Produtos e Serviços

1.4.8.1. Caso seja necessário acrescentar alguma Especialidade ou Categoria, clicar em “Produtos e Serviços ” para seleção.

Notas: a) Estas Categorias devem ser passadas pelo Comprador que solicitou o

cadastro do Fornecedor, pois em muitos casos um mesmo Fornecedor irá possuir diversas Categorias e Sub Categorias. A Categoria que é selecionada no cadastro influenciará em todo Processo de Compras, portanto deve ser cobrada atenção do Comprador para que todas as Categorias sejam confirmadas com o Fornecedor para que não haja nenhum problema no ato da compra. As Categorias inseridas estarão sujeitas à aprovação da MRS.

b) O sistema terá um filtro que dará resposta automática ao Fornecedor, caso as Categorias de segmento do mesmo, não sejam, no momento, de interesse da MRS.

1.4.8.2. Clicar no botão “Adicionar ”.


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1.4.8.3. Como resultado aparecerá uma tela de pesquisa de “Produtos e Serviços ”. Selecionar as “Categorias ” de acordo com o ramo de atividade da Empresa.

1.4.8.4. Abrir as “Sub Categorias ”, para selecionar as Sub Categorias específicas.

1.4.8.5. Escolhidas as Categorias e Sub Categorias, como resultado aparecerá a tela a seguir com a mensagem de “Confirmação ”.

1.4.8.6. Em seguida, clicar em “Retornar para Produtos e Serviços ”.

Nota:


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a) Existem ainda o seguinte botão: � Remover: Deleta alguma Categoria aprovada

1.4.9. Detalhes Bancários

1.4.9.1. O cadastramento correto da Conta Bancária é de extrema importância, pois todos os depósitos referentes à respectiva Empresa serão efetuados nesta Conta cadastrada.

1.4.9.2. Clicar em “Detalhes Bancários ” para acessar a janela de Dados Bancários. E

em “Criar ”

1.4.9.3. Através da opção “Agência Existente ” – Se o Banco apresentado pelo Fornecedor já existe no cadastro, buscar e selecionar o Banco referente. Caso ainda não seja um Banco cadastrado no sistema EBS Oracle, solicitar a área de cadastro o inclusão do Banco.

1.4.9.4. Selecionar o nome e o número da Agência .


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1.4.9.5. Selecionar agência bancária. Caso não esteja cadastrada, solicitar inclusão a área de cadastro.

1.4.9.6. No campo “Número da Conta ” digitar número da Conta Corrente referente ao

Banco e Agência cadastrado.

1.4.9.7. Em “Dígitos de Verificação ”, colocar o dígito final do número da Conta Corrente que é separado por um dígito, e consecutivamente não digitar no campo do número da Conta. Ex: Conta Corrente: 2510489-7 � Neste caso o número “7” é o dígito de verificação.

1.4.9.8. Concluída o cadastro da Conta Bancária , clicar no botão “ Aplicar ”

1.4.9.9. O campo “Nome da Conta ” não será necessário preenchimento, contudo é

utilizada para identificar a Conta Corrente por um Nome, aplicada em caso de Fornecedores com mais de uma Conta Bancária.

1.4.9.10. Em “Moeda ”, identificar moeda utilizada de acordo com a nacionalidade do

Fornecedor.


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1.4.9.11. Clicar no botão “Salvar ” para finalizar o processo do cadastro de Conta Bancária.

1.4.10. Pagamento e Faturamento

1.4.10.1. Terá a opção de fazer pesquisas.

1.4.10.2. Feito isso é só salvar ou cancelar e sair do sistema.

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