2002 0462 projeto de...
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Projeto de Racionalização
de Rotinas Administrativas
1.ª Edição
Reimpressão
Série C. Projetos, Programas e Relatórios
MINISTÉRIO DA SAÚDE
Secretaria Executiva
Brasília – DF
2002
1999. Ministério da Saúde.
É permitida a reprodução parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte.
Série C. Projetos, Programas e Relatórios
Tiragem: 1.ª Edição Reimpressão – Julho – 2002 – 1.000 exemplares
Barjas Negri
Ministro de Estado da Saúde
Otavio Azevedo Mercadante
Secretário Executivo
Ailton de Lima Ribeiro
Subsecretário de Assuntos Administrativos
Distribuição e informações
MINISTÉRIO DA SAÚDE
Secretaria Executiva
Subsecretaria de Assuntos Administrativos
Coordenação-Geral de Modernização, Documentação e Informação
Esplanada dos Ministérios, bloco G, edifício anexo, ala A, sala 114
CEP: 70750-543, Brasília – DF
Tel.: (61) 315 2220
Fax: (61) 315 2518
E-mail: [email protected]
Comitê estratégico do projeto: Ailton de Lima Ribeiro, Márcia Helena G. Rollemberg, Paulo
Antônio da Silva Ribeiro, Rúbio Cezar da Cruz Lima, Lincoln Princivalli de Almeida Campos,
Álvaro Luiz Alves de Oliveira, Paulo Roberto Ensinas, Sérgio Guimarães Cotia
Comitê gestor e de execução do projeto: Paulo Antônio da Silva Ribeiro, Álvaro Luiz Alves de
Oliveira, Paulo Roberto Ensinas
Equipe técnica de elaboração do documento: Paulo Antônio da Silva Ribeiro, Jeová Dias Martins,
João Sávio Padilha Castro
Impresso no Brasil / Printed in Brazil
Catalogação na fonte – Editora MS
Ficha Catalográfica
EDITORA MS
Documentação e Informação
SIA, Trecho 4, Lotes 540/610
CEP 71200-040, Brasília – DF
Tels.: (61) 233 1774/2020 Fax: (61) 233 9558
E-mail: [email protected]
Brasil. Ministério da Saúde. Secretaria Executiva.
Projeto de racionalização de rotinas administrativas / Ministério da
Saúde, Secretaria Executiva. – 1. ed. Reimpressão – Brasília: Ministé-
rio da Saúde, 2002.
32 p. – (Série C. Projetos, Programas e Relatórios)
ISBN 85-334-0524-3
1. Técnicas de administração. 2. Inovação organizacional. 3. Gestão de
qualidade. I. Brasil. Ministério da Saúde. II. Brasil. Secretaria Executiva.
III. Título. IV. Série.
NLM WA 546
Sumário
1 . APRESENTAÇÃO 0 4
2 . INTRODUÇÃO 0 6
3 . JUSTIF ICATIVA 0 8
4 . OBJETIVOS 1 0
4.1. Objetivos Gerais 1 0
4.2. Objetivos Específicos 1 1
5 . METODOLOGIA 1 2
6 . OS SISTEMAS INTEGRADOS 1 4
6.1. SISTRU-Sistema Integrado de Estrutura
Oganizacional 1 6
6.2. SIARH-Sistema Integrado de Administração
de Recursos Humanos 1 8
6.3. SIPAT-Sistema Integrado de Administração
de Patrimônio 2 0
6.4. SISMAT-Sistema Integrado de Administração
de Material 2 2
6.5. SIPAD-Sistema Integrado de Administração
de Passagens e Diárias 2 4
6.6.SIPAR-Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo 2 6
6.7.INTRANET DA SAA 2 8
7 . BENEFÍCIOS E RESULTADOS DO PROJETO 3 0
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1. Apresentação
A Subsecretaria de Assuntos Administrativos - SAA
tem a satisfação de apresentar aos dirigentes e
servidores do Ministério da Saúde o seu Projeto de
Racionalização de Rotinas Administrativas.
Fundamentado em conceitos inovadores de gestão
organizacional, o Projeto permite a introdução de
tecnologias administrativas voltadas para o
monitoramento dos resultados, a descentralização
das decisões e a rapidez de resposta, proporcionando
um efetivo aumento do desempenho das atividades
da SAA, com significativo impacto nas atividades
finalísticas do Ministério da Saúde.
Assim, a SAA revitaliza seus processos de trabalho
de acordo com a evolução dos paradigmas da ciência
administrativa, ao tempo em que encoraja os
servidores a adotarem uma nova postura
profissional, a partir da inserção, na sua rotina de
trabalho, de práticas e instrumentos focados no
alcance da qualidade plena dos serviços prestados
pelo Ministério ao cidadão-cliente, conforme
preconizam os princípios orientadores da reforma
gerencial ora em curso.
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A introdução de tecnologias inovadoras permite às unidades
organizacionais da SAA, bem como aos órgãos e entidades do
Ministério envolvidos no Projeto, superar aspectos do modelo
de administração pública patrimonialista e burocrática,
facilitando a implantação do novo paradigma gerencial na
condução dos assuntos administrativos do Setor Saúde.
Se a cultura administrativa gerencial orienta-se, essencialmente,
pela eficiência e qualidade dos serviços públicos
disponibilizados à população, também é verdade que
proporciona aos dirigentes e servidores o desenvolvimento de
novas capacidades e habilidades. Assim, este Projeto de
Racionalização de Rotinas Administrativas visa trazer benefícios
a todos os níveis da estrutura organizacional, potencializando
a consecução dos objetivos institucionais mais amplos,
reforçando, portanto, o compromisso intrínseco à SAA de
promover o aperfeiçoamento institucional do Ministério da
Saúde e prover as condições técnico-administrativas necessárias
para o cumprimento de seus objetivos precípuos.
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2. Introdução
A percepção generalizada da crise do Estado e o
evidente esforço governamental na direção de uma
reforma administrativa que reoriente as relações com
a sociedade civil, mantenedora última, lato sensu,
do aparelho estatal, determinam aos órgãos da
Administração a necessidade de redefinição de suas
missões, com o conseqüente realinhamento de suas
estruturas e formas de gestão.
A instituição do Programa de Reestruturação e
Qualidade do Ministério da Saúde - PRQMS, em 1997,
inserto no Programa da Qualidade e Participação na
Administração Pública - QPAP, iniciou a definição de
uma nova política de modernização administrativa
do Ministério.
Nesse contexto, o desafio da reestruturação e
melhoria da qualidade da gestão do Ministério da
Saúde impôs à SAA a necessidade de se qualificar para
coordenar este esforço institucional, em face das suas
atribuições regimentais.
A modernização das rotinas administrativas,
entendida como um dos critérios da gestão pela
excelência, é condicionante necessária à
sistematização dos processos-chave da SAA. De fato,
sintetiza a racionalidade requerida para o
atendimento efetivo das demandas, hoje cada vez
mais amplas e diversificadas, e para a apropriação
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dos custos e avaliação dos resultados operacionais do Ministério
da Saúde como um todo.
A nova filosofia insere-se, basicamente, na ótica de uma
administração gerencial voltada para a satisfação das
necessidades do cliente-usuário, consolidando os preceitos da
transparência, descentralização, qualidade dos serviços
prestados e demais princípios orientadores da Reforma do
Estado.
Para implementar as mudanças necessárias, utilizou-se uma
solução impositiva no contexto das mudanças globais e locais:
a integração de processos corporativos por meio de tecnologia
de informação. Indubitavelmente, pode-se afirmar que a
tecnologia utilizada representa uma inovação nos padrões até
aqui adotados na condução dos assuntos administrativos do
Ministério da Saúde, apontando para a construção de uma
parceria corporativa sem fronteiras entre dirigentes, servidores
e demais partes interessadas.
Os sistemas desenvolvidos têm como premissa a garantia de
dados confiáveis, maior agilidade de resposta e o fim do
retrabalho e da duplicidade de informações. Tais premissas
vão ao encontro das tendências mais recentes do setor público,
agora orientado predominantemente pelos valores da
efetividade e qualidade na prestação de serviços e pelo
desenvolvimento de uma cultura gerencial nas
organizações.
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3 . Justificativa
A nova realidade social a ser enfrentada pelos
agentes públicos tornou-se cada vez menos
compatível com os métodos de trabalho e o modelo
de gestão burocrático weberiano, exigindo formas
flexíveis de gestão, horizontalização de estruturas,
descentralização de funções e incentivo à
criatividade. Tal realidade levou a SAA ao estudo
de alternativas que a reposicionasse favoravelmente
nesse novo contexto.
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Muitos fatores contribuíram para que a SAA optasse pela
alternativa ora apresentada, dentre eles:
a) - a falta de um programa de gestão da
informação voltado para o atendimento das
necessidades do Ministério da Saúde;
b) - a ausência de um sistema de informações
confiável para subsidiar o processo de tomada
de decisão; e
c) - a tendência do setor público e privado em
utilizar a ERP (Enterprise Resource Planning) -
Planejamento de Recursos Empresariais - nos
sistemas de gestão da informação e nos Sistemas
de Informações Gerenciais (GIS), com vistas a
otimizar os processos de trabalho.
Uma vez implementado, o Projeto permitirá a gestão dos
processos na busca da melhoria contínua, instrumentalizando
o Ministério da Saúde com um conjunto de métodos e sistemas
integrados, permitindo a visão geral (top-down) da instituição e
de suas unidades, além de criar mecanismos de monitoramento
dos resultados alcançados em todos os níveis.
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I - introdução de conceitos, métodos e instrumentos
da administração pública gerencial no Ministério
da Saúde;
II - melhoria da qualidade dos serviços, produtos e
processos de trabalho da SAA; e
III - melhoria dos resultados das áreas finalísticas
do Ministério da Saúde.
4. Objetivos
O objetivo maior do Projeto de Racionalização de
Rotinas Administrativas é contribuir para o
fortalecimento institucional do Ministério da Saúde,
a partir do aperfeiçoamento da gestão dos processos
de apoio sob responsabilidade da SAA, do seguinte
modo:
4.1. Objetivos Gerais
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4.2. Objetivos Específicos
I - redesenho dos processos de apoio sob
responsabilidade da SAA;
II - integração dos processos por meio de tecnologia
da informação;
III- monitoramento das metas e indicadores
relacionados aos processos.
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5. Metodologia
Dentre as proposições de soluções, enfatiza-se a
utilização de um conjunto de ferramentas de análise
da organização, dos sistemas e dos métodos de
trabalho, bem como de sistemas integrados de
informações para a concretização dos objetivos do
Projeto de Racionalização de Rotinas Administrativas,
assim definidas:
1 - Análise de organização e métodos;
2 - Análise estruturada dos sistemas a
serem customizados;
3 - Desenvolvimento da customização
orientado ao objeto.
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Destaca-se, ainda, a etapa de treinamento com o objetivo de
preparar os usuários dos aplicativos para sua utilização,
habilitando-os plenamente. Nesta fase, realiza-se a capacitação
da força de trabalho operacional dos sistemas envolvidos no
Projeto visando à racionalização, dinamização e otimização dos
atuais meios de trabalho, proporcionando aos executores das
rotinas atuais o total conhecimento e a correta utilização das
novas tecnologias, bem como a aplicação dos novos meios.
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6. Os Sistemas Integrados
A SAA do Ministério da Saúde, ao adotar a integração
dos sistemas, insere na cultura da instituição o que
hoje é a tendência de mercado em gestão institucional.
Os Sistemas Integrados da SAA são formados pela
combinação estruturada de informação, recursos
humanos, tecnologias de informação e informática,
e práticas de trabalho, de modo a impulsionar o
processo de desenvolvimento institucional do
Ministério da Saúde.
A partir deste novo conceito - a integração -, o servidor,
antes habituado à cultura do formulário ou à
cultura do papel, passa a ter mais autonomia na
medida em que tem amplo acesso a informações
descentralizadas. A modernização das rotinas
administrativas garante-lhe um melhor
aproveitamento do tempo, e, conseqüentemente, gera
maior produtividade e qualidade nos trabalhos e
serviços por ele executados.
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Os principais benefícios da integração dos sistemas são:
• utilização de tecnologia de ponta em
informática e processos de desenvolvimento de
sistemas de informação a serviço do esforço de
racionalização de rotinas administrativas da SAA;
• eliminação da redundância, divergência de
informações e conseqüente inconsistência de
dados;
• consultas genéricas e direcionadas que
proporcionam rapidez na obtenção e na análise
de informações;
• manutenção das informações de forma ágil e
segura, através de interfaces gráficas intuitivas
e de fácil utilização pelos servidores do
Ministério da Saúde; e
• utilização de microcomputadores interligados
em rede corporativa, possibilitando o
compartilhamento de recursos e informações.
A seguir, são detalhados os sistemas integrados no âmbito do
Ministério da Saúde.
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6.1. SISTRU
Sistema Integrado de
Estrutura
Organizacional
O SISTRU oferece informações
atualizadas sobre os órgãos que
compõem a estrutura do Ministério da
Saúde.
Sua utilização permite a rápida
visualização do organograma do
Ministério, com a garantia de informações
permanentemente atualizadas.
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Benefícios
Estrutura organizacional do Ministério da Saúde
atualizada em todos os seus níveis.
Acesso ao cadastro de órgãos e entidades da União.
Padronização de nomes e siglas das unidades
organizacionais e dos órgãos do Ministério da
Saúde.
Acesso à localização física dos órgãos integrantes
do Ministério.
Simulação de novas estruturas organizacionais e
subordinações hierárquicas de unidades.
Módulo integrador do conjunto de sistemas da SAA
a partir de suas tabelas básicas.
Registros históricos das modificações na estrutura
organizacional do Ministério.
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6.2 SIARH
Sistema Integrado de
Administração
de Recursos Humanos
O SIARH disponibiliza informações
atualizadas e seguras relacionadas aos
dados cadastrais da força de trabalho do
Ministério da Saúde, centralizados pela
área de Recursos Humanos.
Além de conter informações sobre a
força de trabalho do Ministério, o SIARH
possibilita ao servidor a consulta, o
acesso e a solicitação de benefícios a que
faz jus, como processos de pensão,
licenças, perícia médica e outros
direitos.
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Benefícios
Gestão da força de trabalho do Ministério e
facilidade na consulta aos dados cadastrais, com
módulos totalmente integrados e em base única.
Módulo de banco qualificado da força de trabalho,
com registro atualizado dos cursos e eventos de
capacitação dos quais o servidor participou.
Agilidade no processo de solicitação de benefícios.
Gerenciamento e controle da distribuição de vale-
transporte, integrado ao cadastro dos servidores.
Garantia da segurança de informações sigilosas,
através da criptografia de dados.
Agilidade e confiabilidade na concessão de
benefícios e na emissão de certidões para os
servidores.
Maior velocidade e confiabilidade das informações
necessárias à tomada de decisão.
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6.3 SIPAT
Sistema Integrado de
Administração de
Patrimônio
O SIPAT permite o levantamento e a
gestão dos bens permanentes - móveis
e imóveis - do Ministério da Saúde, bem
como a atualização constante da carga
patrimonial.
Além disso, a integração do SIPAT com
os sistemas de Material (SIMAT),
Recursos Humanos (SIARH) e Sistema de
Estrutura Organizacional (SISTRU)
possibilita o acompanhamento de toda
a movimentação dos bens patrimoniais,
desde sua entrada no almoxarifado até
sua distribuição às unidades do
Ministério.
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Benefícios
Facilidade e rapidez na localização dos bens do
Ministério.
Alto grau de automação do processo de inventário
dos bens, através da utilização de coletores de
dados com leitura ótica de código de barras.
Emissão de relatórios automatizados sobre bens
movimentados, doados e não localizados,
permitindo a análise da consistência do sistema.
Geração automática do Termo de Responsabilidade
de bens patrimoniais nos casos de movimentação
do servidor.
Processo de gerenciamento de bens patrimoniais
integrado com o Sistema de Administração de
Material.
Atualização mensal do relatório contábil de
tombamento de bens, de forma integrada com o
Sistema de Administração de Material.
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6.4 SISMAT
Sistema Integrado de
Administração
de Material
O SISMAT automatiza todos os processos
relativos ao gerenciamento de materiais
de consumo, no âmbito do Ministério da
Saúde.
Sua fácil utilização permite ao servidor
a agilidade nos pedidos, além de garantir
ao almoxarifado a administração
racional e eficiente de materiais
utilizados pelo Ministério, em tempo
real.
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Benefícios
Requisições de materiais emitidas eletronicamente,
inclusive pela Intranet, extinguindo as solicitações
por escrito e permitindo o acompanhamento pelo
usuário.
Gestão automática da distribuição de estoques.
Informações atualizadas sobre estoque de proteção,
pontos de ressuprimento, histórico de movimentação
e controle do consumo médio por unidade.
Informações gerenciais para decisões sobre futuras
compras, ciclo de compras e rotatividade do
estoque.
Rápido atendimento aos pedidos de material
realizados pelas diversas unidades do Ministério.
Fornecimento de informações atualizadas sobre
materiais disponíveis no almoxarifado.
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6.5 SIPAD
Sistema Integrado de
Passagens e Diárias
O SIPAD viabiliza a administração das
solicitações e pagamentos de transporte
de carga aérea, passagens e diárias,
possibilitando que as requisições sejam
feitas por meio de terminais/
microcomputadores, diminuindo o
tempo de emissão e aumentando a
confiabilidade.
O Sistema possibilita, ainda, o
compartilhamento da base de dados
única a ser administrada pela SAA, o que
permite um maior controle físico e
financeiro do transporte de carga aérea,
passagens e diárias emitidas no âmbito
do Ministério da Saúde.
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Benefícios
Base de dados única para transporte de carga aérea,
passagens e diárias do Ministério a ser administrada
pela SAA, facilitando o controle físico e a gestão
financeira.
Requisições de transporte de carga aérea, passagens
e diárias executadas eletronicamente, elevando o
nível de confiabilidade e diminuindo o tempo de
emissão.
Sistemas totalmente integrados, evitando a
redundância e a conseqüente inconsistência de dados.
Acompanhamento de trechos de viagem e conexões
nacionais e internacionais.
Cálculo automático de valores de diárias e de
despesas com locomoção.
Atualização constante dos valores das classes de
diárias e da cotação de moedas estrangeiras para
consulta e conversão.
Consulta on-line e emissão automatizada de
relatórios gerenciais de acompanhamento, com
interface gráfica, de todos os órgãos do Ministério.
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6.6 SIPAR
Sistema Integrado de
Protocolo e Arquivo
O SIPAR supre duas demandas básicas do
Ministério da Saúde: a otimização do
tempo das operações rotineiras de
protocolo e arquivo e o atendimento ao
usuário na localização de documentos.
O SIPAR é um aplicativo on-line, que
possibilita ao usuário o acesso a
tecnologias de ponta em informática,
garantindo a consulta de documentos e
consolidando a racionalização das rotinas
dos setores de protocolo e arquivo.
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Benefícios
Acompanha todo o ciclo de vida dos documentos
do Ministério da Saúde.
Possibilita ao usuário editar seus textos diretamente
do SIPAR, usando o editor padrão da instituição e
modelos pré-definidos.
Rápida localização dos documentos através de
consultas flexíveis e o uso de telas amigáveis.
Descentralização do registro de documentos onde
forem produzidos ou recebidos.
Gerenciamento de pendências a partir do controle
dos prazos de resposta a documentos.
Transferência, guarda e eliminação de documentos
com a utilização de guias preparadas pelo SIPAR,
baseadas na tabela de temporalidade.
Integração com os demais aplicativos e bases de
dados da SAA.
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Benefícios
Consulta, atualização e obtenção de serviços da
SAA com acesso aos bancos de dados dos Sistemas
Administrativos Integrados, com segurança e uso
de senhas.
Configuração de páginas e atualização de
informações pelo gestor em tempo real.
Democratização do acesso às informações e aos
projetos desenvolvidos pela SAA.
Serve como instrumento de acesso dos servidores
do Ministério da Saúde aos demais aplicativos e
Sistemas Administrativos Integrados da SAA.
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6.7 Intranet
da SAA
Fundamentada na padronização WWW
(World Web Wide), a Intranet da SAA utiliza
os recursos da Internet para manter a
comunicação interna, com acesso restrito
aos servidores do Ministério da Saúde.
A Intranet da SAA permite a consulta,
atualização, obtenção de serviços da SAA
e simulação de relatórios gerenciais a
partir do acesso aos bancos de dados dos
Sistemas Administrativos Integrados
(Recursos Humanos, Material, Patri-
mônio, Passagens e Diárias, Protocolo e
Arquivo, e Estrutura Organizacional), de
forma segura e com o uso de senhas.
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Ao implementar o conceito de sistemas integrados
de gestão, o Projeto de Racionalização de Rotinas
Administrativas da Subsecretaria de Assuntos
Administrativos/SAA proporcionará ao Ministério da
Saúde um alto grau de sinergismo apoiado em
moderna rede de sistemas de informação,
interligando, com a segurança e agilidade necessárias,
os vários processos de apoio às atividades finalísticas.
Dentre os benefícios derivados da utilização das
ferramentas a serem adotadas, destacam-se:
a) - integração das unidades da SAA;
b) - conhecimento de todo o processo e
aumento do seu nível de desempenho;
7. Benefícios e
resultados do Projeto
c) - transformação de dados em informação,
viabilizando sua gestão;
d) - redução de custos, melhoria e aumento da
produtividade, com menor esforço e menor
dispêndio de tempo;
e) - mudança na cultura gerencial e nos paradigmas
da instituição;
f) - transparência e eficiência na condução dos
assuntos administrativos.
Como benefícios adicionais, teremos, ainda, benefícios tais como:
rapidez, racionalidade, modernização, integração da informação,
eficiência de atendimento ao cliente-usuário, eliminação do
retrabalho e duplicidade de tarefas/ações.
Sob essa nova dinâmica, o Ministério da Saúde, através do Projeto
de Racionalização das Rotinas Administrativas da SAA,
harmoniza-se com as atuais diretrizes norteadoras da Reforma
Administrativa do Aparelho Estatal, cujo cerne é a busca da
produtividade e da qualidade total no serviço público.
Como resultados, espera-se a ocorrência de mudança na cultura
organizacional e funcional, propiciando, como um subproduto
adicional, o desenvolvimento de novas capacidades e
habilidades individuais e coletivas.
Normalização e ImpressãoEDITORA MS
Coordenação-Geral de Documentação e Informação/SAA/SEMINISTÉRIO DA SAÚDE
SIA, Trecho 4, lotes 540/610 – CEP 71200-040Telefone: (61) 233-2020 Fax: (61) 233-9558
E-mail: [email protected]ília-DF, julho de 2002
OS 0462/2002