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GoFast!GoFast!

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Prioridades Culturais

• Agir como Uma Companhia• Estabeler Stretch Targets• Manter o Senso de Urgência• Ter foco no Produto / Cliente

Valores Centrais

• Entusiasmo do Cliente• Melhoria Contínua• Integridade• Times de Trabalho• Inovação• Respeito Individual e

Responsabilidade

“…GM precisa operar na velocidade da internet e não na do automóvel.”

— Rick Wagoner, CEO

• GoFast! é a principal ferramenta para se iniciar o Senso de Urgência

• Rick Wagoner considera o GoFast! dentre as 4 prioridades culturais da GM

Velocidade é crítica para o sucesso da GMB

O GoFast! criará uma nova cultura de velocidade e urgência na GM.

Combina orientação, ferramentas de solução de problemas, especialmente na tomada e

execução de decisões. O GoFast! criará vantagem competitiva e ajudará a melhorar nosso

desempenho empresarial

Rick WagonerRick Wagoner

GoFast! é projetado para ajudar a GM a aumentar seu sentido de urgência

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Origem: GE 1986

Um processo de aprendizagem a ser conduzido e assimilado por quem executa o

trabalho

Uma forma de eliminar a burocracia / os métodos / os processos / as tarefas que

não agregam nenhum valor ao resultado

Uma oportunidade para a liderança ser rápida e decisiva nas suas ações

Uma oportunidade de alcançar bons resultados

Uma chance de obter maior controle das atividades

Uma forma de incrementar a qualidade e a satisfação no trabalho

O que é GoFast! ?

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GoFast! Workshop é o principal mecanismo para a contrução do Senso de Urgência

GoFast! Workshop é…• Um workshop de 1 dia, com um tema bem definido• Estruturado para alcançar resultados visíveis• Facilitado por coaches treinados• As pessoas certas no lugar certo

O GoFast! Workshop…• Permite aos participantes serem audaciosos nas recomendações feitas

diretamente à liderança • Ajuda a liderança a ser rápida e decisiva na tomada de decisões• Ajuda os participantes a serem focados e a gerar mudança

O que é

• Um processo de aprendizado dirigido por aqueles que realizam o trabalho

• Uma maneira de eliminar trabalho sem valor agregado/burocracia e limitações de recursos

• Uma chance para os líderes serem rápidos e decisivos

• Uma maneira comprovada de alcançar resultados superiores nos negócios

• Uma oportunidade de ter mais controle sobre o trabalho realizado

• Uma maneira de aumentar a satisfação no trabalho e a qualidade de vida no trabalho

O que não é

• Um outro Workshop para validar o status

• Uma sessão para queixas sem soluções

• Um kit automático para diminuir horas trabalhadas

• Uma ferramenta para fazer as pessoas trabalharem mais

• Um meio para burlar a qualidade

• Um processo de eliminação de pessoal

• Um processo fácil

• Anarquia

GoFast! é bem-definido

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• Procedimentos Complexos

• Sistemas de informações incompatíveis

• Muita burocracia• Duplicação de esforços

Eliminar

Objetivo

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Características

Aplicável a qualquer atividade administrativa

Processo simples e informal Delegação de Autoridade Eliminação de desperdícios

Trabalho em time

Redução de custos administrativos

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Um GoFast! Workshop é focado em atividades...• Tomam muito tempo para serem executadas• Consomem muitos recursos• Focam nos objetivos dos negócios e nos clientes (produtividade, qualidade, custo)• Precisam do entendimento e acordo das pessoas envolvidas para aceitarem a mudança • Geram trabalho sem valor adicionado e desnecessária burocracia• Estão dentro de controle do grupo

Um bom GoFast! deve ter...• Participantes motivados e autorizados a criarem sugestões para a mudança

Selecionando um bom tema de workshop...

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Menos…Mais…

• Ligar ao invés de enviar um memo, Ligar ao invés de enviar um memo, enviar um memo ao invés de chamar enviar um memo ao invés de chamar uma reunião, realizar uma reunião uma reunião, realizar uma reunião ao invés de um processoao invés de um processo

• Desligar as luzes dos ambientes que Desligar as luzes dos ambientes que não estão sendo usadosnão estão sendo usados

• Enviar correpondência nomal ao Enviar correpondência nomal ao invés de Sedexinvés de Sedex

• Viajar somente quando necessário Viajar somente quando necessário

• Reuniões com pessoas que não precisam participar

• Reuniões externas

• Imprimir todos os Lotus Notes

• LN cc: para várias pessoas em todas as comunicações enviadas

• Relatórios que ninguém lê

• Excesso de material no escritório

• Apresentações internas (coloridas / transparência)

Eliminando gastos no dia-a-dia

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FOCO:FOCO:

Círculo de influência para identificar um bom tema de Workshop

GoFast!GoFast! é comportamento de todo dia, não é realizar workshops é comportamento de todo dia, não é realizar workshops

formais e nem ter coaches facilitando as sessões, o objetivo é que o formais e nem ter coaches facilitando as sessões, o objetivo é que o

GoFast!GoFast! aconteça naturalmente no dia-a-dia das pessoas. aconteça naturalmente no dia-a-dia das pessoas.

Visão GoFast!

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Agir

Rápido

Agir

Destemido

Agir

Focado

Implementar novas idéias rapidamente Estar preparado para tomar decisões

no ato

Estar sempre focado no cliente Identificar tarefas sem valor agregado

e parar de realizá-las

Assumir riscos e aprender com os erros Desafiar-se e desafiar o grupo para contínuo

crescimento e desenvolvimento

Lista Diária GoFast!

Go-ingFast! todo dia significa...

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WorkshopWorkshopBriefingBriefingSeleSeleção dos ção dos participantparticipanteess

Estruturação Estruturação do do aassuntossunto

Identificação Identificação do problemado problema

Pre-Workshop

Fases

Fases 1 e 2 Fases 1 e 2 Fases 3 e 4 Fases 3 e 4

ImplementaçãoImplementação

Fase 5Fase 5

Preparação

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11 - Identificação adequada do assunto / problema e de um “Champion” - Identificação adequada do assunto / problema e de um “Champion”  Nessa fase deverá acontecer uma reunião de “Scoping & Framing” com o objetivo de :

• discutir o problema em questão

• determinar o escopo do problema que será abordado, ou seja, o que está dentro e o que está fora do escopo

• identificar um “Champion” e uma “pessoa de contato” para o assunto em questão

• identificar as áreas afetadas pelo problema / processo

• identificar os participantes do workshop

• identificar o “Leadership Panel”, ou seja, a diretoria das áreas envolvidas (se houverem) e que deverão aprovar as recomendações de mudança

• identificação dos “Coaches” de GoFast! que conduzirão o workshop

GF! Workshop

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 22 - Reunião de Briefing - Reunião de Briefing

Alguns dias antes do workshop, deverá ser feita uma reunião de Briefing, a ser comandada pelo Coach de GoFast!, juntamente com o Champion do assunto, tendo como convidados os integrantes do Leadership Panel. Nessa reunião, os seguintes pontos deverão ser abordados :

• apresentação e revisão do assunto / problema a ser tratado no workshop

• explicação das fases do workshop

• explicação do papel do Leadership Panel

• revisão dos participantes do workshop

• obtenção do comprometimento dos líderes das áreas envolvidas

• estabelecimento de metas para os resultados do workshop 

GF! Workshop

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33 - Condução do Workshop - Condução do Workshop O workshop é conduzido em 1 dia e divide-se nas seguintes fases :• Introdução - nessa etapa é dada uma explicação geral do processo do GoFast! e da agenda do dia. Além disso, se faz uma explicação sobre o assunto / problema a ser abordado e expõe quais são as expectativas do workshop. • “Galeria de Idéias” (Galeria de Problemas) – nessa etapa, é conduzido um “brainstorming” com todo o grupo, no sentido de identificar de maneira clara, objetiva e específica, todos os problemas que cercam o assunto em questão. Posteriormente, esses problemas são priorizados e classificados em diferentes categorias. • Times de Trabalho – nessa etapa, o grupo é dividido em subgrupos, em número igual às categorias de problemas identificadas na etapa anterior. Como próximo passo, os grupos deverão : • analisar os problemas de suas respectivas categorias, agrupando-os quando conveniente• identificar as raízes do problemas, usando técnicas como “espinha de peixe”, “os 5 porquês”, etc.• fazer recomendações para a resolução dos problemas, identificando também um Plano de Ação com datas e responsáveis, além dos benefícios da recomendação dada - Apresentação entre Times - nessa etapa os subgrupos apresentam suas recomendações um para o outro, com o intuito de revisar as recomendações e obter o consenso do grupo como um todo.     

Opções de Decisões:

• Sim — a recomendação é aprovada para ser implementada

• Não — explicar as razões do porquê a recomendação não pode ser aprovada

• Adiar — identificar a informação necessária, e definir plano para uma nova apresentação

GF! Workshop

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 44 - Implementação das Recomendações e Monitoramento - Implementação das Recomendações e Monitoramento Após a realização do workshop, as recomedações devem ser implementadas, preferencialmente num prazo de no máximo 90 dias.Para monitoramento das ações, a área responsável pelo workshop deverá consolidar todas as propostas apresentadas, com datas e responsáveis, e incluir tais informações no site do GoFast!, que mantém o registro de todos os workshops já realizados pela Corporação. Essas informações devem ser atualizadas após cada implementação. Todo esse processo é supervisionado pela coordenação central do GoFast! que ajuda no monitoramento da implementação, inclusive com apresentação de status para o Executive Committee da empresa.

O acesso ao site oficial GoFast! é feito através do endereço: www.gofast.gm.com

GF! Workshop

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Serve como um “expert” no assunto tratado e auxilia o Champion em todas as etapas do workshop, especialmente na fase de implementação

Workshop Contact Person

Planeja e “facilita” o workshopGoFast! Coaches and

Coaches in Training (CITs)

Desenvolve e apresenta as recomendações ao Leadership PanelAge como “driver” para implantar as recomendações aprovadasParticipantes

Toma decisões sobre as recomendaçõesAge como “roadblock buster” para remover barreiras na implementação das recomendações aprovadasLeadership Panel

Define e planeja o workshop (escopo, data, participantes, etc)Toma decisões sobre as recomendações

Champion

Auxilia na identificação do assunto / problema Ajuda a selecionar o Champion do workshop

Sponsor

ResponsabilidadesGoFast! Workshop

GF! Workshop - Funções

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• GF! Longo

1 1/2 até 2 Dias

36 Participantes ou mais

• GF! Normal

1 Dia -10 Horas

24 Participantes

• GF! “Mini” • 4 1/2 até 6 Horas• 8 Participantes

• 2 Horas• 3 Participantes

Light WorkshopLight Workshop

Just Eliminate it!Just Eliminate it!

Versões de GoFast!

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Apresentações entre grupos

Introdução

Galeria de Idéias

Recomendações

(Breakout Groups)

Apresentações ao Painel de Decisões

GoFast! Coach

Champion

É feita uma introdução do que é o GoFast! aos participantes.

1 hora

GoFast! Coach

Champion

Empregados diretamente ligados ao assunto identificam fontes, tarefas e atividades desnecessárias ou improdutivas.

1-2 horas

GoFast! Coaches,Participantes

Agrupamento de idéias.Desenvolvimento de alternativas.Resumo das recomendações.

3-4 horas

GoFast! Coach Revisão das recomendações de cada grupo.Comentários, sugestões.Integração dos grupos.

1 hora

Participantes

Champion, Leadership Panel

Apresentação e explicação das recomendações.

Decide: Sim, Não ou Adiar

1–2 horas

ModeradorModerador ConteúdoConteúdo Tempo Tempo AproximadoAproximado

GF! Normal - Estrutura

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1. Seja sincero, aberto, honesto- necessário para melhorar problemas reais

2. Seja desafiador, audaz, destemido—necessário para desenvolver soluções criativas

3. Focar no problema que queremos melhorar—não em razões que não podemos resolver

4. Participar—você foi selecionado para estar aqui

5. Ouvir os outros—você irá aprender com as idéias de todos

6. Esteja aqui—não saia da sala, não receba telefonemas, nem atenda a outros compromissos

7. Tenha certeza que a decisão tomada será ouvida

GoFast! - Diretrizes

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• Barreiras e obstáculos na execução dos processos

• Fontes de burocracia

• Etapas sem valores, aprovações

• Relatórios desnecessários, excesso de reuniões

• Outras questões que nos impedem agir com rapidez

GoFast!

Brainstorm

Galeria de Idéias

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1. Apresente um problema—o que nos impede de agirmos rapidamente

2. Seja específico, conciso

3. Apresente uma questão de cada vez

4. Não questione o problema do outro, interrompa apenas para clarear a idéia ou para pedir um nova explicação

5. Acrescente um novo problema ou passe a vez

Galeria de Idéias: diretrizes

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• Cada grupo deverá desenvolver recomendações específicas

• Cada grupo deverá:

• Agrupar problemas similares

• Analisar a raiz do problema

• Desenvolver soluções alternativas

• Avaliar se a solução é: Eficaz? Executável? Aceitável?

• Completar o formulário de recomendações

• Decidir quem irá apresentar as propostas

Tarefas dos Grupos de Trabalho

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Identificação do Problema

Análise da Causa Raiz

Recomendações

Benefícios

Custo TempoQualidade

Plano de Implementação ResponsabilidadeData

Workshop: Data:

Monitoração e Acompanhamento :

NãoSim Adiar

Driver:

Roadblock Buster:

Painel de Decisões / “Leadership Panel”:

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Criar Recomendação e Plano de Ação

Problema

Fonte(s) do Problema

Recomendação

Melhorias(Resultados)

•Qual é a questão/fonte da burocracia?

•Quais são as causas raízes do problema?

•O que você quer mudar?— Seja específico na sua resposta

•Que elementos foram eliminados / melhorados ?

Ações Necessárias ResponsibilidadeTempo (Data)

Workshop: Data:

Monitoração e acompanhamento

Painel de Decisões / “Leadership Panel”: NãoSim Adiar

“Roadblock Buster”

• Quais são os passos necessários para implementar a recomendação?

• Quando isso será realizado?

Quem removerá os obstáculos para assegurar a implementação bem-sucedida?

• Qual o membro da equipe será responsável?

• Que passos serão necessários para assegurar a implementação bem-sucedida?

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Exemplo de Uma Boa Recomendação

Questão do Workshop: Que burocracia podemos eliminar para reduzir o tempo do ciclo de desenvolvimento de produtos para seis meses?

• VP compartilhará decisões com todos os executivos na próxima reunião mensal de diretores

• Presidente anunciará decisão a todos os funcionários com uma mensagem de VME de rádiodifusão

Leslie Quick 15/10/99

Bob Barrier• Fornecer a primeira atualização em 15/11/99 e medir os resultados

Problema

Fonte(s) do Problema

Recomendação

Melhorias(Resultados)

•Verificações e balanços excessivos que adicionam tempo e custo ao trabalho

•Manuscrito de resumo executivo semanal•Relatórios e apresentações redundantes•Elaboração de tabelas desnecessárias que respondem perguntas adicionais•Eliminar pré/pré/pré-revisões

• Permitir ao proprietário do conhecimento — independente do nível hierárquico— manter contato direto à gerência

•Emitir sumários executivos trimestralmente, ao invés de semanalmente•Eliminar livros de resumo•Tempo gasto na preparação de revisões internas que satisfazem a necessidade da gerência para

saber todos os detalhes, mas não melhora a tomada de decisão •Apresentação de relatórios redundantes

Ações Necessárias Responsibilidade Tempo (Data)

Monitoração e acompanhamento

Painel de Decisões / “Leadership Panel”: NãoSim Adiar

“Roadblock Buster”

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Exemplo de Uma Recomendação Fraca

Questão do Workshop: Que burocracia podemos eliminar para reduzir o tempo do ciclo de desenvolvimento de produtos para seis meses?

• Fornecer a primeira atualização em 15/11/99 e medir os resultados

Problema

Fonte(s) do Problema

Recomendação

Melhorias(Resultados)

•Verificações e balanços excessivos que adicionam tempo e custo ao trabalho

•Reuniões, apresentações e relatórios redundantes

•Esclarecer quais reuniões são realmente necessárias•Criar um banco de dados eletrônico de toda a informação utilizada nos relatórios para que todos os

usuários possam acessá-las

•Talvez seja possível a eliminação de algumas reuniões•Todos os dados dos relatórios estarão disponíveis para todos

Ações Necessárias Responsibilidade Tempo (Data)

Monitoração e acompanhamento

Painel de Decisões / “Leadership Panel”: NãoSim Adiar

“Roadblock Buster”

• 1 - Estudar os tipos de reuniões que estão sendo realizadas:•Recomendar a eliminação de algumas reuniões•Apresentar proposta para diretoria aprovar

• 2 - Designar time para criar banco de dados

• 1 - 4 meses para conduzir e completar a avaliação das reuniões e fazer recomendações

• 2 – 6 meses para a criação do banco de dados

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1. Cada grupo irá apresentar sua(s) proposta(s) aos outros grupos

2. Durante as apresentações:

a. Faça questões para esclarecer as propostas

b. Dê sugestões

c. Expresse qualquer dúvida na hora

d. Batalhe pelo consenso de todos—as recomendações serão mais fortes se todos os participantes defenderem a mesma idéia

Apresentações entre Grupos (Team-on-Team)

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• Sim — a recomendação é aprovada para ser implementada

• Não — explicar as razões do porquê a recomendação não pode ser aprovada

• Adiar — identificar a informação necessária, e definir plano para uma nova apresentação

Opções de Decisões

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•Após a realização do workshop deve-se sumarizar os resultados e comunicar os participantes / envolvidos

•O acompanhamento da implementação das ações deve ser feito durante as reuniões do grupo até que todos os itens sejam implementados / eliminados

•Encaminhar o formulário do GoFast! implementado à Supervisão da área

Follow up

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Sempre que uma unidade da GM no mundo se destaca pelos resultados obtidos com os workshops GoFast! recebe o símbolo do programa: o Diabinho Speed Demon.O Speed Demon, que na realidade é um Duke Blue Devil – mascote do time de basquete de Duke, Carolina do Norte (EUA), foi escolhido para simbolizar o programa por representar a rapidez, agilidade e trabalho em time. Por ser ex-integrante titular deste time na época de seus estudos e por conhecer tão de perto essa característica da equipe de basquete norte-americana foi que o presidente da General Motors Corporation, Rick Wagoner, optou por adotar o mascote – símbolo de velocidade do time de basquete – à GM também.

GF “Speed Demon”