12 - formulário

41
FORMULÁRIOS FORMULÁRIOS

Upload: api-3804719

Post on 07-Jun-2015

10.646 views

Category:

Documents


5 download

TRANSCRIPT

Page 1: 12 - Formulário

FORMULÁRIOSFORMULÁRIOS

Page 2: 12 - Formulário

2

INTRODUÇÃOINTRODUÇÃO

O formulário é um importante meio de O formulário é um importante meio de comunicação, transmissão e registro de comunicação, transmissão e registro de informações, principalmente as baseadas informações, principalmente as baseadas em dados quantitativos.em dados quantitativos.

Tanto o usuário quanto o analista devem Tanto o usuário quanto o analista devem saber que formulário é um assunto a ser saber que formulário é um assunto a ser tratado com muita atenção, pois os tratado com muita atenção, pois os sistemas são apoiados por documentos sistemas são apoiados por documentos cuja clareza, formato e conteúdo tornam cuja clareza, formato e conteúdo tornam esses documentos eficientes e eficazes, esses documentos eficientes e eficazes, contribuindo de forma fundamental para o contribuindo de forma fundamental para o bom funcionamento dos sistemas e bom funcionamento dos sistemas e métodos administrativos.métodos administrativos.

Page 3: 12 - Formulário

3

INTRODUÇÃOINTRODUÇÃO

Formulário é um instrumento do Formulário é um instrumento do processo administrativo constituído processo administrativo constituído de:de:

palavras e números compostos de:

dados fixos (impressos antes do uso); e

dados variáveis (anotados a posteriori);

espaços ou campos;linhas;colunas; eformato.

Page 4: 12 - Formulário

4

INTRODUÇÃOINTRODUÇÃO

A necessidade dos formulários pode ser A necessidade dos formulários pode ser justificada em função dos seguintes justificada em função dos seguintes fatores:fatores:

a importância dos dados e informações, pois a sobrevivência de uma empresa pode depender de ter o dado ou a informação certos, na hora certa, e de utilizá-los rápida e corretamente;as exigências legais e governamentais;a padronização nas comunicações;o armazenamento de dados ou informações;a função de controle;a alteração no número de pessoal administrativo;o treinamento administrativo dos funcionários da empresa.

Page 5: 12 - Formulário

5

REQUISITOS DE FORMULÁRIOSREQUISITOS DE FORMULÁRIOS

Um bom modelo de formulário Um bom modelo de formulário deve apresentar os seguintes deve apresentar os seguintes requisitos:requisitos:

Criar uma atitude mental favorável do executor para com a tarefa de preenchimento;Permitir a utilização do meio mais fácil na anotação dos registros;

Atentar para sua utilização após o preenchimento;Possibilitar a redução da tendência para o erro na anotação e na utilização dos registros;Permitir a economia de papel e de impressão, sem prejudicar os limites necessários à execução eficiente dos registros.

Page 6: 12 - Formulário

6

METODOLOGIA PARA METODOLOGIA PARA ELABORAÇÃOELABORAÇÃO

Etapas a serem seguidas para Etapas a serem seguidas para desenvol-vimento do formulário:desenvol-vimento do formulário:

levantamento e análise das necessidades;

elaboração do novo formulário;

trabalhos de gráfica; e

recebimento, treinamento e controle.

Page 7: 12 - Formulário

7

LEVANTAMENTO DAS LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADESNECESSIDADES

O analista deve ser o mais crítico e O analista deve ser o mais crítico e minucioso possível nesta etapa, pois minucioso possível nesta etapa, pois será a base para todo o trabalho.será a base para todo o trabalho.

É conveniente que o resultado dessa É conveniente que o resultado dessa análise seja apresentado de forma análise seja apresentado de forma escrita e apoiado por fluxogramas.escrita e apoiado por fluxogramas.

Nesta etapa, o analista deve listar Nesta etapa, o analista deve listar todos os requisitos a serem solicitados todos os requisitos a serem solicitados pelo novo formulário (forma de pelo novo formulário (forma de manuseio, número de vias, tamanho, manuseio, número de vias, tamanho, campos de preenchimento, etc.) campos de preenchimento, etc.)

Page 8: 12 - Formulário

8

LEVANTAMENTO DAS LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADESNECESSIDADES

Questionário (perguntas básicas):Questionário (perguntas básicas):Quanto à identificação;Quanto à necessidade atual do formulário considerado;Quanto ao preenchimento;Quanto ao controle e avaliação;Quanto ao consumo;Quanto ao formato, tipo de papel e carbonagem;Quanto ao arquivamento;Quanto ao custo;Quanto aos benefícios e aos problemas do formulário.

Page 9: 12 - Formulário

9

ELABORAÇÃOELABORAÇÃO

Nessa etapa, o analista deve elaborar um Nessa etapa, o analista deve elaborar um formulário que satisfaça a todos os formulário que satisfaça a todos os requisitos estabelecidos na fase anterior.requisitos estabelecidos na fase anterior.

Deve ser efetuado com conhecimento do Deve ser efetuado com conhecimento do usuário, para facilitar o processo de usuário, para facilitar o processo de aceitação das novas idéias;aceitação das novas idéias;

Um bom formulário nasce a partir do real Um bom formulário nasce a partir do real e correto conhecimento da necessidade e e correto conhecimento da necessidade e da habilidade do analista em saber da habilidade do analista em saber desenhar o desenhar o layout layout do novo formulário.do novo formulário.

Page 10: 12 - Formulário

10

ELABORAÇÃOELABORAÇÃO

Alguns aspectos devem ser Alguns aspectos devem ser identificados:identificados:

estilo de administração da empresa;informações importantes;layout do formulário;formato do papel;tipo e qualidade do papel;peso do papel;cor do papel;padrões para margens de formulários;número de vias dos formulários; eredação do texto do formulário.

Page 11: 12 - Formulário

11

ELABORAÇÃOELABORAÇÃO

Identificação do estilo da empresa:Identificação do estilo da empresa:Uniformizar os documentos da empresa. A vantagem maior dessa situação é a de harmonizar a imagem dos documentos da empresa, embora exista uma desvantagem de dificultar a diferenciação rápida entre os vários documentos; ouNão uniformizar os documentos da empresa. Nesse caso, a situação é o inverso da anterior.O analista tem de obter, de forma clara e precisa, a identificação desse estilo, pois somente dessa forma poderá representar a realidade da empresa.

Page 12: 12 - Formulário

12

ELABORAÇÃOELABORAÇÃO

Identificação das informações Identificação das informações importantes:importantes:

As informações importantes devem ser definidas antes do início da elaboração dos formulários.O formulário não resolve nada, mas serve, apenas, para armazenar informações necessárias para a tomada de decisão pelos usuários do sistema considerado.Dois aspectos podem facilitar a identificação de informações importantes:

quando cada funcionário inicia, interrompe ou termina uma atividade inerente ao sistema considerado; e

a que categoria esse funcionário pertence e qual sua influência no sistema considerado.

Page 13: 12 - Formulário

13

ELABORAÇÃOELABORAÇÃO

Identificação das informações Identificação das informações importantes:importantes:

As informações no formulário podem estar representadas de duas diferentes formas:

Fixas. As informações fixas são as que já vêm impressas, identificando os vários campos do formulário, bem como orientando seu preenchimento

Variáveis. As informações variáveis são as inseridas pelo usuário do formulário, respeitando os endereços estabelecidos pelas informações fixas.

Os espaços reservados para informações variáveis são dispostos em seqüência horizontal (linhas) ou vertical (colunas).

Page 14: 12 - Formulário

14

ELABORAÇÃOELABORAÇÃO

Identificação das informações Identificação das informações importantes:importantes:

Exemplo de Fluxo de Informações:

Page 15: 12 - Formulário

15

ELABORAÇÃOELABORAÇÃO

Identificação das informações Identificação das informações importantes:importantes:

Outro aspecto importante é a seqüência das informações, pois estas devem apresentar-se de forma lógica e racional.Exemplo de Seqüência de Informações em Blocos:

Page 16: 12 - Formulário

16

ELABORAÇÃOELABORAÇÃO

Uma vez definido o conjunto de Uma vez definido o conjunto de informações necessárias para que a informações necessárias para que a consolidação de uma atividade consolidação de uma atividade repetitiva se torne efetiva, o analista repetitiva se torne efetiva, o analista deve verificar a viabilidade de criação deve verificar a viabilidade de criação de um ou vários formulários quer de um ou vários formulários quer permitam armazenar essas permitam armazenar essas informações de forma organizada e informações de forma organizada e que contribuam para os objetivos do que contribuam para os objetivos do sistema considerado.sistema considerado.

Page 17: 12 - Formulário

17

IDENTIFICAÇÃO DO IDENTIFICAÇÃO DO LAYOUTLAYOUT

Nessa etapa do processo de Nessa etapa do processo de desenvolvimento de um formulário, o desenvolvimento de um formulário, o analista deve determinar as dimensões analista deve determinar as dimensões que o formulário deverá ter, bem como o que o formulário deverá ter, bem como o layoutlayout segundo o qual as informações segundo o qual as informações serão distribuídas sobre sua superfície.serão distribuídas sobre sua superfície.

O procedimento mais usual no desenvol-O procedimento mais usual no desenvol-vimento de um vimento de um layoutlayout do formulário do formulário consiste em utilizar uma folha de papel consiste em utilizar uma folha de papel quadriculado e sobre sua superfície quadriculado e sobre sua superfície alocar, ordenadamente, todos os itens alocar, ordenadamente, todos os itens que devem constar do formulário.que devem constar do formulário.

Page 18: 12 - Formulário

18

IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO DO PAPELDO PAPEL

Quando o analista for decidir sobre o Quando o analista for decidir sobre o formato do papel deve considerar dois formato do papel deve considerar dois aspectos:aspectos:

formato apropriado ao uso do impresso; eformato disponível no mercado.

O uso de formatos padronizados tem O uso de formatos padronizados tem algumas vantagens:algumas vantagens:

redução nos custos;uso de um menor conjunto ordenado de meios de arquivamento;ajustamentos menos freqüentes no manuseio do papelajustamentos menos freqüentes no equipamento de expedição postal.

Page 19: 12 - Formulário

19

IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO DO PAPELDO PAPEL

O formato-padrão brasileiro foi O formato-padrão brasileiro foi reproduzido do formato ISO e é reproduzido do formato ISO e é constante da norma PB-4, de 1945, da constante da norma PB-4, de 1945, da ABNT. ABNT.

Os principais objetivos do formato “A” Os principais objetivos do formato “A” são:são:

economia de papel, pois existem, nesse caso, dimensões bem estabelecidas, fornecidas às gráficas pelos fabricantes de papel; efacilidades de arquivamento.

Page 20: 12 - Formulário

20

IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO DO PAPELDO PAPEL

O formato-padrão internacional série O formato-padrão internacional série “A”:“A”:

Page 21: 12 - Formulário

21

IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO DO PAPELDO PAPEL

Medidas externas da série formato “A”:Medidas externas da série formato “A”:

No do formato Medidas em milimetros

No do formato Medidas em milimetros

4 A0 1.682 x 2.378 A6 105 x 148

2 A0 1.189 x 1.682 A7 74 x 105

A0 841 x 1.189 A8 52 x 74

A1 594 x 841 A9 37 x 52

A2 420 x 594 A10 26 x 37

A3 297 x 420 A11 18 x 26

A4 210 x 297 A12 13 x 18

A5 148 x 210 A13 8 x 13

Page 22: 12 - Formulário

22

IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO DO PAPELDO PAPEL

O formato-padrão internacional série “B” O formato-padrão internacional série “B” (utilizado em cartazes e(utilizado em cartazes e outdoors outdoors):):

No do Formato Medidas em milimetros

0 1.000 x 1.414

1 707 x 1.000

2 500 x 707

3 353 x 500

4 250 x 353

5 176 x 250

6 125 x 176

7 88 x 125

8 62 x 88

9 44 x 62

10 31 x 44

11 22 x 31

12 15 x 22

Page 23: 12 - Formulário

23

IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO DO PAPELDO PAPEL

O padrão brasileiro 2-B:O padrão brasileiro 2-B:

Page 24: 12 - Formulário

24

IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO IDENTIFICAÇÃO DO FORMATO DO PAPELDO PAPEL

O formato-padrão internacional série O formato-padrão internacional série “C” (envelope-padrão para o formato “C” (envelope-padrão para o formato “A”):“A”):

No do formato Medidas em milimetros

0 917 x 1.297

1 648 x 917

2 458 x 648

3 324 x 458

4 229 x 324

5 162 x 229

6 114 x 162

7 81 x 114

8 57 x 81

Page 25: 12 - Formulário

25

IDENTIFICAÇÃO DO TIPO DE IDENTIFICAÇÃO DO TIPO DE PAPELPAPEL

O analista deve definir o tipo e a O analista deve definir o tipo e a qualidade do papel baseado em:qualidade do papel baseado em:

Duração necessária do formulário;Importância do formulário;Nível hierárquico das pessoas que vão manusear o formulário;Quantidade de vias e correspondente destino;O uso ou a finalidade do formulário.

Page 26: 12 - Formulário

26

IDENTIFICAÇÃO DO PESO DE IDENTIFICAÇÃO DO PESO DE PAPELPAPEL

Este aspecto envolve o estudo da Este aspecto envolve o estudo da gramatura do papel por metro quadrado.gramatura do papel por metro quadrado.

A resistência física que o documento A resistência física que o documento deve ter determina a gramatura do deve ter determina a gramatura do papel.papel.

A utilização de gramatura leve tem as A utilização de gramatura leve tem as seguintes vantagens:seguintes vantagens:

possibilidade de datilografar muitas cópias de uma única vez;menores despesas com franquia postal;menor espaço utilizado com arquivamento; emenor custo com papel.

Page 27: 12 - Formulário

27

IDENTIFICAÇÃO DA COR DO IDENTIFICAÇÃO DA COR DO PAPELPAPEL

O analista deve considerar a cor do O analista deve considerar a cor do papel e a cor da tintapapel e a cor da tinta

A cor serve:A cor serve:diferenciar uma via da outra (identificação);diferenciar um formulário do outro;chamar a atenção sobre certas informações ou campos do formulário;atender a determinados aspectos da legislação; eatender aos padrões da empresa.

Page 28: 12 - Formulário

28

IDENTIFICAÇÃO DA COR DO IDENTIFICAÇÃO DA COR DO PAPELPAPEL

Segundo Le Courier, o grau de legibilidade Segundo Le Courier, o grau de legibilidade para as várias combinações de cores:para as várias combinações de cores:

Ordem de legibilidade

Cor da impressão

Cor do fundo (papel)

1 Preta Amarela

2 Verde Branca

3 Roxa Branca

4 Azul Branca

5 Branca Azul

6 Preta Branca

7 Amarela Preta

8 Branca Roxa

9 Branca Verde

10 Branca Preta

11 Roxa Amarela

12 Verde Roxa

13 Roxa Verde

Page 29: 12 - Formulário

29

IDENTIFICAÇÃO DA COR DO IDENTIFICAÇÃO DA COR DO PAPELPAPEL

A legibilidade é importante se o A legibilidade é importante se o formulário for olhado algumas vezes formulário for olhado algumas vezes num certo tempo, mas pode gerar num certo tempo, mas pode gerar problemas se ele for digitado, visto problemas se ele for digitado, visto que pode provocar cansaço visual e que pode provocar cansaço visual e resultar em erros.resultar em erros.

A maneira mais comum de identificar A maneira mais comum de identificar as vias ou cópias do jogo de as vias ou cópias do jogo de documentos é por meio da cor do documentos é por meio da cor do papel de cada cópia.papel de cada cópia.

Page 30: 12 - Formulário

30

IDENTIFICAÇÃO DA COR DO IDENTIFICAÇÃO DA COR DO PAPELPAPEL

Este método apresenta as seguintes Este método apresenta as seguintes vantagens:vantagens:

permite fácil reconhecimento e manuseio para todos os funcionários;permite rápida verificação de possíveis erros de arquivamento.

E as seguintes desvantagens:E as seguintes desvantagens:necessidade de estoque de papel de cada cor usada na empresa; edificuldade, para uma pessoa não treinada e nem devidamente acostumada com seu manuseio.

Page 31: 12 - Formulário

31

IDENTIFICAÇÃO DA COR DO IDENTIFICAÇÃO DA COR DO PAPELPAPEL

Pode-se, também, sistematizar as Pode-se, também, sistematizar as cores das cópias pela unidade cores das cópias pela unidade organizacional responsável.organizacional responsável.

Outro método, é imprimir as instruções Outro método, é imprimir as instruções básicas de encaminhamento na parte básicas de encaminhamento na parte inferior de cada cópia do formulário.inferior de cada cópia do formulário.

Page 32: 12 - Formulário

32

IDENTIFICAÇÃO DOS PADRÕES IDENTIFICAÇÃO DOS PADRÕES PARA MARGENSPARA MARGENS

As margens especificadas para a série As margens especificadas para a série “A” levam em conta a área do papel “A” levam em conta a área do papel necessária ao arquivamento do mesmo necessária ao arquivamento do mesmo em pastas classificadas, pastas em pastas classificadas, pastas suspensas ou outro processo que exija suspensas ou outro processo que exija que as folhas sejam furadas a fim de que as folhas sejam furadas a fim de permitir sua guarda.permitir sua guarda.

Todos os modelos de impressos, quando Todos os modelos de impressos, quando forem usados como fichas, não forem usados como fichas, não necessitam de margem de arquivamento. necessitam de margem de arquivamento. Deve ser deixada, somente, margem de Deve ser deixada, somente, margem de 5 mm dos lados (para melhor estética). 5 mm dos lados (para melhor estética).

Page 33: 12 - Formulário

33

IDENTIFICAÇÃO DOS PADRÕES IDENTIFICAÇÃO DOS PADRÕES PARA MARGENSPARA MARGENS

Padrões para margens de formuláriosPadrões para margens de formulários

Formato Margem de arquivamento

(cm)

Outras margens (cm)

4 A0 3,0 2,0

2 A0 3,0 1,5

A0 3,0 1,0

A1 3,0 1,0

A2 3,0 1,0

A3 3,0 0,5

A4 3,0 0,5

A5 3,0 0,5

A6 3,0 0,5

A7 - 0,5

A8 - 0,5

Page 34: 12 - Formulário

34

IDENTIFICAÇÃO DO NÚMERO IDENTIFICAÇÃO DO NÚMERO DE VIAS DE VIAS

Tipos de papéis carbonados:Tipos de papéis carbonados:Verso carbonado é o carbono pintado no verso do formulário;Convencional é o que pode ser reaproveitado várias vezes;Carbono de utilização única; ePapel impregnado é um papel com tratamento químico, que dispensa a utilização de carbonos.

Page 35: 12 - Formulário

35

IDENTIFICAÇÃO DO PROCESSO IDENTIFICAÇÃO DO PROCESSO DE TRANSFERÊNCIA DE DE TRANSFERÊNCIA DE INFORMAÇÕESINFORMAÇÕES

Aspectos relacionados à fiel Aspectos relacionados à fiel transferência de informações entre transferência de informações entre formulários e vias de formulários:formulários e vias de formulários:

registro automático de diferentes documentos;jogos de formulários em bloco;colagem ou grampeamento;processo de junção com dobragem em sanfona;utilização de diferentes tipos de carbonos em formulários.

Page 36: 12 - Formulário

36

IDENTIFICAÇÃO DO PROCESSO IDENTIFICAÇÃO DO PROCESSO DE TRANSFERÊNCIA DE DE TRANSFERÊNCIA DE INFORMAÇÕESINFORMAÇÕES

Aspectos relacionados à necessidade de Aspectos relacionados à necessidade de impedir a transferência de informações impedir a transferência de informações entre formulários e vias de formulários:entre formulários e vias de formulários:

sistema de carbonagem localizada ou em faixa;colocação de ornamento tipográficos, tais como fileiras de “x”, asteriscos, etc.;dessensibilizar os papéis com revestimentos;agrupar a informação no jogo de formulários, de modo que as cópias possam ser preenchidas em toda a largura da folha ou só ate um aparte da largura;Usar a técnica anterior pelo uso de papel-carbono, que pode acompanhar toda a largura da folha da cópia ou cobrir apenas metade desta.

Page 37: 12 - Formulário

37

ESTRUTURAÇÃO DA REDAÇÃO ESTRUTURAÇÃO DA REDAÇÃO DO TEXTO DO FORMULÁRIODO TEXTO DO FORMULÁRIO

Machline aponta as seguintes regras:Machline aponta as seguintes regras:inclusão de todos os tópicos indispensáveis ao registro e à transmissão da informação;exclusão de todos os tópicos desnecessários;definição clara dos termos usados;restringir o uso de abreviações;adoção de um título de identificação do formulário;numeração genérica, impressa no formulário;numeração individual impressa no formulário;registro da data e da série de impressão;logotipo, nome e endereço da empresa;identificação do remetente e do destinatário.

Page 38: 12 - Formulário

38

ARTE-FINALARTE-FINAL

Nos processo gráficos que exigem a Nos processo gráficos que exigem a produção fotográfica de matizes, esta é feita produção fotográfica de matizes, esta é feita com base em artes-finais. com base em artes-finais.

A arte-final nada mais é do que um fac-símile A arte-final nada mais é do que um fac-símile do impresso que se pretende realizar.do impresso que se pretende realizar.

Ela é feita utilizando-se um papel liso, fosco Ela é feita utilizando-se um papel liso, fosco e branco como base.e branco como base.

À montagem da arte-final com a utilização da À montagem da arte-final com a utilização da colagem dá-se o nome de colagem dá-se o nome de paste-uppaste-up..

Uma vez confeccionada, ela deve ser Uma vez confeccionada, ela deve ser guardada com todo o cuidado.guardada com todo o cuidado.

Page 39: 12 - Formulário

39

RECEBIMENTO, TREINAMENTO RECEBIMENTO, TREINAMENTO E CONTROLE DOS E CONTROLE DOS FORMULÁRIOSFORMULÁRIOS

Esta é a última etapa do processo. Esta é a última etapa do processo.

O analista deve ter adequado e O analista deve ter adequado e racional controle de formulários e, racional controle de formulários e, para tanto, pode efetuar as seguintes para tanto, pode efetuar as seguintes tarefas:tarefas:

Registro de formulários: listagem com identificação, numa ordem seqüencial, dos títulos dos formulários elaborados;Ficha técnica do formulário: tem por finalidade consolidar todas as informações necessárias sobre o formulário, servindo de base para atuais e futuras solicitações à gráfica.

Page 40: 12 - Formulário

40

RECEBIMENTO, TREINAMENTO RECEBIMENTO, TREINAMENTO E CONTROLE DOS E CONTROLE DOS FORMULÁRIOSFORMULÁRIOS

Registro de formulários:Registro de formulários:

Page 41: 12 - Formulário

41

RECEBIMENTO, TREINAMENTO RECEBIMENTO, TREINAMENTO E CONTROLE DOS E CONTROLE DOS FORMULÁRIOSFORMULÁRIOS

Ficha técnica do formulário: Ficha técnica do formulário: