#11 Como receber clientes e fornecedores na empresa

Dicas para realização de uma condução durante uma visita

1 – A imagem da empresa

Credibilidade – A primeira questão que temos que ter em mente quando recebemos um cliente ou fornecedor é de que a imagem vale muito, por você e pela empresa.

Adequação – Tenha uma atenção permanente na sua vestimenta, sendo adequado com o ambiente. Cabelo arrumado, barba feita, rosto limpo, calçado arrumado, roupa passada, cai bem em qualquer lugar.

2 – Cordialidade

Receber bem – Seja cliente, seja fornecedor, você tem alguma relação a ser estabelecida. Procure atender com simpatia e gentileza, mesmo que as chances de fechar negócio naquele momento sejam pequenas.

Horário – Estabeleça um horário de início e término da visita. Tenha tolerância a eventuais atrasos e desvios no planejamento, porém esteja sempre atento para informar previamente caso outros colegas/parceiros sejam impactados por isso.

3 – Estrutura

Quantos são? – É fundamental para a escolha de sala e adequação do ambiente, saber quantas pessoas participarão do encontro por parte do fornecedor/cliente bem como da empresa. Separe o número de cadeiras necessárias +1 (para se precaver).

Material – Café, Datashow, flipshart, papéis para anotação, impressões, canetas. Seja o que for, cuide de tudo isto previamente e garanta que esteja a disposição no momento em que for necessário.

4 – Etiqueta

Hierarquia – Se o fornecedor trará o seu Diretor, converse com o seu Diretor responsável sobre a ocasião para que ele também participe. Se for o Presidente, da mesma forma. Procure nivelar os níveis hierárquicos de ambos os lados.

Em pé – Não sente até que todos os seus convidados estejam devidamente instalados. Certifique se de que eles possuem tudo o que precisam antes de iniciar o encontro.

5 – Networking

Contato – Tenha sempre a mão cartões de visita para trocar. Se você não tiver um, use a do seu superior direto ou envie um e-mail para a pessoa assim que o encontro encerrar.

Continuidade – Agradeça a presença e o encontro realizado. Informe quais são os próximos e uma expectativa de um próximo retorno. Mesmo que for de não fechar negócio, demonstra clareza no tratamento com todos os stakeholders.

6 – Peculiaridades

Aproximação – Procure descobrir/explorar do que o fornecedor/cliente gosta. Seja de cachorros, time de futebol, corrida, cozinha, etc. Isso ajuda na aproximação e conversas de quebra gelo. Lembre que quanto mais relaxado as pessoas tiverem, mais chances de sucesso no encontro.

Exagero – Saiba e mantenha o foco do encontro. Conversas de quebra gelo não podem prevalecer sobre a reunião. Mesmo que o assunto seja legal, deixe o resto para o um happy hour.

7 – Despedida

Final – Sempre agradeça de forma sincera a presença do(s) profissionais que estiveram na sua empresa (mesmo que o encontro possa não ter sido produtivo). Lembre que houve uma dedicação de tempo para se estar ali.

Saída – Se possível, leve o(s) profissionais até a porta de saída/elevador mais próximo.

Fim

Elaborado por: João AzevedoE-mail para contato: analistas.negocios@hoepers.com