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Manual de Auditoria Trabalhista MANUAL PRÁTICO DE AUDITORIA TRABALHISTA Para pesquisar rapidamente uma palavra, tecle CTRL+L Sumário: (clique no título para acessar o tema desejado) Introdução Siglas Utilizadas Auditoria Trabalhista Seleção dos Documentos Papéis de Trabalho Relatório 1. Documentação 2. Registro de Ponto e Jornada de Trabalho 3. Folha de Pagamento 4. INSS 5. Segurança e Medicina do Trabalho 6. Autônomos 7. Rescisão de Contrato de Trabalho 8. Reclamatórias 9. Férias 10. Décimo Terceiro Salário 11. Outros 12. Procedimentos Prévios de Auditoria na Terceirização 13. Controles Internos na Área de Pessoal www.guiatrabalhista.com.br

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Manual de Auditoria Trabalhista MANUAL PRÁTICO DE AUDITORIA TRABALHISTA

Para pesquisar rapidamente uma palavra, tecle CTRL+L

Sumário: (clique no título para acessar o tema desejado)

IntroduçãoSiglas UtilizadasAuditoria TrabalhistaSeleção dos DocumentosPapéis de TrabalhoRelatório

1. Documentação2. Registro de Ponto e Jornada de Trabalho3. Folha de Pagamento4. INSS5. Segurança e Medicina do Trabalho6. Autônomos7. Rescisão de Contrato de Trabalho8. Reclamatórias9. Férias10. Décimo Terceiro Salário11. Outros12. Procedimentos Prévios de Auditoria na Terceirização13. Controles Internos na Área de Pessoal

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Manual de Auditoria Trabalhista INTRODUÇÃO

Nesta obra é apresentada a base prática de auditoria trabalhista, incluindo exemplo de relatório, de acordo com a legislação laboral vigente.

A importância da auditoria trabalhista é por demais conhecida, já que qualquer empregador deve ater-se aos pressupostos legais, visando prevenir contingências trabalhistas e previdenciárias.

Esta é uma obra com direitos autorais REGISTRADOS, não podendo ser reproduzida, distribuída, comercializada por qualquer meio sem autorização por escrito do detentor dos direitos autorais. Permitida a reprodução de apenas 1 (uma) cópia para uso exclusivo e pessoal do adquirente.

A íntegra da legislação básica trabalhista você poderá encontrar em: http://www.planalto.gov.br/leg.asp

Súmulas do TST você encontra em http://apolo.tst.gov.br/brs/bden.shtml

Jurisprudência (decisões dos tribunais trabalhistas):http://apolo.tst.gov.br/jurisprudencia/brs/genep.html

Portarias, Ordens de Serviços e demais regulamentações do Ministério do Trabalho: www.mte.gov.br

No caso da legislação do INSS, obtenha a mesma em http://www81.dataprev.gov.br/sislex/

Em alguns casos, incluímos a referência diretamente á internet, bastando clicar sobre a área marcada (neste caso você deverá estar conectado á internet para poder acessar a legislação respectiva).

SIGLAS UTILIZADAS

CAGED: Cadastro Geral de Empregados e DesempregadosCIPA ou Cipa: Comissão Interna de Prevenção de AcidentesCLT: Consolidação das Leis do Trabalho (Decreto-Lei 5.452/43)CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência SocialDSR: Descanso Semanal RemuneradoGFIP: Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social.GPS: Guia da Previdência SocialHE: horas extrasIN: Instrução NormativaINSS: Instituto Nacional de Seguridade SocialIR: Imposto de RendaIRF ou IRRF: Imposto de Renda Retido na FonteLC: Lei ComplementarMTb ou MTE: Ministério do Trabalho e EmpregoNR: Norma Regulamentadora de Segurança e Saúde no TrabalhoOS: Ordem de ServiçoPAT: Programa de Alimentação do TrabalhadorPIS: Programa de Integração Social (Lei Complementar 7/70)SRF: Secretaria da Receita FederalVT: Vale Transporte

AUDITORIA TRABALHISTA

A importância da Auditoria

- autofiscalização da empresa- diminui erros e prejuízos das rotinas auditadas- na situação de auditoria interna, cria filtra e peneira as tarefas de maior importância, criando órgãos de controle de qualidade do trabalho.- funciona como um freio na empresa, para evitar desvios, furtos, pagamentos indevidos e outras irregularidades. A falta de fiscalização no Setor de Pessoal e Recursos Humanos dá a sensação de desleixo, propiciando pequenos erros, que de início são involuntários, porém tornam-se a porta para desvios, fraudes, etc.- ferramenta de orientação técnica e assessoramento- prevenção e melhoria da atividade de administração dos funcionários na empresa

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Manual de Auditoria Trabalhista

Procedimentos de Auditoria

Exame físico: verificação “in loco”, a qual fornece ao Auditor a formação de sua opinião quanto à existência física de um item.

Confirmação: É o procedimento de auditoria pelo qual o Auditor se respalda em documentação formal e isenta de pessoas independentes à entidade.

Exame dos documentos originais: procedimento voltado para a comprovação das transações evidenciadas por documentação comprobatória dessas transações, observando sempre os seguintes aspectos:-autenticidade-normalidade-aprovação-registro

Conferência dos Cálculos: procedimento voltado para a constatação da adequação das operações aritméticas, sendo mesmo, o mais comum dos procedimentos de auditoria, e se revestindo de vital importância na exatidão da formação de opinião.

Investigação minuciosa: procedimento voltado para o exame me profundidade do assunto auditado podendo aplicar-se sobre um documento, uma análise, uma informação obtida, etc.

Inquérito: consiste na formulação de perguntas ( questionários) e na obtenção de respostas satisfatórias, sendo um dos procedimentos de maior importância.

Observação: procedimento mais objetivo implica o envolvimento de poder de constatação visual do auditor, dependendo de habilidades pessoais desenvolvidas no decorrer das experiências profissionais. Pode revelar erros, dificuldades, inadequações e deficiências, exigindo senso crítico muito aguçado para evitar juízos de valor não plenamente embasados. É recomendável análise criteriosa dos dados obtidos antes de formar uma opinião.

SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS

O Auditor deverá selecionar um determinado mês para fazer os procedimentos de Auditoria, normalmente o mês anterior ao da visita. Para o início das análises o Auditor deve ter em mãos a folha analítica de pagamento, através da visualização desta solicitar o seguinte:

-dossiês (pastas) de funcionários contratados recentemente; (o Auditor deverá solicitar ao RH, listagem contento nome dos funcionários, data de admissão e salário).

-dossiês (pastas) de funcionários com desconto de IRRF;

-dossiês (pastas) de funcionários com desconto de vale transporte, vale-alimentação, farmácia, mercado, seguro de vida e outros descontos;

-dossiês (pastas) de funcionários com horas extras de 50%, 100%. Adicional noturno, adicional de periculosidade, comissões e outras situações; (além de outras finalidades, essas pastas serão utilizadas para verificar as médias variáveis, pois normalmente nas pastas dos funcionários encontram-se os recibos de pagamento de salários);

-dossiês (pastas) de funcionários com acidente de trabalho;

-dossiês (pastas) de funcionários que já gozaram férias;

-dossiês (pastas) de funcionários que percebem salário família;

-dossiês (pastas) de funcionários com categoria diferenciada (contadores, engenheiros, outros);

-dossiês (pastas) de funcionários demitidos sem justa causa e com justa causa, com pedido de demissão, abandono de emprego, etc;

-dossiês (pastas) de telefonistas;

-outras situações que chamou a atenção do Auditor através da visualização da na folha de pagamento;

-guias de recolhimento de INSS, FGTS, IRRF, contribuição sindical;

-RAIS, CAGED;

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Manual de Auditoria Trabalhista

-Comprovante de Adesão ao PAT

-folha de pagamento do 13º salário do ano anterior;

-recibo de pagamentos de autônomos;

-reclamatórias trabalhistas para verificar o recolhimento do INSS e do IRRF.

*Obs.: é importante que o Auditor ao verificar as situações contidas na folha de pagamento, relacione o nome dos funcionários e solicite as respectivas pastas contendo os documentos (entre 02 a 04 pastas por situação e se for o caso estender os testes) tendo em vista a evitar possíveis tendências de serem selecionados os funcionários que estão com a documentação em dia.

PAPÉIS DE TRABALHO

O Auditor deverá deixar evidenciado em papéis de trabalho as análises efetuadas, observando o seguinte:

-cada profissional tem uma forma diferente de demonstrar os testes efetuados;

-com relação à documentação, o auditor poderá somente anotar no papel de trabalho os itens não observados pela empresa, podendo ser adotado o exemplo em anexo –Exemplo de Papel de Trabalho;

-tirar fotocópias de documentos que podem ser alterados ou preenchidos posteriormente;

-de preferência fotocopiar os cartões pontos com incorreções;

-anotar 02 ou mais cálculos, demonstrando o procedimento de horas extras, adicional noturno, DSR, outros. Se for possível fotocopiar alguns casos de incorreções, o que vai facilitar a confecção do relatório e servir de prova da incorreção.

-utilizar a fotocópia do recibo de férias, rescisão como papel de trabalho, evidenciando a revisão sobre as mesmas;

-Em geral, é importante que o Auditor faça fotocópia dos documentos que contêm incorreções para constarem no seu arquivo e serem utilizadas como prova em contestações por parte do cliente;

-Separar a documentação por seções, conforme o assunto.

RELATÓRIO

O trabalho do Auditor se resume no relatório, portanto deve levantar com clareza todos os dados que vão fazer parte do relatório de auditoria.

Antes do término dos trabalhos, o Auditor deverá apresentar e discutir os pontos levantados com o responsável pela seção do RH, caso permaneça alguma dúvida pode-se retornar às análises. Essa discussão evita muitas vezes de refazer o relatório ou chegar alguma informação incorreta à Diretoria da empresa, um excelente relatório pode ser ofuscado por um ponto mal colocado ou redigido.

Para o bom andamento do trabalho, o relatório pode ser iniciado e desenvolvido no cliente, e concluído no escritório, para isso, os Modelos de Relatórios de Auditoria constantes desta obra irão facilitar o desempenho do auditor.

1. DOCUMENTAÇÃO

a) CONTRATO DE TRABALHO

Verificar se:

a1) foi celebrado por escrito entre a empresa e o funcionário; (1.16)

a2) está assinado pela empresa e pelo funcionário, contrato sem assinatura não é válido, no entanto muitas vezes o contrato é elaborado mas não assinado entre as partes; (1.16)

a3) está devidamente preenchido, ocorre em alguns casos que o contrato está assinado em branco; (1.19)

a4) consta cláusula de horário de trabalho;

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Manual de Auditoria Trabalhista a5) consta cláusula para o desconto de vales, farmácia, seguros, associações, mercado. Sem a previsão contratual que permita tais descontos, qualquer desconto em folha poderá questionado e o funcionário solicitar devolução dos valores descontados (exceto os descontos legais INSS, IRRF...). Se a empresa não mencionou cláusula de desconto em contrato de trabalho, o Auditor deverá recomendar que se faça um aditivo contratual, para que a empresa tenha a documentação contratual hábil autorizando os descontos; (1.16; 10.08)

a6) houve alteração do horário de trabalho do funcionário, a qual deverá ser feita mediante aditivo contratual. Ao ser contratado foi estipulado um determinado horário de trabalho, qualquer horário diferente do contratado poderá ser caracterizado como quebra de contrato (a não ser que a alteração de horário de trabalho esteja prevista no contrato). O funcionário poderá alegar que a empresa, por pressão, o forçou a trabalhar em horário diferente do combinado trazendo-lhe prejuízo. Quando houver previsão de que o funcionário poderá mudar de horário, mencionar no contrato de trabalho; (1.11)

a7) está documentada, qualquer alteração do contrato a pedido do funcionário, mediante solicitação da alteração e respectivo termo de aditivo contratual;

a8) contrato de experiência não extrapolou há 90 dias, caso ultrapasse os 90 dias ( incluído o 1º dia), alertar a empresa que é devido ao funcionário aviso prévio multa FGTS e demais verbas trabalhista proveniente a demissão do funcionário, pois o contrato de experiência passa a vigorar por prazo indeterminado;

a9) o contrato de experiência foi prorrogado apenas 02 vezes, no prazo de 90 dias; a terceira prorrogação o torna contrato por prazo indeterminado;

a10) outros dados que o Auditor julgar necessário na ocasião da Auditoria.

b) ACORDO DE COMPENSAÇÃO

Na maioria das vezes, os funcionários trabalham de segunda a sexta 8hs48min para compensar o sábado, há a diminuição do trabalho de um dia da semana ou algumas horas em um dia e o respectivo aumento da carga horária em outros dias da semana. Todos os funcionários que aderem a esse tipo de compensação devem manter o acordo de compensação por escrito com a empresa.

Em uma reclamatória trabalhista, se a empresa não mantiver o acordo de compensação, as horas superiores a 08 horas diárias serão consideradas como horas extras, ou seja, o funcionário reivindicará 48 minutos extras todos os dias. (1.9) e (1.10)

Os profissionais que fazem os cálculos trabalhistas para fins judiciais (reclamatórias trabalhistas), ao verificarem que na documentação do funcionário não consta o acordo de compensação de horas, computam como horas extras as excedentes a 08 horas diárias, em 05 anos, totalizam 57.600 minutos ou 960 horas extras (48 min x 20 dias no mês x 12 meses no ano x 05 anos). Se o funcionário percebe R$ 2.000,00 mensais, por exemplo, gera uma contingência trabalhista de R$ 13.090,90 de horas extras [(2.000,00 /220)x50% x 960] + 3.141,81 de DSR (13.090,90/25x6), ainda tem o cálculo do 13º salário, das Férias e FGTS sobre as horas extras e DSR.

Portanto, o Auditor deverá atentar seriamente ao assunto.

c) SALÁRIO FAMÍLIA (1.2)

Documentos necessários para a percepção do salário-famíla:

c1) Ficha de Salário Família, devidamente preenchida;

c2) Termo de Responsabilidade para fins de salário família, assinado pelo funcionário;

c3) Apresentar anualmente cópia do Cartão de vacinação para filhos até 06 anos de idade;

c4) Apresentar semestralmente comprovante de freqüência escolar para filhos a partir dos 07 anos de idade, nos meses de maio e novembro de cada ano.

Caso a empresa pagou o salário família sem que o funcionário apresentasse os documentos acima, em uma fiscalização, O INSS autuará a empresa no valor do salário-família acrescido de juros e multas (de ofício).

d) EXAMES MÉDICOS (1.26) (5.17)

O Auditor deverá verificar se foram feitos os exames médicos solicitados pela legislação.

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Manual de Auditoria Trabalhista De acordo com o Artigo 168 da Consolidação das Leis do Trabalho, e Item 7.4.1 da Norma Regulamentadora Relativa à Segurança e Medicina no Trabalho NR 7 - Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional, é obrigatória a realização de exames médicos admissionais, periódicos e demissionais:

d1) Admissional - na admissão do funcionário é obrigatório o exame médico admissional;

d2) Periódicos - a cada ano ou em intervalos menores (normalmente é semestral) para trabalhadores expostos a riscos;

d3) Periódicos - anual, quando menores de dezoito anos e maiores de quarenta e cinco anos de idade;

d4) Periódicos - cada dois anos, para os trabalhadores entre dezoito anos e quarenta e cinco anos de idade;

d5) Demissional - na saída do funcionário da empresa é obrigatório o exame médico demissional.

e) ACORDO DE PRORROGAÇÃO DE HORAS

Acordo de prorrogação de horas, no qual o funcionário concorda em prorrogar a jornada de trabalho. Deve ser solicitada para os funcionários que prorrogam a jornada de trabalho. (1.7) (1.8)

f) COMPROVANTE DE ENTREGA E DEVOLUÇÃO DA CTPS

Comprovante de entrega e devolução da CTPS, os funcionários devem entregar a CTPS à empresa e esta devolvê-la em 48 horas, mediante recibo. O Auditor deverá verificar se há o comprovante de entrega e devolução da CTPS na ocasião da admissão, na saída para férias e na saída do funcionário da empresa. Não é suficiente ter apenas o comprovante de devolução da CTPS, é necessário que a empresa mantenha também cópia do comprovante de entrega (no qual a empresa protocola o recebimento da CTPS ao funcionário), pois somente com o comprovante de entrega e de devolução, a empresa comprova que permaneceu apenas 48 horas com a CTPS do funcionário. (1.6)

g) DECLARAÇÃO DE ENCARGOS DE FAMÍLIA PAR FINS DE I.R.

Declaração de Encargos de Família para fins de I. R. – os funcionários que tenham retenção de I.R e deduzam dependentes deverão apresentar esta Declaração, senão a empresa terá que reembolsar com juros e multas o valor dos dependentes deduzidos sem o comprovante, em uma eventual fiscalização. Também, a Receita Federal vem exigindo essa Declaração até mesmo para os funcionários que não tenham dependentes, sob pena de multa administrativa. (1.3)

h) DECLARAÇÃO DE UTILIZAÇÃO DO VALE-TRANSPORTE

h1) Todo funcionário admitido deverá fazer a opção pela UTILIZAÇÃO ou NÃO Utilização do Vale Transporte, mediante declaração;

h2)Os funcionários que optaram em receber o Vale-Transporte deverão fazer ANUALMENTE a declaração de trajeto, atualizando o trajeto e as linhas de ônibus utilizadas, sob pena do benefício ser considerado como rendimento tributável do trabalhador, incidindo INSS, FGTS, IRRF. (1.5)

i) OUTROS DOCUMENTOS

i1) Quando a empresa efetua o fechamento de horas extras, comissões, descontos de faltas, etc., no período, a título de exemplo, compreendido entre o dia 25 do mês anterior até o dia 24 do mês em curso, sendo os eventos posteriores ao dia 24 contabilizados na folha do mês seguinte. ( ou seja a folha de pagamento não tem como base o dia 01 ao dia 30 de cada mês),verificar se a empresa possui termo de anuência, descrevendo no referido documento os procedimentos adotados, e que o mesmo seja autenticado pelos funcionários; (1.4)

i2) nas jornadas de compensação de 12 x 36, verificar se há acordo de compensação por escrito; (1.10)

i3) verificar se horário de trabalho foi alterado sem aditivo contratual – alteração unilateral de contrato; (1.11)

i4) há documento de nomeação para funcionário que recebe gratificação de função; (1.12)

i5) caso não conste a jornada de trabalho no cabeçalho do cartão ponto ou a empresa não utilize o cartão ponto deverá manter quadro de horário de trabalho; (1.14)

i6) caso trabalhem menores na empresa deverá constar quadro da proteção do trabalho do menor; (1.15)

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Manual de Auditoria Trabalhista i7) verificar a data que consta no recibo de pagamento de salário, se for posterior ao 5º dia útil do mês seguinte ou estiver em branco (e não houver comprovante de depósito até o 5º dia útil) a empresa está passível de multa por atraso de salário; (1.17)

i8) alertar sobre as conseqüências dos documentos pagos por fora; (1.18)

i9) registro de empregado deverá ser mantido por estabelecimento não podendo ser centralizado; (1.20)

i10) verificar se a empresa possui o livro de inspeção do trabalho; (1.21)

i11) comprovante de entrega das EPIs ( Equipamento de Proteção Individual) – a empresa deverá manter em arquivos protocolos que comprovem que a empresa entregou os Equipamentos de Proteção Individual ( protetor auricular, calçados, roupas, etc);

i12) comprovante de entrega do Regulamento da empresa aos funcionários.

j)FICHA DE REGISTRO DE FUNCIONÁRIOS (1.1)

Se estão preenchidas com os seguintes dados do funcionário:

j1) nome;

j2) nº da CTPS e série;

j3) nº da RG e do CPF;

j4) nº do PIS;

j5) data de admissão;

j6) horário e local de trabalho;

j7 endereço do funcionário;

j8) filiação.

Se estão atualizadas quanto:

j9) atualização salarial;

j10) férias gozadas;

j11) contribuição sindical;

j12) alteração do horário de trabalho;

j13) anotação da comunicação de acidentes de trabalho – CAT;

j.14) anotação de interrupção do contrato de trabalho.

2. REGISTRO DE PONTO E JORNADA DE TRABALHO

Através da análise do cartão ponto o Auditor poderá constatar várias incorreções que poderão ocasionar multas, bem como reclamatórias trabalhistas.

VERIFICAR SE:

a1) Excesso de jornada de trabalho

Funcionários vêm excedendo sua jornada de trabalho em mais de duas horas diárias. A Constituição Federal e as Leis Trabalhistas permitem ao funcionário trabalho de no máximo 10 horas diárias, mediante acordo de prorrogação de jornada de trabalho. Qualquer excesso superior a 10 horas diárias, em uma fiscalização, terá multa de até 3.782,8472 UFIR. No sábado compensado ou no domingo/feriado haverá excesso de jornada somente se o funcionário trabalhar mais de 10 horas diárias; (2.1)

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Manual de Auditoria Trabalhista a2) Intervalo mínimo de 11 horas entre uma jornada e outra

Foi observado o intervalo mínimo para repouso intra-jornada de onze horas consecutivas. Entre uma jornada e outra o funcionário deverá descansar 11 horas, multa de 37,8285 UFIR’s a 3.782,8472 UFIR’s, bem como o funcionário poderá reclamar como horas extras se trabalhar nesse intervalo; (2.2)

A3) TRABALHO NOS DIAS DESTINADOS AO DESCANSO SEMANAL

Funcionários vêm trabalhando nos dias destinados ao descanso semanal. Multa de até 3.782,8472 UFIR. O funcionário deve descansar no dia estipulado no seu cartão ponto ou no máximo trocar esse descanso por outro dia, desde que seja anterior ao dia do próximo descanso; (2.3)

A4) INTERVALO DE 15 MINUTOS EM JORNADA DE 06 HORAS - MARCAÇÃO

No cartão ponto está assinalado (no cabeçalho) ou registrado o intervalo de 15 minutos de descanso obrigatório para jornadas de trabalho com 06 horas de duração. Multa de até 3.782,8472 UFIR; (2.4)

A5) MARCAÇÃO DA JORNADA COM ANTECEDÊNCIA

Funcionários marcam suas jornadas de trabalho com antecedência. Os minutos extras no dia a dia somam uma enorme quantidade de horas extras no prazo de 05 anos, as quais podem ser reivindicadas pelo funcionário; (2.5)

A6) AUTORIZAÇÃO PARA HORAS EXTRAS

Os funcionários que fazem horas extras estão autorizados para realização das mesmas. O objetivo é verificar se há ou não a necessidade do empregado trabalhar depois do horário normal (o qual é oneroso para a empresa), a solicitação para que o responsável autorize a hora extra, ajuda a inibir a realização de atividades desnecessárias ou que poderiam ficar para o dia seguinte. (2.6)

A7) COMPENSAÇÃO DE INÍCIO DE TRABALHO ANTECIPADO COM SAÍDA ANTECIPADA OU VICE-VERSA

É feita a compensação do horário na entrada com horário na saída do funcionário. Ocorre que alguns funcionários costumam chegar ao trabalho antes do horário previsto e em contrapartida saem antes do término o horário previsto no cartão ponto. Essa prática não é aconselhável, pois legalmente a empresa tem 02 a 03 meses para descontar faltas e atrasos do funcionário, no entanto o funcionário tem 05 anos para reclamar a hora extra em atraso. Dessa forma, em uma reclamatória trabalhista, o funcionário exige as horas que trabalhou com antecedência e a empresa fica impedida de descontar as horas não trabalhadas, até porque, se não descontou, concedeu como benefício ao funcionário; (2.7)

A8) NÃO PREENCHIDO O CABEÇALHO DO CARTÃO PONTO

Em cartões pontos não está pré-assinalado o horário de trabalho. Necessidade de manter o quadro de horário de trabalho; (2.8)

A9) HORAS EXTRAS EM ATIVIDADES INSALUBRES

Funcionários que trabalham em atividades insalubres estão prorrogando a jornada de trabalho. Multa de até 3.782,8472 UFIR; (2.9)

A10) REGISTRO EM PAPELETA DE TRABALHO EXTERNO

Funcionários externos não registram jornada de trabalho em papeleta de trabalho externo. Neste caso, os responsáveis pelo RH comentam que de acordo com a CLT os funcionários externos não precisam anotar sua jornada de trabalho, no entanto, o Auditor deverá recomendar que esses funcionários registrem o cartão ponto para evitar reclamatórias. Muitas vezes não ocorre o registro porque a empresa deveria pagar horas extras e está assumindo o risco, porém o risco é da empresa e deve ser relatado; (2.10)

A11) MARCAÇÃO DO PONTO PARA FUNCIONÁRIOS EM CARGOS DE SUPERVISÃO

Funcionários em cargos de supervisão e gerência estão dispensados de marcar o ponto, porém a dispensa da marcação do ponto é somente para funcionários que percebem a gratificação de função no holerite, aqueles que não percebem a gratificação de função, mesmo sendo supervisores e gerentes, podem reclamar hora extra a qualquer momento, por essa razão devem anotar o ponto; (2.11)

a12) Horário de trabalho está de acordo com pré-assinalação no cabeçalho do cartão ponto

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A marcação no cartão de ponto deve corresponder à jornada pré-assinalada no mesmo. Lembrando que o cartão ponto substitui o quadro de horário, se funcionário trabalhar período antes ou depois do seu horário normal pode reclamar essas horas como extraordinárias, sem que o empregador tenha tempo hábil descontar o horário não trabalhado (o funcionário faz reclamação trabalhista após sua saída da empresa). A questão do horário de trabalho anotado no cartão ponto é relevante, pois qualquer mudança no horário estipulado no contrato de trabalho deverá ser feita mediante aditivo contratual, caso contrário o funcionário poderá alegar que foi obrigado a cumprir outro horário, diferente do estipulado em contrato; (2.12)

A13) INTERVALO MÍNIMO DE 01 HORA PARA ALIMENTAÇÃO E REPOUSO

Não foi observado o intervalo para alimentação e repouso. Para jornada de trabalho superior a 06 horas diárias o funcionário terá no mínimo de 01 hora e no máximo de 02 horas de intervalo. Haverá multa se a empresa não observar o mínimo de 01 hora, no caso de concessão de mais de 02 horas a empresa deverá pagar hora extraordinária; (2.13) A14) PONTO COM RASURAS

O registro de ponto está com rasuras, situação que poderá desqualificá-lo como prova a favor da empresa; (2.14)

A15) PONTO NÃO ASSINADO

Cartões ponto estão sem assinatura do funcionário, o qual poderá ser desqualificado; (2.15)

A16) MARCAÇÃO REPETITIVA

Há marcação repetitiva no cartão ponto – indício de que o cartão não reflete a realidade, impossível o funcionário registrar sua jornada sempre na mesma hora de entrada, de intervalos e de saída; (2.16) A17) PLANTÕES À DISTÂNCIA

Nos casos de Plantão à distância estão sendo marcadas as horas trabalhadas; (2.17)

A18) PLANTÕES À DISTÂNCIA

Nos Plantões à distância está sendo pago o adicional 1/3 somente sobre horas de plantão (a disposição da empresa- em casa) e não sobre as horas já computadas na folha de pagamento como trabalhadas; (2.18)

A19) CARACTERIZAÇÃO DE TURNO ININTERRUPTO DE REVEZAMENTO – TRABALHO 06 HORAS DIÁRIAS

Há caracterização do turno ininterrupto de revezamento. Em atividades que funcionam 24 horas sem paralisação e o funcionário trabalha em horário diversificado, por exemplo: uma semana de manhã, outra semana à noite, a este funcionário, conforme a Constituição Federal, compete trabalhar apenas 06 horas diárias (objetivo é compensar seu relógio biológico que fica desajustado devido o trabalho alternado de dia e à noite); (2.19)

a20) Compensação de atrasos e faltas com horas extras

Há compensação de atrasos e faltas com jornada extraordinária. A marcação de jornada de trabalho, em desacordo com a pré-assinalada no cartão ponto, deverá ser descontada, nos casos de faltas e atrasos, e paga como horas suplementares, no caso de horas excedentes. Pois, em uma reclamatória trabalhista o funcionário poderá reivindicar as horas extras não remuneradas, já as faltas e atrasos a empresa tem um curto prazo para o desconto do funcionário e não poderão ser compensadas na justiça do trabalho; (2.20)

A21) BANCO DE HORAS

Na empresa há a possibilidade de adotar a sistemática do Banco de Horas – compensação de horas extras, com o objetivo de desonerar; (2.21)

A22) HOMOLOGAÇÃO DO BANCO DE HORAS

-O Banco de Horas está homologado no Sindicato, senão perde a validade; (2.22)

A23) SUPRESSÃO DE HORAS EXTRAS

-A empresa pode realizar a supressão das horas extras com habitualidade, objetivando evitar a integração das mesmas no salário do funcionário; (2.23)

A24) TELEFONISTA - JORNADA DE 06 HORAS

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- As telefonistas têm jornada de trabalho de 06 horas. As horas excedentes à sexta devem ser pagas como extraordinárias; (2.24)

A25) TROCA DE PLANTÕES

- Há a troca de plantões, alertar sobre a possibilidade de pagar horas extras nas trocas de plantões; ( 2.25)

a26) Serviço fora do horário

- O funcionário presta serviço fora do horário de trabalho; (2.26)

A27) FUNCIONÁRIOS COM JORNADA DE 180 HORAS E QUE TRABALHAM 220 HORAS MENSAIS

- Verificar se os funcionários que trabalham 180 horas/mês podem ter jornada normal de 220 horas/mês; (2.27)

A28) HORAS EXTRAS DO CARTÃO PARA FECHAR COM A FOLHA DE PAGAMENTO

- As Horas extras apontadas no cartão ponto constam na folha de pagamento do funcionário. (2.28)

3. FOLHA DE PAGAMENTO

a) CONFERÊNCIA DA FOLHA DE PAGAMENTO COM O CARTÃO PONTO E DEMAIS RELATÓRIOS PARA O PAGAMENTO DAS VERBAS SALARIAIS

O Auditor deve manter os seguintes raciocínios para realizar as recomendações de auditoria:

- se a empresa estiver pagando a menor às verbas trabalhistas, em relatório deverá mencionar que há diferenças no pagamento de verbas trabalhista e que eventualmente poderá haver reclamatórias trabalhistas em função da incorreção;- se a empresa estiver pagando a maior às verbas trabalhistas, deve demonstrar em relatório as respectivas diferenças, recomendando o acerto para evitar o desembolso desnecessário.- A empresa tem um curtíssimo prazo para descontar do funcionário as verbas pagas a maior, no entanto os valores pagos a menor ao funcionário podem ser reivindicados em até 02 anos após sua saída da empresa, para reclamar os últimos 05 anos;- Não importa se o erro é a favor ou contra a empresa, ocorrendo o erro deve ser comentado em relatório;- Solicitar a Convenção Coletiva de Trabalho dos funcionários, normalmente cada Sindicato tem suas peculiaridades, bem como se atentar para o fato que as empresas com filiais em outras regiões devem adotar a CCT da respectiva região.

a1) Através de testes por amostragem o Auditor deverá selecionar cartões ponto e conferir se os dados apontados no cartão ponto estão refletindo na folha de pagamento. Exemplo:- nº de dias trabalhados,- nº de faltas,- nº de horas extras c/ 50%,- nº de horas extras c/100%,- nº de horas de adicional noturno,- outros

a2) no caso do pagamento de comissões, solicitar ao responsável pelo RH a origem das comissões, documento do setor comercial autorizando o pagamento de tal valor. Se não houver relatar como ponto de controle interno.

b) CÁLCULOS NA FOLHA DE PAGAMENTO QUE DEVEM SER AVERIGUADOS (3.12) (3.13) (3.14) (3.15) (3.16) (3.17)

O Auditor deverá conferir os cálculos constantes na folha de pagamento, observando as leis trabalhistas e a CONVENÇÃO COLETIVA DE TRABALHO de cada categoria e cada estabelecimento da empresa (matriz, filial, escritório). Normalmente, a Convenção Coletiva de Trabalho tem suas peculiaridades que interferem no cálculo na folha de pagamento. O Auditor deve atentar para as categorias estabelecidas em bases sindicais diferentes, pois têm exigências distintas ( Ex.: funcionário da matriz e da filial), bem como funcionários no mesmo estabelecimento, mas com categorias diferenciadas.

Verificar o cálculo de:

b1)Hora extra com adicional de 50%

44 horas semanais

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(salário base : 220) + 50%=

36 horas semanais (telefonista, turno ininterrupto revezamento, enfermagem, etc.)

(salário base : 180) x + 50%=

b2) Hora extra com adicional de 100% (domingos e feriados)

(salário base : 220) + 100%=(salário base : 180) + 100%=

b3) Hora extra insalubre

(salário base + insalubridade) : 220 + 50%=

b4) Hora extra periculosa

(salário base + periculosidade) : 220 + 50%=

b5) Hora extra noturna

A Hora extra noturna é devida se o funcionário trabalhou em horário extraordinário das 22:00hs até as 05:00hs do dia seguinte.

(salário base : 220 + 50%) + 20% =

b6) DSR horas extras

(valor HE 50% + valor HE 100%) x (nº de domingos+ feriados no mês) nº de dias úteis (incluir o sábado)

-b7) DSR comissões

(valor das comissões pagas no mês) x (nº de domingos+ feriados no mês) nº de dias úteis (incluir o sábado)

b8) DSR adicional noturno

(valor Adicional Noturno no mês) x (nº de domingos+ feriados no mês) nº de dias úteis (incluir o sábado)

b9) DSR cálculo globalNormalmente na folha de pagamento é calculo o DSR global sobre todas as variáveis (horas extras, adicional noturno, insalubridade, etc) no mês

(valor total das verbas variáveis ) x (nº de domingos+ feriados no mês) nº de dias úteis (incluir o sábado)

b10) DSR insalubridade

(valor Adic. Insalubridade ) x (nº de domingos+ feriados no mês) nº de dias úteis (incluir o sábado)

b11) InsalubridadeDivide-se em grau mínimo (10%), médio (20%) e máximo (40%), calculada sobre o salário mínimo

Exemplo grau médio[(Salário mínimo x 20%): 220] x nº de horas trabalhadas em condições insalubres

Obs.: DSR s/ insalubridade – quando o funcionário trabalha o mês todo em atividades insalubres, sendo pago integralmente 20% sobre o salário mínimo não se calcula o DSR sobre a insalubridade, pois o funcionário está percebendo a insalubridade sobre as 220 horas mensais. Porém, quando trabalha algumas horas no mês (exemplo 95 horas) deve ser calculado o DSR sobre as horas de insalubridade, devido o DSR não estar incluso nas horas pagas.

b12) periculosidade

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Calculada em 30% sobre o salário base do empregado nas atividades que configure trabalho exposto a materiais explosivos ou inflamáveis e eletricidade. Exemplo: tanques de combustíveis, caldeiras, eletricidade. A periculosidade é determinada pelo Engenheiro ou Médico de Trabalho mediante perícia.

salário base x 30%

b13) Adicional Noturno (3.20) (3.21) (3.22)

Considera-se noturno, nas atividades urbanas, o trabalho realizado entre as 22:00 horas de um dia às 5:00 horas do dia seguinte. Nas atividades rurais das 21:00 às 4:00hs. A hora normal tem a duração de 60 (sessenta) minutos e a hora noturna, por disposição legal, nas atividades urbanas, é computada como sendo de 52 (cinqüenta e dois) minutos e 30 (trinta) segundos.A hora noturna, nas atividades urbanas, deve ser paga com um acréscimo de no mínimo 20% sobre o valor da hora diurna e 25 % nas atividades rurais, exceto condições mais benéficas previstas em acordo, convenção coletiva ou sentença normativa.

Salário base x 20% =

b14) Pensão Alimentícia (3.3) (3.4) (3.5)

A pensão alimentícia deduz a base de cálculo para fins de retenção do IRRF.O Auditor deverá verificar a forma que o juiz determinou para o pagamento da pensão alimentícia:

- sobre o valor bruto do salárioSobre o valor bruto aplica o percentual determinado pelo juiz.

-sobre o valor líquido do salárioQuando o juiz determina percentual sobre o valor líquido do salário, deverá ser utilizada a seguinte fórmula:

P = { { RT – CP – [ ( A / 100 ) x ( RT – CP – ( D x PDD ) – P ) ] + PD } x ( PP / 100 ) }

Legenda

P Pensão alimentíciaRT Rendimentos tributáveisCP Contribuição previdenciáriaA Alíquota do imposto de renda que estaria sujeito os rendimentos antes do cálculo da pensão alimentícia.D Numero de dependentes, exceto os beneficiários da pensãoPDD Parcela a deduzir por dependentePD Parcela a deduzir do imposto calculado, de acordo com a tabela progressivaPP Percentual da pensão alimentícia

Cálculo referente ao mês de ago/99.

P = { { 1.833,00– 138,08 – [ ( 15,00 / 100 ) x ( 1.833,00 – 138,09 – ( 2 x 90,00 ) – P ) ] + 135,00 } x ( 20,00 / 100 ) }

P = { { 1.694,92 – [ 0,15 x ( 1.514,91 – P ) ] + 135,00 } x 0,20 }

P = { { 1.694,92– [ 227,23 – 0,15P ] + 135,00 } x 0,20 }

P = { { 1.694,92 – 227,23 + 0,15P + 135,00 } x 0,20 }

P = { { 1.602,69 + 0,15P } x 0,20 }

P = { 320,54 + 0,03P }

P =320,54 + 0,03P

P – 0,03P = 320,54

0,97P = 320,54

P = 320,54 / 0,97

P = 330,45

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Calculando o IRRF

IRRF = { [ ( 1.833,00 – 138,08 – 180,00 - 330,45 ) x 0,15 ] – 135,00 } = 42,67

tirando a prova:

Rendimentos 1.833,00Contribuição previdenciária ( 138,08 )IRRF ( 42,67 )Base de cálculo pensão 1.652,25Pensão alimentícia 20 % 330,45

Apurando as divergências

EVENTO EMPRESA AUDITORIA

Pensão Alimentícia 250,00 330,45Imposto de renda 54,74 42,67

-As importâncias descontadas a menor do funcionário, para pagamento da requerente da pensão judicial, poderão ser exigidas da empresa, pelo não cumprimento da determinação judicial.

D) DESCONTO DO VALE – TRANSPORTE

VERIFICAR SE:

d1) a empresa está observando o limite de 6% para o desconto do vale-transporte sobre o salário-base e comissões (não podendo efetuar o desconto sobre horas extras, adicional noturno, insalubridade, DSR, e outros adicionais);

d2) o funcionário apresenta anualmente a Declaração de Utilização do Vale Transporte; (1.5)

d3) os cálculos estão sendo feitos proporcionais aos dias trabalhados no mês, em função das admissões e demissões;

d4) os vales não utilizados pelo funcionário estão sendo descontados na rescisão ou se existe evidência de que os mesmos foram devolvidos pelo funcionário (as devoluções podem ser constatadas no formulário de controle de estoque dos vales, caso a empresa não tenha controle, o auditor deve mencionar tal situação em relatório); (7.10)

d5) o desconto do vale está sendo integral até o limite do valor do preço pago pela aquisição, para os funcionários cujo desconto de 6% é superior ao preço pago pelo vale, ou seja, não pode descontar valor maior do que o vale-transporte custa para a empresa;

e) DESCONTO DO IRRF

Lembrando que o auditor deve ter em mãos a tabela atualizada para o cálculo do IRRF incidente sobre verbas salariais.

e1) o IRRF sobre a folha tem sua incidência pelo regime de caixa, ou seja, a base de cálculo é o pagamento, assim diferenças salariais, de horas extras e etc, terão a incidência acumulada na data do pagamento;

e2) não há retenção do IRRF, quando o valor do desconto for inferior a R$ 10,00, exceto quando se referir ao 13º salário, pois sua tributação é exclusiva na fonte, sendo devida a retenção até mesmo se o desconto for inferior a R$ 10,00; (3.18)

e3) para fins de retenção do IRRF sobre férias gozadas (normais) deve ser somado o salário base + salário variável + 1/3 constitucional + abono pecuniário; ( art. 625 RIR/99)

e4) Verbas que não incidência têm incidência do IRRF na folha de pagamento:

- Abono do Pis, pago pela empresa e reembolsado pelo governo;- Abonos eventuais - as importâncias recebidas a título de ganhos eventuais e abonos expressamente desvinculados

do salário, por força da lei;- Aviso Prévio Indenizado (Enunciado 305 TST);- Ajuda de custo, parcela única, mudança de local de trabalho, art. 470 da CLT;- Reembolso babá, pago conforme legislação trabalhista, para crianças até 06 anos;

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Manual de Auditoria Trabalhista - Bolsa de Estágio, conforme Lei nº 6.494/77;- Convênios Médicos, reembolso de despesas com medicamentos, óculos, aparelhos ortopédicos, despesas médico-

hospitalares e outras similares, desde que a cobertura abranja a totalidade dos empregados e dirigentes da empresa;- Creche – reembolso, conforme a legislação para crianças até 06 anos de idade;- Despesas de veículos – ressarcimento de despesas pelo uso de veículo do empregado;- Diárias com viagens, desde que não excedam a 50% da remuneração percebida pelo funcionário;- Direitos Autorais – recebido em decorrência de cessão de direitos autorais;- Dispensa Imotivada, inciso I. art. 10 das Disposições Constitucionais Transitórias;- Abono de férias, art. 144 da CLT;- 1/3 do Abono de férias. Art. 143 da CLT;- Férias indenizadas e respectivo adicional constitucional;- Férias em dobro, art. 137 da CLT;- Indenização art. 14 Lei 5.889/73;- Indenização art. 479 da CLT;- Indenização art. 9º, da Lei 7238/84, relativa a dispensa no período de 30 dias que antecede a data-base do

empregado;- Indenização por tempo de serviço, anterior a 05 de outubro de 1988, empregado não optante pelo FGTS;- Indenização recebida a título de incentivo a demissão;- Licença-prêmio indenizada;- Multa, prevista no § 8º do art. 477 da CLT;- PAT, nos termos da lei;- Vale-transporte, nos termos da lei;- Participação do empregado nos lucros da empresa;- Plano Educacional – art. 21 Lei 9394/96;- Previdência Complementar;- Salário-família;- Seguro de vida pago a totalidade dos funcionários;- Transporte, alimentação e habitação fornecidos pela empresa, para trabalhar em local distante do da sua

residência;- Vestuário e Equipamentos utilizados no local de trabalho;

e5) as demais verbas terão a incidência do IRRF, porém existindo dúvidas o auditor deverá consultar a tabela de incidências de IRRF.; Em nov/2003, vigora a seguinte tabela progressiva mensal (verificar posteriores alterações)

Base de Cálculo R$ Alíquota % Parcela a deduzir R$Até 1.058,00 - -De 1.058,00 até 2.115,00 15% 158,70Acima de 2.115,00 27,5% 423,08

Dedução por dependente: R$ 106,00

Observação:

MEDIDA PROVISÓRIA Nº 202, DE 23 DE JULHO 2004.

Art. 1º Fica excluída, para fins de incidência na fonte e no ajuste anual do imposto de renda da pessoa física, a quantia de R$ 100,00 (cem reais) mensais do total dos rendimentos tributáveis provenientes do trabalho assalariado pagos nos meses de agosto a dezembro do ano-calendário de 2004.

Parágrafo único. O disposto no caput aplica-se, também, ao décimo terceiro salário, para fins de incidência do imposto de renda na fonte.

Verificar se:

e6) o cálculo do IRRF do funcionário selecionado está correto, para isso soma-se todas as verbas salariais (salário, HE, adicionais noturnos, periculosidade, etc), diminui-se o desconto do INSS, da pensão alimentícia (se houver) e os dependentes, dessa forma, tem a base de cálculo. Sobre a base de cálculo aplicar a tabela progressiva. (Salário – INSS – P. Alimentícia – Dependentes = base de cálculo IRRF);

e7) os dependentes deduzidos do IR estão declarados na Declaração de Encargos de família para fins de IR (número menor ou maior deve ser mencionado no relatório);

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Manual de Auditoria Trabalhista e8) o salário é pago no mês seguinte e empregador faz adiantamento durante o mês, a retenção deverá ser efetuada da seguinte forma:

- no dia do pagamento: a base de cálculo é o total dos vencimentos menos o valor do adiantamento;- no dia do adiantamento: a base de cálculo é: a base de cálculo do dia do pagamento mais o valor do adiantamento

que está sendo pago; (art.621 RIR/99)

e9) o salário é pago até o último dia útil do próprio mês e o empregador faz adiantamento durante o mês: não haverá retenção do IRRF por ocasião do adiantamento, somente no final do mês por ocasião do pagamento. Isso porque o adiantamento e o salário são pagos dentro do mesmo mês;

e10) o total do IRRF na folha de pagamento do mês selecionado confere com os DARFs recolhidos;

e11) a empresa vem recolhendo regularmente o IRRF, caso contrário pode ser enquadrada como crime de apropriação indébita; (4.10)

f) DESCONTO DO INSS

O Auditor deve ter em mãos a tabela atualizada para o cálculo do INSS incidente sobre verbas salariais.

Verificar se:

f1) o INSS está sendo descontado dos empregados de acordo com a tabela mensal de contribuição previdenciária, divulgada pelo INSS, abaixo demonstramos, a título de exemplo, a tabela vigente em nov/2003, o Auditor deverá tomar conhecimento sobre a tabela atualizada a ser utilizada na data base da auditoria.

Salário-de-contribuição – R$ Alíquota para fins de recolhimento INSS - %Até 560,81 7,65%De 560,82 até 720,00 8,65%De 720,01 até 934,67 9,00%De 934,68 até 1.869,34 11,00%

A PARTIR DE JANEIRO/2004 (Portaria MPS 12/2004)SALÁRIOS-DE-CONTRIBUIÇÃO A L Í Q U O T A S até R$ 720,00 7,65 % de R$ 720,01 até R$ 1.200,00 9,00 %

de R$ 1.200,01 até R$ 2.400,00 11,00 %

TABELA DE CONTRIBUIÇÃO DOS SEGURADOSEMPREGADO, EMPREGADO DOMÉSTICO E TRABALHADOR

AVULSO, PARA PAGAMENTO DE REMUNERAÇÃO A PARTIRDE 01 DE MAIO DE 2004

ANEXO II, da Portaria INSS 479 de 07/mai./2004

Salário-de-contribuição – R$ Alíquota para fins de recolhimento INSS - %Até 752,62 7,65%*De 752,63 até 780,00 8,65%*De 780,01 até 1.254,36 9,00%De 1.254,37 até 2.508,72 11,00%

* Alíquota reduzida para salários e remunerações até três salários mínimos, em razão do disposto no inciso II do art. 17 da Lei nº 9311, de 24 de outubro de 1996, que instituiu a Contribuição Provisória sobre Movimentação ou Transmissão de Valores e de Créditos e de Direitos de Natureza Financeira - CMPF.

f2) está sendo descontado o INSS sobre todas as verbas de natureza salarial, para isso o Auditor deverá ter em mãos relação das verbas que tem incidência ou não da contribuição;

f3) a empresa vem recolhendo o INSS descontado dos funcionários, caso contrário pode ser enquadrada como crime de apropriação indébita; (4.10)

f4) contribuição previdenciária – empregos simultâneos: De acordo com o Inciso I, do Artigo 28, da Lei 8.212/91, entende-se como salário de contribuição, para o empregado e trabalhador avulso, a remuneração auferida em uma ou mais empresas, assim entendida a totalidade dos rendimentos pagos, devidos ou creditados a qualquer título, durante o mês, destinados a

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Manual de Auditoria Trabalhista retribuir o trabalho, qualquer que seja a sua forma, portanto, aplica-se, quando de empregos simultâneos, a proporcionalidade na base de cálculo da contribuição.

g) SALÁRIO FAMÍLIA

Verificar se:

g1)o funcionário que percebe a quota do salário família (R$ 13,48* por filho menor de 14 anos) não tem seus vencimentos maiores que R$ 560,81* mensal, não esquecer que o vencimento mensal é considerado o salário base + salário variável (HE, adicionais, insalubridade). Por exemplo: o salário base é de R$ 500,00, o funcionário tem direito ao salário família, no entanto se em um mês acrescer ao vencimento mais R$ 61,00, perfazendo R$ 561,00, nesse mês não terá direito em receber o salário família; (* em nov/2003 – verificar o valor atualizado);

Observação:

A partir de 01/mai./2004, conforme art. 4º, da Portaria do INSS nº 479, de 07/05/2004, o salário-família será pago da seguinte forma:

“Art. 4º - O valor da cota do salário família por filho ou equiparado de qualquer condição, até quatorze anos de idade, ou inválido de qualquer idade, a partir de 01 de maio de 2004, é de: I - R$ 20,00 (vinte reais) para o segurado com remuneração mensal não superior a R$ 390,00 (trezentos e noventa reais); II - R$ 14,09 (catorze reais e nove centavos) para o segurado com remuneração mensal superior a R$ 390,00 (trezentos e noventa reais) e igual ou inferior a R$ 586,19 (quinhentos e oitenta e seis reais e dezenove centavos). Parágrafo 1º - Para os fins deste artigo, considera-se remuneração mensal do segurado o valor total do respectivo salário-de-contribuição, ainda que resultante da soma dos salários-de-contribuição correspondentes a atividades simultâneas. Parágrafo 2º - O direito à cota do salário-família é definido em razão da remuneração que seria devida ao empregado no mês, independentemente do número de dias efetivamente trabalhados. Parágrafo 3º - Todas as importâncias que integram o salário-de-contribuição serão consideradas como parte integrante da remuneração do mês, exceto o 13º salário e o adicional de férias previsto no inciso XVII do art. 7º da Constituição Federal de 1988, para efeito de definição do direito à cota de salário-família. Parágrafo 4º - A cota do salário-família é devida proporcionalmente aos dias trabalhados nos meses de admissão e demissão do empregado.”

g2) o funcionário apresentou o termo de responsabilidade, com o nome os filhos com direito ao salário família; (1.2)

g3) foi apresentado o atestado anual de vacinação para os filhos até 06 anos de idade; (1.2)

g4) foi apresentado semestralmente (maio e novembro de cada ano) o comprovante de freqüência escolar dos filhos a partir dos 07 anos; (1.2)

g5) o valor da cota do salário família para o segurado empregado está sendo calculado proporcional aos dias trabalhados nos meses de admissão e demissão;

g6) não está sendo pago o salário-família no período entre a suspensão do benefício, motivada pela falta de comprovação da freqüência escolar ou pela falta de atestado de vacinação e seu reativamento, salvo se provada a freqüência escolar regular no período ou apresentado o atestado de vacinação obrigatória, respectivamente.

(Bases: Decreto nº 3.048/99, artigo 84 e Instrução Normativa INSS nº 57/01, art. 230)

h) DESCONTOS DE FARMÁCIA, MERCADO, ASSOCIAÇÃO.... ( 10.8)

Verificar se:

h1) no contrato de trabalho do funcionário consta cláusula que permite tais descontos. A empresa pode manter o comprovante autorizando desconto específico, mas se não constar cláusula no contrato de trabalho autorizando tal desconto, estará a empresa quebrando as cláusulas contratuais, exigindo do funcionário o que não foi combinado, assim prejudicando o desconto em folha de pagamento e em uma eventual reclamatória trabalhista poderá ser exigido o reembolso do valor;

h2) no arquivo de funcionários tem autorização para o desconto. Exemplo: desconto de farmácia de R$ 50,00, a empresa deve manter a nota fiscal ou autorização específica de desconto de R$ 50,00, na qual o funcionário autoriza o desconto daquela importância na folha de pagamento, ou seja, para cada mês deverá ter comprovante de que foi o funcionário que

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Manual de Auditoria Trabalhista adquiriu a mercadoria. Já foi convencionado no contrato de trabalho que a empresa poderá descontar os gastos com farmácia, no entanto a empresa precisa manter um documento comprovando que foi o funcionário quem utilizou o medicamento, caso questione que a despesa não foi realizada por ele;

i) DESCONTO DA CONTRIBUIÇÃO SINDICAL (3.1) (3.2)

CONTRIBUIÇÃO DOS EMPREGADOS i1) a Contribuição Sindical dos empregados será recolhida de uma só vez e corresponderá à remuneração de um dia de trabalho, qualquer que seja a forma de pagamento. i2) nos termos do art. 582, § 1º, letras "a" e "b" da CLT, considera-se um dia de trabalho o equivalente a: a) uma jornada normal de trabalho, se o pagamento ao empregado for feito por unidade de tempo (hora, dia, semana, quinzena ou mês);b) 1/30 (um trinta avos) da quantia percebida no mês anterior, se a remuneração for paga por tarefa, empreitada ou comissão. i3) o desconto da contribuição sindical corresponde a um dia normal de trabalho, ou seja, vai ser composta da remuneração que corresponda à jornada diária normal do empregado. Assim, as horas extras não irão compor, uma vez que estas horas são realizadas além da jornada normal. i4) Salário Pago em Utilidades

Quando o salário for pago em utilidades, ou nos casos em que o empregado receba, habitualmente, gorjetas, a Contribuição Sindical corresponderá a 1/30 avos da importância que tiver servido de base, no mês de janeiro para a contribuição do empregado à Previdência Social (art. 582, § 2º da CLT). i5) Desconto

Os empregadores são obrigados a descontar da folha de pagamento de seus empregados, relativa ao mês de março de cada ano, a Contribuição Sindical por estes devidas aos respectivos sindicatos. i6)Admissão Antes do Mês de Março

Empregado admitido no mês de janeiro ou fevereiro, que não consta anotação na CTPS de que foi feito desconto da Contribuição Sindical na empresa que trabalhou anteriormente, terá o desconto da Contribuição Sindical também no mês de março, ou seja, no mês destinado ao desconto. i7) Admissão no Mês de Março

Deve-se verificar se o empregado não sofreu o desconto respectivo na empresa anterior, caso em que este não poderá sofrer outro desconto. Referida hipótese deverá ser anotada na ficha de Registro de Empregados. Caso não tenha ocorrido qualquer desconto, o mesmo deverá ocorrer no próprio mês de março, para recolhimento em abril. i8) Admissão Após o Mês de Março

Os empregados que forem admitidos depois do mês de março serão descontados no primeiro mês subseqüente ao do início do trabalho. Como exemplo, pode-se ter aquele empregado admitido no mês de abril, sem que tenha havido em outra empresa o desconto da Contribuição Sindical, o seu desconto será efetuado em maio e o respectivo recolhimento será em junho (art. 602 da CLT). i9) Empregado Afastado

O empregado que se encontra afastado da empresa no mês de março, sem percepção de salários, por motivo de doença, acidente do trabalho ou licença não remunerada, deverá sofrer o desconto da Contribuição Sindical no primeiro mês subseqüente ao do reinício do trabalho.

Exemplo: Empregado sofreu acidente de trabalho em fevereiro, e só retornou à atividade em junho. O desconto da Contribuição Sindical deverá ser efetuado em julho e recolhido em agosto. i10) Aposentado

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Manual de Auditoria Trabalhista

O aposentado que retorna à atividade como empregado e, portanto, é incluído em folha de pagamento, fica sujeito normalmente ao desconto da Contribuição Sindical.O art. 8º, inciso VII da Constituição Federal determina também que o aposentado filiado tem direito de votar e ser votado nas organizações sindicais. i11) Profissional liberal com vínculo empregatício

Considera-se profissional liberal aquele que exerce com independência ou autonomia profissão ligada à aplicação de seus conhecimentos técnicos e para a qual possua diploma legal que o autorize ao exercício da respectiva atividade.

Os profissionais liberais poderão optar pelo pagamento da Contribuição Sindical unicamente à entidade sindical representativa da respectiva profissão, desde que a exerça, efetivamente, na firma ou empresa e, como tais, sejam nelas registradas. Neste caso, o profissional deverá exibir a prova da quitação da contribuição, dada por sindicato de profissionais liberais, onde o empregador deixará de efetuar, no salário do contribuinte, o desconto a que se refere o art. 582 da CLT. i12)Profissional Liberal Com Vínculo Empregatício - Não Exercício da Atividade Equivalente a Seu Título

Os empregados que, embora liberais, não exerçam na empresa atividade equivalente a seu título, deverão contribuir à entidade sindical da Categoria Profissional preponderante da empresa, ainda que, simultaneamente, fora da empresa, exerça sua atividade liberal e efetue a respectiva Contribuição Sindical.

j) Equiparação Salarial (3.7) (3.8) (3.9)

Verificar se há funcionários exercendo a mesma função na empresa, no entanto com salários diferentes. A equiparação salarial ocorre no prazo de até 02 anos da admissão de um e outro funcionário (§ 1º, art. 461- CLT), exemplo:

a)funcionário admitido em 02.01.2000 e outro em 15.11.2001, pode ser pedido a equiparação salarial, pois a diferença entre a admissão de um e outro é de 01 ano e 11 meses;b)funcionário admitido em 02.01.2000 e outro em 01.03.2002, não pode ser pedido a equiparação salarial, pois a diferença entre a admissão de um e outro é de 02 anos e 02 meses, ou seja, prazo superior a 02 anos.

Para evitar a equiparação salarial o Auditor deverá recomendar a empresa a criação do Quadro de Carreira (§2º, art. 461-CLT), bem como a empresa deve abandonar a prática de registrar quase todos os funcionários com uma única função (exemplo: auxiliar administrativo, auxiliar de escritório, etc).

Em uma reclamatória trabalhista o funcionário poderá vir a reivindicar a equiparação salarial, alegando exercer a mesma função, porém com salário distinto, com base no artigo 461 da CLT.

l) Reajuste Salarial

Verificar se:

l1) a empresa vem concedendo os reajustes salariais estipulados em convenção coletiva de trabalho; (3.10)

l2) vem sendo efetuado corretamente o cálculo proporcional para o reajuste salarial dos funcionários que foram admitidos após a última data-base da categoria, no caso em que esses funcionários receberam reajuste integral, solicitar a autorização por escrito do responsável que autorizou o reajuste integral, não apresentado o documento de autorização por escrito, comentar em relatório.

m) Salário abaixo do estipulado em convenção coletiva

Verificar se a empresa não remunera seus funcionários com salários inferiores aos estipulados pela Convenção Coletiva de Trabalho. (3.11)

n) Redução da jornada noturna

Verificar se a empresa vem reduzindo a jornada de trabalho noturna de seus funcionários de 60 minutos para 52 min e 30 seg. (3.20) (3.21) (3.22).

4. INSS

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Manual de Auditoria Trabalhista

a) CONFERÊNCIA DAS GUIAS DE RECOLHIMENTO

a1) Partindo do resumo total da folha de pagamento (no qual consta resumo da folha, das férias e rescisões), somar todas as verbas trabalhistas que têm incidência de INSS; (4.3)

a2) confrontar o somatório das verbas que têm incidência de INSS com o total da remuneração + 13º salário constante na página inicial da Gfip (qualquer diferença não explicada significa o pagamento a menor ou a maior de INSS); (4.3)

a3) conferir se o desconto dos segurados na folha + INSS Patronal + SAT (Seguro Acidente do Trabalho) estão sendo calculados e preenchidos corretamente da GPS;

a4) conferir as contribuições a título de terceiros na GPS;

a5) conferir se a empresa está recolhendo corretamente o percentual do SAT, através da tabela integrante do Decreto 3.048/99; (pode ser que as empresas estão enquadradas incorretamente); (4.11) (4.12)

a6) conferir atividade preponderante para fins do enquadramento do SAT; (4.11) (4.12)

a7) conferir se está recolhendo corretamente o percentual da Contribuição para Terceiros, através da tabela de códigos de códigos de terceiros e códigos FPAS;

a8) normalmente seleciona-se 01 mês para aplicar os testes e procedimentos de Auditoria Trabalhista, no entanto, os recolhimentos para o INSS e FGTS devem ser conferidos no mínimo em um período de 04 a 05 meses e se o Auditor julgar necessário ampliar a base dos testes (principalmente se forem detectadas diferenças);

a9) lembrando, verbas que NÃO tem incidência de INSS (para conferência o Auditor deve manter uma tabela atualizada de Incidências de INSS):

- Abono do Pis, pago pela empresa e reembolsado pelo governo;- Abonos eventuais- as importâncias recebidas a título de ganhos eventuais e abonos expressamente desvinculados

do salário, por força da lei;- Aviso Prévio Indenizado (Enunciado 305 TST);- Ajuda de custo, parcela única, mudança de local de trabalho, art. 470 da CLT;- Reembolso babá, pago conforme legislação trabalhista, para crianças até 06 anos;- Bolsa de Estágio, conforme Lei nº 6.494/77;- Convênios Médicos, reembolso de despesas com medicamentos, óculos, aparelhos ortopédicos, despesas médico-

hospitalares e outras similares, desde que a cobertura abranja a totalidade dos empregados e dirigentes da empresa;- Creche – reembolso, conforme a legislação para crianças até 06 anos de idade;- Despesas de veículos – ressarcimento de despesas pelo uso de veículo do empregado;- Diárias com viagens, desde que não excedam a 50% da remuneração percebida pelo funcionário;- Direitos Autorais – recebido em decorrência de cessão de direitos autorais;- Dispensa Imotivada, inciso I. art. 10 das Disposições Constitucionais Transitórias;- Abono de férias, art. 144 da CLT;- 1/3 do Abono de férias. Art. 143 da CLT;- Férias indenizadas e respectivo adicional constitucional;- Férias em dobro, art. 137 da CLT;- Indenização art. 14 Lei 5.889/73;- Indenização art. 479 da CLT;- Indenização art. 9º, da Lei 7238/84, relativa a dispensa no período de 30 dias que antecede a data-base do

empregado;- Indenização por tempo de serviço, anterior a 05 de outubro de 1988, empregado não optante pelo FGTS;- Indenização recebida a título de incentivo a demissão;- Licença-prêmio indenizada;- Multa, prevista no § 8º do art. 477 da CLT;- PAT, nos termos da lei;- Vale-transporte, nos termos da lei;- Participação do empregado nos lucros da empresa;- Plano Educacional – art. 21 Lei 9394/96;- Previdência Complementar;- Salário-família;- Seguro de vida pago a totalidade dos funcionários;

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Manual de Auditoria Trabalhista - Transporte, alimentação e habitação fornecidos pela empresa, para trabalhar em local distante do da sua

residência;- Vestuário e Equipamentos utilizados no local de trabalho;

b) OUTROS PROCEDIMENTOS

b1) todo sistema tem uma tabela de parâmetros de incidência de INSS, FGTS, IRRF e outras verbas, na qual constam todas as verbas cadastradas e as respectivas incidências. O Auditor deverá verificar minuciosamente se as verbas e as respectivas incidências estão cadastradas corretamente na tabela (com o auxílio de tabelas de incidência de INSS/FGTS/IRRF divulgadas por boletins informativos). Esta análise propiciará a detecção de possíveis erros. Também, na tabela de incidências cadastrada no sistema poderá ser verificada a correta indexação das verbas trabalhistas (horas extras, adicionais e etc.) (4.3) (4.4) (4.5)

b2) Visualizar se a GPIP está preenchida corretamente; informações sobre o preenchimento da GFIP, constam no Manual da GFIP, aprovado pela Instrução Normativa INSS/DC nº 86/2003; (4.19)

b3) Verificar se a GRFP (GRFC) está preenchida corretamente; informações sobre o preenchimento da GRFC, constam no Manual da GFIP, aprovado pela Instrução Normativa INSS/DC nº 86/2003; (4;16)

b4) Verificar se a GPS está exposta no quadro de avisos da empresa. (4.15)

b5) ARQUIVOS DIGITAIS EXIGIDOS PELO INSS

O auditor deverá verificar se a empresa está em ordem com os arquivos digitais, caso contrário fazer menção no relatório.

Por determinação da Lei 10.666/2003, desde 01/07/20003, as empresas e equiparados devem arquivar e conservar em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, sistemas e arquivos utilizados para registro de negócios e atividades econômicas ou financeiras, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária.

A Portaria INSS-DIREP 42/2003, estabelece a forma de apresentação, a documentação de acompanhamento e as especificações técnicas dos arquivos digitais a serem entregues ao auditor-fiscal da Previdência Social.

b6) REGISTRO CONTÁBIL DO INSS

O Auditor deverá visualizar se a Contabilidade da empresa está observando os seguintes procedimentos:

As remunerações pagas, devidas ou creditadas aos trabalhadores deverão estar devidamente escriturados nos Livros Diário e Razão, os quais são exigidos pela fiscalização após noventa dias contados da ocorrência dos fatos geradores das contribuições sociais, devendo:

I - atender ao princípio contábil do regime de competência; e

II - registrar, em contas individualizadas, todos os fatos geradores de contribuições sociais de forma a identificar, clara e precisamente, as rubricas integrantes e as não-integrantes do salário de contribuição, bem como as contribuições sociais previdenciárias descontadas dos segurados, as contribuições sociais a cargo da empresa, os valores retidos de empresas prestadoras de serviços, os valores pagos a cooperativas de trabalho e os totais recolhidos, por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços.

Estão desobrigados da apresentação de escrituração contábil o pequeno comerciante, a pessoa jurídica tributado pelo lucro presumido e SIMPLES desde que escriturem o Livro Caixa e o Livro de Registro de Inventário.

(Base art. 65, da Instrução Normativa INSS nº 100/2003)

b6) APOSENTADORIA ESPECIAL

O Auditor deverá verificar, através dos Laudos Técnicos, PPRA, etc, se não há casos de aposentadoria especial na empresa, bem como se os recolhimentos estão sendo efetuados, conforme especificado abaixo:

Exercendo o segurado atividade em condições especiais que possam ensejar aposentadoria especial após quinze, vinte ou vinte e cinco anos de trabalho sob exposição a agentes nocivos prejudiciais à sua saúde e integridade física, é devida pela empresa ou equiparada a contribuição adicional destinada ao financiamento das aposentadorias especiais, conforme previsto no parágrafo 6º do art. 57 da Lei nº 8213, de 1991 e nos parágrafos 1º e 2º do art. 1º e no art. 6º, todos da Lei nº 10666, de 2003, observado o disposto no parágrafo 2º do art. 406, sendo estes:

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Manual de Auditoria Trabalhista I - sobre a remuneração paga, devida ou creditada ao segurado empregado e trabalhador avulso, conforme o tempo exigido para a aposentadoria especial seja de quinze, vinte ou vinte e cinco anos, respectivamente:

a) quatro, três e dois por cento, para fatos geradores ocorridos no período de 01 de abril de 1999 a 31 de agosto de 1999;

b) oito, seis e quatro por cento, para fatos geradores ocorridos no período de 01 de setembro de 1999 a 29 de fevereiro de 2000; e

c) doze, nove e seis por cento, para fatos geradores ocorridos a partir de 01 de março de 2000.

II - sobre a remuneração paga ou creditada ao contribuinte individual filiado à cooperativa de produção, doze, nove e seis por cento, para fatos geradores ocorridos a partir de 01 de abril de 2003, conforme o tempo exigido para a aposentadoria especial seja de quinze, vinte ou vinte e cinco anos, respectivamente:

III - sobre o valor bruto da nota fiscal ou fatura de prestação de serviços emitida por cooperativa de trabalho em relação aos serviços prestados por cooperados a ela filiados, nove, sete e cinco por cento, para fatos geradores ocorridos a partir de 01 de abril de 2003, observado o disposto no art. 302, conforme o tempo exigido para a aposentadoria especial seja de quinze, vinte ou vinte e cinco anos, respectivamente.

(Base: §2º, Instrução Normativa – INSS n º 100/2003)

b7) PAGAMENTO DO SALÁRIO-MATERNIDADE

Para os benefícios requeridos a partir de 01.09.2003, tendo em vista a vigência da Lei 10710/2003, cabe à empresa pagar o salário-maternidade devido à respectiva empregada gestante.

Para os benefícios requeridos até 01.09.2003, o pagamento do salário-maternidade é feito diretamente pela previdência social.

O Auditor deverá verificar também a documentação exigida pelo INSS para o pagamento do Salário Maternidade, bem como observar se a empresa está deduzindo do recolhimento do INSS sobre o 13º Salário (no dia 20/12 de cada ano) a parcela referente ao 13º Salário proporcional aos meses em que a funcionária ficou afastada recebendo o Salário Maternidade.

C) FGTS

c1) Partindo do resumo total da folha de pagamento (no qual consta resumo da folha, das férias e rescisões), somar todas as verbas trabalhistas que têm incidência de FGTS.

c2) Confrontar o somatório das verbas que têm incidência de FGTS com o total da remuneração + 13º salário constante na página inicial da Gfip (qualquer diferença não explicada significa o pagamento a menor ou a maior de FGTS); Não esquecer que para o fechamento do recolhimento do FGTS deduzir o FGTS do mês constante na GRFP.

c3) Normalmente seleciona-se 01 mês para aplicar os testes e procedimentos de Auditoria Trabalhista, no entanto, os recolhimentos para o FGTS devem ser conferidos no mínimo em um período de 04a 05 meses e se o Auditor julgar necessário ampliar a base dos testes.

c4) Das verbas acima citadas que não têm incidência de INSS, para fins de FGTS somente o aviso prévio tem a incidência de FGTS, as demais verbas também não têm incidência de FGTS.

5. SEGURANÇA E MEDICINA DO TRABALHO

a) CIPA

a1) estabelecimentos desobrigados a manter a Cipa, em função do número de funcionários, deverão indicar funcionário que ficará responsável pela Cipa – NR-5, item 5.6.4; (5.1)

a2) pelo número de funcionários verificar se a empresa está obrigada ou não à constituição da CIPA, conforme Quadro I, da NR-5; (5.2)

a3) verificar no livro de atas:- se as reuniões estão transcritas no livro de atas;- se as reuniões transcritas estão assinadas pelo participante;

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Manual de Auditoria Trabalhista - se as reuniões estão sendo realizadas nas datas determinadas pelo Calendário Anual da CIPA enviada ao

Ministério do Trabalho; (5.3) (5.4) (5.5) (5.6)

a4) verificar se foi realizada a SIPAT – Semana Interna de Prevenção de Acidentes, a qual é realizada anualmente. O Auditor deverá analisar, também, se há documentos comprobatórios da realização da SIPAT, tal como lista de presença das palestras, bem como se há comunicado ao Ministério do Trabalho para a realização da SIPAT – NR-5 item 5.1.6, subitem “o”;

a5) se a empresa promoveu treinamento para os membros da CIPA, titulares e suplentes, antes da posse. Normalmente há um certificado na pasta do funcionário que realizou o “curso da CIPA” – NR-5, itens 5.32 a 5.37;

a6) compete ao empregador convocar eleições para escolha dos representantes dos empregados na CIPA, no prazo mínimo de 60 (sessenta) dias antes do término do mandato em curso;

a7) elaboração da ficha de análise de acidentes – anexo II, item 5.16 NR-5, para cada acidente deve ser elaborado o anexo II, portanto o Auditor deverá verificar se para cada CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) foi feito o anexo II; (5.7)

a8) quantidade de técnicos de segurança de trabalho em relação ao número de funcionário na empresa (ver quadro II, NR-4); (5.8) (5.10)

a9) quantidade de profissionais em engenharia e em medicina de trabalho (Quadro II da NR-4); (5.9) (5.10)

b) OUTROS ASSUNTOS

b1) verificar se a empresa possui o PPRA -Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, NR-9; O PPRA visa à preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores, através da antecipação, reconhecimento, avaliação e conseqüente controle da ocorrência de riscos ambientais existentes ou que venham a existir no ambiente de trabalho, tendo em consideração a proteção do meio ambiente e dos recursos naturais. O PPRA deverá ser efetuado, sempre que necessária e pelo menos uma vez ao ano, devendo ser realizada uma análise global do PPRA para avaliação do seu desenvolvimento e concretização dos ajustes necessários e estabelecimento de novas metas e prioridades. (5.11)

b2) verificar se a empresa possui o PCMSO -Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional, NR-7; as empresas que possuam empregados, independente do tamanho e grau de risco, desde que estejam regidos pela CLT, são obrigadas a implantar o Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional. É um programa que especifica procedimentos e condutas a serem adotadas pelas empresas em função dos riscos aos quais os empregados se expõem no ambiente de trabalho, deve ser feito em conjunto com o PPRA; (5.12)

b3) verificar se foi efetuado o relatório anual do PCMSO; (5.13)

b4) fazer uma breve inspeção física, verificando:- vencimento dos extintores;- se os funcionários estão usando as EPIs – NR-6, conforme PPRA (luvas, equipamento adequado para solda, botas

adequadas nos casos de umidade; máscaras no caso de poeira, calçados adequados, protetores auriculares nos casos de barulho, roupas especiais para entrar em câmaras frias, etc.);

- escadas e pisos escorregadios estão equipados com antiderrapantes;- se há algum local com possibilidades de acidentes;

- outras análises poderão ser feitas verificando as disposições contidas nas Normas Regulamentadoras; (5.14) (5.15)

b5) verificar se técnico habilitado inspecionou os compressores e vasos de pressão – NR-13; (5.16)

b6) livro de Inspeção de caldeiras – NR-13 – verificar se são efetuadas as inspeções regularmente;

c) EXAMES MÉDICOS (5.17)

Nos testes efetuados na documentação do funcionário o Auditor deverá verificar se a empresa esta cumprindo os prazos para realizar os exames médicos em seus funcionários.De acordo com o Artigo 168 da Consolidação das Leis do Trabalho, e Item 7.4.1 da Norma Regulamentadora Relativa à Segurança e Medicina no Trabalho NR 7 - Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional, é obrigatória a realização de exames médicos admissionais, por ocasião da admissão do funcionário, periódicos e demissionais, na saída do funcionário da empresa.

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Manual de Auditoria Trabalhista O item 7.4.3.2, da NR-7, determina que os exames médicos periódicos devem ser feitos nos seguintes intervalos:

a)A cada ano ou em intervalos menores para trabalhadores expostos a riscos;b)Anual, quando menores de dezoito anos e maiores de quarenta e cinco anos de idade;c)A cada dois anos, para os trabalhadores entre dezoito anos e quarenta e cinco anos de idade;

d) PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário

d1) a Instrução Normativa DC/INSS nº 78/2002, em seu artigo 148 instituiu um novo documento denominado Perfil Profissiográfico Previdenciário - PPP, cuja exigibilidade se iniciaria em janeiro de 2003. No dia 23 de dezembro de 2002 foi publicada a Instrução Normativa nº 84, revogando a Instrução Normativa DC/INSS 78/2002 e adiando a data de início da obrigatoriedade do Perfil Profissiográfico Profissional para 01 de julho de 2003. Observação: A instrução Normativa 84/2002 foi revogada pela Instrução Normativa DC/INSS 95 de 07/10/2003, onde passou a tratar do PPP nos artigos 146 a 148.

Já a Instrução Normativa DC/INSS 90/2003, publicada em 18.06.2003, adiou novamente o início da exigência do PPP para 01.11.2003.

E atendendo aos pleitos dos empresários, que reivindicavam maior prazo de adequação, a Instrução Normativa DC INSS 96/2003 fixou o novo prazo de exigência do PPP para 01.01.2004.

d2) Empresas que estão obrigadas a emitir o PPP

O PPP foi criado para substituir os antigos formulários denominados: SB 40, DISES BE 5235, DSS 8030 e DIRBEN 8030; os quais sempre foram de preenchimento obrigatório apenas para aqueles trabalhadores que laboram expostos a agentes nocivos à sua saúde.

Somente os trabalhadores que tinham direito a se aposentar precocemente, com a chamada aposentadoria especial recebiam os formulários substituídos pelo PPP.

Observe-se também que o PPP foi instituído pela Instrução Normativa DC/INSS nº 78/2002 (posteriormente pela Instrução Normativa DC/INSS nº 84, de 17.12.2002, DOU 23.12.2002), dentro do capítulo que trata da forma da comprovação do tempo de atividade habitual e permanente em condições nocivas à saúde, para fins de obtenção da aposentadoria especial. Todas as informações que devem constar do PPP se direcionam para este objetivo, ou seja, caracterizar as condições de trabalho para geração do benefício de aposentadoria especial.

d3) A controvérsia atual

A controvérsia, contudo, acabou por ser dirimida pelo INSS que em resposta à consulta que lhe foi especificamente formulada sobre a obrigatoriedade ou não de manutenção e fornecimento do PPP para todos os trabalhadores, expressamente firmou posição que:

“... o preenchimento do formulário intitulado perfil profissiográfico previdenciário - PPP, conforme consta no anexo XV da Instrução Normativa INSS/DC nº 78/2002 só deverá ser fornecido ao segurado que constou na GFIP como exposto a agentes nocivos, pois que ele deverá comprovar este fato quando do pedido de aposentadoria, conforme determina a legislação acima citada. ...” (Consulta nº 19.401.1/030/2002).

Surpreendentemente, o mesmo órgão regional do INSS encaminhou novo ofício à entidade que formulou a consulta original, alterando o posicionamento anterior pois o órgão estaria se adequando ao que orienta a Diretoria de Arrecadação do INSS. Pelo novo posicionamento esboçado na Consulta Técnica nº 143/2002 o PPP “... deverá ser elaborado para todos os segurados empregados, por todas as empresas, independentemente de estarem ou não expostos a agentes nocivos. ...”

Discordarmos do novo posicionamento do INSS. Nossa conclusão é no sentido de que o PPP deve ser preenchido, atualizado e entregue ao trabalhador no momento da rescisão somente em relação àqueles empregados que durante o contrato de trabalho estejam em contato com agentes nocivos à saúde. Empregado que não está exposto a estes agentes não precisa ter PPP.

As empresas que optarem por não elaborar o PPP para os trabalhadores isentos de agentes nocivos correrão o risco de autuação pelo INSS. Neste cenário e ante a provável ameaça do INSS, as empresas e as entidades sindicais patronais poderão buscar um pronunciamento preventivo da Justiça. Pelo que se vê, caberá ao judiciário esclarecer por definitivo a exigência ou não da elaboração generalizada do novo documento.

Mais recentemente, em 27.10.2003, o Diário Oficial da União publicou a Instrução Normativa 96/2003 do INSS, que estabeleceu:

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Manual de Auditoria Trabalhista

- Expressamente o PPP deverá ser elaborado de forma individualizada para seus empregados, trabalhadores avulsos e cooperados, expostos a agentes nocivos químicos, físicos, biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física, considerados para fins de concessão de aposentadoria especial.

- Após a implantação do PPP em meio magnético, pela Previdência Social, esse documento será exigido para todos os segurados, independentemente do ramo de atividade da empresa e da exposição a agentes nocivos.

Desta forma, o PPP deve ser preenchido, atualizado e entregue ao trabalhador no momento da rescisão somente em relação àqueles empregados que durante o contrato de trabalho estejam em contato com agentes nocivos à saúde. Empregado que não está exposto a estes agentes não precisa ter PPP, pelo menos por enquanto, até que a Previdência Social faça a implantação do respectivo documento em meio magnético.

Outra observação importante é que a dispensa provisória do PPP para os trabalhadores de determinada empresa não significa que a mesma está dispensada de outras obrigações e normas ambientais, como o PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (NR-9) e o PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (NR-7).

d4) Documentação à disposição da fiscalização

De acordo com o artigo 188 da IN DC-INSS 84/2002, o Agente de Inspeção do INSS, solicitará à empresa, por estabelecimento, os seguintes documentos:

1. PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - NR-9;

2. PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - NR-7 (normas regulamentadoras também exigidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego);

3. PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário;

4. Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP); (no caso das empresas onde exista exposição a riscos ambientais, conforme a Legislação, as empresas pagam à Previdência, alíquotas suplementares referente ao SAT. Estas informações também deverão estar relacionadas aos códigos informados na GFIP).

5. Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social (GRFP);

6. Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT) Comunicação de Acidente do Trabalho – CAT (art. 68 Decreto 3048/99, introduzido pelo Decreto 4032/01).

d5) Multas:

As multas relacionadas ao PPP estão definidas no art. 283, II, “o”, “j” e “n” do Decreto 3.048/99, adiante reproduzido:

Art. 283. Por infração a qualquer dispositivo das Leis nºs 8.212 e 8.213, ambas de 1991, para a qual não haja penalidade expressamente cominada neste Regulamento, fica o responsável sujeito a multa variável de R$ 636,17 (seiscentos e trinta e seis reais e dezessete centavos) a R$ 63.617,35 (sessenta e três mil seiscentos e dezessete reais e trinta e cinco centavos), conforme a gravidade da infração, aplicando-se-lhe o disposto nos artigos 290 a 292, e de acordo com os seguintes valores:I - ....II – a partir de R$ 6.361,73 (seis mil trezentos e sessenta e um reais e setenta e três centavos) nas seguintes infrações:....j) deixar a empresa, o servidor de órgão público da administração direta e indireta, o segurado da previdência social, o serventuário da Justiça ou o titular de serventia extrajudicial, o síndico ou seu representante, o comissário ou o liquidante de empresa em liquidação judicial ou extrajudicial, de exibir os documentos e livros relacionados com as contribuições previstas neste Regulamento ou apresentá-los sem atender às formalidades legais exigidas ou contendo informação diversa da realidade ou, ainda, com omissão de informação verdadeira;...n) deixar a empresa de manter laudo técnico atualizado com referência aos agentes nocivos existentes no ambiente de trabalho de seus trabalhadores ou de emitir documento de comprovação de efetiva exposição em desacordo com o respectivo laudo; eo) deixar a empresa de elaborar e manter atualizado perfil profissiográfico abrangendo as atividades desenvolvidas pelo trabalhador e de fornecer a este, quando da rescisão do contrato de trabalho, cópia autêntica deste documento.

Observe-se que por força do artigo 373 do Decreto 3048/1999, os valores expressos em moeda corrente referidos no Regulamento, exceto aqueles referidos no art. 288, são reajustados nas mesmas épocas e com os mesmos índices utilizados para o reajustamento dos benefícios de prestação continuada da previdência social.

Desta forma, o valor da multa já atualizado pela Portaria MPAS 727 corresponderá no mínimo a R$ 9.910,20 e no máximo a R$ 99.102,12, conforme a gravidade da infração, a partir de 1º de junho de 2003.

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Manual de Auditoria Trabalhista Observação:

As multas pelo descumprimento as obrigações previdenciárias são constantes do Artigo 8º, incisos IV a V, da Portaria INSS 479 de 07/05/2004

Art. 8º - A partir de 01 de maio de 2004:.......... IV - o valor da multa pelo descumprimento das obrigações, indicadas no:

a) "caput" do art. 287 do Regulamento da Previdência Social - RPS, varia entre R$ 136,30 (cento e trinta e seis reais e trinta centavos) e R$ 13.629,45 (treze mil seiscentos e vinte e nove reais e quarenta e cinco centavos); b) inciso I do parágrafo único do art. 287, é de R$ 30.287,66 (trinta mil duzentos e oitenta e sete reais e sessenta e seis centavos); e c) inciso II do parágrafo único do art. 287, é de R$ 151.438,28 (cento e cinqüenta e um mil quatrocentos e trinta e oito reais e vinte e oito centavos); V - o valor da multa pela infração a qualquer dispositivo do Regulamento da Previdência Social - RPS, para a qual não haja penalidade expressamente cominada (art. 283), varia, conforme a gravidade da infração, de R$ 1.035,92 (um mil trinta e cinco reais e noventa e dois centavos) a R$ 103.591,44 (cento e três mil quinhentos e noventa e um reais e quarenta e quatro centavos);

Nota: a partir de 19.11.2003, a alínea “o” do inciso II do art. 283 do Regulamento da Previdência Social foi revogada pelo Decreto 4882/2003. Desta forma, a multa aplicável ao PPP só caberá por falta de apresentação do laudo técnico atualizado de agentes nocivos.

e) Penalidades pelo descumprimento das Normas Regulamentadoras (são ao todo 30 NRs)

As infrações aos preceitos legais e/ou regulamentadores sobre segurança e saúde dos trabalhadores, sujeitam a empresa, se detectados, à multa prevista no Item 28.3, da Norma Regulamentadora Relativa à Segurança e Medicina no Trabalho NR 28 – Fiscalização e Penalidades, cujo valor poderá variar de 378,0000 UFIR’s a 6.304,0000 UFIR’s.

6. AUTÔNOMOS

Verificar se:

a.1) a empresa está acumulando as bases para fins de recolhimento do IRRF, quando é feito mais de um pagamento no mês ao autônomo, deve-se acumular as bases de cálculo para fins de recolhimento de IRRF e deduzir o I.R retido nos pagamentos anteriores, conforme determina o Parágrafo 2º, artigo 620 do RIR/99; ( 6.1)

a.2) está correto o recolhimento do IRRF e INSS dos autônomos que transportam cargas, lembrando que a base de cálculo dos tributos será reduzida a 40% (art. 629 do RIR/99) para fins de cálculo do IRRF, e a 20% (§ 4º, art. 201, Decreto 3048/99) para fins de recolhimento do INSS. Para os autônomos que transportam pessoas, a base de cálculo para fins de IRRF será reduzida para 60% (art. 629 RIR/99); (6.2) (6.3) (6.4)

a.3) está sendo recolhido em GPS, juntamente com o recolhimento do INSS, o SEST e o SENAT dos freteiros autônomos, utilizando a alíquota de 2,5%, sobre a base reduzida do INSS (20% - § 4º, art. 201, Decreto 3048/99), bem como os valores relativos a estas contribuições poderão ser descontados (retidos) no RPA do freteiro autônomo, conforme Lei nº 8.706/93; (6.3)

a4) não há relação de emprego dos autônomos, devido ao fato de estarem subordinados às ordens da empresa, prestam serviços de natureza não eventual e trabalham exclusivamente para a empresa, situações que caracterizam vínculo empregatício conforme artigo 3º da CLT; (6.5)

a5) Retenção do INSS devido por contribuintes autônomos

A partir de 01.04.2003, a empresa é obrigada a arrecadar a contribuição previdenciária do contribuinte individual a seu serviço, mediante desconto na remuneração paga, devida ou creditada a este segurado.

A contribuição, em razão da dedução prevista no § 4° do art. 30 da Lei n° 8.212, de 1991, corresponde a 11% (onze por cento) do total da remuneração paga, devida ou creditada, a qualquer título, no decorrer do mês, ao segurado contribuinte individual, observado o limite máximo do salário-de-contribuição.

A contribuição a ser descontada pela entidade beneficente de assistência social isenta das contribuições sociais patronais, corresponde a 20% (vinte por cento) da remuneração paga, devida ou creditada ao contribuinte individual a seu serviço, observado o limite máximo do salário-de-contribuição.

a6) se a empresa mantém folha de pagamento dos autônomos, de acordo com o Artigo 225, do Decreto 3.048/99, é obrigatória a elaboração de folha de pagamento, dos valores pagos, aos segurados a seu serviço. (4.22)

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a7) a empresa relaciona os autônomos na GFIP, a fiscalização do INSS vem exigindo multa do mesmo valor da contribuição para o INSS dos autônomos não relacionados em GFIP; (4.19)

a8) consta nos recibos de pagamento de autônomo o número da inscrição no INSS ou PIS, conforme resolução 637/98 INSS, a qual é obrigatória, até mesmo para preencher a GFIP. (4.18)

a9) INSS sobre serviços prestados por cooperativas de trabalho

-Verificar se a empresa vem recolhendo o INSS a alíquota de 15 % sobre o valor das notas fiscais das cooperativas de trabalho, conforme inciso IV, do art. 63,da Instrução Normativa do INSS nº 71 de 10/05/2002, lembrando que podem ser deduzidos da base de cálculo os materiais fornecidos pelo contratada conforme artigos 105 e 106 da referida Instrução Normativa, os quais determinam limitação da dedução da base de cálculo. Exemplo: para fins de transporte a base de cálculo pode ser reduzida para até 30% do valor da nota fiscal. A partir de 01.04.2004, o assunto acima passa a ser disciplinado pelo art. 93, Inciso IV, da Instrução Normativa INSS nº 100 de 18/12/2003,quando à obrigatoriedade do recolhimento, sendo que nos artigos 297 a 301 trata das reduções das bases de cálculo (4.21)

-Verificar cálculos sobre cooperativa médica. (4.23)

7. RESCISÃO DE CONTRATO DE TRABALHO

Selecionar rescisões com eventos diferentes de desligamento. Exemplo: Despedida sem justa causa, Pedido de Demissão, Despedida com Justa Causa, Desligamento por encerramento de contrato de experiência ou outro tipo e outras situações existentes na empresa.

a) Verificar:

a1) cálculos de férias indenizadas e se as respectivas médias das variáveis foram calculadas com base no período aquisitivo das férias; (7.1)

a2) cálculos de férias proporcionais e se as respectivas médias das variáveis foram calculadas com base no período proporcional das férias;

a3) o aviso prévio indenizado aumenta as férias proporcionais e o 13º salário no mínimo em 01/12 avos;

a4) cálculo do 13º Salário e se as respectivas médias das variáveis foram calculadas com base no período que é devido;

a5) média das variáveis do aviso prévio indenizado deve ser a dos últimos doze meses;

a6) observando que para funcionários que percebem horas extras e outros adicionais, e têm mais de um ano de admissão o cálculo para as férias, férias proporcionais, 13º salário e aviso prévio indenizados são diferentes, com isso o Auditor terá um pouco mais de trabalho para calcular uma a uma, porém pode utilizar os exemplos citados para o cálculo das médias de 13º Salário e Férias; (7.1) ( 7.2)

a7) se o aviso prévio trabalhado se completa exatamente no dia indicado, caso o empregado seja demitido 01 dia depois do prazo (normalmente 30 dias), a empresa corre o risco de ainda ter que pagar o aviso prévio indenizado. A contagem inclui o 1º dia do aviso prévio. Exemplo: Aviso prévio de 10.05 a 09.06 = 31 dias, a empresa deveria pagar o aviso prévio indenizado ao funcionário pelo motivo que passou um dia da data estipulada, tornando-se nulo o aviso prévio trabalhado. O período correto seria 10.05 a 08.06;

a8) se a empresa observou o prazo para o pagamento da rescisão de contrato de trabalho que é o 1º dia útil imediato ao término do contrato (quando aviso prévio é trabalhado) e até o décimo dia, contado da data da notificação da demissão (quando aviso prévio é indenizado) (§ 6º, art 477 – CLT). Com certeza o Sindicado ao qual homologou a rescisão cobrou a multa de um salário-base a favor do funcionário, no entanto, o Auditor deverá abordar um ponto de atenção, pois tal situação traz prejuízo à empresa;

a9) cálculo do Desconto do IRRF:

- as bases de cálculo para férias, 13º salário e salário do mês + horas extras e outras são distintas, isto é, calcula-se o IRRF em separado do 13º salário, das férias e dos saldos de salários + horas extras+ adicionais;

- Para o IRRF das férias soma todas as verbas de férias (indenizadas, proporcionais, 1/3 constitucional e variáveis);- Aviso prévio indenizado não sofre retenção de IRRF;- Não há retenção de IRRF para valores inferiores a R$ 10,00, exceto o 13º salário que é exclusivo na fonte sobre

retenção de qualquer valor, mesmo inferior a R$ 10,00;

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Manual de Auditoria Trabalhista - As verbas indenizadas não sofrem incidência de IRRF, no entanto o Auditor deverá verificar Tabela de

Incidências;

a10) cálculo do desconto do INSS, sendo que o desconto do INSS sobre o 13º Salário é em separado das demais verbas;

a11) o Salário Família deverá ser pago proporcional aos dias trabalhados;Observação:A partir de 01/mai./2004, conforme art. 4º, da Portaria do INSS nº 479 de 07/05/2004. o salário-família será pago da seguinte forma:

“Art. 4º - O valor da cota do salário família por filho ou equiparado de qualquer condição, até quatorze anos de idade, ou inválido de qualquer idade, a partir de 01 de maio de 2004, é de: I - R$ 20,00 (vinte reais) para o segurado com remuneração mensal não superior a R$ 390,00 (trezentos e noventa reais); II - R$ 14,09 (catorze reais e nove centavos) para o segurado com remuneração mensal superior a R$ 390,00 (trezentos e noventa reais) e igual ou inferior a R$ 586,19 (quinhentos e oitenta e seis reais e dezenove centavos). Parágrafo 1º - Para os fins deste artigo, considera-se remuneração mensal do segurado o valor total do respectivo salário-de-contribuição, ainda que resultante da soma dos salários-de-contribuição correspondentes a atividades simultâneas. Parágrafo 2º - O direito à cota do salário-família é definido em razão da remuneração que seria devida ao empregado no mês, independentemente do número de dias efetivamente trabalhados. Parágrafo 3º - Todas as importâncias que integram o salário-de-contribuição serão consideradas como parte integrante da remuneração do mês, exceto o 13º salário e o adicional de férias previsto no inciso XVII do art. 7º da Constituição Federal de 1988, para efeito de definição do direito à cota de salário-família. Parágrafo 4º - A cota do salário-família é devida proporcionalmente aos dias trabalhados nos meses de admissão e demissão do empregado.”

a12) se foram efetuados os descontos do vale-transporte e vale-refeição referentes aos dias que faltam para concluir o mês; (7.10)

a13) se há relação com a memória de cálculo da média das variáveis (horas extras e outros adicionais), as quais devem constar por exigência legal; (7.5)

a14) se a empresa está entregando o Comprovante de Rendimentos Pagos ou Creditados para fins de I.R., juntamente com a Rescisão; (7.9)

a15) se há extrato com os saldos do FGTS depósito, o qual foi utilizado para efetuar o cálculo da multa rescisória de 50%; (7.15)

a16) se funcionários foram demitidos e recontratados – acerto para o funcionário receber o FGTS; (7.13)

a17) se funcionários não estão sendo demitidos e readmitidos com salários a menor; (7.12)

a18) se a empresa não está demitindo funcionários com direito à estabilidade: sindicalistas, cipeiros, funcionários que se acidentaram no trabalho, gestantes, etc. (7.11)

8. RECLAMATÓRIAS

a) Contribuição previdenciária s/ parcelas pagas ao reclamante

a1) conferir valores recolhidos na GPS com reclamatória trabalhista;

a2) o auditor deve atentar que sobre as verbas indenizatórias (aviso prévio, férias indenizadas, FGTS) não tem incidência de INSS;

a3) a incidência de INSS ocorre sobre as verbas de natureza salarial (salários, horas extras, DSR, adicionais, 13º salário);

a4) de acordo com o Artigo 276 do Decreto 3.048/99, nas ações trabalhistas que resultarem em pagamento de verbas sujeitas à contribuição previdenciária, o recolhimento da referida contribuição será feito no dia dois do mês seguinte ao da liquidação da sentença.

A5) em reclamatória trabalhista que discrimina apenas o percentual das verbas trabalhistas e indenizatórias. O Auditor deverá atentar de que, deverão constar discriminadamente, todas as verbas pagas, as quais deverão manter relação com o processo. O simples arbitramento de percentuais sobre as verbas remuneratórias e indenizatórias constantes dos acordos

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Manual de Auditoria Trabalhista homologados, não será aceito pelo INSS como discriminação de verbas, neste caso, a base de cálculo da contribuição previdenciária será o total do acordo homologado. (art. 276, Decreto 3.048/99); (8.1) (8.3)

B) RECLAMATÓRIAS TRABALHISTAS –CONTRIBUIÇÃO DO SEGURADO (4.13) (4.14)

Verificar se a empresa vem calculando as contribuições previdenciárias, parcela do empregado, incidente sobre as verbas pagas quando da quitação de acordo ou reclamatória trabalhista, aplicando a tabela progressiva.

Conforme item 19.5, da Ordem de Serviço Conjunta nº 66/97, do INSS, quando a sentença ou o acordo não indicar o período a que corresponde, a contribuição do empregado reclamante será apurada mediante a aplicação da alíquota mínima sobre o valor total pago ou creditado, sem considerar o limite máximo do salário-de-contribuição da respectiva competência.

Como na prática, os acordos trabalhistas não discriminam mês a mês as verbas com incidência de INSS, o cálculo do seguro deve contemplar a alíquota mínima (7,65%) sobre o valor da verba paga que incide INSS. Em muitos casos as empresas aplicam sempre a alíquota máxima (11%), o que está incorreto.

C) RECOLHIMENTO DO IMPOSTO NA FONTE (8.2) (8.3)

c1) verificar se foi retido e nem recolhido o imposto de renda sobre as parcelas pagas provenientes da reclamação trabalhista.

c2) O Artigo 718 do Decreto 3.000/99, determina que o imposto incidente sobre os rendimentos tributáveis pagos em cumprimento de decisão judicial será retido na fonte, quando for o caso, pela pessoa física ou jurídica obrigada ao pagamento, no momento em que, por qualquer forma, o rendimento se torne disponível para o beneficiário. c3) o artigo 722, do Decreto nº 3.000, de 26/mar./99, determina que a fonte pagadora fica obrigada ao recolhimento do imposto, ainda que não o tenha retido.

c4) caso a fonte pagadora não efetue a retenção do imposto a que está obrigada, o rendimento será considerado líquido, devendo ser efetuado o reajustamento da base de cálculo, conforme determina o artigo 725, do citado Decreto, assumindo a fonte pagadora o ônus do imposto.

d) Diferenças Salariais Recebidas acumuladamente na reclamatória trabalhista

As diferenças salariais são tributadas de acordo com a natureza do rendimento: d1) os rendimentos tributáveis, inclusive juros e correção monetária, sujeitam-se à incidência do imposto de renda na fonte no mês do efetivo recebimento e na Declaração de Ajuste Anual; d2) as férias são tributadas em separado quando do seu recebimento e somadas aos demais rendimentos na declaração; d3) o 13º salário é tributado em separado, exclusivamente na fonte. d4) os rendimentos isentos ou não-tributáveis não integram a base de cálculo para efeito de incidência do imposto de renda na fonte e na declaração de rendimentos.

Base: PN Cosit nº 5, de 1995.

E) Auditoria em verbas pagas nas Reclamatórias Trabalhistas

e1)Rescisões

1) São devolvidos ou descontados integralmente os tickts refeição e alimentação, o vale transporte? Existem normas sobre a devolução, controle, nos últimos meses os demitidos devolveram, há evidências da devolução? Para evitar que Setor de Pessoal receba os referidos tickets, os embolse e não retornem para a empresa;

2) Há demissões seguidas de admissões, lesando os direitos do funcionário, contrariando o artigo 468 da CLT? ocorrendo: perda de anuênios, aumento de jornada de trabalho, perda de função comissionada;

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Manual de Auditoria Trabalhista 3) Há atraso no acerto das rescisões? Culminando em multas para a empresa e a favor dos funcionários? Verificar atitudes e investigar se não ocorre fraudes.

e2) Reclamatórias O Auditor deverá ficar atento a cálculos nas reclamatórias, multas em geral por atraso nos acordos, taxas pagas, depósitos iniciais e não recuperados, dentre outros:

1) Há atrasos no pagamento de acordos trabalhistas normais ou parcelados? Em alguns casos há voluntariedade no atraso para existir multas, quando o acordo é pago em dinheiro, para posteriormente a multa ser embolsada pelo preposto;

2) A empresa perde algumas ações por revelia? É investigado o motivo? Pode haver o ajuizamento fantasma, ou seja, várias vezes ajuizar a ação do mesmo empregado, quando não há controle das ações;

3) Os cheques emitidos para o pagamento de despesas processuais da Reclamação trabalhista estão de acordo com os documentos? Confrontar os documentos constantes no dossiê das reclamatórias com dos cheques emitidos na contabilidade. Verificar, além da exaditão dos documentos, a qualidade dos documentos, pois podem existir falsos depósitos, depósitos esquecidos, cheques não correspondentes;

4) São solicitados cheques para o pagamento de custas judiciais, sem a prévia conferência da respectiva tabela de valores, se os mesmos correspondem à solicitação. Recibos de pagamentos a advogados devem estar discriminados: honorários, taxas, reembolso de custas. Também, deve atentar se a empresa não está isenta de custas judiciais e a mesma é cobrada “indevidamente”. Solicitar ao advogado, relação oficial com taxas e custas judiciais, para comparar valores. O fato muitas vezes é psicológico, se há alguém que exija determinado controle, reduz muito o risco do existir uma fraude, porém se “corre solto” a probabilidade aumenta;

5) Normalmente a empresa deposita valores recursais no início do processo, conforme exigência legal, no entanto, em alguns casos acaba-se fazendo acordo com o funcionário, em outros a ação tem longo tempo de duração, onde a empresa acerta a lide trabalhista, porém os valores que foram depositados inicialmente ficam no esquecimento, não sendo resgatados. Esses valores rendem atualizações e juros, a empresa deve solicitar Alvarás Judiciais para reaver as quantias. A situação exposta é comum, o Setor de Pessoal não mantém controle, a Contabilidade faz o lançamento em contas de despesas (o que não é o correto) ou no próprio Ativo, mas também não tem controle dos valores. O Auditor poderá fazer ou recomendar que a empresa faça levantamento dos últimos dez anos ou mais anos, provavelmente haverá algum valor perdido;

6) O Auditor pode verificar a atuação do Preposto e das testemunhas nos processos, no sentido de observar se os mesmo têm conhecimentos necessários sobre à matéria em discussão. A empresa poderá ter futuros prejuízos se não preparar devidamente essas pessoas. A averiguação poderá ser feita mediante entrevista;

7) Verificar se os documentos dos ex-empregados são guardados com o devido zelo e ordem, a falta de documentos acarretará à empresa na condenação ao pagamento de verbas já liquidadas, portanto haverá o desembolso em duplicidade;

8) Muitas vezes as Perícias são desfavoráveis para as empresas, por falta de um melhor atendimento ao Perito, quer no esclarecimento do que está sendo periciado, quer na entrega dos documentos necessários. As Perícias são requeridas freqüentemente para balizar divergências nos cálculos trabalhistas, ou seja, o advogado do empregado apresenta um cálculo, a empresa apresenta outro, contrata-se um Perito indicado pelo juiz, onde este tem toda a credibilidade. Este Perito tem uma margem de erros e acertos, tanto para mais como para menos, cabe a empresa disponibilizar um funcionário para auxiliá-lo na localização dos documentos, explicações, contestar certos cálculos, que podem não estar errados, mas se feitos por outros procedimentos admissíveis, será mais benéfico à empresa, relacionamento, etc. Como é de praxe, o advogado do empregado, pede tudo e um pouco mais, a empresa persegue o menor valor possível, nesse embate vale o cálculo do Perito indicado pelo juiz. Dar uma atenção especial a esse profissional, como foi citado, haverá resultados positivos para a empresa. O Auditor pode verificar se ocorre ou não essa situação, através da visualização de casos absurdos nas últimas perícias ou indagando ao setor responsável se esse posicionamento é adotado pela empresa;

9) As principais irregularidades ou fraudes encontradas na liquidação das reclamatórias e que devem ser pormenorizadamente averiguadas são: - Leitura integral da sentença e análise dos tribunais: sobre o que mantiveram ou modificaram ( é comum ser pleiteado além do que foi julgado);- Constar parcelas não reivindicadas na inicial: por exemplo, na reclamatória inicial o funcionário pede somente horas extras, no entanto sem mencionar integração nos Repousos Semanais Remunerados. Caso no cálculo constem os repousos, este julgado está incorreto, pois o julgador deve conceder apenas o que é solicitado ( e tem como parâmetro a ação inicial, não podendo haver inovações sob pena de nulidade da decisão) o que não é solicitado na inicial e concedido é ilegal, pois o juiz , por lei, pode se manifestar somente sobre os pedidos reivindicados na ação, não podendo acrescentar nem deixar de se manifestar sobre o assunto constante da petição inicial. Nesta situação ocorreu negligência do advogado, se os valores já foram pagos difícil é o ressarcimento;- Número de avos de férias e 13º Salário excessivos;- excesso de dias úteis;

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Manual de Auditoria Trabalhista -erro no cálculo das demais verbas;

10) PenhoraVerificar:- se existem bens penhorados em duplicidade;- motivo pelo qual foi necessária a penhora: perda do prazo, cálculos excessivos e difíceis de serem defendidos;- os prazos, e se houve algum descuido por parte do advogado ou empregado da empresa;

11) Acordos fora do habitual, encobrem fraudes ou são confeccionados fraudulentamente;Acordos sem homologação judicial poderão ocasionar uma nova discussão processual do objeto que se fundamentou o próprio Acordo, podendo ser desfeito e a empresa arcar novamente com o valor.

9. FÉRIAS

a) Férias indenizadas e não gozadas

a1) verificar perante o setor de Pessoal, se a empresa paga as férias ao funcionário sem que o funcionário goze o período de férias a que tem direito. Assim, o funcionário pode reclamar novamente o direito às férias não gozadas. Normalmente o setor de Pessoal repassa essa informação ao Auditor, pois salvaguarda o profissional de RH de futuras indagações de seus Diretores; (9.1)

b) Férias - média de variáveis (9.2)

b1) para o cálculo da média das variáveis (horas extras, adicionais, etc) deve ter como base o período aquisitivo das férias;

b2) para não calcular verba por verba e depois atualizá-las (em caso de alteração salarial, pois as variáveis, com exceção de gratificação e prêmios, devem ser atualizadas pelo último salário) e facilitar o cálculo, o Auditor poderá adotar o seguinte critério:

b2.1) somar todas as verbas indexáveis ao salário (horas extras, adicional noturno, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, DSR e outras);

b2.2) dividir a somatória pelo salário base do mês de competência = a um índice;

b2.3) somar todos os índices;b2.4) dividir a soma dos índices pelo nº de meses = média;b2.5) multiplicar o resultado da divisão pelo salário do mês do pagamento das férias = média de variáveis atualizada até o mês do pagamento das férias.

Exemplo:

Dados:

Período aquisitivo: 01/06/2002 a 31/05/2003A partir de 01/set/2003 o funcionário passou a receber R$ 1.200,00 mensalmenteFérias pagas no mês de outubro/2003Valores das horas extras, Adicional Noturno e DSR em R$

R$ R$ R$ R$ Soma R$ Índice

Mês HE 50% HE 100% DSR Adic.Not variáveis salário variav / sal

jun/02 100,00 50,00 30,00 100,00 280,00 600,00 0,467

jul/02 135,00 27,00 80,00 242,00 600,00 0,403

ago/02 100,00 20,00 100,00 220,00 600,00 0,367

set/02 120,00 120,00 600,00 0,200

out/02 200,00 40,00 120,00 360,00 600,00 0,600

nov/02 0,00 600,00 -

dez/02 110,00 21,00 131,00 600,00 0,218

jan/03 125,00 20,00 22,00 167,00 600,00 0,278

fev/03 0,00 1.000,00 -

mar/03 400,00 80,00 480,00 1.000,00 0,480

abr/03 150,00 50,00 40,00 240,00 1.000,00 0,240

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Manual de Auditoria Trabalhista mai/03 300,00 100,00 80,00 50,00 530,00 1.000,00 0,530

Total das variáveis 3,783

Média -divide por 12 meses ( número de meses do período) 12

Média 0,315

Salário do mês do pagamento das férias 1.200,00

Valor das Variáveis em R$, no mês do pagamento das férias 378,33

Cálculo 1/3 constitucional sobre salário variável 126,11

A indexação do salário variável ao salário base do mês facilita a conferência dos cálculos das variáveis, caso contrário o Auditor deveria calcular a média segregando verba por verba.

b2.6) observar que no exemplo acima citado, as gratificações, prêmios e outras verbas não calculadas em função do salário do funcionário deverão ser calculadas a parte e somadas à média pelo valor original sem atualização.

b2.7) as comissões também não são atualizadas em função dos reajustes salariais dos funcionários, no entanto, na maioria das vezes a Convenção Coletiva de Trabalho divulga tabela de atualizações, visando o cálculo das médias de comissões. Em outros casos, a Convenção determina que será feita a média dos últimos 03 ou 06 meses de comissão e comparados com os últimos 12 meses, devendo ser pago a média maior. O Auditor deverá ficar atento ao que estipula a Convenção da classe a que o funcionário recolhe a Contribuição Sindical, não havendo disposição o cálculo da média deverá ser efetuado com base no período aquisitivo e sem atualizações.

c) Férias na Rescisão (9.4)

c1) férias vencidas e indenizadas na rescisão - a média das verbas variáveis (horas extras, adicionais, etc) será calculada tendo em vista o período aquisitivo das férias. As empresas normalmente utilizam incorretamente a média dos últimos doze meses (salvo conste em Convenção Coletiva);

c2) férias proporcionais - a média variável (horas extras, adicionais, etc) será calculada tendo em vista o período proporcional das férias. O período proporcional que se refere a 02.01.x1 até 30.06.x1, a média deverá ser calculada em função das horas extras e outros adicionais no período de 02.01 a 30.06.x1;

c3) normalmente ocorre erro no cálculo de férias vencidas, férias proporcionais, 13º salário e aviso prévio indenizado na rescisão porque se utiliza, por comodismo e incorretamente, a média dos últimos 12 meses para o cálculo das variáveis. A média das horas extras, adicionais e etc. deve ser calculada distintamente para cada verba, pois todas têm períodos diferentes de abrangência, também, a legislação trabalhista determina que esses demonstrativos constem em anexo a rescisão de contrato de trabalho.

c4) o cálculo dos avos das férias deve ser considerado em função do período aquisitivo e não do mês de admissão. Por exemplo: O funcionário foi admitido no dia 16.01, computa-se para fins de férias um mês em 15.02, dois meses em 15.03 e assim por diante.

d) Integração das Férias na Folha de Pagamento (9.5) -As férias devem ser integradas (inseridas) na folha de pagamento conforme o período de competência. Exemplo:

- Funcionário entrou em férias no dia 16 de abril;- No recibo são pagas integralmente as férias;- Na folha de pagamento deve constar segregado 15 dias trabalhados + 15 dias de férias com os respectivos

adicionais que constituirão base de cálculo para o INSS e o FGTS;- No próximo mês constarão na folha de pagamento 15 dias de férias e respectivos adicionais + dias trabalhados

no mês; - Caso dispuser de forma diferente na folha de pagamento a empresa estará pagando em um mês a mais e em outro

a menos o INSS e o FGTS.

e) Antecipação de férias (9.6)

- Verificar se a empresa antecipa as férias, antes do funcionário ter completado o período aquisitivo.

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Page 32: 104243193 Despert RH Manual Pratico de Auditoria Trabalhista

Manual de Auditoria Trabalhista f) Férias - outros procedimentos

Verificar se:

f1) a empresa está calculando corretamente as férias, o 1/3 constitucional, o abono de férias, o INSS, o IRRF;

f2) a empresa está observando o prazo de 30 dias para a comunicação (aviso) das férias – art. 135 CLT;

f3) a empresa está observando o prazo de 02 dias para o pagamento das férias antes do início do gozo - art. 145 CLT;

f4) funcionários estão gozando férias em mais de um período - art.134 CLT, normalmente o responsável do Setor informa se há casos;

f5) a empresa está observando os art. 139 a 141, nos casos de férias coletivas;

f6) funcionários estão trabalhando ou trabalharam dois anos ou mais sem tirar férias – art. 134 e 137 da CLT, são devidas férias em dobro.

10. DÉCIMO TERCEIRO SALÁRIO

a) Cálculos

a1) funcionários admitidos até 17/01

1ª parcela

salário do mês : 2

2ª parcela

salário do mês – 1ª parcela

a2) funcionários admitidos após 17/01

1ª parcela

{[(salário do mês anterior ao do pagamento) x nº de meses trabalhado] : 2 }= 12

2ª parcela

{[(salário de dezembro) x nº de meses trabalhado] – 1ª parcela}= 12

b) Verbas variáveis período integral (12 meses)

b1) para o cálculo da média das variáveis (horas extras, adicionais, etc) deve ter como base o período trabalhado;

b2) para não calcular verba por verba e depois atualizá-las (em caso de alteração salarial, pois as variáveis, com exceção de gratificação e prêmios, devem ser atualizadas pelo último salário) e facilitar o cálculo, o Auditor poderá adotar o seguinte critério:

b2.1) somar todas as verbas indexáveis ao salário (horas extras, adicional noturno, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, DSR e outras);

b2.2) dividir a somatória pelo salário base do mês de competência = a um índice;

b2.3) somar todos os índices;b2.4) dividir a soma dos índices pelo nº de meses = média;b2.5) multiplicar o resultado da divisão pelo salário do mês do pagamento do 13º salário = média de variáveis atualizada até o mês do pagamento do 13º salário.

R$ R$ R$ R$ soma R$ Índice

Mês HE 50% HE 100% DSR Adic.Not variáveis Salário variav / sal

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Manual de Auditoria Trabalhista

jan/03 120,00 50,00 30,00 100,00 300,00 400,00 0,750

fev/03 140,00 27,00 80,00 247,00 400,00 0,618

Mar/03 90,00 20,00 100,00 210,00 400,00 0,525

Abr/03 120,00 120,00 400,00 0,300

mai/03 180,00 40,00 120,00 340,00 400,00 0,850

Jun/03 0,00 400,00 -

jul/03 100,00 21,00 121,00 600,00 0,202

Ago/03 125,00 20,00 22,00 167,00 600,00 0,278

Set/03 0,00 600,00 -

Out/03 250,00 80,00 330,00 600,00 0,550

Nov/03 150,00 50,00 40,00 240,00 600,00 0,400

Dez/03 200,00 80,00 80,00 50,00 410,00 600,00 0,683

Total das variáveis 5,156

Média -divide por 12 meses (número de meses do período) 12

Média 0,430

Salário do mês do pagamento do 13º salário 600,00

Valor das Variáveis em R$, no mês do pagamento do 13º salário 257,79

** O Auditor deverá observar que o 13º salário é pago até o dia 20.12 de cada ano, dessa forma o RH ainda não fez o fechamento da folha de pagamento do mês de dezembro e nem sabe se o funcionário fez ou não horas extras, para bater o cálculo o Auditor deverá somar a diferença do 13º salário pago na folha de dezembro, paga até o 5º dia útil do mês de janeiro. Ou se preferir desconsiderar as médias do mês de dezembro e dividir por 11 para achar a média aritmética.

A indexação do salário variável ao salário base do mês facilita a conferência dos cálculos das variáveis, caso contrário o Auditor deveria calcular a média segregando verba por verba.

b3) observar que no exemplo acima citado, as gratificações, prêmios e outras verbas não calculadas em função do salário do funcionário, deverão ser calculadas a parte e somadas à média pelo valor original sem atualização.

b4) As comissões também não são atualizadas em função dos reajustes salariais dos funcionários, no entanto, na maioria das vezes a Convenção Coletiva de Trabalho divulga tabela de atualizações, visando o cálculo das médias de comissões. Em outros casos, a Convenção determina que será feita a média dos últimos 03 ou 06 meses de comissão e comparados com os últimos 12 meses, devendo ser pago a média maior. O Auditor deverá ficar atento ao que estipula a Convenção da classe a que o funcionário recolhe a Contribuição Sindical, não havendo disposição o cálculo da média deverá ser efetuado com base no período aquisitivo e sem atualizações.

c) Conferência do cálculo das variáveis – período proporcional

Exemplo:

Funcionário admitido em 01.06.03

R$ R$ R$ R$ soma R$ Índice

Mês HE 50% HE 100% DSR Adic.Not variáveis Salário variav / sal

Jun/03 150,00 50,00 200,00 700,00 0,286

jul/03 0,00 800,00 -

Ago/03 200,00 20,00 22,00 242,00 800,00 0,303

Set/03 0,00 800,00 -

Out/03 280,00 80,00 360,00 800,00 0,450

Nov/03 150,00 50,00 40,00 240,00 800,00 0,300

Dez/03 200,00 100,00 80,00 50,00 430,00 800,00 0,538

Total das variáveis 1,876

Média -divide por 07 meses (número de meses de jun a dez) 7

Média 0,268

Salário do mês do pagamento do 13º salário 800,00

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Manual de Auditoria Trabalhista Valor total das Variáveis em R$, no mês do pagamento do 13º salário 214,37

Divide por 12 12

Resultado da divisão por 12 17,86

multiplica pelo número de meses trabalhados no ano - jun a dez 7

Resultado da multiplicação por 7 = total proporcional das verbas variáveis 125,05

Observar os comentários constantes no demonstrativo anterior.

d) O funcionário que trabalha em um mês fração igual ou superior a 15 dias tem direito ao 13º Salário.

e) Reembolso do INSS referente 13º Salário do período em que a funcionária esteve em licença Maternidade.

O Auditor deverá verificar se a empresa está deduzindo do recolhimento do INSS a parcela proporcional do 13º salário proveniente ao período em que a funcionária esteve em Licença Maternidade, que é devida pelo INSS e que a partir de 01.09.2003, tendo em vista a vigência da Lei 10710/2003, cabe à empresa pagar o salário-maternidade devido à respectiva empregada gestante.

11. OUTROS

a) Programa de Alimentação do Trabalhador – PAT

a1) verificar se a empresa vem concedendo o benefício da cesta básica para todos os seus funcionários, não podendo ser pago como incentivo de assiduidade, em dinheiro ou como prêmio

Alertamos que, para não ser considerada verba remuneratória, e em conseqüência base de cálculo para contribuição previdenciária, FGTS e imposto de renda, faz-se necessário que a empresa observe as exigências contidas na Lei 6.321/76, cujo benefício deve ser fornecido indistintamente a todos os funcionários, não podendo condicionar à produção ou à freqüência ou pago em dinheiro. (10.1)

a2) verificar se a empresa que vem concedendo o benefício do vale alimentação/refeição para seus funcionários está inscrita no PAT, mediante protocolo. Para não ser considerado verba remuneratória, e em conseqüência base de cálculo para contribuição previdenciária, FGTS e imposto de renda, faz-se necessário que a empresa observe as exigências contidas na Lei 6.321/76. (10.2)

b) Provisão de férias e 13º salário

Conferir por amostragem os cálculos dos relatórios de provisão de férias e 13º salários:

b1)Férias e 13º Salário

- número de meses com direito às férias e ao 13º salário;- se no relatório constam as verbas variáveis de férias e 13º salário (horas extras, DSR e outros adicionais);- cálculo de 1/3 constitucional das férias;- Encargo de FGTS – 8,5%;

- Encargo de férias ( empresa 20%, SAT 3%, Terceiros 5,8 % -> total de 28,8%), este percentual varia conforme tabela de códigos FPAS; se a empresa possui empregados com aposentadoria especial, deve ser feita a provisão relativa ao percentual de aposentadoria especial; (10.3)

c) CONTRIBUIÇÃO SINDICAL – CATEGORIAS DIFERENCIADAS (10.5)

Verificar se a contribuição das categorias diferenciadas e dos profissionais liberais está sendo recolhida conforme o disposto abaixo.

CATEGORIA DIFERENCIADA O conceito de categoria profissional diferenciada encontra-se disposto no § 3º do art. 511 da CLT, onde se estabelece que essa categoria é aquela "que se forma dos empregados que exercem profissões ou funções diferenciadas por força do estatuto profissional especial ou em conseqüência de condições de vida singulares", a qual, quando organizada e reconhecida como sindicato na forma da lei, detém todas as prerrogativas sindicais (art. 513 da CLT).

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Manual de Auditoria Trabalhista c1) Contribuição Sindical - Recolhimento Separado A Contribuição Sindical de trabalhadores enquadrados em categoria diferenciada destina-se às entidades que os representem, desconsiderando, portanto, o enquadramento dos demais empregados da empresa onde trabalhem. Referida Contribuição Sindical (categoria diferenciada) é recolhida separadamente dos demais empregados, ou seja, daqueles pertencentes à categoria preponderante.

c2) Relação das Categorias Profissionais Diferenciadas - Aeronautas; - Oficiais Gráficos; - Aeroviários; - Operadores de Mesas Telefônicas (telefonistas em geral); - Agenciadores de Publicidade;- Práticos de Farmácia;- Artistas e Técnicos em Espetáculos de Diversões (cenógrafos e cenotécnicos, atores teatrais, inclusive corpos de corais e bailados, atores cinematográficos e trabalhadores circenses, manequins e modelos); - Professores; - Cabineiros (ascensoristas); - Profissionais de Enfermagem, Técnicos, Duchistas, Massagistas e Empregados em Hospitais e Casas de Saúde; - Profissionais de Relações Públicas; - Carpinteiros Navais; - Propagandistas, Propagandistas-Vendedores e Vendedores de Produtos Farmacêuticos; - Classificadores de Produtos de Origem Vegetal; - Publicitários; - Condutores de Veículos Rodoviários (motoristas); - Radiotelegrafistas (dissociada); - Empregados Desenhistas Técnicos, Artísticos, Industriais, Copistas, Projetistas Técnicos e Auxiliares;- Radiotelegrafistas da Marinha Mercante;- Jornalistas Profissionais (redatores, repórteres, revisores, fotógrafos, etc.);- Secretárias;- Maquinistas e Foguistas (de geradores termoelétricos e congêneres, exclusive marítimos);- Técnicos de Segurança do Trabalho;- Músicos Profissionais;- Tratoristas (excetuados os rurais);- Trabalhadores em Atividades Subaquáticas e Afins;- Trabalhadores em Agências de Propaganda;- Trabalhadores na Movimentação de Mercadorias em Geral;- Vendedores e Viajantes de Comércio.

c3) Profissional liberal com vínculo empregatício Considera-se profissional liberal aquele que exerce com independência ou autonomia profissão ligada à aplicação de seus conhecimentos técnicos e para a qual possua diploma legal que o autorize ao exercício da respectiva atividade. Os profissionais liberais poderão optar pelo pagamento da Contribuição Sindical unicamente à entidade sindical representativa da respectiva profissão, desde que a exerça, efetivamente, na firma ou empresa e, como tal, sejam nelas registradas. Neste caso, o profissional deverá exibir a prova da quitação da contribuição, dada por sindicato de profissionais liberais, onde o empregador deixará de efetuar, no salário do contribuinte, o desconto a que se refere o art. 582 da CLT. c4) Profissional Liberal Com Vínculo Empregatício - Não Exercício da Atividade Equivalente a Seu Título Os empregados que, embora liberais, não exerçam na empresa atividade equivalente a seu título, deverão contribuir à entidade sindical da Categoria Profissional preponderante da empresa, ainda que, simultaneamente, fora da empresa, exerça sua atividade liberal e efetue a respectiva Contribuição Sindical. c5)Advogados Empregados Os advogados empregados que contribuem para a Ordem dos Advogados do Brasil - OAB ficam isentos da Contribuição Sindical (Estatuto da OAB). c6) Técnicos em Contabilidade

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Page 36: 104243193 Despert RH Manual Pratico de Auditoria Trabalhista

Manual de Auditoria Trabalhista De acordo com o Despacho do Ministro do Trabalho no processo MTb nº 325.719/82, os técnicos em contabilidade têm direito à opção para efeito da Contribuição Sindical unicamente ao Sindicato dos Contabilistas, desde que observem os seguintes requisitos: - exerçam efetivamente na empresa a respectiva profissão;- sejam registrados na respectiva profissão;- exibam prova de quitação da contribuição concedida pelo Sindicato dos Contabilistas;- opção em poder do empregador. c7) Anotações em ficha ou livro de registro A empresa deverá anotar na ficha ou na folha do livro de Registro de Empregados as informações relativas à Contribuição Sindical paga. A citada anotação deve ser feita para efeitos de controle da empresa, uma vez que a Portaria MTb nº 3.626/91, alterada pela Portaria MTb nº 3.024/92, não exige as referidas anotações. c8) QUADRO DAS PROFISSÕES LIBERAIS

1. Advogados. 2. Médicos. 3. Odontologistas. 4. Médicos Veterinários. 5. Farmacêuticos. 6. Engenheiros (civis, de minas, mecânicos, eletricistas, industriais e agrônomos). 7. Químicos (químicos industriais, químicos industriais agrícolas e engenheiros químicos). 8. Parteiros. 9. Economistas. 10. Atuários. 11. Contabilistas. 12. Professores (privados). 13. Escritores. 14. Atores Teatrais. 15. Compositores Artísticos, Musicais e Plásticos. 16. Assistentes Sociais. 17. Jornalistas. 18. Protéticos Dentários. 19. Bibliotecários. 20. Estatísticos. 21. Enfermeiros. 22. Administradores. 23. Arquitetos. 24. Nutricionistas. 25. Psicólogos. 26. Geólogos. 27. Fisioterapeutas, Terapeutas Ocupacionais, Auxiliares de Fisioterapia e Auxiliares de Terapia Ocupacional. 28. Zootecnistas. 29. Profissionais Liberais de Relações Públicas. 30. Fonoaudiólogos. 31. Sociólogos. 32. Biomédicos. 33. Corretores de Imóveis. 34. Técnicos Industriais de nível médio (2º grau). 35. Técnicos Agrícolas de nível médio (2º grau). 36. Tradutores. 37. Técnico em Biblioteconomia.

d) Empréstimos a funcionários (10.4)

d.1) os empréstimos feitos a funcionários não firmados mediante contrato, e sem cláusula de cobrança de encargos financeiros, poderão ser considerados pelo fisco, como adiantamentos salariais e tributados na fonte, na ocasião da liberação dos recursos.

d.2) além do contrato de empréstimo, deve haver previsão no contrato de trabalho sobre o desconto de empréstimos.

e) CAGED E RAIS (10.6)

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Manual de Auditoria Trabalhista e1) conferir se o total de funcionários ativos contidos nas informações prestadas ao CAGED “bate” com o total constante na folha de pagamento;

e2) verificar se o CAGED vem sendo entregue no prazo estipulado pela legislação;

e3) Verificar se a RAIS vem sendo entregue anualmente, inclusive dos estabelecimentos da empresa que não têm movimento.

f) Outros

f1) Controle de vale-transporte e vale-alimentação (10.7)

Verificar se a empresa tem planilhas de controle da movimentação do vale-transporte e vale alimentação ( compra , entrega aos funcionários e saldo em poder do RH)

f2) Autorização para descontos (10.8)

Verificar se há contrato de trabalho ou aditivo contratual com cláusula de autorização para os descontos relativos ao seguro de vida grupo , tique lanchonete, plano de saúde, etc.

Entendemos que as autorizações constantes no tíquete da lanchonete, no tíquete da farmácia ou na adesão do planto de saúde e seguro de vida em grupo constituem apenas assinaturas para comprovar a qualquer tempo que foi o funcionário o adquirente dos medicamentos, produtos ou do plano de saúde, não tendo igual força de contrato de trabalho ou aditivo, até mesmo, porque não é celebrado entre o empregador e o empregado.

Conforme o disposto no Artigo 462 da Consolidação das Leis do Trabalho, a empresa somente poderá efetuar descontos dos vencimentos dos funcionários, não decorrentes de lei, acordo ou convenção coletiva, se expressamente por eles autorizados, para tanto entendemos ser necessária a autorização da parcela a ser descontada.

Recomendar a confecção de documento de autorização para desconto, o qual deverá constar em cláusula contratual, na ocasião da admissão do funcionário, ou através de termo aditivo do contrato de trabalho.

f3) Seguro desemprego (10.9)

Verificar se a empresa vem entregando as vias do formulário do requerimento para seguro desemprego, sem destacar o protocolo de recebimento assinado pelo funcionário.

De acordo com o Artigo 5º da Resolução 71/94 do Conselho Deliberativo do Fundo de Amparo ao Trabalhador – CODEFAT, a parte inferior do referido documento, é destacável, e servirá de comprovante de entrega do requerimento do seguro desemprego.

O § 2º, do Artigo 4º da Resolução supra citada, determina que o empregador que deixar de entregar os documentos necessários ao seguro desemprego, estará sujeito a multa prevista no Artigo 25 da Lei 7.998/90, a qual varia de 400,00 UFIR’s à 40.000,00 UFIR’s.

f4) Folha Negativa – Arredondamento (10.10)

É norma na empresa, quando da ocorrência de saldo negativo na folha de pagamento, efetuar o zeramento do recibo de salários através do evento “Estouro do Mês” , cujo valor lançado é descontado no mês seguinte. Porém, muitas vezes o arredondamento é lançado em valores expressivos em relação ao salário base do funcionário.

Verificamos que as ocorrências de saldos negativos da folha de pagamento ocorrem geralmente nos casos de funcionários em férias, porém há o desconto do convênio farmácia, lanchonete e plano de saúde.

Para evitar possíveis questionamentos pelo fisco recomendar a criação de um evento com o título “adiantamento por folha negativa”, no qual seriam lançados os valores para zeramento da folha negativa, de forma que este evento seja auto explicativo.

12. PROCEDIMENDOS PRÉVIOS DE AUDITORIA – TERCEIRIZAÇÃO(Fonte Prof. Ibraim Lisboa)

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Manual de Auditoria Trabalhista - Identificar na empresa se há projeto de terceirização. A terceirização deve ser bem estudada pela Diretoria da empresa, pois se não feita adequadamente, trará prejuízos à empresa (co-responsabilidade trabalhista e tributária).- Procurar conhecer detalhadamente as metas a serem atingidas com o projeto de terceirização, de uma forma global na empresa.- Avaliar os riscos envolvidos e as conseqüências, nas esferas legal, trabalhista e previdenciária.- Definir qual deverá ser o perfil do prestador de serviços, sendo ele uma empresa de prestação de serviços ou profissional autônomo, qual será a sua especialidade e qualidades esperadas.- Avaliar como manter os setores em funcionamento, utilizando-se de prestadores de serviços.- Verificar se foram desenvolvidos programas de treinamento interno, a fim de evitar qualquer postura de direção, fiscalização ou controle. A empresa contratante não pode, diretamente dar ordem, fiscalizar ou controlar os prestadores de serviços terceirizados, deve eleger um representante da contratada, através de cláusula contratual, que terá acesso direto à contratante para receber qualquer instrução acerca dos serviços que estão sendo realizados. Qualquer relação direta do funcionário da empresa terceirizada com a contratada se configura o vínculo empregatício e solidariedade, não pode haver: subordinação, controle de horário e controle de freqüência).- Avaliar a possibilidade de transformar alguns empregados com características de empreendedores em parceiros.- Avaliar os critérios que foram adotados para a decisão de terceirizar.- Verificar se foram observados os aspectos legais, econômicos, financeiros, técnicos e a questão da oportunidade.- Identificar quem dentro da empresa aprova os processos de terceirização e desterceirização.

Em relação a área trabalhista, a terceirização de serviços, de acordo com o inciso III do Enunciado 331 do TST, será permitida nos casos de vigilância, conservação e limpeza, e também, em serviços especializados desde que inexistentes os requisitos da pessoalidade ou subordinação direta.

Destarte, se a empresa contratante exigir a prestação de serviços e os funcionários da contratada ficarem subordinados às ordens da contratante, caracterizará o vínculo empregatício. O inciso IV do referido Enunciado também estipula a responsabilidade subsidiaria do tomador de serviços, caso a empresa contratada não quitar os débitos trabalhistas de seus empregados, desde que essa seja chamada a lide pelo reclamante e conste do titulo executivo judicial.

Súmula 331 – TST:

Contrato de prestação de serviços. Legalidade - Inciso IV alterado pela Res. 96/2000, DJ 18.09.2000I - A contratação de trabalhadores por empresa interposta é ilegal, formando-se o vínculo diretamente com o tomador dos serviços, salvo no caso de trabalho temporário (Lei nº 6.019, de 03.01.1974).II - A contratação irregular de trabalhador, mediante empresa interposta, não gera vínculo de emprego com os órgãos da administração pública direta, indireta ou fundacional (art. 37, II, da CF/1988).III - Não forma vínculo de emprego com o tomador a contratação de serviços de vigilância (Lei nº 7.102, de 20.06.1983) e de conservação e limpeza, bem como a de serviços especializados ligados à atividade-meio do tomador, desde que inexistente a pessoalidade e a subordinação direta.IV - O inadimplemento das obrigações trabalhistas, por parte do empregador, implica a responsabilidade subsidiária do tomador dos serviços, quanto àquelas obrigações, inclusive quanto aos órgãos da administração direta, das autarquias, das fundações públicas, das empresas públicas e das sociedades de economia mista, desde que hajam participado da relação processual e constem também do título executivo judicial (art. 71 da Lei nº 8.666, de 21.06.1993).

FATORES COMPROMETEDORES DA TERCEIRIZAÇÃO

Contratual

- Qualquer desleixo contratual, como falta de cuidado do tomador na elaboração do contrato de prestação de serviços, principalmente no que tange às condições em que serão prestados os serviços, poderá haver presunção de subordinação, o que comprometerá o processo de terceirização. A ausência de cláusulas importantes no contrato entre as partes contribuirá para prejuízos futuros.

Má administração

- Quando o contrato de terceirização for mal administrado, tal fato poderá gerar sérias conseqüências, podendo inviabilizar a continuidade do processo.

Conseqüências da má administração

- aumento dos riscos- desligamentos de funcionários que já foram treinados e que não serão reaproveitados pelo prestador de serviços- deterioração do relacionamento com as entidades sindicais- interveniência sindical nociva- custo das demissões- má escolha do prestador de serviços- dificuldades de relacionamento entre o tomador e o prestador de serviços

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Manual de Auditoria Trabalhista - erro de avaliação do perfil do candidato e prestador de serviço- falta ou excesso de especialização do prestador de serviços- dificuldades na formação da parceria, aumento de dependência do prestador de serviços e outras conseqüências jurídicas, estruturais e comportamentais

O QUE AUDITAR NOS CONTRATOS DE TERCEIRIZAÇÃO

Um dos grandes desafios para que a terceirização tenha sucessos nas empresas é EVITAR a todo o custo: a direção, a fiscalização ou controle, a subordinação( dar ordens) , o controle freqüência, o controle de ponto dos funcionários da empresa terceirizada. A relação deve ser impessoal, por meio de um responsável da contratante, eleito em cláusula contratual. Essa forma de tratamento pode ser facilmente constatada pelo Auditor, durante os dias em que estiver na empresa auditada. Também, as cláusulas contratuais devem ser atentamente observadas.

- Verificar pelo contrato social se a atividade-fim da prestadora é compatível com a atividade-meio do tomador: se for contratado serviço de limpeza, no contrato social da contratada deve constar como atividade a prestação de serviços de limpeza).

- Forma de execução dos serviços e em que condições: constar no contrato de prestação de serviços o nome da pessoa que responde pelos funcionários da contratada, bem como clara descrição dos trabalhos a serem efetuados pelos funcionários da contratada, sem subordinação, com impessoal, sem controle de freqüências. Qualquer sugestão, reclamação, elogios, comando ou solicitação de serviços deve ser feito diretamente à pessoa responsável pela equipe, conforme conste no contrato.

- Forma de avaliação, pelo tomador, dos resultados dos serviços prestados: no contrato deve haver previsão da prova de avaliação dos serviços, a qual deve ser por intermédio de relatórios por escrito.

- Verificar a existência de cláusula constando os materiais, equipamentos e instrumentos que a contratada vai utilizar nos serviços.

- Verificar a existência de cláusula onde a contratada informa como administrará o comportamento de seus empregados: constar no contrato de prestação de serviços o nome da pessoa que responde pelos funcionários da contratada, como já foi citado, o qual aplicará advertências, suspensões e demissões, horário da realização dos trabalhos, etc. A empresa contratante não pode demitir, fazer comentário ou outros procedimentos com os funcionários da empresa contratada. Qualquer comentário, decisão, reclamação deve ser tratado diretamente com a pessoa responsável constante no contrato, ou seja, a pessoa que está fazendo a limpeza (por exemplo) é a pessoa jurídica e não a pessoa física que executa o serviço. Às vezes é complicado, como exemplo: em determinada situação um serviço fica incompleto, a pessoa que executou está à sua frente, porém o funcionário da empresa contratante deve encaminhar sua reivindicação (por telefone) ao responsável e este responsável solicitar o serviço completo; diferentemente caracteriza o vínculo empregatício, facilmente provado por testemunhas.

- Verificar se consta cláusula onde a contratada declara a sua responsabilidade a respeito dos acidentes do trabalho e cumprimento das normas do tomador em relação à prevenção de acidentes.

- Fornecimento de EPI e EPC, pela contratada.

- Citação de não haver qualquer vínculo empregatício entre o tomador e os empregados da prestadora.

- Verificar se consta cláusula prevendo em caso do tomador vir a ser interpelado judicialmente pelo fato da prestadora não ter cumprido alguma de suas responsabilidades trabalhistas ou previdenciárias, com referência a sua mão-de-obra este poderá assumir o pagamento.

- Verificar se consta previsão (em função do item anterior) de que o tomador poderá interpor ação civil, para retroceder o seu contrato, para que haja ressarcimento das perdas.

- Definição de preço do contrato, data do pagamento e sua composição para os efeitos dos reajustes.

- Verificar se consta do contrato prazo de vigência.

- Proibição da utilização dos empregados da contratada em outras funções da contratante.

- Forma de rescisão do contrato.

- Cláusula eximindo a contratante da responsabilidade solidária trabalhista.

- Forma de alteração do contrato.

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Manual de Auditoria Trabalhista - Definição do Foro.

- Encerramento, data, assinatura e testemunhas (2 no mínimo).

PONTOS PARA AUDITAR NOS DOCUMENTOS DA EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇOS

- cópia autenticada dos contratos de trabalho de todos os empregados da contratada que estiverem trabalhando no estabelecimento do Tomador;- cumprimento das determinações das Normas Regulamentadoras em matéria de prevenção de Acidentes no trabalho;- PCMSO;- Cipa;- dimensionamento do SESMT;- fornecimento de EPI´s e instalações de EPC´s;- apresentação periódica da guias GRPS, IRRF, PIS;- folha de pagamento destacada dos empregados que prestam serviços nas instalações da contratante;- conferência de: horas trabalhadas, cartão ponto, horas extras, pagamento de férias, licença maternidade e dos adicionais noturno, de insalubridade e de periculosidade.

Na verdade, a empresa contratante deve fazer Auditoria periódica nos procedimentos trabalhistas da contratada, com o objetivo de resguardar a contratante da solidariedade trabalhista e tributária, ou seja, estar ciente dos riscos que a contratada corre, os quais poderão ser assumidos involuntariamente pela contratante, pela co-responsabilidade. Essa auditoria periódica deverá constar no contrato das partes, sob pena de rescisão do mesmo.

TIPOS DE FRAUDES COMUNS NA TERCEIRIZAÇÃO

- uma empresa cria outra que irá absorver o seu setor de manutenção, que irá lhe prestar serviços com exclusividade;- empresa contrata o serviço de outra, sem ampla e total autonomia da prestadora, que não direciona o trabalho, não assume os riscos da atividade e não aufere os lucros do empreendimento econômico;- empresa ajusta um serviço com uma prestadora cujo objeto social não guarda harmonia com a prestação dos serviços ou com a execução da obra;- empresa contrata um serviço de outra, e os empregados da prestadora ficam à inteira disposição da tomadora, que direciona o trabalho realizado, com amplo poder de mando e comando sobre aqueles, com interferência nos trabalhos a nível econômico e administrativo.

13. CONTROLES INTERNOS NA ÁREA DE PESSOAL

Controles internos

Propósitos dos Controles Internos- Salvaguardar seus ativos, seus recursos humanos, financeiros e físicos;- Garantir segurança, fidelidade, integridade e tempestividade dos dados contábeis e informações financeiras;- Prevenir e detectar fraudes, erros, atos de desperdício, abusos e práticas anti-econômicas ou corruptas e outros atos ilegais;- Observar a Lei e regulamentos;- Conduzir e executar regularmente seus negócios, programas, projetos, atividades e funções de forma produtiva, econômica e eficaz;- produzir informações gerenciais em relatório de resultados e conclusões.

Características de um controle interno eficiente

SEGREGAÇÃO – É a característica que estabelece a independência entre a execução operacional, a guarda dos bens e contabilização.

SISTEMA DE AUTORIZAÇÃO – É a característica que estabelece o controle das operações através de métodos e processos de aprovação, conforme as responsabilidades e riscos envolvidos.

SISTEMA DE REGISTRO - É a característica que estabelece a existência de um plano de contas, a classificação dos dados dentro de uma estrutura formal de contas e a preparação das demonstrações financeiras.

Questionário de levantamento de dados dos Controles Internos de Auditoria Trabalhista

1) Quais análises são preparadas que possibilitem à Diretoria/ Gerência avaliar a variação nas contas relacionadas aos empregados?2) Como tais análises são utilizadas?3) Como a Diretoria utiliza tais análises para detectar eventuais transações não usuais e relativamente significativas?

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Manual de Auditoria Trabalhista 4) Como é avaliada a razoabilidade de saldos corretos, tais como despesas de salários e ordenados com os respectivos encargos sociais de INSS, FGTS, Provisões de férias e de 13º Salário?5) Quais pessoas ( nome, cargo, e função) aprovam:

- admissão do empregado?- demissão do empregado?- solicitação de admissão?- elaboração da folha de pagamento?- números finais da folha de pagamento?- efetuação do pagamento?- efetuação dos registros contábeis?

6) Como são autorizadas as contratações de novos empregados?7) Como são autorizadas as demissões de empregados?8) Como são definidos os valores de salários a serem pagos?9) Como são definidas as faixas salariais?10) Como são autorizados os descontos?11) Como são autorizados os benefícios?12) Quais são os procedimentos existentes para a conferência e aprovação da folha de pagamento?13) Quais são os procedimentos que asseguram que todos os salários são provisionados e pagos?14) Que procedimentos existem para garantir que todas as admissões são inseridas na folha de pagamentos, e que todas as demissões são excluídas da folha de pagamentos?15) Quais são os relatórios emitidos pelos Auditores Internos e quem os recebe?16) Quais são os procedimentos que garantem que os descontos não feitos aos empregados no menor prazo possível ou, no mais tardar, no mês seguinte à concessão de benefícios?17) Que procedimentos existem para assegurar que o montante dos salários líquidos a pagar corresponde ao montante da folha de pagamento?18) Quais os controles que reconciliam a movimentação física dos empregados com os registros contábeis e fiscais?19) Há inspeções físicas dos empregados em períodos relativamente curtos e em caráter de surpresa?20) Relacione e descreva os documentos e procedimentos necessários para a admissão e demissão de funcionários?21) Descreva procedimentos que possibilitam, a cada nova admissão, certificar-se de que deve haver uma demissão, ou se trata de expansão de atividades.22) Evidencie os procedimentos e controles que não são utilizados para controlar a movimentação física dos funcionários e descreva quais os documentos que suportam tais procedimentos e controles.23) No caso de empregados com serviços externos (técnicos em manutenção, vendedores, cobradores, etc.) descreva quais os documentos internos e procedimentos que asseguram que os mesmos continuam trabalhando.24) Que procedimentos são utilizados para aprovação e controle das horas adicionais trabalhadas?25) Que procedimentos existem para analisar a relação horas/adicionais/empregado/setor ou departamento?26) Que procedimentos existem e qual é a documentação suporte para assegurar que todos os empregados estejam incluídos na folha de pagamento?27) Quais são os controles existentes no caso de pagamento por trabalho executado (tarefa)?28 Que procedimentos de conferência da folha são utilizados e quem os efetua?29) Como são controlados os saldos de salários não reclamados?

Controles internos da área de recursos humanos

1) Na contratação de funcionários

- Responsável pelo setor solicita a contratação de funcionário;- Diretor Administrativo ou ligado à área aprova a contratação;- Solicitação autorizada é encaminhada ao Setor de Recursos Humanos;- Responsável pelo RH analisa o processo e, conforme política da empresa, aprova ou devolve o processo para melhor

análise do setor solicitante, objetivando adequar a contratação à política da empresa;- Antes de iniciar a seleção, o RH deve analisar com o setor solicitante se não há a possibilidade de aproveitamento de

funcionários do próprio setor ou de outro setor, essa atitude de valorização profissional dentro da empresa deixa os funcionários orgulhosos e contentes com a organização na qual trabalham, tanto os promovidos como os demais, havendo satisfação, expectativa e esperança, elementos básicos para a MOTIVAÇÃO do trabalhador;

- RH inicia processo de seleção do funcionário, através de empresas de recrutamento, jornais, Agências Estaduais de Fomento de Emprego ou outros meios;

- Após entrevistas do RH, do responsável pelo setor e do psicólogo com os candidatos, seleciona-se o funcionário que será contratado, bem como define os candidatos que poderão ser chamados em 2ª ou 3ª opção;

- O candidato selecionado é encaminhado para fazer o exame médico admissional;- Entrega a Carteira de Trabalho para o efetivo registro e assina a Ficha de Registro do Funcionário;- O funcionário deve apresentar cópia dos seguintes documentos:a) Foto recente do funcionáriob) Carteira de Identidade (RG)c) CPF

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Manual de Auditoria Trabalhista d) Título de Eleitore) Certificado de Reservistaf) Comprovante de endereçog) Certidão de casamento e nascimento dos filhos (se for casado e/ou tiver filhos)h) Caderneta de vacinação e comprovante de freqüência escolar para filhos menores de 07 anos, quando perceberem

salário famíliai) Diploma de formação superior ou técnica, se houver.j) Carta de referência do empregador anteriork) Certificado de escolaridade (último curso concluído)l) Carta de Fiançam) Atestado de Antecedentes criminais

- O funcionário deve assinar os seguintes documentos:

a) Contrato de trabalhob) Cláusula contratual contendo autorização de descontos: farmácia, supermercado, plano de saúde, associação, etc.

(descontos quando convencionados no contrato de trabalho e respeitados as limitações da lei são considerações legais)c) Acordo de compensação e prorrogação de horário se houverd) Acordo de compensação do Banco de Horase) Declaração de encargos de família para fins de retenção de imposto de renda (mesmo para funcionário que não tenha

dependentes)f) Declaração de opção ou não opção para fins de Vale Transporteg) Termo de responsabilidade e Ficha de Salário Família para funcionários que perceberão salário famíliah) Comprovante da entrega e da devolução da CTPS.

Todos os documentos devem permanecer na pasta documental do funcionário.

2) Controles das horas extras e suas implicações

- Para evitar fraudes e pagamentos indevidos, as horas extras são pagas mediante autorização diária. As autorizações genéricas contribuem para o aumento do custo com Horas Extras. As autorizações devem conter detalhes sobre o motivo das horas extras;

- Para evitar o pagamento de horas extras, a empresa deve implementar o Banco de Horas.

O Artigo 59, § 2º, da Consolidação das Leis do Trabalho, com a nova redação dada pela Lei nº 9.601/98, e posteriores alterações, permite que seja dispensado o acréscimo de salário se, por força de acordo ou convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela correspondente diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no período máximo de 360 dias, a soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite de 10 horas diárias.

A compensação das horas extras, através do sistema “Banco de Horas” deve ser feita mediante acordo com os funcionários, homologado com o sindicato da classe.

- As horas extras devem ser pagas em conformidade com a anotação no cartão ponto;- As faltas e os atrasos vêm sendo descontados na folha de pagamento, conforme apontadas no cartão ponto;- O RH vem fazendo reuniões periódicas com os responsáveis dos diversos setores, discutindo os motivos, necessidades

e se as horas extras podem ser reduzidas mediante coordenação de tarefas, bem como buscando alternativas. Em uma empresa tudo pode ser modificado, desde que haja participação de funcionários, gerência e administração; e as atitudes estejam sendo tomadas a curto e longo prazo, modificar uma cultura não é fácil pior é a empresa falir, se a empresa que você trabalha não fizer esse esforço, a concorrente fará. Horas extras oneram o salário, INSS, FGTS, Férias, 13º Salário, aviso prévio, acidentes de trabalho, desgastam o funcionário, sua família e o pior é que viciam, pois o funcionário ganha um pouco mais no final do mês e quer continuar ganhando;

- O cartão ponto contém a assinatura do funcionário e do responsável pelo setor;- Um funcionário deve confeccionar a folha de pagamento e outro funcionário de departamento independente conferir;- Acordo de compensação de jornada de trabalho é obrigatório quando o funcionário trabalho a mais em alguns dias para

compensar outro, exemplo: funcionário trabalha de Segunda a Sexta , 08 horas e 48 minutos, e não trabalha no Sábado. Caso a empresa não possua esse acordo por escrito ou menção do acordo no contrato de trabalho, o funcionário terá direito a 48 minutos extras por dia + DSR + 13º salário + férias + FGTS, fazendo a conta em 05 anos, um funcionário que percebe R$ 2.000,00, por mês, computando todas essas verbas aproximadamente em 05 anos terá a receber em uma reclamatória trabalhista a quantia de R$ 20.369,23 [( 16 HE/mês + 20% ( DSR)= 19,20 HE x R$ 13,64 ( valor hora normal + 50%) =R$ 261,88 x 60 meses = R$ 15.713,28 + R$ 1.309,44 (13º sal) + 1.741,55 (férias)+ R$ 1.594,96 (FGTS) = R$20.359,23]. Em uma reclamatória, é o primeiro item que o Perito que faz o cálculo analisa ( já existe software em que é imputado o período e último valor da hora extra e o cálculo é automático); (base: artigo 7º, inciso XVI da Constituição Federal)

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Manual de Auditoria Trabalhista - O funcionário não pode ultrapassar ao limite de 02 horas extras diárias ou ao total de dez trabalhadas no dias (art. 59 da

CLT, multa de 37,8285 UFIR’s a 3.782,8472 UFIR’S, dobrada na reincidência, oposição ou desacato);- Além das multas aplicadas pela fiscalização, se o funcionário que estiver no regime de Bano de Horas exceder o limite

acima, será descaracterizado o Banco de Horas devendo a empresa pagar as horas extras na totalidade, horas que o funcionário poderá reclamar na justiça. O funcionário poderá trabalhar até 10 horas extras diárias no Sábado, dia o qual é compensado e que não terá problemas com excesso (multas, exclusão do Banco de Horas);

- Dispensa de marcação de ponto em cargos de supervisão e gerência, não sendo devidas quaisquer horas extras, somente quando o funcionário perceber em separado no seu holerit acréscimo de 40% ( quarenta por cento) a título de cargo de confiança (inciso II e § único do art. 62 da CLT). Exemplo: contrata gerente por R$ 1.500,00 e paga-lhe destacado no recebido de salário + R$ 600,00 (40%) a título de cargo de confiança;

- Mesmo que esteja anotado na CTPS, conforme inciso I, do art. 62 da CLT, o funcionário que exerce atividade externa (cobrador, vendedor, propagandista, motorista de caminhão) deve anotar as horas de trabalho em papeleta ou registro de ponto, para que fique provado que não excedeu a jornada de 08 horas diárias e faça prova a favor da empresa em questionamentos trabalhistas. Agora, há casos em que os funcionários excedem e em muito às 08:00 horas diárias e não é marcado o ponto para encobrir tal situação (até para evitar multas trabalhistas), em tal situação a empresa está ciente da contingência trabalhista. Porém, há funcionários que não chegam a trabalhar 08 horas diárias e depois exigem horas extras e esse é o motivo pelo qual a empresa deve usar o controle de jornada externa. Alguns cuidados devem ser tomados com o cartão marcado manualmente pelo funcionário: a) não pode haver marcação repetitiva, exemplo: funcionário trabalha todos os dias das 8:00 às 12:00 e das 14:00 às 18:000, o juiz vai considerar o ponto inválido, por não expressar a realidade, por isso, orientar o funcionário para anotar os minutos 08:01 às 11:56 e das 13:57 às 18:02 ; b) o ponto deve ser assinado pelo funcionário; c) não poderá haver rasuras; d) observar os horários de intervalo para refeição, no mínimo de 01 hora;

- Observar o intervalo mínimo de 01 hora e máximo de 02 horas (por conta do funcionário), para alimentação e descanso; ( art. 71 da CLT)

- Observar o intervalo de 11 horas entre uma jornada e outra, isso ocorre quando o funcionário faz horas extras; ( art. 66 da CLT)

- Nas jornadas inferiores a 06 horas (ex: telefonistas, enfermagem, etc.) deverá haver intervalo de 15 minutos, por conta do empregador e deve ser registrado pelo funcionário ou anotado no cabeçalho do cartão ponto; ( § 1º, art. 71 CLT).

- Em atividades que funcionam 24 horas sem paralisação e o funcionário trabalha em horário diversificado, por exemplo: uma semana de manhã, outra semana à noite, a este funcionário, conforme a Constituição Federal, compete trabalhar apenas 06 horas diárias objetivo é compensar seu relógio biológico que fica desajustado devido o trabalho alternado de dia e à noite), trabalho superior às 06 horas será considerado extraordinário; ( artigo 7º, inciso XIV da Constituição Federal)

- Jornada 12 X 36, conforme previsto na Convenção Coletiva de Trabalho, no entanto, mediante acordo individual ou coletivo firmado com os funcionários. Obs.: se na Convenção Coletiva de Trabalho, a qual o funcionário pertence, não constar previsão de jornada 12 X 36, mesmo com acordo individual não será válido e serão consideradas como horas extras as superiores a 08 horas diárias. Exemplo: vigia. A empresa contrata vigia e este recolhe a Contribuição Sindical para o Sindicado laboral da atividade da empresa, o qual não prevê em Convenção jornada 12 x 36. Há um sério risco da empresa ser obrigada a pagar 04 horas extras por dia trabalhado, em uma reclamatória trabalhista, nesta situação seria melhor contratar uma empresa de vigilância até por causa das escalas e folgas;

3) Salário, reajuste salarial e aumento salarial

- A empresa deve ter uma política salarial adequada e devidamente aprovada pela Diretoria. Essa política denomina-se Quadro de Cargos e Salários (Quadro de Carreiras);- Qualquer contratação, reajuste, aumento salarial deve ser efetuado de acordo com os cargos e salários constantes da

política da empresa e autorizado pela Diretoria;- O Quadro de Cargos e Salários existente na empresa evita que os funcionários peçam, em reclamatórias trabalhistas, a

equiparação salarial, de acordo com o § 1º, art. 461 da CLT. O risco de contingência trabalhista com equiparação salarial acontece nas empresas que registram quase todos os seus funcionários como “ auxiliar de escritório”, “auxiliar de administração”, “auxiliar de produção” e assim por diante. Dessa forma, no prazo de dois anos, se um funcionário é registrado como auxiliar de escritório com salário de R$ 500,00 e outro vem a ser registrado também como auxiliar de escritório mas com salário de R$ 1.200,00, o primeiro poderá pedir equiparação salarial na justiça;

- O Quadro de Cargos e Salários evitará aumentos abusivos de salários motivados por favoritismo na empresa;

4) FOLHA DE PAGAMENTO E DESCONTOS

- Todas as verbas pagas devem estar de acordo com o Cartão Ponto, as exceções devem estar autorizadas por escrito pela Diretoria. A não utilização do cartão ponto abre brecha para reclamação de horas extras, bem como reivindicação do cargo de confiança. Como citado acima, os supervisores e gerentes dispensados do ponto, caberia pagar 40% sobre o salário a título de cargo de confiança, conforme inciso II do art. 62 da CLT ( na verdade ao invés de contratá-lo por R$ 3.000,00, contrata-lo-ia por R$ 2.142,85 + 857,15 (40% função gratificada) = R$ 3.000,00);

- Efetuar os descontos de faltas e atrasos, conforme consta no cartão ponto. Pela legislação e jurisprudência trabalhista a empresa tem de 02 a 03 meses para efetuar esses descontos em folha de pagamento, após esse prazo, fica caracterizado que o funcionário ficou à disposição da empresa ou a empresa perdoou tais descontos não cabendo mais os descontos;

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Manual de Auditoria Trabalhista enquanto que as horas extras, adicionais, reflexos e outras verbas trabalhista, o trabalhador tem 02 anos, após seu desligamento da empresa, para reivindicar os últimos 05 anos. Exemplo: Se ultrapassar ao prazo de 02 anos, da data do desligamento, não poderá mais reclamar seus direitos ( prescrição), se faltar 02 meses para 02 anos ( um ano e 10 meses após o desligamento), poderá reivindicar os últimos 03 anos e 02 meses. Dessa forma, compensar faltas e atrasos com horas extras, sem acordo de Banco de Horas, homologado pelo Sindicato da classe, significa, em casos de reclamatórias trabalhistas, pagar 02 vezes as horas extras, adicionais e reflexos ( DSR, 13º sal., férias, FGTS);

- Efetuar os descontos de DSR das faltas e dos atrasos não considerados como justificados, para evitar pagamentos e maior e/ou favoritismo a funcionários ( quando uns são punidos e outros não, sem critério específico ou se o critério foi desconsiderado para o benefício de alguns empregados, sem autorização);

- Efetuar controle das faltas para desconto de férias e 13º salário, conforme estipulado na Lei;- Os adicionais de insalubridade, periculosidade devem ser pagos somente mediante Laudo Técnico atualizado, no qual

conste a necessidade ou não do pagamento e se os EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) atenuam os riscos não sendo necessário o pagamento dos respectivos adicionais. Normalmente as empresas pagam esses adicionais sem eles serem devidos, pois Laudo Técnico os descaracteriza, dessa forma pode haver caracterização de aposentadoria especial ( assunto que será comentado em outro tópico);

- As comissões devem ser pagas na folha de pagamento, mediante relatório de comissões emitido pelo setor de vendas e autorizado pelo responsável do setor. Relatório que deve ficar no setor de pessoal, à disposição para a qualquer tempo ser conferido. O percentual das comissões deve ser pago conforme estipulado no contrato de trabalho, atentando ao pagamento se o cálculo tem como base o faturamento bruto ou somente as duplicatas recebidas no mês (caso a base for o faturamento, mesmo as duplicatas não recebidas, a empresa deve lembrar que está antecipando salários, DSR, INSS, FGTS e 13º salário e férias, sobre um valor ainda não recebido);

- Prêmio e gratificações devem ser pagos mediante autorização;- Controles sobre estoque e desconto do vale transporte;- Controles sobre estoque e desconto do vale refeição, cesta básica e, ainda, controle sobre o número de pessoas que

fazem refeição e das refeições que são pagas aos fornecedores;- Controle sobre o desconto de farmácia, plano de saúde, mercado, etc., para evitar favoritismo e fraudes com descontos

a menor do funcionário daqueles estipulados pela Diretoria, para isso, deve existir uma política de descontos e benefícios a ser seguido pelo RH;

- Descontos de IRRF e INSS estão sendo feitos pela tabela atualizada de cada tributo;- As deduções de IRRF estão de acordo com o número de dependentes declarado pelo funcionário na Declaração de

Encargos de Família para fins de IR;- Para o pagamento da verba de salário família vem sendo observados: a) limite do salário do funcionário e idade de 14

anos de seu filho; b) cartão de vacina atualizado anualmente para filhos até 05 anos; c) comprovante semestral de freqüência escolar para filhos a partir dos 07 anos de idade; d) Termo de responsabilidade e Ficha de salário família;

- Uma verificação detalhada no relatório de incidências sobre as verbas da folha pagamento e parametrização adequada pode evitar erros.

- Revisão, de preferência por Auditoria Independente, para verificar se estão corretos os cálculos de adicionais de horas extras, DSR, adicionais noturnos, de insalubridade, periculosidade, verbas salariais, descontos de INSS, IRRF, Contribuição Sindical e outras verbas ligadas à folha de pagamento, ao menos uma vez por ano.

5) INSS, FGTS, IRRF, FÉRIAS, 13º SALÁRIO

- O setor de pessoal deve conferir e manter composição de valores que serviram de base de cálculo do INSS e do FGTS. Não deve confiar cegamente nos valores fornecidos pelo sistema, pois todos os parâmetros de incidência são imputados no programa da folha de pagamento, podendo existir erros de incidências, os quais podem ser corrigidos mediante a composição de saldos.

- Diárias de viagens até 50% da remuneração não têm incidência de INSS, FGTS, 13º Salário e Férias. Se as diárias forem superiores a 50% da remuneração (salários, horas extras, adicionais, etc., não incluindo a própria diária) é recomendável que a empresa adote o formulário de prestação de contas, no qual o funcionário apresenta todas as despesas de viagens (hotel, restaurante, locomoção, etc.) e ficando na folha de pagamento, a título de diárias, somente despesas efetivadas e não comprovadas, mediante autorização da Diretoria; (inciso VIII, do Parágrafo 9º, do artigo 214, do Decreto nº 3.048/99).

- Salário Maternidade é pago pela empresa e descontado do recolhimento INSS, bem como o 13º Salário sobre o salário maternidade deve ser descontado do recolhimento do INSS em 20 de dezembro de cada ano, a partir de 01.09.2003, tendo em vista a vigência da Lei 10.710/2003.

- Os valores retidos e não recolhidos, a título de impostos e contribuições, constituem-se perante a legislação atual como crime de apropriação indébita, conforme artigo 95, da Lei nº 8.212/91. Portanto, os tributos retidos dos funcionários devem ser recolhidos, mesmo que a empresa esteja em crise financeira, pois, além da penalidade citada, esses tributos não podem ser parcelados;

- Os recolhimentos de INSS, FGTS e IRRF devem ser feitos mediante visto de autorização e conferência pelo responsável do RH ou do Setor de Pessoal;

- Por amostragem o setor de Pessoal deverá conferir a média das variáveis (horas extras, DSR, adicionais, prêmios, gratificações, etc.) para o cálculo de férias e 13º salário. Lembrando que a média das variáveis para o cálculo de férias

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Manual de Auditoria Trabalhista deve ser relativa ao período aquisitivo das férias, enquanto que a média para o cálculo do 13º salário deve ser a do ano corrente.

RESCISÕES

- Antes de demitir o funcionário, o responsável do setor deverá ter ciência da Indenização art. 9º, da Lei 7238/84, relativa a dispensa no período de 30 dias que antecede a data-base do empregado. Exemplo: data-base da categoria é 01/05: a) se o empregado for dispensado 30 dias antes dessa data, ou seja até 02/04, deverá indenizar o funcionário com um salário mensal; b) se for aviso prévio indenizado deve projetar os 30 dias do aviso prévio como se fosse devido, assim o funcionário demitido em 03/03, mediante aviso prévio indenizado, computando mais 30 dias do aviso prévio indenizado, o aviso venceria em 02/04, assim a empresa deverá pagar o aviso prévio indenizado mais um salário mensal a título do artigo 9º da Lei 7.238/84, deve haver uma programação para demissão do funcionário;

- observando que para funcionários que percebem horas extras e outros adicionais, e têm mais de um ano de admissão o cálculo para as férias, férias proporcionais, 13º salário e aviso prévio indenizados são diferentes:

- cálculos de férias indenizadas e se as respectivas médias das variáveis foram calculadas com base no período aquisitivo das férias; - cálculos de férias proporcionais e se as respectivas médias das variáveis foram calculadas com base no período proporcional das férias;- o aviso prévio indenizado aumenta as férias proporcionais e o 13º salário no mínimo em 01/12 avos;- cálculo do 13º Salário e se as respectivas médias das variáveis foram calculadas com base no período que é devido;- média das variáveis do aviso prévio indenizado deve ser a dos últimos doze meses;

- se o aviso prévio trabalhado se completa exatamente no dia indicado, caso o empregado seja demitido 01 dia depois do prazo (normalmente 30 dias), a empresa corre o risco de ainda ter que pagar o aviso prévio indenizado. A contagem inclui o 1º dia do aviso prévio. Exemplo: Aviso prévio de 10.05 a 09.06 = 31 dias, a empresa deveria pagar o aviso prévio indenizado ao funcionário pelo motivo que passou um dia da data estipulada, tornando-se nulo o aviso prévio trabalhado. O período correto seria 10.05 a 08.06;

- se a empresa observou o prazo para o pagamento da rescisão de contrato de trabalho que é o 1º dia útil imediato ao término do contrato (quando aviso prévio é trabalhado) e até o décimo dia, contado da data da notificação da demissão (quando aviso prévio é indenizado) (§ 6º, art 477 – CLT). Com certeza o Sindicado ao qual homologa a rescisão cobra a multa de um salário-base a favor do funcionário;

- cálculo do Desconto do IRRF:

- as bases de cálculo para férias, 13º salário e salário do mês + horas extras e outras são distintas, isto é, calcula-se o IRRF em separado do 13º salário, das férias e dos saldos de salários + horas extras+ adicionais;

- Para o IRRF das férias soma todas as verbas de férias (indenizadas, proporcionais, 1/3 constitucional e variáveis);- Aviso prévio indenizado não sofre retenção de IRRF;- Não há retenção de IRRF para valores inferiores a R$ 10,00, exceto o 13º salário que é exclusivo na fonte sobre

retenção de qualquer valor, mesmo inferior a R$ 10,00;- As verbas indenizadas não sofrem incidência de IRRF;

- cálculo do desconto do INSS, sendo que o desconto do INSS sobre o 13º Salário é em separado das demais verbas;- o Salário Família deverá ser pago proporcional aos dias trabalhados;- se foram efetuados os descontos do vale-transporte e vale-refeição referentes aos dias que faltam para concluir o mês;- se foram efetuados os descontos de todos os benefícios: vale farmácia, seguros, mercado, etc.;-se há relação com a memória de cálculo da média das variáveis (horas extras e outros adicionais), as quais devem constar por exigência legal; - se há extrato com os saldos do FGTS depósito, o qual foi utilizado para efetuar o cálculo da multa rescisória de 50%; - se funcionários foram demitidos e recontratados – acerto para o funcionário receber o FGTS, configurando fraude contra o FGTS; - se funcionários não estão sendo demitidos e readmitidos com salários a menor;- se a empresa não está demitindo funcionários com direito à estabilidade: sindicalistas, cipeiros, funcionários que se acidentaram no trabalho, gestantes, etc.

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