101 dicas excel

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Diretor EditorialLuis Matos

Editora-assistenteMonalisa Neves

RedatoraSimone Ribeiro de Carvalho

RevisãoRosangela Cesar

AtualizaçãoEquipe Digerati Books

CapaJosé Antonio Martins

Arte e Projeto GráficoPatricia Fernandez Ferrari

© 2004 by Digerati BooksTodos os direitos reservados e protegidos pela Lei 5.988 de 14/12/1973. Nenhuma parte deste livro, sem autorização prévia por escritoda editora, poderá ser reproduzida ou transmitida sejam quais fo-rem os meios empregados: eletrônicos, mecânicos, fotográficos, gra-vação ou quaisquer outros.

Digerati Comunicação e Tecnologia Ltda.Rua Haddock Lobo, 347 – 12° andarCEP 01414-001 São Paulo/SP(11)3217-2600 Fax (11) 3217-2617www.digerati.com

DiretoresAlessandro Gerardi – ([email protected])Luis Afonso G. Neira – ([email protected])Alessio Fon Melozo – ([email protected])

ISBN: 85-89535-39-8

101 dicas Excel

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Ao leitor

O aprendizado de Excel sempre foi algo traumático para a maio-ria dos usuários que dão os primeiros passos na área de informática.Isso porque são poucas as pessoas que buscam aprender Excel por-que gostam efetivamente da ferramenta. Na maioria dos casos: sópor obrigação!

Processo diferente acontece com o aprendizado do Word oumesmo do PowerPoint, o qual é motivado, na maior parte das vezes,pelo desejo de digitar textos ou mesmo fazer animações no compu-tador. Sabemos que são poucos os verdadeiramente apaixonadospor cálculos...

Lançado há 1 ano, o 101 Dicas de Excel chegou ao mercadocom uma proposta diferenciada: tornar o Excel mais acessível a to-dos e o seu aprendizado menos traumático, eliminando toda a teo-ria chata e se concentrando somente na parte prática, por meio detutoriais claros e fáceis de seguir.

Assim, consulte o índice do livro, visualize o recurso que desejaconhecer e, em poucos minutos, poderá aprendê-lo sem nenhumacomplicação.

Para satisfação de toda a equipe, essa fórmula foi muito bem rece-bida pelos leitores que rapidamente fizeram com que o livro se tor-nasse um grande sucesso editorial, alcançando expressiva vendagem.

Agora estamos colocando no mercado a segunda edição do 101Dicas de Excel atualizada para os recursos do Excel 2003, recente-mente lançado.

Nosso objetivo é desmistificar o Excel, tornando seu aprendizadofácil e intuitivo. Para isso, mostramos em 101 dicas como pode serfácil usar os recursos extremamente poderosos desta ferramenta, eleitapor muitos especialistas como a melhor do pacote Microsoft Office.Portanto, siga as próximas páginas para dominá-la rapidamente. Cer-tamente um dia você vai precisar usá-la.

Luis [email protected]

Diretor Editorial

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Primeiros passosDica 1Dica 1Dica 1Dica 1Dica 1 – Inserindo e excluindo planilhas -------------------------------------------- 8Dica 2Dica 2Dica 2Dica 2Dica 2 – Organizando planilhas -------------------------------------------------------------- 8Dica 3Dica 3Dica 3Dica 3Dica 3 – Mudando a largura das colunas --------------------------------------------- 9Dica 4Dica 4Dica 4Dica 4Dica 4 – Mudando a altura das linhas --------------------------------------------------- 9Dica 5Dica 5Dica 5Dica 5Dica 5 – Inserindo linhas e colunas ------------------------------------------------------ 10Dica 6Dica 6Dica 6Dica 6Dica 6 – Ocultando e excluindo linhas e colunas ---------------------------- 10Dica 7Dica 7Dica 7Dica 7Dica 7 – Exibindo e ocultando barras de ferramentas ------------------- 11Dica 8Dica 8Dica 8Dica 8Dica 8 – Salvando a pasta de trabalho -------------------------------------------------- 11Dica 9 Dica 9 Dica 9 Dica 9 Dica 9 – Abrindo uma pasta de trabalho --------------------------------------------- 12

Edição de dadosDica 10Dica 10Dica 10Dica 10Dica 10 – Autopreenchimento ___________________________ 12Dica 11Dica 11Dica 11Dica 11Dica 11 – Copiando valores _____________________________ 14Dica 12Dica 12Dica 12Dica 12Dica 12 – Movendo e excluindo células ___________________ 14Dica 13Dica 13Dica 13Dica 13Dica 13 – Utilizando o Colar Especial _____________________ 15Dica 14Dica 14Dica 14Dica 14Dica 14 – O painel da Área de Transferência _______________ 16Dica 15Dica 15Dica 15Dica 15Dica 15 – Localizando e substituindo dados _______________ 17Dica 16Dica 16Dica 16Dica 16Dica 16 – Trabalhando com comentários __________________ 19Dica 17 Dica 17 Dica 17 Dica 17 Dica 17 – Limpando células _____________________________ 20Dica 18Dica 18Dica 18Dica 18Dica 18 – Localizando rapidamente células ________________ 21

Criação de fórmulas e funçõesDica 19Dica 19Dica 19Dica 19Dica 19 – Entendendo o que são fórmulas e funções _________ 22Dica 20Dica 20Dica 20Dica 20Dica 20 – Encontrar a média aritmética ___________________ 23Dica 21Dica 21Dica 21Dica 21Dica 21 – Calculando o menor e o maior número __________ 24Dica 22 Dica 22 Dica 22 Dica 22 Dica 22 – Funções para contagem de células ______________ 25Dica 23 Dica 23 Dica 23 Dica 23 Dica 23 – Trabalhando com porcentagens _________________ 26Dica 24Dica 24Dica 24Dica 24Dica 24 – Usando funções lógicas ________________________ 27Dica 25Dica 25Dica 25Dica 25Dica 25 – Construindo fórmulas condicionais ______________ 28Dica 26Dica 26Dica 26Dica 26Dica 26 – Adicionando valores ___________________________ 30Dica 27 Dica 27 Dica 27 Dica 27 Dica 27 – Funções para busca de dados ___________________ 31Dica 28Dica 28Dica 28Dica 28Dica 28 – Convertendo medidas _________________________ 32Dica 29Dica 29Dica 29Dica 29Dica 29 – Trabalhando com datas e horas__________________ 33Dica 30Dica 30Dica 30Dica 30Dica 30 – Arredondando valores _________________________ 34

Índice

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Dica 31Dica 31Dica 31Dica 31Dica 31 – Fazendo verificações nas células com funções É ___ 35Dica 32Dica 32Dica 32Dica 32Dica 32 – Planejando Investimentos ______________________ 36Dica 33 Dica 33 Dica 33 Dica 33 Dica 33 – Calculando pagamentos e juros _________________ 37Dica 34Dica 34Dica 34Dica 34Dica 34 – Combinando textos ___________________________ 38Dica 35Dica 35Dica 35Dica 35Dica 35 – Encontrando potência, raiz quadrada e logaritmo __ 39Dica 36Dica 36Dica 36Dica 36Dica 36 – Encontrando o seno, cosseno e tangente _________ 40Dica 37Dica 37Dica 37Dica 37Dica 37 – Assistente de pesquisa _________________________ 40Dica 38Dica 38Dica 38Dica 38Dica 38 – Usando o botão Inserir função __________________ 41Dica 39Dica 39Dica 39Dica 39Dica 39 – Localizando e corrigindo erros nas fórmulas ________ 42

Formatando a planilhaDica 40Dica 40Dica 40Dica 40Dica 40 – Formato Número e Moeda _____________________ 43Dica 41Dica 41Dica 41Dica 41Dica 41 – Formato Data e Hora __________________________ 43Dica 42Dica 42Dica 42Dica 42Dica 42 – Formato Fração _______________________________ 44Dica 43Dica 43Dica 43Dica 43Dica 43 – Formato de CEP, CIC e telefone _________________ 44Dica 44Dica 44Dica 44Dica 44Dica 44 – Mesclando células ____________________________ 45Dica 45 Dica 45 Dica 45 Dica 45 Dica 45 – Inclinando o texto de uma célula _______________ 45Dica 46Dica 46Dica 46Dica 46Dica 46 – Ajustando o texto na célula _____________________ 46Dica 47Dica 47Dica 47Dica 47Dica 47 – Formatando o texto ___________________________ 47Dica 48Dica 48Dica 48Dica 48Dica 48 – Alterando a cor de fundo da célula ______________ 47Dica 49Dica 49Dica 49Dica 49Dica 49 – Alterando a borda das células ___________________ 48

Criação de gráficosDica 50Dica 50Dica 50Dica 50Dica 50 – Inserindo um gráfico com o assistente ___________ 48Dica 51Dica 51Dica 51Dica 51Dica 51 – Alterando o tipo do gráfico _____________________ 50Dica 52Dica 52Dica 52Dica 52Dica 52 – Formatando o eixo ____________________________ 50Dica 53 Dica 53 Dica 53 Dica 53 Dica 53 – Formatando a legenda e título __________________ 51Dica 54Dica 54Dica 54Dica 54Dica 54 – Mudando cores e linhas ________________________ 52Dica 55Dica 55Dica 55Dica 55Dica 55 – Inserindo diagramas ___________________________ 53Dica 56Dica 56Dica 56Dica 56Dica 56 – Formatando um gráfico 3D _____________________ 54

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ImpressãoDica 57 Dica 57 Dica 57 Dica 57 Dica 57 – Visualizando a planilha antes da impressão_________ 54Dica 58 Dica 58 Dica 58 Dica 58 Dica 58 – Preparando a página para impressão _____________ 55Dica 59Dica 59Dica 59Dica 59Dica 59 – Inserindo cabeçalho e rodapé __________________ 56Dica 60Dica 60Dica 60Dica 60Dica 60 – Alterando as margens __________________________ 57Dica 61 Dica 61 Dica 61 Dica 61 Dica 61 – Definindo a área de impressão __________________ 57

A InternetDica 62Dica 62Dica 62Dica 62Dica 62 – Visualizando a planilha em um browser __________ 58Dica 63Dica 63Dica 63Dica 63Dica 63 – Salvando como página da web __________________ 59Dica 64Dica 64Dica 64Dica 64Dica 64 – Criando hiperlinks ____________________________ 59Dica 65Dica 65Dica 65Dica 65Dica 65 – Importando tabelas da internet para uma planilha _ 60

Integração do Excel com outros aplicativosDica 66Dica 66Dica 66Dica 66Dica 66 – Vinculando objetos____________________________ 61Dica 67Dica 67Dica 67Dica 67Dica 67 – Incorporando objetos _________________________ 62Dica 68Dica 68Dica 68Dica 68Dica 68 – Usando hiperlinks para acessar outros programas __ 63

Tabelas dinâmicasDica 69Dica 69Dica 69Dica 69Dica 69 – Construindo uma tabela dinâmica _______________ 63Dica 70Dica 70Dica 70Dica 70Dica 70 – Modificando uma tabela dinâmica _______________ 64Dica 71Dica 71Dica 71Dica 71Dica 71 – Construindo um gráfico dinâmico _______________ 65

Dica 72 Dica 72 Dica 72 Dica 72 Dica 72 – Outras opções de configuração _________________ 66

Aspectos avançadosDica 73Dica 73Dica 73Dica 73Dica 73 – Procurando arquivos do computador no Excel ____ 67Dica 74Dica 74Dica 74Dica 74Dica 74 – Distribuindo texto em colunas __________________ 68Dica 75Dica 75Dica 75Dica 75Dica 75 – Vinculando planilhas __________________________ 68Dica 76Dica 76Dica 76Dica 76Dica 76 – Personalizando a barra de ferramentas ___________ 69Dica 77Dica 77Dica 77Dica 77Dica 77 – Construindo uma nova barra de ferramentas _________ 70Dica 78 Dica 78 Dica 78 Dica 78 Dica 78 – Ferramenta Solver ____________________________ 71Dica 79Dica 79Dica 79Dica 79Dica 79 – Protegendo a planilha _________________________ 73Dica 80Dica 80Dica 80Dica 80Dica 80 – Outras opções de proteção _____________________ 73

Índice

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Dica 81Dica 81Dica 81Dica 81Dica 81 – Formatação condicional _______________________ 74Dica 82Dica 82Dica 82Dica 82Dica 82 – Rastreando erros na planilha ___________________ 75Dica 83Dica 83Dica 83Dica 83Dica 83 – Definindo regras de validação __________________ 76Dica 84Dica 84Dica 84Dica 84Dica 84 – Nomeando intervalos de células ________________ 77Dica 85Dica 85Dica 85Dica 85Dica 85 – Criando cenários _____________________________ 77Dica 86Dica 86Dica 86Dica 86Dica 86 – Usando o recurso Atingir Meta __________________ 78Dica 87Dica 87Dica 87Dica 87Dica 87 – Alterando um gráfico com a ferramenta Atingir Meta 79Dica 88Dica 88Dica 88Dica 88Dica 88 – Personalizando o Excel ________________________ 80Dica 89Dica 89Dica 89Dica 89Dica 89 – Criando relatórios ____________________________ 81Dica 90Dica 90Dica 90Dica 90Dica 90 – Editando relatórios ____________________________ 82Dica 91Dica 91Dica 91Dica 91Dica 91 – Construindo um banco de dados ________________ 82Dica 92 Dica 92 Dica 92 Dica 92 Dica 92 – Usando o formulário de dados __________________ 83Dica 93Dica 93Dica 93Dica 93Dica 93 – Classificando dados ___________________________ 84Dica 94Dica 94Dica 94Dica 94Dica 94 – Acrescentando um filtro avançado _______________ 85Dica 95Dica 95Dica 95Dica 95Dica 95 – Localizando dados com critérios ________________ 86

Dica 96Dica 96Dica 96Dica 96Dica 96 – Trabalhando com subtotais _____________________ 87

Macros e ProgramaçãoDica 97Dica 97Dica 97Dica 97Dica 97 – Gravando uma nova macro _____________________ 88Dica 98Dica 98Dica 98Dica 98Dica 98 – Executando uma macro ________________________ 88Dica 99Dica 99Dica 99Dica 99Dica 99 – Outras opções de macro _______________________ 89Dica 100Dica 100Dica 100Dica 100Dica 100 – Criando uma função para verificar se um número é par90

Dica 101Dica 101Dica 101Dica 101Dica 101 – Criando uma função para saber o tipo de um triângulo 91

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8 – 101 Dicas Excel - 2a Edição

Primeiros passosDica 1 – Inserindo e excluindo planilhas

Ao iniciar o aplicativo Micro-soft Excel, você se depara comuma janela dividida em linhas e co-lunas. Esta folha quadriculada échamada de planilha e é nela quevocê vai trabalhar. O encontro deuma linha com uma coluna é cha-mado de célula e, para identificarcada célula, há o que denomina-mos endereço. Se você um dia jábrincou de batalha naval, não terá

problemas em entender esse ter-mo, pois cada linha da planilha érepresentada por um número, ecada coluna, por uma letra. Assim,o encontro da coluna A com a li-nha 3, resulta na célula A3.

As planilhas de sua pasta detrabalho são representadas porabas na parte de baixo da tela.Aprenda abaixo como inserir ouexcluir uma planilha:

1. Para inserir uma planilha,clique sobre uma das célu-las da planilha atual.

2. Em seguida, clique em In-serir. Surgirá uma tela, naqual você pode escolher exa-tamente o que deseja inserir,como, por exemplo, um gráfi-co, uma macro etc.

3. Para finalizar, escolha aopção Planilha.

4. Para excluir uma planilhaexistente, clique com o botãodireito sobre a aba correspon-dente, na parte de baixo da tela.

5. Em seguida, clique em Excluir.

Como todo o seu trabalho esta-rá dentro de uma ou mais planilhas,é muito interessante deixá-las orga-nizadas. Assim, você poupa tempoquando, no futuro, tiver de buscarinformações dentro das muitasplanilhas da sua pasta de trabalho.Cada planilha deve ter um nomecondizente com o seu conteúdo;

por exemplo, se você estiver fechan-do uma folha de pagamento, podenomear a planilha correspondentecomo Pagamento. Além disso, a or-dem em que as planilhas são exibi-das também pode influenciar noseu trabalho. Para organizar asplanilhas de sua pasta de trabalhosiga estes passos:

Dica 2 – Organizando planilhas

1. Para mudar o nome de umaplanilha, clique com o botãodireito do mouse sobre onome atual.

2. Clique na opção Reno-mear e, em seguida, digite onome desejado.

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Primeiros passos – 9

3. Para confirmar, basta pres-sionar a tecla Enter.

4. Você pode mudar a ordemde uma planilha clicando so-bre a sua aba e arrastandopara o novo local. Observeque, antes de soltar o botãodo mouse, uma pequena setapreta surge na posição em quea planilha ficará.

5. Se você precisar duplicaruma planilha, basta repetir o

procedimento anterior, pressi-onando a tecla Ctrl antes desoltar o botão do mouse.

6. Além dessas facilidades,você também pode mudar acor da aba, clicando com obotão direito do mouse sobreela e acessando a opção Corda guia....

7. Logo após, basta escolhera cor desejada e clicar em OK.

Dica 3 – Mudando a largura das colunas

As colunas representadas pe-las letras no alto de sua planilhapodem ser redimensionadas, deacordo com a sua necessidade.

Existem duas maneiras de mudara largura das colunas. Acompanheabaixo os procedimentos para au-mentar ou diminuí-las:

1. Posicione o ponteiro domouse entre uma coluna eoutra e observe que ele assu-mirá a forma de uma setapreta dupla.

2. Clique e arraste, assim alargura da coluna à esquerdada seta será alterada.

3. Note que, no momento emque você arrasta o mouse, épossível ver a medida exatada coluna.

4. Para determinar um valorexato para a largura da colu-na, clique na coluna desejadae, em seguida, em Formatar> Coluna > Largura....

5. Digite um valor para a lar-gura e pressione Enter.

Dica 4 – Mudando a altura das linhasDa mesma maneira que é pos-

sível aumentar ou diminuir a largu-ra das colunas em uma planilha,você pode mudar a altura das li-

nhas, que são representadas pornúmeros no canto esquerdo daplanilha. Aprenda agora os passosnecessários para alterá-las:

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1. Coloque o ponteiro domouse entre uma linha e ou-tra, até que apareça uma setapreta dupla.

2. Em seguida, clique e arrastepara cima ou para baixo. As-sim, a altura da linha acima daseta preta será alterada.

3. Para digitar um valor exa-to para a altura da linha,vá ao menu Formatar > Li-nha > Altura....

4. Digite o valor desejado epressione Enter.

Dica 5 – Inserindo linhas e colunasAo dig i tar dados em uma

planilha de cálculos, você estásujeito a esquecer de alguma in-formação e só se dar conta dis-so no futuro. Neste caso, você

pode aumentar essa planilha,acrescentando linhas e colunasvazias. Acompanhe o passo-a-passo a seguir para saber comofazer isso:

1. As colunas são sempreinseridas à esquerda daquelaque estiver selecionada. Porexemplo, se a coluna vaziadeve aparecer entre as colunasB e C, clique na coluna C. Vocêpode selecionar rapidamente acoluna toda, pressionando Ctrl+ barra de espaço.

2. Em seguida, utilize o menuInserir > Colunas.

3. Para inserir uma linha, cliquena linha abaixo do local ondevocê quer inseri-la. Por exem-plo, se a linha vazia deve apa-recer entre as linhas 29 e 30,selecione a linha 30. Você podeselecionar rapidamente a linhatoda, pressionando Shift + bar-ra de espaço.

4. Em seguida, clique no menuInserir > Linhas.

Dica 6 – Ocultando e excluindo linhas e colunasDo mesmo modo que você con-

segue inserir linhas e colunas paraaumentar o tamanho de suaplanilha, é possível excluí-las quan-

do não são mais necessárias, ou so-mente ocultá-las, caso você queiraapenas esconder alguma informa-ção sem destruí-la.

1. A maneira mais rápida deexcluir uma linha ou coluna éclicando com o botão direitosobre ela e, em seguida, naopção Excluir.

2. Para ocultar, ou seja, escon-der uma coluna ou linha, seleci-one a linha desejada e, em se-guida, vá ao menu Formatar >Linha / Coluna > Ocultar.

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3. Para exibi-la novamente, pres-sione Ctrl + T. Dessa forma, todaa planilha será selecionada.

4. Em seguida, clique nomenu Formatar > Coluna /Linha > Reexibir.

Dica 7 – Exibindo e ocultando barras de ferramentas

As barras de ferramentas sãoconjuntos de vários botões, que, naverdade, servem de atalhos para ositens do menu. Cada uma das bar-ras tem um fim específico e as maisutilizadas são: PPPPPadrãoadrãoadrãoadrãoadrão e FFFFFororororormataçãomataçãomataçãomataçãomatação.A barra PPPPPadrãoadrãoadrãoadrãoadrão contém funções-padrão do Office, por isso ela é amesma para todos os programas.

Nela, você encontra recursos paracriar um novo arquivo, abrir, salvarou imprimir um existente, entre ou-tros. Na barra de ferramentasFFFFFororororormataçãomataçãomataçãomataçãomatação, há recursos para alte-rar a aparência de células e textos.Mas, para que você possa acessaras outras barras do programa, sigaeste procedimento:

1. Clique no menu Exibir >Barras de ferramentas.

2. Em seguida, escolha a bar-ra desejada, como, por exem-plo, a de Figura.

3. Note que em algum localda tela surgiu um conjunto di-ferente de botões. As barraspodem ser movimentadaspara qualquer local da tela, oque facilita o seu trabalho.Para isso, clique em sua partesuperior (o ponteiro do mouseficará preto e com quatro pon-tas) e arraste.

4. A barra pode ser colocadaem qualquer um dos quatrocantos da janela ou mesmo serdeixada no meio da tela.

5. Dê dois cliques no nome dabarra para que ela volte a seencaixar no menu.

6. Colocando várias barraslado a lado, provavelmente al-guns botões ficarão escondi-dos. Para acessá-los, clique naseta preta que aparece nocanto direito da barra.

7. Para ocultar as barras, bas-ta acessar o mesmo menu(Exibir > Barras de ferra-mentas) e clicar novamenteno nome da barra (se ela esti-ver visível, note que antes donome aparece um visto).

Dica 8 – Salvando a pasta de trabalhoA pasta de trabalho é o conjun-

to de planilhas em que você está tra-balhando. Salvar seu trabalho detempos em tempos é muito impor-

tante para garantir que as informa-ções não sejam perdidas. Portanto,salve a sua pasta procedendo daseguinte forma:

1. Se for a primeira vez que apasta será salva, utilize o

menu Arquivo > Salvar ouArquivo > Salvar Como....

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Tanto a primeira quanto a se-gunda opção abre a caixa dediálogo Salvar Como.

2. Na caixa chamada Salvarem:, localize o disco e o diretóriode destino para a gravação.

3. Em seguida, digite um nomena caixa Nome do arquivo eclique no botão Salvar.

4. Com isso, nas próximas ve-zes em que você for salvar apasta, clique na opção Salvarpara simplesmente atualizar oarquivo e no botão Salvarcomo... caso queira salvá-loem outro diretório ou com ou-tro nome.

Dica 9 – Abrindo uma pasta de trabalhoAo salvar a sua pasta de traba-

lho, um arquivo com extensão .xlsé criado no seu disco. Para abrir

esse arquivo e continuar a trabalharcom suas planilhas, proceda da se-guinte maneira:

1. Clique no menu Arquivo >Abrir. Você também podepressionar Ctrl + A.

2. Na janela que surgir, localizeo disco e o diretório no qual estáo arquivo. Utilize a caixa Exa-minar para localizar o disco e,em seguida, o painel branco queaparece abaixo para abrir algumdiretório, caso precise.

3. Ao encontrar o arquivo .xls,selecione-o e clique na seta aolado do botão Abrir.

4. A primeira opção simples-mente abre o arquivo; a se-gunda abre-o como somenteleitura, ou seja, as alteraçõesfeitas não poderão ser grava-das posteriormente; escolhen-

do Abrir como cópia, serácriado um novo arquivo .xls,mas copiando todas as infor-mações do arquivo que vocêselecionou; e a última opção– Abrir e reparar – é muitoútil para corrigir um arquivocaso ele esteja corrompido.

5. Escolha a alternativa maisadequada e dê um clique so-bre ela para que o arquivo sejacarregado na tela do Excel.

Edição de dadosDica 10 – Autopreenchimento

Se você digitar um texto qual-quer dentro de uma célula e preci-

sar gerar uma seqüência dele, como,por exemplo, os meses do ano, uti-

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lize o recurso de autopre-enchimento do Excel. Com isso, osdados de que você necessita sãogerados automaticamente, poupan-do o seu tempo e esforço. Caso vocêqueira simplesmente copiar os da-

dos, sem a necessidade de gerar umaseqüência, ou ainda, caso queira co-piar apenas a formatação de uma cé-lula para as células vizinhas, tambémé possível. Utilizar a ferramenta deautopreenchimento é muito simples:

1. Ao digitar o texto em umacélula, clique sobre a alça depreenchimento (pequeno qua-drado preto localizado no can-to esquerdo da célula) e arras-te até o local desejado.

4. Você ainda pode escolher aalternativa Preencher forma-tação somente. Assim, não émais o texto que será copiadopara as células vizinhas e sim,a formatação da célula de ori-gem, ou seja, a cor da letra, dofundo, das bordas etc.

5. Algumas opções especiaispodem aparecer neste botão,dependendo do conteúdo quevocê está copiando ou geran-do a seqüência. No mesmoexemplo dos dias da semana,surgem duas opções: Preen-cher dias e Preencher diasda semana. A primeira pre-enche a seqüência com todosos dias da semana, incluindosábado e domingo. A segun-da opção coloca apenas osdias de segunda a sexta-feira.

6. É possível personalizar ain-da mais o preenchimento.Você pode criar uma lista comincrementos diferentes de 1,ou seja, uma lista com núme-ros que variem de dois em doisou de três em três.

7. Para fazer isso, digite o pri-meiro valor na célula desejada.

8. Selecione a célula digitadae todas as células vizinhas quefarão parte da seqüência.

9. Clique no menu Editar >Preencher > Série....

2. Note que surgiu um peque-no ícone ao lado da seleção,chamado de Opções deautopreenchimento. Esteícone serve para ajudar vocêa escolher exatamente o quedeve ser feito.

3. Clique na seta ao lado dobotão. A opção Copiar célu-las apenas gera cópias da cé-lula original; a opção Preen-cher série é a que gera a listacom a seqüência do que foidigitado. Se você, por exemplo,digitou segunda-feira, os ou-tros dias da semana serão cri-ados nas células vizinhas.

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10. Escolha se essa seqüênciaserá apresentada em Linhas ouColunas. Escolha Linear e, nacaixa Incremento, digite qualserá a variação dos números.

11. Em seguida, clique em OK.

Dica 11 – Copiando valoresMuitas vezes, você vai precisar

copiar o conteúdo de uma célulaem outro local. Para ajudar nessa

tarefa, além do autopreenchimentojá visto, você pode proceder da se-guinte forma:

1. Dê um clique na célula aser copiada.

2. Clique no menu Editar >Copiar ou simplesmente pres-sione Ctrl + C. Observe que acélula fica com um tracejadoao seu redor.

3. Em seguida, clique na célu-la de destino e vá ao menuEditar > Colar ou pressioneCtrl + V.

4. Você também pode simples-mente pressionar a tecla Enterna célula de destino.

5. Assim que o conteúdo forcolado, note que uma marca in-teligente surgiu no lado direitoda célula. O nome desse botãoé Opções de colagem.

6. Clique na seta ao lado dobotão e veja as alternativas.

7. Clicando na primeira op-ção, chamada Manter for-matação original, além doconteúdo, a formatação tam-bém será copiada; a segundaopção, Fazer correspondên-cia com a formatação dedestino, ignora a formataçãode origem e permanece coma formatação da célula de des-tino; para colar somente aformatação da célula de ori-gem, ignorando o seu conteú-do, escolha a opção Somen-te formatação.

Dica 12 – Movendo e excluindo célulasO conteúdo de cada célula

pode sofrer mudanças de lugarsempre que você achar necessário.O processo para mover as célulascom seus conteúdos é tão simples

quanto o de arrastar um ícone naárea de trabalho. Além disso, vocêainda pode eliminar as células quenão são mais úteis em sua planilha.Acompanhe:

1. Selecione a célula (ouo conjunto de células) aser movimentada.

2. Posicione o ponteiro domouse sobre uma das bordaspretas das células selecio-

dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0214


Dica 13 – Utilizando o Colar EspecialOs recursos de colagem do

Excel vão muito além do simplesCtrl + V. Caso seja necessário copi-ar somente o formato de uma cé-lula, sua largura ou sua fórmula, nãose preocupe, pois tudo isso é pos-sível com o recurso Colar especi-Colar especi-Colar especi-Colar especi-Colar especi-

al...al...al...al...al.... Com ele, além de colagem,você pode executar operações en-tre a célula de origem e a de desti-no, como, por exemplo, operaçõesde soma. Nesse caso, o valor dacélula de origem é somado ao dacélula de destino.

1. Selecione a célula de ori-gem e pressione Ctrl + C paracopiar seu conteúdo.

2. Clique em Editar > Co-lar especial....

3. Na tela que surgir, observeque as opções estão divididasem Colar e Operação.

4. Em Colar, selecione a op-ção Tudo, caso queira fazer

uma colagem padrão, ou seja,com valores e formatação.

5. Você pode escolher sedeseja colar a fórmula ousomente o valor na célulade destino; para isso, es-colha Fórmulas ou Valo-res, respectivamente.

6. Para colar somente aformatação na célula de desti-no, escolha a opção Formatos.

nadas e veja que surge, juntoao ponteiro branco, uma setapreta de quatro pontas.

3. Clique e arraste as célulasselecionadas para o local de-sejado. Caso haja alguma in-formação na célula de desti-no, uma mensagem surgirápara que você confirme o pro-cesso. Clicando em OK nessamensagem, o conteúdo dacélula de destino será substi-tuído pelas novas células;clicando em Cancelar, a mo-vimentação será ignorada.

4. Ao mover a célula, vocêpode pressionar a tecla Ctrlpara que a origem permane-ça com o seu conteúdo e sejacriada uma cópia dela na cé-lula de destino.

5. Para excluir uma célula desua planilha, basta selecio-ná-la e clicar no menu Edi-tar > Excluir....

6. Fazendo isso, uma peque-na caixa de diálogo surgirápara que você escolha o quefazer com as células vizinhas àque está sendo eliminada, en-tre deslocá-las para esquerda,para cima ou excluir efetiva-mente a linha ou a coluna quecontém a célula selecionada.

dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0215


7. Em Operação, você podeescolher uma das quatro ope-rações básicas (Adição, Sub-tração, Multiplicação e Divi-são). Por exemplo: digite 17 nacélula A2 e 12 na célula B2.Em seguida, copie a célula A2,clique na célula B2, acesse ajanela de Colar especial eselecione a opção Adição.

9. Restam ainda duas opçõesna parte de baixo da janela: Ig-norar em branco e Transpor.Selecione a primeira para evi-tar colar valores em branco; jáa opção Transpor serve paramudar a ordem dos dados co-piados nas células de destino.Esse recurso só tem efeito sevocê selecionar duas ou maiscélulas, copiá-las e clicar no lo-cal de destino na planilha.

10. Em seguida, acesse o Co-lar especial..., selecione aopção Transpor e clique emOK. Veja o resultado:

8. Em seguida, clique em OK.O valor na célula B2 será 29,pois os dois números serãosomados e o resultado arma-zenado na célula de destino.

11. Existem dois resultadospossíveis: se os dados que vocêcopiou estavam em linhas, aocolar foram transpostos em co-lunas; se estavam em colunas,foram transpostos em linhas.

Dica 14 – O painel da Área de TransferênciaO painel de tarefas é um recur-

so que surgiu na versão do OfficeXP. Com ele, você pode criar rapi-damente novas pastas de trabalho,inserir cliparts na planilha,pesquisar arquivos e acessar a áreade transferência. O painel da área

de transferência pode armazenaraté 24 itens e o seu conteúdo ficadisponível para qualquer um dosprogramas do pacote Office. Vejaabaixo como usá-lo, acessar seu con-teúdo, limpá-lo e configurá-lo.

1. Quando você copia algumainformação ou imagem em umprograma do Excel, um item éadicionado automaticamenteao painel da Área de trans-ferência. A maneira mais rá-pida de abrir esse painel épressionar duas vezes segui-

das as teclas Ctrl + C. Vocêtambém pode abri-lo pelomenu Editar > Área detransferência do Office....

dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0216


2. Cada item pode ser visu-alizado em miniatura dentrodesse painel. Caso queiracolá-lo em alguma parte daplanilha, passe o mouse sobreele e clique na seta preta queaparece ao seu lado.

3. Surgirá um pequeno menucom apenas dois itens: Colare Excluir. O primeiro cola oitem da área de transferênciana célula selecionada. O se-gundo elimina o item da áreade transferência.

4. Para limpar todo o conteú-do do painel de uma só vez,clique no botão Limpar tudo,localizado na parte de cimado painel.

5. Para configurar esse painel,use o botão Opções, que ficana parte inferior do painel.Esse botão apresenta cincoopções de configuração:

6. A opção Mostrar ‘Área detransferência do Office’ au-tomaticamente permite que opainel da área de transferên-cia seja aberto assim que al-gum dado for copiado; a se-gunda opção, Mostrar Áreade Transferência do OfficeQuando Usuário PressionarCtrl+C Duas Vezes, habilitaessa possibilidade; a opçãoColetar sem mostrar ‘Áreade transferência do Office’guarda os itens copiados naárea de transferência do Office,sem, no entanto, exibi-la; aopção Mostrar ícone da‘Área de transferência doOffice’ na barra de tarefasinsere um ícone na bandeja dabarra de tarefas do Windows,tornando bem mais fácilacessar a área de transferên-cia a partir de qualquer progra-ma do Office; a última opção,chamada Mostrar status aolado da barra de tarefas aocopiar, exibe uma pequenamensagem ao lado do ícone dabarra de tarefas assim que umnovo item é coletado.

Dica 15 – Localizando e substituindo dadosAs informações que você digita

em uma planilha podem tornar-semuito extensas e certamente vocêprecisará acessá-las em algum mo-

mento. Para resolver situaçõescomo essa é que existem dois re-cursos no Office para localizar esubstituir dados:

dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0217


1. Com a planilha aberta,

clique no menu Editar > Lo-

calizar ou pressione Ctrl + L.

2. Na caixa que surgir, digite

o que deseja procurar no cam-

po Localizar.

3. Após a digitação, você pode

clicar no botão Localizar pró-

xima para encontrar a primei-

ra célula em que o texto apa-

rece. Clicando no mesmo bo-

tão, outras ocorrências vão

sendo mostradas até chegar

ao fim da planilha.

4. Clicando no botão Locali-

zar tudo, a caixa de diálogo

é expandida e, na parte infe-

rior, aparecem todas as ocor-

rências do texto procurado.

Então, basta clicar no item

desejado para navegar até à

célula correspondente.

5. Clique no botão Opções

para aperfeiçoar ainda mais a

sua pesquisa.

6. Você pode procurar poruma célula formatada. Paraisso, clique na seta preta aolado do botão Formatar.

7. Em seguida, clique na op-ção Formatar... e, na caixa dediálogo que aparecer, escolhao tipo de formatação que de-seja encontrar.

8. Você ainda pode determi-nar o local que será pes-quisado, utilizando as caixasEm: e Pesquisar:, que apa-recem na tela inicial de locali-zar e substituir.

9. Ao selecionar a opção Di-ferenciar maiúsculas de mi-núsculas, você força o Excela pesquisar o texto exatamen-te como você o digitou, ouseja, respeitando letras maiús-culas e minúsculas.

10. A opção Coincidir con-teúdo da célula inteira ser-ve para encontrar apenas ascélulas que contenham exata-mente o texto procurado.

11. Além de localizar, vocêtambém pode substituir as in-formações por outras. Paraisso, utilize a guia Substituirda mesma caixa de diálogo.

12. Nela, você encontra duascaixas de texto: a primeiraserve para inserir o texto aser localizado; a segunda, otexto que vai substituir o quefor encontrado.

dica01_20.p65 30/6/2004, 17:2418


13. Nesta tela são encontra-dos os mesmos botões da telaanterior. Ao terminar de digitare configurar o que for neces-sário, você pode clicar no bo-tão Substituir, para ir substi-

tuindo o texto a cada ocorrên-cia (tendo, portanto, a opçãode pular alguma) ou clicar nobotão Substituir tudo parasubstituir todas as ocorrênci-as de uma só vez.

Dica 16 – Trabalhando com comentáriosSe as suas planilhas estão fican-

do lotadas de dados – e, principal-mente, de fórmulas –, é hora de co-meçar a colocar algumas “dicas” paraque outras pessoas entendam tudoo que você fez. O Excel possibilita acriação de comentários dentro decada célula; assim, quando alguém

acessar a planilha e ler cada comen-tário, entenderá do que se trata e paraque serve a planilha. Cada célula écapaz de comportar um comentário,mas o ideal é escolher as células maissignificativas e que precisem mesmode comentários.

1. Para inserir um novo co-mentário em uma célula,clique sobre ela e acesse omenu Inserir > Comentário.

2. Note que um pequeno re-tângulo amarelo aparece aolado da célula selecionada.Digite nesta caixa o texto ainserir no comentário. Além dedigitar, você pode aumentarou diminuir o tamanho da cai-xa, clicando e arrastando umadas alças brancas que apare-cem ao redor dela.

3. As cores do fundo e da fon-te podem ser alteradas. Essasopções e muitas outras estãona caixa Formatar comentá-rio. Para acessá-la, clique duasvezes na borda do comentário.

4. Clique na guia Fonte paramudar o formato do texto do co-mentário. Você pode escolheroutra fonte, estilo, tamanho, core efeitos. Todas as alteraçõespodem ser visualizadas dentroda própria janela.

5. A guia Alinhamento per-mite escolher a maneira comoo texto será exibido, mudan-do o alinhamento horizontal evertical, a orientação e esco-lhendo a direção do texto.

6. A guia Cores e linhas édividida em três seções: emPreencher, você pode alterara cor do fundo do comentário(usando a primeira caixa,

dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0219


chamada Cor:) e determinaruma porcentagem de transpa-rência para a caixa; em Linha,você pode mudar a cor, o estilo,o tracejado e a espessura da li-nha que envolve o comentário.

7. Após configurar o que fornecessário, clique no botão OK.

8. Para acessar o comentáriode uma célula, basta passar oponteiro do mouse sobre ela(observe que todas as célulascom comentários têm uma setavermelha na parte superior).

9. Para mudar o texto ou aformatação de seu comentá-rio novamente, basta selecio-nar a célula e clicar no menuFormatar > Comentário.

10. Finalmente, para eliminaro comentário da célula, bastaclicar com o botão direito so-bre a célula e depois clicar emExcluir comentário.

Dica 17 – Limpando célulasQuando você for corrigir as in-

formações digitadas incorretamen-te em sua planilha, terá de se livrardesse conteúdo incorreto. Em algu-mas situações, você pode querer

apenas deixar uma célula ou um in-tervalo de células sem qualquerformatação. Tanto o primeiro quan-to o segundo caso podem ser resol-vidos num piscar de olhos.

1. A maneira mais simples deapagar o conteúdo de uma cé-lula é selecionando-a e pressi-onando a tecla Delete. Casoqueira usufruir de outras opçõesde limpeza de células, acesse omenu Editar > Limpar.

2. A primeira opção (Tudo),como o próprio nome diz, vailimpar tudo na célula: conteú-do, comentários e formatação.

3. A segunda opção (Formatos)elimina todos os formatos da cé-lula, mantendo o conteúdo e ocomentário, caso existam.

4. A terceira opção (ConteúdoDel), corresponde à tecla Deletecitada acima, apagando apenaso conteúdo e mantendo aformatação e o comentário.

dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0220


5. E a última opção (Comen-tários), apaga apenas o co-

mentário da célula, manten-do todo o resto.

Dica 18 – Localizando células rapidamenteDa mesma maneira que você

utiliza o recurso LocalizarLocalizarLocalizarLocalizarLocalizar parabuscar dados importantes emsua planilha ou pasta de traba-lho, é possível localizar endere-ços de células. Muitas vezes,

você não tem o conteúdo da cé-lula em mãos, mas apenas a suareferência, ou o seu endereço.Por isso, o Excel disponibilizauma ferramenta de localizaçãorápida de célula.

1. O modo mais simples de irpara uma célula específica édigitando o seu endereço nacaixa de nome ao lado da bar-ra de fórmulas. Basta pressi-onar Enter após a digitação eautomaticamente a célulaserá localizada.

2. Outra alternativa é acessaro menu Editar > Ir para....Da mesma maneira, você devedigitar a referência da célulana caixa e clicar em OK.

3. Clique no botão Especial,caso queira configurar seleçõesespeciais. Por exemplo, vocêpode selecionar todas as célu-las em branco da sua planilha.

4. Ao selecionar a opção Co-mentários, todas as célulasque possuem comentários se-rão selecionadas.

5. Ao clicar em Especial, sur-girá uma janela com diversasopções. Dentre elas está aopção Objetos, que, quandoclicada, seleciona todos osobjetos da planilha.

6. Outra possibilidade é a op-ção Constantes. Clicando nela,todas as células que contiveremtextos que não se alteram, ouseja, que não possuem fórmu-las, serão selecionadas.

7. Depois de fazer sua esco-lha, clique em OK.

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Criação de fórmulas e funçõesDica 19 – Entendendo o que são fórmulas e funções

1. Digite os seguintes valoresnas células:

A1 – 12B1 – 30C1 – 27D1 – 45

2. Toda fórmula no Excel deve,obrigatoriamente, começarcom o sinal de igual (=). Por-tanto, digite-o na célula D3para começar uma nova fór-mula. Para construir as fórmu-las, você utiliza os operadores:+, -, * e /.

3. Você vai realizar uma somasimples com os valoresdigitados. O resultado aparece-rá na mesma célula em que afórmula for executada. Bem, emvez de digitar: 12+ 30+27+45,você deve digitar: A1 + B1 +C1 + D1. Fazendo isso, caso osvalores dessas células sejam al-terados, a fórmula continua vá-lida, pois o Excel fará a somados valores contidos em cadauma das células, sejam elesquais forem. Portanto, sempreutilize os endereços das célulasno lugar dos seus conteúdos.

4. Após terminar a digitação,pressione a tecla Enter e, sea fórmula não contiver ne-nhum erro, o resultado apa-recerá na célula.

5. Porém, como muitos tipos decálculos (como soma ou média,por exemplo) repetem-se comfreqüência, foram criadas asfunções, que são fórmulas pré-definidas pelo Excel. Para usaruma função, é necessário se-guir algumas regras.

6. Vamos criar uma funçãopara calcular a soma dos va-lores constantes em algumascélulas. Para isso, você vai uti-lizar a função SOMA. Ela tam-bém deve começar com o si-nal de igual. Em seguida,digite o nome da função eabra parênteses.

7. Feito isso, informe o inter-valo de células a ser somado,separando a primeira e a últi-ma célula pelo sinal de doispontos (:). A fórmula ficará as-sim: =SOMA(A1:D1).

8. Caso você não queiradigitar o intervalo, também épossível selecionar as célulascom o mouse no momento deconstruir a função.

Grande parte do poder do Excelestá na sua capacidade de executardesde cálculos simples até funções es-pecíficas e complexas. E, antes devocê começar a aproveitar todos es-ses recursos, entenda o que são fór-

mulas e funções. As fórmulas são equa-ções efetuadas entre valores com oobjetivo de chegar a um resultadoespecífico. No Excel, esses valores sãoas células da planilha. Acompanhe aseguir como criar uma fórmula:

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Dica 20 – Encontrar a média aritméticaUm dos cálculos matemáticos

mais usados é o da média. Usan-do-a, você pode obter um valormédio a partir de vários argumen-tos numéricos. Sua aplicação é bas-

tante ampla, principalmente naárea de estatística. Mas, você tam-bém pode usá-la para tarefas bemsimples, como o controle de no-tas escolares.

1. Para calcular a média de umaseqüência de números – casoesta esteja ordenada em umalinha ou coluna –, a maneiramais simples e rápida é usar orecurso de criação de fórmulasautomáticas. Selecione a célu-la à direita da lista de valoresque fazem parte da operação.

2. Clique na seta preta que apa-rece ao lado do botão Auto-Soma, na barra de ferramentas.

3. Em seguida, clique na op-ção Média. Observe que afunção é inserida automatica-mente e a seqüência de nú-meros fica com um pontilha-do ao seu redor. Caso vocêqueira escolher outro interva-lo ou parte desse intervalo,basta selecionar com o mouse.

4. Para concluir, basta pres-sionar a tecla Enter.

5. Agora, se você precisa en-contrar a média entre o con-teúdo de células distantesumas das outras, o processo éum pouco diferente. Vocêpode clicar no mesmo botãopara gerar a função e digitaras células que serão usadas.

6. Para fazer referência a cé-lulas fora de seqüência, bastadigitar ponto e vírgula (;) en-tre elas. Assim: =MÉDIA(C2;D1;E2;F2;A1;B1).

7. Você também pode mistu-rar intervalos com valores in-dependentes, por exemplo:=MÉDIA(A1:A5;A10).

8. Quando você utiliza a fun-ção MÉDIA, cada célula dointervalo escolhido faz partedo cálculo, a não ser queexista alguma com valores detexto. Por exemplo, se o seuintervalo possui seis células,sendo que apenas cinco pos-suem valores numéricos euma possui texto, o cálculoda média será feito apenascom as cinco numéricas.

9. No entanto, existe uma va-riação da função MÉDIA, cha-mada MÉDIAA, que aceita cé-lulas com textos e valores ló-gicos, tratando-as como se va-lessem zero. Sendo assim, ob-serve abaixo a diferença emum cálculo feito com o mes-mo intervalo de células:

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Dica 21 – Calculando o menor e o maior númeroImagine que você esteja cri-

ando uma planilha para armaze-nar os resultados dos jogos daCopa do Mundo e deseje criaruma tabela com a pontuação decada equipe. Bem, no final da lis-ta você pode colocar indicações

da equipe que teve maior pontu-ação na Copa ou a que teve omenor saldo de gols. Melhor doque isso, você pode mostrar apontuação de todas as equipes.Para isso, utilize uma das quatrofunções disponíveis no Excel:

1. Ao criar uma seqüência devalores contínuos em colunaou linha, utilize o recurso defunções automáticas: clique nacélula abaixo (se estiver emcoluna) ou à direita (se estiverem linha) da lista.

2. Clique na seta preta ao ladodo botão AutoSoma , nabarra de ferramentas.

3. Em seguida, clique em Min,caso queira encontrar o me-nor número ou Máx, casoqueira encontrar o maior.

4. O processo de criação dasfunções Mínimo e Máximo éo mesmo: a única informaçãoque precisa ser fornecida é ointervalo de células a ser usa-do. Como você usou a funçãoautomática, o próprio Excel jáselecionou o intervalo paravocê (repare o pontilhado aoseu redor), mas caso vocêqueira mudar esse intervalo,basta selecionar o que desejacom o mouse.

5. Para completar o processo,basta pressionar Enter.

6. Se as células que você querutilizar para encontrar o mai-or ou o menor valor não es-tão ordenadas, você pode cri-ar a função separando cadaendereço de célula com pon-to e vírgula (;). Por exemplo:=MÍNIMO(D30;D50) ou=MÁXIMO(D30;D50).

7. Porém, essas duas funçõesmostram apenas o maior e omenor valores da lista. Parasaber qual o segundo maiorou o segundo menor valor, porexemplo, você tem de usar asfunções MAIOR e MENOR. Aúnica diferença delas para asfunções MINIMO e MAXIMOé que nelas é necessário in-formar se você quer terretornado o primeiro, o segun-do, o terceiro etc. item da lis-ta. Basta indicar com números1, 2, 3 etc.

8. Para encontrar o segundomaior número de uma lista,por exemplo, a representaçãoé: =MAIOR(A1:A10;2). Paraencontrar o terceiro menorvalor de uma lista, o corretoé: =MENOR(A1:A10;3), eassim sucessivamente.

dica21_30.p65 29/6/2004, 16:1424

Criação de fórmulas e funções – 25

Dica 22 – Funções para contagem de células

Controlar a quantidade de vezesque uma determinada informaçãoaparece em uma planilha pode sermuito útil no seu dia-a-dia, pois, comisso, você tem em mãos o númeroexato de ocorrências de um dado.Por exemplo, em uma tabela de pre-ços, é possível determinar quantos

estão acima de R$ 20,00. Além dis-so, há também a possibilidade decontar quantas células vazias exis-tem em um intervalo. Isso pode serútil no caso de você estar digitandodados em uma planilha muito ex-tensa, podendo, assim, esquecer depreencher alguma célula.

1. Para saber quantas célulashá em uma planilha com va-lores que façam parte de umdeterminado intervalo, ouseja, que possuam algum con-teúdo, seja ele texto, valor oufórmula, use a função chama-da CONT.VALORES. Bastadigitar em uma célula vazia:=CONT.VALORES( e, em se-guida, o intervalo a ser verifi-cado. Você pode selecionaresse intervalo de células como mouse, caso não queiradigitar. Para terminar, feche osparênteses e pressione Enter.

2. A função vista acima contaas células que possuem algu-ma informação e ignora as va-zias. Para fazer o contrário, istoé, contar as células de um in-tervalo que estão vazias, utilizea função CONTAR.VAZIO. Oprocesso de criação da fórmulaé o mesmo do anterior, ou seja,você deve digitar =CONTAR.VAZIO( e, depois, selecionar ointervalo a ser verificado.

3. Você ainda pode verificarquantas células dentro de umintervalo contêm somente nú-meros como conteúdo. Paraisso, use a função CONT.NÚM. Como ela é bastanteutilizada, você pode aprovei-tar o recurso de criação auto-mática do Excel. Se a célulaque vai receber a fórmula es-tiver na seqüência do interva-lo de células desejado, cliquenela e depois na seta preta aolado do botão de AutoSomada barra de ferramentas.

4. Clique na opção Contar eobserve o intervalo de célulascapturado pelo Excel. Casonão corresponda ao que vocêprecisa, basta selecionar o tre-cho correto com o mouse. Porfim, pressione Enter.

5. Além de todas essas opçõesde contagem, você pode pre-cisar contar células que depen-dam de alguma condição ouregra. Se a condição que vocêdeterminar não for cumprida,a célula não entra na conta-gem. Faça isso usando a fun-ção CONT.SE, no mesmo for-mato das fórmulas anteriores.

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6. Digite =CONT.SE( na célu-la que desejar calcular a fór-mula. Logo após, selecione oudigite o intervalo das célulasque serão verificadas como,por exemplo: A1:K11.

7. A segunda parte da criaçãodessa fórmula trata do critérioa ser obedecido para que acontagem seja feita. Suponhaque o intervalo que você sele-cionou possua números alea-tórios e você deseja contaraqueles que estão abaixo de400. Então, matematicamen-te, o seu critério seria < 400.Colocando isso na fórmula, fi-caria assim: =CONT.SE

(A1:K11;”/<400”). O pontoe vírgula serve para separar ointervalo do critério e apareceautomaticamente. As aspas docritério são obrigatórias.

Dica 23 – Trabalhando com porcentagensPara muitas pessoas, fazer cálcu-

los envolvendo porcentagens podeser a tarefa mais difícil do mundo,mas, com as fórmulas do Excel, essatarefa torna-se muito simples. A apli-cação da porcentagem é bem am-pla, pois são incontáveis as situaçõesem que você pode usá-la: cálculo de

comissão de vendedores, descontosem pagamentos à vista, porcenta-gem dos votos de cada candidatonas eleições, e assim por diante. Vejaalguns casos que utilizam porcen-tagens e aprenda a melhor maneirade criá-las:

1. A porcentagem simples deum valor pode ser calculadade diversas maneiras. Vamosfazer um exercício: digite ovalor 14200 na célula A1. Nacélula B1, você vai criar umafórmula para encontrar 23%do valor da célula A1. Vocêdeve simplesmente multiplicaro valor pela porcentagem. Ficaassim: =A1*23%.

2. Outra forma de criar esse cál-culo é digitando 0,23 no lugardo sinal de porcentagem. O re-sultado será o mesmo, mudan-do apenas a forma de escrever.

3. Imagine o caso de umaplanilha de vendas na qualvocê deva definir uma fórmulapara encontrar o preço de umproduto que sofreu um descon-to percentual. Nela, você deveter o valor original cadastrado.Observe a diferença desse cál-culo para o da porcentagemsimples: aqui, além de encon-trar o valor do desconto, vocêprecisa descobrir qual o valorfinal do produto.

4. Bem, vamos supor que opreço do produto esteja na cé-lula C4 e que a porcentagem

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esteja fixa na célula B2. Digite,na célula D4, =C4*B2. Issodará a você o valor do descon-to. Para descobrir o preço fi-nal do produto, digite em D5:=C4-B2. Se quiser alterar ovalor final, basta alterar a por-centagem escrita na célula B2.

e junho. Em maio, a empresavendeu 325 produtos e emjunho, 340. É fácil notar queno mês de junho foram vendi-dos 15 produtos a mais. Po-rém, como encontrar esse au-mento nas vendas em formade porcentagem?

7. Supondo que o primeirovalor está na célula B6 e osegundo está em B7, digite nacélula C7: =(B7-B6)/B7. Asubtração serve para encon-trar o aumento nas vendas,que no caso é 15. A divisãoserve para encontrar o valorpercentual do número 15 comrelação aos 325 da célula B6.

5. O processo de cálculo deacréscimos é igual ao descritoacima, mudando apenas o sinalde subtração pelo de adição.

6. Outra possibilidade é des-cobrir a diferença entre doisvalores, em porcentagem. Porexemplo, na mesma planilhade vendas há uma tabela naqual estão relatadas as ven-das totais dos meses de maio

Dica 24 – Usando funções lógicasEm muitas ocasiões, você vai

precisar criar uma função lógicapara testar se os dados cadastradossão VERDADEIROS ou FALSOS. Porexemplo, para calcular o status deum aluno de uma escola que adotaa média bimestral 7 e só admite umnúmero de faltas inferior a 10 au-las, você precisará verificar se o

aluno satisfaz ou não a essas con-dições. Nesse caso, o status seráVERDADEIRO caso o aluno tenhamédia superior a 7 e número de fal-tas inferior a 10. Caso o aluno nãoconsiga satisfazer algum dos argu-mentos, o retorno será FALSO. Vejacomo trabalhar com as funções ló-gicas do Excel:

1. Para criar o status do alu-no, conforme foi citado, vocêdeve utilizar a função E. Digitena célula A1 um valor para amédia final do aluno e na cé-lula B1 a sua quantidade de

faltas. Na célula C1 digite =E(para começar a fórmula.

2. Você pode adicionar diver-sos argumentos a esta função,basta separá-los com o ponto

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e vírgula. Então, continue afunção digitando o primeiroargumento: A1>7; digite oponto e vírgula e continue como segundo argumento: B1<10; por fim, feche os parên-teses. A fórmula final será:=E(A1>7;B1<10).

3. Para concluir, basta pressi-onar a tecla Enter.

4. Usando a função E, o re-sultado só será verdadeiro setodos os argumentos foremsatisfeitos, mas pode ser quevocê queira mudar essa regrapara que a fórmula retorne umstatus verdadeiro mesmo queapenas um dos argumentosseja satisfeito. É isso que a fun-ção OU faz.

5. Utilizando as mesmas célu-las do primeiro exemplo, altereapenas a função utilizada nafórmula criada para OU, em vezde E. Faça alguns testes, mu-dando os valores das células A1e B1 e observe que, se um dos

argumentos for verdadeiro, oretorno será verdadeiro.

Dica 25 – Construindo fórmulas condicionaisAo construir sua planilha e as

fórmulas que a compõem, você vaiperceber a necessidade de criarcondições para controlar se um cál-culo deve ou não ser feito. Em umaplanilha simples de controle de no-tas, por exemplo, você pode apre-sentar a situação do aluno no final

do semestre: se ele foi aprovado, re-provado ou ficou em recuperação.Para fazer essa análise, a média finaldo aluno é testada e, dependendodo seu valor, uma das três mensa-gens é exibida. A função usada pararealizar essa tarefa é a conhecidafunção SESESESESE.

6. Ainda há outra função ló-gica usada para inverter o va-lor de um argumento, ou seja,se o valor de uma célula forverdadeiro, o retorno será fal-so, e se o valor for falso, o re-torno será verdadeiro. Essafunção é chamada NÃO.

7. Você ainda pode misturartodas essas funções para atin-gir um resultado mais especí-fico. Por exemplo: =E(OU(MÉDIA(A1>7);B1>10)) .Neste exemplo, é verificadaprimeiramente a função OU,pois ela está dentro da funçãoE. Então, se o aluno ficou commais de 7 na média ou tirou10 na prova final (E8=10), oretorno será verdadeiro. De-pois disso é feito o teste dasfaltas (B1>10) e se o resulta-do for verdadeiro, o resultadofinal dessa fórmula tambémserá verdadeiro.

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1. Construa uma planilha paracontrole de notas com quatrocolunas contendo os valoresdas notas dos quatro bimestres;utilize, por exemplo, da célulaA1 até a célula D1. Em segui-da, gere a média na quintacoluna. Na célula F1, digite aquantidade de faltas desse alu-no. Em G1, você deve colocaro status do aluno.

no: ou ele foi aprovado ou foireprovado. Para acrescentarmais possibilidades a essa fór-mula, você deve criar as cha-madas funções aninhadas, ouseja, uma função dentro daoutra. Observe que se o alunotem uma média maior do quesete, o Excel exibe direto a men-sagem de “Aprovado”; domesmo modo, se a média formenor do que sete, o Excel exi-be a mensagem de “Reprova-do”. Agora, criaremos umanova condição que diga que, seo aluno tiver média entre cincoe sete, ele estará em condiçãode recuperação, ou seja, nemaprovado, nem reprovado.

5. Para conseguirmos verificartodas as condições pedidas, te-remos de criar outra função SE.A fórmula final, portanto, ficaassim: =SE(E1>=5; SE (E1>=7;”Aprovado”; ”Recupe-ração”); ”Reprovado”).

2. A estrutura da função SE éa seguinte:=SE(teste lógico; resultadose verdadeiro; resultado sefalso), em que o teste lógicoé a condição a ser verificada,o resultado se verdadeiro éo que deve ser feito caso acondição seja verdadeira eresultado se falso é o quedeve ser feito caso a condiçãoseja falsa. No nosso exemplode controle de notas, o testelógico será a verificação damédia do aluno; se esta formaior ou igual a sete, a men-sagem de “Aprovado” deveráaparecer; se for menor do quecinco, a mensagem de “Repro-vado” deverá aparecer.

3. Sendo assim, a fórmulaficaria:=SE(E1>=7;”Apro-vado”;”Reprovado”).

4. Mas, dessa maneira, háapenas duas possibilidades dedeterminar a situação do alu-

6. Para completar a fórmula,acrescente mais um teste queverifique se as faltas do alunonão ultrapassam o máximopermitido, que é 10. Como jáexiste um teste lógico – que éo da média –, você terá de ani-nhar mais uma função paraatingir esse resultado. Esta éa função E:=SE(E(E1>=5;F1<10);SE(E1>=7;”Aprovado”; ”Recu-peração”); ”Reprovado”).

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Dica 26 – Adicionando valoresAs operações de soma no Excel

vão muito além do simples recursode AutoSoma já conhecido. Vocêpode, por exemplo, fazer um testelógico e, dependendo do seu resul-tado, fazer ou não a soma de um in-tervalo. Além disso, é possível pro-curar em duas tabelas por um de-

1. Para somar informaçõesselecionadas por algum crité-rio, utilize a função SOMASE.Sua estrutura difere um pou-co da tradicional funçãoSOMA. O primeiro argumen-to da função é o intervalo aser verificado; o segundo ar-gumento é o que deve ser en-contrado; e o terceiro e últi-mo argumento necessário é ointervalo de soma, que mui-tas vezes é o mesmo do inter-valo de busca.

2. Por exemplo, gere uma ta-bela com dez nomes de ven-dedores (repita o nome de al-guns) da célula A1 até a célu-la A11. Ao lado de cadanome, digite a quantidadevendida por cada um.

3. Na célula B12, digite=SOMASE( para iniciar a fór-mula. O primeiro argumentoserá o intervalo de A2 atéA11, pois nele será procura-do o nome de um dos vende-dores. O segundo argumentoserá um dos nomes que vocêcadastrou, que deve ser colo-cado entre aspas. E o terceiroargumento é o intervalo devalores a serem somados, nocaso de B2 até B11. A fórmu-la final fica: =SOMASE(A2:A11;”Teodoro”;B2:B11).

4. Dessa forma, serão soma-dos somente os valores quetenham correspondência como vendedor Teodoro.

5. Se você tem duas tabelase deseja pegar informaçõesde uma e procurar na outra,você pode usar a funçãoBDSOMA. Por exemplo, ima-gine uma tabela contendoquatro campos com os se-guintes nomes: vendedor,quantidade, produtos e re-gião. A segunda tabela deveter a mesma estrutura de ca-beçalhos da primeira, ou seja,com títulos iguais e na mes-ma seqüência, assim vocêpode procurar todos os pro-dutos vendidos por um ven-dedor e somar seus valores.

6. Cadastre na primeira tabe-la todos os nomes de vende-dores, os valores de suas ven-das, os nomes dos produtos e

terminado valor e só somar as in-formações que interessam a você,como, por exemplo, os produtosvendidos por um determinado ven-dedor, em uma determinada região.Aprenda agora a usar as funções deSOMASOMASOMASOMASOMA do Excel:

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1. A tabela deve conter os se-guintes campos: Nomes dosprodutos, Preço de compra,Região de destino, Frete e Pre-ço de venda, começando apartir da célula A1. Preenchaas colunas com dados equiva-lentes, com exceção das colu-nas Frete e Preço de venda.

2. Abaixo dela, crie uma se-gunda tabela contendo: Re-gião e Porcentagem. Digite ascinco regiões nacionais e, aolado de cada uma, a porcen-tagem correspondente.

3. A função usada para bus-car a porcentagem correta nalista é a PROCV. Então, na co-luna de frete, na célula D2,digite =PROCV(.

4. Em seguida, digite o quedeve ser procurado, no caso acélula C2. O segundo argu-mento é o intervalo de célulasque contém a informação pro-curada. Selecione todas ascélulas que fazem parte dasegunda tabela e, em segui-da, coloque o sinal de cifrãona frente das letras e núme-ros da referência, pois assimela ficará congelada.

5. O último argumento é onúmero da coluna que nos in-teressa dentro da tabela, ouseja, a coluna que contém ovalor que deve ser retornado.Nesse exemplo, seria a segun-da coluna, pois nela está ovalor da porcentagem. A fór-mula ficaria assim: =PROCV(C2;$A$15:$B$19;2).

a região em que foram vendi-dos (Norte, Sul, Leste, Oeste,Centro). Na segunda tabela,digite um dos nomes de ven-dedores e um nome de produ-to em suas respectivas colunas.

7. Em uma célula à parte, digitea função: =BDSOMA(. O pri-meiro argumento dela é a ta-bela na qual as informaçõesestão cadastradas (selecionetodas as células que fazem par-te da primeira tabela, inclusive

os cabeçalhos). O segundo ar-gumento é o que a função deveretornar, que, neste caso, é aquantidade vendida (digite onome do campo entre aspas).O terceiro e último argumentomostra a tabela que contém oscritérios da pesquisa. Selecio-ne toda a segunda tabela, in-clusive os cabeçalhos. A fórmu-la vai ficar: =BDSOMA(A1:D21;”quantidade”;A23:D24).

Dica 27 – Funções para busca de dadosFazer pesquisas dos dados ca-

dastrados é uma tarefa muito prati-cada por pessoas que trabalhamcom planilhas. Imagine umaplanilha que contenha as conver-sões de preços de produtos, contan-do com impostos e frete. Porém, ovalor do frete vai variar de acordo

com a região em que o produto seráentregue; se for, por exemplo, o Nor-te do País, o frete é equivalente a5% do preço original do produto.Bem, como a porcentagem paracada região é fixa, o ideal é criar umapequena tabela à parte.

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6. Com isso, o valor da por-centagem que corresponde àregião de frete é calculado nacélula D2. Arraste a alça depreenchimento até a últimacélula da tabela.

7. Na última coluna, calcule opreço de venda do produto, ouseja, acrescente o valor do fre-te ao preço de compra. Assim:=B2+(B2*D2).

8. Selecione a segunda tabe-la (de A15 até B19) e pressio-ne Ctrl + C para copiar. Cliquena célula A21 e clique emEditar > Colar especial....Selecione a opção Transpore clique em OK.

9. Clique na célula F2. Agora,você vai aprender como encon-trar o frete nesta nova tabelausando a função chamadaPROCH. Digite: =PROCH(C2;$A$21:$E$22;2). O pri-meiro argumento é o que seráprocurado; o segundo argu-mento é a referência à novatabela na qual o valor será pro-curado; e o terceiro argumen-to é o número da linha dessatabela que deve ser retornado.

Quando você tinha aulas de Fí-sica no colégio e aprendia várias fór-mulas para converter uma coisa emoutra, você jamais poderia imaginarque existia um programa como oExcel, que faz isso automaticamen-

te sem que você precise lembrar-sedas fórmulas. No Excel, você conse-gue converter unidades de medidascomo temperaturas, distância, pesosetc. Veja como:

1. A principal função usadapara fazer conversões é aCONVERT. Para usá-la, vocêprecisa informar basicamentetrês argumentos: o primeiro éo valor a ser convertido; o se-gundo é a unidade de medidaatual; o terceiro é a unidadede medida que você quer con-verter. Sendo assim, digite 45na célula A1.

2. Em seguida, digite na célu-la B1: =CONVERT(.

3. Continue construindo a fór-mula e informe o valor a serconvertido, que, nesse caso, éa célula A1.

4. Agora, informe qual é a uni-dade de medida do número e,depois, a unidade desejadapara a conversão. Cada uni-dade de medida possui umaabreviação, basta colocá-laentre aspas para que a fórmu-la fique correta. Por exemplo,para converter um número degraus Celsius para Kelvin,digite “C”;”K”, pois a abrevi-atura de Celsius é C e deKelvin é K. Neste caso, a fór-mula final ficaria: =CONVERT(A1;”C”;”K”). O mesmoserve para outras medidascomo Fahrenheit ou outras.

Dica 28 – Convertendo medidas

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5. Isso se aplica a todos os ti-pos de medidas, pois todospossuem uma abreviatura. Porexemplo, para convertermetros em polegadas use:=CONVERT(A1;”m”;”in”).

6. De horas para minutos:=CONVERT(A1;”hr”;”mn”).

7. De gramas para libras mas-sa: =CONVERT(A1;”g”;”sg”).

8. Para conhecer o símbolo decada unidade de medida, acessea ajuda do Excel e pesquise so-bre a função CONVERT.

Dica 29 – Trabalhando com datas e horas

Manipular datas em umaplanilha fica muito mais fácil sevocê usar as funções de data e horado Excel. Com elas, você pode, por

exemplo, adicionar meses a umadata, calcular a diferença entre ho-ras ou converter uma data em diada semana.

1. Na célula A1, digite:=AGORA(). Essa é a maneiramais fácil de mostrar a data ehora atual do sistema. Vocêtambém pode pegar cada itemda data ou hora utilizando ou-tras funções. Clique na célulaB1, digite =DIA(A1) e pressi-one Enter. Observe queretornou apenas o númerocorrespondente ao dia dadata. Na célula C1, digite=MÊS(A1); na célula D1,digite =ANO(A1); na célulaE1, digite =HORA(A1); na cé-lula F1, digite =MINUTO(A1); e na célula G1 digite=SEGUNDO(A1). Cada célu-la retornou, respectivamente,o mês, o ano, a hora, o minu-to e o segundo retirados dadata na célula A1.

2. Nas células A2, B2 e C2digite, respectivamente, 2003,2, 21. Em seguida, digite nacélula vizinha: =DATA(A2;B2;C2). Com isso, as informaçõesque estavam nas três células

foram convertidas para umadata formatada.

3. O mesmo ocorre com as ho-ras. Digite nas células A3, B3e C3: 20, 30 e 16, respectiva-mente. Na célula ao ladodigite a função =TEMPO(A3;B3;C3).

4. Para encontrar a diferença(em dias) entre duas datas,basta fazer uma subtração sim-ples da data mais atual peladata mais antiga. Caso vocêqueira retornar apenas os diasda semana, utilize a funçãoDIATRABALHOTOTAL. Osseus dois argumentos são asdatas inicial e final. Ficaria as-sim: =DIATRABALHOTOTAL(A5;A6).

5. Caso você queira que o re-sultado da diferença seja dadoem meses ou anos, basta usaras funções MÊS ou ANO, nadiferença das células. Porexemplo: =A6A5 retorna a

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diferença em dias; =ANO(A6)ANO(A5) retorna a diferençaem anos; e =MES(A6)MES(A5)retorna a diferença em meses.

6. Para saber qual é o dia dasemana correspondente auma data, utilize duas fun-ções: DIA.DA.SEMANA eTEXTO. Portanto, para encon-trar o número do dia da se-

mana, digite em A4: =DIA.DA.SEMANA (A1). Para queapareça o texto em vez donúmero, use a função TEXTOem conjunto com a funçãoDIA.DA. SEMANA. Ficaria as-sim: =TEXTO(DIA.DA.SEMANA(A1);”ddd”). As letras nofinal da função indicamquantos caracteres terá o tex-to retornado.

Dica 30 – Arredondando valoresUtilizando as funções de arredon-

damento do Excel, você pode trun-car um número, arredondá-lo paracima ou para baixo. Acompanhe:

1. Digite na célula A1 o valor32,78. Você vai arredondaresse número para cima e paraisso vai utilizar a função ARREDONDAR.PARA.CIMA .Seus argumentos são simples:o primeiro é o valor que deveser arredondado, no caso, acélula A1. O segundo argu-mento é o número de casasdecimais que você deseja exi-bir (caso não queira exibir ca-sas decimais, digite 0). A fór-mula, então, é: =ARREDONDAR.PARA.CIMA(A1;0).

2. Além dessa função, você tema possibilidade de usar as fun-ções PAR e IMPAR, para arre-dondar para o próximo núme-ro par ou ímpar, respectiva-mente. Basta digitar o nome dafunção e colocar o endereço dacélula entre parênteses. Assim:=PAR(A1) e =ÍMPAR(A1).

3. O mesmo processo se apli-ca para arredondar um núme-ro para baixo, porém, utilize afunção ARREDONDAR.PARA.BAIXO. Por exemplo:=ARREDONDAR .PARA .BAIXO(A1;0).

4. A função que tem a finali-dade de arredondar um núme-ro para cima ou para baixo éa ARRED. Para utilizá-la, de-termine qual é a célula a serarredondada e, em seguida,informe quantos dígitos deci-mais ela terá. Caso você nãoqueira casas decimais, apenasdigite 0. A fórmula então fica:=ARRED(A1;0).

5. Para truncar um valor, ouseja, ignorar suas casas deci-mais e permanecer apenascom a parte inteira, utilizeTRUNCAR. A função fica:=TRUNCAR(A1).

6. Para alterar somente o for-mato desse número sem,contudo, modificá-lo, seleci-one a célula na qual vocêdeseja aumentar ou diminuiras casas decimais e clique nobotão Aumentar casas de-cimais ou Diminuir casasdecimais, presentes na bar-ra de formatação.

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Dica 31 – Verificando células com funções ÉSe você precisa controlar o

conteúdo de alguma célula, para,por exemplo, saber se existemerros ou se ela está vazia, pode

fazê-lo facilmente utilizando aschamadas funções ÉÉÉÉÉ. O retornodelas será sempre VERDADEIROou FALSO.

1. Digite na célula A1 umafórmula incorreta, como:=A2*B. Em seguida, na célu-la B1 digite =ÉERROS(A1).Veja que o retorno é a men-sagem VERDADEIRO, pois essafunção verifica se a célula A1possui qualquer tipo de erro.

2. No entanto, essa função ape-nas verifica se existe um erro,não informando qual é ele. Pararesolver isso, use a funçãoTIPO.ERRO. Nesse caso, a fun-ção seria =TIPO.ERRO(A1). Oretorno dela é sempre um nú-mero que corresponde a cadatipo de erro:

Sendo assim, você pode criaruma função que verifique qualé o tipo de erro e exiba umamensagem para o usuário,como, por exemplo:=SE(TIPO.ERRO(B12)=2;”Vocênão pode dividir um núme-ro por zero”;”OK”).

3. Para verificar, por exemplo,se a célula A1 está vazia,digite =ÉCÉL.VAZIA(A1).

4. Você também pode conferirse o conteúdo de uma célula éum número, facilitando o con-trole de erros futuros. Para fazeressa verificação, utilize a funçãoÉNÚM, como em =ÉNÚM(A1),que verifica o conteúdo de A1.Se a função retornar FALSO, sig-nifica que o conteúdo dessa cé-lula não é numérico.

Observação: você pode usaressa função em conjunto coma função SE para confirmarse o conteúdo é mesmo nu-mérico e só então fazer al-gum cálculo. Isso evita queocorram erros na fórmula.Por exemplo:=SE(E(ÉNÚM(A2)=VERDADEIRO;A2>7);”a meta foiatingida”;”a meta nãofoi atingida”).

5. Da mesma forma que vocêpode verificar se o conteúdo énumérico, é possível saber seele é texto, referência ou lógi-co. Para isso, use, respectiva-mente, as funções: ÉTEXTO,ÉREF e ÉLÓGICO.

6. Por fim, você ainda pode con-ferir se o conteúdo de uma cé-lula é composto por qualquervalor que não seja texto. Nessecaso, se o conteúdo for um nú-mero, uma referência ou umvalor lógico, o retorno será VER-DADEIRO. A função que faz essaverificação é a É.NÃO.TEXTO.

1234567

#NULO!#DIV/0!#VALOR!

#REF!#NOME?#NÚM!#N/D

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Dica 32 – Planejando investimentosAo planejar um investimento

ao longo de vários anos, você vaiquerer saber qual será o valor ob-tido no final de tanto tempo. Porexemplo, se você guardar R$150,00 por mês ao longo de oitoanos, recebendo juros de 1,2% aomês, quanto será que você vai ter

no final das contas? Bem, consi-derando taxas e mensalidades fi-xas, você primeiro deve determi-nar quantos pagamentos de jurosserão feitos, mult ipl icando aquantidade de anos pelos 12 me-ses que compõem cada ano. Sigaos passos abaixo:

1. Na célula B2 digite Taxade juros mensal e em C2digite 1,20%.

2. Na célula B3 digite Perío-do em meses e em C3 digitea fórmula =8*12, para saberdurante quantos meses seráfeito o depósito dos juros.

3. Na célula B4 digite Valor aser depositado e em C4 digite15; esse é o valor que vocêpagará ao longo dos meses.

4. Na célula B5 digite Valorpresente e na célula C5 digite0, uma vez que estaremos su-pondo que na sua conta pou-pança não existe nenhum valor.

5. Você já tem todas as infor-mações necessárias para cal-cular o valor de seu investi-mento no final de oito anos.Para chegar a esse resultado,use a função VF – que signifi-ca valor futuro, ou seja, o va-lor que você terá em mãosapós o último depósito do seuinvestimento. Os argumentosnecessários para a construçãodela são: a taxa de juros, onúmero de períodos, o valorpor período (que é represen-tado com um negativo por setratar de um pagamento), o

valor presente (caso exista,também é representado comum negativo para que não in-terfira no cálculo que vocêdeseja efetuar agora) e o tipo,que indica se os pagamentosserão feitos no início ou no fi-nal de cada período (defina 1para início e 0 para final). Nacélula B7, digite Valor futu-ro, e, em C7, construa a fun-ção. A fórmula final é:=VF(C2;C3;C4;C5;1). O re-sultado será R$ 27.107,56.

6. Agora, imagine que você de-seje ter um determinado valorao final de um período e queirasaber qual tem de ser o valorpresente para atingir esse obje-tivo. Por exemplo, se o seu ob-jetivo é obter R$ 40.000,00 deseu investimento, pagando omesmo valor mensal, à mesmataxa de juros, durante o mesmoperíodo, quanto você precisa tercomo investimento inicial? Afunção usada para calcular issoé a VP – que significa valor pre-sente –, e sua estrutura é seme-lhante à da função VF.

7. Na célula B10, digite Va-lor desejado ao final do in-vestimento, e, na célula C10,digite 40000.

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8. Na célula B11, digite Valorpresente necessário, e emC11, coloque a fórmula para cal-cular o valor presente. Ficariaassim: =VP(C2;C3;C4;-C10;1).

Dica 33 – Calculando pagamentos e juros

1. Na célula B2, digite Taxade juros anual, e em C2,digite 12%.

2. Em B3, digite Período emmeses, e na célula C3, digite 12.

3. Digite Valor do emprésti-mo na célula B4 e 6000 nacélula C4.

4. Para calcular o valor mensala ser pago para esse emprésti-mo, use a função PGTO. Seuprimeiro argumento consiste nataxa de juros periódica (paramudar essa taxa de anual paramensal, basta dividi-la por 12);o segundo argumento é o perí-odo; e o terceiro argumento é ovalor presente, ou seja, o valordo empréstimo. Em B6, digiteValor mensal a ser pago, ena célula C6, digite a fórmulafinal: =PGTO(C2/12;C3;C4). Oresultado obtido será R$ 533,09.

5. Agora vamos supor a situa-ção inversa, ou seja, você estápagando uma mensalidade enão sabe qual a taxa de jurosmensal. Para descobri-la, va-mos utilizar a função TAXA.

Aproveite as informaçõesinseridas anteriormente edigite na célula B7: Se o va-lor mensal fosse e na célulaC7, digite 600.

6. Na célula B8, digite A taxade juros seria, e na célula C8,digite a função TAXA. Sua es-trutura é a seguinte: informeprimeiro o período de paga-mento, no caso a célula C3. Emseguida, digite o valor mensal(com o sinal negativo por setratar de pagamento), que se-ria a célula C7; por último, in-forme qual o valor total doempréstimo, que em nossoexemplo é a célula C4. A fór-mula final fica: =TAXA(C3;-C7;C4). O resultado será 10%de juros mensais.

7. Para encontrar o valor men-sal a ser depositado para atin-gir um determinado valor da-qui alguns anos, você tambémdeve utilizar a função PGTO.Digite Taxa de juros anualna célula B12 e 6% em B13.

8. Na célula B13, digite Perí-odo em anos, e na célula

Se você pediu um empréstimo eagora deseja saber quanto irá pagarpor mês para cobrir o valor empres-tado, o Excel pode te ajudar. É possí-vel saber a taxa de juros aplicada so-

bre um determinado valor que estásendo pago em um período ou ain-da saber quanto você deve deposi-tar em um período para chegar a umvalor futuro estimado.

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C13, digite 10. Em B14, digiteQuantia desejada, e emC14, digite 80000.

9. Digite Valor mensal a serpago na célula B16 e, em C16,calcule finalmente o valor com aseguinte fórmula: =PGTO(C12/12;C13*12;0;C14). Observeque a taxa de juros foi divididapor 12, e o período, multiplicadopor 12, pois o resultado deve serum valor mensal. O 0 na fórmu-la é o valor presente, que, nestecaso, não é usado. O que foi usa-do é o argumento de valor futu-ro, pois você ainda não tem esse

valor. O resultado desse cálculodeve ser R$ 488,16, que signifi-ca que, para economizarR$ 80.000,00 ao longo de 10anos, a uma taxa de juros de 6%ao ano, você tem de depositarR$ 488,16 por mês.

Dica 34 – Combinando textos

1. Você pode juntar o conteú-do de duas células que tenhamsomente texto, formando umaterceira célula. Para isso, você vaiutilizar a função CONCATENAR.Digite o seu primeiro nome nacélula A1 e, na célula B1, digiteseu sobrenome. Na célula C1,digite a função =CONCA-TENAR(A1;” “;B1). As aspasvazias servem para deixar umespaço em branco entre o nomee o sobrenome.

2. Do mesmo modo, você podejuntar textos e números. Se, porexemplo, tiver o texto José nacélula A2 e o número 10 na célu-la B2, você pode criar uma frasena célula C2 usando essas duasinformações. Então, poderia serassim: =CONCATENAR(A2;” tirou “;B2;” na última prova”).

3. Para melhorar ainda mais asua frase, você pode mudar aaparência das informações usa-das. Digite na célula A3 o nomeMartins e, na célula ao lado10500. Com ajuda da funçãoTEXTO, você vai formatar osdados exibidos. Serão necessá-rios dois argumentos para usaressa função: o primeiro servepara indicar em qual célula estáa informação; e o segundo é oformato a ser aplicado (nessecaso digite “R$ 0.000,00”, issosignifica que antes do valor seráexibido o R$ e que o númeroaparecerá com duas casas deci-mais e com ponto de separaçãode milhar). A fórmula final fica:=CONCATENAR(“O funcionário “;A3;” vendeu “;TEXTO(B3;”R$ 0.000,00");” nomês passado”). E o resulta-

Traba lhar com os textosdigitados nas células torna-semuito simples se você usar asfunções de manipulação de tex-tos do Excel. Você pode, por

exemplo, juntar em uma célula oconteúdo de outras duas, ou ain-da, criar frases com as informa-ções de várias células, combinan-do os seus conteúdos.

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do será: O funcionário MARTINS vendeu R$ 10.500,00no mês passado.

4. Melhor do que isso é o fatode poder aninhar funções decálculo e gerar uma frase já como resultado. Vamos usar o mes-mo exemplo do vendedorMartins, mas agora será precisocalcular a comissão dele. Esta-beleceremos a condição de que,se ele vendeu acima de 10000,a sua comissão será de 5%; casocontrário, será de 3%. Para fa-zer esse cálculo, utilize a funçãoSE (ver dica 25) e porcentagens(ver dica 23). Juntando estas àsfunções aprendidas acima, a fór-mula seria a seguinte:

=CONCATENAR(“A comissãodo vendedor Martins será de“;TEXTO(SE(B3>=10000;B 3 * 5 % ; B 3 * 3 % ) ; ” R $#.##0,00")). O resultado será:A comissão do vendedorMartins será de R$ 525,00.Observe que no lugar dos trêszeros, foram colocadas três tra-lhas. Isso foi feito para que, mes-mo que o número a serformatado seja pequeno, os ze-ros à esquerda sejam mostrados.

Dica 35 – Encontrando potência, raiz quadrada e logaritmoVocê aprendeu a criar diversos ti-

pos de funções, explorou muitos re-cursos do Excel, mas... e os cálculosmais simples como o da potência ou

1. Há uma função para obter oresultado de um número eleva-do a uma potência, porém, amaneira mais fácil de fazer issoé simplesmente usando o acen-to ̂ . Portanto, se você quer ele-var o número 23 ao quadrado,basta representar como 23^2.Usando a função POTÊNCIA,ficaria: =POTÊNCIA(23;2).

2. A raiz quadrada pode serobtida usando-se a funçãoRAIZ; basta digitar o valor ou areferência dentro dos parênte-ses. Não existe raiz quadradade números negativos, por isso,se você precisar fazer algumcálculo nessas condições, utili-ze a função ABS para forçar umnúmero a tornar-se positivo.

Para calcular a raiz quadrada,por exemplo, do número 16, afórmula seria =RAIZ(ABS(16)),e o resultado seria 4.

Observação: para encontrara raiz cúbica de um número,basta elevá-lo a 1/3, usandoa função POTÊNCIA.

3. Para encontrar o logaritmode um número, utilize a fun-ção LOG. Essa função possuidois argumentos: o primeiro éo número do qual queremosencontrar o logaritmo e o se-gundo é a base que deve serusada para o logaritmo. As-sim: =LOG(10,2).

raiz quadrada de um número? Comcerteza, o Excel pode fazer esses cál-culos e você não vai precisar usar acalculadora do Windows para isso.

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Dica 36 – Encontrando seno, cosseno e tangente

1. O primeiro passo é conver-ter os números que serão cal-culados de graus para radi-anos. Para isso, multiplique ovalor em graus pelo númeroPI (3,1417...) e divida por 180para obter o valor emradianos. Ou, se você prefe-rir, use a função RADIANOS.Exemplos: =45*PI()/180 ou=RADIANOS(45).

Da mesma maneira que comajuda de algumas funções vocêpode encontrar potência, raiz qua-

drada e logaritmo, é possível cal-cular o seno, o cosseno e a tangen-te de um número.

2. Após obter o número emradianos, utilize as funçõesSEN para o cálculo do seno,COS para o cosseno e TANpara a tangente. Assim:=SEN(RADIANOS(45)) ou=SEN(45*PI()/180)=COS(RADIANOS(37)) ou=COS(37*PI()/180)=TAN(RADIANOS(25)) ou=TAN(25*PI()/180)

Dica 37 – Assistente de pesquisaSe você está trabalhando com

uma tabela muito grande, vai chegarum momento em que será precisopesquisar algum dado em algumponto distante dela. Para facilitar asua procura, além dos recursos quevocê já conhece de localizar e subs-tituir existe o chamado Assistente depesquisa, cuja funcionalidade vaimuito além de localizar e substituir.

Ele procura por um valor ainda nãodeterminado e cria uma fórmulaapós encontrar a célula desejada. Porexemplo, em uma tabela dividida porperíodo com o número de vendasde determinados produtos, vocêpode encontrar a quantia vendidaem uma determinada data. Buscascomo essa fazem parte das tarefas doAssistente de pesquisa.

1. Digite uma tabela que con-tenha diversos dados como aapresentada abaixo:

2. Em seguida, selecione todaessa tabela, incluindo os títu-los. Clique em Ferramentas> Suplementos. SelecioneAssistente de pesquisa eclique em OK.Observação: para usar esserecurso, pode ser necessário oCD de instalação do Office.

3. Retorne ao menu Ferra-mentas e clique no item As-sistente de pesquisa.

4. Na primeira etapa, indiquequal intervalo de células seráusado para fazer a pesquisa.Clique em Avançar.

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5. Na próxima etapa, escolhaqual é a coluna e a linha quevocê deseja pesquisar. Cliqueem Avançar.

6. Na etapa 3, escolha de queforma você quer exibir o re-sultado: em uma única célulaou em várias. Após escolher,clique em Avançar.

7. Na última etapa, digite acélula que deve conter o re-sultado da pesquisa. Cliqueem Concluir.

Dica 38 – Usando o botão Inserir funçãoEm geral, as funções que apresen-

tamos foram construídas na barrade fórmulas. No entanto, para facili-tar o processo de criação das fun-ções, você pode usufruir de um re-curso chamado InserInserInserInserInserir funçãoir funçãoir funçãoir funçãoir função. Nes-

sa caixa de diálogo, você poderáacessar todas as funções existentesno aplicativo e, depois de escolher afunção, o Excel continua auxiliandovocê no momento de inserir os ar-gumentos exigidos pela função.

1. Clique na célula em quevocê deseja inserir a função e,em seguida, no botão Inserirfunção, que se encontra aolado da barra de fórmulas.Caso prefira, utilize o menuInserir > Função.

2. A janela Inserir funçãoestá dividida em três partes: naprimeira, caso você saiba,digite o nome da função eclique no botão Ir. Se ela exis-tir, aparecerá na lista.

3. Você também pode selecio-nar uma das categorias de fun-ções na caixa abaixo do botãoIr. Escolhendo Todas, serão exi-bidos todos os tipos de funções,ordenados alfabeticamente.

4. Assim que você selecionaruma das funções na lista, se-rão exibidas a sua sintaxe (asua estrutura) e uma breve

descrição da sua finalidade.Selecione, por exemplo, a fun-ção SE presente na categoriaLógica e clique em OK.

5. Na próxima tela, chamada deArgumentos da Função, vocêvai construir a função SE passoa passo. O primeiro argumentoda função SE é chamado deteste_lógico. Esse é o único ar-gumento obrigatório, por isso,ele aparece em negrito. Ao clicardentro da caixa branca, observeque aparece uma descrição doargumento para facilitar asua elaboração.

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6. Ao inserir o primeiro argu-mento, note que ao lado já sur-giu uma resposta: VERDADEIROou FALSO. Os outros dois argu-mentos servem para você colo-car as mensagens, caso seja ver-

dadeiro ou falso, respectivamen-te. Nestas caixas, você podedigitar qualquer valor e até mes-mo elaborar outra fórmula.

7. Ao concluir, clique em OK.

Dica 39 – Localizando e corrigindo erros nas fórmulasNo momento da elaboração de

uma fórmula podem ocorrer erros.Para ajudá-lo a resolvê-los, uma peque-na caixa, chamada de marca inteligen-

te, surge automaticamente após vocêpressionar Enter. Nela, você descobreque tipo de erro ocorreu e podeavaliá-lo ou obter ajuda sobre ele.

1. Simule um erro digitando aseguinte fórmula =SOMA(a;2;3). Ao pressionar Enter, sur-girá a mensagem de erro#NOME?. Esse erro ocorrequando há uma violação na sin-taxe da função, ou foi digitadauma função que não existe.Clique no sinal de exclamaçãoque surgiu ao lado da célula eobserve a descrição do erro.Para saber exatamente em queparte da fórmula isso ocorreu,clique na opção: Mostrar eta-pas de cálculo.

2. Surgirá a janela Avaliar fór-mula. Observe que a letra a,digitada propositalmente na fór-mula, aparece sublinhada. Issoindica que o erro está nessa le-tra, ou seja, o Excel não conse-guiu reconhecer essa parte dafórmula como um número oucomo um endereço de célula.Clique no botão Avaliar.

3. Agora, no lugar da letra asurgiu uma indicação de erro.Clique em Fechar para finali-zar essa tarefa.

4. Digite =5/0 na célula aolado. O retorno será o erro#DIV/0, que indica que foiencontrada uma divisão de umnúmero por zero.

5. Na célula ao lado, digite=12+”texto”. A mensagem deerro será #VALOR!. Esse errosurge quando ocorre violaçãodos argumentos de uma fórmu-la (no exemplo, não seria pos-sível somar números e texto).

6. A Janela de inspeção podeajudá-lo a controlar esses erros.Para acessá-la, clique no menuExibir > Barras de ferramen-tas > Janela de inspeção.Selecione a célula na qualvocê deseja fazer a inspeção

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e clique no botão Adicionarinspeção de variáveis.

7. Em seguida, confira se areferência está correta e cliqueno botão Adicionar.

Dica 40 – Formato Número e MoedaA formatação de uma planilha

nada mais é do que a mudançada aparência das células, sem,contudo, mudar os conteúdos.Para cada célula é possível apli-

car um dos tipos de formataçãode número, fazendo com que eleapareça com casas decimais ousímbolo de moeda na sua frente,entre outras coisas.

1. Selecione a célula que con-tém o valor a ser formatado eclique no menu Formatar >Células. Na tela que surgiu,selecione a guia Númeropara escolher como o valor dacélula será apresentado.

2. Escolha a opção Númeroe note que um exemplo é exi-bido para que você tenha umaprévia do formato do valorantes de abandonar a caixa.

3. Clique em Casas decimaise digite um valor para ela. Você

também pode usar as setaspara cima ou para baixo.

4. Você pode ativar ou não ouso do separador de milhar e,na próxima caixa, escolhercomo um número negativodeve ser exibido na célula.

5. Escolha a opção Moeda nalista. Ela traz as mesmas possi-bilidades que a opção Núme-ro, e mais a caixa Símbolo,que permite que você escolhaum sinal de moeda para apa-recer na frente do valor.

Dica 41 – Formato Data e HoraAo digitar uma data em sua

planilha, você pode escolher en-tre mostrá-la por extenso, mos-trar somente o dia e o mês, ou

outras opções. O mesmo valepara a hora que pode ser exibi-da no modelo americano (am/pm) ou modelo-padrão.

1. Selecione uma célula ouconjunto de células que con-tenham data. Acesse a janelade formatação de células nomenu Formatar > Células.

2. Na lista, clique na catego-ria Data. Selecione um dosmodelos de datas na caixaTipo e observe o efeito sobre

a data digitada. Ao escolher omodelo, clique em OK.

3. Selecione uma célula quecontenha um valor em horas.Retorne ao menu Formatar >Células. Selecione agora a ca-tegoria Hora e, na caixa Tipo,selecione um dos modelos dis-poníveis e clique em OK.

Formatando a planilha –

Formatando a planilha

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Dica 42 – Formato FraçãoQuando você insere algum va-

lor fracionário em uma célula,como, por exemplo, 5/2, o retornodela será o valor 2,5, ou seja, duaspartes inteiras e mais metade de

uma terceira. Bem, se você quermostrá-la como 2 ½, por exemplo,pode fazê-lo usando o recurso deformatação de células.

1. Digite =5/2 em uma célulaqualquer, selecione-a e pres-sione Ctrl + 1. Na tela deformatação de células, seleci-one a guia Número.

2. Na lista de categorias, seleci-one Fração e, na lista que apa-rece ao lado, escolha um dosmodelos. Nesse caso, você podeescolher o tipo Máximo de umdígito e o resultado será 2 ½ .Você também poderia escolheroutros denominadores; veja al-guns exemplos: Em quartos, exi-biria 2 2/4; Em oitavos, exibiria2 4/8; Em dezesseis avos, exibi-ria 2 8/16, e assim por diante.

3. Você ainda pode escolher:Em décimos ou Em centési-mos. Após escolh er o mode-lo, clique em OK.

4. No caso de frações maio-res, você pode controlar aquantidade de dígitos que vãoaparecer no denominador.Por exemplo, digite em umacélula o valor =24517/56899. Acesse o menu For-matar > Células e clique nacategoria Fração. Em segui-da, escolha o tipo Máximo detrês dígitos e clique em OKpara finalizar.

Dica 43 – Formato de CEP, CIC e telefoneImagine-se cadastrando as infor-

mações de seus clientes e tendo dedigitar os telefones de cada um delesmanualmente, além de digitar os pa-rênteses e traços. Seria muito mais fá-

cil se você pudesse digitar somenteos números, sem se preocupar comesses detalhes de formatação. O Excelpermite que você faça isso, acompa-nhando os passos a seguir:

1. Selecione a célula ou o in-tervalo que deve ser for-matado. Clique no menuFormatar > Células e sele-cione a guia Número.

2. Na caixa de categorias, es-colha Especial e observe queao lado ficaram disponíveisquatro formatos: CEP, CEP +3,Telefone e CIC.

3. Escolha CEP ou CEP + 3 eclique em OK. Em seguida,digite um número de três dígi-tos na célula e pressione Enter.

Observe que os zeros à esquer-da são mantidos respeitando otamanho do CEP.

4. Retorne à guia Especial eselecione Telefone. Agora,digite na célula o valor117841584. Note que ao pres-sionar Enter, automaticamentesurgem os parênteses e o traço.

5. Por fim, retorne novamenteà tela de formatação e seleci-one o tipo CIC. Digite o nú-mero 98765432100 e obser-ve o resultado.

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Criação de gráficos – 45

Dica 44 – Mesclando célulasAo criar suas planilhas de ca-

dastro, lembre -se sempre dedeixá-las com um aspecto interes-sante, principalmente se outraspessoas forem acessá-las. Habitue-se a colocar um título na parte decima da planilha que seja condi-

zente com o seu conteúdo. Ecomo esse título merece bastan-te destaque, você pode aumentara célula que ele ocupa e fazercom que ela “se junte” às célulasvizinhas. Esse processo recebe onome de Mesclar células.

1. Após definir quantas colu-nas de dados a sua planilhaterá, digite o título dessaplanilha na sua primeira célu-la. Em seguida, selecione daprimeira célula até a colunaem que a tabela termina. Porexemplo, se a sua tabela temseis colunas e vai, portanto, dacoluna A até a F, selecione dacélula A1 (na qual foi digitadoo título) até a célula F1.

2. Agora, clique no botão Mes-clar e centralizar, presente nabarra de ferramentas.

3. Observe que as seis célulasselecionadas agora formamapenas uma, e que o texto ocu-pa o centro dela. Para retornar

as células ao seu estado origi-nal, basta selecionar a célulamesclada e clicar novamente nobotão Mesclar e centralizar.

4. Esse mesmo recurso podeser acessado no menu For-matar > Células. Na guiaAlinhamento, selecione aopção Mesclar células paramesclá-las ou tire a seleçãopara voltá-las ao normal.

Dica 45 – Inclinando o texto de uma célulaVocê já deve ter visto uma ta-

bela per iódica, em que cada“quadradinho” possui os dadosde número de massa, númeroatômico etc. Deve ter percebi-do também que os textos ou va-

lores às vezes aparecem inclina-dos para aproveitar melhor o es-paço. Fazer um texto ficar incli-nado, de ponta cabeça ou em péé muito fáci l dentro de umaplanilha do Excel:

1. Selecione a célula que con-tém o texto a ser inclinado.

2. Acesse o menu Formatar >Células ou pressione Ctrl + 1.Clique na guia Alinhamento.

Formatando a planilha – 45

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3. Na seção Orientação, vocêpode deixar o texto em péclicando na primeira caixa. Outem a opção de incliná-lo emdeterminados graus, bastando,para isso, clicar nos pequenosquadrados ao lado da palavratexto. Conforme for clicando,observe a inclinação da pala-

vra Texto, pois o conteúdo dacélula terá a mesma inclinação.

4. Além disso, você pode defi-nir em graus a inclinação deseu texto. Para isso, bastadigitar o valor desejado nacaixinha graus ou clicar naseta para cima ou para baixo.

Dica 46 – Ajustando o texto na célulaComo já dissemos, ao digitar

um texto em uma célula, ele podeultrapassar a coluna em que está,avançando sobre as vizinhas. Pararesolver isso, você pode simples-mente aumentar o tamanho da co-luna. Mas, suponha que o título da

sua coluna seja: Média de pesso-Média de pesso-Média de pesso-Média de pesso-Média de pesso-as entras entras entras entras entreeeeevistadas nos meses devistadas nos meses devistadas nos meses devistadas nos meses devistadas nos meses deoutubroutubroutubroutubroutubro e noo e noo e noo e noo e novvvvvembrembrembrembrembrooooo. Será que amelhor solução é aumentar o ta-manho da coluna? Você vai apren-der agora como resolver isso deuma outra maneira:

1. Dê um clique sobre a célulaque você deseja formatar epressione Ctrl + 1 para abrir acaixa de diálogo de formatação.Clique na guia Alinhamento.

2. Na opção Horizontal, esco-lha Distribuído (recuo) e cliqueem OK. Dessa forma, mesmoque a coluna em que está a cé-lula esteja com uma largura pe-quena, o texto será ajustado aotamanho da célula. Pode sernecessário mudar a altura da li-nha para que o texto apareçapor completo na tela.

3. Além dessa opção, vocêpode usar a Reduzir paraajustar, encontrada na mesmacaixa de diálogo. A diferençade uma para a outra é que aprimeira ajusta o texto ao ta-manho da célula, mantendo otamanho das letras; já a segun-da diminui o tamanho do textoquanto for necessário parafazê-lo caber dentro da célula.

4. Digite o texto Salário nacélula A1 de sua planilha. Emseguida, altere a largura dacoluna A para 15 e a alturada linha 1 para 50. Observeque o texto ficou em algumcanto da célula. Para mudar asua posição, basta utilizar osrecursos de alinhamento datela de formatação de células.

5. Selecione a célula A1 eacesse o menu Formatar >Células novamente. Clique naguia Alinhamento e veja queexistem duas caixas de alinha-mento de texto: Horizontal eVertical. Para fazer com queo texto fique no centro da cé-lula, por exemplo, escolha aopção Centro nas duas caixase clique em OK.

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Dica 47 – Formatando o textoAo concluir a digitação das in-

formações em sua planilha, mudea aparência do texto para torná-lamais amigável. O processo para a

formatação do texto de uma célu-la é muito parecido com o de ou-tros aplicativos do Office e é bemsimples. Acompanhe:

1. Selecione a célula ou inter-valo de células que deve sermodificado. Para agilizar, vocêpode usar a barra de ferra-mentas de Formatação.

2. Clique na caixa Fonte paraescolher uma das fontes dosistema para o seu texto. Aolado, digite ou escolha o ta-manho da fonte.

3. Mais à direita estão os bo-tões para aplicar estilos de:Negrito, Itálico ou Sublinhado.

4. Mais adiante, no últimobotão, você pode escolheruma cor para as letras. Cliquena seta preta ao lado do bo-tão para escolher outras cores.

Dica 48 – Alterando a cor de fundo da célulaVocê já aprendeu a formatar

a fonte das células , mas suaplanilha pode ficar ainda maisatrativa. Para isso, você tem em

mãos o recurso de preenchimen-to de células, que muda a cor dofundo branco da célula para a corque você desejar.

1. Selecione a célula ou o inter-valo de células cujo fundo deveser modificado e acesse o menuFormatar > Células. Em segui-da, clique na guia Padrões.

2. Provavelmente a opção Semcores deve estar selecionada.Clique em uma cor qualquerpara vê-la em tamanho ampli-ado no quadro Exemplo. Bas-ta escolher a que mais agra-dar você e clicar em OK.

3. Em seguida, clique na cai-xa Padrão, selecione um dosmodelos de preenchimento,

como o quadriculado, porexemplo. Após selecionar,clique em OK.

Formatando a planilha – 47

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Dica 49 – Alterando a borda das célulasPara deixar a sua planilha com a

aparência de uma tabela, adicione bor-das personalizadas a ela. As bordas a

deixarão mais interessante, dandomaior destaque para informações quevocê julgar importantes.

1. Selecione o intervalo de cé-lulas para o qual deseja aplicarbordas. Você pode começar se-lecionando a tabela inteira paracolocar as bordas externas. Noexemplo a seguir, as células A1até F11 foram selecionadas:

2. Em seguida, pressione Ctrl+ 1 para acessar a janela deformatação de células e cliquena guia Borda.

3. No lado direito da janela,você encontra a seção Li-

nha, na qual você pode es-colher o estilo da borda en-tre as opções de pontilhadoou tracejado, por exemplo,além de escolher uma cor.

4. É no lado esquerdo da telaque você define onde vai apli-car as bordas. Para colocá-lasao redor das células sele-cionadas, por exemplo, cliqueno botão Contorno.

5. Mas, além de aplicar a bor-da ao redor da seleção, vocêpode colocá-la na parte inter-na. Escolha outro estilo e cor deborda, se desejar, e, em segui-da, clique no botão Interna.

Dica 50 – Inserindo um gráfico com o assistenteBem melhor do que apresentar

uma planilha com os dados da em-presa em uma reunião é mostrar umgráfico dessa planilha. Usando grá-ficos, você consegue analisar me-lhor a situação dos seus negócios,pois as informações tornam-se mais

claras e fáceis de entender. Criá-losno Excel é muito simples, pois oprograma tem um Assistente de grá-fico que guiará você passo a passono desenvolvimento, mostrandotodos os dados necessários para asua elaboração.

1. Acesse a planilha que con-tém os dados a serem conver-tidos em um gráfico. Clique nomenu Inserir > Gráfico.

2. O Assistente de gráfico édividido em quatro etapas: aprimeira serve para escolher otipo de gráfico. Use o tipo pizzaou rosca se os dados usadossão únicos, ou seja, se ocupam

apenas uma linha ou coluna ese você deseja mostrar a rela-ção de uma parte com o con-junto. Caso refira-se a umamaior quantidade de dados edeseje criar um gráfico compa-rativo, use os tipos Colunas,Barras, Cone, Cilindro ou Pirâ-mide. Por exemplo: a quanti-dade de vendas por dia duran-te um determinado período.

Criação de gráficos

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3. Neste exemplo, será criadoum gráfico do tipo colunas. Aoclicar no tipo Colunas, vocêainda tem a opção de escolhersubtipos, dentre eles colunasagrupadas e empilhadas.Clique sobre um deles e, de-pois, no botão Avançar.

4. Com as células já selecio-nadas e o tipo de gráfico esco-lhido, você verá um pequenoexemplo do seu gráfico. Cliqueno botão Avançar.

5. A terceira etapa, chamadaOpções de gráfico, permitefazer alterações na aparênciado gráfico a ser criado. Naguia Título, você pode digitarum título para aparecer naparte de cima do seu gráfico.Na guia Legenda, você podeescolher mostrar ou não a le-genda do gráfico e em qualposição: abaixo, no canto, aci-ma, à direita ou à esquerda dográfico. Se preferir não mos-trar a caixa de legenda, é pos-sível mudar os rótulos dos da-dos na guia Rótulos de da-dos. Clique em Avançar.

7. Elabore mais um gráfico, ago-ra do tipo comparativo, usandoo modelo Colunas.

8. Selecione toda a tabela, comexceção do título. Note quenela, são encontrados três ti-pos de informações: o mês (Ja-neiro, Fevereiro e Março), osnomes dos vendedores e os va-lores de suas vendas. Por essarazão é que você deve criargráficos de colunas, barras,cone, pirâmide ou cilindros. Váao menu Inserir > Gráfico.

9. Escolha o tipo Cilindrona primeira etapa e cliqueem Avançar.

10. Na segunda etapa, vocêpode escolher entre Colunas eLinhas. Ao selecionar Colunas,as colunas do gráfico serãoagrupadas por vendedor; sele-cionando Linhas, as colunasserão agrupadas por mês. Es-colha o que achar mais interes-sante e clique em Avançar.

11. Na próxima etapa, alémdas opções já vistas para mu-dar o título do gráfico, a le-genda e o rótulo de dados,você ainda pode mudar os ei-xos, a grade e a tabela de da-dos. Clique na guia Eixos. Osgráficos possuem eixos de ca-tegorias (x), que é a seqüên-cia horizontal de informação(os meses), e o eixo de valo-

6. A última etapa define o lo-cal em que o novo gráfico serácriado: como um objeto den-tro da planilha atual ou sepa-rado, em uma nova planilha.Neste caso, escolheremos aopção de criá-lo como um ob-jeto dentro da mesma planilha.Clique em Concluir.

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res (z), que é a seqüência ver-tical de informações (os valo-res em reais). Você pode omi-tir cada um dos eixos, marcan-do ou desmarcando suas cai-xas. Além disso, é possível darum rótulo para cada eixo,clicando na guia Título edigitando na caixa de Eixo dascategorias (X) ou Eixo dosvalores (Z). Qualquer altera-ção feita pode ser visualizadano exemplo à direita.

12. Clique na guia Linhas degrade. Nela, exiba ou escon-da as linhas de grade de cadaeixo. Geralmente, somente aopção Linha de grade prin-cipal do Eixo dos valores (Z)é selecionada.

13. Clique na guia Tabela dedados e escolha se a tabelacom as informações daplanilha deve ser exibida abai-xo ou não. Essa opção facilitao entendimento do gráfico,caso ele seja muito complexo.

14. Clique em Avançar e, naúltima etapa, escolha o localonde o gráfico será criado.Clique em Concluir.

Dica 51 – Alterando o tipo do gráficoApós ter criado o gráfico, você

pode querer mudar o tipo escolhi-do para ele. Por exemplo, se esco-lheu colunas simples e deseja mu-

dar para colunas 3D, não é precisocriar outro gráfico e executar todosos passos novamente, basta modifi-car o gráfico já criado.

1. Selecione a planilha quecontém o gráfico já criado. Su-ponha que você tenha criadoum gráfico de colunas e dese-ja mudá-lo para colunas 3D.Para fazer isso, clique com obotão direito do mouse no fun-do do gráfico e, em seguida,clique em Tipo de gráfico.

2. A tela da primeira etapa decriação do gráfico é aberta e você

pode escolher qualquer um dostipos disponíveis. Além dos tiposmais usados e conhecidos, há ostipos personalizados. Clique naguia Tipos personalizados.

3. Esses gráficos possuem aspec-tos diferentes dos padrões, apre-sentando formatação persona-lizada, como fundos gradientes,por exemplo. Selecione o tipodesejado e clique em OK.

Dica 52 – Formatando o eixoOs eixos são linhas que envolvem

o gráfico e controlam as informaçõesda tabela. Não estão presentes em grá-ficos do tipo pizza ou rosca. O eixo decategorias (x) é horizontal e o eixo de

valores (y) é vertical. Os gráficostridimensionais podem apresentar umterceiro eixo (z). Para modificá-los, sigaos passos a seguir:

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1. Para ocultar qualquer umdos eixos, basta clicar com obotão direito do mouse na áreado gráfico e, em seguida, clicarem Opções de gráfico.

2. Clique na guia Eixos edesmarque ou marque os eixosque deseja ocultar ou mostrar.Clique em OK para confirmar.

3. Para formatar o eixo horizon-tal, dê dois cliques sobre ele.Com a tela Formatar eixo aber-ta, clique na guia Padrões eescolha um estilo para a linha,clicando em Personalizada. Aolado, escolha como as marcasde escala serão mostradas. Es-sas marcas são pequenos traçosque aparecem ao longo do eixo.

4. Clique na guia Fonte paramudar a aparência do texto,

escolhendo nova fonte, cor,estilo e tamanho para as letras.

5. Clique em OK para concluir.

6. Selecione agora o eixo devalores (vertical) e dê doiscliques sobre ele. Na tela deformatação, clique na guiaNúmero e escolha um forma-to diferente para representaros valores. Se você quer mu-dar o símbolo de Real paraDólar, por exemplo, clique nacategoria Moeda e depois es-colha o símbolo do dólar nacaixa Símbolo. Para finalizar,clique em OK.

7. Por fim, você tem a opçãode acessar a última guia, cha-mada Alinhamento, casoqueira inclinar o texto oudeixá-lo em pé.

Dica 53 – Formatando a legenda e o títuloO título inserido no proces-

so de criação do gráfico nadamais é do que uma simples cai-

xa de texto que pode ter o seuconteúdo alterado ou formatadoa qualquer momento.

1. Caso ainda não tenha co-locado um título no seu gráfi-co, faremos isso agora. Bastaclicar com o botão direito nofundo do gráfico e clicar emOpções de gráfico. Depois,acesse a guia Títulos, digite otítulo do gráfico e clique emOK. Após criá-lo, dê doiscliques sobre ele para abrir acaixa de diálogo Formatar tí-tulo do gráfico.

2. Para escolher uma borda euma cor de fundo para a caixade texto do título, clique na guiaPadrões. Escolha a borda,clicando em Personalizada.

Na caixa Estilo, mude a linhapara pontilhado ou tracejado e,abaixo, escolha a cor e a espes-sura. Na seção chamada Área,você pode selecionar uma corpara aparecer no fundo da cai-xa do título.

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3. Além disso, você tem apossibilidade de escolher ou-tro formato para a fonte –usando a guia Fonte –, emudar o alinhamento e ainclinação do texto – usandoa guia Alinhamento. Apósterminar, clique em OK.

4. A legenda também pode serformatada. Ao clicar duas ve-zes sobre ela, surge a telaFormatar legenda. Nela, aúnica guia diferente é aPosicionamento, que simples-mente muda o local da legen-da em relação ao gráfico.

Dica 54 – Mudando cores e linhasTodos os elementos que com-

põem o gráfico podem ser forma-tados. Portanto, seja para mudar a

fonte, o fundo ou a borda, basta clicarduas vezes sobre algum item e umacaixa de formatação aparecerá.

1. Para formatar o fundobranco do gráfico (a chama-da área do gráfico) e escolheruma cor ou um efeito de pre-enchimento, clique no fundodo gráfico para selecioná-lo.Certifique-se de que a áreado gráfico está selecionada,observando a caixa de nomeno canto da planilha.

2. Acesse o menu Formatar >Área do gráfico seleciona-da (você também pode clicarcom o botão direito do mousesobre a área desejada). Naguia Padrões, clique no botãoEfeitos de preenchimento.Na janela que surgir, clique naguia Gradiente. O gradienteé uma mistura de duas ou maiscores. Clique na opção Umacor e, na caixa Cor 1, escolhaa cor desejada. Abaixo, arras-te o botão para clarear ou es-curecer o tom escolhido. Emseguida, mude a direção dosombreamento para Horizon-tal, Vertical etc. Visualize oexemplo ao lado para sabercomo o fundo ficará.

3. Selecione Duas cores paramisturar duas cores diferen-

tes ou Predefinidas paraacessar um dos modelos decores do Office.

4. Além do efeito gradiente,você pode aplicar uma textu-ra, acessando a guia Textura,um preenchimento padrão(como listrado ou pontilhado)usando a guia Padrão ou,ainda, escolher uma imagemdo computador, usando a guiaFigura. Após escolher qualtipo de preenchimento terá ográfico, clique em OK.

5. Você pode mudar a cor dascolunas, da base ou das pare-des, bastando, para isso, ape-nas clicar duas vezes sobre oitem desejado e proceder comofoi citado acima para aplicarefeitos de preenchimento.

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Dica 55 – Inserindo diagramasAlém dos gráficos, você pode

ilustrar a sua planilha com dese-nhos, os chamados diagramas. Ima-gine que, em uma reunião, vocêdeseje mostrar toda a estrutura hi-erárquica de sua empresa por

meio de um organograma. Vocêpode escolher um entre seis mo-delos de diagramas e, para criá-los,não será necessário fazer referên-cia a informações, pois eles nãosão baseados em dados.

1. Clique no menu Exibir >Barras de ferramentas >Desenho, caso essa barraainda não esteja visível.

2. Em seguida, clique no bo-tão Inserir diagrama ouorganograma. Assim, surgi-rá uma tela contendo os seistipos de diagramas e oorganograma. Selecione umdos tipos para ler uma descri-ção sobre a sua finalidade.Clique em OK.

3. Assim que o diagrama forcriado, você já pode alterá-lo,digitando e formatando textos.Para digitar textos, basta clicardentro das caixas. Em segui-da, selecione o texto digitadopara formatá-lo com a ajudada barra de ferramentas deformatação. Para mudar o ta-manho do diagrama, cliqueem uma das alças e arraste.

4. Clique duas vezes sobreuma das partes do diagramapara formatá-lo. Surgirá a telaFormatar Autoforma, naqual, além da fonte, você podemudar as cores e estilos paralinhas e fundo. Na guia Co-res e Linhas, opção Cor, es-colha uma das cores, que vaiservir como preenchimento daforma. Abaixo disso, vocêpode definir a porcentagem da

transparência da forma (paraque ela fique opaca, digite0%). Na seção Linha, escolhauma cor, um tracejado, umestilo e uma espessura para ocontorno da forma. Quandoconcluir, clique em OK.

5. Se você está trabalhandocom um organograma e queradicionar mais formas paraaumentar o seu tamanho, bas-ta selecionar uma das formase clicar na sua borda com obotão direito do mouse. Emseguida, escolha o que vocêquer adicionar, entre um su-bordinado, um colaborador eum assistente.

6. Para facilitar a formataçãoe criar um efeito interessantenos diagramas, utilize a gale-ria de estilos presente na bar-ra de Diagrama. Selecione odiagrama e clique no botãoAutoFormatação. Em segui-da, escolha o estilo mais apro-priado na tela que apareceu eclique em OK.

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Dica 56 – Formatando um gráfico 3DQuase todos os tipos de gráfi-

cos possuem subtipos tridimen-sionais. Eles chamam muito mais aatenção do que os gráficos simples,pois a distinção entre os dados ficamais clara dentro do conjunto.Como esse é um tipo especial de

gráfico, ele também possui confi-gurações especiais. Para começar,acostume-se a entender que o eixode valores de um gráfico 3D é re-presentado pela letra Z (no gráficoplano é a letra Y). Siga estes passospara configurar um gráfico 3D:

1. Após criar o gráfico, além demudar as cores de preenchimen-to e linhas, formatar as fontes eos eixos, você pode fazer altera-ções exclusivas de gráficos 3D.Clique no fundo do gráfico paraaparecer o menu, depois cliquena opção Exibição 3D....

2. Para mudar a altura ou a pers-pectiva do gráfico, desmarque aopção Eixos em ângulo reto eutilize as duas setas que apare-ceram para alterar a perspecti-va. Clique em Aplicar para vero resultado na tela.

3. Você também pode mudar aelevação desse gráfico. Para

isso, use as setas da parte su-perior da tela Exibição 3D oudigite diretamente na caixaElevação. Todas as altera-ções podem ser visualizadasno esboço do gráfico, presen-te na tela.

4. Além disso, você poderotacionar o gráfico usandoa caixa Rotação para digitarum valor ou clicando sobreas duas setas ao lado dacaixa de rotação. Após con-cluir, clique em OK.

Observação: Para retornar àsconfigurações originais, bastaclicar no botão Padrão.

Dica 57 – Visualizando a planilha antes da impressãoApós todo o trabalho de cria-

ção e formatação da planilha ter-minado, chegou a hora de impri-mir o resultado. No entanto, para

que você controle exatamentecomo a planilha ou gráfico seráimpresso, você deve visualizá-losantes da impressão.

1. Certifique-se de que você temuma impressora instalada nosistema. Em seguida, abra aplanilha que deseja visualizar.Clique no menu Arquivo >Visualizar impressão. A telada planilha é fechada, permitin-do que você analise o tamanhodo papel e a maneira como ainformação será impressa nele.

2. Como o papel está sendoexibido por inteiro na tela,pode ser que as letras estejampequenas e você não consigalê-las. Sendo assim, clique nobotão Zoom ou simplesmen-te clique em qualquer lugar datela para aumentar o zoom.

3. Caso a sua planilha seja muitoextensa e, no momento de im-

Impressão

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primir, seja preciso mais de umapágina, você pode visualizar asdemais páginas no botão Pró-xima, no canto da barra. Aoclicar nele, perceba que o botãoAnterior fica ativo para quevocê volte para a página inicial.

4. Você também pode controlaro número total de páginas e qualestá sendo exibida na tela, lendoa mensagem mostrada pela bar-ra de status, na parte inferior.

5. Para voltar à planilha de tra-balho, clique no botão Fechar.

Observação: Se você quer im-primir somente um gráfico, bastaselecioná-lo antes de entrar natela de Visualizar impressão.

Dica 58 – Preparando a página para impressãoVocê já viu como fazer para

visualizar a planilha antes da im-pressão, mas ainda não sabecomo controlar os dados no pa-pel para que a impressão saia damelhor maneira possível. Primei-

ro, você deve analisar se os da-dos ficarão melhor dispostos nafolha em posição “retrato” ou“paisagem”. Com isso, você jápode melhorar a aparência dosdados na impressão.

1. Acesse novamente o menuArquivo > Visualizar im-pressão. Em seguida, cliqueno botão Configurar, presen-te na barra.

2. Na janela Configurar pá-gina clique em Página e es-colha a orientação entre Retra-to e Paisagem para imprimir nafolha “em pé” ou “deitada”.

4. Você ainda pode mudar aqualidade da impressão em dpi(dots per inch). Quanto maiorfor o valor escolhido, melhorserá a qualidade da impressão.

5. Mas, se você vai imprimirapenas um rascunho e nãoquer gastar tinta colorida, es-colha a opção Preto e bran-co, clicando na guia Opções.Nesta tela, você também podeescolher a opção de qualida-de Rascunho, para economi-zar ainda mais tinta.

3. Na caixa Tamanho do pa-pel, você deve escolher o va-lor equivalente ao tamanho dopapel que é utilizado em suaimpressora, sendo que o maiscomum é o modelo A4.

Impressão – 55

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Dica 59 – Inserindo cabeçalho e rodapéSe no seu dia-a-dia você preci-

sa imprimir relatórios periódicospara arquivos ou consultas futuras,seria muito útil se cada página dorelatório fosse numerada e tives-se a data e o horário exatos da im-pressão. Fora isso, também podeser muito importante ter impres-so no relatório o nome do arqui-vo de origem da informação. Des-

se modo, assim que consultá-lo,você consegue saber sua localiza-ção. Para fazer tudo isso, utilize umrecurso do Office chamado deCaCaCaCaCabeçalho e Rodapébeçalho e Rodapébeçalho e Rodapébeçalho e Rodapébeçalho e Rodapé. Um cabeça-lho é um texto pré-definido queaparece na parte superior de to-das as folhas de impressão. Orodapé tem a mesma finalidade,porém, é impresso na parte inferior.

1. Clique no menu Exibir >Cabeçalho e rodapé.... Ob-serve que a tela Configurarpágina é aberta e a guia Ca-beçalho/rodapé está ativa.

2. Há dois retângulos brancosvazios indicando que ainda nãofoi configurado nenhum cabe-çalho ou rodapé para estaplanilha. Clique na seta ao ladoda caixa Cabeçalho para veras diversas sugestões que sãoapresentadas. Se você escolhero primeiro item da lista, porexemplo, todas as folhas vãoaparecer com o texto “Página”seguido pelo respectivo núme-ro de página. Essa numeraçãoé controlada pelo próprio Excel.

3. Se não quiser escolher algoda lista, você pode personalizaro cabeçalho da maneira queachar melhor. Para isso, cliqueno botão Personalizar cabe-çalho. A tela que aparece pos-sui três retângulos brancos, que

representam as três partes dafolha: o lado esquerdo, o centroe o lado direito. Basta escolhera caixa e digitar o texto. Vocêpode, por exemplo, colocar onome da empresa na caixa daesquerda, a data na caixa docentro e o horário na caixa dadireita. Não digite a data e ohorário manualmente; use os re-cursos do Excel para que essasinformações sejam atualizadassempre. Para inserir a data,clique no quarto botão que temo desenho de um calendário; epara inserir a hora, clique nobotão com um relógio amarelo.

4. Além disso, você podeformatar o texto selecionando-o e clicando no primeiro bo-tão do lado esquerdo, com odesenho da letra A azul. Aoterminar, clique em OK.

5. Ao retornar, observe que oprimeiro retângulo exibe as in-formações que você configu-rou. O mesmo processo usadono cabeçalho se aplica aorodapé, clicando no botão Per-sonalizar rodapé. Insira ocaminho e o nome do arquivono retângulo esquerdo (paraisso, clique no sexto botão, que

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tem o desenho de uma pastaamarela). Coloque o númeroda página na seção da direita,clicando no segundo botão.Clique em OK para finalizar.

6. Para saber como ficaria nopapel o cabeçalho e orodapé configurados porvocê, c l ique no botãoVisualizar impressão.

Dica 60 – Alterando as margensQuando as informações são

impressas em uma folha, semprehá um espaço vazio entre a bei-rada do papel e o início dos da-dos. Esse espaço que existe nosquatro lados da folha é chamado

de margem. É possível definirmargens mais largas ou mais es-treitas, de acordo com a sua ne-cessidade. E também é possíveldefinir margens para o cabeçalhoe o rodapé.

1. Clique no menu Arquivo >Configurar página. Cliquena guia Margens. Note queexistem seis caixas represen-tando as margens esquerda,direita, superior, inferior, cabe-çalho e rodapé.

2. Clique dentro de uma dascaixas para ver o traço pretoda margem no exemplo. Alte-re as medidas das margensconforme for necessário, con-tando com a ajuda das setasou simplesmente digitando osvalores nas caixas. Se você usaras setas para aumentar ou di-minuir, note que as medidasvariam de meio em meio, en-tão, caso precise de um valormais específico, a opção serádigitar manualmente.

3. Você deve ter notado quea planilha é sempre colocadado lado esquerdo da folha ena parte de cima. No entan-to, ficaria muito mais apre-sentável, se essa planilha fos-se situada no centro da folha.Para isso, use a seção Cen-tralizar na página, dentroda guia Margens. Nela, vocêencontra as opções Horizon-tal e Vertical. Marque asduas para deixar a planilha nocentro da folha.

Dica 61 – Definindo a área de impressãoSuponha que você queira impri-

mir apenas uma parte da planilha.Isso pode ocorrer, por exemplo, sevocê precisar apenas dos resultadosfinais. Neste caso, você deve definir

a região exata da planilha a ser im-pressa. Depois de imprimir, é possí-vel voltar atrás nas configuraçõesfeitas. Acompanhe passo a passocomo você deve proceder:

1. Para visualizar as chamadasquebras de páginas direta-mente na planilha e, com isso,

ter a visão exata das informa-ções que serão impressas e emqual folha cada dado vai ficar,

Impressão – 57

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acesse o menu Exibir > Que-bra de página. O zoom daplanilha é reduzido e, agora, olimite de cada folha de impres-são é representado por umaborda azul com a numeraçãodas páginas aparecendo nocentro. Você pode definir o seupróprio limite, clicando e arras-tando as bordas azuis. Assim,você está definindo as célulasexatas a serem impressas.

2. Clique no menu Exibir >Normal para retornar à exi-bição normal da planilha.

3. Outra maneira de fazer isso éselecionando as células que in-teressam (no modo de exibiçãonormal) e, em seguida, clicandono menu Arquivo > Área deimpressão > Definir área deimpressão. Repare que ao re-dor das células selecionadas apa-receu um pontilhado.

4. Visualize a impressão para tercerteza de que somente as in-formações da área definida se-rão impressas. Para eliminar adefinição criada, retorne à telado Excel e clique no menu Ar-quivo > Área de impressão> Limpar área de impressão.

Dica 62 – Visualizando a planilha em um browserUm dos recursos mais interes-

santes do Office é a possibilidadede gerar páginas Web a partir deseus aplicativos. Isso auxilia muitoo trabalho daqueles que ainda nãoconhecem a linguagem HTML paraa geração de páginas e permite apro-veitar todas as vantagens das ferra-

mentas usadas no Excel para aInternet. Dessa forma, você podegerar um gráfico no Excel e exibi-lo na Web. Porém, antes de fazer apublicação, é interessante ter umaidéia de como a planilha seria mos-trada em um browser. Siga os pro-cedimentos abaixo:

1. Com a planilha aberta natela, clique no menu Arquivo> Visualizar página da Webpara fazer com que o seu na-vegador padrão seja acessado.

2. Repare que todas asplanilhas são exibidas e nãoapenas a planilha seleciona-da. Para provar o quanto aWeb está integrada com oExcel, existe uma barra de fer-ramentas com botões típicosde um navegador e, se você

tem acesso à Internet, é pos-sível abrir uma página de den-tro da planilha.

Internet

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3. Clique no menu Exibir >Barras de ferramentas >Web. A barra que apareceupossui os mesmos botões deum browser: Voltar e Avan-çar, Parar, Atualizar, Pági-na inicial e Pesquisar naWeb; ou seja, o funcionamen-to da barra é idêntico ao deum navegador. Se você estivercom várias pastas de trabalho

4. Você pode digitar um ende-reço de página da Web na cai-xa branca e pressionar Enterem seguida. Assim, se vocêestiver conectado à Internet, oseu browser padrão será cha-mado automaticamente.

abertas, use o botão Ir paranavegar entre elas.

Dica 63 – Salvando como página da WebDepois de navegar por sua

planilha usando o browser padrãoe verificar que todas as informações

foram exibidas sem problemas, vocêjá pode publicar a sua planilha noformato para Internet.

1. Selecione as células que de-vem fazer parte da sua páginada Web. Caso você queira quea página contenha mais de umaplanilha, não selecione nada.

2. Clique no menu Arquivo >Salvar como página da Web.

3. Você já conhece a tela deSalvar como e há poucasmodificações. Observe que nacaixa Salvar como tipo, nolugar da extensão .xls, estão asextensões HTM e HTML. Esse éo formato aceito pelos nave-

gadores de Internet. Você tema opção de criar uma páginacontendo todas as planilhas dasua pasta de trabalho ou con-tendo apenas as informaçõesdas células que você selecio-nou. Para isso, escolha entre ositens: Pasta de trabalho in-teira ou Seleção: Planilha.

4. Clique na caixa Alterarpara definir um título para suapágina. Esse texto deve apa-recer na barra de título donavegador Web. Clique emSalvar para criar a página.

Dica 64 – Criando hiperlinksUm hiperlink, ou simplesmente

link, é uma referência a uma páginaou a um local dentro da mesmaplanilha. A sua utilidade é imensa, pois,basta um clique sobre um texto ou

imagem para que este seja acessado.Quem navega com freqüência sabe oque isso significa. Aquelas frases azuise sublinhadas são links, pois servemde ligação com alguma outra página.

1. Um link dentro da planilhaé representado da mesmamaneira que no navegador:em fonte azul e sublinhada e,assim que a seta do mousepára sobre ele, transforma-se

em uma mãozinha branca.Para criar o seu próprio link,digite um texto qualquer,como, por exemplo: CLIQUEAQUI. Em seguida, selecionea célula e pressione Ctrl + K.

Internet – 59

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2. Na tela Inserir hiperlink,defina o que você vai vincularà célula. Inicialmente, seleci-one a primeira opção: Pági-na da Web ou arquivo exis-tente. Ao lado, você pode es-colher uma das páginas nave-gadas recentemente ou digitara página desejada na caixaEndereço:. Na parte superi-or, defina uma dica de tela,que seria uma pequena men-sagem a ser exibida quando oponteiro do mouse parar so-bre o link. Por exemplo, se olink vai acessar o site daMicrosoft, coloque a seguintedica de tela: “Clique aqui paraabrir a página da Microsoft”.Clique em OK para terminar.

na célula, mantendo o botão domouse pressionado.

4. Crie agora um link paraacessar uma célula de umaplanilha qualquer de sua pastade trabalho. Digite o textoACESSAR PLANILHA, selecio-ne a célula e pressione Ctrl + K.

5. Agora, escolha a opçãoColocar neste documento,digite a referência da célula e,na lista abaixo, escolha aplanilha a ser acessada. Nes-te exemplo, a planilha INVES-TIMENTOS foi a escolhida ea célula A1 será o destino. Damesma forma que na páginada Web, você pode colocaruma dica de tela para este link.Clique em OK para finalizar.

3. Repare que o texto da célulaficou azul e, se for clicado, o siteserá acessado. Para selecionaruma célula que contenha umlink, você pode utilizar as setasde direção do teclado ou clicar

6. Para retirar o link de algu-ma célula, basta selecioná-la,pressionar Ctrl + K e clicar nobotão Remover vínculo.

Dica 65 – Importando tabelas da Internet para uma planilhaA integração do Excel com a

Internet está cada vez melhor. Nasúltimas versões, é possível capturaruma informação da rede e trazê-lapara a sua planilha. Outra mudança

extremamente útil é que essa tabelaretirada da Internet pode ser atuali-zada de tempos em tempos para quevocê tenha acesso a dados constan-temente atualizados.

1. Certifique-se de que vocêestá acessando a Internet.Em seguida, clique no menuDados > Importar dadosexternos > Nova consultaà Web....

2. Será aberto um pequenobrowser no qual você pode na-vegar normalmente pelas pá-ginas da Internet. No entanto,algumas opções de visua-lização das páginas podem ser

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modificadas. Para isso, cliqueno botão Opções. Na tela quesurgir, você pode escolher otipo de formatação que seráexibido (dê preferência paraNenhuma), dentre outras op-ções. Clique em OK.

3. Digite o endereço do sitedesejado na caixa de endere-ço e clique no botão Ir. Em se-guida, a página será exibidaabaixo e, ao lado de cada ta-bela haverá uma seta amare-la. Selecione a(s) tabela(s) deque você precisa e clique nobotão Importar.

4. Na tela seguinte, indique olocal onde os dados serão co-locados. Você pode escolheruma célula da planilha atualou criar uma nova planilha.Em seguida, clique no botão

Propriedades e selecione aopção Salvar definição deconsulta para que, no futuro,você possa atualizar as infor-mações da tabela. A opçãoAtivar atualização em se-gundo plano permite quevocê continue trabalhandocom o Excel no momento daatualização dos dados. Casovocê queira estipular de quan-to em quanto tempo os dadosda tabela serão atualizadoscom os da Internet, selecionea opção Atualizar a cada edigite os minutos ao lado.

5. Você pode programar a atu-alização para ocorrer quandoo arquivo for aberto. Para isso,selecione Atualizar dadosem ‘Abrir arquivo’, clique emOK e OK novamente na pró-xima tela.

Dica 66 – Vinculando objetosNão é a toa que muitas ferramen-

tas do Excel também estão disponíveisno Word e demais aplicativos do pa-cote Office. O objetivo final é compar-tilhar as informações entre os progra-mas, fazendo com que trabalhem emconjunto para aproveitar as vantagensque o outro pode oferecer. Se, porexemplo, você quer criar um docu-

mento e no meio dele inserir uma ta-bela, crie-a no Excel e transfira-a parao Word. Melhor ainda é modificar asinformações em um programa e atua-lizar o que está no outro no mesmoinstante. Isso recebe o nome de vín-culo, pois uma tabela que é inseridano Word depende das informaçõesdigitadas no arquivo do Excel.

1. Para criar um vínculo, primeirodefina quais serão os arquivosde origem e destino. A origemcontém as informações-baseque podem ser modificadas. Odestino é onde as informaçõessão mostradas e é sempre atua-

lizado de acordo com a origem.No exemplo citado acima, a ori-gem seria o arquivo do Excel e odestino, o documento do Word.Portanto, para começar, abrauma planilha que contenha a ta-bela a ser vinculada.

Integração do Excel com outros aplicativos – 61

Integração do Excel comoutros aplicativos

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2. Acesse o Microsoft Wordusando o menu Iniciar. Paraalternar entre o Word e oExcel, use o atalho Alt + Tab.Selecione o intervalo de cé-lulas que interessa e clique nobotão Copiar, presente nabarra de ferramentas.

3. Retorne ao Word e clique nomenu Editar > Colar especi-al. Provavelmente, a indicaçãodo intervalo de células que foicopiado aparecerá na partesuperior da janela como sen-do a origem dos dados.

4. Clique na opção Colar vín-culo e, depois, em Como:.Essa opção define para o Wordque tipo de informação estásendo colada. Nesse caso, ainformação está vindo de umaplanilha do Excel.

5. Clique em OK para vincu-lar os dois arquivos. Agora,coloque as duas janelas ladoa lado (se você estiver somen-te com os dois programasabertos, basta clicar com obotão direito na barra de ta-refas e clicar em Janelas ladoa lado). Altere algum dado noExcel e observe se a atualiza-ção é feita também no Word.

Dica 67 – Incorporando objetosO processo para incorporar um

objeto não é muito diferente davinculação. Da mesma maneira, vocêdeve definir os arquivos de origem ede destino. A diferença acontece nomomento de incorporar o objeto, uma

vez que agora ele não depende maisda sua origem, ou seja, depois que oobjeto é colado, ele se torna indepen-dente da origem e conseqüentemen-te não sofrerá mais atualizações deacordo com a origem.

1. Repita o procedimento doexercício anterior: selecioneo intervalo de células dese-jado dentro do Excel e façauma cópia.

2. Abra um novo documen-to no Word e clique no menuEditar > Colar especial.Selecione Colar e, em segui-da, escolha a opção Pla-nilha do Microsoft Excel:objeto, para informar aoWord a proveniência do ar-quivo. Clique em OK.

3. Aparentemente, o resultadofoi o mesmo, mas se você fizero teste de alterar alguma infor-mação no Excel verá que oWord não é atualizado. Daí po-demos dizer que incorporar umobjeto é inseri-lo efetivamenteno programa de destino.

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Dica 68 – Usando hiperlinks para acessar outros programasVocê já viu que com o recurso

hiperlink é possível acessar umapágina da Internet ou deslocar-separa uma parte da planilha em de-terminada célula. Agora, você vai

aprender a acessar outros progra-mas por meio de um link criado noExcel. Para abrir, por exemplo, umarquivo do Word no Excel, procedada seguinte forma:

1. Abra o arquivo que contéma planilha do Excel. A partirdessa tela é que você vai abrirum documento do Word.

2. Digite dentro de uma célula onome do documento que querabrir. No nosso caso, vamos abriro arquivo chamado Índice 101dicas. Selecione a célula e acesseo menu Inserir > Hiperlink.

3. Na tela que aparecer, esco-lha a opção: Página da Webou arquivo existente. Selecio-ne Pastal atual ou Arquivosrecentes para encontrar o do-cumento. Se não encontrá-lo,use o botão Procurar arquivo.

4. Ao encontrá-lo, digite umadica de tela para o link,clicando no botão Dica detela.... Clique em OK.

5. Assim, quando você clicarsobre a célula que contém olink, o documento será abertojuntamente com o programade origem.

Dica 69 – Construindo uma tabela dinâmicaAs tabelas dinâmicas, como o

nome sugere, permitem a exibi-ção dos dados de uma tabela deforma eficiente e rápida. Elas são

usadas para manipular informa-ções muito extensas, seja do pró-prio Excel ou de algum banco dedados externo.

1. Construa uma tabela, porexemplo, com nomes de vende-dores, número de vendas, re-gião e produtos. Clique no menuDados > Relatório de tabelae gráfico dinâmicos.... O As-sistente de tabela dinâmicae gráfico dinâmico guiará vocêpor três etapas para criar a ta-bela. A primeira etapa consisteem mostrar onde estão os da-dos a serem analisados. Vocêpode escolher os dados de uma

planilha do Excel ou de algumafonte de dados externa. Abaixoescolha o que deve ser criado,no caso, uma Tabela dinâmi-ca. Clique em Avançar.

Tabelas dinâmicas – 63

Tabelas dinâmicas

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2. Na próxima etapa, mostreonde estão os dados para aconstrução da tabela, digitan-do o endereço na caixa In-tervalo ou clicando no botãocom a marca vermelha e sele-cionando o intervalo naplanilha. Caso esteja em ou-tro arquivo, clique no botãoProcurar. Avance.

o layout para isso, arraste ven-dedor para o campo LINHA,região para COLUNA, vendaspara DADOS e produtos paraPÁGINA. Clique em OK.

3. Na última etapa, clique nobotão Layout. As colunas databela aparecem à direita: ven-dedor, vendas, região e produ-tos. Use o digrama para criar

4. Escolha a célula de destinopara a tabela dinâmica (sedesejar, você tem a opção decriar uma nova planilha) eclique em Concluir. A tabeladinâmica será criada na célu-la indicada, listando os vende-dores cadastrados em coluna,as regiões em linha e os valo-res – que representam a somadas vendas de cada vendedorpor região – no centro. Paraescolher um produto específi-co a ser exibido por vez, cliquena seta ao lado da caixa Pro-dutos e escolha o desejado.

Dica 70 – Modificando uma tabela dinâmicaApós criar a tabela dinâmica

e acostumar-se com o seu funci-onamento, você pode mudar asua estrutura, ou layout, quandojulgar necessário. Observe que

uma barra de ferramentas chama-da TTTTTaaaaabela dinâmica bela dinâmica bela dinâmica bela dinâmica bela dinâmica surgiu assimque a tabela foi criada. É com elaque você vai configurar a sua ta-bela dinâmica.

1. Dê dois cliques no campoem que está escrito Soma devendas. Uma pequena tela seabrirá para que você escolhaoutro cálculo a ser feito comos valores, caso queira. Esco-lha, por exemplo, média eclique em OK.

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2. Você pode reorganizar olayout de sua tabela, arrastan-do os itens para fora dela. Paratreinar, arraste as caixas vende-dor e região. Dessa forma, so-mente o total será exibido. Lo-calize a janela Lista de cam-pos da tabela dinâmica (casoela não esteja na tela, clique noúltimo botão da barra de ferra-mentas de tabela dinâmica paraexibi-la). Observe que os itensem negrito são os que estãopresentes na tabela no momen-to. Clique no item vendedor earraste para o local em que es-tavam as regiões (em linha) earraste Região para onde es-tavam os vendedores.

3. Para retornar ao assistentede criação de tabela dinâmicae fazer novas configurações,

basta clicar em qualquer localda tabela. Em seguida, acesseTabela dinâmica > Assis-tente. Você pode mudar, porexemplo, os dados que estãosendo consultados. Clique nobotão Voltar e selecione umnovo intervalo. Ao terminar,clique em Concluir.

4. Se você tiver escolhido al-gum item para o campo PÁ-GINA, terá a possibilidade decriar uma planilha para cadaproduto e, com isso, separaras informações. Clique em al-gum lugar da tabela e depoisna opção Tabela dinâmicada barra. No menu que apa-recer, clique em Mostrar pá-ginas.... Selecione o únicoitem da lista (no caso, produ-tos) e clique em OK.

Dica 71 – Construindo um gráfico dinâmicoDa mesma maneira que você

criou uma tabela que acessa di-namicamente os dados de outraplanilha, você pode criar um

gráfico dinâmico que acesse osmesmos dados e que possa serfo r m a t a d o c o m o q u a l q u e routro gráfico.

1. Clique em qualquer lugarda sua tabela dinâmica e de-pois em Tabela dinâmica >Gráfico dinâmico. Automa-ticamente, um gráfico serágerado em uma nova planilhae você poderá modificá-lo.

2. Clique no botão Assisten-te de gráfico presente nabarra de ferramentas de tabe-la dinâmica. Com ele, vocêpode escolher outro tipo degráfico ou configurar algumasopções. Escolha o tipo Colu-nas 3D e clique em Avançar.

3. Na próxima etapa, digite umtítulo para o gráfico e para oseixos, se desejar. Mude tambémas opções de legenda ou linhasde grade e clique em Avançar.Escolha uma nova planilha paracolocar o gráfico modificado eclique em Concluir.

4. Modifique o seu gráficodinâmico usando os botõesde produtos, região e ven-dedores. Escolha, por exem-plo, apenas um dos vende-dores da lista.

Tabelas dinâmicas – 65

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5. Você também pode clicarduas vezes no botão que veri-fica a média das vendas emudar o cálculo usado para osdados do gráfico.

Dica 72 – Outras opções de configuraçãoAlém dos recursos já citados

para configurar a sua tabela dinâmi-ca, existem alguns que podem tor-nar ainda mais objetivos os dados

mostrados na planilha. É possíveltambém formatar a tabela com oobjetivo de personalizar o cálculofeito com as vendas.

1. Para aplicar uma formataçãoà tabela dinâmica, a maneiramais rápida é acessar Tabeladinâmica > Formatar rela-tório. Escolha um dos mode-los de autoformatação e cliqueem OK.

3. Use o recurso Mostrar deta-lhes, se quiser exibir os dados ori-ginais de um item. Por exemplo,você pode mostrar as vendas porproduto em vez de mostrar amédia. Para isso, clique na célu-la em que está escrito o nomedo vendedor (no nosso caso, ovendedor James). Em seguida,clique em Tabela dinâmica >Agrupar e mostrar detalhes> Mostrar detalhes. Escolha oitem Produtos na tela que sur-gir e clique em OK. Para tirar essedetalhe, clique no botão Ocul-tar detalhe.

4. Para classificar a ordem emque os vendedores aparecem,por exemplo, e deixar o que ven-deu mais no topo da lista, faça oseguinte: selecione a caixa Ven-dedor, clique em Tabela dinâ-mica > Classificar e 10 primei-ros, selecione Decrescente nolado esquerdo e escolha o cam-po Soma de vendas na caixa.Deixe a AutoApresentação dos10 primeiros desativada. Cliqueem OK.

2. As informações da tabela di-nâmica não podem ser removi-das ou modificadas, como vocêjá deve ter notado. Os dados databela devem ser alterados naplanilha de origem. Faça as al-terações que julgar necessáriase retorne à planilha da tabeladinâmica. Para que as novas in-formações cadastradas tenhamefeito na tabela dinâmica, cliqueno botão Tabela dinâmica edepois em Atualizar dados.

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Aspectos avançados – 67

Dica 73 – Procurando arquivos do computador no ExcelO painel de tarefas do Office –

que pode ser acessado pelo menuExibir Exibir Exibir Exibir Exibir – possui recursos que ficamdisponíveis para todos os aplicativos

do pacote. Você pode, por exemplo,procurar por pastas de trabalho queestejam em seu computador sem pre-cisar sair do programa.

1. Ao abrir o painel de tarefas,acesse o painel Pesquisar,usando a seta preta no cantosuperior direito.

2. Na caixa Texto de pesqui-sa, digite o nome ou parte donome do arquivo a ser procu-rado. Na seção Outras op-ções de pesquisa:, selecio-ne o local a pesquisar, clicandona caixa Pesquisar em:. Vocêpode escolher Todos os locaisou clicar em Meu computa-dor para definir apenas umaunidade de busca.

3. Em seguida, informe o tipode arquivo: Word, Excel,PowerPoint etc. Para queretornem arquivos de qual-quer um dos tipos, clique naopção Tudo.

4. Para realizar uma pesquisabásica, clique no botãoPesquisar. Os resultados sãomostrados em uma lista cujosdados podem ser acessadospor meio de um clique sobreeles. Para fazer outra pesqui-sa, clique em Modificar.

5. Realize uma pesquisa maisaprimorada, clicando no linkPesquisa avançada. Selecio-ne, na caixa Propriedade, al-guma das informações do ar-quivo a ser pesquisado, comoTamanho, por exemplo. Esco-

lha a condição de busca, comomaior que, e, na caixa Valor,digite o tamanho limite. Cliqueem Adicionar para incluir ocritério na lista. Você pode criaroutros critérios de busca, a suaescolha. Escolha como condiçãoesta semana e clique no bo-tão Adicionar novamente.

6. Como foram inseridas duascondições para busca, vocêpode escolher entre verificarse a pesquisa satisfaz as duas(opção E) ou uma das duas(opção OU). Após configurartudo, selecione o tipo do ar-quivo e o local a ser pes-quisado e depois clique nobotão Pesquisar.

Aspectos avançados

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Dica 74 – Distribuindo o texto em colunas

3. Clique no menu Dados >Texto para colunas.... Na telado Assistente para conver-são, escolha a opção Delimi-tado e clique em Avançar.

Graças à integração do Excel comoutros aplicativos do Office, vocêpode copiar as informações de umdocumento e colá-las em umaplanilha ou mesmo vinculá-las. Noentanto, pode ser trabalhoso copiar

cada texto ou valor do documentodentro de uma célula do Excel, prin-cipalmente se forem muitas informa-ções. Por isso, há uma maneira rápidapara transferir cada texto e valor paraa sua respectiva célula.

1. Separe as informações do seudocumento valendo-se de al-gum sinal (ponto e vírgula, tra-ço etc.), tabulação ou mesmocom espaços. Selecione e copietodo o texto e acesse o Excel.

2. Clique na célula desejadae cole os dados nela (pressio-nando Ctrl + V). Selecione ascélulas com o texto.

4. Na tela seguinte, selecionequal é o delimitador do texto,por exemplo, o sinal da vírgu-la, e clique em Avançar.

5. Você pode atribuir um for-mato para cada uma das colu-nas que serão criadas ou atémesmo ignorar colunas desne-cessárias. Selecione a coluna eescolha o formato. Defina qualserá a célula de destino (emgeral, a mesma de origem) eclique no botão Concluir.

Dica 75 – Vinculando planilhasImagine que você esteja traba-

lhando com duas planilhas diferentes,nas quais alguns dos dados que estãoem uma repetem-se na outra. Qual-

quer alteração que ocorrer em uma,tem de ser feita manualmente na se-gunda. Isso, além de trabalhoso, podegerar diversos erros de digitação.

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1. Para que os dados de umaplanilha estejam ligados ou vin-culados com os de outra, cliquena planilha de origem e seleci-one o intervalo de células a servinculado. Você pode fazer isso,por exemplo, com os nomesdos seus clientes, que devemaparecer em duas planilhas.

4. Faça um teste com os valoresdas células e clique na primeiraplanilha. Altere um dos dados evolte para a segunda planilhapara verificar a modificação.

3. Clique no botão Colar vín-

culo. Clique em uma das cé-lulas que foi colada e observeque o conteúdo dela é algocomo: =’[tabela base para

captura 37.xls] Plan1'!A2.Isso quer dizer que o valor des-sa célula é igual ao da célulaA2 da planilha copiada.

2. Clique na segunda planilhae, em vez de simplesmentecolar, clique no menu Editar> Colar especial....

Dica 76 – Personalizando a barra de ferramentasA barra de ferramentas ofere-

ce os mesmos recursos presentesnos menus, mas de maneira maisfácil e rápida. Conforme a sua ne-cessidade, você pode exibir ou

ocultar as barras da tela. Melhordo que isso é que você pode esco-lher qual botão da barra será exi-bido ou não. Para fazer isso, sigaestes passos:

1. Clique no menu Exibir >Barras de ferramentas >Personalizar. Clique na guiaBarras de ferramentas paraescolher uma das barras doExcel. Os itens selecionadosindicam que a barra já está vi-sível na tela.

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2. Clique na guia Comandos.Nela, você tem acesso a todasas tarefas do programa e podeselecionar o que desejar na lis-ta de categorias. Algumas co-incidem com a barra de menu.Ao clicar na categoria serãoexibidos ao lado os comandospertencentes a ela.

3. Clique no comando deseja-do e arraste para a tela do Excel.Observe que ao ser arrastardo,o item fica com um contornopreto. Para tirar qualquer bo-tão da tela, basta fazer o pro-cesso inverso, ou seja, arrastá-lo para a janela Personalizar.

4. Clique na guia Opções.Nesta tela, você pode definirse as barras Padrão eFormatação serão mostradasem apenas uma linha, esco-lher ícones grandes para re-presentar os botões ou aindaescolher mostrar ou não asdicas de tela na barra de fer-ramentas. Ao finalizar, cliqueem Fechar.

Dica 77 – Construindo uma nova barra de ferramentasAlém de exibir, ocultar ou modi-

ficar as barras de ferramentas que jáexistem no Excel, você tem a possi-bilidade de criar a sua própria barracom botões personalizados. Isso

pode ser útil no caso de você preci-sar sempre de um botão pertencen-te a uma barra e outro que pertençaa outra. Nesse caso, você poderiajuntá-los em uma barra só.

1. Clique com o botão direitosobre qualquer barra ou menudo programa e escolha Per-sonalizar. Se desejar, use omenu Exibir > Barras de fer-ramentas > Personalizar.

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2. Na tela Personalizar,clique em Barras de ferra-mentas > Nova.... Digite umnome qualquer para a suanova barra e clique em OK.

4. Ao soltar o botão em suabarra, aproveite enquanto eleainda está selecionado eclique em Modificar seleçãopara mudar a maneira comoesse botão será exibido, para,por exemplo, exibir somentetexto ou imagem e texto.

3. Observe que um novo itemfoi adicionado à lista e umapequena barra vazia foi apre-sentada. Ela possui os mesmoselementos de uma barra do

Excel, porém, ainda não pos-sui nenhum comando. Cliquena guia Comandos, selecioneos botões que deseja colocarna barra e arraste-os para ela.

Dica 78 – Ferramenta SolverEsta ferramenta é muito usada

para fazer projeções futuras de va-lores com base em hipóteses. Mui-tos costumam confundi-la com aferramenta AtingAtingAtingAtingAtingir metair metair metair metair meta, porém,sua funcionalidade é muito supe-rior. Suponha que você deseja che-

gar a um determinado valor de lu-cro (17000, por exemplo) e, paraisso, precisa considerar os diver-sos valores vinculados a ele, comoo desconto de despesas, comissãode vendedores etc. Para isso, sigaestes passos:

1. Digite uma planilha com osdados a seguir:

2. Depois de criada a planilha,digite as seguintes fórmulas:na célula C2, =B2*$C$1. Ar-raste essa fórmula para asduas linhas de baixo e crieuma autosoma nas células B5e C5 para os valores de cima.Para obter o lucro, crie essafórmula: =B5C9+C7C5.

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3. Clique no menu Ferramen-tas > Suplementos, selecionea opção Solver e clique em OK.Isso pode requerer o CD de ins-talação do pacote Office XP.

4. Após ter feito isso, clique no-vamente no menu Ferramen-tas e escolha a opção Solver...que você acabou de habilitar.

5. Na tela Parâmetros do Sol-ver que apareceu, defina a cé-lula de destino como C10. Esta éa célula que você tem por objeti-vo alterar (neste caso, é a célulaque contém o lucro). Abaixo, es-colha Valor de: para definir umvalor exato de modificação dacélula e digite 17000. Na caixade células variáveis, defina quaiscélulas da planilha poderão so-frer alterações para que o lucroseja atingido. Clique no botãocom a marca vermelha que seencontra dentro da caixa Célu-las variáveis. Selecione a célu-la C1 e, segurando a tecla Ctrl,selecione o intervalo B2:B4 e ascélulas C7 e C9. Clique no mes-mo botão para voltar.

6. Adicione restrições às mu-danças que o Solver vai fazerna planilha. Por exemplo, nãoserá permitido que a comissãodo vendedor seja negativa.Para atribuir essa restrição,clique no botão Adicionar. Aprimeira caixa serve para vocêescolher em qual célula seráaplicada a restrição (nestecaso, selecione o intervalo deC2 até C4). Ao lado, escolhao sinal de maior e igual e, naúltima caixa, digite 0. Assim,você força o Excel a semprepermanecer com valores po-sitivos ou nulos nestas células.Você pode adicionar mais res-trições se desejar, ou alterar asque já existem. Clique em OKe depois no botão Resolverpara executar o cálculo.

7. Na janela Resultados doSolver, você pode escolheraceitar a solução proposta(observe os valores naplanilha), selecionando Man-ter solução do Solver, ou re-cusar, clicando em Restaurarvalores originais. Caso vocêescolha a primeira opção, aolado estarão disponíveis trêsitens para exibição do resul-tado. Escolha Resposta eclique em OK. Uma novaplanilha chamada Relatóriode respostas 1 será criadacom todas as informações ori-ginais e as alteradas pelo Sol-ver. Use essa planilha para fa-zer suas análises.

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Dica 79 – Protegendo a planilhaSe a planilha que você aca-

bou de criar será acessada porvárias pessoas e algumas infor-mações não podem sofrer alte-rações, você precisa protegê-lade alguma forma. Você tem duas

opções: simplesmente bloqueara edição das células (neste caso,qualquer pessoa poderia des-bloquear); ou bloquear a ediçãocolocando uma senha para aces-so. O procedimento é:

1. Selecione todas as células daplanilha, pressionando Ctrl + T.Clique no menu Formatar >Células e selecione a guiaProteção. Nela existem duasopções: Bloqueadas e Ocul-tas. Desmarque as duas op-ções e clique em OK.

2. Agora, selecione o interva-lo de células a ser bloqueado.Volte à tela de formatação eclique na guia Proteção. Se-lecione Bloqueadas e Ocul-tas para que o conteúdo dacélula não seja exibido na bar-ra de fórmulas. Isso pode sermuito interessante, pois nãopermite que ninguém copie asintaxe de uma função quevocê criou. Selecione as duase clique em OK.

3. Apesar de ter selecionadoas opções, a célula ainda nãoestá bloqueada. Para fazer issoclique no menu Ferramentas> Proteger > Protegerplanilha e marque a caixaProteger a planilha e o con-teúdo de células bloquea-das. Abaixo, digite uma senhaque será exigida no momentode desprotegê-la.

4. Na lista maior, selecione asfunções às quais os usuáriosterão acesso, ou seja, o quepoderão fazer sem precisardesbloquear a planilha. Cliqueem OK e, se você digitou umasenha, uma nova tela seráaberta para confirmação dasenha. Vale lembrar que oExcel faz distinção entre caixaalta e baixa.

5. Para desbloquear a pla-nilha, clique no menu Fer-ramentas > Proteger >Desproteger planilha.

Dica 80 – Outras opções de proteçãoAo proteger a planilha, todas

as suas células ficam bloqueadas.Porém, a própria planilha quecontém essas células pode sofreralterações, como ser excluída oucopiada. Para evitar que isso

aconteça, você deve protegertoda a pasta de trabalho. Alémdisso, ao proteger a planilha,você pode querer deixar um in-tervalo de células livre para alte-ração do usuário. Acompanhe:

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1. Para proteger toda a pastade trabalho, clique no menuFerramentas > Proteger >Proteger pasta de traba-lho.... Na tela que surgir, sele-cione Estrutura para impedirque os usuários modifiquem asplanilhas – seja excluindo-as,movendo-as ou renomeando-as – e que novas planilhas se-jam inseridas. E escolha Jane-las para que os usuários nãopossam redimensionar, moverou fechar as janelas da pasta.

2. Digite uma senha para essaproteção de pasta (lembre-seda distinção entre maiúsculase minúsculas) e clique em OK.Uma pequena janela aparece-rá para a confirmação da se-nha, redigite-a e clique em OK.

3. Para permitir que algumascélulas sejam alteradas pelosusuários, clique no menu Fer-ramentas > Proteger >Permitir que os usuárioseditem intervalos. Clique nobotão Novo..., digite um títu-lo para o intervalo e clique nacaixa Referência a célulaspara digitar o intervalo de cé-lulas. Clique em OK e no bo-tão Proteger planilha paraefetuar a proteção.

4. Você pode eliminar ou mo-dificar os intervalos cadastra-dos. Para isso, retorne à telaPermitir que os usuários edi-tem intervalos, selecione ointervalo que você quer modifi-car e clique no botão Modifi-car. Você pode digitar outronome, selecionar um novo in-tervalo ou configurar uma se-nha para o intervalo. Clique emOK para confirmar. Para elimi-nar um dos intervalos da lista,selecione-o e clique em Excluir.

Dica 81 – Formatação condicionalSeria interessante que uma cé-

lula mudasse de cor conforme oseu conteúdo, não é mesmo? Emuma planilha de controle de no-tas escolares, por exemplo, quan-do o status do aluno for verifica-

do, a célula pode ficar com letrasvermelhas se o aluno for repro-vado, verdes se ele ficar em recu-peração e azuis, se ele for apro-vado. Isso é chamado de for-matação condicional.

1. Selecione a célula que devesofrer a formatação condicio-nal. Crie, por exemplo, umafórmula para verificar o statusdo aluno: acima de 7, estáaprovado; abaixo de 5, estáreprovado; entre 5 e 7, estáem recuperação. Para criá-la,use a função SE (ver a dica 25).Clique no menu Formatar >Formatação condicional.

2. Na primeira caixa, escolhase o que vai ser analisado seráum valor ou uma fórmula. Sefor um valor, selecione O va-lor da célula é:. Na próximacaixa, escolha a condição parao valor: maior, menor, igual,

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diferente, entre etc (no nossocaso, usaremos a opção iguala). Na caixa seguinte, digite ovalor a ser verificado ou, se ovalor estiver em alguma célulada planilha, clique no botão eselecione a célula. No retângu-lo branco, digite APROVADO.

3. Clique no botão Formatare selecione a guia Fonte. Es-colha o estilo Negrito e a corazul. Clique na guia Borda,escolha a cor azul e clique nobotão Contorno. Clique naguia Padrões e escolha azul-claro para a cor de fundo dacélula. Clique em OK.

4. Clique no botão Adicionar>> e proceda da mesma for-ma da primeira condição,

mudando apenas o texto paraRECUPERAÇÃO e as cores deformatação para verde, emvez de azul.

5. Clique no botão Adicionar>> para criar a última condi-ção. Execute os mesmos pas-sos e mude apenas o texto paraREPROVADO e as cores deformatação para vermelhas.

Dica 82 – Rastreando erros na planilhaAo construir planilhas, muitas

coisas podem passar despercebidas.Você pode, por exemplo, criar umafórmula incorreta e gerar um resul-

tado inconsistente. Dividir um nú-mero por zero ou fazer uma refe-rência circular são erros diagnosti-cados pelo Excel.

1. Provoque um erro: clique nacélula A1 e digite =B4. Agora,clique na célula B4 e digite=A1. Ao pressionar Enter, oExcel provavelmente vai enviaruma mensagem de erro. O errodiagnosticado recebe o nomede referência circular e podeocorrer em muitas ocasiões aocriar fórmulas. Mesmo saben-do do erro, pressione OK.

2. Uma barra chamada Refe-rência circular aparecerá eas duas células com as fórmu-las serão unidas por uma setaazul. A primeira caixa dessabarra mostra a referência dasduas células com erro. Use obotão Rastrear dependen-tes e Rastrear precedentespara verificar as referências deerro da célula selecionadacom as demais. O último bo-tão remove as setas azuis.

3. Outra maneira de contro-lar os erros é usando a barraAuditoria de fórmulas, quepode ser acessada pelo menuExibir > Barras de ferra-

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mentas > Auditoria de fór-mulas. Além dos botões derastreamento, você pode criarum comentário na célula se-lecionada ou avaliar a fórmu-la da célula. Digite em umacélula qualquer: =SEA2(. Issovai retornar um erro para oExcel do tipo #NOME?.

Verificação de erros. Na telaque surgir, você pode obterajuda sobre o erro, mostraretapas de cálculo ou ignoraro erro. Clique no botão Op-ções. Defina se a verificaçãode erros deve ficar sempre ati-vada ou não (recomendável),clicando na primeira opção.Nas opções seguintes, seleci-one tudo o que você quer queo Excel trate como um erro. Oideal é que todas essas opçõessempre estejam selecionadas.Ao terminar, clique em OK.

4. Uma vez na barra de Audi-toria de fórmulas, clique noprimeiro botão, chamado

Dica 83 – Definindo regras de validaçãoMuitos usuários, ao cadastrar as

informações na planilha que vocêcriou, podem estar desatentos edigitar um dado errado, como um

salário negativo ou uma idade iguala zero. Para evitar que isso ocorra,adicione regras às células que preci-sam ser controladas.

1. Selecione o intervalo de cé-lulas para o qual você precisadefinir uma regra de validação,por exemplo, a idade do clien-te. Clique no menu Dados >Validação.... Na tela Valida-ção de dados, defina os cri-térios para a verificação; nacaixa Permitir, escolha quetipo de dado o usuário devedigitar. Neste caso, escolhaNúmero Inteiro. Na próximacaixa, escolha o critério maiordo que e, na caixa Mínimoque apareceu, digite 14.

2. Clique na guia Mensagemde entrada. Para que o Excelenvie uma mensagem para ousuário, selecione a opçãoMostrar mensagem de en-trada ao selecionar célula.Digite o título da mensagemna caixa Título e, na caixaMensagem de entrada, amensagem em si.

3. Clique na guia Alerta deerro para definir a mensagemque o usuário vai receber, casoo critério estabelecido seja vi-olado. Selecione a primeiracaixa da tela, escolha o estilodo desenho que vai aparecerna mensagem e digite o títuloe a mensagem de erro. Ao fi-nal, clique em OK.

4. Para tirar a validação deuma célula, basta voltar à telade validação e clicar no botãoLimpar tudo.

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Dica 84 – Nomeando intervalos de célulasNo momento de e laborar

uma fórmula, ou mesmo paraalterá-la, você sempre vai depa-rar com intervalos e mais inter-va los de cé lu l a s . Se , na sua

planilha, você faz referência di-versas vezes para o mesmo in-tervalo de células, é muito maisfácil dar um nome para ele e usá-lo nas fórmulas.

1. Clique em uma célula qual-quer. Observe que ao lado dabarra de fórmulas encontra-sea caixa de nome, cuja funçãoé mostrar o nome da célula ouo intervalo ativo. Selecione ointervalo de células ao qualvocê deseja atribuir um nome.

2. Acesse o menu Inserir >Nome > Definir... e digite naprimeira caixa o nome dese-jado para o intervalo. Se ne-cessário, clique no botão coma marca vermelha para sele-cionar o intervalo. Clique emAdicionar e depois em OK.

3. Em vez de digitar o nomepara o intervalo, você podeselecionar uma coluna de da-dos já com o nome na partesuperior. Dessa forma, o nomeatribuído para o intervalo seráo próprio título da coluna. Se-lecione a coluna e clique nomenu Inserir > Nome > Cri-ar.... Selecione a opção Linhasuperior e clique em OK.

4. Para eliminar algum nome deintervalo, retorne à tela de de-finição, clique sobre o nome e,em seguida, no botão Excluir.

Dica 85 – Criando cenáriosFazer previsões financeiras é

uma tarefa muito comum entre aspessoas. Para ajudar a calcular osgastos com base em hipóteses devalores, você pode criar os chama-

dos cenários em uma planilha. Oque um cenário faz é apenas guar-dar informações de valores paraque você possa analisar melhor suasituação financeira.

1. Crie a planilha apresentadaa seguir e selecione as célulasB1 e B2.

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2. Clique no menu Ferra-mentas > Cenários > Adi-cionar..., digite um nome parao novo cenário, (algo comoPrevisão) e clique em OK.Agora é o momento de digitaras suas previsões, por exem-plo: “Se a receita fosse 24780e as despesas 7410, quanto euteria de saldo?”. Para respon-der a essa pergunta, digiteesses valores nas duas caixase clique em OK. Em seguida,clique no botão Mostrar.

3. Para avaliar o que foi feito,ou seja, ver lado a lado a situ-ação atual e as projeções futu-ras em uma planilha, clique nobotão Resumir.... Na tela se-guinte, mostre a célula com a

4. Você ainda pode mesclar ce-nários de outras planilhas comos cenários desta; para isso, bastaretornar à tela de cenários e clicarno botão Mesclar. Selecione aplanilha desejada e o seu cená-rio será adicionado à lista. Paraexcluir um dos cenários, bastaselecioná-lo e clicar em Excluir.

Dica 86 – Usando o recurso Atingir MetaO recurso Atingir Meta, como

o nome sugere, ajuda a analisaruma situação para chegar a algumfim. Imagine que uma empresatem um lucro de 10000 por mês,

mas na verdade gostaria de ter11000. Quanto será que essa em-presa deve vender a mais para teresse lucro ou quanto a menos dedespesas deve ter?

1. Crie uma planilha como amostrada a seguir:

2. Na célula C2, digite:=B2*$C$1. Arraste essa fór-mula para as duas linhas debaixo e crie uma autosoma nascélulas B5 e C5 para os valoresde cima. Em seguida, crie essafórmula para obter o lucro:=B5C9+C7C5.

3. Para fazer as projeções ago-ra, ou seja, determinar o quedeve ser feito para chegar aolucro de 11000, clique nomenu Ferramentas > Atingirmeta. Na tela Atingir meta,clique na caixa Definir célu-la, que serve para determinarqual é a célula em que vocêquer projetar seu objetivo (nes-se caso, é a célula do lucro,pois é o lucro que você queraumentar). Selecione ou digitea célula C10.

4. Na próxima caixa, digite o va-lor visado (neste exemplo,11000). Em seguida, na caixa

fórmula que foi afetada pelocenário, (no caso, a B3). Esco-lha a opção Resumo do cená-rio e clique em OK.

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Alternando célula, defina qualdas células vai sofrer a alteração(neste exemplo, você pode esco-lher a célula dos gastos ou dacomissão dos vendedores). Sele-cione a célula C1 e clique em OK.

5. Ao clicar em OK, os valoresda planilha são modificados atéque o lucro fique igual a 11000.Portanto, para atingir esse lu-

cro, a comissão dos vendedo-res deve ser alterada de 15%para 7%. Veja a planilha final:

Dica 87 – Alterando um gráfico com a ferramenta Atingir MetaJá que as informações cadastra-

das na planilha podem sofrer alte-rações e, com isso, ajudar na análisede hipóteses, por que não melho-

rar ainda mais o estudo e gerar umgráfico desses dados? Assim, torna-se mais claro o efeito de cada modi-ficação de metas.

1. Usando a mesma planilhada dica anterior, acrescenteapenas duas colunas: quan-tidade de material e preçounitário. Na célula que con-tinha os valores de venda, co-loque uma fórmula para mul-tiplicar a quantidade pelo pre-ço. Em seguida, selecione ascolunas de nomes dos produ-tos e de totais de vendas.

2. Clique no botão Assisten-te de gráfico para gerar umgráfico em formato pizza 3D.Coloque como rótulo o valore o nome da categoria eposicione o gráfico como umobjeto dentro da mesmaplanilha (veja a Dica 50, so-bre criação de gráficos).

3. Após a criação, acesse a fer-ramenta Atingir meta, nomenu Ferramentas. Na caixaDefinir célula, digite E10 ou useo botão ao lado da caixa paraselecionar essa célula. Pressio-ne Tab e digite 17500 na caixaPara valor. Por fim, defina, nacaixa Alternando célula, a cé-lula B3. Dessa forma, você estáconfigurando a tabela para atin-gir o lucro de 17500, afetandoa quantidade de lápis vendidos.Clique em OK.

4. Observe a alteração efetua-da na planilha e no gráfico e,na mensagem que aparecer,clique em OK para aceitar ouem Cancelar para retornar àsinformações originais.

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Dica 88 – Personalizando o Excelte, por isso, aprenda agora a con-figurar o programa para deixá-locom a sua cara.

O ambiente em que você tra-balha precisa ser muito agradá-vel. Com o Excel não é diferen-

1. Clique no menu Ferra-mentas > Opções. A telaque surge possui diversasguias, e vamos começar pelaguia Exibir. Nela, você defi-ne se quer mostrar ou não asbarras de fórmulas e statusou as janelas das pastas detrabalho na barra de tarefas.Além disso, você pode ocul-tar as linhas de grade daplanilha, tirando a seleção doitem Linhas de grade.

3. Clique na guia Listas Per-sonalizadas. Nessa tela, vocêpode controlar as listas perso-nalizadas usadas quando vocêarrasta a alça de preenchi-mento. Se desejar, você podecriar outras listas, digitando osvalores ou importando-os daplanilha. Escolha a opçãoNOVA LISTA e clique no bo-tão Adicionar. Digite a sua lis-ta personalizada e, ao termi-nar, clique novamente emAdicionar. Dessa maneira, asua lista ficará disponível aqualquer momento que vocêuse o autopreenchimento.

4. Ao terminar, clique em OK.Você pode mudar a aparênciade sua planilha ainda mais.Para isso, clique no menuFormatar > Planilha > Pla-no de fundo. Essa opção servepara você colocar uma imagemcomo fundo da planilha, casoqueira. Selecione a imagem najanela e clique em Inserir.

2. Na guia Geral você temopções-padrão a modificar,como a lista de arquivos usa-dos anteriormente e que sãoexibidos no menu Arquivo.Você pode começar uma novapasta com apenas umaplanilha, se desejar. Bastaescolher essa opção na caixaNúmero de planilhas danova pasta. Altere tambéma fonte, o tamanho e o localpara gravação de arquivo.

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Há no Excel uma ferramentaque oferece recursos para que vocêpossa criar relatórios personaliza-dos para impressão. Ela pertenceao grupo de ferramentas de suple-

Dica 89 – Criando relatórios

1. Vá a Ferramentas > Su-plementos. Selecione o itemGerenciador de relatóriose clique em OK (se esta op-ção não aparecer na lista,baixe o programa do site ouuse o CD do Office parainstalá-la). Ao selecioná-lo,um novo comando é adicio-nado ao menu Exibir.

2. Clique em Exibir > Geren-ciador de relatórios. Na telaque aparecer, defina um novorelatório, clicando em Adicio-nar.... Digite um nome para orelatório na primeira caixa.Para criar as seções do relató-rio, caso você queira, escolhaa planilha ou o cenário quefará parte de cada seção.Clique na lista Planilha e se-lecione a planilha desejada.

3. Assim que você escolher aplanilha, suas opções apare-cerão abaixo: escolha um dosmodos de exibição, caso essaplanilha os tenha, clicando nacaixa Exibição. Em seguida,clique em Adicionar paraacrescentar uma nova seção.Se você deseja cria uma seçãobaseada em um cenário, es-colha a planilha que contémo cenário, clique na caixa Ce-nário e em Adicionar.

mentos do Excel, portanto, prova-velmente você precisará do CD deinstalação do Office para usá-la, ou,se preferir, você pode baixá-la nosite da Microsoft.

4. Clique em OK para finali-zar. Agora que o seu relatórioestá criado, você pode criar

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outros baseados em novasplani lhas. Porém, o quemais interessa é imprimir orelatório criado. Para isso,estando no Gerenciador

Dica 90 – Editando relatóriosTodos os relatórios criados estão

armazenados no GerGerGerGerGerenciador de renciador de renciador de renciador de renciador de re-e-e-e-e-latórlatórlatórlatórlatóriosiosiosiosios. Além de criar outros e im-primir os que já existem, você pode

alterá-los ou excluí-los quando nãosão mais necessários. E já que a possi-bilidade existe, evite juntar muitos re-latórios sem importância.

1. Para alterar algum dos relató-rios criados anteriormente, cliqueno menu Exibir > Gerenciadorde relatórios. Você verá uma ja-nela com uma lista contendo osrelatórios atualmente na pasta.Selecione o relatório que você de-seja eliminar, clique no botão Ex-cluir e, em seguida, no botãoOK. Faça isso com todos os rela-tórios desnecessários.

clique no botão Editar.... A telaque surge é a mesma da etapade criação e oferece a possibi-lidade de modificar o nome dorelatório, se você desejar.

3. Abaixo, escolha outraplanilha para fazer parte dorelatório e, se necessário, es-colha outra exibição ou cená-rio. Lembre-se sempre de clicarno botão Adicionar ao termi-nar de fazer as escolhas, poissó assim a seção é inserida.

4. As seções presentes no re-latório aparecem em uma lis-ta. Se uma delas não for maisimportante para você, selecio-ne-a e clique em Excluir. Casoo problema seja apenas a or-dem em que aparecem, modi-fique-a com os botões Moverpara cima e Mover parabaixo. Você ainda pode esco-lher a opção Usar númerosde páginas contínuos para omomento em que for imprimir.

de relatórios , clique nobotão Imprimir. Na telaque surgir, digite o númerode cópias desejadas e cliqueem OK.

2. Você pode reorganizar cadarelatório, em vez de apagá-lo.Por exemplo, é possível mudara ordem das seções ou escolheroutro cenário para o relatório.Para fazer isso, selecione na lis-ta o relatório a ser alterado e

Dica 91 – Construindo um banco de dadosUm banco de dados, resumida-

mente, pode ser visto como um ar-quivo organizado logicamente e usa-do para cadastrar grande quantida-de de informações. Embora esse não

seja o ponto forte do Excel (pois oAccess gerencia bancos de dados),com ele, você consegue criar umpequeno banco de dados e estruturá-lo como no Access.

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Dica 92 – Usando o formulário de dadosPara que este cadastro de cli-

entes torne-se mais fácil e dinâmi-co, existe a ferramenta de formu-lário de dados, que acompanha o

Excel. Com ela, além de cadastrar,você pode localizar, alterar ou ex-cluir dados do seu banco de da-dos do Excel.

1. Selecione os nomes doscampos na parte superior databela, que, neste exemplo,equivale da célula A1 até acélula E1. Clique em Dados >Formulário.... A janela Ban-co de dados é aberta e vocêjá pode observar a estrutura decampos que foi criada.

2. Cada conjunto de informa-ções pertence a um registro(um cliente) diferente. Noteque a tela possui uma barra derolagem, que pode ser usadapara navegar entre os registrosjá cadastrados. Outra opção éclicar no botão Localizar an-terior e Localizar próxima.

1. O primeiro passo antes decriar um novo banco de dadosé definir os campos. Esses sãoos “containers” de informaçõese são definidos pelo tipo dedados que contêm. Seriam bonsexemplos de campos: Nome,Idade, Sexo e Telefone. Dessaforma, crie uma nova pasta detrabalho e renomeie a planilhacomo Banco de dados.

2. Clique na célula A1 e digiteNome. Na célula B1, digite Te-lefone. Na célula C1, digite Ci-dade, na célula D1, digite Ida-de e, por fim, na célula E1,digite Sexo. Selecione esse in-

tervalo de células e apliquenegrito a ele.

3. Comece a cadastrar os seusclientes, adicionando as informa-ções de cada um em uma linha.A esse processo, dá-se o nomede cadastro de registros. No caso,cada cliente será um registro.

4. Ao cadastrar, lembre-se deque você pode excluir ou incluirlinhas entre os registros. Paraisso, clique no cabeçalho da li-nha com o botão direito domouse e escolha Excluir ou In-serir. O mesmo pode ser feitocom as colunas.

3. Para alterar qualquer umdos registros, basta clicar nocampo a ser mudado, digitaro novo valor e clicar na barrade rolagem para confirmar ainformação. Para desfazer,basta clicar no botão Restau-rar e o registro retorna ao queera antes.

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4. Para cadastrar mais um re-gistro nesse banco, bastaclicar no botão Novo; paraeliminar um dos registros, lo-

calize-o na tela e clique emExcluir; para sair da tela doformulário de banco de da-dos, clique em Fechar.

Dica 93 – Classificando dadosApós cadastrar todos os dados,

seja por meio do formulário oudigitando direto na planilha, podeser necessário mudar a ordem dosclientes. Fazer isso é bem simples

com a ajuda dos recursos de clas-sificação do Excel. Deixar os da-dos organizados torna a leituramais clara e facilita a localizaçãode informações.

1. Selecione qualquer registropertencente à coluna do nomedo cliente e clique no botãoClassificação crescente, dabarra de ferramentas Padrão.Observe que os dados foramcolocados em ordem alfabéti-ca pelo nome.

2. Agora, clique na coluna deidade, sem selecionar mais doque uma célula. Localize obotão Classificação decres-cente na barra de ferramen-tas e note que agora os dadosforam colocados na ordem daidade, do mais velho para omais novo.

3. Caso existam dois clientescom o mesmo nome, pode sernecessário ordená-los pornome e idade. Para fazer isso,clique em qualquer célula deseu banco e acesse o coman-do Dados > Classificar....

4. Na caixa Classificar por,escolha o primeiro campo a serclassificado e defina, ao lado,se será exibido em ordem cres-cente ou decrescente. Em se-

guida, informe o segundo cam-po a ser classificado, para ocaso de haver repetições noprimeiro. Para isso, utilize acaixa Em seguida por. E, porúltimo, defina o terceiro cam-po a ser classificado.

5. Escolha a opção Linha decabeçalho para que a primei-ra linha em negrito – que con-tém os nomes dos campos –não seja incluída na classifi-cação. Se você não está usan-do título para os campos,clique na opção Nenhuma li-nha de cabeçalho. Cliqueem OK para finalizar.

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Dica 94 – Acrescentando um filtro avançadoMelhor do que classificar os dados,

deixando-os em uma ordem lógica, éexibir na tela somente as informaçõesde que você precisa – sem apagar as

demais, é óbvio. O processo em quevocê escolhe o tipo de informação aser mostrado de acordo com um cri-tério é chamado de filtro.

1. A maneira mais rápida de cri-ar um filtro é clicar em Dados> Filtrar > Autofiltro. Assim,algumas setas serão inseridasem sua planilha, cada uma aolado de um campo. Clique naseta que está ao lado de Cida-de e note que todas as cidadescadastradas aparecem na lista.Basta clicar sobre uma delaspara mostrar clientes somentedessa região. Para mostrar, porexemplo, os clientes de São Pau-lo do sexo masculino, clique naseta ao lado de Cidade e esco-lha a cidade; depois, clique naseta ao lado de Sexo e cliqueem M. As setas agora estão nacor azul, pois obedecem a algumcritério de filtragem.

ceberá o filtro – por exemplo,Idade. Clique na seta ao ladodo nome do campo e vá a Per-sonalizar. Nessa janela, vocêvai definir um intervalo de cé-lulas a ser exibido, como, porexemplo, dos 20 aos 30 anos.

3. Na primeira caixa, escolhaa opção é maior ou igual ae na caixa vazia ao lado digiteo número 20. Certifique-se deque a opção E esteja selecio-nada, pois assim as duas con-dições serão verificadas.Clique na caixa que fica abai-xo do E, escolha menor ouigual a e digite o valor 30.Clique no botão OK para fi-nalizar. Note que os clientescom idade entre 20 e 30 es-tão sendo exibidos na tela.

2. Para voltar a mostrar todasas informações, você deve clicarnas duas setas e na palavraTudo da lista que aparecer. Parapersonalizar o filtro, ou seja,aumentar os critérios de exibi-ção, escolha o campo que re-

4. Selecione a célula H1 edigite nela o texto Cidade. Nacélula de baixo, digite SãoPaulo. Em seguida, clique nomenu Dados > Filtrar > Fil-tro Avançado. Na primeira

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caixa, Intervalo da lista, se-lecione todo o seu banco dedados. Em Intervalo de cri-térios, selecione as células H1e H2. Ative a caixa Copiarpara outro local na partesuperior da tela. Clique na ter-ceira caixa, que agora ficouativa, e selecione a célula dedestino para o texto na mes-ma planilha. Clique em OK.

Dica 95 – Localizando dados com critériosMais um recurso para ajudá-lo a

encontrar informações no banco dedados do Excel é a busca com crité-

rios, com a qual você define exata-mente o que deve ser exibido ouqual registro deve ser acessado.

1. Para localizar dados naplanilha, você pode usar a jáconhecida ferramenta de bus-ca do Office: o Localizar eSubstituir. Acesse-a no menuEditar > Localizar, digite odado a ser procurado e cliqueem Localizar próxima. Emalguns casos, basta digitar aletra inicial seguida por umsinal de interrogação.

2. Mas, como você já conheceessa ferramenta, deve ter perce-bido que para o que queremosela é um pouco limitada. Paralocalizar os dados de acordo comum critério, acesse novamente omenu Dados > Formulário....

3. Nessa tela, você podevisualizar todos os registros.Clique no botão Critérios paradefinir uma condição de bus-ca. Note que os dados presen-tes nos campos foram excluí-dos da tela. Agora, você devedefinir de quais critérios preci-sa, digitando-os no própriocampo. Por exemplo, para lo-calizar os nomes cujo telefonetenha o prefixo 54, digite nacaixa de Telefone o texto 54?.

4. Em seguida, clique no bo-tão Localizar próxima ouLocalizar anterior para na-

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vegar somente entre os regis-tros que tenham o telefonecomeçando com o prefixo 54ou, se preferir, clique no bo-tão Formulário. Para mudar

Dica 96 – Trabalhando com subtotais

o critério, basta clicar nova-mente em Critérios; para eli-minar o critério e ver todasas informações, clique nobotão Limpar.

Agora que você já cadastrou oseu banco de dados, já o alterou eclassificou, chegou a hora de tra-balhar com os dados gravados.Para auxiliar o seu trabalho, use a

ferramenta de subtotais, que agru-pa os dados semelhantes para exe-cutar algum cálculo estatísticocom eles. Para criar subtotais, pro-ceda da seguinte forma:

1. Acesse a sua planilha comum banco de dados (você sóverá efeito nesse processo sehouve itens repetidos entresuas informações, como, porexemplo, o mesmo vendedoraparecendo várias vezes naplanilha, porque atuou emmais de uma região). Paradescobrir o total de suas ven-das clique em qualquer célulado banco de dados e acesse omenu Dados > Subtotais....

2. Na caixa A cada alteraçãoem:, escolha o campo que serepete. Escolha a função usa-da ao agrupar os valores – porexemplo, SOMA –, e, na caixaAdicionar subtotal a:, esco-lha um campo numérico noqual o cálculo será feito. Cliqueem OK para gerar o subtotal.

3. Observe que cada vendedorfoi agrupado pela soma de suasvendas e que, ao lado da nu-meração das linhas, apareceuuma nova barra cinza. Ela é usa-da para aninhar, ou seja, agru-par os vendedores e seus totais.Clicando no número 3, todas asinformações de venda são exi-bidas; clicando no número 2,são mostrados os totais parciaispor vendedor; e clicando no nú-mero 1, é apresentado apenaso total geral das vendas.

4. Para alterar a função usadanos totais, clique em qualquercélula e retorne à tela desubtotais. Clique na lista defunções e escolha a funçãodesejada, como, por exemplo,a MÉDIA. Aperte OK para con-firmar. Caso você queira excluiros subtotais e deixar a tabelacomo era antes, acesse a telade subtotais no menu Dadose clique em Remover todos.

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Dica 97 – Gravando uma nova macroNote que, ao trabalhar com

o Excel, você executa algumastarefas repetidas vezes ao lon-go do dia. Essa repetição podeser simplificada se você usu-

1. A macro é uma gravação detarefas repetitivas guardada napasta de trabalho e que podeser executada a qualquer mo-mento. Imagine que todos osdias você precise formatar omesmo trecho de células, comas mesmas configurações. Parafacilitar esse trabalho, faça-ouma vez e grave a seqüênciade ações dentro de uma macro.Com isso, você não precisarárefazer a formatação manual-mente, bastará acionar amacro criada.

2. Com a planilha aberta,clique no menu Ferramentas> Macro > Gravar novamacro, digite um nome paraa macro e clique em OK. Ob-serve que uma pequena barrade ferramentas foi aberta natela. Isso indica que a grava-ção já começou e que todas asalterações feitas na planilha apartir daí serão armazenadas.

3. Sendo assim, selecione ascélulas a serem formatadas,

clique no menu Formatar >Autoformatação... e escolha oestilo de formatação Clássico2.Ao terminar, clique em OK.

4. Imagine que além da for-matação, você queira gerarum gráfico. Para tanto, seleci-one os dados e clique no bo-tão Assistente de gráfico.Selecione o tipo de gráfico, porexemplo, colunas, e avance astelas até o final. Logo em se-guida, clique no botão chama-do Parar gravação, presen-te na barra de macros.

fruir do recurso das macros doExce l . Com e las , você podeautomatizar o trabalho, ganhan-do muito mais tempo para rea-lizar outras tarefas.

Dica 98 – Executando uma macroAgora que a macro está cri-

ada e armazenada no computa-dor, é hora de executá-la paraver se os passos realmente fo-ram gravados e se a planilha

s e r á m e s m o m o d i f i c a d a . A smacros estão armazenadas emsuas pastas de trabalho e po-dem ser acessadas pelo menuFFFFFerere re re rrrrrramentasamentasamentasamentasamentas > MacrMacrMacrMacrMacrooooo.

Macros e Programação

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1. Após acessar esse menu,clique na opção Macros....Observe que uma lista demacros é apresentada. Nelasão exibidas as macros de to-das as pastas de trabalhoabertas, ou seja, você podeexecutar na pasta de trabalhoatual uma macro que foi cria-da em outra pasta de traba-lho. Se quiser visualizar so-mente as macros da pasta detrabalho atual, clique na cai-xa Macros em: e escolha Estapasta de trabalho.

tar a macro rapidamente e adescrição é importante paraque se saiba quem criou amacro e para que ela serve,pois dificilmente alguém vaiexecutá-la em uma planilhasem essas informações.

3. Bem, para fazer essas alte-rações, clique no botão Op-ções.... Na tela que apareceé mostrado o nome da macroe, abaixo, há um caixinha paraque você digite a tecla de ata-lho, a qual será atribuída jun-to à tecla Ctrl.

4. Para, finalmente, executara macro, clique no botão Exe-cutar. Observe que toda aplanilha foi modificada confor-me o que foi gravado.

2. Ainda nessa tela, você podemodificar algumas informa-ções da macro criada, como atecla de atalho e a de descri-ção. A tecla de atalho é defi-nida pelo usuário para execu-

Dica 99 – Outras opções de macroAlém de criar e executá-las,

as macros podem ser manipula-das por aqueles que entendemde programação VBA. Isso é pos-sível porque todo o código ge-

rado pe l a macro pode se rvisualizado e alterado por qual-quer pessoa. Há também algu-mas opções de segurança quepodem ser configuradas.

1. Clique no menu Ferra-mentas > Macro > Ma-cros.... Nesta tela, clique nobotão Editar para ter acessoao código interno da macro.Essa é a tela do Visual Basic,utilizada pelos programadores

dessa linguagem. Observeque toda a estrutura da pastade trabalho é apresentada dolado esquerdo da tela. Paravoltar ao Excel, clique no pri-meiro botão, chamado ExibirMicrosoft Excel.

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2. Clique no menu Ferramen-tas > Macro > Segurança....As macros podem causar estra-gos se as fontes não foremconfiáveis. Portanto, é possívelproteger sua planilha demacros suspeitas, que, na ver-dade, funcionam como vírus.Para aumentar a proteção, es-colha entre as opções Alto eMuito Alto na guia Nível desegurança. As opções médioou baixo não são recomenda-das pelo próprio fabricante.

3. Há também a possibilidadede inserir a sua macro criadaem uma barra de ferramentas.Para isso, clique no menu Exi-bir > Barras de ferramen-tas > Personalizar. Depois,clique na guia Barras de fer-ramentas e no botão Nova....Digite o nome Minha macropara a barra e clique em OK.

4. Clique na guia Comandose, do lado esquerdo, acesse acategoria Macros. Clique nobotão Personalizar botão earraste-o para a barra de fer-ramentas que você criou (Mi-nha macro) e feche. Cliqueagora no seu botão persona-lizado para atribuí-lo à macrocriada nesta pasta de trabalho.

Dica 100 – Criando uma função para verificar se um número é parTodas as funções que você ela-

borou no Excel foram, um dia, ide-alizadas por alguém. Mas, aindaque o Excel tenha diversos tiposde categorias, com diversas fun-ções em cada uma delas, pode

acontecer de você precisar criara sua própria função personaliza-da. Aprenda aqui a produzir umafunção simples que busque umvalor em uma planilha e analisese ele é par ou não.

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1. Abra a pasta de trabalho naqual quer criar a função.Clique no menu Ferramentas> Macro > Editor do VisualBasic. Na tela que surgir,clique no menu Inserir e es-colha Módulo. Clique em In-serir novamente e escolhaProcedimento.... No campoNome, escreva Épar; em Tipo,selecione Função; e, em Es-copo, selecione Público. Al-tere o código gerado para queele fique como o da imagem:

teste e significa “se o resto é0, então o número é par; casocontrário, retorna False”.Clique no disquete desta telapara salvar a função criada e,em seguida, feche a janela.

3. Para testar se a função fun-ciona mesmo, acesse o menuInserir > Função. A funçãocriada por você já está na listajunto com as outras. Na tela deInserir função, clique na cai-xa de Categorias e selecionea opção Definida pelo usuá-rio. Clique na função Épar queaparece abaixo e observe a suasintaxe em negrito. Em segui-da, clique em OK.

2. Veja a explicação do códi-go criado:num: é uma variável que aplanilha vai mandar para o VB.Rest: é uma variável local, ouseja, o valor dela só interessadentro da função.rest = num Mod: significa querest vai receber o resto da di-visão de num por 2.Se (If) rest = 0 então (then) afunção (Épar) deve mostrar amensagem True: esse é um

4. Aparecerá uma tela, comoocorre com qualquer outra fun-ção. Digite o valor do parâmetro(você pode usar referênciastambém) e depois clique em OKpara ver o resultado.

Dica 101 – Criando uma função para saber o tipo de um triânguloVocê vai aprender a criar uma

função que peça como parâmetros ostrês lados de um triângulo e retorneo tipo de triângulo. Ela deve retornar

“eqüilátero” se os três lados foremiguais, “isósceles” se dois deles coin-cidirem, e “escaleno” se nenhum dostrês lados tiver o mesmo valor.

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1. Na mesma planilha da dicaanterior, acesse o Editor doVisual Basic. Na tela do edi-tor, dê dois cliques sobre oícone do Módulo1. Em segui-da, clique no menu Inserir >Procedimento. Na caixaNome, digite Triângulo e se-lecione as opções Função ePúblico. Clique em OK.

2. Altere o código geradopara que fique igual ao daimagem abaixo:

delas for, o teste já estará cor-reto), foi usado o operadorOU. O retorno, neste caso,tem de ser “Isósceles”. O úl-timo teste é o CASO CON-TRÁRIO, que quer dizer que,se nenhum dos três lados ti-ver o mesmo valor, o triângu-lo será “Escaleno”.

5. Feche a tela do editorpara retornar à planilha.Clique no botão Inserir fun-ção, escolha a categoriaDefinida pelo usuário eselecione a função Triângu-lo. Clique em OK e, na pró-xima tela, digite valores paraos três lados do triângulo.

3. Esta função recebe três in-formações (parâmetros) daplanilha: lado1, lado2 elado3. Nenhum cálculo é fei-to dentro dela, mas apenasuma verificação (IF) dos valo-res recebidos. O primeiro tes-te é para saber se todos os la-dos são iguais. Para fazê-lo,foi usado o operador lógicoAND, pois as duas condiçõesobrigatoriamente precisamser verdadeiras. Se assim ofor, a função retorna a men-sagem “Eqüilátero”.

4. O segundo teste é usadopara saber se dois lados dotriângulo são iguais. Comoneste caso não necessaria-mente as três condições pre-cisam ser verdadeiras (se uma

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