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Para qualquer empresa crescer e ser competitiva ela precisa ter controle sobre o que acontece no seu dia a dia, realizando o gerenciamento dos seus projetos e utilizando as boas práticas de planejamento, execução e controle. Com o Artia isso é não é só possível como é uma realidade para empresas de todo o Brasil.

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O cadastro poderá ser efetuado através de um convite realizado por outro usuário para participar de uma Comunidade. Dessa forma um e-mail será enviado com um link para confirmar cadastro e participação na Comunidade. Você também poderá realizar seu cadastro acessando nosso site: http://artia.com e clicando sobre o botão “Comece a usar” conforme indicado na figura acima.

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Um convite será enviado por e-mail com um link para realizar confirmação de cadastro.

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Após clicar sobre link um formulário de cadastro será exibido para preenchimento.

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Após realizar a confirmação de cadastro você será direcionado para sua conta no Artia. No lado esquerdo do Artia (1) está localizada uma estrutura que apresenta funcionalidades para administrar suas informações. Esta área é composta por opções de apoio ao usuário e por uma "Tree-view" que é uma estrutura hierarquizada que vai ajudá-lo a organizar suas informações da mesma forma que você organiza arquivos em seu computador, facilitando assim futuras consultas e inclusão de novas informações. Cada item na sua Treeview (1) possuí um botão de mais opções (5) que é exibido ao passar o mouse sobre ele. Através dessa opção você poderá criar novos itens (Projetos, Pastas, Atividades, Arquivos, Riscos, Marcos, Modelos e Tópicos). Na área superior do Artia (2) estão localizadas diversas opções para acesso as principais funcionalidades do produto. Ao clicar em alguma opção a mesma será exibida na área central do Artia (3) e você poderá selecionar Visões (4) para filtrar pelos itens que você desejar visualizar. As opções selecionadas no topo do Artia (2) são sensíveis ao item selecionado na sua Treeview (1). Por exemplo: Na imagem acima estamos visualizando a Lista de Atividades da Organização Agência Boa Ideia. Caso você deseje visualizar a Lista de Atividades apenas de sua Comunidade

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01.Diretoria basta selecioná-la na área (1) e clicar sobre a opção Atividades > Atividades na área (2).

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Você poderá criar uma estrutura de acordo com a sua necessidade 1. Organização: A Organização poderá ser definida como sua empresa, um órgão público,

uma universidade ou outra entidade. 2. Comunidade: As Comunidades serão as áreas, setores ou departamentos da sua

Organização. 3. Projetos/Pastas: Dentro das Comunidades serão criados Projetos e Pastas para organizar as

informações da sua estrutura. 4. Informações: Dentro dos Projetos e Pastas você poderá criar outros itens como:

Atividades, Arquivos, Marcos, Riscos, Tópicos, Modelos e também novos Projetos e novas Pastas.

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Você poderá criar uma Organização para sua empresa, um órgão público, ou outra entidade. Para criar uma nova Organização basta clicar no botão “+Organização“(1). Acessando a opção “Editar”(3) de sua Organização será possível assinar um plano e configurar os usuários que poderão ter acesso como Líderes nas Comunidades da sua Organização. Após criar sua Organização o próximo passo é identificar as áreas, setores ou departamentos de sua empresa e criá-las como Comunidades dentro de sua Organização. Para criar uma nova Comunidade basta clicar no botão “+Comunidade“(1). Acessando a opção “Editar”(4) de sua Comunidade serão definidos os grupos de usuários e o nível de acesso que eles poderão ter sobre as informações inseridas dentro de cada Comunidade. Acima está a Organização Agência Boa Ideia e dentro as Comunidades relacionadas a empresa. Observe que os clientes também foram criados como Comunidades: Conta 01: Loja Bom Sapato Conta 02: HAL Eventos

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Dentro da Organização Agência Boa Ideia estão as seguintes Comunidades: 01. Diretoria: Nessa Comunidade serão gerenciados os projetos ligados somente à diretoria executiva da empresa como, Planejamento estratégico, Indicadores, plano de marketing etc. Nessa comunidade estarão registradas informações vitais que somente devem ser compartilhadas com o alto escalão, por essa razão é necessária ter uma Comunidade somente para esse grupo de trabalho. 02. Adm/Financeiro/RH: Nessa Comunidade serão registradas todas as rotinas ligadas ao administrativo, financeiro e recursos humanos da agência. Serão registradas pendências ligadas a Contas a pagar, Folha de pagamento e Faturamento. 03. Projetos Internos: Nessa Comunidade serão gerenciados todos os projetos internos da agência, são projetos institucionais como: a criação do site da agência, Festa de Final do Ano ou Campanha do agasalho. Nesses projetos serão envolvidos todos os colaboradores da empresa. 04. Atendimento/Comercial: A equipe de atendimento é o ponto focal da agência com o mercado e clientes, nessa Comunidade será gerenciada a agenda de prospecção e também as reuniões com a carteira de clientes sobre o andamento dos projetos. Serão registradas também todas as atividades desse grupo como elaboração de propostas, envio de layout para aprovação entre outros. Conta 01: Loja Bom Sapato e Conta 02 HAL Eventos: Essas Comunidades foram criadas para gerenciar demandas específicas relacionadas aos clientes e a agência. Cada cliente é uma nova Comunidade, pois dessa forma ele também fará parte da Comunidade acompanhando o andamento, solicitando novas demandas e avaliando as entregas.

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Escolha a Comunidade, Projeto ou Pasta onde você é Líder e deseja criar seu Novo Projeto ou Nova Pasta, clique sobre o botão de “Mais opções”(1) em seguida opção “Novo Projeto”(2) ou “Nova Pasta” (3). Um Projeto no Artia possui alguns campos a serem preenchidos que poderão ajudar a equipe no planejamento do Projeto e que poderão ser consultados com facilidade quando necessário pelos demais integrantes da equipe. Descrição: Nesse campo você vai descrever os objetivos a serem atingidos no Projeto. Justificativa: Trata-se de destacar a relevância e o motivo para que o Projeto seja realizado. Premissas: São hipóteses de situações que podem ocorrer, mas que são consideradas verdadeiras para o planejamento do cronograma do Projeto, mas cuidado toda premissa gera um Risco. Restrições: São os fatores que afetam diretamente o desempenho do Projeto. São limitações impostas internamente ou externamente ao trabalho executado pela equipe do Projeto. Participantes (Stakeholders): São as partes interessadas que podem ser influenciadas pelo Projeto, ou seja todas as pessoas envolvidas no Projeto, tanto dentro da empresa como fora. Uma Pasta no Artia possuí apenas dois campos para preenchimento o Título e Data de referência queé utilizada como base para cópia de estrutura.

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Inicialmente devemos decompor o trabalho do Projeto em partes manejáveis de forma organizada e pequena o suficiente para tornar possível a medição do progresso, mas não detalhada demais ao ponto de se tornarem Atividades. Você pode também elaborar a estrutura do seu Projeto baseada em fases ou etapas as quais serão utilizadas para agrupar as Atividades do seu Projeto bem como os participantes dele. Um Projeto é colaborativo e cada fase ou Atividade poderá conter participantes diferentes. O exemplo acima foi estruturado da seguinte forma:

1. Cliente informa os dados da campanha para o Atendimento. 2. Atendimento desenvolve o Briefing e envia ao Planejamento para planejar a campanha. 3. Planejamento retorna ao Atendimento para aprovação com o Cliente. 4. Após a aprovação do Cliente o planejamento é enviado para a Criação para gerar o mote e layout da campanha. 5. Criação retorna ao Atendimento para aprovação com o cliente. 6. O Cliente aprovando, a Criação enviará o material aprovado para Produção e Mídia para Produção gerar as peças e Mídia contratar fornecedores para a veiculação. 7. Produção e Mídia enviam tudo para o Atendimento coletar aprovação final com o Cliente; 8. Após o Cliente aprovar e Atendimento lança a campanha. 9. Atendimento monitora a campanha e gera os relatórios finais de mensuração do resultado junto com o cliente.

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Será necessário identificar as ações a serem realizadas para produzir as entregas e atender o escopo do Projeto e organizá-las por etapas. Você poderá criar Atividades no Artia através de três opções: Nova Atividade: Clique sobre o botão de opções do Projeto ou Pasta desejado na Treeview em seguida opção Nova Atividade (1). Novo: Selecione um Projeto ou uma Pasta na Treeview em seguida clique sobre Atividades>Atividades na barra superior do Artia. O botão Novo (2) será exibido para criar uma Nova Atividade. Novos: Selecione um Projeto ou uma Pasta na Treeview em seguida clique sobre Atividades>Atividades na barra superior do Artia. O botão Novos (3) será exibido. Essa opção exibe janela para criar várias Atividades em uma única operação, bastando informar: Título da Atividade; Data de Início Estimado; Data de Término Estimado; Esforço Estimado; E-mail do responsável pela Atividade.

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Título: Título da Atividade a ser realizada. Descrição: Detalhamento da Atividade. Categorias: Campo utilizado para classificação das Atividades auxiliando na organização das mesmas. Data de Início e Término Estimado: Estimativa de data de Início e Término da Atividade deverá ser definida com base no cronograma do Projeto e é essencial para gerenciar e acompanhar o andamento das Atividades; Esforço Estimado: Estimativa da quantidade de horas que a Atividade levará para ser finalizada, importante para avaliação do andamento real da Atividade. Responsável: Pessoa responsável pelo andamento e conclusão da Atividade. Participantes: Pessoas que participam de alguma forma na Atividade, mas que não respondem diretamente por ela. Data de Início e Término Real: O campo Data de Início Real é preenchido automaticamente com a data do primeiro apontamento de horas realizado na Atividade e a Data de Término Real é preenchida quando a Atividade for encerrada assumindo o valor da data do último apontamento de horas realizado na Atividade. Esforço Real: Armazena o total de horas apontadas na Atividade.

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Atividades vinculadas: Você poderá definir outras Atividades como Predecessoras ou Sucessoras da sua Atividade. Com a dependência definida a opção Cálculo de Atividades poderá ser utilizada para que suas Atividades sejam calculadas automaticamente caso ocorra algum atraso no seu Projeto. Tags: São etiquetas pessoais utilizadas para classificação de suas Atividades. Essa classificação é visível apenas para o seu usuário, desta forma outros usuários não tem acesso a sua classificação. A Tag My day já vem criada automaticamente e ela tem a função de adicionar as Atividades com ela marcadas na área Meu Dia. Através dessa área você poderá executar suas Atividades com o auxílio de duas técnicas de produtividade: To-Do e Pomodoro. Comentar: Opção disponível para realização de comentários nas Atividades. Apontar: Opção muito importante para realizar a gestão das Atividades e do Projeto como um todo. Utilizada para indicar a quantidade de horas realizadas por você na Atividade, essa opção complementa o preenchimento dos campos Início Real, Término Real e Esforço Real da Atividade. Status: Opção para encerrar ou reabrir a Atividade.

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Caminho para acesso: Opção Atividades -> Atividades localizada na barra superior do Artia. O prazo para execução é um fator que deverá ser acompanhado de perto para que as Atividades sejam executadas de forma correta e no tempo previsto. O Artia possui diversas formas para realizar esse acompanhamento. As Visões auxiliarão na visualização das Atividades do seu Projeto. Você poderá visualizar Atividades atrasadas, em aberto agrupado por responsável, Atividades sob sua responsabilidade, entre outras. Você também poderá criar uma nova visão de acordo com a sua necessidade e exportar suas atividades para um relatório .CSV.

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Caminho para acesso: Opção Atividades -> Gantt localizada na barra superior do Artia. O gráfico de Gantt possibilitará acompanhar o andamento das Atividades ao longo do tempo. O progresso de cada Atividade é demonstrado através do apontamento de horas. Você também poderá alterar o prazo das Atividades exibidas bastando arrastá-las para o período desejado. Para que as Atividades sejam exibidas no Gantt será necessário preencher os campos: o Início Estimado o Término Estimado o Esforço Estimado

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Caminho para acesso: Opção Atividades -> Alocação de Equipe localizada na barra superior do Artia. A Alocação de Equipe proporciona a você uma visão geral sobre a agenda de cada recurso do Projeto, para isso basta selecionar o período desejado e os recursos os quais você gostaria de visualizar a agenda.

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Caminho para acesso: Opção Home -> Resumo localizada na barra superior do Artia. O Resumo exibe graficamente o status real do seu Projeto, dessa forma você conseguirá visualizar as Atividades pendentes, concluídas ou atrasadas e identificar os responsáveis por cada uma dessas Atividades de forma rápida.

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Caminho para acesso: Opção Home -> Timeline localizada na barra superior do Artia. Através da Timeline você poderá acompanhar todas as movimentações realizadas na sua Organização. Além dessa opção você também recebe por e-mail todas as movimentações realizadas por outros usuários em itens que você participa.

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Caminho para acesso: Opção Meu Dia localizada na barra superior do Artia. Utilize a área Meu Dia para controlar e priorizar as Atividades que você precisa executar ou acompanhar. Nessa área você poderá executar suas Atividades com o auxílio de duas técnicas para aumento de produtividade: To-Do e Pomodoro.

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O Artia também está disponível para celular. Com o aplicativo mobile, o Artia se torna ainda mais completo, permitindo que você gerencie suas Atividades em qualquer lugar. Para instalar basta procurar por Artia no Google Play ou Apple.

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Caminho para acesso: Opção Projetos -> Modelos localizada na barra superior do Artia. A cada novo cliente adquirido pela Agência Boa Ideia uma nova Comunidade e um novo Projeto é criado. Na maioria dos casos a estrutura de cada novo Projeto é semelhante. Para agilizar o processo de estruturação desses Projetos, Modelos poderão ser definidos. Para criar e utilizar um Modelo é bem simples, basta clicar sobre o botão de opções do Projeto (1) e em seguida clicar sobre opção Criar Modelo (2). O Modelo será criado e para utilizá-lo será necessário criar um novo Projeto ou uma nova Pasta e selecionar a opção Utilizar Modelo (3).

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O Artia utiliza de várias boas práticas de segurança de aplicativos Web para garantir a segurança da sua informação.

Além disto, você não precisa mais se preocupar em ocupar espaço no servidor na empresa, nem no seu computador, pois com uma conexão a internet ele acessa o Artia de qualquer lugar. O Artia possui vários procedimentos que garantem total segurança das suas informações, tais como: • Acesso via ambiente seguro (https://) com SSL; • Arquitetura Cloud Computing permite total escalabilidade; • Tratamento de acesso através de 4 níveis de usuário (Líder, Colaborador, Restrito e

Cliente); • Controle de injeção de código malicioso; • Backup constante dos dados e a função “exportar” para que o usuário possa extrair suas

informações a qualquer momento.

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