1. O QUE É O APLICATIVO

O Sistema de Informação para a Infância e a Adolescência (SIPIA)*** propõe a criação de uma base de registro e tratamento de informações sobre a garantia dos direitos fundamentais preconizados pelo Estatuto da Criança e do Adolescente (Lei 8.069/90), colocando-se, pois, como um instrumento para a ação dos Conselhos Tutelares e dos Conselhos de Direitos nos níveis municipal, estadual e federal.

O SIPIA fundamenta-se no Estatuto e tem três objetivos primordiais:

- operacionalizar na base a política de atendimento dos direitos, ou seja, possibilitar a mais objetiva e completa leitura possível da queixa ou situação da criança ou adolescente, por parte do Conselho Tutelar;

- encaminhar a aplicação da medida mais adequada com vistas ao ressarcimento do direito violado não permitindo que a criança ou o adolescente permaneçam sob violação;

- subsidiar as demais instâncias – Conselhos de Direitos e autoridades competentes – na formulação e gestão de políticas de atendimento.

Este manual destina-se a orientar os conselheiros tutelares no uso do sistema.

*** fonte – Companhia de Processamento de Dados do Estado do Rio Grande do Sul – PROCERGS

2. INFORMAÇÕES GERAIS

Ao preencher os campos das telas não digitar caracteres especiais.

Exemplo: Ao preencher um campo de endereço, digite assim Rua Napoleão Silva, 65 e não Rua Napoleão Silva N° 65.

Ao preencher um campo data digite o ano com quatro dígitos.

Os campos do tipo , sempre possuem opções para serem selecionadas e não digitadas. Para selecionar uma opção clique sobre a seta e escolha uma das informações apresentadas.

Para mudar de campo utilize a tecla TAB ou clique com o mouse no início do campo desejado. Dê preferência à tecla TAB que posiciona corretamente no próximo campo a ser preenchido.

Os campos são campos fixos e aparecem com fundo cinza, não permitindo digitação nem seleção.

Quando aparecer uma tabela do tipo , clique sobre o sinal ´+´para

encontrar os sub-itens relativos ao assunto referenciado. Exemplo: , clique no sinal ´+´ e outras opções irão

aparecer

Clicando sobre o sinal ‘-‘, o sistema fecha as opções do item.

O usuário do sistema deve estar atento na hora de cadastrar ou alterar os dados. Cuidar para sair das janelas clicando sempre no botão Fechar ou Ok; saindo pelo x, o SIPIA fecha descartando o registro feito.

3. FUNÇÕES DO APLICATIVO

3.1. AGENDA

Ao acessar o sistema é apresentada a tela contendo a agenda:

Ela serve para controlar o acompanhamento dos fatos, não permitindo o seu atraso e, também, como agenda de trabalho para lembretes ou mensagens aos demais conselheiros.

Nesta tela existem quatro abas com as funções de:

Acompanhamentos Vencendo Hoje

Acompanhamentos Vencidos

Registro Civil Pendente

Anotações

Como exemplo vamos criar uma anotação para deixar como mensagem.

Selecionar a aba anotações:

Clique em Agenda e em seguida em Nova anotação. É apresentada a tela:

No campo Mensagem digite a mensagem que deseja deixar registrada na agenda. No campo Para selecione o nome do conselheiro para o qual deseja deixar a mensagem (pode ser um determinado conselheiro ou para todos os conselheiros). Clique no botão OK.

Aparece a tela da agenda com todas as mensagens existentes:

Querendo visualizar uma das mensagens inteira, clique, com o botão direito do mouse, sobre a mensagem desejada, selecionando a opção Editar mensagem, a mensagem será exibida completa.

Não se desejando conservar o registro, acione o botão direito do mouse sobre o mesmo e selecione a opção Excluir mensagem; abrindo-se a janela de confirmação de exclusão, basta selecionar o sim e a mensagem será removida.

3.2. TABELAS

O sistema SIPIA necessita de uma infra-estrutura que ofereça a retaguarda no registro dos fatos e aplicação de medidas. Por este motivo, necessitamos criar tabelas e mantê-las atualizadas.

A maneira mais simples para acessar as tabelas é acionando a pastinha amarela do canto superior esquerdo da tela. Clicando em Tabelas, o sistema abrirá opções para todas as tabelas existentes.

3.2.1 Bairro

Para cadastrar bairros e sub-bairros nas tabelas do sistema clique no menu Arquivo/Abrir/Tabelas/Bairros (ou clique na pastinha amarela, Tabelas e Bairros). É visualizada a tela:

Para verificar os bairros já cadastrados clique no botão Pesquisar.

Para incluir um novo bairro e/ou sub-bairro na tabela clique no botão Novo. Uma nova janela é aberta. Preencha os campos:

Nome – com o nome do bairro ou sub-bairro a ser cadastrado.

Área – marque o campo Urbana ou Rural. Ao marcar a opção Urbana, deverá ser cadastrado um bairro ou sub-bairro. Ao marcar a opção Rural, deverá ser cadastrado um Distrito ou Povoado.

Tipo – selecione uma opção:

− Bairro ou Sub-bairro (por exemplo, um conjunto habitacional) quando se tratar de área urbana. Caso esteja cadastrando um sub-bairro será solicitado o campo Pertence ao Bairro - selecione neste campo o bairro ao qual o sub-bairro pertence.

−Distrito ou Povoado (em caso de área rural). Caso esteja cadastrando um povoado será apresentado o campo Pertence ao Distrito - selecione neste campo o Distrito do qual o povoado faz parte.

Descrição – Digite as informações adicionais (como localização, ou outra informação relevante), se desejar, a respeito do bairro (ou sub-bairro) ou distrito (ou povoado) que está sendo cadastrado.

Clique no botão Ok para confirmar a inclusão ou Cancelar para desistir da inclusão do bairro ou sub-bairro na tabela do sistema.

3.2.2. Conselheiros Tutelares

Para cadastrar um novo Conselheiro Tutelar na tabela do sistema, clique na pastinha amarela, Tabelas e Conselheiros Tutelares. É apresentada a tela:

Antes de cadastrar um novo conselheiro, clique no botão Pesquisar e verifique quantos conselheiros já estão cadastrados; caso já existam cinco em exercício, adote o seguinte procedimento:

Selecione o conselheiro cujo mandato terminou, clicando sobre seu nome. A seguir, dê um clique sobre Trocar Situação.

O sistema irá pedir a confirmação do afastamento:

Clique em sim e o conselheiro passará para a função de afastado.

Para efetuar o cadastro do novo conselheiro, clique no botão Novo. É apresentada uma nova tela para preenchimento dos dados:

CPF – informe o número do CPF do conselheiro a ser cadastrado

Nome – informe o nome do conselheiro a ser cadastrado

Nome do Usuário – O sistema informa, automaticamente, depois de digitar o nome do Conselheiro Tutelar (anote este nome para ser utilizado no momento de definir a senha para o usuário); caso o usuário queira mudar o nome de acesso ao sistema, poderá fazê-lo neste

momento, trocando o primeiro nome para o segundo, ou utilizando um apelido; depois do cadastro incluído, não é mais possível alterar o nome do usuário

Endereço – informe o nome da rua e número onde reside o conselheiro

CEP – informe o código de endereçamento postal referente ao endereço de residência do conselheiro.

Cargo do Conselheiro – selecione o cargo do conselheiro: presidente, titular ou substituto (é quando a pessoa assume em substituição a outra que se afastou do Conselho)

Profissão – selecione a profissão do conselheiro.

Instrução – Selecione o grau de instrução do conselheiro que está sendo cadastrado.

Data de nascimento – digite o dia mês e ano (com quatro dígitos) de nascimento do conselheiro que está sendo cadastrado ou clique em , situado ao lado do campo data e na nova janela apresentada selecione o mês o ano e o dia de nascimento.

Sexo – selecione o sexo do conselheiro.

Situação – selecione a situação de exercício do cargo de conselheiro, normalmente o programa já assume.

Data da posse – digite o dia mês e ano (com quatro dígitos) da posse do Conselho (sempre a data de posse do Conselho, mesmo quando um conselheiro assume no meio do mandato, em substituição a outro) ou clique em , situado ao lado do campo data e na nova janela apresentada selecione o mês o ano e o dia da posse.

Clique no botão Ok. O sistema retorna a tela anterior:

Para definir a senha no Sistema (ou para alterar a senha)

Selecione o nome do conselheiro que está sendo cadastrado e clique no botão Inicializar Senha.

Feche o sistema e abra novamente através do ícone .

Digite o nome de usuário e dê um Enter.

Aparecerá a seguinte janela:

Nome do usuário – o sistema informará o nome do usuário digitado no início

Senha – na primeira vez, não é necessário informar a senha, pois ainda não foi criada.

Nova Senha – informe a senha escolhida.

Confirme nova Senha – Repita a senha para confirmação.

Clique no botão Ok ou tecle Enter.

O SIPIA abrirá para uso e a senha estará registrada.

3.2.3. Órgãos Locais

Órgão Local é o órgão existente no município, com o qual o Conselho Tutelar pode manter contato em suas atividades, mas para os quais não se faz encaminhamento de medidas. São, portanto, órgãos que não possuem programas e, assim, não atendem medidas. Estão incluídos, nesta categoria, as delegacias de polícia, a polícia militar, o Ministério Público e os diversos Conselhos.

Para cadastrar órgãos locais nas tabelas do sistema, clique no menu Arquivo/Abrir/Tabelas/Órgãos Locais. É apresentada a tela:

Para saber quais órgãos estão cadastrados clique no botão Pesquisar.

Para incluir um novo órgão no cadastrado, clique no botão Novo. Preencha os campos referentes ao cadastro do órgão desejado na nova tela apresentada e clique no botão Ok para confirmar ou Cancelar para desistir do cadastramento.

Para apagar um órgão cadastrado, clique sobre o órgão que deseja retirar do cadastro e clique no botão Excluir.

3.2.4. Entidades de Atendimento

Entidades de Atendimento são as entidades inscritas no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas – CNPJ (o conhecido CGC) e que possuem programas para atendimento das medidas. São instituições que patrocinam e/ou coordenam os programas e respectivas medidas.

Para cadastrar uma Entidade de Atendimento nas tabelas do sistema, clique na pastinha amarela, Tabelas / Entidades de Atendimento. É apresentada a tela:

Clique no botão Pesquisar, se necessita saber quais entidades de atendimento estão cadastrados

Para incluir uma entidade de atendimento no cadastro, clique no botão Novo. Na nova tela apresentada, preencha os campos referentes à entidade que pode ser do município ou não (caso de entidades que atuam em uma região, estado ou em todo o país, ou, ainda, entidades internacionais).

O número do CGC da entidade deverá ser o verdadeiro. Procure preencher corretamente o endereço, telefone e o nome do responsável (no caso da prefeitura, será o nome do prefeito).

O número de registro deve ser obtido no CMDCA do município e, quando se tratar da prefeitura, informar o número da lei que criou o município.

Definir, de forma bem abrangente, o serviço ou serviços prestados pela entidade, no local.

Observe que esta tela possui três abas:

Na aba Geral - preencha os campos conforme descrito e passe para a próxima aba: Áreas de Atuação.

Clique no botão Adicionar. Aparece a tela:

Selecione a(s) área(s) de atendimento que está(ão) sendo cadastradas para a entidade, da seguinte forma:

Clique sobre a área de atendimento a ser incluída e em seguida clique no botão . Proceda desta maneira até incluir todas as áreas desejadas. Em seguida, acione o botão Fechar.

Se foi selecionada indevidamente uma das áreas, basta clicar em cima dela e devolver com o botão no sentido contrário.

Vá para a próxima aba: Programas.

Programas são os diversos projetos existentes no município e que têm a função de execução das medidas. É para onde o Conselho Tutelar faz o encaminhamento para atender as medidas a serem aplicadas a criança/adolescente.

Inclua um novo programa através do botão Novo, dentro da entidade a que ele pertence.

Será visualizada a tela para o cadastramento:

Na aba Geral preencha todos os campos solicitados. O sistema traz alguns dados da entidade a que pertence o programa. Verifique se esse programa funciona no mesmo local e se o responsável (contato) pelo programa é o mesmo. Sendo outros os dados, altere para as informações corretas. Selecione o turno em que o programa atende (diurno = manhã + tarde e integral = manhã + tarde + noite) e o tipo de cliente.

Em seguida clique na aba Medidas Aplicáveis. Na próxima tela apresentada, clique no botão Adicionar. É muito importante a seleção correta das medidas que cada programa atende, pois sem isso, não se consegue fazer um encaminhamento adequado.

A tela seguinte será vista:

Selecione todas as medidas aplicáveis à criança/adolescente que esse programa atende.

Da mesma forma, selecione todas as medidas aplicáveis aos pais e responsáveis, conforme exemplo tela abaixo:

Após a seleção das medidas desejadas clique no botão Fechar.

Na tela seguinte clique na aba Faixa Etária.

Cadastre todas as faixas etárias que o programa atende, selecionando a respectiva faixa e, em seguida, clicando no botão Adicionar. Após cadastrar todas as idades clique no botão Ok.

Quando o programa atende a todas as faixas etárias, esta parte pode ficar em branco, isto é, não é obrigatório o seu preenchimento.

Para incluir outros programas na mesma entidade selecione o botão Novo e repita todas as operações anteriores, até todos os programas daquela entidade estarem registrados.

Quando é criado um programa novo no município, basta abrir a entidade a que ele pertence, selecionar a aba de programas e clicar em Novo. Repetir o procedimento descrito acima.

Não esquecer de alterar os nomes dos responsáveis pela entidades e pelos programas, quando outras pessoas assumirem os respectivos postos. O mesmo vale para mudança de endereço ou telefone.

3.2.5. Imprimindo Tabelas

Qualquer tabela existente no sistema pode ser impressa, auxiliando no trabalho diário do conselheiro.

Para acessá-las clique no menu Arquivo/Abrir/Tabelas (ou pastinha amarela e Tabelas) e escolha a Tabela desejada, conforme exemplo a Seguir:

Ao acessar uma das opções fica disponível a referida tela. No exemplo abaixo foi escolhido Agente Violador:

Selecione o item desejado e clique no botão Imprimir.

3.3. CADASTRANDO UM FATO

Para cadastrar um fato clique na pastinha branca do canto superior esquerdo da tela e selecione Novo fato.

Imagine o seguinte exemplo de ocorrência denunciado no Conselho Tutelar: Escola denuncia que determinada aluna está faltando às aulas e permanecendo em frente ao estabelecimento com usuários de drogas.

Preencha todos os campos da tela. Em situações em que não se conhece o verdadeiro nome de criança/adolescente, registrar o nome que foi informado pelo denunciante. Clique no botão Providência Imediata.

Aparecerá esta janela:

Registradas as providências, clique no botão Ok. O sistema retorna a tela inicial. No canto direito da tela, campo Direito, assinale o tipo de direito da criança que foi violado, se individual (como neste caso) ou coletivo e clique no botão . Ver-se-á esta tela:

Corrija o Nome, se necessário e informe a Data de Nascimento. O campo idade é preenchido automaticamente. Acione o botão Localizar.

Neste caso o sistema está avisando que não existe nenhuma criança/adolescente, com o nome informado cadastrada no sistema, clique sobre o botão Sim, para efetuar o cadastramento dos dados.

Esta tela possui duas abas. Na primeira aba Identificação preencha todos os campos informando os dados referentes à criança/adolescente:

Clique sobre a segunda aba Outros Dados. É apresentada a tela:

Preencha os dados solicitados na tela e clique no botão OK.

O sistema retorna a tela inicial de cadastramento do fato.

Clique na aba Direitos Violados. Na nova janela clique no botão Adicionar:

Na tabela apresentada clique no sinal + Vida e Saúde.

.

É aberto um novo rol de opções:

Neste caso, vamos selecionar o sinal de + em .

É apresentada a tela:

Ao selecionar Dependência Química (substâncias) a definição é mostrada na parte inferior da tela. Clique no botão Adicionar, uma nova tela é apresentada:

Para selecionar o Agente Violador clique no sinal de + um novo rol de opções é apresentado:

Selecione Cr/Ad.Viol. Seu Próprio Direito. É apresentada a tela de aviso:

Clique no botão Sim e no botão Fechar. O sistema retorna a tela inicial de Direitos Violados. Procure nas tabelas todos os direitos violados a serem cadastrados para este fato e após adicionar todos clique no botão Fechar.

Na continuidade, selecione a aba Medidas

Clique no botão Adicionar Adequada. É visualizada a tela:

Apresentada uma nova tela contendo tabelas, escolher a opção apropriada acionando o sinal de + e onde serão encontras as medidas a serem aplicadas para o fato:

Escolha as medidas aplicáveis ao fato e, para cada medida, clique no botão Adicionar. Por fim, clique no botão Fechar.

Após selecionadas as medidas para o fato, clique na linha de descrição de cada medida por vez, e acione o botão Aplicar, com o objetivo de gerar ofício de encaminhamento para o programa que atenderá tal medida. O sistema mostrará a tela:

Escolha um dos programas apresentados que atendem a medida a ser aplicada e clique no botão Aplicar (no exemplo foi escolhida Escola Tia Carol):

Observe os campos:

Freqüência de acompanhamento – selecione a opção referente à periodicidade que o conselheiro deverá efetivar o acompanhamento.

Forma de Acompanhamento – selecione de que forma a escola deverá comunicar o conselheiro sobre a freqüência da aluna.

Observações – Digite neste campo dados que julgar importantes para entender a medida e seu acompanhamento.

Clique no botão OK. Aparece uma nova janela:

O nome do responsável pelo programa é informado automaticamente. Registre, cuidadosamente, o motivo do encaminhamento para o programa e que poderá ser utilizado no ofício, para maior clareza. Clique no botão OK. O Ofício é apresentado na tela.

Nesta fase é possível alterar o ofício e acrescentar textos registrados anteriormente.

Se for interessante trazer uma descrição feita antes, clicar na barra de Variáveis, localizada logo acima do ofício e selecionar a fonte de onde se deseja o texto, por exemplo, o Motivo descrito na preparação do ofício:

Clicar sobre o Motivo, depois sobre os botões Adicionar e Fechar. O respectivo texto será acrescentado ao ofício, no ponto onde foi deixado o cursor. Caso se queira trazer a descrição feita do fato, seleciona-se, em Variáveis, o Fato e, depois, a Descrição do fato; a seguir, Adicionar e Fechar.

Quando o conselheiro desejar emitir o ofício posteriormente, deverá clicar no botão e o sistema apresentará uma tela de aviso:

Neste caso, a aplicação da medida ficará pendente e o ofício poderá ser modificado mais tarde.

Caso o conselheiro deseje emitir o ofício, neste momento, deverá clicar no botão e o sistema apresenta a tela de aviso:

Reler todo o ofício para ver se está correto e se descrita adequadamente a solicitação.

Acionando o Sim, e o ofício será emitido definitivamente, não podendo mais ser alterado. O sistema perguntará se deseja imprimir e o conselheiro escolherá sim, imprimindo o ofício, assinando e enviando ao respectivo programa.

3.3.1. Como acompanhar as medidas.

Após o “fato” ter sido cadastrado no sistema e aplicadas todas as medidas necessárias, deve-se fazer o acompanhamento da medida. Passado o período para acompanhamento definido na aplicação da medida, o sistema irá cobrar uma ação. Se a medida ainda não foi atendida adequadamente, registrar a situação com um novo acompanhamento.

Esse registro pode ser feito selecionando a medida e clicando sobre Acompanhamento e a seguir, Novo.

.

Para o nove acompanhamento, aparece a tela:

Faça as anotações pertinentes; o sistema aguardará um novo período para cobrar o acompanhamento.

Se a medida já foi atendida, podemos encerrar essa medida. Clique no botão Encerrar Medidas. Esta janela aparece em seguida:

Digite o atendimento feito e os motivos para o encerramento da medida. Em seguida clique no botão Ok e na próxima tela clique em Fechar.

Quando todas as medidas estiverem encerradas, no momento do OK na tela do fato, o aplicativo apresenta a mensagem de aviso, solicitando o encerramento do fato. Para confirmar clique em Sim e automaticamente o fato será encerrado de forma normal.

Obs.: Sempre que o sistema é aberto, irá apresentando na agenda as medidas vencidas ou vencendo na data, onde deverá ser dado novo acompanhamento, ou encerrar a medida se for o caso, conforme foi mencionado anteriormente.

IMPORTANTE – Todas as anotações, feitas durante o registro do fato, aparecerão no relatório da criança / adolescente, sendo assim, escreva clara e corretamente.

3.3.2. Outras formas de encerramento de um fato

Há situações em que não é possível, ou não se deseja a continuidade do atendimento de um fato. Para estes casos temos outras formas de encerramento, com significado de cancelamento. Apela-se para esse procedimento quando se fez um registro errado, denúncia indevida, criança ou adolescente morreu e outras ocorrências. Para fazer esse cancelamento, clique em Fatos (primeiro bonequinho da coluna de figuras à esquerda), Pesquisar, ache o fato em questão na lista apresentada e clique sobre o mesmo com o botão direito do mouse. Selecione a última opção Encerrar Fato. Será visualizada a janela com Motivo do Encerramento:

Selecione o motivo porque deseja cancelar o registro do fato e clique no botão OK. O fato aparecerá encerrado pelo motivo escolhido.

3.3.3. Mesma criança com novo fato

Fazendo-se novo atendimento a criança / adolescente já cadastrado no sistema, devemos acrescentar esse atendimento ao mesmo registro da criança feito no sistema.

Clique com o botão direito do mouse em cima do fato anterior e selecione Novo Fato. Aparecerá a mesma tela da primeira ocorrência, a qual deve ser preenchida de forma usual:

Quando acionado o botão de Cadastro Cri/Ado..., informar a data de nascimento correta da criança e clicar Localizar.

Diferentemente da primeira vez, o sistema encontra o registro da criança. Clique sobre o registro encontrado e veja que foi habilitado o botão Adicionar.

Clique sobre o mesmo. Aparecerá o cadastro existente no sistema:

Verifique se os dados ainda são os mesmos e corrija, se necessário (endereço e outras informações). Confira, também, os Outros Dados, depois clique em OK. Pronto, o novo fato está associado à mesma criança.

O registro dos direitos violados, escolha das medidas, aplicação de medidas e acompanhamentos são feitos da mesma forma que o primeiro atendimento.

3.3.4. Segunda via de Certidão de Nascimento

Quando acontecer de uma criança ou adolescente perder sua certidão de nascimento por extravio ou dano, pode-se pedir a segunda via, conforme o seguinte roteiro:

Abra os fatos através do botão e selecione a opção Pesquisar. Procure o nome da criança que necessita da certidão:

e clique em cima com o botão direito do mouse:

Selecione a opção Ofício, abra o item Requisição de Serviços e selecione Requisição de Cert. De Nascimento:

Clique no botão OK; complemente as informações do Destinatário colocando o nome do Cartório para onde será encaminhada a solicitação a acione o OK:

O sistema trará o ofício:

Não esqueça de Colocar o nome do Cartório e o tipo de certidão solicitada, no caso, Certidão de Nascimento:

Agora o ofício está pronto. Emita-o, assine e envie ao Cartório, ou encaminhe para que o serviço social de seu município o faça.

Esse pedido pode ser feito independentemente se o fato encontra-se aberto ou encerrado.

Nos casos em que a solicitação é feita sem a criança estar cadastrada no SIPIA, pode-se executar o pedido abrindo Ofícios, selecionando Novo Ofício e depois, o mesmo roteiro: Requisição de Serviços e Requisição de Certidão de Nascimento. Nesta situação todos os dados do ofício necessitam de preenchimento, pois o sistema não possui os dados da criança.

3.3.5. Fato coletivo

Quando uma ocorrência viola, coletivamente, os direitos de um grupo de crianças/adolescentes e deverão ser aplicadas medidas genéricas para resguardar esses direitos, registramos um fato coletivo.

Atenção: vários irmãos com direitos violados, não constituem um fato coletivo, pois os mesmos serão atendidos individualmente, sendo aplicadas medidas específicas para cada um.

Imagine que a instalação elétrica da Escola São Gabriel teve um curto circuito e como as salas não possuem iluminação suficiente, as crianças estão sem aula. Abra a pastinha branca e selecione Novo fato:

Preencha todos os dados e selecione Direito . Coletivo. Clique em Cadastro Grup/Com...

Acione Localizar e, da mesma forma que no Direito Individual, o aplicativo irá ou não encontrar o cadastro, neste caso, do grupo (Alunos da Escola São Gabriel). Clique Sim para cadastrar o grupo se ainda não existir no sistema e registre os dados:

Selecione o tipo: Coletivo, que é o caso, por se tratar de um grupo definido de crianças, ou Difuso, quando o grupo não está bem identificado (por exemplo, crianças de um bairro ou de uma comunidade). Clique em OK.

Clique na aba de Direitos violados e selecione como nos casos anteriores, e, após, clique em Fechar.

Faça o mesmo com as medidas:

Feche após selecionar as medidas adequadas e aplique:

Neste caso, como não temos a Secretaria Municipal da Educação cadastrada e, também não se trata de um programa, mas de um órgão local, preencha os dados do responsável a quem se destina a requisição do serviço e o motivo (este deve ser bem descrito, pois este tipo de ofício é bem genérico e a pessoa que irá recebê-lo deve entender exatamente o que se está pedindo).

Verifique o endereçamento, preenchendo os dados necessários. Releia o ofício para ter certeza da correção das informações e de que a pessoa a recebê-lo irá entender exatamente o que se está pedindo. Emita, assine e encaminhe à pessoa responsável.

Na sequência, repita o procedimento dos outros casos: acompanhe o desenrolar dos acontecimentos, faça os registros de acompanhamento e encerre a medida quando for executada. Assim, estará encerrado o fato.

3.4. UNIFICANDO FICHAS

Há situações em que, por erro de grafia do nome de criança/adolescente, ou data de nascimento incorreta, o aplicativo não identifica a criança ou o adolescente já cadastrados o que faz com que se registre um novo cadastro como se fosse o primeiro, passando a existir dois cadastros da mesma criança; para esses casos o sistema permite a unificação.

Para unificar as fichas clique no menu Ferramentas (na parte de cima da tela), depois, Unificação de Crianças/Adolescentes. Esta tela é visualizada:

Clique no botão Localizar, uma janela mostrará todos os nomes cadastrados no aplicativo. Conforme exemplo abaixo:

Selecione o nome que deverá ser excluído do cadastro por ter sido registrado indevidamente e clique no botão Próximo.

Selecione o nome que irá ser mantido no cadastro e que receberá os atendimentos associados ao cadastro errado, clique no botão Próximo. É apresentada a tela para comparação dos dados, conforme o exemplo abaixo:

Verifique atentamente as informações da tela e se realmente desejar unificar clique no botão Concluir . Lembre: a primeira ficha irá desaparecer do cadastro – o aplicativo não distingue os nomes, portanto muita atenção ao concluir a unificação.

Se estiver tudo correto efetive a unificação das fichas, caso contrário clique no botão Anterior para retornar à tela anterior e selecionar outro nome, ou no botão Cancelar, para desistir da operação.

3.5. RELATÓRIO DA CRIANÇA/ADOLESCENTE

Quando é solicitado, pelo juiz ou promotor, o relatório do atendimento de criança / adolescente, basta imprimir as três fichas oferecidas pelo aplicativo SIPIA. O primeiro ícone da barra vertical esquerda oferece as fichas 1 e 3, respectivamente, registro inicial e descrição do atendimento.

Para imprimir esses dados clique no ícone e o aplicativo apresenta a tela para localizar o fato desejado. Clique no botão Pesquisar e, em seguida selecione, com o botão direito do mouse, o nome da criança/adolescente cujo relatório deve ser emitido e clique em Imprimir. Aparecerá esta janela:

Marque a opção – Ficha 1 e clique no botão Imprimir.

Aparecerá o relatório do registro inicial do atendimento; basta clicar sobre o símbolo da impressora e listar o documento. Depois fechar no x voltando para a janela anterior.

Marque agora a opção – Ficha 3 e clique no botão Imprimir.

Agora será visualizado o relatório sobre as violações e medidas aplicadas:

Repita o procedimento de imprimir e fechar a ficha no x, como na opção anterior, voltando, ao final, à janela de escolha das fichas:

Clique no botão Fechar.

A ficha 2 é a identificação da criança/adolescente. Nela aprecem os dados sobre a criança e a relação dos atendimentos feitos pelo Conselho Tutelar.

Clique no ícone e, depois, no botão Pesquisar, selecione a criança/adolescente desejado, com o botão direito do mouse, e clique em Imprimir. O sistema exibirá a ficha 2 que deve ser impressa da mesma maneira que as demais:

Estas três fichas constituem o relatório a ser enviado para a autoridade solicitante.

3.6. RELATÓRIOS

Para gerar relatórios, clique no ícone

É apresentada a tela:

Abra as opções de relatório, por assunto que lhe interesse, clicando sobre o +; selecione o relatório desejado e clique OK. Os diversos relatórios apresentados podem, também oferecer várias combinações:

Faça a combinação desejada e clique em imprimir.

Alguns relatórios oferecem opção de visualização dos dados em gráficos. Não desejando a impressão deste, desmarque a opção Imprimir o gráfico?

Quando for solicitado um relatório abrangendo o trabalho do Conselho Tutelar, verifique, de todas as possibilidades, a mais adequada para atender a solicitação.

3.7. BACKUP

O backup é uma cópia de segurança de todas as informações registradas no computador do Conselho. Sua execução é muito importante para a eventualidade da máquina apresentar defeito e todos os sistemas necessitarem ser reinstalados. Nessa situação, o backup garante que o trabalho dos conselheiros não foi perdido, até a data em que foi executado o procedimento de sua geração.

3.7.1. Gerando o backup

Normalmente o sistema está programado para exigir mensalmente o backup. do SIPIA, porém, é aconselhável fazer pelo menos uma vez por semana uma cópia para guardar no Conselho.

Para gerar o backup clique em Ferramentas/Backup/Geração. É apresentada a tela:

Clique e Iniciar e grave o backup no disco rígido (é o disco que está instalado dentro do computador). Depois, faça o mesmo, selecionando, desta vez, Mídia removível que é o disquete:

Clique em Iniciar e deixe gravar o backup.

O disquete, devidamente identificado, deverá ser guardado em local seguro para uso em eventuais problemas no computador.

Um vez por mês é necessário fazer mais uma cópia para mandar ao IASP (pode ser via Escritório Regional)

3.7.2. Restaurando o backup

Se o SIPIA, por algum motivo, teve de ser reinstalado, recupere os dados fazendo a restauração do backup. Nesta caso, entre em Ferramentas/Backup/Restauração.

Pode trazer os dados do seu disco rígido, se estiver íntegro, selecionando a data mais recente. Caso o arquivo tenha sido perdido, selecione Mídia removível e coloque o disquete da última gravação feita:

Clique em restaurar; esta tela será visualizada:

Clique em Todos e OK. Faça o mesmo na janela de Documentos.

Confirme a restauração do backup, selecionando Sim. Aguarde o término da recuperação dos dados e acione Fechar para encerrar o procedimento. Seus dados foram copiados para dentro do aplicativo.

3.8. COMO ALTERAR A SENHA

Caso deseje alterar a senha já cadastrada clique no menu Ferramentas/Segurança/ Alterar Senha. É apresentada a tela:

Preencha os campos abaixo da seguinte forma:

Senha atual - digite a senha utilizada até o momento;

Nova Senha - digite a nova senha desejada;

Confirmar nova senha – digite novamente a senha escolhida.

Para confirmar a mudança de senha clique no botão OK, ou de um Enter.

3.9. AJUDA

O aplicativo SIPIA possui informações sobre o funcionamento do sistema, leis e tabelas, para apoiar o trabalho dos conselheiros. Clique no menu Ajuda / Conteúdo. Esta tela será vista:

Os itens de ajuda estão apresentados em destaque (letras verdes sublinhadas).

Para saber mais sobre um determinado item clique sobre ele.

Exemplo: Ao selecionar ´Constituição da República Federativa do Brasil´ é apresentada a tela com os títulos, emendas, Atos e um Índice temático. Ao selecionar a opção ´Abuso de Poder´ é apresentada a tela contendo os artigos constitucionais que tratam deste tema. Clique sobre o artigo desejado e o aplicativo traz uma nova janela contendo o artigo solicitado.

Para retornar a tela inicial da ajuda clique no botão .

É possível deixar a opção de ajuda ativa e trabalhar no sistema Sipia simultaneamente. Para isso, após abrir o item de ajuda clique no sinal de menos , localizado na parte superior da

tela. Na parte inferior da tela observe o botão . Sempre que desejar acionar a ajuda clique sobre este botão, após efetuar a pesquisa desejada clique no botão

e continue trabalhando normalmente.

Para pesquisar algum assunto dentro do Estatuto da Criança e do Adolescente, a opção de ajuda facilita o acesso usando ordem alfabética dos temas. Clique em Estatuto da Criança e do Adolescente:

Selecione Índice Temático e escolha o assunto sobre o qual deseja se informar melhor, clicando sobre o mesmo

:

Para visualizar um dos itens específicos do assunto, clique sobre o número do artigo e poderá ler o respectivo texto:

Desejando imprimi-lo, clique em Opções e Imprimir o tópico.

4. PUBLICANDO OS DADOS DO CONSELHO NA INTERNET

As políticas públicas costumam basear-se em estatísticas que oferecem o diagnóstico do que existe nos municípios, assim, é necessário abastecer a página do Ministério da Justiça com informações registradas pelos Conselhos Tutelares.

Para acessar os dados do portal ou para enviar as informações, que deve ser feita mensalmente, entre na internet no endereço: www.mj.gov.br/sipia/ e faça o procedimento desejado.

Se o sistema do Conselho já tem copiado o programa gera.exe, não é necessário fazer o roteiro do item 4.1, a não ser que, por algum motivo, a cópia seja perdida.

4.1. COPIANDO O PROGRAMA GERA.EXE

O programa gera.exe tem a finalidade de criar um arquivo consolidado dos dados (fatos encerrados) registrados pelos conselheiros. Para baixa-lo da Internet, siga os procedimentos:

1.Clique no ícone , situado ao lado direito dá página;

2.Clique com o botão direito do mouse no nome . É apresentado o seguinte rol de opções.

3.Clique em Salvar destino como...

Se houver acesso a internet em seu Conselho, faça o seguinte procedimento:

No campo Salvar em, selecione o Sistema C ou disco C. É apresentada a tela:

Clique duas vezes na pasta Bdados e em seguida também duas vezes na pasta Sipia.

Clique no botão Salvar.

Se não houver acesso a internet em seu conselho, vá a um local onde é possível acessar (geralmente na Prefeitura), execute os passos descritos acima até Salvar em, completando o procedimento do seguinte modo:

Insira um disquete no micro.

No campo Salvar em, selecione o drive A. É apresentada a tela

Clique no botão Salvar.

No micro do conselho (onde não há internet) copie este arquivo (gera.exe) para o diretório C:\Bdados\Sipia da seguinte forma:

−Abra o programa Windows Explorer e clique no drive A:

−Clique com botão direito do mouse sobre o arquivo gera.exe e escolha a opção Copiar.

−Selecione o diretório C:\Ddados\Sipia

−Selecione o menu Editar, localizado na barra de ferramentas e em seguida selecione Colar. Pronto, seu programa Gera.exe já pode ser usado.

4.2. GERANDO O ARQUIVO

Abra o programa Windows Explorer e localize o disco C (ou Sistema C). Selecione a pasta Bdados e, em seguida, a pasta Sipia:

Clique duas vezes sobre o programa Gera.exe (localizado à direita). Na tela seguinte preencha os campos:

CPF – digite o CPF do presidente ou do conselheiro cadastrados no portal do Ministério da Justiça

Senha – digite a senha de acesso ao sistema SIPIA

Clique no botão OK.

O sistema emite uma mensagem de sucesso da operação ( arquivo gerado com sucesso, acesse o portal e envie). É gerado um arquivo no formato numero do cpf do conselheiro.txt.

Obs: Se não houver internet, copie este arquivo da pasta do Sipia (disco C/Bdados/Sipia) para um disquete e envie-o, mais tarde, através do portal em outro local.

4.3. ENVIANDO DADOS PARA O PORTAL

1. Acesse a página – www.mj.gov.br/sipia do navegador Internet Explorer

No campo ´Selecionar Sistema´, selecione SEMPRE a opção SIPIA I que é o Sipia dos Conselhos Tutelares.

No campo CPF – digite o número do CPF do presidente ou conselheiro cadastrado no portal.

No campo senha – digite a senha do Conselho.

Clique no botão ok.

Na próxima tela clique em ´Enviar Dados´.

Tecle no botão Procurar, desta tela:

Se o conselho possuir acesso a Internet – ache no disco C:, BDados e clique duas vezes; duplo clique também em Sipia e, da mesma forma, duplo clique sobre o nome do arquivo (número do CPF do conselheiro.txt) gerado pelo programa gera.exe. O sistema copia automaticamente o arquivo para a lacuna em branco situada ao lado do botão Procurar.

Se o conselho não possui Internet e o acesso está sendo feito em outro local – insira o disquete com o arquivo gravado no drive A:. Clique duas vezes sobre o nome do arquivo (número do CPF do conselheiro.txt). O sistema copia automaticamente o nome do arquivo para a lacuna em branco situada ao lado do botão Procurar.

Agora acione o botão verificar validade e aguarde a resposta. O sistema emite a mensagem, informando se o arquivo está OK.

Se a resposta for positiva clique no botão enviar arquivo e aguarde a resposta. Completada a transmissão, o sistema emite a mensagem Arquivo consolidado enviado com sucesso!.

5. PESQUISANDO DADOS NO PORTAL

Qualquer pessoa pode visualizar a situação dos dados enviados pelos Conselhos Tutelares, em forma de estatísticas, para diagnóstico. Esta página é pública.

Acesse o navegador Internet no endereço www.mj.gov.br/sipia

Clique sobre a opção ´Módulo I´. e na página seguinte escolha uma opção para consulta:

Clique sobre a opção desejada, por exemplo, PESQUISA ENFOQUE: Geográfico.

Aparecem os dados consolidados de todo o Brasil. Podemos restringir a pesquisa ao Paraná, selecionando em UF:, a sigla PR; também podemos alterar o Critério de Pesquisa: para, por exemplo, Direito Violado; em seguida clicando em pesquisar, no botão superior direito, aparece a pesquisa pelos municípios do Paraná:

Os números que aparecem acima e abaixo do relatório, indicam quantas páginas de dados foram geradas. Os municípios estão em ordem alfabética, então clique sobre o número da página onde pode estar o município procurado.

Manual para utilização do software elaborado pela Companhia de Informática do Paraná - CELEPAR

Equipe:

Ludmila Mealha Cabrita

Inês Goedert X. Andrzejewski

Douglas José Peixoto Azevedo