Índice

1. APRESENTAÇÃO................................................................................... 3

2. ACESSO AO PAINEL INICIAL ............................................................... 4

3. CRIAÇÃO DE LISTAS ............................................................................ 6

4. ENVIO DE CAMPANHAS ..................................................................... 12

5. HISTÓRICO DE ENVIOS E INFORMAÇÕES ...................................... 29

6. POSSÍVEIS PROBLEMAS E SOLUÇÕES ........................................... 33

1. APRESENTAÇÃO

Este documento, elaborado pela Assessoria de Comunicação Integrada

do CAU/BR, tem como objetivo explicar as principais funções da ferramenta Vert Mail Marketing para o envio de campanhas para múltiplas contas destinatárias.

A Vert é uma empresa de soluções de Tecnologia da Informação e

Comunicação (TIC), especializada no fornecimento e integração de tecnologias distintas, envolvendo os maiores fabricantes do mundo.

A ferramenta ajuda a enviar e-mails, newsletters, anúncios e notificações, permitindo uma padronização para milhares de assinantes.

Os e-mails são elaborados em uma interface web.

Os e-mails podem ser personalizados.

A ferramenta Vert Mail Marketing é desenvolvida para auxiliar no envio de mailing e também na análise de engajamento.

Para melhor esclarecimento da plataforma, assista ao treinamento em vídeo disponível no site do CAU/BR através do link http://www.caubr.gov.br/tutorial-vert-mail-marketing/. A senha para acessar o post é tutorial2017#. Este manual foi desenvolvido por Anthony Machado e Lucas Araújo, estagiários, sob a supervisão de Júlio Moreno, Assessor-Chefe da Assessoria de Comunicação Integrada do CAU/BR.

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2. ACESSO AO PAINEL INICIAL

Para acessar o Painel Inicial utilize o link: http://mailmkt.vert.com.br/{nome_inquilino}/lists/admin. {nome inquilino} deve ser substituído pelo CAU correspondente. Exemplo: http://mailmkt.vert.com.br/caubr.gov.br/lists/admin A seguinte página irá se abrir para o preenchimento do Nome e Senha do usuário cadastrado.

Após a execução do processo de autenticação será possível ter acesso a Página de Administração da ferramenta conforme apresentado abaixo:

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Na Página de Administração é possível gerenciar toda a ferramenta. Inclusão de listas para envios, confirmação de contatos, acompanhamento de campanhas sendo enviadas e relatórios.

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3. CRIAÇÃO DE LISTAS

Vamos começar pela criação de listas de contatos dentro da ferramenta. Clique no botão Assinantes disponível na barra superior do site. Clique no botão Adicionar uma lista.

O próximo passo é preencher alguns dados como nome e descrição para a lista.

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Nota: A caixa Lista pública sinalizada pela seta azul na imagem deve sempre estar marcada. Assim a lista criada ficará disponível para todos os outros usuários da plataforma. Após clicar em Salvar a seguinte tela será exibida.

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O próximo passo é inserir contatos de e-mails na lista recém-criada. Para isso clique no botão Adicionar Alguns Assinantes como destacado na imagem anterior. A seguinte tela irá se abrir.

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O processo de inclusão dos e-mails é feito por “copiar e colar”. Assim como está sinalizado na imagem acima. Depois basta clicar no botão Importar e-mails. Nota: Os e-mails que serão adicionados devem estar no formato de texto, um por linha e sem nenhuma pontuação separando-os. Assim como mostram as imagens abaixo.

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Depois de copiar e colar os e-mails dentro da caixa indicada basta clicar em Importar e-mails. A seguinte tela de confirmação deve aparecer indicando o número de e-mails importados.

Pronto, a lista foi criada e os contatos adicionados.

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4. ENVIO DE CAMPANHAS

Após a criação da lista podemos partir para o envio da campanha. Na Página de Administração clique em Iniciar ou continuar campanha, assim como mostra a imagem abaixo.

Na página seguinte é possível visualizar mensagem ativas, enviadas e rascunhos. Para enviar uma nova campanha clique em Criar Uma Nova Mensagem, assim como mostra a imagem abaixo.

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A página seguinte é dividida em 5 etapas. A primeira aba é denominada Conteúdo. Nela é possível colocar o assunto da campanha, o remetente da mensagem e o conteúdo em si.

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Nota: O botão Fonte, destacado na imagem acima, é usado para alterar o modo da mensagem entre texto ou código HTML. Para inserir um texto copiado do Word basta usar a caixa dedicada na barra de ferramentas da página.

Ao clicar no botão abrirá uma caixa dedicada para colar o conteúdo da mensagem. É importante deixar as duas marcações sinalizadas, assim o texto não virá com nenhuma predefinição de tamanho ou fonte.

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Depois clique em OK. Caso o conteúdo da mensagem for um código HTML, basta clicar no botão Fonte e depois colar o código.

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Agora que a mensagem da campanha foi adicionada clique no botão Guardar e Continuar a Editar, assim o progresso feito estará salvo até aqui.

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Nota: A Vert disponibiliza um rodapé automático para as campanhas, caso não queira que ele apareça na mensagem basta apagar o código HTML correspondente, assim como na imagem seguinte.

A próxima tela da plataforma corresponde ao formato da campanha.

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Este campo é opcional. Nele é possível adicionar um cabeçalho e rodapé previamente configurado em formato de código HTML. Assim como o CAU/BR faz para o clipping.

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A configuração deste recurso requer certa familiaridade com códigos HTML. Tire suas dúvidas com Victor Maynard, Analista de Infraestrutura de TI do CAU/BR pelo telefone (61)3204-9534 ou e-mail victor.maynard@caubr.gov.br Caso a mensagem não possua um formato padrão, basta clicar no botão Guardar e Continuar a Editar.

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Agora vamos escolher quando a campanha será enviada, para isso basta clicar no número 3 que corresponde ao Agendamento.

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Parado até: Corresponde ao momento em que a campanha será enviada. Aqui é possível fazer o agendamento para envios futuros. Se a campanha for enviada naquele momento basta deixar a data e a hora como está. Parar de enviar depois: Este recurso serve para parar a campanha depois de certo tempo. Basta programar a data. Exemplo: O clipping do CAU/BR é diário. Logo, não faz sentido a pessoa receber o clipping de com as notícias de hoje no dia seguinte. Colocando a data limite temos a certeza de que caso surja algum problema nos servidores da Vert a mensagem não será enviada. Depois disso basta clicar em Guardar e Continuar a Editar.

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O próximo passo é escolher para qual lista de contatos a campanha será enviada. Todas as listas cadastradas aparecem nesta tela, basta marcar e clicar em Guardar e Continuar a Editar.

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O quinto passo é reservado para escolher qual e-mail vai receber o alerta de início e fim da campanha. Basta adicionar o e-mail desejado conforme imagem abaixo.

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No final da página é possível enviar um e-mail de teste antes de liberar a campanha. Recomendamos sempre usar este recurso, pois assim é possível ter a visão real de como a campanha vai chegar aos destinatários. Para enviar o teste basta inserir o e-mail na caixa correspondente no final da página e clicar no botão Enviar Teste.

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Lembrando que em todos os passos é possível salvar o progresso em rascunho para continuar posteriormente.

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Caso tenha que mudar o conteúdo ou alguma configuração da campanha, basta clicar no botão correspondente. Lembre-se de sempre clicar no botão Guardar e Continuar a Editar depois de fazer uma nova alteração. Depois de verificar se a campanha está correta basta clicar no botão Colocar a Campanha na Fila Para Envio.

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Após este passo será exibida a seguinte página.

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Clicando em Ver Progresso é possível conferir se a campanha está sendo enviada.

O destacado em vermelho na imagem anterior corresponde ao estado da campanha. Caso haja algum problema será sinalizado aqui.

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5. HISTÓRICO DE ENVIOS E INFORMAÇÕES

Para acessar todas as campanhas da plataforma basta clicar em Mensagens no topo da página.

Será exibido 3 botões principais Enviada, Ativa e Rascunho.

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Enviada: Histórico com todas as mensagens enviadas através da plataforma. Ativa: Aparecem as campanhas que ainda estão em processo de envio. Nesta aba também é possível visualizar o quantitativo de e-mails que ainda serão enviados. Rascunho: Mensagens salvas, mas não enviadas. Através desta aba é possível retomar uma campanha e fazer todas as alterações necessárias para que ela seja de fato enviada.

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No botão Enviada temos alguns comandos interessantes que podem ser úteis. No primeiro botão podemos reenviar a campanha com as mesmas predefinições já configuradas. No segundo botão é possível ter uma visualização da campanha já enviada. No terceiro ícone estão presentes todas as informações como número de envios, número de e-mails abertos, dentre outras coisas.

Clicando no terceiro botão temos as seguintes informações.

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Exemplo: Na campanha acima podemos observar que foram enviados 38.636 e-mails. Dentre esses 2.812 foram abertos, além de 313 cliques em links incorporados na mensagem. Ainda nesta campanha podemos observar que um e-mail não recebeu a campanha. Isso pode acontecer por vários motivos, como caixa de mensagem do destinatário cheia ou ainda e-mail incorreto.

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6. POSSÍVEIS PROBLEMAS E SOLUÇÕES

Problema: Contatos não confirmados na lista Descrição: Após adicionar alguns contatos em uma lista recém-criada é possível que alguns deles não fiquem confirmados pelo sistema. Não sabemos ao certo a causa deste problema, mas os passos seguintes vão mostrar como resolver. Para verificar se existe algum usuário não confirmado basta acessar as listas e clicar em Editar.

Depois clique em Membros Desta Lista

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E por último clique em Não Confirmado

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Caso tenha algum e-mail não confirmado ele aparecerá nesta lista. O processo para confirmar os e-mails é feito manualmente, um por vez. Para isso, clique no e-mail.

Depois basta mudar o algoritmo de 0 para 1.

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Após esta alteração clique em Salvar Modificações.

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Caso o e-mail já esteja com o algoritmo 1 é possível que a pessoa tenha escolhido não receber mais campanhas deste remetente. Esta opção normalmente aparece no rodapé das campanhas enviadas. Caso a pessoa queria voltar a receber as campanhas é preciso Remover Assinante da Lista Negra. Para isso basta clicar no e-mail do usuário e depois em Histórico.

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Depois clique em Subscrição e por último Remover Assinante da Lista Negra.

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Problema: Data da campanha inferior a data atual. Descrição: Já nos deparamos com uma situação em que a data da campanha sendo editada era inferior a data atual. Por exemplo, a data do sistema estava em 2016, sendo que o correto é 2017. Isso, claro, faz com que seja impossível colocar a campanha na fila para envio. Para solucionar o problema basta ficar atento as datas da página de Agendamento. Como já mencionado antes, se a campanha for para envio imediato a data e hora devem estar atualizadas. Problema: Campanha não começou a ser enviada. Descrição: Já nos deparamos com a seguinte situação. Colocamos a campanha na fila para envio, mas só depois de algum tempo vimos que por algum erro do sistema ela ficou parada. Para que isso não aconteça basta esperar clicar em Ver Progresso logo após colocar a campanha na fila. O sistema mostrará a quantidade de e-mails que está sendo enviado e quantos ainda restam.

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Caso seja uma campanha agendada irá aparecer uma contagem regressiva para o início. Problema: Lista de contatos não aparece. Descrição: A lista de contatos cadastrada no sistema não aparece na aba Listas quando a campanha está sendo criada. Caso isso aconteça pode ser que o usuário que criou a lista não a deixou no modo público, ou seja, apenas a usuário que a criou terá acesso. Logo, o responsável pela criação da lista deve entrar na plataforma e deixar a lista no modo público. Se a lista estiver no modo público, mas ainda sim ela não aparece recomendamos o contato com a TI para verificação do usuário.

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