1. APRESENTAÇÃO 1.1. Identificação da Unidade : Central de Mandados da Comarca de Porto Alegre/RS 1.2. E-mail para contato : lucianac@tj.rs.gov.br 1.3. Nome do Trabalho : Projeto Redução de Demanda na Central de Mandados através da ferramenta Carta AR Digital 1.4. Eixo Temático : Gestão do Processo Judicial 1.5. Responsável pela equipe : Luciana Carvalho Azambuja, Oficial Escrevente, subchefe da Central de Mandados. Equipe formada por: Dr. Volcir Antonio Casal - Juiz de Direito, com função delegada junto à Central de Mandados; Jurandir Simões Pires de Barros - Chefe da Central de Mandados; Luciana Carvalho Azambuja - Subchefe da Central de Mandados; Robson Ricardo Silva de Souza - Setor de Estatística e Produção. 1.6. Delimitação da ação : Gerenciamento da demanda crescente frente à mão de obra carente, desenvolvendo estratégia de gestão que busque conscientizar as Unidades da Comarca para o uso do mandado somente nos casos em que seja indispensável à intervenção do Oficial de Justiça, orientando, capacitando e motivando, o uso da ferramenta Carta AR Digital. 1.7. Objetivos e Metas : Diminuir o ingresso mensal de mandados na unidade, reduzindo em até 50% esta demanda num prazo de dois anos, visando maior celeridade no tempo de giro do mandado e, consequentemente, logrando uma melhor qualidade do trabalho do Oficial de Justiça, buscando aprimorar a prestação de serviço ao jurisdicionado e melhora na qualidade de vida dos servidores das unidades envolvidas e refletindo na economia tanto de mão de obra quanto financeira, bem como redução no impacto ambiental.

2. DESENVOLVIMENTO 2.1. Introdução Tradicionalmente, os oficiais de justiça eram lotados nos cartórios e cumpriam mandados em toda a comarca. Havia compatibilidade entre a quantidade de processos/mandados em relação ao número de oficiais de justiça: "120mandados/mês/oficial de justiça" (Artigo 268, CNJ-CGJ). Nos final dos anos 70, buscando racionalizar a atividade do oficial de justiça, a administração criou, experimentalmente na comarca, uma Central de Mandados exclusivamente para a área criminal: a área da comarca foi fracionada em "zonas" e os oficiais de justiça foram lotados nestas frações onde passaram a cumprir os mandados vindos de "todos" os cartórios criminais, foi criada uma Central de Mandados tendo como função principal da administrar o fluxo de mandados entre os cartórios e os oficiais de justiça. O êxito de tal experiência provocou a sua ampliação, sendo, então, criada uma Central de Mandados para a área cível. Mais tarde, estas duas centrais foram unidas, hoje, temos uma Central de Mandados única (cível e criminal). Na busca de racionalização e de redução de custos, a administração vem tomando providências diversas, tais como: a criação de equipes de oficiais de justiça substitutos, de oficiais de justiça com atuação exclusiva junto ao Serviço de Plantão Forense, de oficiais de justiça com atuação exclusiva junto às Varas do Júri, bem como a redução da área geográfica de cada "zona", para com este novo fracionamento e com a minimização do número de oficiais lotados em cada zona, otimizar a produtividade dos oficiais de justiça (as condicionantes para definir cada fração são: menor área geográfica + maior densidade de mandados na área, ou, maior área geográfica + menor densidade de mandados na área). Ao longo do tempo, foram sendo CRIADAS NOVAS VARAS, FOROS REGIONAIS, DUPLAS JUDICÂNCIAS POR VARA, os JUIZADOS ESPECIAIS CÍVEIS e os JUIZADOS ESPECIAIS CRIMINAIS, fatores estes que implicam em evidente crescimento (vegetativo) da demanda e contra os quais a Central de Mandados não tem como agir. Verificamos ainda, que: a) nos últimos anos a demanda média era de 20.000 a 25.000 mandados/mês; b) no ano de 2011 esta média foi de 30.000 mandados/mês, com picos de 40.000 mandados/mês; c) no mês de MAIO/2012, tivemos por volta de 45.000 mandados protocolados na Central. ALERTA!!! Corríamos o risco de "engessamento" do sistema, pois a alternativa seria a retenção dos mandados em excesso na Central de Mandados e os mandados seriam entregues aos oficiais de justiça conforme a sua ordem de ingresso na Central de Mandados. A comarca possui 222 CARGOS DE OFICIAL DE JUSTIÇA. Em maio/2012 contávamos, com 198 CARGOS PROVIDOS e (por afastamentos diversos com licença-saúde, licença-prêmio, férias, etc.) com 187 OFICIAIS DE JUSTIÇA EM efetiva ATIVIDADE, sendo que: a) há MAIS DE VINTE ANOS NÃO SÃO CRIADOS NOVOS CARGOS de oficial de justiça na comarca; b) estes 222 cargos NUNCA ESTIVERAM TODOS PROVIDOS e não há previsão de

que venha a ocorrer; c) não há uma PROGRAMAÇÃO/PREVISÃO de reposição de CARGOS VAGOS POR APOSENTADORIA, e; d) quando a REPOSIÇÃO DE CARGO VAGO se dá por REMOÇÃO PARA A COMARCA, na maciça MAIORIA DAS VEZES E EM CURTO PRAZO, advém a APOSENTADORIA DO REMOVIDO e, consequentemente, NOVA VACÂNCIA DO CARGO. 2.2. Identificação do problema Ingresso mensal de mandados na Unidade acima da capacidade suportável pela mão de obra disponível. COMO COMPATIBILIZAR A DEMANDA À MÃO DE OBRA DISPONÍVEL? 2.3. Causas Feito um Brainstorming sobre as causas do problema, encontramos: a) uso indiscriminado do mandado, como única alternativa no cumprimento; b) não cumprimento do disposto nas Normas Legais (primeiro a tentativa via postal); c) falta de conhecimento das ferramentas disponíveis no sistema Themis; d) modelos Mentais - resistência à quebra de paradigma; e) falta de comunicação entre as Unidades; f) falta de visão sistêmica; g) falta de resiliência; h) falta de comprometimento com o planejamento estratégico - com o todo; i) falta de treinamento; J) métodos de divulgação que não atingem o objetivo. 2.3.1. Principais Causas Dentre as apontadas acima, destacamos: 1ª) uso indiscriminado do mandado, como única alternativa no cumprimento dos processos; 2ª) não cumprimento do disposto das Normas Legais (primeiro a tentativa via postal); 3ª) modelos mentais - resistência à quebra de paradigma. 2.4. Planos de ações de melhorias e resultados espe rados O Juiz com função delegada junto à Central de Mandados, Dr. Volcir Antonio Casal, havia comentado com dois colegas que estava utilizando o AR Digital com ótimos resultados e estes lhe haviam solicitado, então, que alguém fosse ensinar o procedimento aos seus funcionários. Fomos indicados para tal missão: assim, a Central de Mandados "descobriu" esta ferramenta tão útil - alia ECONOMIA, CELERIDADE processual, AGILIDADE na sua operação e na resposta - que, utilizada pelos cartórios, reduziria a expedição de mandados. Diante de previsão legal para o uso dos correios e de tal ferramenta de informática disponível (AR Digital), criamos o "Projeto Redução de Demanda". O objetivo do projeto é AUMENTAR EM ATÉ 50% A UTILIZAÇÃO DO AR DIGITAL, REDUZINDO EM ATÉ 50% A EXPEDIÇÃO DE MANDADOS PELOS CARTÓRIOS, no prazo de dois anos. Assim, seriam gerados MANDADOS APENAS PARA OS CASOS EM QUEM SEJA INDISPENSÁVEL A ATUAÇÃO DO OFICIAL DE JUSTIÇA.

2.5. Método e técnica adotada no desenvolvimento da s ações Conforme demonstra o Balanced Score Card (BSC) abaixo, adotamos como meta a redução de até 50% do ingresso de mandados na Unidade num prazo de dois anos. Melhorar a qualidade do trabalho do Oficial de Justiça e a prestação jurisdicional, com esta redução. Acrescer qualidade de vida aos servidores envolvidos, reduzindo as tarefas que a expedição do mandado envolve. Economia de mão de obra, tornando desnecessárias novas nomeações para o cargo de Oficiais de Justiça em vista da redução da demanda. Contribuir para a redução do impacto ambiental através da eliminação dos diversos relatórios impressos exigidos pela burocracia de tramitação do mandado. Para atingir esta melhoria é necessário conseguir um aumento na utilização da ferramenta Carta Ar Digital, buscando a conscientização das Unidades da Comarca para o uso do mandado somente nos casos em que seja indispensável a intervenção do Oficial de Justiça.

BSCMapa estratégico do Projeto redução de demanda – Central de Mandados

Otimização de Funcionamento de Unidade do PJRS - 2012

�

MAPA

ESTRATÉGICO

OBJETIVOS AÇÕES METAS INDICADORES DE

DESEMPENHO

BSCQUAIS OS RESULTADOS

DESEJADOS?O QUE FAZER PARA ATINGIR OS

RESULTADOS?QUANTO SE PRETENDE

MELHORAR?COMO MEDIR O RESULTADO DAS

AÇÕES?

RESULTADOS : �Diminuir a demanda de mandados que ingressam mensalmente na Central de Mandados.

� Ampliar o uso da ferramenta Carta AR digital,

� Promover treinamentos com os Cartórios objetivando a capacitação dos servidores.

� Reduzir em até 50% o ingresso de mandados na Unidade, no prazo de dois anos.

� Melhorar a qualidade do trabalho do Oficial de Justiça e a prestação jurisdicional.

� Melhorar a qualidade de vida dos servidores envolvidos. Economia de mao de obra e financeira, redução do impacto ambiental.

� Mapa de ingresso de mandados mês atual/ mês anterior.

� Gráfico de Pareto.� Indicadores da expedição de

Carta AR digital – mensal.

RELACIONAMENTO

INTERNO E

EXTERNO:

�Melhorar a eficiência dos processos internos/externos, buscando a aproximação entre a Central de Mandados e as Unidades da Comarca.

� Simplificar as rotinas e implementar uma melhoria no sistema de comunicação, buscando uma reunião mensal com os gestores das Unidades, facilitada pela DF.

� Criar grupos “on line” para discutir assuntos de gestão.

�Otimizar o sistema de comunicação entre as Unidades em até 50%.

� Reuniões na Direção do Foro com as Unidades envolvidas.

� Feedback enviado por e-mail.

APRIMORAMENTO DAS ROTINAS

DE TRABALHO :

�Conscientizar as Unidades da Comarca para o uso do mandado somente nos casos em que seja indispensável a intervenção do Oficial de Justiça.

� Orientar os cartórios ao uso de outros recursos que não o mandado, através de treinamentos, visitas informais aos cartórios, material informativo POP,(para facilitar a capacitação do servidor)

�Aumentar em até 50% a utilização da ferramenta Carta AR digital e outros recursos.

�Relatório SAV de expedição de Carta AR digital e mandados por cartório – mês atual / mês anterior.

APRENDIZAGEM E

INOVAÇÃO -AMPLIAÇÃO

DAS COMPETÊNCI

AS:

�Capacitar os funcionários ao uso devido da ferramenta Carta AR digital.

� Treinar os funcionários, motivando a participação em cursos EAD, nos treinamentos, reuniões, grupos de discussão “on line”, etc.

� Ampliar o conhecimento dos funcionários tornando-os aptos a eficiente utilização da Carta AR digital.

� Avaliando a adesão ao Projeto e a efetiva utilização da ferramenta nas Unidades.

Figura 1 – BSC – Mapa estratégico desenvolvido na Central de Mandados da Comarca de Porto Alegre em maio/2012. Após definir e relacionar as atividades que necessitávamos desenvolver, mapeamos tais atividades para estabelecer o que será feito, quem fará o quê, onde, em quanto tempo, como será este desenvolvimento e quanto será gasto.

Poder Judiciário - Plano de Ação - 5W2H Nº 01/ 2012

Assunto: Redução do ingresso de Mandados Responsável Luciana C. Azambuja Jurandir S.P. Barros Data: Maio/2012

What (O que?) Who (Quem?) Why (Porquê?) Where (Onde?)When

(Quando?)How (Como?)

How Much (Quanto?)

Quando?P D C A

Treinamento -Carta AR Digital

Luciana e Jurandir

Treinar e motivar o uso da Carta

AR Digital.

Nas Unidades dos Foros

Regionais e Foro Central.

Nas datas definidas no cronograma.

Expedindo uma Carta AR Digital, utilizando o POP

elaborado.

Deslocamento até os Foros Regionais.

Material elaborado (POP).

Visitas informais aos Cartórios

Dr. Volcir, Luciana e Jurandir

Orientar e motivar o uso da Carta AR Digital.

Nas Unidades do Foro Central.

De acordo com a agenda do

Magistrado.

Conversandoinformalmente

com os servidores do

cartório e Magistrados.

Sem custo direto.

Elaboração de indicadores

Robson e Luciana

Controlar o ingresso dos mandados, Controlar a

expedição das Cartas AR Digitais.

Na Central de Mandados

Durante todo o período

programado para o projeto

(mensalmente)

Elaborando relatórios, planilhas e gráficos.

Impressão dosrelatórios e gráficos.

EXECUÇÃOPARTICIPANTES:

Dr. Volcir JurandirPLANEJAMENTO

Luciana Robson

CONTROLE ANÁLISE

Figura 2 – Plano de Ação – 5W2H Após a fase de planejamento, passamos à fase de execução e realizamos o treinamento dos servidores nas Unidades da Comarca. A seguir, iniciamos a fase de controle de indicadores. Neste controle é feita a verificação mensal dos números relativos às quantidades de mandados, de Cartas AR e de AR Digital expedidos. Através deste acompanhamento mensal podemos verificar a unidade em que ferramenta não está sendo adequadamente utilizada, oportunizando que se faça nova visita à unidade com o objetivo de sensibilização e conscientização ao seu uso.

MÊS/ANO CARTA AR AR DIGITAL MANDADOS TOTAL % Carta+Digi tal

mai/12 24294 455 42131 66880 37

jun/12 21855 901 35145 57901 39

jul/12 24971 801 35529 61301 42

ago/12 25655 1569 40875 68099 40

set/12 19775 2061 31313 53149 41

out/12 27287 5236 37944 70467 46

nov/12 22876 6980 33561 63417 47

dez/12 18732 5858 27872 52462 47

jan/13 17378 7365 28391 53134 47

fev/13 14883 7159 23918 45960 48

mar/13 23542 9862 33630 67034 50

abr/13 27798 12861 38772 79431 51

mai/13 26384 12972 35704 75060 52

jun/13 24897 11623 30226 66746 54

jul/13 30804 16538 32510 79852 59

MÉDIA 22881 6121 33929 62932

TOTAL 320327 85703 475011 881041

Figura 3 – Tabela de controle de indicadores.

Monitoramos a quantidade de Carta AR Digital expedida para acompanhar a sua evolução desde o início do projeto.

455

901

801

1569

2061

5236

6980

5858

7365

7159

9862

12861

12972

11623

16538

0 5000 10000 15000 20000

mai/12

jun/12

jul/12

ago/12

set/12

out/12

nov/12

dez/12

jan/13

fev/13

mar/13

abr/13

mai/13

jun/13

jul/13

Evolução do AR Digital na Comarca de POA

Série1

Figura 4 – Gráfico de evolução da expedição da Carta Ar Digital. No gráfico abaixo podemos verificar que no início do projeto, em maio/2012, a distribuição da expedição de documentos na Comarca de Porto Alegre apresentava a seguinte configuração: 63% de mandados, 36% de Cartas AR, 1% de Cartas Ar Digital. Em julho/2013 a distribuição já se mostrou bastante modificada: 41% de mandados, 38% de Cartas Ar e 21% de Cartas AR Digital. Em um ano e dois meses do desenvolvimento do projeto, observamos um aumento bem superior aos 50% na expedição da Carta Ar Digital que inicialmente havíamos estabelecido como um dos objetivos, pois, nesse período, obtivemos um incremento de 2000% na utilização desta ferramenta.

36%Carta AR

1%AR Digital

63%Mandado

Distribuição de Maio/2012

1

2

3

38% Carta AR

21% AR Digital

41% Mandado

Distribuição de Julho/2013

1

2

3

Figura 5 – gráfico da distribuição da expedição dos documentos na Comarca de

Porto Alegre. Abaixo, podemos avaliar o projeto em andamento desde o seu início e a convergência das linhas indica o ponto em que estas deverão se encontrar.

34177

28807 29212

34117

25488

31008

26957

21848 21990

17294

25799

29226 28859

27400

32510

455 901 8011569 2061

5236

69805858

7365 7159

9862

12861 12972

11623

16538

-5000

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12 nov/12 dez/12 jan/13 fev/13 mar/13 abr/13 mai/13 jun/13 jul/13

Enviados ao Oficial de Justiça

Ars Digitais Expedidos

Potência (Enviados ao Oficial de Justiça)

Linear (Ars Digitais Expedidos)

Figura 6 – Gráfico de pareto. Feito o cálculo atuarial do salário do Oficial de Justiça, chegamos à conclusão de quanto um Oficial de Justiça custa aos cofres do Judiciário ao longo de sua vida profissional. Acrescentando a expectativa de vida (média brasileira) após a aposentadoria, poderemos chegar ao custo de um mandado.

35 anos = (expectativa de trabalho) –R$ 4.385.364,67

10 anos = (expectativa de vida) –R$ 860.806, 65

Total Gasto: R$ 5.246.171,31

Meses Pagos = 585 (inclui 13º + aposentadoria)

Meses Trabalhados = 385

R$ 113,55 (salário/120) – custo de um mandado

R$ 10,66 (custo AR Digital)

R$ 102,89 (Ganho efetivo por mandado)

Custo Salário Médio Oficial de Justiça = R$ 13.626, 42

Figura 7 – demonstrativo de quanto custa um mandado com base no salário do Oficial de Justiça. Nos meses de janeiro/2013 a julho/2013, tivemos uma média de 11197 Cartas AR Digital expedidas. O custo com a expedição destas Cartas AR Digital foi de R$ 1.432.320,24 (hum milhão, quatrocentos e trinta e dois mil, trezentos e vinte reais e vinte e quatro centavos) se, ao invés de expedir Cartas AR Digital, fosse expedido o mesmo número de mandados, o custo seria de R $ 15.207.084,72 (quinze milhões,

duzentos e sete mil e setenta e dois centavos). Conforme demonstramos o quadro abaixo.

Figura 8 – demonstrativo da economia real realizada com o uso da Carta AR Digital. No período do projeto, de maio/2012 a julho/2013, a média de mandados expedidos foi de 33.929, com um custo real de R$ 46.231.655,40 (quarenta e seis milhões, duzentos e trinta e um mil, seiscentos e cinquenta cinco reais e quarenta centavos). No mesmo período, a média de Cartas AR Digital expedidas foi de 6.121, com um custo R$ 782.998,32 (setecentos e oitenta e dois mil, novecentos e noventa e oito reais e trinta e dois centavos). Com o uso da Carta AR Digital este custo é reduzido e proporciona a economia destacada no quadro abaixo.

Atingimento de Meta

33929 mandados/mês/projeto –R$ 46.231.655,40

50% = 16964,50 mandados (redução de demanda)

6121Ars/mês/projeto(18,04%) – R$ 782.998,32 10843,50 Ars

16964,50 = R$ 180.841,57(mês) - R$ 2.170.098, 64 (ano)

16964,50 = R$ 226.696.897,50 (mês) - R$ 23.115.827,70 (ano)

R$ 20.945.729,06 (ano)

Figura 9 – demonstrativo dos valores alcançados com o atingimento da meta. 2.6. Resultado e benefícios alcançados O desenvolvimento do Projeto obteve os seguintes resultados: a) diminuição do número de mandados que ingressaram na unidade em função do aumento da expedição de Cartas AR Digital;

E C O N O M I A

1 1 1 9 7 m a n d a d o s /m ê s ( 2 0 1 3 ) = R $ 1 5 . 2 0 7 . 0 8 4 , 7 2( c u s t o d o m a n d a d o p r o j e ta d o e m u m a n o )

1 1 1 9 7 A r s /m ê s = R $ 1 . 4 3 2 . 3 2 0 , 2 4( c u s t o d o A R p r o j e t a d o e m u m a n o )

D if e r e n ç a : R $ 1 3 . 7 7 3 . 7 6 4 , 4 8( e co n o m ia p r o je t a d a e m u m a n o )

b) impacto financeiro de vulto razoável economicamente favorável ao Poder Judiciário; c) celeridade na prestação jurisdicional e no tempo de giro do mandado; d) qualidade no cumprimento das medidas e qualidade de vida aos servidores; e e) redução do impacto ambiental.

3. CONCLUSÃO Os indicadores de maio/2012 apontavam uma demanda maior do que a capacidade da mão de obra disponível. Com isso, evidenciou-se a necessidade de elaboração de um planejamento estratégico. Houve a elaboração de um projeto de redução de demanda, onde observamos que a utilização da ferramenta Carta AR Digital poderia trazer resultado positivo tanto no que se refere à redução do número de mandados expedidos pelas unidades quanto na celeridade da prestação jurisdicional, além de proporcionar impacto financeiro positivo ao Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Sul. Com a adoção do projeto foram marcadas de reuniões para a exposição do projeto e a divulgação e treinamento no uso da ferramenta Carta AR Digital nas unidades jurisdicionais dos foros regionais. A ação junto às unidades do Foro Central se deu em reunião realizada no Salão do Tribunal Pleno do Tribunal de Justiça. Em todas elas revelou-se o desconhecimento do custo de um oficial de justiça, bem como da ferramenta disponibilizada no sistema Themis. Os efeitos práticos são sentidos na qualidade de vida e do trabalho realizado tanto do oficial de justiça quanto dos demais servidores e na celeridade da prestação jurisdicional. O cartório deixa de praticar vários atos no ciclo – desde a sua expedição até à juntada – do mandado e a Carta AR Digital tem resposta rápida – dez dias úteis, em média – enquanto que, através de Oficial de Justiça, o prazo médio é em torno de trinta dias. Na Carta AR Digital quase todo o trabalho realizado e a totalidade do material empregado ficam a cargo da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, o que diminui o impacto do uso da mão de obra do judiciário. A impressão feita pelos Correios diminui os custos indiretos do Poder Judiciário e reduz o impacto ambiental, uma vez que a não expedição do mandado significa a não impressão dos diversos relatórios que a burocracia exige para a tramitação deste. Observamos que no início da aplicação do projeto, em maio de 2012, as unidades expediam 63% de mandados, 36% de Cartas AR, enquanto as Cartas AR Digital alcançavam somente 1% de uso . Após aproximadamente um ano de aplicação do projeto, verificamos, em julho de 2013, que os mandados correspondiam a 41%, as Cartas ARs 38% e as Cartas AR Digital cresceram para 21% de utilização. Com isso, verificamos que houve um aumento de 2000% na utilização das Cartas AR Digital. No mesmo período, ocorreu uma redução de 22% na expedição de mandados, enquanto que a emissão de Cartas AR's se manteve, praticamente, estável. Após treze meses, constata-se o notável aumento no uso de Cartas AR Digital obtido e o sensível alcance da meta pretendida, embora o prazo estabelecido para o projeto, dois anos, ainda não se tenha encerrado. Com a intervenção do projeto na gestão do processo judicial, evidenciou-se desnecessária a contratação de mais oficiais de justiça na comarca, pois, conforme demonstrado nos cálculos antes apresentados, para cumprir o número de mandados que estivessem ingressando no início do projeto e com base nos números estabelecidos na Consolidação Normativa Judicial, seria necessária a utópica contratação de oitenta e cinco oficiais de justiça, o que – num período de doze meses – acresceria aos cofres públicos um custo real de R$ 9.318.641,80 (nove milhões, trezentos e dezoito mil, seiscentos e quarenta e um reais e oitenta

centavos), considerando-se o pagamento de um salário anual de um oficial de justiça no início da carreira acrescido do 13º salário. Constatamos ser a ferramenta Carta AR Digital uma excelente opção para a resolução do problema de gestão.